Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Binjai

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PERSEDIAAN PADA PT POS INDONESIA (PERSERO)

BINJAI

S K R I P S I

Diajukan Oleh :

NAMA : YUNITA PUTRIANI SITOHANG

NIM : 080522015

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI


(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai”. Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Medan, November 2010 Penulis,

Yunita Putriani Sitohang Nim 080522015


(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa yang senantiasa memberikan kasih dan pertolongan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai”.

Dalam menyusun skripsi ini penulis banyak memperoleh bimbingan, dorongan semangat, nasehat dan bantuan lain baik secara moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak. selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM Ak. selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Zainal A.T Silangit, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.

4. Bapak Drs. Sucipto, MM, Ak. dan Bapak Drs. Rustam, MSi, Ak selaku Dosen Penguji I dan Penguji II, yang memberikan pengarahan kepada penulis selama penyusunan skripsi.

5. Seluruh pegawai PT Pos Indonesia (Persero) Binjai yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset dalam rangka penulisan skripsi ini.


(4)

6. Kedua orang tua penulis, Ayahanda M. Sitohang dan Ibunda L. Silalahi(Almh)/B. Silalahi, Abangku Benny Sitohang, Kakakku (Betharia, AmF dan Ira Waty Spd), Adikku (Santo Elisa, Jovalia) dan Abangku Horas Antoni Sinaga, Amd yang selalu ada bagi penulis baik suka maupun duka serta memberi kasih sayang, dorongan semangat dan doa kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna baik dalam tata bahasa maupun lingkup pembahasannya. Untuk ini penulis menerima saran dan kritik yang membangun dari pembaca. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang akuntansi untuk pembaca.

Medan, November 2010 Penulis,

Yunita Putriani Sitohang Nim 080522015


(5)

ABSTRAK

Persediaan adalah salah satu aktiva penting yang dimiliki oleh perusahaan. Karena persediaan merupakan suatu aktiva maka harus dilakukan pengendalian intern yang baik untuk menjaga persediaan tersebut dari hal-hal buruk yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengendalian intern yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia (Persero) Binjai guna mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengendalian intern persediaan barang dagangan yang diterapkan.

Untuk memperoleh data yang diperlukan maka penulis menggunakan alat pengumpul data berupa wawancara dan kepustakaan. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Penulis memperoleh data melalui wawancara dan observasi.

Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian intern atas persediaan pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai sudah cukup efektif, dimana adanya pemisahan diantara fungsi-fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagang juga dilakukan secara periodik oleh bagian logistik melalui kegiatan stok benda-benda pos.


(6)

ABSTRACT

Inventory is one of the important asset to be owned by company. Because of inventory is asset of company so the company should have a good internal control of inventory to keep them from many things bad that might happen. Therefore, the purpose of this research is to analysis internal control system that PT Pos Indonesia (Persero) Binjai has been done for get the description of activity internal control system of inventory in applied by that company.

To get the needed data so writer use the data collector in the form of literature and interview. In this research, data type that used is primary and sekunder data. The writer get the data by interview and observation.

The result in this research known internal control system of inventory in PT Pos Indonesia (Persero) Binjai is effective enough, where there is function division between in and out of goods. The monitoring of inventory also being done in periodical by logistic through the activities of post office’s goods stock.


(7)

DAFTAR TABEL

Judul

TinjauanPenelitian Terdahulu……… 28 Halaman


(8)

DAFTAR GAMBAR

Judul

Kerangka Konseptual……… 4


(9)

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN… ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Kerangka Konseptual ... 4

BAB II TINJAUAN PENELITIAN ... 5

A. Tinjauan Teoritis ... 5

1. Pengertian Persediaan ... 5

2. Jenis-jenis Persediaan ... 7

3. Sistem Pencatatan Persediaan ... 9


(10)

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 33

BAB III METODE PENELITIAN ... 35

A. Jenis Penelitian ... 35

B. Jenis Data ... 35

C. Teknik Pengumpulan Data ... 36

D. Metode Analisis Data ... 36

E. Lokasi dan Jadwal Penelitian ... 37

BAB IV HASIL PENELITIAN ... 38

A. Data Penelitian ... 38

1. Gambaran Umum PT Pos Indonesia (Persero) Binjai ... 38

a. Sejarah Singkat Perusahaan ... 38

b. Visi dan Misi... 42

c. Struktur Organisasi ... 43

2. Jenis-jenis Persediaan ... 49

3. Unsur-unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang .... 50

B. Analisis ... 56

1. Analisis Unsur-unsur Pengendalian Intern Persediaan ... 56

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 63

A. Kesimpulan ... 63


(11)

DAFTAR PUSTAKA ... 66


(12)

ABSTRAK

Persediaan adalah salah satu aktiva penting yang dimiliki oleh perusahaan. Karena persediaan merupakan suatu aktiva maka harus dilakukan pengendalian intern yang baik untuk menjaga persediaan tersebut dari hal-hal buruk yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengendalian intern yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia (Persero) Binjai guna mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengendalian intern persediaan barang dagangan yang diterapkan.

Untuk memperoleh data yang diperlukan maka penulis menggunakan alat pengumpul data berupa wawancara dan kepustakaan. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Penulis memperoleh data melalui wawancara dan observasi.

Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian intern atas persediaan pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai sudah cukup efektif, dimana adanya pemisahan diantara fungsi-fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagang juga dilakukan secara periodik oleh bagian logistik melalui kegiatan stok benda-benda pos.


(13)

ABSTRACT

Inventory is one of the important asset to be owned by company. Because of inventory is asset of company so the company should have a good internal control of inventory to keep them from many things bad that might happen. Therefore, the purpose of this research is to analysis internal control system that PT Pos Indonesia (Persero) Binjai has been done for get the description of activity internal control system of inventory in applied by that company.

To get the needed data so writer use the data collector in the form of literature and interview. In this research, data type that used is primary and sekunder data. The writer get the data by interview and observation.

The result in this research known internal control system of inventory in PT Pos Indonesia (Persero) Binjai is effective enough, where there is function division between in and out of goods. The monitoring of inventory also being done in periodical by logistic through the activities of post office’s goods stock.


(14)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum perusahaan dagang dapat didefinisikan sebagai organisasi yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak atau perusahaan lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti bertujuan untuk menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan, serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi.

Persediaan merupakan salah satu asset yang penting bagi suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasinya. Bagi sebagian perusahaan, persediaan mewakili elemen yang paling aktif dalam operasi perusahaan, yang selalu dibutuhkan atau diproduksi dan dijual kembali. Sedangkan akuntansi persediaan itu haruslah dijalankan dengan sebaik mungkin agar perusahaan tidak mengalami hal-hal yang menggangu jalannya kegiatan operasi perusahaan.

Modal yang tertanam dalam persediaan seringkali merupakan harta lancar yang paling besar dalam perusahaan dan juga merupakan bagian yang paling besar dalam harta perusahaan. Penjualan akan menurun jika barang tidak tersedia dalam bentuk, jenis, mutu, dan jumlah yang diinginkan pelanggan. Prosedur pembelian yang tidak efisien atau upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani suatu perusahaan dengan persediaan yang berlebihan dan tidak terjual. Barang-barang yang menumpuk terlalu lama


(15)

dalam gudang akan mengalami kerusakan atau sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan zaman. Hal-hal seperti inilah yang harus diperhatikan oleh perusahaan dengan seksama dan bila hal itu terjadi maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern persediaan barang dagangan pada perusahaan tersebut kurang baik. Jadi, penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.

Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Pengendalian intern juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.

Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan dan semua kemungkinan lain yang dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya. Kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali. Dari uraian diatas dapatlah diketahui bahwa persediaan merupakan asset yang paling aktif dalam operasi perusahaan.

Oleh karena itulah diperlukan pengendalian intern persediaan barang dagangan, agar tujuan perusahaan yang sudah direncanakan dapat tercapai. Melihat begitu pentingnya pengendalian intern persediaan barang dagangan,


(16)

maka penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut dalam sebuah karya tulis ilmiah dalam bentuk skripsi dengan judul “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai.”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian mengenai latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis mencoba untuk merumuskan masalah dalam bentuk pernyataan sebagai berikut “Apakah penerapan pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai sudah berjalan dengan efektif?”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan sudah cukup efektif.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :

a. Bagi penulis, memperoleh dan memberikan tambahan pengetahuan tentang penerapan pengendalian intern persediaan barang dagang. b. Bagi perusahaan yaitu PT Pos Indonesia (Persero) Binjai, sebagai

bahan masukan bagi perusahaan yang berguna untuk memperbaiki kebijakan atas pengendalian intern persediaan barang dagang.


(17)

c. Bagi pihak lain, dapat menjadi sumber informasi bagi pembaca yang ingin mempelajari dan membahas lebih jauh mengenai pengendalian intern persediaan.

D. Kerangka Konseptual

Untuk menyelesaikan masalah yang tertuang dalam skripsi ini, penulis akan menguraikan alur berfikir penulis dalam permasalahan sebagai berikut :

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual Sumber : Penulis 2010

Metode Pencatatan Persediaan

Metode Penilaian Persediaan

Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Persediaan PT Pos Indonesia

(Persero) Binjai

PT Pos Indonesia (Persero) Binjai

Evaluasi Pengendalian Intern


(18)

BAB II

TINJAUAN PENELITIAN

A. Tinjauan Teoritis

1. Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan asset perusahaan yang mempunyai pengaruh yang sangat sensitive bagi perkembangan financial perusahaan. Dalam akuntansi, persediaan adalah harta lancar yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang digunakan untuk kegiatan bisnis untuk dijual tanpa perubahan bentuk atau untuk diproses lebih lanjut dalam perusahaan manufaktur sehingga mempunyai nilai dan bentuk baru kemudian dipasarkan.

Persediaan juga merupakan aktiva paling lancar dalam perusahaan karena persediaan mendukung jalannya kegiatan operasi perusahaan, dari persediaan dapat dilihat bagaimana sebuah perusahaan dapat mengelola perusahaannya dengan baik.

Menurut Prasetyo (2006 : 65), “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam pengerjaan atau proses produksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi”.

Menurut Warren, Reeve (2005 : 452), “Persediaan juga didefinisikan sebagai aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”.


(19)

Persediaan memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan, yaitu : a. Agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi, b. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi,

c. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas karena membeli dalam jumlah yang banyak ada diskon,

d. Untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga,

e. Untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu dan ketidaktepatan pengiriman, f. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam

proses.

Menurut Hansen dan Mowen (2001 : 584), adapun biaya yang timbul karena persediaan diantaranya adanya biaya penyimpanan, pemesanan, penyiapan dan biaya kehabisan dan kekurangan bahan.

1. Biaya penyimpanan

Merupakan biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan. Terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas persediaan semakin banyak.

2. Biaya pemesanan

Setiap kali suatu bahan baku dipesan, perusahaan harus menanggung biaya pemesanan. Biaya pemesanan total per periode sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per pesanan.

3. Biaya penyiapan

Biaya penyiapan diperlukan apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri. Biaya penyiapan total per periode adalah jumlah penyiapan yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per penyiapan.

4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan

Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukup i permintaan proses produksi. Biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek terutama dalam kenyataan bahwa biaya ini merupakan opportunity cost yang sulit diperkirakan secara objektif.


(20)

Kesimpulannya adalah bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun ada masalah lain.

2. Jenis-jenis Persediaan

Secara umum perusahaan dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur. Oleh sebab itu, jenis-jenis persediaan pada ketiga perusahaan tersebut berbeda.

a. Jenis-jenis Persediaan menurut Fungsinya seperti yang dinyatakan oleh Rangkuti (2004 : 7) :

1. Batch stock/lot size inventory

Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.

Keuntungannya :

a) Potongan harga pada harga pembelian b) Efisiensi produksi

c) Penghematan biaya angkutan 2. Fluctuation stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan

3. Anticipation stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat.

b. Jenis-jenis Persediaan menurut Jenis dan Posisi Barang seperti yang dinyatakan oleh Dyckman, Dukes, Davis (2000 : 377) :

1. Persediaan barang dagangan ( merchandise inventory)

Barang yang ada digudang (good on hand) dibeli oleh pengecer atau perusahaan perdagangan seperti importir atau ekportir untuk dijual kembali. Biasanya, barang yang diperoleh untuk dijual


(21)

kembali secara fisik tidak diubah oleh perusahaan pembeli ; barang-barang tersebut tetap dalam bentuk yang telah jadi ketika meninggalkan pabrik pembuatnya. Dalam beberapa hal, dapat terjadi beberapa komponen dibeli untuk kemudian dirakit menjadi barang jadi. Misalnya, sepeda yang dirakit dari kerangka, roda, gir, dan sebagainya serta dijual oleh pengecer sepeda adalah salah satu contoh.

2. Persediaan manufaktur (manufacturing inventory)

persediaan gabungan dari entitas manufaktur, yang terdiri dari : a) Persediaan bahan baku

Barang berwujud yang dibeli atau diperoleh dengan cara lain (misalnya, dengan menambah) dan disimpan untuk penggunaan langsung dalam membuat barang untuk dijual kembali. Bagian atau suku cadang yang diproduksi sebelum digunakan kadang-kadang diklasifikasikan sebagai persediaan komponen suku cadang

b) Persediaan barang dalam proses

Barang-barang yang membutuhkan pemrosesan lebih lanjut sebelum penyelesaian dan penjualan. Barang dalam proses, juga disebut persediaan barang dalam proses, meliputi biaya bahan langsung, tenaga kerja langsung, dan alokasi biaya overhead pabrik yang sampai tanggal tersebut

c) Persediaan barang jadi

Barang-barang manufaktur yang telah diselesaikan dan disimpan untuk dijual. Biaya persediaan barang jadi meliputi biaya bahan langsung, tenaga kerja langsung, dan alokasi biaya overhead pabrik yang berkaitan dengan manufaktur d) Persediaan perlengkapan manufaktur

Barang-barang seperti minyak pelumas untuk mesin-mesin, bahan pembersih dan barang lainnya yang merupakan bagian yang kurang penting dari produk jadi.

3. Persediaan rupa-rupa

Barang-barang seperti perlengkapan kantor, kebersihan, dan pengiriman. Persediaan jenis ini biasanya digunakan segera dan biasanya dicatat sebagai beban penjualan atau umum (selling or general expenses) ketika dibeli.

Kesimpulannya adalah bahwa jenis-jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau kegiatan normal usaha berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat terbentuk perusahaan industri (manufacture), perusahaan dagang, ataupun perusahaan jasa. Karakteristik dari barang yang


(22)

diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi terhadap jenis usaha perusahaan tersebut.

3. Sistem Pencatatan Persediaan

Sistem pencatatan persediaan merupakan pengelolaan persediaan melalui proses pencatatan sehingga data tentang persediaan dapat tersedia dengan benar. Pada umumnya metode pencatatan yang biasanya ada pada teori yaitu:

a. Sistem pencatatan perpetual

Sistem persediaan perpetual adalah sistem akuntansi untuk persediaan yang merinci catatan dari jumlah unit dan biaya dari setiap transaksi pembelian dan penjualan yang dibuat selama periode akuntansi.

Dengan sistem perpetual, catatan persediaan diperbaharui pada saat pembelian atau penjualan dilakukan. Dengan cara ini, catatan persediaan setiap saat mencerminkan berapa banyak setiap persediaan barang harus berada di gudang. Sistem perpetual sering kali digunakan pada saat setiap persediaan barang yang mempunyai nilai tinggi atau terdapat biaya yang besar apabila persediaan habis atau banyak menumpuk.

Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess (1999 : 366) “Dalam sistem persediaan perpetual semua kenaikan dan penurunan barang dagangan yang dicatat dengan cara yang sama seperti mencatat kenaikan dan penurunan kas. Akun persediaan barang dagang pada awal periode akuntansi mengindikasikan stok pada tanggal tersebut. Pembelian dicatat dengan mendebit persediaan barang dagang dan mengkredit kas


(23)

atau hutang usaha. Pada tanggal penjualan harga pokok barang yang terjual dicatat dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit persediaan barang dagangan”.

Dyckman, Dukes, Davis (2000 : 383) mengatakan bahwa, “apabila sistem persediaan perpetual digunakan, catatan persediaan perpetual yang terinci, sebagai tambahan atas akun buku besar biasa, dibuat untuk setiap item persediaan dan akun pengendalian persediaan dibuat dalam buku besar atas dasar lancar”.

Catatan persediaan perpetual untuk setiap barang harus memberikan informasi penerimaan, pengeluaran dan saldo ditangan. Dengan informasi ini, kuantitas fisik dan penilaian barang yang ada ditangan tersedia setiap waktu. Jadi, perhitungan persediaan fisik tidak diperlukan kecuali untuk memverifikasi jumlah persediaan. Perhitungan fisik biasanya dilakukan secara tahunan untuk tujuan audit yang membandingkan persediaan ditangan dengan catatan perpetual dan menyatakan data untuk setiap jurnal penyelesaian yang dibutuhkan (misalnya kesalahan dan kerugian). Catatan persediaan harus disesuaikan ke perhitungan fisik apabila terdapat perbedaan pencatatan.

Untuk perusahaan dagang pencatatan yang dilakukan menurut motode ini adalah sebagai berikut :

Persediaan Barang Dagang Rp xxx

Saat Pembelian


(24)

Kas/Piutang Dagang Rp xxx

Saat Penjualan

Harga Pokok Penjualan Rp xxx

Penjualan Rp xxx

Persediaan Barang Dagang Rp xxx

Apabila ada pengembalian pembelian atau potongan, dibukukan sebagai lawan atau kebalikan dari pembukuan tersebut. Jika hasil perhitungan persediaan mengungkapkan bahwa kuantitas yang sesungguhnya lebih kecil dari kuantitas yang dicatat, maka perkiraan persediaan bahan diturunkan dengan perhitungan selisih tersebut dan pendebetannya dibukukan pada perkiraan harga pokok penjualan atau perkiraan khusus. Pengembalian penjualan biasanya disebut dalam perkiraan kontra spesial yaitu :

Pengembalian Penjualan Rp xxx

Kas/Piutang Rp xxx

b. Sistem pencatatan periodik

Sistem persediaan periodik adalah suatu sistem akuntansi untuk persediaan yang harga pokok penjualan ditentukan dan persediaan dikoreksi pada akhir periode akuntansi bukan pada saat persediaan tersebut dibeli.

Dengan sistem periodik, catatan persediaan diperbaharui pada saat penjualan dilakukan dan digunakan ketika persediaan terdiri dari jumlah barang-barang yang beraneka ragam, nilainya relatif kecil.


(25)

Menurut Dyckman Dukes, dan Davis (2000 : 381) mengemukakan sebagai berikut :

Dalam sistem persediaan periodik, perhitungan fisik aktual atas barang-barang yang ada diadakan pada akhir setiap periode akuntansi ketika menyiapkan laporan keuangan. Barang-barang dihitung, ditimbang, atau jika tidak diukur dan jumlahnya dikalikan dengan unit biaya untuk memberi nilai persediaan. Sebuah catatan yang terus berlangsung atas persediaan bisa, tetapi tidak harus dibuat untuk unit-unit dan jumlah yang dibeli dan dijual (dikeluarkan) serta saldo ditangan.

Sedangkan menurut Horngren, Harrison, Robinson dan Secokusumo (2000 : 455) mengemukakan bahwa :

Dalam sistem periodik, perusahaan tidak selalu mencatat mutasi yang terjadi pada persediaan yang dimiliki. Akibatnya pada akhir periode perusahaan harus melakukan perhitungan secara fisik untuk mengetahui jumlah persediaan yang dimilikinya pada saat itu. Jumlah persediaan itu akan dikalikan dengan unit biaya untuk mendapatkan harga pokok persediaan diakhir periode.

Bagi perusahaan dagang jika mengunakan metode ini maka sistem pencatatannya adalah sebagai berikut :

Pembelian Rp xxx

Saat Pembelian

Kas/Hutang Dagang Rp xxx

Kas/Piutang dagang Rp xxx

Saat Penjualan

Penjualan Rp xxx


(26)

Kas/Hutang Dagang Rp xxx

Pengembalian pembelian dan potongan Rp xxx

Pengembalian penjualan juga dimasukkan dalam perkiraan kontra spesial yaitu :

Pengembalian pembelian dan potongan Rp xxx

Kas/Piutang dagang Rp xxx

Menurut Stice dan Skousen (2009 : 667), “ Ada beberapa macam metode penilaian pesediaan yang umum digunakan, yaitu : Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO), Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (LIFO), dan Metode Biaya Rata-Rata (Average)”.

1. Masuk pertama, keluar pertama (first in, first out-FIFO)

Metode ini memperlakukan barang yang pertama dibeli atau diproses sebagai unit pertama yang dibebankan atas penjualan atau pengeluaran. Barang yang terjual (dikeluarkan) dinilai pada biaya per unit terlama dan barang yang tetap di persediaan dinilai pada jumlah biaya per unit terbaru. Metode ini dapat digunakan baik pada sistem persediaan periodik maupun perpetual. Berikut ini disajikan kalkulasi biaya persediaan FIFO unuk sistem persediaan periodik pada PT Sentosa:

Persediaan awal (200 unit pada Rp 1) Rp 200

Ditambah pembelian selama periode tersebut

Harga pokok barang yang tersedia untuk dijual 1.120 920


(27)

Dikurangi persediaan akhir (300 unit per perhitungan fisik):

100 unit pada Rp 1,26 (pembeliaan terbaru -24 Jan) Rp 126

200 unit pada Rp 1,16 (pembelian terbaru berikutnya -15 Jan)

Total biaya persediaan akhir

232

Harga pokok penjualan Rp 762

(358)

Kalkulasi biaya persediaan FIFO bila PT Sentosa menggunakan sistem persediaan perpetual disajikan berikut ini :

FIFO Perpetual T

g l

Pembelian Penjualan

(Pengeluaran)

Saldo Persediaan

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

1/1 200* 1,00 200

9 300 1,10 330 200

300

1,00 1,10

200 330

10 200

200

1,00 1,10

200

220 100 1,10 110

15 400 1,16 464 100

400

1,10 1,16

110 464

18 100

200

1,10 1,16

110

232 200 1,16 232

24 100 1,26 126 200

100

1,16 1,26

232 126


(28)

Harga pokok penjualan 762 *Persediaan awal

2. Masuk terakhir keluar terakhir (last in, first out-LIFO)

Metode ini menandingkan biaya dari barang yang paling akhir dibeli terhadap pendapatan. Apabila sistem persediaan periodik, maka diasumsikan bahwa biaya dari total kuantitas yang terjual atau dikeluarkan berasal dari pembelian terakhir. Berikut ini PT Sentosa menyajikan kalkulasi biaya persediaan LIFO untuk sistem persediaan periodik.

Harga pokok barang tersedia untuk dijual Rp1.120

Dikurangi persediaan akhir (300 unit per perhitungan fisik):

200 unit pada Rp 1 (biaya terlama tersedia dari persediaan 1Jan)Rp200

100 unit pada Rp 1,10 (biaya terlama dari pembelian 9 Jan)

Persediaan akhir

110

Harga pokok penjualan Rp 810

(310)

Apabila metode LIFO digunakan dalam sistem persediaan perpetual, maka biaya dari unit yang dijual merupakan biaya pembelian paling akhir. Sebagai ilustrasi PT Sentosa menyajikan kalkulasi persediaan LIFO untuk sistem persediaan perpetual.


(29)

LIFO Perpetual T

g l

Pembelian Penjualan

(Pengeluaran)

Saldo Persediaan

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

1/1 200* 1,00 200

9 300 1,10 330 200

300

1,00 1,10

200 330

10 300

100

1,10 1,00

330

100 100 1,00 100

15 400 1,16 464 100

400

1,00 1,16

100 464

18 300 1,16 348 100

100

1,00 1,16

100 116

24 100 1,26 126 100

100 100 1,00 1,16 1,26 100 116 126

Persediaan akhir 342

Harga pokok penjualan 778

*Persediaan awal

3. Metode Biaya Rata-Rata (Average)

Metode biaya rata-rata mengasumsikan bahwa biaya persediaan di tangan pada akhir periode dan harga pokok penjualan selama periode berjalan mewakili semua biaya yang timbul selama periode tersebut. Aplikasinya tergantung pada sistem persediaan:


(30)

Pada sistem persediaan periodik, digunakan biaya per unit rata-rata tertimbang. Biaya per unit rata-rata tertimbang =

Biaya persediaan awal + Biaya pembelian periode berjalan Unit persediaan awal + Unit periode berjalan

Biaya per unit rata-rata tertimbang lalu diterapkan ke unit persediaan akhir untuk menghitung saldo persediaan akhir dan unit terjual untuk menghitung harga pokok penjualan. PT Sentosa menghitung persediaannya berikut:

Harga

Total

Unit per Unit

Barang yang tersedia:

Biaya

1 Januari Persediaan awal 200 Rp 1,00 Rp 200

9 Pembelian 300 Rp 1,10 Rp 330

15 Pembelian 400 Rp 1,16 Rp 464

24 Pembelian 100 Rp 1,26 Rp 126

Persediaan akhir pada biaya rata-rata tertimbang:

T

31 Januari (300) Rp 1,12* (Rp336)

Harga pokok penjualan pada biaya rata-rata tertimbang:


(31)

*Unit biaya rata-rata tertimbang (Rp 1.120 : 1.000 = Rp 1,12)

**400 unit pada 10 Januari ditambah 300 unit pada 18 Januari

Biaya rata-rata bergerak (sistem persediaan perpetual):

Pada sistem persediaan perpetual digunakan biaya per unit rata-rata bergerak. Rata-rata bergerak memberikan biaya per unit baru setelah setiap pembelian. Apabila barang dijual atau dikeluarkan, maka biaya per unit rata-rata bergerak pada waktu itu digunakan. Sebagai contoh PT Sentosa menerapkan sistem ini pada persediaannya:

Biaya rata-rata bergerak sistem perpetual T

g l

Pembelian Penjualan

(Pengeluaran)

Saldo Persediaan

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

Unit Biaya per unit (Rp) Total Biaya (Rp)

1/1 200* 1,00 200

9 300 1,10 330 500 1,06 530

10 400 1,06 424 100 1,6 106

15 400 1,16 464 500 1,14 570

18 300 1,14 342 200 1,14 228

24 100 1,26 126 300 1,18 354

Persediaan akhir 354

Harga pokok penjualan 766


(32)

4. Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Pengertian pengendalian intern menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebecke dalam bukunya Auditing An Integrated Approach (2000 : 315) adalah sebagai berikut:

“Internal control is a process designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of management’s objectives in the following categories :

a. Reliability of financial reporting

b. Effectiveness and efficiency of operations

c. Compliance with applicable laws and regulations”

Dari definisi diatas, maka dapat dilihat bahwa pengendalian intern ditekankan pada konsep-konsep dasar sebagai berikut :

1. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas. 2. Pengendalian intern dilakukan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijaksanaan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi yang mencakup dewan direksi, manajemen dan pesonalia lain yang berperan di dalamnya.

3. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan direksi perusahaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan


(33)

pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian.

4. Pengendalian intern disesuaikan dengan pencapaian tujuan didalam kategori pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi yang saling melengkapi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari berbagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi, dan manusia.

Menurut Mulyadi (2008 : 163) mengemukakan bahwa “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari bebagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi dan manusia.

Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengendalian tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer.

Kesimpulannya adalah bahwa pengendalian intern harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah


(34)

dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Di perusahaan kecil, pengawasan masih dapat dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan. Namun semakin besar perusahaan, dimana ruang gerak dan tugas-tugas yang harus dilakukan semakin kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian secara langsung, maka dibutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai.

5. Unsur-unsur Pengendalian Intern

Suatu sistem dapat berjalan dengan baik, perlu diperhatikan adanya unsur-unsur atau ciri-ciri khusus untuk menambah kemungkinan diperolehnya data akuntansi yang dapat dipercaya mengamankan harta atau aktiva. Unsur-unsur ini sangat menentukan keberhasilan perusahaan guna mencapai tujuannya.

Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) dalam SAS (Statement on Auditing Standards) No. 78 yang terdapat dalam Standar Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern terdiri dari :

a. Lingkungan pengendalian b. Penilaian resiko

c. Informasi dan komunikasi d. Aktivitas pengendalian e. Pemantauan


(35)

Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan dewan komisaris dan pemilik suatu satuan usaha tersebut (Alvin A Arens dan James K. Loebbecke, 2000 : 261). Dari pengertian lingkungan pengendalian intern tersebut dapat diketahui bahwa efektivitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap manajemen. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern lainnya yang membentuk disiplin dan struktur dalam organisasi.

Menurut Hall Singleton (2007 : 28), lingkungan pengendalian memiliki beberapa elemen penting diantaranya yaitu :

1. falsafah dan gaya manajemen operasi 2. struktur organisasi

3. komite audit

4. penetapan wewenang dan tanggung jawab 5. metode pengendalian manajemen

6. fungsi audit intern

7. praktek dan kebijakan karyawan 8. pengaruh ekstern

1) Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen adalah seperangkat parameter bagi perusahaan dan karyawan. Falsafah merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak dikerjakan oleh perusahaan. Manajemen melalui aktivitasnya, memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan harus dilakukan.


(36)

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (2003 : 174), “Struktur organisasi didefenisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan”. Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi. Bagan organisasi ini menunjukkan garis arus komunikasi dalam organisasi.

3) Komite Audit

Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen dan anggota-anggotanya aktif menilai aktivitas manajemen. Komite audit biasanya dibebani tanggung jawab mengenai laporan keuangan, mencakup struktur pengendalian intern dan ketaatan terhadap peraturan dan undang-undang. Komite audit harus memelihara komunikasi langsung yang terus menerus, baik antara dewan komisaris dengan auditor internal maupun eksternal agar pengendalian intern menjadi lebih efektif.

4) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Di samping aspek komunikasi informal, metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab dan masalah sejenis yang berkaitan dengan pengendaliam juga sama pentingnya. Hal ini mencakup cara-cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan terkait dan dokumen kebijakan yang


(37)

menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal.

5) Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode yang digunakan manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2003 : 178), “metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-hasilnya”.

6) Fungsi Audit Intern

Fungsi audit intern dibuat dalam satuan usaha untuk memantau efektifitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan pengendalian. Untuk meningkatkan keefektifan fungsi audit intern, adanya staf audit intern yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting dan melaporkan kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi dalam organisasi baik manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi dan komisaris.

7) Praktek dan Kebijakan Karyawan

Tujuan pengendalian intern dapat dicapai melalui serangkaian tindakan manusia dalam organisasi maka anggota organisasi merupakan elemen yang paling penting dalam struktur pengawasan intern. Tujuan pengendalian intern harus dipandang relevan dengan


(38)

individu yang menjalankan pengendalian tersebut. Oleh karena pentingnya perusahaan memiliki pegawai yang jujur dan kompeten maka perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang baik dalam penerimaan pegawai, pengembangan kompetensi karyawan, penilaian prestasi dan pemberian kompensasi atas prestasi mereka. 8) Pengaruh Ekstern

Pengaruh ekstern adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak luar suatu perusahaan yang mempengaruhi suatu operasi dan praktek perusahaan. Hal ini meliputi pemantauan dan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan badan legislatif dan instansi yang mengatur. Pengaruh ekstern biasanya merupakan wewenang di luar perusahaan. Pengaruh ini dapat meningkatkan kesadaran dan sikap manajemen terhadap perilaku dan pelaporan operasi perusahaan serta dapat juga mendesak manajemen untuk menetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian intern.

b) Penilaian resiko

Menurut Hall Singleton (2007 : 29), “perusahaan harus melakukan penilaian resiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola resiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan”. Penilaian resiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen


(39)

mengadakan penilaian resiko adalah untuk menentukan bagaimana cara mengatasi resiko yang telah diidentifikasi.

c) Informasi dan komunikasi

Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008 : 179-180), sistem akuntansi yang efektif adalah sistem akuntansi yang dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi dicatat atau terjadi adalah :

1. Sah

2. telah diotorisasi 3. telah dicatat

4. telah dinilai secara wajar 5. telah digolongkan secara wajar

6. telah dicatat dalam periode seharusnya

7. telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar.

Komunikasi menyangkut penyampaian informasi kepada semua yang terlibat dalam pelaporan keuangan agar mereka memahami bagaimana aktivitasnya berhubungan dengan pekerjaan orang lain baik didalam organisasi maupun diluar organisasi. Menurut Mulyadi (2008 : 180), “pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akuntansi dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam struktur pengendalian intern”.

d) Aktivitas pengendalian

Hall Singleton (2007 : 32), “Aktivitas pengendalian (control activity) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai resiko yang telah diidentifikasi perusahaan”. Menurut Hall Singleton (2007 : 33-38), “ Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan dalam beberapa aktivitas


(40)

diantaranya otorisasi transaksi, pemisahan tugas, catatan akuntansi, pengendalian akses dan verifikasi independen”.

1. Otorisasi Transaksi

Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen (Hall Singleton, 2007 : 33). Setiap transaksi harus diotorisasi dengan semestinya apabila perusahaan menginginkan pengendalian yang memuaskan. Dalam organisasi, otorisasi untuk setiap transaksi hanya dapat diberikan oleh orang yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

2. Pemisahan Tugas

Tujuan utama pemisahaan tugas ini adalah untuk mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Pembagian tugas dalam suatu organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip yang akan diuraikan dibawah ini.

a. Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi b. Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi

penyimpanan aktiva yang bersangkutan

c. Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi

d. Pemisahan fungsi dalam pusat pengelolaan data elektronik yaitu fungsi perancangan sistem dan penyusunan program serta fungsi operasi fasilitas pengolahan data.


(41)

3. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi (accounting record) tradisional suatu perusahaan terdiri dari dokumen sumber, jurnal dan buku besar (Hall Singleton, 2007 : 37). Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan dalam sebuah dokumen yang disebut dengan formulir. Menurut Mulyadi (2008 : 182), “formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam memberikan otorisasi terlaksananya transaksi didalam organisasi”. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.

4. Pengendalian Akses

Tujuan dari pengendalian akses adalah untuk memastikan hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan (Hall Singleton, 2007 : 38). Cara yang paling baik dalam melindungi aktiva perusahaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik, contohnya adalah penggunaan gudang untuk melindungi persediaan dari kemungkinan kerusakan, penggunaan lemari besi dan kotak tahan api untuk melindungi uang tunai dan surat berharga. Selain itu perlindungan fisik lainnya adalah pembuatan kembali catatan yang rusak dan penggunaan alat elektronik dalam mencatat sistem akuntansi.


(42)

5. Verifikasi Independen

Prosedur verifikasi (verification procedure) adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mendeteksi kesalahan dan kesalahan penyajian (Hall Singleton, 2007 : 40). Keempat aktivitas pengendalian sebelumnya memerlukan pengecekan atau verifikasi intern secara terus menerus untuk memantau efektivitas pelaksanaannya.

e) Pemantauan

Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern secara periodik dan terus menerus. Pemantauan dilaksanakan oleh orang yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah pengendalian intern telah beroperasi sebagaimana yang telah diperbaiki sesuai dengan perubahan keadaan. Pemantauan dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang disebut dengan bagian pemeriksaan intern (audit internal).

Selanjutnya Mulyadi (2001 : 164) mengemukakan bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi


(43)

Dibawah ini Mulyadi menjelaskan unsur pokok sistem pengendalian intern yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan, pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :

1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem


(44)

yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :

1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawab oleh yang berwenang.

2. Pemeriksaan yang mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur.

3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

4. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat terhindari.

5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.


(45)

7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang dicapai untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara unsur pokok pengendalian intern tersebut diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian yang paling penting.

Tujuan sistem pengendalian intern menurut Niswonger (2000 : 184) mengemukakan bahwa pengendalian intern memberikan jaminan yang wajar yaitu :

1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha, 2. Informasi bisnis akurat,

3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.

Di bawah ini Niswonger menjelaskan tujuan sistem pengendalian intern yaitu : pengendalian intern dapat melindungi aktiva dengan mencegah pencurian, penggelapan, penyalahgunaan atau penempatan pada lokasi yang tidak tepat. Informasi bisnis yang akurat diperlukan demi keberhasilan usaha. Penjagaan aktiva dan informasi yang akurat sering berjalan seiring.

Perusahaan harus mematuhi perundang-undangan dan peraturan yang berlaku serta standar pelaporan keuangan. Contoh-contoh dari standar serta peraturan tersebut meliputi ketentuan mengenai


(46)

lingkungan hidup, syarat-syarat kontrak, peraturan keselamatan, dan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Di bawah ini terdapat dua buah hasil penelitian terdahulu, yaitu :

Nama Judul

Penelitian

Perumusan Masalah Hasil Penelitian

Santy Tahun Penelitian: 2005 Erna Priska Analisis Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan pada PT Cemara Cahaya Cemerlang Pengawasan Intern Bagaimana penerapan pengendalian intern atas persediaan pada PT Cemara Cahaya Cemerlang dan apakah penerapan

pengendalian intern atas persediaan tersebut sudah berjalan

dengan efektif.

Sejauhmana sistem pengawasan intern

(a) struktur organisasi perusahaan garis lurus, (b) prosedur pengambilan

barang gudang perusahaan ini sudah

cukup efektif, (c) sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun

pada prosedur pengeluaran barang tidak

memiliki otorisasi bagian gudang, (d) persediaan dicatat dengan metode perpetual dan melakukan

program inventory control sehingga semua bagian dapat mengetahui

informasi tentang persediaan, (e) perusahaan ini telah

menggunakan formulir bernomor urut cetak pada setiap transaksi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, (g) karyawan yang bekerja diperusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian

masing-masing.

Sistem pencatatan dan penilaian perusahaan


(47)

Sinuhaji Tahun Penelitian: 2005

Persediaan

pada PT Madju

Medan Cipta

persediaan dilakukan perusahaan dalam mengamankan

persediaan yang ada di dalam perusahaan tersebut.

terhadap persediaan sudah dilakukan dengan baik yaitu dengan menggunakan sistem pencatatan perpetual, dari sini dapat dengan jelas

diketahui jumlah persediaan dan keadaannya setiap saat,

dan pengawasan persediaan melalui beberapa prosedur dilakukan dengan baik, dimana setiap prosedur dipertanggungjawabkan oleh bagian yang berwenang


(48)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang berbentuk deskriptif. Menurut Erlina (2007 : 64), “Penelitian deskriptif adalah penelitian terhadap fenomena atau populasi tertentu yang diperoleh oleh peneliti dari subjek beberapa individu, organisasional, industri atau perspektif lain”. Menurut Sugiono (2007 : 11), “Penelitian deskripsi adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih independen tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan variabel lain”.

B. Jenis Data

Data yang diperlukan oleh penulis terdiri dari data primer dan data sekunder.

1. Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan melalui teknik wawancara dengan staf dan karyawan PT Pos Indonesia (Persero) Binjai, kemudian akan diolah oleh peneliti.

2. Data sekunder yaitu data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah jadi, seperti : struktur organisasi, laporan penjualan dan daftar pertanggungan.


(49)

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan teknik wawancara dan teknik observasi.

1. Teknik wawancara yaitu penulis melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan pihak PT Pos Indonesia (Persero) Binjai, khususnya dengan bagian yang berhubungan dengan objek penelitian. 2. Teknik observasi yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan

pengamatan langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas yang berhubungan dengan pengendalian persediaan pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai, khususnya pada bagian persediaan.

D. Metode Analisis Data

Metode analisis yang dipakai dalam menganalisis masalah :

1. Metode deskripsi yaitu metode yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data, menyusun, menginterprestasikan serta menganalisanya sehingga diperoleh gambaran masalah yang diteliti.

2. Metode deduktif yaitu suatu metode yang mengadakan pemikiran logika dan diterima umum dalam rangka pengambilan keputusan dari fakta yang sedang diamati tersebut, kemudian memberikan saran berdasarkan kesimpulan.


(50)

E. Lokasi dan Jadwal Penelitian

Penelitian untuk penulisan skripsi ini berlangsung dari bulan April 2010 sampai dengan selesai, dilakukan penulis di PT Pos Indonesia (Persero) Binjai yang berlokasi Jl. Sutomo No. 25 Binjai.

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian

Tahapan Penelitian

Bulan (2010)

Juni Juli Agustus September III IV I II III IV I II III IV I II III IV Pengajuan Judul

Penyelesaian Proposal Bimbingan Proposal Seminar Proposal

Pengumpulan dan Pengolahan Data Penulisan Laporan Penelitian Skripsi Penyelesaian Laporan Penelitian Skripsi


(51)

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum PT Pos Indonesia (Persero) Binjai a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ada di Indonesia. Pentingnya komunikasi secara tertulis menjadi ide pertama timbulnya gagasan untuk mendirikan perusahaan ini. Selain itu, pendirian perusahaan juga bertujuan untuk menjamin keamanan antar surat menyurat penduduk Indonesia. Kantor Pos yang pertama di Indonesia didirikan di kota Jakarta (pada masa Kolonial Belanda disebut juga Batavia) pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh Gubernur Jendral G. W. Barrons Van Inhoff.

Seiring dengan perkembangan peranan Kantor Pos, terlebih lagi setelah ditemukannya Teknologi Telegraf dan Telepon pada tahun 1907 maka dibentuklah Jawatan Pos, Telegraf dan Telepon (Jawatan PTT). Jawatan ini merupakan bagian dari Departemen perusahaan-perusahaan pemerintah Kolonial Belanda yang didasarkan pada Undang-undang perusahaan Negara Hindia Belanda.

Pada tahun 1902 Kantor PTT Pusat yang semula berkedudukan di Weltervreden (Gambir) mulai dipindahkan ke gudang Burgerlijkoetenbare werknbo wn (Dinas Pekerja Umum) di Bandung. Datangnya Jepang di


(52)

Indonesia dan mengambil kekuasaan dari tangan Belanda membuat struktur organisasi Jawatan ini berubah.

Menurut struktur organisasi yang dibuat oleh Pemerintah Militer Jepang, Jawatan ini terbagi menjadi Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT Jawa dan Jawatan PTT Sulawesi. Dengan Proklamasi Kemerdekaan Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, Angkatan muda PTT (AMPTT) mengambil alih kantor PTT pusat dari tangan Pemerintah Militer Jepang. Sejak tanggal 27 September 1945, Jawatan PTT Jawa secara resmi mengganti nama menjadi PTT Republik Indonesia dengan pimpinan pertama Soeharto dan R. Dirja sebagai wakilnya.

Dalam perkembangan selanjutnya, sesuai dengan peraturan pemerintah Pengganti Undang-undang (Perpu) No. 19 tahun 1960, Jawatan PTT dinyatakan memenuhi syarat untuk merubah status menjadi Perusahaan Negara (PN). Sesuai dengan peraturan ini, Jawatan PTT berganti nama menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN PosTel).

Pada tahun 1965, ruang lingkup kerja PN PosTel mengalami perkembangan yang sangat pesat, untuk memaksimalkan kinerjanya, PN PosTel ini kemudian dibagi menjadi dua Perusahaan Negara yaitu PN Pos, Giro dan PN Telekomunikasi berdasarkan PP No. 29 tahun 1965.

Berdasarkan Undang-undang No. 9 tahun 1969, status BUMN ditetapkan menjadi 3 bentuk yaitu Perusahaan Jawatan (Perjan), Perusahaan Umum (Perum), dan Perusahaan Perseroan (Persero). Untuk


(53)

menyesuaikan dengan ketentuan baru ini, diterbitkanlah PP No. 2 tahun 1978 yang khusus mengatur tentang Perum Pos dan Giro.

Peralihan kekuasaan dari Belanda dan Jepang, pengambil alih kekuasaan yang dilakukan oleh AMPTT, hingga perubahan peraturan yang dibuat oleh Pemerintah Indonesia telah dibuat banyak sekali perubahan pada tubuh kantor pos hingga saat ini. Dalam perkembangan itu, penyebab perubahan yang dirasakan cukup pesat adalah pada masa orde baru dengan ditetapkannya GBHN No. 11/MPR/1983 bab Ekonomi butir 5 huruf Q dinyatakan Perkembangan Perum Pos dan Giro diarahkan terutama pada perluasan jangkauan pelayanan sehingga mencapai desa-desa dan daerah transmigrasi serta daerah terpencil lainnya dengan ibukota, kecamatan sebagai sentral pelayanannya.

Langkah lain yang juga sangat penting artinya bagi Perum Pos dan Giro adalah penandatanganan naskah kerja sama dengan pengorganisasian saran lalu lintas berita elektronik yang secara resmi dioperasikan sejak 1 November 1985. Selain itu agar dapat menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang semakin maju dan penuh persaingan, diperlukan adanya penyesuaian atas badan yang fleksibel, dinamis dan mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik.

Dan pada tanggal 20 Juni 1995, berdasarkan PP No. 5 tahun 1995 Perum Pos dan Giro diubah menjadi PT POS INDONESIA (PERSERO). Ditetapkan tujuan Pos dan Giro adalah membangun, mengembangkan dan mengusahakan pelayanan pos dalam arti yabg seluas-luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan.


(54)

Dengan demikian pengolah surat, warkat dan kartu pos dimonopoli oleh negara melalui Pos Indonesia. Perusahaan swasta hanya boleh menggarap bidang usaha pada surat pos tertentu, paket dan uang. Dan yang dimaksud dengan surat pos jenis tertentu adalah barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.

Dasar hukum Undang-undang Nomor 1 Tahun 1995 tentang Perusahaan Perseroan, Peraturan Pemerintah RI Nomor 5 Tahun 1995 tentang Pengalihan bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi Perusahaan (Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 Nomor 11).

Anggaran dasar PT Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 117 tanggal 20 Juni 1995 tentang Pendirian Perusahaan Persero PT Pos Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor 111 tanggal 28 Oktober 1998.

PT Pos Indonesia (Persero) Binjai disebut KPRK Binjai (Kantor Pos Pemeriksa). Hal ini disebutkan karena Kantor Pos Binjai memiliki 13 Kantor Pos Cabang (KPC) antara lain :

1. KPC Stabat

2. KPC Pangkalan Brandan 3. KPC Tanjung Pura 4. KPC Pangkalan Susu 5. KPC Kuala


(55)

7. KPC Diski 8. KPC Namukur 9. KPC Gebang 10.KPC Bahorok

11.KPC Tanjung Langkat 12.KPC Batang Serangan

b. Visi dan Misi

1. Visi PT Pos Indonesia (Persero) Binjai

Adapun visi PT Pos Indonesia (Persero) adalah senantiasa berupa untuk menjadikan penyediaan sarana komunikasi kelas dunia yang peduli terhadap lingkungan, dikelola oleh sumber daya manusia (SDM) yang profesional. Sehingga mampu memberikan pelayanan pada masyarakat serta tumbuh dan berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.

2. Misi PT Pos Indonesia (Persero) Binjai

a) Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat dengan didukung teknologi tepat guna dan sumber daya professional.

b) Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan serta layanan pos lainnya yang memiliki nilai tambah tinggi dari kepuasan pelanggan.

c) Mengembangkan usaha yang memikili daya saing kuat, baik di pasar domestik maupun pasar global.


(56)

d) Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau seluruh plosok tanah air dengan perlakuan yang sama, guna memperkuat persatuan dan kesatuan serta mempererat hubungan antar bangsa.

e) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan tercapai bagi masyarakat dan pemerintah guna menunjang pembangunan nasional serta memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa.

c. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah komponen susunan organisasi yang saling berhubungan yang menunjukkan kerangka perwujudan hubungan antara fungsi bagian, posisi, kedudukan, tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang berhubungan satu sama lain dari orang yang diberi tanggung jawab atas fungsi yang bersangkutan.

Organisasi yang baik harus mempunyai struktur organisasi yang jelas agar tanggung jawab tidak tumpang tindih (overlap) fungsi masing-masing bagian yang ada. Pemisahan fungsi juga perlu dilakukan untuk mencegah timbulnya kecurangan didalam organisasi. Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi PT Pos Indonesia (Persero) Binjai :

1. Pos Master

a) Memegang pimpinan umum dan pengawasan atas pengawasan kantor


(57)

b) Merancang, menggerakkan dan mengawasi kegiatan operasional kantor dengan menetapkan konsep dan kerangka kerja untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

c) Bertanggung jawab terhadap KPC

d) Menetapkan kebijakan efisiensi dan fleksibilitas kegiatan operasional kantor yang dituangkan kedalam “Peraturan Instruksi Kantor” sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan umum perusahaan

e) Mewakili perusahaan dengan pihak luar dengan membina hubungan kerja sama dengan pemerintah daerah serta instansi lainnya

f) Bertanggung jawab dalam bidang keuangan dengan menjaga disiplin anggaran

2. Account Officer & Costumer Service, Parcel & Logistic Supervisor

a) Mencari potensi pelanggan bisnis guna menambah pendapatan perusahaan

b) Menugaskan tim Pengantar Layanan Pos (PLP) dan mengawasi pekerjaannya

c) Menerima dan memproses izin depot dan agen pos 3. General Affairs Supervisor

a) Mengabsensi pegawai

b) Mendahulukan dan mengawasi hasil pembuatan daftar gaji, resitusi pengobatan pegawai


(58)

c) Mengurus tata usaha kepegawaian, mencatat dan membuat laporan kepegawaian dan tata usaha perkantoran dan menguasai atau menyusun arsip surat-surat menurut model-model kepegawaian

d) Menangani kegiatan PKL SMA dan riset mahasiswa 4. Counter Supervisor

a) Memeriksa dan mengawasi kelancaran loket surat, loket pajak maupun loket giro

b) Mengatur dan mengawasi serta memimpin kegiatan pegawai bawahannya dalam melaksanakan pekerjaannya

c) Memeriksa langsung dan melayani pihak yang ingin mengambil uang beasiswa

Counter Supervisor terdiri dari : i. Terpadu I

Melayani para pengguna jasa pos khususnya dibagian surat maupun paket

Melayani para pengguna jasa pos khususnya untuk melakukan pembayaran rekening telepon, listrik, kredit motor, pembelian perangko maupun pengambilan uang dari luar negeri (Western Union)

ii. Terpadu II

Melayani para pengguna jasa pos khususnya pembayaran pajak


(59)

Melayani para pengguna jasa pos khususnya untuk melakukan pembayaran rekening telepon, listrik, kredit motor, pembelian perangko maupun pengambilan uang dari luar negeri (Western Union)

iii. Terpadu III

Melayani para pengguna jasa pos khususnya dibagian giro Melayani para pengguna jasa pos khususnya untuk melakukan pembayaran rekening telepon, kredit motor, pembelian perangko maupun pengambilan uang dari luar kota/provinsi

5. Finance Supervisor

a) Mengurus dan mengatur kelancaran peredaran uang pembayaran pada Kantor Pos Binjai maupun KPC (Kantor Pos Cabang)

b) Mengatur, mengawasi pelaksanaan pekerjaan dibagian bendaharawan

c) Meneliti pengeluaran keuangan secara keseluruhan d) Mengerjakan dan mengawasi laporan-laporan

e) Mengerjakan pembuktian penerimaan dan pengeluaran

Finance Supervisor terdiri dari Taspen & ASABRI yang berfungsi untuk mengurus dan mengatur kelancaran pengambilan uang pensiunan PNS, pensiunan TASPEN maupun pensiunan ASABRI


(60)

6. Accounting Supervisor

a) Mengawasi dan memeriksa semua item biaya dan pendapatan, baik operasional maupun non operasional

b) Menganalisis pertumbuhan pasar dan pendapatan c) Membuat laporan bulanan dan laba/rugi

d) Memeriksa kebenaran setoran petugas loket dengan yang diterima olehnya

7. Branch Supervisor

a) Memeriksa serta bertanggung jawab atas penerimaan kas dalam bentuk N2 (Neraca) dari seluruh KPC

b) Bertangggung jawab dalam memberikan materai kepada KPC c) Membuat laporan kas setiap bulan dan semua jenis pos yang

dilaksanakan oleh KPC (Kantor Pos Cabang) d) Memeriksa laporan dari Terpadu I, II, III

e) Menyampaikan segala bentuk instruksi yang ada pada setiap kantor

f) Bertanggung jawab atas kelancaran tugas-tugas kiriman antar KPC

8. Mail & Delivery Supervisor

a) Memimpin, mengawasi kegiatan penerimaan dan pengiriman pos yang dikerjakan oleh petugas pos dibagian puri

b) Mengatur dan mengawasi serta memimpin pegawainya dibagian antaran atau ekspedisi


(61)

c) Menyelenggarakan tutupan pos dan pencatatan dalam buku penerimaan pos yang telah ada

d) Mengawasi tentang perubahan buku jalan antaran dan mutasi termasuk peta (skema kota)

e) Merencanakan rute antaran petugas antaran

f) Mengawasi barang-barang berharga yang dikirim oleh pengguna jasa pos dengan cara yang khusus

Mail & Delivery Supervisor terdiri dari : 1. Puri Paket

Menentukan sortiran barang yang berupa paket ke masing-masing tujuan

2. Puri Express/pos kilat khusus

Menentukan sortiran surat yang dikhususkan lebih cepat pengirimannya dari pengiriman surat biasa

3. Puri Surat

Menentukan sortiran surat ke masing-masing tujuan 2. Jenis-jenis Persediaan

Persediaan yang dimiliki oleh PT Pos Indonesia (Persero) Binjai adalah termasuk jenis persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Produk yang di distribusikan yaitu berupa benda pos :

a. Perangko Rp1000, Rp2000, Rp2500, Rp5000, Rp10000, Rp15000, Rp20000

b. Materai Rp3000, Rp6000


(62)

d. Peralatan

e. SHP (Sampul Hari Pertama) f. Benda Filateli

g. Barang inventaris seperti mobil, sepeda motor, komputer h. Barang cetakan seperti resi, register, form

Disamping itu PT Pos Indonesia (Persero) Binjai mengelompokkan persediaan menurut jenis usahanya yaitu :

1. Jasa Layanan Mail

 EMS (Express Mail Service) adalah surat kilat khusus  WU (Westerns Union) adalah mail untuk luar negeri  IPOS adalah pengiriman pos secara online

2. Financial/Remitance

 Untuk kiriman uang atau wesel instan  Giro online

 Pembayaran pensiun

 SOPP (System Online Payment Point) adalah cara cepat, mudah dan praktis dalam melakukan pembayaran tagihan rekening telepon, seluler, asuransi, kredit, penerimaan pajak dan isi ulang pulsa seluler melalui loket kantor pos

3. Logistik

Pergudangan, angkutan logistik barang pindah, dan transfortasi.

3. Unsur-unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang a. Lingkungan Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang


(63)

1)Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter bagi perusahaan dan pegawai tentang pentingnya pengendalian. Pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai, falsafah manajemen dikondisikan dengan adanya suatu keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini semua pegawai ditekankan untuk bertindak dan bersikap jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT Pos Indonesia (Persero) Binjai merupakan perusahaan besar dibidang pelayanan pos, yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan benda-benda pos. selain itu kepuasan pelayanan kepada para langganan juga perlu diperhatikan, dengan motto perusahaan ini adalah “Untuk Anda Kami Ada”.

Gaya operasi manajemen PT Pos Indonesia (Persero) Binjai menekankan pentingnya laporan-laporan dari pegawai yang meliputi target-target yang telah disusun.

2)Struktur Organisasi

Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi serta fungsi logistik. Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk perusahaan seperti PT Pos Indonesia (Persero) Binjai karena akan terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap


(64)

fungsional yang ada di perusahaan, sehingga pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik lagi di PT Pos Indonesia (Persero) Binjai. 3)Komite Audit

PT Pos Indonesia (Persero) Binjai mempunyai komite audit dan dewan komisaris yang disebut dengan satuan pengawasan internal. Dalam perusahaan ini 1 (satu) kali setahun mengadakan pemeriksaan terhadap jalannya operasional dan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen pusat dan cabang.

4)Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan pengembangan dari struktur organisasi yang secara garis besar diwujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahaan fungsi pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai juga telah diadakan yaitu fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi serta fungsi logistik. Dengan adanya pemisahaan fungsi tersebut, maka manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah setiap pegawai telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai fungsinya. Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Pendelegasian wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan terbaik dari setiap pegawai.

5)Metode Pengendalian Manajemen

Metode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota


(65)

organisasi. Untuk tujuan pengendalian persediaan barang dagang, PT Pos Indonesia (Persero) Binjai menggunakan metode pengendalian manajemen, dengan teknik rasio perputaran persediaan, pertimbangan manajemen, analisis nilai terhadap masing-masing jenis persediaan. 6)Fungsi Audit Intern

PT Pos Indonesia (Persero) Binjai mempunyai auditor internal yang disebut dengan satuan pengawasan internal yaitu divisi regional independen, yang diperiksa 1 (satu) kali dalam setahun. Audit intern ini bertugas untuk meminta laporan keuangan tahunan serta menilai kewajarannya. Jika dalam penyajian laporan keuangan tersebut ditemukan penyelewengan atau kecurangan maka temuan audit tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan.

7)Praktek dan Kebijakan Karyawan

Penerimaan pegawai atau staff di PT Pos Indonesia (Persero) Binjai ini ditangani oleh tenaga kontrak, sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan data pegawai dikelola oleh supervisor SDM. Apabila perusahaan membutuhkan pegawai atau staff maka supervisor SDM akan membuat iklan lowongan di media massa dengan menentukan syarat-syarat tertentu untuk kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Disamping itu perusahaan juga telah mengadakan pelatihan yang rutin dan memberikan penghargaan kepada pegawai yang berprestasi. Divisi regional diadakan di Bandung dan Medan pada waktu pertengahan dan akhir tahun.


(66)

8)Pengaruh Ekstern

Selain pengendalian manajemen diatas PT Pos Indonesia (Persero) Binjai juga mempertimbangkan pengaruh eksternal yaitu dengan adanya benda-benda pos yang diperjualbelikan oleh masyarakat. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi terhadap laporan analisa pasar yang disalur dari perusahaan ke tempat-tempat lain.

b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagang

PT Pos Indonesia (Persero) Binjai menilai persediaan benda-benda pos yang berupa perangko peringatan dipakai 1 (satu) sampai 2 (dua) tahun, perangko istimewa dipakai tanpa batas, perangko defenitif dipakai untuk hari besar, perangko prisma dipakai tanpa batas dan materai yang dikeluarkan oleh dirjen pajak dipakai tanpa batas dengan memperhatikan masa pakainya sampai dinyatakan tidak berlaku.

Kegiatan perhitungan fisik ini dipimpin oleh kepala PT Pos Indonesia (Persero) Binjai yang dilakukan 1 (satu) bulan sekali atau bisa juga seminggu sekali tergantung pada kepala kantor pos tersebut. Tim penghitung fisik ini tidak hanya memeriksa jumlahnya saja tetapi juga masa pakainya agar jangan sampai terjadi stok yang berlebihan.

c. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagang

Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan dan pengeluaran persediaan barang dagang melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan


(67)

sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Pengendalian terhadap persediaan barang dagang biasanya dianggap merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas, PT Pos Indonesia (Persero) Binjai menggunakan sistem penjualan tunai.

Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat beberapa laporan penjualan. Bagian logistik akan membuat laporan penerimaan barang dari pusat, laporan retur barang yang dijual, daftar pesanan dan laporan pengiriman barang. Laporan alokasi persediaan antar cabang dibuat apabila ada kiriman barang dari cabang lain dan ada pengeluaran barang untuk pengiriman barang ke cabang lain. Apabila cabang Binjai mengalami kehabisan persediaan dan dalam waktu secepatnya harus disediakan untuk memenuhi permintaan konsumen maka cabang Binjai akan melapor ke Bandung. Selanjutnya kantor pusat akan memerintahkan cabang lain yang mempunyai persediaan yang cukup untuk mengirimkan persediaan sesuai dengan kebutuhan ke cabang Binjai.

d. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagang

Aktivitas pengendalian persediaan barang dagang pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagang yang ditetapkan telah dilaksanakan dalam kategori dibawah ini.


(68)

Menerima pesanan, melakukan penjualan dan mencatat penjualan dengan pemisahan tugas-tugas yang jelas. Pada perhitungan fisik barang dagang ada pembagian tugas yang jelas yaitu melaporkan jumlah persediaan barang dagang, menghitung fisik persediaan barang dagang dan membuat laporan perhitungan fisik.

2) Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas

PT Pos Indonesia (Persero) Binjai melakukan dua cara dalam penyediaan barang dagang yaitu penerimaan kiriman barang dagang dari kantor pusat dan penerimaan kiriman barang dagang dari cabang lain.

e. Pemantauan Persediaan Barang Dagang

Pemantauan yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia (Persero) Binjai sehubungan dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagang adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin pelaksanaan kerja dari fungsi-fungsi yang terkait, apakah telah sesuai dengan metode dan prosedur. Pemantauan atas persediaan barang dagang secara khusus meliputi penilaian dan penganalisaan laporan stok benda-benda pos untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen. Jika pihak manajemen perusahaan menemukan penyimpanan dalam pelaksanaan transaksi yang berhubungan dengan barang dagang sehingga dapat menimbulkan keluhan dari konsumen, maka pihak manajemen akan melakukan perbaikan seperlunya yang disesuaikan dengan perubahan kondisi. Hal ini dilakukan untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.


(69)

B. Analisis

1. Analisis Unsur-unsur Pengendalian Intern Persediaan a. Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagang

Manajemen PT Pos Indonesia (Persero) Binjai menganggap bahwa lingkungan pengendalian atas persediaan barang dagang itu penting. Lingkungan pengendalian persediaan barang dagang pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan.

1) Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen yang diterapkan PT Pos Indonesia (Persero) Binjai dalam melaksanakan transaksi penjualan barang dagang sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan perusahaan melalui “untuk anda kami ada”. Kondisi ini sangat penting karena PT Pos Indonesia (Persero) Binjai merupakan perusahaan besar benda-benda pos sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para langganannya.

Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang dagang baik laporan penjualan, laporan penerimaan barang, laporan stok benda-benda pos dan laporan lainnya. Dalam hal ini laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta sudah didukung oleh


(70)

bukti-bukti kompeten yang cukup sehingga tercipta lingkungan pengendalian yang baik.

2) Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan ini telah dirancang dan disusun dengan baik yaitu secara fungsional yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi serta fungsi logistik. Namun dari hasil pengamatan, penulis menemukan kelemahan-kelemahan dalam pengendalian karena belum mencerminkan adanya pemisahan fungsi operasi, fungsi pencatatan dan fungsi penyimpanan yang seharusnya. 3) Komite Audit

Dewan komisaris dan komite audit PT Pos Indonesia (Persero) Binjai disebut satuan pengawasan internal. Kantor pusat dan cabang mengadakan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pengendalian intern persediaan barang dagang dengan cara meminta laporan rutin dari pihak manajemen serta mengevaluasinya, menurut penulis hal ini cukup memadai.

4) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian persediaan sudah cukup baik dilakukan oleh manajemen PT Pos Indonesia (Persero) Binjai. Kondisi ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap anggota perusahaan sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya.


(1)

beberapa fungsi terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

d. Aktivitas Pengndalian

1) Pemisahan tugas yang cukup

PT Pos Indonesia (Persero) Binjai telah mengadakan pemisahan tugas yang cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan barang dagang. Satu diantaranya adalah pada kegiatan perhitungan fisik persediaan barang dagang.

2) Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas

Otorisasi atas transaksi dan aktivitas dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh orang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi tersebut, misalnya laporan penerimaan barang dan pengeluaran barang. Menurut penulis, pemberian otorisasi atas transaksi dan aktivitas ini sudah cukup memadai dalam melaksanakan pengendalian intern persediaan barang dagang.

e. Pemantauan Persediaan Barang Dagang

Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang


(2)

persediaan barang dagang dengan melakukan stok benda-benda pos setiap tahunnya untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen serta memperhatikan keluhan-keluhan pelanggan. Evaluasi agar penyimpangan yang ditemukan juga merupakan tanggapan yang baik dan mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya pengendalian yang tertanam dalam diri manajemen. Jadi, secara tertulis aktivitas pemantauan yang dilakukan sudah cukup baik dalam mendukung terciptanya pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.


(3)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah penulis menganalisis dan mengevaluasi hasil penelitian pada PT Pos Indonesia (Persero) Binjai maka penulis membuat kesimpulan dan saran kepada perusahaan yang mungkin bermanfaat sejauh kemampuan penulis.

A. Kesimpulan

1. PT Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ada di Indonesia. Perusahaan ini bergerak dalam bidang surat menyurat.

Persediaan yang ada pada PT Pos Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut :

f. Perangko Rp1000, Rp2000, Rp2500, Rp5000, Rp10000, Rp15000, Rp20000

g. Materai Rp3000, Rp6000

h. Benda konsiyansi seperti amplop, kartu pos i. Peralatan

j. SHP (Sampul Hari Pertama) k. Benda Filateli

l. Barang inventaris seperti mobil, sepeda motor, komputer m. Barang cetakan seperti resi, register, form

2. Anggaran persediaan dievaluasi oleh persediaan, dimana setiap periode dibandingkan antara realisasi dengan anggaran yang telah ditetapkan


(4)

yang harus dilakukan. Apabila penyimpangan yang terjadi terlalu besar, PT Pos Indonesia (Persero) Binjai harus memperbaiki kebijaksanaan-kebijaksanaan dan penyusunan anggaran untuk periode berikutnya. 3. PT Pos Indonesia (Persero) Binjai sudah dapat melaksanakan dengan

baik sistem pengendalian intern persediaan secara fisik yang ada di gudang mulai dari fasilitas yang memadai dalam penyimpanan persediaan tetapi perusahaan masih kurang teliti sehingga dapat mengundang terjadinya kecurangan berupa pencurian oleh pegawai.

B. Saran

1. Perusahaan harus memperhitungkan biaya penyimpanan persediaan barang dagangan karena biaya penyimpanan terhadap barang dagangan bukan hanya tergantung pada kapasitas gudang tetapi juga mengandung beberapa resiko antara lain : resiko pencurian, pengrusakan atau perampokan dan resiko keusangan atau kadaluarsa.

2. Menurut penulis pengawasan fisik pada perusahaan ini sudah berjalan dengan sangat baik sehingga kecurangan dari luar perusahaan dapat dikendalikan. Perusahaan juga harus menggunakan kartu persediaan yang menyediakan informasi mengenai jumlah barang yang dipesan, masuk ke gudang, keluar dari gudang dan sisa di gudang. Catatan persediaan sederhana tidak memberikan informasi persediaan yang akurat. Kartu persediaan akan mempermudah perhitungan fisik di gudang perusahaan dan mencegah terjadinya pencurian.


(5)

3. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian persediaan barang dagang yang dilaksanakan oleh supervisor persediaan secara periodik adalah sudah cukup memadai, namun sebaiknya ditingkatkan lagi dengan membentuk fungsi internal auditor agar lebih efektif dalam memantau pelaksanaan pengendalian intern persediaan barang dagang PT Pos Indonesia (Persero) Binjai.


(6)

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A, dan James K. Loebecke, 2000. Auditing An Integrated Approach, Edisi Kedelapan, Prentice-Hall International, Inc.

Bodnar, George H., dan William S. Hopwood, 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Alih Bahasa Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan, Edisi Kedelapan, Buku Satu, PT Indeks Kelompok, Gramedia, Jakarta.

Dyckman, Thomas R., Roland E. Dukes, Charles J. Davis, 2000. Akuntansi Intermediate, Edisi Ketiga, Jilid 1, Erlangga, Jakarta.

Erlina, Sri Mulyani, 2007. Metodelogi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan Manajemen, Terbitan Pertama, USU Press, Medan.

Hansen, Don R dan Marynne M. Mowen, 2001. Akuntansi Manajemen, Edisi Tujuh, Salemba Empat, Jakarta.

Horngren, Charles T., Walter T. Harrison Jr, Michael A. Robinson, dan Thomas H. Secokusumo, 2000. Akuntansi di Indonesia, Edisi Tiga, Salemba Empat, Jakarta

.

Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.

Niswonger, C. Rollin, Carl S.Warren, James M. Reeve, dan Phillip E. Fess, 1999. Prinsip-prinsip Akuntansi, Edisi Kesembilan Belas, Terjemahan Alfansus Sirait dan Helda Gunawan, Erlangga, Jakarta.

Prasetyo, Hari dan Nugroho, Munajat Tri dan Pujiati, Asti, 2006. “Pengembangan Model Persediaan Dengan Mempertimbangkan Waktu Kadaluarsa dan Faktor Unit Diskon”, Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Volume 4 No. 3, Universitas Sumatera Muhammadyah, Surakarta.

Rangkuti, Freddy., 2004. Manajemen Persediaan :Aplikasi di Bidang Bisnis, Grafindo Persada, Jakarta.

Stice dan Skousen, 2009. Akuntansi Intermediate. Edisi Keenam Belas, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta.

Warren S. Carl, James M. Reeve dan Philip E. Fees. 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi 21. Salemba Empat, Jakarta.

Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi USU, 2006. Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal dan Penulisan Skripsi, Medan.