TUGAS 1 Kelompok 7 RPB 4
TUGAS-1 KELOMPOK
OLEH KELOMPOK 7
Elsa Sri Erjuni Rumapea
143010244
Khalida Nur Islami
143010247
Raka Taufika Ramdani S
143010253
Rizky Tasya Novita
143010256
Hesti Fera
143010261
Referensi : “ Jurnal Rekayasa Ulang Proses Bisnis Administrasi Tugas Akhir dan
Wisuda (Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika, Universitas Islam
Indonesia)”
URL
: http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/3116
Proses administrasi Tugas Akhir di Universitas Islam Indonesia (UII) dilakukan
mahasiswa setelah memenuhi persyaratan akademik dan merupakan tahap awal untuk
melakukan bimbingan. Pada proses administrasi Tugas Akhir, mahasiswa harus
melakukan beberapa aktivitas yang terkait dengan beberapa partisipan untuk dapat
melakukan bimbingan. Lamanya bimbingan tergantung pada setiap mahasiswa. Oleh
karena itu, pada peneliti tidak membahas proses tersebut. Setelah mahasiswa melalui
bimbingan dan dinyatakan lulus pada ujian akhir (pendaftaran), mahasiswa dapat
melakukan proses administrasi wisuda. Berdasarkan banyaknya proses yang harus
dilalui oleh mahasiswa tugas akhir dan calon wisudawan, proses ini juga melibatkan
banyak partisipan dan dapat dikatakan bahwa proses ini cukup memakan waktu.
Sehingga dengan adanya permasalahan di atas maka dilakukan rekayasa proses
bisnis yang dapat mereduksi aktifitas-aktifitas yang tidak efektif dalam administrasi
Tugas Akhir dan Wisuda di Universitas Islam Indonesia.
•
BPR proses pendaftaran Tugas Akhir.
Proses administrasi Tugas Akhir saat ini dimulai saat mahasiswa memenuhi
persyaratan akademik. Untuk melakukan proses administrasi, mahasiswa sebelumnya
harus menyaksikan progress Tugas Akhir yang dilakukan mahasiswa lainnya dan
dibuktikan dengan lembar bukti menyaksikan progress. Lembar tersebut diserahkan
kepada Administrator jurusan yang digunakan untuk mendapatkan akun SIMSOn. Akun
SIMSOn digunakan mahasiswa untuk mengajukan proporsal Tugas Akhir. Mahasiswa
akan mendapatkan hasil persetujuan proposal setelah dilakukannya rapat oleh dewan
dosen yang dilakukan hari selasa setiap minggunya. Mahasiswa yang telah
mendapatkan persetujuan, diharuskan membayar biaya bimbingan melalui bank.
Adapun diagram alir untuk proses saat ini (sebelum SIMSOn dioptimalkan) terdapat
pada gambar 1.
Phase
Mahasiswa
Melihat
Progrs Tugas
Akhir
Memeriksa
Persyaratan
Tugas Akhir
Syarat Dokumen :
-Form menyaksikan TA
Syarat Akademik (Mahasiswa
memeriksa sendiri) :
-KKN
-Jumlah SKS
-Mengikuti SAD
-Lulus ONDI dan ATAQ
-Lulus KP
Memenuhi
Persyaratan ?
Ya
Bimbingan
Menggunakan
SimcOn
Menyerahkan
Persyaratan
Form
Menyaksikan
Progres TA
Mengajukan
Proposal TA
Membayar biaya
bimbingan TA
Mendapat bukti
Pembayaran
Mendapat Form
Bimbingan TA
Mendapat bukti
Pembayaran
Menyerahkan Form
Bimbingan TA
Merekap Hasil
Proposal TA
Mendapatkan
Persyaratan TA
Membuat Akun
Slimc On
Dokumen
Persyaratan TA
Selesai
Staf KP/TA
Administrator Jurusan
Mendapatkan Akun
Dosen
Selesai
Rapat Persetujuan
Proposal TA
Setuju
Selsai
Bank/Teler
Dokumen Rekap
Proposal TA
Menerima ulang
Pembayaran
Mengubah Status
Pembayaran
Selesai
Gambar 1. Diagram Alir Proses Pendaftaran TA saat ini (sebelum BPR)
Diagram alir untuk proses setelah dilakukan rekayasa ulang (setelah SIMSOn
dioptimalkan terdapat pada gambar 2.
Gambar 2. Diagram Alir Proses Pendaftaran TA Setelah BPR
Berdasarkan gambar 1 dan 2 adapun perbandingan untuk rancangan pada proses
administrasi Tugas Akhir sebelum dan sesudah sistem SIMSOn dioptimalkan, terdapat
perbedaan waktu proses seperti yang disajikan pada tabel 1.
Tabel 1. Perbandingan Perkiraan Waktu Proses Pendaftaran Tugas Akhir
No
1
2
3
4
5
6
Sebelum
Sesudah
Aktivitas
Waktu
Aktivitas
Waktu
Melihat Progress TA
2 Jam
Melihat Progress TA
2 Jam
Penyerahan dan
pemeriksaan syarat TA
Pembuatan Akun
SIMSOn
Proses pengajuan
proposal TA
Proses pembayaran
biaya bimbingan TA
Penerimaan bukti
1 Jam
10 menit
5 menit
15 menit
1 menit
Pembuatan Akun
SIMSOn
Proses pengajuan
proposal TA
Proses pembayaran
biaya bimbingan TA
Penerimaan bukti
10 menit
5 menit
15 menit
1 menit
pembayaran
Pemberian form
7
bimbingan TA
pembayaran
5 menit
Memasukkan Hasil TA
8
5 menit
dan Laporan ke
SIMSOn
Total Waktu
3 jam 36
menit
2 jam 36
Total Waktu
menit
Berdasarkan tabel 1 dapat dilihat bahwa perbedaan sebelum dan sesudah
SIMSOn dioptimalkan penggunaannya terdapat pada kegiatan 2 yaitu penyerahan dan
pemeriksaan syarat TA dimana aktivitas ini ditiadakan sebab proses ini memerlukan
waktu yang cukup lama karena mahasiwa terlebih dahulu meminta cetak transkrip nilai
pada bagian akademik. Kemudian mahasiswa harus mengkonfirmasi ulang persyaratan
akademik yang harus dipenuhi ke bagian KP/TA. Selanjutnya, mahasiswa memeriksa
kembali persyaratan dengan transkrip nilai yang telah dimiliki mahasiswa untuk dapat
melakukan pendaftaran Tugas Akhir. Sedangkan, setelah SIMSOn dioptimalkan maka
kegiatan 2 tersebut ditiadakan dan keselurahan aktivitas tersebut dapat diwakilkan
dengan SIMSOn untuk memeriksa persyaratan akademik secara otomatis.
Aktivitas 7 ditiadakan sesudah SIMSOn dioptimalkan karena form bimbingan
TA dapat dicetak melalui SIMSOn. Aktivitas 8 merupakan aktivitas tambahan setelah
SIMSOn dioptimalkan untuk memudahkan mahasiswa mengunggah hasil TA dan
laporannya sebagai publikasi online.
•
BPR proses pendaftaran Wisuda
Pada proses pendaftaran wisuda saat ini, jika mahasiswa dinyatakan lulus maka
tahap selanjutnya melakukan proses administrasi wisuda. Proses ini dimulai dari
mahasiswa menyerahkan bukti ke beberapa partisipan antara lain; Administrator
Jurusan, Staf Direktorat Perpustakaan, dan Staf KP/TA. Selanjutnya mahasiswa
melakukan posting nilai di bagian Akademik. Setelah melakukan posting nilai,
mahasiswa mendapatkan Surat Keterangan Lulus (SKL) yang digunakan sebagai ijazah
sementara.
Kemudian
mahasiswa
melakukan
pembayaran
untuk
melengkapi
persyaratan administrasi wisuda. Pada proses menerima SKL, staf akademik
memasukkan nilai TA ke sistem dan melakukan pemeriksaan mengenai data-data
mahasiswa beserta Tugas Akhirnya. Bukti-bukti yang dibutuhkan beserta SKL
digunakan oleh mahasiswa untuk mendapatkan formulir administrasi wisuda di bagian
Direktorat Akademik Pusat. Formulir tersebut bersama dengan bukti-bukti lainnya
diserahkan kembali ke bagian Direktorat Akademik Pusat. Adapun diagram alir untuk
proses saat ini (sebelum SIMSOn dioptimalkan) terdapat pada gambar 3.
BPMN Proses Pendaftaran Wisuda Sebelum BPR
- Bukti Penyerahan Persyaratan Sebelumnya
- Foto Berwarna
- Foto Copy legalisir ijazah SMA
Mahasiswa
Menyerahkan
persyaratan ke
Administrasi Jurusan
Menerima bukti
direktorat
perpustakaan
Menerima nilai
Tugas Akhir
Melengkapi
Persyaratan
Wisuda
Meminta Formulir
Pendaftaran
Wisuda
Menyerahkan
Formulir dan
Persyaratan
Wisuda
Mengisi Formulir
Selesai
Menyerahkan Syarat
ke Staf KP/TA
Mulai
Menerima Bukti
Bank Pembayaran
Iuran Alumni &
Biaya Wisuda
Menyerahkan Syarat
ke Direktorat
Perpustakaan
Menerima SKL
Menerima
Persyaratan
Wisuda
CD Tugas Akhir
Selesai
- Laporan Tugas Akhir
- Sumbangan Buku
Menerima
Persyaratan
Wisuda
Menyerahkan
Bukti
Selesai
-Lembar Revisi Laporan TA
-Bukti Iuran Alumni
Menerima
Persyaratan
WIsuda
Menyerahkan
Nilai Tugas Akhir
Selesai
Staf Akademik
Staf KP/TA
Staf Direktorat
Perpustakaan
Administrator Jurusan
Mendaftar Biaya
Pendaftaran Wisuda
dan Biaya iuran
alumni
Menerima
Persyaratan
Wisuda
Cetak SKL
Menyerahkan SKL
Selesai
Staf Direktorat
Akademik Pusat
Bank/Teller
Memasukkan
Nilai & Judul
Tugas Akhir
Memberikan
Formulir
Pendaftaran
Wisuda
-Pembayaran Iuran Alumni
-Pembayaran Biaya Wisuda
Menerima
Persyaratan
Wisuda
Menerima
Persyaratan
Wisuda
Selesai
Menyerahkan
Bukti
Selesai
Gambar 3. Diagram Alir proses Pendaftaran Wisuda saat ini (sebelum BPR)
Diagram alir untuk proses setelah dilakukan rekayasa ulang (setelah SIMSOn
dioptimalkan terdapat pada gambar 4.
BPMN Proses Pendaftaran Wisuda
Mahasiswa
-Bukti Penyerahan Persyaratan Sebelumnya
-Foto Berwarna
-Foto Copy Legalisir ijazah SMA
Melengkapi
Syarat
Pendaftaran
Wisuda
Menyerahkan
Syarat ke
Direktorat
Perpustakaan
Administrator Jurusan
Menyerahkan
Formulir dan
Persyaratan
Wisuda
Selesai
Membayar Biaya
Pendaftaran
Wisuda
Menerima Bukti
Pembayaran
Iuran Alumni
Memeriksa hasil
TA di SIMSOn
Menerima
Pembayaran
Wisuda
Mendapatkan SKL
Ubah Status
Selesai
Menerima
Laporan TA
Memeriksa Status
Pembayaran
Iuran Alumni
Ubah Status
Selesai
Staf Akademik
Staf Direktorat
Perpustakaan
Mengisi Formulir
Mulai
Membayar bIaya
Iuran Alumni
Memeriksa
Laporan TA di
SIMSOn
Posting Nilai dan
Judul TA
Cetak SKL
Menyerahkan SKL
Selesai
Staf Direktorat
Akademik Pusat
Bank/Teller
Meminta Formulir
Pendaftaran
Wisuda
Memberikan
Formulir
Pendaftaran
Wisuda
Memeriksa Status
Menerima
Formulir dan
Persyaratan
Wisuda
Menerima
Pembayaran
Iuran Alumni
Ubah Status
Menerima
Pembayaran
Pendaftaran
Wisuda
Menyerahkan
Bukti Pembayaran
Selesai
Gambar 4. Diagram Alir Proses Pendaftaran Wisuda setelah BPR
Berdasarkan gambar diagram alir 3 dan 4 adapun perbandingan untuk rancangan
pada proses administarasi Wisuda sebelum dan sesudah sistem SIMSOn dioptimalkan,
terdapat perbedaan waktu proses seperti yang disajikan pada tabel 2.
Selesai
Tabel 2. Perbandingan Perkiraan Waktu Proses Pendaftaran Wisuda
No
Sebelum
Aktivitas
Sesudah
Waktu
Aktivitas
Waktu
Penyerahan dan
1
pemeriksaan syarat ke
10 menit
administrator Jurusan
2
Penyerahan dan
Penyerahan dan
pemeriksaan syarat ke
pemeriksaan syarat ke
administrator Staf
30 menit
administrator Staf
Direktorat
Direktorat
Perpustakaan
Perpustakaan
10 menit
Penyerahan dan
3
pemeriksaan syarat ke
10 menit
Staf KP/TA
4
5
Proses pembayaran
iuran alumni
Proses pembayaran
biaya wisuda
15 menit
15 menit
Penerimaan dan
6
pemeriksaan setiap
Menerima nilai Tugas
Akhir
iuran alumni
Proses pembayaran
biaya wisuda
15 menit
15 menit
Penerimaan dan
30 menit
bukti
7
Proses pembayaran
pemeriksaan setiap
5 menit
bukti
5 menit
Penerimaan dan
8
pemeriksaan bukti ke
20 menit
akademik
9
Menerima SKL
30 menit
Penyerahan dan
10
pemeriksaan
Penyerahan dan
30 menit
pendaftaran Wisuda
11
Pengisian Formulir
pemeriksaan
30 menit
pendaftaran Wisuda
15 menit
Pengisian Formulir
15 menit
Penyerahan formulir
12
dan pemeriksaan
kelengkapan
Penyerahan formulir
10 menit
dan pemeriksaan
persyaratan
Total Waktu
kelengkapan
10 menit
persyaratan
3 jam 40
menit
Total Waktu
1 jam 40
menit
Berdasarkan tabel 2 dapat dilihat bahwa aktivitas 1, 3, 7, 8, dan 9 ditiadakan
setelah SIMSOn dioptimalkan karena seluruh aktivitas itu dapat dilakukan dengan
menggunakan SIMSOn. Pada aktivitas 2 dapat dilakukan penghematan waktu sebesar
20 menit karena persyaratan untuk bebas perpustakaan sudah terdapat didalam SIMSOn
serta aktivitas pencatatan dilakukan dengan menggunakan sistem sehingga tidak perlu
lagi ada bukti cetak yang menyatakan bebas perpustakaan. Aktivitas 6 juga dapat
dilakukan penghematan waktu sebesar 25 menit, karena sistem untuk pembayaran sudah
terintegrasi pada saat pemeriksaan bukti pembayaran.
Berdasarkan penjelasan diatas maka perbandingan waktu pada kedua proses
didapatkan hasil bahwa proses administrasi Tugas Akhir dihasilkan pengurangan waktu
sebanyak 27,8% sedangkan untuk proses administrasi wisuda sebanyak 47,6%. Dari
pengurangan waktu yang dihasilkan, rancangan kedua proses tersebut tetap dapat
dikatakan sebagai salah satu contoh penerapan rekayasa ulang proses bisnis. Hal ini
disebabkan karena presentase yang dihasilkan lebih dari 5-10% (Presentase peningkatan
Continuous Improvement). Walaupun dengan presentase perubahan yang tidak radikal,
terdapat beberapa implikasi lain dari pengurangan waktu yang dibutuhkan mahasiswa
untuk kedua proses tersebut. Hasil presentase pengurangan waktu tersebut merupakan
contoh dari proses administrasi yang dilakukan oleh seorang mahasiswa. Pengurangan
waktu akan lebih terasa jika proses administrasi dilakukan oleh banyak mahasiswa
dalam waktu bersamaan (antrian), dengan demikian waktu antrian akan menjadi lebih
singkat. Implikasi lainnya adalah peningkatan produktivitas para staf terkait dengan
proses administasi tersebut. Hal ini disebabkan karena jumlah waktu yang diperlukan
untuk melakukan kedua proses administrasi tersebut berkurang sehingga para staf dapat
melakukan pekerjaan lainnya
Adapun keuntungan dengan adanya rekayasa ulang proses bisnis tidak akan
ditemukan banyak kesulitan. Hal ini disebabkan karena sistem yang digunakan pada
rancangan proses bisnis yang baru sudah ada sebelumnya dan hanya perlu dioptimalkan.
Staf juga sudah terbiasa mengggunakan kedua sistem tersebut sebelumnya, sehingga
menjadi salah satu keuntungan dalam penerapannya. Selain itu, rancangan proses bisnis
yang baru tidak mengalami banyak perubahan, sehingga tidak diperlukan banyak waktu
untuk melakukan sosialisasi kepada staf terkait. Dari beberapa penjelasan yang telah
disebutkan sebelumnya, jika rancangan proses bisnis yang baru diterapkan maka tidak
diperlukan biaya yang besar untuk pembuatan sistem dan sosialisasi bagi staf terkait.
Adapun potensi kelemahan dari dioptimalkannya SIMSOn adalah server error
yang bergantung pada kestabilan jaringan internet karena seluruh aktivitas ini
menggunakan jaringan internet agar bisa diakses kapanpun dan dimanapun.
OLEH KELOMPOK 7
Elsa Sri Erjuni Rumapea
143010244
Khalida Nur Islami
143010247
Raka Taufika Ramdani S
143010253
Rizky Tasya Novita
143010256
Hesti Fera
143010261
Referensi : “ Jurnal Rekayasa Ulang Proses Bisnis Administrasi Tugas Akhir dan
Wisuda (Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika, Universitas Islam
Indonesia)”
URL
: http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/3116
Proses administrasi Tugas Akhir di Universitas Islam Indonesia (UII) dilakukan
mahasiswa setelah memenuhi persyaratan akademik dan merupakan tahap awal untuk
melakukan bimbingan. Pada proses administrasi Tugas Akhir, mahasiswa harus
melakukan beberapa aktivitas yang terkait dengan beberapa partisipan untuk dapat
melakukan bimbingan. Lamanya bimbingan tergantung pada setiap mahasiswa. Oleh
karena itu, pada peneliti tidak membahas proses tersebut. Setelah mahasiswa melalui
bimbingan dan dinyatakan lulus pada ujian akhir (pendaftaran), mahasiswa dapat
melakukan proses administrasi wisuda. Berdasarkan banyaknya proses yang harus
dilalui oleh mahasiswa tugas akhir dan calon wisudawan, proses ini juga melibatkan
banyak partisipan dan dapat dikatakan bahwa proses ini cukup memakan waktu.
Sehingga dengan adanya permasalahan di atas maka dilakukan rekayasa proses
bisnis yang dapat mereduksi aktifitas-aktifitas yang tidak efektif dalam administrasi
Tugas Akhir dan Wisuda di Universitas Islam Indonesia.
•
BPR proses pendaftaran Tugas Akhir.
Proses administrasi Tugas Akhir saat ini dimulai saat mahasiswa memenuhi
persyaratan akademik. Untuk melakukan proses administrasi, mahasiswa sebelumnya
harus menyaksikan progress Tugas Akhir yang dilakukan mahasiswa lainnya dan
dibuktikan dengan lembar bukti menyaksikan progress. Lembar tersebut diserahkan
kepada Administrator jurusan yang digunakan untuk mendapatkan akun SIMSOn. Akun
SIMSOn digunakan mahasiswa untuk mengajukan proporsal Tugas Akhir. Mahasiswa
akan mendapatkan hasil persetujuan proposal setelah dilakukannya rapat oleh dewan
dosen yang dilakukan hari selasa setiap minggunya. Mahasiswa yang telah
mendapatkan persetujuan, diharuskan membayar biaya bimbingan melalui bank.
Adapun diagram alir untuk proses saat ini (sebelum SIMSOn dioptimalkan) terdapat
pada gambar 1.
Phase
Mahasiswa
Melihat
Progrs Tugas
Akhir
Memeriksa
Persyaratan
Tugas Akhir
Syarat Dokumen :
-Form menyaksikan TA
Syarat Akademik (Mahasiswa
memeriksa sendiri) :
-KKN
-Jumlah SKS
-Mengikuti SAD
-Lulus ONDI dan ATAQ
-Lulus KP
Memenuhi
Persyaratan ?
Ya
Bimbingan
Menggunakan
SimcOn
Menyerahkan
Persyaratan
Form
Menyaksikan
Progres TA
Mengajukan
Proposal TA
Membayar biaya
bimbingan TA
Mendapat bukti
Pembayaran
Mendapat Form
Bimbingan TA
Mendapat bukti
Pembayaran
Menyerahkan Form
Bimbingan TA
Merekap Hasil
Proposal TA
Mendapatkan
Persyaratan TA
Membuat Akun
Slimc On
Dokumen
Persyaratan TA
Selesai
Staf KP/TA
Administrator Jurusan
Mendapatkan Akun
Dosen
Selesai
Rapat Persetujuan
Proposal TA
Setuju
Selsai
Bank/Teler
Dokumen Rekap
Proposal TA
Menerima ulang
Pembayaran
Mengubah Status
Pembayaran
Selesai
Gambar 1. Diagram Alir Proses Pendaftaran TA saat ini (sebelum BPR)
Diagram alir untuk proses setelah dilakukan rekayasa ulang (setelah SIMSOn
dioptimalkan terdapat pada gambar 2.
Gambar 2. Diagram Alir Proses Pendaftaran TA Setelah BPR
Berdasarkan gambar 1 dan 2 adapun perbandingan untuk rancangan pada proses
administrasi Tugas Akhir sebelum dan sesudah sistem SIMSOn dioptimalkan, terdapat
perbedaan waktu proses seperti yang disajikan pada tabel 1.
Tabel 1. Perbandingan Perkiraan Waktu Proses Pendaftaran Tugas Akhir
No
1
2
3
4
5
6
Sebelum
Sesudah
Aktivitas
Waktu
Aktivitas
Waktu
Melihat Progress TA
2 Jam
Melihat Progress TA
2 Jam
Penyerahan dan
pemeriksaan syarat TA
Pembuatan Akun
SIMSOn
Proses pengajuan
proposal TA
Proses pembayaran
biaya bimbingan TA
Penerimaan bukti
1 Jam
10 menit
5 menit
15 menit
1 menit
Pembuatan Akun
SIMSOn
Proses pengajuan
proposal TA
Proses pembayaran
biaya bimbingan TA
Penerimaan bukti
10 menit
5 menit
15 menit
1 menit
pembayaran
Pemberian form
7
bimbingan TA
pembayaran
5 menit
Memasukkan Hasil TA
8
5 menit
dan Laporan ke
SIMSOn
Total Waktu
3 jam 36
menit
2 jam 36
Total Waktu
menit
Berdasarkan tabel 1 dapat dilihat bahwa perbedaan sebelum dan sesudah
SIMSOn dioptimalkan penggunaannya terdapat pada kegiatan 2 yaitu penyerahan dan
pemeriksaan syarat TA dimana aktivitas ini ditiadakan sebab proses ini memerlukan
waktu yang cukup lama karena mahasiwa terlebih dahulu meminta cetak transkrip nilai
pada bagian akademik. Kemudian mahasiswa harus mengkonfirmasi ulang persyaratan
akademik yang harus dipenuhi ke bagian KP/TA. Selanjutnya, mahasiswa memeriksa
kembali persyaratan dengan transkrip nilai yang telah dimiliki mahasiswa untuk dapat
melakukan pendaftaran Tugas Akhir. Sedangkan, setelah SIMSOn dioptimalkan maka
kegiatan 2 tersebut ditiadakan dan keselurahan aktivitas tersebut dapat diwakilkan
dengan SIMSOn untuk memeriksa persyaratan akademik secara otomatis.
Aktivitas 7 ditiadakan sesudah SIMSOn dioptimalkan karena form bimbingan
TA dapat dicetak melalui SIMSOn. Aktivitas 8 merupakan aktivitas tambahan setelah
SIMSOn dioptimalkan untuk memudahkan mahasiswa mengunggah hasil TA dan
laporannya sebagai publikasi online.
•
BPR proses pendaftaran Wisuda
Pada proses pendaftaran wisuda saat ini, jika mahasiswa dinyatakan lulus maka
tahap selanjutnya melakukan proses administrasi wisuda. Proses ini dimulai dari
mahasiswa menyerahkan bukti ke beberapa partisipan antara lain; Administrator
Jurusan, Staf Direktorat Perpustakaan, dan Staf KP/TA. Selanjutnya mahasiswa
melakukan posting nilai di bagian Akademik. Setelah melakukan posting nilai,
mahasiswa mendapatkan Surat Keterangan Lulus (SKL) yang digunakan sebagai ijazah
sementara.
Kemudian
mahasiswa
melakukan
pembayaran
untuk
melengkapi
persyaratan administrasi wisuda. Pada proses menerima SKL, staf akademik
memasukkan nilai TA ke sistem dan melakukan pemeriksaan mengenai data-data
mahasiswa beserta Tugas Akhirnya. Bukti-bukti yang dibutuhkan beserta SKL
digunakan oleh mahasiswa untuk mendapatkan formulir administrasi wisuda di bagian
Direktorat Akademik Pusat. Formulir tersebut bersama dengan bukti-bukti lainnya
diserahkan kembali ke bagian Direktorat Akademik Pusat. Adapun diagram alir untuk
proses saat ini (sebelum SIMSOn dioptimalkan) terdapat pada gambar 3.
BPMN Proses Pendaftaran Wisuda Sebelum BPR
- Bukti Penyerahan Persyaratan Sebelumnya
- Foto Berwarna
- Foto Copy legalisir ijazah SMA
Mahasiswa
Menyerahkan
persyaratan ke
Administrasi Jurusan
Menerima bukti
direktorat
perpustakaan
Menerima nilai
Tugas Akhir
Melengkapi
Persyaratan
Wisuda
Meminta Formulir
Pendaftaran
Wisuda
Menyerahkan
Formulir dan
Persyaratan
Wisuda
Mengisi Formulir
Selesai
Menyerahkan Syarat
ke Staf KP/TA
Mulai
Menerima Bukti
Bank Pembayaran
Iuran Alumni &
Biaya Wisuda
Menyerahkan Syarat
ke Direktorat
Perpustakaan
Menerima SKL
Menerima
Persyaratan
Wisuda
CD Tugas Akhir
Selesai
- Laporan Tugas Akhir
- Sumbangan Buku
Menerima
Persyaratan
Wisuda
Menyerahkan
Bukti
Selesai
-Lembar Revisi Laporan TA
-Bukti Iuran Alumni
Menerima
Persyaratan
WIsuda
Menyerahkan
Nilai Tugas Akhir
Selesai
Staf Akademik
Staf KP/TA
Staf Direktorat
Perpustakaan
Administrator Jurusan
Mendaftar Biaya
Pendaftaran Wisuda
dan Biaya iuran
alumni
Menerima
Persyaratan
Wisuda
Cetak SKL
Menyerahkan SKL
Selesai
Staf Direktorat
Akademik Pusat
Bank/Teller
Memasukkan
Nilai & Judul
Tugas Akhir
Memberikan
Formulir
Pendaftaran
Wisuda
-Pembayaran Iuran Alumni
-Pembayaran Biaya Wisuda
Menerima
Persyaratan
Wisuda
Menerima
Persyaratan
Wisuda
Selesai
Menyerahkan
Bukti
Selesai
Gambar 3. Diagram Alir proses Pendaftaran Wisuda saat ini (sebelum BPR)
Diagram alir untuk proses setelah dilakukan rekayasa ulang (setelah SIMSOn
dioptimalkan terdapat pada gambar 4.
BPMN Proses Pendaftaran Wisuda
Mahasiswa
-Bukti Penyerahan Persyaratan Sebelumnya
-Foto Berwarna
-Foto Copy Legalisir ijazah SMA
Melengkapi
Syarat
Pendaftaran
Wisuda
Menyerahkan
Syarat ke
Direktorat
Perpustakaan
Administrator Jurusan
Menyerahkan
Formulir dan
Persyaratan
Wisuda
Selesai
Membayar Biaya
Pendaftaran
Wisuda
Menerima Bukti
Pembayaran
Iuran Alumni
Memeriksa hasil
TA di SIMSOn
Menerima
Pembayaran
Wisuda
Mendapatkan SKL
Ubah Status
Selesai
Menerima
Laporan TA
Memeriksa Status
Pembayaran
Iuran Alumni
Ubah Status
Selesai
Staf Akademik
Staf Direktorat
Perpustakaan
Mengisi Formulir
Mulai
Membayar bIaya
Iuran Alumni
Memeriksa
Laporan TA di
SIMSOn
Posting Nilai dan
Judul TA
Cetak SKL
Menyerahkan SKL
Selesai
Staf Direktorat
Akademik Pusat
Bank/Teller
Meminta Formulir
Pendaftaran
Wisuda
Memberikan
Formulir
Pendaftaran
Wisuda
Memeriksa Status
Menerima
Formulir dan
Persyaratan
Wisuda
Menerima
Pembayaran
Iuran Alumni
Ubah Status
Menerima
Pembayaran
Pendaftaran
Wisuda
Menyerahkan
Bukti Pembayaran
Selesai
Gambar 4. Diagram Alir Proses Pendaftaran Wisuda setelah BPR
Berdasarkan gambar diagram alir 3 dan 4 adapun perbandingan untuk rancangan
pada proses administarasi Wisuda sebelum dan sesudah sistem SIMSOn dioptimalkan,
terdapat perbedaan waktu proses seperti yang disajikan pada tabel 2.
Selesai
Tabel 2. Perbandingan Perkiraan Waktu Proses Pendaftaran Wisuda
No
Sebelum
Aktivitas
Sesudah
Waktu
Aktivitas
Waktu
Penyerahan dan
1
pemeriksaan syarat ke
10 menit
administrator Jurusan
2
Penyerahan dan
Penyerahan dan
pemeriksaan syarat ke
pemeriksaan syarat ke
administrator Staf
30 menit
administrator Staf
Direktorat
Direktorat
Perpustakaan
Perpustakaan
10 menit
Penyerahan dan
3
pemeriksaan syarat ke
10 menit
Staf KP/TA
4
5
Proses pembayaran
iuran alumni
Proses pembayaran
biaya wisuda
15 menit
15 menit
Penerimaan dan
6
pemeriksaan setiap
Menerima nilai Tugas
Akhir
iuran alumni
Proses pembayaran
biaya wisuda
15 menit
15 menit
Penerimaan dan
30 menit
bukti
7
Proses pembayaran
pemeriksaan setiap
5 menit
bukti
5 menit
Penerimaan dan
8
pemeriksaan bukti ke
20 menit
akademik
9
Menerima SKL
30 menit
Penyerahan dan
10
pemeriksaan
Penyerahan dan
30 menit
pendaftaran Wisuda
11
Pengisian Formulir
pemeriksaan
30 menit
pendaftaran Wisuda
15 menit
Pengisian Formulir
15 menit
Penyerahan formulir
12
dan pemeriksaan
kelengkapan
Penyerahan formulir
10 menit
dan pemeriksaan
persyaratan
Total Waktu
kelengkapan
10 menit
persyaratan
3 jam 40
menit
Total Waktu
1 jam 40
menit
Berdasarkan tabel 2 dapat dilihat bahwa aktivitas 1, 3, 7, 8, dan 9 ditiadakan
setelah SIMSOn dioptimalkan karena seluruh aktivitas itu dapat dilakukan dengan
menggunakan SIMSOn. Pada aktivitas 2 dapat dilakukan penghematan waktu sebesar
20 menit karena persyaratan untuk bebas perpustakaan sudah terdapat didalam SIMSOn
serta aktivitas pencatatan dilakukan dengan menggunakan sistem sehingga tidak perlu
lagi ada bukti cetak yang menyatakan bebas perpustakaan. Aktivitas 6 juga dapat
dilakukan penghematan waktu sebesar 25 menit, karena sistem untuk pembayaran sudah
terintegrasi pada saat pemeriksaan bukti pembayaran.
Berdasarkan penjelasan diatas maka perbandingan waktu pada kedua proses
didapatkan hasil bahwa proses administrasi Tugas Akhir dihasilkan pengurangan waktu
sebanyak 27,8% sedangkan untuk proses administrasi wisuda sebanyak 47,6%. Dari
pengurangan waktu yang dihasilkan, rancangan kedua proses tersebut tetap dapat
dikatakan sebagai salah satu contoh penerapan rekayasa ulang proses bisnis. Hal ini
disebabkan karena presentase yang dihasilkan lebih dari 5-10% (Presentase peningkatan
Continuous Improvement). Walaupun dengan presentase perubahan yang tidak radikal,
terdapat beberapa implikasi lain dari pengurangan waktu yang dibutuhkan mahasiswa
untuk kedua proses tersebut. Hasil presentase pengurangan waktu tersebut merupakan
contoh dari proses administrasi yang dilakukan oleh seorang mahasiswa. Pengurangan
waktu akan lebih terasa jika proses administrasi dilakukan oleh banyak mahasiswa
dalam waktu bersamaan (antrian), dengan demikian waktu antrian akan menjadi lebih
singkat. Implikasi lainnya adalah peningkatan produktivitas para staf terkait dengan
proses administasi tersebut. Hal ini disebabkan karena jumlah waktu yang diperlukan
untuk melakukan kedua proses administrasi tersebut berkurang sehingga para staf dapat
melakukan pekerjaan lainnya
Adapun keuntungan dengan adanya rekayasa ulang proses bisnis tidak akan
ditemukan banyak kesulitan. Hal ini disebabkan karena sistem yang digunakan pada
rancangan proses bisnis yang baru sudah ada sebelumnya dan hanya perlu dioptimalkan.
Staf juga sudah terbiasa mengggunakan kedua sistem tersebut sebelumnya, sehingga
menjadi salah satu keuntungan dalam penerapannya. Selain itu, rancangan proses bisnis
yang baru tidak mengalami banyak perubahan, sehingga tidak diperlukan banyak waktu
untuk melakukan sosialisasi kepada staf terkait. Dari beberapa penjelasan yang telah
disebutkan sebelumnya, jika rancangan proses bisnis yang baru diterapkan maka tidak
diperlukan biaya yang besar untuk pembuatan sistem dan sosialisasi bagi staf terkait.
Adapun potensi kelemahan dari dioptimalkannya SIMSOn adalah server error
yang bergantung pada kestabilan jaringan internet karena seluruh aktivitas ini
menggunakan jaringan internet agar bisa diakses kapanpun dan dimanapun.