Sistem informasi update website Kabupaten Karawang : laporan kerja praktek

Biodata Mahasiswa

NIM : 1.09.09.030

Nama : Ivan Yogaswara

Jurusan : Manajemen Informatika

Fakultas : Teknik dan Ilmu Komputer Tempat/Tanggal Lahir : Karawang, 22 Oktober 1988 Jenis Kelamin : Laki – Laki

Agama : Islam

Alamat : Jl.Cihampelas No.35B Cipaganti, Bandung

No Ponsel : 085318882314

E-mail : vancrew88@gmail.com

Pendidikan

1. 1994 - 2000 SDN Tempuran 1 Karawang

2. 2000 – 2003 SLTP N Ciwaringin 1 Cirebon

3. 2003 - 2006 SMA N 1 Tempuran Karawang

SISTEM INFORMASI UPDATE WEBSITE BAGIAN HUMAS

KABUPATEN KARAWANG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang diploma tiga Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Ivan Yogaswara NIM. 10909030

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

tercurah pada Rasululloh Muhammad SAW, keluarga dan segenap sahabat – sahabatnya, hingga akhir jaman, Amin. Ada rintangan dan hambatan yang penulis hadapi dalam penyusunan laporan ini. Namun berkat bantuan dan dukungan berbagai pihak , baik yang bersifat langsung maupun tidak langsung Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan laporan ini.

Penulis ucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, dorongan dan do’a, semoga Allah membalas amal baik yang telah dilakukan umat -Nya atas sesama. Amin

Karawang, Oktober 2011

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

KATA PENGANTAR... iii

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR SIMBOL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan …..………... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah …...………... 2

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ………... 2

1.4. Batasan masalah ………... 2

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan …………...……... 3

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem ... 11

2.1.1. Elemen Sistem ... 12

2.1.2. Karakterisitik Sistem ... 15

2.1.3. Klasifikasi Sistem ... 17

2.2. Pengertian Informasi ... 18

2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 19

2.4. Pengertian Internet ... 20

v

2.6. Pengertian Database ... 23

2.7. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 23

2.7.1.Metode Pendekatan Sistem ... 23

2.7.2.Alat Bantu Analisis ... 25

1) Flow Map ... 25

2) Diagram Kontek ... 25

3) Data Flow Diagram ... 28

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 31

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 39

3.3. Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ... 43

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Tentang Humas Kabupaten Karawang ... 49

4.1.1. Analisis Tentang Aktifitas Kerja Humas ... 50

4.1.2. Analisis Pelayanan Pemerintah Kabupaten Karawang dan Humas Setda Kabupaten Karawang Kepada Mahasiswa yang Melaksanakan PKL ... 57

4.1.3. Analisis Sistem Informasi Update Website Kabupaten Karawang yang Berjalan ... 59

4.1.4. Analisis Uraian Tugas Update Website ... 60

4.1.5. Flow Map ... 61

4.1.6. Diagram Kontek ... 63

vi

4.1.8. Kamus Data ... 65

4.2. Evaluasi Sistem yang berjalan ... 65

4.2.1. Kekuatan sistem ………... 65

4.2.2. Kelemahan system ……….….………... 65

4.2.3. Kesempatan ……..………... 65

4.2.4. Tantangan ………... 65

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ………... 66

5.2. Saran ………... 67 Daftar Pustaka

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Tabel Waktu Aktivitas Kerja Praktek………... 3 Tabel 3.1 Nama Pegaawai Bagian humas Kabupaten Karawang ... 41

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bagian Humas Kabupaten Karawang ... 40 Gambar 4.1 Flowmap Diagram Update Website Kabupaten Karawang …... 62 Gambar 4.2 Diagram Konteks Update Website Karawang ... 63 Gambar 4.3 DFD Pembuatan Laporan Update Website Kabupaten

ix

DAFTAR SIMBOL

SIMBOL NAMA FUNGSI

TERMINATOR PERMULAAN/AKHIR

PROGRAM

GARIS ARAH ALIRAN

PROGRAM

PROSES PROSES

PENGOLAHAN DATA

DOCUMENT DATA INFORMASI

x

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat permohonan kerja praktek... 70

2. Surat keterangan Rekomendasi Kerja Praktek ... 71

3. Surat Keterangan Kerja Praktek ... 72

4. Surat keterangan selesai kerja praktek... 73

2011

2. http://elib.unikom.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptunikompp-gdl-santipurna-24265&q=Perpustakaan Oktober 2011

3. Murdick, G, Robert, 1993, Sistem Informasi untuk manajemen modern, Jakarta 4. Susanto, Azhar, 2000, Sistem Indormasi Manajemen, Lingga Jaya, Bandung

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Pelaksanaan pembangunan pemerintahan yang dilakukan dengan komunikasi pembangunan dapat mewujudkan upaya penemuan agar lebih baik dalam berkomunikasi dan bekerjasama dengan masyarakat yang melahirkan pendekatan, metode, dan alat yang dianggap lebih tepatguna. Bukan hanya sekedar tepat guna tetapi juga lebih memperhatikan masyarakat sebagai manusia (subyek), bukan obyek (target) pembangunan. Komunikasi pembangunan adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam pengembangan program pembangunan dengan tujuan meningkatkan pengetahuan, mengembangkan sikap dan mengubah perilaku masyarakat untuk mencapai peningkatan kesejahteraan hidup masyarakat. Tujuan komunikasi pembangunan adalah mengembangkan pengetahuan, sikap dan perilaku masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraan hidup mereka. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka penulis memilih Pemerintah Kabupaten Karawang sebagai tempat untuk melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL). Hal ini dilakukan karena Pemerintah Kabupaten Karawang merupakan salah satu organisasi pemerintah yang memiliki devisi Humas Setda yang sudah melembaga (state of being), dimana Humas tersebut berhubungan dengan komunikasi pembangunan dan sangat berperan dalam pelaksanaan pembangunan pemerintahan.

1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah A. Identifikasi

Masih kurang optimalnya penggunaan komputer.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana sistem pembuatan laporan update website yang berjalan?

1.3.Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Maksud dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan sesungguhnya yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan.

Sedangkan tujuan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengetahui sistem informasi yang berjalan di bagian Humas Kabupaten Karawang.

1.4.Batasan masalah

Pembatasan Ruang lingkup kerja praktek terkait sistem informasi mengenai Update Website dan hubungannya dengan pekerjaan Bagian Humas Kabupaten Karawang. Hal ini agar isi laporan tidak keluar dari pembahasan yang dituju.

3

1.5.Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan Kegiatan PKL dilaksanakan pada :

Tanggal : 04 Juli 2011 - 30 juli 2011.

Tempat : Bagian Humas Pemerintah Kabupaten Karawang

Posisi : Humas (Eselon) adalah eselon III dalam Instansi Setda Kabupaten Karawang, Pemerintah Kabupaten Karawang.

Waktu : Pukul 08.00 – 15.00 WIB.

Hari Kerja : Senin sampai dengan Jumat.

Jadwal Kegiatan Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL)

No Hari / Tanggal

Jenis Kegiatan Keterangan

Rutin Inside ntal 1 Senin,

4 Juli 2011

- Pengenalan Kegiatan Humas - Membuat kliping di bagian humas

mengenai berita tentang Kota Karawang.





2 Selasa,

5 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota

Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Telagasari Kabupaten Karawang.



3 Rabu,

6 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Melanjutkan Kecamatan Telagasari Kabupaten Karawang.





4 Kamis,

7 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mendampingi Wakil Bupati Karawang dalam acara Peresmian Sekolah Sepak Bola di Kecamatan Tempuran.





5 Jumat,

8 Juli 2011

- Menghadiri Senam pagi

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Menghadiri pengajian rutin yang diadakan oleh Pemerintah

 

5

Kabupaten Karawang

6 Sabtu,

9 Juli 2011

LIBUR

7 Minggu,

10 Juli 2011

LIBUR

8 Senin,

11 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Klari Kabupaten Karawang.





9 Selasa,

12 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Melanjutkan Kecamatan Klari Kabupaten Karawang.





10 Rabu,

13 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Membantu pembuatan surat untuk

dikirim ke Dinas-dinas di Kabupaten Karawang.



11 Kamis,

14 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Tentang Pariwisata di Kabupaten Karawang.





12 Jumat,

15 Juli 2011

- Menghadiri Senam pagi

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Menghadiri pengajian rutin yang diadakan oleh Pemerintah Kabupaten Karawang.

 



13 Sabtu,

16 Juli 2011

LIBUR

14 Minggu,

17 Juli 2011

LIBUR

15 Senin, - Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota

7

18 Juli 2011 Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Kutawaluya di Kabupaten Karawang.



16 Selasa,

19 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website melanjutkan Kecamatan Kutawaluya di Kabupaten Karawang.





17 Rabu,

20 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Pangkalan di Kabupaten Karawang.





18 Kamis,

21 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website melanjutkan Kecamatan



Pangkalan di Kabupaten Karawang.

19 Jumat,

22 Juli 2011

- Menghadiri Senam pagi

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Menghadiri pengajian rutin yang diadakan oleh Pemerintah Kabupaten Karawang

 



20 Sabtu,

23 Juli 2011

LIBUR

21 Minggu,

24 Juli 2011

LIBUR

22 Senin,

25 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Majalaya di Kabupaten Karawang.





23 Selasa,

26 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

9

- Mengetik data untuk Update Website melanjutkan Kecamatan Majalaya di Kabupaten Karawang.



24 Rabu,

27 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website Kecamatan Lemah Abang di Kabupaten Karawang.





25 Kamis,

28 Juli 2011

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Mengetik data untuk Update Website melanjutkan Kecamatan Lemah Abang di Kabupaten Karawang.





26 Jumat,

29 Juli 2011

- Menghadiri Senam pagi

- Membuat kliping di bagian humas mengenai berita tentang Kota Karawang.

- Menghadiri pengajian rutin yang diadakan oleh Pemerintah

 

Kabupaten Karawang

27 Sabtu,

30 Juli 2011

LIBUR

11 BAB II

LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kegiatan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem menurut SUS[4] mengatakan bahwa:

“ Sistem adalah sebagai kumpulan atau group dari bagian atau komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Sistem menurut MUR[3] mengatakan bahwa :

“Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Pada dasarnya suatu sistem mempunyai komposisi-komposisi sistem yang terdiri dari :

a. Input (masukan)

Merupakan variable yang nilai-nilainya mempengaruhi sistem dan berasal dari lingkungan atau sistem lain.

b. Output (keluaran)

Merupakan variabel yang keluar dari sistem dan kembali ke lingkungannya atau sistem lain. Sebagai keluaran ini adalah kriteria yang merupakan objek yang mewakili state sistem, atau efensiensi pelaksanaan fungsi yang dilakukan sistem tersebut.

c. Operator

Bagian sistem yang menghubungkan dan mengubah (transformasi) variable masukan menjadi variable keluaran. Ada 3 operator yang secara internal terdapat dalam suatu sistem yaitu :

1) Operator Logika (yang bersifat eksplisit matematika). 2) Operator Sosiologika.

3) Operator Fisik.

2.1.1. Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

13

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

15

2.1.2. Karakterisitik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik/sifat-sifat tertentu yaitu :

a. Komponen (components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem/subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya/dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environments)

Adalah apapun diluar batas dari sistem ysng mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung (interface)

Meupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

e. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

f. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujaun/sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran/tujuannya.

17

2.1.3. Klasifikasi Sistem

a. Sistem abstrak (abstract system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran/ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : sistem teologia.

b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)

Sistem alamiah : sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. Contoh : sistem perputaran bumi.

Sistem buatan manusia : sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. Contoh : sistem informasi

c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh : sistem komputer melalui program.

Sistem tak tentu : sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup : sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup) yang ada hanyalah relatively closed system.

Sistem terbuka : sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

2.2. Pengertian Informasi

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

19

Pengertian informasi :

Menurut Gordon B.Davis : menyebutkan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya dimana akan menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dandapat digunakan sebagi alat bantu untuk pengambilan keputusan.

2.3. Pengertian Sistem Informasi Dapat didefinisikan sebagai :

Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi

Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4. Pengertian Internet

Dalam beberapa tahun terakhir ini istilah internet sudah tidak asing lagi, dari orang dewasa sampai pelajar sudah menggunakan teknologi ini. Bahkan produsen komputer pun berlomba-lomba menciptakan komputer yang canggih untuk memenuhi kebutuhan yang semakin bertambah. Pada zaman dahulu informasi yang didapat hanya melalui media cetak seperti koran atau buku serta media elektronik seperti radio dan televisi. Media-media ini berkembang terus seiring dengan kebutuhan masyarakat akan informasi. Namun media-media ini banyak kekurangannya, karena hanya memberikan informasi yang ada maupun berita yang sudah lama juga informasi ini hanya sekali, maksudnya tidak dapat diulang lagi. Dengan internet, informasi yang didapat tidak terbatas oleh waktu, terbuka sehari semalam dan dapat mencari informasi yang dibutuhkan. Internet adalah metode untuk menghubungkan berbagai komputer ke dalam satu jaringan komputer global, melalui protokol yang disebut Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP). Protokol adalah suatu petunjuk yang menunjukkan pekerjaan yang akan pengguna (user) lakukan dengan internet, apakah akan mengakses situs web, melakukan transfer file, mengirim email dan sebagainya. Protokol bisa dibayangkan seperti suatu bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi berbagai jenis komputer maupun sistem operasi yang terhubung di internet (Abdul Kadir, 2002).

21

2.5. Pengertian Website

Secara terminologi, website adalah kumpulan dari halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya berada di Internet. Sebuah halaman web adalah dokumen yang ditulis dalam format HTML, yang hampir selalu bisa diakses melalui HTTP, yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari website-website tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar.

Website atau situs adalah kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Halaman-halaman dari website akan bisa diakses melalui sebuah URL yang biasa disebut Homepage. URL ini mengatur halaman-halaman situs untuk menjadi sebuah hirarki, meskipun, hyperlink-hyperlink yang ada di halaman tersebut mengatur para pembaca dan memberitahu mereka sususan keseluruhan dan bagaimana arus informasi ini berjalan.

Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website. Contoh website statis adalah berisi

profil perusahaan, sedangkan website dinamis adalah seperti Friendster, Multiply, dll. Dalam sisi pengembangannya, website statis hanya bisa diupdate oleh pemiliknya saja, sedangkan website dinamis bisa diupdate oleh pengguna maupun pemilik.Beberapa perbedaan antara web statis dan dinamis antara lain yaitu Web statis hanya menggunakan HTML saja, sedangkan web dinamis menggunakan bahasa pemrograman web seperti PHP atau ASP. Web statis tidak menggunakan database karena tidak ada data yang perlu disimpan dan diproses. Sedangkan web dinamis menggunakan database seperti mysql, oracle, dll untuk menyimpan dan memproses data.

Untuk mendukung kelanjutan dari situs diperlukan pemeliharaan setiap waktu sesuai yang diinginkan seperti penambahan informasi, berita, artikel, link, gambar atau lain sebagainya. Tanpa pemeliharaan yang baik situs akan terkesan membosankan atau monoton juga akan segera ditinggal pengunjung.

Pemeliharaan situs dapat dilakukan per periode tertentu seperti tiap hari, tiap minggu atau tiap bulan sekali secara rutin atau secara periodik saja tergantung kebutuhan(tidak rutin). Pemeliharaan rutin biasanya dipakai oleh situs-situs berita, penyedia artikel, organisasi atau lembaga pemerintah. Sedangkan pemeliharaan periodik bisanya untuk situs-situs pribadi, penjualan/e-commerce, dan lain sebagainya.

23

2.6. Database

Database adalah suatu kumpulan data komputer yang teintegrasi, diorganisasikan dan disimpan menurut cara yang memudahkan pengambilan kembali. Dan tujuan utama konsep database adalah meminimumkan pengulangan (Gultom et al, 2005).

2.7. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.7.1. Metode Pendekatan Sistem

Terdapat dua metode yaitu dengan pendekatan :

a. Prosedur

Yaitu :”Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu”.

Prosedur adalah “Rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi yang

terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya”.

b. Komponen/elemen

Yaitu “Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama

untuk mencapai suatu tujuan tertentu”

Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub-sub sistem yang lebih kecil.

Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem. Seringkali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.

Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan. Untuk komponen misi/tujuan, seringkali sukar untuk dilihat. Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada perencanaan dan pengendalian (feedback).

Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

25

2.7.2. Alat Bantu Analisis 1. Flow Map

Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah – langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

2. Diagram Kontek

Context Diagram adalah bagian dari Data Flow Diagram (DF) yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. CD menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu :

1) Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator).

2) Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

3) Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar. 4) Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem

dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh

sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia diluar sistem.

5) Batasan, antara sistem dan lingkungan.

Simbol yang digunakan dalam Context Diagram (CD), antara lain :

a. Persegi panjang (terminator)

Untuk berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data. Antara terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung.

b. Lingkaran

Untuk menunjukkan adanya kegiatian proses dalam sistem.

Aturan-aturan CD :

1) Bila terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan ditandai secara khusus untuk menjelaskan bahwa terminator yang dimaksud adalah identik. Tanda dapat berupa asterisk (*) atau tanda kres (#). 2) Bila terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh

peran yang dimainkan personil tersebut. Alasannya adalah : personil yang berfungsi untuk melakukan itu dapat berganti, sedangkan CD

27

harus tetap akurat walaupun personil berganti dan mungkin seorang personil dapat memiliki lebih dari satu tugas (peran).

3) Karena model ini membedakan sumber (resources) dan pelaku (handler).Dimana pelaku adalah mekanisme, perangkat, atau media fisik yang mentransformasikan data ke/dari sistem, sehingga pelaku tidak perlu digambarkan. Aliran dalam CD memodelkan masukkan ke sistem dan keluaran dari sistem, seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem.

Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon. Selain itu aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu. Dalam hal ini seharusnya menggambar dengan asumsi bahwa masukan disebabkan dan diinisiasi oleh terminator, sedangkan keluaran disebabkan dan diinisiasi oleh sistem. Hal itu dilakukan dengan mencegah interaksi yang tidak perlu(extraneous prompts) yang berorientasi pada implementasi masukan-keluaran,dan mengkonsentrasikan pemodelan pada aliran data yang esensial saja.

CD dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran kontrol,penyimpanan, dan proses tunggal yang mempresentasikan keseluruhan sistem.Bagian termudah adalah menetapkan proses yang hanya terdiri dari

satulingkaran dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama harus dapat menjelaskan proses.

3. Data Flow Diagram

DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Model ini berfungsi untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama dari bagian file, laporan, sumber dokumen dan sebagainya. DFD termasuk alat komunikasi mediun yang baik antara designer dan pemakai karena mudah dipahami (hanya berisi 4 simbol). Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran (track) aliran data seluruhnya dari sistem. Data dan proses adalah hal yang kritis untuk dipahami. DFD berbeda dengan flow sistem (systems flowcharts) dan flow program (program flowcharts) karena keduanya lebih mengarah ke hasil (orientation). System flowcharts adalah device-specific flowchart yang melacak (track)urutan pengolahan data dan mengidentifikasikan komponen fisik sebagai auxiliary storage devices.

29

Program flowcharts menyangkut primitive level logic dari sebuah program. Level yang rinci sangat baik untuk system oriented view. Programmer dan analis yang menggunakan program flowcharts sering memiliki kesulitan membuat peralihan (transition) ke DFD. Namun kedua alat tersebut memiliki kesamaan, yaitu penggunaan simbol proses dan flow lines, tetapi masing-masing memiliki tujuan yang sangat berbeda. Rancangan (blueprint) mencakup satu atau lebih DFD yang menunjukkan hubungan antara file, input dokumen, output dokumen dan laporan.

Empat komponen dalam DFD :

a. Proses (fungsi)

Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran (circle) atau bujursangkar dengan sudut melengkung (a rounded rectangle). Setiap proses ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan proses dari hierarchy chat. Setiap proses dinamai dengan sepasang kata kerja yang simple, contoh :

screen customer-order, record customer-order. Dalam physical DFD, lokasi atau program yang memproses seringkali dituliskan dibagian bawah simbol, tetapi dalam logical DFD tidak perlu disebutkan. Untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses umumnya didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana. Fokus simbol ini adalah apa yang dikerjakan atau tindakan yang dilakukan (proses), bukan orang atau melakukan kegiatan apa.

b. Aliran data (data arrow).

Dipresentasikan delam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari proses. Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasi aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke atau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung menggambarkan terjadinya dialog. Aliran dapat juga menyebar atau menyatu, misalnya sejumlah atribut dapat membentuk satu aliran, atau satu aliran menyebar menjadi sejumlah atribut. Atribut dalam hal ini dapat merupakan bagian atau duplikasi dari aliran. Nama data yang digambarkan dalam aliran disebut data packet dan dituliskan diatas garis panah.

31 BAB III

PROFIL PERUSAHAAN 1.1.Tinjauan Umum Perusahaan

Selama pemerintahan Bupati Karawang pada tahun 2006 – 2011 terdapat 2 kali perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK), yaitu berdasarkan PP Nomor 8 Tahun 2003, tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah, yang dijadikan pedoman penyusunan Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 2 Tahun 2004, tentang Pembentukan Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, dan Lembaga Teknis Daerah. Sementara berdasarkan Pelaksanaan Tupoksi berdasarkan Keputusan Bupati Karawang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang, serta uraian tugas unit kerja berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 18 Tahun 2005 tentang Uraian Tugas Unit Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang. Kedudukan Humas adalah eselon III dalam Instansi, dalam Pasal 21 sesuai dengan Peraturan Bupati Karawang Nomor 29 Tahun 2008 Bagian Hubungan Masyarakat (Humas) mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan,yaitu:

1. Pengelolaan data dan informasi 2. Dokumentasi

Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)

2. Pelaksanaan pengolahan data dan sistim informasi 3. Pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi 4. Pengelolaan kegiatan pemberitaan.

Kepala Sub. Bagian Data dan Sistim Informasi mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dalam pengelolaan kegiatan bidang data dan informasi. Pelaksanaan tugas pokok Kepala Sub. Bagian Data dan Sistim Informasi, mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan penyusunan petunjuk teknis bidang data dan sistim informasi

2. Pengumpulan dan pengolahan data 3. Pengelolaan sistim informasi.

Kepala Sub. Bagian Dokumentasi, mempunyai tugas pokok membantu Kepala Bagian Humas dalam pengelolaan kegiatan bidang dokumentasi. Pelaksanaan tugas pokok Kepala Sub. Bagian Dokumentasi, mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan petunjuk teknis dokumentasi 2. Pelaksanaan kegiatan dokumentasi

3. Pelaksanaan koordinasi dengan dinas / instansi terkait dalam urusan dokumentasi.

33

Adapun sebelumnya susunan organisasi pada Bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, Kepala Bagian Humas membawahkan :

Kasubag Data dan Sistem Informasi

Kasubag Dokumentasi dan Perpustakaan

Kasubag Pemberitaan

Uraian Tugas masing-masing jabatan diatas pada pelaksanannya :

1. Kepala Bagian Humas

a. Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Bagian Hubungan Masyarakat.

b. Menetapkan Kebijakan Teknis Operasional Bagian sesuai dengan kebijakan umum daerah.

c. Menetapkan rencana dan program kerja Bagian sesuai dengan kebutuhan dan peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

d. Mengkoordinasikan pengelolaan kegiaan di bidang hubungan masyarakat yang meliputi : pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi dan perpustakaan serta pengelolaan pemberitaan.

e. Memberikan saran, pertimbangan dan rekomendasi mengenai sistuasi perkembangan hubungan masyarakat sebagai bahan penetapan kebijakan umum daerah..

f. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja pemerintah, swasta dan lembaga terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

g. Melakukan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat untuk bahan perbaikan kedepan, sesuai kebutuhan dan ketentuan peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

h. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan

i. Bagian sebagai bahan informasi dan pertangggungjawaban kepada pimpinan.

j. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

2. Kasubag Data dan Sistem Informasi

a. Menyiapkan peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, standarisasi, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang Data dan Sistim Informasi sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis bidang data dan sistem informasi.

c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang pengumpulan dan pengolahan data elektronik serta menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

35

d. Menyiapkan bahwan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pengumpulan dan pengolahan data elektronik serta pengolahan data kegiatan pemerintah daerah.

e. Melakukan penerimaan verifikasi data masukan.

f. Melakukan perekaman dan pengentrian data kedalam peragkat komputer. g. Melakukan penyusunan standarisasi dan pedoman untuk penyiapan

dukungan teknis guna kelancaran Sistem Informasi Daerah (SIMDA) dilingkungan Pemerintah Daerah.

h. Melakukan pengelolaan data keluaran hasil olahan komputer. i. Melakukakan penyajian dan pendistribusian data dan informasi. j. Melakukan penyiapan dan perawatan data dalam media penyimpanan. k. Melakukan upaya-upaya untuk meningkatkan kemampuan dan

keterampilan personil di bidang komputerisasi.

l. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasi/solusi yang berhubungan dengan urusan Data dan Sistem Informasi.

m. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan dengan data dan sistem informasi.

o. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.

a. Menyiapkan peratuan Perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang dokumentasi dan perpustakaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Mengumpulkan dan mengelola data serta informasi yang berhubungan dengan bidang dokumentasi dan perpustakaan.

c. Membuat / mendokumentasikan kliping berita koran.

d. Mendokumentasikan kegiatan Pemda, Dinas dan Instansi di Kabupaten Karawang.

e. Mempublikasikan dokumentasi kegiatan hasil pembangunan Kabupaten Karawang baik melalui media cetak maupun elektronik.

f. Mengelola dan meningkatkan fungsi perpustakaan. g. Mengagendakan data dokumentasi untuk perpustakaan.

h. Memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan photo kegiatan pembangunan di daerah.

i. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasi/solusi yang berhubungan dengan urusan Sub Bagian dokumentasi dan perpustakaan.

j. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

k. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan dengan dokumentasi dan perpustakaan.

37

l. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh Pimpinan.

4. Kasubag Pemberitaan

a. Menyiapakan peraturan Perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang pemberitaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Mengumpulkan dan mengelola data serta informasi yang berhubungan dengan bidang pemberitaan.

c. Membuat sambutan.

d. Menginventarisir permasalahan yang berhubungan dengan bidang pemberitaan.

e. Mengumpulkan dan menyaring serta menganalisis informasi dari masyarakat, organisasi non pemerintah dan pers.

f. Menyiapkan pemberitaan kegiatan Pemerintah Daerah melalui media elektronik dan media cetak (Press Release).

g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan informasi kegiatan pembangunan di daerah.

h. Menyiapkan bahan dan menerbitkan bulletin pemerintah daerah.

i. Menyiapkan bahwan penyusunan rencana pembuatan brosur, booklet dan papan pengumuman informasi.

j. Menyiapkan bahan dalam rangka penyelenggaraan jumpa pers atau konferensi pers pimpinan pemerintah daerah.

k. Menyiapkan rencana peliputan acara-acara kegiatan pemerintah daerah dengan mengundang pers.

l. Melaksanakan analisis permasalahan dan memberikan rekomendasi/solusi yang berhubungan dengan urusan sub Bagian Pemberitaan.

m. Melaksanakan koordinas dengan unit kerja terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan dengan pemberitaan.

o. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh Pimpinan.

Visi dan Misi Hubungan Masyarakat (Humas) Kabupaten Karawang :

Berdasarkan sejarah yang telah dijelaskan di atas maka Humas Pemerintah Kabupaten Karawang memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:

a. Visi Humas Kabupaten Karawang

”Mewujudkan kelembagaan Humas sebagai organisasi yang profesional dalm membentuk citra dan reputasi positif lembaga pemerintah.

39

b. Misi Humas Kabupaten Karawang

1. Melaksanakan kebijakan pemerintah dan mewujudkan tata pemerintahan yang baik.

2. Memberikan pelayanan serta menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijakan dan program kerja kepada masyarakat.

3. Membangun Sumber Daya Humas pemerintah sebagai komunikator dan mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah dan menampung aspirasi serta memperhatikan keinginan masyarakat.

4. Menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis dalam mengamankan kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

3.2.Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi bagian Humas Pemerintah Kabupaten Karawang dapat dilihat pada gambar 1.3 di bawah ini :

Gambar 3.1 Struktur Divisi Humas Pemerintah Kabupaten Karawang

Sumber : Arsip Profil Lembaga Humas, 2008 KEPALA BAGIAN

HUMAS

KEPALA SUB BAGIAN DATA DAN SISTEM INFORMASI KEPALA SUB

BAGIAN PEMBERITAAN KEPALA SUB

BAGIAN DOKUMENTASI

BAGIAN PELAKSANA (Karyawan / Staff)

BAGIAN PELAKSANA (Karyawan / Staff)

BAGIAN PELAKSANA (Karyawan / Staff)

41

Susunan Organisasi pada bagian Humas Setda Kabupaten Karawang dapat dilihat pada tabel 1.1 di bawah ini :

Daftar Nama-nama Karyawan Pada Bagian Humas Setda Kabupaten Karawang

NO NAMA /NIP PANGKAT /

GOLONGAN

JABATAN KET

1 Ir. Teny Juliantini, MM

NIP : 19630704 198903 2 005

Pembina (IV/a)

Kepala Bagian Humas

2 Drs. Yuti Surtini, MM

NIP : 19610412 199601 2 001

Penata Tk. I (III/d)

Kepala Sub Bagian Dokumentasi 3 Drs. Ii Wahyudin

NIP : 19620630 199201 1 001

Penata Muda Tk. I (III/b)

Kepala Sub Bagian Pemberitaan 4 Ade Kurnia, S. Kom

NIP : 19680206 199003 1 004

Penata Muda Tk. I (III/b)

Kepala Sub Bagian Data dan Sistem

Informasi 5 Siti Nurbaeti

NIP : 19631112 198803 2 008

Penata Muda Tk. I (III/b)

6 Kurnia Setiawan, ST

NIP : 19810822 200501 1 004

Penata Muda Tk. I (III/b)

Pelaksana

7 Oktaf Hariaji, ST

NIP : 19791031 200501 1 002

Penata Muda Tk. I (III/b)

Pelaksana

8 Iwan Gunawan

NIP : 19640318 199101 1 006

Penata Muda Tk. I (III/a)

Pelaksana

9 Irwan Setiawan

NIP : 19640818 199202 1 001

Penata Muda Tk. I (III/a)

Pelaksana

10 Mohamad Jaelani, S. Ag

NIP : 19730707 200901 1 002

Penata Muda Tk. I (III/a)

Pelaksana

11 Lilis Ratna, S. Sos

NIP : 19820624 200902 2 005

Penata Muda Tk. I (III/a)

Pelaksana

12 Suminta

NIP : 19570811 197706 1 001

Penata Muda Tk. I (III/a)

Pelaksana

13 Asep Yayat Ruchyat

NIP : 19790731 199803 1 003

Pengatur (II/c) Pelaksana

14 Puspita Rahayu, A. Md

NIP : 19850127 201001 2 009

43

15 Akhmad Fauji

NIP : 19800212 200501 1 011

Pengatur Muda Tk. I (II/b)

Pelaksana

16 Ida Nurhamidah

NIP : 19680708 200701 2 008

Pengatur Muda (II/a)

Pelaksana Sturada

17 Deden Solihin

NIP : 19820320 200901 1 004

Pengatur Muda (II/a)

Pelaksana

18 Hendri M Yusup

NIP : 19820108 201001 1 001

Pengatur Muda (II/a)

Pelaksana

19 Romy Maryanto - Kontrak Kerja

20 Heni Juwita - Kontrak Kerja Sturada

21 Rusdi Juhana - Kontrak Kerja Sturada

22 Ciming - Kontrak Kerja Sturada

Tabel 3.1 Nama Pegaawai Bagian humas Kabupaten Karawang

3.3.Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan penulis yaitu dengan berbagai kegiatan, baik berupa kegiatan yang sifatnya rutin (dilakukan hampir setiap hari kerja) dan kegiatan insidental (dilakukan pada waktu atau acara tertentu saja).

a. Deskripsi Kerja yang dilakukan Secara Rutin

Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Pemerintah Kabupaten Karawang, penulis melakukan aktivitas yaitu kegiatan yang dilakukan setiap hari pada saat bekerja, dimana kegiatan tersebut merupakan pekerjaan rutin dari Humas Pemerintah Kabupaten Karawang. Berikut ini adalah kerja rutin yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kabupaten Karawang:

1. Membaca Koran

Kegiatan yang dilakukan penulis pada pagi hari dibagian humas adalah membaca koran. Membaca koran menjadi salah satu kerja rutin yang dilakukan di humas pemerintah kabupaten Karawang, karena kegiatan ini dilakukan untuk dapat memperoleh berita tentang Kota Karawang sebelum dibuat kliping. Pemberitaan tentang Karawang setiap harinya dapat diperoleh dari koran Nasional, tetapi seringali pemberitaan tentang Karawang pun dapat diperoleh dari koran Internasional. Contohnya, pada tanggal 5 Juli 2010 penulis membaca pemberitaan tentang Karawang bahwa “Bank BNI Karawang mengalami kebakaran,” pada waktu itu pemberitaan tersebut dimuat pada koran Radar Karawang, Pasundan Expres, Karawang Ekpres, dan kompas. Koran merupakan media berita, dimana koran yang terbit setiap hari dituntut untuk melakukan perencanaan secara cermat dan hati-hati dalam menetukan topik utama yang akan ditampilkan. Koran

45

yang dibaca pada setiap harinya adalah koran yang didistribusikan langsung ke kantor humas, baik Koran Nasional maupun koran Internasional. Koran tersebut antara lain : Kompas, Media Indonesia, Seputar Indonesia, Republika, Koran Tempo, Suara Merdeka, Pasundan Expres, Karawang Ekpres, Radar Karawang.

2. Membuat Kliping Berita

Setelah kegiatan membaca koran, penulis melakukan kegiatan yang lain yaitu membuat kliping berita. Membuat kliping adalah suatu kegiatan yang rutin dilakukan oleh penulis setiap hari tepatnya pada pagi hari dibagian humas selama menjalakan PKL. Berita/artikel tersebut diperoleh dari berbagai macam koran yang didistribusikan langsung ke kantor humas, baik koran Nasional maupun koran Internasional. Koran tersebut antara lain : Kompas, Media Indonesia, Seputar Indonesia, Republika, Koran Tempo, Suara Merdeka, Pasundan Expres, Karawang Ekpres, Radar Karawang. Kegiatan membuat kliping berita pada dasarnya dilakukan oleh pegawai bagian dokumentasi di divisi humas pemerintah kabupaten Karawang, karena tujuan dibuatnya kliping berita yaitu sebagai pengumpulan arsip dokumentasi pemerintah kabupaten Karawang. Setelah selesainya kliping berita yang dibuat olah staf Humas Setda Kabupaten Karawang, kliping berita tersebut di tanda tangani oleh Kepala Bagian

Humas, kemudian di foto copy sebanyak tiga tembusan untuk diberikan kepada Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah.

3. Mengetik Data

Selain membaca koran dan membuat kliping, penulis melakukan kegiatan yaitu mengetik data (Update Data). Data yang didapatkan berasal dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang telah masuk ke bagian data dan sistem informasi divisi Humas Setda Kabupaten Karawang, dimana data tersebut diketik ulang oleh penulis untuk ditampilkan dalam website pemerintah kabupaten Karawang (www.karawangkab.go.id).

Proses dari Update data yang dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Membuat surat update data dan surat permohonan

b. Surat update dikirim ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

c. Tunggu balasan pengiriman dari Organisasi Perangkat Daerah(OPD).

d. Setelah diterima kembali di kantor Humas Setda Kabupaten Karawang, maka data update juga diproses kembali oleh staf Humas bagian data dan system informasi, dengan cara : Direkap (diketik ulang), entre data, pengeditan, entre data

47

lagi, preview, dan yang terakhir report (dapat berupa tampilan / print).

4. Menyambut Para Wartawan

Kegiatan ini dilakukan sebagai kegiatan rutin, karena setiap harinya wartawan dari berbagai media / surat kabar datang ke kantor Humas Setda Kabupaten Karawang untuk mencari dan memperoleh informasi tentang kota Karawang. Penyambutan bagi para wartawan tersebut senantiasa dilakukan oleh seluruh staf-staf devisi Humas, meskipun pada dasarnya tujuan dari para wartawan adalah untuk menemui Kasubag ataupun staf pemberitaan dan dokumentasi. Hal tersebut dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang sebagai kegiatan menjalin hubungan yang baik dengan pers.

5. Pengarsipan Surat-surat

Kegiatan ini dilakukan secara rutin untuk menerima dan membalas surat yang masuk ke devisi Humas Setda Kabupaten Karawang. Dalam pengarsipan surat-surat yang masuk dan surat-surat yang keluar ini, penulis membantu sekretaris divisi Humas untuk mengarsipkan surat-surat baik intern maupun ekstern. Adapun selain pengarsipan surat-surat, jenis media Humas yang digunakan yaitu surat langsung (direct mail). Media ini sering pula digunakan sebagai alat penyampaian pesan kehumasan. Surat Humas seperti ini tidak hanya

ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi tertentu saja, tetapi juga kepada berbagai macam lembaga yang sekiranya relevan, atau untuk dipajang di tempat-tempat umum.

B. Deskripsi Kerja yang dilakukan Secara Insidental

Aktifitas yang dilakukan penulis selama PKL yang bersifat insidental yaitu kegiatan yang tidak setiap hari (insidentil) artinya kegiatan tersebut dilakukan pada saat tertentu saja, kegiatan tersebut adalah :

Mendampingi Kegiatan Bupati atau Wakil Bupati di Luar Kantor, Kegiatan ini dilakukan oleh penulis selama PKL. Aktifitas ini dikatakan sebagai kegiatan insidental karena hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja. Contohnya, Selama PKL penulis diminta bantuan untuk mendamping kegiatan Bupati atau Wakil Bupati yang akan melakukan kegiatan di luar kantor. Mendampingi kegiatan Bupati atau Wakil Bupati menjadi salah satu tugas yang dilakukan oleh staf Humas bagian pemberitaan dan dokumentasi sebagai salah satu proses untuk pembutan majalah bulanan yang dibuat sendiri oleh Humas Setda Kabupaten Karawang, dimana dari kegiatan Bupati atau Wakil Bupati tersebut, staf Humas dapat memperoleh bahan untuk membuat press release.

49 BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 1.1.Analisa Tentang Humas Kabupaten Karawang

Tugas humas di Setda Kabupaten Karawang adalah memberikan informasi baik kepada pihak internal maupun pihak eksternal. Humas di Setda Kabupaten Karawang merupakan satu-satunya juru bicara dan ujung tombak Pemerintah Kabupaten Karawang dalam memberikan layanan informasi kepada masyarakat. Selain itu, Humas Setda Kabupaten Karawang juga berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara Pemerintah Kabupaten Karawang dengan masyarakat melalui media massa dan jembatan antara pimpinan dengan seluruh pegawai Setda Kabupaten Karawang (hubungan eksternal dan internal). Tanggung jawab yang utama dari seorang praktisi humas tertuju kepada perusahaan induk (untuk departemen humas internal) atau perusahaan kliennya (untuk konsultasi humas eksternal), selama hal itu tidak bertentangan dengan kode etik kehumasan, segala peraturan hokum yang berlaku, serta kepentingan umum. Adapun tugas pokok seorang praktisi humas adalah menjalankan program-program humas yang telah direncanakan serta disetujui sebelumnya, dengan tujuan memaksimalkan pengetahuan dan pemahaman khalayak atas aspek-aspek dari organisasi atau perusahaan induk dan klien. Humas harus mengutamakan kepentingan publik atau masyarakat dengan menggunakan kebiasaan yang baik guna terpelihara komunikasi yang menyenangkan di dalam masyarakat. Humas atau Public Relations.

1.1.1. Analisa Tentang Aktifitas Kerja Humas

Tugas Humas pada dasarnya menghubungkan publik-publik yang berkepentingan dalam perusahaan serta menciptakan hubungan yang baik dan harmonis antara perusahaan dengan publiknya, baik publik internal maupun publik eksternal melalui suatu proses timbal balik. Maka dari itu, kegiatan humas meliputi kegiatan internal (Internal Public Relations) dan Eksternal (Eksternal Publik Relations).

a. Humas Internal

Humas Internal merupakan salah satu kegiatan yang berhubungan dengan publik yang ada didalam perusahaan / organisasi. Tujuannya adalah untuk mempererat hubungan antara pimpinan dan karyawan, ataupun sesama karyawan pada perusahaan / organisasi tertentu, sehingga muncul semangat kerja. Hal ini juga dapat dilakukan dengan komunikasi, dimana dengan berkomunikasi, hasil yang akan dicapai adalah displin kerja yang baik, motivasi kerja tinggi, produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan, sehingga terciptanya sense of belonging dari karyawan terhadap perusahaan.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Humas Intrenal merupakan kegitan yang dilakukan oleh Humas dalam perusahaan / lembaga yang bertujuan untuk membina hubungan baik dengan para karyawan didalam perusahaan sehingga dapat menciptakan suasana kerja

51

yang kondusif dalam perusahaan / lembaga tersebut. Adapun kegiatan Humas internal juga telah dilakukan dengan baik oleh Humas Setda Kabupaten Karawang agar tercipta hubungan yang erat antara pimpinan dan karyawan, ataupun sesama karyawan pada perusahaan / organisasi, sehingga muncul semangat kerja.

b. Humas Eksternal

Humas Eksternal merupakan kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat luar atau kegiatan yang ditujukan kepada publik yang berada diluar perusahaan itu. Informasi yang diberikan harus jujur berdasarkan fakta dan harus benar-benar teliti sehingga kepercayaan dari publik eksternal kepada perusahaan akan terpelihara dengan baik. Bentuk kegiatan eksternal humas diantaranya adalah sebagai berikut :

Press Relations, bertujuan untuk mengatur dan membina hubungan baik dengan pers.

Government Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan pemerintah yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan.

Community Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

Supplier Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para pemasok agar segala kebutuhan perusahaan dapat diterima dengan baik.

Customer Relations, bertujuan mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para pelanggan.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat diketahui bahwa Humas Eksternal adalah kegiatan yang dilakukan Humas dalam perusahaan yang bertujuan untuk membina hubungan baik dengan pihak yang berbeda di luar perusahaan sehingga dapat menciptakan suatu opini publik dan citra yang positif bagi perusahaan itu sendiri. Adapun Humas Eksternal juga dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang, agar terciptanya hubungan yang baik dengan pihak di luar perusahaan (masyarakat / publik, pers ataupun lembaga lain).

Humas Setda Kabupaten Karawang mempunyai Kedudukan sebagai eselon III dalam Instansi, dimana kegiatan Humas Setda Kabupaten Karawang adalah sebagai jembatan komunikasi antara Pemerintah Kabupaten Karawang dengan masyarakat melalui media massa dan jembatan antara pimpinan dengan seluruh pegawai Pemerintah Kabupaten Karawang (hubungan/kegiatan eksternal dan internal). Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas pokok membantu Asisten Pemerintahan dalam pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi serta pengelolaan pemberitaan. Fungsinya adalah :

53

1. Penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).

2. Pelaksanaan pengolahan data dan sistem informasi. 3. Pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi. 4. Pengelolaan kegiatan pemberitaan.

Maka dari itu, humas berusaha menjalin hubungan baik dengan publiknya, baik publik internal maupun publik eksternal. Kegiatan internal humas Setda Kabupaten Karawang adalah:

1. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program komunikasi dengan publik internal.

2. Mendistribusikan kliping berita kepada Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah, Kliping berita dalam media Humas disebut sebagai jurnal organisasi (house journals) yang disebut juga dengan istilah jurnal internal. Jurnal internal merupakan publikasi atau terbitan yang didistibusikan kepada para anggota dari suatu organisasi, isi jurnal biasanya adalah uraian tentang hal-hal yang sudah terjadi. Jurnal internal harus disesuaian dengan keseluruhan program Humas dan dijadikan suatu wahana untuk mencapai khalayak yang akan dituju. Tinjauan mengenai jurnal internal yaitu adanya kegiatan-kegiatan Humas yang khusus ditujukan bagi kalangan dalam organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Kliping Berita (news clipping) adalah suatu kegiatan mencari, menyimpan, dan memperbanyak suatu berita

(news), karangan (artikel), serta foto pada suatu berita (photo press) pada event atau peristiwa tertentu yang telah terjadi dan dimuat di media cetak seperti surat kabar, majalah berita, tabloid, dan lain sebagainya.

3. Memantau, menghimpun, dan menganalisis informasi yang beredar di masyarakat.

4. Sebagai mediator antara peruhasaan dengan media massa

Public Relations (PR) dan mitranya media massa atau pers, tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya, keduanya saling membutuhkan untuk membentuk sinergi yang positif. PR menjadi sumber berita bagi pers, sedangkan pers menjadi sarana publisitas bagi PR agar perusahaan dan para komunikator lebih dikenal oleh publik atau masayarakat. Kedua belah pihak, PR dan pers harus saling memiliki kepercayaan bahwasannya PR bukan “bulan-bulanan” pers, dan pers tidak boleh diperalat oleh PR, sehingga memuat pemberitaan yang mencerminkan kebohongan kepada publik (Ardiyanto, 2004 : 91).

1. Kegiatan yang paling banyak dilakukan PR adalah beraitan dengan media massa, dimana fungsi komunikasi praktis PR menjadi bagian yang terpisahkan. Tidak berlebihan jika PR dan media massa mempunyai saling ketergantungan. Tanpa adanya sumbangsih PR, media massa cetak dan elektronik tida dapat memperoleh atau mendekati suatu keakuratan berita sesuai dengan yang di inginkan.

55

2. Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan kalangan media, dan publik eksternal

3. Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan kalangan media dan publik eksternal, salah satunya dapat dilakukan dengan hubungan media / Hubungan pers (press relations). Hubungan pers (press relations) adalah upaya untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atau suatu pesan (informasi humas) dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi halayak dari organisasi yang bersangkutan. Tujuan pokok diadakannya hubungan pers adalah untuk menciptakan pengetahuan dan pemahaman, jadi jelas bukan semata-mata menyebarkan suatu pesan sesuai keinginan perusahaan induk atau klien demi mendapatkan suatu citra atau sosok yang lebih indah daripada aslinya dimata umum.

4. Setiap pesan atau berita yang disampaikan kepada masyarakat melalui pers haruslah sesuai dengan kenyataan yang sesungguhnya. Baik atau buruknya humas diukur berdasarkan kejujuran dan sikap netralnya. Kepentingan masyarakat, dalam hal ini adalah para pembaca, pendengar, atau pemirsa harus selalu diutamakan. Jika hal itu benar-benar diperhatikan maka sambutan khalayak pembaca, pendengar dan pemirsa dengan sendiriya akan positif, sehingga perusahaan induk atau humas pasti akan memperoleh suatu publisitas yang baik sesuai yang diinginkan.

5. Upaya menciptakan hubungan pers yang baik, dapat dilakukan dengan membangun personal yang kokoh, dimana hubungan yang kokoh dan positif hanya akan tercipta serta terpelihara jika dilandasi oleh keterbukaan, kejujuran, kerjasama dan sikap saling menghormati profesi masing-masing. Humas harus dekat dengan wartawan, dalam hubungan atau tidak dalam hubungan dinas, Humas harus menyediakan waktunya untuk bergaul dengan mereka. Binalah komunikasi pribadi (interpersonal communications) yang baik dengan wartawan di mana dan kapan saja.

6. Humas harus mau bekerja keras. Banyak Humas yang mampu menyusun siaran pers, tetapi sangat langka yang mau bertindak sebagai wartawan. Merasa merasa cukup mengundang wartawan untuk menghadiri suatu acara atau konferensi pers, sehuingga sulit mencari staf Humas yang mau proaktif menyusun berita begitu acara selesai. Siaran pers hanyalah berita yang direncanakan. Kenyataannya banyak hal yang menarik yang mungkin muncul saat acara atau konferensi pers berlangsung, oleh karena itu staf Humas yang profesional harus bisa dikumpulkan dan disusun selayaknya berita. Semuanya itu harus dikerjakan ditempat kejadian secara cepat dan segera dibagikan kepada para wartawan yang hadir. Hal ini dianggap penting, agar berita dapat diterbitkan sesuai keinginan Humas. Perlu diketahui, bahwa semakin lama para editor semakin mengandalkan informasi dari para praktisi Humas, baik itu berupa berita, artikel, feature, wawancara, gagasan

57

materi baru, dan sebagainya. Para jurnalis akan menerima undangan dari pihak Humas dengan senang hati karena mereka dapat memperoleh banyak hal. Mereka bahkan sering menghubungi para konsultan dan manajer Humas setiap kali akan dilangsungkan suatu acara pers. Mereka bias mendapatkan keterangan mengenai lembaga dan acara-acara Humas melalui berbagai sumber referensi seperti Hollis Press dan Public Relations Annual yang merupakan buku petunjuk utama bagi para praktisi Humas. Hollis menawarkan jasa pelayanan yang sudah dikomputerisasi, karena berita yang positif itu demikian penting bagi organisasi manapun, baik itu yang komersial maupun nonkomersial, maka kedekatan antara para jurnalis dan para praktisi Humas merupakan suatu kedekatan antara para jurnalis dan para praktisi Humas merupakan suatu unsur penting bagi pengumpulan berita dan penyebaran pesan-pesan Humas. Kejelasan tersebut jelas sangat perlu dibina karena menguntungkan kedua belah pihak.

1.1.2. Analisis Pelayanan Pemerintah Kabupaten Karawang dan Humas Setda Kabupaten Karawang Kepada Mahasiswa yang melaksanakan PKL

Selama melaksanakan kegiatan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di Pemerintah Kabupaten Karawang, penulis merasakan suasana yang menyenangkan, karena pegawai di kantor Humas Setda Kabupaten Karawang bersikap baik dan ramah, bisa menerima hasil pekerjaan mahasiswa PKL

dengan apa adanya, sabar dalam memberikan arahan serta bimbingan kepada penulis, dan pegawai Humas Setda Kabupaten Karawang memiliki rasa kekeluargaan yang tinggi dengan Mahasiswa PKL. Penulis merasa sangat dihargai dan selalu diikutsertakan dalam kegiatan yang dilaksanakan di Pemerintah Kabupaten Karawang, baik kegiatan yang dilaksanakan di kantor ataupun di luar kantor. Selain itu, selama PKL penulis seringkali mendapatkan arahan dan bimbingan dari pembimbing Perusahaan PKL maupun dari pegawai lain yang selalu memberikan Informasi-informasi mengenai Pemerintah Kabupaten Karawang.

Dengan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis telah mendapatkan pengalaman yang berharga, khususnya mengenai pekerjaan yang nantinya akan menjadi cerminan dan pengalaman di masa yang akan datang. Hasil dari kerja Praktek ini adalah dapat memberikan suatu pemahaman dan pengalaman yang sangat berarti bagi penulis tentang bagaimana sistematika kerja humas yang sesungguhnya dan pelayanan perusahaan / organisasi yang semestinya diberikan kepada publik.

Jika penulis mengalami kesulitan, hambatan ataupun hasil yang kurang sempurna maka langsung dikoreksi oleh bagian staf yang sesuai dengan kegiatan yang dilakukan oleh penulis, sehingga hal tersebut menjadi suatu pembelajaran bagi penulis agar dapat melakukan kegiatan tersebut dengan lebih baik lagi dimasa yang akan datang khusunya dalam bidang Humas.

59

1.1.3. Analisis Sistem Informasi Update Website Kabupaten Karawang yang Berjalan

Sistem Informasi Update Website di Kabupaten Karawang adalah sebuah kumpulan data yang diolah oleh Bagian Humas untuk memperoleh data Kabupaten Karawang Seperti Informasi batas-batas wilayah Kabupaten Karawang, Tempat-tempat Pariwisata Kabupaten Karawang, Tempat-tempat bersejarah di Kabupaten Karawang dan Masih banyak juga yang lainnya.

Update Website adalah bagian tugas dari bagian Humas Kabupaaten Karawang

1. Update web untuk data statis

Membuat surat permohonan update data ke tiap OPD. Kemudian ari OPD mengirimkan kembali update data ke bagian humas. Setelah data dari OPD di inpentarisir kembali selanjutnya di olah sesuai dengan format web setelah selesai membuat format web menggunakan PHP langsung di inputkan ke database website dan hasilnya bisa di print out dan dilihat di website resmi kabupaten Karawang.

2. Update website untuk data dinamis

Bagian humas mengirimkan petugas ke tempat kegiatan Bupati/Wakil/Sekda/Pejabat laainnya untuk meliput kegiatan yang akhirnya di

peroleh berupa rilis dari rilis tersebut selanjutnya diolah kembali untuk disesuaikan dengan format website.

Sistem Informasi ini bertujuan untuk mendapatkan kemudahan informasi tentang Kabupaten Karawang.

1.1.4. Analisis Uraian Tugas Update Website

Uraian tugas dari masing-masing jabatan tersebut dengan kesesuaian pembagian tugas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Bagian Humas

Membuat surat permohonan update website Kabupaten Karawang, kemudian mengirim surat permohonan update website ke organisasi perangkat daerah dan memasukan data untuk update website ke database website kabupaten karawang.

2. Sekertaris Daerah (SEKDA)

Mengetahui tentang update website Kabupaten Karawang karena bagian Humas adalah staff dari SEKDA kabupaten karawang, kemudian setelah website terupdate maka SEKDA akan menerima laporan tentang update website.

61

3. Bagian Umum

Bertugas memberikan nomor surat dinas yang diajukan oleh bagian humas dan setelah diberi nomor surat dinas bagian umum bertugas mengarsipkan rekap surat dinas tersebut.

4. Organisasi Perangkat Daerah (OPD)

Membuat data yang di minta oleh bagian humas Kabupaten Karawang untuk update website.

1.1.5. Flow Map

Proses dalam Flow Map berikut menjelaskan bagaimana update website Kabupaten Karawang.

Gambar 4.1 Flowmap Diagram Update website Kabupaten Karawang

Humas SEKDA Bagian Umum OPD

Surat Permohonan

Update Website yang telah diberi no Surat

Database website Pengolahan data Update website

Data Update Website

Surat Permohonan

Update Website yang telah diberi no Surat

Surat Permohonan

Update Website yang telah disetujui

Surat Permohonan

yang telah di setujui

Surat Permohonan

Update Website

Laporan update

website

Surat Permohonan

yang telah di setujui Proses

penyetujuan Surat Permohonan Update Website

Surat Permohonan

Update Website yang telah disetujui

Proses no Surat

Surat Permohonan

Update Website yang telah diberi no Surat

Arsip Surat Permohonan Update Website

Data Update Website Proses

penginputan data

Surat Permohonan

Update Website yang telah diberi no Surat

63

1.1.6. Diagram Konteks

Diagram konteks berikut ini menggambarkan mengenai alur data update website Kabupaten Karawang :

Gambar 4.2 Diagram konteks Update Website Kabupaten Karawang

1.1.7. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) dibawah ini menggambarkan lebih rinci lagi mengenai alur data update website Kabupaten Karawang :

Gambar 4.3 DFD Pembuatan Laporan Update Website Kabupaten Karawang Data Update Website

Laporan Update Website

SI Update Website Kabupaten

Karawang

Bagian Humas

Bagian Humas

1.0

Olah data Website

2.0 Cetak Laporan Update Website

Website Data Update Website

Data Update Website Laporan Update

1.1.8. Kamus Data Data Update Website

Nama arus Data : Data Update website

Sumber : Bagian Humas

Tujuan : Proses 1.0, Storage Website, proses 2.0

Bentuk : variabel / field

Periode : Bulanan

Volume : 20

Penjelasan : Jumlah data Website yang telah d update

Laporan Update Website

Nama arus Data : Laporan Update Website

Sumber : Storage Website

Tujuan : Bagian humas

Bentuk : variabel / field

Periode : Bulanan

Volume : 1

65

1.2.Evaluasi Sistem yang Berjalan 1.2.1. Kekuatan sistem

a. Memiliki software original aman dan terpercaya, yaitu Microsoft Excel.

b. Waktu penyelesaian laporan yang singkat.

1.2.2. Kelemahan sistem

a. Kurang cepatnya akses ke internet dan bandwith masih sangat terbatas. b. Sistem menggunakan perangkat komputer yang tergolong usang. c. Software yang digunakan tidak efisien, karena fitur yang digunakan

untuk mengolah data dan membuat format website hanya sedikit.

1.2.3. Kesempatan

a. Dengan tersedianya SDM yang berpengalaman dalam komputerisasi, memungkinkan penggunaan software-software lain yang lebih efisien. b. Dengan adanya server lokal yang besar memungkinkan SI berkembang

lebih efektif.

1.2.4. Tantangan

Tantangan yang akan dihadapi adalah memungkinkannya keamanan dalam sistem informasi bisa berkurang karena sistem yg diterapkan masih sederhana, dan belum mempunyai sistem proteksi yang terlalu kuat.

66 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari keseluruhan hasil dari Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan dan saran-saran yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.

5.1.Kesimpulan

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan di Pemerintah Kabupaten Karawang bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Humas yang berada di Pemerintah Kabupaten Karawang sudah SOB (state of being), artinya bagian ini sudah berdiri sendiri yang bertanggung jawab untuk membantu Asisten Pemerintahan dalam pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi serta pengelolaan pemberitaan.

2. Tugas humas Setda Kabupaten Karawang yaitu sebagai penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), pelaksanaan pengolahan data dan sistem informasi, pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi dan pengelolaan kegiatan pemberitaan.

3. Humas Setda Kabupaten Karawang memiliki kegiatan internal, diantaranya adalah Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program komunikasi dengan publik internal, serta

67

Mendistribusikan kliping kepada Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah. Sedangkan kegiatan eksternal yang dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang adalah mendampingi kegiatan Bupati atau Wakil Bupati diluar kantor, membuat press release dari kegiatan yang telah dilaukan oleh Bupati atau Wakil Bupati diluar kantor untuk disebar luaskan melalui majalah Pemkab “Karawang”, dan membuat majalah Pemkab “Karawang” untuk disebarkan ke kecamatan / wiyahwilayah di sekitar Kabupaten Karawang.

4. Mengetahui perkembangan mengenai Kabupaten Karawang dan kegiatan yang dilakukan oleh Pemkab Karawang dalam kegiatan kliping.

5. Humas Setda Kabupaten Karawang mampu menjalin hubungan yang baik dengan kalangan pers untuk membangun citra organisasi yang positif. Membangun citra sangat penting karena berdampak pada kelangsungan instansi.

5.2.Saran

Berdasarkan pengalaman dan pemahaman situasi yang diperoleh selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di Pemerintah Kabupaten Karawang bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Sebaiknya Mahasiswa PKL diberi kesempatan untuk lebih terlibat dalam berbagai kegiatan internal dan eksternal, agar Mahasiswa PKL dapat

mengetahui / melakukan langsung kegiatan tersebut, sehingga Mahasiswa PKL dapat memperoleh pengalaman yang sangat / lebih berarti.

2. Penulis ingin merekomendasikan kepada Pemerintah Kabupaten Karawang, khususnya divisi Humas Setda Kabupaten Karawang agar memberikan peraturan yang lebih ketat kepada Mahasiswa PKL, terutama dalam penampilan (berpakaian bebas tapi sopan), karena penulis melihat ada Mahasiswa PKL yang memakai pakaian seperti kaos dan celana jeans,

sehingga menurut pendapat penulis seharusnya Mahasiswa PKL tidak memakai pakaian seperti itu agar terkesan lebih sopan dan berwibawa ( tidak santai).

63

1.1.6. Diagram Konteks

Diagram konteks berikut ini menggambarkan mengenai alur data update website Kabupaten Karawang :

Gambar 4.2 Diagram konteks Update Website Kabupaten Karawang

1.1.7. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) dibawah ini menggambarkan lebih rinci lagi mengenai alur data update website Kabupaten Karawang :

Gambar 4.3 DFD Pembuatan Laporan Update Website Kabupaten Karawang Data Update Website

Laporan Update Website

SI Update Website Kabupaten

Karawang Bagian Humas

Bagian Humas

1.0

Olah data Website

2.0 Cetak Laporan Update Website

Website

Data Update Website

Data Update Website Laporan Update

1.1.8. Kamus Data

Data Update Website

Nama arus Data : Data Update website Sumber : Bagian Humas

Tujuan : Proses 1.0, Storage Website, proses 2.0 Bentuk : variabel / field

Periode : Bulanan Volume : 20

Penjelasan : Jumlah data Website yang telah d update Laporan Update Website

Nama arus Data : Laporan Update Website Sumber : Storage Website

Tujuan : Bagian humas Bentuk : variabel / field Periode : Bulanan Volume : 1

65

1.2.Evaluasi Sistem yang Berjalan 1.2.1. Kekuatan sistem

a. Memiliki software original aman dan terpercaya, yaitu Microsoft Excel.

b. Waktu penyelesaian laporan yang singkat. 1.2.2. Kelemahan sistem

a. Kurang cepatnya akses ke internet dan bandwith masih sangat terbatas. b. Sistem menggunakan perangkat komputer yang tergolong usang. c. Software yang digunakan tidak efisien, karena fitur yang digunakan

untuk mengolah data dan membuat format website hanya sedikit. 1.2.3. Kesempatan

a. Dengan tersedianya SDM yang berpengalaman dalam komputerisasi, memungkinkan penggunaan software-software lain yang lebih efisien. b. Dengan adanya server lokal yang besar memungkinkan SI berkembang

lebih efektif.

1.2.4. Tantangan

Tantangan yang akan dihadapi adalah memungkinkannya keamanan dalam sistem informasi bisa berkurang karena sistem yg diterapkan masih sederhana, dan belum mempunyai sistem proteksi yang terlalu kuat.

66 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari keseluruhan hasil dari Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan dan saran-saran yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.

5.1.Kesimpulan

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan di Pemerintah Kabupaten Karawang bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Humas yang berada di Pemerintah Kabupaten Karawang sudah SOB (state of being), artinya bagian ini sudah berdiri sendiri yang bertanggung jawab untuk membantu Asisten Pemerintahan dalam pengelolaan data dan sistem informasi, dokumentasi serta pengelolaan pemberitaan.

2. Tugas humas Setda Kabupaten Karawang yaitu sebagai penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), pelaksanaan pengolahan data dan sistem informasi, pelaksanaan pengelolaan kegiatan dokumentasi dan pengelolaan kegiatan pemberitaan.

3. Humas Setda Kabupaten Karawang memiliki kegiatan internal, diantaranya adalah Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program komunikasi dengan publik internal, serta

67

Mendistribusikan kliping kepada Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah. Sedangkan kegiatan eksternal yang dilakukan oleh Humas Setda Kabupaten Karawang adalah mendampingi kegiatan Bupati atau Wakil Bupati diluar kantor, membuat press release dari kegiatan yang telah dilaukan oleh Bupati atau Wakil Bupati diluar kantor untuk disebar luaskan melalui majalah Pemkab “Karawang”, dan membuat majalah Pemkab “Karawang” untuk disebarkan ke kecamatan / wiyahwilayah di sekitar Kabupaten Karawang.

4. Mengetahui perkembangan mengenai Kabupaten Karawang dan kegiatan yang dilakukan oleh Pemkab Karawang dalam kegiatan kliping.

5. Humas Setda Kabupaten Karawang mampu menjalin hubungan yang baik dengan kalangan pers untuk membangun citra organisasi yang positif. Membangun citra sangat penting karena berdampak pada kelangsungan instansi.

5.2.Saran

Berdasarkan pengalaman dan pemahaman situasi yang diperoleh selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di Pemerintah Kabupaten Karawang bagian Humas Setda Kabupaten Karawang, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Sebaiknya Mahasiswa PKL diberi kesempatan untuk lebih terlibat dalam berbagai kegiatan internal dan eksternal, agar Mahasiswa PKL dapat

mengetahui / melakukan langsung kegiatan tersebut, sehingga Mahasiswa PKL dapat memperoleh pengalaman yang sangat / lebih berarti.

2. Penulis ingin merekomendasikan kepada Pemerintah Kabupaten Karawang, khususnya divisi Humas Setda Kabupaten Karawang agar memberikan peraturan yang lebih ketat kepada Mahasiswa PKL, terutama dalam penampilan (berpakaian bebas tapi sopan), karena penulis melihat ada Mahasiswa PKL yang memakai pakaian seperti kaos dan celana jeans, sehingga menurut pendapat penulis seharusnya Mahasiswa PKL tidak memakai pakaian seperti itu agar terkesan lebih sopan dan berwibawa ( tidak santai).