Analisis Sistem LKP : Rancang Bangun Aplikasi Disposisi Surat Berbasis Web Pada Bagian Urusan Administrasi Umum di STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo.

Pada langkah-langkah diatas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada STIKES Yayasan RS. Dr Soetomo. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab berikutnya.

4.1 Analisis Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis permasalahan yang terdapat pada bagian Urusan Administrasi Umum STIKES YRSDS khususnya penanganan data pada surat masuk, surat keluar dan disposisi. Untuk dapat merancang sistem yang akan dibangun, langkah awal adalah mengetahui alur proses surat masuk, surat keluar dan disposisi yang digunakan oleh Kaur. AU sampai saat ini. Untuk menggambarkan proses bisnis pengolahan data surat masuk, surat keluar dan disposisi pada bagian AU STIKES YRSDS maka dibuatlah alur dokumen atau document flow yang berfungsi untuk mengetahui detil alur proses bisnis surat- menyurat tersebut. Pengelolaan aktivitas surat-menyurat pada STIKES YRSDS saat ini adalah pemrosesan surat masuk, pemrosesan surat keluar dan disposisi. Pada pemrosesan surat masuk dimulai dari Ka. Urusan Administrasi Umum menerima surat masuk dari instansi atau lembaga luar. Kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum mencatat dan memberi kode surat dalam buku agenda. Lalu, menulis di lembar disposisi dan di naikkan kepada Ketua. Ka. Urusan Administrasi Umum akan melaksanakan perintah sesuai isi lembar disposisi yang diberikan dari ketua dan wakil ketua berupa menindaklanjuti membalas atau tidak surat masuk dan mengarsipkan surat tersebut. Pemrosesan surat keluar dimulai dari pejabat membuat konsep surat dinas. Dan Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik surat sesuai konsep dan meneruskan surat kepada ketua. Setelah konsep tersebut mendapat persetujuan dari ketua dan Ka. Bag. Administrasi Umum dan Keuangan kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik konsep yang sudah mendapatkan persetujuan dari ketua. Surat ditandatangani oleh pejabat dan Ka. Urusan Administrasi Umum mengagendakan dan memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar terakhir, surat keluar dikirim melalui bagian umum dan arsip surat disimpan di bagian umum. Untuk lebih jelasnya, document flowchart disposisi surat ini dapat dilihat pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2 . Surat Masuk Ketua Kaur. Administrasi umum Wakil ketua mulai Surat masuk Lembar disposisi Lembar disposisi Lembar disposisi Validasi ketua Lembar disposisi Validasi wakil Balas? selesai ya tidak Memberi kode di buku agenda Menyetujui disposisi dari ketua Otorisasi lembar disposisi Membuat surat balasan Surat keluar Lembar disposisi Lembar disposisi ketua c Lembar disposisi Validasi wakilketua a Gambar 4.1 Document flow Surat Masuk Surat Keluar Kaur. Administrasi Umum Ketua Wakil ketua Ka. BAUK mulai Membuat konsep surat dinas Konsep surat surat Surat validasi ketua Surat validasi BAUK Surat fix Surat keluar Surat keluar fix otorisasi Surat keluar selesai Memberi nomer surat, tanggal, dan stempel, perihal Mencatat nomer agenda Mengetik konsep surat Meneliti surat surat Persetujuan surat Mengetik surat keluar Memberi paraf Meneliti surat Validasi surat keluar Surat keluar validasi BAUK Surat keluar validasi Wakil ketua Gambar 4.2 Document Flow Surat Keluar

4.2 Mendesain Sistem