c. Pada tahun 2005an PT. Cartenz Indonesia melakukan perputaran jabatan, namun mulai tahun 2011-2012 perputaran karyawan tidak lagi dilakukan.
Rotasi kerja hanya dilakukan jika cabang memerlukan. d. Setiap karyawan yang telah bekerja selama 12 dua belas bulan berturut-turut
pada perusahaan, berhak atas cuti tahunan selama 12 dua belas hari kerja dengan mendapatkan upah penuh. Cuti tahunan tidak dapat diambil sekaligus,
maksimal sekali pengambilan cuti adalah 3 tiga hari. Selama cuti jabatan karyawan akan digantikan oleh karyawan lain untuk sementara waktu.
e. PT. Cartenz Indonesia juga melakukan pemeriksaan persediaan barang yang dilakukan oleh internal control auditor barang. Internal control melakukan
cek persediaan barang secara rutin stock opname. Cek persediaan ini untuk mencegah kelebihan atau kekurangan persediaan barang dan untuk
mengecek ketelitian serta keandalan data persediaan.
4. Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya
Struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan tergantung kepada sumber daya manusia yang melaksanakannya. Untuk mendapatkan
sumber daya manusia yang ahli, berkompeten dalam bidangnya, jujur dan dapat dipercaya, pihak manajemen PT. Cartenz Indonesia menetukan persyaratan
jabatan sebagai kriteria seleksi yang harus dipenuhi calon karyawan. Proses perekrutan karyawan PT. Cartenz Indonesia adalah cabangdivisi
mengajukan kebutuhan SDM dan kebutuhan persyaratan jabatan tertentu kepada HRD, kemudian HRD akan membuat open recruitment melalui media koran, job
fair, papan public, jaringan pertemanan, media sosial internet dan web. Kemudian
seleksi administrasi, jika lolos maka melakukan psikotes, tes kemampuan, dan inteview awal. Jika semua tes tersebut lolos, maka calon karyawan melakukan
interview kepada user. Selanjutnya calon karyawan menunggu untuk pengumuman penerimaan karyawan. Untuk karyawan yang sudah dinyatakan
diterima, maka harus melakukan training selama 14 hari sebelum tanda tangan kontrak kerja. Terakhir, penyerahan pengiriman karyawan baru ke cabangdivisi
yang membutuhkan. Pengembangan pendidikan karyawan lama training PT. Cartenz
Indonesia juga dilakukan minimal 2-3 kali selama setahun, diadakan oleh pusat cabang PT. Cartenz Indonesia.
Selain analisis menggunakan unsur-unsur pengendalian internal terhadap siklus pendapatan digunakan juga analisis menggunakan lima komponen COSO
adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik, karyawan PT. Cartenz Indonesia dan lingkungan pengendalian juga sangat
berpengaruh dalam sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian PT. Cartenz Indonesia meliputi :
Integritas dan nilai-nilai etika. PT. Cartenz Indonesia mempunyai kebijakan
tertulis standard operation procedures kekaryawanan dengan jelas. Jam kerja manajemenCAS dan gudang adalah 8 delapan jam perhari, dari hari senin
– jumat, jam 08.30
– 16.30. Untuk Jam kerja sales counter adalah 6 – 12 enam sampai duabelas jam perhari. Untuk presensi di PT. Cartenz Indonesia setiap
karyawan wajib hadir ditempat kerja 30 menit sebelum jam kerja dan dapat membuktikan kehadiran dengan mengisi daftar hadir pada waktu datang dan
pulang. Setiap karyawan dilarang menandatangani daftar hadir milik orang lainteman sekerjanya atau ditandatangani oleh orang lain sebagai tanda bukti
kehadirannya, jika terlambat karena suatu hal maka harus menginformasikan kepada rekan kerjanya atas persetujuan atasannya. Karyawan yang tidak hadir
harus dapat menunjukkan bukti atau memberikan alasan yang sah tentang ketidakhadirannya secara tertulis. Jika karyawan yang tidak hadir, tidak
menunjukkan bukti dianggap tidak bekerja, dan kepadanya tidak diberikan upah pada hari tersebut.
Partisipasi dewan komisaris atau komite audit. PT. Cartenz Indonesia tidak
memiliki komite audit dalam yang mempunyai tanggung jawab dalam mengawasi pelaporan keuangan. Bagian yang bertugas dalam mengawasi pelaporan keuangan
adalah direktur utama.
Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi. Pimpinan dan pihak manajemen
PT. Cartenz Indonesia memberikan contoh kepada karyawan-karyawannya untuk selalu bertanggung jawab terhadap tugasnya. Filosofi dan gaya manajemen yang
dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia dimulai dari pimpinan dan pihak manajemen yang memberikan contoh konkret kepada karyawan-karyawannya agar mereka
mampu mengikuti, misalnya: displin waktu, kejujuran, keterbukaan, dan sebagainya. Pengambilan keputusan perusahaan bersifat demokratis melalui
musyawarah antara direktur utama bersama karyawan.
Struktur organisasi. PT. Cartenz mempunyai struktur organisasi Lampiran 4
tertulis dan job description sehingga masing-masing karyawan dapat mengetahui tugasnya dan tanggung jawabnya secara jelas. Berikut ini adalah job description
dari PT. Cartenz Indonesia :
a. Operasional Manager memiliki tugas menganalisa kebutuhan dan
pengelolaan budget operasional pusat serta cabang dan berkerjasama dengan marketing dalam merencanakan program.
b. Purchasing memiliki tanggung jawab mengenai rencana belanja
bulanan, laporan harian, mingguan dan bulanan, laporan hutang ke supplier per hari, pembelian dan pengadaan barang dan operasional
stock gudang. c.
Admin purchase bertugas untuk menginput pembelian barang dari supplier, membuat nota penerimaan dari Grosir untuk penjualan partai,
membuat surat invoice untuk partai, merekap data mutasi tiap cabang pada akhir bulan, faktur nota pembelian barang setiap hari.
d. Warehouse
Head akan
Mengontrol, menjalankan,
mempertanggungjawabkan barang masuk gudang keluar kepada purchasing, Cetak barcode pelabelan barang, cek fisik barang,
mempertanggungjawabkan stock per satu bulan internal control Manager.
e. Internal Control, mengecek penjualan harian semua cabang, laporan
mutasi, stock opname, penyimpanan file, kontrol diskon serta harga
f. Finance memiliki tugas membuat, memeriksa dan mengarsip faktur,
nota supplier, laporan APAR untuk memastikan status hutangpiutang perusahaan, menerima, memeriksa tagihan dari supplier dan atau pihak
eksternal serta membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu, membuat perhitungan pajak untuk perusahaan
PPN, PPH, tahunan dan pribadi. g.
Bagian Accounting menyiapkan perhitungan laba-rugi dan laporan akuntansi biaya dan penutupan setiap bulan, menyusun pembukuan
ledger umum dan dokumen transaksi bisnis, input data keuangan ke sistem keuangan otomatis perusahaan, input data ke sistem keuangan
otomatis perusahaan, kontrol budget untuk semua cabang. h.
Brand Analyst, menerima data stock barang supplier yang masuk dari purchasing dan diinformasikan ke cabang, mengajukan order barang
dari cabang kepada purchasing, merekap laporan penjualan harian cabang per 10 hari
i. Marketing Online melakukan pemeriksaan barang yang datang dari
supplier yang merupakan pesanan konsumen online, berkoordinasi dengan tim gudang dalam pengelolaan barang datang dan pengiriman
barang, membuat rencana anggaran operasional marketing online berdasar persetujuan atasan, membuat invoice transaksi penjualan
konsumen online, membuat laporan penjualan online, laporan budget promo via online, laporan kas operasional marketing online, laporan
penjualan konsumen online.
j. Storehead, menyelenggarakan riset pasar, mengatur dan mengelola
operasional toko baik dari asset barang maupun budget. k.
Frontliner. Bertugas melayani kebutuhan customer yang datang, menjaga keamanan barang toko serta keakuratan stock barang,
melakukan entry hasil check stock harian dan hasil penjualan ke dalam kartu stock setiap hari secara manual, membuat laporan penjualan
harian. l.
Chasier. Bertanggung jawab terhadap jumlah pembayaran dari setiap transaksi serta pengecekan barang keluar toko dan transfer hasil
penjualan ke bagian Keuangan, menginput hasil penjualan, mengecek nota dengan hasil penjualan, melakukan pencatatan penjualan dan
akuntansi secara manual, membuat laporan kas kecil. m.
Supervisor. Mengkoordinasikan SDM yang menjadi tanggung jawabnya berkaitan dengan pengembangan, analisis, dan penyusunan
laporan cabang, membuat rekapitulasi laporan mingguan, bulanan, triwulan, dan tahunan baik yang berkaitan dengan penjualan,
operasional, dan SDM, memberikan orientasi kerja pada karyawan baru, bertanggung jawab untuk aktifitas karyawan meliputi: jadwal
shift harian, istirahat, libur mingguan, lembur, tugas luar shift, back-up karyawan tidak hadir, cuti, dan rotasi shift.
n. HRD Staff. Melakukan Seleksi dan rekrutmen karyawan, mengelola
dan mengarsip data karyawan, mengelola hak dan kesejahteraan karyawan asuransi, refreshment, entertain, dll, payroll overtime,
bekerja sama dengan divisi marketing dan pihak ketiga dalam pelaksanaan assessment karyawan training pengembangan SDM.
Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Setiap karyawan PT. Cartenz
Indonesia mempunyai otoritas dan tanggung jawab masing-masing dalam menjalankan sistem dan prosedur sebuah transaksi bisnis seperti yang terdapat
pada job description. Terdapat pemisahan fungsi penjualan yang bertanggung jawab terhadap pesanan konsumen, fungsi gudang bertanggung jawab pada
persediaan barang, fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan transaksi yang terjadi. Pada perusahaan PT. Cartenz Indonesia masih terdapat satu
karyawan yang merangkap dua fungsi yaitu penjualan dan penagihan karena adanya target penjualan yang harus dipenuhi karyawan bagian marketing on-line.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. PT. Cartenz Indonesia
menerapkan kebijakan tentang kontrak karyawan baru, pelatihan karyawan baru dan lama, evaluasi karyawan yang dilakukan setiap 3 tiga bulan dengan sistem
rangking, pemberian kompensasi cuti tahunan selama 12 dua belas hari kerja dengan mendapatkan upah penuh dan cuti khusus untuk karyawan wanita hamil.
Cuti hamil tersebut diberikan 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan sesudah terjadinya kelahiran.
2. Penilaian Resiko.
