Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana
c Menentukan personil yang memiliki kesanggupan dan kemampuan untuk
melaksanakan tugas dan kegiatan tersebut. d
Memberikan informasi yang jelas kepada pegawai karyawan tentang tugas kegiatan yang harus dilaksanakan, mengenai waktu dan tempatnya, serta
hubungan kerja dengan pihak yangn terkait.
Penerapan fungsi manajemen pengorganisasian sarana dan prasarana kantor:
Tugas dalam manajemen pengorganisasian sarana dan prasarana kantor dapat ditemukan dalam proses pengelompokkan alat-alat. Sebagai contohnya,
suatu kantor hendak melakukan pengadaan barang, maka dari itu barang-barang tersebut harus dirinci terlebih dahulu sesuai dengan jenisnya. Jika hendak
mengadakan sarana alat tulis kantor dan mesin-mesin kantor, maka harus dirinci satu per satu agar jelas perhitungan dana dan teknisnya. Selin itu, teknis
pengadaan tentunya membutuhkan sumber daya manusia, yaitu karyawan yang bertugas dalam pengelolaan sarana dan prasarana yang bekerja sama dengan
bendahara dana. 3. Pelaksanaan
Fungsi ini menyangkut upaya pimpinan untuk memberikan pengaruh- pengaruh yang dapat menyebabkan pegawai karyawan tergerak untuk
melaksanakan tugas dan kegiatannya secara bersama-bersama dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Pemimpin juga harus memberikan
arahan, yaitu memberikan informasi, petunjuk, serta bimbingan kepada pegawai karyawan yang dipimpinnya agar terhindar dari penyimpangan, kesulitan atau
kegagalan dalam melaksanakan tugas.
Penerapan fungsi manajemen pelaksanaan sarana dan prassarana di kantor:
Pelaksanaan sarana dan prasarana merupakan fungsi manajemen yang menjadi perwujudan dari perencanaan, yang mana dilaksanakan oleh para pegawai dalam
suatu organisasi. Dalam hal ini pimpinan dapat memberi pengarahan kepada pegawai saat melakukan pengelolaan sarana dan prasarana. Misalnya, terdapat
ruang kantor tertentu yang pemakaiannya hanya untuk keperluan khusus, yaitu rapat meeting, presentasi dengan klien, maka penggunaan ruang tersebut harus
melalui perizinan dari pengelola ruangan. Selain itu, juga dibutuhkan tata tertib
penggunaan sarana yang terdapat di ruang tersebut agar semua fasilitas dapat terjaga dengan baik.
4. Pengawasan Pengawasan merupakan proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi guna menjamin agar pelaksanaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang
manajemen. Fungsi ini menyangkut upaya pimpinan untuk menyelaraskan gerak langkah dan memelihara prinsip taat asas konsisten pada setiap dan seluruh
pegawai karyawan dalam melaksanakan seluruh tugas dan kegiatannya agar dapat tujuan dan sasaran yang telah di rencanakan. Hal ini di lakukan oleh
pimpinan melalui pembinaan kerja sama antar pegawai karyawan, dan antar pegawai karyawan dengan pihak-pihak luar yang terkait. Fungsi pengawasan ini
mencakup hal-hal sebagai berikut: 1. Mengamati seluruh aspek dan unsur persiapan dan pelaksanaan program-
program kegiatan yang telah di rencanakan 2. Menilai seberapa jauh kegiatan-kegiatan yang ada dapat mencapai sasaran-
sasaran dan tujuan. 3. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan
beserta faktor-faktor penyebabnya. 4. Mencari dan menyarankan atau menentukan cara-cara pemecahan masalah-
masalah tersebut. 5. Mengujicobakan atau menerapkan cara pemecahan masalah yang telah dipilih
guna menghilagkan atau mengurangi kesenjangan antara harapan dan kenyataan
Penerapan fungsi manajemen pengawasan sarana dan prasarana kantor:
Pelaksanaan tugas-tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam suatu kantor perlu adanya pengawasan agar diperoleh hasil seperti yang diharapkan, di
samping peningkatan kualitas. Oleh karena itu pengawasan dapat dilakukan pada kegiatan-kegiatan seperti perencanaan, pengorganisasian, dan pelakasanaan.
Dalam melaksanakan pengawasan dapat dilakukan dengan cara preventif dan korektif. Pengawasan preventif adalah pengawasan yang mengantisipasi
terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sedangkan pengawasan korektif baru bertindak apabila terjadi variasi-variasi dari hasil yang diinginkan. Pengawasan
berhubungan erat dengan fungsi manjemen yang lain seperti perencanaan dan pengorganisasian. Adanya pengawasan yang efektif akan memberikan umpan
balik untuk pertencanaan-perencanaan dalam perubahan standar dan masukan. Dengan demikian, pengawasan dan perencanaan dapat dipandang sebagai mata
rantai yang berhubungan dan saling mempengaruhi. Pengawasan di kantor dapat dilakukan pimpinan dengan obyek pengawasan sebagai berikut:
a Kualitas pekerjaan kantor
b Waktu pekerjaan kantor
c Metode-metode dan standardisassi pekerjaan kantor
d Biaya perkantoran
e Alat peralatyan dan perabotan kantor
f Pelayanan kantor
g Dokumentasi
SOAL
Satuan Pendidikan : SMK N 1 WONOSARI KelasSemester : XI AP 3
Mata Pelajaran : Administrasi Sarana dan Prasarana Materi Pokok : Definisi dan Ruang Lingkup Sarana dan
Prasarana Kantor Alokasi Waktu : 90 menit
Kompetensi Dasar 3.2 Menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana