Dalam prosedur ini fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji
adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulanan sebelumnya, dan
daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, infornasi mengenai PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji PPh Pasal 21 ini
dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Metode Penyusunan Daftar Gaji Dan Upah
Jurnal gaji dan upah dapat disusun dengan tiga cara yakni: 1. Metode tangan pen and ink
2. Posting langsung dengan mesin atau payroll board
2. Metode tanpa buku pembantu
1. Metode Tangan
a. Langkah Persiapan Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja dari
pencatat waktu. Catatan waktu hadir mingguan dibandingkan dengan catatan waktu kerja, kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar
gaji dan upah. b. Langkah Penyusunan
Bagian gaji dan upah mencatat nama pegawai, nomor kartu hadir dan jam kerja termasuk lembur dalam daftar gaji. Kemudian mencatat tarif gajiupah dari
Ismail : Pengawasan Intern Atas Gaji Dan Upah Pada PT. Pepharin Ria Medan, 2008 USU Repository © 2009
tarif dan mengalikan angka-angka dalam daftar gaji dilakukan dengan tangan atau dengan mesin tik. Setelah hasil perkalian diperoleh, ditambahkan dengan tunjangan-
tunjangan sehingga didapat gaji kotor masing-masing karyawan. Langkah berikutnya memasukkan potongan-potongan terhadap gaji sehingga
dapat diperoleh jumlah gaji bersih. Penyusunan daftar gaji dengan cara pen dan ink memiliki kelemahan yakni adanya penulisan yang sama secara berulang-ulang,
misalnya nama pegawai, nomor kartu kredit, dan sebagainya. Untuk menghindari pekerjaan yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan cara dengan mesin.
2. Posting Langsung Dengan Mesin
karyawan, sedangkan formulir-formulir lainnya diletakkan dibawah cek gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainya. Tembusan itu
sesuai yang dinginkan maka bentuk-bentuk formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir.
3. Metode Tanpa Buku Pembantu
Dengan cara ini cek gaji dibuat rangkap empat, dimana tembusannya digunakan untuk berbagai macam tujuan. Pertama kali dibuat dulu daftar gaji,
kemudian cek gaji rangkap emapat, menunjukkan data nama karyawan, tanggal, priode pembayaran, potongan-potongan gaji bersih. Lembar I lembar asli untuk
karyawan, lembar II untuk laporan gaji karyawan, lembar III untuk disimpan dalam map untuk setiap karyawan, urut nomor karyawan dan dapat digunakan sebagai
catatan gaji karyawan, dan lembar IV sebagai jurnal pengeluaran uang cek register.
Ismail : Pengawasan Intern Atas Gaji Dan Upah Pada PT. Pepharin Ria Medan, 2008 USU Repository © 2009
Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Dalam prosedur pendistribusian gaji dan upah biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya.
Prosedur Pembayaran Gaji dan upah
Prosedur pemberian gaji dan upah melibatkan bagian hutang dan bagian kas. Bagian hutang membuat perintah pengeluaran kas menguangkan cek tersebut ke bank
dan memasukkan ke amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dikakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan .
Metode-metode pembayaran
gaji dan upah dikelompokkan kedalam dua golongan yaitu:
a. Pembayaran atas dasar waktu ; jam-jam, mingguan, bulanan, atau tahunan.
b. Pembayaran atas dasar hasil ; tiap potong atau kesatuan hasil kerja.
Kedua metode masing-masing mempunyai kelemahan dan kebaikan. Kabaikan metode atas dasar waktu adalah jumlah waktu yang digunakan pekerja mudah
diperiksa melalui Time Keeping System. Kelemahan metode ini kurang menekankan pada dorongan sehingga dapat mengakibatkan pekerjaan hanya sebagai pekerja rutin
saja tanpa ada dorongan untuk produktivitas pekerja. Menurut metode kedua, upah didasarkan pada hasil kerja hanya dapat
diterapkan bila kesatuan hasil kerja dapat diukur. Kebaikan dari metode kedua ini adalah adanya dorongan peningkatan produktivitas, manajemen tidak mengawasi
pekerjaan, dan cara termudah untuk menghitung biaya upah. Kelemahanya adalah
Ismail : Pengawasan Intern Atas Gaji Dan Upah Pada PT. Pepharin Ria Medan, 2008 USU Repository © 2009
karyawan hanya akan meningkatkan produktivitas tanpa memperhatikan kualitas sehingga membutuhkan pengawasan kualitas.
Metode penghitung waktu lebih banyak digunakan perusahaan mengingat metode ini lebih sederhana dan pengawasanya lebih mudah.
Akuntansi Gaji dan upah pada perusahaan
Sebagaimana telah kita uraikan di atas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang
diterima karyawan, orang yang menerima gaji dan upah tersebut adalah memang karyawan perusahaan. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai pengawasan
intern gaji dan upah yang diterapkan oleh perusahaan, maka penulis akan menguraikan bagaimana prosedur pembayaran bagian-bagian dan orang – orang yang
terlibat dalam gaji dan upah tersebut.
Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah 1. Karyawan Staff Mingguan
Umumnya penggajian ini dilakukan dua minggu sekali, dimana jumlah gaji yang diterima relatif sama. Prosedur pembayaran sebagai berikut : karyawan untuk
mengisi daftar hadir dimasukkan dalam mesin pencatatan waktu untuk pelaksanaan karyawan yang diletakkan dalam bagian ruangan kantor tanpa ada yang mengawasi.
Kasir akan menghitung lamanya jam kerja dikali dengan gaji pokok dikurangi dengan potongan-potongan yang dikenakan kepada karyawan bersangkutan. Kasir akan
melaporkan perincian untuk pengeluaran gaji pada direktur dari laporan kasir akan dibukukan pada biaya gaji.
Ismail : Pengawasan Intern Atas Gaji Dan Upah Pada PT. Pepharin Ria Medan, 2008 USU Repository © 2009
Pembayaran gaji dilakukan oleh kasir sendiri, hasil perhitungan dari kartu hadir dan gaji dimasukkan kedalam amplop gaji dan diberikan kepada karyawan.
Karyawan tersebut dapat menghitung kebenaran gajinya, setelah merasa cocok kartu tersebut ditanda tangani dan dikembalikan pada kasir. Kartu pengembalian ini akan
diserahkan pada direktur untuk diperiksa.
2. Karyawan Staff Bulanan
