LAYANAN PERPUSTAKAAN dasar di kecamatan sragen

LAYANAN PERPUSTAKAAN
M.Z. Eko Handoyo, S.S
Pustakawan Muda Univer sitas Neger i Semarang
(Maka lah disam paikan pada Pelatihan Pen gel olaan Perpustakaan Sekolah Pola 300 Jam,
Tanggal 10 Nopem ber s.d 21 Desem ber 212

A. PENDAHULUAN
Layanan perpustakaan-untuk selanjutnya disebut layanan pustaka- adalah layanan
informasi pustaka/sumber informasi yang dilakukan oleh perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan pemustaka. Layanan ini merupakan aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa
perpustakaan kepada pemustaka. Jenis/divisi layanan pemustaka cukup banyak. Adapun
penyelenggaraan semua jenis/divisi layanan tersebut disesuaikan dengan kondisi di setiap
perpustakaan dan kebutuhan penmustakanya. Jenis-jenis layanan tersebut antara lain:
1. Layanan Sirkulasi
a. Pengertian dan Tujuan
Layanan sirkulasi merupakan ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian sirkulasi
berhubungan dengan masalah administrasi peminjaman bahan pustaka. Bagian sirkulasi
berkaitan dengan masalah peredaran koleksi yang dimiliki perpustakaan. Tujuan
layanan sirkulasi ini adalah memperlancar dan mempermudah proses peminjaman
bahan pustaka untuk dibawa pulang oleh pemustaka. Pekerjaan pada baigan layanan
sirkulasi dibagi menjadi 7 (tujuh) jenis yaitu: pendaftaran peminjaman, prosedur

peminjaman, pemungutan denda, pengawasan buku-buku tandon (buku cadangan),
administrasi peminjaman, statistik peminjaman, dan peminjaman antar perpustakaan.
b. Unsur-Unsur Pendukung
Kelancaran pekerjaan bagian sirkulasi sangat berpengaruh terhadap kelancaran seluruh
kegiatan layanan perpustakaan. Oleh karena itu bagian sirkulasi perlu didukung
beberapa unsur seperti berikut:
1) Buku petunjuk yang memuat keterangan mengernai peraturan penggunaan bahan
pustaka, bahan pustaka yang boleh dipinjamkan, kebijakan mengenai denda, dan
keterangan lain yang memberikan pedoman pemanfaatan pustaka.
2) Meja peminjaman dengan ukuran dan bentuk khusus, misalnya bentuk huruf “U”
atau “L”.
3) Laci tempat menyimpan uang denda, kunci-kunci dan barang-barang lain.
4) Bermacam-macam ATK, seperti stempel tanggal pinjam dan tanggal kembali
pustaka, gunting, pulpen dan sebagainya.
5) Kotak penyimpanan kartu buku yang dipinjam.
6) Blangko batas waktu peminjaman/kartu buku.
7) Formulir pendaftaran anggota perpustakaan.
8) Formulir untuk pemesanan buku yang sedang dipinjam.

1

9) Kelengkapan buku seperti kartu buku, kantong buku, kantong peminjam, lembar
tanggal harus kembali, kotak kartu peminjaman dan buku daftar peminjam.
10) Petugas yang selalu siap melayani dengan ramah dan sopan
12) Kontak saran.
c. Hal-hal lain yang perlu dilakukan
Disamping bertugas malayani peminjaman dan pengembalian pustaka, pustakawan
bagian sirkulasi, umumnya pada perpustakaan dengan tenaga yang terbatas, kadang perlu
melakukan hal-hal sebagai berikut:
1) Mencatat tangal kembali dalam lembar pengambilan yang ditempelkan pada bahan
pustaka, catatan ini merupakan peringatan bagi pemustaka kapan harus
mengembalikan bahan pustaka. Apabila terjadi keterlambatan pengembalian buku,
maka perlu dikirimkan surat peringatan.
2) Apabila ada pemustaka yang menghilangkan buku, maka ia diminta mengganti dengan
buku yang sama. Bila buku tersebut tidak dapat diganti, pemustaka dapat diminta
membayar seharga buku ditambah biaya pengelolaan. Apabila pemustaka merusakkan
buku, pemustaka dapat diminta mengganti biaya perbaikan buku.
3) Setalah jam layanan selesai, petugas menyusun kantong-kantong peminjaman dalam
kotak peminjaman.
4) Bagian layanan sirkulasi perlu membuat stastistik peminjaman, tambahan anggota

baru, jumlah buku terpinjam, peminjam berdasarkan subyek atau klasifikasi, dan
jumlah pengunjung. Statistik harian perlu dibuat untuk mempermudah pembuatan
statistik bulanan dan tahunan.
2. Layanan Referensi/Rujukan
Ada beberapa pengertian layanan referensi/rujukan, diantaranya yaitu:
a) Layanan referensi/rujukan adalah bagian dari layanan di perpustakan yang secara
langsung dan intens berhubungan dengan pemustaka dalam memberikan informasi.
b) Salah satu kegiatan pokok perpustakaan yang secara khusus melayankan/menyajikan
koleksi referensi kepada para pemustaka.
c) Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai pengunjung perpustakaan
menemukan informasi dengan cara:
 Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai/pengunjung perpustakaan dan
kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi;
 Memberi bimbingan untuk menemukan koleksi referensi dan mencari infrmasi yang
dibutuhkan;
 Memberi bimbingan kepada para pemakai tentang penggunaan bahan pustaka koleksi
referensi (Sumardji, 1992).
d) Layanan referensi/rujukan adalah layanan yang berhubungan dengan pemberian
informasi dan bimbingan belajar (Bafadal,1996).
e) Layanan yang bersifat pribadi dan langsung yang memberi informasi yang dimiliki

perpustakaan untuk berbagai tujuan, seperti untuk mencari literatur khusus, kepentingan
studi khusus, riset, dsb.

2

Jenis Koleksi Referensi/Rujukan
a) Kamus. Berisi kata dalam suatu bahasa yang digunakan sebagai subjek, disusun
menurut tata susunan tertentu (biasanya menurut abjad), yang disertai dengan makna,
ejaan, ucapan, pemakian, dan sejenisnya. Kamus dapat digolongkan menjadi dua jenis
yaitu kamus umum dan kamus khusus.
b) Ensiklopedi. Merupakan bahan rujukan yang berisi uraian ringkas tentang berbagai
topik atau subjek yang umumnya disusun alfabetis, kadang disertai deskripsi, definisi,
dan informasi bibliografis. Ensiklopedia digolongkan menjadi dua yaitu ensiklopedi
umum dan ensiklopedi khusus.
c) Direktori: Daftar tokoh, organisasi, lembaga yang disusun secara sistematik, biasanya
menurut abjad atau susunan kelas/subjek yang memberikan data mengenai nama,
alamat, afiliasi, kegiatan dsb.
d) Statistik. Berisi fakta atau data yang disajikan dalam bentuk angka dari suatu subyek
atau komoditas tertentu yang disusun bedasarkan urutan wilayah. Banyak terbitan luar
negeri mengenai statistik, namun yang menyangkut Indonesia masih terbatas.

Seyogyanya perpustakaan sebaiknya memiliki koleksi statistic terbitan Biro Pusat
Statistik mengingat langkanya terbitan lain mengenai statistik Indonesia.
e) Almanak. Memuat informasi ringkas berbagai peristiwa atau kegiatan suatu organisasi/
lembaga, baik yang sedang dilakukan maupun yang telah selesai dalam waktu satu
tahun. Almanak bisa berisi kalender/penanggalan, terkadang disertai pula data
astronomi dan informasi lain.
f) Buku Pegangan (handbook). Berisi informasi yang mendasar dan mendalam tetapi
terbatas pada suatu subyek tertentu yang digunakan sebagai acuan. Buku pegangan
lazimnya digunakan sebagai sarana memeriksa atau menguji data untuk membantu
pemustaka dalam tugasnya.
g) Buku Panduan. Berisi petunjuk, panduan atau prosedur untuk mengerjakan sesuatu
secara bertahap, sering dilengkapi oleh gambar untuk memudahkan proses pengerjaan.
Dikatakana buku panduan karena merupakan panduan/petunjuk bagaimana melakukan
tugas atau bagaimana mengoperasikan sebuah alat yang disertai penjelasan.
h) Indeks. Berisi daftar karya tulis berupa artikel majalah, makalah, laporan dan lain-lain
dalam suatu subyek atau komoditas tertentu yang disusun secara sistematis dan
alfabetis. Biasanya dalam majalah indeks, didalamnya terdapat judul buku baru,
makalah seminar, disertasi, dan sebagainya.
i) Abstrak. Merupakan perluasan dari indeks yang memuat ringkasan isi atau sari
karangan dari berbagai macam karya tulis yang diindeks. Majalah abstrak berfungsi

juga sebagai indeks sehingga dapat digunakan sebagai sarana temu balik informasi serta
memberikan gambaran sekilas mengenai penelitian yang sedang berkembang.
j) Bibliografi. Merupakan daftar karya tulis, seperti buku, artikel, majalah, laporan, tesis,
dan lain-lain dalam satu atau beberapa bidang ilmu pengetahuan yang disusun secara
sistematis dan alfabetis. Tujuan dari bibliografi ialah membantu pemakai mengetahui
eksistensi sebuah dokumen atau mengidentifikasi sebuah dokumen atau bahan pustaka
lain sesuai keperluan pemustaka.

3

Fungsi layanan referensi/rujukan
Layanan referensi/rujukan mempunyai fungsi sebagai berikut:
a) Fungsi Informasi, yaitu memberikan jawaban atas kebutuhan informasi oleh pemustaka.
Agar jawaban dapat diberikan secara tepat, pustakawan layanan referensi ditutut untuk
dapat mengetahui latar belakang pencarian informasi yang diinginkan pemustaka.
b) Fungsi bimbingan: memberikan bimbingan pustaka kepada pemustaka. Bimbingan pustaka
diberikan kepada pemustaka agar dapat memanfaatkan perpustakaan dengan baik dan
efisien. Misalnya bagaimana memilih dan menggunakan bahan rujukan, memilih bahan
bacaan yang sesuai, menggunakan catalog, dan lain-lain.
c) Fungsi intruksi: memberikan instruksi/pengarahan kepada pemustaka mengenai

pemanfaatan perustakaan secara umum, pemanfaatan sumber bibligrafi dan koleksi rujukan
lainya.
d) Fungsi supervisi, yaitu melakukan pengawasan terhadap pengaturan personel, koleksi,
ruangan, tata tertib jam layanan dan sebaginya.
e) Fungsi bibliografi, membuat sarana temu kembali infromasi seperti indeks artikel majalah,
bibliografi, abstrak, panduan literatur, dan sebagainya.
f) Fungsi evaluasi: dengan melakukan evaluasi terhadap sember sumber rujukan.
3. Silang Layan Perpustakaan
Adalah kerjasama layanan antar beberapa perpustkaan yang memberikan jasa layanan
kepada pemustaka. Peminjaman koleksi antar pustaka dimungkinkan terjadi apabila antara
perpustakaan tersebut terjalin kerja sama sesuai kesepakatan bersama. Biasanya hal ini
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perpustakaan karena bahan pustaka yang tidak
dimilikinya, dapat juga berupa tukar-menukar informasi bahan pustaka maupun ekses
gratis sesama anggota perpustakaan tersebut.
4. Layanan terpusat perpustakaan sekolah
Perpustkaan dikelolah oleh beberapa sekolah yang berada dalam satu lingkungan yang
tidak terlalu berjauhan lokasinya. Dengan demikian perpustakaan tersebut diharapkan
dapat melayani semua sekolah yang berlokasi di sekitar perpustkaan, sehingga hanya ada
satu perpustakaan untuk melayani beberapa sekolah.
5. Layanan Pendidikan Pemakai: Konsep layanan pendidikan pemakai adalah layanan yang

menyiapkan pemustaka untuk memiliki berbagai keterampilan dalam memanfaatkan
perpustakaan dan berbagai bidang seperti TI dan keterampilan menulis yang akan sangat
membantu dalam mendukung kelancaran proses belajar pemustaka.
6. Bimbingan pembaca, merupakan bimbingan perorangan/kelompok kepada pemustaka
dalam rangka pencarian buku di perpustakaan. Tujuan bimbingan pembaca ialah
menemukan buku yang cocok bagi pembaca untuk kepentingan pendidikan,
pengembangan diri, hiburan, dan lain sebaginya.
7. Layanan Literatur Sekunder
a. Layanan Abstrak. Abstrak dapat membantu pemustaka untuk mengetahui inti karangan
sehingga dengan cepat pemustaka dapat mengetahui artikel sesuai dengan keperluannya.
4

Absatrak dapat berupa artikel majalah, jurnal ilmiah, laporan penelitian, makalah atau
kertas prasaran.
b. Layanan Indeks. Indeks terbagi dalam dua bagian yaitu topik dan lokasi, topik
merupakan subyek yang berisi berbagai artikel. Sedangkan lokasi merupakan petunjuk
tempat artikel. Contoh:
Subjek topik : Layanan informasi
Lokasi
: nama koran atau majalah, tanggal, bulan, tahun, keterangan halaman.

c. Layanan Bibliografi
Melalui bibliografi dapat diketahui koleksi apa saja yang terdapat di perpustakaan.
Layanan ini untuk memudahkan pemustaka dalam mencari bahan pustaka atau
menunjukan keberadaan buku yang dicarinya.
d. Layanan Informasi Terseleksi
Layanan informasi terseleksi adalah sarana menginformasikan kepada pemustaka
tentang butir-butir dalam literatur mutakhir, disampaikan secara langsung dan jelas
sesuai pusat perhatiannya. Tujuan layanan informasi terseleksi ialah agar pemustaka
mendapatkan infromasi literatur terbaru, khusus, yang ada hubunganya dengan bidang
yang diminati dan pekerjaan pemustaka.
Layanan informasi terseleksi memberikan layanan kepada pemakai perpustakan
berdasarkan minat atu subjek khusus. Layanan ini merupakanlayanan yang besifat
individu atau kelompok. Pemakai akan menerima informasi melalui kecocokan subjek
yang diminati.
e. Layanan Informasi Kilat
Layanan informasi kilat merupakan layanan yang diberikan kepada pemakai jasa
perpustkan dalam bentuk kumpulan fotokopy daftar isi majalah dalam subjek tertentu
yang langgan perpustakaan. Selai itu, layanan ini dapat juga berupa fotokopi judul-judul
buku terbaru yang dimiliki perpustakaan.
B. SISTEM LAYANAN PERPUSTAKAAN

Ada tiga macam sistem layanan di perpustakaan, yaitu sistem layanan terbuka, sistem
layanan tertutup, dan sistem layanan campuran. Ketiga sistem layanan tersebut masingmasing memiliki kelebihan dan kekurangan.
1. Sistem Layanan Terbuka (open access)
Dalam sistem layanan terbuka, perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya
untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Oleh karena itu,
penataan ruang koleksi perlu diperhatikan. Misalnya, rambu-rambu yang menunjukkan lokasi
koleksi harus olengkap dan jelas. Jarak antara rak satu dengan rak yang lain lebih lebar.
Kelebihan
 Pemustaka bebas memilih koleksi ke rak
 Pemustaka dapat mengganti koleksi bersubyek sama, jika pustaka yang dicari tidak
ditemukan.
 Pemustaka dapat membandingkan isi koleksi dengan judul yang dicarinya.
 Pemustaka tidak harus menggunakan katalog.
 Koleksi lebih didayagunakan.
5



Menghemat tenaga petugas perpustakaan/pustakawan.
 Menimbulkan motivasi pemustaka untuk membaca karena pemustaka dapat

menemukan bahan pustaka yang menarik yang sebelumnya tidak dicari.
Kekurangan
 Pemustaka cenderung mengembalikan koleksi seenaknya sehingga susunan buku di
rak tidak teratur.
 Kemunginan kehilangan koleksi sangat besar.
 Tidak semua pemustaka paham dalam mencari koleksi di rak.
 Koleksi cenderung lebih cepat rusak.
 Perlu pembenahan koleksi secara intensfi dan terus menerus
2. Layanan Tertutup (close access)
Layanan tertutup memiliki arti pengguna tidak boleh langsung mengambil koleksi bahan
pustaka yang diinginkannya di rak, tetapi harus melalui petugas perpustakaan. Pengguna
dapat memilih koleksi bahan pustaka yang diinginkannya melalui katalog yang disediakan.
Kelebihan
 Susunan koleksi di rak lebih terjaga kerapiannya.
 Kemungkinan koleksi hilang minim.
 Koleksi tidak cepat rusak.
 Pengawasan dapat dilakukan lebih longgar.
 Proses temu kembali informasi lebih efektif.
Kelemahan
 Pemustaka kurang puas dalam mencari koleksi yang diinginkan.
 Koleksi yang didapat kadang-kadang tidak sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
 Tidak semua pemustaka paham dalam menggunakan katalog
 Tidak semua koleksi dapat didayagunakan.
 Pustakawan, terutama di bagian layanan lebih sibuk.
3. Layanan Campuran (mixed access)
Layanan campuran merupakan gabungan sistem layanan terbuka dan tertutup.
Layanan campuran ini biasanya digunakan oleh Perpustakaan Perguruan Tinggi dan
Perpustakaan Sekolah. Perpustakaan ini biasanya memberikan layanan secara tertutup untuk
koleksi skripsi, referensi, dan thesis, sedangkan untuk koleksi yang bersifat umum
menggunakan layanan terbuka.
Kelebihan
 Pemustaka dapat langsung menggunakan koleksi referensi dan koleksi umum
sekaligus.
 Tidak memerlukan ruang baca khusus koleksi referensi
Kelemahan
 Pustakawan sulit mengontrol pemustaka yang menggunakan koleksi referensi dan
koleksi umum sekaligus.
 Perlu pengawasan lebih ketat.

6

Trend layanan TI di Perpustakaan
Perkembangan teknologi informasi (TI) mulai merambah perpustakaan dan beberapa
aplikasi mulai melengkapi jenis layanan dari perpustakaan. Jenis dan layanan yang berbasis
teknologi informasi di perpustakaan biasanya didasarkan pada model dan prosedur manual
yang telah ada sebelumnya. Penggunaan teknologi informasi di perpustakaan sangat
menunjang layanan perpustakaan itu sendiri, antara lain mempercepat waktu untuk
mendapatkan koleksi, layanan sirkulasi yang lebih cepat dan akurat.
Beberapa titik layanan perpustakaan yang mulai menggunakan perangkat TI antara lain:
1. OPAC (Online Public Access Catalog)/Katalog Komputer. Pemustaka dapat menelusur
sendiri informasi pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan menggunakan komputer yang
disediakan perpustakaan atau menelusur melalui katalog online perpustakaan. Dengan katalog
on-line ini pemustaka selain dapat mengetahui apakah sebuah buku ada atau tidak, juga dapat
mengetahui status buku tersebut, apakah sedang dipinjam atau tidak.
2. Digital Library. Digital Library atau perpustakaan digital adalah perpustakaan yang
menyediakan layanan penelusuran data full text atau secara utuh dalam format elektonik.
3. Internet. Layanan ini dibutuhkan oleh pemustaka untuk mencari informasi mengenai
berbagai subjek ilmu pengetahuan yang dibutuhkannya.
4. Hot Spot, menyediakan layanan internet bebas untuk suatu lingkungan yang terbatas,
sebagai contoh di sekitar gedung perpustakaan. Dengan memiliki hot spot, perpustakaan dapat
menyediakan jasa penelusuran internet yang dapat diakses oleh pemustaka dari Laptop/Note
Book, dengan syarat memiliki LAN Card Wireless.
Layanan perpustakaan yang berorientasi pengguna/ pemustaka harus segera
diimplementasikan di perpustakaan untuk menunjang proses akselerasi transfer ilmu
pengetahuan, yang secara global dapat mempengaruhi tingkat kecerdasan dan berimbas pada
kemajuan suatu bangsa dalam segala bidang. Layanan pustaka berorientasi pengguna/
pemustaka, berarti perpustakaan telah menempatkan pengguna/ pemustaka sebagai subjek
dari layanan perpustakaan.

DAFTAR BACAAN
Bafadal, Ibrahim. 1992. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bina Aksara.
Lasa Hs., 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher.
Sulistyo-Basuki. 1992. Pengatar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Sumardji, P. 1987. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.
Sutarno N.S. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktis. Jakarta: Sagung
Seto.

7