14
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Langkah-langkah pelaksanaan analisis dan perancangan sistem informasi penjualan gas pada CV. Berkat Alam Sejahtera ini akan menggunakan metode
System Development Life Cycle SDLC, karena merupakan metode pengembangan yang terstruktur dan digunakan oleh sebagian besar perusahaan
saat ini Turban, 2007. Adapun diagram yang menggambarkan langkah-langkah tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral
1. Identifikasi
Masalah 2.
Analisis Sistem
3. Perancangan
Sistem 4.
Pembuatan Program
5. Desain
Uji Coba 6.
Impelementasi 7.
Evaluasi
Gambar 3.1 Diagram Pelaksanaan Sistem Informasi Penjualan Gas
3.1.1 Identifikasi Masalah
Dalam pengumpulan data sebagai penyusunan laporan dan penyelesaian masalah dalam penelitian ini, dilakukan dengan survei dan wawancara pada CV.
Berkat Alam Sejahtera. Kegiatan survei dan wawancara ini dilakukan untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam membuat sistem informasi
penjualan gas. Dari hasil pengamatan, permasalahan dalam penjualan gas antara lain,
bagian admin penjualan sangat kesulitan untuk mengetahui jatuh tempo piutang masing-masing pelanggan, sehingga bagian admin penjualan kesulitan dalam
Sistem Informasi Penjualan Gas
penagihan piutang terhadap pelanggan. Dalam Proses pendaftaran pelanggan baru, masih sering terjadi pendaftaran pelanggan yang sama dan proses pencarian
pelanggan karena banyaknya data pelanggan yang dicatat dalam buku. Bagian admin penjualan kesulitan dalam memantau stok tabung di gudang sehingga
banyak permintaan yang ditolak oleh bagian admin penjualan. Penjualan yang dibahas pada penelitian ini adalah penjualan secara tunai
dan kredit yang dilakukan oleh perusahaan. Berikut ini adalah gambaran proses bisnis dari hasil identifikasi yang ada, digambarkan dalam document flow berikut
ini.
A. Document Flow Transaksi Penjualan
Pada proses transaksi penjualan dimulai dari pelanggan melakukan pemesanan, lalu memberikan daftar pesanan ke bagian admin penjualan. Admin
penjualan akan melakukan pengecekan apakah pelanggan baru? Jika pelanggan baru, admin penjualan akan mencatat data pelanggan dan menyimpan di buku
pelanggan. Jika tidak, maka admin penjualan akan membuat daftar pesanan pelanggan dan memberikan kepada bagian petugas gudang. Petugas gudang akan
melakukan pengecekan ketersediaan tabung. Jika tabung tidak tersedia maka pemesanan akan dibatalkan. Bila tersedia, maka petugas gudang akan melakukan
konfirmasi ke admin penjualan bahwa stok tabung tersedia. Admin penjualan akan membuat faktur penjualan dan membuat laporan penjualan untuk diberikan
kepada owner. Faktur penjualan akan diberikan kepada pelanggan dan petugas gudang, petugas gudang akan menyiapkan tabung serta membuat surat jalan untuk
pelanggan. Petugas lapangan akan mengirimkan tabung gas kepada pelanggan dan
memberikan faktur penjualan dan surat jalan untuk pelanggan. Document Flow transaksi penjualan CV. Berkat Alam Sejahtera dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Dokumen Flow Transaksi Penjualan Pelanggan
Admin Penjualan Petugas Gudang
Owner Petugas Lapangan
P h
a s
e
Start Melakukan
Pemesanan
Pelanggan Baru
Mencatat Data Pelanggan
Ya
Pelanggan
Membuat Daftar Pesanan Pelanggan
Daftar Pesanan Pelanggan
Daftar Pesanan Pelanggan
Cek Stok Tabung Tabung Tersedia
4
Membuat Surat Jalan
Surat Jalan Surat Jalan
Mencatat Laporan Penjualan
Laporan Penjualan Laporan Penjualan
5
3 3
Laporan Penjualan
5 Surat Jalan
End Tidak
4
Surat Jalan Faktur
1 2
Faktur
Membuat Faktur Daftar Pemesanan
Daftar Pemesanan
5 Surat Jalan
2 Faktur
Tidak Konfirmasi
Ya
Konfirmasi
Faktur 2
1 Faktur
Melakukan Pengecekan
Pelanggan
Gambar 3.2 Document Flow Penjualan Gas
B. Document Flow Pembayaran Tunai
Pada proses pembayaran tunai, pelanggan akan melakukan pembayaran tabung gas kepada petugas lapangan lalu petugas lapangan akan memberikan
pembayaran tabung gas kepada admin penjualan. Admin penjualan akan membuat faktur dan memberikan kepada petugas lapangan, petugas lapangan akan
memberikan faktur kepada pelanggan. Document flow transaksi pembayaran tunai dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Document Flow Pembayaran Tunai
Pelanggan Admin Penjualan
Petugas Lapangan
P h
a se
Start Melakukan
Pembayaran Pembayaran
Tabung Gas Pembayaran
Tabung Gas Validasi
Status Lunas Faktur Berstatus
Lunas Faktur
Faktur End
Pembayaran Tabung Gas
Faktur
Gambar 3.3 Document Flow Transaksi Pembayaran Tunai
C. Document Flow Pembayaran Kredit
Pada proses pembayaran kredit, pelanggan pembayaran kepada petugas lapangan dan petugas lapangan akan memberikan kepada admin penjualan.
Admin penjualan akan akan mengecek pembayaran, jika pembayaran = faktur penjualan, maka akan melakukan validasi lunas dan membuat nota pembayaran
untuk pelanggan. Jika tidak, admin penjualan akan melakukan validasi belum
lunas dan membuat nota pembayaran untuk pelanggan serta menulis piutang pelanggan ke buku besar. Document flow transaksi pembayaran kredit dapat
dilihat pada Gambar 3.4.
Document Flow Pembayaran Kredit
Pelanggan Admin Penjualan
Petugas Lapangan
P h
a se
Start Melakukan
Pembayaran Pembayaran
Tabung Gas Pembayaran
Tabung Gas Cek
Pembayaran Pembayaran
Tabung Gas = Faktur
Validasi Status Lunas
Ya
Faktur Berstatus Lunas
Nota Pembayaran
Nota Pembayaran
Validasi Status Belum
Lunas Tidak
Nota Pembayaran
Mencatat Buku Piutang
Buku Besar
End Nota
Pembayaran Pembayaran
Tabung Gas
Nota Pembayaran
Nota Pembayaran
Nota Pembayaran
Gambar 3.4 Document Flow Transaksi Pembayaran Kredit
D. Document Flow Pengembalian Tabung Gas
Pada proses pengembalian tabung, petugas gudang akan mengecek data penjualan gas, lalu konfirmasi ke pelanggan apakah semua tabung selesai
digunakan. Jika tidak, maka petugas lapangan akan melakukan pengecekan
kembali, jika tabung selesai semua, petugas lapangan akan melakukan pengambilan tabung. Setelah tabung diterima petugas gudang, lalu petugas
gudang akan mencatat kartu peminjaman tabung. Document flow pengembalian tabung dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Dokumen Flow Pengembalian Tabung Gas Customer
Petugas Gudang Petugas Lapangan
P h
a se
Start Cek Data
Penjualan Gas
End Konfirmasi ke
Pelanggan Semua Tabung
Selesai Digunakan
Ya Mengembalik
an Tabung
Mencatat M K Tabung
Kartu Peminjaman Tabung
Tidak
Pengambilan Tabung
Gambar 3.5 Document Flow Pengembalian Tabung Gas
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Kategori