TA : Analisis dan Desain Sistem Informasi Akademik Pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

AKADEMIK PADA SMP AL-FALAH ASSALAM

TROPODO 2 SIDOARJO

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

MEIDIANA PUSPITARINI 08.41010.0269

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR TABEL ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... i

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Sistem ... 7

2.2 Analisis Sistem ... 8

2.3 Desain Sistem ... 9

2.3.1 Elemen Sistem ... 10

2.4 Informasi ... 11

2.5 Sistem Informasi ... 12

2.6 Sistem Informasi Akademik ... 13

2.6.4 Modul Kesiswaan ... 14

2.7 Penilaian ... 14

2.8 Kehadiran ... 15

2.9 Al- Falah Assalam Tropodo 2 ... 15

2.9.1 Analisis Operasional ... 16

2.9.2 Struktur Organisasi ... 17

2.10 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 17

2.11 System Flow ... 20

2.12 Entity Relationship Diagram ... 21

2.13 SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak) ... 23

2.14 DAPL (Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak) ... 25

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 27

3.1 Tahapan Analisis ... 27

3.1.1 Analisis Permasalahan ... 27

3.1.2 Analisis Operasional ... 29

3.1.3 Analisis Kebutuhan Data ... 29

3.1.4 Analisis Ketersediaan ... 30

3.1.5 Analisis Kapasitas ... 30

3.1.6 Analisis Performa ... 30

3.1.7 Analisis Kehandalan ... 31

3.1.8 Analisis Keamanan ... 31

3.3.3 Rancangan Desain Antar Muka ... 35

3.3.4 Rancangan Desain Keamanan ... 37

3.3.5 Rancangan Desain Sistem ... 38

3.4 Tahap Evaluasi ... 39

3.4.1 Evaluasi DFD ... 39

3.4.2 Evaluasi ERD ... 39

3.5 Tahap Pengumpulan Data ... 40

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 41

4.1 Hasil Analisis Sistem ... 41

4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan ... 41

4.1.2 Karakteristik Pengguna ... 47

4.1.3 Kebutuhan Fungsional ... 48

4.1.4 Lingkungan sistem operasi... 50

4.1.5 Hasil Analisis Operasional ... 50

4.1.6 Hasil Analisis Kebutuhan Data ... 53

4.1.7 Hasil Analisis Ketersediaan ... 54

4.1.8 Hasil Analisis Kapasitas ... 54

4.1.9 Hasil Analisis Performa ... 55

4.1.10 Hasil Analisis Kehandalan ... 56

4.1.11 Hasil Analisis Keamanan ... 56

4.2.2 Data Flow Diagram ... 64

4.2.3 Entity Relation Diagram (ERD) ... 71

4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel ... 74

4.2.3 Hasil Desain Antar Muka ... 79

4.2.4 Hasil Desain Keamanan ... 96

4.2.5 Hasil Desain Sistem ... 98

4.2.6 Hasil Evaluasi Desain Sistem ... 98

BAB V PENUTUP ... 102

5. 1 Kesimpulan ... 102

5. 2 Saran ... 102

Halaman

Gambar 2.1 Model Sistem ... 7

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Al-Falah Tropodo2 ... 17

Gambar 2.3 Siklus Pengembangan Sistem ... 18

Gambar 4.1 Blok Diagram Sistem Informasi Akademik ... 40

Gambar 4.2 System Flow Manajemen Data Siswa ... 64

Gambar 4.3 System Flow Manajemen Data Karyawan... 65

Gambar 4.4 System Flow Manajemen Data Kelas ... 66

Gambar 4.5 System Flow Manajemen Data Mata Pelajaran ... 67

Gambar 4.6 System Flow Transaksi Penilaian Siswa ... 68

Gambar 4.7 System Flow Transaksi Absensi Siswa ... 69

Gambar 4.8 Context Diagram ... 70

Gambar 4.9 DFD Level 0... 71

Gambar 4.10 DFD Level 1 Pengelolaan Data Master ... 72

Gambar 4.11 DFD Level 1 Pengelolaan Administrasi Akademik ... 72

Gambar 4.12 DFD Level 1 Cetak Laporan ... 73

Gambar 4.13 DFD Level 1 Manajemen Data Siswa ... 63

Gambar 4.14 DFD Level 1 Manajemen Data Subyek Penilaian ... 64

Gambar 4.15 DFD Level 1 Manajemen Nilai Siswa ... 65

Gambar 4.16 DFD Level 1 Manajemen Absensi Siswa ... 66

Gambar 4.17 CDM Sistem Informasi Akademik ... 68

Gambar 4.18 Form Login ... 69

Gambar 4.22 Desain Tampilan Master Manajemen Data Siswa ... 72

Gambar 4.23 Desain Tampilan Master Data Subjek Penilaian ... 72

Gambar 4.24 Desain Tampilan Transaksi Manajemen Nilai Siswa ... 73

Gambar 4.27 Desain Tampilan Transaksi Manajemen Absen Siswa ... 74

Gambar 4.29 Desain Tampilan Laporan Nilai Siswa ... 75

Halaman

Tabel 4.1 List Antara Proses Bisnis dengan Solusi yg ditawarkan ... 38

Tabel 4.2 Manajemen Data Pelajaran ... 42

Tabel 4.3 Manajemen Data Guru... 43

Tabel 4.4 Manajemen Data Kelas ... 43

Tabel 4.5 Manajemen Data Siswa ... 44

Tabel 4.6 Manajemen Data Subyek Penilaian ... 45

Tabel 4.7 Manajemen Nilai Siswa ... 46

Tabel 4.8 Manajemen Absensi Siswa ... 47

Tabel 4.9 Tabel Kelas ... 78

Tabel 4.10 Tabel Mata Pelajaran ... 79

Tabel 4.11 Tabel Guru ... 79

Tabel 4.12 Tabel Siswa ... 79

Tabel 4.13 Tabel Subyek Penilaian ... 80

Tabel 4.14 Tabel Nilai Siswa ... 80

8

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1 Biodata Penulis... 103

1

1.1 Latar Belakang

SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo merupakan sebuah sekolah swasta berlatar belakang islam, yang berdiri dibawah naungan sebuah lembaga pendidikan bernama Lembaga Pendidikan Al-Falah Darrusalam Tropodo 2 (As-Salam) yang terdiri dari 4 jenjang, yaitu Kelompok Bermain (KB), Taman Kanak-Kanak (TK), Sekolah Dasar (SD) dan Sekolah Menengah Pertama (SMP). SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 memiliki jumlah siswa mulai dari kelas 7 hingga kelas 9 sebanyak 630 siswa, pada setiap tingkat jenjang terdapat 7 kelas dan masing-masing kelas memiliki 30 siswa.

Seluruh kegiatan pencatatan administrasi sekolah dilakukan oleh staff tata usaha (TU). Staff TU mendapat semua data nilai siswa yang telah diolah sebelumnya oleh guru aktif (guru bidang studi) dan guru pasif (wali kelas) yang

masih dalam bentuk excel, yang kemudian diolah kembali agar menghasilkan

sebuah laporan perkembangan akademik siswa yang kemudian diserahkan setiap bulannya kepada Kepala Sekolah dan Lembaga.

Pihak sekolah masih melakukan proses pengelolaan administrasi sekolah seperti pengolahan data biodata siswa, data nilai siswa, data absensi siswa dan pengolahan raport siswa secara manual. File atau buku catatan tersebut menjadi dasar penginputan raport siswa. Penentuan nilai raport siswa di SMP Al-Falah mempunyai 4 standart nilai siswa yaitu nilai harian, nilai ujian harian, nilai ujian tengah semester dan nilai ujian akhir semester. Total nilai dari keempat standart

nilai tersebut dirata-rata. Agar dapat naik kelas, rata-rata nilai siswa tidak boleh dibawah 7,5. Faktor penilaian lain untuk kenaikan kelas adalah sikap dan tingkah laku siswa tidak boleh ada yang mendapatkan nilai D dan E. Absensi siswa juga menjadi faktor penentuan kelulusan yaitu siswa tidak boleh membolos (Alpha) lebih dari 10 kali. Permasalahan yang pasti terjadi setiap tengah dan akhir semester adalah pembuatan raport tengah semester dan raport akhir semester. Guru harus merekap seluruh nilai siswa, nilai sikap perilaku dan cek data absensi siswa. Dengan rata-rata setiap guru membawahi 6 kelas maka proses pembuatan raport menyita banyak waktu kerja guru.

Berdasarkan Rencana Strategis (Renstra) Departemen Pendidikan Nasional tahun 2005-2009, untuk dapat memberikan pelayanan prima, salah satu yang perlu dilakukan adalah pengembangan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) yang dilakukan melalui pendayagunaan ICT di bidang pendidikan yang mencakup peran ICT sebagai substansi pendidikan, alat bantu pembelajaran, fasilitas pendidikan, standar kompetensi, penunjang administrasi pendidikan, alat bantu manajemen satuan pendidikan, dan infrastruktur pendidikan. SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 sebelumnya telah mempunyai sistem informasi pada penerimaan siswa baru. Namun untuk meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi pendidikan, pihak lembaga memiliki kebijakan untuk melakukan pengembangan pada sistem informasi akademik yang akan diterapkan pada jenjang SMP yang bertujuan untuk mempermudah tugas guru, karyawan dan kepala sekolah.

Berdasarkan masalah diatas, pihak sekolah ingin merancang bangun sebuah sistem informasi akademik. Sebagai tahap awal, pihak sekolah ingin

melakukan Analisis dan Desain Sistem Informasi Akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo, namun karena pihak sekolah sendiri belum mengetahui secara detil apa saja yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi Akademik ini maka dalam penelitian ini akan dilakukan analisis kebutuhan sistem dan melakukan desain sistem yang diharapkan dapat dikembangkan dan membantu pekerjaan pihak sekolah serta orang tua dalam perkembangan siswa.

Analisis dan desain sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 ini disusun berdasarkan hasil analisa yang terdapat pada dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangat Lunak (SKPL) dan Desain Arsitektur Perangkat Lunak (DAPL). Dokumen tersebut dapat dijadikan sebagai dasar pengembangan software. Harapannya, setelah desain tersebut dikembangkan dapat mengatasi permasalahan yang ada pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat analisis dan desain Sistem Informasi Akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2.

1.3 Pembatasan Masalah

Untuk mempermudah dalam pembuatan desain sistem informasi akademik tersebut, maka diperlukan adanya batasan masalah dalam tugas akhir ini yaitu sebagai berikut:

1. Desain Sistem yang dihasilkan dapat digunakan sebagai rancangan yang

2. Dapat menghasilkan desain laporan berupa Rekap Laporan Siswa, Rekap Laporan Guru, Rekap Laporan Penilaian Siswa dan Laporan Absensi siswa.

3. Analais dan Desain sistem disususun berdasarkan modul Sistem Informasi

Akademik meliputi : Administrasi Kepegawaian, Administrasi Kesiswaan, Administrasi Akademik dan Kesiswaan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari analisis dan desain sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo adalah bagaimana menganalisis dan mendesain Sistem Informasi Akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk Sekolah

Pihak Sekolah dapat mengetahui secara detail setiap proses yang terjadi pada administrasi akademik sekolah.

2. Untuk Guru dan Karyawan

Guru : Dapat melakukan inputan nilai dan absensi setiap hari, tanpa

harus menyerahkan data kepada Staff TU (Karyawan).

Karyawan : Dapat melakukan segala proses transaksi dan melakukan pelaporan tepat pada waktunya.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir “Analisis dan Desain Sistem Informasi Akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo” ini disusun secara sistematis ke dalam lima bab. Setiap bab saling terkait dan menjelaskan tentang sistem dan

aplikasi yang dibuat. Rangkuman berupa penjelasan singkat setiap bab terdapat dalam sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab satu berisi gambaran mengenai latar belakang masalah, permasalahan yang dihadapi, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan dari permasalahan yang dibahas sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan pembuatan sistem yang berupa harapan dari hasil yang telah dicapai, dan metodologi penelitian yang merupakan langkah-langkah dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bab dua berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai acuan dalam analisa dan pemecahan masalah, yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas yaitu mengenai SKPL, DAPL, Analisa kebutuhan perangkat lunak, Elemen Sistem, Modul-modul pendukung Sistem Informasi Akademik dan system development life cycle.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab tiga berisi tentang rincian permasalahan yang timbul pada perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan tersebut. Rincian tersebut antara lain perancangan dan desain yang akan dipakai dalam sistem.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab empat berisi tentang kebutuhan sistem, Implementasi sistem dan evaluasi sistem serta pembuatan program untuk menjelaskan urutan dari tiap proses yang dilakukan

BAB V : PENUTUP

Pada bab lima terdiri dari dua sub bab yaitu kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah rangkuman dari hasil seluruh pembahasan masalah. Sedangkan saran adalah berisi tentang pengembangan yang sebaiknya dilakukan agar sistem yang telah dibuat menjadi lebih baik.

7

2.1 Sistem

Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau komponen yang saling berinteraksi, terkait serta saling bergantung satu dengan yang lain. Kumpulan unsur tersebut terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau unsur lain yang terorganisir dari unsur-unsur tersebut.

Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Ciri pokok sistem menurut Gaspert pada buku Al Fatta (2007), ada empat yaitu sistem tersebut beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri dari unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama

.

Gambar 2.1 Model Sistem (Al Fatta, 2007: 4)

Menurut Al Fatta (2007), sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut dapat dikatakan sebuah sistem. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :

1. Batasan (boundary), gambaran dari suatu unsur mana yang termasuk di dalam

2. Lingkungan (environment), segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, serta input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (input), data dari lingkungan yang digunakan dan dimanipulasi oleh

suatu sistem.

4. Keluaran (output), sebuah produk berupa informasi, laporan, dokumen, dan

tampilan layar komputer yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

5. Komponen (component), kegiatan atau suatu proses dalam suatu sistem yang

saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan.

6. Penghubung (interface), sebagai media dimana komponen atau sistem dan

lingkungan berinteraksi.

7. Penyimpanan (storage), digunakan utnuk penyimpanan sementara dan tetap

dari informasi. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Sedangkan menurut Sutabri (2003), selain tujuh karakteristik yang telah disebutkan diatas, suatu sistem harus memiliki tujuan serta sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.2 Analisis Sistem

Analisis sistem yang didefinisikan oleh Al Fatta (2007: 24) adalah, sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005: 129) Analisa Sistem

adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permaslahan-permaslahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah..

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganilisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.3 Desain Sistem

Desain sistem didefinisikan oleh Whitten (2004: 448) sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer. Menurut Sutabri (2003: 88) tahap perancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis kedalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer organisasi. Hasil akhir dari rancangan sistem ini adalah suatu laporan spesifikasi teknis dari bentuk-bentuk masukan dan keluaran serta spesifikasi teknis perangkat lunak yang akan berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

2.3.1 Elemen Sistem

Elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya data siswa).

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk. Pada sekolah, proses dapat berupa pengelolaan data siswa dan nilai.

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

e. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Seperti halnya perkembangan dari sebuah sekolah dipengaruhi oleh kualitas pendidik dan kemampuan siswa dalam menangkap apa yang diajarkan. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.

f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

g. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.4 Informasi

Informasi dapat diartikan sebagai data yang diolah dan berguna bagi penggunanya. Menurut Jogiyanto (2009:8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Suatu informasi dikatakan lebih bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. sedangkan kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

2.5 Sistem Informasi

Secara umum Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Menurut Raymond Mc Leod,Jr., (2001), Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM., (1999: 11), “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

Menurut Gordon B. Davis (1991: 91), “Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.”

2.6 Sistem Informasi Akademik

Kata akademik berasal dari serapan bahasa Inggris, yaitu academy. Secara harfiah, kata academy berarti sekolah, yang juga dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan proses penunjang kegiatan sekolah atau lembaga pendidikan beserta pelaku didalamnya. Berdasarkan pada pengertian akademik di atas, maka sistem informasi akademik adalah segala macam hasil interaksi antara elemen di lingkungan akademik untuk menghasilkan informasi yang kemudian dijadikan landasan pengambilan keputusan, melaksanakan tindakan, baik oleh pelaku proses itu sendiri maupun dari pihak luar. (Agustin, 2012).

Menurut Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Departemen Pendidikan Nasional tahun 2007, Dalam Sistem Informasi Akademik terdapat beberapa modul, yaitu:

2.6.1 Modul Administrasi Kepegawaian

Modul ini digunakan untuk melakukan administrasi kepegawaian baik untuk pendidik maupun tenaga kependidikan. Modul ini menampilkan referensi jenis pegawai yang berada dalam sekolah, tingkat ijazah, pangkat, jenis pelatihan, status pegawai, dan data terkait lainnya.

2.6.2 Modul Administrasi Kesiswaan

Modul ini digunakan untuk melaksanakan administrasi siswa yang memuat menu-menu, seperti data siswa, buku induk siswa, statistik siswa, laporan absensi, dan data lain yang terkait dengan administrasi kesiswaan.

2.6.3 Modul Administrasi Akademik

Modul ini digunakan untuk mendministrasikan transaksi rutin kesiswaan (seperti penentuan jurusan, penentuan kelas siswa baru, penentuan NIS, rekap absensi siswa, dan kenaikan kelas), prilaku siswa (meliputi absensi dan

pelanggaran siswa), menu cetak (seperti cetak daftar siswa per kelas, formulir

absensi, peserta UAN, dan cetak rapor).

2.6.4 Modul Kesiswaan

Modul ini dimaksudkan untuk mengadministrasi transaksi akademik seperti transaksi rutin kesiswaan (seperti penilaian unjuk kerja dan portofolio, lembar pengamatan, dan UAN) dan pencetakan penilaian (seperti daftar nilai siswa dan portofolio siswa.

2.7 Penilaian

Penilaian mencakup semua cara yang digunakan untuk menilai kerja individu, yaitu prestasi belajar yang dicapai peserta didik. Proses penilaian melalui bukti-bukti tentang pencapaian belajar peserta didik (Mardapi, 2008:5). Berdasarkan definisi tersebut, penilaian dalam bidang pendidikan dapat diartikan sebagai semua aktivitas yang dilakukan oleh pendidik dan peserta didik untuk menilai diri mereka sendiri, yang memberikan informasi untuk digunakan sebagai umpan balik untuk memodifikasi aktivitas belajar dan mengajar. Oleh karena itu, dapat dipahami bahwa penilaian itu bersifat kualitatif. Berikut perhitungan-perhitungan nilai yang diperlukan dalam pengolahan nilai raport:

1. Perhitungan nilai rata-rata ulangan harian. NRU = UH1+UH2+UH3+UH4/4

2. Perhitungan Nilai rata-rata tugas harian NRT = T1+T2+T3+T4/4

3. Perhitungan Nilai Harian dan Nilai Raport

Mengolah Nilai Harian dan Nilai Raport dengan ketentuan rumus sebagai berikut : a. Untuk mendapatkan rata-rata nilai Harian

NH = NRU+NRT/2

b. Untuk mendapatkan Nilai Akhir / Nilai Raport : NA = NH+MID+UAS/3

Keterangan : NH : Nilai Harian NA : Nilai Akhir Raport NRT : Nilai rata-rata tugas NRU : Nilai rat-rata Ulangan

MID : Nilai Ulangan Tengah Semester (UTS) UAS : Nilai Ulangan Akhir Semester (UAS)

2.8 Kehadiran

Menurut Imron (1996:59), Kehadiran Siswa di sekolah adalah kehadiran dan keikutsertaan siswa secara fisik dan mental terhadap aktivitas sekolah pada jam-jam efektif di sekolah. Sedangkan ketidakhadiran adalah ketiadaan partisipasi secara fisik siswa terhadap kegiatan-kegiatan sekolah.

2.9 Al- Falah Assalam Tropodo 2

Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) merupakan lembaga pendidikan yang cukup terkenal dan menjadi salah satu sekolah favorit di

Sidoarjo. Awalnya lembaga pendidikan ini berpusat di Masjid Al-Falah di Jl. Taman Mayangkara 2-4 Surabaya dan merupakan salah satu sekolah fullday yang terkenal dan memiliki banyak peminat. Karena perkembangannya yang pesat maka Lembaga Pendidikan Al-Falah membuka cabang baru dengan nama Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam yang bertempat di Jl. Anggrek 1 Perum Wisma Tropodo Waru Sidoarjo.

Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam menggunakan fasilitas umum dan memiliki tempat yang kurang luas sehingga lokasi yang ada tidak memungkinkan untuk dikembangkan. Karena alasan itulah akhirnya Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam menciptakan pengembangan baru dengan mendirikan Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

Dengan menerapkan Kurikulum Pendidikan Nasional (Diknas) yang mengacu pada Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), SMP Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) memberikan beberapa fasilitas yang dapat menunjang kegiatan belajar mengajar, antara lain : ruang kelas representatif (ber-AC), perpustakaan, laboratorium sains, laboratorium komputer, lapangan olahraga (sepakbola, volley, basket), ruang UKS, bimbingan konseling, masjid, kantin, dan green house.

2.9.1 Analisis Operasional

a. Visi

Berakhlak mulia berprestasi akademik optimal.

b. Misi

1. Mewujudkan lembaga pendidikan yang berbasis dakwah.

3. Mewujudkan lembaga pendidikan yang memberi manfaat bagi lingkungannya.

2.9.2 Struktur Organisasi

Berikut ini adalah Struktur Organisasi Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo:

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam)

2.10 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Dalam melakukan kegiatan berupa analisa dan merancang sistem informasi, dibutuhkan sebuah pendekatan yang sistematis yaitu melalui cara yang disebut dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS). SHPS adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang suatu sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall dan Kendall, 2003).

Yayasan Pendidikan As-Salam

Direktur Ir. Abdul Kadir

Baraja

Wakil Direktur Drs. Masruri

Ass. Dir. Umum Drs. H. Praptomo,

MM

Ass. Dir. Pendidikan Drs. Moch. Cholik,

SH, M.Si

KS – PG/ TK KS -SD KS -SMP Komite Sekolah

KPI Konsultan Pendidikan

SHPS terbagi menjadi tujuh tahapan Pada gambar dibawah ini akan dijelaskan langkah-langkah yang terdapat pada SHPS.

Gambar 2.3Siklus Pengembangan Sistem (Kendall dan Kendall, 2003:11)

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai tujuh tahap yang terdapat pada gambar 1 di atas:

1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Pada tahap identifikasi masalah terdapat beberapa langkah, yaitu: melihat apa yang terjadi didalam bisnis kemudian menentukan masalah, selanjutnya menentukan peluang yang ada pada bisnis tersebut. Peluang disini dimaksudkan bahwa penganalisis sitem yakin bahwa dengan akan ada peningkatan jika terdapat sistem informasi yang terkomputerisasi. Jika sudah menemukan masalah dan peluang, langkah selanjutnya yaitu menentukan tujuan. Menentukan tujuan juga mempunyai beberapa langkah, yaitu: menemukan apa yang sedang terjadi dalam bisnis, menentukan aspek dalam

aplikasi-aplikasi sitem informasi, yang terakhir adalah menyebutkan masalah atau peluang-peluang tertentu. Terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan pada tahap ini, yaitu:

a. Wawancara terhadap manajemen pengguna

b. Menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh

c. Mengestimasi cakupan proyek

d. Mendefinisikan hasil-hasilnya

Output dari tahap ini berupa laporan yang berisikan definisi masalah dan

ringkasan tujuan.

2. Menentukan kebutuhan informasi pengguna

Pada tahap ini penganalisis menentukan kebutuhan pengguna yang terlibat. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam menentukan kebutuhan informasi pengguna yaitu:

a. Menentukan sampel dan memeriksa data mentah

b. Wawancara

c. Mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor

3. Menganalisis kebutuhan sistem dapat menggunakan sebuah perangkat untuk

menentukan kebutuhan. Perangkat tersebut dapat berupa diagram alir data dan kamus data untuk menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan, pada tahap ini penganalisis

merancang sistem yang direkomendasikan setelah mengumpulkan data yang didapat. Tahap ini berfungsi sebagai penyimpanan data agar data terorganisir serta dapat melakukan pengelolaan keluaran yang bermanfaat, merancang

yang tersimpan dapat terselamatkan jika terjadi sesuatu bencana atau hal-hal yang tidak diinginkan, membuat paket spesifikasi program bagi pemrogram,

paket tersebut bisa digambarkan dengan flowchart sistem, diagram alir data,

dan lain sebagainya.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak. Dalam proses ini

penganalisis perlu melakukan salah satu teknik terstruktur dan juga menjalin kerjasama dengan programmer. Untuk pendokumentasian dilakukan untuk menjelaskan pengembangan dan kode program serta bagian-bagian kompleks dari program.

6. Menguji dan mempertahankan sistem, sebelum sistem digunakan lebih baik

dilakukan uji ulang supaya dapat menghemat biaya dan dipertahankan dengan cara memperbaharui program.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem, penganalisis bekerjasama

dengan pengguna dalam melakukan implementasi sistem. Keterlibatan tersebut yakni dalam hal pelatihan dalam mengendalikan sistem serta perencanaan konversi sistem lama ke sistem yang baru. Setelah melakukan implementasi maka dilakukan adanya evaluasi yang bertujuan untuk mengetahui pemenuhan kriteria bahwa pengguna benar-benar menggunakan sistem.

2.11 System Flow

Untuk membaca suatu Data Flow Diagram (DFD)kita harus memahami dulu elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow Diagram penganalis sistem dapat mempresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data

menekankan logika yang mendasari sistem, dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bias menampilkan dokumentasi sistem yang solid (Kendall, 2010: 263). Simbol-simbol yang digunakan dalam mendeskripsikan DFD dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 2.1 Simbol-Simbol Data Flow Diagram

Simbol Keterangan/ Fungsi Elemen Data Flow

Diagram Simbol Entitas Eksternal/

Menggambarkan asal atau tujuan data.

Setiap entitas ekternal memiliki: nama dan deskripsi.

Simbol Persegi/ Lingkaran Menggambarkan entitas atau

proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar.

Setiap proses memiliki: nomor, nama, deskripsi proses, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.

Simbol File/ Data Store Menggambarkan tempat aliran

data disimpan,

Setiap data store

memiliki: nomor, nama, deskripsi, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.

Simbol Aliran Data/ Data Flow Menggambarkan aliran data.

Setiap data flow memiliki: nama, deskripsi, satu/lebih koneksi ke suatu proses.

2.12 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan didalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang

merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.

Leman (1998: 28) menyatakan bahwa ERD adalah diagram yang berfungsi untuk menggambarkan sistem yang terdiri dari hubungan entitas. Untuk menggambarkan sebuah ERD digunakan beberapa simbol. Pada dasarnya ada 3 (tiga) simbol yang digunakan, yaitu:

a. Entity

Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

b. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut

mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

c. Hubungan/ Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :

1. One to One

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

2. One to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

3. Many to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Begitu juga pada entitas B, dapat

berhubungan dengan banyak entitas A.

ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

2.13 SKPL (Spesifiksai Kebutuhan Perangkat Lunak)

Menurut Pressman (2010:180) spesifikasi kebutuhan perangkat lunak merupakan gabungan antara pemodelan dalam bentuk teks dan diagram untuk menjelaskan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak komputer untuk kebutuhan pelanggan, dengan cara relatif mudah untuk dipahami. Pemodelan berbasis sistem

atau perangkat lunak berbentuk teks memperlihatkan sitem atau perangkat lunak dari sudut pandang pengguna, sedangkan pemodelan berbasis data memperlihatkan ruang informasi dan memperlihatkan obyek-obyek data yang akan dimanipulasi oleh perangkat lunak dan juga memperlihatkan relasi antar obyek yang terjadi. Berikut merupakan entitas penyusun SKPL, antara lain:

a. Perkenalan

Pada bagian perkenalan, yang dibahas merupakan tujuan dibuatnya sistem, ruang lingkup sistem, Definisi, akronim dan singkatan yang terdapat pada SKPL yang dibuat, Refrensi penyusunan SKPL dan Gambaran Sistem secara Keseluruhan.

b. Deskripsi Produk

Pada bagian ini menjelaskan tentang perspektif produk, Fitur-fitur dari produk yang akan dibuat, Karakteristik pengguna, Lingkungan sistem Operasi, Batasan-Batasan yang ada pada sistem serta Asumsi dan ketergantungan.

c. Kebutuhan Spesifik

Pada bagian ini diterangkan tentang kebutuhan Fungsional yang digambarkan dengan Sistem Flow dan Kebutuhan Non-Fungsional yang dijelaskan melalui analisis-analisis sistem.

d. Kebutuhan Antar Muka

Kebutuhan antar muka dibagi menjadi 4 bagian yaitu:

- Antar Muka Pengguna, Mendefinisikan antar muka pengguna yang akan di

- Antar Muka Hardware, Mendefinisikan antar muka hardware yang harus di dukung oleh sistem yang akan di bangun.

- Antar Muka Software, Mendeskripsikan antar muka software sebagai

komponen dari sistem, termasuk komponen yang dibeli, komponen yang digunakan kembali dari aplikasi lain, atau komponen lain di aplikasi lain yang berinteraksi dengan sistem.

- Antar Muka Komunikasi, Mendeskripsikan antar muka komunikasi ke

sistem lain atau perangkat lain seperti LAN, remote serial devices, dll.

2.14 DAPL (Desain dan Arsitektur Perangkat Lunak)

Menurut Jerrold dalam Pressman (2010:292) arsitektur suatu sistem perangkat lunak adalah suatu kerangka kerja yang mendeskripsikan bentuk dan struktur komponen-komponennya dan bagaimana mereka saling sesuai satu dengan yang lainnya. Perancangan arsitektural dimulai dengan perancangan data selanjutnya akan dianalisis untuk mendapatkan struktur yang paling sesuai dan diharapkan oleh para pelanggan. Supaya dapat meminimalisir kemungkinan kesalahan yang terjadi, maka pada setiap tahap produk-produk kerja perangkat lunak akan ditinjau untuk melihat kebenarannya. Pada DAPL ini akan dibahas tentang tujuan dan batasan arsitektural desain sistem, gambaran umum aritektural sistem, dekomposisi modul, desain arsitektur basis data, serta desain input output. Berikut merupakan entitas penyusun DAPL, antara lain:

a. Perkenalan

Pada bagian perkenalan, yang dibahas merupakan tujuan dibuatnya sistem, ruang lingkup sistem, Definisi, akronim dan singkatan yang terdapat pada

DAPL yang dibuat, Refrensi penyusunan DAPL dan Gambaran Sistem secara Keseluruhan.

b. Tujuan dan Batasan Arsitektural

Mendeskripsikan kebutuhan software dan obyektifitas yang berpengaruh secara signifikan pada arsitektur, seperti keamanan, penggunaan produk off-the-shelf, portabilitas, distribusi dan penggunaan kembali.

c. Gambaran umum arsitektur sistem

Memberikan penjelasan untuk sistem terstruktur, bagian ini menggambarkan context diagram dan data flow diagram (DFD) level 0.

d. Dekomposisi Modul

Bagian ini mendekomposisikan DFD level 0 yang digambarkan pada bagian 3 yang digambarkan langsung. Penggambaran dan deskripsi dekomposisi dari DFD level 0. Dekomposisi disarankan sampai dengan level terdetil sesuai dengan proses-proses yang ada dalam system flow (SKPL).

e. Desain Arsitektur Basis Data

Menggambarkan kebutuhan basis data. Notasi yang dipakai adalah entity relationship diagram (ERD) baik dalam bentuk contextual (CDM) dan bentuk fisik (PDM).

f. Desain input/output

27

Pada bab ini akan dibahas tentang tahapan dan perencanaan desain sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo. Tahap-tahap tersebut terdiri dari Tahap-tahap analisis sistem, Tahap-tahap perancangan sistem, dan tahap evaluasi desain sistem.

3.1 Tahapan Analisis

Analisis sistem akan dilakukan dengan cara wawancara dan observasi kepada pihak Bidang Kelembagaan SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahapan analisis sistem terdiri dari beberapa langkah yaitu analisis permasalahan, analisis operasional, analisis kebutuhan data, dan analisis keamanan.

Gambar 3.1 Tahapan Analisis Sistem

3.1.1 Analisis Permasalahan

Langkah-langkah yang akan dilakukan untuk dapat menganalisis permasalahan yang terdapat pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 berdasarkan wawancara dengan pihak Bidang Kelembagaan adalah sebagai berikut:

Untuk mengidentifikasi masalah, tahapan yang dilakukan yaitu, (1) mengamati proses bisnis, (2) menentukan masalah berdasarkan proses bisnis yang diterapkan saat ini. Setelah masalah diperoleh maka langkah selanjutnya adalah menentukan peluang yang bisa dilakukan. Jika masalah dan peluang sudah teridentifikasi, maka langkah selanjutnya yaitu menentukan tujuan yang bisa diperoleh. Oleh karena itu beberapa kegiatan dilakukan pada tahap ini, yaitu:

1. Wawancara dan observasi terhadap Staff Bidang Kelembagaan mengenai

proses bisnis yang diterapkan saat ini, kendala yang dialami, serta harapan yang ingin dicapai oleh SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2.

2. Menyimpulkan pengetahuan yang telah diperoleh.

3. Menentukan ruang lingkup dan batasan permasalahan.

4. Mendefinisikan hasil-hasil berdasarkan wawancara yang telah dilakukan.

Berdasarkan tahapan tersebut maka output dari tahap ini berisikan alur proses bisnis yang tergambar pada dokumen alir.

b. Menentukan kebutuhan informasi pengguna

Tahap ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan informasi pengguna yang terlibat. Adapun langkah yang dilakukan adalah (1) memeriksa data laporan Kelembagaan dan Guru, (2) mengamati perilaku pengguna aplikasi (Guru dan staf) dalam membuat keputusan yang berhubungan dengan tugasnya, (3) memahami informasi apa yang dibutuhkan, bagaimana proses bisnisnya, dan memahami prosedur pelaksanaanya.

c. Menggambarkan kebutuhan sistem

Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem penjualan ini dilakukan dengan menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output secara umum dari sistem dengan blok diagram.

3.1.2 Analisis Operasional

Tahap analisis operasional (analisis fungsional) dilakukan setelah tahap analisis permasalahan. Setelah didapatkan definisi masalah dan ringkasan tujuan beserta kebutuhan sistem dalam blok diagram, terdapat beberapa langkah yang akan dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang apakah sistem yang akan dirancang bisa menangani fungsi organisasi dan proses bisnis yang ada. Langkah-langkah tersebut yaitu:

a. Menentukan fungsi apa yang harus dikerjakan oleh sistem informasi

akademik yang akan diterapkan.

b. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang ada, entitas apa saja yang berperan, dan

alur apa saja yang terjadi dalam fungsi yang akan dibuat.

3.1.3 Analisis Kebutuhan Data

Setelah diperoleh fungsi yang harus dikerjakan oleh aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan analisis kebutuhan data. Analisis kebutuhan data digunakan untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan pengguna secara khusus. Hasil dari analisis kebutuhan data adalah berupa daftar kebutuhan data pada setiap fungsi-fungsi sistem. Langkah-langkah yang akan dilakukan adalah:

a. Melakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan entitas dalam aplikasi.

c. Mewawancarai Staff TU dan Guru mengenai pengelolaan administrasi akademik tersebut.

3.1.4 Analisis Ketersediaan

Supaya dapat menganalisis ketersediaan maka dilakukan kegiatan berupa wawancara dengan staff TU dan guru, sehingga dapat diperoleh informasi tentang kapan saja pengguna mengoperasikan sistem informasi akademik. Selain itu akan dilakukan analisis proses bisnis lebih lanjut untuk menentukan berapa sering dan berapa lama pengguna sistem melakukan aktivitas pencacatan administrasi akademik. Analisis ketersediaan ini menghasilkan laporan yang menyatakan bahwa berapa lama pengguna membutuhkan sistem informasi akademik ini untuk menunjang kegiatan proses bisnis.

3.1.5 Analisis Kapasitas

Analisis kapasitas ini merupakan kebutuhan non fungsional untuk mengetahui seberapa sering pengguna mengoprasikan siste informasi akademik dan berapa jumlah transaksi setiap harinya setelah melakukan analisis kegunaan sistem. Langkah untuk melakukan analisis tersebut adalah dengan cara menghitung jumlah data yang diinputkan tiap harinya.

3.1.6 Analisis Performa

Analisis performa digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan dari sebuah proses untuk memproses data dengan cara melakukan pengujian terhadap masing-masing fungsi sistem secara umum berdasarkan waktu

tanggap serta kapasitasnya. Dari analisis performa bisa didapatkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meakukan pemrosesan data.

3.1.7 Analisis Kehandalan

Analisis kehandalan dilakukan untuk menghasilkan rancangan kemampuan sistem untuk memenuhi fungsi yang dibutuhkan dalam kondisi tertentu selama rentang waktu yang spesifik. Dalam menganalisis kehandalan sistem informasi akademik akan dilakukan hal-hal sebagai berikut: melakukan observasi dan wawancara tentang bagaimana keakuratan dan ketersediaan data yang diharapkan pada fungsi yang bersangkutan.

3.1.8 Analisis Keamanan

Analisis keamanan sistem merupakan analisis non-fungsional sistem yang dilakukan dengan cara menentukan siapa yang boleh sistem informasi akademik, sampai kepada proses dan fungsi tertentu dalam sistem informasi tersebut. Sehingga bisa diperoleh bahwa masing-masing entitas memiliki hak akses yang berbeda dalam menggunakan fungsi-fungsi di dalam aplikasi.

3.2 Tahap Perancangan Sistem

Pada subbab ini menggambarkan tentang rancangan fungsi-fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, dan antar muka. Perancangan sistem dimulai dari alir sistem, DFD, ERD, serta perancangan input dan output sistem.

3.2.1 Rancangan Desain Proses Fungsional

Perancangan desain proses pada aplikasi digambarkan melalui:

a. Alir Sistem (System Flow)

Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk dapat membuat System Flow pada desain sistem informasi akademik ini adalah sebagai berikut:

1. Menentukan entitas yang terlibat pada sistem sesuai dengan analisis yang

dilakukan.

2. Menentukan fungsi-fungsi dalam sistem berdasar analisis yang telah

dilakukan.

3. Mendefinisikan proses-proses detil dari fungsi yang ada sesuai dengan urutan

proses bisnis yang baru secara detail.

4. Menentukan secara jelas aktivitas dari dimulainya suatu fungsi di dalam

sistem sampai berakhirnya aktifitas pada fungsi tersebut.

b. Context Diagram

Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk membuat Context Diagram pada desain sistem informasi akademik ini adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi terlebih dahulu semua entitas yang terlibat pada aplikasi.

2. Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas

tersebut.

3. Menentukan nama sistem.

4. Menentukan apa yang diterima/diberikan entitas dari/ke sistem tersebut.

c. Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang aplikasi sistem informasi akademik ini dilakukan dengan cara menggambarkan sub sistem dari sistem sesuai dengan fungsi-fungsi

yang telah diperoleh pada tahap analisis. Diagram berjenjang ini merupakan rincian dari context diagram.

d. Data Flow Diagram Level 0

Merupakan dekomposisi dari diagram konteks, tahap yang akan dikerjakan adalah sebagai berikut:

1. Menentukan proses-proses utama yang ada pada sistem.

2. Menentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari

sistem.

3. Menentukan datastore (master ataupun transaksi) sebagai sumber maupun

tujuan alur data.

e. Data Flow Diagram Level 1

Merupakan dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0, langkah yang akan dilakukan sebagai berikut:

1. Menentukan proses yang lebih kecil dari proses utama yang ada di level 0.

2. Menentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing subproses

tersebut.

3. Menentukan arus datastore sebagai sumber maupun tujuan alur data.

3.2.2 Rancangan Desain Data

Rancangan desain data ini bertujuan untuk menggambarkan rancangan data pada aplikasi sistem informasi akademik. Desain data tersebut terdiri dari:

1. Desain Konseptual

Berdasarkan informasi pada tahap analisis kebutuhan data, maka akan dapat dirumuskan ke dalam tingkat yang lebih tinggi dengan cara:

a. Menggabungkan bermacam-macam kebutuhan pengguna tentang data administrasi akademik yang ada.

b. Membuat skema basis data atau dengan merancang skema-skema yang terpisah

dari kebutuhan pengguna, kemudian menggabungkan skema-skema tersebut berdasarkan relasi tertentu.

2. Normalisasi

Setelah tahap desain konseptual tersebut selesai maka akan dilakukan normalisasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menentukan beberapa atribut data yang berulang.

b. Menghilangkan atribut data yang berulang.

c. Mengecek apakah semua entitas memiliki ketergantungan fungsional terhadap

Primary Key entitas lain.

d. Mengecek apakah ada atribut bukan Primary Key yang memiliki

ketergantungan fungsionalitas terhadap atribut bukan Primary Key lainnya. Karena seluruh atribut bukan Primary Key hanya boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap Primary Key di relasi itu saja.

3. Conceptual Data Model (CDM).

Setelah proses normalisasi selesai maka akan dibuat CDM. Langkah-langkah pembuatan CDM adalah sebagai berikut:

1. Menentukan tipe data dari masing-masing atribut.

2. Menentukan primary key setiap tabel.

3. Menggambar relasi antar entitas serta menuliskan nama relasi, kardinalitas, dan

4. Mengecek model tersebut apakah sudah benar atau masih salah secara teknik pengambaran.

5. Memperbaiki setiap error dan warning.

3.3.3 Rancangan Desain Antar Muka

Desain antar muka dalam subbab ini membahas tentang desain untuk perangkat lunak, perangkat keras, dan desain antar muka pengguna sebagai berikut:

a. Antar Muka Perangkat Lunak

Desain antar muka perangkat lunak berikut merupakan proses perancangan dalam menentukan spesifikasi kebutuhan untuk mendapatkan sekumpulan perangkat lunak yang terhubung dengan aplikasi. Untuk mendapatkan perangkat lunak yang baik untuk SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 tersebut akan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menyelaraskan dengan kemampuan pengguna pada SMP Al-Falah Assalam

Tropodo 2.

2. Mengevaluasi kembali kebutuhan bisnis yang ada.

3. Memilih perangkat lunak yang mudah digunakan.

b. Antar Muka Perangkat Keras

Setelah memilih perangkat lunak yang baik, maka langkah selanjutnya yaitu menetukan desain antar muka perangkat keras yang digunakan untuk mendapatkan sekumpulan perangkat keras untuk menjalankan aplikasi. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Memilih hardware yang spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan aplikasi yang

2. Memperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan oleh pihak lembaga dan sekolah.

c. Antar Muka Jaringan

Setelah didapatkan hasil perangkat keras dan perangkat lunak yang cocok untuk SMP Al-Falah Assalam maka selanjutnya akan dapat menentukan konfigurasi fisik dari komputer dan perangkat-perangkat yang membentuk jaringan pada SMP Al-Falah Assalam tersebut. Untuk membuat desain antar muka jaringan, terdapat hal-hal yang akan dilakukan, yaitu:

1. Menentukan jaringan komputer berdasarkan fungsinya, sehingga bisa

didapatkan suatu komputer yang berfungsi sebagai server dan suatu

komputer yang berfungsi sebagai client sesuai dengan hasil tahap analisis

dan perancangan yang telah dibuat.

2. Menentukan aliran data yang saling berhubungan antara satu dengan

lainnya menggunakan protokol komunikasi atau melalui media komunikasi sehingga dapat saling berbagi informasi sesuai dengan hasil tahap analisis dan perancangan.

Mengklasifikasikan jaringan komputer berdasarkan cakupan geografis, apakah

termasuk LAN (Lokal Area Network), MAN (Metropolitan Area Network),

ataukah WAN (Wide Area Network) sesuai dengan hasil tahap analisis dan perancangan

d. Antar Muka Pengguna

Antar muka pengguna adalah sebuah titik dimana sistem dan user saling berinteraksi. Pada bagian ini akan digambarkan terlebih dahulu alur kerja Graphical User Interface (GUI) secara keseluruhan mengenai:

1. Desain Form

Dalam mendesain form-form transaksi pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 dapat digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis fungsional, non-fungsional dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang form tersebut beserta alur kerjanya.

2. Desain Laporan

Dalam mendesain laporan pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 juga dapat digambarkan berdasarkan hasil dari tahap analisis fungsional, non-fungsional dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang laporan yang akan dibuat.

3.3.4 Rancangan Desain Keamanan

Desain keamanan dari aplikasi sistem informasi akademik tersebut terdiri dari:

a. Otentikasi

Proses otentikasi meliputi pengumpulan informasi yang unik dari para

user dan kemudian disimpan dalam sebuah database. Informasi tersebut akan

digunakan sebagai username dan password. Pengguna yang akan mengakses ke

sistem diminta memasukkan username dan password untuk dicocokkan dengan

database sistem.

b. Otorisasi

Otorisasi adalah sebuah proses pengecekan kewenangan user dalam mengakses sumberdaya yang diminta. Metode yang digunakan adalah pembatasan hak akses pengguna terhadap sumberdaya sistem. Masing-masing pengguna akan

diberikan tugasnya/kewenangannya terhadap sumberdaya sistem, misalnya read, write, execute, delete atau create.

3.3.5 Rancangan Desain Sistem

Berikut ini akan dijelaskan bagaimana aplikasi sistem informasi SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo akan didesain berdasarkan standar pemrograman, model fisik, dan rencana uji coba sistem, berikut penjelasannya:

a. Standar Pemrograman

Dalam menentukan standar pemrograman yang cocok untuk mengembangkan aplikasi sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2, langkah-langkah yang akan dilakukan adalah:

1. Menentukan bahasa pemrograman yang sesuai dengan masalah dan tujuan

pada tahap analisis.

2. Menentukan apakah hasil program bersifat ringan dijalankan atau tidak.

3. Memiliki sumber daya yang cukup banyak, sehingga pada saat terjadi

masalah saat pengoperasian bisa diatasi dengan cepat dan mudah.

b. Model Fisik

1. Physical Data Model (PDM)

PDM dapat dibuat dengan cara melakukan generate dari hasil rancangan CDM dari desain data pada subbab 3.3.2.

2. Data Dictionary

Data Dictionary dibuat berdasarkan hasil rancangan PDM yang merupakan deskripsi tabel-tabel transaksi yang berisikan field, tipe data, constrain, dan keterangan tabel.

3.Rencana Uji Coba

Tujuan dari rencana uji coba ini adalah sebagai panduan untuk melakukan testing sistem yang dirancangkan. Rencana uji coba ini akan dibuat berdasarkan desain interface dengan dibuat rancangan testing tiap fungsi.

3.4 Tahap Evaluasi

Untuk tahap evaluasi dari desain sistem yang telah dirancangkan, maka akan dilakukan pengecekan dan pengevaluasian dari DFD dan ERD yang dikerjakan pada tahap analisis dan perancangan.

3.4.1 Evaluasi DFD

Evaluasi DFD ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil dari rancangan sudah benar atau belum. Berikut adalah tahap-tahap yang akan dilakukan dalam pengecekan model DFD mulai level konteks sampai dengan level satu. Berdasarkan DFD yang telah dibuat, akan dilakukan check model dengan menggunakan Power Designer Process Analyst. Hal tersebut digunakan untuk mengetahui berapa hasil error dan warning dari proses model yang telah dibuat.

3.4.2 Evaluasi ERD

Evaluasi ERD ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil dari rancangan sudah benar atau belum. Berikut adalah tahap-tahap yang akan dilakukan dalam pengecekan model ERD mulai mulai dari CDM dan PDM. Berdasarkan ERD yang telah dibuat, akan dilakukan check model dengan menggunakan Power Designer Data Architect. Hal tersebut digunakan untuk mengetahui berapa hasil error dan warning dari proses model yang telah dibuat.

3.5 Tahap Pengumpulan Data

Setelah memperoleh bahan referensi yang dibutuhkan, maka langkah selanjutnya adalah proses pengumpulan data. Data diperoleh dengan cara melakukan wawancara dan survey pada Bidang Kelembagaan SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo. Wawancara dilakukan kepada Staff Bidang Kelembagaan. Teknik wawancara adalah suatu teknik yang paling singkat untuk mendapatkan data, namun sangat tergantung pada kemampuan pribadi sistem analis untuk dapat memanfaatkannya. Data-data yang mendukung antara lain:

a. Data Laporan Siswa,

b. Data Laporan Guru dan Karyawan,

c. Data Nilai Siswa dan

41

Pada bab empat ini akan dibahas mengenai hasil analisis dan perancangan sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo berdasarkan tahap-tahap analisi dan perancangan yang dilakukan pada bab tiga, maka didapatlah hasil analisis dan perancagan sistem berupa Blok Diagram,

Sistem Flow, Data Flow Diagram (DFD), desain rancangan basis data (Entity

Relationship Diagram), struktur tabel dan desain input output implementasi sistem.

4.1 Hasil Analisis Sistem

Setelah melakukan tahapan penguraian untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo khususnya pada bidang kelembagaan, sesuai dengan tahapan analisis sistem pada bab tiga maka didapatkan hasil yang dilakukan dengan beberapa langkah. Langkah tersebut terdiri dari analisis permasalahan, analisis operasional, analisis kebutuhan data dan analisis keamanan.

4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan

Sesuai dengan tahap-tahap permasalahan yang telah dilakukan didapatkan hasil sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Setelah dilakukan wawancara dan observasi terhadap kepala sekolah maupun staff SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 Sidoarjo mengenai proses bisnis, didapatkan hasil sebagai berikut:

Proses bisnis yang terjadi pada SMP Al-FAlah Assalam Tropodo 2 adalah Pihak sekolah masih melakukan proses pengelolaan administrasi sekolah seperti pengolahan data biodata siswa, data nilai siswa, data absensi siswa dan pengolahan raport siswa secara manual. File atau buku catatan tersebut menjadi dasar penginputan raport siswa. Penentuan nilai raport siswa di SMP Al-Falah mempunyai 4 standart nilai siswa yaitu nilai harian, nilai ujian harian, nilai ujian tengah semester dan nilai ujian akhir semester. Total nilai dari keempat standart nilai tersebut dirata-rata. Agar dapat naik kelas, rata-rata nilai siswa tidak boleh dibawah 7,5. Faktor penilaian lain untuk kenaikan kelas adalah sikap dan tingkah laku siswa tidak boleh ada yang mendapatkan nilai D dan E. Absensi siswa juga menjadi faktor penentuan kelulusan yaitu siswa tidak boleh membolos (Alpha) lebih dari 10 kali. Permasalahan yang pasti terjadi setiap tengah dan akhir semester adalah pembuatan raport tengah semester dan raport akhir semester. Guru harus merekap seluruh nilai siswa, nilai sikap perilaku dan cek data absensi siswa. Dengan rata-rata setiap guru membawahi 6 kelas maka proses pembuatan raport menyita banyak waktu kerja guru.

Setelah mengetahui proses bisnis pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 maka selanjutnya akan dilakukan identifikasi masalah untuk menggali informasi tentang permasalahan yang ada, maka dilakukan beberapa tahap berikut, yaitu: observasi terhadap sistem yang berjalan, dan wawancara terhadap staff TU SMP Al-Falah

Assalam Tropodo 2. Melalui identifikasi tersebut dapat diketahui permasalahan apa yang sebenarnya terjadi SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2. Permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan ketepatan waktu yaitu Guru dan Staff sering terlambat dalam

pengumpulan data nilai siswa dan data absensi siswa, sehingga berdampak pada terlambatnya dan tidak akuratnya proses pembuatan laporan perkembangan akademik yang harus diserahkkan setiap bulan kepada kepala sekolah.

2. Berdasarkan ketepatan hasil yaitu kurangnya dilakukan analisa yang akurat

terhadap data serta kurangnya informasi yang dihasilkan, karena laporan yang diterima oleh kepala sekolah hanya berupa tabel dan angka sehingga mengakibatkan sulitnya untuk melakukan evaluasi dan melihat grafik perkembangan dari setiap siswa setiap bulannya.

Tabel 4.1 List Antara Proses Bisnis Sekarang dengan Solusi yang Ditawarkan

Proses Bisnis Yang Sekarang Proses Bisnis Yang Ditawarkan

Setelah membuat laporan nilai siswa, guru harus menyerahkan laporan tersebut kepada Staff TU. Sehingga terkadang karena banyaknya kegiatan, guru tidak menyerahkan laporan tersebut atau justru akan merangkap laporan tersebut dengan laporan nilai siswa untuk bulan selanjutnya.

Dengan memanfaatkan jaringan internet dan komputer yang sudah dimiliki sekolah, guru tidak perlu menyampaikan laporan dalam bentuk hardcopy kepada bagian TU dan tidak perlu lagi untuk menyerahkan laporan secara langsung sehingga mempermudah guru untuk membuat laporan.

Belum adanya sistem yang mengatur pencatatan administrasi akademik dengan baik.

Pihak sekolah memiliki kebijakan untuk membuat sebuah sistem informasi akademik, namun untuk

Proses Bisnis Yang Sekarang Proses Bisnis Yang Ditawarkan tahap awal pihak sekolah membuat analisis dan perancangan desain sistem informasi akademik terlebih dahulu agar dapat mengetahui data-data apa sajan yang dibutuhkan dan bagaimana jalannya proses-proses yang terdapat pada sistem informasi akademik tersebut.

Berdasarkan analisis pada permasalahan yang timbul, maka gambaran sistem terkomputerisasi yang akan dirancang untuk memecahkan permasalahan diatas adalah sebagai berikut.

1. Menganalisis dan merancang desain sistem yang dapat mengurangi

keterlambatan penyerahan laporan data perkembangan siswa dan laporan data karyawan, dengan cara membuat sistem ini secara rinci sehingga bagian terkait dapat langsung menginputkan laporan bulanan dari mana saja tanpa harus datang ke kantor TU.

2. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat menganalisis

dengan mudah laporan perkembangan siswa dan sekolah dalam bentuk grafik.

3. Menganalisis dan merancang desain sistem sehingga dapat menghasilkan

informasi laporan perkembangan siswa dan sekolah secara lebih efektif.

a. Menentukan Kebutuhan Informasi Pengguna

Tahap ini dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan oleh SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2. Berhubungan dengan beberapa tahap yang telah dilakukan, maka didapatkan suatu hasil yaitu:

Tabel 4.2 Tabel Kebutuhan Informasi Pengguna

No. Pengguna Keterangan

1. Siswa

-Data Siswa

-Data Nilai

-Data Absensi

2. Guru

- Data karyawan (Data Karyawan) - Data Kelas

- Data Mata Pelajaran - Data Absensi

3. Staff TU

- Data Siswa - Data Karyawan - Data Kelas - Data Nilai - Data Absensi

- Data Mata Pelajaran

4. Kepala Sekolah

- Laporan data siswa - Laporan data karyawan - Laporan Absensi - Laporan Alokasi

- Laporan Mata Pelajaran - Laporan Jadwal Kelas

b. Menentukan Kebutuhan Sistem

Berdasarkan tahapan yang telah dirancangkan pada bab tiga, maka dapat dirancang suatu sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 seperti yang digambarkan dalam blok diagram pada Gambar 4.1.

Input Proses Output Phase Data Guru Data Siswa Data Kelas Data Absensi Mata Pelajaran Data Nilai Manajemen Data Guru Manajemen Data Siswa Input Data Pelajaran Input Absensi Siswa Manajemen Mata Pelajaran

Input Nilai Siswa

Laporan Data Guru Laporan Alokasi Kelas Laporan Data Siswa Laporan Absensi Siswa Laporan Mata Pelajaran Laporan Jadwal Kelas

Gambar 4.1 Blok Diagram Sistem Informasi Akademik

Blok Diagram pada gambar 1 menggambarkan rancangan kebutuhan fungsional sistem informasi akademik di SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 . Blok diagram mengelompokkan berdasarkan input, proses dan output. Kelompok input terdiri dari data karyawan, data siswa, data kelas, data absensi, Mata Pelajaran dan Data Nilai. Data input diproses sesuai dengan prosedur yang ada di SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2. Kelompok proses yang terjadi pada sistem adalah manage data karyawan manage data pelajaran, input jadwal pelajaran,manage data siswa, input nilai siswa dan input absen siswa. Hasil dari proses merupakan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh Staff TU, guru, siswa dan Kepala Sekolah yaitu laporan data karyawan, laporan data siswa, laporan alokasi kelas, laporan absensi siswa, laporan mata pelajaran dan laporan Jadwal kelas.

4.1.2 Karakteristik Pengguna

Pengguna merupakan salah satu elemen penting dalam pengembangan sistem. Maka dari itu diperlukan perecanaan berkaitan dengan hak akses pengguna di sistem informasi akademik yang dibuat. Karakteristik pengguna membagi tanggung jawab dan fungsi setiap kelompok atau category pengguna. Karakteristik pengguna sistem informasi akademik di SMP AL Falah Surabaya adalah sebagai berikut.

Tabel 4.3 Tabel Karakterisktik Pengguna

No. Pengguna Tanggung Jawab Fungsi

1 Siswa Memberikan data siswa Memberikan info data siswa

secara benar kepada sekolah, sehingga memudahkan Staff dan Guru dalam melakukan proses pengelolaan adminstrasi akademik.

2 Staff TU Memastikan data-data master

diinputkan, sehingga sistem dapat digunakan.

Memasukkan data karyawan, data mata pelajaran, data siswa,

data kelas, absensi dan

penilaian.

3 Guru Memastikan data nlai harian

siswa diinput ke sistem untuk dianalisa menjadi nilai raport Memastikan data absen siswa diinput ke sistem

Memasukkan data nilai siswa, mencatak laporan nilai harian siswa dan raport siswa

Memasukkan data absensi siswa dan mencetak laporan nilai siswa

4 Kepala

Sekolah

Memeriksa laporan yang berasal dari proses yang dilakukan Staff TU dan Guru.

Melakukan pemeriksaan dan melakukan evaluasi dari laporan yang diberikan oleh Staff TU dan Guru.

4.1.3 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional sistem menjelaskan setiap detail fungsi yang ada pada sistem. Berikut ini penjelasan setiap kebutuhan fungsional sistem akademik SMP AL Falah Surabaya.

4.1.3.1 Manajemen Data Pelajaran

Fungsi ini merupakan fungsi dimana staff TU melakukan pengelolaan terhadap data mata pelajaran yang akan diterima oleh siswa. Keterangan dari fungsi manajemen data pelajaran dapat dilihat pada tabel 4.4 yang ada dibawah ini.

Tabel 4.4 Tabel Manajemen Data Pelajaran

KONDISI KETERANGAN

Kebutuhan

Terkait Proses tambah, ubah dan hapus data mata pelajaran

Tujuan Melakukan tambah, ubah dan hapus data mata pelajaran

Prasyarat Data Kelas dan Data karyawan sudah diinputkan terlebih

dahulu. Kondisi Akhir

Sukses Peubahan data berhasil disimpan

Kondisi Akhir Gagal

Peubahan data tidak berhasil disimpan, sistem memberikan informasi kesalahan

Aktor Utama Staff tu sekolah

Aktor Sekunder Tidak ada

Pemicu Staff tu sekolah tambah, ubah dan hapus data mata pelajaran

Alur Utama

1. Staff tu login ke sistem.

2. Staff tu memilih menu manajemen data pelajaran

3. Sistem menampilkan list data mata pelajaran yang sudah

diinputkan

4. Staff tu memilih salah satu fungsi manajemen data

pelajaran

5. Staff tu melakukan penambahan, peubahan atau

menghapus data pelajaran.

6. Sistem menyimpan hasil peubahan yang telah dilakukan.

Alur Perluasan

Staff tu dapat memilih melakukan tindakan tambah data mata pelajaran, mengubah data pelajaran atau menghapus data mata pelajaran.

4.1.3.2 Manajemen Data Karyawan

Fungsi ini merupakan fungsi dimana staff TU melakukan pengelolaan terhadap data karyawan, dimana karyawan yang dimaksud adalah Guru dan Staff. Keterangan dari fungsi manajemen data karyawan dapat dilihat pada tabel 4.5 yang ada dibawah ini.

Tabel 4.5 Tabel Manajemen Data Karyawan

KONDISI KETERANGAN

Kebutuhan

Terkait Proses tambah, ubah dan hapus data karyawan

Tujuan Melakukan tambah, ubah dan hapus data karyawan

Prasyarat Data kelas sudah diinputkan terlebih dahulu.

Kondisi Akhir

Sukses Peubahan data berhasil disimpan

Kondisi Akhir Gagal

Peubahan data tidak berhasil disimpan, sistem memberikan informasi kesalahan

Aktor Utama Staff tu sekolah

Aktor Sekunder Tidak ada

Pemicu Staff tu sekolah melakukan tambah, ubah dan hapus data

karyawan

Alur Utama

1. Staff tu login ke sistem.

2. Staff tu memilih menu manajemen data karyawan

3. Sistem menampilkan list data karyawan yang sudah

diinputkan

4. Staff tu memilih salah satu fungsi manajemen data

karyawan

5. Staff tu melakukan penambahan, perubahan atau

menghapus data karyawan.

6. Sistem menyimpan hasil peubahahan yang telah dilakukan.

Alur Perluasan

Staff tu dapat memilih melakukan tindakan tambah data karyawan, mengubah data karyawan atau menghapus data karyawan.

4.1.3.3 Manajemen data kelas

Fungsi ini merupakan fungsi dimana staff TU melakukan pengelolaan terhadap data kelas yang akan ditempati siswa. Keterangan dari fungsi manajemen kelas dapat dilihat pada tabel 4.6 yang ada dibawah ini.

Tabel 4.6 Tabel Manajemen Data Kelas

KONDISI KETERANGAN

Kebutuhan

Terkait Proses tambah, ubah dan hapus data kelas

Tujuan Melakukan tambah, ubah dan hapus data kelas

Prasyarat Data karyawan diinputkan dahulu

Kondisi Akhir

Sukses Peubahan data berhasil disimpan

Kondisi Akhir Gagal

Peubahan data tidak berhasil disimpan, sistem memberikan informasi kesalahan

Aktor Utama Staff tu sekolah

Aktor Sekunder Tidak ada

Pemicu Staff tu sekolah melakukan tambah, ubah dan hapus data kelas

Alur Utama

1. Staff tu login ke sistem.

2. Staff tu memilih menu manajemen data kelas

3. Sistem menampilkan list data kelas yang sudah diinputkan

4. Staff tu memilih salah satu fungsi manajemen data kelas.

5. Staff tu melakukan penambahan, peubahan atau

menghapus data kelas.

6. Sistem menyimpan hasil peubahan yang telah dilakukan.

Alur Perluasan Staff tu dapat memilih melakukan tindakan tambah data kelas,

mengubah data kelas atau menghapus data kelas.

4.1.3.4 Manajemen data siswa

Fungsi ini merupakan fungsi dimana staff TU melakukan pengelolaan terhadap data siswa, data siswa merupakan entitas terpenting dalam sistem informasi akademik, maka dari itu data siswa harus diinputkan dengan benar. Keterangan dari fungsi manajemen data siswa dapat dilihat pada tabel 4.7 yang ada dibawah ini.

Tabel 4.7 Tabel Manajemen Data Siswa

KONDISI KETERANGAN

Kebutuhan

Terkait Proses tambah, ubah dan hapus data siswa

Tujuan Melakukan tambah, ubah dan hapus data siswa

Prasyarat Data mata pelajaran, kelas harus diisi terlebih dahulu.

Kondisi Akhir

Sukses Peubahan data berhasil disimpan

Kondisi Akhir Gagal

Peubahan data tidak berhasil disimpan, sistem memberikan informasi kesalahan

Aktor Utama Staff tu sekolah

Aktor Sekunder Tidak ada

Pemicu Staff tu sekolah melakukan tambah, ubah dan hapus data siswa

Alur Utama

1. Staff tu login ke sistem.

2. Staff tu memilih menu manajemen data siswa

3. Sistem menampilkan list data siswa yang sudah diinputkan

4. Staff tu memilih salah satu fungsi manajemen data siswa.

5. Staff tu melakukan penambahan, peubahan atau menghapus

data siswa.

6. Sistem menyimpan hasil peubahahan yang telah dilakukan.

KONDISI KETERANGAN

mengubah data siswa atau menghapus data siswa.

4.1.3.5 Manajemen nilai siswa

Fungsi ini merupakan fungsi dimana Guru melakukan pengelolaan terhadap data nilai siswa, nilai siswa sendiri memiliki 3 elemen penilaian yaitu nilai kognitif, afektif dan psikomotorik. Keterangan dari fungsi manajemen nilai siswa dapat dilihat padia tabel 4.8 yang ada dibawah ini.

Tabel 4.8 Tabel Manajemen Nilai Siswa

KONDISI KETERANGAN

Kebutuhan

Terkait Proses memasukkan data nilai siswa setiap mata pelajaran

Tujuan Data nilai siswa setiap mata pelajaran tersimpan pada sistem

Prasyarat Memilih data kelas, mata pelajaran dan ID siswa terlebih

dahulu. Kondisi Akhir

Sukses Peubahan data berhasil disimpan

Kondisi Akhir Gagal

Peubahan data tidak berhasil disimpan, sistem memberikan informasi kesalahan

Aktor Utama Guru Mata Pelajaran

Aktor Sekunder Tidak ada

Pemicu Guru mata pelajaran melakukan input nilai harian siswa

Alur Utama

1. Guru mata pelajaran login ke sistem.

2. Guru memilih menu input nilai harian siswa.

3. Guru memilih data kelas, mata pelajaran dan id siswa.

4. Guru memilih subyek penilaian

5. Guru input nilai

Alur Perluasan Guru dapat memilih subyek penilaian yang akan diisi nilai.

4.1.3.6 Manajemen absensi siswa

Fungsi ini merupakan fungsi dimana Guru melakukan pengelolaan terhadap data absensi siswa. Keterangan dari fungsi manajemen data pelajaran dapat dilihat pada tabel 4.9 yang ada dibawah ini.

Tabel 4.9 Tabel Manajemen Absensi Siswa

KONDISI KETERANGAN

KONDISI KETERANGAN Terkait

Tujuan Data absen siswa tercatat pada sistem

Prasyarat Memilih data kelas dan ID siswa terlebih dahulu

Kondisi Akhir

Sukses Peubahan data berhasil disimpan

Kondisi Akhir Gagal

Peubahan data tidak berhasil disimpan, sistem memberikan informasi kesalahan

Aktor Utama Guru

Aktor Sekunder Tidak ada

Pemicu Guru melakukan input absensi siswa

Alur Utama

1. Guru login ke sistem.

2. Guru memilih menu input absensi siswa.

3. Guru memilih data kelas dan id siswa.

4. Guru memilih jenis kondisi absen

Alur Perluasan Guru dapat memilih jenis kondisi absen.

4.1.4 Lingkungan sistem operasi

Sistem Operasi minimal untuk menjalankan Sistem Informasi Akademik ini setelah dilakukan pengembangan adalah sebagai berikut:

1. Sistem operasi Microsoft Windows 7

2. XAMPP 1.7.7

3. MySQL

4. Google Chrome

dengan spesifikasi hardware sebagai berikut:

1. Processor Core 2 duo atau yang lebih tinggi.

2. RAM 1 Gb atau yang lebih tinggi.

4.1.5 Hasil Analisis Operasional

Dalam tahap ini, kebutuhan dalam pembuatan sistem informasi dilakukan dalam beberapa aktifitas yang akan dijelaskan berikut ini.

Sistem Informasi ini memiliki empat pengguna yaitu Siswa, Guru, Staff TU dan Kepala Sekolah. Berikut adalah deskripsi mengenai pengguna yang berinteraksi langsung dengan sistem.

a. Pengguna : Siswa

Deskripsi : Siswa adalah pengguna yang hanya dapat menerima laporan nilai siswa dalam bentuk cetak.

b. Pengguna : Guru

Deskripsi : Guru adalah pengguna yang memiliki otoritas terhadap pencatatan nilai dan kehadiran siswa.

c. Pengguna : Staff TU

Deskripsi : Bagian TU adalah petugas yang melakukan pengelolaan data yang telah inputkan oleh Guru untuk selanjutnya dicetak dalam bentuk laporan.

d. Pengguna : Kepala Sekolah

Deskripsi : Kepala Sekolah merupakan orang yang mendapat semua rekap data administrasi akademik guna mengontrol jalannya proses bisnis.

2. Identifikasi Fungsi Fungsi

a. Siswa

Menerima Laporan Nilai Siswa

Fungsi ini merupakan fungsi dimana siswa menerima laporan hasil belajar yang sebelumnya diolah oleh guru dn laporan hasil belajar tersebut diterima siswa dalam bentuk cetak dalam betuk cetrak

b. Guru

Fungsi ini merupakan fungsi dimana guru melakukan penilaian terhadap siswa berdasarkan mata pelajaran dan subyek penilaian, misalnya : Guru memberikan penilaian terhadap siswa untuk mata pelajaran Fisika untuk subyek penilaian nilai harian.

2. Mencatat Kehadiran Siswa

Fungsi ini adalah fungsi dimana guru melakukan pencatatan kehadiran siswa berdasarkan kelas siswa, id siswa dan status kehadiran.

c. TU

1. Input Data

Fungsi ini hanya dapat dilakukan oleh Staff TU, seperti melakukan input data Siswa dan Guru serta seluruh atribut pendukung sistem informasi akademik yang akan di rancang.

2. Rekap Absensi

Sistem memberikan laporan rekap Absensi yang kemudian di kelola oleh bagian TU sehingga menghasilkan laporan yang kemudian diberikan kepada kepala sekolah.

3. Rekap Nilai

Sistem memberikan laporan rekap Nilai yang kemudian di kelola oleh bagian TU sehingga menghasilkan laporan yang kemudian diberikan kepada kepala sekolah.

d. Kepala Sekolah

1. Absensi

Sistem ini memberikan laporan kepada kepala sekolah tentang prosentase kehadiran siswa setiap harinya.

2. Nilai

Sistem ini memberikan laporan kepada kepala sekolah tentang nilai siswa pada setiap mata pelajaran berdasarkan subyek penilaian yang berbeda setiap harinya.

4.1.6 Hasil Analisis Kebutuhan Data

Sesuai dengan hasil dari analisis operasional yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi. Terdapat beberapa fungsi yang tidak perlu dilakukan karena digantikan oleh sistem yang akan dibuat, maupun fungsi yang perlu ditambah untuk menyempurnakan sistem yang ada.

1. Analisis Kebutuhan Administrasi Akademik

a. Fungsi Pembagian Kelas

Kebutuhannya adalah sebagai berikut:

-Data Kelas

-Data karyawan

-Data Siswa

b. Fungsi pengelolaan nilai

Kebutuhannya adalah sebagai berikut: - Data Siswa

- Data Kelas

- Data Mata Pelajaran - Data Subyek Penilaian

Kebutuhannya adalah sebagai berikut:

- Data Siswa - Data Kelas - Status Kehadiran

2. Analisis Kebutuhan Kepala Sekolah

a. Fungsi Laporan Nilai Siswa

Kebutuhannya adalah sebagai berikut:

- Data Siswa

- Data Kelas

- Data Nilai

b. Fungsi Laporan Absensi

Kebutuhannya adalah sebagai berikut:

- Data Siswa

- Data Kelas

- Status Kehadiran

4.1.7 Hasil Analisis Ketersediaan

Analisis ketersediaan disini digunakan untuk menjawab pertanyaan kapan pengguna (staff TU, Guru dan Kepala Sekolah) dapat mengoperasikan sistem informasi akademik ini. Berdasarkan wawancara, observasi dengan pihak SMP Al-Falah Assalam sesuai dengan tahap yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, dan tahap analisis yang dilakukan didapatkan hasil bahwa SMP Al-Falah Assalam menginginkan sistem informasi akademik ini dapat dioperasikan

setiap hari selama jam aktif (pukul 8:00 hingga 15:00) dalam kurun waktu tiga bulan.

4.1.8 Hasil Analisis Kapasitas

Analisis kapasitas disini digunakan untuk menjawab pertanyaan seberapa sering pengguna mengoperasikan produk ini setiap harinya, dan berapa jumlah pelanggan setiap harinya. Berdasarkan wawancara, observasi dengan pihak Al-Falah Assalam sesuai dengan tahap yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, dan tahap analisis yang dilakukan didapatkan hasil bahwa setiap hari rata-rata terdapat lebih dari 600 data yang harus diinputkan.

4.1.9 Hasil Analisis Performa

Analisis Performa digunakan untuk memberi penjelasan mengenai

rancangan kehandalan data ataupun proses (berupa response time dan capacity),

berdasarkan tahap pada bab sebelumnya didapatkan hasil: 1. Fungsi Mengelola Data Siswa

Response time: Proses penyimpanan data siswa diharapkan bisa dilakukan

dalam kurun waktu tidak lebih dari 0.1 detik. Capacity: data yang disimpan

tidak terbatas.

2. Fungsi Mengelola Data Nilai

Response time: Proses pengelolaan dan penyimpanan data nilai siswa diharapkan bisa dilakukan dalam kurun waktu tidak lebih dari 0.1 detik. Capacity: data yang disimpan tidak terbatas

Response time: Proses pengelolaan dan penyimpanan data absensi siswa diharapkan bisa dilakukan dalam kurun waktu tidak lebih dari 1 detik. Capacity: data yang disimpan tidak terbatas

Analisis kapasitas disini digunakan untuk menjawab pertanyaan seberapa sering pengguna mengoperasikan produk ini setiap harinya, dan berapa jumlah data yang dimasukkan setiap harinya. Berdasarkan wawancara, observasi dengan pihak Al-Falah Assalam, dan tahap analisis yang dilakukan didapatkan hasil bahwa setiap hari rata-rata terdapat lebih dari 600 data yang diinputkan dan SMP Al-Falah Assalam menginginkan sistem informasi akademik ini dapat dioperasikan setiap hari selama jam aktif (pukul 8:00 hingga 15:00) dalam kurun waktu tiga bulan.

4.1.10 Hasil Analisis Kehandalan

Analisis kehandalan digunakan untuk memberi penjelasan mengenai rancangan kehandalan data (berupa availability dan accuracy), berdasarkan tahap didapatkan hasil:

1. Kehandalan Fungsi Mengelola Data Siswa

Untuk mengelola data siswa, maka semua data siswa harus diinputkan dengan benar dan sesuai dengan ketentuan, sehingga memberikan ketepatan dalam pembagian id siswa.

2. Kehandalan Fungsi Pengelolaan Nilai Siswa

Agar dapat mendapatkan hasil nilai siswa yang akurat maka data siswa sebelumnya harus dimasukkan secara tepat, karena data siswa berpengaruh terhadap pengelolaan administrasi sekolah.

97

a. Hasil Evaluasi DFD

Evaluasi DFD yang akan dibahas berikut ini dimulai dari evaluasi DFD level konteks sampei dengan DFD level Satu

1. Evaluasi DFD

Dari perancangan DFD tidak ada “error” yang terjadi, dan tidak ada “warning” 0 Hal tersebut dapat dilihat pada hasil berikut:

Checking package ...

Checking organization unit ... Checking resource ...

Checking process ... Checking flow ...

Checking resource flow ... 0 error(s), 0 warning(s).

The Process is correct, no errors were found. b. Evaluasi ERD

Evaluasi ERD yang akan dibahas berikut ini adalah evaluasi terhadap CDM dan PDM.

1. Evaluasi CDM

Pada Rancangan CDM Analisis dan Desain Sistem Informasi Akademik tidak ada “error” yang terjadi, dan ada “warning” 1. Keseluruhan warning yang ditampilkan disebabkan karena proses pengecekan pada power designer 15 lebih komplek, hal tersebut dapat dilihat pada hasil berikut:

Checking package ... Checking data item ...

98

Warning The following Data Items are not attached to any entities: -> Data Item 'Attribute_10' (<Model>)

Checking entity ...

Checking entity attribute ... Checking identifier of entity Checking relationship ... 0 error(s), 1 warning(s).

The Conceptual Data Model is correct, no errors were found. 2. Evaluasi PDM

Pada Rancangan PDM Analisis dan Desain Sistem Informasi Akademik tidak ada “error” yang terjadi, dan ada “warning” 1. Keseluruhan warning yang ditampilkan disebabkan karena proses pengecekan pada power designer 15 lebih komplek, hal tersebut dapat dilihat pada hasil berikut:

Checking package ... Checking data item ... Checking entity ...

Checking entity attribute ... Checking identifier of entity Checking relationship ...

- Bijective relationship between two entities 0 error(s), 1 warning(s).

99

Berikut ini merupakan hasil kesimpulan kesesuaian antara analisis kebutuhan dengan desain yang dikelompokkan dalam satu bentuk tabel dan dapat dilihat pada tabel 4.20

Tabel 4.20 Kesesuaian Antara Analisis dengan kebutuhan desain

No. Pengguna Fungsi Desain

Antarmuka

1. Staff TU Pengelolaan data

Master

Gambar 4.17 Gambar 4.18 Gambar 4.19 Gambar 4.20

2. Guru Pengelolaan

Administrasi

Gambar 4.21 Gambar 4.22 Gambar 4.23

3. Kepala Sekolah Laporan Gambar 4.24

Gambar 4.25 Gambar 4.26 Gambar 4.27 Gambar 4.28 Gambar 4.29 Gambar 4.30 Gambar 4.31 Gambar 4.32 Gambar 4.33 Gambar 4.34 Gambar 4.35

100 BAB V PENUTUP

5. 1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan diperoleh suatu kesimpulan, yaitu rancangan dokumen sistem informasi akademik pada SMP Al-Falah Assalam Tropodo 2 mampu menghasilkan rancangan aplikasi penilaian siswa dan manajemen guru yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang meliputi rancangan laporan Nilai Siswa, Absensi Siswa, Laporan data siswa dan Laporan data karyawan.

5. 2 Saran

Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan, saran yang dapat disampaikan oleh penulis untuk pengembangan desain sistem informasi akademik, yaitu:

1. Hasil analisis dan perancangan sistem informasi akademik ini dapat dikembangkan menjadi sebuah aplikasi.

2. Perancangan dapat dilanjutkan dengan menambahkan proses kenaikan kelas dan pencatatan hasil ujian nasional.

101

DAFTAR PUSTAKA

Agustin, Tinuk, 2012, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Pada AMIKOM Cipta Darma Surakarta Berbasis Web Framework Codeeigniter, Naskah Publikasi, Yogyakarta : STMIK AMIKOM

Amsyah, Zulkifli, 2005, Manajemen Sistem Informasi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Davis, Gordon B, 1991, Sistem Informasi Majanemen, PT. Gramedia, Jakarta Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto, 2005, Sistem Informasi:

konsep, teknologi dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta. Imron, Ali, 1996, Belajar dan Pembelajaran, Dunia Pustaka, Jaya, Jakarta.

Jogiyanto H.M, 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Andi Offset, Yogyakarta.

Jogiyanto H.M, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. Jogiyanto, HM, 2009, Analisis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta.

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta

Kristanto, Andri, 2004, Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar), Gava Media, Yogyakarta.

Marlinda, Linda, 2004, Sistem Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.

Mcleod, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT.Prenbalindo.

O’Brien, James. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan Manajerial. Salemba.

102

Pendidikan dan Pelatihan: Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Peningkatan Kualitas Pembelajaran dan Manajemen, Direktorat Tenaga Kependidikan, Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Departemen Pendidikan Nasional Tahun 2007 Pressman, R. S, 2010, Software Engineering: a practitioner’s approach,

McGraw-Hill, New York.

Ruud, P., 2000, School improvement trough ICT: Limitation and Possibilities, European Confrence on Educational Research (ECER), University of Edinburgh, 22nd September 2000