Sistem informasi yang diperbaharui diperbaiki. Pada tahun 2012 awal, sistem
komputer yang lama diganti menjadi sistem yang baru, namun transformasi dari sistem ini menyebabkan karyawan melakukan kesalahan-kesalahan karena tidak
adanya pelatihan terlebih dahulu. Karyawan lebih lama dalam memproses data, membuat laporan, menginput data karena belum terbiasa dengan sistem baru ini.
Perubahan struktur organisasi. Mulai tahun 2011 sampai dengan tahun 2012 PT.
Cartenz Indonesia tidak melakukan perubahan struktur karena perubahan struktur organisasi ini dianggap tidak efisien karena masing-masing dari karyawan
tersebut sudah memiliki tanggung jawabnya terhadap tugasnya masing-masing, namun hal ini justru kan mengakibatkan kecurangan karyawan apabila terus
berada di posisi yang sama karena karyawan akan lebih memahami semua yang ada di posisi tersebut sehingga kecurangan akan mudah dilakukan.
3. Aktivitas Pengendalian
Komponen ketiga dari pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian yang merupakan kebijakan dan peraturan untuk mendukung tujuan organisasi.
Ativitas pengendalian yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia adalah:
Pemisahan tugas yang memadai . Pemisahan tugas dibagi menjadi tiga bagian
penting, pencatatan, penyimpanan, otorisasi. Untuk fungsi pencatatan adalah karyawan accounting, fungsi penyimpanan adalah bagian gudang untuk
penyimpanan persediaan, bagian finance dan kasir untuk menangani kas. Untuk otorisasi tertinggi adalah direktur utama PT. Cartenz Indonesia. Pada perusaahaan
ini masih ada satu bagian yang menangani lebih dari satu fungsi yaitu penjualan, penagihan, pemberian kredit yang masih rentan terhadap resiko kecurangan.
Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas direktur utama menetapkan
kebijakan kredit untuk konsumen, sedangkan kebijakan terhadap harga jual,
diskon penjualan oleh head office. Dokumen dan catatan yang memadai dilakukan secara manual atau
terkomputerisasi. Pencatatan manual digunakan untuk cross check dari sistem
yang sudah terkomputerisasi. Biasanya pencatatan manual dilakukan pada persediaan. Dokumen yang berkaitan dengan penjualan dan penerimaan kas
adalah sales order invoice, faktur penjualan, nota penjualan, delivery order yang masing-masing bernomor urut pre number dan terdapat ruang untuk melakukan
otorisasi sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Kas yang masuk hari ini, di simpan
dulu disebuah tempat khusus dan kemudian besok paginya baru disetor ke bank yang ditunjuk PT. Cartenz Indonesia. Yang bertanggung jawab untuk menyimpan
kas masuk ini adalah bagian kasir. Untuk Penjagaan aset fisik barang, yang mempunyai akses fisik barang adalah bagian gudang. Selain karyawan bagian
gudang, tidak diperbolehkan untuk masuk ke gudang. Untuk persediaan yang terdapat ditoko, karyawan tidak diperbolehkan untuk membawa pulang dengan
alasan apapun walaupun untuk sampel atau sebagainya. Jika memang terpaksa, karyawan harus meminta otorisasi dari kepala toko PT. Cartenz Indonesia. Aset
yang juga terpenting untuk perusahaan ini adalah informasidatafile yang tersimpan di komputer. Setiap karyawan memiliki pasword untuk masing-masing
komputer yang digunakan.
Pemeriksaan independen atas kinerja. Penilaian kinerja setiap 3 tiga bulan
dengan sistem rangking. Tim penilai untuk level Storehead adalah divisi SDM, divisi Sales Marketing, dan Direksi. Form Penilaian Kinerja sales counter harus
diisi dan dikirimkan ke Divisi SDM setiap bulan.
4. Informasi dan komunikasi
