pemesanan barang, faktur, nota kredit, kuitansi, form pendaftaran dan lain-lain.
3.4.1 Keuntungan Form yang Baik
Banyak keuntungan yang dipeoleh oleh sebuah kantor yang menggunakan form, terutama dari segi waktu tenaga dan biaya. Namu, form juga
merugikan apabila pengadaan dan pengunaanya tidak berdasarkan kebutuhan kantor. Seringkali pada beberapa kantor, digunakan foemulir yang tidak sesuai
dengan kebutuhan. Akibatnya terjadi tumpukan foemulir yang sudah tidak diperlukan. Disamping itu cenderung membuat form terus-menerus, tetapi
mengabaikan form-form lama yang sudah banyak jumlahnya. Hal ini pemrosotan dn ruangan serta tempat menyimpan form tersebut menjadi kotor.
Form dibuat dengan tujuan menghimpun keterangan yang diperlukan. Kegunaan terbatas pada satu jenis pekerjaan saja. Misalnya form penerimaan
mahasiswa baru hanya digunakan dan berlaku pada saat kepentingan tersebut saja. Jadi, keuntungan pengadaan form yang baik antara lain:
1. Dapat merekam data transaksi bisnis perusahaan.
2. Dapat melihat sapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu.
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam
bentuk tertulis. 4.
Dapat menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi.
3.4.2 Bagian-bagian Form
Isi form terdiri dai dua bagian, yakni bagian yang tercetak dan bagian yang kosong. Bagian yang tercetak barupa keterangan yang telah ditetapkan,
sedangkan bagian yang kosong adalah yang harus diisi. Mengingat banyaknya form yang dibuat dan digunakan pada sebuah
kantor, ada beberapa cara yang perlu dijadikan pedoman dalam rangka pengadaan form sebagaimana dikemukakan The Liang Gie, yaitu :
1. Setiap form hendaknya memiliki kegunaan jelas.
2. Setiap form hendaknya dilakukan standarisasi jenis kertas, ukuran,
warna dan sebagainya. 3.
Setiap form hendaknya dirancang dalam corak sederhana. 4.
Keterangan yang tercantum hendaknya diatur secara logis atau praktis agar memudahkan pengisian.
5. Bagian yang harus diisi dengan keterangan hendaknya diberi ruang
kosong yang cukup sehingga tulisan jelas. 6.
Bila mungkin, keterangan yang perlu dituliskan pengisi form sudah dicantumkan dengan kotak sehingga tinggal memberi tanda tertentu.
7. Setiap form hendaknya memiliki judul dan bila macamnya banyak,
sebaiknya diberi nomer kode. 8.
Bila formdisimpan dalam berkas, hendaknya disediakan bagian tepi kosong untuk penjepitan.
9. Form yang dipakai untuk keperluan keluar kantor, hendaknya membuat
nama organisasi yang bersangkutan. Jika keperluan intern, maka tidak memuat nama organisasi.
10. Penciptaan dan perancangan form hendaknyadipusatkan pada seseorang
petugas didalam kantor tersebut.
3.5 Microsoft Excel 2007
Kategori