LKP : Rancang Bangun Aplikasi Disposisi Surat Berbasis Web Pada Bagian Urusan Administrasi Umum di STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo.
RANCANG BANGUN APLIKASI DISPOSISI SURAT BERBASIS WEB PADA BAGIAN URUSAN ADMINISTRASI UMUM DI STIKES
YAYASAN RUMAH SAKIT Dr. SOETOMO
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
Annisa Rahayu Bekti Nagari 11410100279
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014
(2)
vi
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM ... 6
2.1 Sejarah ... 6
2.2 Visi dan Misi ... 7
2.2.1 Visi ... 7
2.2.2 Misi ... 7
2.3 Struktur Organisasi ... 8
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1 Dasar Surat Menyurat ... 10
3.2 Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ... 12
3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 13
3.4 Basis Data ... 14
3.5 Hypertext Prepocessor (PHP) ... 15
3.6 Aplikasi Web ... 15
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 17
4.1 Analisis Sistem ... 18 Halaman
(3)
vii
4.2.1 System Flowchart ... 22
4.2.2 Contex Diagram ... 39
4.2.3 Data Flow Diagram (DFD ... 39
4.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 65
A. Conceptual Data Model (CDM) ... 65
B. Pycsical Data Model (PDM) ... 66
4.2.5 Database Management System (DBMS) ... 67
4.2.6 Desain Input output ... 71
4.3 Mengimplementasi Sistem ... 86
4.4 Melakukan Pembahasan Terhadap Implementasi Sistem... 86
4.4.1 Form Login ... 86
4.4.2 Form Menu Home ... 87
4.4.3 Form Sidebar ... 88
4.4.4 Form Manajemen Surat Keluar ... 88
4.4.5 Form Manajemen Surat Masuk ... 90
4.4.6 Form Manajemen User ... 92
4.4.7 Form Disposisi ... 95
4.4.8 Form Transaksi Disposisi ... 97
BAB V PENUTUP ... 98
5.1 Kesimpulan ... 98
5.2 Saran ... 98
DAFTAR PUSTAKA ... 99
(4)
viii
Tabel 4.1 Struktur Tabel Pegawai ... 67
Tabel 4.2 Struktur Tabel Jabatan ... 68
Tabel 4.3 Struktur Tabel Surat Masuk ... 68
Tabel 4.4 Struktur Tabel Surat Keluar ... 69
Tabel 4.5 Struktur Tabel Disposisi... 70
Tabel 4.6 Struktur Tabel Histori ... 70 Halaman
(5)
ix
Gambar 2.1 Struktur Organisasi STIKES Yayasan RS Dr Soetomo ... 8
Gambar 4.1 Document Flowchart Surat Masuk ... 20
Gambar 4.2 Document Flowchart Surat Keluar ... 21
Gambar 4.3 System Flowchart Otentikasi Login ... 24
Gambar 4.4 System Flowchart Halaman utama ... 25
Gambar 4.5 System Flowchart Pengolahan Data Surat Keluar... 27
Gambar 4.6 System Flowchart Pengolahan Data Surat Masuk... 30
Gambar 4.7 System Flowchart Disposisi (1)... 32
Gambar 4.8 System Flowchart Disposisi (2)... 33
Gambar 4.9 System Flowchart Disposisi (3)... 34
Gambar 4.10 System Flowchart Histori Disposisi (1) ... 36
Gambar 4.11 System Flowchart Histori Disposisi (2) ... 37
Gambar 4.12 System Flowchart Histori Disposisi (3) ... 38
Gambar 4.13 Contex Diagram ... 40
Gambar 4.14 Data Flow Diagram level 0 ... 42
Gambar 4.15 Data Flow Diagram Level 1 Otentikasi Login ... 44
Gambar 4.16 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pengolahan Data Surat Keluar ... 45
Gambar 4.17 Data Flow Diagram Level 2 Proses Menambah Data Surat Keluar ... 46
Gambar 4.18 Data Flow Diagram Level 2 Proses Mencari Data Surat Keluar ... 47
Gambar 4.19 Data Flow Diagram Level 2 Proses Memperbarui Data Surat Keluar ... 48
Gambar 4.20 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pengolahan Data Surat Masuk ... 49
Gambar 4.21 Data Flow Diagram Level 2 Proses Menambah Data Surat Masuk ... 49 Gambar 4.22 Data Flow Diagram Level 2 Proses Mencari Data
(6)
x
Surat Masuk ... 51
Gambar 4.24 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pengolahan Data Pegawai ... 52
Gambar 4.25 Data Flow Diagram Level 2 Proses Menambah Data Pegawai ... 53
Gambar 4.26 Data Flow Diagram Level 2 Proses Memperbarui Data Pegawai ... 53
Gambar 4.27 Data Flow Diagram Level 1 Proses Pengolahan Data Jabatan ... 55
Gambar 4.28 Data Flow Diagram Level 2 Proses Menambah Data Jabatan ... 55
Gambar 4.29 Data Flow Diagram Level 2 Proses Memperbarui Data Jabatan ... 56
Gambar 4.30 Data Flow Diagram Level 1 Proses Disposisi ... 58
Gambar 4.31 Data Flow Diagram Level 2 Proses Menambah Data Disposisi ... 59
Gambar 4.32 Data Flow Diagram Level 2 Proses Mencari Data Disposisi ... 60
Gambar 4.33 Data Flow Diagram Level 2 Proses Memperbarui Data Disposisi ... 61
Gambar 4.34 Data Flow Diagram Level 1 Proses Histori Disposisi ... 63
Gambar 4.35 Data Flow Diagram Level 2 Proses Menambah Histori Disposisi .. 64
Gambar 4.36 Data Flow Diagram Level 2 Proses Mencari Histori Disposisi ... 64
Gambar 4.37 Data Flow Diagram Level 2 Proses Memperbarui Histori Disposisi ... 65
Gambar 4.38 Conceptual Data Model ... 66
Gambar 4.39 Pycsical Data Model ... 66
Gambar 4.40 Halaman Login ... 71
Gambar 4.41 Halaman Utama ... 72
Gambar 4.42 Halaman Surat Keluar ... 73
Gambar 4.43 Halaman Input Surat Keluar ... 74
Gambar 4.44 Halaman Edit Surat Keluar ... 74
Gambar 4.45 Halaman Surat Masuk ... 75
Gambar 4.46 Halaman Input Surat Masuk ... 76
Gambar 4.47 Halaman Edit Surat Masuk ... 77
(7)
xi
Gambar 4.50 Halaman Edit Pegawai ... 79
Gambar 4.51 Halaman Jabatan ... 80
Gambar 4.52 Halaman Input Jabatan ... 81
Gambar 4.53 Halaman Edit Jabatan ... 81
Gambar 4.54 Halaman Disposisi... 82
Gambar 4.55 Halaman Input Disposisi ... 83
Gambar 4.56 Halaman Edit Disposisi ... 83
Gambar 4.57 Halaman Histori Disposisi ... 84
Gambar 4.58 Halaman Input Histori Disposisi ... 85
Gambar 4.59 Halaman Edit Histori Disposisi ... 85
Gambar 4.60 Form Login ... 87
Gambar 4.61 Form Menu Home ... 87
Gambar 4.62 Menu SideBar ... 88
Gambar 4.63 Form Data Surat Keluar ... 89
Gambar 4.64 Form Input Surat Keluar ... 89
Gambar 4.65 Form Edit Surat Keluar ... 90
Gambar 4.66 Form Data Surat Masuk ... 91
Gambar 4.67 Form Input Surat Masuk ... 91
Gambar 4.68 Form Edit Surat Masuk ... 92
Gambar 4.69 Form Data Pegawai ... 93
Gambar 4.70 Form Input Pegawai ... 93
Gambar 4.71 Form Edit Pegawai ... 94
Gambar 4.72 Form Data Jabatan ... 94
Gambar 4.73 Form Input Jabatan... 94
Gambar 4.74 Form Edit Jabatan ... 95
Gambar 4.75 Form Disposisi ... 95
Gambar 4.76 Form Input Disposisi ... 96
Gambar 4.77 Form Edit Disposisi ... 96
Gambar 4.78 Form Transaksi Disposisi... 97
(8)
xii
Lampiran 1 Surat Balasan Instansi/Perusahaan ... 100
Lampiran 2 Form KP-5 (Acuan Kerja) ... 101
Lampiran 3 Form KP-6 (Log Harian dan Catatan Perubahan Kerja) ... 103
Lampiran 4 Form KP-7 (Kehadiran Kerja Praktek) ... 104
Lampiran 5 Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... 105
Lampiran 6 Source Code ... 107 Halaman
(9)
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pemanfaatan teknologi dalam memanajemenkan administrasi bisnis untuk mendapatkan kemudahan pengelolaan dan akses yang cepat telah banyak berkembang. Hal ini membuat pola work flow dari dukungan berbasis sistem diterapkan di lembaga, instansi serta perusahaan untuk pelayanan administrasi yang baik dari internal maupun eksternal.
STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo adalah perguruan tinggi kesehatan swasta milik yayasan Dr. Soetomo merupakan peningkatan status Akademi Perekam Medis dan Informatika Kesehatan (APIKES) Pena Husada yang mendapat ijin penyelenggaraan pendidikan sejak tahun 2003/2004. Surat menyurat di STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo dibagi menjadi dua proses bisnis yaitu surat masuk dan surat keluar. Proses bisnis keduanya hampir sama namun yang menjadi pembeda adalah proses surat masuk dan surat keluar oleh bagian administrasi umum yang kemudian surat akan dinaikkan kepada pejabat yang berwenang untuk meneruskan lembar disposisi surat ke pejabat dibawahnya. Kemudian surat dibalas atau di arsip kembali kepada bagian administrasi umum. Dengan proses manual yang masih digunakan sekarang ada beberapa hal kendala berkenaan dengan disposisi surat yaitu menghabiskan banyak waktu, banyak penggunaan tenaga kerja, penanganan pekerjaan kurang maksimal, lambat dalam melacak posisi surat serta pengembalian surat yang terkadang membuat administrasi umum membuat copy-an surat masuk dan keluar.
(10)
Dalam meningkatkan proses surat menyurat di bagian urusan administrasi umum STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo, perlu dilakukan perubahan dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar dan untuk mencegah kehilangan surat masuk dari instansi dan surat keluar diperlukan penyimpanan di database sistem sehingga faktor –faktor kelemahan dari proses manual bisa di kurangi kedalam pembuatan suatu aplikasi pencatatan surat masuk , surat keluar serta disposisi surat.
Berdasarkan kekurangan dan kendala yang dihadapi dalam pemrosesan surat masuk, surat keluar dan disposisi surat yang telah dijelaskan maka dapat dibuat Aplikasi Disposisi Surat Berbasis Web di STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo Surabaya. Dengan dibangun aplikasi web ini diharapkan proses pencatatan surat – menyurat memudahkan bagian Administrasi Umum Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah di uraikan diatas, maka rumusan masalah pada kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang dan membuat aplikasi disposisi surat berbasis web pada bagian urusan administrasi umum STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo.
2. Bagaimana membuat disposisi surat untuk beberapa penanggungjawab sebagai pengganti lembar disposisi.
(11)
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada pembuatan aplikasi disposisi surat adalah sebagai berikut:
1. Sistem berbasis web yang akan dibuat mencakup pencatatan surat masuk, pencatatan surat keluar, membuat disposisi yang secara sekuensial akan diteruskan kepada penanggungjawab.
2. Data berasal dari manual pemrosesan surat masuk dan surat keluar pada STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo.
3. Laporan berupa histori surat masuk dan surat keluar.
1.4 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dalam kerja praktek di STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo adalah:
1. Membuat Aplikasi Disposisi Surat Berbasis Web pada STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo.
2. Pengelolaan surat masuk, surat keluar dan disposisi surat lebih baik dalam segi waktu dan manajemen.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam Aplikasi Disposisi Surat Berbasis Web di STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo adalah sebagai berikut:
1. Bagi Kaur. Administrasi Umum
Mempermudah mencatat surat masuk, surat keluar serta membuat disposisi surat kepada pejabat penanggungjawab tertuju.
(12)
Mempermudah mengisi disposisi dan update disposisi dari atau ke penanggungjawab baik sebelum atau sesudahnya.
3. Bagi Mahasiswa
Dapat membuat Aplikasi Disposisi Surat Berbasis Web di STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo sebagai hasil implementasi dari pembelajaran di bangku kuliah.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan kerja prakterk adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang masalah kemudian rumusan masalah dari latar belakang yang telah dijelaskan, batasan masalah yang di sesuaikan dengan rumusan masalah sehingga tidak keluar dari konteks yang dibahas, tujuan dari kerja praktek dan manfaat yang diharapkan dari pelaksanaan kerja praktek dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM
Bab ini berisi penjelasan mengenai sejarah umum perusahaan, Visi dan Misi perusahaan, dan stuktur organisasi perusahaan.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan secara singkat teori–teori yang berhubungan dengan kerja praktek yang meliputi konsep dasar sistem informasi dan kegiatan di administrasi umum STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Bab ini berisi tentang uraian tentang tugas – tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari metodologi penelitian, analisa sistem, pembahasan
(13)
masalah berupa Alur data diagram, struktur table dan implementasi sistem berupa
capture dari setiap halaman program.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari evaluasi program, serta saran – saran yang bermanfaat guna peningkatan efisiensi sistem dan pengembangan sistem.
(14)
6
2.1 Sejarah
STIKES Yayasan RS Dr. Soetomo adalah perguruan tinggi swasta milik Yayasan RS. Dr. soetomo yang memperoleh ijin operasional berdasar Surat keputusan Dirjen Dikti Kemendikbud Nomor 31/E/O/2012 Tanggal 26 Januari 2012 tentang Perubahan Bentuk Akademi Perekam Medik dan Informatika Kesehatan (APIKES) Pena Husada menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Yayasan RS. Dr. Soetomo.
Kampus STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo di Jl. Karangmenjangan 12, Surabaya, dan mempunyai 2 (dua) Program Studi (Prodi), yaitu prodi D-III Rekam Medik dan Informatika Kesehatan dan Prodi S-1 Administrasi Rumah Sakit. Pilihan dua program studi tersebut berdasar analisis bahwa tenaga kesehatan Ahli madya Perekam Kesehatan serta Sarjana Administrasi Rumah Sakit adalah tenaga kesehatan yang mempunyi peran strategis untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan pengelolaan RS di era persaingan global.
Pertumbuhan perumahsakitan di Indonesia lima tahun terakhir mengalami peningkatan cukup signifikan pertumbuhan RS swasta jauh lebih cepat sejak adanya regulasi tentang kemudahan perijinan. Secara nasional pertumbuhan RS swasta adalah 12,6% sedangkan RS pemerintah sekitar 4,6%.
Undang nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dan Undang-undang nomor 36 tahun tahun 2009 tentang Kesehatan mengamanatkan bahwa
(15)
rumah sakit harus memiliki tenaga tetap di bidang manajemen rumah sakit dan tenaga perekam medis. Kebutuhan manajer madya yang mempunyai kemampuan dan keahlian di bidang perumahsakitan dan rekam medis akan sangat dibutuhkan dibutuhkan dimasa-masa yang akan datang. Pendidikan S1 Administrasi Rumah Sakit dan DIII Rekam Medik dan Informasi Kesehatan didesain untuk menyiapkan lulusan yang memiliki kualifikasi manajerial di bidang manajemen dan rekam medis di Rumah Sakit.
2.2 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi dari STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya adalah sebagai berikut:
2.2.1 Visi
Menjadi Lembaga Pendidikan Tinggi Swasta yang mandiri, mencetak lulusan yang profesional di bidangnya, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2.2.2 Misi
1. Mengelola lembaga perguruan tinggi yang profesional, transparan dan akuntabel.
2. Mendorong pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi dimasing-masing program studi secara proporsional.
3. Mendorong penyusunan kurikulum dimasing-masing program studi berbasis kompetensi dengan berorientasi pada perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
(16)
4. Mendorong pelaksanaan proses belajar mengajar masing-masing program studi menggunakan pendekatan kurikulum berbasis kompetensi dan berorientasi pada keseimbangan antara hard skill dan soft skill.
5. Mendorong pelaksanaan proses belajar mengajar dimasing-masing program studi agar dapat meningkatkan kemandirian dan profesionalisme lulusan. 6. Melakukan kerjasama dengan mitra kerja dari berbagai perguruan tinggi dan
instansi terkait untuk memenuhi kebutuhan dan bursa kerja lulusan.
7. Mengevaluasi dan mengembangkan tata kelola di bidang akademik dan non akademik sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang ada di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo merupakan bentukan sekolah ilmu kesehatan oleh yayasan RS. Dr. Soetomo. Sebagai yayasan mandat yang diberikan kepada Dewan Wali Amanah untuk mendirikan STIKES. Berikut gambar struktur organisasinya.
(17)
Dalam Kerja Praktek yang dilakukan di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo adalah di bagian lingkup Urusan Administrasi Umum. Tugas Kaur. Administrasi Umum adalah sebagai berikut:
1. Mengkoordinasi dan mengagendakan seluruh proses surat masuk ke lembaga dan surat yang keluar ke lembaga atau instasi lain.
2. Menyusun dan membuat surat-surat keperluan perlengkapan di lingkungan STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo berdasarkan SK Dirjen DIKTI tentang kode surat dinas.
(18)
10
3.1 Dasar Surat Menyurat
Dalam makalah STMIK TEKNOKRAT (2010), Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam yaitu: menyampaikan informasi kepada pembaca surat, mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat dan ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain: Surat sebagai media komunikasi, Surat sebagai barometer, Surat sebagai duta penulis, Surat sebagai bukti tertulis, Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor.
Suatu surat dikatakan baik apabila memiliki syarat-syarat surat sebagai berikut:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar. b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang baku atau benar berdasarkan EYD.
Penggolongan dan bentuk surat dapat dibedakan sebagai berikut: a. Berdasarkan kepentingan isi surat:
(19)
b.Surat dinas : surat keterangan, surat jalan, surat izin, surat kelakuan baik, dan sebagainya.
c.Surat niaga : surat perkenalan, surat penawaran permintaan, surat pesanan dan balasan, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat ketatausahaan, dan sebagainya.
b. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, e-mail.
c. Berdasar cara pengiriman : surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.
d. Berdasar tingkat kerahasiaan : sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
e. Berdasar jumlah sasaran : biasa, edaran dan pengumuman
f. Berdasarkan tingkat penyelesaian : sangat penting, penting, biasa. Fungsi bagian surat adalah sebagai berikut:
a. Kepala Surat (Kop Surat) b. Tanggal Surat
c. Nomor Surat d. Lampiran e. Hal atau perihal f. Alamat yang dituju g. Salam Pembuka h. Isi Surat
i. Tandatangan dan Nama terang penanggungjawab surat j. Jabatan penanggungjawab surat
(20)
k. Tembusan l. Inisial
3.2 Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
Dalam PERMENPAN (2012), dalam hal Pengurusan naskah dinas korespondensi terdapat 2 jenis naskah korespondensi yaitu:
a. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)
Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau dibagian lain yang menyelenggarakan kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya.
b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern 1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas 2. Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di sekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut
a. Penerimaan b. Pencatatan c. Penilaian d. Pengolahan e. Penyimpanan
(21)
3. Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Penanganan surat masuk, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap berikut.
a. Pengolahan b. Pencatatan c. Penggandaan d. Pengiriman e. penyimpanan Ketentuan Surat-menyurat 1. Komunikasi Langsung 2. Alur surat menyurat 3. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi. Ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.
3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Simarmata & Paryudi (2006), menyatakan bahwa untuk mengilustraikan konsep model data, berikut disajikan dua model data yaitu entity
(22)
dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antarentitas-entitas. ER diagram disusun dalam tiga komponen, yaitu:
1. Entitas (entity)
Entitas adalah sesuatu yang nyata atau abstrak dimana akan menyimpan data. 2. Relasi (Relationship)
Relasi adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Kardinalitas menentukan kejadian suatu entitas untuk satu kejadian pada entitas yang berhubungan. Pemetaan kardinalitas terdiri dari berikut:
a) One-to-one
b) One-to-many
c) Many-to-one
d) Many-to-many
3. Atribut (Attribute)
Atribut adalah ciri umum atau sebagian besar instansi pada entitas tertentu. Atau disebut properti, elemen data, dan field.
3.4 Basis Data
Basis data oleh Simarmata & Paryudi (2006), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagi. Dengan basisdata, pengguna dapat meyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi
(23)
berdasarkan banyak kriteria. Datapun harus mudah ditambahkan ke dalam basisdata, dimodifikasi, dan dihapus.
3.5 Hypertext Prepocessor (PHP)
Menurut Afriyudi (2008), PHP adalah singkatan dari hypertext prepocessor. Merupakan script untuk pemrograman berbasis web server-side. Dengan menggunakan PHP maka maintenance suatu situs web menjadi lebih mudah. Proses update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan script PHP.
Sintaks PHP mirip dengan bahasa C, Perl, Pascal dan basic. PHP dapat dikembangkan sebagai web spesifik yang menyediakan fungsi-fungsi khusus yang membuat pengembangan suatu web dapat dilakukan dengan mudah. PHP juga menyediakan koneksi database, protokol dan modul fungsi lainnya.
3.6 Aplikasi WEB
Simarmata (2010), Aplikasi Web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi web biasanya berupa data persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman web dinamis yang dapat dipertimbangkan sebagai hibridisasi antara hipermedia dan sistem informasi.
Aplikasi web adalah bagian dari client-side yang dapat dijalankan oleh
browser web. Client-side mempunyai tanggung jawab untuk pengeksekusian
proses bisnis.
Interaksi Web dibagi ke dalam tiga langkah yaitu: 1. Permintaan
(24)
Pengguna mengirimkan permintaan ke server web, via halaman web yang ditampilkan pada browser web.
2. Pemrosesan
Server web menerima permintaan yang dikirimkan oleh pengguna kemudian memproses permintaan tersebut.
3. Jawaban
Browser menampilkan hasil dari permintaan pada jendela browser
Halaman web bisa terdiri dari beberapa jenis informasi grafis (tekstual dan multimedia). Kebanyakan komponen grafis dihasilkan dengan tool khusus, menggunakan manipulasi langsung dan editor WYSIWYG.
(25)
17
DESKRIPSI PEKERJAAN
Setelah melakukan pengamatan pada Bagian Urusan Administrasi Umum di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo tentang proses pengurusan surat masuk, pengurusan surat keluar dan disposisi. Maka secara garis besar penanganan surat masuk, surat keluar dan disposisi adalah proses yang berkaitan dengan pencatatan data surat masuk, surat keluar dan disposisi yang masih dilakukan dengan manual yaitu dengan surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda menurut tingkat keamanan kemudian pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan. Proses ini juga terdapat pada pengolahan data surat masuk sampai sarana penanganan surat masuk. Hal ini juga memungkinkan pada pengurusan surat keluar. Akibatnya terjadi kesulitan dalam mengetahui posisi surat masuk dan disposisi dari penanggungjawab. Berkas surat masuk, surat keluar dan disposisi terjadi penggandaan oleh Urusan Administrasi Umum dikarenakan lembar disposisi terkadang belum tersampaikan atau hilang.
Dalam Kerja Praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis Sistem 2. Mendesain Sistem
3. Mengimplementasikan Sistem
(26)
Pada langkah-langkah diatas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada STIKES Yayasan RS. Dr Soetomo. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab berikutnya.
4.1 Analisis Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis permasalahan yang terdapat pada bagian Urusan Administrasi Umum STIKES YRSDS khususnya penanganan data pada surat masuk, surat keluar dan disposisi. Untuk dapat merancang sistem yang akan dibangun, langkah awal adalah mengetahui alur proses surat masuk, surat keluar dan disposisi yang digunakan oleh Kaur. AU sampai saat ini. Untuk menggambarkan proses bisnis pengolahan data surat masuk, surat keluar dan disposisi pada bagian AU STIKES YRSDS maka dibuatlah alur dokumen atau
document flow yang berfungsi untuk mengetahui detil alur proses bisnis
surat-menyurat tersebut.
Pengelolaan aktivitas surat-menyurat pada STIKES YRSDS saat ini adalah pemrosesan surat masuk, pemrosesan surat keluar dan disposisi. Pada pemrosesan surat masuk dimulai dari Ka. Urusan Administrasi Umum menerima surat masuk dari instansi atau lembaga luar. Kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum mencatat dan memberi kode surat dalam buku agenda. Lalu, menulis di lembar disposisi dan di naikkan kepada Ketua. Ka. Urusan Administrasi Umum akan melaksanakan perintah sesuai isi lembar disposisi yang diberikan dari ketua dan wakil ketua berupa menindaklanjuti membalas atau tidak surat masuk dan mengarsipkan surat tersebut.
(27)
Pemrosesan surat keluar dimulai dari pejabat membuat konsep surat dinas. Dan Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik surat sesuai konsep dan meneruskan surat kepada ketua. Setelah konsep tersebut mendapat persetujuan dari ketua dan Ka. Bag. Administrasi Umum dan Keuangan kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik konsep yang sudah mendapatkan persetujuan dari ketua. Surat ditandatangani oleh pejabat dan Ka. Urusan Administrasi Umum mengagendakan dan memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar terakhir, surat keluar dikirim melalui bagian umum dan arsip surat disimpan di bagian umum.
Untuk lebih jelasnya, document flowchart disposisi surat ini dapat dilihat pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2 .
(28)
Surat Masuk
Ketua
Kaur. Administrasi umum Wakil ketua
mulai
Surat masuk
Lembar disposisi
Lembar disposisi Lembar disposisi
Validasi ketua
Lembar disposisi Validasi wakil
Balas?
selesai ya tidak
Memberi kode di
buku agenda
Menyetujui disposisi dari ketua Otorisasi
lembar disposisi
Membuat surat balasan
Surat keluar
Lembar disposisiLembar disposisi ketua
c
Lembar disposisi Validasi wakil&ketua
a
(29)
Surat Keluar
Kaur. Administrasi Umum Ketua Wakil ketua Ka. BAUK
mulai Membuat konsep surat
dinas Konsep surat
surat Surat validasi ketua
Surat validasi BAUK
Surat fix
Surat keluar
Surat keluar fix otorisasi
Surat keluar
selesai Memberi nomer surat, tanggal, dan
stempel, perihal Mencatat nomer
agenda Mengetik konsep surat
Meneliti surat surat
Persetujuan surat Mengetik surat
keluar
Memberi paraf
Meneliti surat Validasi surat
keluar
Surat keluar validasi BAUK Surat keluar validasi
Wakil ketua
(30)
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem, langkah berikutnya yaitu mendesain sistem. Dalam mendesain sistem diperlukan langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut:
1. System flowchart.
2. Context diagram
3. Data flow diagram(DFD)
4. Entity relationship diagram(ERD)
5. Database management system(DBMS)
6. Desain input output
Ketujuh langkah diatas dapat dijelaskan pada sub bab sebagai berikut:
4.2.1 System Flowchart
System flowchart adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. System flow yang akan dibangun ini berisi ketika pengguna menjalankan aplikasi
pertama kali harus melewati otentikasi masuk terlebih dahulu. Hal ini berfungsi memberi hak akses kepada pengguna. Pengguna terdiri dari Ketua, Wakil Ketua, Ka. BAUK, Ka. Urusan Administrasi Umum dan Ka.Prodi.
Sistem dimulai dari menampilkan halaman login dari browser. Setelah itu, pengguna mengisi username , password dan menekan buttonlogin. Kemudian sistem akan mencocokkan username dan password, apabila username dan
password salah maka sistem akan menampilkan pesan “username dan password
salah”. Apabila username dan password benar, maka sistem akan menampilkan
halaman utama sesuai hak akses masing-masing pengguna. Untuk aliran otentikasi hak akses dapat dilihatpada Gambar 4.3.
(31)
Sistem halaman utama dapat dijalankan Ka. Urusan Administrasi Umum dan pengguna yang berkepentingan. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih menu dari masing-masing pengguna. Apabila yang menggunakan adalah Ka. Urusan Administrasi Umum maka dapat mengakses semua fitur di halaman utama tanpa ada batasan. Selain itu maka hanya dapat mengkases menu fitur disposisi. Untuk lebih jelasnya, system flowchart surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.4.
(32)
Otentikasi Login
Pengguna Sistem
mulai
Membuka aplikasi
Menampilkan menu login
Form login
user a e da password
Mencocokkan username
dan password pegawai
Apakah cocok username dan password?
Mencocokkan hak akses user Konfirmasi gagal
login
Konfirmasi login
Menampilkan pesan berhasil login Halaman
transaksi surat disposisi
selesai
tidak
ya
1
(33)
Halaman Utama
Pengguna Sistem
mulai
Memilih menu
1
Ka. Ur AU?
Mencocokkan pilihan menu dengan Ka.Ur AU
Menu Ka Ur?
Mencocokkan pilihan menu selain
Ka.Ur Au Menu disposisi surat ya tidak tidak Menu surat keluar Menu surat masuk Menu disposisi Menu transaksi disposisi dashboard ya ya tidak tidak tidak selesai tidak ya 2 3 4 5 ya ya ya ya Keluar halaman utama tidak tidak
(34)
Sistem pengolahan surat keluar terdapat fitur menyimpan, memperbarui, mencari data surat masuk, dan sistem ini dapat diakses Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih opsi tambah surat keluar kemudian mengisi formulir surat keluar yaitu nomor agenda, tujuan, nomor surat keluar,tanggal surat, perihal, dan upload file scan surat keluar. Setelah selesai mengisi formulir surat keluar, pengguna memilih opsi simpan. Sistem akan menyimpan data surat keluar ke dalam tabel surat keluar, sistem akan menampilkan data surat keluar tersimpan kemudian pengguna mengkonfirmasi data surat keluar tersimpan. Sistem akan menampilkan daftar data surat keluar terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum akan memperbarui data surat keluar, maka Ka. Urusan Administrasi Umum memilih salah satu dari daftar surat keluar yang ada kemudian memilih linkedit. Sistem akan menampilkan data surat keluar, kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum memperbarui data surat keluar yang ingin di ubah yaitu nomor agenda, tujuan, tanggal surat, perihal, dan upload file scan surat keluar. Ka. Urusan Administrasi Umum memilih opsi simpan, maka sistem akan memperbarui data surat keluar ke dalam tabel surat keluar. Selanjutnya sistem menampilkan daftar surat keluar yang terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum ingin mencari data surat keluar, Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik kata kunci pada kolom pencarian yang sudah disediakan di halaman daftar data surat keluar. Kata kunci dapat berupa nomor agenda surat, tujuan, tanggal surat dan perihal surat. Sistem akan menyaring data surat keluar dari tabel surat keluar sesuai dengan kata kunci.
(35)
Selanjutnya, sistem akan menampilkan data surat keluar. Untuk lebih jelasnya.
System flowchart pengolahan data surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Pengolahan data surat keluar
Kaur AU Sistem
Mulai Menampilkan tab surat keluar Form surat keluar entry Nomor_agenda, tujuan, no_surat_keluar, tgl_surat, perihal, upload_surat_keluar Menyimpan data surat keluar Surat keluar Menampilkan data surat keluar Data surat keluar tersimpan selesai 2 Menambahkan surat keluar Memperbarui surat keluar Mencari data surat keluar
Memilih opsi simpan Memilih opsi tambah data surat
keluar
Menampilkan form tambah data surat
keluar
Konfirmasi ok
Daftar surat keluar
Memilih opsi edit surat keluar
Menampilkan form edit surat keluar
Kata kunci
Menyaring sesuai kata kunci data ya tidak ya ya tidak tidak 1 1
(36)
Sistem pengolahan surat masuk terdapat fitur menyimpan, memperbarui, mencari data surat masuk, dan sistem ini dapat diakses Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih opsi tambah surat masuk kemudian mengisi formulir surat masuk yaitu nomor agenda, surat dari, nomor surat masuk, tanggal surat, terima tanggal, perihal, diteruskan kepada, dan upload
file scan surat masuk. Setelah selesai mengisi formulir surat masuk, pengguna
memilih opsi simpan. Sistem akan menyimpan data surat masuk ke dalam tabel surat masuk, sistem akan menampilkan data surat masuk tersimpan kemudian pengguna mengkonfirmasi data surat masuk tersimpan. Sistem akan menampilkan daftar data surat masuk terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum akan memperbarui data surat masuk, maka Ka. Urusan Administrasi Umum memilih salah satu dari daftar surat masuk yang ada kemudian memilih linkedit. Sistem akan menampilkan data surat masuk, kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum memperbarui data surat masuk yang ingin di ubah yaitu surat dari, nomor surat masuk, tanggal surat, terima tanggal, perihal, diteruskan kepada, dan uploadfilescan surat masuk. Ka. Urusan Administrasi Umum memilih opsi simpan, maka sistem akan memperbarui data surat masuk ke dalam tabel surat masuk. Selanjutnya sistem menampilkan daftar surat masuk yang terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum ingin mencari data surat masuk, Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik kata kunci pada kolom pencarian yang sudah disediakan di halaman daftar data surat masuk. Kata kunci dapat berupa nomor agenda surat, surat dari, tanggal surat dan perihal surat. Sistem akan menyaring data surat masuk dari tabel surat masuk sesuai dengan kata kunci.
(37)
Selanjutnya, sistem akan menampilkan data surat masuk. Untuk lebih jelasnya.
System flowchart pengolahan data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.6.
(38)
Pengolahan data surat masuk
Ka. Ur AU Sistem
Mulai Menampilkan halaman surat masuk Form surat masuk entry Nomor_agenda,surat_ dari, tgl_surat,no_surat, perihal, terima_tanggal, diteruskan kepada, upload_scan, disposisi Menyimpan data surat masuk Surat masuk Menampilkan data tersimpan Daftar surat masuk selesai Disposisi 3 Menambahkan surat masuk? Memperbarui surat masuk? Mencari data surat masuk?
Memilih opsi simpan
Memilih daftar surat masuk
Menampilkan daftar sesuai yang dipilih
Data surat masuk yang dipilih
Perbarui data surat masuk Data surat masuk terbaru Kata kunci Menyaring data surat masuk Menampilkan data surat masuk 1 1 ya tidak ya tidak ya tidak
(39)
Pada sistem pengolahan disposisi terdapat fitur menambah, memperbarui dan mencari data disposisi. Sistem ini dapat diakses oleh pengguna yaitu Ketua, Wakil ketua, BAUK, Kaprodi dan Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini dimulai dengan mengisi formulir disposisi yaitu kode disposisi, isi disposisi dan tanggal disposisi. Setelah mengisi formulir disposisi, pengguna memilih opsi simpan. Sistem akan menyimpan data disposisi ke tabel disposisi. Kemudian sistem menampilkan data disposisi tersimpan dan daftar data disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, system flowchart disposisi(1) ini dapat dilihat pada gambar 4.7 .
(40)
Disposisi (1)
Pengguna Sistem
Mulai Menampilkan halaman disposisi surat Kd_disposisi, isi_disposisi, tgl_disposisi Menyimpan data disposisi disposisi Menampilkan disposisi Daftar disposisi Konfirmasi ok selesai Surat masuk Daftar disposisi surat 4 Menambah disposisi? Memperbarui disposisi? Mencari disposisi?
Memilih opsi simpan
Mencari disposisi? 6 7 1 1 ya tidak ya ya tidak tidak tidak tidak
Gambar 4.7 System Flowchart Disposisi(1)
Apabila pengguna akan mencari data disposisi, pengguna mengisi kata kunci pada kolom, pencarian yang telah disediakan pada daftar data disposisi. Sistem akan menyaring data disposisi sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan seperti isi disposisi dan tanggal disposisi. Selanjutnya, sistem akan menampilkan data disposisi. Untuk lebih jelasnya, system flowchart pengolahan data disposisi (2) ini dapat dilihat pada gambar 4.8.
(41)
Disposisi (2)
Pengguna Sistem
mulai
Kata kunci
Menyaring data disposisi sesuai kata
kunci
disposisi
Menampilkan data disposisi
Data disposisi
Memperbarui data disposisi?
selesai 6
7
ya tidak
Gambar 4.8 System Flowchart Disposisi (2)
Apabila pengguna akan memperbarui data disposisi, pengguna memilih salah satu daftar data disposisi. Sistem akan menampilkan data disposisi, kemudian pengguna memilih opsi edit untuk memperbarui data disposisi. Pengguna memperbarui data disposisi yang salah yaitu kode disposisi, isi disposisi dan tanggal disposisi dan memilih opsi simpan. Sistem akan memperbarui data disposisi yang ada pada tabel disposisi dan menampilkan daftar
(42)
disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, system flowchart pengolahan data disposisi (3) ini dapat dilihat pada gambar 4.9.
Disposisi(3)
Pengguna Sistem
mulai
Memilih data disposisi
Menampilkan data disposisi yang dipilih
Data disposisi yang dipilih
Perbarui kd_disposisi, Isi_disposisi, Tgl_disposisi
Memilih opsi simpan
Memperbarui data disposisi
Menampilkan data disposisi yang baru
Data diperbarui
Konfirmasi ok
Daftar disposisi terbaru
selesai
disposisi
7
Gambar 4.9 System Flowchart Disposisi (3)
Pada sistem pengolahan transaksi disposisi yang merupakan histori disposisi terdapat fitur menambah, memperbarui dan mencari data histori disposisi. Sistem ini dapat diakses oleh Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini dimulai dengan
(43)
mengisi formulir histori disposisi yaitu status, tanggal otorisasi dan keterangan. Setelah selesai mengisi formulir, pengguna memilih opsi simpan. Sistem akan menyimpan data histori disposisi ke dalam tabel disposisi pegawai dan sistem akan menampilkan daftar data histori disposisi. Untuk lebih jelasnya, system
flowchart histori diposisi(1) dapat dilihat pada Gambar 4.10.
Apabila pengguna akan mencari data histori disposisi, pengguna mengisi kata kunci pada kolom pencarian yang sudah disediakan di daftar data histori disposisi. Setelah itu, sistem akan menyaring data histori disposisi dari tabel disposisi pegawai sesuai dengan kata kunci. Sistem menampilkan data histori surat. Untuk lebih jelasnya, system flowchart histori diposisi(2) dapat dilihat pada Gambar 4.11.
Apabila pengguna akan memperbarui data histori, pengguna memilih salah satu data histori disposisi. Sistem akan menampilkan data histori disposisi, kemudian pengguna memilih link edit untuk memperbarui data hisotri disposisi yang salah yaitu status, tanggal otorisasi dan keterangan dan memilih opsi simpan. Sistem akan memperbarui data histori disposisi yang ada pada tabel disposisi pegawai dan menampilkan daftar data histori disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, system flowchart histori diposisi(3) dapat dilihat pada Gambar 4.12.
(44)
Histori diposisi (1)
Pengguna Sistem
5 mulai
Menampilkan daftar histori Form histori
Menambah histori baru?
Memperbarui histori?
Mencari histori?
Status, Tgl_otorisasi,
keterangan
Memilih opsi simpan
disposisi
pegawai
pegawaidisposisi Menyimpan data
histori surat
Daftar histori
selesai
Menampilkan histori surat baru ya
tidak ya
Mencari histori?
8 9
tidak
ya ya
1
1 tidak
tidak
(45)
Histori disposisi (2)
Pengguna Sistem
mulai
Kata kunci 8
Menyaring data histori surat sesuai
kata kunci
disposisi
pegawai
pegawaidisposisi Menampilkan data
histori surat Form histori
Memperbarui histori surat?
selesai
9 ya
tidak
(46)
Histori disposisi (3)
Pengguna Sistem
mulai
Memilih daftar
histori surat disposisi
pegawai
pegawaidisposisi Menampilkan data
histori surat yang dipilih
Data histori surat terbaru Perbarui status
Tgl_otorisasi keterangan
Memilih opsi simpan
Membarui data histori
Menampilkan data histori surat terbaru Data histori
surat yang dipilih
selesai 9
(47)
4.2.2 Context Diagram
Context diagaram yaitu gambaran seluruh aliran data pada data flow diagram(DFD). External entity yang ada di dalam contextdiagram yaitu
pengguna. Penggguna dibagi menjadi Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi . Lebih jelasnya, context diagram ini dapat dilihat pada Gambar 4.13.
(48)
data user
data user
data disposisi terpilih
data user
data user data surat keluar
data disposisi
data user
data disposisi
data disposisi kata kunci surat keluar
data surat keluar terpilih
data surat masuk kata kunci surat masuk data surat masuk terpilih
data pegawai
data pegawai terpilih data jabatan
data jabatan terpilih data disposisi surat
disposisi surat terpilih
kata kunci disposisi data histori kata kunci histori data histori terpilih
konfirm data user username dan password tidak cocok
informasi surat keluar
daftar surat keluar data surat keluar terbaru
informasi surat masuk
daftar surat masuk data surat masuk terbaru informasi data disposisi surat
daftar data disposisi data disposisi terbaru informasi data pegawai data pegawai baru informasi data jabatan data jabatan terbaru informasi histori disposisi daftar data histori disposisi
data histori disposisi terbaru
data disposisi terpilih
kata kunci disposisi
informasi data disposisi surat
daftar data disposisi surat data disposisi terbaru
konfirm data user
data disposisi kata kunci disposisi
kata kunci data disposisi terpilih
kata kunci
data disposisi terpilih konfirmasi data user informasi data disposisi
daftar disposisi baru
data disposisi terbaru
konfirmasi data user
informasi data disposisi
daftar data disposisi data disposisi terbaru
daftar data disposisi
data disposisi terbaru
konfirmasi data user
informasi data disposisi 1
Aplikasi Disposisi berbasis Web Bagian Administrasi Umum di
STIKES YRSDS Kepala Urusan Administrasi Umum Ketua Wakil ketua BAUK Kaprodi
Gambar 4.13 Diagram Konteks
4.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah cara atau metode yang digunakan untuk
membuat rancangan sistem terstruktur yang terdapat alur data, penyimpanan data dan proses. Selain itu DFD lebih detail mampu menjelaskan sampai ke beberapa
(49)
level proses dari rancangan sistem yang akan dibangun. Dalam aplikasi disposisi web ini juga menggunakan DFD untuk merancang proses yang ada didalamnya.
Terdapat 7 proses beserta sub proses dalam DFD level 0, 5 entitas yaitu Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi. Sub proses di DFD level 0 yaitu otentikasi login, pengolahan surat keluar, pengolahan surat masuk, pengolahan data pegawai, pengolahan jabatan, disposisi, histori disposisi. Sedangkan entitas yaitu pengguna dan pengguna2. Yang dimaksudkan pengguna adalah apabila akses user untuk Ka.Ur Administrasi Umum dan akses user selain Ka.Ur Administrasi Umum. Dan tabel di dalam DFD level 0 yaitu surat_masuk , surat_keluar, pegawai, jabatan, disposisi dan dispopeg. Penjelasan DFD level 0 dapat dilihat dilihat pada gambar 4.14 berikut.
(50)
data pengguna KAUR
data pengguna ketua
data pengguna BAUK
data pengguna Kaprodi
data surat keluar kata kunci surat keluar data surat keluar terpilih
data surat masuk kata kunci surat masuk
data surat masuk terpilih
data pegawai data pegawai terpilih
data jabatan yang terpilih data jabatan
data disposisi kata kunci data disposisi terpilih
data histori disposisi kata kunci histori data histori terpilih
jabatan selain KAUR
data disposisi tercatat konfirm data user
username dan password tidak cocok
informasi surat keluar daftar data surat keluar data surat keluar terbaru
informasi surat masuk daftar data surat masuk data surat masuk terbaru
informasi data pegawai data pegawai terbaru
informasi data jabatan data jabatan terbaru
informasi disposisi surat daftar disposisi surat
data disposisi surat terbaru
daftar histori disposisi data histori terbaru
informasi histori
data pengguna Waka data pengguna
data pegawai data surat masuk
data informasi surat masuk
data pegawai
data informasi pegawai
data jabatan data informasi jabatan
data disposisi surat data informasi disposisi surat
data histori
data informasi histori
kata kunci disposisi data disposisi terpilih data disposisi
data jabatan data pegawai
data pegawai
data disposisi terpilih kata kunci disposisi
data disposisi surat
data disposisi kata kunci disposisi
data disposisi terpilih data disposisi
kata kunci disposisi data disposisi terpilih
ResourceFlow_18
daftar data disposisi data disposisi terbaru data informasi disposisi
informasi disposisi daftar data disposisi
data disposisi terbaru
informasi data disposisi daftar data disposisi
data disposisi terbaru informasi data disposisi
daftar data disposisi data disposisi terbaru Kepala Urusan Administrasi Umum Ketua Wakil ketua BAUK Kaprodi 1.1 Otentikasi login 1.2 Pengolahan surat keluar 1.3 Pengolahan surat masuk 1.4 Pengolahan data pegawai 1.5 Pengolahan data jabatan 1.6 Disposisi surat 1.7 Histori disposisi 1 pegawai 2 surat keluar
3 surat masuk
4 jabatan
5 disposisi
6 dispopeg
(51)
DFD level 1 proses otentikasi login merupakan lanjutan dari DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses otentikasi login terdapat 4 (empat) proses yaitu memasukkan username dan password, mencocokkan username dengan password, menampilkan pesan “username dan password error” dan mencocokkan bagian. Terdapat external entity yaitu Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi dan proses ini mempunyai tabel penyimpanan yaitu tabel pegawai. Proses otentikasi ini berfungsi untuk memberikan hak akses terhadap pengguna. Pengguna berhak mendapat menyimpan, memperbarui dan melihat aplikasi dipoisisi.
Proses otentikasi login ini dimulai dari proses memasukkan username dan password kemudian akan mengecek pada proses mencocokkan username dan password dan mengambil dari tabel pegawai. Apabila tidak ditemukan username dan password maka akan muncul pesan error atau notifikasi username dan password salah kepada pengguna. Apabila cocok maka akan masuk proses mencocokkan bagian apakah username dan password yang didapat merupakan bagian user yang mana Ka. Ur Administrasi Umum atau selain itu. Proses selanjutnya maka akan ada dua opsi melanjutkan ke pengolahan surat keluar atau disposisi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.15.
(52)
pengguna KAUR
cek login
username dan password salah
pengguna Ketua
pengguna waka pengguna BAUK
pengguna Kaprodi
informasi username & password tidak cocok
informasi mencocokkan bagian data pegawai
konfirmasi data user pegawai
username&password tidak cocok username&password tdk cocok
username&password tdk cocok
username&password tdk cocok konfirmasi data user ketua
konfirmasi data user Waka
konfirmasi data user BAUK
konfirmasi data user kaprodi Kepala Urusan Administrasi Umum Ketua BAUK Kaprodi Wakil ketua 1.6 Disposisi surat
(Aplikasi Disposisi berbasis Web Bagian Administrasi Umum di STIKES YRSDS) 1 pegawai 1.1.1 memasukkan username dan password 1.1.2 mencocokkan username dan password 1.1.3 menampilkan pesan " username dan password
tidak cocok"
1.1.4 mencocokkan bagian
Gambar 4.15 DFD Level 1 Otentikasi Login
DFD level 1 proses pengolahan surat keluar merupakan lanjutan dari DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar terdapat 3 proses yaitu menambah data surat keluar, mencari data surat keluar dan memperbarui data surat keluar. Di dalam proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu Ka. Ur Administrasi Umum, dan penyimpanan tabel surat keluar dan tabel pegawai. Proses ini berfungsi untuk menambah, memperbarui dan mencari data surat keluar. Kemudian proses selanjutnya adalah pengolahan surat masuk. Untuk
(53)
lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.16 .
data surat keluar
kata kunci surat keluar
data surat keluar terpilih
data pegawai
data surat keluar
informasi data surat keluar
daftar data surat keluar
data surat keluar terbaru
informasi surat keluar
daftar kata kunci
kata kunci
data surat keluar
data surat terpilih Kepala Urusan
Administrasi Umum
2 surat keluar 1.2.1
menambah data surat keluar
1.2.2 mencari data surat
keluar
1.2.3 memperbarui data surat
keluar
1 pegawai
Gambar 4.16 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Surat Keluar
DFD level 2 proses menambah surat keluar merupakan lanjutan dari DFD level 1 pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2 proses menambah data surat keluar terdapat dua proses yaitu menyimpan data surat keluar dan menampilkan daftar surat keluar terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel surat keluar dan tabel pegawai. Proses pengolahan surat keluar dimulai dengan proses menambah data surat keluar kemudian disimpan dalam tabel surat keluar kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar surat keluar terbaru dari tabel surat keluar. Kemudian pengguna mendapatkan informasi surat keluar
(54)
terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.17 berikut.
data surat keluar data pegawai
data surat keluar
data tersimpan
informasi data pegawai
informasi surat keluar Kepala Urusan
Administrasi Umum
1 pegawai
2 surat keluar 1.2.1.1
Menyimpan data surat keluar
1.2.1.2 Menampilkan informasi
data surat keluar
Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Menambah Data Surat Keluar
DFD level 2 proses mencari data surat keluar merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2 proses mencari data surat keluar terdapat 2 proses yaitu menyaring data surat keluar dengan kata kunci pencarian dan proses menampilkan data surat keluar. Dalam proses ini terdapat entitas yaituKa.Ur Administrasi umum danproses ini terdapat penyimpanan berupa tabel surat keluar. Proses mencari data dimulai dari menyaring data surat keluar dengan kata kunci kemudian tabel akan memnyaring data yang dimaksud kemudian berlanjut pada proses menampilkan data surat keluar sesuai kata kunci. Lebih jelasnya, DFD level 2 proses mencari data surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.18.
(55)
kata kunci surat keluar
daftar data surat keluar
data surat keluar
data surat keluar tersaring Kepala Urusan
Administrasi Umum
2 surat keluar 1.2.2.1
Menyaring data surat keluar dengan kata kunci
pencarian
1.2.2.2 menampilkan data surat
keluar
Gam bar 4.18 DFD Level 2 Proses Mencari Data Surat Keluar
DFD level 2 proses memperbarui data surat keluar merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2 proses memperbarui data surat keluar terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data surat surat keluar sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data surat keluar dan terakhir menampilkan daftar surat keluar terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan pada tabel surat keluar. Proses ini dimulai dari menampilkan data surat keluar sesuai daftar yang dipilih setelah itu proses memperbarui data surat keluar kemudian di simpan dalam tabel surat keluar dilanjutkan proses menampilkan daftar surat keluar terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.19 berikut.
(56)
data surat keluar terpilih
data surat keluar ditampilkan
data surat keluar
data surat keluar tersimpan daftar surat keluar
data surat keluar terbaru
data surat keluar
informasi data surat keluar Kepala Urusan
Administrasi Umum
2 surat keluar 1.2.3.1
Menampilkan data surat keluar sesuai daftar yang
dipilih
1.2.3.2 perbarui data surat keluar
1.2.3.3 menampilkan daftar data
surat keluar terbaru
Gambar 4.19 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Surat Keluar
DFD level 1 proses pengolahan surat masuk merupakan lanjutan dari DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk terdapat 3 proses yaitu menambah data surat masuk, mencari data surat masuk dan memperbarui data surat masuk. Di dalam proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu pengguna, dan penyimpanan tabel surat masuk dan tabel pegawai. Proses ini berfungsi untuk menambah, memperbarui dan mencari data masuk. Kemudian proses selanjutnya adalah pengolahan data pegawai. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.20 .
DFD level 2 proses menambah surat masuk merupakan lanjutan dari DFD level 1 pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2 proses menambah data surat masuk terdapat dua proses yaitu menyimpan data surat masuk dan menampilkan daftar surat masuk terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel surat masuk dan tabel pegawai. Proses pengolahan surat masuk dimulai dengan proses menambah data surat masuk kemudian disimpan dalam tabel surat masuk kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar surat masuk terbaru dari
(57)
tabel surat masuk. Kemudian pengguna mendapatkan informasi surat masuk terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.21.
data surat masuk
informasi surat masuk
kata kunci surat masuk
daftar surat masuk
data surat masuk terpilih
data surat masuk terbaru
data pegawai
data surat masuk
informasi daftar data surat masuk
data surat masuk
informasi data surat masuk terbaru Kepala Urusan
Administrasi Umum
3 surat masuk 1 pegawai 1.3.1
Menambah surat masuk
1.3.2 Mencari data surat
masuk
1.3.3 Memperbarui surat
masuk
Gambar 4.20 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Surat Masuk
data surat masuk
data surat masuk tersimpan
informasi surat masuk
data pegawai
data surat masuk
informasi data surat masuk informasi data pegawai
Kepala Urusan Administrasi
Umum
1 pegawai
3 surat masuk 1.3.1.1
menyimpan data surat masuk
1.3.1.2 menampilkan daftar surat
masuk terbaru
Gambar 4.21 DFD Level 2 Proses Menambah Data Surat Masuk
DFD level 2 proses mencari data surat masuk merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2 proses mencari data surat masuk terdapat 2 proses yaitu menyaring data surat masuk
(58)
dengan kata kunci pencarian dan proses menampilkan data surat masuk. Dalam proses ini terdapat entitas yaitu pengguna dan proses ini terdapat penyimpanan berupa tabel surat masuk. Proses mencari data dimulai dari menyaring data surat masuk dengan kata kunci kemudian tabel akan menyaring data yang dimaksud kemudian berlanjut pada proses menampilkan data surat masuk sesuai kata kunci. Lebih jelasnya, DFD level 2 proses mencari data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.22.
DFD level 2 proses memperbarui data surat masuk merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2 proses memperbarui data surat masuk terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data surat surat masuk sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data surat masuk dan terakhir menampilkan daftar surat masuk terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan pada tabel surat masuk. Proses ini dimulai dari menampilkan data surat masuk sesuai daftar yang dipilih setelah itu proses memperbarui data surat masuk kemudian di simpan dalam tabel surat masuk dilanjutkan proses menampilkan daftar surat masuk terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.23 .
kata kunci surat masuk
daftar data surat masuk
data surat masuk tersaring
data surat masuk
Kepala Urusan Administrasi
Umum
3 surat masuk 1.3.2.1
menyaring data surat masuk sesuai dengan kata kunci
pencarian
1.3.2.2
menampilkan data surat masuk
(59)
surat masuk terpilih
data surat masuk
data surat masuk terbaru
data surat masuk
data surat masuk diperbarui
informasi data surat masuk
data surat masuk
informasi data surat masuk terbaru Kepala Urusan
Administrasi Umum
3 surat masuk 1.3.3.1
Menampilkan data surat masuk sesuai yang dipilih
1.3.3.2 perbarui data surat masuk
1.3.3.3
menampilkan data surat masuk terbaru
Gambar 4.23 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Surat Masuk
DFD level 1 proses pengolahan data pegawai merupakan lanjutan dari DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data pegawai terdapat 2 proses yaitu menambah data pegawai dan memperbarui data pegawai. Di dalam proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan tabel jabatan dan tabel pegawai. Proses ini berfungsi untuk menambah dan memperbarui data pegawai. Kemudian proses selanjutnya adalah pengolahan data jabatan. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.24 .
DFD level 2 proses menambah data pegawai merupakan lanjutan dari DFD level 1 pengolahan data pegawai. Di dalam DFD level 2 proses menambah data pegawai terdapat dua proses yaitu menyimpan data pegawai dan menampilkan daftar pegawai terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel jabatan dan tabel pegawai. Proses pengolahan pegawai dimulai dengan proses menambah data pegawai kemudian disimpan dalam tabel pegawai dan tabel jabatan kemudian
(60)
dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar data pegawai terbaru dari tabel pegawai dan tabel jabatan. Kemudian pengguna mendapatkan informasi pegawai terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.25 .
DFD level 2 proses memperbarui data pegawai merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan data pegawai. Di dalam DFD level 2 proses memperbarui data pegawai terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data pegawai sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data pegawai dan terakhir menampilkan daftar pegawai terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu pengguna dan penyimpanan pada tabel pegawai dan tabel jabatan. Proses ini dimulai dari menampilkan data pegawai sesuai daftar yang dipilih setelah itu proses memperbarui data pegawai kemudian di simpan dalam tabel pegawai dan tabel jabatan dilanjutkan proses menampilkan daftar pegawai terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.26 .
data pegawai
informasi data pegawai
data pegawai terpilih
data pegawai terbaru
data pegawai
informasi jabatan informasi data pegawai
data pegawai
informasi jabatan informasi data pegawai
Kepala Urusan Administrasi
Umum
1 pegawai
4 jabatan 1.4.1
menambah data pegawai
1.4.2 memperbarui data
pegawai
(61)
data pegawai
informasi data pegawai
data pegawai tersimpan
data pegawai data jabatan data jabatan data pegawai Kepala Urusan Administrasi Umum 1 pegawai 4 jabatan 1.4.1.1
menyimpan data pegawai
1.4.1.2 menampilkan daftar data
pegawai
Gambar 4.25 DFD Level 2 Proses Menambah Data Pegawai
data pegawai terpilih
data pegawai
data pegawai terbaru
data pegawai tampil
data pegawai tersimpan
data pegawai
data jabatan
data pegawai baru
data jabatan baru
informasi data jabatan baru
informasi data pegawai baru Kepala Urusan Administrasi Umum 1 pegawai 4 jabatan 1.4.2.1
menampilkan data pegawai sesuai yang dipilih
1.4.2.2 perbarui data pegawai
1.4.2.3 menampilkan daftar
pegawai
Gambar 4.26 DFD level 2 Proses Memperbarui Data Pegawai
DFD level 1 proses pengolahan data jabatan merupakan lanjutan dari DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data jabatan terdapat 2 proses yaitu menambah data jabatan dan memperbarui data jabatan. Di dalam proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan tabel
(62)
jabatan. Proses ini berfungsi untuk menambah dan memperbarui data jabatan. Kemudian proses selanjutnya adalah pengolahan data disposisi. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan data jabatan dapat dilihat pada Gambar 4.27 .
DFD level 2 proses menambah data jabatan merupakan lanjutan dari DFD level 1 pengolahan data jabatan. Di dalam DFD level 2 proses menambah data jabatan terdapat dua proses yaitu menyimpan data jabatan dan menampilkan daftar jabatan terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel jabatan. Proses pengolahan jabatan dimulai dengan proses menambah data jabatan kemudian disimpan dalam tabel jabatan kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar data jabatan terbaru dari tabel jabatan. Kemudian pengguna mendapatkan informasi jabatan terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.28 .
DFD level 2 proses memperbarui data jabatan merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan data jabatan. Di dalam DFD level 2 proses memperbarui data jabatan terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data jabatan sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data jabatan dan terakhir menampilkan daftar jabatan terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan pada tabel jabatan. Proses ini dimulai dari menampilkan data jabatan sesuai daftar yang dipilih setelah itu proses memperbarui data jabatan kemudian disimpan dalam tabel jabatan dilanjutkan proses menampilkan daftar jabatan terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.29 .
(63)
data jabatan
informasi data jabatan
data jabatan terpilih
data jabatan terbaru
data jabatan
data jabatan terbaru
data jabatan Kepala Urusan
Administrasi
Umum 4 jabatan
1.5.1 menambah data
jabatan
1.5.2 memperbarui data
jabatan
Gambar 4.27 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Jabatan
data jabatan
data jabatan tersimpan
informasi data jabatan
data jabatan
informasi data jabatan Kepala Urusan
Administrasi Umum
4 jabatan
1.5.1.1 menyimpan data jabatan
1.5.1.2
menampilkan data jabatan
(64)
data jabatan terpilih
data jabatan
data jabaran terbaru
data jabatan
data jabatan
informasi data jabatan terbaru daftar data jabatan
data jabatan tersimpan Kepala Urusan
Administrasi Umum
4 jabatan
1.5.2.1
menampilkan daftar jabatan yang dipilih
1.5.2.2 perbarui data jabatan
1.5.2.3
menampilkan data jabatan baru
Gambar 4.29 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Jabatan
DFD level 1 proses pengolahan disposisi merupakan lanjutan dari DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu menambah disposisi, mencari disposisi dan memperbarui disposisi. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi dan proses ini mempunyai tabel disposisi dan tabel surat masuk. Proses disposisi ini berfungsi untuk mengubah, memperbarui dan mencari disposisi. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.30.
DFD level 2 proses menambah disposisi merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan disposisi. Di dalam DFD level 2 proses menambah disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu memilih daftar diposisi surat masuk, menambah disposisi dan menampilkan disposisi terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaituKa.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi dan proses ini terdapat tabel surat masuk dan tabel disposisi. Proses
(65)
disposisi dimulai dari memilih data disposisi daftar disposisi kemudian dilanjutkan menambahkan disposisi baru dan selanjutnya menampilkan disposisi terbaru. Lebih jelasnya, DFD level 2 proses menambah data disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.31.
DFD level 2 proses mencari disposisi merupakan lanjutan DFD level 1 proses pengolahan disposisi. Di dalam DFD level 2 proses mencari disposisi terdapat 2 (dua) proses yaitu menyaring data disposisi sesuai dengan kata kunci pencarian dan menampilkan data disposisi surat. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu pengguna dan proses ini terdapat tabel disposisi. Proses mencari data disposisi di mulai dengan proses menyaring data disposisi dengan data pencarian kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan data disposisi. Proses DFD level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.32.
DFD level 2 proses memperbarui data disposisi merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan data disposisi. Di dalam DFD level 2 proses memperbarui data disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data disposisi sesuai daftar yang dipilih, memperbarui data disposisi baru dan menampilkan data disposisi terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi dan proses ini juga terdapat tabel surat masuk dan tabel disposisi. Proses memperbarui disposisi dimulai dengan melakukan proses menampilkan data disposisi sesuai daftar yang dipilih kemudian dilanjutkan dengan proses memperbarui data disposisi baru. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses menampilkan data disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, DFD level 2 proses memperbarui data disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.33.
(66)
data disposisi surat informasi data disposisi
kata kunci disposisi surat
data disposisi terpilih daftar data disposisi surat
data disposisi surat terbaru informasi surat masuk
data disposisi
data disposisi
informasi data surat masuk data disposisi terbaru
disposisi surat
informasi disposisi Ketua
informasi disposisi wakil ketua
informasi disposisi BAUK
informasi disposisi Kaprodi kata kunci disposisi
daftar disposisi
daftar data disposisi daftar data disposisi
daftar data disposisi data disposisi terpilih
data disposisi terbaru Kepala Urusan
Administrasi Umum
1.1 Otentikasi login (Aplikasi Disposisi berbasis Web
Bagian Administrasi Umum di STIKES YRSDS)
Kaprodi BAUK
1.7 Histori disposisi (Aplikasi Disposisi berbasis Web Bagian Administrasi Umum di STIKES YRSDS
) 5 disposisi 1.6.1 menambah disposisi surat 1.6.2 mencari disposisi surat 1.6.3 memperbarui disposisi surat Wakil ketua Ketua
3 surat masuk
(67)
data disposisi terpilih data disposisi ditampilkan
data disposisi
data informasi disposisi surat
data disposisi tersimpan data informasi disposisi informasi data surat masuk
informasi data disposisi
data disposisi
informasi disposisi terbaru
data surat masuk
data disposisi waka
data disposisi BAUK
data disposisi kaprodi data disposisi ketua informasi data disposisi ketua
informasi data disposisi waka
informasi data disposisi kaprodi data disposisi
data disposisi
data disposisi
data disposisi terbaru data disposisi terbaru data disposisi terbaru
data disposisi terbaru
Kepala Urusan Administrasi Umum Ketua Wakil ketua BAUK Kaprodi 3 surat masuk
5 disposisi
1.6.1.1 memilih daftar disposisi
yang dipilih
1.6.1.2 menyimpan data disposisi
1.6.1.3 menampilkan data
disposisi
(68)
kata kunci
data disposisi tersaring
daftar disposisi informasi data disposisi
daftar data disposisi
kata kunci disposisi
kata kunci disposisi
kata kunci disposisi
kata kunci disposisi
daftar disposisi
daftar disposisi daftar disposisi Kepala Urusan
Administrasi Umum
Ketua
Wakil ketua
BAUK
Kaprodi 5 disposisi
1.6.2.1 menyaring data disposisi sesuai
dengan kata kunci pencarian
1.6.2.2 menampilkan data disposisi
surat
(69)
data disposisi terpilih
informasi daftar disposisi
data disposisi
data disposisi tersimpan data disposisi
daftar disposisi terbaru
data surat masuk
data surat masuk
data disposisi
data disposisi
data disposisi terpilih ketua
data disposisi terpilih waka
data disposisi terpilih BAUK
data disposisi terpilih kaprodi
informasi data disposisi terpilih ketua
informasi data disposisi terpilih waka
informasi data disposisi terpilih BAUK
informasi data disposisi terpilih kaprodi data disposisi
data disposisi
data disposisi
data disposisi
daftar disposisi terbaru daftar data disposisi terbaru
daftar data disposisi terbaru
daftar disposisi terbaru Kepala Urusan Administrasi Umum Kaprodi BAUK Wakil ketua Ketua
3 surat masuk
5 disposisi
1.6.3.1 menampilkan data disposisi sesuai daftar
yang dipilih 1.6.3.2 memperbarui data disposisi 1.6.3.3 menampilkan daftar disposisi terbaru
Gambar 4.33 DFD Level 2 Proses Memperbarui Disposisi
DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi merupakan lanjutan dari DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu menambah histori disposisi, mencari histori disposisi dan memperbarui histori disposisi. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini mempunyai tabel disposisi dan tabel dispopeg. Proses histori disposisi ini berfungsi untuk mengubah, memperbarui dan mencari histori disposisi. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.34.
(70)
DFD level 2 proses menambah histori disposisi merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi. Di dalam DFD level 2 proses menambah histori disposisi terdapat 2 (dua) proses yaitu menambah histori disposisi dan menampilkan histori disposisi terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini terdapat tabel dispopegdan tabel disposisi. Proses histori disposisi dimulai dari menambahkan histori disposisi baru dan selanjutnya menampilkan histori disposisi terbaru. Lebih jelasnya, DFD level 2 proses menambah data histori disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.35.
DFD level 2 proses mencari histori disposisi merupakan lanjutan DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi. Di dalam DFD level 2 proses mencari histori disposisi terdapat 2 (dua) proses yaitu menyaring data histori disposisi sesuai dengan kata kunci pencarian dan menampilkan data histori disposisi surat. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini terdapat tabel disposisi dan tabel dispopeg. Proses mencari data histori disposisi dimulai dengan proses menyaring data disposisi dengan data pencarian kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan data histori disposisi. Proses DFD level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.36.
DFD level 2 proses memperbarui data histori disposisi merupakan lanjutan dari DFD level 1 proses pengolahan data histori disposisi. Di dalam DFD level 2 proses memperbarui data histori disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data histori disposisi sesuai daftar yang dipilih, memperbarui data histori disposisi baru dan menampilkan data histori disposisi terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini juga
(71)
terdapat tabel dispopeg dan tabel disposisi. Proses memperbarui histori disposisi dimulai dengan melakukan proses menampilkan data histori disposisi sesuai daftar yang dipilih kemudian dilanjutkan dengan proses memperbarui data histori disposisi baru. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses menampilkan data histori disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, DFD level 2 proses memperbarui data histori disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.37.
data histori
informasi data histori
kata kunci histori
daftar data histori
data histori terpilih
data histori terbaru
data dispopeg
informasi data hisori
data histori
informasi data histori terbaru informasi data histori
Kepala Urusan Administrasi
Umum
1.6 Disposisi surat
(Aplikasi Disposisi berbasis Web Bagian Administrasi Umum di STIKES YRSDS)
6 dispopeg 1.7.1
menambah data histori
1.7.2 mencari histori
1.7.3 memperbarui histori
(72)
data histori
data histori tersimpan
informasi histori
data disposisi pegawai
informasi disposisi pegawai Kepala Urusan
Administrasi
Umum 6 dispopeg
1.7.1.1 menyimpan data
histori
1.7.1.2 menampilkan data
histori
Gambar 4.35 DFD Level 2 Proses Menambah Histori Disposisi
kata kunci data disposisi pegawai
informasi data disposisi pegawai daftar data histori
data histori tersimpan Kepala Urusan
Administrasi
Umum 6 dispopeg
1.7.2.1 menyaring data histori
sesuai dengan kata kunci pencarian
1.7.2.2 menampilkan data
histori disposisi
(73)
data histori terpilih
data histori
daftar data histori terbaru daftar data histori terpilih
informasi data histori
data histori
informasi daftar histori terbaru Kepala Urusan
Administrasi Umum
6 dispopeg 1.7.3.1
menampilkan data histori sesuai yang
dipilih
1.7.3.2 perbarui histori
1.7.3.3 menampilkan daftar histori
terbaru
Gambar 4.37 DFD Level 2 Proses Memperbarui Histori Disposisi
4.2.4 Entity Relationship Diagram(ERD)
ERD dibagi menjadi dua yaitu:
A. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) pada aplikasi disposisi terdapat 5 (lima)
tabel yaitu tabel surat masuk, tabel disposisi, tabel pegawai, tabel jabatan dan tabel surat keluar. Gambar CDM dapat dilihat pada Gambar 4.38 .
(74)
Memiliki Detil_pegawai_disposisi Dimiliki Mempunyai kirim tanggungjawab surat_masuk # o o o o o o o no_agenda_masuk surat_dari tgl_surat_masuk no_surat_masuk perihal_masuk tgl_terima diteruskan upload_surat_masuk
Variable characters (50) Variable characters (50) Date
Variable characters (50) Variable characters (50) Date
Variable characters (50) Variable characters (100)
surat_keluar o o # o o o o no_agenda_keluar tujuan_keluar no_surat_keluar tgl_surat_keluar perihal_keluar upload_surat_keluar kirim
Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Date
Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (100)
disposisi # o o id_deposisi isi_deposisi tgl_selesai
Variable characters (50) Variable characters (200) Date & Time
jabatan #
o kd_jabatan nm_jabatan
Variable characters (20) Variable characters (50) pegawai # o o o o nid_pegawai nama_pegawai password alamat_pegawai session
Variable characters (20) Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (100) Variable characters (100)
Gambar 4.38 CDM Aplikasi Disposisi
B. Physical Data Model (PDM)
FK_DISPOSIS_MEMILIKI_SURAT_MA FK_DETIL_PE_DETIL_PEG_DISPOSIS FK_DETIL_PE_DETIL_PEG_PEGAWAI FK_PEGAWAI_DIMILIKI_JABATAN FK_SURAT_MA_MEMPUNYAI_PEGAWAI FK_SURAT_KE_KIRIM_PEGAWAI FK_SURAT_KE_TANGGUNGJ_PEGAWAI surat_masuk no_agenda_masuk nid_pegawai surat_dari tgl_surat_masuk no_surat_masuk perihal_masuk tgl_terima diteruskan upload_surat_masuk varchar(50) varchar(20) varchar(50) date varchar(50) varchar(50) date varchar(50) varchar(100) <pk> <fk> surat_keluar no_agenda_keluar tujuan_keluar no_surat_keluar nid_pegawai peg_nid_pegawai tgl_surat_keluar perihal_keluar upload_surat_keluar kirim varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(20) varchar(20) date varchar(50) varchar(50) varchar(100) <pk> <fk2> <fk1> disposisi id_deposisi no_agenda_masuk isi_deposisi tgl_selesai varchar(50) varchar(50) varchar(200) timestamp <pk> <fk> jabatan kd_jabatan nm_jabatan varchar(20) varchar(50) <pk> pegawai nid_pegawai kd_jabatan nama_pegawai password alamat_pegawai session varchar(20) varchar(20) varchar(100) varchar(20) varchar(100) varchar(100) <pk> <fk> Detil_pegawai_disposisi id_deposisi nid_pegawai varchar(50) varchar(20) <pk,fk1> <pk,fk2>
(75)
Physical Data Model (PDM) merupakan hasil dari generate CDM yang sudah di buat sebelumnya. PDM pada aplikasi disposisi web terdapat 6 (enam) tabel yaitu tabel surat masuk, tabel surat keluar, tabel disposisi, tabel pegawai, tabel jabatan dan detil pegawai disposisi. Untuk lebih jelasnya, PDM dapat dilihat pada Gambar 4.39 .
4.2.5 Database Management System(DBMS)
Struktur tabel pada aplikasi disposisi yaitu: A. Tabel Pegawai
Primary key : NID_PEGAWAI
Foreign key : KD_JABATAN
Fungsi : untuk menyimpan data pegawai dan menjalankan aplikasi serta hak aksesnya.
Tabel 4.1 Tabel Pegawai
Field Data Type Length Constraint
NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Primary Key
KD_JABATAN VARCHAR 20 Foreign Key
NAMA_PEGAWAI VARCHAR 100
PASSWORD VARCHAR 20
ALAMAT_PEGAWAI VARCHAR 100
(1)
Gambar 4.71 Form Edit Pegawai
Gambar 4.72 Form Data Jabatan
(2)
95
Gambar 4.74 Form Edit Jabatan
4.4.7 Form Disposisi
Form disposisi merupakan transakssi surat yang menyangkut lembar disposisi untuk semua pihak yang berkepentingan. Petugas yang membuat disposisi bisa menambhakan disposisi lebih dari satu untuk satu surat masuk. Berikut form untuk menambah disposisi dan edit disposisi pada gambar 4.75, gambar 4.76 dan gambar 4.77 .
(3)
Gambar 4.76 Form Input Disposisi
Gambar 4.77 Form Edit Disposisi 4.4.8 Form Transaksi Disposisi
Form ini adalah hasil dari disposisi yang sudah di masukkan sebelumnya. Transaksi disposisi memuat disposisi serta tanggal otorisasi dari pengguna yang berkepentingan. Button tambah transaksi hanya digunakan untuk menambah
(4)
97
status, tanggal dan keterangan tiap transaksi yang terjadi . untuk form dapat dilihat pada gambar 4.78 dan gambar 4.79 .
Gambar 4.78 Transaksi Disposisi
(5)
98 5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan analisis dan perancangan aplikasi disposisi surat berbasis web maka uji coba dapat dilakukan di STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo Surabaya. Dan kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi Disposisi Surat berbasis web dapat di jalankan pada PC Ka. Ur Administrasi Umum STIKES.
2. Aplikasi mempermudah mencatat surat masuk , surat keluar dan disposisi surat kepada pihak yang berkepentingan dalam surat.
3. Perekaman histori surat pada aplikasi kurang sempurna, sehingga laporan histori belum bisa tercatat.
5.2 Saran
Dari aplikasi yang sudah dibuat maka ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam pengembangan aplikasi berbasis web ini.
Aplikasi bisa ditambahkan fitur akses profil setiap pengguna yang berkepentingan dalam surat. Kemudian histori perlu ditambhkan file tersendiri di setiap profil sesuai hak akses.
(6)
99
DAFTAR PUSTAKA
Afriyudi. 2008. Pemograman Web Dinamis dengan kolaborasi PHP & JAVA. Yogyakarta: Penerbit ANDI Offset.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. 2012. Pedoman Tata Naskah Instansi Pemerintah. Diakses pada bulan Oktober 2014 .
STMIK TEKNOKRAT. 2010. Dasar Surat Menyurat. Diakses pada tanggal 10 Agustus 2014 .
Simarmata dan Paryudi. 2006. Basis Data. Yogyakarta:Penerbit ANDI Offset.