PA : Sistem Administrasi Pada PT. Vitapharm dan STIKOM Surabaya.

PROYEK AKHIR

Nama

: CICILIA RENO IKO A. C

NIM

: 08.39015.0011

Program

: D III (Diploma Tiga)

Jurusan

: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Oleh :

Nama

: CICILIA RENO IKO A. C

NIM

: 08.39015.0011

Program

: D III (Diploma Tiga)

Jurusan

: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

Dipersiapkan dan disusun oleh Cicilia Reno Iko A. C

NIM : 08.39015.0011

Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada: Juni 2011

Susunan Dewan Penguji Pembimbing

I. Ristanti Akseptori, S.S NIDN . 0717028601

II. Magdalena N. Damayanti, S.Psi., Psikolog III. Susijanto Tri Rasmana S.Kom, MT

NIDN . 0727097302 Penguji

I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA NIDN . 0714077401

II. Marya Mujayana, S.S NIDN . 0727038201

Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Titik Lusiani, M.Kom, OCA

Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

i

ABSTRAK

Penulisan laporan akhir ini bertujuan untuk mengetahui sistem administrasi pada Unit Research and Development (R&D) PT. VITAPHARM dan Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya, sistem pengarsipan yang digunakan oleh Unit Research and Development (R&D) PT. VITAPHARM dan Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya serta penanganan faktur oleh Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM.

Metode yang digunakan dalam penulisan Proyek Akhir adalah melalui metode observasi, studi literatur dan wawancara.

Hasil yang diperoleh adalah bahwa sistem administrasi pada unit R&D PT. VITAPHARM dan Bagian PPM STIKOM Surabaya dilakukan untuk membantu pengerjaan tugas-tugas yang bersifat administratif dengan perbedaan bidang yang ditangani antara PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya, penerapan sistem pengarsipan antara R&D PT. VITAPHARM dan PPM STIKOM Surabaya memiliki kesamaan yaitu dengan menggunakan sistem abjad namun dengan perbedaaan bidang-bidang dokumen yang diarsip pada masing-masing bagian, sedangkan penanganan faktur penjualan pada Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM adalah dengan input ke dalam kartu stok barang setiap bulan.

viii DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I Pendahuluan ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan Proyek Akhir ... 4

1.5 Manfaat Proyek Akhir ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II Gambaran Umum PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya ... 7

2.1 Gambaran PT. VITAPHARM ... 7

2.1.1 Sejarah Umum PT. VITAPHARM ... 7

2.1.A Unit Research And Development ... 15

2.1.2 Tugas-Tugas Unit Research And Development ... 17

2.1.B Unit Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM ... 19

ix

2.2 Gambaran Umum STIKOM Surabaya ... 21

2.2.1 Sejarah Umum STIKOM Surabaya ... 21

2.2.A Sejarah Umum Bagian Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya ... 29

2.2.2 Tugas-Tugas Bagian Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM SURABAYA ... 31

2.3 Gambaran Umum Tempat Proyek Akhir ... 32

BAB III Landasan Teori ... 33

3.1 Sistem Administrasi ... 33

3.2 Arsip... 34

3.2.1 Tujuan Kearsipan ... 34

3.2.2 Jenis- Jenis Arsip ... 34

3.2.3 Perlengkapan Pengarsipan ... 36

3.2.4 Sistem Pengarsipan ... 37

3.3 Koperasi ... 39

3.3.1 Landasan Dan Azas Koperasi ... 39

3.3.2 Tujuan Koperasi ... 40

3.3.3 Fungsi Dan Peran Koperasi ... 40

3.3.4 Prinsip Koperasi ... 41

3.4 Faktur ... 41

BAB IV Hasil Dan Pembahasan ... 42

4.1 Hasil Dan Pembahasan Unit Research And Development (R&D) PT.VITAPHARM ... 43

x

4.1.2 Pembuatan Daftar Materi Safety Data Sheet (MSDS) Dan Certificate Of Analysist (COA) Yang

Digunakan Oleh PT.VITAPHARM ... 46

4.1.3 Pengarsipan Dokumen-Dokumen R&D PT. VITAPHARM ... 49

4.1.4 Pembuatan Data Arsip Produk Kosmetik ... 56

4.1.5 Pembuatan Berita Acara Musnah Arsip ... 57

4.2 Hasil Dan Pembahasan Bagian Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya ... 58

4.2.1 Posting Buku Prosiding Tahun 2006-2010 Kedalam Web Seminar Nasional Teknologi Informasi (SNASTI) ... 58

4.2.2 Pengarsipan Dokumen Bagian Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya .... 66

4.3 Hasil Dan Pembahasan Penanganan Faktur Penjualan Pada Unit Koperasi Karyawan Viva Cosmetics ... 79

BAB V Penutup ... 88

5.1 Kesimpulan ... 88

5.2. Saran ... 90

DAFTAR PUSTAKA ... 92

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2. 1 Penghargaan yang Diperoleh PT. VITAPHARM ... 13

Tabel 2. 2 Ruangan dalam Unit R&D ... 18

Tabel 4. 1 Rincian Tugas selama Proyek Akhir pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya ... 43

Tabel 4. 2 Tabel Ruangan Yang Ada Pada R&D ... 44

Tabel 4. 3 Tabel Nama Jenis Dokumen R&D Yang Diarsip ... 55

Tabel 4. 4 Perbandingan Sistem Administrasi dan Sistem Pengarsipan R&D PT. VITAPHARM dan PPM STIKOM Surabaya ... 77

Tabel 4. 5 Daftar Barang Dalam Kategori Bahan Pokok ... 81

Tabel 4. 6 Daftar Barang Dalam Kategori Cafe ... 82

Tabel 4. 7 Daftar Barang Dalam Kategori Kosmetik ... 83

Tabel 4. 8 Daftar Barang Dalam Kategori ATK ... 84

Tabel 4. 9 Daftar Barang Dalam Kategori Sandang ... 84

xii DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PT. VITAPHARM ... 14

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Unit Research and Development ... 16

Gambar 2. 3 Struktur Organisasi KOPKAR VICOS ... 20

Gambar 2. 4 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya ... 28

Gambar 4. 1 Daftar Inventaris Peralatan Kantor Pada Ruangan R&D ... 45

Gambar 4. 2 Daftar Sertifikat Halal Bahan Baku yang Masih Berlaku ... 47

Gambar 4. 3 Mem-block Nama Dokumen ... 51

Gambar 4. 4 Memilih Menu Sort ... 52

Gambar 4. 5 Mengurutkan Nama Jenis Dokumen Sesuai Abjad ... 53

Gambar 4. 6 Sistem Penyimpanan Arsip Pada Filing Cabinet ... 54

Gambar 4. 7 Data Arsip Produk ... 56

Gambar 4. 8 Berita Acara Musnah Arsip Dokumen ... 57

Gambar 4. 9 Tampilan Awal Web SNASTI Dengan User ... 59

Gambar 4. 10 Tampilan Web SNASTI Dengan User ... 60

Gambar 4. 11 Tampilan Saat Memilih Menu Add New ... 61

Gambar 4. 12 Penulisan Judul Dan Isi Artikel ... 62

Gambar 4. 13 Pemilihan Kategori Penyimpanan Artikel ... 63

Gambar 4. 14 Memilih Opsi Publish Untuk Menerbitkan Artikel ... 64

Gambar 4. 15 Tampilan Web SNASTI ... 65

Gambar 4. 16 Contoh Surat Keputusan Dosen Pembimbing TA ... 67

xiii

Gambar 4. 18 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad A-H ... 69

Gambar 4. 19 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad I-R ... 69

Gambar 4. 20 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad S-Y ... 70

Gambar 4. 21 Rekap data Penelitian Dosen Muda tahun 2007 ... 70

Gambar 4. 22 Rekap Data Penelitian Dosen tahun 2008 ... 71

Gambar 4. 23 Rekap Data Penelitian Dosen tahun 2009 ... 72

Gambar 4. 24 Pemberian Kode Pada Arsip Dosen ... 73

Gambar 4. 25 Penyimpanan Arsip Hasil Penelitian Dosen Muda ... 74

Gambar 4. 26 Sistem Pengarsipan PPM STIKOM Surabaya ... 75

Gambar 4. 27 Contoh Faktur Penjualan Koperasi Karyawan VICOS ... 80

Gambar 4. 28 Contoh Penulisan Pada Kartu Stock ... 86

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, profesi sekretaris semakin dituntut kemampuannya untuk dapat melakukan tugas secara profesional. Ruang lingkup sekretaris semakin luas, tidak hanya menangani tugas rutin seperti surat menyurat, pengarsipan, mengatur jadwal pimpinan, melainkan diharapkan bisa menerapkan ide, mengaplikasikan berbagai kemampuan berbahasa dan teknologi bagi kemajuan perusahaan. Seperti yang kita ketahui bersama, dalam suatu perusahaan yang berkembang dibutuhkan adanya komputerisasi di berbagai bidang.

Dalam tiga bulan di perusahaan, diambil dua tempat yang berbeda untuk pelaksanaan Proyek Akhir, yaitu dua bulan pertama di PT. VITAPHARM dengan berfokus pada unit Research and Development (R&D) dan Koperasi Karyawan, satu bulan berikutnya di STIKOM Surabaya dengan berfokus pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM). Secara garis besar, permasalahan yang dihadapi oleh PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya adalah penanganan administrasi, sehingga melalui laporan ini akan diperoleh gambaran mengenai kegiatan administrasi pada dua tempat tersebut.

Cara kerja di bagian Research and Development PT. VITAPHARM adalah mengembangkan mutu suatu produk dalam pembuatan formula dan diperkaya oleh teknik prosesnya agar menghasilkan teknik proses pembuatan

kosmetik yang modern dan dapat memperkaya suatu produk. Disamping pembuatan formula suatu produk kosmetik, dilakukan pengamatan sistem administrasi pada unit R&D. Diantaranya penanganan arsip yang masih diperlukan serta pemusnahan arsip yang sudah tidak berlaku.

Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat pada STIKOM Surabaya, adalah suatu bagian dari organisasi pada STIKOM Surabaya yang menjembatani dan membantu dosen-dosen STIKOM Surabaya untuk melaksanakan salah satu tugas Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu dengan melakukan pelatihan-pelatihan komputer terhadap masyarakat sekitar Surabaya, baik instansi maupun perkumpulan-perkumpulan. Dari tugas-tugas pada unit R&D PT. VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya maka akan diambil pokok permasalahan mengenai sistem administrasi dan pengarsipannya. Sedangkan pada bagian Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM, menangani penjualan barang yang dibagi menjadi beberapa kategori yaitu kategori bahan pokok, kosmetik, makanan, minuman, alat tulis kantor, sandang dan home supplies. Dari kategori barang di atas setiap faktur penjualan per bulan, akan diinput secara manual ke dalam kartu stock barang koperasi karyawan PT. VITAPHARM.

Dengan kondisi pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya terdapat pengaplikasian ilmu Microsoft Office 2003 dan 2007 dan ilmu pengarsipan. Dengan bekal ilmu tersebut dan mendapat pengalaman langsung dari PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya, maka laporan Proyek Akhir ini akan memberikan gambaran untuk mengkaji tentang “SISTEM ADMINISTRASI PADA PT. VITAPHARM DAN STIKOM SURABAYA”

1.2 Perumusan Masalah

Dalam mengatasi berbagai permasalahan dalam bidang administrasi yang kompleks pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana penerapan sistem administrasi pada unit R&D PT. VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya?

2. Bagaimana sistem pengarsipan unit R&D PT. VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya dilakukan?

3. Bagaimana cara penanganan faktur penjualan pada Koperasi Karyawan?

1.3 Pembatasan Masalah

Pembahasan terhadap rumusan masalah pada unit R&D, Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya, akan dibatasi sebagai berikut :

1. Tugas-tugas yang dilakukan oleh administrasi unit R&D PT. VITAPHARM adalah melakukan pengarsipan dokumen-dokumen R&D yang berupa daftar inventaris ruang R&D, Daftar Materi Safety Data Sheet (MSDS) dan Certificate Of Analyst (COA) yang digunakan PT. VITAPHARM, daftar approved supplier bahan baku dari Perusahaan pemasok bahan baku, daftar Sertifikat Halal bahan baku yang masih berlaku, daftar surat pernyataan nama bahan dari pabrik atau supplier, data arsip produk kosmetik, daftar berita acara musnah arsip. Sedangkan pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya adalah melakukan pengisian atau posting

buku prosiding kedalam web Seminar Nasional Teknologi Informasi (SNASTI)

2. Melakukan pengarsipan dokumen-dokumen unit R&D PT. VITAPHARM menggunakan Microsoft Office 2007 dan sistem abjad pada sistem pengarsipannya. Dokumen-dokumen unit R&D yang ada pada lemari arsip ditata berdasarkan sistem abjad dan menurut penomoran dipisahkan antara tahun yang lama dengan tahun yang baru untuk memudahkan pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sedangkan penanganan dokumen pada bagian PPM STIKOM Surabaya adalah pengarsipan data-data dosen berdasarkan abjad dan sistem penomoran.

3. Penanganan faktur-faktur penjualan yang telah ada perbulan akan di input secara manual kedalam kartu stock yang sudah tersedia di unit Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM.

1.4 Tujuan Proyek Akhir

Tujuan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Melakukan tugas-tugas administrasi pada unit R&D PT. VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya

2. Mengarsip dokumen-dokumen unit R&D PT. VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya menggunakan sistem abjad dan penomoran pada judul dokumen

3. Melakukan koreksi maupun input faktur penjualan sesuai kategori ke dalam kartu stock barang secara manual pada Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM

1.5 Manfaat Proyek Akhir

Bagi Unit Research and Development (R&D), Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM dan Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya telah sangat membantu dalam memberikan tenaga dan pikirannya untuk dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas administrasi yang diberikan oleh unit Research and Development, Koperasi Karyawan pada PT. VITAPHARM dan Bagian PPM STIKOM Surabaya sehingga tugas-tugas dapat terselesaikan dengan baik dan dapat menata sistem penyimpanan arsip supaya lebih rapi dan memudahkan dalam pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk lebih memudahkan dalam mempelajari isi dari Proyek Akhir ini, maka dibuatlah suatu sistematika penulisan. Penulisan Proyek Akhir ini menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan baik secara umum maupun khusus, kontribusi dan sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PT. VITAPHARM

Bab ini berisi gambaran umum pada bagian tempat pelaksanaan Proyek Akhir yaitu pada unit Research and Development dan Koperasi karyawan PT. VITAPHARM dan bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya yang menyangkut struktur organisasi serta tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian tersebut.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini berisi penjelasan tentang teori-teori penunjang yang digunakan untuk menyelesaikan tugas selama Kerja Praktek sehingga dapat menyelesaikan laporan Proyek Akhir.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi penjelasan tentang prosedur Proyek Akhir dan penjelasan mengenai tugas-tugas yang harus dilakukan selama pelaksanaan Proyek Akhir. Bab ini juga membahas tentang hasil-hasil pembahasan yang telah diperoleh selama mengikuti kegiatan Kerja Praktek.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari hasil Proyek Akhir yang telah dilaksanakan di masing-masing bagian.

7

BAB II

GAMBARAN UMUM PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum Unit Research and Development dan Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM serta Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat pada STIKOM Surabaya yang meliputi sejarah dan struktur organisasi, gambaran umum perusahaan meliputi sejarah, lokasi serta tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan.

2.1 Gambaran PT. VITAPHARM

2.1.1 Sejarah Umum PT. VITAPHARM

Pada akhir tahun 1961, Haji Muhammad Husein Alhamid, Nehemia pesik, Drs. Wim Kalona Apt, Drs. Estefanus Looho Apt, Drs. Grouw Soen Hok Apt telah bersepakat untuk mendirikan suatu pabrik Farmasi di Surabaya. Untuk mewujudkan tekad mereka, didirikan PT. General Indonesian Producing Centre di Jalan Karet 80-86, Surabaya, yang di kukuhkan di muka notaris Mr. Oe Siang Djie pada tanggal 30 april 1962.

Kemudian dalam bulan juni 1962 telah diperluas dengan ikut sertanya Dr. Tio Tiong Hoo, yang khusus memimpin pembuatan kosmetik. Kemudian dua tahun kemudian, pada tanggal 13 juni 1964, nama perusahaan diganti menjadi PT. Pabrik Pharmasi "Vita".

Mengapa menggunakan nama "Vita"?

produksi utama adalah obat – obatan, sementara Viva Kosmetik masih merupakan produk sampingan. Perusahaan semakin besar dan berkembang, modal pun selalu bertambah.

Tetapi, di akhir tahun 1966 pemerintah mengambil suatu tindakan tegas di bidang moneter. Seribu rupiah menjadi satu rupiah. Walaupun modal menjadi kecil, namun produksi terus meningkat, pemasaran berkembang dan produk mulai bergeser, sehingga kosmetik menjadi produk utama PT. Paberik Pharmasi “Vita”.

Produksi PT. Paberik Pharmasi “VITA” dalam perkembangannya mendapat tempat di hati masyarakat, dan permintaan pun semakin meningkat. Bagaimana mengatasi hal ini? Diambil langkah positif, yakni Penanaman Modal Dalam Negeri atau PMDN. Penanaman modal ini terwujud dalam pembangunan pabrik baru PT. Paberik Pharmasi “VITA”/VIVA Cosmetics pada pertengahan tahun 1973 di Jalan Panjang Jiwo Rungkut, Surabaya.

Dengan luas tanah 4,8 ha, serta dilengkapi mesin-mesin baru dan peralatan lain yang dibutuhkan, PT. Paberik Pharmasi “VITA” mengembangkan produk-produk unggulannya saat itu seperti Viva Milk Cleanser&Face Tonic, Viva Hand and Body Lotion, Viva Face Powder dan lain-lain.

Pemindahan dari pabrik lama ke pabrik baru ini telah berlangsung sejak bulan Juni 1974. Bukan hanya mesin-mesin yang perlu ditambah, tapi faktor manusia pun perlu mendapat perhatian, dalam rangka perusahaan ikut berpartisipasi memperluas kesempatan kerja, sehingga jumlah seluruh pekerja meningkat menjadi 500 orang lebih.

Tepat pada hari Kamis, 24 Juli 1975, oleh M. Yusuf sebagai Menteri Perindustrian Republik Indonesia bersama R. P. Mohammad Noer yang menjadi

Gubernur K.D.H. Tk I Jawa Timur saat itu, PT. Paberik Pharmasi “VITA” diresmikan beroperasi di pabrik yang baru di Jalan Panjang Jiwo, Rungkut, Surabaya.

Situasi ini turut berpengaruh pada struktur permodalan PT. Paberik Pharmasi “VITA”, namun karena komitmen para pendiri dan pemiliknya yang terus berupaya melangsungkan usaha ini, maka persoalan tersebut dapat teratasi. Pada tahun 1983 dengan bergabungnya Djoenaedi Joesoef yang juga pemilik PT. Konimex, Solo menjadi pemegang saham terbesar, PT. Paberik Pharmasi “VITA” semakin menguatkan langkahnya untuk menjadi produsen kosmetika yang berjaya di tanah air ini. Perubahan itu ditandai pula dengan perubahan pengurus PT. Paberik Pharmasi “VITA”, dimana melalui rapat pemegang saham tanggal 21 September 1984, telah ditetapkan susunan Komisaris dan Direksi sebagai berikut :

Komisaris : Djoenaedi Joesoef Direktur I : Masmuin Kuntjoro Direktur II : Drs. Hendro Sutanto Direktur III : Hendro Santoso

Tiada yang abadi selain perubahan, karena itu sebagai proses alih generasi untuk menyambut berbagai perkembangan dan perubahan di dunia bisnis maka pada tahun 1998, sekali lagi perusahaan berganti nama menjadi PT. VITAPHARM, dengan susunan pengurus:

Komisaris : Djoenaedi Joesoef Ichwan Wahyudi, dr. Masmuin Kuntjoro Komisaris Independen : Jos Gustama

Direktur : Susanto Nugroho

Selain perubahan pada unsur manajemen, perkembangan perusahaan ditandai pula dengan perkembangan sarana dan prasarana produksi.

Perkembangan dalam bidang ketenagakerjaan menuntut proses pengelolaan yang baik karena dengan demikian akan tercipta suasana kerja serta iklim usaha yang harmonis, untuk itu Perusahaan memberikan perhatian terhadap kebutuhan-kebutuhan karyawan antara lain:

1. Gaji/upah yang disesuaikan dengan ketetapan pemerintah maupun kondisi pasar tenaga kerja.

2. Pemberian tunjangan beras. 3. Tunjangan hari raya.

4. Bantuan pengobatan yang terdiri dari dokter, rawat jalan maupun rawat inap.

5. Gratifikasi tahunan, sesuai dengan kemampuan perusahaan.

6. Penghargaan masa kerja 15 tahun yang dirupakan dalam bentuk medali emas, sejumlah uang dan piagam penghargaan.

Disamping itu, perusahaan juga mendukung pendirian koperasi karyawan dan menyediakan sarana musholla.

Untuk memudahkan masyarakat dalam mengenal dan mendapatkan produk kosmetik, maka melalui distributor dan agen yang tersebar diseluruh Indonesia, produk PT. VITAPHARM hingga saat ini disebarluaskan di pusat-pusat perdagangan, baik melalui pasar tradisional maupun modern, baik di kota maupun di pelosok-pelosok desa.

Dan untuk meningkatkan kepuasan konsumen serta memperkenalkan lebih dekat tentang produk-produk PT. VITAPHARM, sekaligus menghimpun masukan-masukan berharga dari para konsumen, PT. VITAPAHRM menyediakan pusat-pusat perawatan kecantikan, serta menyelenggarakan penyuluhan kepada konsumen dan pada calon konsumen tentang cara-cara penggunaan konsumen yang benar.

Saat ini PT. VITAPHARM telah menghasilkan produk yang meliputi merk Viva Cosmetics, Viva Queen Cosmetics, Red-A Cosmetics dan Viva White Cosmetics, dengan produk perawatan rambut, wajah, badan dan tata rias.

2.1.2 VISI dan MISI PT. VITAPHARM

Adapun Visi dan Misi PT. VITAPHARM adalah sebagai berikut : Visi PT. VITAPHARM adalah :

1. Untuk menjadi perusahaan kosmetik tropis terkemuka

2. Produk kosmetik PT. VITAPHARM dapat dipercaya oleh masyarakat global.

Misi PT. VITAPHARM adalah :

1. Bekerjasama dalam penelitian dan pengolahan bahan dasar kosmetik, sehingga mampu menghasilkan produk – produk kosmetik yang

mempunyai keunggulan kompetitif dan berkhasiat untuk mengimbangi dampak negatif dari iklim tropis serta mengikuti perkembangan gaya hidup.

2. Mengembangkan kemampuan dan motivasi karyawan untuk: a. Menghasilkan produk berkualitas.

b. Menggalang kemitraan dengan pihak – pihak yang seiring dengan visi perusahaan

c. Memelihara kesinambungan usaha.

3. Menyediakan produk, jasa perawatan dan informasi kosmetik yang sesuai, mudah terjangkau bagi wanita dan mereka yang ingin memiliki wajah dan kulit tubuh yang terawat baik.

4. Ikut memelihara kelestarian lingkungan dengan memetuhi ketentuan – ketentuan yang berlaku.

Untuk menjamin kualitas dan keamanan keamanan produk yang dihasilkan PT. VITAPHARM telah menerapkan serta memperoleh sertifikasi atas Cara-cara Pembuatan Kosmetika yang Baik (CPKB) yang diterbitkan oleh Badan POM RI.

Upaya untuk senantiasa berkembang dan memenuhi kebutuhan konsumen melalui produk berkualitas tampaknya mendapat respon yang cukup baik dari masyarakat, hal ini nampak dalam berbagai penghargaan yang telah diterima PT. VITAPHARM, diantaranya:

Tabel 2. 1 Penghargaan yang Diperoleh PT. VITAPHARM

Nama Kategori

Jenis Penghargaan

Kategori Susu Pembersih/ Viva Milk Cleanser

1. Best Brand Award, tahun 1997, 2000, s/d 2006 2. Platinum Award, tahun 2007 s/d 2010

3. Top Brand, tahun 2010

Kategori Face Tonic 1. Best Brand Award, tahun 2001 s/d 2006

2. Platinum Award, tahun 2007 s/d 2010

Kategori Bedak Wajah/ Viva Face Powder

1. Best Brand Award, tahun 1997, 2000, 2001, 2003, 2004, 2006, 2007

2. Golden Award, tahun 2008 s/d 2009 3. Platinum Award, tahun 2010

4. Top Brand, tahun 2005 s/d 2008, 2010

Kategori Lipstick 1. Best Brand Award, tahun 2006, 2007, 2009, 2010

2. Top Brand Award, tahun 2007, 2008

Kategori Eye Brow Pencil Bazaar Beauty Award, tahun 2007 s/d 2010

Kategori Foudation Best Brand Award, tahun 2010

Berikut adalah Struktur Organisasi pada PT. VITAPHARM :

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PT. VITAPHARM Unit Internal

2.1.A Unit Research and Development

Research and Development (R&D) atau yang biasa dikenal Riset Pengembangan Produk (RPP) merupakan bagian dari PT. VITAPHARM yang berada langsung dibawah garis komando dari Presiden Direktur. Research and Development adalah bagian yang bergerak dalam penelitian maupun pembuatan formula-formula kosmetik yang akan diproduksi oleh perusahaan. Research and Development bersama Quality Control (QC) selain menangani pembuatan formula, juga melakukan uji dan penelitian terhadap setiap bahan baku kosmetika dari supplier yang digunakan oleh perusahaan, setelah bahan baku tersebut dinyatakan aman untuk diaplikasikan terhadap produk kosmetik Viva.

Dalam Research and Development terdapat bagian atau tim-tim penggerak unit ini. Diantaranya, tim proses, tim produk rias, tim produk perawatan dan staf standarisasi dan registrasi. Masing-masing tim mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Adapun jenis-jenis produk kosmetik yang telah di produksi secara resmi oleh PT. VITAPHARM adalah :

a. Produk VIVA

b. Produk VIVA QUEEN c. Produk VIVA WHITE d. Produk Red-A

Berikut adalah Struktur Organisasi Research and Development :

2.1.2

Tugas-tugas Unit Research and Development

Tugas-tugas unit Research and Development meliputi :

a. Tugas-tugas Tim Proses

Tugas-tugas dari Tim Proses pada unit Research and Development adalah: 1. Membuat flow sheet atau alur proses produksi secara skematis 2. Membuat catatan pengemasan batch

3. Membantu Tim Produk Rias dan Tim Produk Perawatan dari segi proses pembuatan formula.

b. Tugas-tugas TimProduk Rias

Tugas-tugas dari Tim Proses pada unit Research and Development adalah : 1. Membuat formulasi produk Rias VIVA Kosmetik, VIVA QUEEN,

VIVA WHITE dan Red-A

2. Mengatasi masalah produksi sehubungan dengan formula produk rias

3. Melakukan substitusi bahan yaitu melakukan perbandingan dari suatu bahan pokok dengan supplier yang berbeda agar dapat diketahui tingkat keamanan dan kualitas bahan apabila di aplikasikan kedalam produk kosmetik.

4. Membuat catatan pengolahan batch

c. Tugas-tugas TimPerawatan

1. Membuat formulasi produk perawatan VIVA Kosmetik, VIVA QUEEN, VIVA WHITE dan Red-A

2. Mengatasi masalah produksi sehubungan dengan formula produk perawatan

3. Melakukan substitusi bahan yaitu melakukan perbandingan dari suatu bahan pokok dengan supplier yang berbeda agar dapat diketahui tingkat keamanan dan kualitas bahan apabila di aplikasikan kedalam produk kosmetik.

4. Membuat catatan pengolahan batch

d. Tugas-tugas Staff Standarisasi dan Registrasi

1. Mendaftarkan produk kosmetik ke BPOM sebelum di launching 2. Membuat metode analisa

3. Bertanggung jawab terhadap penyediaan standar produk

4. Membuat spesifikasi bahan baku dan bahan pengemas produk kosmetik

Tabel 2. 2 Ruangan dalam Unit R&D

No. Nama Ruangan

1. Ruang Ketua Komite 2. Ruang Rapat

3. Ruang Inkubator 4. Ruang Olah

5. Ruang Aplikasi Responden 6. Ruang Ketua Tim

7. Ruang Administrasi 8. Ruang Timbang 9. Ruang Retain Sample

2.1.B Unit Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM

Koperasi karyawan VIVA COSMETICS “VICOS” atau yang lebih dikenal sebagai KOPKAR VICOS. Koperasi ini berkedudukan di Jalan Panjang Jiwo-Tenggilis Mejoyo Surabaya. KOPKAR VICOS merupakan koperasi yang berlandaskan Pancasila dan UUD 1945 dan memiliki azas kekeluargaan untuk menggalang kerjasama untuk memajukan kepentingan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya dalam rangka pemenuhan kebutuhan.

KOPKAR VICOS menyelenggarakan usaha-usaha diantaranya pertokoan yang menjual kebutuhan primer dan sekunder bagi anggota serta memasok kebutuhan Alat Tulis Kantor Perusahaan.

Kekuasaan tertinggi dari struktur organisasi KOPKAR VICOS ada pada Rapat Anggota dimana Rapat anggota diadakan sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun. Dari rapat anggota kemudian ditetapkan anggaran dasar, kebijaksanaan umum dibidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi, pemilihan pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas, menetapkan pula rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi serta pengesahan laporan keuangan.

Berikut adalah Struktur Organisasi Koperasi Karyawan :

2.1.3 Fungsi-fungsi Koperasi Karyawan

Adapun fungsi dari Koperasi Karyawan VIVA Cosmetics adalah : a. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi

anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.

b. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat.

c. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko-gurunya.

d. Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional, yang merupakan usaha bersama berdasarkan atas asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi.

e. Mengembangkan kreativitas dan membangun jiwa berorganisasi bagi anggotanya.

2.2 Gambaran Umum STIKOM Surabaya

2.2.1 Sejarah Umum STIKOM Surabaya

Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.

Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.

Atas dasar pemikiran inilah, maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983. Tokoh pendirinya pada saat itu adalah :

1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono 2. Ir. Andrian A. T

3. Ir. Handoko Anindyo 4. Dra. Suzana Surojo 5. Dra. Rosy Merianti, Ak

Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS tanggal 2-3 Maret 1984 kepanjangan AKIS dirubah menjadi Akademi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2. Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis

Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.

Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Dan pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM Surabaya , singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86 yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan D III Manajemen Informatika. Di samping itu STIKOM Surabaya juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II STIKOM Surabaya . Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Bapak Wahono Gubernur Jawa Timur pada saat itu. Secara berturutan perkembangan dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. 19 Juni 1984

2. 30 Maret 1986

AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya )

3. 25 Nopember 1986

STIKOM Surabaya mendapatkan status TERDAFTAR untuk program S1 dan DIII Manajemen Informatika.

4. 11 Desember 1987

Peresmian Gedung STIKOM Surabaya Jl. Kutisari 66 Surabaya oleh Bapak Wahono Gubenur Jawa Timur saat itu. Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Akuntansi.

5. 1990

Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan / Perbankan 6. 1 Januari 1992

Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer dengan status TERDAFTAR

7. 19 Maret 1992

DIII Manajemen Informatika memperoleh status DIAKUI. 8. 21 Januari 1993

Program S1 Manajemen Informatika memperoleh status DIAKUI. 9. 1 November 1994

Membuka program DI program studi Komputer Grafik Multimedia 10. 31 Januari 1995

STIKOM Surabaya memperoleh kenaikan status DISAMAKAN untuk Program S1 dan DIII Manajemen Informatika

11. 28 Oktober 1997

Pemancangan tiang pertama gedung baru STIKOM Surabaya Cyber campus di Jl. Raya Kedung baruk Surabaya.

12. 12 Mei 1998

STIKOM Surabaya membuka tiga program pendidikan baru sekaligus, yaitu :

a. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer b. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia c. DI bidang studi Jaringan Komputer

13. 30 Juni 1998

STIKOM Surabaya menerima Status DISAMAKAN untuk : a. Program DII bidang studi Grafik Multimedia

b. Program DI semua bidang studi ( Komputer Akuntansi, Jaringan Komputer, Komputer Grafik Multimedia).

14. Desember 1998

Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional, untuk Program Pendidikan S1 Jurusan Manajemen Informatika.

15.Maret 1999

Perpindahan ke Kampus baru, Jl. Raya Kedung Baruk 98, dari Kampus STIKOM Surabaya SIER Jl. Rungkut Industri I / 1 Surabaya.

16. Juni 1999

Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi. DI Grafik dan program studi DI Multimedia, serta perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi program studi DII Multimedia.

17. Agustus 2000

Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional, untuk Program Pendidikan S1 Jurusan Teknik Komputer.

18. Mei 2002

Memperoleh status TERAKREDITASI dari Badan Akreditasi Nasional, untuk Program Pendidikan DIII Jurusan Manajemen Informatika.

19. Juli 2003

Membuka bidang studi DIII Program Studi Komputer Percetakan & Kemasan.

20.13 Agustus 2003

Program Studi Strata 1 Teknik Komputer berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem Komputer berdasar surat dari Dikti tentang Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan nomor: 1904/D/T/2003.

21. 2 September 2003

Membuka bidang studi DIII Program Studi Komputer Percetakan & Kemasan.

22. 4 Juni 2004

STIKOM Surabaya memperoleh status “TERAKREDITASI (B)” untuk Jurnal Ilmiah GEMATIKA (Jurnal Manajemen Informatika) dan “TERAKREDITASI (C)” untuk Jurnal Ilmiah GEMATEK (Jurnal Teknik Komputer).

23. 3 Maret 2005

Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi memperoleh ijin perpanjangan berdasar surat dari Dikti tentang Ijin Penyelenggaraan nomor: 644/D/T/2005.

24. 10 Mei 2005

Program Studi DIII Komputer Multimedia memperoleh Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan berdasar surat dari Dikti nomor: 1402/D/T/2005.

25. 3 Juni 2005

Program Studi Strata 1 Sistem Informasi memperoleh status “TERAKREDITASI” (SK BAN-PT nomor: 012/BAN-PT/Ak-IX/S1/VII/2005 dengan nilai 333 (B)).

26. 27 Desember 2005

Program Studi Strata 1 Sistem Komputer memperoleh status “TERAKREDITASI” (SK BAN-PT nomor: 024/BAN-PT/Ak-IX/S1/XII/2005 dengan nilai 330 (B)).

27. 16 Januari 2006

Program Studi Diploma III Komputer Sekretari & Perkantoran Modern berubah nama menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan berdasar surat dari Dikti tentang Ijin Penyelenggaraan nomor: 75/D/T/2006.

Gambar 2. 4 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya KETUA

Prof. Dr. Budi Jatmiko. M.Pd.

PEMBANTU KETUA III (BIDANG KMHS&ALUMNI) Drs. Bambang Hariadi, M.Pd. PEMBANTU KETUA II

(BIDANG SUMBER DAYA) Lilis Binawati, S.E.,M.Ak PEMBANTU KETUA I

(BIDANG AKADEMIK) Pantjawati Sudarmaningtyas, S.KOM

SEKRETARIS Pipit Dian Purwanti A.Md

PRODI S1 SI Erwin Sutomo,S.Kom.

PRODI S1 SK Yuwono Martadinata,S.T.,M.Eng.

PRODI S1 DKV Abdul Aziz,S.Sn.,M.Med.Kom

PRODI S1 KA Erwin Sutomo,S.Kom.

PRODI DIV MM Abdul Aziz,S.Sn.,M.Med.Kom

PRODI DIV MI Titik Lusiani,M.Kom,OCA.

PRODI DIII KPK Titik Lusiani,M.Kom,OCA.

PRODI DIII KGC Ir. Hardman Budihardjo,M.Med.Kom. MOS BAAK Vivine Nurcahyawati,S.Kom,OCA LABKOM Anjik Sukmaaji,S.Kom.,M.Eng. PA&PM

Susijanto Tri Rasmana,S.Kom.,M.T PERPUSTAKAAN

Rudi Santoso,S.Sos PPTI Lilis Indrawati,S.Sos

ADMINISTRASI UMUM Hendro Poerbo P.S.T,M.MT.,OCA

KASIE RT Marhonip.S.E. KASIE PENGADAAN N KASIE PELAYANAN KEUANGAN PSDM Oktaviani,S.E. PENMARU Januar Wibowo,S.T.,M.M KEMAHASISWAAN&ALUMNI dan CAREER CENTER KABAG KEMAHASISWAAN Nur Hesti Esa Dwirini

KASIE PUSAT KARIR&ALUMNI Sri Suhandiah.,S.S.,M.M HUMAS&PEMASARAN Arifin Puji Widodo,S.E,.M.Ak. HAI Drs.Antok Supriyanto.M.MT. KENDALI MUTU Ayuningtyas,S.Kom.M.MT. SSI Tan Amelia,S.Kom.M.MT. BD

2.2.A Sejarah Umum Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya

Pada awalnya, di STIKOM Surabaya, Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat terdiri dari dua bagian yaitu Penelitian Akademik dan Pengabdian Masyarakat. Hal ini tentunya tidak lepas dari makin tingginya tuntutan untuk pelaksanaan program Pengabdian Masyarakat, khususnya di Surabaya.

Pada tahun 1988 Ir. I Gede Arya Utama M.MT membuat penelitian pertama kali di Lembaga Penelitian STIKOM Surabaya dengan nama Departemen Penelitian dan Pengembangan atau di singkat Litbang di bawah Pembantu Ketua I.

Tempat dan lokasi pertama kali Penelitian dan Pengembangan (Litbang) adalah di lantai satu STIKOM Kutisari lalu pindah di lantai empat.

Kemudian pada tahun 2003 Penelitian dan Pengembangan (Litbang) berubah nama menjadi PPM di bawah Wakil Bidang Akademik dan Kepala Bagiannya adalah Bapak Soendoro Herlambang, ST., M.Kom. Pada tahun 2007, bagian Penelitian dan Pengembangan Masyarakat (PPM) di pecah menjadi dua bagian yaitu bagian Penelitian Akademik (PA) dan bagian Pengabdian Masyarakat (PM). Hal ini dilakukan karena semakin tingginya tuntutan pelaksanaan program Pengabdian Masyarakat, khususnya di Surabaya.

Pengabdian masyarakat sendiri, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999, merupakan kegiatan yang memanfaatkan ilmu pengetahuan dalam upaya memberikan sumbangan demi kemajuan masyarakat. Dan Bagian Pengabdian Masyarakat STIKOM Surabaya adalah bagian yang berfungsi untuk melaksanakan pengabdian masyarakat tersebut.

STIKOM Surabaya melalui Bagian Pengabdian Masyarakat, melaksananakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang ketiga yaitu melaksanakan Pengabdian Masyarakat. Hal ini sesuai dengan minat masyarakat yang ingin mengetahui dan belajar lebih jauh tentang pendidikan khususnya komputer.

Adapun Susunan organisasi pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat adalah sebagai berikut :

Kepala Bagian : Susijanto Tri Rasmana, S.Kom.,M.Eng Administrasi : Dian Arisanti A.Md.

Siti Zubaidah, S.E Staf : Harianto, S.Kom,M.Eng

Yusron Rizal, S.Si., MT

Pendukung : Seluruh dosen sebagai trainer Pelatihan, Mahasiswa sebagai asissten trainer.

2.2.2 Tugas-tugas Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya

Tugas dari Bagian PPM STIKOM Surabaya adalah : a. Pendidikan dan Pembinaan Masyarakat

1. Pemberian Keterampilan 2. Pelatihan Teknologi Informasi 3. Memberikan Informasi Peluang Kerja b. Pengembangan Sekolah

1. Pelatihan Teknologi Informasi untuk Siswa

2. Pelatihan Teknologi Informasi untuk Guru dan Staf c. Pelayanan Masyarakat Umum

1. Pelatihan Komputer

2. Pemberian Informasi terkait Teknologi Informasi dan Komunikasi 3. Menjadi Trainer Pelatihan Komputer dan Asisten Trainer Pelatihan. d. Mempersiapkan administrasi penelitian dosen, meliputi :

a. Pengiriman proposal hibah penelitian b. Mengontrol pelaksanaan penelitian c. Mengarsip hasil penelitian

d. Pengiriman laporan penelitian ke DIKTI (Dinas Pendidikan Tinggi) e. Menerbitkan Jurnal Penelitian (GEMATEK, GEMATIKA, dan

STIKOM Jurnal)

f. Mengadakan pelatihan yang terkait penelitian dosen

2.3 Gambaran Umum Tempat Proyek Akhir

Pelaksanaan Proyek Akhir dilaksanakan pada : 1. Tanggal : 1 Maret 2011 – 30 April 2011

Tempat : A. Research and Development (R&D) PT. VITAPHARM

B. Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM 2. Tanggal : 1 Mei 2011 – 31 Mei 2011

Tempat : Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM)

33

BAB III

LANDASAN TEORI

Dalam menyelesaikan tugas–tugas pada Divisi Research and Development (R&D) dan Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM, secara ilmiah landasan teori yang digunakan sebagai acuan yang dapat mendasari kebenaran dari setiap tindakan yang dilaksanakan dalam kegiatan Proyek Akhir agar dapat dipertanggungjawabkan adalah sebagai berikut :

3.1 Sistem Administrasi

Administrasi memiliki beberapa pengertian, diantaranya :

“Serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. (Gie dalam Amsyah, 1996 )

“Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama” (Simon dalam Darmanto, 2008)

“Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya tujuan bersama.”(Newman dalam Darmanto, 2008)

3.2 Arsip

Arsip memiliki beberapa pengertian, diantaranya adalah:

“Arsip adalah segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu disimpan” (Sparjati, 2000).

“Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali” (Gie dalam Amsyah, 1996).

“Arsip yaitu naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan”. (Wiyasa dalam Amsyah, 1996)

3.2.1 Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan menurut Amsyah (1996) adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan perusahaan atau organisasi.

3.2.2 Jenis- jenis Arsip

Bentuk arsip bisa berbagai macam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan. Menurut Amsyah (1996), arsip dapat dibedakan beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya, diantaranya :

a. Jenis arsip menurut Subjek atau isinya

Menurut subjek atau isinya, ada bermacam-macam arsip, misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan , dan lain lain.

b. Jenis arsip menurut Bentuk atau Wujud

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip ada bermacam-macam arsip,, misalnya surat (surat perjanjian/kontrak, notulen rapat, laporan-laporan, dan lain– lain), pita rekaman, microfilm, disket, flash disk, compact disk, dan lain-lain.

c. Jenis Arsip menurut Nilai atau kegunaannya

Menurut nilai atau kegunaannya, ada bermacam-macam arsip, misalnya arsip yang mempunyai nilai informasi, nilai kegunaan administrasi, nilai kegunaan hukum, nilai kegunaan sejarah, nilai kegunaan ilmiah, nilai keuangan, nilai pendidikan, dan nilai-nilai lain.

d. Jenis Arsip menurut Sifat kepentingannya

Menurut jenis arsip ini, ada bermacam–macam arsip, yaitu arsip nonesensial, arsip penting, arsip guna, dan arsip vital.

e. Jenis arsip menurut Fungsinya

Menurut jenis arsip ini, ada dua macam arsip, yaitu arsip dinamis (yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari), dan arsip statis (yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari)

f. Jenis Arsip menurut Tempat / Tingkat Pengelolaannya

Menurut tempat/tingkat pengelolaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip pusat dan arsip unit, jika kearsipan itu berkaitan dengan lembaga pemerintah, maka ada arsip pusat dan arsip nasional daerah.

g. Jenis Arsip menurut Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

3.2.3 Perlengkapan Pengarsipan

Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengarsip surat menurut Amsyah (1996) yaitu :

1 Map, merupakan lipatan karton dengan helai–helai penutup pada ketiga sisinya, biasanya perlengkapan ini digunakan untuk menyimpan arsip sementara.

2 Snelhechter, yaitu map yang dilengkapai dengan penjepit arsip.

3 Briefordner, yaitu map tebal yang dilengkapi dengan penjepit logam yang melengkung sehingga bisa memuat banyak arsip.

4 Folder merupakan lipatan karton untuk menyimpan arsip yang biasanya dilengkapi dengan tab, berfungsi untuk menempatkan kode atau indeks yang menunjukan isi folder.

5 Guide, yaitu lembaran yang berfungsi sebagai pembahas folder dan sekaligus pedoman/petunjuk klasifikasi arsip di dalam laci arsip.

6 Lemari arsip, berfungsi sebagai tempat menyimpan deretan atau tumpukan map arsip.

7 Filing cabinet, atau laci arsip, yaitu tempat khusus menyimpan folder, kadang- kadang dilengkapi dengan rel penggantung folder sehingga sangat memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip. Pada tiap laci biasanya tersedia tempat untuk menaruh kode.

3.2.4 Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan menurut Amsyah (1996) adalah sistem yang dipergunakan pada penayimpanan berkas dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan sewaktu–waktu dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu waktu diperlukan. Sistem pengarsipan merupakan urat nadi dari suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau Organisasi yang baik dapat maju dan berkembang karena sistem pengarsipannya teratur dan sistematis. Berikut ini adalah sistem penyimpanan arsip yang sudah dipergunakan, yaitu :

a. Penyimpanan secara Alfabetis atau Abjad

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang di dalammya termuat nama orang, nama organisasi nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z.

1) Keuntungan menggunakan Alfabetis atau abjad adalah :

a Mudah menggolongkan surat–surat menurut nama orang, perusahaan, dan sebagainya.

b Penyimpanan dapat dilalukan dengan cepat tanpa menggunakan indeks.

c Tidak membutuhkan space (ruang) yang besar d Sederhana, mudah di mengerti setiap orang e Mudah diingat.

2) Kerugiannya yaitu :

a Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat

b Sulit bila ada nama–nama yang sama

c Sulit meperkirakan persyaratan ruang untuk huruf–huruf abjad yang berlainan.

b. Penyimpanan menurut Nomor

Penyimpanan menurut nomor berarti arsip disimpan menurut urutan nomor dari yang terkecil hingga yang terbesar.

1) Keuntungan menggunakan sistem nomor : a Penyimpanan lebih teliti.

b Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi. c Tidak ada batasan angka

d Lebih ringkas dalam penyimpanan

2) Kerugiannya yaitu :

a Membutuhkan ketelitian jika tidak akan terjadi kesalahan yang mengakibatkan kesalahan yang mengakibatkan surat hilang.

c. Penyimpanan secara Kronologis

Penyimpanan secara kronologis yaitu penyimpanan berkas atau surat berdasarkan urutan tanggal yang tercantum dalam surat.

a Keuntungan menggunakan kronologis yaitu bermanfaat dan mudah dalam pencarian dokumen jika tanggal dokumen sudah diketahui.

b Kerugianmya yatiu tidak cocok digunakan untuk semua jenis dokumen hanya tertentu saja seperti surat–surat yang mengandung maslah masalah yang sulit dan belum diselesaikan.

3.3 Koperasi

Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum Koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas azas kekeluargaan. (Sumber: Koperasi Karyawan “VIVA COSMETICS” Anggaran Rumah Tangga, 2008)

3.3.1 Landasan dan Azas Koperasi

Koperasi berlandaskan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 dan berazaskan kekeluargaan (Sumber: Koperasi Karyawan “VIVA COSMETICS” Anggaran Rumah Tangga, 2008)

3.3.2 Tujuan Koperasi Tujuan Koperasi adalah :

1. Memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

2. Membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 (Sumber: Koperasi Karyawan “VIVA COSMETICS” Anggaran Rumah Tangga, 2008)

3.3.3 Fungsi dan Peran Koperasi

Fungsi dan peran koperasi menurut buku Koperasi Karyawan “VIVA

Cosmetics” Anggaran Rumah Tangga, 2008 adalah :

a. Membangun dan mengembangkan potensi serta kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.

b. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat.

c. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai sokogurunya.

d. Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional yang merupakan usaha bersama berdasarkan atas azas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi. (Sumber: Daftar Umum Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha kecil Republik Indonesia kantor wilayah Propinsi Jatim)

3.3.4 Prinsip Koperasi

Prinsip Koperasi meliputi :

a. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka b. Pengelolaan dilakukan secara demokratis

c. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota

d. Pemberian balass jasa yang terbaatas terhadap modal e. Kemandirian

(Sumber: Daftar Umum Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha kecil Republik Indonesia kantor wilayah Propinsi Jatim)

3.4 Faktur

Faktur dalam bahasa Belanda: factuur atau tagihan adalah sebuah perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan pembayaran.

Setiap perusahaan mempunyai bentuk faktur yang berbeda, sesuai kebutuhan masing-masing. Secara umum sebuah faktur merupakan suatu bukti surat dagang yang memuat rincian dari barang-barang yang dikirim kepada pihak tertentu.

42 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama tiga bulan. Dalam waktu tiga bulan , program Proyek Akhir tersebut dilaksanakan di dua tempat. Dua bulan pertama di PT.VITAPHARM yaitu pada unit Research and Development (R&D) dan Koperasi Karyawan VICOS, sedangkan satu bulan berikutnya pada Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya.

Pelaksanaan Proyek Akhir dilaksanakan pada : 1. Tanggal : 1 Maret 2011 – 30 April 2011

Tempat : A. Research and Development (R&D) PT. VITAPHARM

B. Koperasi Karyawan PT. VITAPHARM 2. Tanggal : 1 Mei 2011 – 31 Mei 2011

Tempat : Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya

Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang telah berlangsung dalam kurun waktu tiga bulan, tugas-tugas yang dilakukan meliputi tugas administrasi dan pengarsipan. Berikut ini merupakan rincian kerja pada unit Research and Development (R&D), Koperasi Karyawan dan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat :

Tabel 4. 1 Rincian Tugas selama Proyek Akhir pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya

PT. VITAPHARM

STIKOM Surabaya

Research and

Development (R&D) Koperasi Karyawan "VICOS"

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

Membuat daftar inventaris Ruang R&D

Mengelompokkan barang kedalam jenis kategori barang

Mem-popting buku prosiding ke dalam web SNASTI tahun 2006-2010

Membuat daftar

Materi Safety Data Sheet (MSDS) dan Certificate of Analysist (COA) atau daftar

approved pupplier bahan baku

Mengurutkan nama barang dalam kategori barang tersebut sesuai abjad

Membuat daftar serifikat halal

Memasukkan penjualan barang dari faktur penjualan ke dalam kartu stok barang sesuai dengan jenis kategori barang.

Mengarsip data dosen STIKOM meliputi SK mengajar atau dosen pembimbing TA dan hasil karya ilmiah dosen

Mengarsip dokumen R&D

Mengarsip data arsip produk kosmetik

Membuat berita acara musnah arsip

Membuat daftar dokumen tidak berlaku/

Mapter Lipt PPI yang sudah tidak berlaku

4.1 Hasil dan Pembahasan Unit Research and Development (R&D) PT.VITAPHARM

Pada pelaksanaan Proyek Akhir pada unit Research and Development (R&D), kegiatan administrasi yang dilakukan diantaranya Pembuatan Daftar Inventaris ruangan Research and Development (R&D), pembuatan daftar Materi Safety Data Sheet, membuat daftar sertifikat halal (SH) bahan baku yang masih berlaku, membuat daftar nama bahan dari pabrik atau supplier, mengarsip

dokumen R&D, membuat data arsip produk kosmetik, membuat berita acara musnah dan membuat dafttar dokumen tidak berlaku.

4.1.1 Pembuatan Daftar Inventaris Kantor

Pada unit R&D, setiap inventaris yang ada pada ruangan R&D selalu dilakukan pencatatan untuk perhitungan setiap barang yang ada ataupun barang yang rusak. Pencatatan inventaris peralatan dan perlengkapan kantor selalu diupdate setiap bulannya, mulai dari nama barang, merk, type, kode dan lokasi (tempat barang tersebut berada). Ruangan yang ada pada unit R&D PT. VITAPHARM diantaranya :

Tabel 4. 2 Tabel Ruangan Yang Ada Pada R&D

No. Nama Ruangan

1. Ruang Ketua Komite 2. Ruang Rapat

3. Ruang Inkubator 4. Ruang Olah

5. Ruang Aplikasi Responden 6. Ruang Ketua Tim

7. Ruang Administrasi 8. Ruang Timbang 9. Ruang Retain Sample

Berikut adalah contoh tabel yang digunakan oleh R&D untuk mendata inventaris peralatan dan perlengkapan ruangan :

Setiap bulan daftar inventaris ruangan yang sudah dicatatkan dalam daftar tabel inventaris tersebut selalu diperbaharui untuk mengetahui kondisi peralatan dan perlengkapan kantor tersebut. Barang yang ada memiliki jenis barang, merk barang, kode barang dan lokasi ruangan dimana barang tersebut berada yang akan dicantumkan dalam daftar inventaris ruang untuk memudahkan pendataan barang tersebut.

4.1.2 Pembuatan Daftar Materi Safety Data Sheet (MSDS) dan Certificate of Analysist (COA) yang digunakan oleh PT. VITAPHARM

Tugas administrasi pada R&D berikutnya adalah membantu staf standarisasi dan registrasi membuat daftar Materi Safety Data Sheet (MSDS) dan Certificate of Analysist (COA) yang digunakan oleh PT. VITAPHARM. . MSDS yang dimaksud adalah semua keamanan dari kegunaan bahan baku tersebut, sedangkan COA adalah hasil dari pemeriksaan yang sudah menunjukkan bahwa bahan baku tersebut memiliki tingkat keamanan dalam pengaplikasiannya kedalam suatu formula. Setiap bahan baku yang masuk dari supplier harus memiliki kriteria tersebut. Setiap bahan baku pembuatan kosmetik yang dipesan oleh perusahaan harus melewati beberapa tahap yang dilakukan oleh unit R&D dan Quality Control (QC). Setiap bahan baku yang masuk akan dilakukan percobaan untuk tahap test stabilitas terhadap suhu ruang, tingkat sensitifitas dalam pengaplikasiannya pada kulit. Pada setiap bahan baku yang masuk dan diterima oleh unit Quality Control akan mendapatkan label yang menyatakan bahwa bahan tersebut memiliki ketentuan atau standar Materi Safety Data Sheet (MSDS), Certificate of Analysist (COA), dan memiliki Sertifikat halal

Berikut adalah tampilan tabel Daftar Sertifikat Halal yang digunakan oleh PT. VITAPHARM :

Sertifikat Halal digunakan untuk pencatatan nama-nama bahan baku yang digunakan oleh PT. VITAPHARM. Dalam tabel tertera nama pabrik, ini dimaksudkan untuk lebih memudahkan pencarian bila sewaktu-waktu membutuhkan bahan baku dari nama supplier tersebut.

Di bawah ini adalah prosedur sertifikat halal : 1. Persiapan sertifikasi halal

a.Menginventarisir semua formula produk b.Mendaftar semua bahan-bahan yang digunakan

c.Mengelompokkan bahan-bahan yang termasuk kritis (dapat berkonsultasi dengan LPPOM MUI Jatim)

d.Memastikan bahan-bahan yang digunakan telah aman termasuk bahan-bahan yang kritis.

2. Menyiapkan aplikasi sertifikasi halal dengan membuat pengajuan permohonan sertifikasi halal (dengan mengisi form permohonan sertifikat halal)

3. Memasukkan formulir ke LPPOM MUI Jatim dengan mengisi formulir sesuai dengan format rangkap dua dan dimasukkan kedalam spring file folio dilengkapi dengan :

a.Daftar bahan lengkap sesuai dengan format LPPOM MUI b.Daftar aplikasi bahan

c.Foto copy KTP Penanggung jawab/Pemilik

d.Foto copy Surat ijin usaha Perdagangan (SIUP), tanda daftar industri (TDI) dan sertifikat penyuluhn dan PIRT khusus untuk Industri Rumah Tangga / foto copy MD untuk industry non-rumah tangga

e.Foto copy KTP Auditor Halal Internal f. Bagan alir proses produksi

g.Dokumen spesifikasi dan sertifikat halal untuk bahan-bahan yang digunakan.

4. Pemeriksaan kelengkapan permohonan 5. Penentuan biaya, biaya meliputi :

a.Biaya pendaftaran : Rp100.000,- b.Biaya auditing : Rp400.000,-

c.Biaya sertifikat halal antara Rp200.000,-hingga Rp3.100.000 per jenis produk (tergantung besar kecil perusahaan, volume produksi dan omzet)

d.Biaya transportasi audit (perusahaan harus menjemput) 6. Penjadwalan audit

7. Pembahasan hasil audit 8. Penerbitan sertifikat halal

4.1.3 Pengarsipan dokumen-dokumen R&D PT. VITAPHARM

Adapun peralatan yang tersedia pada unit R&D PT. VITAPHARM yang digunakan untuk mengarsip dokumen-dokumen antara lain:

a. Filing Cabinet

Tempat khusus untuk menyimpan folder (map gantung), yang dilengkapi dengan rel penggantung folder sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip.

b. Folder (Map gantung)

Lipatan karton untuk menyimpan arsip, biasanya dilengkapi dengan tab, yaitu bagian sisi folder yang menonjol untuk menempatkan kode atau indeks yang menunjukkan isi folder.

Langkah-langkah Pengarsipan

Sebelum dokumen-dokumen tersebut dimasukkan ke dalam filing cabinet, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu:

Dokumen R&D harus dibaca dan diteliti terlebih dahulu, sebelum disortir, direkap ke dalam Microsoft Excel, dan dimasukkan ke dalam filing cabinet. 2.) Setelah dibaca dan diteliti, dokumen tersebut direkap ke dalam Microsoftt

Excel 2007. 3.) Mensortir

Memilih-milih atau memiliki dokumen-dokumen yang akan disimpan untuk dikelompokan menjadi satu kelompok kode yang ada pada dokumen.

4.) Mengabjad

Setelah selesai disortir, dokumen-dokumen disusun menurut susunan abjad. Pada unit R&D dalam mengabjad menggunakan jenis dokumen.

5.) Menyimpan Arsip

Dokumen tersebut ditata dan disimpan ke dalam filing cabinet sesuai dengan abjad yang telah diterapkan pada unit R&D. Setelah itu, bagian administrasi dapat memelihara keselamatan dokumen-dokumen tersebut. Dalam penyimpanan arsip pada R&D PT.VITAPHARM menggunakan sistem pengarsipan sesuai abjad. Hal ini dikarenakan setiap arsip yang ada pada unit R&D memiliki jenis dokumen yang berbeda. Hal ini dapat dilihat dari judul atau subjek dokumen tersebut. Sehingga untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian suatu dokumen, maka dapat diarsip berdasarkan subjek. Selain itu dikarenakan, staff pada R&D dalam pencarian dokumennya berdasarkan subjek.

Penyimpanan Arsip pada Filing Cabinet

Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk mengurutkan nama jenis dokumen pada unit Research and Development PT. VITAPHARM sesuai dengan

penomoran yang diambil menurut abjad menggunakan Microsoft Excel 2007. Pencatatan nama jenis dokumen yang sudah tertera pada folder (map gantung) dilakukan ke dalam Microsoft Excel 2007, dan tidak sesuai abjad. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Block nama jenis dokumen yang sudah dimasukkan kedalam file Microsoft Excel 2007

2. Pada menu toolbar pilihlah menu Data

Di dalam Toolbar Data pilihlah menu Sort A-Z. MENU Sort A-Z berfungsi untuk mengurutkan nama data sesuai abjad A sampai Z. Sedangkan menu Sort Z-A berfungsi untuk mengurutkan nama data sesuai dengan urutan abjad dari Z sampai A.

Gambar 4. 4 Memilih Menu Sort

Pilih menu SORT A-Z untuk urutan abjad A sampai Z

ATAU

SORT Z-A untuk urutan abjad Z sampai A

3. Tampilan option yang muncul setelah Sort

Setelah memilih menu Sort A-Z maka akan muncul opsi : a.Expand the Selection: untuk mengurutkan datanya saja

b.Continue with current Selection: Tidak hanya untuk mengurutkan nama data saja tetapi dengan meng-update penomoran yang ada pada data tersebut

Gambar 4. 5 Mengurutkan Nama Jenis Dokumen Sesuai Abjad Tampilan data dan nomor akan urut secara bersamaan

Dokumen R&D tersebut diatas disimpan kedalam map snelhechter dengan tidak terurut dalam penyimpanannya pada lemari arsip. Kemudian dengan ilmu kearsipan yang sudah didapatkan selama perkuliahan, Penulis melakukan pengarsipan dengan cara membedakan tahun dokumen lama sampai dengan baru, kemudian mengurutkan subjek atau judul dokumen tersebur menurut abjad kedalam lemari arsip.

Di bawah ini merupakan gambaran pengarsipan yang menggunakan sistem nomor pada unit Research and Development dengan urutan abjad yang diambil dari dokumen R&D PT. VITAPHARM :

Gambar 4. 6 Sistem Penyimpanan Arsip Pada Filing Cabinet

No. NAMA ARSIP

1 AELI

2 DAFTAR HADIR SOSIALISASI R&D

3 DAFTAR HARGA BAHAN

3

2

1

Sudah sesuai penomoran dan menurut abjad Penulisan nama

dokumen menurut urutan nomor

Selama melakukan Kerja Praktek pada unit Research and Development PT. VITAPHARM, dokumen-dokumen R&D yang diarsip meliputi :

Tabel 4. 3 Tabel Nama Jenis Dokumen R&D Yang Diarsip

ARSIP 1

ARSIP 2

No.

Nama Arsip

No.

Nama Arsip

1 AELI 1 Bahan Sanitasi

2 DAFTAR HADIR SOSIALISASI RPP 2 Kalibrasi Daerator

3 DAFTAR HARGA BAHAN 3 Kalibrasi Inkubator

4 DAFTAR HARGA PARFUM 4 Kalibrasi PH Meter

5 DAFTAR HARGA WARNA 5 Kalibrasi Turbidimeter

6 EVALUASI PRODUK KOMPETITOR 6 Kalibrasi Viscometer

7 FORM USULAN PRODUK BARU 7 Laporan Pemeriksaan Timbangan

8 FORMULIR PENGAJUAN PERUBAHAN 8 Logsheet Pembersihan Alat

9 HASIL GC 9 Metode Analisa

10 HASIL PEMERIKSAAN BPOM 10 Metode Analisis

11 HASIL PEMERIKSAAN SUPPLIER

12 INFO ALAT

13 INFO BAHAN BAKU

14 INFO BAHAN PENGEMAS

15 INFO PARFUM

16 INFO PIGMENT

17 PENCATATAN SUHU RETAIN SAMPLE

18 PENGUMUMAN

19 PERKOSMI

20 PERUBAHAN DATA PABRIK/SMPPLIER

21 PROSEDUR PEMBERSIHAN

4.1.4 Pembuatan Data Arsip Produk Kosmetik

Administrasi pada R&D juga membuat data arsip produk kosmetik. Produk kosmetik yang sudah beredar di pasaran akan didata menggunakan Microsoft Excel 2007. Berikut tampilan data arsip produk kosmetik :

4.1.5 Pembuatan Berita Acara Musnah Arsip

Berita acara musnah yang dibuat oleh R&D PT. VITAPHARM merupakan pencatatan daftar arsip sebelum dimusnahkan. Data yang dimusnahkan adalah dokumen yang sudah memiliki kriteria tahun lama dan dapat lebih diminimalkan dengan melakukan pencatatan dalam sebuah daftar yang mencantumkan dan menginformasikan isi dari dokumen tersebut.

Berikut adalah daftar berita acara musnah arsip dokumen :

4.2 Hasil dan Pembahasan Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya

Berbeda dengan PT. VITAPHARM, pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya, tugas administrasi yang dilakukan adalah sebagai berikut :

4.2.1 Posting buku prosiding tahun 2006-2010 kedalam web Seminar Nasional Teknologi Informasi (SNASTI)

Buku Prosiding adalah kumpulan makalah peserta seminar nasional yang sudah diadakan. Buku prosiding yang sudah terbit akan di-posting juga kedalam web Seminar Nasional Teknologi Informasi (SNASTI). Berikut adalah langkah-langkah mem-posting buku pprosiding kedalam web SNASTI:

a. Masuk ke alamat snasti.stikom.edu/wp-admin untuk login kedalam site SNASTI

b. Setelah berhasil masuk sebagai admin dalam web SNASTI, masukkan user dan password untuk dapat login.

Catatan :

Username adalah Identitas anda ketika sedang online, istilah ini kadangkala disebut juga dengan nickname, atau id.

Password adalah suatu bentuk dari data otentikasi rahasia yang digunakan untuk mengontrol akses ke dalam suatu sumber informasi.

Password akan dirahasiakan dari mereka yang tidak diijinkan untuk mengakses, dan mereka yang ingin mengetahui akses tersebut akan diuji apakah layak atau tidak untuk memperolehnya.

Berikut adalah tampilan awal saat kita akan login :

Gambar 4. 9 Tampilan Awal Web SNASTI Dengan User

Masukkan user dan password kemudian pilih Login

c. Jika sudah berhasil login, tampilan web SNASTI dengan user adalah seperti berikut :

Gambar 4. 10 Tampilan Web SNASTI Dengan User

Di dalam menu web terdapat beberapa tampilan menu yang akan sering digunakan, diantaranya adalah :

1. Dashboard : menu untuk mengendalikan semua aktifitas pada blog 2. Comment : pada menu comment ini, dapat dilihat

komentar-komentar yang ditulis oleh pengunjung web 3. Posts : menu untuk membuat atau mengedit posting

1

Gambar 4. 11 Tampilan Saat Memilih Menu Add New

Keterangan gambar :

1. Posts : Sub menu yang berfungsi untuk melihat artikel-artikel yang telah dipost kedalam web

2. Add New : Sub menu yang berfungsi untuk mempost artikel baru

3. Categories : Sub menu yang berfungsi untuk melihat kategori apa saja yang terdapat dalam web untuk menyimpan artikel

4. Post Tags : Sub menu yang berfungsi untuk menambahkan keywords atau kata kunci

5. Add New Posts : Kolom ini berfungsi untuk menuliskan judul artikel yang dipost kedalam web

6. Kolom yang digunakan untuk menuliskan artikel

7. Publish : Opsi yang berfungsi untuk menerbitkan artikel yang sudah dituliskan sebelumnya

8. All Categories : Pilihan menu yang menampilkan kategori yang terdapat dalam web untuk penyimpanan artikel

d. Setelah memilih add new pada menu posts, penulisan artikel adalah sebagai berikut :

Gambar 4. 12 Penulisan Judul Dan Isi Artikel Penulisan judul

artikel

Isi artikel dituliskan pada kolom ini. Format penulisan dapat diubah dengan menu bar yang terdapat diatasnya.

e. Setelah selesai penulisan judul dan isi artikel, kemudian memilih kategori untuk menyimpan artikel tersebut

Gambar 4. 13 Pemilihan Kategori Penyimpanan Artikel Kategori yang ada pada menu

Categoriep dapat dipilih dengan memberikan tanda

f. Untuk menerbitkan artikel yang sudah dipost kedalam web SNASTI adalah dengan memilih opsi Publish

Gambar 4. 14 Memilih Opsi Publish Untuk Menerbitkan Artikel Opsi Publiph untuk

menerbitkan artikel kedalam web

g. Tampilan web SNASTI

Berikut adalah tampilan web SNASTI bila dilihat oleh pengunjung :

4.2.2 Pengarsipan Dokumen Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya

Adapun peralatan yang tersedia pada Bagian Penelitian Pengabdian Masyarakat yang digunakan untuk mengarsip dokumen-dokumen, antara lain : a. Filing Cabinet

Tempat khusus untuk menyimpan folder (map gantung), yang dillengkapi dengan rel penggantung folder sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip.

b. Folder (map gantung)

Lipatan karton untuk menyimpan arsip, biasanya dilengkapi dengan tab, yaitu bagian sisi folder yang menonjol untuk menempatkan kode atau indeks yang menunjukkan isi folder.

c. Briefordner

Map tebal yang dilengkapi oleh penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung arsip dalam jumlah banyak.

Langkah–langkah Pengarsipan

Sebelum dokumen-dokumen tersebut dimasukkan ke dalam filing cabinet, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu ;

1. Membaca dan meneliti dokumen

Dokumen harus dibaca dan diteliti terlebih dahulu, sebelum disortir, direkap ke dalam Microsoft Excel, dan dimasukkan ke dalam filing cabinet. Dokumen yang dimaksud adalah data-data dosen berupa Laporan hasil penelitian dan SK JAFA. SK JAFA yang dimaksud adalah Surat

Keputusan Jabatan Fungsional Dosen (surat-surat yang menerangkan tentang kepangkatan dosen). Dokumen-dokumen tersebut akan diteliti dan dipisahkan menurut jenisnya.

2. Setelah dibaca dan diteliti, dokumen Arsip SK-JAFA dan Hasil Penelitian dosen tersebut direkap ke dalam Microsoft Excel.

Gambar 4. 18 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad A-H

Gambar 4. 19 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad I-R Rekap nama-nama

dosen pemilik arsip (abjad A-H)

Rekap nama-nama dosen pemilik arsip (abjad I-R)

Gambar 4. 20 Arsip SK-JAFA Dosen Diurutkan Sesuai Abjad S-Y

Gambar 4. 21 Rekap data Penelitian Dosen Muda tahun 2007 Rekap nama-nama

dosen pemilik arsip (abjad S-Y)

Rekap data usul penelitian dosen tahun 2007 pada Mp. Excel y007 meliputi nama peneliti dan judul penelitian serta arsip pendukung lainnya.

Gambar 4. 22 Rekap Data Penelitian Dosen tahun 2008 Rekap data usul penelitian dosen tahun 2008 pada Mp. Excel y007 meliputi nama peneliti dan judul penelitian serta arsip pendukung lainnya.

Rekap data usul penelitian dosen tahun 2008 pada Mp. Excel y007 meliputi nama peneliti dan judul penelitian serta arsip pendukung lainnya.

Gambar 4. 23 Rekap Data Penelitian Dosen tahun 2009 Rekap data usul

penelitian dosen tahun 2009 pada Mp. Excel y007 meliputi nama peneliti dan judul penelitian serta arsip pendukung lainnya.

Rekap data usul penelitian dosen tahun 2009 pada Mp. Excel y007 meliputi nama peneliti dan judul penelitian serta arsip pendukung lainnya.

3. Mengabjad dan Memberi kode

Setelah selesai disortir dan direkap, dokumen-dokumen disusun menurut susunan abjad. Pada Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat STIKOM Surabaya dalam mengabjad menggunakan nama dosen atau karyawan. Kode merupakan alat untuk memastikan dan mengenali kembali tempat dokumen-dokumen disimpan atau dapat ditemukan kembali, untuk mengatur susunan dan urutan dalam penyimpanan dan penataan arsip. Pemberian Kode dilakukan pada penanganan arsip SK-JAFA dosen. Kode yang dimaksud adalah penomoran dokumen yang telah diurutkan sesuai abjad.

Gambar 4. 24 Pemberian Kode Pada Arsip Dosen Kode Penyimpanan Arsip

Nama dosen sesuai abjad

4. Menyimpan Arsip

Dokumen tersebut ditata dan disimpan ke dalam filing cabinet sesuai dengan abjad yang telah diterapkan pada Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat STIKOM Surabaya. Setelah itu, petugas arsip memelihara keselamatan dokumen-dokumen tersebut.

Gambar 4. 25 Penyimpanan Arsip Hasil Penelitian Dosen Muda

Penyimpanan arsip dan dokumen pada PPM STIKOM Surabaya dilakukan berdasarkan abjad dan sesuai tahun dikarenakan setiap Surat Keputusan (SK) Dosen terdapat nama dosen yang tercantum di dalamnya, dan untuk penyimpanannya akan lebih memudahkan juga untuk pencarian arsip dosen tersebut. Begitu pula dengan penyimpanan arsip hasil penelitian dosen dilakukan dengan sesuai tahunnya.

87

Berikut adalah konsep alur mulai dari pencatatan faktur hingga input kedalam kartu stok barang :

Tahap Pertama

Tahap Kedua:

Gambar 4. 29 Proses Pencatatan pada Kartu Stok

FAKTUR PENJUALAN

FAKTUR PENJUALAN SELAMA 1 BULAN

Kartu Stok Barang Kartu Stok Barang Kartu

Stok Barang

Kartu Stok Barang Kartu

Stok Barang

88 BAB V PENUTUP

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil Proyek Akhir yang telah dilaksanakan pada PT. VITAPHARM dan STIKOM Surabaya

5.1. Kesimpulan

Setelah melaksanakan proyek akhir pada unit Research and Development (R&D) dan Koperasi Karyawan VICOS pada PT. VITAPHARM serta pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya dengan terjun secara langung pada dunia kerja, telah banyak pengalaman dan ilmu yang bermanfaat serta telah sedikit banyak mengimplementasikan ilmu yang telah diperoleh selama masa studi.

Kesimpulan yang dapat diambil selama mengikuti Proyek Akhir di unit R&D dan Koperasi Karyawan VICOS pada PT. VITAPHARM serta bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya adalah sebagai berikut :

1. Penerapan sistem administrasi pada unit R&D PT. VITAPHARM adalah penanganan tugas-tugas administrasi dari keseluruhan tim dan staf agar pengerjaannya tidak mengganggu pekerjaan inti dari setiap tim. Pekerjaan administrasi yang dilakukan oleh staf administrasi adalah melakukan pendataan inventaris ruangan R&D setiap bulannya serta membantu staf

89

standarisasi dan registrasi dalam pembuatan daftar-daftar yang diperlukan oleh staf tersebut sesuai dengan format yang ada. Seperti contoh Materi Safety Data Sheet, pembuatan daftar sertifikat halal bahan baku yang digunakan oleh perusahaan serta pembuatan berita acara musnah arsip dokumen R&D. Sedangkan pada bagian PPM STIKOM Surabaya sistem administrasi meliputi pengadaan pelatihan komputer pada masyarakat, melakukan persiapan acara-acara yang diadakan PPM diantaranya coffee

morning untuk pembicara seminar yang diadakan oleh PPM,

mempersiapkan acara seminar. Tugas administrasi lainnya adalah mengagendakan penerbitan Jurnal dan buku prosiding.

2. Sistem pengarsipan pada unit R&D PT. VITAPHARM dilakukan pada arsip yang terdapat pada R&D. Setiap dokumen memiliki jenisnya masing-masing, dari setiap jenis arsip yang sudah disortir akan dimasukkan kedalam map gantung dan dalam satu jenis arsip tersebut akan diurutkan sesuai tahun lama dan tahun baru, kemudian pada map gantung akan diberi penamaan jenis arsip tersebut untuk kemudian disimpan kedalam lemari arsip sesuai dengan abjad penamaan jenis arsip. Bagian PPM STIKOM Surabaya, sistem pengarsipan dilakukan pada data-data arsip dosen yang meliputi sertifikat dan ijasah dosen, SK-JAFA dan hasil karya ilmiah dosen berupa jurnal dan buku prosiding. Setiap nama dosen tetap STIKOM Surabaya akan dibuatkan satu map gantung untuk menyimpan data-data pada bagian PPM STIKOM Surabaya. Penyimpanan yang dilakukan adalah pengurutan nama dosen tersebut sesuai abjad dan pemberian kode (nomor urut dari pengabjadan) yang akan dicantumkan

pada filling cabinet. Pencantuman daftar isi dari filing cabinet tersebut berguna untuk memudahkan pencarian arsip menurut nama dosen tersebut. 3. Cara penanganan faktur penjualan pada unit Koperasi karyawan adalah

staf administrasi Koperasi karyawan akan mengumpulkan faktur penjualan yang ada pada setiap bulannya. Setiap bulan faktur penjualan akan menerangkan barang-barang Koperasi karyawan yang sudah dijual untuk kemudian dimasukkan ke dalam kartu stok masing-masing barang. Masing-masing barang akan memiliki satu kartu stok barang. Pencatatan barang-barang penjualan kedalam kartu stok dilakukan agar memudahkan staf administrasi mengetahui berapa total jumlah barang yang dijual dan sisa stok barang tersebut.

5.2. Saran

Beberapa saran yang dapat diberikan bagi unit R&D dan Koperasi Keryawan PT. VITAPHARM dan bagian PPM STIKOM Surabaya yang telah menjadi tempat pelaksanaan Proyek Akhir :

1. Pada unit R&D PT. VITAPHARM agar lebih memperhatikan sistem pengarsipan unit R&D dan penataannya agar lebih memudahkan pencarian, karena arsip yang dimiliki oleh unit R&D adalah arsip vital dan perlu penanganan yang serius pada lemari arsip

2. Pada unit Koperasi Karyawan VICOS agar dalam pencatatan barang yang terjual kedalam kartu stok yang dilakukan secara manual akan lebih beresiko untuk kehilangan data yang ada maka diharapkan agar

91

penyimpanan kartu stok dan faktur penjualan tersebut untuk lebih diperhatikan.

3. Agar mempertahankan kinerja, kerja sama serta keramahan yang telah ada dan dimiliki bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, karena ketika kegiatan Proyek Akhir berlangsung pada bagian tersebut merasa diterima dan dibimbing dengan sangat baik oleh semua staf yang ada serta mendapatkan arahan bagaimana cara untuk memberikan Pelatihan dan informasi bagi masyarakat yang melakukan kegiatan pelatihan komputer 4. Bagian Penelitian Pengabdian Masyarakat dalam pengarsipan data–data

dosen agar lebih memperhatikan penanganan dan pemeliharaan arsip agar sesuai dengan tata cara pengarsipan sehingga memudahkan dalam pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

92

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Data Internal Koperasi Karyawan

Suaparjati. 1999. Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius. Sumarto, H., Rumsari & Lukas Dwiantara. 2000. Sekretaris Profesional,

Yogyakarta: Penerbit Kanisius.

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Jakarta: PT Pradnya Paramita.

Wursanto. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Penerbit kansius.

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Yatimah, Durotul. 2009. Pengembangan SDM Bidang Keahlian Kesekretarisan