Alat Bantu Analisis Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

harus tetap akurat walaupun personil berganti dan mungkin seorang personil dapat memiliki lebih dari satu tugas peran. 3 Karena model ini membedakan sumber resources dan pelaku handler.Dimana pelaku adalah mekanisme, perangkat, atau media fisik yang mentransformasikan data kedari sistem, sehingga pelaku tidak perlu digambarkan. Aliran dalam CD memodelkan masukkan ke sistem dan keluaran dari sistem, seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem. Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon. Selain itu aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu. Dalam hal ini seharusnya menggambar dengan asumsi bahwa masukan disebabkan dan diinisiasi oleh terminator, sedangkan keluaran disebabkan dan diinisiasi oleh sistem. Hal itu dilakukan dengan mencegah interaksi yang tidak perluextraneous prompts yang berorientasi pada implementasi masukan-keluaran,dan mengkonsentrasikan pemodelan pada aliran data yang esensial saja. CD dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran kontrol,penyimpanan, dan proses tunggal yang mempresentasikan keseluruhan sistem.Bagian termudah adalah menetapkan proses yang hanya terdiri dari satulingkaran dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama harus dapat menjelaskan proses. 3. Data Flow Diagram DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Model ini berfungsi untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama dari bagian file, laporan, sumber dokumen dan sebagainya. DFD termasuk alat komunikasi mediun yang baik antara designer dan pemakai karena mudah dipahami hanya berisi 4 simbol. Tujuan dari DFD adalah membuatmengetahui aliran track aliran data seluruhnya dari sistem. Data dan proses adalah hal yang kritis untuk dipahami. DFD berbeda dengan flow sistem systems flowcharts dan flow program program flowcharts karena keduanya lebih mengarah ke hasil orientation. System flowcharts adalah device-specific flowchart yang melacak trackurutan pengolahan data dan mengidentifikasikan komponen fisik sebagai auxiliary storage devices. Program flowcharts menyangkut primitive level logic dari sebuah program. Level yang rinci sangat baik untuk system oriented view. Programmer dan analis yang menggunakan program flowcharts sering memiliki kesulitan membuat peralihan transition ke DFD. Namun kedua alat tersebut memiliki kesamaan, yaitu penggunaan simbol proses dan flow lines, tetapi masing-masing memiliki tujuan yang sangat berbeda. Rancangan blueprint mencakup satu atau lebih DFD yang menunjukkan hubungan antara file, input dokumen, output dokumen dan laporan. Empat komponen dalam DFD : a. Proses fungsi Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran circle atau bujursangkar dengan sudut melengkung a rounded rectangle. Setiap proses ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan proses dari hierarchy chat. Setiap proses dinamai dengan sepasang kata kerja yang simple, contoh : screen customer-order, record customer-order. Dalam physical DFD, lokasi atau program yang memproses seringkali dituliskan dibagian bawah simbol, tetapi dalam logical DFD tidak perlu disebutkan. Untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses umumnya didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana. Fokus simbol ini adalah apa yang dikerjakan atau tindakan yang dilakukan proses, bukan orang atau melakukan kegiatan apa. b. Aliran data data arrow. Dipresentasikan delam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari proses. Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasi aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke atau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung menggambarkan terjadinya dialog. Aliran dapat juga menyebar atau menyatu, misalnya sejumlah atribut dapat membentuk satu aliran, atau satu aliran menyebar menjadi sejumlah atribut. Atribut dalam hal ini dapat merupakan bagian atau duplikasi dari aliran. Nama data yang digambarkan dalam aliran disebut data packet dan dituliskan diatas garis panah. 31 BAB III PROFIL PERUSAHAAN 1.1.Tinjauan Umum Perusahaan Selama pemerintahan Bupati Karawang pada tahun 2006 – 2011 terdapat 2 kali perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja SOTK, yaitu berdasarkan PP Nomor 8 Tahun 2003, tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah, yang dijadikan pedoman penyusunan Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 2 Tahun 2004, tentang Pembentukan Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, dan Lembaga Teknis Daerah. Sementara berdasarkan Pelaksanaan Tupoksi berdasarkan Keputusan Bupati Karawang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang, serta uraian tugas unit kerja berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 18 Tahun 2005 tentang Uraian Tugas Unit Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang. Kedudukan Humas adalah eselon III dalam Instansi, dalam Pasal 21 sesuai dengan Peraturan Bupati Karawang Nomor 29 Tahun 2008 Bagian Hubungan Masyarakat Humas mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan,yaitu: 1. Pengelolaan data dan informasi 2. Dokumentasi 3. Pemberitaan. Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai fungsi : 1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran RKA, serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran DPA 2. Pelaksanaan pengolahan data dan sistim informasi 3. Pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi 4. Pengelolaan kegiatan pemberitaan. Kepala Sub. Bagian Data dan Sistim Informasi mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dalam pengelolaan kegiatan bidang data dan informasi. Pelaksanaan tugas pokok Kepala Sub. Bagian Data dan Sistim Informasi, mempunyai fungsi : 1. Penyiapan bahan penyusunan petunjuk teknis bidang data dan sistim informasi 2. Pengumpulan dan pengolahan data 3. Pengelolaan sistim informasi. Kepala Sub. Bagian Dokumentasi, mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian Humas dalam pengelolaan kegiatan bidang dokumentasi. Pelaksanaan tugas pokok Kepala Sub. Bagian Dokumentasi, mempunyai fungsi : 1. Penyiapan bahan petunjuk teknis dokumentasi 2. Pelaksanaan kegiatan dokumentasi 3. Pelaksanaan koordinasi dengan dinas instansi terkait dalam urusan dokumentasi. Adapun sebelumnya susunan organisasi pada Bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, Kepala Bagian Humas membawahkan : Kasubag Data dan Sistem Informasi Kasubag Dokumentasi dan Perpustakaan Kasubag Pemberitaan Uraian Tugas masing-masing jabatan diatas pada pelaksanannya : 1. Kepala Bagian Humas a. Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Bagian Hubungan Masyarakat. b. Menetapkan Kebijakan Teknis Operasional Bagian sesuai dengan kebijakan umum daerah. c. Menetapkan rencana dan program kerja Bagian sesuai dengan kebutuhan dan peraturan Perundang-undangan yang berlaku. d. Mengkoordinasikan pengelolaan kegiaan di bidang hubungan masyarakat yang meliputi : pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi dan perpustakaan serta pengelolaan pemberitaan. e. Memberikan saran, pertimbangan dan rekomendasi mengenai sistuasi perkembangan hubungan masyarakat sebagai bahan penetapan kebijakan umum daerah.. f. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja pemerintah, swasta dan lembaga terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. g. Melakukan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat untuk bahan perbaikan kedepan, sesuai kebutuhan dan ketentuan peraturan Perundang-undangan yang berlaku. h. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan i. Bagian sebagai bahan informasi dan pertangggungjawaban kepada pimpinan. j. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan. 2. Kasubag Data dan Sistem Informasi a. Menyiapkan peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, standarisasi, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang Data dan Sistim Informasi sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis bidang data dan sistem informasi. c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang pengumpulan dan pengolahan data elektronik serta menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. d. Menyiapkan bahwan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pengumpulan dan pengolahan data elektronik serta pengolahan data kegiatan pemerintah daerah. e. Melakukan penerimaan verifikasi data masukan. f. Melakukan perekaman dan pengentrian data kedalam peragkat komputer. g. Melakukan penyusunan standarisasi dan pedoman untuk penyiapan dukungan teknis guna kelancaran Sistem Informasi Daerah SIMDA dilingkungan Pemerintah Daerah. h. Melakukan pengelolaan data keluaran hasil olahan komputer. i. Melakukakan penyajian dan pendistribusian data dan informasi. j. Melakukan penyiapan dan perawatan data dalam media penyimpanan. k. Melakukan upaya-upaya untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan personil di bidang komputerisasi. l. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasisolusi yang berhubungan dengan urusan Data dan Sistem Informasi. m. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan dengan data dan sistem informasi. o. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan. 3. Kasubag Dokumentasi dan Perpustakaan a. Menyiapkan peratuan Perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang dokumentasi dan perpustakaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Mengumpulkan dan mengelola data serta informasi yang berhubungan dengan bidang dokumentasi dan perpustakaan. c. Membuat mendokumentasikan kliping berita koran. d. Mendokumentasikan kegiatan Pemda, Dinas dan Instansi di Kabupaten Karawang. e. Mempublikasikan dokumentasi kegiatan hasil pembangunan Kabupaten Karawang baik melalui media cetak maupun elektronik. f. Mengelola dan meningkatkan fungsi perpustakaan. g. Mengagendakan data dokumentasi untuk perpustakaan. h. Memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan photo kegiatan pembangunan di daerah. i. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasisolusi yang berhubungan dengan urusan Sub Bagian dokumentasi dan perpustakaan. j. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. k. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan dengan dokumentasi dan perpustakaan. l. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh Pimpinan. 4. Kasubag Pemberitaan a. Menyiapakan peraturan Perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang pemberitaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Mengumpulkan dan mengelola data serta informasi yang berhubungan dengan bidang pemberitaan. c. Membuat sambutan. d. Menginventarisir permasalahan yang berhubungan dengan bidang pemberitaan. e. Mengumpulkan dan menyaring serta menganalisis informasi dari masyarakat, organisasi non pemerintah dan pers. f. Menyiapkan pemberitaan kegiatan Pemerintah Daerah melalui media elektronik dan media cetak Press Release. g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan informasi kegiatan pembangunan di daerah. h. Menyiapkan bahan dan menerbitkan bulletin pemerintah daerah. i. Menyiapkan bahwan penyusunan rencana pembuatan brosur, booklet dan papan pengumuman informasi. j. Menyiapkan bahan dalam rangka penyelenggaraan jumpa pers atau konferensi pers pimpinan pemerintah daerah. k. Menyiapkan rencana peliputan acara-acara kegiatan pemerintah daerah dengan mengundang pers. l. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasisolusi yang berhubungan dengan urusan sub Bagian Pemberitaan. m. Melaksanakan koordinas dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan dengan pemberitaan. o. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh Pimpinan. Visi dan Misi Hubungan Masyarakat Humas Kabupaten Karawang : Berdasarkan sejarah yang telah dijelaskan di atas maka Humas Pemerintah Kabupaten Karawang memiliki Visi dan Misi sebagai berikut: a. Visi Humas Kabupaten Karawang ”Mewujudkan kelembagaan Humas sebagai organisasi yang profesional dalm membentuk citra dan reputasi positif lembaga pemerintah. b. Misi Humas Kabupaten Karawang 1. Melaksanakan kebijakan pemerintah dan mewujudkan tata pemerintahan yang baik. 2. Memberikan pelayanan serta menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijakan dan program kerja kepada masyarakat. 3. Membangun Sumber Daya Humas pemerintah sebagai komunikator dan mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah dan menampung aspirasi serta memperhatikan keinginan masyarakat. 4. Menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis dalam mengamankan kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. 5. Stabilitas dan keamanan politik pembangunan daerah. 3.2.Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi bagian Humas Pemerintah Kabupaten Karawang dapat dilihat pada gambar 1.3 di bawah ini : Gambar 3.1 Struktur Divisi Humas Pemerintah Kabupaten Karawang Sumber : Arsip Profil Lembaga Humas, 2008 KEPALA BAGIAN HUMAS KEPALA SUB BAGIAN DATA DAN SISTEM INFORMASI KEPALA SUB BAGIAN PEMBERITAAN KEPALA SUB BAGIAN DOKUMENTASI BAGIAN PELAKSANA Karyawan Staff BAGIAN PELAKSANA Karyawan Staff BAGIAN PELAKSANA Karyawan Staff Susunan Organisasi pada bagian Humas Setda Kabupaten Karawang dapat dilihat pada tabel 1.1 di bawah ini : Daftar Nama-nama Karyawan Pada Bagian Humas Setda Kabupaten Karawang NO NAMA NIP PANGKAT GOLONGAN JABATAN KET 1 Ir. Teny Juliantini, MM NIP : 19630704 198903 2 005 Pembina IVa Kepala Bagian Humas 2 Drs. Yuti Surtini, MM NIP : 19610412 199601 2 001 Penata Tk. I IIId Kepala Sub Bagian Dokumentasi 3 Drs. Ii Wahyudin NIP : 19620630 199201 1 001 Penata Muda Tk. I IIIb Kepala Sub Bagian Pemberitaan 4 Ade Kurnia, S. Kom NIP : 19680206 199003 1 004 Penata Muda Tk. I IIIb Kepala Sub Bagian Data dan Sistem Informasi 5 Siti Nurbaeti NIP : 19631112 198803 2 008 Penata Muda Tk. I IIIb Pelaksana 6 Kurnia Setiawan, ST NIP : 19810822 200501 1 004 Penata Muda Tk. I IIIb Pelaksana 7 Oktaf Hariaji, ST NIP : 19791031 200501 1 002 Penata Muda Tk. I IIIb Pelaksana 8 Iwan Gunawan NIP : 19640318 199101 1 006 Penata Muda Tk. I IIIa Pelaksana 9 Irwan Setiawan NIP : 19640818 199202 1 001 Penata Muda Tk. I IIIa Pelaksana 10 Mohamad Jaelani, S. Ag NIP : 19730707 200901 1 002 Penata Muda Tk. I IIIa Pelaksana 11 Lilis Ratna, S. Sos NIP : 19820624 200902 2 005 Penata Muda Tk. I IIIa Pelaksana 12 Suminta NIP : 19570811 197706 1 001 Penata Muda Tk. I IIIa Pelaksana 13 Asep Yayat Ruchyat NIP : 19790731 199803 1 003 Pengatur IIc Pelaksana 14 Puspita Rahayu, A. Md NIP : 19850127 201001 2 009 Pengatur IIc Pelaksana 15 Akhmad Fauji NIP : 19800212 200501 1 011 Pengatur Muda Tk. I IIb Pelaksana 16 Ida Nurhamidah NIP : 19680708 200701 2 008 Pengatur Muda IIa Pelaksana Sturada 17 Deden Solihin NIP : 19820320 200901 1 004 Pengatur Muda IIa Pelaksana 18 Hendri M Yusup NIP : 19820108 201001 1 001 Pengatur Muda IIa Pelaksana 19 Romy Maryanto - Kontrak Kerja 20 Heni Juwita - Kontrak Kerja Sturada 21 Rusdi Juhana - Kontrak Kerja Sturada 22 Ciming - Kontrak Kerja Sturada Tabel 3.1 Nama Pegaawai Bagian humas Kabupaten Karawang 3.3.Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan PKL. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan PKL yang dilakukan penulis yaitu dengan berbagai kegiatan, baik berupa kegiatan yang sifatnya rutin dilakukan hampir setiap hari kerja dan kegiatan insidental dilakukan pada waktu atau acara tertentu saja. a. Deskripsi Kerja yang dilakukan Secara Rutin Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan PKL di Pemerintah Kabupaten Karawang, penulis melakukan aktivitas yaitu kegiatan yang dilakukan setiap hari pada saat bekerja, dimana kegiatan tersebut merupakan pekerjaan rutin dari Humas Pemerintah Kabupaten Karawang. Berikut ini adalah kerja rutin yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kabupaten Karawang: 1. Membaca Koran Kegiatan yang dilakukan penulis pada pagi hari dibagian humas adalah membaca koran. Membaca koran menjadi salah satu kerja rutin yang dilakukan di humas pemerintah kabupaten Karawang, karena kegiatan ini dilakukan untuk dapat memperoleh berita tentang Kota Karawang sebelum dibuat kliping. Pemberitaan tentang Karawang setiap harinya dapat diperoleh dari koran Nasional, tetapi seringali pemberitaan tentang Karawang pun dapat diperoleh dari koran Internasional. Contohnya, pada tanggal 5 Juli 2010 penulis membaca pemberitaan tentang Karawang bahwa “Bank BNI Karawang mengalami kebakaran,” pada waktu itu pemberitaan tersebut dimuat pada koran Radar Karawang, Pasundan Expres, Karawang Ekpres, dan kompas. Koran merupakan media berita, dimana koran yang terbit setiap hari dituntut untuk melakukan perencanaan secara cermat dan hati-hati dalam menetukan topik utama yang akan ditampilkan. Koran yang dibaca pada setiap harinya adalah koran yang didistribusikan langsung ke kantor humas, baik Koran Nasional maupun koran Internasional. Koran tersebut antara lain : Kompas, Media Indonesia, Seputar Indonesia, Republika, Koran Tempo, Suara Merdeka, Pasundan Expres, Karawang Ekpres, Radar Karawang. 2. Membuat Kliping Berita Setelah kegiatan membaca koran, penulis melakukan kegiatan yang lain yaitu membuat kliping berita. Membuat kliping adalah suatu kegiatan yang rutin dilakukan oleh penulis setiap hari tepatnya pada pagi hari dibagian humas selama menjalakan PKL. Beritaartikel tersebut diperoleh dari berbagai macam koran yang didistribusikan langsung ke kantor humas, baik koran Nasional maupun koran Internasional. Koran tersebut antara lain : Kompas, Media Indonesia, Seputar Indonesia, Republika, Koran Tempo, Suara Merdeka, Pasundan Expres, Karawang Ekpres, Radar Karawang. Kegiatan membuat kliping berita pada dasarnya dilakukan oleh pegawai bagian dokumentasi di divisi humas pemerintah kabupaten Karawang, karena tujuan dibuatnya kliping berita yaitu sebagai pengumpulan arsip dokumentasi pemerintah kabupaten Karawang. Setelah selesainya kliping berita yang dibuat olah staf Humas Setda Kabupaten Karawang, kliping berita tersebut di tanda tangani oleh Kepala Bagian Humas, kemudian di foto copy sebanyak tiga tembusan untuk diberikan kepada Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah. 3. Mengetik Data Selain membaca koran dan membuat kliping, penulis melakukan kegiatan yaitu mengetik data Update Data. Data yang didapatkan berasal dari Organisasi Perangkat Daerah OPD yang telah masuk ke bagian data dan sistem informasi divisi Humas Setda Kabupaten Karawang, dimana data tersebut diketik ulang oleh penulis untuk ditampilkan dalam website pemerintah kabupaten Karawang www.karawangkab.go.id. Proses dari Update data yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Membuat surat update data dan surat permohonan b. Surat update dikirim ke Organisasi Perangkat Daerah OPD. c. Tunggu balasan pengiriman dari Organisasi Perangkat DaerahOPD. d. Setelah diterima kembali di kantor Humas Setda Kabupaten Karawang, maka data update juga diproses kembali oleh staf Humas bagian data dan system informasi, dengan cara : Direkap diketik ulang, entre data, pengeditan, entre data lagi, preview, dan yang terakhir report dapat berupa tampilan print. 4. Menyambut Para Wartawan Kegiatan ini dilakukan sebagai kegiatan rutin, karena setiap harinya wartawan dari berbagai media surat kabar datang ke kantor Humas Setda Kabupaten Karawang untuk mencari dan memperoleh informasi tentang kota Karawang. Penyambutan bagi para wartawan tersebut senantiasa dilakukan oleh seluruh staf-staf devisi Humas, meskipun pada dasarnya tujuan dari para wartawan adalah untuk menemui Kasubag ataupun staf pemberitaan dan dokumentasi. Hal tersebut dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang sebagai kegiatan menjalin hubungan yang baik dengan pers. 5. Pengarsipan Surat-surat Kegiatan ini dilakukan secara rutin untuk menerima dan membalas surat yang masuk ke devisi Humas Setda Kabupaten Karawang. Dalam pengarsipan surat-surat yang masuk dan surat-surat yang keluar ini, penulis membantu sekretaris divisi Humas untuk mengarsipkan surat-surat baik intern maupun ekstern. Adapun selain pengarsipan surat-surat, jenis media Humas yang digunakan yaitu surat langsung direct mail. Media ini sering pula digunakan sebagai alat penyampaian pesan kehumasan. Surat Humas seperti ini tidak hanya ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi tertentu saja, tetapi juga kepada berbagai macam lembaga yang sekiranya relevan, atau untuk dipajang di tempat-tempat umum. B. Deskripsi Kerja yang dilakukan Secara Insidental Aktifitas yang dilakukan penulis selama PKL yang bersifat insidental yaitu kegiatan yang tidak setiap hari insidentil artinya kegiatan tersebut dilakukan pada saat tertentu saja, kegiatan tersebut adalah : Mendampingi Kegiatan Bupati atau Wakil Bupati di Luar Kantor, Kegiatan ini dilakukan oleh penulis selama PKL. Aktifitas ini dikatakan sebagai kegiatan insidental karena hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja. Contohnya, Selama PKL penulis diminta bantuan untuk mendamping kegiatan Bupati atau Wakil Bupati yang akan melakukan kegiatan di luar kantor. Mendampingi kegiatan Bupati atau Wakil Bupati menjadi salah satu tugas yang dilakukan oleh staf Humas bagian pemberitaan dan dokumentasi sebagai salah satu proses untuk pembutan majalah bulanan yang dibuat sendiri oleh Humas Setda Kabupaten Karawang, dimana dari kegiatan Bupati atau Wakil Bupati tersebut, staf Humas dapat memperoleh bahan untuk membuat press release. 49 BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 1.1.Analisa Tentang Humas Kabupaten Karawang Tugas humas di Setda Kabupaten Karawang adalah memberikan informasi baik kepada pihak internal maupun pihak eksternal. Humas di Setda Kabupaten Karawang merupakan satu-satunya juru bicara dan ujung tombak Pemerintah Kabupaten Karawang dalam memberikan layanan informasi kepada masyarakat. Selain itu, Humas Setda Kabupaten Karawang juga berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara Pemerintah Kabupaten Karawang dengan masyarakat melalui media massa dan jembatan antara pimpinan dengan seluruh pegawai Setda Kabupaten Karawang hubungan eksternal dan internal. Tanggung jawab yang utama dari seorang praktisi humas tertuju kepada perusahaan induk untuk departemen humas internal atau perusahaan kliennya untuk konsultasi humas eksternal, selama hal itu tidak bertentangan dengan kode etik kehumasan, segala peraturan hokum yang berlaku, serta kepentingan umum. Adapun tugas pokok seorang praktisi humas adalah menjalankan program-program humas yang telah direncanakan serta disetujui sebelumnya, dengan tujuan memaksimalkan pengetahuan dan pemahaman khalayak atas aspek-aspek dari organisasi atau perusahaan induk dan klien. Humas harus mengutamakan kepentingan publik atau masyarakat dengan menggunakan kebiasaan yang baik guna terpelihara komunikasi yang menyenangkan di dalam masyarakat. Humas atau Public Relations.

1.1.1. Analisa Tentang Aktifitas Kerja Humas

Tugas Humas pada dasarnya menghubungkan publik-publik yang berkepentingan dalam perusahaan serta menciptakan hubungan yang baik dan harmonis antara perusahaan dengan publiknya, baik publik internal maupun publik eksternal melalui suatu proses timbal balik. Maka dari itu, kegiatan humas meliputi kegiatan internal Internal Public Relations dan Eksternal Eksternal Publik Relations. a. Humas Internal Humas Internal merupakan salah satu kegiatan yang berhubungan dengan publik yang ada didalam perusahaan organisasi. Tujuannya adalah untuk mempererat hubungan antara pimpinan dan karyawan, ataupun sesama karyawan pada perusahaan organisasi tertentu, sehingga muncul semangat kerja. Hal ini juga dapat dilakukan dengan komunikasi, dimana dengan berkomunikasi, hasil yang akan dicapai adalah displin kerja yang baik, motivasi kerja tinggi, produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan, sehingga terciptanya sense of belonging dari karyawan terhadap perusahaan. Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Humas Intrenal merupakan kegitan yang dilakukan oleh Humas dalam perusahaan lembaga yang bertujuan untuk membina hubungan baik dengan para karyawan didalam perusahaan sehingga dapat menciptakan suasana kerja yang kondusif dalam perusahaan lembaga tersebut. Adapun kegiatan Humas internal juga telah dilakukan dengan baik oleh Humas Setda Kabupaten Karawang agar tercipta hubungan yang erat antara pimpinan dan karyawan, ataupun sesama karyawan pada perusahaan organisasi, sehingga muncul semangat kerja. b. Humas Eksternal Humas Eksternal merupakan kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat luar atau kegiatan yang ditujukan kepada publik yang berada diluar perusahaan itu. Informasi yang diberikan harus jujur berdasarkan fakta dan harus benar-benar teliti sehingga kepercayaan dari publik eksternal kepada perusahaan akan terpelihara dengan baik. Bentuk kegiatan eksternal humas diantaranya adalah sebagai berikut : Press Relations, bertujuan untuk mengatur dan membina hubungan baik dengan pers. Government Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan pemerintah yang berhubungan dengan kegiatan- kegiatan perusahaan. Community Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Supplier Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para pemasok agar segala kebutuhan perusahaan dapat diterima dengan baik. Customer Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para pelanggan. Berdasarkan penjelasan diatas dapat diketahui bahwa Humas Eksternal adalah kegiatan yang dilakukan Humas dalam perusahaan yang bertujuan untuk membina hubungan baik dengan pihak yang berbeda di luar perusahaan sehingga dapat menciptakan suatu opini publik dan citra yang positif bagi perusahaan itu sendiri. Adapun Humas Eksternal juga dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang, agar terciptanya hubungan yang baik dengan pihak di luar perusahaan masyarakat publik, pers ataupun lembaga lain. Humas Setda Kabupaten Karawang mempunyai Kedudukan sebagai eselon III dalam Instansi, dimana kegiatan Humas Setda Kabupaten Karawang adalah sebagai jembatan komunikasi antara Pemerintah Kabupaten Karawang dengan masyarakat melalui media massa dan jembatan antara pimpinan dengan seluruh pegawai Pemerintah Kabupaten Karawang hubungankegiatan eksternal dan internal. Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan dalam pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi serta pengelolaan pemberitaan. Fungsinya adalah :