TA : Sistem Informasi Perpustakaan Pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) Sidoarjo.

SIDOARJO

Oleh :

Nama : LEZA RISTI NAVYCA NIM : 09.41010.0284

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

Perpustakaan merupakan pusat pustaka bagi sebuah lembaga pendidikan. Hal ini menyebabkan perpustakaan menjadi tolak ukur bagi tingkat kualitas sebuah lembaga pendidikan. Dengan adanya peranan yang sangat penting inilah perpustakaan menjadi pusat bagi siswa untuk mencari sumber referensi ilmu yang digunakan untuk mendukung proses pembelajaran di dalam kelas. Hal ini juga berdampak pada bagian perpustakaan yang seiring dengan semakin bertambahnya jumlah siswa, maka secara tidak langsung menyebabkan semakin banyaknya jumlah koleksi dan data peminjamna yang dilakukan oleh siswa dan pengajar.

Hal ini terlihat pada bagian perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) Sidoarjo yang selalu mengalami permasalahan dalam hal pencatatan data koleksi, data anggota, transaksi sirkulasi, pencatatan kunjungan, dan pembuatan berbagai laporan yang dapat mendukung kepala perpustakaan dalam membuat keputusan, dimana saat ini jumlah transaksi yang dilakukan di perpustakaan mengalami peningkatan yang cukup tinggi. dari peningkatan inilah yang pada akhirnya menyebabkan munculnya permasalahan yang dialami oleh pihak perpustakaan.

Sistem informasi perpustakaan merupakan salah satu solusi yang tepat untuk mengatasi masalah yang sedang terjadi di perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam). Dengan adanya sistem pencatatan yang terkomputerisasi maka proses pemeliharaan data induk, pengelolaan transaksi, dan pembuatan laporan akan menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat.

Kata kunci : Perpustakaan, sistem perpustakaan, sistem informasi perpustakaan.

Halaman

ABSTRAKSI ...i

KATA PENGANTAR ...ii

DAFTAR ISI ...v

DAFTAR TABEL ...x

DAFTAR GAMBAR ...xii

DAFTAR LAMPIRAN ...xvi

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1 Latar Belakang Masalah ...1

1.2 Perumusan Masalah ...3

1.3 Batasan Masalah ...3

1.4 Tujuan ...4

1.5 Manfaat ...4

1.6 Sistematika Penulisan ...6

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...8

2.1 Sejarah Perusahaan ...8

2.2 Lokasi Sekolah ...9

2.3 Visi-Misi Sekolah ...9

2.3.1 Visi ...9

2.3.2 Misi ...9

2.4 Struktur Organisasi ...9

2.5 Deskripsi Tugas ...11

3.2 Konsep Dasar Informasi ...13

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ...13

3.4 Konsep Dasar Perpustakaan ...14

3.4.1 Fungsi Perpustakaan Sekolah ...15

3.4.2 Sirkulasi Perpustakaan ...15

A. Sirkulasi Perpustakaan ...16

B. Peminjaman ...17

C. Pengembalian ...17

D. Perpanjangan ...18

E. Penagihan ...18

F. Pemberian Sanksi...18

G. Bebas Pinjaman ...18

3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan ...19

3.6 Analisa Dan Perancangan Sistem ...19

3.6.1 Document Flow ...21

3.6.2 System Flow ...24

3.6.3 Data Flow Diagram (DFD) ...25

3.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ...28

3.7 PHP ...31

3.7.1 Skrip PHP ...31

3.7.2 Varibel PHP ...32

3.7.3 PHP dan Database...32

BAB IV DESKRIPSI SISTEM ...35

4.1 Metode Penelitian ...36

4.1.1 Observasi Pendahuluan ...36

4.1.2 Identifikasi Masalah...36

4.1.3 Studi Pustaka dan Studi Lapangan ...36

4.1.4 Pengumpulan Data ...37

4.2 Perencanaan Sistem ...37

4.2.1 Document Flow Pendaftaran Anggota Baru ...38

4.2.2 Document Flow Peminjaman Koleksi ...39

4.2.3 Document Flow Pengembalian Koleksi ...39

4.3 Analisis Sistem ...41

4.3.1 Sistem Flow Pencatatan Kunjungan ...42

4.3.2 Sistem Flow Pendaftaran Anggota Baru...43

4.3.3 Sistem Flow Peminjaman Koleksi ...44

4.3.4 Sistem Flow Pengembalian Koleksi ...45

4.3.5 Sistem Flow Pembuatan Laporan ...47

4.4 Perancangan Sistem ...49

4.4.1 Context Diagram ...49

4.4.2 Hierarchy Input Proses Output (HIPO) ...50

4.4.3 Data Flow Diagram (DFD) ...53

A. DFD Level 0...53

B. DFD Level 1 Proses Maintenance Data Anggota ...54

E. DFD Level 1 Proses Pengembalian ...58

F. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan ...59

G. DFD Level 2 Proses Perhitungan Denda ...59

4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ...60

A. Conceptual Data Model (CDM) ...60

B. Physical Data Model (PDM)...60

4.4.5 Struktur Tabel ...64

4.4.6 Desain Input Output ...73

4.5 Implementasi Sistem ...81

4.5.1 Form Login ...81

4.5.2 Form Home ...82

4.5.3 Form Petugas ...83

4.5.4 Form Input Petugas ...84

4.5.5 Form Edit Petugas ...85

4.5.6 Form Anggota ...85

4.5.7 Form Input Anggota ...86

4.5.8 Form Edit Anggota ...87

4.5.9 Form Koleksi ...87

4.5.10 Form Input Koleksi ...88

4.5.11 Form Edit Koleksi ...89

4.5.12 Form Jenis ...89

4.5.13 Form Kategori ...90

4.5.16 Form Kota ...92

4.5.17 Form Aturan Perpustakaan ...93

4.5.18 Form Input Perpustakaan ...93

4.5.19 Form Peminjaman ...94

4.5.20 Form Input Peminjaman ...95

4.5.21 Form Kunjungan ...95

4.5.22 Form Laporan Peminjaman ...96

4.5.23 Form Laporan Pengembalian ...97

4.5.24 Form Laporan Denda ...97

4.5.25 Form Laporan Kunjungan...98

4.5.26 Form Laporan Anggota...99

4.6 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ...99

4.6.1 Hasil Uji Coba Form Transaksi Peminjaman ...100

4.6.2 Hasil Uji Coba Form Transaksi Pengembalian ...102

4.6.3 Hasil Uji Coba Form Transaksi Kunjungan ...104

BAB V PENUTUP ...106

5.1 Kesimpulan ...106

5.2 Saran ...106

DAFTAR PUSTAKA ...107

LAMPIRAN ...109

1.1 Latar Belakang Masalah

Pendidikan merupakan sesuatu yang sangat besar dan mendasar karena merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa yang dapat menentukan kualitas suatu bangsa. Pendidikan telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap individu agar bisa menjawab tantangan kehidupan. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk memperoleh pendidikan, diantaranya adalah melalui perpustakaan.

SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) Waru Sidoarjo yang bergerak dalam bidang pendidikan menyediakan banyak fasilitas yang dapat digunakan untuk menunjang pengetahuan siswa-siswinya. Salah satu fasilitas yang disediakan adalah perpustakaan. Perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) dikepalai oleh seorang pustakawan dan memiliki seorang petugas perpustakaan. Kepala Perpustakaan bertugas untuk mengatur jalannya semua kegiatan perpustakaan dan bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan perpustakaan. Sedangkan petugas perpustakaan bertugas untuk melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan perpustakaan, seperti melayani anggota yang ingin meminjam atau mengembalikan buku, mengolah dan maintenance data anggota dan koleksi, serta membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan.

Secara umum, kegiatan yang ada di perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) masih dilakukan secara manual. Hal ini membuat petugas

perpustakaan cukup repot dalam mengerjakan tugasnya yang sangat beragam dan cukup banyak, sehingga berdampak pada lambatnya informasi yang dihasilkan. Selain itu, banyaknya siswa yang melakukan transaksi setiap hari dan buku koleksi perpustakaan yang semakin bertambah membuat adanya kemungkinan terjadi kehilangan atau kesalahan pada saat pencatatan. Hal ini juga membuat proses pencarian data membutuhkan waktu yang lama dikarenakan jumlah data yang semakin besar.

Dengan proses kerja seperti ini, informasi yang diterima oleh kepala perpustakaan menjadi kurang tepat dan akurat, sedangkan tuntutan akan informasi yang tepat dan akurat pada saat ini menjadi ujung tombak dalam penyelesaian suatu pekerjaan bagi sebuah sekolah. Informasi dan data yang akurat sangat dibutuhkan keberadaannya, oleh karena itu diperlukan penggunaan teknologi informasi yang baik.

Berdasarkan permasalahan diatas maka dibutuhkan sebuah sistem informasi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam). Sistem informasi perpustakaan tersebut terdiri dari proses input pengunjung, pendaftaran anggota baru, peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, maintenance data anggota dan koleksi perpustakaan, dan laporan-laporan yang dibutuhkan yang saling terintegrasi. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan yang terintegrasi diharapkan dapat memudahkan petugas perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya serta dapat membantu proses belajar mengajar di SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka diperoleh suatu rumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana membuat sistem input pengunjung yang terkomputerisasi dan dapat mancatat pengunjung perpustakaan?

2. Bagaimana membuat sistem informasi perpustakaan yang dapat menangani proses sirkulasi, yaitu peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, maintenance data anggota dan koleksi perpustakaan, serta dapat menyajikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam periode tertentu secara efektif dan efisien?

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi yang dibuat hanya membahas siklus sirkulasi koleksi perpustakaan, mulai dari pengelolaan data anggota, data buku baru sampai pada transaksi peminjaman dan pengembalian.

2. Laporan yang dihasilkan dari sistem ini adalah laporan atas transaksi peminjaman, pengembalian, dan koleksi.

3. Database anggota perpustakaan diambil dari database siswa dan karyawan yang terdapat dalam sistem informasi akademik SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

4. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam membangun sistem ini adalah PHP, sebagai desain webnya menggunakan Adobe Dreamweaver CS 3 dan MySQL sebagai databasenya.

1.4 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai berdasarkan perumusan masalah yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut :

1. Membuat sistem input pengunjung yang terkomputerisasi dan dapat mancatat pengunjung perpustakaan.

2. Membuat sistem informasi perpustakaan yang dapat menangani proses sirkulasi, yaitu peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, maintenance data anggota dan koleksi perpustakaan, serta dapat menyajikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam periode tertentu secara efektif dan efisien.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan ini adalah sebagai berikut :

1. Petugas Perpustakaan

Petugas perpustakaan merupakan pegawai yang bertugas untuk mengelola perpustakaan dan membantu siswa untuk menemukan buku, majalah, dan informasi lainnya.

a. Membantu kegiatan petugas dalam hal pencatatan transaksi, pencarian koleksi perpustakaan, dan pengaturan rak buku menjadi lebih mudah dan cepat.

b. Mempermudah dalam mengetahui status buku, jumlah pengunjung perpustakaan, dan jumlah denda.

c. Mempermudah dalam mengetahui laporan transaksi yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.

d. Membantu admin dalam mencetak laporan dengan lebih mudah dan cepat dan hasilnya dapat disesuaikan dengan kriteria yang diinginkan.

e. Mempermudah koreksi data jika terjadi kesalahan pengetikan atau data yang tidak valid.

2. Kepala perpustakaan

Kepala perpustakaan bertanggung jawab atas kemajuan perpustakaan. Kepala perpustakaan akan menentukan strategi-strategi yang berguna demi perkembangan perpustakaan. Oleh karena itu, kepala perpustakaan membutuhkan data-data yang valid tentang kondisi perpustakaan yang sebenarnya dari laporan-laporan yang dihasilkan.

Sistem informasi perpustakaan dapat menghasilkan laporan dan informasi yang berguna untuk kepala perpustakaan dalam kegiatan monitoring dan evaluasi guna pengembangan perpustakaan.

3. Siswa dan guru

Manfaat yang didapatkan dari sistem informasi perpustakaan bagi siswa dan guru adalah :

a. Dapat mencatatkan kehadirannya diperpustakaan dengan cepat dengan memanfaatkan komputer input pengunjung.

b. Dapat meminjam dan mengembalikan buku dengan lebih mudah dan cepat dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan yang terintegrasi.

4. Perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam)

Manfaat yang dapat diperoleh oleh perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) sendiri adalah :

a. Dapat memberikan layanan terbaik kepada pengguna perpustakaan. b. Meningkatkan citra nama baik perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2

(As-Salam).

1.6 Sistematika Penulisan

Pada penyusunan laporan kerja praktek ini, sistematika penulisan dibagi menjadi lima bab. Pada setiap babnya juga terdapat sub-sub bahasan yang menjelaskan isi dari bab secara lebih terperinci. Berikut ini sistematika yang digunakan, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini akan dijelaskan mengenai latar belakang dalam pembangunan sistem informasi perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam). Perumusan masalah yang ingin diselesaikan, batasan masalah untuk sistem yang akan dibangun, tujuan dari pembuatan sistem ini, kontribusi yang diharapkan dari pembuatan sistem yang sedang dibangun sehingga dapat bermanfaat untuk kemajuan instansi, serta sistematika penulisan yang di gunakan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab kedua menjelaskan mengenai identitas sekolah, meliputi sejarah perpustakaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perpustakaan, struktur organisasi dari sekolah tersebut, serta jabatan dari tiap-tiap bagian yang ada pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

BAB III LANDASAN TEORI

Bab landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan dibangun, yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar sistem, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar perpustakaan, konsep dasar sistem informasi perpustakaan, document flow, sistem flow, data flow diagram, entity relationship

diagram, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan dan

pengembangan sistem.

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Bab keempat berisi mengenai penjelasan tentang pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada saat melakukan kerja praktek di instansi terkait. Pekerjaan tersebut dijelaskan secara terperinci, diawali dengan analisa sistem, pembahasan masalah, pembuatan rancangan sistem, implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi, serta evaluasi sistem yang telah dibuat.

BAB V PENUTUP

Bab kelima penutup menjelaskan tentang kesimpulan yang didapat dari pembuatan sistem informasi perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) Sidoarjo, serta saran-saran yang bermanfaat untuk pengembangan sistem selanjutnya.

2.1 Sejarah Perusahaan

Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) merupakan lembaga pendidikan yang cukup terkenal dan menjadi salah satu sekolah favorit di Sidoarjo. Awalnya lembaga pendidikan ini berpusat di Masjid Al-Falah di Jalan Taman Mayangkara 2-4 Surabaya dan merupakan salah satu sekolah fullday yang terkenal dan memiliki banyak peminat. Karena perkembangannya yang pesat maka Lembaga Pendidikan Al-Falah membuka cabang baru dengan nama Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam yang bertempat di Jalan Anggrek 1 Perum Wisma Tropodo Waru Sidoarjo.

Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam menggunakan fasilitas umum dan memiliki tempat yang kurang luas sehingga lokasi yang ada tidak memungkinkan untuk dikembangkan. Karena alasan itulah akhirnya Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo Darussalam menciptakan pengembangan baru dengan mendirikan Lembaga Pendidikan Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

Dengan menerapkan Kurikulum Pendidikan Nasional (Diknas) yang mengacu pada Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) memberikan beberapa fasilitas yang dapat menunjang kegiatan belajar mengajar, antara lain : ruang kelas representatif (ber-AC), perpustakaan, laboratorium sains, laboratorium komputer, lapangan olahraga (sepakbola, volley, basket), ruang UKS, bimbingan konseling, masjid, kantin, dan green house.

Perpustakan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) terletak di area depan sekolah di dekat lokasi parkir. Selain siswa, sebagai pengguna utama perpustakaan, para guru juga memanfaatkan perpustakaan sebagai sarana untuk menambah wawasan.

2.2 Lokasi Sekolah

SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) terletak di Raya Wisma Tropodo Blok FG No. 20 Waru Sidoarjo.

2.3 Visi-Misi Sekolah 2.4.1 Visi

Berakhlak mulia berprestasi akademik optimal.

2.4.2 Misi

1. Mewujudkan lembaga pendidikan yang berbasis dakwah. 2. Mewujudkan sekolah percontohan bagi sekolah disekitarnya.

3. Mewujudkan lembaga pendidikan yang memberi manfaat bagi lingkungannya.

2.4 Struktur Organisasi

Pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) ini terdapat beberapa bagian yang menangani semua kegiatan yang ada di dalam organisasi ini. Bagian-bagian tersebut dapat dilihat pada gambar 2.1.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam)

Dari struktur organisasi diatas dapat dilihat bahwa ada beberapa bagian teratas, yaitu waka kurikulu, administrasi, dan waka kesiswaan yang langsung bertanggung jawab kepada kepala sekolah SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

Berikut ini adalah gambar dari struktur organisasi perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam)

2.5 Deskripsi Tugas

Setiap bagian yang ada pada Gambar 2.2 mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing, yaitu :

a. Kepala Sekolah

Kepala sekolah merupakan pimpinan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) yang mengkoordinir seluruh staf guru dan pegawai-pegawai SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) serta bertanggung jawab atas sukses atau tidaknya sekolah tersebut.

b. Kepala Perpustakaan

Kepala perpustakaan bertanggung jawab terhadap jalannya perpustakaan yang ada di SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

c. Petugas Perpustakaan

Petugas perpustakaan memiliki tugas melayani anggota perpustakaan dalam proses transaksi dan bertanggung jawab dalam kebersihan, kerapian ruang perpustakaan.

Dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) mengambil beberapa teori penunjang sebagai acuan. Teori-teori tersebut antara lain :

3.1 Konsep Dasar Sistem

Menurut Hicks (Sunaryo, 2000), “Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang saling berkaitan, saling bergantung dan saling berinteraksi atau suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan antara satu dengan lainnya dalam usaha untuk mencapai satu tujuan dalam lingkungan yang kompleks”. Definisi lain dari sistem adalah kumpulan unsur yang berkaitan antara satu dengan lainnya secara signifikan.

Sesuatu dapat dikatakan sistem bila terjadi hubungan atau interrelasi dan interdependensi baik internal maupun eksternal antar subsistem. Interaksi, interrelasi, interdependensi yang terjadi antar sistem disebut dengan hubungan eksternal (Soenaryo, 2000).

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Sasaran menentukan masukan dan keluaran yang dihasilkan. Sistem dikatakan berhasil jika dapat mencapai sasaran dan tujuan.

3.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, bergantung pada waktu, dan mempunyai arti bagi penerimanya (Kendall & Kendall, 2003).

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Robert K Leitch dan K Roscoe (1983), “Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dipelukan”.

Sistem informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan/ input, kemudian memprosesnya dengan penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi/ output (Jogiyanto, 2005).

Sistem Informasi Manajemen berfungsi untuk mengelola suatu sistem dengan penerapan manajemennya yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara matang sehingga akan menghasilkan suatu informasi yang baik. Informasi yang dikeluarkan berupa laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan melalui beberapa proses sistem informasi, seperti pengumpulan data, pemrosesan data serta sampai menghasilkan suatu output data yang diinginkan sesuai dengan tujuan akhir dari sistem informasi yang dikerjakan (McLeod, 2007).

Akan tetapi komputer sebagai suatu sarana penunjang juga memiliki keterbatasan karena hanya berfungsi sebagai pengolah data berdasarkan program atau instruksi yang diberikan. Dalam hal ini peranan manusia masih begitu penting, yaitu sebagai pengendali atas pengolahan data yang dilakukan oleh komputer.

3.4 Konsep Dasar Perpustakaan

Menurut kamus “The Oxford English Dictionary”, kata library atau perpustakaan mulai digunakan dalam bahasa Inggris tahun 1374, yang memiliki arti sebagai suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari atau dipakai sebagai bahan rujukan.

Pada abad ke-19, pengertian perpustakaan ini berkembang menjadi suatu gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang berisi koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dan dapat digunakan oleh masyarakat atau golongan masyarakat tertentu. Dalam perkembangannya lebih lanjut, pengertian perpustakaan memperoleh penghargaan yang tinggi, bukan sekedar suatu gedung yang berisi koleksi buku yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat.

Pada tahun 1970, The American Library Association menggunakan istilah perpustakaan untuk suatu pengertian yang luas, yaitu termasuk pengertian pusat media, pusat belajar, pusat sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumentasi, dan pusat rujukan. Dalam pengertiannya yang mutakhir, seperti yang tercantum dalam Keputusan Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa “perpustakaan merupakan salah satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan,

teknologi, dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pembangunan nasional”.

3.4.1 Fungsi Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, mempunyai fungsi sebagai :

a. Pusat kegiatan belajar mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah.

b. Pusat Penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan krestivitas dan imajinasinya.

c. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-buku hiburan)

3.4.2 Sirkulasi Perpustakaan

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation” yang berarti perputaran atau peredaran. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi dikenal dengan peminjaman, namun demikian pengertian sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Bafadal-Ibrahim, 2001).

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat digunakan oleh

pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan perannya dengan baik dan berdaya guna, maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelola yang handal.

Kegiatan sirkulasi perpustakaan merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi yang saling berkaitan, maka hendaklah pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses pelayanan sirkulasi meliputi beberapa kegiatan, yaitu keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, sanksi, dan memberikan keterangan bebas pinjaman (Sjahrial-Pamuntjak, 1976).

A. Keanggotaan

Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Pada perpustakaan tertentu ada pungutan uang pendaftaran dan ada pula yang tidak, menyerahkan tanda pengenal, semua ini diperlukan untuk mengenal jati diri anggota.

Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan ini menunjukkan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk menggunakan fasilitas perpustakaan, yakni membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan.

B. Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan pada bagian layanan sirkulasi. Layanan ini hanya terbuka bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Tidak semua pengunjung perpustakaan membaca di perpustakaan, terutama untuk bahan pustaka yang berjenis fiksi. Karena keterbatasan waktu yang dimiliki pengguna, maka dari itu bahan pustaka tersebut umumnya dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman pagi anggota. Metode peminjaman yang dipilih diharapkan dapat diterapkan secara efektif di perpustakaan. Keefektifan ini dapat terlihat dari kecepatan layanan dan keekonomisan.

C. Pengembalian

Tidak semua pengunjung perpustakaan senang membaca di perpustakaan, sehingga harus meminjam buku yang mereka butuhkan. Buku yang dipinjam anggota harus dikembalikan ke perpustakaan. Pengembalian bahan pustaka tersebut harus tepat pada waktunya agar anggota yang lain dapat menggunakan bahan pustakan tersebut. Hal ini berhubungan erat dengan jumlah bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Pada umumnya pengembalian bahan pustaka yang tepat waktu merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah perpustakaan yang memiliki koleksi terbatas, termasuk penentuan waktu peminjaman bahan pustaka yang sangat singkat. Dengan demikian perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna meski memiliki koleksi yang sangat terbatas.

D. Perpanjangan

Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan sebanyak satu kali.

E. Penagihan

Prosedur penagihan berlangsung dalam beberapa tahapan dimulai dari pemeriksaan keterlambatan berdasarkan tanggal kembali bahan pustaka, kemudian petugas membuat surat penagihan rangkap dua dan diakhiri dengan proses pencatatan data pengembalian bahan pustaka.

F. Pemberian Sanksi

Prosedur pemberian sanksi diberikan oleh petugas perpustakaan kepada anggota yang melakukan pelanggaran aturan peminjaman dan pengembalian, biasanya sanksi yang diberikan bergantung pada jenis pelanggaran, sanksi yang lazim dikenakan kepada anggota ada tiga macam, yaitu denda, sanksi administrasi, dan sanksi akademik.

G. Bebas Pinjaman

Bebas tagihan atau pinjaman adalah salah satu kegiatan pada pelayanan sirkulasi, yang memberikan keterangan tanda bukti tidak lagi mempunyai pinjaman di perpustakaan. Keterangan bebas tagihan berfungsi untuk mencegah kemungkinan kehilangan bahan pustaka.

3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan

Menurut Arip Muttaqien (2005), sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai “sebuah sistem terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk menyediakan informasi yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan”.

Dengan adanya sistem informasi perpustakaan akan mempermudah pelayanan dan akses informasi serta pengelolaan data perpustakaan. Fitur utama dalam sebuah sistem informasi perpustakaan adalah :

• Administrasi koleksi perpustakaan (database buku, makalah, jurnal) berdasarkan kategori.

• Katalogisasi, investarisasi.

• Security/ hak akses penggunaan aplikasi. • Sirkulasi.

• Pengelolaan/ informasi penerbitan. • Feed back berupa buku tamu.

• Administrasi pengelolaan anggota perpustakaan.

3.6 Analisa Dan Perancangan Sistem

Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi.

Analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyususnan rencana yang baik ditahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap

analisa ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan penyusunan sistem gagal (Jogiyanto, 2005).

Untuk itu diperlukan ketelitian di dalam menganalisa sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan didalam menganalisa sistem adalah :

a. Tahap perencanaan sistem b. Tahap analisa sistem c. Tahap perancangan sistem d. Tahap penerapan sistem

e. Membuat laporan dan hasil analisa

Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.

Data-data baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah di identifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yanng digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus

dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Selain itu, dibentuk pula rancangan masukan dan keluaran (input dan output) sistem, misalnya menentukan berbagai bentuk dan isi laporan beserta pemasukan data.

Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka perlu melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik keismpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.

3.6.1 Document Flow

Document flow menggambarkan hubungan antara input, proses, dan

output. Sebuah document flow akan mengidentifikasi input yang masuk ke dalam

sistem dan asal dari input tersebut. Input dapat berupa data baru yang masuk ke dalam sistem atau data yang disimpan untuk digunakan di masa yang akan datang.

Document flow juga menampilkan logika yang digunakan komputer ketika

melakukan proses dalam sistem. Hasil informasi baru merupakan komponen

output yang dapat disimpan untuk digunakan di masa yang akan datang dan

ditampilkan dalam layar komputer atau dicetak kertas. Dalam beberapa hal, output

Document Flow disusun dengan simbol dan simbol tersebut merupakan alat bantu yang penting dalam menggambarkan sebuah proses dalam program. Simbol dalam document flow dibagi menjadi 4 kelompok, yaitu (Romney, 2006) :

a. Simbol Input / Output

Simbol input / output dapat dilihat pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Simbol Input / Output

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1. Document Menunjukkan dokumen

atau laporan, dokumen tersebut adalah dokumen yang diolah dengan tangan atau dicetak dari komputer.

2. Multiple

Document

Menunjukkan dokumen yang sama yang dicetak beberapa kali untuk kepentingan tertentu.

3. Input / Output Menunjukkan sebuah input/

output dalam sebuah proses.

4. Online Keying Data yang dimasukkan

melalui alat seperti keybord

atau barcode.

b. Simbol Proses

Simbol proses dapat dilihat pada tabel berikut 3.2. Tabel 3.2 Simbol Proses

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1. Computer

Processing

Menggambarkan proses yang dilakukan oleh komputer dalam mengubah data atau informasi.

2. Manual Operation

Menggambarkan proses yang dilakukan secara manual.

c. Simbol Storage

Simbol storage dapat dilihat pada tabel 3.3. Tabel 3.3 Simbol Storage

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1. Magnetic Disk Data disimpan secara

permanent dalam magnetic disk dan digunakan untuk

master files.

2. File File dokumen yang secara

manual disimpan dengan urutan :

N = nomor A = abjad D = tanggal

d. Simbol Flow dan Simbol Lainnya

Simbol flow dan simbol lainnya dapat dilihat pada tabel 3.4. Tabel 3.4 Simbol Flow dan Simbol Lainnya

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1. Document/

Processing Flow

Arah aliran dokumen atau proses.

2. Data/

Information Flow

Arah aliran data atau informasi, digunakan untuk menunjukkan proses yang menyalin data dari satu dokumen ke dokumen lainnya.

3. On-page

Connector

Menghubungkan aliran proses dalam halaman yang sama.

4. Off-page Connector

Menghubungkan proses jika berganti halaman, baik masuk atau keluar.

5. Decision Menunjukkan jalan

alternatif atau percabangan.

6. Terminal Menunjukkan awal, akhir

atau interupsi dalam proses atau program.

3.6.2 Sistem Flow

Menurut Jogiyanto (2005), sistem flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedu-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat sistem flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Bagan alir sistem menggunakan simbol sebagaimana terdapat pada tabel 3.5.

Tabel 3.5 Simbol Bagan Alir Sistem

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1. Dokumen Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

2. Keputusan Simbol Keputusan digunkan

untk menggambarkan suatu kondisi yang mengharuskann sistem untuk memilih tindakan yang akan dilakukan berdasarkan kriteria tertentu.

3. Operasi Manual

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses yang tejadi secara manual yang tidak dapat dihilangkan dari sistem yang ada.

4. Database Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan sebuah media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data pada sistem yang akan dibuat.

5. Proses Simbol Proses digunakan untuk

menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.

6. Input Manual Simbol Input Manual digunakan untuk menggambarkan proses manual yang dapat terjadi selama sistem berjalan.

3.6.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram yang lebih dikenal dengan DFD, adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang menggunakan beberapa simbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.6, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling terhubung.

Tabel 3.6 Simbol Data Flow Diagram

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1 External Entity

atau Boundary

Simbol ini menunjukkan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem yang lain berada di lingkungnan luarnya yang akan memberikan pengaruh berupa input atau menerima output.

2. _{Data Flow atau} Aliran Data

Aliran data dapat digambarkan dengan tanda panah dan garis yang diberi nama dari aliran data tersebut.

3. Process Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang keluar. Suatu proses mempunyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.

4. _{1 Data Store_1} Data Store Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau databse pada sistem komputer, arsip catatan manual, dan suatu agenda atau buku. Data store digunakan untuk menyimpan data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut.

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Secara garis besar langkah-langkah pembuatan DFD dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Membuat context diagram

Context digram adalah diagram level tertinggi dari DFD yang

menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan lainnya. Cara pembuatan :

1. Tentukan nama sistemnya. 2. Tentukan batasan sistemnya.

3. Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.

4. Tentukan apa yang diterima atau diberikan terminator daripada sistem. 5. Gambarkan context diagram.

b. Membuat diagram level nol

Diagram level nol adalah dekomposisi dari context diagram. Cara membuat diagram level 0 :

1. Tentukan proses utama yang ada pada sistem.

2. Tentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing proses daripada sistem, sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk atau keluar pada level berikutnya).

3. Apabila diperlukan, muncul data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

4. Gambarkan diagram level 0. 5. Hindari perpotongan arus data.

6. Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

c. Membuat diagram level satu

Diagram level satu merupakan dekomposisi dari diagram level nol. Cara membuat diagram level satu :

1. Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level nol.

2. Tentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing sub-proses daripada sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.

3. Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

5. Hindari perpotongan arus data.

6. Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.

3.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram atau yang lebih dikenal dengan istilah ERD,

merupakan pemodelan data yang menggunakan beberapa notasi utnuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut (Whitten, Bentley & Dittman, 2004).

Ada beberapa istilah yang terdapat dalam suatu ERD (Whitten, Bentley & Dittman, 2004), antara lain :

• Entity

Entity didefinisikan sebagai suatu yang diperlukan untuk menyimpan

data. Sebuah entity dapat berupa kelompok orang, tempat, objek, kejadian, atau konsep tentang apa yang diperlukan untuk menyimpan data. Entity digambarkan sebagai kotak segiempat dan diberi label dalam kata benda. Gambar 3.1 menggambarkan sebuah entity.

Gambar 3.1 Entity

• Atribut (Atribute)

Atribut adalah identifikasi bagian data spesifik yang ingin disimpan dari setiap entity tertentu. Selain tiu, atribut juga merupakan sifat atau elemen dari sebuah entitiy. Sebagai contoh, entity tb_peminjaman mempunyai

atribut id_peminjaman, tgl_pinjam, tgl_kembali, dan atribut lainnya. Gambar 3.2 menggambarkan suatu atribut.

Gambar 3.2 Atribut • Relasi (Relationship)

Relasi atau hubungan adalah yang ada diantara satu atau lebih entity.

Relasi dapat menyatakan kejadian yang menghubungkan entity atau hanya persamaan logika yang ada di antara entity. Simbol relasi dapat dilihat pada gambar 3.3.

Relationship_1

Gambar 3.3 Relasi

Terdapat beberapa macam relasi antara entity yang satu dengan lainnya dalam suatu ERD (Whitten, Bentley & Dittman, 2004) :

• Cardinality

Mendefinisikan jumlah kemunculan baik minimun atau maksimum satu

entity yang berhubungan dengan entity lain. Kedua nilai tersebut dapat

menghasilkan tiga macam relasi, antara lain :

1. One to One

Satu anggota entity mempunyai hubungan dengan satu anggota entity

Gambar 3.4 Relasi one to one

2. One to Many

Satu anggota entity mempunyai hubungan dengan beberapa anggota

entity yang lain. Gambar 3.5 menggambarkan relasi one to many.

Gambar 3.5 Relasi one to many

3. Many to Many

Beberapa naggota entity mempunyai hubungan dengan beberapa anggota entity yang lain. Gambar 3.6 menggambarkan relasi many to many.

Gambar 3.6 Relasi many to many

• Mandatory

Mandatory digunakan untuk menandai apakah semua anggota entity

harus berelasi dengan yang lain atau tidak. Suatu entity disebut

mandatory jika semua aggotanya harus berhubungan dengan entity lain.

Mandatory akan diberi simbol ‘l’ pada relasinya. Jika ada anggota entity

yang tidak harus berhubungan dengna entity lain maka entity tersebut di sebut non mandatory/non obligator dan diberi simbol ‘o’. Gambar 3.7 menggambarkan mandatory yang terjadi dalam relasi tersebut.

Gambar 3.7 Mandatory

3.7 PHP

PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server.

Hasilnya akan dikirim ke client, tempat oemakai menggunakan browser. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis, artinya PHP dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini.

Pada saat ini, PHP cukup populer sebagai ganti piranti pemrograman

web, terutama di lingkungan linux. Walaupun demikian, PHP sebenarnya juga dapat berfungsi pada server-server yang berbasis UNIX, Windows NT dan Macintosh. PHP bersifat bebas dipakai dan tidak perlu membayar apapun untuk menggunakan perangkat lunak ini (Kadir, 2004).

3.7.1 Skrip PHP

Skrip PHP berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Hipertext

Markup Language (HTML) adalah bahasa standar untuk membuat

halaman-halaman web. Kode PHP diawali dengan <?php dan diakhiri dengan ?>. Pasangan kedua kode inilah yang berfungsi sebagai tag kode PHP. Berdasarkan tag inilah pihak server dapat memahami kode PHP dan kemudian memprosesnya. Hasilnya dikirim ke browser. Kode PHP menyerupai bahasa C (Kadir, 2004).

3.7.2 Variabel PHP

Variabel adalah suatu bentuk kata atau huruf atau string yang berfungsi untuk menyimpan suatu nilai didalamnya dapat diubah sewaktu-waktu. Aturan-aturan yang digunakan untuk menuliskan variabel dalam PHP adalah sebagai berikut (Nugroho, 2004) :

• Pendeklarasian variabel harus ditandai dengna string ($).

• Variabel dapat menggunakan huruf kecil maupun huruf besar atau perpaduan antara keduanya.

• Penulisan variabel tidak boleh menggunakan angka.

• Apabila ingin menggunakan angka sebagai variabel maka dapat menggunakan tanda underscore (_) untuk memulainya.

• Tidak boleh menggunakan bentuk-bentuk karakter yang tergolong ke dalam ASCII.

3.7.3 PHP dan Database

Salah satu kelebihan dari PHP adalah mampu berkomunikasi dengan berbagai database yang terkenal. Dengan demikian, PHP dapat menampilakn data yang bersifat dinamis yang diambil dari database.

Pada saat ini PHP sudah dapat berkomunikasi dengan berbagai database

meskipun dengan kelengkapan yang berbeda-beda. Beberapa diantaranya adalah (Kadir, 2004) :

• Microsoft Access • SQL Server • MySQL

• Oracle • Postgre SQL • Sybase, dsb.

3.7.4 Koneksi PHP dan MySQL

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk dapat menghubungkan program PHP dengan database MySQL adalah membuka koneksi. Hal tersebut dilakukan dengan melakukan ijin akses yang menunjuk pada alamat server dan soket yang dimiliki database MySQL tersebut.

Untuk melakukan pembukaan koneksi dengan database PHP memiliki fungsi yang disebut mysql_connect() dengan sintaks dasar sebagai berikut :

mysql_connect (sting host, sting username, sting password)

Sintaks di atas khususnya pada host dapat diisi dengan alamat server

MySQL tersebut berada. Apabila database MySQL berada pada komputer tempat membuat program maka menggunakan localhost sebagai nilainya. Sedangkan apabila letak dari database berada pada komputer lain maka menggunakan nomor IP sebagai alamat pemanggil (Nugroho, 2004).

3.8 MySQL

MySQL (My Structured Query Language) adalah salah satu jenis

database server yang sangat terkenal. Hal tersebut dikarenakan MySQL

menggunakan SQL sebagai bahasa dasara untuk mengakses database. SQL adalah suatu bahasa permintaan terstruktur yang telah distandarkan untuk semua program pengakses database. Pada MySQL, sebuah database mengandung satu atau

sejumlah tabel. Setiap tabel terdiri atas sejumlah beris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom (Kadir, 2009).

Penelitian adalah suatu proses untuk mencari sesuatu secara sistematik dalam kurun waktu tertentu. Agar memperoleh suatu hasil penelitian yang baik, representatif dan menyeluruh pada permasalahan yang diambil, maka diperlukan suatu sistematika penelitian. Adapun urutan langkah penelitian dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini dapat dilihat pada gambar 4.1.

Gambar 4.1 Diagram Penelitian

4.1 Metode Penelitian

Dalam penulisan dan penyelesaian laporan kerja praktek ini penulis melakukan beberapa aktifitas sebagai penunjang dalam pembuatan laporan kerja praktek, beberapa aktifitas yang dilakukan tersebut adalah sebagai berikut :

4.1.1 Observasi Pendahuluan

Observasi pendahuluan merupakan aktifitas awal yang dilaksanakan untuk menemukan ide atau solusi apa yang akan dipilih. Dalam penulisan laporan kerja praktek ini menerapkan pengamatan yang ada selama kerja praktek di bagian perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam), membandingkan bagaimana sistem yang dipakai di perusahaan dengan teori yang didapatkan di bangku kuliah.

4.1.2 Identifikasi Masalah

Dari observasi pendahuluan yang sebelumnya dilakukan, selanjutnya ditemukan adanya kesulitan pada bagian sirkulasi dalam melakukan proses entry

data, melayani proses peminjaman dan pengembalian, serta dalam menyajikan laporan yang selama ini masih menggunakan sistem manual. Oleh sebab itu maka dibutuhkan adanya suatu sistem yang dapat menangani proses-proses tersebut yang akan digunakan untuk proses sirkulasi di SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam).

4.1.3 Studi Pustaka dan Studi Lapangan

Tahap selanjutnya adalah melakukan studi lapangan untuk mempelajari secara langsung sistem yang digunakan oleh perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2

(As-Salam). Selain melalui studi lapangan, juga dilakukan studi pustaka yang akan digunakan untuk memecahkan batasan masalah tersebut. Adapun landasan teori yang digunakan dapat dilihat pada Bab III Landasan Teori.

4.1.4 Pengumpulan Data

Pada tahap ini dilakukan pencarian data mengenai prosedur-prosedur proses sirkulasi serta informasi-informasi lain yang berkaitan dengan kerja praktek ini.

4.2 Perencanaan Sistem

Dalam tahap perencanaan ini dilakukan pengumpulan data siswa, pegawai, koleksi, dan data sekolah secara lengkap. Pengumpulan data juga dilakukan dengan metode wawancara untuk mendapatkan informasi mengenai sistem lama yang digunakan dan kendala yang dihadapi oleh pihak perpustakaan.

Dari pengumpulan data dan informasi tersebut dilakukan penyusunan proses bisnis yang ada saat ini, membuat rencana kerja dan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan lebih lanjut.

Penyusunan sistem yang diterapkan saat ini dilakukan dalam bentuk gambaran umum sistem informasi perpustakaan yang terdiri dari sistem pendaftaran anggota baru, sistem peminjaman koleksi, dan sistem pengembalian koleksi yang diterapkan saat ini. Selain itu, untuk mengetahui perkembangan dari perpustakaan, maka juga akan dibuat sebuah sistem input pengunjung untuk mengetahui jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan berdasarkan periode tertentu.

4.2.1 Document Flow Pendaftaran Anggota Baru

Untuk alur pendaftaran anggota baru dimulai saat seseorang mengajukan permohonan menjadi anggota. Petugas perpustakaan akan menyediakan formulir dan calon anggota diminta untuk mengisi formulir tersebut. Setelah formulir telah diisi maka akan dikembalikan lagi pada petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan akan membuat kartu anggota yang akan di berikan kepada anggota baru.

4.2.2 Document Flow Peminjaman Koleksi

Pada proses peminjaman koleksi, anggota menyerahkan buku dan kartu anggota kepada petugas perpustakaan. Apabila memenuhi syarat, peminjaman akan dicatat dalam buku induk. Lalu anggota membubuhkan tanda tangan di kartu anggota dan menyerahkan kembali kartu anggota kepada petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan akan memberikan catatan tanggal pengembalian pada halaman buku paling belakang dan anggota dapat mengambil buku yang dipinjam.

4.2.3 Document Flow Pengembalian Koleksi

Proses pengembalian koleksi dimulai ketika anggota mengembalikan koleksi yang telah dipinjam kepada pihak perpustakaan. Saat itu petugas melakukan pengecekan pada buku induk dan kartu anggota milik peminjam untuk mengetahui apakah anggota memiliki keterlambatan atau tidak dalam mengembalikan koleksi tersebut.

Apabila ada keterlambatan maka anggota perpustakaan harus membayar denda yang telah ditentukan oleh pihak perpustakaan. Setelah denda yang dimiliki anggota telah terbayar lunas, barulah pihak perpustakaan akan mengembalikan kartu anggota milik peminjam. Buku yang telah dikembalikan kepada pihak perpustakaan akan dicatat sebagai data pengembalian koleksi perpustakaan pada buku induk pengembalian koleksi.

Sedangkan apabila peminjam tidak memiliki keterlambatan dalam mengebalikan koleksi perpustakaan, maka petugas perpustakaan langsung dapat mencatat data pengembalian tersebut ke dalam buku induk pengembalian koleksi.

Gambar 4.4 Document Flow Pengembalian Koleksi

4.3 Analisis Sistem

Dalam membangun sebuah sistem informasi perpustakaan juga dilakukan analisis sistem yang digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dan menentukan kebutuhan yang diharapkan. Untuk memenuhi hal tersebut dilakukan beberapa analisa, yaitu analisa teknologi, analisa informasi, dan analisa

user. Dalam sistem flow akan dijelaskan bagaimana alur pencatatan kunjungan anggota, pendaftaran anggota baru, pencatatan transaksi, dan pembuatan laporan.

4.3.1 Sistem Flow Pencatatan Kunjungan

Sebelum memasuki area perpustakaan, setiap anggota diwajibkan untuk mengisi data kunjungan. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi akan memudahkan petugas perpustakaan dalam membuat laporan data kunjungan. Sistem flow pencatatan data kunjungan dapat dilihat pada gambar 4.5.

4.3.2 Sistem Flow Pendaftaran Anggota Baru

Pada sistem pendaftaran anggota baru, setelah petugas menginputkan data calon anggota maka sistem akan mengecek apakah calon anggota tersebut sudah terdaftar atau belum, hal ini dilakukan untuk menghindari adanya redundansi data. Bila calon anggota memang belum terrdaftar, maka data anggota baru akan disimpan dalam table anggota. Setelah itu petugas perpustakaan akan membuatkan kartu anggota dan mencetaknya. Kartu anggota yang telah dicetak akan diberikan kepada anggota.

4.3.3 Sistem Flow Peminjaman Koleksi

Peminjaman koleksi dimulai saat peminjam memberikan kartu anggota dan buku yang akan dipinjam. Petugas perpustakaan akan menginputkan id anggota dan sistem akan mengecek apakah peminjam adalah anggota terdaftar atau bukan. Jika anggota telah terdaftar, sistem akan mengecek histori peminjaman sebelumnya, apakah anggota masih mempunyai tanggungan buku yang belum dikembalikan atau tidak. Sedangkan jika peminjam belum terdaftar pada keanggotaan perpsutakaan, maka peminjam diminta untuk mendaftar menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu.

Jika anggota sudah terdaftar dan masih memiliki tanggungan tetapi tidak melebihi kuota peminjaman maka petugas perpustakaan bisa menginputkan id buku yang akan dipinjam dan sistem akan menyimpan data peminjaman pada table peminjaman. Anggota yang masih memiliki tanggungan berupa buku koleksi yang dipinjam beserta denda, maka anggota tersebut diperkenankan meminjam buku yang baru dengan syarat mengembalikan dan membayar tanggungan denda yang dimiliki terlebih dahulu kepada pihak perpustakaan. Sistem flow peminjaman dapat dilihat pada gambar 4.7.

Aturan dalam peminjaman koleksi yaitu hanya anggota yang boleh meminjam, anggota dapat melakukan transaksi peminjaman selama jumlah item yang dipinjam tidak melebihi kuota yang dimiliki, dan peminjaman tidak dapat dilakukan apabila anggota memiliki denda atau belum mengembalikan koleksi.

Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman Koleksi

4.3.4 Sistem Flow Pengembalian Koleksi

Pengembalian koleksi dimulai ketika anggota memberikan buku yang dipinjam kepada petugas perpustakaan. Petugas akan menginputkan id anggota

yang terdapat pada halaman buku paling belakang dan sistem akan mengecek keanggotaan. Setelah itu petugas perpustakaan akan menginputkan id buku yang akan dikembalikan dan sistem akan mengecek apakah ada keterlambatan atau tidak. Jika ada keterlambatan, sistem akan menghitung denda keterlambatan berdasarkan aturan denda yang telah ditentukan. Setelah denda telah dibayar, sistem akan menyimpan data pengembalian pada table pengembalian.

Gambar 4.8 Sistem Flow Pengembalian Koleksi

Aturan dalam pengembalian koleksi yaitu koleksi yang dikembalikan harus sesuai dengan data koleksi yang dipinjam, membayar denda apabila

terlambat mengembalikan koleksi yang besarnya telah ditentukan oleh perpustakaan.

4.3.5 Sistem Flow Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan dimulai ketika petugas perpustakaan menginputkan kategori laporan yang diinginkan. Sistem akan memproses laporan yang diminta dan menampilkannya. Laporan yang telah ditampilkan dapat dicetak atau tidak sesuai dengan kebijakan perpustakaan.

4.4 Perancangan Sistem

Dari analisis sistem diatas maka dibentuk Entity Relation Diagram pada Sistem Informasi Perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) yang terdiri dari Context Diagram, DFD Level 0, DFD Level 1, Conceptual Data

Model, dan Physical Data Model.

4.4.1 Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram

(DFD). Dimana dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari sistem informasi perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) yaitu berupa data-data apa saja yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang berpengaruh dalam setiap proses didalamnya. Adapun gambar context diagram

tersebut dapat dilihat pada gambar 4.10.

laporan_denda laporan_pengembalian laporan_peminjaman laporan_kunjungan laporan_anggota status_denda vonis_denda informasi_status_buku data_pengembalian informasi_tgl_kembali data_peminjaman informasi_kunjungan id_anggota kartu_anggota data_anggota 0

Sistem Informasi Perpustakaan pada SD AlFalah Tropodo 2 (AsSalam)

+ Anggota

Kepala Perpustakaan

4.4.2 Hierarchy Input Proses Output (HIPO)

Pada gambar 4.11 adalah struktur HIPO dari Sistem Informasi Perpustakaan SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam). Proses yang ada meliputi pendaftaran anggota, pencatatan data kunjungan, peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, dan pembuatan laporan. Setiap proses akan dijabarkan lebih lanjut pada level berikutnya.

Gambar 4.11 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan

Proses pendaftaran anggota terdiri dari tiga sub-proses, yaitu mengecek data anggota, menyimpan data anggota, dan mencetak kartu anggota. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.12

Gambar 4.12 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Pendaftaran Anggota.

Proses pencatatan data kunjungan meliputi proses mengecek id anggota dan menyimpan data kunjungan. Pendataan pengunjung terjadi sebelum melakukan peminjaman atau ketika memasuki area perpustakaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.13.

Gambar 4.13 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Kunjungan

Pada gambar 4.14 adalah struktur HIPO level tiga, yaitu proses peminjaman. Proses yang ada meliputi mengecek data peminjaman, mengecek peminjaman sebelumnya, menghitung tanggal kembali, menyimpan data peminjaman, dan mengupdate status koleksi.

Gambar 4.14 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Peminjaman

Pada gambar 4.15 adalah struktur HIPO level empat, yaitu proses pengembalian. Proses yang ada meliputi mengecek keanggotaan, cek peminjaman sebelumnya, mengecek keterlambatan, perhitungan denda, menyimpan data pengembalian, dan update status koleksi.

Gambar 4.15 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Pengembalian

Proses yang terakhir pada struktur HIPO level satu ini adalah proses pembuatan laporan yang meliputi sub proses memilih kategori laporan, memilih periode laporan, dan mencetak laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.16.

Gambar 4.16 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Pembuatan Laporan

Dalam struktur HIPO level satu proses pengembalian terdapat sub proses perhitungan denda yang dapat di decompose sehingga menghasilkan struktur HIPO level dua proses perhitungan denda yang didalamnya meliputi proses mengecek data peminjaman oleh anggota dan menghitung denda. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.17.

Gambar 4.17 Hierarchy Process Sistem Informasi Perpustakaan Proses Perhitungan Denda.

4.4.3 Data Flow Diagram

Berikut ini adalah data flow diagram sistem informasi pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam). Dalam data flow diagram pada sistem informasi perpustakaan dibawah ini terdapat dua level, yaitu data flow diagram level 0 dan

data flow diagram level 1.

A. DFD Level 0

Dalam data flow diagram level 0 digambarkan secara global proses-proses apa saja yang ada dalam sistem informasi perpustakaan. DFD level 0 terdiri dari lima proses, yaitu pendaftaran anggota baru, pencatatan data

kunjungan, peminjaman, pengembalian, dan pembuatan laporan. Setiap proses akan dijelaskan pada sub level dibawahnya. Setiap proses mempunyai database

untuk menyimpan data dan mengambil data. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.18.

B. DFD Level 1 Proses Maintenance Data Anggota

Gambar 4.19 adalah DFD level 1 proses pendaftaran anggota yang terdiri dari tiga sub-proses yaitu mengecek data anggota, menyimpan data anggota, dan mencetak kartu anggota.

kartu_anggota

data_anggota_baru detail_data_anggota

simpan_data_anggota cek_data_anggota

data_anggota Anggota

1 Anggota 1

Mengecek Data Anggota

2

Menyimpan Data Anggota

3

Mencetak Kartu Anggota

update_status_koleksi_kembali laporan_data_pengembalian laporan_data_denda laporan_data_peminjaman data_kunjungan laporan_data_anggota laporan_denda laporan_pengembalian laporan_peminjaman laporan_kunjungan laporan_anggota simpan_data_pengembalian data_aturan_kembali data_aturan_pinjam cek_data_peminjaman_sebelumnya cek_id_anggota_kembali status_denda vonis_denda data_pengembalian update_status_koleksi_pinjam simpan_data_peminjaman cek_koleksi_pinjam cek_data_peminjaman cek_id_anggota_pinjam informasi_tgl_kembali data_peminjaman simpan_data_kunjungan cek_id_anggota informasi_kunjungan id_anggota cek_data_anggota simpan_data_anggota kartu_anggota data_anggota Anggota Kepala Perpustakaan 1 Pendaftaran Anggota + 2 Kunjungan + 1 Anggota 2 Kunjungan 3 Peminjaman + 3 Peminjaman 4 Koleksi 4 Pengembalian + 5 Pengembalian 6 Aturan 5 Pembuatan Laporan +

C. DFD Level 1 Proses Kunjungan

Proses kunjungan yang dimaksud adalah proses pencatatan data pengunjung perpustakaan. Proses ini terdiri dari dua sub proses, yaitu mengecek id anggota dan menyimpan data kunjungan. Sebelum proses mengecek id anggota berjalan, sebelumnya pengunjung harus menginputkan id anggota yang dimiliki. Saat itulah sistem mengecek validitas id anggota yang diinputkan oleh pengunjung. Jika hasilnya valid, maka sistem akan menyimpan data pengunjung tersebut ke tabel kunjungan. DFD level 1 proses kunjungan dapat dilihat pada gambar 4.20.

simpan_data_kunjungan informasi_kunjungan

data_id_anggota

cek_id_anggota id_anggota

Anggota

1 Anggota

2 Kunjungan 1

Mengecek Id Anggota

2

Menyimpan Data Kunjungan

Gambar 4.20 Data Flow Diagram Level 1 Proses Kunjungan

Dalam proses kunjungan setiap anggota yang berkunjung harus menginputkan id anggota yang dimiliki. Jika yang berkunjung ke perpustakaan tersebut belum menjadi anggota perpustakaan, maka pengunjung tidak harus mengisi id angota pada sistem input pengunjung,

D. DFD Level 1 Proses Peminjaman

Gambar 4.21 adalah DFD level 1 proses peminjaman yang tediri dari lima sub-proses, yaitu mengecek data peminjaman, mengecek peminjaman sebelumnya, menghitung tanggal kembali, menyimpan data peminjaman, dan mengupdate status koleksi.

data_pinjam tanggal_kembali update_status_koleksi_pinjam simpan_data_peminjaman data_aturan_pinjam informasi_tgl_kembali id_anggota_pinjam cek_data_peminjaman cek_koleksi_pinjam cek_id_anggota_pinjam data_peminjaman Anggota 1 Anggota 3 Peminjaman 4 Koleksi 6 Aturan 1

Mengecek Data Peminjaman

2

Mengecek Peminjaman Sebelumnya

3

Menghitung Tanggal Kembali

4

Menyimpan Data Peminjaman

5

Mengupdate Status Koleksi

E. DFD Level 1 Proses Pengembalian

Gambar 4.22 adalah DFD level 1 proses pengembalian yang tediri dari enam sub-proses, yaitu mengecek keanggotaan, cek peminjaman sebelumnya, mengecek keterlambatan, perhitungan denda, menyimpan data pengembalian, dan update status koleksi.

data_keterlambatan cek_peminjaman cek_keterlambatan detail_data_peminjaman informasi_status_buku update_status_koleksi_kembali data_kembali simpan_data_pengembalian status_denda vonis_denda data_aturan_kembali cek_data_peminjaman_sebelumnya id_anggota_kembali cek_id_anggota_kembali data_pengembalian Anggota 1 Anggota 3 Peminjaman 6 Aturan 5 Pengembalian 1 Mengecek keanggotaan 2

Cek Peminjaman Sebelumnya

3

Perhitungan Denda

+

4

Menyimpan Data Pengembalian

4 Koleksi 5

Update Status Koleksi 6

Mengecek Keterlambatan

F. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

Gambar 4.23 adalah DFD level 1 proses pembuatan laporan yang tediri dari tiga sub-proses, yaitu memilih kategori laporan, memilih periode laporan, dan mencetak laporan. laporan_denda laporan_kunjungan laporan_pengembalian laporan_anggota laporan_peminjaman data_periode_dipilih data_kategori_dipillih laporan_data_pengembalian laporan_data_denda laporan_data_peminjaman data_kunjungan laporan_data_anggota Kepala Perpustakaan 1 Anggota

2 Kunjungan 3 Peminjaman

5 Pengembalian 5 Pengembalian 1

Memilih Kategori Laporan

2

Memilih Periode Laporan

3

Mecetak Laporan

Gambar 4.23 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pembuatan Laporan

G. DFD Level 2 Proses Perhitungan Denda

Gambar 4.24 adalah DFD level 2 proses perhitungan denda yang tediri dari dua sub-proses, yaitu mengecek data peminjaman oleh anggota dan menghitung denda berdasarkan table aturan.

vonis_denda data_aturan_kembali data_terlambat_kembali

cek_peminjaman

Anggota

6 Aturan

3 Peminjaman

1

Mengecek Data Peminjaman oleh Anggota

2

Menghitung Denda

Gambar 4.24 Data Flow Diagram Level 2 Proses Perhitungan Denda

4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan

tabel yang digunakan dalam database sistem informasi perpustakaan. ERD terdiri dari 2 macam, yakni Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model

(PDM). Berikut penjelasan dari masing-masing jenis ERD tersebut.

A. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual data model pada sistem informasi perpustakaan merupakan

gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem. Gambar CDM tersebut dapat dilihat pada gambar 4.25.

B. Physical Data Model (PDM)

Physical data model pada sistem informasi perpustakaan merupakan

gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem beserta hasil relasi dari hubungan antar table yang terkait. Adapun gambar PDM tersebut dapat dilihat pada gambar 4.26.

4.4.5 Struktur Tabel

Dalam merancang struktur tabel, yang perlu diperhatikan meliputi nama tabel, atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key dan foreign key.

Dari hasil generate ERD diatas maka dapat dibuat struktur table untuk sistem informasi perpustakaan seperti pada uraian berikut :

1. Table Kunjungan

Primary Key : NO_KUNJUNGAN Foreign Key : ID_ANGGOTA

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data anggota yang berkunjung ke perpustakaan.

Tabel 4.1 Kunjungan

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. NO_KUNJUNGAN VARCHAR 15 PRIMARY

KEY

No. urut kunjungan 2. ID_ANGGOTA VARCHAR 15 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel anggota

3. TGL_MASUK DATE NOT NULL Tanggal saat

berkunjung

4. JAM_MASUK TIME NOT NULL Jam saat

berkunjung

2. Table Aturan

Primary Key : ID_ATURAN Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data aturan kebijakan perpustakaan.

Tabel 4.2 Aturan

No. Field Type Length Constraint Keterangan

1. ID_ATURAN VARCHAR 5 PRIMARY

KEY

No. urut aturan.

2. NAMA_ATURAN VARCHAR 50 NOT

NULL

0 = siswa atau 1 = pegawai.

3. MAX_PINJAM INT NOT

NULL Max peminjaman. untuk masing-masing nama aturan.

4. LAMA_PINJAM INT NOT

NULL Lama peminjaman untuk masing-masing nama aturan.

5. DENDA_PER_HARI INT NUT

NULL

Jumlah denda yang ditetapkan.

3. Table Petugas

Primary Key : ID_PETUGAS Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data petugas perpustakaan. Tabel 4.3 Petugas

No. Field Type Length Constraint Keterangan

1. ID_PETUGAS VARCHAR 15 PRIMARY

KEY

NIP

2. NAMA_PETUGAS VARCHAR 50 NOT

NULL

Nama dari petugas.

3. ALAMAT_PETUGAS VARCHAR 100 NOT

NULL

Alamat dari petugas. 4. JNS_KELAMIN_PETUGAS VARCHAR 1 CHECK 0 = pria/ 1 = wanita.

5. NO_TELP_PETUGAS CHAR 15 NOT NULL

No. telp petugas.

6 PASSWORD VARCHAR 50 NOT

NULL

Password untuk login

4. Table Anggota

Primary Key : ID_ANGGOTA Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data anggota perpustakaan. Tabel 4.4 Anggota

No. Field Type Length Constraint Keterangan

1. ID_ANGGOTA VARCHAR 15 PRIMARY

KEY

NIS/ NIP

2. NAMA_ANGGOTA VARCHAR 50 NOT

NULL

Nama dari anggota.

3. ALAMAT_ANGGOTA VARCHAR 100 NOT

NULL

Alamat dari anggota. 4. JNS_KELAMIN_ANGGOTA VARCHAR 1 CHECK 0 = pria

atau 1 = wanita.

5. NO_TELP_ANGGOTA CHAR 15 NOT

NULL

No. telp anggota.

5. Table Koleksi

Primary Key : ID_KOLEKSI

Foreign Key : ID_PENERBIT, ID_KATEGORI, ID_JENIS, ID_KOTA Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data koleksi perpustakaan.

Tabel 4.5 Koleksi

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KOLEKSI VARCHAR 20 PRIMARY

KEY

Diambil dari jenis koleksi dan nomor urut koleksi. 2. ID_PENERBIT VARCHAR 5 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel penerbit. 3. ID_KATEGORI VARCHAR 5 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel kategori.

4. ID_JENIS VARCHAR 5 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel jenis.

5. ID_KOTA VARCHAR 5 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel kota.

6. JUDUL VARCHAR 150 NOT

NULL

Berdasarkan judul koleksi. 7. BAHASA VARCHAR 30 NULL Bahasa yang

digunakan dalam koleksi.

8. TAHUN_TERBIT DATE NOT

NULL

Tahun koleksi diterbitkan.

9. JILID VARCHAR 20 NULL Nomor jilid

koleksi.

10. ISBN CHAR 30 NOT

NULL

Nomor ISBN 11. PENERJEMAH VARCHAR 30 NULL Nama dari

penerjemah koleksi.

12. EDISI VARCHAR 15 NULL Nomor

cetakan. 13. RINGKASAN VARCHAR 500 NULL Rangkuman

isi koleksi. 14. STATUS NUMERIC 2,0 CHECK 0 = ada atau

6. Table Penerbit

Primary Key : ID_PENERBIT Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data penerbit dari koleksi perpustakaan.

Tabel 4.6 Penerbit

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_PENERBIT VARCHAR 5 PRIMARY

KEY

Diambil dari nomor urut. 2. NAMA_PENERBIT VARCHAR 50 NOT

NULL

Nama instansi penerbit.

7. Table Jenis

Primary Key : ID_JENIS Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data jenis dari koleksi perpustakaan.

Tabel 4.7 Jenis

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_JENIS VARCHAR 5 PRIMARY

KEY

Diambil dari nomor urut.

2. NAMA_JENIS VARCHAR 50 NOT NULL

Nama jenis koleksi.

8. Table Kategori

Primary Key : ID_KATEGORI Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data kategori dari jenis koleksi perpustakaan.

Tabel 4.8 Kategori

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KATEGORI VARCHAR 5 PRIMARY

KEY

Diambil dari nomor urut. 2. NAMA_KATEGORI VARCHAR 50 NOT

NULL

Nama kategori.

9. Table Kota

Primary Key : ID_KOTA Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data kota dimana koleksi perpustakaan diterbitkan.

Tabel 4.9 Kota

No. Field Type Length Constraint Keterangan

1. ID_KOTA VARCHAR 5 PRIMARY

KEY

Diambil dari nomor urut. 2. NAMA_KOTA VARCHAR 50 NOT NULL Nama kota.

10. Table Pengarang

Primary Key : ID_PENGARANG Foreign Key : -

Tabel 4.10 Pengarang

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_PENGARANG VARCHAR 10 PRIMARY

KEY

Diambil dari nomor

urut. 2. NAMA_PENGARANG VARCHAR 50 NOT

NULL

Nama pengarang. 11. Table Detail Pengarang

Primary Key : ID_KOLEKSI, ID_PENGARANG Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detail pengarang. Tabel 4.11 Detail Pengarang

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KOLEKSI VARCHAR 20 PRIMARY

KEY

Diambil dari tabel koleksi. 2. ID_PENGARANG VARCHAR 10 NOT

NULL

Diambil dari tabel pengarang.

12. Table Peminjaman

Primary Key : ID_PINJAM

Foreign Key : ID_ANGGOTA, ID_ATURAN

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data peminjaman ketika anggota meminjam buku yang dipilih.

Tabel 4.12 Peminjaman

No. Field Type Length Constraint Keterangan

1. ID_PINJAM VARCHAR 20 PRIMARY

KEY

Berdasarkan nomor urut.

2. ID_ANGGOTA VARCHAR 15 FOREIGN KEY

Diambil dari tabel

anggota.

3. ID_ATURAN VARCHAR 5 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel

aturan.

4. TGL_PINJAM DATE Tanggal

transaksi dilakukan.

5. TGL_HARUS_KEMBALI DATE Diambil

dari hasil perhitungan berdasarkan tabel aturan.

13. Table Detail Peminjaman

Primary Key : ID_PINJAM, ID_KOLEKSI Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detail peminjaman. Tabel 4.13 Detail Peminjaman

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_PINJAM VARCHAR 20 PRIMARY

KEY

Diambil dari tabel peminjaman. 2. ID_KOLEKSI VARCHAR 20 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel koleksi.

14. Table Pengembalian

Primary Key : ID_KEMBALI

Foreign Key : ID_ANGGOTA, ID_ATURAN

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data pengembalian ketika anggota mengembalikan buku yang dipinjam.

Tabel 4.14 Pengembalian

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KEMBALI VARCHAR 20 PRIMARY

KEY

Diambil dari nomor urut. 2. ID_ANGGOTA VARCHAR 15 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel anggota. 3. ID_ATURAN VARCHAR 5 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel aturan.

4. TGL_KEMBALI DATE NOT

NULL

Tanggal transaksi pengembalian

dilakukan.

5. DENDA INT NULL Hasil perhitungan

dari keterlambatan berdasarkanntabel

aturan 6. STATUS_DENDA VARCHAR 10 CHECK 0 = Lunas atau 1

= Belum terbayar.

15. Table Detail Pengembalian

Primary Key : ID_KEMBALI, ID_KOLEKSI Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data detail pengembalian. Tabel 4.15 Detail Pengembalian

No. Field Type Length Constraint Keterangan 1. ID_KEMBALI VARCHAR 20 PRIMARY

KEY

Diambil dari tabel pengembalian. 2. ID_KOLEKSI VARCHAR 20 FOREIGN

KEY

Diambil dari tabel koleksi.

4.4.6 Desain Input Output

Desain input output merupakan langkah perancangan untuk membantu dalam pembuatan sistem agar lebih mudah dan lebih cepat dalam proses pembuatan sistem nantinya.

Form login digunakan untuk melakukan verifikasi apakah user yang ingin menggunakan sistem mempunyai hak untuk menggunakan sistem tersebut atau tidak.

Gambar 4.27 Rancangan Form Login.

Form ini juga dapat digunakan untuk mempermudah pemeriksaan hak akses dari user yang ingin menggunakan sistem. Untuk pengaturan user yang ingin dapat mengakses sistem yang ada dilakukan pada form petugas.

Untuk pembuatan user baru yang dapat mengakses sistem digunakan form petugas yang berisi id petugas yang akan digunakan sebagai username, data petugas beserta password yang akan digunakan user tersebut dalam melakukan login.

Form anggota digunakan untuk membantu proses penyimpanan data-data anggota, terutama saat adan anggota baru yang mendaftar pada perpustakaan.

Gambar 4.29 Rancangan Form Anggota.

Berikutnya adalah form jenis yang digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data-data jenis koleksi perpustakaan. Form jenis dapat dilihat pada gambar 4.30.

Form selanjutnya adalah form kategori yang diguankan untuk melakukan maintenance terhadap data-data kategori jenis koleksi perpustakaan. Form kategori dapat dilihat pada gambar 4.31.

Gambar 4.31 Rancangan Form Kategori.

Berikutnya adalah form pengarang yang digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data-data pengarang dari koleksi yang ada di perpustakaan.

Gambar 4.32 Rancangan Form Pengarang.

Form selanjutnya adalah form penerbit yang digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data-data penerbit dari koleksi yang ada di perpustakaan.

Form kota digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data-data kota tempat koleksi yang ada di perpustakaan diterbitkan.

Gambar 4.34 Rancangan Form Kota.

Form koleksi digunakan untuk melakukan input data koleksi yang akan ditambahkan ke dalam database sistem informasi perpustakaan. Pada form ini user dapat menginputkan data-data koleksi seperti judul, jenis, kategori, pengarang, penerbit, kota, tahun terbit, bahasa, jilid, ISBN, penerjemah, edisi, ringkasan, dan status.

Form aturan digunakan untuk melakukan maintenance terhadap data aturan yang ditetapkan di perpustakaan.

Gambar 4.36 Rancangan Form Aturan.

Form peminjaman digunakan untuk melakukan entry data saat anggota melakukan peminjaman koleksi di perpustakaan.

Pada form ini dapat juga diperiksa apakah anggota tersebut masih aktif atau tidak. Saat mengisi id koleksi, secara otomatis data koleksi tersebut akan muncul pada textbox yang sudah tersedia.

Untuk form berikutnya adalah form pengembalian yang berfungsi untuk melakukan entry data pengembalian ketika ada anggota yang mengembalikan koleksi. Pada form juga terdapat informasi apakah anggota tersebut memiliki denda atau tidak saat melakukan pengembalian.

Gambar 4.38 Rancangan Form Pengembalian.

Form kunjungan digunakan untuk mecatat data anggota yang berkunjung ke perpustakaan. Dalam form ini dapat diketahui kapan dan jam berapa anggota tersebut berkunjung ke perpustakaan.

Gambar 4.40 merupakan desain output laporan data anggota perpustakaan. Laporan ini digunakan untuk menampilkan data anggota yang ada di perpustakaan.

Gambar 4.40 Rancangan Form Laporan Data Anggota.

Gambar 4.41 merupakan desain output laporan kunjungan. Laporan ini digunakan untuk menampilkan data kunjungan perpustakaan.

Gambar 4.42 merupakan desain output laporan transaksi peminjaman. Laporan transaksi peminjaman digunakan untuk menampilkan data transaksi peminjaman yang ada pada perpustakaan.

Gambar 4.42 Rancangan Form Laporan Peminjaman.

Gambar 4.43 merupakan desain output laporan transaksi pengembalian. Laporan transaksi pengembalian digunakan untuk menampilkan data transaksi pengembalian yang ada pada perpustakaan.

Gambar 4.44 merupakan desain output laporan denda. Laporan ini menampilkan data pada pemasukan denda yang telah dibayarkan oleh anggota yang melakukan keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan.

Gambar 4.44 Rancangan Form Laporan Denda.

4.5 Implementasi Sistem

Tahap implementasi adalah tahapan yang dilakukan untuk menyelesaikan rancangan sistem yang ada dalam dokumen yang disetujui, menguji, menginstal, dan memulai penggunaan sistem baru atau yang diperbaiki.

4.5.1 Form Login

Form login digunakan untuk masuk ke dalam sistem informasi perpustakaan. Petugas dapat memasukkan username dan password yang telah ditentukan.

Gambar 4.45 Form Login.

4.5.2 Form Home

Form home adalah form yang akan muncul pertama kali setelah petugas selesai melakukan proses login. Pada form ini terdapat beberapa menu, yaitu master data, koleksi, sirkulasi, setting, laporan, dan logout.

103

Tabel 4.19 Evaluasi Uji Coba Transaksi Pengambalian

No. Tujuan Input Hasil yang

diharapkan Output Sistem 1. 2. Menginputkan id anggota Tambah data baru ke tabel pengembalian

1. Menekan tombol enter untuk mengecek apakah id anggota tersebut terdaftar atau tidak.

2. Menekan tombol kembali pada kolom aksi.

1. Muncul pesan “Id anggota terdaftar”

2. Muncul pesan “Koleksi telah kembali”

1. Sukses. 2. Muncul

pesan “Id anggota terdaftar”.

3. Sukses. 4. Data berhasil

ditambahkan. 5. Muncul pesan

“Koleksi telah kembali”. Uji coba tabel 4.19 nomor 1 menghasilkan pesan konfirmasi dari data anggota yang diinputkan yang ditandai dengan tampilnya pesan seperti pada gambar 4.74.

104

Uji coba tabel 4.19 nomor 2 menghasilkan pesan konfirmasi dari data pengembalian yang dimasukkan pada tabel pengembalian yang ditandai dengan tampilnya pesan konfirmasi seperti pada gambar 4.75.

Gambar 4.75 Pesan Konfirmasi.

4.6.3 Hasil Uji Coba Form Transaksi Kunjungan

Adapun proses hasil uji coba mengelola data transaksi kunjungan ini bertujuan untuk mengetahui serta menentukan keberhasilan pada sistem form data transaksi kunjungan.

Tabel 4.20 Data Transaksi Kunjungan Id Anggota Nama Anggota ANG0003 Ahmad Firdaus

Pada pengelolaan data transaksi kunjungan hanya terdapat satu proses manipulasi data, yaitu proses penyimpanan untuk data transaksi kunjungan baru dengan menekan tombol enter.

105

Tabel 4.21 Evaluasi Uji Coba Transaksi Kunjungan

No. Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output Sistem 1. Tambah data

baru ke tabel kunjungan

1. Menekan tombol enter untuk mengecek apakah id anggota tersebut terdaftar/ tidak.

1. Muncul pesan “Selamat Datang”

1. Sukses. 2. Muncul

pesan “Selamat Datang”.

Uji coba tabel 4.21 nomor 1 menghasilkan pesan konfirmasi dari data anggota yang diinputkan yang ditandai dengan tampilnya pesan konfirmasi seperti pada gambar 4.76.

Gambar 4.73 Pesan Konfirmasi.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi perpustakaan pada SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) telah dibuat dan berjalan dengan baik serta mampu menangani input pengunjung secara terkomputerisasi yang dapat mencatat pengunjung perpustakaan dan juga menangani proses sirkulasi, yaitu peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, maintenance data anggota dan koleksi perpustakaan, dan menyajikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam periode tertentu secara efektif dan efisien.

5.2 Saran

Beberapa hal berikut penulis harapkan dapat menjasi masukan bagi SD Al-Falah Tropodo 2 (As-Salam) untuk kemajuannya di masa yang akan datang, antara lain :

1. Sistem yang sudah dibuat perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut dengan menambahkan beberapa fungsi lain, seperti fungsi pemesanan, fungsi penagihan, fungsi pengadaan koleksi.

2. Sistem yang sudah dibuat perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut dengan mengintegrasikan dengan fungsi katalog dalam bentuk client server.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi Aksara.

Bunafit, Nugroho. 2004. Database Relasional Dengan MySQL. Yogyakarta : Andi Offset.

Hartono, Jogiyanto, MBA. Ph.D. 2004. Analisis dan Disain, Yogyakarta : Andi Yogyakarta.

Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain : Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.

Kadir, Abdul. 2009. Membuat Aplikasi Web dengan PHP dan Database MySQL. Yogyakarta : Andi Offset.

Kendall & Kendall. 2003. Analisa dan Perancangan Sistem. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid I. Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia.

McLeod. JR, Raymond dan P. Schell, George. 2007. Sistem Informasi Manajemen Edisi Kesembilan. Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Muttaqien, Arip. 2005. Membangun Perpustakaan Berbasis konsep Knowledge Managemen : Transformasi Menuju Research College dan Perguruan

Tinggi Berkualitas Internasional. Jurnal :

http://152.118.24.150/files/Arip_Muttaqien.pdf (diakses tanggal 25

Februari 2012).

Robert K Leicth dan K Roscoe Davis. 1983. Accounting Information System. New Delhi : Overseas Office.

Romney, Marshall B, and Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information System (10th edition). New Jersey : Prentice-Hall, Inc.

Sjahrial-Pamuntjak. 1976. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Sumadji, Sunaryo. 2000. Belajar Database dengan ASP. Semarang : Wahana Komputer.

Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C. 2004. System Analysis And Design Methods. New York : McGraw-Hill.