5 secara logis sebagai bahan yang akan diolah untuk laporan Kerja Praktek. Teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah : a. Wawancara : Pengumpulan data dengan melakukan Tanya jawab dengan nara sumber yang ada hubungannya dengan masalah
yang akan dibahas. b. Observasi : Mengamati secara langsung data yang berkaitan dengan
masalah yang dibahas. Data Kerja Praktek Pada poin ini penulis tidak diberi izin untuk
mempublikasi data yang penulis dapatkan ketika pelaksanaan kerja praktek. Namun penulis menganggap poin yang terpenting itu adalah proses pada sistem yang penulis dapatkan.
Untuk itu data yang penulis isikan hanyalah berupa contoh. Adapun yang penulis lakukan pada saat kerja praktek tersebut adalah membantu surat dan menyurat serta kegiatan
lainnya yang mendukung diadakannya pengadaan NoteBook dan renovasi ruangan Bank Indonesia Bandung dengan cara pemilihan langsung, dan pelelangan barang dengan
system satu sampul. Untuk lebih memahami bagaimana praturan dan proses pelelangan pengadaan barang di Bank Indonesia, namun penulis lebih memfokuskan pada pengadaan
barang dengan pelelangan system satu sampul saja, yaitu :
2.1.2.
Petunjuk Umum
1. Kebijakan Umum PT.PG.RAJAWALI II memiliki kebijakan dalam pengaturan
pelaksanaan pengadaan barang dan atau jasa dilakukan dengan prinsip-prinsip
sebagai berikut: a. PT.PG.RAJAWALI II tidak memiliki tenaga ahli atau
kemampuan yang cukup untuk mengerjakan sendiri atau untuk mendapatkan opini pihak lain atas suatu pelaksanaan pekerjaan. b. Menciptakan iklim persaingan
yang sehat, tertib dan terkendali dalam proses pengadaan dengan cara meningkatkan trasparansi dalam pelaksanaan pengadaan. c. Menyederhanakan
ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaan barang dan atau jasa. d. Mentaati ketentuan larangan dalam
pengadaan Barang dan atau Jasa. 2. Calon Penyedia barang dan atau Jasa a. Kelengkapan administrasi yang harus
dimiliki oleh penyedia barang dan atau jasa dalam negeri adalah 1. Akta pendiriannya beserta perubahan-perubahannya bila ada perubahan, daftar
susunan pemilik modal dan susunan pengurus. 2. Neraca perusahaan terakhir dan atau rekening Korantabungan 6 bulan terakhir atas nama perusahaan; 3. Ijin
usaha dalam bidang pekerjaan yang akan dilaksanakan atau yang akan
diserahkan SIUPSIUJK;
6
2.1.3.Pengertian Administrasi
Definisi adm inistrasi menurut “Kamus Besar Bahasa Indonesia” :
“Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi yang sangat berpengaruh dalam
pengadaan barang ini ”.[1]
2.1.4.Pengertian persediaan barang
Definisi persediaan barang menurut “Kamus Besar Bahasa Indonesia” :
“persedian barang adalah yang berhubungan dengan data barang baik data barang masuk ataupun data barang keluar orang yang bertugas dalam laporan pengadaan barang pada
pemerintah perusahaan”.[1] 2.1.5.Laporan Bulanan Data Personalia
Laporan Bulanan Data Personalia pada PT.PG.RAJAWALI II
1. Terima absensi asli dari semua bagian : Staff, Umum, Packing, Utility, CDR D, CDR A, CDR B, Spining A, Spining B, Spining C, Spining D, Winding A, Winding B, Winding C.
2. Cocokan dengan kartu cetokan. 3. Masukan semua data pada komputer:
a. Jumlah barang masuk. b. Jumlah barang Keluar.
c. Jumlah persediaan barang. 4. Buat Laporan Data Personalia per bulan.
5. Photo copy Laporan Data. 6. Serahkan Laporan Data Personalia ke Kadiv. Accounting, Kadiv. Management, Wakil
Manager dan Auditor. 7. Arsipkan pada map file Data Personalia.
2.4.Prosedur Data Barang Masuk. Prosedur data barang masuk merupakan salah satu kegiatan rutin yang
dilakukan oleh PT.PG.RAJAWALI II.sebagai penunjang dalam pencapaian target
produksi. Prosedur data barang masuk melibatkan staff personalia, bagian umum, bagian keuangan dan karyawan itu sendiri.
7
Prosedur persedian data barang masuk.
1 Bagian Personalia membuat Permohonan data barang yang masuk untuk di laporkan kepada bagian Accounting.
2 Personalia menerima menerima data barang yang masuk dari bagian persedian barang dan gudang sesuai dengan permohonan yang di minta.
3 Melakukan pengecekan ulang terhadap barang barang yang masuk apakah layak pakai atau tidak sebelum di simpan ke gudang
4 Hitung jumlah barang yang masuk ke dalam gudang. 5 Cek ulang struk beserta barang sebanyak tiga kali, supaya tidak terjadi kelebihan
atau kekurangan barang. 6 Kelompokan menurut bagiannya masing-masing.
8 Berikan data barang kepada SL Staff Lapangan non shift, shift pagi dan shift siang dengan menandatangani bukti tanda terima barang tsbt Sedangkan untuk
shift malam dititipkan kepada Kadiv Accounting untuk diberikan kepada SL shift malam.
9 Terima bukti tanda terima barang yang telah di terima atau ditandatangani oleh orang yang bersangkutan, yaitu pada lembar besar.
10 Photo copy lembar besar beserta jumlah barang dan bukti tanda terima barang untuk arsip Personalia, sedangkan yang aslinya diberikan kepada Kadiv
Accounting. 11 Arsipkan pada file data barang FDB File data barang.
8
Gambar 2.1.1 Flowchart Laporan Bulanan Data Personalia Personalia
5 4
3 2
Mulai Absensi Asli
1 LDB
T Karyawan
keluar
4 3
2 1
Dari semua bagian
Melakukan pencocokan
cocok Tidak cocok
Input data kedalam File
Pengolahan data
Karyawan cuti
Karyawan izinsakit
Karyawan mangkir
Kecelakaa n kerja
Pengembalian Absensi
LDB Dikembalikan
ke bagiannya
Jumlah karyawan
9
Flowchart 2.1.2 Data Barang Masuk Kadiv Bagian Personalia
Kadiv Bagian Gudang
Mulai Lap. Data Barang
Masuk
Lap.DBM Lap. SDBM
1 4
Pengujian Barang
Lap Hasil tes
Data Barang
T Membuat
rangkuman hasil test Barang
T
1
Lap.Data Barang Lap.Data Barang
Masuk
Membuat DBSJB
2 SDBM
T 2
Data Barang Sesuai dengan
jumlah dan klasifikasi yang
dibutuhkan
10
Keterangan :
SKHB : Surat Kehabisan Barang.
SDBM : Surat Data Barang Masuk
DBSJB : Data Barang Sesuai Jumlah Barang.
DBM : Data Barang Masuk.
Gambar 2.1.3 Flowchart Penerimaan Data Barang Managing Derektor
Kepala pengawas seksi umum dan personalia
SDBM
Membuat Data Barang
SKHB 2
3 SKHB
Terima BARANG
masuk Melakukan
tes Barang
2 1
Hasil tes Barang
4 T
3
Pengecekan Barang 1
Pengecekan Barang 2
11
Kadiv Bagian Personalia Kadiv Bagian Gudang
SKHB
Membuat SKHB
SKHB Tanda
Tangan SKHB
tertanda tangan
3 2
4
SKHB
Tanda Tangan
SKHB tertanda
tangan
N
Gambar 2.1.4 Lanjutan Flowchart data barang masuk Keterangan:
SKHB : Surat Kehabisan Barang. SDBM : Surat Data Barang Masuk SPKB
DBSJB : Data Barang Sesuai Jumlah Barang. DBM : Data Barang Masuk.
12
BAB III RUANG LINGKUP PERUSAHAAN
