Tinjauan atas sistem pengendalian intern persediaan pada PT.Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat

84

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Mirna Mardania

Nama Panggilan : Mirna

Tempat / Tgl Lahir : Bandung, 24 Oktober 1992 Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Status : Mahasiswa

Alamat : JL. Cibatu IV No. 13 Antapani - Bandung 40291 Telepon/HP : 085659949546

E-mail : Mirnamardania20@gmail.com

PENDIDIKAN FORMAL

1998 - 2004 : SD Negeri Griba 23 Antapani - Bandung 2004 - 2007 : SMP Negeri 45 Bandung

2007 – 2010 : SMA Negeri 16 Bandung

2010 – 2013 : Fakultas Ekonomi Program Studi Akuntansi Jenjang Diploma – III, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung

Bandung, Juli 2013 Penulis

Mirna Mardania NIM. 21310025

KANTOR PUSAT

Review of the Internal Control System Inventory

On PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya

Jenjang Studi Diploma III Pada Program Studi Akuntansi

Disusun Oleh :

Nama : MIRNA MARDANIA Nim : 21310025

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan karunia-Nya kepada kita, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penulis tidak akan sanggup menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini dengan baik.

Adapun maksud dan tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk menempuh jenjang Diploma III Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia, Dengan judul

“TINJAUAN ATAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) KANTOR PUSAT”.

Penulis menyadari bahwa Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, baik secara materi maupun dalam hal teknik penulisannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sehingga dapat membantu meningkatkan pengetahuan dan pengalaman penulis tentang penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.

Pembuatan Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan karena adanya bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Atas bantuan seluruh pihak dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini penulis mengucapkan terimakasih, oleh karena itu dalam kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis,

iv

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. Hj. Ernie Tisnawati Sule, SE., M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

3. Dr. Surtikanti, SE., M.Si., Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

4. Adi Rachmanto, S.Kom selaku Dosen Wali juga Dosen Pembimbing Laporan Tugas Akhir ini, yang telah meluangkan waktu untuk membimbing penulis dan mengarahkan penulis dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir dan juga yang selalu memberikan saran yang bermanfaat bagi penulis.

5. Kepada Seluruh staf pengajar dan karyawan pada program studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM)

6. Ibu Gina dan Bapak Djunaedi selaku pembimbing penulis ditempat penelitian yang telah memberikan bimbingan dan saran yang bermanfaat untuk penulis.

7. Segenap pengurus dan karyawan PT. KAI yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu dan memberikan saran dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.

v

8. Untuk kedua orangtua, Mamah dan papah tercinta yang tak henti-hentinya memberikan doa, dukungan, serta kasih sayang yang diberikan semenjak lahir sampai sekarang. Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan yang telah mamah dan papah berikan kepada penulis.

9. Untuk kakak dan keluarga besar Amir Hasan yang telah memberikan motivasi serta saran sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.

10.Untuk teman-teman tercinta seperjuangan kelas Ak-6 angkatan 2010 yang telah memberikan dukungan, bantuan, saran yang bermanfaat bagi penulis. 11.Untuk Arief, Ira, Ditha, Dina, Erna, Deni, Enjang, Arya, Gunari yang selalu membantu, memberikan saran serta dukungan, semangat dan doa untuk penulis dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini.

12.Serta semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kalian amin.

Akhir kata semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya bagi penulis. Amin

Bandung, Juli 2013

vi

Hal

LEMBAR PENGESAHAN...i

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN...ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR SIMBOL...x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN...1

1.1Latar Belakang Penelitian...1

1.2Identifikasi Masalah...4

1.3Rumusan Masalah...5

1.4Maksud dan Tujuan Penelitian...6

1.4.1 Maksud Penelitian...6

1.4.2 Tujuan Penelitian...6

1.5Lokasi dan Waktu Penelitian...6

1.5.1 Lokasi Penelitian...6

1.5.2 Waktu Penelitian...6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem...8

vii

2.2 Pengertian Pengendalian Intern...9

2.2.1 Tujuan Pengendalian Intern...10

2.2.2 Komponen Pengendalian Intern...10

2.3 Pengertian Sistem Pengendalian Intern...13

2.3.1 Penggolongan Sistem Pengendalian Intern...14

2.3.2 Unsur – Unsur Sistem Pengendalian Intern...15

2.3.3 Prinsip – Prinsip Sistem Pengendalian Intern...19

2.4 Pengertian Persediaan...21

2.4.1 Pengendalian Persediaan...22

2.4.2 Tujuan Pengelolaan Persediaan...23

2.4.3 Fungsi yang terkait dengan Persediaan...24

2.5 Pengertian Dokumen/Formulir...25

BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian...27

3.2 Metode Penelitian...28

3.2.1 Teknik Pengumpulan Data...29

3.2.2 Sumber Data...31

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian...33

4.1.1 Gambaran Umum Perusahaan...33

4.1.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan...34

4.1.1.2 Struktur Organisasi...38

4.1.1.3 Uraian Tugas...41

viii

pada PT. KAI (Persero) Kantor Pusat

4.1.2.2Dokumen/Formulir yang terkait...60

dengan sistem pengendalian intern persediaan pada PT.KAI (Persero) Kantor Pusat 4.2Pembahasan...61

4.2.1 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan ...62

pada PT. KAI (Persero) Kantor Pusat 4.2.2 Analisis Dokumen yang Terkait dengan Sistem...68

Pengendalian Intern Persediaan Pada PT. KAI (Persero) Kantor Pusat BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan...69

5.2 Saran...70

DAFTAR PUSTAKA...72

LAMPIRAN – LAMPIRAN...73

72

DAFTAR PUSTAKA Buku Referensi :

Buku kumpulan ringkasan juklak akuntansi (accounting guidance 2010 – Kantor Pusat) PT. Kereta Api Indonesia (Persero) .

Carls Warren, James M. Reeve dan Philip E. Fess 2009. Accounting – Pengantar Akuntansi.

Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini. 2008. Pengantar Akuntansi II. Bandung : UNIKOM.

Husein, Umar. 2008. Metode Penelitian. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Mulyadi. 2008. Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Narimawati, Umi. 2010. Penulisan Karya Ilmiah. Bekasi: Genesis.

Ristono, Agus. 2009. Manajemen persediaan, edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.

Sukrisno, Agoes. Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, struktur-pengendalian resiko pengembangan. Bandung: Lingga Jaya.

Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati. 2009. Auditing Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik. Bandung: Graha Ilmu.

Widjajanto, Nugroho. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.

Sumber Internet :

http://tongke1.blogspot.com/2011/02/pengendalian-persediaan.html [01/05/2013]

http://marishi-lucky.blogspot.com/2010/04/jurnal-sistem-informasi-akuntansi.html [01/05/2013]

http://tugasakhiramik.blogspot.com/2013/03/pengertian-sistem-pengendalian-intern.html [03/05/2013]

http://putra-finance-accounting-taxation.blogspot.com/2007/11/sistem-pengendalian-intern-spi-basic.html [03/05/2013]

http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-persediaan.html [15/07/2013]

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu system yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Berikut ini merupakan pengertian Sistem menurut Mulyadi (2008:5) dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.

Sedangkan pengertian Sistem menurut Widjajanto (2008:2) adalah :

“Sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan

output”.

Selanjutnya pengertian Sistem menurut Azhar Susanto (2008:22) adalah sebagai berikut :

“Kumpulan atau group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Dari ketiga pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang sama.

9

2.2 Pengertian Pengendalian Intern

Pada perusahaan yang baik dalam ukuran maupun dalam operasinya, pimpinan perusahaan tidak akan mungkin lagi untuk mengawasi lagi setiap tahap dalam kegiatan operasi. Keadaan ini mendorong pimpinan untuk melimpahkan sebagian wewenangnya kepada manajer bagian agar dapat membantu sebagian wewenangnya dan membantu melaksanakan tugasnya dengan baik. Namun dalam proses pelimpahan wewenangnya tersebut, manager bagian tetap harus mendapatkan pengawasan dari manager puncak agar tidak terjadi penyelewengan atau penyalahgunaan kekuasaan yang diberikan. Ada berbagai macam definisi mengenai Pengendalian Intern diantaranya sebagai berikut :

Menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati(2009:221) menyatakan bahwa :

“Pengendalian intern adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan

komisaris, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai guna mencapai tujuan. Tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) menjaga kekayaan dan catatan organisasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan, (d) efektivitas dan efisien operasi”.

Sedangkan menurut Sukrisno Agoes (2008:79) pengendalian internal adalah :

“Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan

komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan, seperti keandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”.

Pengendalian intern juga mempunyai dua arti. Dalam arti sempit, pengendalian intern merupakan pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan kebawah. Dalam arti luas, pengendalian intern tidak hanya meliputi

pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengendalian.

Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern meliputi kebijakan dan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas organisasi agar tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat tercapai.

2.2.1 Tujuan Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008:181), “Tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut :

“a. Keandalan informasi keuangan,

b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, c. Efektifitas dan efisiensi operasi”.

Sedangkan menurut Rama dan Jones (2008:134-135), “Tujuan pengendalian internalmencakup berikut ini :

“1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Keandalan pelaporan keuangan

3. Ketaatan terhadap terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 4. Pengamanan asset

(Tujuan ini dimasukkan dalam laporan, meskipun tidak ditempat dimana ketiga lainnya dicantumkan)”.

2.2.2 Komponen Pengendalian Intern

Struktur pengendalian intern mencakup 5 komponen dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi.

11

Menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati(2009:224) :

“Komponen pengendalian intern adalah : 1. Lingkungan pengendalian

2. Penentuan risiko manajemen 3. Aktifitas pengendalian

4. Sistem informasi dan komunikasi akuntansi 5. Pemantauan”.

Komponen diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Lingkungan pengendalian, berkenaan dengan tindakan-tindakan, kebijakan-kebijakan, dan prosedur-prosedur yang merefleksikan semua keseluruhan sikap manajemen, dewan komisaris, pemilik, dan pihak lainnya terhadap pentingnya pengendalian intern bagi entitas. Lingkungan pengendalian menetapkan corak dan suasana suatu organisasi, mampengaruhi kesadaran pengendalian personil dalam organisasi. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengandalian intern yang lainnya dengan menciptakan dan menyediakan disiplin dan struktur.

2. Penentuan risiko manajemen, proses penafsiran risiko entitas mempertimbangkan kejadian eksternal dan internal serta situasi yang mampu mempengaruhi kesanggupan manajemen untuk melakukan prosedur yang konsisten dengan asersi manajemen. Sekali risiko dapat diidentifikasi, manajemen mempertimbangkan signifikan atau tidaknya, kemungkinan terjadinya dan bagaimana hal itu akan dikelola. Manajemen harus mengidentifikasi dan menganalisa factor-faktor yang

mempengaruhi risiko yang dapat menyebabkan tujuan organisasi tidak tercapai.

3. Aktifitas pengendalian, merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktifitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam mencapaian tujuan entitas. Aktifitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan diberbagai fungsi, dan pemrosesan data serta diintegrasikan dalam kompenen-komponen pengendalian lainnya. Aktifitas pengendalian mencakup: pemisahan tugas, pengendalian pengolahan informasi pengendalian fisik.

4. Informasi dan komunikasi, untuk berfungsi secara efisien dan efektif, organisasi memerlukan informasi relevan yang disediakan bagi orang dan pada saat yang etpat. Selain itu informasi harus pula andal dalam akurasi dan kelengkapannya. Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan struktur pengendalian intern. Komunikasi dapat mengambil berbagai bentuk seperti panduan kebijakan, akuntansi, dan panduan memorandum. Komunikasi juga dapat dilakukan secara lisan dan melalui tindakan manajemen.

5. Pemantauan, adalah proses penetapan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu, berkenaan dengan penilaian efektivitas pengendalian intern secara terus menerus atau periodik oleh

13

manajemen, untuk melihat apakah telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan.

2.3 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern sangat diperlukan dalam suatu perusahaan yaitu untuk pengembangan sumber daya yang efektif dan efisien dan untuk menghindari terjadinya penggelapan, persekongkolan, pencurian terhadap aset perusahaan yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan kemampuan seorang manager yang berpengalaman untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen yang merupakan tujuan dari sistem pengendalian intern.

Adapun definisi dari sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2008:163) adalah :

“Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong dipatuhinya

kebijakan manajemen”.

Sedangkan pengertian Sistem Pengendalian Intern menurut Permendagri No. 4 Tahun 2008 Pedoman Pelaksanaan Reviu Atas Laporan Keuangan Daerah Pasal 1(10) adalah :

“Sistem pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh

manajeman yang diciptakan untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam penciptaan efektivitas, efisiensi, ketaatan terhadap peraturan perundang undangan yang berlaku dan keandalan penyajian keuangan daerah”.

Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang terkoordinasi dan ditetapkan dalam perusahaan untuk melindungi kekayaan organisasi seperti menjaga kerahasiaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, menjaga aktiva perusahaan dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.

Oleh karena itu, tujuan dari sistem pengendalian intern menurut Mulyadi dalam Sistem Akuntansi (2008:164) adalah :

“1. Menjaga Kekayaan Organisasi.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi.

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah diterapkan”.

Sistem pengendalian internal ini sangat penting di dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan, karena dengan adanya sistem pengendalian internal, maka kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan dapat diminimalisasi. Pentingnya sistem pengendalian internal tercantum dalam Peraturan Pemerintah (PP) nomor 60 tahun 2008 yaitu :

“Proses yang penting pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan perusahaan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien (operating), keandalan pelaporan keuangan (financial reporting), pengamanan aset negara (safeguarding), dan ketaatan terhadap peraturan undang-undang (compliance)”.

2.3.1 Penggolongan Sistem Pengendalian Intern

Dilihat dari tujuan sistem pengendalian intern, maka kita dapat menggolongkan sistem pengendalian intern tersebut menjadi dua macam yaitu :

15

1. Pengendalian intern akuntansi

Pengendalian Intern akuntansi menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely suhayati (2009 : 222) adalah :

“Pengendalian intern akuntansi, meliputi rencana organisasi serta prosedur dan catatan yang relevan dengan pengamana aktiva, yang disusun untuk meyakinkan bahwa :

a. Transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan pimpinan . b. Transaksi dicatat sehingga dapat dibuat ikhtisar keuangan

sesuai prinsip akuntansi yang berlaku serta menekankan pertanggung jawaban atas harta perusahaan.

c. Penguasaan atas aktiva diberikan hanya dengan persetujuan dan otorisasi pimpinan.

d. Jumlah aktiva dalam catatan dicocokan dengan aktiva yang ada pada waktu tepat dan tindakan yang sewajarnya jika

terjadi perbedaan”.

2. Pengendalian intern administratif

Pengertian Pengendalian intern administratif Menurut Mulyadi (2001:102) adalah :

“Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi,

metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk

mendorong efisiensi dan dipatuhinnya kebijakan manajemen”.

2.3.2 Unsur – Unsur Sistem Pengendalian Intern

Dalam menciptakan suatu sistem pengendalian intern yang baik terdapat beberapa unsur pokok yang harus ada dalam perusahaan agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Dalam buku Mulyadi (Sistem Akuntansi 2008:163) menyebutkan empat unsur utama sistem pengendalian intern, antara lain :

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan yang pembagiannya berdasarkan prinsip-prinsip yang berlaku, antara lain :

1. Fungsi operasi dan fungsi penyimpanan harus dipisahkan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam prusahaan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dan manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva-aktiva perusahaan, sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat keuangan perusahaan.

2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua kegiataan perusahaan.

17

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan

Dalam suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang tepat dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.

c. Praktek yang sehat

Pembagian tanggungjawab fungsional dalam sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah diterapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan car-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya diterapkan oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :

1. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwenang. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan nomor urut cetak, sehingga dapat menetapkan pertanggungjawaban telaksananya transaksi.

2. Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dan dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan

mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah diterapkan.

3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang lain atau unit organisasi lain.

4. Perputaran jabatan, jika perputaran jabatan dilakukan secara rutin maka akan menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya sehingga tidak terjadi persekongkolan.

5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan sebagai kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama menjalani cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga bila terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan.

6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek keandalan catatan akuntansinya.

7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern.

19

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Dari ke 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya tergantung kepada sumber daya manusia yang melaksanakannya.

Jika perusahan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dibidangnya yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya secara efektif meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Namun, karyawan yang kompeten saja tidak cukup menjadi satu-satunya unsur sistem pengendalian intern.

2.3.2Prinsip – Prinsip Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2008:560), adapun prinsip-prinsip dari sistem pengendalian intern persediaan adalah sebagai berikut :

“Prinsip-prinsip sistem pengendalian intern adalah : 1. Perlu diadakan pemisahan fungsi

2. Prosedur pemberian wewenang 3. Prosedur dokumentasi

5. Pengawasan fisik

6. Pemeriksaan internal secara bebas”.

Adapun penjelasan mengenai prinsip-prinsip sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut :

a. Pemisahan fungsi

Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.

b. Prosedur pemberian wewenang

Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang.

c. Prosedur dokumentasi

Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi. d. Prosedur dan catatan akuntansi

Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan – catatan akuntansi yang diteliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.

e. Pengawasan fisik

Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis

21

f. Pemeriksaan intern secara bebas

Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan perhitungan kembali mengenai persediaan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data.

2.4 Pengertian Persediaan

Setiap perusahaan, baik itu perusahaan dagang ataupun perusahaan industri. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang atau jasa.

Pengertian persediaan berbeda untuk setiap perusahaan, tergantung dari jenis usaha dan aktivitas dari perusahaan tersebut. Berikut ini merupakan beberapa pengertian persediaan menurut perusahaan juga menurut para ahli.

Menurut Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini (2008:79) mengungkapkan bahwa :

“Persediaan merupakan aktiva lancar yang ada dalam suatu

perusahaan,apabila perusahaan tersebut perusahaan dagang maka persediaan diartikansebagai barang dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan. Sedangkan apabila perusahaan merupakan perusahaan manufaktur maka persediaan diartikan sebagai bahan baku yang terdapat dalam proses produksi / yang disimpan untuk tujuan tersebut (proses produksi)”.

Menurut Juklak PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat (2010:61) definisi Persediaan adalah :

“Persediaan adalah barang persediaan milik perusahaan yang ada

digudang, dalam perjalanan, maupun yang dititipkan pada pihak lain yang bebas dipergunakan dalam kegiatan operasi perusahaan”.

Definisi persediaan menurut Warren Reeve Fess dalam buku yang berjudul Accounting - Pengantar Akuntansi mendefinisikan bahwa :

“Persediaan merupakan barang dagang yang disimpan untuk kemudian

dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan untuk bahan yang digunakan

dalam proses produksi yang disimpan untuk tujuan itu”.(398:2008)

Sedangkan Pengertian persediaan menurut Agus Ristono (2009:1) menyatakan bahwa :

“Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi”.

Kesimpulan dari persediaan adalah aktiva lancar atau barang yang digunakan sebagai bahan baku yang selanjutnya digunakan untuk kegiatan usaha, baik digunakan dalam usaha dagang maupun industri untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan.

2.4.1Pengendalian Persediaan

Dalam suatu perusahaan pengendalian persediaan sangat diperlukan karena dapat menentukan kemajuan suatu perusahaan. Tujuan dari pengendalian persediaan agar persediaan barang yang terdapat dalam suatu perusahaan tidak terlalu banyak sehingga menimbulkan keusangan dan tidak terlalu sedikit

23

sehingga perusahaan tidak kehilangan penjualan atau laba yang didapatkan Pengertian pengendalian persediaan menurut Agus Ristono (2009) :

“Pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan

menentukan tingkat komposissi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektivitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan”.

Pengendalian tingkat persediaan bertujuan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas optimal dalam penyediaan meterial. Usaha yang perlu dilakukan dalam manajemen persediaan secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi 2. Membatasi nilai seluruh investasi

3. Membatasi jenis dan jumlah material

4. Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada.

2.4.2 Tujuan Pengelolaan Persediaan

Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang dijalankan adalah untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal sehingga diperoleh penghematan-penghematan untuk persediaan tersebut. Hal inilah yang dianggap penting untuk dilakukan perhitugan persediaan sehingga dapat menunjukan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjaga kontinuitas produksi dengan pengorbanan atau pengeluaran biaya yang ekonomis.

Tujuan pengelolaan persediaan menurut Agus Ristono (2009:4) adalah : 1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan

cepat (memuaskan konsumen).

2. menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan :

a. Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka sehingga sulit diperoleh.

b. supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan.

3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan.

2.4.3 Fungsi yang terkait dengan sistem persediaan

Menurut Mulyadi (2008:579), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem persediaan : Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan umumnya bersifat sementara, yang terbiasanya terbentuk panitia atau komite, yang anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan yang tidak melaksanakan fungsi gudang.

Dengan demikian fungsi yang terkait dalam pengelolaan persediaan adalah : a. Panitia perhitungan fisik persediaan

b. Fungsi akuntansi c. Fungsi gudang

25

2.5 Pengertian Dokumen/Formulir

Menurut Mulyadi dalam bukunya sistem akuntansi (2008) mengatakan bahwa pengertiaan formulir yaitu :

“Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi yang direkam pertama kali dijadikan dasar dalam pencatatan”.

Manfaat formulir bagi perusahaan menurut Mulyadi adalah :

1. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. 2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan menurut Mulyadi (2008:579) :

1. Bukti penerimaan barang gudang

Bukti ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk mengawasi berapa barang yang diterima agar dapat terawasi dengan baik. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan persediaan ke dalam jurnal.

2. Bukti pengeluaran barang gudang

Bukti ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk mengawasi berapa barang yang keluar agar dapat terawasi dengan baik. Bukti ini juga

digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan persediaan ke dalam jurnal.

3. Kartu Persediaan

Kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu gudang persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.

27

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian merupakan suatu hal yang dijadikan sasaran penelitian dengan tujuan untuk mengetahui kebenaran dan fakta tentang suatu hal tersebut. Menurut Sugiyono (2009:38) pengertian objek penelitian adalah sebagai berikut :

“Suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek atau kegiatan yang

mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk di pelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya”.

Sedangkan Objek Penelitian menurut Husein Umar dalam (Narimawati, 2010:29) mengemukakan bahwa :

“Objek penelitian menjelaskan tentang apa dan atau siapa yang menjadi

objek penelitian. Juga dimana dan kapan penelitian dilakukan. Bisa juga ditambahkan hal-hal lain jika dianggap perlu”.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa objek penelitian adalah suatu sasaran ilmiah dengan tujuan dan kegunaan tertentu untuk mendapatkan data tertentu yang mempunyai nilai, skor atau ukuran yang berbeda.

Penelitian ini dilakukan untuk memperoleh data-data yang berkaitan dengan objek penelitian. Dimana yang menjadi objek penelitian ini yaitu Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu teknis atau cara mencari, memperoleh, mengumpulkan atau mencatat data, baik yang berupa data primer maupun data sekunder yang digunakan untuk keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan terdapat suatu kebenaran data-data yang akan diperoleh.

Pengertian metode penelitian menurut Sugiyono (2008:4), menyatakan bahwa metode penelitian adalah sebagai berikut :

“Metode Penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data yang valid dengan tujuan dapat ditemukan, dibuktikan, dan dikembangkan suatu pengetahuan sehingga pada gilirannya dapat

digunakan untuk memahami, memecahkan dan mengantisipasi masalah”.

Cara ilmiah disini berarti kegiatan penelitian ini didasarkan pada ciri-ciri keilmuan yaitu rasional, empiris, dan sistematik. Rasional berarti kegiatan penelitian dilakukan dengan cara-cara masuk akal, sehingga terjangkau oleh penalaran manusia, sehingga orang lain dapat mengamati dan mengetahui cara-cara yang digunakan. Sedangkan sistematis artinya proses yang digunakan dalam penelitian menggunakan langkah yang bersifat logis.

Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa metode penelitian merupakan suatu cara untuk dapat memahami suatu objek penelitian dengan memandu penulis dengan urutan-urutan bagaimana penelitian dilakukan yang meliputi teknik dan prosedur yang di gunakan dalam penelitian.

Metode penelitian yang digunakan penulis dalam penyusunan tugas akhir ini adalah metode deskriptif yaitu suatupenulisan yang mengambarkan keadaan yang

29

sebenarnya tentang objek yang diteliti, menurut keadaan yang sebenarnya pada saat penelitian berlangsung.

Pengertian metode deskriptif menurut Sugiyono (2009:21) adalah sebagai berikut:

“Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk

menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas”.

Berdasarkan definisi diatas dapat diketahui bahwa metode penelitian yang digunakan untuk dapat menggambarkan serta menganalisis hasil dari penelitian yang telah dilakukan oleh penulis. Metode penelitian deskriptif digunakan penulis untuk mengambarkan sistem pengendalian intern persediaan yang terjadi pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.

3.2.1 Teknik Pengumpulan Data

Menurut (Narimawati,2010:39) menyatakan bahwa metode pengumpulan data adalah :

“Metode pengumpulan data adalah penelitian lapangan (Field Research), dilakukan dengan cara mengadakan peninjauan langsung pada instansi yang menjadi objek untuk mendapatkan data primer dan data sekunder”.

Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis untuk mendapatkan dan mengumpulkan data adalah sebagai berikut :

1. Studi Lapangan (field research)

Studi lapangan adalah melakukan peninjauan secara langsung untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penyusunan tugas akhir. Penelitian ini dilakukan terhadap kegiatan dari seluruh objek penelitian yang meliputi :

a. Observasi Lapangan Langsung

Dengan menggunakan metode observasi lapangan langsung, penulis melakukan pengamatan secara langsung mengenai kegiatan dan kondisi perusahaan tempat penulis melakukan penelitian pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat dan mencatat semua informasi yang ada yang mendukung dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

b. Wawancara (Interview)

Dalam proses pengumpulan data - data, Penulis mengadakan tanya jawab secara langsung baik secara formal maupun non formal dengan pihak-pihak yang terkait dengan permasalahan yang sesuai dengan judul yang penulis ambil. c. Dokumentasi (Documentation)

Pengumpulan, pemilihan dan pengolahan bukti-bukti serta data-data yang berhubungan dengan bidang kajian laporan tugas akhir yang disusun oleh penulis.

2. Studi Kepustakaan (Library Research)

Dalam mengumpulkan data, penulis juga mencari data yang mencakup hal-hal yang berhubungan dengan judul melalui media buku-buku atau sumber kepustakaan lainnya yaitu dengan mendatangi perpustakaan dan mencari buku-buku literatur yang sesuai dengan masalah yang diangkat, dan informasi yang didapat digunakan untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern persediaan. Data yang diperoleh melalui studi kepustakaan

31

adalah sumber informasi yang telah ditemukan oleh para ahli yang kompeten dibidangnya masing-masing sehingga relevan dengan pembahasan yang sedang diteliti, dalam melakukan studi kepustakaan ini penulis berusaha mengumpulkan data sebagai berikut :

a. Mempelajari konsep dan teori dari berbagai sumber yang berhubungan dan mendukung pada masalah yang sedang diteliti. b. Mempelajari materi kuliah dan bahan tertulis lainnya.

3.2.2Sumber Data

1. Data Primer

Sumber data primer menurut Sugiyono (2009:137) menjelaskan bahwa :

“Sumber primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data”.

Penulis menggunakan data primer yang berasal dari hasil wawancara, yaitu pengumpulan data dilakukan dengan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang berwenang memberikan informasi dan data sesuai dengan masalah yang akan diteliti.

2. Data Sekunder

Sumber data sekunder menurut Sugiyono (2009:137) menjelaskan bahwa:

“Sumber yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpulan data”.

Data sekunder ini dapat penulis peroleh dari studi kepustakaan dan pengumpulan data dari literature-literature serta sumber lain yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti oleh penulis.

1

TINJAUAN ATAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) KANTOR PUSAT

Mirna Mardania

Universitas Komputer Indonesia

Abstrak

Penelitian ini dilakukan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat yang bergerak dibidang jasa transportasi yang mempunyai tujuan untuk melayani masyarakat umum, Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui sistem pengendalian intern persediaan dan dokumen yang terkait dengan sistem pengendalian intern persediaan.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan metode deskriptif untuk menggambarkan pelaksanaan sistem pengendalian intern persediaan yang dilakukan oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat. Penelitian ini dilakukan dengan cara observasi langsung, wawancara, dokumentasi dan kepustakaan.

Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa didalam sistem pengendalian intern persediaan sudah cukup baik namun masih ada kendala dalam pelaksanaannya seperti kurangnya sumber daya manusia dan kegunaan dari program aplikasi yang ada.

Kata Kunci : Sistem, Pengendalian Intern, Persediaan.

Abstract

This research was conducted at the headquarters of the PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat engaged in transport services has the purpose to serve the general public, this research was conducted with the aim to find out the internal control system and the inventory of documents related to the internal control system of the inventory.

The methods used in this research i.e. by the method descriptive to describe the implementation of the internal control system of the inventory carried out by PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat. This research is carried out by means of direct observation, interview, documentation and libraries.

The result of this research show that in a system of internal control supplies has been good enough but there are still in practice obstacles such as lack of human resources and usefulness of application program that exist.

Key Words : System, Internal Control, Inventory

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Seiring perkembangan zaman,

perusahaan baik milik negara

maupun swasta sebagai suatu pelaku ekonomi tidak bisa lepas dari kondisi globalisasi ekonomi dewasa ini. Era

globalisasi akan mempertajam

persaingan-persaingan diantara

perusahaan, sehingga perlu

pemikiran yang makin kritis atas

pemanfaatan secara optimal

penggunaan berbagai sumber dana dan daya yang ada dalam setiap perusahaan.

Dengan semakin berkembangnya

perusahaan maka kegiatan dan

masalah yang dihadapi perusahaan semakin kompleks, sehingga semakin sulit bagi pihak pimpinan untuk

2

yang profesional sesuai dengan bidang yang ada dalam organisasi

misalnya bidang pemasaran,

produksi, keuangan dan lain-lain. Perlu adanya struktur organisasi yang memadai, yang akan menciptakan suasana kerja yang sehat, nyaman dan terkendali karena setiap staf bisa mengetahui dengan jelas dan pasti

apa wewenang dan tanggung

jawabnya serta pada siapa ia

bertanggung jawab.

Selain itu pimpinan perusahaan juga membutuhkan suatu alat untuk mengawasi jalannya tugas yang dipercayakan kepada bawahan serta untuk mengetahui kemajuan yang akan dicapai perusahaan. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang lebih dikenal dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik terhadap struktur organisasi yang didalamnya terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan, seperti pemisahan fungsi operasional,

fungsi penyimpanan dan fungsi

akuntansi. Salah satu yang harus dikendalikan oleh perusahaan yaitu

persediaan. Karena persediaan

merupakan aset yang memegang peranan penting pada perusahaan. Sehingga jika tidak ada pengendalian

maka kegiatan operasional

perusahaan tidak akan berjalan

sesuai dengan tujuan yang

diharapkan. Hal ini juga dapat direalisasikan dengan melakukan pemilihan pimpinan yang professional dalam mengawasi berbagai kegiatan perusahaan. Salah satunya pada

proses pelaporan dokumen

penerimaan dan pengeluaran

persediaan agar dapat lebih akurat.

Suatu perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern sebagai

karena jenis dan bentuk perusahaan

yang berbeda-beda. Sistem

pengendalian intern yaitu suatu

sistem yang meliputi struktur

organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk

menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2008:163).

PT. Kereta Api Indonesia

(Persero) Kantor Pusat merupakan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang jasa

yaitu memberikan pelayanan

transportasi kepada masyarakat yang

berhubungan langsung dengan

masyarakat umum. Sebagai salah satu perusahaan yang bertujuan

untuk mengutamakan pelayanan

terhadap masyarakat maka PT.

Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat membutuhkan individu yang dapat dipercaya serta dapat memberikan informasi atau data kepada pemimpin. Bahwa apa yang dilaporkan itu benar sesuai dengan kenyataannya dan dapat dipercaya

serta mendorong adanya suatu

efisiensi usaha yang terus menerus memonitor bahwa prosedur yang

ditetapkan memang dijalankan

sebagaimana mestinya.

Berdasarkan latar belakang dan fenomena yang sudah dikemukakan,

maka penulis tertarik untuk

melakukan penelitian dengan judul

“Tinjauan Atas Sistem

Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang

maka dapat dirumuskan masalah – masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem

3

pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.

2. Apa saja dokumen/formulir yang terkait dengan sistem pengendalian intern persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud Penelitian

Adapun maksud dari

penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem

Pengendalian Intern atas

Persediaan pada PT. Kereta Api

Indonesia (Persero) Kantor

Pusat.

1.3.2 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui

bagaimana sistem

pengendalian intern atas

persediaan pada PT.

Kereta Api Indonesia

(Persero) Kantor Pusat.

2. Untuk mengetahui

dokumen/formulir yang

digunakan dalam sistem

pengendaliaan intern

persediaan pada PT.

Kereta Api Indonesia

(Persero) Kantor Pusat.

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Kajian Pustaka

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu system

yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling

berhubungan secara teratur

untuk mencapai tujuan bersama. Berikut ini merupakan pengertian Sistem menurut Azhar Susanto (2008:22) adalah sebagai berikut :

“Kumpulan atau group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun

non phisik yang saling

berhubungan satu sama lain

dan bekerja sama secara

harmonis untuk mencapai

suatu tujuan tertentu”.

2.1.2 Pengertian Sistem

Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern sangat diperlukan dalam suatu

perusahaan yaitu untuk

pengembangan sumber daya yang efektif dan efisien dan untuk menghindari terjadinya penggelapan, persekongkolan,

pencurian terhadap aset

perusahaan yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh

karena itu dibutuhkan

kemampuan seorang manager

yang berpengalaman untuk

menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi,

mendorong efesiensi dan

dipatuhinya kebijakan

manajemen yang merupakan tujuan dari sistem pengendalian intern. Adapun definisi dari

sistem pengendalian intern

menurut Mulyadi (2008:163)

adalah :

“Sistem pengendalian

intern adalah struktur

organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang

dikoordinasikan untuk

menjaga kekayaan

organisasi, mengecek

ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong

dipatuhinya kebijakan

manajemen”.

Tujuan dari sistem

pengendalian intern menurut Mulyadi dalam Sistem Akuntansi (2008:164) adalah :

“1. Menjaga Kekayaan Organisasi.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi.

4

2.1.2.1 Unsur – Unsur Sistem Pengendalian Intern

Dalam menciptakan

suatu sistem pengendalian intern yang baik terdapat beberapa unsur pokok yang

harus ada dalam

perusahaan agar

perusahaan dapat mencapai

tujuannya. Dalam buku

Mulyadi (Sistem Akuntansi

2008:163) menyebutkan

empat unsur utama sistem pengendalian intern, antara lain :

a. Struktur organisasi

yang memisahkan

tanggung jawab

fungsional secara

tegas.

b. Sistem wewenang

dan prosedur

pencatatan yang

memberikan

perlindungan yang

cukup terhadap

kekayaan, utang,

pendapatan dan

biaya.

c. Praktek yang sehat dalam

melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

d. Karyawan yang

mutunya sesuai

dengan tanggung

jawabnya. 2.1.3 Pengertian Persediaan

Pengertian persediaan

berbeda untuk setiap

perusahaan, tergantung dari jenis usaha dan aktivitas dari perusahaan tersebut. Berikut ini merupakan beberapa pengertian persediaan menurut perusahaan juga menurut para ahli.

“Persediaan merupakan aktiva lancar yang ada dalam suatu perusahaan,

apabila perusahaan

tersebut perusahaan

dagang maka persediaan

diartikansebagai barang

dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi

normal perusahaan.

Sedangkan apabila

perusahaan merupakan

perusahaan manufaktur

maka persediaan diartikan sebagai bahan baku yang

terdapat dalam proses

produksi / yang disimpan

untuk tujuan tersebut

(proses produksi)”.

2.1.4 Pengertian Dokumen/Formulir

Menurut Mulyadi dalam

bukunya sistem akuntansi (2008) mengatakan bahwa pengertiaan formulir yaitu :

“Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini data yang bersangkutan

dengan transaksi yang

direkam pertama kali

dijadikan dasar dalam

pencatatan”.

Manfaat formulir bagi

perusahaan menurut Mulyadi adalah :

1. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

3. Mengurangi kemungkinan

kesalahan dengan cara

menyatakan semua

kejadian dalam bentuk

tulisan.

4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke

5

orang lain didalam

organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan menurut Mulyadi (2008:579) :

1. Bukti penerimaan barang gudang

2. Bukti Pengeluaran barang gudang

3. Kartu persediaan

III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian

Objek penelitian merupakan

suatu hal yang dijadikan sasaran penelitian dengan tujuan untuk mengetahui kebenaran dan fakta tentang suatu hal tersebut. Menurut Sugiyono (2009:38) pengertian objek penelitian adalah sebagai berikut :

“Suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek atau kegiatan yang mempunyai

variasi tertentu yang

ditetapkan oleh peneliti

untuk di pelajari dan

kemudian ditarik

kesimpulannya”.

Penelitian ini dilakukan untuk

memperoleh data-data yang

berkaitan dengan objek penelitian.

Dimana yang menjadi objek

penelitian ini yaitu Sistem

Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.

3.2 Metode Penelitian

3.2.1 Teknik Pengumpulan

Data

Teknik pengumpulan

data yang dilakukan oleh

penulis untuk

mendapatkan dan

mengumpulkan data

antara lain dengan

observasi lapangan seperti

observasi lapangan

langsung, wawancara dan

dokumentasi, serta

searching (Internet).

3.2.2 Sumber Data

A. Data Primer

Sumber data primer menurut

Sugiyono (2009:137)

menjelaskan bahwa :

“Sumber primer adalah

sumber data yang

langsung memberikan

data kepada pengumpul data”.

Penulis menggunakan data primer yang berasal dari hasil wawancara, yaitu pengumpulan data dilakukan dengan tanya jawab secara langsung dengan

pihak yang berwenang

memberikan informasi dan data sesuai dengan masalah yang akan diteliti.

B. Data Sekunder

Sumber data sekunder

menurut Sugiyono (2009:137) menjelaskan bahwa:

“Sumber yang tidak

langsung memberikan

data kepada pengumpulan data”.

Data sekunder ini dapat penulis peroleh dari studi kepustakaan dan pengumpulan data dari literature-literature serta sumber lain yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti oleh penulis.

IV. HASIL PENELITIAN DAN

PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian 4.1.1 Analisis Deskriptif

4.1.1.1 Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pada PT. Kereta

Api Indonesia (Persero)

Kantor Pusat

Dalam merancang sistem pengendalian intern persediaan untuk menangani transaksi persediaan yang berasal dari penerimaan persediaan dan

6

digunakan, serta prosedur dan unsur pengendalian intern. a. Dalam struktur organisasi

fungsi yang terkait untuk

memisahkan tanggung

jawab fungsional secara

tegas, dibagi menjadi

beberapa fungsi yaitu : 1. Fungsi gudang

Fungsi ini bertugas untuk menyimpan persediaan yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

2. Fungsi administrasi gudang

Fungsi ini bertugas untuk

mencatat berapa

penerimaan maupun

pengeluaran persediaan. 3. Fungsi akuntansi pusat

Fungsi ini bertugas untuk

membuat jurnal dari

semua dokumen

penerimaan dan

pengeluaran persediaan yang telah dibuat oleh administrasi gudang dan

fungsi ini juga

mengawasi setiap

dokumen yang masuk dan keluar.

b. Sistem Otorisasi dan

Prosedur pencatatan serta dokumen yang digunakan

dalam penerimaan dan

pengeluaran persediaan

Dokumen yang

digunakan dalam

penerimaan dan

pengeluaran persediaan :

1. Bukti penerimaan

persediaan.

2. Bukti Pengeluaran

Persediaan.

3. Analisa Penerimaan

Persediaan.

4. Analisa Pengeluaran Persediaan.

Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, agar tidak terjadi kesalahan pencatatan maka prosedur yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

Kantor Pusat adalah

sebagai berikut :

1. Prosedur penerimaan persediaan.

2. Prosedur pengeluaran persediaan.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Dalam menyeleksi

penerimaan pegawai baru PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat, memprioritaskan keahlian berdasarkan bidang atau

bagian yang tercantum

dalam struktur organisasi perusahaan, dengan tujuan agar setiap tugas-tugas

yang dilakukan dapat

terlaksana dengan baik dan maksimal. Selain keahlian dimasing-masing bidang PT.

Kereta Api Indonesia

(Persero) Kantor Pusat juga lebih mengutamakan calon

pegawainya yang

mempunyai pribadi yang jujur, ulet, kerja keras dan terampil.

4.1.1.2 Dokumen/Formulir yang

terkait dengan sistem

pengendalian intern

persediaan pada PT. Kereta

Api Indonesia (Persero)

Kantor Pusat.

1. Bukti penerimaan

persediaan.

2. Bukti pengeluaran

persediaan.

3. Analisa penerimaan

7

4. Analisa pengeluaran

persediaan. 5. Kartu persediaan.

4.1 Pembahasan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diketahui bagaimana sistem pengendalian intern persediaan yang terjadi di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat untuk semua elemen sistem pengendalian intern yang meliputi :

4.2.1 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.

a. Struktur organisasi yang

memisahkan tanggung

jawab fungsional secara tegas.

Fungsi yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat ini telah sesuai dengan teori

yang dikemukakan oleh

Mulyadi (2008:163) bahwa

setiap fungsi harus

dipisahkan, fungsi gudang

menjalankan tugasnya

dengan menyimpan semua persediaan milik PT. Kereta Api Indonesia (persero) dan fungsi administrasi gudang mencatat semua transaksi penerimaan persediaan dan pengeluaran persediaan ke

dalam dokumen bukti

penerimaan persediaan dan bukti pengeluaran persediaan juga kartu persediaan yang setiap satu bulan sekali

diserahkan kepada unit

akuntansi pusat dan fungsi akuntansi pusat menjalankan tugasnya dengan membuat jurnal umum dari semua dokumen bukti penerimaan dan pengeluaran persediaan yang diberikan oleh pihak balaiyasa/gudang kepada unit akuntansi.

b. Sistem wewenang dan

prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap

kekayaan, utang,

pendapatan dan biaya.

Penerimaan persediaan

dan pengeluaran persediaan diotorisasi oleh bagian yang berwenang yaitu kepala dari masing – masing balaiyasa.

Setiap dokumen

ditandatangani oleh pembuat

(pelaksana akuntansi

balaiyasa) dan pemeriksa (Asisten manajer balaiyasa), Setelah itu pihak balaiyasa

mengirimkan dokumen

kepada unit akuntansi.

Setelah unit akuntansi

mendapat laporan berupa

dokumen persediaan dari

ketiga balaiyasa yaitu

balaiyasa kiaracondong,

balaiyasa punjakan cirebon, dan balaiyasa sintelis unit akuntansi membuat jurnal

dari semua dokumen

persediaan yang diperoleh

dari masing-masing

balaiyasa. Kemudian setelah unit akuntansi memeriksa dan menurutnya benar maka unit akuntansi

menandatanganinya selaku

pembuat dan junior manajer

juga menandatanganinya

sebagai pemeriksa. Dalam

hal ini otorisasi yang

dilakukan pihak balaiyasa dan unit akuntansi sudah cukup baik. Hal ini sudah sesuai

dengan teori yang di

kemukakan oleh Mulyadi

(2008:163) bahwa dalam

suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat

yang memiliki wewenang

untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan

fungsi setiap unit

organisasi.

Sebaiknya Flowchart

prosedur penerimaan dan

8

itu masyarakat umum

maupun pegawai dapat

memahami prosedur

penerimaan dan

pengeluaran persediaan.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Menyeleksi tenaga kerja,

perusahaan menerima

pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidangnya, dengan tujuan agar setiap tugas-tugas yang dilakukan dapat terlaksana dengan baik dan maksimal. Dan

dalam penerimaannya

perusahaan selalu melihat keterampilan, ketekunan, kerja keras, dan kejujuran yang dimiliki oleh setiap calon pegawainya.

V. SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan

pembahasan mengenai “Sistem

Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

Kantor Pusat”, maka penulis dapat

menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem pengendalian intern

persediaan dalam struktur

organisasinya sudah cukup baik

karena semua fungsi

menjalankan fungsinya masing – masing, dalam sistem wewenang dan posedur pencatatannya pun sama karena setiap dokumen di

tandatangani oleh karyawan

yang memiliki wewenang untuk itu, sedangkan dalam praktek yang sehat masih ada hal yang memicu untuk karyawan berbuat kecurangan karena dari unit akuntansi tidak bisa melihat

kelengkapan dari dokumen

persediaan yang diberikan oleh pihak balaiyasa dan penggunaan

penerimaan pegawai sudah

cukup bagus karena sesuai dengan masing - masing bidang yang dimilikinya, dan untuk flowchart prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat masih kurang bisa dipahami.

2. Dokumen yang terkait dengan

sistem pengendalian intern

persediaan pada PT. Kereta Api

Indonesia (Persero) Kantor

Pusat sudah bagus dan lengkap, terdiri dari : bukti penerimaan

persediaan digunakan untuk

pencatatan penerimaan

persediaan, bukti pengeluaran

persediaan digunakan untuk

pencatatan pengeluaran

persediaan, analisa bukti

penerimaan persediaan

digunakan untuk pencatatan

penerimaan persediaan selama

1 bulan, analisa bukti

pengeluaran persediaan

digunakan untuk pengeluaran persediaan selama 1 bulan dan

kartu persediaan digunakan

untuk pencatatan penerimaan

dan pengeluaran persediaan

yang dipegang oleh pihak

gudang. tetapi dalam hal

penyampaian informasinya

masih terlambat sehingga

menyebabkan unit akuntansi

pusat harus menunggu

datangnya dokumen dan

pelaporan yang dibuat oleh unit akuntansi pusat menjadi tidak akurat dan tidak sesuai dengan bulan sebenarnya.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan

diatas, penulis mencoba

memberikan saran kepada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat, dan saran yang

9

memberikan manfaat. Salah satu manfaat dari saran adalah untuk

memberi informasi-informasi

atau masukan-masukan dalam mencapai tujuan yang akan dicapai. Adapun saran yang

disampaikan penulis adalah

sebagai berikut :

1. Dalam hal pencatatan

persediaan dari pihak

balaiyasa harus lebih teliti dalam pencatatan setiap transaksi yang terjadi karena setiap transaksi

yang terjadi dapat

mempengaruhi pembuatan laporan jurnal yang dibuat

unit akuntansi pusat

sehingga sistem

pengendalian intern yang

dilakukan oleh pihak

akuntansi dapat berjalan

dengan baik. Dan

penggunaan formulirnya

dengan bernomor urut cetak agar tidak ada ruang untuk

karyawan berbuat

kecurangan dan dapat

menetapkan

pertanggungjawaban terlaksanannya transaksi,

dan untuk flowchart

prosedur penerimaan

persediaan dan

pengeluaran persediaan

agar diperjelas lagi sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku agar dapat

mudah dipahami oleh

pembacanya dan setiap

proses dapat dijalankan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

2. Sebaiknya Program aplikasi

yang ada dipergunakan

sesuai dengan fungsinya agar keterlambatan tidak terjadi lagi, dan sumber

daya manusianya perlu

ditambahkan lagi agar tidak terjadi keterlambatan dalam

penyampaian informasi

mengenai dokumen

persediaan.

VI. DAFTAR PUSTAKA

Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini. 2008. Pengantar Akuntansi II. Bandung : UNIKOM.

Mulyadi. 2008. Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.

Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, struktur-pengendalian resiko pengembangan. Bandung: Lingga Jaya.

10

INISIATOR GUDANG AKUNTANSI

Gambar 4.1

Flowchart Usulan Prosedur Penerimaan Persediaan

Barang Barang

Membuat A.14/SAB

4. A.14/SAB 4

3 2

A.14/SAB 1

2. A.14/SAB

1. Kartu Persediaan

3. Membuat B.19/SAB

B.19/SAB

11

INISIATOR GUDANG BALAIYASA AKUNTANSI

Gambar 4.2

Flowchart Usulan Prosedur Pengeluaran Persediaan

Barang Barang Mengisi

A.15/SAB

4. A.15/SAB 4

3 2

A.15/SAB 1

2. A.15/SAB

Kartu Persediaan

1.Membuat B.20/SAB

B.20/SAB

B.20/SAB 3. A.15/SAB

6

pengeluaran persediaan,

berikut data-data mengenai fungsi yang terkait, catatan akuntansi dan dokumen yang digunakan, serta prosedur dan unsur pengendalian intern. a. Dalam struktur organisasi

fungsi yang terkait untuk memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, dibagi menjadi beberapa fungsi yaitu : 1. Fungsi gudang

Fungsi ini bertugas untuk menyimpan persediaan yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

2. Fungsi administrasi gudang

Fungsi ini bertugas untuk mencatat berapa penerimaan maupun pengeluaran persediaan. 3. Fungsi akuntansi pusat

Fungsi ini bertugas untuk membuat jurnal dari semua dokumen penerimaan dan pengeluaran persediaan yang telah dibuat oleh administrasi gudang dan fungsi ini juga mengawasi setiap dokumen yang masuk dan keluar.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan serta dokumen yang digunakan dalam penerimaan dan pengeluaran persediaan

Dokumen yang

digunakan dalam

penerimaan dan

pengeluaran persediaan : 1. Bukti penerimaan

persediaan.

2. Bukti Pengeluaran Persediaan.

3. Analisa Penerimaan Persediaan.

4. Analisa Pengeluaran Persediaan.

5. Kartu Persediaan. c. Praktek yang sehat dalam

melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, agar tidak terjadi kesalahan pencatatan maka prosedur yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat adalah sebagai berikut :

1. Prosedur penerimaan persediaan.

2. Prosedur pengeluaran persediaan.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Dalam menyeleksi penerimaan pegawai baru PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat, memprioritaskan keahlian berdasarkan bidang atau bagian yang tercantum dalam struktur organisasi perusahaan, dengan tujuan agar setiap tugas-tugas yang dilakukan dapat terlaksana dengan baik dan maksimal. Selain keahlian dimasing-masing bidang PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat juga lebih mengutamakan calon pegawainya yang mempunyai pribadi yang jujur, ulet, kerja keras dan terampil.

4.1.1.2 Dokumen/Formulir yang terkait dengan sistem pengendalian intern persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.

1. Bukti penerimaan persediaan.

2. Bukti pengeluaran persediaan.

3. Analisa penerimaan persediaan.

7

4. Analisa pengeluaran

persediaan. 5. Kartu persediaan. 4.1 Pembahasan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diketahui bagaimana sistem pengendalian intern persediaan yang terjadi di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat untuk semua elemen sistem pengendalian intern yang meliputi :

4.2.1 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat.

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Fungsi yang dimiliki oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat ini telah sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Mulyadi (2008:163) bahwa setiap fungsi harus dipisahkan, fungsi gudang menjalankan tugasnya dengan menyimpan semua persediaan milik PT. Kereta Api Indonesia (persero) dan fungsi administrasi gudang mencatat semua transaksi penerimaan persediaan dan pengeluaran persediaan ke dalam dokumen bukti penerimaan persediaan dan bukti pengeluaran persediaan juga kartu persediaan yang setiap satu bulan sekali diserahkan kepada unit akuntansi pusat dan fungsi akuntansi pusat menjalankan tugasnya dengan membuat jurnal umum dari semua dokumen bukti penerimaan dan pengeluaran persediaan yang diberikan oleh pihak balaiyasa/gudang kepada unit akuntansi.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap

kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Penerimaan persediaan dan pengeluaran persediaan diotorisasi oleh bagian yang berwenang yaitu kepala dari masing – masing balaiyasa.

Setiap dokumen

ditandatangani oleh pembuat (pelaksana akuntansi balaiyasa) dan pemeriksa (Asisten manajer balaiyasa), Setelah itu pihak balaiyasa mengirimkan dokumen kepada unit akuntansi. Setelah unit akuntansi mendapat laporan berupa dokumen persediaan dari ketiga balaiyasa yaitu balaiyasa kiaracondong, balaiyasa punjakan cirebon, dan balaiyasa sintelis unit akuntansi membuat jurnal dari semua dokumen persediaan yang diperoleh dari masing-masing balaiyasa. Kemudian setelah unit akuntansi memeriksa dan menurutnya benar maka unit akuntansi

menandatanganinya selaku pembuat dan junior manajer juga menandatanganinya sebagai pemeriksa. Dalam hal ini otorisasi yang dilakukan pihak balaiyasa dan unit akuntansi sudah cukup baik. Hal ini sudah sesuai dengan teori yang di kemukakan oleh Mulyadi (2008:163) bahwa dalam suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Sebaiknya Flowchart prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan

8

pada PT. Kereta Api

Indonesia (Persero) Kantor Pusat seperti Gambar 4.1 dan Gambar 4.2 agar baik itu masyarakat umum maupun pegawai dapat memahami prosedur

penerimaan dan

pengeluaran persediaan. d. Karyawan yang mutunya

sesuai dengan tanggung jawabnya.

Menyeleksi tenaga kerja, perusahaan menerima pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidangnya, dengan tujuan agar setiap tugas-tugas yang dilakukan dapat terlaksana dengan baik dan maksimal. Dan dalam penerimaannya perusahaan selalu melihat keterampilan, ketekunan, kerja keras, dan kejujuran yang dimiliki oleh setiap calon pegawainya.

V. SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai “Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat”, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem pengendalian intern persediaan dalam struktur organisasinya sudah cukup baik karena semua fungsi menjalankan fungsinya masing – masing, dalam sistem wewenang dan posedur pencatatannya pun sama karena setiap dokumen di tandatangani oleh karyawan yang memiliki wewenang untuk itu, sedangkan dalam praktek yang sehat masih ada hal yang memicu untuk karyawan berbuat kecurangan karena dari unit akuntansi tidak bisa melihat kelengkapan dari dokumen persediaan yang diberikan oleh pihak balaiyasa dan penggunaan

formulirnya tidak bernomor urut cetak. Dan dari karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya dalam hal penerimaan pegawai sudah cukup bagus karena sesuai dengan masing - masing bidang yang dimilikinya, dan untuk flowchart prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat masih kurang bisa dipahami.

2. Dokumen yang terkait dengan sistem pengendalian intern persediaan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat sudah bagus dan lengkap, terdiri dari : bukti penerimaan persediaan digunakan untuk pencatatan penerimaan persediaan, bukti pengeluaran persediaan digunakan untuk pencatatan pengeluaran persediaan, analisa bukti penerimaan persediaan digunakan untuk pencatatan penerimaan persediaan selama 1 bulan, analisa bukti pengeluaran persediaan digunakan untuk pengeluaran persediaan selama 1 bulan dan kartu persediaan digunakan untuk pencatatan penerimaan dan pengeluaran persediaan yang dipegang oleh pihak gudang. tetapi dalam hal penyampaian informasinya masih terlambat sehingga menyebabkan unit akuntansi pusat harus menunggu datangnya dokumen dan pelaporan yang dibuat oleh unit akuntansi pusat menjadi tidak akurat dan tidak sesuai dengan bulan sebenarnya.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan saran kepada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat, dan saran yang disampaikan semoga dapat

9

memberikan manfaat. Salah satu

manfaat dari saran adalah untuk memberi informasi-informasi atau masukan-masukan dalam mencapai tujuan yang akan dicapai. Adapun saran yang disampaikan penulis adalah sebagai berikut :

1. Dalam hal pencatatan persediaan dari pihak balaiyasa harus lebih teliti dalam pencatatan setiap transaksi yang terjadi karena setiap transaksi yang terjadi dapat mempengaruhi pembuatan laporan jurnal yang dibuat unit akuntansi pusat sehingga sistem pengendalian intern yang dilakukan oleh pihak akuntansi dapat berjalan dengan baik. Dan penggunaan formulirnya dengan bernomor urut cetak agar tidak ada ruang untuk karyawan berbuat kecurangan dan dapat menetapkan

pertanggungjawaban terlaksanannya transaksi, dan untuk flowchart prosedur penerimaan

persediaan dan

pengeluaran persediaan agar diperjelas lagi sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku agar dapat mudah dipahami oleh pembacanya dan setiap proses dapat dijalankan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

2. Sebaiknya Program aplikasi yang ada dipergunakan sesuai dengan fungsinya agar keterlambatan tidak terjadi lagi, dan sumber daya manusianya perlu ditambahkan lagi agar tidak terjadi keterlambatan dalam penyampaian informasi

mengenai dokumen persediaan.

VI. DAFTAR PUSTAKA

Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini. 2008. Pengantar Akuntansi II. Bandung : UNIKOM.

Mulyadi. 2008. Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.

Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, struktur-pengendalian resiko pengembangan. Bandung: Lingga Jaya.

10

INISIATOR

GUDANG

AKUNTANSI

Gambar 4.1

Flowchart Usulan Prosedur Penerimaan Persediaan

Barang

Barang

Membuat

A.14/SAB

4. A.14/SAB

4

3

2

A.14/SAB

1

2. A.14/SAB

1. Kartu

Persediaan

3. Membuat

B.19/SAB

B.19/SAB

11

INISIATOR

GUDANG

BALAIYASA

AKUNTANSI

Gambar 4.2

Flowchart Usulan Prosedur Pengeluaran Persediaan

Barang

Barang

Mengisi

A.15/SAB

4. A.15/SAB

4

3

2

A.15/SAB

1

2. A.15/SAB

Kartu

Persediaan

1.Membuat

B.20/SAB

B.20/SAB

B.20/SAB

3. A.15/SAB