TA : Rancang Bangun Aplikasi Administratif Surat Menyurat Pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur.

RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRATIF SURAT

MENYURAT PADA DINAS PEKERJAAN UMUM CIPTA

KARYA DAN TATA RUANG PROVINSI JAWA TIMUR

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

Moh. Haris Ginanjar 10.41010.0086

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

x

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR...viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR TABEL ...xviii

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1Latar Belakang Masalah...1

1.2Perumusan Masalah ...3

1.3Pembatasan Masalah ...3

1.4Tujuan ...4

1.5Sistematika Penulisan ...4

BAB II LANDASAN TEORI ...6

2.1 Aplikasi ...6

2.2 Tata Kearsipan daerah...6

2.3 Tata Naskah Dinas ...6

2.4 Azas Naskah Dinas ...7

2.5 Prinsip Tata Naskah Dinas ...8

2.6 Jenis Naskah Dinas ...8

2.7 Pengkodean Nomor Urut Surat Masuk ...10

2.8 Penomeran Surat keluar ...10

2.9 Jenis Surat ...11

xi

2.11 Klasifikasi ...12

2.12 Pengolahan Naskah Dinas...15

2.12.1 Prosedur Pengurusan Surat Masuk ...15

2.12.2 Prosedur Pengurusan Surat Keluar ...18

2.12.3 Peminjaman Arsip...19

2.13 Jadwal Retensi Arsip...20

2.14 Penyusutan Arsip ...20

2.15 Sarana Pengolahan Surat...23

2.15.1 Daftar Kendali...23

2.15.2 Lembar Disposisi ...23

BAB III AN ALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ...24

3.1 Analisa Permasalahan ...24

3.1.1 Komunikasi ...24

3.1.2 Perencanaan Kebutuhan ...38

3.2 Perancangan Sistem ...40

3.2.1 Perancangan Proses...41

3.2.2 Perancangan Basis Data ...55

3.2.3 Desain User Interface ...62

3.2.4 Rancangan Pengujian dan Evaluasi Sistem ...73

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...82

4.1 Kebutuhan Sistem ...82

4.1.1 Kebutuhan Server...82

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras...83

xii

4.2 Pembuatan Sistem ...83

4.3 Implementasi Sistem ...84

4.3.1 Halaman Login ...84

4.3.2 Halaman Dashboard ...85

4.3.3 Halaman Master Pegawai ...87

4.3.4 Halaman Master Jenis Surat...89

4.3.5 Halaman Master Sifat Surat ...90

4.3.6 Halaman Master Klasifikasi Surat ...92

4.3.7 Halaman Mencatat Surat Masuk...93

4.3.8 Halaman Disposisi Surat...95

4.3.9 Halaman Histori Disposisi ...97

4.3.10 Halaman Mencatat Surat Keluar ...98

4.3.11 Halaman Permohonan Salinan Surat ...100

4.3.12 Halaman Approve Salinan Surat ...101

4.3.13 Halaman Penyusutan Arsip ...102

4.3.14 Halaman Laporan Surat Masuk ...103

4.3.15 Halaman Laporan Surat Keluar...104

4.3.16 Halaman Laporan Salinan Surat ...106

4.3.17 Halaman Laporan Penyusutan Arsip ...107

4.4 Uji Coba dan Evaluasi Sistem...109

4.4.1 Uji Coba Login...109

4.4.2 Uji Coba Data Pegawai ...110

4.4.3 Uji Coba Data Jenis Surat ...110

xiii

4.4.5 Uji Coba Data K lasifikasi Surat...112

4.4.6 Uji Coba Data Surat Masuk ...113

4.4.7 Uji Coba Data Surat Keluar ...114

4.4.8 Uji Coba Data Permohonan Salinan Surat ...114

4.4.9 Uji Coba Penyusutan Arsip...115

4.4.10 Uji Coba Laporan...116

BAB V PENUTUP...117

5.1 Kesimpulan ...117

5.2 Saran...117

DAFTAR PUSTAKA ...118

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur (DPUCKTR) merupakan bidang yang mempunyai peran penting dalam hal alokasi dana pengeluaran pemerintah di bidang pekerjaan umum. Lingkup bidang pekerjaan umum diantaranya adalah perbaikan sarana lingkungan pemukima n, perbaikan tata ruang, penanggulangan kebersihan lingkungan permukima n, penataan pertamanan dan pemakaman umum serta pembangunan sarana perkantoran pemerintah daerah yang terus meningkat sesuai dengan tuntutan masyarakat. Selain itu dinas ini juga menangani masalah pemadam kebakaran dan menunjang kegiatan lain yang berkaitan dengan bidang keciptakaryaan.

Dalam struktur organisasi DPUCKTR memiliki sub bagian tata usaha. Adapun tugas dan tanggung jawab sub bagian tata usaha yaitu pengelolaan dan pelayanan administrasi umum dalam hal pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan surat saat ini mengalami kesulitan dikarenakan penggunaan cara manual dalam mengelola data surat masuk dan keluar.

Urutan pengelolaan surat secara manual di DPUCKTR terbagi menjadi 2 yaitu proses surat masuk dan surat keluar. Dimulai dari masuknya surat dibagian tata usaha dengan jumlah surat masuk sekitar 30-40 surat setiap hari yang dicatat oleh staff ke dalam daftar pengendali. Setelah itu surat diberikan tanggal terima dan kode klasifikasi. Ketika ada surat rahasia maka surat tersebut langsung ditujukan kepada yang bersangkutan. Surat masuk tersebut dicopy untuk diarsipkan dalam

rak penyimpanan, sedangkan surat yang asli beserta lembar disposisi diserahkan kepada kepala sekretariat untuk dilakukan distribusi surat. Kepala sekretariat menuliskan disposisi yang ditujukan sesuai dengan isi surat. Surat tersebut dikirim oleh Office Boy untuk diserahkan kepada bagian yang sesuai dengan isi disposisi tersebut. Surat yang telah diserahkan bisa saja dilakukan disposisi kembali sesuai kebutuhan.

Untuk surat keluar terdapat 20-30 surat setiap harinya yang dikirim. Tiap bidang yang mengirim surat selanjutnya diberikan kepada kepala sekretariat untuk dilakukan verifikasi dan diberikan kepada kepala dinas untuk diverifikasi dan ditandatangani. Selanjutnya diberi nomor surat oleh bagian tata usaha dan dicopy untuk diarsipkan dalam rak penyimpanan, setelah itu surat bisa dikirim ke dinas atau kantor lain.

Adapun permasalahan yang terjadi terletak pada proses pengelolaan surat yang panjang dan kurang efektif mengingat banyaknya surat yang masih perlu dicatat. Begitu juga dalam penyimpanan arsip surat yang rentan terjadi kehilanga n arsip sehingga menghambat pencarian surat. Kesulitan lain yang muncul yaitu dalam menghasilkan laporan surat tiap bulan dan atau tahunan, petugas harus mengecek dan mengelompokkan data surat satu persatu sesuai jenis laporan yang akan dibuat.

Pada proses distribusi surat, yaitu disposisi surat juga masih secara manual dengan cara mendatangi secara langsung stakeholder sesuai disposisi. Karena banyak stakeholder yang diberikan disposisi, maka penyampaian surat yang memerlukan tindak lanjut beresiko menimbulkan keterlambatan dan ketidakpastian status mengenai surat telah diterima atau tidak oleh stakeholder.

Berdasarkan uraian di atas, maka perlu dibangun suatu aplikasi administratif surat menyurat. Dengan adanya aplikasi ini, maka dapat mempermudah bagian sekretariat dalam mengolah surat masuk dan keluar serta pendistribusian surat, sehingga kinerja pengolahan surat pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur dapat meningkat.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuska n permasalahan sebagai berikut, yaitu : Bagaimana merancang dan membangun sistem yang dapat membantu sub bagian tata usaha dalam pengelolaan surat dan pendistribusian surat?

1.3 Pembatasan Masalah

Dalam sistem ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang akan dicapai maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

1. Aplikasi ini hanya membahas pengelolaan data surat masuk dan keluar hingga distribusi surat di DPUCKTR.

2. Sistem menggunakan upload dokumen surat dalam web.

3. Sistem mempunyai fitur notifikasi email kepada stakeholder yang mendapatkan disposisi.

4. Sistem diselesaikan dengan berbasis web menggunakan Bahasa pemrograman Hypertext Preprocessor (PHP) dan perancangan database menggunaka n MySql.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pelaksanaan tugas akhir ini adalah merancang dan membangun aplikasi administratif surat menyurat di DPUCKTR yang mampu mengelola surat , membuat laporan surat masuk dan keluar, proses distribusi surat dengan adanya notifikasi email dan mengarsipkan surat secara digital.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir yang berjudul “Rancang Bangun Aplikasi Administratif Surat Menyurat Pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya Dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur” sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan, antara lain latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, kontribusi, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai berbagai macam teori antara lain tata kearsipan daerah, tata naskah dinas, pengkodean nomor urut surat masuk, penomoran surat keluar, jenis surat, sifat surat, klasifikas i, prosedur pengolahan naskah dinas, peminjaman arsip dan penyusutan arsip sebagai acuan yang mendukung dalam pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Administratif Surat Menyurat.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Untuk merumuskan permasalahan pada Sistem Administrasi Surat Menyurat dibutuhkan Analisis Sistem yang digambarkan dengan Document Flow Diagram. Setelah itu membuat perancangan sistem dapat dibuatkan:, System Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Desain User Interface, struktur tabel, desain input/output dan desain uji coba dan analisis.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang hasil implementasi aplikasi dengan mengembangkan fungsi dalam hal pengelolaan surat masuk dan surat keluar, dilanjutkan dengan evaluasi terhadap aplikasi yang telah dibuat.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dari penggunaan program aplikasi dan saran terhadap kekurangan dari aplikasi untuk pengembanga n program selanjutnya sehingga menjadi lebih baik lagi.

LANDASAN TEORI

2.1 Aplikasi

Definisi aplikasi adalah penggunaan dan penerapan suatu konsep yang menjadi suatu pokok pembahasan (Eka Noviansyah, 2008 : 4). Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melakukan tugas tertentu.

2.2 Tata Kearsipan Daerah

Sesuai dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang dimaksud dengan arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua perangkat daerah di lingkungan pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok untuk pelaksanaan tugas. Arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur meliputi: 1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan dalam

menyelenggarakan administrasi dan pelaksaan tugas.

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan dalam pelaksanaan tugas dan disimpan sebagai arsip instansi yang menguasainya untuk kemudian disimpan dalam depo badan perpustakaan dan kearsipan Provinsi Jawa Timur sesuai dengan Peraturan yang berlaku.

2.3 Tata Naskah Dinas

Pedoman dalam tata naskah dinas pemerintahan ini telah tertulis dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah

Dinas Di Lingkungan Pemerintahan Provinsi Jawa Timur. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyampaian naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2.4 Azas Naskah Dinas

Azas-azas naskah dinas terdiri atas beberapa sub: 1. Azas Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikas i informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Azas Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Azas Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4. Azas keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.

5. Azas Kecepatan dan Ketepatan

Kegiatan untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu

dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi.

2.5 Prinsip Tata Naskah Dinas

Prinsip-prinsip penyelenggaraan tata naskah dinas terdiri atas :

1. Prinsip ketelitian, adalah penyelenggaraan tata naskah dinas secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.

2. Prinsip kejelasan, adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang tepat dan cepat.

2.6 Jenis Naskah Dinas

Naskah dinas di lingkungan pemerintah provinsi, dirumuskan dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum serta dalam bentuk dan susunan surat.

1. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum di lingkunga n pemerintah provinsi terdiri dari :

a. Peraturan Daerah b. Peraturan Gubernur

c. Peraturan Bersama Gubernur d. Keputusan Gubernur

2. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat di lingkungan pemerinta h provinsi terdiri dari:

a. Intruksi b. Surat Edaran

c. Surat Biasa d. Surat Keterangan e. Surat Perintah f. Surat Izin g. Surat Perjanjian h. Nota Kesepakatan i. Surat Perintah Tugas

j. Surat Perintah Perjalanan Dinas k. Surat Kuasa

l. Surat Undangan

m. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas n. Surat Panggilan

o. Nota Dinas

p. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas q. Lembar Disposisi

r. Telaahan Staf s. Pengumuman t. Laporan u. Rekomendasi v. Surat Pengantar w. Telegram

x. Lembaran Daerah y. Berita Daerah z. Berita Acara

aa. Notulen bb.Memo cc. Daftar Hadir dd.Piagam ee. Sertifikat ff. STTPL

2.7 Pengkodean Nomor Urut Surat Masuk

Pengkodean nomor urut surat masuk adalah nomor urut naskah dinas yang dimulai dari angka 01 hingga angka 99, nomor urut dimulai kembali dengan angka 01 sebagai sarana inventarisasi jumlah naskah dinas. Halaman daftar kendali di mulai dari angka 00. Setiap permulaan tahun, halaman daftar kendali dimula i kembali dengan angka 00. Berikut ini adalah contoh penomoran :

Gambar 2.1 Contoh Pengkodean Nomor Urut Surat Masuk 2.8 Penomoran Surat Keluar

Penomeran surat keluar terdiri dari nomor jenis klasifikasi, nomor urut surat, kode wilayah dinas dan tahun. nomor urut naskah dinas yang dimulai dari angka 01 hingga angka 99, nomor urut dimulai kembali dengan angka 01 sebagai sarana inventarisasi jumlah naskah dinas. Halaman daftar kendali dimulai dari

angka 00. Setiap permulaan tahun, halaman daftar kendali dimulai kembali dengan angka 00. Berikut ini adalah contoh penomoran :

Gambar 2.2 Contoh Penomoran Surat Keluar 2.9 Jenis Surat

Tingkat Keamanan surat jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

1. Sangat Rahasia (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan baik pemerintah maupun negara.

2. Rahasia (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan baik pemerintah maupun negara.

3. Konfidensial (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubunga n dengan keamanan dan keselamatan pemerintah maupun negara.

4. Biasa (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada orang yang tidak berhak mengetahui.

2.10 Sifat Surat

Sifat Surat adalah tingkatan derajat surat yang menjelaskan tentang proses kecepatan proses penyampaian.

1. Sangat Segera atau Kilat, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 1 hari.

2. Segera, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau kurir, batas waktu 2 x 24 jam.

3. Penting, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau kurir, batas waktu 3 x 24 jam.

4. Biasa, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau kurir dengan batas waktu 5 hari.

2.11 Klasifikasi

Klasifikasi kearsipan merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, dan mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur klasififikasi yang diperinci secara desimal dengan mempergunakan tiga angka dasar dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama SKPD. 1. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip

perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului dengan tiga perincian dasar, masing-masing perincian pertama, kedua dan

ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.

2. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 kelompok masalah, diberi kode 000 s.d 900 Dari 10 pokok masalah tersebut terlebih dahulu dibedakan antara tugas substantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang) dengan ketentuan bahwa :

a. Kode 100 s.d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif.

b. Kode 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif khusus. Kode 000 dapat menampung masalah-masalah fasilitatif di luar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumahtanggaan seperti protokol, urusan dalam dan masalah- masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya yaitu Perjalanan Dinas, Peralatan, Lambang Negara/Daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

c. Sepuluh kelompok masalah adalah sebagai berikut :  000 Umum

 100 Pemerintahan  200 Politik

 300 Keamanan dan Ketertiban  400 Kesejahteraan

 500 Perekonomian

 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan  700 Pengawasan

 900 Keuangan

Adapun fungsi dari kode masalah digunakan sebagai : a. Alat pengenal masalah yang terdapat dalam arsip. b. Alat penentu letak arsip.

c. Petunjuk urutan sistematis dari masalah- masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

3. Kode Pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu yang merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah lainnya, ditambah tiap kode yang memerlukan rincian lebih lanjut, untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip.

Kode pembantu tersebut meliputi : 01. Perencanaan

02. Penelitian 03. Pendidikan 04. Laporan 05. Panitia

06. Seminar, Lokakarya, Workshop 07. Statistik

08. Peraturan Perundang – undangan 09. ………..

4. Kode wilayah kearsipan untuk Provinsi Jawa Timur adalah 35.

Singkatan akronim nama atau nomenklatur SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur ditetapkan Gubernur Jawa Timur.

2.12 Pengolahan Naskah Dinas

2.12.1 Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungs i kesekretariatan. Jika surat masuk disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya, pejabat tersebut berkewajiban memberi tahu kepada pihak sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan penerimaan surat tersebut. Mengacu pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum. Berikut prosedur surat masuk menurut Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintahan Provinsi Jawa Timur sebagai berikut :

1. Pengurusan Surat Di Unit Pengarsipan 1. Penerima mempunyai tugas :

a. Menerima naskah dinas yang disampaikan pengantar pos. b. Meneliti kebenaran alamat naskah dinas.

c. Membubuhkan paraf pada bukti penerima. d. Menyortir naskah dinas.

e. Membuka sampul atau mengeluarkan naskah dinas dari dalam sampul. f. Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas, sampul

diikutsertakan bersama naskah dinasnya. g. Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas. h. Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.

i. Menyampaikan naskah dinas tertutup kepada pencatat. 2. Pengarahan mempunyai tugas :

a. Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa.

b. Mencantumkan disposisi pengarahan pada bagian kanan atas naskah dinas. c. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting.

d. Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada pencatat. 3. Pencatat mempunyai tugas :

a. Mencantumkan nomor urut pada naskah dinas. b. Mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali.

c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta empat lembar kartu kendali kepada pengendali.

d. Menyampaikan naskah dinas penting beserta empat lembar kartu kendali kepada pengendali.

e. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta dua rangkap lembar pengantar kepada pengendali.

4. Pengendali mempunyai tugas :

a. Menerima naskah dinas penting beserta empat lembar kartu kendali dan naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta dua rangkap lembar pengantar dari pencatat.

b. Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali serta menelit i kelengkapan lampiran.

c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali lembar ke II berwarna kuning dan lembar III berwarna merah kepada Tata Usaha Pengolah.

d. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta dua rangkap lembar pengantar kepada Tata Usaha Pengolah.

e. Menyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam almari katalog berdasarkan urutan nomor kode. Dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan urutan abjad pada indeks.

f. Menyusun kartu kendali lembar II berwarna kuning dalam almari katalog berdasarkan Instansi dan menurut urutan waktu.

5. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar ke III berwarna kuning yang diterima kembali dari Tata Usaha Pengolah ke dalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di Unit Pengolah.

2. Pengurusan Surat Di Unit Pengolah

1. Menerima naskah dinas dan kartu kendali lembar III dan IV berwarna kuning dan merah dari Pengendali.

2. Membubuhkan paraf pada kartu kendali lembar III warna kuning sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.

3. Mengembalikan kartu kendali lembar III berwarna kuning kepada Pengendali. 4. Menyimpan kartu kendali lembar IV berwarna merah dalam almari katalog

berdasarkan urutan nomor kode. 5. Mengisi lembar disposisi dua rangkap.

6. Menyampaikan naskah dinas yang diterima dari unit kearsipan kepada pengolah untuk diselesaikan, disertai lembar disposisi.

7. Menyimpan 1 (satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang ada pada pengolah.

8. Menerima naskah dinas biasa beserta dua rangkap lembar pengantar dari pengendali.

9. Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.

10.Mengembalikan 1 (satu) lembar pengantar kepada Pengendali.

2.12.2 Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Seperti penanganan surat masuk, mencatat, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungs i kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Kegiatan penanganan surat keluar meliputi :

1. Pengurusan Surat Di Unit Pengolah

1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap tiga berwarna putih, kuning dan merah.

2. Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada Unit Kearsipan.

3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode. 4. Mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahannya dan

menyampaikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan.

2. Pengurusan Surat Di Unit Pengarsipan 1. Pengendali mempunyai tugas:

a. Memberikan nomor urut pada kartu kendali.

b. Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode. c. Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepada penyimpan.

d. Mengembalikan kartu kendali warna merah kepada Tata Usaha Pengolah. e. Mengembalikan konsep yang diterima dari Pengirim kepada Tata Usaha

Pengolah.

2. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di Unit Pengolah.

3. Pengirim mempunyai tugas a. Mengirim net kepada alamat.

b. Menyampaikan konsep kepada pengendali.

2.12.3 Peminjaman Arsip

1. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan tanda bukti pinjaman. 2. Peminjam mengisi tanda bukti pinjaman tiga rangkap.

a. Lembar I, disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang dipinjam. b. Lembar II, disertakan pada arsip yang dipinjam.

c. Lembar III, disimpan sebagai sarana penagihan.

3. Tanda bukti pinjam ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dan Kepala Unit Kearsipan.

4. Peminjam wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya pada batas waktu yang telah ditentukan.

5. Penyimpan wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang telah ditentukan.

2.13 Jadwal Retensi Arsip

Suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpa na n atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

2.14 Penyusutan Arsip

Maksud dan tujuan penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1. Tata Cara Penyusutan

1. Tata usaha pengolah

a. Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif ; b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim

ke penyimpan.

c. Menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpan dalam file tersendiri.

d. Pada waktu yang telah ditentukan, mengirim arsip inaktif tersebut kepada penyimpan.

2. Unit kearsipan

2. Tata Cara Penyerahan Ke Unit Kearsipan 1. Tata usaha pengolah

a. Mengirimkan arsip inaktif yang tidak dipergunakan di Unit Pengolah ke Penyimpan dengan menukar kartu kendali warna merah dengan kartu kendali warna kuning.

b. Menyimpan kartu kendali warna kuning. 2. Unit kearsipan

a. Menerima arsip inaktif dari Tata Usaha Pengolah beserta kartu kendali warna merah.

b. Menyimpan arsip inaktif di dalam file dimana kartu kendali warna kuning semula disimpan.

c. Menyerahkan kartu kendali warna kuning kepada Tata Usaha Pengolah. d. Mencatat dalam daftar pengendali bahwa arsip telah disimpan.

3. Pemusnahan dan penyerahan arsip ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

1. Tata Cara pemusnahan Arsip

A. Penyimpanan sekali dalam setahun berkewajiban.

a. Meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukan dalam Jadual Retensi Arsip.

b. Membuat daftar arsip yang berdasarkan Jadual Retensi Arsip dapat dimusnahkan.

d. Memberitahukan kepada Unit Pengolah dengan daftar arsip, bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang ditetapkan dalam jadwal retensi dan telah disetujui oleh Tim Peneliti untuk dimusnahkan.

B. Proses pemusnahan arsip.

a. Tim Peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnaha n arsip kepada Gubernur Jawa Timur.

b. Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat Berita Acara tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.

2. Tata Cara Penyerahan Arsip ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi a. Penyimpan menentukan arsip yang akan dikirim ke Badan Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

b. Kartu kendali warna putih dari arsip tersebut dikumpulkan. c. Arsip tersebut dibuatkan daftar.

d. Kartu kendali warna putih beserta daftar penyerahan tersebut disampaika n kepada Tim peneliti.

e. Tim Peneliti menentukan arsip yang dikirim ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan.

f. Arsip yang telah dinilai Tim Peneliti beserta kartu kendali berwarna putih dan daftarnya dikirim ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan.

g. Penyerahan ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan, dilengkapi Berita Acara Penyerahan ditanda tangani oleh pejabat di lingkungan Pemerinta h Provinsi Jawa Timur yang ditunjuk dan pejabat dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan.

2.15 Sarana Pengolahan Surat 2.15.1 Daftar Kendali

Daftar pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisasi naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar sekaligus sebagai alat kontrol.

2.15.2 Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembar untuk menuliskan disposisi Mengacu pada Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

1.

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

Tahap implementasi sistem adalah tahap yang mengkonversi hasil analisis dan perancangan sebelumnya ke dalam sebuah bahasa pemrograman yang dimengerti oleh komputer. Analisa dan perancangan tersebut akan diterjemahka n ke dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh komputer untuk diolah, kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefinisikan sehingga mampu memberikan layanan- layanan kepada penggunanya.

4.1 Kebutuhan Sistem

Dalam tahap ini kebutuhan aplikasi administratif surat menyurat dibagi menjadi tiga yaitu kebutuhan server, kebutuhan perangkat keras dan kebutuhan perangkat lunak.

4.1.1 Kebutuhan Server

Rancang bangun aplikasi administratif surat menyurat ini diletakkan di server milik penyedia jasa layanan. Pihak dinas tidak perlu menyediakan server namun membutuhkan perangkat keras untuk mengakses layanan yang disediakan. Adapun spesifikasi server yang dibutuhkan oleh pihak dinas agar dapat mengimplementasikan aplikasi ini dengan baik adalah sebagai berikut :

1. Hardisk Minimal 1 GB 2. Physical Memory 1024 MB

3. Shared Hosting / Virtual Private Server 4. MySQL Database

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras

Untuk mengakses aplikasi administratif surat menyurat pihak dinas hanya membutuhkan perangkat keras sebagai berikut :

1. Komputer, laptop, tablet atau smartphone 2. Printer

3. Scanner

4. Koneksi Internet

4.1.3 Kebutuhan Perangkat Lunak

Untuk mengakses aplikasi administratif surat menyurat pihak dinas hanya membutuhkan Browser seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari Browser, dan lain-lain. Sedangkan untuk sistem operasinya menggunakan Windows.

4.2 Pembuatan Sistem

Aplikasi administratif surat menyurat ini dibangun dengan menggunaka n framework CodeIgniter dan database MySQL. Pembangunan sistem ini dibantu juga oleh library-library seperti JQuery, Bootstrap, Highcharts, Font Awesome dan reCAPTCHA API. Library-library ini memiliki fungsi khusus yang dapat membantu menyempurnakan sistem yang dibuat. JQuery digunakan untuk mempermudah operasi-operasi javascript. Bootstrap digunakan untuk tampila n control beserta operasinya ke pengguna, seperti grid, auto-complete, datetime picker dan lainnya. Highchart digunakan untuk menampilkan laporan grafis dalam bentuk chart. Font Awesome digunakan untuk menampilkan icon-icon yang dapat

mempercantik tampilan sistem. ReCAPTCHA API digunakan untuk membedakan antara manusia dan komputer agar menghindari spam yang dapat merusak sistem.

4.3 Implementasi Sistem 4.3.1 Halaman Login

Proses login dilakukan oleh admin yaitu sekretariat sebelum masuk ke dalam sistem. Sekretariat perlu mengakses halaman login terlebih dahulu agar sistem dapat menampilkan halaman login seperti pada Gambar 4.1. Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan login dengan mengisi username yang telah didaftarkan sebelumnya dan password untuk diverifikasi oleh sistem.

Gambar 1.1 Form Login

Jika admin mengisi username dan password yang salah, maka akan muncul pesan error seperti pada Gambar 4.2.

4.3.2 Halaman Dashboard

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan halaman awal apabila user berhasil login kedalam sistem. Halaman dashboard dibagi menjadi lima hak akses yaitu :

a. Halaman Dashboard Admin

Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i hak akses sebagai sekretariat Dalam halaman ini user mengelola data master melalui menu master pegawai, master jenis surat, master sifat surat, dan master klasifikasi surat, data surat masuk, laporan surat masuk, data surat keluar, laporan surat keluar, data pemohon salinan surat, penyusutan arsip dan laporan penyusutan arsip. Halaman dashboard admin dapat dilihat pada gambar 4.3.

Gambar 1.3 Halaman Dashboard Admin b. Halaman Dashboard Kepala Sekretariat

Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i hak akses sebagai kepala sekretariat. Dalam halaman ini user dapat melihat data surat masuk hari ini, memberikan disposisi dan melakukan pengajuan salinan surat. Halaman dashboard kepala sekretariat dapat dilihat pada gambar 4.4.

Gambar 1.4 Halaman Dashboard kepala sekretariat c. Halaman Dashboard Kepala Dinas

Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i hak akses sebagai kepala dinas. Dalam halaman ini user dapat melihat data surat masuk hari ini, memberikan disposisi, melakukan pengajuan salinan surat, dapat melihat laporan berupa laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan permohonan salinan surat dan laporan penyusutan arsip. Halaman dashboard kepala dinas dapat dilihat pada gambar 4.5.

Gambar 1.5 Halaman Dashboard Kepala Dinas d. Halaman Dashboard Kepala Bidang

Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i hak akses sebagai kepala bidang. Dalam halaman ini user dapat melihat data surat masuk hari ini, memberikan disposisi dan melakukan pengajuan salinan surat. Halaman dashboard kepala bidang dapat dilihat pada gambar 4.6.

Gambar 1.6 Halaman Dashboard Kepala Bidang

e. Halaman Dashboard Staff

Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i hak akses sebagai staff. Dalam halaman ini user dapat melihat data surat masuk hari ini dan melakukan pengajuan salinan surat. Halaman dashboard kepala bidang dapat dilihat pada gambar 4.7.

Gambar 1.7 Halaman Dashboard Staff 4.3.3 Halaman Master Pegawai

Halaman ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data pegawai. Untuk menambah data pegawai pengguna dapat memilih menu master pegawai. Setelah memilih menu tersebut sistem akan menampilkan halaman master pegawai. Tampilan halaman master pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Gambar 1.8 Halaman Master pegawai

Untuk menambah data pegawai, user dapat menekan tombol tambah data. Untuk mengubah data pegawai, user dapat menekan tombol ubah pada salah satu data pegawai. Dalam form ini diperlukan data nama, jabatan, bagian, alamat, no. telp, email, username dan password. Untuk menyimpannya dapat menekan tombol simpan. Tampilan form tambah dan ubah data pegawai dapat dilihat pada gambar 4.9.

Gambar 1.9 Tampilan Form Tambah dan Ubah Data Pegawai 4.3.4 Halaman Master Jenis surat

Halaman ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data jenis surat. Untuk menambah data jenis surat pengguna dapat memilih menu master jenis surat. Setelah memilih menu tersebut sistem akan menampilkan halaman master jenis surat. Tampilan halaman master jenis surat dapat dilihat pada Gambar 4.10.

Gambar 1.10 Halaman Master jenis surat

Untuk menambah data jenis surat dapat menekan tombol tambah jenis. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah nama jenis surat. Untuk menyimpan dapat menekan tombol simpan. Tampilan form tambah dan ubah data jenis surat dapat dilihat pada gambar 4.11.

Gambar 1.11 Tampilan Form Tambah dan Ubah Data Jenis Surat 4.3.5 Halaman Master Sifat Surat

Halaman ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data sifat surat. Untuk menambah data sifat surat pengguna dapat memilih menu master sifat surat.

Setelah memilih menu tersebut sistem akan menampilkan halaman master sifat surat. Tampilan halaman master sifat surat dapat dilihat pada Gambar 4.12.

Gambar 1.12 Halaman Master Sifat Surat

Untuk menambah data sifat surat dapat menekan tombol tambah sifat. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah nama sifat surat. Untuk menyimpan dapat menekan tombol simpan. Tampilan form tambah dan ubah data sifat surat dapat dilihat pada gambar 4.13.

4.3.6 Halaman Master Klasifikasi Surat

Halaman ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data klasifikasi surat. Untuk menambah data klasifikasi surat pengguna dapat memilih menu master klasifikasi surat. Setelah memilih menu tersebut sistem akan menampilkan halaman master klasifikasi surat. Tampilan halaman master klasifikasi surat dapat dilihat pada Gambar 4.14.

Gambar 1.14 Halaman Master Klasifikasi Surat

Untuk menambah data klasifikasi surat menekan tombol tambah klasifikasi. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah nomor dan nama klasifikasi surat. Untuk menyimpan dapat menekan tombol simpan. Tampilan form tambah dan ubah data klasifikasi surat dapat dilihat pada gambar 4.15.

Gambar 1.15 Tampilan Form Tambah dan Ubah Data Klasifikasi Surat

4.3.7 Halaman Mencatat Surat Masuk

Halaman ini merupakan halaman yang diakses user yang memiliki hak akses sebagai sekretariat. Dalam halaman ini user dapat menambah data surat masuk. Untuk mengolah data surat masuk, user perlu masuk kedalam menu surat masuk. Setelah memilih menu surat masuk akan menampilkan halaman data surat masuk. Halaman mencatat data surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.16.

Untuk menambah data surat masuk pengguna menekan tombol tambah surat. Tampilan form tambah surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.17. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah jenis surat, sifat surat, klasifikas i surat, tgl. surat, no. surat, tgl. terima, asal surat, tujuan surat, perihal, dan dokumen surat. Untuk menyimpan dapat menekan tombol simpan.

4.3.8 Halaman Disposisi Surat

Halaman ini merupakan halaman yang yang dapat diakses oleh kepala sekretariat, kepala dinas dan kepala bidang. Dalam menerima disposisi surat pihak terkait akan menerima notifikasi email dari pengirim disposisi. Dapat dilihat notifikasi email pada gambar 4.18 Dalam halaman ini user dapat mendisposis ika n surat masuk. Untuk mendisposisikan surat masuk, user perlu masuk kedalam menu surat masuk hari ini. Setelah memilih menu surat masuk hari ini akan menampilka n halaman data surat masuk yang akan didisposisi. Halaman data surat masuk hari ini dapat dilihat pada gambar 4.19.

Gambar 1.19 Data Surat Masuk Hari Ini

Untuk mendisposisikan surat masuk dapat pengguna menekan tombol disposisi surat. Tampilan form disposisi surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.20. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah tgl. penyelesaian, isi disposisi, harap di, catatan dan kepada. Untuk menyimpan dapat menekan tombol simpan.

Gambar 1.20 Tampilan Form Disposisi Surat Masuk

4.3.9 Halaman Histori Disposisi

Halaman ini merupakan halaman yang diakses user yang memiliki hak akses sebagai sekretariat. Dalam halaman ini user dapat melihat histori disposisi surat untuk memonitor posisi surat apakah telah diterima yang bersangkutan atau tidak. Untuk melihat disposisi surat ini, User mengisi periode tanggal yang ingin ditampilkan. Halaman histori disposisi surat ini dapat dilihat pada gambar 4.21.

Gambar 1.21 Histori Disposisi Surat

4.3.10 Halaman Mencatat Surat Keluar

Halaman ini merupakan halaman yang diakses user yang memiliki hak akses sebagai sekretariat. Dalam halaman ini user dapat menambah data surat keluar. Untuk mengolah data surat keluar, user perlu masuk ke dalam menu surat keluar. Setelah memilih menu surat keluar akan menampilkan halaman data surat keluar. Halaman mencatat data surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.22.

Gambar 1.22 Data Surat Keluar

Untuk menambah data surat keluar dapat pengguna menekan tombol tambah surat. Tampilan form tambah surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.23. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah jenis surat, sifat surat, klasifikasi surat, tgl. surat, no. surat, tgl. keluar, asal surat, tujuan surat, perihal, dan dokumen surat. Untuk menyimpan dapat menekan tombol simpan.

Gambar 1.23 Tampilan Form Tambah dan Ubah Data Surat Keluar 4.3.11 Halaman Permohonan Salinan Surat

Halaman ini digunakan untuk melakukan permohonan salinan surat oleh staff, kepala bidang, kepala sekretariat dan kepala dinas. Untuk melakukan proses permohonan salinan surat ini dapat menekan menu permohonan salinan surat lalu

muncul form permohonan salinan surat. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah surat masuk/keluar, surat, asal surat, perihal, alasan. Untuk menyimpa n dapat menekan tombol simpan. Tampilan form permohonan salinan surat dapat dilihat pada Gambar 4.24.

Gambar 1.24 Tampilan Form Data Permohonan Salinan Surat 4.3.12 Halaman Approve Salinan Surat

Halaman ini digunakan untuk melakukan approve salinan surat oleh secretariat, yang telah diajukan oleh staff, kepala bidang, kepala sekretariat dan kepala dinas. Untuk melakukan approve salinan surat ini dapat menekan menu data pemohon salinan surat. Tampilan halaman data pemohon sailnan surat dapat dilihat pada Gambar 4.25. Untuk melakukan approve salinan surat dapat menekan menu approve.

Gambar 1.25 Data Pemohon Salinan Surat

4.3.13 Halaman Penyusutan Arsip

Halaman ini digunakan untuk melakukan penyusutan arsip. Tampila n halaman penyusutan arsip dapat dilihat pada Gambar 4.26. Untuk melakukan penyusutan arsip diharuskan mencari terlebih dahulu memilih surat mana yang akan dilakukan penyusutan setelah itu akan dilakukan penyusutan dengan cara menekan tombol simpan.

4.3.14 Halaman Laporan Surat Masuk

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan surat masuk kepada sekretariat dan kepala dinas. Laporan yang ditampilkan dapat dipilih sesuai dengan periode waktu yang diinginkan. Untuk melihat halaman ini pengguna dapat menekan menu surat masuk kemudian memilih sub menu laporan surat masuk. Tampilan halaman laporan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.27 dan Gambar 4.28.

Gambar 1.28 Tampilan Laporan Surat Masuk 4.3.15 Halaman Laporan Surat keluar

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan surat keluar kepada sekretariat dan kepala dinas. Laporan yang ditampilkan dapat dipilih sesuai dengan periode waktu yang diinginkan. Untuk melihat halaman ini pengguna dapat menekan menu surat keluar kemudian memilih sub menu laporan surat keluar. Tampilan halaman laporan surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.29 dan 4.30.

Gambar 1.29 Tampilan Halaman Laporan Surat Keluar

4.3.16 Halaman Laporan Salinan Surat

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan permohonan salina n surat kepada sekretariat dan kepala dinas. Laporan yang ditampilkan dapat dipilih sesuai dengan periode waktu yang diinginkan. Untuk melihat halaman ini pengguna dapat menekan data pemohon salinan surat kemudian memilih sub menu laporan salinan surat. Tampilan halaman laporan salinan surat dapat dilihat pada Gambar 4.31 dan 4.32 .

Gambar 1.32 Tampilan Laporan Salinan Surat 4.3.17 Halaman Laporan Penyusutan Arsip

Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan penyusutan arsip kepada sekretariat dan kepala dinas. Laporan yang ditampilkan dapat dipilih sesuai dengan periode waktu yang diinginkan. Untuk melihat halaman ini pengguna dapat menekan penyusutan arsip kemudian memilih sub menu laporan penyusutan arsip. Tampilan halaman laporan penyusutan arsip dapat dilihat pada Gambar 4.33 dan 4.34.

Gambar 1.33 Tampilan Halaman Laporan Penyusutan Arsip

4.4 Uji Coba dan Evaluasi Sistem

Setelah sistem diimplementasikan, langkah selanjutnya adalah melakuka n uji coba dan evaluasi sistem. Tujuan dari uji coba dan evaluasi sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem yang telah dibangun sudah berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan atau output yang diharapkan. Uji coba dan evaluasi sistem dilakukan sesuai dengan rancangan yang dibuat pada bab 3 dan menggunakan metode black box testing. Uji coba dan evaluasi dilakukan terhadap fungsi-fungsi sistem yang telah ditulis pada rancangan di bab 3.

4.4.1 Uji Coba Login

Proses uji coba login dilakukan terhadap dua test case. Test case pertama adalah melakukan login ke dalam sistem dengan mengisi kode user dan password. Test case kedua adalah melakukan login ke dalam sistem dengan format yang salah sehingga sistem harus menampilkan pesan kesalahan. Hasil uji coba login dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Tabel 1.1 Uji Coba Login

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status

1 Login Username dan

password

Login berhasil dan masuk ke halaman dashboard

Sukses (Gambar 4.1)

2 Melakukan login dengan format salah

Username dan password

Muncul pesan “Username atau password salah”

Sukses (Gambar 4.2)

4.4.2 Uji Coba Data Pegawai

Proses uji coba data pegawai dilakukan untuk menguji CRUD (Create, Read, Update, Delete) pada data pegawai. Hasil uji coba data pegawai dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 1.2 Uji Coba Data Pegawai

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Menampilkan

halaman Master Pegawai

Memilih menu master

pegawai

Masuk ke halaman master pegawai

Sukses (Gambar 4.8)

2 Menambah data pegawai

Nama, jabatan, bagian,

alamat, no telp, email, username dan password

Data pegawai berhasil disimpan dan ditampilkan pada tabel data

pegawai

Sukses (Gambar 4.9)

3 Mengubah data pegawai

Nama, jabatan, bagian,

alamat, no telp, email, username dan password

Data pegawai berhasil diubah dan ditampilkan pada tabel data pegawai

Sukses (Gambar 4.9)

4 Menghapus data pegawai

Nama, jabatan, bagian,

alamat, no telp, email, username dan password

Data pegawai berhasil dihapus

Sukses (Gambar 4.9)

4.4.3 Uji Coba Data Jenis Surat

Proses uji coba data jenis surat dilakukan untuk menguji CRUD (Create, Read, Update, Delete) pada data jenis surat. Hasil uji coba data jenis surat dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 1.3 Uji Coba Data Jenis Surat

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Menampilkan

halaman Master jenis surat

Memilih menu master jenis surat

Masuk ke halaman master jenis surat

Sukses (Gambar 4.10)

2 Menambah data jenis surat

Nama jenis surat

Data jenis surat berhasil

disimpan dan ditampilkan pada tabel data jenis surat

Sukses (Gambar 4.11)

3 Mengubah data jenis surat

Nama jenis surat

Data jenis surat berhasil diubah dan ditampilkan pada tabel data jenis surat

Sukses (Gambar 4.11)

4 Menghapus data jenis surat

Nama jenis surat

Data jenis surat berhasil dihapus

Sukses (Gambar 4.11)

4.4.4 Uji Coba Data Sifat Surat

Proses uji coba data sifat surat dilakukan untuk menguji CRUD (Create, Read, Update, Delete) pada data sifat surat. Hasil uji coba data sifat surat dapat dilihat pada tabel 4.4.

Tabel 1.4 Uji Coba Data Sifat Surat

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Menampilkan

halaman Master sifat surat

Memilih menu master sifat surat

Masuk ke halaman master sifat surat

Sukses (Gambar 4.12)

2 Menambah data sifat surat

Nama sifat surat

Data sifat surat berhasil

disimpan dan ditampilkan pada

Sukses (Gambar 4.13)

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status tabel data sifat

surat 3 Mengubah data

sifat surat

Nama sifat surat

Data sifat surat berhasil diubah dan ditampilkan pada tabel data sifat surat

Sukses (Gambar 4.13)

4 Menghapus data sifat surat

Nama sifat surat

Data sifat surat berhasil dihapus

Sukses (Gambar 4.13)

4.4.5 Uji Coba Data Klasifikasi Surat

Proses uji coba data klasifikasi surat dilakukan untuk menguji CRUD (Create, Read, Update, Delete) pada data klasifikasi surat. Hasil uji coba data klasifikasi surat dapat dilihat pada tabel 4.5.

Tabel 1.5 Uji Coba Data Klasifikasi Surat

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Menampilkan

halaman Master klasifikasi surat

Memilih menu master

klasifikasi surat

Masuk ke halaman master klasifikasi surat

Sukses (Gambar 4.14)

2 Menambah data klasifikasi surat

Nama klasifikasi surat dan nomor klasifikasi surat

Data klasifikasi surat berhasil disimpan dan ditampilkan pada tabel data

klasifikasi surat

Sukses (Gambar 4.15)

3 Mengubah data klasifikasi surat

Nama klasifikasi surat dan nomor klasifikasi surat

Data klasifikasi surat berhasil diubah dan ditampilkan pada tabel data

klasifikasi surat

Sukses (Gambar 4.15)

4 Menghapus data klasifikasi surat

Nama klasifikasi surat dan nomor klasifikasi surat

Data klasifikasi surat berhasil dihapus

Sukses (Gambar 4.15)

4.4.6 Uji Coba Data Surat Masuk

Proses uji coba data surat masuk dilakukan terhadap dua test case. Test case pertama adalah mencatat data surat masuk. Proses pencatatan surat masuk dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data surat masuk dengan benar dan menampilkan dalam tabel data surat masuk. Test case kedua adalah melakukan disposisi surat. Proses disposisi surat dinyatakan berhasil jika sistem telah menyimpan data disposisi surat masuk dengan benar. Hasil uji coba data penjualan dapat dilihat pada tabel 4.6.

Tabel 1.6 Uji Coba Data Surat Masuk

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Mencatat data

surat masuk

Jenis surat, sifat surat, klasifikasi surat, tgl. Surat, no. surat, tgl. terima, asal surat, tujuan surat, perihal dan dokumen surat

Data surat masuk berhasil

disimpan

Sukses (Gambar 4.17)

2 Melakukan disposisi surat

Tgl.

penyelesaian, isi disposisi, harap di,

Disposisi surat berhasil

disimpan

Sukses (Gambar 4.20)

catatan dan kepada 3 Melihat histori

disposisi

Periode Tanggal

Histori disposisi berhasil

ditampilkan

Sukses (Gambar 4.21)

4.4.7 Uji Coba Data Surat Keluar

Proses uji coba data surat keluar dilakukan terhadap satu test case yaitu mencatat data surat keluar. Proses pencatatan surat keluar dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data surat keluar dengan benar dan menampilka n dalam tabel data surat keluar. Hasil uji coba data surat keluar dapat dilihat pada tabel 4.7.

Tabel 1.7 Uji Coba Data Surat Keluar

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Mencatat data

surat keluar

Jenis surat, sifat surat, klasifikasi surat, tgl. Surat, no. surat, tgl. terima, asal surat, tujuan surat, perihal dan dokumen surat

Data surat keluar berhasil

disimpan

Sukses (Gambar 4.23)

4.4.8 Uji Coba Data Permohonan Salinan Surat

Proses uji coba data permohonan salinan surat dilakukan terhadap dua test case. Test case pertama adalah permohonan salinan surat. Proses permohonan salinan surat dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data permohonan salinan surat dengan benar. Test case kedua adalah Approve salinan surat. Proses

Approve salinan surat dinyatakan berhasil jika sistem telah menyimpan Approve salinan surat dengan benar. Hasil uji coba data permohonan salinan surat dapat dilihat pada tabel 4.8.

Tabel 1.8 Uji Coba Permohonan Salinan Surat

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Permohonan

salinan surat

Surat

masuk/keluar, asal surat, perihal, alasan

Permohonan salinan surat berhasil di simpan

Sukses (Gambar 4.24)

2 Approve salinan surat Memilih approve surat Approve surat berhasil dilakukan Sukses (Gambar 4.25)

4.4.9 Uji Coba Penyusutan Arsip

Proses uji coba data permohonan salinan surat dilakukan terhadap dua test case. Test case pertama adalah permohonan salinan surat. Proses permohonan salinan surat dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data permohonan salinan surat dengan benar. Test case kedua adalah Approve salinan surat. Proses Approve salinan surat dinyatakan berhasil jika sistem telah menyimpan Approve salinan surat dengan benar. Hasil uji coba data permohonan salinan surat dapat dilihat pada tabel 4.9.

Tabel 1.9 Uji Coba Penyusutan Arsip

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Melakukan

penyusutan arsip

Memilih klasifikasi, periode tanggal dan memilih surat

Penyusutan arsip berhasil

disimpan

Sukses (Gambar 4.26)

4.4.10 Uji Coba Laporan

Proses uji coba laporan dilakukan terhadap laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem, yaitu laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan salinan surat, laporan penyusutan arsip. Uji coba laporan dinyatakan berhasil jika laporan yang dihasilkan sesuai dengan parameter yang dimasukkan ke dalam sistem. Hasil uji coba laporan dapat dilihat pada tabel 4.10.

Tabel 1.10 Uji Coba Laporan

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Menampilkan

laporan surat masuk

Periode laporan

Tampilan laporan surat masuk

Sukses (Gambar 4.28)

2 Menampilkan laporan surat keluar

Periode laporan

Tampilan laporan surat keluar

Sukses (Gambar 4.30)

3 Menampilkan laporan salinan surat

Periode laporan

Tampilan laporan salinan surat

Sukses (Gambar 4.32)

4 Menampilkan laporan penyusutan arsip Periode laporan Tampilan laporan

penyusutan arsip

Sukses (Gambar 4.34)

1.

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uji coba dan evaluasi terhadap rancang bangun aplikasi administratif surat menyurat, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi administratif surat menyurat yang dibuat dapat membantu sekretariat

dalam dalam penerimaan surat masuk hingga mengirimkan surat keluar serta pendistribusian surat.

2. Aplikasi administratif surat menyurat ini dapat melakukan peminjaman surat berupa permohonan salinan surat.

3. Aplikasi administratif surat menyurat dapat menghasilkan output berupa laporan surat masuk, surat keluar, salinan surat dan penyusutan arsip.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya adalah :

1. Aplikasi administratif surat menyurat masih bisa dikembangkan menjadi sistem informasi yang lebih kompleks.

2. Pengiriman surat masuk dan surat keluar bisa dilakukan secara online tanpa menyerahkan surat fisik sehingga lebih mudah dan lebih efisien.

3. Sistem penyusutan dalam aplikasi ini bisa dikembangkan dengan cara menghubungkan dengan depo arsip.

4. Kedepannya sistem ini dapat dikembangkan dalam bentuk mobile application berbasis android.

DAFTAR PUSTAKA

Noviyansyah, Eka, 2008. Aplikasi Website Museum Nasional Menggunakan Macromedia Dreamweaver Mx4, STIK, Bandung

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 40 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan Dan Non Kepegawaian Di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum.

4 Menghapus data klasifikasi surat

Nama klasifikasi surat dan nomor klasifikasi surat

Data klasifikasi surat berhasil dihapus

Sukses (Gambar 4.15)

4.4.6 Uji Coba Data Surat Masuk

Proses uji coba data surat masuk dilakukan terhadap dua test case. Test case pertama adalah mencatat data surat masuk. Proses pencatatan surat masuk dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data surat masuk dengan benar dan menampilkan dalam tabel data surat masuk. Test case kedua adalah melakukan disposisi surat. Proses disposisi surat dinyatakan berhasil jika sistem telah menyimpan data disposisi surat masuk dengan benar. Hasil uji coba data penjualan dapat dilihat pada tabel 4.6.

Tabel 1.6 Uji Coba Data Surat Masuk

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Mencatat data

surat masuk

Jenis surat, sifat surat, klasifikasi surat, tgl. Surat, no. surat, tgl. terima, asal surat, tujuan surat, perihal dan dokumen surat

Data surat masuk berhasil

disimpan

Sukses (Gambar 4.17)

2 Melakukan

disposisi surat

Tgl.

penyelesaian, isi disposisi, harap di,

Disposisi surat berhasil

disimpan

Sukses (Gambar 4.20)

114

catatan dan kepada 3 Melihat histori

disposisi

Periode Tanggal

Histori disposisi berhasil

ditampilkan

Sukses (Gambar 4.21)

4.4.7 Uji Coba Data Surat Keluar

Proses uji coba data surat keluar dilakukan terhadap satu test case yaitu mencatat data surat keluar. Proses pencatatan surat keluar dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data surat keluar dengan benar dan menampilka n dalam tabel data surat keluar. Hasil uji coba data surat keluar dapat dilihat pada tabel 4.7.

Tabel 1.7 Uji Coba Data Surat Keluar

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status 1 Mencatat data

surat keluar

Jenis surat, sifat surat, klasifikasi surat, tgl. Surat, no. surat, tgl. terima, asal surat, tujuan surat, perihal dan dokumen surat

Data surat keluar berhasil

disimpan

Sukses (Gambar 4.23)

4.4.8 Uji Coba Data Permohonan Salinan Surat

Proses uji coba data permohonan salinan surat dilakukan terhadap dua test case. Test case pertama adalah permohonan salinan surat. Proses permohonan salinan surat dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data permohonan salinan surat dengan benar. Test case kedua adalah Approve salinan surat. Proses

Approve salinan surat dinyatakan berhasil jika sistem telah menyimpan Approve salinan surat dengan benar. Hasil uji coba data permohonan salinan surat dapat dilihat pada tabel 4.8.

Tabel 1.8 Uji Coba Permohonan Salinan Surat

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status

1 Permohonan

salinan surat

Surat

masuk/keluar, asal surat, perihal, alasan

Permohonan salinan surat berhasil di simpan

Sukses (Gambar 4.24)

2 Approve salinan surat

Memilih approve surat

Approve surat berhasil dilakukan

Sukses (Gambar 4.25) 4.4.9 Uji Coba Penyusutan Arsip

Proses uji coba data permohonan salinan surat dilakukan terhadap dua test case. Test case pertama adalah permohonan salinan surat. Proses permohonan salinan surat dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data permohonan salinan surat dengan benar. Test case kedua adalah Approve salinan surat. Proses Approve salinan surat dinyatakan berhasil jika sistem telah menyimpan Approve salinan surat dengan benar. Hasil uji coba data permohonan salinan surat dapat dilihat pada tabel 4.9.

Tabel 1.9 Uji Coba Penyusutan Arsip

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status

1 Melakukan

penyusutan arsip

Memilih klasifikasi, periode tanggal dan memilih surat

Penyusutan arsip berhasil

disimpan

Sukses (Gambar 4.26)

116

4.4.10 Uji Coba Laporan

Proses uji coba laporan dilakukan terhadap laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem, yaitu laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan salinan surat, laporan penyusutan arsip. Uji coba laporan dinyatakan berhasil jika laporan yang dihasilkan sesuai dengan parameter yang dimasukkan ke dalam sistem. Hasil uji coba laporan dapat dilihat pada tabel 4.10.

Tabel 1.10 Uji Coba Laporan

Test

Case ID Tujuan Input

Output yang

diharapkan Status

1 Menampilkan

laporan surat masuk

Periode laporan

Tampilan laporan surat masuk

Sukses (Gambar 4.28)

2 Menampilkan

laporan surat keluar

Periode laporan

Tampilan laporan surat keluar

Sukses (Gambar 4.30)

3 Menampilkan

laporan salinan surat

Periode laporan

Tampilan laporan salinan surat

Sukses (Gambar 4.32)

4 Menampilkan

laporan penyusutan arsip

Periode laporan

Tampilan laporan

penyusutan arsip

Sukses (Gambar 4.34)

1.

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uji coba dan evaluasi terhadap rancang bangun aplikasi administratif surat menyurat, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi administratif surat menyurat yang dibuat dapat membantu sekretariat

dalam dalam penerimaan surat masuk hingga mengirimkan surat keluar serta pendistribusian surat.

2. Aplikasi administratif surat menyurat ini dapat melakukan peminjaman surat berupa permohonan salinan surat.

3. Aplikasi administratif surat menyurat dapat menghasilkan output berupa laporan surat masuk, surat keluar, salinan surat dan penyusutan arsip.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya adalah :

1. Aplikasi administratif surat menyurat masih bisa dikembangkan menjadi sistem informasi yang lebih kompleks.

2. Pengiriman surat masuk dan surat keluar bisa dilakukan secara online tanpa menyerahkan surat fisik sehingga lebih mudah dan lebih efisien.

3. Sistem penyusutan dalam aplikasi ini bisa dikembangkan dengan cara menghubungkan dengan depo arsip.

4. Kedepannya sistem ini dapat dikembangkan dalam bentuk mobile application berbasis android.

1

DAFTAR PUSTAKA

Noviyansyah, Eka, 2008. Aplikasi Website Museum Nasional Menggunakan Macromedia Dreamweaver Mx4, STIK, Bandung

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 40 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan Dan Non Kepegawaian Di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum.