Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

25

BAB III PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP

DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga elemen yaitu: sistem, informasi, akuntansi. Dimana setiap elemen memiliki makna tersendiri, dan apabila disatukan akan menghasilkan sebuah defenisi yang baru. Ketiga elemen tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

a. Sistem

Sistem merupakan suatu rangkaian atau beberapa subsistem yanng saling terhubung dan saling mempengaruhi untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Hall 2007;6 “sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”. Sedangkan menurut kamus besar bahasa indonesia KKBI “ sistem adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk totalitas”. Defenisi sistem yang lain menurut Widjajanto 2001;2 “ sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu Universitas Sumatera Utara 26 input, proses, dan output nput merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan, proses merupakan aktivitas yang merubah input menjadi output, sedangkan output merupakan hasil operasi. ” Dari beberapa defenisi sistem yang telah disebutkan di atas dapat dirinci mengenai pengertian sistem sebagai berikut: Banyak komponen . Sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian. Saling Berhubungan. Tujuan umum dari sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Sistem versus subsistem . Perbedaan antara sistem versus subsistem adalah dari segi perspektif. Tujuan . Sistem harus mengarah ke satu atau beberapa tujuan. Dekomposisi sistem . Dekomposisi adalah proses membagi sistem menjadi berbagai bagian subsistem yang lebih kecil. Interdependensi sistem . Kemampuan sistem untuk mencapai tujuannnya bergantung pada efektivitas fungsinya dan interaksi yang harmonis antara subsistemnya. Hal diatas menjelaskan bahwa sistem itu sendiri bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang saling mengisi satu sama lainnya. Dan sistem itu sendiri juga mencakup tiga kegiatan sebagai berikut. 1. Masukan atau Input. 2. Pengolahan atau Processing. 3. Hasil dari pengolahan atau Output. Universitas Sumatera Utara 27 Sistem menerima input dari lingkungannya dan juga menghasilkan output untuk lingkungannya. Sistem tertutup tidak menerima input dari lingkungannya dan tidak menghasilkan untuk lingkungannya. Output dari sistem tertutup adalah eksistensi dari sistem itu sendiri. Sistem yang sederhana terdiri dari satu input dan satu output. Sistem yang lebih komplek akan terdiri dari beberapa input dan juga akan menghasilkan beberapa output pula.

b. Informasi

Informasi berasal dari data. Sebelum menjelaskan arti dari informasi, kita harus mengetahui arti dari data terlebih dahulu. Data adalah fakta statistik dalam bentuk kumpulan simbol yang tidak mengartikan sesuatu. Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Bodnar dan Hopwood 2001;1 yaitu: “Informasi adalah data yang berguna telah diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Dari definisi tersebut di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa informasi merupakan data yang menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, menggambarkan suatu kejadian- kejadian dan kesatuan nyata, digunakan untuk pengambilan keputusan. Universitas Sumatera Utara 28 Dalam mentransformasi data menjadi informasi dibutuhkan langkah- langkah sebagai berikut: 1. Pengumpulan atau Capturing adalah mengumpulkan data melakukan pemeriksaan keterangan yang ada, apakah itu data atau fakta. 2. Memilah atau verfying adalah memilah data atau fakta yang dikumpulkan tersebut benar atau hanya direka-reka saja. 3. Pengelompokkan atau Pengelompokkan atau Classifying adalah mengelompokkan data yang telah ada sesuai dengan yang dibutuhkan. 4. Penyeleksian atau Sorting adalah menempatkan unsur data ke dalam urutan data yang disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai. 5. Meringkas atau Summarizing adalah meringkas data yang telah dikelompokkan menjadi laporan data menjadi bentuk matematis atau angka. 6. Perhitungan atau Calculating adakah memberikan nilai kepada data-data yang ada. 7. Penyimpanan atau Storing adalah menempatkan data pada alat-alat penyimpanan yang dapat dilihat kembali pada saat diperlukan.. 8. Pengambilan kembali atau Retriving adalah pengambilan keterangan kembali dari arsip bila informasi tersebut masih layak guna untuk dipakai sebagai informasi. Universitas Sumatera Utara 29 9. Memperbanyak atau Reproducing adalah menciptakan kembali atau memperbanyak informasi yang ada dengan fotocopy atau magnetic disk agar data asli tidak rusak. 10. Mengkomunikasikan atau Communicating adalah menyebarkan informasi yang tersimpan kepada si pemakai informasi tersebut. Informasi yang berguna memiliki beberapa karakteristik berikut ini: Relevan . Isi dari suatu laporan atau dokumen harus bekerja untuk suatu tujuan. Hanya data yang relevan dengan tindakan penggunya yang memilki nilai informasi. Oleh karena itu, laporan yang berisi ketidak relevanan hanya menyia-nyiakan sumber daya dan dapat menjadi penghalang bagi pengguna. Ketidak relevanan memecahkan perhatian dari pesan yang sesungguhnya dari laporan terkait dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan yang tidak tepat. Tepat waktu . Umur informasi adalah faktor yang sangat penting dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak melebihi periode waktu dari tindakan yang didukungnya. Contohnya, jika seorang manajer membuat keputusan secara harian untuk membali persediaan dari pemasok berdasarkan laporan status persediaan, maka informasi tersebut dalam laporan tidak boleh berumur lebih dari satu hari. Akurasi. Informasi harus bebas dari kesalahan yang signifikan. Akan tetapi, signifikansi adalah konsep yang sulit untuk diukur. Konsep ini tidak memiliki nilai absolut, ini adalah konsep yang sangat bergantung Universitas Sumatera Utara 30 pada masalahnya. Artinya dalam beberapa situasi, informasi harus benar-benar akurat. Sementara dalam kondisi lainnya, tingkat akurasi dapat lebih rendah. Jadi, dalam menyediakan informasi, desainer sistem harus mencari keseimbangan antara informasi yang seakurat mungkin dengan ketepatan waktu yang memadai agar berguna. Kelengkapan. Semua informasi yang penting bagi sebuah keputusan atau pekerjaan harus ada. Contohnya, sebuah laporan harus menyediakan semua perhitungan yang dibutuhkan dan menyajikan lpesannya secara jelas serta tidak ambigu. Ringkas. Informasi harus dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Para manajer dalam tingkat yang lebih rendah cenderung membutuhkan informasi yang sangat terperinci. Ketika informasi mengalir melalui perusahaan hingga ke pihak manajemen puncak, maka informasi akan makin ringkas. Pengaruh struktur organisasi dan tingkat manajerial atas pelaporan informasi.

c. Akuntansi Pengertian Akuntansi Menurut Horngren, Walter dan

Harrison 2007;4 ”akuntansi adalah sistem informasi yang mengukur aktivitas bisnis, memproses data menjadi laporan, dan mengkomunikasikan hasilnya kepada para pengambil keputusan”. Pengertian akuntansi yang lain menurut Kieso, Waygandt dan Warfield 2002;2 “akuntansi bisa didefinisikan secara tepat dengan Universitas Sumatera Utara 31 menjelaskan tiga karakteristik penting dari akuntansi: 1 pengidentifikasian, pengukuran, dan pengkomunikasian informasi keuangan tentang 2 entitas ekonomi kepada 3 pemakai yang berkepentingan”. Lain halnya dengan Warren, Reeve, Fess 2005;10 “Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada para pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi keuangan”. Dari definisi tersebut dijelaskan fungsi akuntansi yaitu mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi ekonomi dari keseluruhan operasi kepada kalangan umum yang luas. Pada hakikatnya akuntansi merupakan sistem informasi dikarenakan fungsi dari akuntansi itu sendiri untuk menghasilkan informasi berupa laporan keuangan yang secara akurat, relevan, serta dapat dipercaya oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Jelasnya akuntansi merupakan penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasional yang efisien dan ekonomis. Akuntansi juga membentuk sebagian informasi umum yang dinyatakan secara kuantitatif. Dalam konteks ini akuntansi menjadi bagian dari suatu bidang dasar yang dibatasi oleh konsep informasi. Pengertian dari tiga elemen tersebut yaitu sistem, informasi dan akuntansi yang bila dihubungkan akan menghasilkan definisi baru yaitu Sistem Informasi Akuntansi. Universitas Sumatera Utara 32 Menurut Bodnar dan Hopwood 2000;1 “Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi mewujudkan perubahan ini secara manual atau terkomputerisasi”. Sistem informasi akuntansi menyiapkan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya. Manajemen organisasi perusahaan atau instansi menerima informasi dan memanfaatkannya sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Keputusan manajemen itulah yang akan mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya. Sistem informasi akuntansi mempunyai sebelas komponen yaitu: 1 komponen sasaran dan tujuan, merefleksikan kekuatan pendorong sistem dan alasan keberadaan suatu sistem, 2 komponen input data, 3 komponen output, informasi untuk pengambilan keputusan, 4 penyimpanan data, 5 pemroses, 6 instruksi dan prosedur, memproses data menjadi informasi, 7 batas sistem, 8 kendala sistem, yaitu keterbatasan intern dan ekstern, 9 komponen pengaman yang berguna dan menjamin informasi yang dihasilkan akurat, 10 komponen interface informasi, berfungsi sebagai penghubung antar pemakai, antara mesin dengan pemakai, antar subsistem dalam sistem informasi akuntansi, 11 subsistem, merupakan bagian sistem informasi akuntansi. Universitas Sumatera Utara 33 Model umum untuk mengkaji aplikasi Sistem Informasi Akuntansi biasanya terdiri dari pemakai akhir, sumber data, kumpulan data, pemrosesan data, manajemen data base, penghasil informasi dan umpan balik. Namun, seiring dengan perubahan struktur perusahaan, maka lahirlah model-model baru karena kelemahan dan keterbatasan model sebelumnya. Ada lima model yaitu : 1. Proses Manual Model proses manual adalah bentuk yang paling tua dan tradisional dari sistem akuntansi. Sistem manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis.Kelebihan dari proses manual ini adalah : a Membantu membangun hubungan penting antara sistem informasi akuntansi dan bidang akuntansi lainnya b Logika proses bisnis dapt lebih mudah dimengerti ketika tidak diselubungi oleh teknologi, dan c Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, dan kontrol akses. Sedangkan kelemahannya adalah prosesnya lambat dan membutuhkan dokumen- dokumen yang cukup banyak untuk menyimpan data sehingga tidak efisiensi. 2. Model Flat File File Mendatar Pendekatan flat file sering sekali berkaitan dengan sistem yang disebut sebagai sistem warisan legacy system yaitu sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar yang diterapkan pada tahun 1950 sampai Universitas Sumatera Utara 34 1980-an. Flat file menjelaskan suatu lingkungan dimana file-file yang data individualnya tidak ada berkaitan dengan file-file lainnya. Kelebihannya adalah file-file distrukturisasi, diformat dan diatur sebagai sebuah kebutuhan spesifik dari pemilik atau pemakai data utama. Namun demikian, strukturisasi seperti itu dapat mengesampingkan atribut data yang berguna bagi pemakai lain sehingga mengahambat keberhasilan integrasi data dalam organisasi. 3. Model Data Base Masalah-masalah yang berkaitan dengan flat files dapat diatasi dengan mengimplementasikan model data base ke manajemen data atau sering disebut sistem manajemen data base Data Base Manajemen System, yaitu merupakan sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. 4. Model REA REA adalah suatu kerangka akuntansi untuk membuat model Rources Events dan Agents yang kritikal dalam organisasi dan relasi diantara mereka. Model ini mensyaratkan bahwa fenomena-fenomena akuntansi dicirikan dengan cara yang konsisten dengan pengembangan perspektif pemakai majemuk. Data bisnis tidak harus diformat atau secara artifisial dibatasi dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dengan peristiwa-peristiwa ekonomi yang mendasarinya. Universitas Sumatera Utara 35 5. Model Enterprise Resource Planning ERP Enterprise Resource Planning perencanaan sumber daya perusahaan merupakan sebuah model sistem informasi yang memapukan suatu organisasi untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis. Enterprise Resources Planning memecahkan dua hambatan fungsional tradisional yaitu dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi dan dengan memperkenalkan praktik-praktik yang umum diantara semua pemakai organisasi. Oleh karena kompleksitas dan ukurannya, hanya sedikit organisasi yang ingin ataupun mampu untuk berkomitmen pada resiko dalam mengembangkan sistem in house.

B. Informasi Akuntansi dalam Pengambilan Keputusan