PA : Sistem Administrasi Manajemen Pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.

SISTEM ADMINISTRASI MANAJEMEN

PADA PROGRAM STUDI KOMPUTER MULTIMEDIA

STIKOM SURABAYA

PROYEK AKHIR

Nama : NANIK SURYANI

NIM : 08.39015.0024

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

SISTEM ADMINISTRASI MANAJEMEN

PADA PROGRAM STUDI KOMPUTER MULTIMEDIA

STIKOM SURABAYA

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama : NANIK SURYANI

NIM : 08.39015.0024

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

SISTEM ADMINISTRASI MANAJEMEN

PADA PROGRAM STUDI KOMPUTER MULTIMEDIA

STIKOM SURABAYA

Dipersiapkan dan disusun oleh Nanik Suryani

Nim : 08.39015.0024

Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : Oktober 2011

Susunan Dewan Penguji

Pembimbing

I. Ristanti Akseptori, S.S NIDN: 0717028601

__________________________

II. Karsam, MA., Ph. D NIDN: 0705076802

__________________________

Penguji

I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA NIDN: 0714077401

__________________________

II. Marya Mujayana, S.S

NIDN:0727038201 __________________________

Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Titik Lusiani, M.Kom, OCA

Kepala Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

iv ABSTRAK

Sistem Administrasi Managemen pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengarsipan yang digunakan dalam pengumpulan sertifikat dosen-dosen untuk akreditasi, proses pembuatan form untuk pengelolaan peminjaman alat-alat pada Laboratorium beserta form bukti tugas akhir dan kerja praktek untuk mahasiswa Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya. Dan juga untuk mengetahui proses anggaran, merekap jadwal kuliah tahun ajaran baru, proses pengiriman surat massal pada Program Studi Komputer Multiedia STIKOM Surabaya dan juga untuk mengetahui proses dokumen yang dijadikan sebuah file (softcopy) yang masih belum banyak diketahui oleh para karyawan. Metode yang digunakan dalam penulisan Proyek Akhir adalah melalui metode observasi, studi literatur dan wawancara. Hasil yang diperoleh adalah bahwa sistem administrasi pada pada Prodi STIKOM Surabaya dilakukan untuk membantu pengerjaan tugas-tugas yang bersifat administratif dalam sistem pengarsipannya menggunakan sistem abjad. Peminjaman alat-alat Laboratorium, bukti Tugas Akhir dan Kerja Praktek menggunakan form yang harus disetujui dua belah pihak. Pembuatan anggaran dan merekap jadwal kuliah tahun ajaran baru menggunakan format yang telah berlaku pada Multimedia STIKOM Surabaya. Proses pengiriman surat massal menggunakan Mail Merge serta dalam proses dokumen yang dijadikan sebuah file

(softcopy) menggunakan Optical Character Recognition(OCR).

Kata kunci : Sistem pengarsipan, Mail Merge, Optical Character Recognition

viii DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

ABSTRAK ... iv

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 5

1.5 Manfaat Proyek Akhir ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR ... 8

2.1 Gambaran Umum STIKOM Surabaya ... 8

2.1.1 Tujuan STIKOM Surabaya ... 15

2.1.2 Visi dan Misi STIKOM Surabaya ... 16

2.1.3 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya ... 16

2.1.4 Lokasi STIKOM Surabaya ... 18

2.2 Gambaran Umum Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ... 18

2.2.1 Tujuan Program Studi Komputer Multimedia STIKOMSurabaya ... 19

ix

2.2.2 Visi dan Misi Program Studi Komputer Multimedia

STIKOM Surabaya ... 20

2.2.3 Struktur Organisasi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ... 21

2.2.4 Lokasi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ... 21

BAB III TEORI PENUNJANG ... 22

3.1 Administrasi ... 22

3.1.1 Fungsi AdminstrasiKantor ... 23

3.1.2 Unsur-unsur Administrasi ... 24

3.2 Kearsipan... 25

3.2.1 Sistem Pengarsipan ... 26

3.2.2 Penyimpanan Arsip ... 28

3.2.3 Komputerisasi Arsip ... 29

3.3 Akreditasi ... 30

3.3.1 Tujuan Akreditasi ... 30

3.3.2 Sasaran Akreditasi ... 31

3.4 Form ... 31

3.4.1 Keuntungan Form yang Baik ... 33

3.4.2 Bagian-bagian Form ... 34

3.5 Microsoft Excel 2007 ... 35

3.6 Microsoft Office Word 2007... 36

3.6.1 Mail Merge ... 37

3.7 Optical Character Recognition (OCR) ... 37

3.7.1 Hal yang Dibutuhkan Untuk Melakukan Optical Character Recognition (OCR) ... 38

x

3.7.2 Software yang Bisa Melakukan Optical Character

Recognition (OCR) ... 38

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 39

4.1 Mengarsip Sertifikat ... 40

4.1.1 Mengarsip Sertifikat Secara Manual ... 40

4.1.2 Mengarsip Sertifikat Secara Komputerisasi ... 42

4.2 Membuat Form ... 48

4.2.1 Form Peminjaman Alat Laboratorium Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ... 49

4.2.2 Form Bukti Tugas Akhir (TA) dan Proyek Akhir (KP) ... 53

4.3 Anggaran Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual ... 56

4.4 Merekap Jadwal Kuliah Tahun Ajaran Baru ... 57

4.5 Melakukan Surat Massal (Mail Merge) ... 60

4.5.1 Langkah-langkah Membuat Mail Merge ... .. 60

4.6 Cara Melakukan Optical Character Recognition (OCR) ... 65

4.6.1 Optical Character Recognition (OCR) SecaraOnline 66 4.6.2 Optical Character Recognition (OCR) Menggunakan Aplikasi ... 74

BAB V PENUTUP ... 79

5.1 Kesimpulan ... 79

5.2 Saran ... 84

DAFTAR PUSTAKA ... 85

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Visi dan Misi STIKOM Surabaya ... 16 Tabel 2. 2 Visi dan Misi Program Studi Komputer Multimedia ... 20

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 STIKOM Surabaya ... 8

Gambar 2.2Struktur Organisasi ... 17

Gambar 2. 3Struktur Organisasi Program Studi Komputer Multimedia... 21

Gambar 4. 1 Sertifikat Dosen Program Studi Komputer Multimedia ... 41

Gambar 4. 2 Judul dan Kriteria ... 44

Gambar 4. 3 Memilih Menu Sort ... 46

Gambar 4. 4 Mengurutkan Nama Sesuai Abjad... 47

Gambar 4. 5 Sistem Penyimpanan Arsip Prodi Multimedia ... 48

Gambar 4. 6 Form Permohonan Peminjaman Alat Laboratorium ... 50

Gambar 4. 7 Edit Header ... 52

Gambar 4. 8Insert Table ... 52

Gambar 4. 9 Tabel Daftar Peminjaman Alat Laboratorium ... 53

Gambar 4. 10Form Bukti Selesai Tugas Akhir ... 54

Gambar 4. 11 Form Bukti Hasil Proyek Akhir ... 55

Gambar 4. 12 Rekapitulasi Rencana Anggaran ... 56

Gambar 4. 13 Tabel Jadwal Kuliah ... 58

Gambar 4. 14 Tabel Jadwal Kuliah Terisi ... 58

Gambar 4. 15 Tabel Jadwal Kuliah Prodi Multimedia ... 59

Gambar 4. 16 Data Jadwal Kuliah ... 60

Gambar 4. 17 Data Source ... 61

Gambar 4. 18 Main Document ... 61

xiii

Gambar 4. 20 Memilih Type Document ... 62

Gambar 4. 21 Memilih Menu Use The Current Document ... 63

Gambar 4. 22 Membuat List Penerima Baru ... 63

Gambar 4. 23 Mail Merge Recipients ... 64

Gambar 4. 24 Insert Merge Field ... 64

Gambar 4. 25 Tampilan Field yang Berubah ke Dokumen ... 65

Gambar 4. 26 Tampilan CanoScan Toolbox ... 67

Gambar 4. 27 Scanner Dalam Bentuk OCR ... 67

Gambar 4. 28 Scanner dalam bentuk OCR ... 68

Gambar 4. 29 Hasil Scanner ... 68

Gambar 4. 30 Tampilan Free Online OCR ... 69

Gambar 4. 31 Pilihan Bahasa Online OCR ... 69

Gambar 4. 32 Upload Gambar Jpg ... 70

Gambar 4. 33 Proses Upload JPG ... 70

Gambar 4. 34 Pengisian Kode ... 71

Gambar 4. 35 Perubahan Bentuk Text... 72

Gambar 4. 36 Download Output File ... 72

Gambar 4. 37 Download Output File Microsoft Word ... 73

Gambar 4. 38 File Microsoft Word ... 74

Gambar 4. 39 Tampilan OCR Menggunakan Aplikasi... 75

Gambar 4. 40 Menu OCR Aplikasi ... 75

Gambar 4. 41 Upload File OCR Aplikasi ... 76

Gambar 4. 42 Document Image ... 76

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kebutuhan sistem komputerisasi pada zaman sekarang mencakup segala bidang. Setiap organisasi seperti halnya perguruan tinggi sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, cepat, dan efisien. Ketersediaan informasi yang cepat dan akurat serta didukung dengan penerapan sistem yang optimal menjadi kelebihan tersendiri yang harus dimiliki oleh setiap perguruan tinggi. Hal tersebut dapat menjadi ukuran sejauh mana kualitas dari perguruan tinggi tersebut. Dengan demikian keoptimalan serta tingkat kepuasan yang tinggi menjadi tujuan utama yang harus dicapai.

Pemanfaatan komputer yang tepat dalam mendukung majunya perguruan tinggi yang didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal serta fasilitas lain yang memadai akan mempermudah pengguna untuk mengelola sistem informasi serta menyelesaikan pekerjaan dalam skala kecil atau besar. Aplikasi yang tepat akan membantu kelancaran atau kecepatan penyelesaian berbagai pekerjaan apapun.

Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)saat ini memungkinkan semua bidang kehidupan manusia menjadi semakin ringan dengan bantuan komputer. Perkembangan teknologi yang semakin maju mempermudah manusia dalam menjalankan aktivitas. Salah satu bentuk pengembangan teknologi

adalah cara melakukan tugas-tugas administrasi yang dapat diakses secara otomatis.

Keamanan data maupun informasi secara langsung maupun tidak langsung dapat mempertahankan kelangsungan bisnis, mengurangi resiko yang berdampak negatif pada perusahaan, dan memberikan peluang bisnis semakin besar. Semakin banyak informasi perusahaan yang disimpan, dikelola dan digunakan secara bersama, akan semakin besar pula resiko terjadinya kerusakan, kehilangan atau tereksposnya data maupun informasi ke pihak lain yang tidak berhak. Pesaing bisnis dan kompetisi semakin kuat di era globalisasi. Selain kinerja karyawan, perusahaan juga membutuhkan teknologi yang canggih untuk menghadapi situasi seperti itu agar instansi tersebut selalu menjadi nomor satu di masa sekarang dan yang akan datang.

Demikian halnya dengan pengelolaan data yang dilakukan di Program Studi Multimedia STIKOM Surabaya. Dengan menggunakan aplikasi Microsoft

Office Excel 2007 dan Microsoft Office Word 2007yang terdapat dalam komputer,

data sertifikat untuk akreditasi serta form peminjaman alat Laboratorium dapat diakses dengan cepat dan sistem informasinya dapat dikelola dengan baik. Administrasi yang sebelumnya masih tidak teratur, dapat dibenahi dengan pengolalaan sistem informasi secara tepat menggunakan aplikasi yang ada di komputer.

Ancaman dan resiko yang ditimbulkan akibat kegiatan pengelolaan dan pemeliharaan data maupun informasi menjadi alasan di Program Studi Multimedia STIKOM Surabaya untuk menggunakan komputer dalam proses administrasinya. Dengan demikian data maupun informasi akan terjaga.

Sistem Teknologi melalui aplikasi di komputer memberi pelayanan kepada para karyawan, tidak sebaliknya karyawan yang melayani. Aplikasi ini memberikan kemudahan di setiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Pemakaian aplikasi yang dipilih merupakan usaha penyediaan informasi pada waktu yang tepat untuk diperlukan dan dipergunakan sebagai dasar untuk mempercepat penyelesaian masalah yang terjadi kini dan masa yang akan datang dalam suatu perusahaan sebagai pengelolaan data.

Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan memiliki pedoman sks berupa Proyek Akhir di perusahaan yang merupakan salah satu syarat dalam memperoleh kelulusan dari Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan. Melalui Proyek Akhir penulis diharapkan mampu menerapkan pengetahuan selama kuliah dan mendapat pengalaman dari dunia kerja yang nyata. Dalam Laporan Proyek Akhir ini, akan membahas mengenai administrasi dengan sistem manual dan komputerisasi di Program Studi Multimedia STIKOM Surabaya.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana proses pengarsipan sertifikat secara manual dan komputerisasi untuk Akreditasi pada Program Studi Multimedia STIKOM Surabaya?

2. Bagaimana prosedur dan proses pembuatan form peminjaman alat-alat Laboratorium, form bukti selesai Tugas Akhir, dan form bukti hasil kerja

praktek mahasiswa pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya?

3. Bagaimana proses anggaran pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya?

4. Bagaimana merekap jadwal kuliah tahun ajaran baru?

5. Bagaimana proses pengiriman surat massal pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya?

6. Bagaimana proses tercepat menjadikan dokumen (hardcopy) menjadi file

(softcopy) tanpa mengetik secara manual?

1.3 Pembatasan Masalah

Pembatasan masalah dilakukan agar penulisan laporan dapat memberikan pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada, adapun batasan-batasan masalah pada laporan ini adalah sebagai berikut :

1. Proses pengarsipan secara manual dan komputerisasi dibatasi pada

monitoring data sertifikat dosen-dosen pada Prodi Multimedia untuk

Akreditasi.

2. Prosedur dan proses peminjaman alat Laboratorium, form bukti selesai Tugas Akhir, dan form bukti hasil kerja praktek mahasiswa pada STIKOM Surabaya dilakukan melalui proses monitoring.

3. Proses anggaran pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dilakukan melalui proses monitoring.

4. Merekap jadwal kuliah tahun ajaran baru monitoring melalui data mata kuliah.

5. Proses pengiriman surat massal pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dilakukan dengan Mail Merge.

6. Proses pengubahan dokumen menjadi (softcopy) dilakukan dengan aplikasi Optical Character Recognition (OCR).

1.4 Tujuan

Tujuan proses pengarsipan secara manual dan komputerisasi adalah membuat penataan arsip yang lebih menarik, menyerap segala informasi yang dibutuhkan, fleksibel dan memberikan kemudahan dalam mengakses data/informasi dan dapat dijangkau oleh dosen-dosen Program Studi Mulimedia STIKOM Surabaya. Diharapkan pula dapat diterapkan secara terus-menerus agar sistem pengarsipan pada Prodi Multimedia terkendali dengan baik dan bisa diakses dengan mudah apabila dibutuhkan.

1.5 Manfaat Proyek Akhir

Dalam menjalankan Proyek Akhirini, penulis dapat memberikan kontribusi pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya yaitu :

1. Melalui pengetahuan yang diperoleh dalam bangku kuliah penulis dapat membantu untuk menerapkan sistem administrasi pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.

2. Dapat membantu proses administrasi yang sebelumnya masih belum terkendali dengan baik, khususnya kearsipan yang dilakukan secara manual dan komputerisasi sehingga mempunyai nilai guna yang bisa merapikan sertifikat/dokumen agar tidak hilang dan mudah ditemukan sewaktu-waktu bila ingin digunakan kembali.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pemahaman terhadap Laporan Proyek Akhir ini, maka Sistem Penulisan yang digunakan dalam penyusunan Laporan Proyek Akhirdibedakan dengan pembagian bab-bab sesuai pokok permasalahan dengan rincian sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan konstribusi Proyek Akhirserta sistematika penulisan pada setiap bab.

BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR

Bab ini menjabarkan tentang Sejarah dan Perkembangan STIKOM Surabaya secara umum, khususnya pada Program Studi Komputer Multimedia yang terletak dilantai 7 (tujuh) STIKOM Surabaya. Antara lain adalah sebagai berikut :

1. Gambaran Umum STIKOM Surabaya

2. Gambaran Umum Bagian Multimedia STIKOM Surabaya 3. Tujuan Umum STIKOM Surabaya dan Bagian Multimedia

4. Visi dan Misi STIKOM Surabaya

5. Visi dan Misi Prodi Multimedia STIKOM Surabaya 6. Lokasi STIKOM Surabaya khususnya Prodi Multimedia 7. Struktur Organisasi STIKOM Surabaya

BAB III TEORI PENUNJANG

Bab ini menyajikan teori-teori yang berhubungan dan menunjang dengan tugas-tugas yang dikerjakan di Instansi atau Lembaga dimana penulis melakukan Proyek Akhirselama 3 (tiga) bulan pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.

BABIV DESKRIPSI PEKERJAAAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan tentang hasil dari Proyek Akhir beserta pembahasan dan penjabarannya selama penulis melakukan Proyek Akhir pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.

BAB V PENUTUP

Bab ini menjelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah Proyek Akhirselesai dan saran untuk pengembangan pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.

8

GAMBARAN UMUM TEMPATPROYEK AKHIR

2.1 Gambaran umum STIKOM Surabaya

Gambar 2.1 STIKOM Surabaya

Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang diciptakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.

STIKOM Surabaya adalah salah satu sekolah tinggi yang berbasis Teknologi informasi. Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan

kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.

Atas dasar pemikiran inilah, maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983. Tokoh pendirinya pada saat itu adalah :

1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono 2. Ir. Andrian A. T

3. Ir. Handoko Anindyo 4. Dra. Suzana Surojo 5. Dra. Rosy Merianti, Ak

Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS tanggal 2-3 Maret 1984 kepanjangan AKIS dirubah menjadi Akademi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2. Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis

Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.

Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Dan pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM SURABAYA, singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86 yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan D III Manajemen Informatika. Di samping itu STIKOM Surabaya juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II STIKOM Surabaya. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Bapak Wahono Gubernur Jawa Timur pada saat itu. Secara berturutan perkembangan dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. 19 Juni 1984

2. 30 Maret 1986

AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya).

3. 25 Nopember 1986

STIKOM Surabaya mendapatkan status TERDAFTAR untuk program S1 dan DIII Manajemen Informatika.

4. 11 Desember 1987

Peresmian Gedung STIKOM Surabaya Jl. Kutisari 66 Surabaya oleh Bapak Wahono Gubenur Jawa Timur saat itu. Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Akuntansi.

5. 1990

Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan/Perbankan. 6. 1 Januari 1992

Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer dengan status TERDAFTAR.

7. 19 Maret 1992

DIII Manajemen Informatika memperoleh status DIAKUI. 8. 21 Januari 1993

Program S1 Manajemen Informatika memperoleh status DIAKUI. 9. 1 November 1994

Membuka program DI program studi Komputer Grafik Multimedia. 10.31 Januari 1995

STIKOM Surabaya memperoleh kenaikan status DISAMAKAN untuk Program S1 dan DIII Manajemen Informatika.

11.28 Oktober 1997

Pemancangan tiang pertama gedung baru STIKOM Surabaya Cybercampus di Jl. Raya Kedungbaruk Surabaya.

12.12 Mei 1998

STIKOM Surabaya membuka tiga program pendidikan baru sekaligus, yaitu :

a. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer b. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia c. DI bidang studi Jaringan Komputer

13.30 Juni 1998

STIKOM Surabaya menerima Status DISAMAKAN untuk : a. Program DII bidang studi Grafik Multimedia

b. Program DI semua bidang studi (Komputer Akuntansi, Jaringan Komputer, Komputer Grafik Multimedia)

14.Desember 1998

Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional, untuk Program Pendidikan S1 Jurusan Manajemen Informatika.

15.Maret 1999

Perpindahan ke Kampus baru, Jl. Raya Kedung Baruk 98, dari Kampus STIKOM Surabaya SIER Jl. Rungkut Industri I / 1 Surabaya.

16.Juni 1999

Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi. DI Grafik dan program studi DI Multimedia, serta perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi program studi DII Multimedia.

17.Agustus 2000

Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional, untuk Program Pendidikan S1 Jurusan Teknik Komputer.

18.Mei 2002

Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional, untuk Program Pendidikan DIII Jurusan Manajemen Informatika.

19.Juli 2003

Membuka bidang studi DIII Program Studi Komputer Percetakan & Kemasan.

20.13 Agustus 2003

Program Studi Strata 1 Teknik Komputer berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem Komputer berdasar surat dari Dikti tentang Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan nomor: 1904/D/T/2003.

21.2 September 2003

Membuka bidang studi DIII Program Studi Komputer Percetakan & Kemasan.

22.4 Juni 2004

STIKOM Surabaya memperoleh status “TERAKREDITASI (B)” untuk

Jurnal Ilmiah GEMATIKA (Jurnal Manajemen Informatika) dan

“TERAKREDITASI (C)” untuk Jurnal Ilmiah GEMATEK (Jurnal Teknik

23.3 Maret 2005

Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi memperoleh ijin perpanjangan berdasar surat dari Dikti tentang Ijin Penyelenggaraan nomor: 644/D/T/2005.

24.10 Mei 2005

Program Studi DIII Komputer Multimedia memperoleh Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan berdasar surat dari Dikti nomor: 1402/D/T/2005.

25.3 Juni 2005

Program Studi Strata 1 Sistem Informasi memperoleh status

“TERAKREDITASI” (SK BAN-PT nomor:

012/BAN-PT/Ak-IX/S1/VII/2005 dengan nilai 333 (B)). 26.27 Desember 2005

Program Studi Strata 1 Sistem Komputer memperoleh status

“TERAKREDITASI” (SK BAN-PT nomor:

024/BAN-PT/Ak-IX/S1/XII/2005 dengan nilai 330 (B)). 27.16 Januari 2006

Program Studi Diploma III Komputer Sekretaris & Perkantoran Modern berubah nama menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan berdasar surat dari Dikti tentang Ijin Penyelenggaraan nomor: 75/D/T/2006.

2.1.1 Tujuan STIKOM Surabaya

Tujuan STIKOM Surabaya, adalah sebagai berikut:

1. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif iptek sesuai bidang kajian dan kompetensi.

2. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi,mandiri, dan profesional.

3. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.

4. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif.

5. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.

6. Meningkatkan pemberdayaan iptek bagi masyarakat. 7. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.

2.1.2 Visi dan Misi STIKOM Surabaya

Visi dan misi STIKOM Surabaya, tertera dalam tabel berikut :

Tabel 2. 1 Visi dan Misi STIKOM Surabaya

Visi Menjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul, dan Terkenal.

Misi

1. Mengembangkan iptek sesuai dengan kompetensi.

2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. 3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.

4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat.

5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.

2.1.3 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya

Lembaga STIKOM Surabaya memiliki banyak bagian pada tiap bidangnya, diantaranya adalah:

Gambar 2.2 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya

Keterangan :

Humas : Hubungan Masyarakat KM : Bagian Kendali Mutu RC : Bagian Research Center

SSI : Bagian Solusi Sistem Informasi BD : Business Development

AAK : Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan LK : Bagian Laboratorium Komputer

PA : Bagian Penelitian Akademik PM : Bagian Pengabdian Masyarakat PUS : Bagian Perpustakaan

AU : Bagian Asministrasi Umum KEU : Bagian Keuangan

PPTI : Bagian Penerapan dan Pengembangan Teknologi Informasi PSDM : Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia

KMHS : Bagian Kemahasiswaan

HAI : Bagian Hubungan Antar Instansi

2.1.4 Lokasi STIKOM Surabaya

Lokasi STIKOM Surabaya terletak di sebelah Surabaya timur, tepatnya berada di Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya.

2.2 Gambaran Umum Prgram Studi Komputer Multimedia STIKOM

Surabaya

Program Studi DIV Komputer Multimedia merupakan program studi yang mendidik mahasiswa agar mampu menyampaikan pesan yang bisa menggunakan alur audio maupun visual. Alur pandang, dan dengar. Alur ini dapat kita jumpai pada media televisi, multimedia interaktif, dan dikemas dalam unsur-unsur kreatif dalam penyampaian pesannya agar lebih menarik. Lulusan Dipastikan mampu memiliki penguasaan secara teknik dan mampu

menyampaikan pesan secara audio visual bidang multimedia yang meliputi Animasi, Videografi, dan Multimedia Interaktif, sesuai dengan perkembangan kebutuhan masyarakat, dunia industri, pendidikan dan pemenrintahan.

2.2.1 Tujuan Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya

Dalam setiap instansi atau lembaga memiliki tujuan pada setiap bagian masing-masing, tempat penulis melakukan Proyek Akhir pada Program Studi Komputer Multimedia memiliki tujuan sebagai berikut :

1. Menghasilkan sarjana sains terapan dengan kompetensi Animasi Game, Videografi, atau Multimedia Interaktif dibidang Industri, pendidikan dan pemerintahan yang mendukung Pengembangan dan Pembangunan Pemerintah Daerah dalam era otonomi daerah.

2. Menghasilkan sarjanasains terapan yang memiliki sertifikasi Internasional berkompetensi Multimedia dan memiliki jiwa profesionalisme, global dan entrepreneurship.

3. Menghasilkan sarjana sains terapan yang memiliki kemauan, kemampuan dan keterampilan untuk bekerja dengan efektif, memiliki kepekaan dan tanggap terhadap permasalahan yang dihadapi masyarakat, serta mampu mengikuti perkembangan teknologi terbaru sesuai dengan bidangnya. 4. Menghasilkan penelitian dan pengabdian yang dapat bermanfaat bagi

2.2.2 Visi dan Misi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM

Surabaya

Berikut adalah visi, misi dan tujuan program studi Multmedia : Tabel 2. 2 Visi dan Misi Program Studi Komputer Multimedia

Visi

Sampai dengan tahun 2011, menjadi program studi Komputer Multimedia unggulan yang menghasilkan Sarjana Sains terapan dengan kompetensi Animasi Game, Videografi, atau Multimedia Interaktif.

Misi

1. Menyelenggarakan pendidikan Komputer Multimedia yang efektif, efisien dan berkualitas, yang mengacu pada kurikulum berbasis kompetensi dan relevan dengan kebutuhan masyarakat dan industry. 2. Meningkatkan profesionalisme dan kompetensi tenaga pengajar. 3. Meningkatkan kerjasama dengan industry yang berhubungan

dengan multimedia, seperti advertising, rumah produksi, post production, TV Station, dan industry yang memiliki in house production.

4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian bidang Komputer Multimedia, yang dapat bermanfaat dalam memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan penciptaan karya Multimedia yang dibutuhkan masyarakat.

5. Melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan melibatkan civitas akademika dalam kegiatan pendidikan dan penelitian, terutama yang berkaitan Komputer Multimedia.

2.2.3 Struktur Organisasi Program Studi Komputer Multimedia

Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya.Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. Tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Berikut adalah struktur Prodi Multimedia STIKOM Surabaya:

Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Program Studi Komputer Multimedia

2.2.4 Lokasi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya

Program Studi Multimedia terletak di lantai 7 (tujuh) gedung biru yang didalamnya terdapat 7 (tujuh) Laboratorium, 1 (satu) ruangan dosen-dosen Progam Studi Multimedia STIKOM Surabaya, dan 1 (satu) ruangan teknisi.

22 BAB III

TEORI PENUNJANG

Di dalam melaksanakan Proyek Akhirpada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabayapenulis mempunyai bekal ilmu yang didapat dari perkuliahan khususnya mengenai administrasi perkantoran untuk prosedur kersipan dan keskretariatan yang di sesuaikan oleh STIKOM Surabaya menurut jurusan yaitu DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan. Dengan bekal yang penulis dapatkan, penulis dapat menerapkannya di dalam melaksanakan Proyek Akhir yaitu memberikan kemudahan dalam mengaplikasikan yang ada dalam perkantoran dan menjalankan proses prosedur kersipan dan Keskretariatan menggunakan Microsoft Office Word 2007 dan Microsoft Office Excel 2007.

3.1 Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate”

yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya. Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit, menurut Handayaningrat (1988:2) adalah “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa

Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan

administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

2. Administrasi dalam arti luas, menurut Gie (1980:9) adalah “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Siagian (1994:3) yaitu “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”. Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

3.1.1 Fungsi Adminstrasi Kantor

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran.

1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, yang dan keterampilan perkantoran yang memadai seperti bisa menggunakan beberapa pogram aplikasi komputer.

3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dam kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan mnenganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. 4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasi tim proyek. 5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhklan perencanaan,

pengorganisasian pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan.

3.1.2 Unsur-unsur Administrasi

Dalam kegiatan adinistrasi terdapat unsur-unsur yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya meliputi:

1. Organisasi

Kegiatan menggelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama diantara pekerja dalam suatu wadah bagi segenap usaha mencapai tujuan tertentu.

2. Manajemen

Kegiatan yang berfungsi merencanakan, mengorganisasikan, membina, menggerakkkan, dan mengawasi sekelompok orang, serta mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan usaha kejasama yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.

3. Komunikasi

Kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal-balik antara pimpinan daengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun nonformal mewujudkan usaha kerjasama.

4. Informasi

Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai keterangan obyekif yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

5. Keuangan

Kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuanngan dalam usaha kerjasama.

6. Perbekalan

Kegiatan merencanakan, mengurus, dan mengatur penggunaan peralatan keperluan kerja dalam usaha kerjasama.

3.2 Kearsipan

Menurut Barthos (1998), Kearsipan adalah Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang membuat keterangan-keterangan

mengenai subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Ciri-ciri arsip adalah memiliki arti, memiliki kegunaan, dan disimpan secara teratur. Arsip dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Arsip aktif (dinamis)

Jenis pengarsipan dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebanngsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip ini merupakan arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

2. Arsip inaktif (statis)

Jenis pengarsipan yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini merupakan arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintah (hanya dipergunakan untuk referensi saja).

3.2.1 Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan menurut Amsyah (1996) adalah sistem yang dipergunakan pada penayimpanan berkas dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan sewaktu–waktu dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu waktu diperlukan. Sistem pengarsipan merupakan urat nadi dari suatu

perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau Organisasi yang baik dapat maju dan berkembang karena sistem pengarsipannya teratur dan sistematis. Berikut ini adalah sistem penyimpanan arsip yang sudah dipergunakan, yaitu :

1. Penyimpanan Secara Alfabetis Atau Abjad

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang di dalammya termuat nama orang, nama organisasi nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z.

a. Keuntungan menggunakan Alfabetis atau abjad adalah :

1) Mudah menggolongkan surat–surat menurut nama orang, perusahaan, dan sebagainya.

2) Penyimpanan dapat dilalukan dengan cepat tanpa menggunakan indeks.

3) Tidak membutuhkan space (ruang) yang besar. 4) Sederhana, mudah di mengerti setiap orang. 5) Mudah diingat.

b. Kerugiannya yaitu :

1) Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat

2) Sulit bila ada nama–nama yang sama

3) Sulit meperkirakan persyaratan ruang untuk huruf–huruf abjad yang berlainan.

2. Penyimpanan Menurut Nomor

Penyimpanan menurut nomor berarti arsip disimpan menurut urutan nomor dari yang terkecil hingga yang terbesar.

a. Keuntungan menggunakan sistem nomor : 1) Penyimpanan lebih teliti.

2) Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi. 3) Tidak ada batasan angka

4) Lebih ringkas dalam penyimpanan b. Kerugiannya yaitu :

Membutuhkan ketelitian jika tidak akan terjadi kesalahan yang mengakibatkan kesalahan yang mengakibatkan surat hilang.

3. Penyimpanan Secara Kronologis

Penyimpanan secara kronologis yaitu penyimpanan berkas atau surat berdasarkan urutan tanggal yang tercantum dalam surat :

a Keuntungan menggunakan kronologis yaitu bermanfaat dan mudah dalam pencarian dokumen jika tanggal dokumen sudah diketahui. b Kerugianmya yatiu tidak cocok digunakan untuk semua jenis

dokumen hanya tertentu saja seperti surat–surat yang mengandung maslah masalah yang sulit dan belum diselesaikan.

3.2.2 Penyimpanan Arsip

Adapun beberapa tujuan penyimpanan arsip sebagai berikut :

1. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.

2. Memeberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.

3. Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan parundang-undangan.

3.2.3 Komputerisasi Arsip

Sejalan dengan uraian di atas, maka dalam merencanakan komputerisasi arsip perlu pertimbangan hal-hal seperti berikut:

1. Apakah arsip jumlahnya banyak dan terus berkembang banyak dan cepat. 2. Apakah arsip yang akan dikomputerkan memang merupakan informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi. 3. Apakah yang akan dikomputerkan adalah asip baru yang akan diterima, atau termasuk juga arsip lama yang masih termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan dimusnahkan. Hal ini perlu dipertimbangkan karena komputerisasi biasanya dimulai sesudah institusi mempunyai koleksi arsip yang banyak, bukan pada waktu institusi mulai berdiri.

4. Untuk institusi baru maka arsip yang dikomputerkan adalah arsip penting dan vital yang baru diterima ataupun akan diterima.

5. Perlu dipertimbangkan apakah seluruh isi arsip akan dimasukkan ke komputer, atau cukup data tertentu saja. Kalau memasukkan data-data tertentu, apakah perlu disertakan juga dengan ringkasan (abstract) dari isi dokumen bersangkutan.

6. Umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli masih tetep disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang hanya data-data tertentu saja yang dikomputerkan, maka fisik asli dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan kode yang diprogramkan melalui komputer.

7. Umumnya pemanfaatan komputer dilakukan secara sentralisasi, walaupun tidak tertutup kemungkinan penggunaan komputer secara desentralisasi.

3.3 Akreditasi

Pengertian Akreditasi menurut Dahlan (2010) adalah pengakuan terhadap lembaga pendidikan yang diberikan oleh badan yang diberi wewenang oleh pemerintah setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat kebakuan atau kriteria tertentu. Akreditasi juga mengandung makna pengakuan dari masyarakat, baik orang tua mahasiswa, para mahasiswa, pengguna lulusan maupun pemerintah daerah setempat terhadap kualitas penyelenggaraan pendidikan dari lembaga pendidikan tersebut.

3.3.1 Tujuan Akreditasi

Tujuan akreditasi secara umum adalah sebagai berikut :

1. Melindungi masyarakat dengan menyediakan informasi tentang lembaga pendidikan terkait. Apakah program-program yang ditawarkan lembaga

pendidikan itu telah memenuhi kualifikasi tertentu. Menentukan keunggulan yang dimiliki oleh lembaga pendidikan tersebut.

2. Menciptakan sistem kendali mutu, sehingga setiap lembaga pendidikan penyelenggara berkompetisi untuk mencapai peringkat akreditasi sebagai standar kualitas penyelenggaraan pendidikan diploma.

3. Memberikan pengakuan terhadap status atau kondisi yang telah dicapai yang merupakan pembakuan kredit akademik.

3.3.2 Sasaran Akreditasi

Secara nasional, sasaran pelaksanaan akreditasi program diploma adalah semua Lembaga penyelenggara program diploma Negeri dan Swasta di Indonesia yang memenuhi kinerja dan mendapatkan ijin pendirian dari Departemen Pendidikan Nasional.

3.4 Form

Form merupakan salah satu produk kantor yang banyak dijumpai. Dalam arti sempit, form dapat diartikan sebagai bukti transaksi atau sering disebut dokumen. Dalam arti luas, form adalah lembaran kartu atau kertas yang berukuran tertentu dan dicetak dengan isi yang berupa uraian atau kolom untuk memperoleh keterangan yang dibutuhkan.

Form juga merupakan catatan kantor yang berguna dalam mencapai tujuan-tujuan khusus suatu perusahaan, catatan-catatan dan laporan tersebut merupakan hasil akhir. Form kantor membantu mempermudah pekerjaan

administrasi karena merupakan alat dasar bagi semua pekerjaan administratif atau

clerical works. Form kantor membantu pegawai dalam mempermudah pencatatan

transaksi bisnis, melancarkan pelaksanaan prosedur, memberikan data untuk pengawasan, dan sekaligus mengurangi kesalahan-kesalahan administratif.

Form kantor menurut Chrisyanti Dewi (2011) adalah selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.

Form kantor dibuat selengkap mungkin karena form tersebut dipergunakan untuk menampung data dan informasi yang dibutuhkan, baik di lingkungan internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan sebagai open system, (seperti: pelanggan, supplier, mitra bisnis, pemerintah, dan lain-lain. Dengan demikian, form kamtor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Form Internal

Form Intern adalah formullir yang dipergunakan di dalam lingkungan perusahaan atau lembaga. Misalnya,order form yaitu form internal untuk permohonan pembelian/pengadaan bahan-bahan/alat-alat, dan persediaan.

2. Form Eksternal

Form Ekstern adalah form yang dipergunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak-pihak ekstern perusahaan atau lembaga. Misalnya, surat

pemesanan barang, faktur, nota kredit, kuitansi, form pendaftaran dan lain-lain.

3.4.1 Keuntungan Form yang Baik

Banyak keuntungan yang dipeoleh oleh sebuah kantor yang menggunakan form, terutama dari segi waktu tenaga dan biaya. Namu, form juga merugikan apabila pengadaan dan pengunaanya tidak berdasarkan kebutuhan kantor. Seringkali pada beberapa kantor, digunakan foemulir yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Akibatnya terjadi tumpukan foemulir yang sudah tidak diperlukan. Disamping itu cenderung membuat form terus-menerus, tetapi mengabaikan form-form lama yang sudah banyak jumlahnya. Hal ini pemrosotan dn ruangan serta tempat menyimpan form tersebut menjadi kotor.

Form dibuat dengan tujuan menghimpun keterangan yang diperlukan. Kegunaan terbatas pada satu jenis pekerjaan saja. Misalnya form penerimaan mahasiswa baru hanya digunakan dan berlaku pada saat kepentingan tersebut saja. Jadi, keuntungan pengadaan form yang baik antara lain:

1. Dapat merekam data transaksi bisnis perusahaan.

2. Dapat melihat sapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu. 3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam

bentuk tertulis.

4. Dapat menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi.

3.4.2 Bagian-bagian Form

Isi form terdiri dai dua bagian, yakni bagian yang tercetak dan bagian yang kosong. Bagian yang tercetak barupa keterangan yang telah ditetapkan, sedangkan bagian yang kosong adalah yang harus diisi.

Mengingat banyaknya form yang dibuat dan digunakan pada sebuah kantor, ada beberapa cara yang perlu dijadikan pedoman dalam rangka pengadaan form sebagaimana dikemukakan The Liang Gie, yaitu :

1. Setiap form hendaknya memiliki kegunaan jelas.

2. Setiap form hendaknya dilakukan standarisasi (jenis kertas, ukuran, warna dan sebagainya).

3. Setiap form hendaknya dirancang dalam corak sederhana.

4. Keterangan yang tercantum hendaknya diatur secara logis atau praktis agar memudahkan pengisian.

5. Bagian yang harus diisi dengan keterangan hendaknya diberi ruang kosong yang cukup sehingga tulisan jelas.

6. Bila mungkin, keterangan yang perlu dituliskan pengisi form sudah dicantumkan dengan kotak sehingga tinggal memberi tanda tertentu. 7. Setiap form hendaknya memiliki judul dan bila macamnya banyak,

sebaiknya diberi nomer kode.

8. Bila formdisimpan dalam berkas, hendaknya disediakan bagian tepi kosong untuk penjepitan.

9. Form yang dipakai untuk keperluan keluar kantor, hendaknya membuat nama organisasi yang bersangkutan. Jika keperluan intern, maka tidak memuat nama organisasi.

10.Penciptaan dan perancangan form hendaknyadipusatkan pada seseorang petugas didalam kantor tersebut.

3.5 Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007 menyediakan ratusan fungsi siap pakai untuk

mengatasi berbagai macam persoalan yang biasa ditemui pada saat melakukan perhitungan dan pengolahan data.

Pengertian Microsoft excelmenurut Yudhi (2010) adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.

Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu

komputer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang bisa anak smp pun juga bisa mengoprasikan program ini, karena dibangku smp kita telah mempelajari tentang

Microsoft Excel.

Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan bahkan

utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli komputer menciptakannya untuk mempermudah kita dalam keuangan dalam kehidupan kita.

Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam bentuk huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga

toolbardrawing yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan lingkaran. Kita

dapat menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih picture setelah itu klik

Wordart maka akan tampil variasi huruf yang menarik.

Microsoft Excel memiliki fasilitas yang sangat modern yaitu pengurutan

data secara otomatis. Cara pengurutannya juga dapat dibedakan menjadi 2 yaitu: 1. Ascending atau pengurutan mulai data yang terkecil sampai terbesar. 2. Descending atau pengurutan dari yang besar ke yang kecil.

Program Microsoft Excel digunakan untuk segala sesuatu yang berhubungan dengan tabel, angka-angka dan grafik. Misalnya untuk membuat tabel daftar nama siswa berikut nilai ulangannya, rata-rata nilainya serta grafik nilai siswa. Dalam aplikasi perkantoran misalnya untuk membuat tabel daftar karyawan berikut posisi jabatan masing-masing karyawan dan besarnya gaji serta tunjangannya, dan masih banyak lagi lainnya.

3.6 Microsoft Office Word 2007

Microsoft OfficeWord 2007 menurut Yahya (2007) adalah salah satu

program perkantoran yang digunakan untuk membuat serta mengolah teks,seperti : makalah, karangan ilmiah, buku, laporan dan lain sebagainya. Tidak hanya itu saja, Microsoft Office Word 2007 juga menyediakan fasilitas untuk membuat serta mengolah berbagai bentuk table, objek, WordArt, grafik, diagram SmartArt, dan

3.6.1 Mail Merge

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Microsoft Office

Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber

surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

3.7 Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition(OCR) menurut Aqozali (2011) adalah

sebuah sistem komputer yang dapat membaca huruf, baik yang berasal dari sebuah pencetak (printer atau mesin ketik) maupun yang berasal dari tulisan tangan. Adanya sistem pengenal huruf ini akan meningkatkan fleksibilitas ataupun kemampuan dan kecerdasan system komputer. Dengan adanya sistem OCR maka user dapat lebih leluasa memasukkan data karena user tidak harus memakai papan ketik tetapi bisa menggunakan pena elektronik untuk menulis sebagaimana user menulis di kertas. Adanya OCR juga akan memudahkan penanganan pekerjaan yang memakai input tulisan seperti penyortiran surat di kantor pos, pemasukan data buku di perpustakaan, dan lain sebagainya. Adanya sistem pengenal huruf yang cerdas akan sangat membantu usaha besar-besaran yang saat ini dilakukan banyak pihak yakni usaha digitalisasi informasi dan pengetahuan.

3.7.1 Hal Yang Dibutuhkan Untuk MelakukanOptical Character

Recognition(OCR)

Untuk melakukan Optical Character Recognition (OCR) sendiri memerlukan sebuah perangkat lunak dan perangkat keras. Scanner merupakan salah satu perangkat keras yang dibutuhkan. Sedangkan untuk perangkat lunaknya adalah seperti Omnipage, Abbyy FineReader, image jpg dll.

3.7.2 Software Yang Bisa Melakukan Optical Character Recognition (OCR)

Beberapa sofware yang bisa melakukan Optical Character Recognition (OCR) adalah sebagai berikut :

1. OCR dengan menggunakan Microsoft OneNote 2007

2. OCR Dengan Menggunakan Microsoft Office Document Imaging 3. OCR Sederhana

4. Top OCR

39 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama tiga bulan. Dalam waktu tiga bulan, Proyek Akhir tersebut dilaksanakan pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya. Penulis Laporan Proyek Akhiradalah :

Nama : Nanik Suryani

Nim : 08.39015.0024

Periode Proyek Akhir : 05 Juli s.d 08 Oktober 2011

Lokasi : Jalan Raya Kedung Baruk No. 98 Surabaya 60298 STIKOM Surabaya (tepatnya di lantai 7) pada Program Studi Komputer Multimedia.

Pada saat melakukan Proyek Akhir pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya penulis mengerjakan tugas antara lain :

1. Mengarsip sertifikat dosen-dosen Program Studi Multimedia untuk Akreditasi secara manual dan komputerisasi.

2. Membuat form peminjaman alat laboratorium, bukti Tugas Akhir (TA), bukti Proyek Akhir (KP) sesuai kriteria yang dibutuhkan.

3. Evaluasi dan merekap angggaran DKV dan MM. 4. Merekap jadwal kuliah DKV dan MM Semester 11.1.

4.1 Mengarsip Sertifikat

Sertifikat para dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya digunakan sebagai akreditasi kemudian diarsip dilakukan dalam dua tahap, yaitu pengarsipan secara manual dan komputerisasi.

Adapun peralatan yang tersedia pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya yang digunakan untuk mengarsip dokumen-dokumen, antara lain :

1. Ordner

Tempat khusus untuk menyimpan dokumen yang dillengkapi dengan rel penggantung, sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip dokumen.

2. Folder

Lipatan karton untuk menyimpan arsip, biasanya dilengkapi dengan tab, yaitu bagian sisi folder yang menonjol untuk menempatkan kode atau indeks yang menunjukkan isi folder.

4.1.1 Mengarsip Sertifikat Secara Manual

Sebelum dokumen-dokumen tersebut dimasukkan ke dalam folder, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu ;

1. Pemeriksaan dokumen

Dokumen sertifikat harus diperhatikan terlebih dahulu apakah sudah siap diarsip atau harus ditindaklanjuti dahulu oleh pihak yang berwenang.

2. Mengumpulkan dokumen sertifikat

Jika disetui, semua dokumen sertifikat asli dosen-dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dikumpulkan untuk dicek kelengkapannya yang diambil dari tahun 2008 sampai dengan tahun 2011.

3. Menggandakan

Dokumen sertifikat tersebut digandakan dengan cara difotocopy untuk menghindari akan kehilangan dokumen sertifikat yang asli. Hasil sertifikat fotocopy dapat digunakan untuk akreditasi dan dibuat arsip, dan dokumen yang asli akan dikembalikan kepada pihak yang mempunyai sertifikat tersebut. Berikut salah satu contoh dokumen sertifikat dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya Surabaya :

4. Membaca dan meneliti dokumen

Dokumen harus dibaca dan diteliti terlebih dahulu, sebelum disortir. Dokumen dimaksud adalah data-data dosen berupa sertifikat yang menerangkan tentang penghargaan atau prestasi yang diraih oleh para dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.

5. Memilah dokumen sertifikat

Setelah semua dokumen sertifikat dosen-dosen Prodi Multimedia terkumpul, dokumen dipilah dan dipisah sesuai dengan nama masing-masing dosen.

6. Menyesuaikan dokumen berdasarkan tahun

Data sertifikat diseuaikan urutannya berdasarkan bulan dan tahun yang tertera pada dokumen sertifikat. Bulan dan tahun yang tertera pada dokumen tersebut yang lebih muda (terbaru) dimasukkan kedalam urutan pertama, sementara bulan dan tahun yang terlama dimasukkan kedalam urutan yang terakhir.

7. Memasukkan dokumen ke dalam folder

Setelah ke empat tahap tersebut selesai, dokumen dimasukkan ke dalam

folder yang telah disediakan sesuai dengan nama dosen-dosen yang

tertera pada folder tersebut.

4.1.2 Mengarsip Sertifikat Secara Komputerisasi

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan atau yang tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Komputer dapat

menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara

lengkap. Mempergunakan komputer sebagai “indeks” atau “daftar isi” dari

seluruh koleksi arsip yang disimpan, untuk mengetahui dan menunjukkkan di mana letak arsip yang diperlukan itu berada. Penemuan arsip dapat dilakukan dengan sangat cepat, karena komputer dapat menunjukkan melalui beberapa arah atau pendekatan sekaligus.

Ada beberapa tahap pengarsipan sertifikat dosen-dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya yang dilakukan secara komputerisasi setelah melakukan pengarsipan secara manual yaitu melalui Microsoft Excel 2007. Namun, sebelum dokumen tersebut diinput kedalam Microsoft Excel 2007 perlu dibaca dan diteliti ulang guna menghindari kesalahan peletakan data. Berikut langkah yang harus dilakukan, yaitu:

1. Menyiapkan dokumen yang akan diarsip dan sudah didata. 2. Membuka aplikasi Microsoft Excel 2007 pada komputer.

3. Memberi judul kegiatan yang diikuti oleh dosen-dosen Prodi Multimedia. 4. Siapkan kolom sesuai dengan kriteria data yang akan dimasukkan yang terdiri dari nama, jenis kegiatan, penyelenggara, waktu dan kategori sebagai penyaji atau peserta. Kriteria tersebut dibuat sesuai dengan kriteria yang ada pada sertifikat.

Gambar 4. 2 Judul dan Kriteria

Keterangan : 1. Judul

Untuk mempermudah memahami maksut isi dari dokumen sertifikat yang akan diarsip.

2. Kriteria

Untuk memilah isi dari sertifikat guna mempermudah proses pencarian jika arsip sertifikat tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Berikut keterangan dari kroteria :

a) No

No diisi dengan nomer standart sesuai dengan urutan untuk mengetahui jumlah data sertifikat yang diarsip.

Judul

b) Nama Dosen

Nama dosen diisi nama dosen Program Studi Multimedia sesuai yang tertera pada sertifikat yang telah memenuhi syarat untuk Akreditasi.

c) Jenis Kegiatan

Jenis kegiatan diisi dengan jenis kegiatan yang telah diikuti oleh para dosen sesuai dengan sertifikat yang didapat dari suatu penghargaan telah mengikuti seminar, workshop, lomba dan lain sebagainya.

d) Penyelenggara

Penyelenggara diisi dengan nama perusahaan atau lembaga yang telah mengadakan kegiatan dan member penghargaan atau sertifikat tersebut.

e) Waktu

Waktu diisi dengan bulan serta tahun kegiatan tersebut berlangsung, tanpa jam ataupun tanggal.

f) Sebagai Penyaji atau Peserta

Kolom tersebut diisi hanya dengan mencentang, dimana pemilik sertifikat tersebut sebagai penyaji atau peserta pada kegiatan seminar, workshop dan lain sebagainya yang ada pada kegiatan yang tertera pada dokumen sertifikat.

5. Input semua data dan menata tata letak arsip sesuai dengan sistem abjad. Di dalam Toolbar Data pilihlah menu Sort A-Z. MENU Sort A-Z berfungsi untuk mengurutkan nama data sesuai abjad A sampai Z.

Sedangkan menu Sort Z-A berfungsi untuk mengurutkan nama data sesuai dengan urutan abjad dari Z sampai A.

Gambar 4. 3 Memilih Menu Sort

6. Tampilan option yang muncul setelah Sort

Setelah memilih menu Sort A-Z maka akan muncul opsi : a. Expand the Selection: untuk mengurutkan datanya saja.

b. Continue with current Selection: Tidak hanya untuk mengurutkan

nama data saja tetapi dengan meng-update penomoran yang ada pada data tersebut.

Pilih menu SORT A-Z untuk urutan abjad A sampai Z

ATAU SORT Z-A untuk urutan abjad Z sampai A

Gambar 4. 4 Mengurutkan Nama Sesuai Abjad

Dokumen tersebut diatas setelah direkap kedalam komputer kemudian disimpan kedalam folder. Kemudian dengan ilmu kearsipan yang sudah didapatkan selama perkuliahan, Penulis melakukan pengarsipan dengan cara membedakan nama dokumen kemudian mengurutkan subjek dokumen tersebut menurut Alfabetis atau Abjad. Di bawah ini merupakan gambaran pengarsipan yang menggunakan sistem Alfabetis atau Abjad :

Tampilan nama dan nomor akan urut secara bersamaan

No Nama Dosen 1 Abdul Aziz, S.Sn

2 Abdullah Khoirriqqoh, S.Sn 3 Achmad Yanu Alif Fianto, S.T 4 Guruh Nusantara, S.ST

5 Karsam, MA.,Ph. D 6 Muh. Bahruddin, S.Sos.,

M.Med.Kom 7 Sutikno, A.P

8 Thomas Hanandry Dewanto, S.T

Gambar 4. 5 Sistem Penyimpanan Arsip Prodi Multimedia

Dalam penyimpanan arsip pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya menggunakan sistem pengarsipan abjad untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian suatu dokumen karena staff pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dalam pencarian dokumennya berdasarkan nama.

4.2 Membuat Form

Form merupakan selembar kertas yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan intruksi atau

8

7

6

5

4

3

2

1

Nama dosen diurutkan sesuai abjad terlebih dulu untuk kemudian

dicetak dan ditempelkan pada

folder

Penyimpanan arsip dosen kedalam map, dimana penomorannya

sessuai dengan abjad nama-nama dosen Pemberian kode angka berdasarkan urutan nama dosen sesuai abjad

pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut. Form mempunyai banyak macam disesuaikan dengan kebutuhan. Form yang dibuat oleh penulis pada saat Proyek Akhir adalah form peminjaman alat laboratorium, form bukti Tahap Akhir (TA), dan form bukti Proyek Akhir (KP).

4.2.1 Form Peminjaman Alat Laboratorium Program Studi Komputer

Multimedia STIKOM Surabaya

Sebelum melakukan peminjaman alat-alat Laboratorium pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya diharapkan pada semua mahasiswa STIKOM Surabaya khususnya mahasiswa jurusan Multimedia dan Desain Komunikasi Visual untuk mengisi form yang telah dibuat dan disediakan oleh penulis. Berikut adalah contoh form yang harus diisi oleh para mahasiswa peminjam Laboratorium Prodi Multimedia dan Desain Komunikasi Visual :

Sebelum membuat form tersebut penulis melakukan proses wawancara terlebih dahulu kepada pengelola laboratorium pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dengan cara :

1. Menanyakan form tersebut digunakan untuk peminjaman laboratorium apa saja?

2. Diperlukan surat pernyataan atau tidak? 3. Alat yang dipinjam dibatasi atau tidak?

Setelah penulis melakukan wawancara tersebut barulah penulis dapat membuat form tersebut menggunakan Microsoft Word 2007 dengan cara mengatur letak logo terlebih dahulu, menyiapkan pilihan laboratorium, dan menyipkan kolom dengan rincian nim peminjam, nama peminjam, nama alat yang dipinjam, merk/tipe alat yang dipinjam, jumlah alat yang dipinjam, tanggal pinjam, tanggal kembali dan keterangan alat yang dipinjam tersebut dari peminjaman awal sampai dengan pengembalian.

Berikut langkah-langkah pembuatan form peminjaman alat laboratorium Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya ;

1. Membuka aplikasi Microsoft Word 2007 dan memasukkan

data/rincian/syarat tertulis yang dibutuhkan untuk membuat form peminjaman alat laboratorium. Sebisa mungkin form dibuat secara menarik dengan cara mengedit agar tampilan bisa dimengerti dan mudah dipahami oleh peminjam dan petugas pengelola peminjaman alat laboratoriun Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya.

2. Menata letak logo serta data tempat/alamat Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dengan cara insert ke dalam Header dan memilih Edit Header.

Gambar 4. 7 Edit Header

3. Memasukkan kolom sesuai dengan data yang dibutuhkan dan memberi rincian nama pada setiap kolom.

Jika form sudah dibuat, maka data tersebut dimasukkan kedalam

Microsoft Excel 2007 untuk dijadikan sebuah data serta arsip secara komputerisasi

agar tidak terjadi kerugian atau kesalahan pada saat pengontrolan/pengecekan alat-alat laboratorium tersebut. Berikut tampilan data peminjam alat-alat laboratorium Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual dalam bentuk Microsoft Excel 2007 :

Gambar 4. 9 Tabel Daftar Peminjaman Alat Laboratorium

Pengadaan form tersebut dilakukan untuk mempermudah petugas laboratorium dalam mengelola/mendata alat-alat yang ada pada laboratorium STIKOM Surabaya serta mampu mengendalikan keluar masuknya alat-alat yang dipinjam oleh mahasiswa.

4.2.2 Form Bukti Tugas Akhir (TA) dan Proyek Akhir (KP)

Pada Program Studi Komputer Multimedia setelah melaksanakan Tugas Akhir (TA) diwajibkan pada mahasiswanya untuk mempunyai laporan berupa form yang harus diisi oleh mahasiswa sebagai bukti bahwa mahasiswa tersebut

telah melakukan Tugas Akhir (TA) dan Proyek Akhir (KP). Lamgkah-langkah dalam pembuatan form tersebut sama dengan cara pembuatan form peminjaman alat laboratorium, hanya rincian datanya saja yang berbeda. Berikut adalah form bukti Tahap Akhir (TA) dan Proyek Akhir (KP) :

4.3 Anggaran Program Studi Komputer Multimedia dan Desain

Komunikasi Visual STIKOM Surabaya

Anggaran pengeluaran keuangan Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual STIKOM Surabaya merupakan laporan tentang saldo dan pengeluaran keuangan yang digunakan untuk keperluan kegiatan yang diadakan oleh Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual. Disini penulis hanya dapat merekap dan mengatur ulang tentang anggaran pengeluaran keuangan yang digunakan untuk kegiatan berdasarkan bulan januari sampai dengan bulan juli. Format dalam pembuatan anggaran sudah ada dan ditentukan oleh Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunkasi Visual STIKOM Surabaya. Pengelolaan anggaran keuangan didasarkan pada operasional, program kerja dan investasi. Brikut contoh laporan anggaran Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunkasi Visual STIKOM Surabaya :

Pada gambar 4.12 Rekapitulasi Rencana Anggaran diatas menjelaskan tentang anggaran pada Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual. Dalam pengelolaan tersebut terdapat anggaran, realisasi, selisih dan prosentase. Nilai anggaran didapat dari jumlah uang yang telah dianggarkan untuk Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual oleh STIKOM Surabaya. Nilai realisasi didapat dari jumlah pengeluaran yang dilakukan untuk kegiatan setiap bulannya. Nilai selisih didapat dari hasil pengurangan anggaran dikurangi realisasi. Dan nilai prosentase didapat dari pembagian nilai selisih dibagi dengan nilai anggaran.

4.4 Merekap Jadwal Kuliah Tahun Ajaran Baru

Pada saat penulis melakukan Proyek Akhir pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya bertepatan dengan tahun ajaran baru sehingga penulis mempunyai kesempatan untuk merekap serta mebuat data jadwal kuliah ajaran baru yang digunakan oleh dosen-dosen sebagai pedoman untuk mengetahui jadwal mengajar. Berikut tahap pembuatan jadwal kuliah tahun ajaran baru :

1. Membuat tabel pada Microsoft Excel 2007 dengan pembagian kriteria jam kuliah, hari dan kelas yang digunakan untuk kuliah.

Gambar 4. 13 Tabel Jadwal Kuliah

2. Menginput data kode kuliah, nama mata kuliah, dan kelas P atau Q pada tabel jadwal sesuai dengan kelas yang digunakan dan jam kuliah dimulai. Pembagian kelas diatur sesuai dengan mata kuliah yang akan ditempuh.

3. Menyesuaikan mata kuliah dengan semester yang diambil atau yang diajarkan yang telah ditentukan oleh Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual berdasarkan warna yang telah diterapkan.

Gambar 4. 15 Tabel Jadwal Kuliah Prodi Multimedia

Penjadwalan tersebut dibuat agar tampilan lebih menarik dan mudah dipahami dan juga sebagai data jadwal ajaran tahun baru semester 11.1. Pembuatan jadwal tersebut didapat dari data yang sudah dibuat, disesuaikan dan ditentukan oleh pihak STIKOM Surabaya dibagian tertentu. Berikut data yang didapat yang digunakan untuk pembuatan jadwal tersebut :

Gambar 4. 16 Data Jadwal Kuliah

4.5 Melakukan Surat Massal (Mail Merge)

Untuk membuat surat undangan pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dengan beberapa penerima yg berbeda tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undanngan, Microsoft Word telah memudahkan hal tersebuat dengan fasilitas Mail Merge yang hanya perlu membuat dokumen sekali yang kemudian digunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.

Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail

Merge, yaitu:

1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document).

2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source). 3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source.

5. Menampilkan data pada Main Document.

4.5.1 Langkah-langkah Membuat Mail Merge

Berikut adalahlangkah-langkah membuat Mail Merge:

1. Buat data source di Microsoft Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data.

Gambar 4. 17 Data Source

2. Buat Main Documentdi Microsoft Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama yang sesuai dengan isi surat.

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge dan pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

Gambar 4. 19Start Mail Merge

4. Kemudian akan nampak halaman dokumen seperti di bawah, pilih

typedocument yg akan digunakan, setelah memilih klik link next

:starting document yg berada di pojok kanan.

Gambar 4. 20Memilih Type Document

5. Karena sebelumnya dokumen sudah terbuka maka pilihlah use the current document.

Gambar 4. 21Memilih Menu Use The Current Document

6. Untuk memilih penerima surat Microsoft Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list. Lalu pilih Browseuntuk mengambil data dari listyang terdapat pada

Microsoft Excel. Sehingga akan tampil tampilan seperti berikut ini :

Gambar 4. 22 Membuat List Penerima Baru List DATA yang

diambil dari Microsoft Excel

7. Setelah di klik OK maka data yang diambil dari Microsoft Excel akan tampil.Untuk menampilkan semua data dari Microsoft Excel ke dalam

Microsoft Word cukup dengan mencentang semua data tersebut. Pilih

Sortuntuk mengurutkan nama sesuai abjad untuk merapikanpenamaannya.

Gambar 4. 23 Mail Merge Recipients

8. Lakukan Insert Merge Field untuk memasukkan data, dengan cara tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik Insert Merge Fieldlalu insert kan tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombolinsert.

9. Cek surat undangan, setelah selesai klik next untuk melihat hasilnya.

Gambar 4. 25 Tampilan Field yang Berubah ke Dokumen

4.6 Cara MelakukanOptical Character Recognition (OCR)

Untuk melakukan Optical Character Recognition (OCR) harus memerlukan sebuah perangkat lunak dan perangkat keras. Scanner merupakan salah satu perangkat keras yang dibutuhkan. Sedangkan untuk perangkat lunaknya adalah seperti Microsoft Word, Abbyy FineReader, dan lain sebagainya.

Menjadikan dokumen (hardcopy) menjadi file (softcopy) mungkin begitu susah bagi yang belum mengetahui atau mengenal suatu aplikasi online OCR. Namun sekarang semua itu bisa diselesaikan dengan cara yang canggih melalui internet secara online dan bisa juga menggunakan sebuah aplikasi. Penulis dapat mempraktekkan kedua hal tersebut ditempat Proyek Akhir, berikut adalah cara merubah dokumen (hardcopy) menjadi file (softcopy):

Field yang

berubah ke dokumen

4.6.1 Optical Character Recognition (OCR) Secara Online

Berikut adalah tahap-tahap pengubahan (hardcopy) menjadi file

(softcopy) secara online :

1. Menyiapkan dokumen proposal pengajuan program studi baru yang akan dijadikan (softcopy).

2. Dilakukan scanner pada dokumen proposal. Namun, sebelum melakukan

scanner penulis harus memastikian terlebih dahullu apakah alat scan

tersebut sudah terinstal atau belum pada pc/komputer yang penulis gunakan. Jika belum, maka penulis melakukan penginstalan terlebih dahulu pada pc/komputer sesuai dengan penginstalan driver standart. Jika sudah terinstal barulah dilakukan scanner. Berikut adalah tata cara dalam menscanner dokumen :

a. Siapkan dokumen, lalu masukkan dokumen ke dalam tempat scanner.

b. Scanner dimulai dengan pengoperasian melalui komputer, tekan

aplikasi scanner yang sudah terinstal sehingga muncul gambar seperti berikut :

pengabjadan) yang akan dicantumkan pada folder. Pencantuman daftar isi dari folder tersebut berguna untuk memudahkan pencarian arsip menurut nama dosen tersebut.

b. Pengarsipan Komputerisasi

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Komputer dapat menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap. Pengarsipan sertifikat dosen-dosen Program Studi Komputer Multimedia yang dilakukan secara komputerisasi yaitu menyiapkan dokumen yang akan diarsip dan sudah didata, membuka aplikasi Microsoft Excel 2007pada komputer, memberi judul kegiatan yang diikuti oleh dosen-dosen Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya. Siapkan kolom sesuai dengan kriteria data yang akan dimasukkan yang terdiri dari nama, jenis kegiatan, penyelenggara, waktu dan kategori sebagai penyaji atau peserta. Kriteria tersebut dibuat sesuai dengan kriteria yang ada pada sertifikat.

2. Prosedur dan proses pembuatan form peminjaman alat-alat Laboratorium pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dilakukan dengan wawancara terlebih dahulu. Setelah melakukan wawancara tersebut dapat dibuat form menggunakan Microsoft Word 2007 dengan cara mengatur letak logo terlebih dahulu, menyiapkan pilihan laboratorium, dan menyiapkan kolom dengan rincian nim peminjam, nama peminjam, nama alat yang dipinjam, merk/tipe alat yang dipinjam,

jumlah alat yang dipinjam, tanggal pinjam, tanggal kembali dan keterangan alat yang dipinjam tersebut dari peminjaman awal sampai dengan pengembalian. Sebelum melakukan peminjaman alat-alat Laboratorium pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya diharapkan pada semua mahasiswa STIKOM Surabaya khususnya mahasiswa jurusan Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual untuk mengisi form yang telah dibuat dan disediakan. 3. Anggaran pengeluaran keuangan Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual STIKOM Surabaya merupakan laporan tentang saldo dan pengeluaran keuangan yang digunakan untuk keperluan kegiatan yang diadakan oleh Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunikasi Visual. Disini penulis hanya dapat merekap dan mengatur ulang tentang anggaran pengeluaran keuangan yang digunakan untuk kegiatan berdasarkan bulan januari sampai dengan bulan juli. Format dalam pembuatan anggaran sudah ada dan ditentukan oleh Program Studi Komputer Multimedia dan Desain Komunkasi Visual STIKOM Surabaya. Pengelolaan anggaran keuangan didasarkan pada operasional, program kerja dan investasi.

4. Untuk membuat surat undangan pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya dengan beberapa penerima yg berbeda tidak perlu membuat dokumen untuk setiap penerima undanngan, Microsoft Word telah memudahkan hal tersebuat dengan fasilitas Mail Merge yang hanya perlu membuat dokumen sekali yang kemudian digunakan untuk setiap semua identitas penerima yang berbeda.Terdapat

lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu:

a. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document). b. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data

Source).

c. Menggabungkan Main Document dengan Data Source.

d. Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document.

e. Menampilkan data pada Main Document.

5. Pada saat penulis melakukan Proyek Akhir pada Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya bertepatan dengan tahun ajaran baru sehingga penulis mempunyai kesempatan untuk merekap serta mebuat data jadwal kuliah ajaran baru yang digunakan oleh dosen-dosen sebagai pedoman untuk mengetahui jadwal mengajar.Penjadwalan tersebut dibuat agar tampilan lebih menarik dan mudah dipahami dan juga sebagai data jadwal ajaran tahun baru semester 11.1. Pembuatan jadwal tersebut didapat dari data yang sudah dibuat, disesuaikan dan ditentukan oleh pihak STIKOM Surabaya dibagian tertentu.

6. Pada proses melakukan Optical Character Recognition (OCR) yang menggunakan dua langkah yang berbeda yaitu dengan cara online dan menggunakan aplikasi, terdapat sedikit kesamaan dan banyak perbedaan. Dalam proses awal melakukan Optical Character Recognition (OCR) secara online dan melakukanOptical Character Recognition

(OCR)dengan menggunakan aplikasi tahap pertama dan kedua sama. Namun pada tahap selanjutnya berbeda, yaitu :

a. Melakukan Optical Character Recognition (OCR) secara online hasilnya lebih bagus dan jelas, bisa langsung di download kedalam bentuk Microsoft Word atau pdf. Tetapi tahap pelaksanaannya lebih rumit karena memerlukan pengaturan terlebih dahulu salah satu diantaranya adalah memasukkan kode dan proses upload pengubahan dari gambar menjadi teks dibatasi, pengguna hanya dapat mengupload 10 file perjam, dan penggunaannya harus konek dengan internet.

b. Melakukan Optical Character Recognition (OCR) dengan menggunakan aplikasi hasilnya kurang bagus, karena masih terdapat teks yang tidak dapat dibaca sehingga mempersulit pengguna karena harus membaca ulang dan mengeditnya untuk menyamakan teks dengan isi dokumen yang asli. Teks juga tidak bisa langsung di upload kedalam bentuk dokumen Microsoft Word ataupun pdf. Pengguna harus meakukan copy paste terlebih dahulu jika ingin memindah teks tersebut. Tetapi pengguna dapat mengupload file gambar yang akan dijadikan teks dengan bebas tanpa dibatasi jumlahnya, tahap dengan menggunakan aplikasi ini juga sederhana, dan penggunaannya tidak memerlukan konek internet sehingga bisa digunakan setiap saat ketika dibutuhkan.

5.2 Saran

Beberapa saran yang dapat diberikan bagi Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya yang telah menjadi tempat pelaksanaan Proyek Akhir :

1. Pada proses administrasinya diperhatikan untuk segera ditangani dalam hal pembagian tugas agar prosedur administrasi bisa berjalan dengan baik guna menghemat waktu.

2. Dalam pengarsipan data–data dosen agar lebih memperhatikan penanganan dan pemeliharaan arsip agar sesuai dengan tata cara pengarsipan sehingga memudahkan dalam pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

3. Agar mempertahankan kinerja, kerja sama serta keramahan yang telah ada dan dimiliki Program Studi Komputer Multimedia STIKOM Surabaya, karena ketika kegiatan Proyek Akhir berlangsung pada bagian tersebut merasa diterima dan dibimbing dengan sangat baik oleh semua staf yang ada.

85

DAFTAR PUSTAKA

B. Day, Jerry. 1995. Teknik dan Aplikasi Super Scanning. Jakarta : Dinastindo.

Chrisyanti Dewi, Spd., M.SM., Irra. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Jakarta:Prestasi Pustaka Publisher.

Dahlan, Ahmad. 2011. Evaluasi Diri Akreditasi dan Sertifikasi. Purworejo. PPTIK Universitas Muhammadiyah Purworejo.

Haryadi, Hendi. 2009. Adinistrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf. Jakarta:Visimedia.

Kurniawan, Yahya. 2007. Belajar Sendiri Microsoft Word 2007. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

Nuraida, S.E., Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Wicaksono, Yudhi. 2010. Excel Function For Data Abalisis and Business Model.Jakarta : PT Elex Media Komputindo.