DESAIN SISTEM
I. PENGERTIAN DESAIN SISTEM
Desain system adalah proses pengembangan spesifikasi system baru berdasarkan rekomendasi hasil analisis system.Dalm tahap desain,tim kerja desain harus
merancang dalam berebagai kertas kerja mengenai spesifikasi yang dimaksud.Kertas kerja dimaksud memuat berbagai uraian mengenai input,proses,dan output dari
system yang diusulkan.
II. TAHAPAN DAN PROSES DESAIN
Desain system dilaksanakan dalam 2 tahap,yaitu tahap desain pendahuluan atau desain konseptual dan tahap desain fisik atau desain rinci.Tahap desain pendahuluan
atau konseptual dilakukan dengan tujuan untuk menentukan berbagai alternatif pemenuhan kebutuhan pengguna system.Sedangkan tahap desain fisik atau rinci
dilakukan dengan tujuan untuk menerjemahkan kebutuhan –kebutuhan pengguna sistrm yang tertuang dalam desain konseptual.ke dalam rumusan terinci.
A. Desain Pendahuluan atau Desain Konseptual
Dalam desain pendahuluan ini tim kerja menyusun paket dokumentasi yang merumuskan ruang lingkup ,persyaratan system,persyaratan sumberdaya yang
diperlukan dalam system yang diusulkan.
1. Rumusan Ruang Lingkup
Pendefinisian ruang lingkup ini pada umumnya dilaksanakan dengan jalan menetapkan kembali lingkup solusi alternative yang dipilih manajemen sesuai
denga rekomendasi yang telah dihasilkan dalam tahap analisis system.Dalam tahap desain,tim kerja mendefenisikan ruang lingkup dengan tujuan mendesain
system baru.Tim kerja menetapkan batas-batas sistemdengan jalan mempelajari hubungan atau keterkaitan antara system lama dengan system yang baru berikut
lingkungan yang mempengaruhinya.Dengan demikian,bilamana dalam beberpa hal sebagian batas dari system lama lebih praktis diterapkan daripada system yang
baru,maka akan lebihj efektif dan efisien jika batas-batas bersangkutan diterapkan pada system baru.
2. Persyaratan sistem
Aspek Sistem Bentuk Tampilan
Hal Yang Harus Diperhitungkan
Output Laporan atau display
terminal Nama dan nomor
Muatan informasi Bentuk Laporan
Frekuensi Penyajian
a. P
ersyaratan Output Tim kerja pertama harus menentukan output yang harus dihasilkan
system.Dua hal yang harus diperhatikan dalam penentuan output ini adalah muatan informasi dari output,bentuk output.
Muatan Informasi.Seperti sudah diketahui,suatu system diusulkan dengan tujuan untuk:
• Memenuhi kebutuhan akan informasi baru yang tidak
dapat dipenuhi oleh system yang lama. •
Memecahkan persoalan yang terdapat pada system lama. •
Untuk menerapkan teknologi baru Bentuk Informasi.Untuk menentukan bentuk informasi,tim kerja
desain harus memiliki pengetahuan mengenai bagaimana informasi itu harus disajikan kepada penggunanya.Penyajian ini
bias dilakukan dalam bentuk :
• Rutin dalam bentuk laporan rutin yang tercetak .
• Rutin dalam bentuk display pada layer monitor computer
• Tidak diperelukan rutindalam bentuk tercetak maupun
display,tetapi harus tersedia setiap saat. Untuk informasi rutin,tim kerja harus memperoleh penjelasan
mengenai frekuensi penyajian laporan tersebut.Sedangkan untuk laporan yang diperlukan sewaktu-waktutidak rutin,berarti system
tidak perlu membuat laporan itu secara periodic
. Pihak yang menerima
Unsur Data Manual atau dalam
bentuk record Nama dan Nomor
Media penyimpanan Muatan Data
Metode pembuatan data
Input Dokumen atau entry
data secara langsung Nama dan Nomor
dokumen Pihak yang membuat
Estimasi volume input Metode konversi data
Proses pengolahan Dalam bentuk
prosedur dan program komputer
Sumber data Output yang
dihasilkan Pengendalian intern
Kebijakan Ditetapkan oleh
manajemen Apakah system baru
memerlukan kebijakan khusus?
b. Persyaratan Proses Pengolahan Data
Dalam desain pendahuluan tim kerja harus memperoleh pemahaman mengenai proses pengolahan data yang diperlukan oleh system yang
baru.Proses tersebut bias dilaksanakan dengan menggunakan computer,manual,ataupun dengan kombinasi keduanya.Di lain hal
tim desaian juga dapat menggunakan teknik bagan alir dengan tujuan memperolh pemahaman mengenai alur pelaksanaan langkah demi
langkah.
c. Persyaratan Unsur Data
Dalam tahap analisis sitem ,tim kerja telah mengembangkan model- model data.Mereka mengembangkan model-mode data denga lebih
rinci dan mungkin menambah beberapa entitasdata itu dijelaskan.
d. Persyaratan Input
Input suatu system merupakan sumber data yang termuat dalam file- file system.Input pada umumnya berbentuk dokumen-dokumen
source document.Dokumen-dokumen ini memuat data mengenai berbagai transaksi yang dilakukan oleh perusahaan,baik dengan
pihak eksternal maupun internal.
e. Kebijakan Manajemen
Kebijakan ini bertujuan agar proses pengolahan data system dapat dilaksanakan dengan tertibdan efisien.Bahkan bila perlu perusahaaan
juga dapat membuat kebijakan khusus,manajemen harus mengetahui dan memahami terlebih dahulu agar dapat memeperhitungkan
dampaknya terhadap efektifitas kerja karyawan.
3. Menentukan Sumber Daya Sistem Tim kerja desain harus memperhitungkan jumlah dana yang diperlukan
untuk menerapkan dan mengoperasikan system.Perhitungan ini mencakup aspek-aspek:
• Perngkat lunak dan keras yang diperlukan untuk mengoperasikan system
yang baru, •
Biaya pengembangan system hingga selesai berikut jadwal penyelesaiannya,
• Estimasi biaya peoperasian setelah system selesai diimplementasikan,
• Evaluasi berikutnya terhadao biaya dan manfaat system.
Perangkat Lunak Perangkat Lunak adalah seperangkat program yang berfungsi sebagai
pengendali kegiatan yang dilaksanakan oleh computer.Jika tim desain sudah
menentukan karakteristik system ,mereka bias memilih salah satu dari sekian banyak alternative pengadaan perangkat luinak,yaitu:
• Mengembangkan sendiri
• Membeli dari perusahaan perangkat lunak
• Membeli dari produsen computer
• Membeli dari kelompok pengguna
Selanjutnya masing-masing alternative bias saling diperbandingkan antara satu dengan yang lainnya dimana nantinya dipilih alternative yang paling
optimal.
Perangkat Keras Perangkat keras hardware dibutuhkan dalam system baru apabila :
1. Sistem baru mengandung teknologi yang baru dan berbeda dengan system lama,
2. Kapasitas system lama sudah tidak mammpu untuk menangani kegiatan yang ada.
Perbandingan Beberapa Aspek dalam Pilihan Membuat Sendiri atau Membeli Program
Aspek Yang dikembangkan
Membuat Sendiri Membeli
Penyesuaian yang diperlukan
Tidak perlu penyesuian Mungkin diperlukan
penyesuaian agar perangkat lunak bias
diterima pengguna.
Jangka waktu pemasangan Kualitas
buku petunjuk instruction manual
Bulanan sampai tahunan
Karena adanya kendala waktu biasanya tidak
sempat membuat dokumentasi atau buku
petunjuk. Mingguan sampai
bulanan Buku petunjuk dapat
dibaca dan dipelajari sebelum membeli
Kesediaan pengguna untuk menerima
program Pengguana akan lebih
mudah menerima,karena
program dibuat sangat sesuai dengan
kebutuhan pengguna Pengguna harus
menyesuaikan diri dengan persyaratan-
persyaratan yang melekat pada paket
perangkat lunak
Biaya pemasangan Tinggi,karena semua
biaya pengembangan diserap hanya untuk
satu system saja Lebih murah,karena
biaya pengembangan diserap oleh banyak
system
Alternatif yang dapat dipilih sebagai berikut: •
Membeli •
Sewa atau leasing •
Lewat perusahaan jasa pengolahan data •
Pengolahan data dengan remote batch •
Timesharing
Sumber Daya Ekonomi Setelah menentukan perangkat keras dan perangkat lunak,yimkerja desain
meneruskan dengan mengestimasi biaya system tersebut.Hal yang dianggap penting dalam mengestimasi biaya:
1. Biaya.Biaya untuk system computer meliputi biaya awal dan biaya