TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan dan Pengadaan Kebutuhan Bahan Baku Dengan Menggunakan Metode Lot For Lot Pada PT. Bukit Baja Anugrah.
DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS PLANNING
AND PROCUREMENT RAW MATERIAL NEEDS BY
USING METHOD LOT FOR LOT AT PT. BUKIT BAJA
ANUGRAH
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi
Oleh:
SARI ZETARI IRAWAN 11.41011.0007
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016
(2)
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR TABEL ... xviii
DAFTAR LAMPIRAN ... xxi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 4
1.3 Batasan masalah ... 4
1.4 Tujuan ... 5
1.5 Manfaat Penelitian ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Kajian Pustaka ... 8
2.2 Persediaan ... 8
2.3 Jenis-jenis Persediaan Fisik ... 9
2.4 Perencanaan ... 10
2.5 Pengadaan Barang ... 10
2.6 Pembelian Barang ... 10
2.7 Material Requirement Planning (MRP) ... 11
2.7.1 Definisi Material Requirement Planning ... 11
(3)
2.7.2 Tentang MRP ... 12
2.7.3 Tujuan MRP ... 13
2.7.4 Input MRP ... 13
2.7.5 Proses MRP ... 15
2.7.6 Output MRP ... 17
2.8 Metode Lot sizing ... 18
2.8.1 Lot For Lot ... 19
2.8.2 EOQ ... 19
2.8.3 POQ ... 19
2.8.4 FOQ ... 20
2.8.5 LUC ... 20
2.8.6 PPB ... 21
2.8.7 Silver Meal ... 21
2.9 Teknik Lot For Lot ... 22
2.10 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 24
2.10.1 Pengerian Informasi ... 24
2.10.2 Konsep Dasar Informasi ... 25
2.10.3 Pengerian Sistem Informasi ... 25
2.10.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... 26
2.10.5 Data dan Informasi ... 28
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 29
3.1 Analisis Sistem ... 29
3.1.1 Identifikasi Masalah ... 31
3.1.2 User Requirement ... 35
(4)
3.1.3 Functional Requirement ... 36
3.1.4 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional ... 38
3.1.5 Analisis Kebutuhan ... 43
3.1.6 Spesifikasi Kebutuhan Sistem ... 44
3.2 Perancangan Sistem ... 45
3.2.1 Model Pengembangan Sistem ... 46
3.2.2 System Flow ... 51
3.2.3 Context Diagram ... 54
3.2.4 Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO) ... 55
3.2.5 Data Flow Diagram (DFD) ... 56
3.2.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 59
3.2.7 Struktur Database ... 61
3.3 Perancangan Desain Input Output ... 65
3.4 Desain Uji Coba ... 74
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 81
4.1 Implementasi ... 81
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hadware) ... 81
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) ... 82
4.2 Pembuatan dan Implementasi Sistem ... 82
4.3 Pengoperasian Sistem ... 82
4.3.1 Form Login ... 83
4.3.2 Form Menu Utama ... 83
4.3.3Master Data MPS ... 84
4.3.4Master Data BOM ... 85
(5)
4.3.5Master Persediaan Awal ... 86
4.3.6Master Supplier ... 87
4.3.7 Form Transaksi Kebutuhan Bahan Baku ... 88
4.3.8 Form Transaksi Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku .... 88
4.3.9 Form Transaksi Rencana Pembelian ... 90
4.3.10 Form Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerPeriode ... 90
4.3.11 Form Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerMinggu ... 91
4.3.12 Form Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerProduk ... 92
4.3.13 Form Laporan Kebutuhan Bahan Baku ... 93
4.3.14 Form Laporan Status Persediaan ... 93
4.3.15 Form Laporan Rencana Pembelian ... 94
4.4 Uji Coba Sistem ... 95
4.4.1Uji Coba Form Login ... 95
4.4.2Uji Coba Form Menu Utama ... 97
4.4.3Uji Coba Form MPS ... 101
4.4.4Uji Coba Form BOM ... 102
4.4.5Uji Coba FormSupplier ... 103
4.4.6Uji Coba Form Persediaan Bahan Baku (Awal) ... 105
4.4.7Uji Coba Form Transaksi Kebutuhan Bahan Baku ... 106
4.4.8Uji Coba Form Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku ... 107
4.4.9Uji Coba Form Transaksi Rencana Pembelian ... 108
(6)
4.4.10 Form Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku
PerPeriode ... 110
4.4.11 Form Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerMinggu ... 111
4.4.12 Form Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerProduk ... 112
4.4.13Uji Coba Form Laporan Kebutuhan Bahan Baku ... 113
4.4.14Uji Coba Form Status Persediaan ... 114
4.4.15 Uji Coba Form Laporan Rencana Pembelian ... 115
4.5 Evalasi Hasil Uji Coba ... 116
BAB V PENUTUP ... 118
5.1 Kesimpulan ... 118
5.2 Saran ... 118
DAFTAR PUSTAKA ... 119
LAMPIRAN ... 121
BIODATA PENULIS ... 129
(7)
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT Bukit Baja Anugrah merupakan perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur/industri yaitu memproduksi pipa besi sesuai dengan pesanan
pelanggan (job order). Perusahaan ini berada di Jl. Mayjend Sungkono No. 5 Blok
B Gresik. Produk yang dihasilkan oleh perusahaan menggunakan bahan baku
utama yaitu berupa besi atau coil. Perusahaan ini termasuk dalam Business to
Business (B2B) yang merupakan sebuah transaksi melibatkan bisnis yang
menyediakan produk dan layanan.Terdapat beberapa jenis pipa dengan 30 macam ukuran jenis pipa yang dapat digunakan pada suatu proyek.
Perusahaan manufaktur ini memproduksi produk yaitu pipa besi, dimana proses produksi yang dijalankan yaitu dengan memproses bahan baku berupa besi
atau coil. Jenis bahan baku (coil) yang ada seperti Gulvonil (GIS) berwarna
abu-abu,Galvanees (GAS) berwarna abu-abu gelap, Hot Roll (HR) berwarna hitam,
dan Cold Roll (CR) berwarna putih.Jenis produk pipa ini memiliki perbedaan pada
jenis warna, kelunakan bahan, dan kualitas pada masing-masing bahan. Proses ini dimulai dari pelanggan memesan produk pipa atau dengan memilih berbagai
macam jenis coil, berbagai macam ukuran dan tebal pada produk yang akan
diproduksi. Dari berbagai macam ukuran dan tebal yang dipilih akan membutuhkan waktu dalam pemrosesan bahan yaitu dari proses pemotongan dan
penggulungan coil dijadikan slitter. Sampai dengan diproses ke mesin barang jadi
untuk dipotong sesuai dengan ukuran produk yang diinginkan oleh pelanggan.
(8)
Hasil dari prosestersebut memiliki bahan baku yang dapat di kategorikan dalam
grade A yaitu bahan baku dengan kualitas sempurna atau sangat baik, grade B
dengan kualitas baik, dangrade C dengan kualitas yang tidak sesuai harapan.
Pesanan pelanggan akan dicatat oleh bagian sales order yang diolah
menjadi kebutuhan bahan baku kemudian dilakukan pengecekan ketersediaan bahan baku oleh bagian gudang. Jika ketersediaan bahan baku masih ada akan langsung diproduksi, apabila ketersediaan bahan baku tidak ada maka bagian
pembelian melakukan pemesanan kebutuhan bahan berdasarkan lead time harian.
Kemudian bagian produksi akan memproses untuk menjadi produk pipa. Dari pesanan pelanggan tersebut dibutuhkan proses tahapan pengerjaan yang memiliki
beberapa bahan baku yang dibutuhkan. Mulai dari level 0, yaitu produk 1 packing
pipa besi, level dibawahnya pada level 1 pipa besi, kawat (sebagai pengikat), label
(sebagai penanda/nametag) serta lembesi, dan level 2 yaitu bahan baku berupa
coil.
Pemenuhan kebutuhan pelanggan secara tidak langsung berpengaruh pada laba perusahaan. Permintaan oleh pelanggan yang terjadi secara terus menerus bertambah mengakibatkan penumpukan pemesanan yang sulit teratasi. Selama ini perusahaan melakukan pembelian bahan baku dengan perkiraan, berdasarkan hasil produksi dengan kapasitas yang telah diproses pada periode sebelumnya.Dikarenakan tidak ada pencatatan yang dijadwalkan secara terstruktur tentang kegiatan produksi, maka bahan baku yang akan dibutuhkan juga tidak dapat terinci dengan baik. Kurangnya merencanakan suatu jadwalproduksi yang tidak tepat mengakibatkan permintaan pelanggan terus diterima oleh perusahaan dengan jatuh yang diinginkan oleh pelanggan tanpa melihat pesanan yang harus
(9)
diproses dengan jatuh tempo yang sama, tetapi memiliki kuantitas produk yang lebih banyak dengan jenis bahan baku berbeda. Kekurangan bahan baku akan
menghambat proses produksi untuk menghasilkan output berupa produk pipa besi.
Kelebihan bahan baku juga dihindari oleh perusahaan karena menyebabkan tertanamnya investasi pada persediaan. Oleh karena itu perusahaan harus dapat memenuhi kebutuhan bahan baku pada saat yang sesuai dengan minimal setiap item.
Hal ini berdampak pada keterlambatan waktu proses dalampemenuhan pesanaan pelanggan, keterlambatan tersebut memiliki persentase sekitar 46%. Keterlambatan produksi pada tahun 2015 periode Januari-Juni terjadi keterlambatan sebanyak 48 kali dari 105 jenis produksi, sehingga diperloleh 48:105 = 0,457. Dari hasil perbandingan tersebut dapat diketahui bahwa tingkat keterlambatan di PT Bukit Baja Anugrah ini mencapai 0,457 x 100% = 45,7%. Dengan demikian diperlukannya suatu perencanaan bahan baku untuk dapat memenuhi proses olahan bahan baku yang akan diproduksi. Suatu teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan (Gaspersz 2005).
Dengan menggunakan material requirement planning, hal ini perencanaan
yang dapat dilakukan diantaranya mampu menentukan kebutuhan pada setiap item
dengan maskudkapan suatu pekerjaan akan selesai (bahan baku harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan berdasarkan jadwal
produksi yang direncanakan.Menentukan kebutuhan minimal setiap item, yaitu
(10)
rencana pemesanan, yaitu dengan memberikan informasi kapan pemesanan atau pembatalan suatu pemesanan harus dilakukan.
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka dibuatlah rancang bangun sistem informasi perencanaan dan pengadaan kebutuhan bahan baku dengan
menggunakan metode Lot For Lot. Perencanaan kebutuhan material dimaksudkan
mampu memenuhi kebutuhan bahan baku apa saja yang dibutuhkan, berapa jumlah bahan baku yang diperlukan, kapan bahan baku dapat diterima, danrencana pembelian bahan baku sesuai dengan apa yang dibutuhkan saja. Sehingga, tidak menyebabkan biaya simpan. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan perusahaan mampu memenuhi setiap kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka dapat dirumuskan rumusan masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun sistem informasi
untuk perencanaan dan pengadaan kebutuhan bahan baku dengan metode Lot For
Lotpada PT Bukit Baja Anugrah.
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, ruang lingkup yang akan menjadi batasan masalah dari pembuatan sistem ini antara lain:
1. Data bahan baku yang digunakan pada bulan April s/d Juni 2016.
2. Aplikasi hanya dalam ruang lingkup perencanaan kebutuhan bahan baku dan
(11)
3. Perencanaan dilihat dari adanya data MPS (Master Production Scheduling).
4. Bahan bakudari pemasok dalam kondisi selalu tersedia.
5. Perhitungan menggunakan metode Lot For Lotdalam periode mingguan
maupun harian.
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem informasi ini adalah membuat sistem informasi perencanaan bahan baku yang dapat mengatur dalam memenuhikebutuhan bahan baku yang akan diproduksi dan rencana pembelian
dengan menggunakan metode yaitu Lot For Lot.Sistem akan memberikan
informasi laporan yaitu: laporan perencanaan kebutuhan bahan baku perperiode, laporan perencanaan kebutuhan bahan baku perminggu, laporan perencanaan kebutuhan bahan baku perproduk, laporan status persediaan, dan laporan rencana pembelian.
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dalam rancang bangun sistem informasi kebutuhan bahan baku pada PT Bukit Baja Anugrah adalah sebagai berikut:
1. Mahasiswa
Sebagai media penerapan ilmu dan pengetahuan bagi mahasiswa yang telah didapat saat perkuliahan berlangsung, maupun ilmu baru yang telah dipelajari.
(12)
a. Membantu bagian pembelian untuk melakukan pemesanan dan rencana pembelian bahan baku.
b. Bagian produksi dapat melakukan proses produksi sesuai dengan jadwal
yang telah direncanakan.
c. Menghasilkan informasi perencanaan kebutuhan bahan baku untuk
membantu perusahan dalam menentukan kuantitas yang dibutuhkan.
3. Pembaca
Sebagai referensi untuk pengembangan penelitian berikutnya dalam bidang yang sama.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir (TA) ini ditulis dengan sistematika penulisansebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan yang terjadi,perumusan masalah atau ruang lingkup pekerjaan TA. Tujuandilakukannya penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisanbuku ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi mengenai teori-teori yang akan digunakan sebagai acuanpada saat atau sebelum melakukan penelitian. Teori tersebut
berisi tentangMRP (MaterialRequirement Planning) dan metode
(13)
persediaan, perencanaan, pengadaan barang, dan pembelian barang yang mendukung proses pengerjaanpenelitian.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini akan dijelaskan mengenai tahapan-tahapan hingga menemukansolusi untuk permasalahan penelitian. Tahapan-tahapan tersebut dapatdimulai dari pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisispermasalahan, solusi permasalahan sampai
pada perancangan sistem,seperti document flow, system flow, data
flow diagram, desain ERD yangterdiri dari conceptual data model
(CDM) maupun physical data model(PDM), struktur basis data,
dan interface berupa capture dari setiap formpada sistem yang
dibuat.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini berisi penjelasan mengenai implementasi sistem yang dibuat, evaluasi hasil uji coba dimana sistem tersebut
menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran untuk proses pengembangansistem dimasa mendatang.
(14)
2.1 Kajian Pustaka
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini digunakan landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan yang digunakan untuk menyelesaikan masalah yang ada pada perusahaan ini. Pembahasan pada bagian ini dimulai dari landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan, lalu dilanjutkan dengan uraian teori-teori yang digunakan dalam menyelesaikan permasalahan.
2.2 Persediaan
Menurut Sofyan (2013) persediaan merupakan stok yang dibutuhkan perusahaan untuk mengatasi adanya fluktuasi permintaan. Persediaan dalam suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu, hal ini dikarenakan adanya sumber daya tertentu yang tidak bisa didatangkan ketikasumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya maka perlu direncanakan adanya persediaan.
Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa persediaan ialah sejumlah sumber daya baik terbentuk bahan mentah ataupun barang jadi yang disediakan perusahaan untuk memenuhi permintaan dari konsumen. Persediaan dapat dioptimalkan dengan mengadakan perencanaan produksi yang lebih baik, serta manajemen persediaan yang optimal, untuk itu maka dibutuhkan adanya pengendalian persediaan guna mencapai tujuan tersebut.
(15)
2.3 Jenis-Jenis Persediaan Fisik
Jenis-jenis dalam persediaan dapat dibedakan menjadi berbagai macam. Setiap jenis mempunyai karakteristik khusus tersendiri dengan cara pengelolaan yang berbeda menurut Handoko (1984). Terdapat 5 perbedaan menurut jenis persediaannya, yaitu:
1. Persediaan bahan mentah (raw material), yaitu persediaan barang-barang
yang berwujud seperti baja, kayu, dan komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari
sumber-sumber alam atau dibeli dari para supplier dan atau dibuat sendiri
oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased components), yaitu
persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan
barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang
telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.
(16)
2.4 Perencanaan
Menurut George Terry (2000) perencanaan (planning) adalah sebagai dasar
pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksud untuk mencapai tujuan.
2.5 Pengadaan Barang
Menurut Aliminsyah dan Padji (2003) pengadaan barang adalah suatu kegiatan untuk menyuplai/memenuhi kebutuhan akan barang-barang (peralatan dan perlengkapan) pendukung kegiatan perusahaan atau organisasi. Proses pengadaan barang biasanya dilakukan oleh bagian yang berkaitan dengan barang, seperti barang dagangan, bahan baku, dan barang yang lainnya.
2.6 Pembelian Barang
Menurut Aliminsyah dan Padji (2003) pembelian adalah harga pembelian (harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu. Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa mengadakan perubahan untuk barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur pembelian barang dengan bentuk sesuai dengan barang yang akan diproduksi pada perusahaan manufaktur.
(17)
2.7 Material Requirement Planning(MRP) 2.7.1 DefinisiMaterial Requirement Planning
Menurut Gaspersz(2012) perencanaan kebutuhan bahan baku adalah metode
penjadwalan untuk purchased planned orders dan manufactured planned orders.
Metode MRP merupakan metode perencanaan dan pengendalian pesanan dan
inventory untuk item-itemdependent demand, dimana permintaan cenderung
discontinuous dan lumpy. Item-item yang termasuk dalam dependent demand
adalah bahan baku (raw materials), parts, subassemblies, yang kesemuanya
disebut dengan manufacturing inventories.
Sedangkan menurut Baroto (2002) Material Requirement Planning (MRP)
adalah suatu prosedur logis berupa aturan keputusan dan teknik transaksi yang dirancang untuk menerjemahkan jadwal induk produksi menjadi kebutuhan bersih
untuk semua item. Di samping itu MRP dirancang untuk membuat
pesanan-pesanan produksi dan pembelian untuk mengatur aliran bahan baku dan persediaan dalam proses, sehingga sesuai dengan jadwal produksi untuk produk akhir. Tujuan MRP adalah untuk menghasilkan informasi yang tepat dalam melakukan tindakan yang tepat (pembatalan pesanan, pesan ulang, dan penjadwalan ulang). Tindakan ini juga merupakan dasar untuk membuat keputusan baru mengenai pembelian atau produksi yang merupakan perbaikan atas keputusan yang telah dibuat sebelumnya.
(18)
2.7.2 Tentang MRP
Menurut Gaspersz (2005) ada 4 kemampuan yang menjadi ciri utama dari sistem MRP antara lain, yaitu:
1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat.
Maksudnya adalah menentukan secara tepat “kapan” suatu pekerjaan harus
diselesaikan atau “kapan” material harus tersedia untuk memenuhi
permintaan atas produk akhir yang sudah direncanakan pada Jadwal Induk Produksi.
2. Membentuk kebutuhan minimal untuk setiap item.
Dengan diketahuinya akan produk jadi, MRP dapat menetukan secara tepat sistem penjadwalan (berdasarkan prioritas) untuk memenuhi semua
kebutuhan minimal setiap item komponen.
3. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan.
Maksudnya adalah memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan terhadap pesanan harus dilakukan, baik pemesanan yang diperoleh dari luar atau dibuat sendiri.
4. Menentukan penjadwalan ulang.
Pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan. Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang diinginkan, makaMRP dapat memberikan indikasi untuk melakukan rencana penjadwalan ulang dengan menentukan prioritas pesanan yangrealistis. Jika penjadwalan masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan, berarti perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan konsumen. Sehingga, perlu dilakukan pembatalan atas pesanan konsumen tersebut.
(19)
2.7.3 Tujuan MRP
Menurut Tampubolon (2004) tujuan dari sistem MRP adalah sebagai berikut, yaitu:
1. MRP menetukan berapa banyak dan kapan suatu komponen diperlukan
disesuaikan dengan jadwal induk produksi, dengan demikian pembelian atas komponen yang diperlukan untuk suatu rencana produksi dapat dilakukan sebatas yang diperlukan saja. Sehingga, dapat meminimalkan biaya persediaan.
2. MRP mengidentifikasi banyaknya bahan dan komponen yang diperlukan baik
dari segi jumlah dan waktunya dengan memperhatikan waktu tenggang produksi maupun pembelian komponen. Sehingga, memperkecil risiko tidak tersedianya bahan baku yang diproses yang mengakibatkan terganggunya rencana produksi.
3. Dengan MRP, jadwal produksi diharapkan dapat dipenuhi sesuai rencana.
Sehingga, komitmen terhadap pengiriman barang dilakukan secara realistis. Hal ini mendorong meningkatnya kepuasan dan kepercayaan konsumen.
4. MRP juga mendorong peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktu
produksi, dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik sesuai dengan jadwal induk produksi.
2.7.4 Input MRP
Menurut Gaspersz (2012) sebagai suatu sistem, MRP membutuhkan beberapa sumber informasi utama diantaranya, yaitu:
(20)
a. Master Production Schedule (MPS)/Jadwal Induk Produksi
MPS merupakan suatu pernyataan definitif tentang produk akhir apa yang direncanakan perusahaan untuk diproduksi, berapa kuantitas yang dibutuhkan, dan bilamana produk itu akan diproduksi.
b. Bill Of Material/Daftar Kebutuhan Bahan
Bill of Material (BOM) merupakan daftar dari semua bahan baku, parts,
subassemblies, dan kuantitas dari masing-masing yang dibutuhkan untuk
memproduksi satu unit produk atau parent assembly. MRP menggunakan BOM
sebagai basis untuk perhitungan banyaknya setiap bahan baku yang dibutuhkan untuk setiap periode waktu. Sedangkan menurut Heizer & Render (2010) daftar kebutuhan bahan adalah daftar jumlah komponen, komposisi, dan bahan yang diperlukan untuk membuat sebuah produk.
Gambar 2.1 Struktur BOM Dimana:
Level 1: A (produk jadi) adalah kebutuhan atau permintaan yang independent.
Level 2: B, C, D (produk setengah jadi) adalah item yang merupakan kebutuhan
atau permintaan dependent.
Level 3: E, F, G dan H (bahan baku) adalah item yang merupakan kebutuhan atau
(21)
c. Item Master (Status Persediaan)
Item master merupakan suatu file yang berisi informasi status tentang bahan
baku, parts,sub-assemblies, produk-produk yang menunjukkan kuantitas on-hand,
kuantitas yang dialokasi (allocated quantity), waktu tunggu yang direncanakan
(planned lead times), ukuran lot (lot size), stok pengaman, kriteria lotsizing, dan
berbagai informasi penting lainnya yang berkaitan dengan suatu item.
Terdapat masukkanlead timeyang digunakan dalam proses MRP menurut
Tanuwijaya & Setyawan(2012), yaitu:
d. Lead Time
Yang dimaksud dengan lead time dari suatu item atau komponen dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu:
i. Lead Time Purchasing
Lead Time Purchaing yaitu selang waktu antara barang mulai dipesan dari
supplier sampai barang diterima di parbrik (apabila material dipesan dari luar
pabrik)
ii. Lead Time Manufacturing
Lead Time Manufacturingyaitu selang waktu antara barang mulai diproduksi
sampai barang tersebut jadi siap untuk digunakan (untuk material yang
diproduksi sendiri)
2.7.5 Proses MRP
Konsep perhitungan dari MRP adalah jumlah atau banyaknya tabel MRP
(22)
ditambah dengan produk jadi itu sendiri. Berikut adalah langkah-langkah dasar proses pengolahan MRP menurut Tanuwijaya & Setyawan (2012), yaitu:
1. Proses Netting
Proses mencari jumlah bersih item, yang bisa diperoleh dari mengurangi
kebutuhan kotor dengan inventory yang ada dan penerimaan yang akan terjadi.
NR = GR – (SR+OHI) ... (3.1) dimana:
NR = Kebutuhan bersih GR = Kebutuhan kotor SR = Pesanan terjadwal
OHI = Jumlah persediaan awal
2. Proses Lot Sizing
Proses mendapatkan jumlah bahan baku atau ukuran lot untuk memenuhi Net
Requirement (NR) yaitu POR (berapa jumlah item yang harus dipesan). POR
tergantung pada metode lotsizing yang dipilih. Metode lot sizing yang paling
sederhana adalah Lot For Lot, yaitu jumlah item yang dipesan (POR) sesuai
dengan kebutuhan bersih (NR).
3. Proses Offsetting
Proses menetapkan waktu kapan suatu order/pesanan harus dilakukan disebut
dengan penentuan PORel, diperhitungkan dengan lead time (waktu tunggu)
pemesanan bahan baku, dan pembuatan barang setengah jadi atau pembuatan barang jadi.
(23)
Dimana:
PORt = Planned Order Receipt
PORlt = Planned Order Receipt pada periode t + lead time
Menurut Gaspersz (2012) terdapat proses lead time, lead time pada
offsetting, yaitu:
Lead time offsetting adalah proses penentuan waktu dari planned order
release(rencana pemesanan), dihitung berdasarkan waktu mundur ke belakang
dari waktu planned order receipts (rencana penerimaan) melalui panjang waktu
tunggu.
4. Proses Exploding
Proses menghitung kebutuhan item yang mempunyai level yang lebih bawah.
Data BOM sangat memegang peranan, karena atas dasar BOM inilah proses exploding berjalan.
2.7.6 Output MRP
Output MRP merupakan dasar tindakan pengendalian persediaan dan
penjadwalan produksi. Output utama MRP adalah berupa rencana kebutuhan
bahan (material) dan rencana kebutuhan produksi, yang akan digunakan sebagai
acuan pengendalian produksi secara keseluruhan, menurutTanuwijaya & Setyawan (2012), yaitu:
1. Rencana Kebutuhan Bahan Baku (Material)
Rencana kebutuhan bahan meliputi jumlah masing-masing bahan, jadwal
dibutuhkannya,kapan pesanan bahan tersebut di release ke pemasok, dan
(24)
2. Rencana Kebutuhan Produksi
Rencana kebutuhan produksi meliputi jumlah masing-masing sub-produk hasil rakitan maupun produk akhir, jadwal dibutuhkannya, dan kapan
pekerjaan tersebut dimulai, hal ini berkaitan dengan work order.
2.8 Metode Lot Sizing
Menurut Gaspersz (2012) Lot Sizemerupakan kuantitas pesanan (order
quantity) dari item yang memberitahukan MRP berapa banyak kuantitas yang
harus dipesan serta teknik lot sizing apa yang dipakai.
Heizer dan Render (2005) menyatakan bahwa sistem MRP adalah cara yang sangat baik untuk menentukan jadwal produksi dan kebutuhan bersih. Bagaimana pun, ketika terdapat kebutuhan bersih, maka keputusan berapa banyakyang perlu
dipesan harus dibuat. Keputusan ini disebut keputusan penentuan ukuran lot (lot
sizing decision).
Teknik lot sizing merupakan teknik yang digunakan untuk menentukan
jumlah item yang harus dipesan dengan meminimalkan biaya yang dikeluarkan.
Biaya yang berkaitan dengan lot sizing adalah biaya awal dan biaya simpan. Biaya
awal merupakan biaya yang dikeluarkan untuk memesan bahan baku ke supplier.
Sedangkan biaya simpan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk penyimpanan bahan baku.
Berikut merupakan macam-macam dari teknik yang dapat digunakan dalam menentukan ukuran lot, yaitu:
(25)
2.8.1 Lot For Lot
Tekniklotsizing yang paling sederhana yaitu berdasar pada ide menyediakan
persediaan sesuai dengan yang diperlukan saja, jumlah persediaan diusahakan seminimal mungkin, sehingga sifatnya dinamis. Jadi metode ini bertujuan untukmeminimalisasikan biaya penyimpanan perunit sampai nol, karena ukuran
lot disesuaikan dengan kebutuhan. Kelebihan dari metode ini tidak ada persediaan
sehinggatidak ada biaya simpan, dikarenakanjuga gudang yang dimiliki oleh perusahaan hanya menyimpan stok hasil dari produksi, dan penyimpanan bahan bakuyang disimpan tidak terkontrol karena gudang yang dimiliki terpisah jarak dengan perusahaan.
2.8.2EOQ
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa persediaan bersifat terus menerusdengan permintaan yang stabil. Kelebihan dari metode ini adalah mudah
untuk memasukkan parameter biaya dan teknik yang menentukan trade off antara
biaya pesan, setup, dan ongkos simpan. Kekurangan metode ini adalah
mengabaikan kemungkinan permintaan yang akan datang pada MRP. Teknik ini bukan teknik eksak sehingga sering mengakibatkan adanya sisa dari persediaan sehingga, akan meningkatkan ongkos simpan.
2.8.3 POQ
Metode ini sering disebut juga dengan metode Uniform Order Cycle,
merupakan pengembangan dari metode EOQ untuk permintaan yang tidak seragam dalam beberapa periode. Rata-rata permintaan digunakan dalam model
(26)
EOQ untuk mendapatkan rata-rata jumlah barang dalam sekali pesan. Angka ini selanjutnya dibagi dengan rata-rata jumlah permintaan perperiode dan hasilnya dibulatkan. Angka akhir menunjukkan jumlah periode waktu yang dicakup dalam setiap kali pemesanan. Kelebihan teknik ini adalah menunjukkan jumlah biaya periode pemesanan dibandingkan dengan jumlah pemesanan pada unit-unitnya. Kekurangan metode ini adalah mengabaikan kemungkinan permintaan yang akan datang pada MRP.
2.8.4 FOQ
Jumlah pesanan tetap (fix order quantity), asumsinya dengan menghitung
pesanan yang dilakukan pada periode kedua, ketiga atau periode kelima. Dimana setiap periode memiliki persediaan pada setiap periodenya yang mengakibatkan ongkos simpan menjadi bertambah. Kelebihan metode ini adalah memunculkan kemungkinan-kemungkinan permintaan yang ada di masa mendatang pada MRP dan meminimasi ongkos pesan. Kekurangannya adalah kurang tanggap terhadap
perubahan permintaan dibandingkan dengan Lot For Lot. Teknik ini digunakan
apabila kita membutuhkan barang dan dilakukan pemesanan secara periodik dengan besar pemesanan tetap (sudah ditetapkan).
2.8.5 LUC
Ongkos unit terkecil (Least Unit Cost), dengan menghitung ukuran kuantitas
pemesanan dibandingkan dengan ongkos perunit pada satu periode ke periode selanjutnya. Dalam metode ini ongkos pesan lebih diperhatikan daripada kualitas bahan. Metode ini memilih ongkos unit terkecil selama periode berurutan.
(27)
Kelebihan metode ini adalah dapat digunakan untuk jarak permintaan yang akan datang di dalam MRP melengkapi kuantitas yang nyata dan usaha untuk meminimasi ongkos. Kekurangannya adalah dapat menyebabkan gangguan pada pemilihan kuantitas dan setiap periode yang sedang berjalan dalam MRP.
2.8.6 PPB
Penyeimbang periode (Part Period Balancing), dengan menghitung dasar
ukuran lot yang ditetapkan bila ongkos simpannya sama atau mendekati ongkos
pesannya. Atau penyeimbangan sebagian periode adalah sebuah teknik pemesanan
persediaan yang menyeimbangkan biaya setup dan penyimpanan dengan
mengubah ukuran lot untuk menggambarkan kebutuhan ukuran lot berikutnya di
masa datang. Penyeimbangan sebagian periode membuat sebuah sebagian periode
ekonomis (Economic Part Period), yang merupakan perbandingan biaya setup
dengan biaya penyimpanan.
2.8.7 Silver Meal
Memfokuskan pada ukuran lot yang dapat meminimumkan ongkos total
perperiode. Dimana ukuran lot didapatkan dengan cara menjumlahkan kebutuhan
beberapa periode yang berturut-turut sebagai ukuran lot yang tentative (bersifat
sementara), penjumlahan dilakukan terus sampai ongkos totalnya dibagi dengan banyaknya periode yang kebutuhannya termasuk dalam ukuran
lottentativetersebut meningkat. Besarnya ukuran lot yang sebenarnya adalah
(28)
2.9 Teknik Lot For Lot
Terdapat beberapa teknik lotsizing, salah satunya solusi yang akan
digunakan oleh perusahaan yaitu dengan menggunakan teknikLot For Lot.
Lot For Lot merupakan sebuah teknik penentuan ukuran lot yang
menghasilkan apa yang diperlukan untuk memenuhi rencana secara tepat.
Menurut Irwansyah(2010) metode Lot For Lot atau juga dikenal sabagai metode
persediaan minimal berdasarkan pada ide menyediakan persediaan (atau memproduksi) sesuai dengan yang diperlukan saja, jumlah persediaan diusahakan seminimal mungkin. Jumlah pesanan sesuai dengan jumlah sesungguhnya yang
diperlukan (Lot For Lot) ini menghasilkan tidak adanya persediaan yang
disimpan. Sehingga,biaya yang timbul hanya berupa biaya pemesanan saja. Asumsi yang ada dibalik metode ini adalah bahwa pemasok (dari luar atau dari
lantai pabrik) tidak mensyaratkan ukuran lot tertentu, artinya berapapun ukuran lot
yang dipilih akan dapat dipenuhi. Contoh:
Tabel 2.1 Contoh Soal Teknik Lot For Lot
Periode 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
GR - 35 30 40 0 10 40 30 0 30 55
OHI 35 - - - -
-Diketahui:
Biaya penyimpanan (holding cost) = $2/unit/minggu
Biaya pemesanan (order cost) = $200
(29)
Pemenuhi kebutuhan item sesuai dengan yang diperlukan (netrequirement).
Sehingga, OHI selalu nol dan tidak ada biaya simpan (holding cost).
Tabel 2.2 Perhitungan Lot Menggunakan Teknik Lot For Lot
Periode 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
GR - 35 30 40 0 10 40 30 0 30 55
SR - - - -
-OHI 35 - - -
-NR - - 30 40 - 10 40 30 - 30 55
POR - - 30 40 - 10 40 30 - 30 55
PORel - 30 40 - 10 40 30 - 30 55 -
Biaya Inventory:
Biaya Pemesanan = 7 x $200 = $1.400
Biaya Penyimpanan = 0 (karena tidak ada biaya simpan atau OHI)
Total = $1.400
(Sumber: Tanuwijaya &Setyawan, 2012: 63-64)
1. GR (Gross Requirements = Kebutuhan Kotor)
Total kebutuhan item berupa produk barang jadi atau produk hasil
perakitan/assembly, atau bahan baku untuk masing-masing periode.
2. SR (Schedule Receipt = Jadwal Penerimaan)
Jumlah item yang akan diterima pada suatu periode sebagai order yang telah
dipesan dari pemasok maupun dari hasil produksi.
3. OHI (On Hand Inventory = Persediaan)
(30)
4. NR (Net Requirements = Kebutuhan Bersih)
Jumlah kebutuhan sebenarnya (bersih) yang dibutuhkan pada masing-masing
periode untuk memenuhi kebutuhan item pada Gross Requirements.
5. POR (Planned Order Receipts = Rencana Penerimaan)
Jumlah item yang direncanakan untuk suatu periodedan akan dilakukan
apabila terdapat kebutuhan bersih (NR). Jumlah POR bergantung pada ukuran
lot yang akan digunakan dan dapat dihitung berdasarkan metode lot sizing
yang digunakan.
6. PORel (Planned Order Release = Rencana Pemesanan)
Jumlah pemesanan suatu item dan kapan harus dilakukan. Nilai PORel sama
dengan nilai POR dan waktu pemesanannya ditentukan berdasarkan Lead
Time (LT).
2.10 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.10.1 Pengertian Informasi
Menurut Jogiyanto (2005) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum
atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Menurut Edhy Sutanta (2003) kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat
(31)
dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu: relevan (relevancy), akurat (accurancy), tepat waktu (time liness), ekonomis (economy), efisien (efficiency),
ketersediaan (availability), dapat dipercaya (reliability), dan konsisten. Menurut
Jogiyanto (2001) menyatakan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.10.2 Konsep Dasar Sistem
Menurut Edhy Sutanta (2003) sistem adalah sekumpulan elemen atau sub sistem yang saling bekerja sama dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan pengertian tersebut sistem ialah unsur-unsur yang saling berkaitan, saling bergantung, dan saling berinteraksi atau suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan satu dengan yang lainya, dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.10.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2001) yang dimaksud sistem informasi adalah suatu sistem yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Analisa sistem informasi adalah penggunaan dari sistem informasi ke dalam bagian sub sistem untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, hambatan, kesempatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
(32)
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap design sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting, karena kesalahan pada tahap ini akan sangat berpengaruh pada tahap selanjutnya.
2.10.4 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi permasalahan, mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, dan mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Fatta (2007) analisis dan desain sistem informasi bisa didefinisikan sebagai proses organisasional komplek dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan atau dapat diringkas sebagai berikut, yaitu:
1. Analysis: mendefinisikan masalah.
• From requirements to spesification
2. Design: memecahkan masalah.
(33)
Ada beberapa alasan spesifik mengapa urutan tahapan-tahapan ANSI menjadi sangat penting, yaitu:
A. Kesuksesan sistem informasi tergantung pada analisis dan perancangan yang
baik. Tahapan analisis akan menentukan masalah apa yang harus diselesaikan pada organisasi atau perusahaan. Kesalahan dalam tahap ini akan mengakibatkan masalah tetap ada walaupun sistem informasi telah diimplementasikan. Sementara tahapan desain akan sangat menentukan seperti apa sistem akan berfungsi. Walaupun pada tahap analisis masalah utama sudah terpetakan dengan benar, kesalahan desain akan mengakibatkan kegagalan penyelesaian masalah oleh sistem komputer. Dengan demikian dua langkah ini adalah langkah yang sangat menentukan pengembangan sistem.
B. Metode ANSI merupakan metode yang cukup lama dipakai untuk
membangun perangkat lunak konvensional. Dengan demikian, kesahihan langkah-langkah baku yang ada sudah teruji. Metode ini juga telah digunakan secara luas diberbagai industri (teknologi yang telah teruji).
C. ANSI menawarkan profesi baru sebagai seorang analis. Di bagian
sebelumnya, telah kita bahas bahwa stakeholder yang bertanggung jawab
pada pelaksanaan seluruh tahapan ANSI adalah seorang analis.
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi, dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkannya perbaikan.
(34)
2.10.5 Data dan Informasi
Menurut Romney (2006) data adalah apapun dan atau semua fakta yang dikumpulkan, disimpan, dan diproses oleh suatu sistem informasi, sedangkan informasi adalah data yang telah diatur dan diproses sehingga dapat memiliki arti. Informasi dapat berupa dokumen laporan atau jawaban suatu pertanyaan. Dokumen merupakan catatan transaksi atau data suatu perusahaan/instansi.Terdapat 6 karakteristik yang membuat informasi menjadi berguna dan berarti, yaitu:
1. Relevant: informasi adalah relevant bila dapat mengurangi ketidakpastian,
meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan dalam membuat prediksi, atau memastikan, dan membenarkan pikiran mereka.
2. Reliable: informasi adalah reliable bila bebas dari kesalahan atau bisa dan
secara tepat menampilkan kejadian yang atau aktifitas organisasi.
3. Complete: informasi adalah complete biladapat mencakup aspek-aspek
penting dari kejadian atau aktifitas yang diukurnya.
4. Timely: informasi adalah timely bila dapat menyediakan tepat waktu bagi para
pembuat keputusan untuk mengunakannya dalam membuat keputusan.
5. Understandable: informasi adalah understandable bila informasi yang
ditampilkan dengan format yang dapat dibaca dan dimengerti oleh user.
6. Verifiable: informasi adalah verifiablebila dua orang yang berpengetahuan
(35)
3.1 Analisis Sistem
Pada tahap ini menjelaskan tentang kondisi suatu perusahaan saat ini
berdasarkan hasil survey di lapangan yang bertujuan untuk mengevaluasi
permasalahan yang terjadi saat ini, sehingga dapat diajukan suatu usulan perbaikan. Untuk mengetahui kondisi atau informasi tentang perusahaan dilakukan dengan cara pengumpulan data, kegiatan pengumpulan data meliputi:
1. Observasi
Dalam menganalisis kebutuhan, dilakukan survey terhadap perusahaan.
Langkah ini dilakukan untuk mengamati dan mengidentifikasi tentang
informasi dan kondisi pada PT Bukit Baja Anugrah secara langsung. Survey
tersebut mengamati proses yang dilakukan pada pihak pemesanan dalam memproses pembelian bahan baku yang dijalani selama ini. Dari data-data yang sudah diperoleh yang akan dijadikan pedoman untuk memperoleh gambaran umum tentang proses pemesanan dan pembelian bahan baku. Observasi dilaksanakan selama dua kali, berikut ini merupakan hasil observasi untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.
Tabel 3.1 Observasi
No Sumber Data Yang Didapat
1. Bagian Penjualan 1. Data catatan pemesanan pelanggan
2. Bagian Produksi 1. Data produk
2. Data keterlambatan produksi
3. Bagian Gudang 1. Data Persediaan
2. Data bahan baku
3. Data keterlambatan bahan baku
(36)
2. Wawancara
Dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data atau bahan untuk penelitian ini salah satunya dengan teknik wawancara untuk menunjang dalam pengumpulan data-data dari hasil wawancara yang didapatkan. Wawancara dalam penelitian ini dilakukan dengan sesi tanya jawab langsung dengan
bagian Supervisor dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang telah
disusun. Wawancara dilakukan dengan dua cara yaitu secara langsung maupun tidak langsung. Tujuan dalam proses wawancara yaitu mendapatkan informasi mengenai proses apa saja yang dilakukan serta laporan apa saja yang dibutuhkan oleh PT Bukit Baja Anugrah.
3. Studi Pustaka
Dalam langkah ini mengumpulkan informasi dan literatur yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan. Sumber informasi dan litelatur ini berupa jurnal dan buku pendukung. Adapun buku yang dibaca mempunyai permasalahan atau pembahasan yang sama dengan yang akan dibahas. Literatur yang digunakan selama penelitian berlangsung, antara lain sebagai berikut, yaitu:
a. Cahya Apriliana dalam bukunya dengan judul “Rancang Bangun Sistem
Informasi Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Pada UMKM Sepatu Dan
Sendal Suroso”.
b. Isnaini Ruhul Ummiroh dalam bukunya dengan judul “Analisis Penerapan
Material Requirement Planning (MRP) Pada Pennyellow Furniture”.
c. Iriani dalam bukunya dengan judul “Evaluasi Pengendalian Persediaan
(37)
3.1.1 Identifikasi Masalah
PT Bukit Baja Anugrah adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam
bidang manufactur yang memproduksi pipa yang memiliki bahan baku utama
adalah besi. Bahan baku besi atau disebut dengan coil memiliki beberapa 4 jenis
coil yaitu Gulvonil (GIS) berwarna abu-abu, Galvanees (GAS) berwarna abu-abu
gelap, Hot Roll (HR) berwarna hitam, dan Cold Roll (CR) berwarna putih. Jenis
produk pipa ini memiliki perbedaan pada jenis warna, kelunakan bahan, dan kualitas pada masing-masing bahan. Proses ini dimulai dari pelanggan memesan
produk pipa besi, dengan memilih berbagai macam jenis coil, berbagai macam
ukuran dan tebal pada produk yang akan diproduksi. Dari berbagai macam ukuran dan tebal yang dipilih akan membutuhkan waktu dalam pemrosesan bahan yaitu
dari proses pemotongan dan penggulungan coil dijadikan slitter. Sampai dengan
diproses ke mesin barang jadi untuk dipotong sesuai dengan ukuran produk yang diinginkan oleh pelanggan. Hasil dari proses tersebut memiliki bahan baku yang
dapat di kategorikan dalam grade A yaitu bahan baku dengan kualitas sempurna
atau sangat baik, grade B dengan kualitas baik, sedangkan grade C dengan
kualitas yang tidak sesuai harapan.
Pesanan pelanggan akan dicatat oleh bagian sales order yang diolah
menjadi rencana kebutuhan bahan baku kemudian dilakukan pengecekan ketersediaan bahan baku oleh bagian gudang. Jika ketersediaan bahan baku masih ada akan langsung diproduksi, apabila ketersediaan bahan baku tidak ada maka
bagian pembelian melakukan pemesanan kebutuhan bahan berdasarkan lead time.
Kemudian bagian produksi akan memproses untuk menjadi produk pipa. Dari pesanan pelanggan tersebut dibutuhkan proses tahapan pengerjaan yang memiliki
(38)
beberapa bahan baku yang dibutuhkan yaitu mulai dari level 0 yaitu produk 1
packing pipa besi, level di bawahnya pada level 1 pipa besi, kawat (sebagai
pengikat), label (sebagai penanda/name tag) serta lem besi, dan level 2 yaitu
bahan baku berupa coil.
Pemenuhan kebutuhan pelanggan secara tidak langsung berpengaruh pada laba perusahaan. Permintaan oleh pelanggan yang terjadi secara terus menerus bertambah mengakibatkan penumpukan pemesanan yang sulit teratasi. Selama ini perusahaan melakukan pembelian bahan baku dengan perkiraan, berdasarkan hasil produksi dengan kapasitas yang telah diproses pada periode sebelumnya. Dikarenakan tidak ada pencatatan yang dijadwalkan secara terstruktur tentang kegiatan produksi maka bahan baku yang akan dibutuhkan juga tidak dapat terinci dengan baik. Kurangnya merencanakan suatu jadwal produksi yang tidak tepat mengakibatkan permintaan pelanggan terus diterima oleh perusahaan dengan jatuh yang diinginkan oleh pelanggan tanpa melihat pesanan yang harus diproses dengan jatuh tempo yang sama tetapi memiliki kuantitas produk yang lebih banyak dengan jenis bahan baku berbeda. Kekurangan bahan baku akan
menghambat proses produksi untuk menghasilkan output berupa produk pipa besi.
Kelebihan bahan baku juga dihindari oleh perusahaan karena menyebabkan tertanamnya investasi pada persediaan. Oleh karena itu perusahaan harus dapat memenuhi kebutuhan bahan baku pada saat yang sesuai dengan minimal setiap item.
Berdasarakan wawancara tersebut akan mempengaruhi pada keterlambatan waktu proses dalam pemenuhan pesanaan pelanggan, keterlambatan tersebut memiliki persentase sekitar 46%. Keterlambatan produksi pada tahun 2015
(39)
periode Januari-Juni terjadi keterlambatan sebanyak 48 kali dari 105 jenis produksi, sehingga diperloleh 48:105 = 0,457. Dari hasil perbandingan tersebut dapat diketahui bahwa tingkat keterlambatan di PT Bukit Baja Anugrah ini mencapai 0,457 x 100% = 45,7%. Saat ini perusahaan kesulitan dalam menangani pemesanan pelanggan yang menumpuk dan dalam mengatur jadwal-jadwal terkait dalam perencanaan kebutuhan bahan baku.
Berdasarkan identifikasi masalah di atas maka perusahaan membutuhkan sistem perencanaan kebutuhan bahan baku untuk mengatur jadwal kebutuhan-kebutuhan waktu proses produk tiap pelanggan. Maka dibuatlah aplikasi perencanaan kebutuhan bahan baku yang bisa menghasilkan informasi berupa kebutuhan bahan baku, laporan status persediaan, laporan perencanaan kebutuhan bahan baku, dan laporan rencana pembelian. Dalam proses perencanaan kebutuhan bahan baku dimaksudkan mampu memenuhi kebutuhan bahan baku apa saja yang dibutuhkan, berapa jumlah bahan baku yang diperlukan, kapan bahan baku dapat diterima, dan rencana pembelian bahan baku sesuai dengan apa yang dibutuhkan saja sehingga, tidak menyebabkan biaya simpan. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan perusahaan mampu memenuhi setiap kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan.
Tabel 3.2 Identifikasi Masalah
No Analisa Sebab Akibat Optimasi Oleh Sistem
Masalah Akibat Target Sistem Batasan
Sistem
1. Proses
pembelian bahan baku yang dilakukan hanya dengan
perkiraan saja.
Terjadi
penumpukan bahan baku yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Sistem dapat melakukan perencanaan bahan baku dengan melihat data pesanan pelanggan Dalam melakukan perencanaan sistem dapat di akses oleh pihak bagian
(40)
No Analisa Sebab Akibat Optimasi Oleh Sistem
Masalah Akibat Target Sistem Batasan
Sistem
sehingga pada saat proses produksi bahan baku dapat diproses sesuai dengan jadwal produksi yang telah dibuat.
pembelian dan
pihak manager
hanya menerima laporan rencana kebutuhan bahan baku.
2. Pada saat proses
pembelian bahan baku yang dilakukan dengan jumlah besar. Terjadi penumpukan bahan baku dikarenakan bahan baku yang akan diproses tidak sesuai dengan jadwal produksi sehingga gudang tidak dapat
mengontrol bahan baku yang ada.
Sistem dapat memberikan suatu solusi perencanaan bahan baku dengan menggunakan metode lot for lot dengan tujuan untuk dapat memenuhi stok bahan baku yang diperlukan. Dalam melakukan proses perencanaan bahan baku hanya menggunakan metode lot for lot.
3. Perusahaan
selalu menerima permintaan pesanan oleh pelangaan. Terjadi penumpukan pesanan yang tidak dapat diproses sesuai dengan jadwal jatuh tempo pelanggan.
Sistem yang bisa memberikan indikasi
penjadwalan ulang atau melakukan pembatalan
(kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dikehendaki) atas suatu jadwal yang sudah direncanakan. Dalam melakukan proses perencanaan bahan baku hanya bisa dilakukan oleh pihak pembelian.
(41)
Berikut merupakan gambaran dari alur bisnis pada PT Bukit Baja Anugrah
pada document flow gambar 3.1.
Document flow
Bag. Produksi
Bag. Penjualan Bag. Gudang Supervisor
P h a s e Start Data Pemesanan Laporan Kebutuhan Barang Ada Bahan? Membuat permintaan Pembelian Barang Membuat Rencana Kebutuhan Barang Membuat Kebutuhan Produksi Data Rencana Kebutuhan Barang Data Kebutuhan Bahan Baku Data Rencana Kebutuhan Barang End Melakukan Proses Pembelian Y T Data Rencana Kebutuhan Barang
Gambar 3.1 Alur Bisnis PT Bukit Baja Anugrah Saat Ini
3.1.2 User Requirement
User requirement atau kebutuhan pengguna pada tabel 3.3 yang telah
disesuaikan dengan masing-masing tugas pengguna terkait dengan aplikasi pengadaan dan perencanaan bahan baku pada PT Bukit Baja Anugrah. Tugas-tugas pengguna yang dicantumkan pada hasil wawancara dan observasi sebagai berikut, yaitu:
(42)
Tabel 3.3 User Requirement
No Pengguna Tugas User Requirement
1 Bagian
Gudang
Dapat melakukan pencatatan data status persediaan atau persediaan
akhir.
Dapat menghasilkan laporan persediaan.
2 Bagian
Produksi
Dapat melakukan pencatatan detail tentang produk.
Dapat melakukan pencatatan tahapan kegiatan produk.
Dapat menghasilkan laporan MPS.
3 Bagian
Pembelian
Dapat melakukan pencatatan detail kebutuhan bahan baku setiap
produk.
Dapat melakukan pencatatan perhitungan rencana pembelian berdasarkan metode.
Dapat menghasilkan laporan rencana kebutuhan bahan baku. Dapat menghasilkan laporan rencana pembelian.
4 Manager
Dapat melihat hasil laporan perencanaan kebutuhan bahan
baku. Dapat menerima laporan hasil perencanaan kebutuhan bahan baku.
3.1.3 Functional Requirement
Functional requirement atau kebutuhan fungsional pada tabel 3.4 di bawah
ini adalah kebutuhan mengenai fungsi-fungsi yang dibutuhkan yang disesuaikan
dengan kebutuhan pengguna (user requirement). Kebutuhan fungsi-fungsi yang
dicantumkan sebagai berikut, yaitu:
Tabel 3.4 Functional Requirement
No Pengguna User Requirement Functional Requirement
1 Bagian
Gudang
3.1Dapat mencatat status
persediaan barang.
3.1Fungsi penyimpanan
stok.
3.2Fungsi menampilkan
status persediaan.
3.3Fungsi mencetak
laporan persediaan.
2 Bagian
Produksi
2.1Dapat mencatat detail
data produksi.
2.1Dapat menghasilkan
(43)
No Pengguna User Requirement Functional Requirement Bagian
Produksi
2.2Dapat menghasilkan
laporan rencana produksi.
3 Bagian
Pembelian
3.1Dapat melihat data
pesanan pelanggan.
3.2Dapat melihat data detail
produk.
3.3Dapat melihat data detail
bahan baku.
3.4Dapat mencatat data
supplier.
2.1Fungsi menampilkan
data MPS.
2.2Fungsi menampilkan
data produk.
2.3Fungsi menampilkan
data BOM.
2.4Fungsi perhitungan
metode.
2.5Fungsi penyimpanan
rencana kebutuhan bahan baku.
2.6Fungsi menampilkan
rencana kebutuhan bahan baku.
2.7Fungsi cetak laporan
perencanaan kebutuhan bahan baku dan laporan rencana pembelian.
4 Manager 4.1Dapat melihat data
perencanaan kebutuhan bahan baku
4.1Dapat menerima
laporan perencanaan kebutuhan bahan baku.
Dari tabel 3.4 di atas maka secara keseluruhan kebutuhan fungsional yang diperlukan dapat dilihat pada tabel 3.5.
Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsional Keseluruhan
No Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement) Pengguna
1. Fungsi menampilkan data master production
schedule (MPS)
Bagian Produksi, Bagian Pembelian
2. Fungsi menampilkan data BOM Bagian Pembelian
3. Fungsi mencatat persediaan bahan baku (awal) Bagian Gudang
4. Fungsi perhitungan metode Bagian Pembelian
5. Fungsi penyimpanan perencanaan kebutuhan bahan
baku
Bagian Pembelian
6. Fungsi menampilkan perencanaan kebutuhan bahan
baku
Bagian Pembelian
(44)
No Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement) Pengguna
8. Fungsi mencetak laporan rencana pembelian Bagian Pembelian
3.1.4 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional
Pada spesifikasi kebutuhan fungsional menjelaskan lebih detail mengenai kebutuhan fungsional yang telah didapatkan sebelumnya. Detail tersebut meliputi prioritas, pemicu, kondisi awal, alur normal dan alternatif, kondisi akhir, pengecualian, dan kebutuhan non-fungsional.
1. Fungsi menampilkan data MPS
Tabel 3.6 Fungsional MPS
Nama fungsi Fungsi menampilkan data MPS
Prioritas High
Pemicu Terdapat data pemesanan pelanggan, data produk, data
BOM, dan data bahan baku
Kondisi Awal Data-data sudah tersedia
Alur Normal 1. Pilih menu data MPS.
2. Aplikasi menampilkan form data MPS.
3. Pengguna menampilkan form MPS dengan disesuaikan
dengan data MPS yang sudah ada.
4. Aplikasi menyimpan data MPS.
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Sistem berhasil menampilkan data MPS
Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi
pengguna diwajibkan mengisi username dan password
2. Fungsi menampilkan data BOM
Tabel 3.7 Fungsional BOM
Nama fungsi Fungsi menampilkan data BOM
Prioritas High
Pemicu Data BOM
Kondisi Awal Data BOM sudah ditampilkan
Alur Normal 1. Pengguna memilih menu data MPS.
2. Aplikasi menampilkan form BOM.
(45)
kebutuhan bahan baku.
4. Aplikasi membaca data MPS berdasarkan tanggal
produksi (tanggal yang dibutuhkan) pada proses produksi.
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Sistem berhasil menampilkan data BOM
Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi
pengguna diwajibkan mengisi username dan password
3. Fungsi pencatatan data persediaan bahan baku (awal)
Tabel 3.8 Fungsional Persediaan Bahan Baku (Awal)
Nama fungsi Fungsi pencatatan data persediaan bahan baku (awal)
Prioritas High
Pemicu Pencatatan data persediaan bahan baku (awal)
Kondisi Awal Data persediaan bahan baku (awal) sudah tersedia
Alur Normal 1. Pilih menu master.
2. Pilih status persediaan.
3. Aplikasi menampilkan form persediaan.
4. Pengguna mengisi form persediaan.
5. Pengguna menekan tombol simpan untuk menyelesaikan
penambahan data master.
6. Aplikasi menyimpan data master dan menampilkan allert
bahwa data sudah berhasil disimpan.
7. Aplikasi menampilkan data master persediaan awal
melalui gridview.
Alur Alternatif 1. Pilih menu master
2. Aplikasi menampilkan form master
3. Pengguna mengisi form master
4. Pengguna menekan tombol simpan untuk
menyelesaikan penambahan data master.
5. Aplikasi menampilkan allert bahwa data sudah
dimasukkan. Hal tersebut diakibatkan karena, yaitu:
- Pengguna mengisikan data master yang sama.
- Pengunana tidak lengkap dalam mengisikan data
6. Pengguna diarahkan kembali pada halaman
sebelumnya.
7. Pengguna mengisikan kembali form master
8. Aplikasi menampilkan message box “berhasil
disimpan”.
9. Data persediaan awal berhasil ditampilan pada
gridview.
(46)
ditampilkan kedalam gridview.
Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi
pengguna diwajibkan mengisi username dan password
4. Fungsi perhitungan metode
Tabel 3.9 Fungsional Perhitungan Metode
Nama fungsi Fungsi perhitungan metode
Prioritas High
Pemicu Terdapat proses perhitungan metode
Kondisi Awal Data MPS sudah tersedia
Alur Normal 1. Pilih menu perhitungan metode.
2. Aplikasi menampilkan form perhitungan metode.
3. Pengguna memilih tanggal perencanaan untuk proses
perhitungan metode.
4. Pengguna menekan tombol proses untuk menyelesaikan
perhitungan metode dam menampilkan data detail kebutuhan bahan baku.
5. Aplikasi menyimpan perhitungan metode.
6. Aplikasi menampilkan data tersebut melalui tabel
gridview. Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Sistem berhasil menyimpan dan berhasil menampilkan
proses perhitungan metode.
Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi
pengguna diwajibkan mengisi username dan password
5. Fungsi penyimpanan perencanaan kebutuhan bahan baku
Tabel 3.10 Fungsional Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku
Nama fungsi Fungsi menyimpan perencanaan kebutuhan bahan baku
Prioritas High
Pemicu Terdapat proses perhitungan metode
(47)
Alur Normal 1. Pengguna memilih menu utama MPS.
2. Aplikasi menampilkan form MPS.
3. Pengguna memilih tanggal produksi atau tanggal yang
dibutuhkan.
4. Penguna menekan tombol proses untuk disimpan
5. Aplikasi menampilkan form perencanaan bahan baku
pada gridview. Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Perencanaan kebutuhan bahan baku berhasil diproses dan
disimpan.
Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi
pengguna diwajibkan mengisi username dan password
6. Fungsi menampilkan perencanaan kebutuhan bahan baku
Tabel 3.11 Fungsional Menampilkan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku
Nama fungsi Fungsi menampilkan perencanaan kebutuhan bahan baku
Prioritas High
Pemicu Perencanaan kebutuhan bahan baku berhasil diproses dan
tersimpan.
Kondisi Awal Perencanaan kebutuhan bahan baku berhasil diproses dan
tersimpan.
Alur Normal 1. Pengguna memilih menu utama MPS.
2. Aplikasi menampilkan form MPS.
3. Pengguna memilih tanggal produksi atau tanggal yang
dibutuhkan.
4. Penguna menekan tombol proses untuk disimpan
5. Aplikasi menampilkan form perencanaan bahan baku
pada gridview.
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Perhitungan metode berhasil disimpan dan ditampilkan.
Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi
pengguna diwajibkan mengisi username dan password
7. Fungsi mencetak laporan perencanaan kebutuhan bahan baku
Tabel 3.12 Fungsional Mencetak Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku
Nama fungsi Fungsi mencetak perencanaan kebutuhan bahan baku
(48)
Pemicu 1. Terdapat proses perencanaan kebutuhan bahan baku
Kondisi Awal Perhitungan metode selesai diproses.
Alur Normal 1. Memilih tanggal untuk diproses pada menu laporan
perencanaa kebutuhan bahan baku (bahan baku).
2. Aplikasi menampilkan form laporan perencanaan
kebutuhan bahan baku berdasarkan periode yang dipilih.
3. Aplikasi menampilkan laporan perencanaan kebutuhan
bahan baku.
4. Pengguna menekan button cetak.
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Perencanaan bahan baku berhasil dicetak
Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi
pengguna diwajibkan mengisi username dan password
8. Fungsi mencetak laporan rencana pembelian
Tabel 3.13 Fungsional Mencetak Laporan Rencana Pembelian
Nama fungsi Fungsi mencetak rencana pembelian
Prioritas High
Pemicu 1. Terdapat proses perhitungan metode
2. Terdapat proses rencana pembelian
Kondisi Awal Rencana pembelian selesai diproses dan disimpan.
Alur Normal 1. Memilih tanggal untuk diproses pada menu laporan
rencana pembelian.
2. Aplikasi menampilkan form laporan rencana pembelian
berdasarkan periode yang dipilih.
3. Aplikasi menampilkan laporan rencana pembelian bahan
baku.
4. Pengguna menekan button cetak.
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Rencana pembelian berhasil dicetak.
Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi
(49)
3.1.5 Analisis Kebutuhan
Tahap ini adalah tahap sebelum perancangan sistem. Analisis kebutuhan merupakan suatu pemenuhan kondisi atau informasi di dalam suatu produk terhadap perencanaan dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan. Kebutuhan dari hasil perhitungan ini harus dapat dilaksanakan dengan kebutuhan bisnis yang teridentifikasi, didefinisikan sampai tingkat detail untuk desain sistem, dan kebutuhan informasi dalam perhitungan sebagai berikut:
1. Informasi mengenai MPS yaitu untuk mengetahui rincian dari data
pemesanan pelanggan, waktu proses pengerjaan produk, data produk, dan bahan baku yang dibutuhkan.
2. Informasi mengenai BOM yaitu jumlah masing-masing kebutuhan bahan
baku. Yang digunakan untuk perhitungan perencanaan kebutuhan bahan baku.
3. Informasi mengenai persediaan bahan baku (stok awal) untuk mengetahui
jumlah persediaan akhir tiap bahan baku dan berdasarkan data yang diterima oleh bagian gudang.
4. Informasi mengenai hasil kebutuhan bahan baku yaitu untuk mengetahui
jumlah kebutuhan produk akhir dan kebutuhan bahan baku dari jenis bahan baku dengan lebar dan tebal bahan yang berbeda untuk proses produksi.
5. Informasi mengenai hasil rencana kebutuhan bahan baku perproduk yaitu
untuk mengetahui jumlah kebutuhan bahan baku tiap produk.
6. Informasi mengenai hasil rencana kebutuhan bahan baku perperiode yaitu
untuk mengetahui jumlah kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan dalam periode bulanan, mingguan maupun harian.
(50)
7. Informasi mengenai hasil status persediaan yaitu dengan memberikan
informasi berupa jumlah yang diterima dari supplier dan jumlah yang telah
diberikan kepada bagian produksi.
8. Informasi mengenai hasil rencana pembelian yaitu untuk mengetahui
kebutuhan bahan baku apa saja yang dibutuhkan dengan supplier yang telah
dipilih.
3.1.6 Spesifikasi Kebutuhan Sistem
Spesifikasi kebutuhan sistem adalah tahap mendetailkan atau menjabarkan kebutuhan dari informasi yang ada dikebutuhan sistem. Spesifikasi kebutuhan sistem sebagai berikut:
1. Informasi mengenai hak akses login
Informasi ini membutuhkan sebuah masukkan (input) username serta
password untuk melakukan login. Jika username dan password salah maka
sistem tidak akan memproses ke tahap selanjutnya.
2. Informasi mengenai data MPS
Informasi ini didapatkan dari proses pengolahan data pemesanan pelanggan oleh bagian produksi dan terdapat informasi berupa waktu proses pengerjaan produk (proses produksi), bahan baku apa saja yang dibutuhkan, dan jumlah yang dibutuhkan untuk proses yang akan produksi beserta tanggal dibutuhkan.
3. Informasi mengenai hasil perhitungan rencana kebutuhan bahan baku
Informasi ini didapatkan dari proses perhitungan dari perecanaan kebutuhan bahan baku
(51)
a. Informasi mengenai hasil netting yaitu proses mencari jumlah kebutuhan bersih dari komponen, yang didapat dengan mengurangi kebutuhan kotor
dengan inventory yang ada, dan pemesanan yang terjadi.
b. Informasi mengenai hasil lot sizing yaitu proses mendapatkan jumlah
ukuran lot untuk memenuhi net requirement.
c. Informasi mengenai hasil offsetting yaitu proses menetapkan waktu kapan
suatu order harus dilakukan.
d. Informasi mengenai hasil exploding yaitu proses perhitungan dari
kebutuhan komponen-komponen yang mempunyai level yang lebih bawah dan untuk mendapatkan rencana pemesanannya.
4. Teknik yang digunakan dalam perhitungan MRP adalah dengan
menggunakan teknik lot sizing yaitu Lot For Lot.
3.2 Perancangan Sistem
Pada tahap ini adalah gambaran dari analisis sistem sebelum pembuatan program aplikasi tersebut dibuat. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya program aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, yaitu dapat membantu manajemen untuk melakukan analisa data dan mengambil keputusan yang lebih baik. Analisis dilakukan terhadap semua kebutuhan sistem, kebutuhan masukkan, proses, dan keluaran serta data penyimpanan. Analisis ini berguna untuk mempermudah dalam pembuatan desain sistem baru dengan cara melihat alur proses sistem yang sedang berjalan saat ini.
Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan
(52)
adalah pembuatan Input-Proses-Output Diagram, Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan Struktur Database
yang digunakan dalam program aplikasi ini.
3.2.1 Model Pengembangan Sistem
IPO
Input Proses Output
P h a se MPS Persediaan Awal
Proses Perhitungan MRP: Proses Netting
(Proses mencari kebutuhan bersih)
Proses Lot Sizing
(Proses mendapatkan jumlah lot dengan lot sizing tertentu untuk
memenuhi NR)
Proses Offseting
(Proses menetapkan waktu kapan suatu order bahan baku harus
dilakukan)
Proses Exploding
(Proses menghitung kebutuhan bahan baku ke level berikutnya)
Status Persediaan Laporan Rencana Kebutuhan Bahan Baku PerPeriode Laporan Rencana Pembelian Bahan Baku PerProduk Proses Permintaan Barang Laporan Rencana Kebutuhan Bahan Baku PerMinggu BOM Laporan Kebutuhan Bahan Baku
Gambar 3.2 Input-Proses-Output (IPO)
Dalam melakukan pemodelan aplikasi perhitungan rencana bahan baku,
(53)
Berikut merupakan penjelasan dari blok diagram yang ada pada gambar 3.2.
1. Input
Berikut merupakan beberapa data yang akan menjadi masukkan dalam proses sistem perencanaan bahan baku:
a. MPS
MPS merupakan suatu data yang akan digunakan untuk proses dalam MRP yaitu perencanaan dalam suatu periode waktu yang akan menentukan berapa banyak dan kapan perusahaan merencakanan pembuatan akhir produk. Dalam laporan MPS yang diterima akan memperoleh informasi berupa pesanan pelanggan seperti produk apa yang dipesan, waktu proses pengerjaan produk, jumlah yang dibutuhkan, serta bahan baku untuk setiap proses pekerjaan yang akan diproduksi.
b. BOM
BOM (Bill Of Material) merupakan data yang digunakan untuk menampilkan
struktur material dari setiap produk yang berbeda.
c. Persediaan awal
Persediaan awal merupakan status item yang ada dalam persediaan.
Pencatatan-pencatatan tersebut menggambarkan keadaan yang paling akhir tentang status persediaan terhadap transaksi-transaksi yang telah terjadi.
2. Proses
Berikut merupakan proses-proses dari sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku, yaitu:
(54)
a. Proses Permintaan Barang
Proses ini merupakan proses permintaan barang yang berdasarkan pengolahan dari data MPS yang diterima sebagai masukkan, sistem akan mengolah data dari data produk yaitu ukuran produk, jumlah produk bedasarkan pemesanan pelanggan, serta bahan baku yang diperlukan untuk dilakukan pengadaan bahan baku sebagai proses dari suatu produksi.
b. Proses Perhitungan MRP
Berikut adalah proses MRP dengan tahap-tahap yang ada, yaitu:
1. Proses Netting
Proses mencari jumlah bersih item, yang bisa diperoleh dari mengurangi
kebutuhan kotor dengan inventory yang ada, dan penerimaan yang akan terjadi.
NR = GR – (SR+OHI) ... (3.1) dimana:
NR = Kebutuhan bersih GR = Kebutuhan kotor SR = Pesanan terjadwal
OHI = Jumlah persediaan awal
2. Proses Lot Sizing
Proses mendapatkan jumlah bahan baku atau ukuran lot untuk memenuhi Net
Requirement (NR) yaitu POR (berapa jumlah item yang harus dipesan). POR
tergantung pada metode lot sizing yang dipilih. Metode lot sizing yang paling
sederhana adalah Lot for Lot, yaitu jumlah item yang dipesan (POR) sesuai
(55)
3. Proses Offsetting
Proses menetapkan waktu kapan suatu order/pesanan harus dilakukan disebut
dengan penentuan PORel, diperhitungkan dengan lead time (waktu tunggu)
pemesanan bahan baku, dan pembuatan barang setengah jadi atau pembuatan barang jadi atau juga dapat.
���� = �����... (3.2) dimana:
PORt = Planned Order Receipt
PORlt = Planned Order Receipt pada periode t + lead time
4. Proses Exploding
Proses menghitung kebutuhan item yang mempunyai level yang lebih bawah.
Data BOM sangat memegang peranan, karena atas dasar BOM inilah proses exploding ini berjalan.
5. Output
Adapun output yang dihasilkan dari sistem informasi perencanaan kebutuhan
bahan baku, yaitu:
a. Laporan Kebutuhan Bahan baku
Laporan kebutuhan bahan baku membantu memberikan informasi mengenai kebutuhan bahan baku apa saja yang dibutuhkan untuk proses produksi selanjutnya.
b. Laporan Status Persediaan
Status Persediaan atau dapat disebut juga dengan On Hand Inventory bahan
baku ini memberikan informasi terkait kuantitas ketersediaan bahan baku awal dan dapat digunakan untuk melakukan pegecekan terhadap jumlah
(56)
persediaan kebutuhan bahan baku. Status persediaan ini akan digunakan untuk menjadi masukkan pada proses selanjutnya yaitu proses MRP dalam memenuhi kebutuhan bersih pada perhitungan perencanaan kebutuhan bahan baku.
c. Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerPeriode
Laporan perencanaan kebutuhan bahan baku membantu memberikan informasi mengenai perencanaan kebutuhan bahan baku berdasarkan periode yang dibutuhkan. Periode tersebut dapat ditampilkan berdasarkan harian, mingguan, maupun dalam periode bulanan.
d. Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerProduk
Laporan perencanaan kebutuhan bahan baku membantu memberikan informasi bahan baku apa saja yang dipesan, kapan bahan baku dipesan, dan kapan bahan baku dibutuhkan pada periode tertentu sesuai yang diinginkan berdasarkan pengelompokan bahan baku perproduk dalam suatu periode.
e. Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerMinggu
Laporan perencanaan kebutuhan bahan baku membantu memberikan informasi mengenai kapan bahan baku dibutuhkan dengan bermacam-macam jenis produk, jenis bahan baku, dan jumlah yang dibutuhkan sesuai yang diinginkan pada periode mingguan.
f. Laporan Rencana Pembelian Bahan Baku
Laporan ini digunakan untuk mengetahui rencana pembelian bahan baku apa saja, berapa kuantitas yang harus dibeli, dan berapa rupiah total yang harus dikeluarkan pada PT Bukit Baja Anugrah.
(57)
3.2.2 System Flow
System flow dibuat berdasarkan analisis dan kebutuhan pengguna pada PT
Bukit Baja Anugrah, system flow akan menggambarkan alur dari sistem informasi
perencanaan dan pengadaan kebutuhan bahan baku dengan menggunakan lot
sizing yaitu Lot For Lot pada MRP.
a. System Flow Proses Permintaan Barang
Berikut adalah system flow proses permintaan barang dapat dilihat pada
gambar 3.3.
System Flow Permintaan Barang
Operasional Pembelian
P
h
a
s
e
Tampilkan data MPS Mulai
Pilih data MPS
Laporan Kebutuhan Bahan Baku Data MPS
MPS
Tampilkan BOM
Cetak Laporan Kebutuhan Bahan
Baku
Laporan Kebutuhan Bahan Baku Pilih BOM
BOM
BOM
Selesai Bahan Baku
Produk
Gambar 3.3 System Flow Permintaan Barang
System flow ini menggambarkan aliran proses permintaan barang, dimulai
dari data MPS yang diterima oleh bagian produksi. Data MPS akan memberikan informasi berupa pesanan produk apa saja yang dipesan, bahan baku yang
(58)
dibutuhkan, dan kapan proses produksi dilakukan sebagai acuan untuk bagian pembelian dapat menyediakan bahan baku yang diperlukan.
Pada sistem ini akan menampilkan data MPS, setelah itu bagian operasional akan memasukkan data pada masing-masing kebutuhan bahan baku yang diperlukan oleh bagian produksi pada tabel MPS. Tabel MPS di sini merupakan gabung dari beberapa tabel diantaranya terdapat tabel bahan baku dan tabel produk. Kemudian sistem akan menampilkan masing-masing jumlah kebutuhan bahan baku yang terdapat pada tabel BOM dan sistem akan menampilkan BOM sesuai dengan kebutuhan. Pada tabel BOM di sini merupakan sebuah master yang tersimpan atas transaksi yang telah dilakukan pada tabel bahan baku dan tabel produk.
Tabel BOM tersebut akan mengetahui BOM yang digunakan setiap produknya, karena produk yang terdapat pada perusahaan memiliki nilai BOM yang berbeda-beda. Dengan demikian dari BOM yang berbeda-beda sistem dapat mengetahui jumlah kebutuhan dari transaksi yang dilakukan. Sistem dapat memberikan informasi berupa laporan kebutuhan bahan baku untuk bagian pembelian.
(59)
b. System Flow Proses Rencana Kebutuhan Bahan Baku
Berikut adalah system flow proses rencana kebutuhan bahan baku dapat
dilihat pada gambar 3.4.
System Flow Proses MRP (Material Requirement Planning)
Operasional Pembelian Manager
P h as e Tampilkan data kebutuhan Mulai Pilih Perencanaan Laporan= PerMinggu? Laporan Perencanaan Bahan Baku PerMinggu Display data kebutuhan MPS BOM
Perhitungan MRP Persediaan Awal
Simpan Perhitungan
MRP MRP
Cetak Laporan Hasil Perhitungan Cetak Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerMinggu Laporan= Produk? Laporan Perencanaan Bahan Baku PerProduk Cetak Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerProduk Y Y Cetak Laporan Rencana Pembelian Bahan Baku Laporan Rencana Pembelian Bahan Baku T T Laporan Rencana Pembelian Bahan Baku Laporan Perencanaan Bahan Baku PerPeriode Laporan Perencanaan Bahan Baku PerMinggu Laporan Perencanaan Bahan Baku PerProduk Laporan= PerPeriode? Laporan Perencanaan Bahan Baku PerPeriode Cetak Laporan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku PerPeriode Y T Input Data Supplier Data Supplier Supplier Tampilkan Data Supplier Input Data Pembelian Pembelian Pembelian Tampilkan Data Pembelian Tampilankan Perencanaan (MRP) Perencanaan (MRP) Pilih Supplier Ada Supplier? T Laporan Status Persediaan Bahan Baku Produk Y Laporan= Rencana Pem belian? Laporan= Status Persedia an? T Laporan Persediaan Cetak Laporan Persediaan Y Y
(1)
115
4.4.15 Uji Coba Form Laporan Rencana Pembelian
Uji coba akan dilakukan pada form laporan rencana pembelian terdapat pada tabel 4.15.
Tabel 4.15 Hasil Uji Form Laporan Rencana Pembelian Test
Case ID
Tujuan Input Output yang
Diharapkan Status 1. Menghasilkan
laporan rencana pembelian
Data MRP Menampilkan laporan data MRP
Uji berhasil (gambar 4.48) Data Bahan
Baku
Menampilkan laporan data
bahan baku
Uji berhasil (gambar 4.48)
(2)
116
4.5 Evaluasi Hasil Uji Coba
Setelah dilakukan uji coba, terdapat hasil yang sama antara output yang diharapkan dengan output yang sebenarnya. Berikut adalah hasil evaluasi dari uji coba sistem.
1. Proses Permintaan Barang
Proses permintaan barang ini dimulai dari bagian produksi memberikan laporan berupa informasi mengenai data MPS (Master Production
Scheduling). MPS tersebut berisikan informasi berupa kebutuhan bahan baku
yang diperlukan untuk proses produksi. Berikut adalah informasi laporan MPS:
a. 1604110007 - Pipa GIS 3,5 x 3,5 – Gulvonil – Coil Prime Japan – Berat 4,3 kg– Lebar 129,5 mm - Tebal 0,6 mm – Jumlah Pesan 3000 pipa besi – Tanggal Pesan 11/4/2016.
2. Proses Rencana Kebutuhan Bahan Baku
Proses rencana pembelian ini bermula kebutuhan bahan baku pada bagian produksi, kemudian menghasilkan rencana pembelian berdasarkan proses perhitungan MRP (Material Requiremet Planning)/perencanaan kebutuhan bahan baku. Berikut adalah contoh perhitungan manual dari proses MRP berdasarkan contoh pesanan pada uji coba yang telah dilakukan, yaitu:
a. MRP PerProduk
1. Produk Pipa ukuran 3,5 x 3,5 dengan jenis bahan produk GIS (Gulvonil), memiliki tebal 0,6 mm, dan lebar 129,5 mm, dan dipesan sejumlah 3000 pipa besi. Kebutuhan bahan baku yang diperlukan mulai dari coil, kawat, label, dan lem.
(3)
117
Gambar 4.49 Hasil MRP PerProduk (Label)
- GR (Gross Requirement) atau kebutuhan kotor dibutuhkan pada tanggal
11-4-2016 = 20 kg.
- SR (Schedule Receipt) = -
- OHI (On Hand Inventory) awal pada tanggal 10-4-2016 = 10 kg, memiliki sisa sejumlah 00 kg pada tanggal 11-4-2016 karena telah dikurangi dengan jumlah GR.
- NR (Net Requirement) pada tanggal 11-4-2016= 0, karena OHI masih
tersedia maka kebutuhan bersih telah terpenuhi, jika OHI bernilai 0 maka NR=GR.
- POR (Planned Order Receipt) atau kapan rencana bahan baku diterima/dibutuhkan pada tanggal 11-4-2016= 0
- PORel (Planned Order Release) atau rencana kapan bahan baku dipesan= 0, karena setiap bahan baku mempunyai lead time 2 hari maka PORel jatuh pada tanggal 09-04-2016.
(4)
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil uji coba dan evaluasi sistem yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan dari Sistem Informasi Perencanaan dan Pengadaan Kebutuhan Bahan Baku pada PT Bukit Baja Anugrah adalah sebagai berikut, yaitu bahwa sistem informasi dapat memenuhi dalam pengaturan perencanaan kebutuhan bahan baku dan rencana pembelian. Sistem akan memberikan informasi laporan, yaitu laporan perencanaan kebutuhan bahan baku perperiode, laporan perencanaan kebutuhan bahan baku perminggu, laporan perencanaan kebutuhan bahan baku perproduk, laporan status persediaan, dan laporan rencana pembelian.
5.2 Saran
Dalam pembuatan sistem ini masih terdapat banyak kekurangan, untuk pengembangan sistem lebih lanjut maka disarankan agar.
1. Sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku ini dapat diperluas dan dikembangkan dengan sistem aplikasi mobile untuk mengetahui hasil reporting dari sistem agar lebih mudah diakses oleh user.
2. Sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku ini dapat dikembangkan lagi menjadi sistem yang terintegrasi dengan sistem lainnya seperti sistem keuangan.
(5)
DAFTAR PUSTAKA
Aliminsyah, Padji. 2003. Buku Kamus Istilah Keuangan dan Perbankan. Jakarta. PT. Raja Grafindo Persada.
Baroto, Teguh. 2002. Perencanaan dan Pengendaliaan Produksi. Jakarta: Graha Indonesia.
Fatta, H. A. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Gaspersz, Vincent. 2005. Production Planning and Inventory Control. Jakarta:
PT. Gramedia Pustaka Utama.
Gaspersz, V. 2012. All-in-one Production and Inventory Management For Supply
Chain Professional. Bogor: Vinchristo Publication.
Handoko, T. H. 1984. Dasar-Dasar Manajemen Produksi Dan Operasi. Yogyakarta: BBFE-Yogyakarta.
Heizer, Jay dan Render, Barry. 2005. Manajemen Operasi. Edisi Tujuh. Jakarta: Salemba Empat.
Irwansyah, Dwika Eri. 2010. Penerapan Material Requirement Planning (MRP) dalam Perencanaan Persediaan Bahan Baki. Semarang: Universitas Diponegoro.
Jogiyanto H., MBA, Ph.D. 2001. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan
Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta. Andi.
Romney, B., Marshal, Steinbart, John, Paul, 2006. Accounting Information
System,
Ninth Edition. Prentice Hall.
Sofyan, D. K. 2013. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Yogyakarta: Graha Ilmu
Sutanta, Edhy. 2003. Pengertian Konsep Dasar Sistem. Yogyakarta. Graha Ilmu. Tampubolon, Manahan, P. Dr., M.M., 2004. Manajemen Operasional. Edisi
Pertama. Jakarta. Ghalia Indonesia.
Terry, George R. 2000. Principles of Management. Saduran Drs. Sujai. Bandung: Penerbit Grafika.
(6)
120
Tanuwijaya, H., & Setyawan, H. B. 2012. Manajemen Produksi dan Operasi. Surabaya: STIKOM Surabaya.