Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Dan Administrasi Pada Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Manajemen Informatika

Oleh :

Hari Ashari 1.09.09.087

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

Dalam lingkungan lembaga pendidikan, Sistem informasi adalah alat bantu yang mutlak diperlukan. Tidak terbayang bagaimana sebuah lembaga pendidikan dapat tumbuh dan berkembang tanpa adanya Sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem informasi di Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung dinilai belum belum efektif dimana proses pendataan siswa, pembagian kelas, serta sulitnya pencarian data akademik dan pembuatan laporan karena belum adanya data yang terkomputerisasi.

Dalam penelitian ini, penelitian di lakukan dengan tahapan penelitian dengan menggunakan metode penelitian model waterfall adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk melengkapi data atau informasi yaitu dengan menggunakan teknik wawancara yaitu dengan tanya jawab yang dilaksanakan pewawancara dengan pihak pribadi sumber diantaranya bagian Rois’am, bagian administrasi dan pimpinan pondok pesantren.

Hasil penelitian di Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung dapat dibuat kesimpulan bahwa dengan dibangunnya sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi diharapkan dapat membantu petugas kantor dalam mengelola data siswa dan administrasi serta pembuatan laporan. Dalam melakukan penelitian ini tidak terlepas dari kekurangan dan kelebihan, adapun kekurangan dalam sistem informasi ini adalah keamanan datanya masih kurang terjamin, sedang kelebihan dengan sistem terkomputerisasi adalah adanya kecepatan dan kemudahan dalam proses pendaftaran siswa baru dan administrasi.

ii

In environmental education, information systems are tools that are absolutely necessary. Not imagine how an education institute can grow and develop in the absence of a computerized information system. Information systems at Asy-Syifa Boarding School Bandung has not yet considered effective when the student data collection process, the division of classes, as well as the difficulty of academic data retrieval and report generation because of the lack of computerized data.

In writing of this tugas akhir of writer research with prototype model by using observation technique that is with systematic perception to gone to object is directly [done/conducted] with eye indera so that yield a objective result. Besides writer also use technique interview that is with executed by question and answer is interviewer with personal party/ side] of source among others part Rois’am, Administration and head Islamic boarding school.

The results in ash-Shifa Boarding School Bandung can be concluded that with the construction of new student registration information system and the administration is expected to assist in managing the office staff and student data administration and reporting. In conducting this study can not be separated from the advantages and disadvantages, as for the deficiencies in information systems are still less reliable data security, while excess with computerized system is the speed and ease of registration process of new students and administration.

.

Key words: Islamic boarding school, registration of new students, electric administration.

iii Assalamualaikum WR. WB.

Alhamdulillah karena puji syukur kehadirat Allah SWT, akhirnya berkat rahmat dan izin – Nya, penulis dapat mnyeleseikan Laporan Tugas Akhir ini. dan tidak lupa shalawat serta salam kepada jungjungan Nabi Besar Muhammad SAW yang selalu memberikan teladan, dan menerangi langkah menuju kebenaran, meninggalkan kebodohan serta bagi para sahabat, dan para keluarga yang selalu membantu perjuangan beliau.

Penyusunan Laporan Tugas Akhir pada hakikatnya menguraikan judul laporan yang disusun, yaitu “SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU DAN ADMINISTRASI PADA PONDOK PESANTREN ASY-SYIFA BANDUNG”. dengan menggunakan bahasa pemrograman Java sebagai akhir dari hasil penelitian di pondok pesantren Asy-Syifa bandung.

Penulis menyadari bahwa Laporan Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan, namun penulis mencoba untuk menyelesaikan laporan ini dengan sebaik-baiknya. Harapan penulis, laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkannya.

Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis tidak lepas dari bimbingan serta bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun material. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya terutama kepada Bapak Julian Chandra, S.Kom yang telah memberikan bantuan serta saran dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Maka semoga Allah SWT membalas kebaikan

iv

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M. Sc. Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. Ir. Denny Kurniadie, M. Sc. Selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

3. Dadang Munandar, SE. M.Si. Selaku Ketua Prodi Manajemen Informatika, Universitas Komputer Indonesia.

4. Wahyu Nurjaya WK, ST., MKom Selaku Dosen Wali Kelas MI-18 5. Julian Chandra, S.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan

waktu, bantuan, dukungan serta kesabarannya membimbing penulis dalam penyusunan tugas akhir ini dari awal sampai akhir.

6. Keluarga yang selalu memberikan dukungan doa di setiapnya kepada penulis selama ini.

7. Serta semua teman-teman kampus yang selalu memberikan dukungan dan semangatnya.

Tiada manusia yang sempurna, karenanya penulis menyadari adanya keterbatasan ilmu dan kemampuan yang dimiliki, sehingga dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak terdapat kekurangan.

Penyusunan Laporan Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan semua pihak, terutama teman-teman MI-18 angkatan 09’. Terima kasih atas bantuannya.

v

SWT senantiasa melimpahkan segala Rahmat – Nya kepada kita semua.

Penulis doakan semoga segala bantuan yang di berikan kepada penulis hingga Laporan Tugas Akhir ini selesai dibalas oleh Allah SWT, Amiin.

Bandung, Juni 2012

vi LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN

ABSTRAK ... i

ABSTRACT... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR SIMBOL ... xvii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1

1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah ... 2

1.2.1 Identifikasi Masalah ……….. 2

1.2.2 Rumusan Masalah ………. 2

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ………. 3

1.4 Kegunaan Penelitian ……… 4

1.4.1 Kegunaan Praktis ……….. 4

1.4.2 Kegunaan Akademis ... 4

1.5 Batasan Masalah ... 5

vii

2.1. Pengertian Sistem ... 7

2.1.1 Elemen Sistem ……… 8

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 10

2.1.3 Klasifikasi Sistem ………... 13

2.2 Pengertian Informasi ……….. 14

2.3 Pengertian Sistem Informasi ………... 15

2.4 Definisi Kasus Yang Dianalisis ... 16

2.4.1 Pendaftaran ... 16

2.4.2 Siswa ... 16

2.4.3 Sistem Informasi Pendaftaran Siswa ... 16

2.5 Tinjauan Perangkat Lunak ... 16

2.7.1 My SQL ... 17

2.7.2 Netbeans ... 18

2.7.3 IReport ... 18

BAB III OBJEK PENELITIAN DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ... 20

3.1.1 Sejarah Singkat Pesantren ... 20

3.1.2 Visi dan Misi Pesantren ... 21

3.1.2.1 Visi Pesantren ... 21

viii

3.2 Metode Penelitian ... 24

3.2.1 Desain Penelitian ... 24

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 25

3.2.2.1 Sumber Data Primer... 25

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ... 26

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 26

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 26

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem... 26

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis Perancangan ... 29

3.2.4 Pengujian Software... 35

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 38

4.1.1 Analisis Dokumen ... 39

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 41

4.1.2.1 Flow Map ... 41

4.1.2.2 Diagram Kontek ... 45

4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 46

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 48

4.2 Perancangan Sistem ... 49

ix

4.2.3.1 Flow Map ………. 50

4.2.3.2 Diagram Kontek ... 53

4.2.3.3 Data Flow Diagram ... 54

4.2.3.4 Kamus Data ... 56

4.2.4 Perancangan Basis Data ... 59

4.2.4.1 Normalisasi ... 59

4.2.4.2 Relasi Tabel ... 61

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram ……… 62

4.2.4.4 Struktur File ……….. 62

4.2.4.5 Kodefikasi ……… 66

4.2.5 Perancangan Antar Muka ... 68

4.2.5.1 Struktur Menu ... 68

4.2.5.2 Perancangan Input ... 69

4.2.5.3 Perancangan Output ... 69

BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Implementasi ... 82

5.1.1 Batasan Implementasi ... 82

5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 83

5.1.3 Implementasi Perangkat Keras ... 83

x

5.1.7 Penggunaan Program ... 98 5.2 Pengujian

5.2.1 Rencana Pengujian ………. 105 5.2.2 Kasus Dan Hasil Uji ……….. 105 5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ………. 114

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan... 115 6.2 Saran ... 116 DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN - LAMPIRAN BIODATA

1 1.1 Latar Belakang Penelitian

Perkembangan teknologi zaman sekarang telah mengubah dunia menjadi serba mudah, khususnya perkembangan teknologi komputer. Komputer merupakan alat yang digunakan untuk membantu mempermudah perkerjaan manusia di berbagai aspek bidang kehidupan baik di bidang pendidikan, pemerintahan, serta dunia bisnis besar maupun kecil.

Dunia pendidikan adalah suatu faktor yang sangat penting dalam perkembangan suatu negara, semakin baik perkembangan, isi dan kualitas pendidikan suatu bangsa maka akan semakin baik pula perkembangan negara tersebut, semakin mengerti suatu bangsa akan pentingnya suatu pendidikan maka akan semakin baik kualitas pendidikan negara tersebut. Maka untuk mendukung hal tersebut perlu dibuatkannya suatu sistem informasi pendidikan yang terkomputerisasi.

Pondok pesantren ASY-SYIFA adalah salah satu tempat pendidikan yang bergerak pada ilmu agama khususnya Al-Qur’an, yang berada di daerah Cicalengka kab.Bandung. Adapun fungsi dari pesantren ini adalah untuk membina para siswa untuk mempelajari ilmu Al-Qur’an. Sistem yang dipakai masih tergolong tertulis, dimana segala prosesnya masih manual baik pemrosesan pendaftaran siswa baru, pembagian kelas, proses administrasi (registrasi dan

listrik) sampai dengan pembuatan laporan. Sehingga mengakibatkan lamanya pemrosesan pembelajaran baru.

Penulis berinisiatif untuk membantu sistem yang masih dianggap manual itu dengan cara komputerisasi. Dengan demikian penulis berharap sistem yang dirancang berfungsi untuk membantu proses sistem pendaftaran siswa baru, pembagian kelas, administrasi hingga pembuatan suatu laporan yang berbasis komputerisasi. Sehingga diharapkan akan menjadi kemudahan untuk sarana pengolahan data siswa dan pengolahan data administrasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang cepat, tepat, akurat, efektif dan efisien.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dari itu penulis mengambil judul yang tertera di bawah ini :

“SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU DAN

ADMINISTRASI PADA PONDOK PESANTREN ASY-SYIFA

BANDUNG”.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah

1. Proses pendataan siswa belum terkomputerisasi, sehingga dapat menyebabkan data-data yang ada mudah hilang atau rusak.

2. Pembagian kelas yang masih manual, sehingga mengakibatkan lamanya pemrosesan pembelajaran baru.

3. Sulitnya pencarian data akademik dan pembuatan laporan karena belum adanya data yang terkomputerisasi.

1.2.2 Identifikasi Masalah

1. Bagaimana sistem pendaftaran siswa baru dan administrasi yang berjalan pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.

3. Bagaimana implementasi sistem informasi pendaftaran siswa baru pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud yang hendak dicapai dalam penelitian ini tidak lain adalah untuk membangun sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi di Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung. Guna untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh Pondok Pesantren Asy-Syifa dan sudah waktunya memakai fasilitas komputer yang meringankan sedikit beban pekerjaan, dan diharapkan dapat membantu Pondok Pesantren Asy-Syifa dalam pengolah datanya sehingga dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.

Kemudian sesuai dengan program studi yang ditekuni oleh penulis yakni Manajemen Informatika penulis mempunyai tujuan yang hendak dicapai dalam pelaksanaan penelitian ini, adapun tujuan tersebut adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana proses pendaftaran siswa baru dan administrasi yang berjalan di pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.

2. Untuk merancang sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.

3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi pada pondok pesantren Asy-Syifa Bandung

1.4 Kegunaan / Manfaat Penelitian 1.4.1 Kegunaan Praktis

Kalau dilihat dari kepraktisan, Penelitian ini sangat berguna untuk membangun suatu aplikasi sederhana yang berbasis komputerisasi dalam proses pendataan ataupun penerimaan siswa/santri baru secara cepat dan efisien.

Terlebih selama ini proses yang dilakukan dalam penerimaan siswa/santri baru masih manual, sehingga sering atau banyak terjadi kesalahan data dikarenakan kehilafan seorang manusia.

Maka dari itu penulis dalam hal ini ingin membantu membuatkan suatu aplikasi yang nantinya sangat bermanfaat sekali jika diterapkan dalam proses penerimaan siswa/santri baru.

1.4.2 Kegunaan Akademis

Dilihat dari kegunaan atau manfaat akademis, penelitian ini sangat berguna sekali. Disamping sebagai salah satu syarat kelulusan dari program studi yang selama ini ditekuni.

Penelitian ini juga adalah sebagai pengaplikasian ilmu yang selama ini ditekuni khususnya dalam bidang sistem informasi, serta pnelitian ini juga

bermanfaat untuk penulis kedepannya dalam melakukan suatu penganalisaan ataupun penelitian yang lebih besar dengan baik dan benar.

1.5 Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang penulis adalah manajemen informatika, maka kegiatan penelitian ini saya fokus kan pada salah satu bagian yang mengurusi pendaftaran siswa baru yang dinamakan Rois’am di pondok pesantren Asy-Syifa Bandung.

Adapun batasan-batasan kegiatan yang dilakukan dalam proses perancangan suatu sistem informasi adalah sebagai berikut :

1. Membuat sistem informasi pendaftaran siswa/santri baru yang terkomputerisasi, dan digunakan untuk kepentingan internal instansi / pondok pesantren.

2. Menggunkan database My SQL .

3. Administrasi yang di proses hanya registrasi pendaftaran dan pembayaran listrik

4. Laporan – laporan sebagai berikut : a. Laporan data kelas

b. Laporan data siswa

c. Laporan data penerimaan siswa baru d. Laporan administrasi Listrik

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian a. Lokasi Penelitian

Kegiatan penelitian dilaksanakan di pondok pesantren ASY-SYIFA, Jl. Raya Barat Blk. No.83 Cicalengka Telp.(022) 7947353 Bandung 40393. b. Waktu Penelitian

Sedangkan waktu yang dibutuhkan selama penelitian adalah ± 4 bulan, terhitung dari bulan Maret 2012 sampai dengan bulan Juni 2012.

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian 2012

NO

Nama Kegiatan

MARET APRIL MEI JUNI

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1 Analisa

Kebutuhan

2 Desain Sistem 3

Penulisan Kode

Program

4

Pengujian Program 5 Maintenance

7 2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Spesifikasi pengertian dari sistem menurut Jogiyanto (2002 : 04) adalah sekumpulan elemen atau variable yang saling berinteraksi, saling tergantung, terorganisasi dan terpadu melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen tersebut bisa berupa organisasi, orang atau benda yang melakukan pekerjaan. Masing-masing elemen melakukan pekerjaannya juga harus melakukan hubungan/kerjasama untuk melakukan pekerjaan yang lain, dimana pekerjaan tersebut merupakaan tujuan bersama dari masing masing elemen. Menurut Jerry Fith Gerald (2004 : 20) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Anatol Raporot (2002 : 32) sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. Menurut L. Ackof (2000 : 35) sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Pada saat ini banyak pihak yang telah mendalamai masalah sistem untuk kebutuhannya sehingga definisinya pun menjadi beragam. Ada pun pengertian sistem menurut Amsyah, Zulkifli, Drs (2000 : 06) adalah “kumpulan elemen yang

saling berinteraksi membentuk kesatuan, dalam interaksi yang kuat maupun lemah dengan pembatas yang jelas”.

Berbeda dengan pengertian sistem menurut Edhy Sutanta T (2004 : 15) adalah “Suatu totalitas yang terdiri dari komponen-komponen dan unsure-unsur yang saling berinteraksi menuju suatu tujuan tertentu”.

2.1.1 Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah,

sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

e. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan

mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

g. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2 Karakterisitik Sistem a. Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung

komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

b. Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

e. Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. f. Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. g. Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

h. Sasaran sistem ;

Jika sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

2.1.3 Klasifikasi Sistem a. Sistem abstrak ;

b. sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

c. Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

d. Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

e. Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.

f. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)

g. Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

h. Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. i. Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

j. Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2 Pengertian Informasi

Suatu susunan organisasi pasti tidak terlepas dari adanya informasi, karena itu informasi sangat dibutuhkan guna meningkatkan kualitas pekerjaan dan memudahkan dalam berkomunikasi baik informasi yang dating dari luar maupun dari dalam.

Berbicara tentang informasi, maka banyak para ahli yang bergerak dibidangnya mendefinikan tentang informasi tersebut, diantaranya menurut Amsyah, Zulkifli, Drs (2000 : 08) informasi adalah “Data yang sudah diproses menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pemakainya dan mempunyai nilai piker yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk proyek masa depan”.

Berbeda dengan pernyataan yang dikemukakan oleh Fathansyah (2001 : 14) bahwa informasi adalah “makna atau pengertian yang dapat diambil dari suatu data dengan menggunakan konversi-konversi yang umum digunakan di dalam referensinya”.

Sedangkan menenurut Gordon B Davis (2000 : 10) bahwa informasi adalah “Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam bentuk-bentuk yang sekarang atau keputusan-keputusan akan mendatang”.

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.

b. Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

c. Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu :

a. Manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

b. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Menurut Robert A. Leitch (2000 : 12) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4 Definisi Kasus yang Dianalisis 2.4.1 Pendaftaran

Pengertian pendaftaran disini pada dasarnya hanya untuk memperlancar dan mempermudah dalam proses pendaftaran siswa siswi baru, pendataan dan pembagian kelas seorang siswa siswi. Sehingga dapat terorganisir, teratur dengan cepat dan tepat dengan beberapa persyaratan yang telah ditentukan oleh institusi.

2.4.2 Siswa

Siswa adalah sekelompok orang dengan usia tertentu yang belajar baik secara kelompok atau perorangan. Siswa juga disebut murid atau pelajar.

2.4.3 Sistem Informasi Pendaftaran Siswa

Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru adalah sistem yang berfungsi untuk pengolahan data calon siswa baik tamu pengunjung, calon siswa daftar, serta calon siswa yang melakukan registrasi. Sistem ini menggunakan database MySQL sehingga untuk mengembangan akan lebih mudah untuk diimplementasikan.

2.5Tinjauan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak adalah suatu kondisi atau keadaan yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh suatu sistem, atau suatu kondisi keadaan yang diperlukan oleh pemakai untuk mencapai tujuan .

2.5.1 My SQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau yang dikenal dengan DBMS (database management system), database ini multithread, multi-user. Kekuatan MySQL tidak ditopang oleh sebuah komunitas, seperti Apache, yang dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh pemilik masing-masing, tetapi MySQL didukung penuh oleh sebuah perusahaaan profesional dan komersil, yakni MySQL AB dari Swedia.

Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya, terutama dalam kecapatan. Berikut ini beberapa keistimewaan MySQL, antara lain :

1. Portability

MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lain. 2. Multi User

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

3. Security

MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan ijin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta password terenkripsi.

4. Scalability dan limits

MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

2.5.2 NETBEANS

. Netbeans Netbeans adalah suatu bahasa pemograman (development language) berbasis IDE (integrated development environment) yang ditulis dalam bahasa pemprograman Java. Proyek NetBeans IDE ini terdiri dari berbagai sumber yang memiliki fitur lengkap yang bersifat terbuka dan seluruhnya ditulis dalam bahasa pemprograman java dan platform aplikasi klien yang handal, yang dapat digunakan untuk merancang berbagai macam aplikasi perangkat lunak.

2.5.3 IREPORT

Salah satu komponen penting dalam sebuah Sistem Informasi adalah output atau merupakan informasi yang dihasilkan dari sebuah proses pengolahan data dan telah diolah dengan cara tertentu sesuai kebutuhan, sehingga didapat berbagai format laporan, baik berupa teks maupun grafik Di dalam implementasinya, sering ditemukan client / perusahaan yang menginginkan bentuk report atau format yang berbeda dengan format standar yang dimiliki oleh aplikasi. Untuk mengakomodasi kebutuhan ini, RetailSoft memilih aplikasi iReport.

iReport merupakan ‘Visual Report Designer’ untuk JasperReports yang merupakan salah satu aplikasi open source populer untuk reporting yang berbasis teknologi Java, iReport bersifat free dan dapat dipergunakan untuk merancang dan menghasilkan report dari berbagai sumber data dan dapat menghasilkan report yang dapat ditampilkan di layar atau di ekspor ke pdf, html, xml, open office (odf), text, csv atau bahkan word (rtf). iReport menggunakan library yang dimiliki oleh JasperReports, dimana library ini dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi bisnis, termasuk dengan RetailSoft Platinum.

20 3.1 Objek Penelitian

3.1.1 Sejarah Singkat Pesantren

Pondok pesantren ASY-SYIFA adalah salah satu tempat pendidikan yang bergerak pada ilmu agama khususnya al-qur’an, yang berada di daerah cicalengka kab.Bandung. Adapun fungsi dari pesantren ini adalah untuk membina para siswa untuk mempelajari ilmu al-qur’an.

Pesantren ASY-SYIFA pertama kali didirikan pada tahun 1960 yang mana kala itu bertempat dikampung panenjoan. Yang pada waktu itu belum membangun madrasah. Pada tahun 1970 di kampong kebon kalapa pesantren baru membangun madrasah untuk santri putra dan 1 kamar untuk santri putri, sekitar tahun 1991 pesantren menambahkan 5 kamar untuk santri putrid, pada tahun 1993-1994 pesantren melakukan renovasi untuk madrasah putra, lalu pada tahun 1997 pihak pesantren menambahkan 1 madrasah dan aula untuk santri putri.

Untuk membedakan madrasah putra dan madrasah putri pihak pesantren menamakan madrasah itu dengan nama alias. Sekitar tahun 1998 pihak pesantren membeli sebidang tanah dari pabrik kerupuk untuk pelebaran pesantren. Dengan perkembangan pesantren saat ini, pesantren pun menambah mata pelajarannya dengan mempelajari kitab-kitab kuning.

Dengan bertambahnya pelajaran yang diberikan pesantren pun memiliki segudang prestasi diantarannya:

1. Melahirkan qori-maupun qori’ah ternama di Indonesia

2. Lulusannya banyak yang menjadi pimpinan pesantren di daerah asalnya.

3. dll

3.1.2 Visi dan Misi Pesantren a. Visi Pesantren

Mendidik para siswa dengan ilmu agama dan mengembangkan perilaku yang ber Akhlaqul’karimah seperti yang dicontohkan oleh Rasullallah S.A.W

b. Misi Pesantren

1. Memberi kesempatan kepada seseorang yang ingin mempelajari lebih jauh lagi mengenai ilmu Al-qur’an

2. Menjadikan tempat atau sarana silaturahmi sesama umat muslim 3. Menjadikan tempat belajar para siswa/santri untuk lebih mandiri

3.1.3 Struktur Organisasi Pesantren

Gambar 3.1.

Struktur Organisasi Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

3.1.4 Deskripsi Tugas

Dari struktur di atas dapat kita jelaskan tentang kewajiban maupun wewenang dari masing-masing pimpinan pondok pesantren Asy-Syifa yaitu :

1. Pimpinan pesantren

Tugas pokok dan wewenang dari pimpinan pesantren secara umum adalah sebagai berikut :

a. Memimpin pondok pesantren secara keseluruhan

b. Bertanggung jawab atas semua kegiatan eksternal dan internal pesantren

c. Memberikan materi pelajaran kitab bagi santri mukimin yang sudah lama menetap dalam arti siswa/santri senior

2. Rois’am

a. Memimpin kesekertariatan pesantren

b. Bertanggung jawab setiap kegiatan internal pesantren c. Ikut mengurusi proses penerimaan siswa/santri baru

3. Bendahara

a. Bertanggug jawab atas keuangan kesekertariatan pesantren b. Mengatur keuangan pesantren, baik itu pengeluaran maupun

pemasukan

c. Memberikan teguran kepada siswa/santri yang belum membereskan administrasi keuangan dalam lingkungan pesantren

4. Sekretaris

a. Mendampingi rois’am dalam setiap kegiatan kesekertariatan pesantren b. Bertanggung jawab atas berkas-berkas kantor kesekertariatan

pesantren

c. Mencatat dan mengelola data semua siswa/santri yang ada di lingkungan pesantren

d. Bertanggung jawab atas penerimaan maupun pembuatan surat-menyurat pondok pesantren

5. Ketua Asrama

a. Bertanggung jawab atas Asrama yang dipimpin

b. Membimbing para siswa/santri yang berada di lingkungan asrama yg dipimpin

c. Memberikan hukuman terhadap siswa/santri yang melanggar aturan pesantren

d. Mengajar materi atau pelajaran kepada siswa/santri yang junior

3.2 Metode Penelitian 3.2.1 Desain Penelitian

Desain penelitian yang digunakan penulis yaitu penelitian deskriptif yang dimana metode deskriptif pada pendekatan kasus pada Pesantren, yaitu suatu metode dengan tujuan untuk membuat gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat pada suatu objek penelitian tertentu. Pada tahap pertama penulis melakukan dengan cara mengumpulkan data dan bahan yang diperlukan terlebih dahulu, dan pada tahap berikutnya penulis mengolah dan membahas sampai pada suatu kesimpulan yang pada akhirnya dapat dibuat suatu laporan untuk melampirkan semua kegiatan yang dikerjakan selama dilakukannya penelitian di pondok pesantren Asy-Syifa.

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Dalam tugas akhir ini pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh keterangan serta menganalisis data sehingga data tersebut dapat memberikan gambaran mengenai objek yang sedang diteliti. Adapun metode yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu metode yang menggambarkan atau menguraikan keadaan situasi pada tempat observasi yang dimana penulis melakukan penelitian dan kemudian melakukan analisis sehingga dapat diperoleh suatu kesimpulan

3.2.2.1Sumber data primer

Sumber data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.penelitian lapangan (

field researh) yaitu pengumpulan datasecara langsung pada objek yang diteliti dengan menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut:

a. Interview ( wawancara)

Pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan cara melakukan tanya jawab langsung dengan pimpinan pesantren yaitu akang Haji dan pengurus yang membantu dalam pengolahan data yang ada di pondok pesantren.

b. Observasi

Suatu pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap pondok pesantren. Observasi tidak terbatas pada seseorang tetapi juga terhadap aktor lainnya. Yang terpenting dari metode ini adalah pengamatan dan ingatan.

3.2.2.2Sumber Data Sekunder

Data yang diperoleh secara tidak langsung dari pondok pesantren dengan mempelajari catatan tentang data siswa, catatan transaksi berupa kwitansi, formulir pendaftaran serta dokumen-dokumen lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan adalah berorientasi pada proses, yaitu menekankan pada karakteristik proses yang sedang berjalan. Metode pendekatan sistem merupakan salah satu cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan -kebutuhan, sehingga dapat menghasilkan suatu operasi dari sistem yang dianggap efektif.

Dalam pelaksanaan metode pendekatan sistem diperlukan tahapan kerja yang sistematis. Prosedur analisis sistem meliputi tahapan-tahapan diantaranya yaitu analisis kebutuhan, formulasi permasalahan, identifikasi sistem, pemodelan sistem, verifikasi model dan implementasi.

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem

Metodologi dalam pengembangan perangkat lunak terdiri dari sederetan kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan, yang membantu kita dalam pengembangan sistem. Metodologi pengembangan perangkat lunak

digunakan adalah waterfall. Pengembangan perangkat lunak dengan metode

waterfall dilakukan bertahap dari tahap awal ke tahap berikutnya. Untuk validasi dan verifikasi pola aliran dapat dibalik, dari suatu tahap ke tahap yang lebih awal.

Gambar 3.2 _{Waterfall model ( Classic Life Cycle )}

Metodologi yang digunakan dalam perancangan sistem ini yaitu menggunakan model waterfall. Metodologi waterfall terdiri dari sistem enginering, analysis, design, coding, testing, dan maintenance. Namun tahapan maintenance dalam metodologi ini tidak digunakan. Pemodelan ini menyangkut aktivitas berikut:

1. Kebutuhan sistem Informasi

Menentukan kebutuhan dari semua elemen system dan mengalokasikan suatu subnet ke dalam pembentukan system yang dibuat

dengan memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database.

2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Analisis)

Menganalisis kebutuhan user dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi komponen dan hubungan timbal balik yang terkait dalam pengembangan sistem misalnya fungsi yang dibutuhkan user interface (pencarian kebutuhan sistem dan kebutuhan software) serta mendefenisikan masalah, tujuan kebutuhan, prioritas dan kendala sistem untuk solusi yang berpotensi

3. Design

Pada tahap ini perancangan perangkat lunak untuk menentukan arsitekture sistem secara keseluruhan, menentukan dasar-dasar pembentukan dan pemihan perancangan strukture data dengan design database, arsitektur perangkat lunak, algoritma prosedural dan karakteristik antar muka.

4. Coding (pemograman/ penulisan skrip )

Pada tahap ini design diubah kedalam bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin dan diubah dalam bentuk pemograman pada tahap ini ditulis script penulisan bahasa pemograman melalui proses coding. 5. Testing (pengujian)

Pengujian fungsional untuk menemukan kesalahan dan memastikan suatu masukan akan diproses menjadi keluaran yang sesuai dengan pelanggan inginkan.

6. Maintenance (Pemeliharaan)

Modifikasi system merupakAan suatu pemeliharaan system yang mendukung kinerja sebuah system misalnya dengan penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software. Pengembangan sangat diperlukan ketika adanya perubahan external dari dalam.

Kelebihan:

Metode ini masih lebih baik digunakan walaupun sudah tergolong “kuno”, daripada menggunakan pendekatan asal-asalan. Selain itu, metode ini juga masih masuk akal jika kebutuhan sudah diketahui dengan baik.

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Analisis dan Perancangan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lengkap dan sistem dipandang dari elemen data, dimana dalam sistem terdapat flow map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data, Normalisasi, Relasi Tabel dan ERD. Adapun penjelasanya sebagai berikut :

1. Flow map

Flowmap adalah diagram yang menunjukan aliran data berupa formulir - formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar dalam suatu sistem. Diagram ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entity melalui aliran dokumen yang berasal dari struktur sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen.

2. Diagram kontek

Diagram Konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu system yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk serta keluar pada sistem tersebut. Diagram konteks merupakan tahapan untuk membuat perancangan Sistem Informasi. Diagram Konteks merupakan bagian dari DFD yang menggambarkan diagram tingkat atas, yaitu diagram global dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data dari entitas-entitas luar yang masuk dan keluar dari sistem tersebut.

3. Data flow diagram ( DFD )

Diagram arus data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Diagram arus data merupakan alat yang sangat populer pada saat ini, karena dapat menggambarkan arus data dalam sistem dengan terstruktur.

4. Kamus data ( Data Dictionary )

Kamus data adalah data directory atau disebut juga dengan istilah system Data Directory adalah katalog kata fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, dapat mengetahui data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dapat digunakan dengan dua tahap yaitu tahap analisis dan perancangan sistem. Pada tahap menganalisis suatu sistem,

kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antar analisis dan pemakai sistem, mengenai data yang masuk ke dalam sistem dan informasi yang dibutuhkan dalam sistem. Sedangkan dalam tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.

5. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi tabel kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut lainnya. Tahapan-tahapan normalisasi diantaranya sebagai berikut :

1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

2. Bentuk normal ke satu

Syarat normal ke satu (1-NF) yaitu :

a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu

record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”. b. Tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda. c. Telah ditentukannya primary key untuk tabel relasi tersebut. d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

3. Bentuk normal ke dua

Syarat normal ke dua (2-NF) yaitu :

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantung

fungsional sepenuhnya (Fully Functional Dependency) pada kunci utama/primary key.

4. Bentuk normal ke tiga

Syarat normal ke tiga (3-NF) yaitu :

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki

ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci (non-key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memilikiketergantungan fungsional terhadap primary key

direlasi itu saja. 6. Relasi Tabel

Proses relasi antar file merupakan gabungan antar file yang mempunyai kunci utama yang sama, sehingga file-file tersebut menjadi satu kesatuan yangdihubungkan oleh field tersebut. Pada proses ini elemen-elemen data dikelompokan menjadi satu file database berdasarkan entitas dan hubunganya.

7. Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Albahra (2004 : 123) “ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak”. ERD berbeda dengan DFD yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan hubungan data.adapun elemenelemen dari ERD adalah sebagai berikut:

a. Entity (entitas)

Entity (entitas) adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata ataupun abstrak di mana data tersimpan atau di mana terdapat data. Entity

digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang.

b. Relationship

Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antar entity

(entitas).

Relationship digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. c. Relationship degree (derajat relationship)

Relationship degree adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship.

d. Atribut

Atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap

e. Kardinalitas (cardinality)

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum baris yang dapat berrelasi dengan entitas pada entitas yang lain.

Ada 3 macam kardinalitas, yaitu : a. One to one (satu ke satu)

Tingkat hubungan ini menunjukkan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, dan hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua. Artinya setiap baris pada entitas A berhubungan dengan paling banyak satu baris pada entitas B dan begitu juga sebaliknya.

b. One to many atau many to one (satu ke banyak atau banyak ke satu) Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu tergantung dari arah mana hubungan itu dilihat. Artinya untuk satu kejadian pada entitas pertama mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas kedua.

c. Many to many (banyak ke banyak)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Dilihat dari entitas yang pertama maupun dari entitas yang kedua.

3.2.4 Pengujian Software

Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan.

Metode pengujian perangkat lunak yang penyusun pakai adalah metode Black Box Testing. Black Box Testing adalah pengujian aspek fundamental system tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunakberfungsi dengan abenar. Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data di uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak kemudiankeluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.

Pengujian black box berrfokus pada pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program. Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori :

1. Fungsi tidak benar 2. Kesalahan interface

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan kinerja

Pengujian Black box harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut : a. Bagaimana validasi fungsional di uji

b. Kelas input apa yang akan membuat kasus pengujian menjadi lebih baik c. Apakah system akan sangat sensitive terhadap harga input tertentu d. Bagaimana batasan dari suatu data diisolasi

e. Kecepatan data apa dan volume dataapa yang akan ditoleransi oleh system f. Apa pengaruh kombinasi tertentu dari data terhadap system operasi

Type dari Black box Testing 1. Sample Testing

a. Melibatkan sejumlah nilai yang dipilih dari data masukan kelas ekivalensi.

b. Integrasikan nilai tersebut ke dalam kasus uji.

c. Nilai yang dipilih dapat berupa konstanta atau variable. 2. Limit Testing

a. Kasus uji yang memproses nilai batas (atau titik singular).

b. Nilai batas disimpulkan dari kelas ekivalensi dengan mengambil nilai yang sama atau mendekati nilai yang membatasi kelas akivalensi tersebut.

c. Limit test also juga melibatkan data keluaran dari ekivalensi kelas d. Pada kasus segi tiga, misalnya limittestingmencoba untuk mendeteksi

e. Bila kondisi input menentukan suatu range, maka kasus ujinya harus mencakup pengujian nilai batas dari range dan nilai invalid yang dekat dengan nilai batas. Misal bila rangenya antara [-1.0, +1.0], maka input untuk kasus ujinya adalah -1.0, 1.0, -1.001,1.001.

f. Bila kondisi inputnya berupa harga khusus kasaus ujinya harus mencakup nilai minimum dan maksimum. Misal suatu file dapat terdiri dari 1 to 255 record, maka kasus ujinya harus mencakup untuk nilai 0, 1, 255 and 256, atau uji saat keadaan record kosong dan record penuh. 3. Robustnees Testing

Data dipilih dari luar range yang didefinisikan. Tujuan pengujian ini adalah untuk membuktikan tidak adanya kejadian yang katastropik yang dihasilkan akibat adanya keabnormalan.

4. Behaviour Testing

Suatu pengujian yang hasilnya hasnya dapat dievaluasi per sub program, tidak bisa dilakukan per modul (CSU : computer software unit). 5. Requirement Testing

1) Menyusun kasus uji untuk tiap kebutuhan yang berkorelasi dengan modul / CSU.

2) Tiap kasus uji harus dapat dirunut dengan kebutuhan perangkat lunaknya melalui matriks keterunutuan.

38 4.1Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diterapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.

Tahap analisis ini sangat penting karena dalam tahap ini apabila terdapat kesalahan, maka akan menyebabkan kesalahan terhadap tahap selanjutnya. Maka perlu tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi untuk mendapatkan kualitas kerja sistem yang baik.

Analisis yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan sistem.

Sistem yang sedang berjalan di pondok pesantren Asy-Syifa Bandung saat ini yang akan dibahas yaitu mengenai pendaftaran siswa baru dan administrasi yang selama ini masih dilakukan secara manual. Dalam melakukan pencatatannya sering mengalami kendala-kendala yang menyebabkan data pendaftaran siswa baru dan adminstrasi tidak akurat.

Kendala-kendala yang terjadi sesama ini dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Sistem pendaftaran siswa baru masih belum maksimal dengan dilakukan mencatat setiap data calon siswa kedalam buku pendaftaran dan menyimpan data dalam sebuah ruangan yang berisi dokumen-dokumen lain sehingga tercampur, akibatnya data terkadang salah atau bahkan tidak ada.

2. Sulitnya dalam pencarian data siswa baru, sehingga data atau informasi tentang siswa baru yang dihasilkan terkadang mengalami kekeliruan karena data yang ada berupa tumpukan berkas yang tidak tersusun menurut aturan tertentu.

3. Laporan administrasi yang belum maksimal, sehingga kesulitan untuk mengetahui data keungan pesantren.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis Dokumen bertujuan untuk mengetahui spesifikasi Informasi yang ada dalam sistem yang dipakai untuk dokumen. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Fungsi : Untuk pendaftaran Sumber : Bagian pendaftaran Rangkap : 1

Aliran Data : Dari pendaftaran kesiswa, dan di kembalikan lagi ke pendaftaran.

2. Nama Dokumen : Syarat Pendaftaran

Fungsi : Untuk administrasi pendaftaran Sumber : Bagian Administrasi

Rangkap : 1

Aliran Data : Dari Bagian Administrasi ke siswa

3. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Untuk bukti administrasi pendaftaran Sumber : Bagian pendaftaran

Rangkap : 1

Aliran Data : Dari pendaftaran ke siswa

4. Nama Dokumen : Buku Data Siswa Fungsi : Untuk pendaftaran Sumber : Bagian pendaftaran Rangkap : 1

Aliran Data : -

5. Nama Dokumen : Daftar Iuran Listrik

Fungsi : Untuk administrasi listrik setiap bulannya Sumber : Bagian Administrasi

Rangkap : 1

6. Nama Dokumen : Kartu Iuran Listrik

Fungsi : Untuk administrasi listrik setiap bulannya Sumber : Bagian Administrasi

Rangkap : 1

Aliran Data : Dari Bagian Administrasi, ke siswa.

4.1.2 Analisa Prosedur Yang Sedang Berjalan

Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses ini dapat dikerjakan.

4.1.2.1Flow Map

Flow map merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem.

Bagian aliran dokumen disebut juga bagan alir fomulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan, formulir termasuk tembusan-tembusannya. Mengenai sumber dan aliran dokumen dapat di gambarkan dalam flow map yang sedang berjalan sebagai berikut:

Pendaftaran Siswa baru :

1. Rois’am memberikan formulir kepada siswa.

2. siswa mengisi formulir dan, setelah diisi lalu formulir tersebut diserahkan kembali kepada Rois’am berikut dengan syarat yang telah ditentukan.

3. Rois’am mencatatnya dalam pembukuan data siswa. Setelah itu dibuatkannya kwitansi pembayaran sebagai bukti administrasi pendaftaran.

4. Setelah pemrosesan pembuatan kwitansi selesai, tahap selanjutnya yakni pembagian kelas dan pembuatan kartu siswa.

5. Selanjutnya Rois’am membuatkan kartu iuran listrik untuk siswa baru. 6. Tahap akhir yaitu pembuatan laporan penerimaan siswa baru dua

rengkap, yang satu diarsipkan dan yang satunya untuk dilaporkan kepada pimpinan pesantren.

Administrasi Pembayaran Listrik :

1. Siswa membayar iuran listrik bulanan dengan membawa kartu iuran kepada Bagian Administrasi, lalu rois’am mencatatnya dalam pembukuan daftar iuran listrik.

2. Setelah pencatatan selesai, maka kartu iuran listrik dikembalikan lagi kepada siswa.

3. Kemudian Bagian Administrasi membuat laporan iuran listrik dua rengkap, yang satu diarsipkan dan yang satunya untuk dilaporkan kepada pimpinan pesantren.

Gambar 4.1

Flow Map Pendaftaran Siswa Baru yang sedang berjalan pada Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

Keterangan : A = arsip Formulir isi D = arsip Data iuran Listrik B = arsip Data Kelas E = arsip Lap.iuran Listrik C = arsip Data Siswa

Gambar 4.2

Flow Map Administrasi iuran listrik yang sedang berjalan pada Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

4.1.2.2Diagram Konteks

Diagram konteks digunakan untuk menggambrakan sistem penerimaan siswa baru dan administrasi iuran listrik secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem.Diagram konteks sistem informasi penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut:

Gambar 4.3

Diagram Konteks Pendaftaran Siswa Baru dan Administrasi yang sedang berjalan pada Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

4.1.2.3 Data Flow Diagram ( DFD )

Diagram Aliran Data atau DFD (Data Flow Diagram) merupakan suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem manual maupun terkomputerisasi atau gabungan keduanya yang penggambarannya disusun kedalam bentuk komponen-komponen sistem yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan. Selain itu juga DFD dapat dikatakan sebagai suatu model grafis pada suatu sistem yang menunjukan aliran data atau informasi dari sumber ketujuan dengan proses pengolahannya dan juga menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara tingkatan pada DFD.

Gambar 4.4

DFD Pendaftaran Siswa Baru dan Administrasi yang sedang berjalan pada Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

Berdasarkan hasil analisa penulis terhadap sistem yang sedang berjalan dalam proses pendaftaran siswa baru dan administrasi masih banyak kekurangan dan masih perlu adanya perbaikan-perbaikan yang diperlukan untuk mempercepat dan mempermudah dalam pengolahan datanya.

Tabel 4.1 Evaluasi Sistem

No Permasalahan Penyelesaian

1 Proses pencatatan pendaftaran siswa baru oleh petugas pendaftaran, masih menggunakan buku pendaftaran. Sehingga dalam proses pendataan data siswa memerlukan waktu yang cukup lama dikarenakan harus mencari dulu buku pembukuan siswanya.

Membuat sistem informasi yang dapat membantu proses pendaftaran siswa baru dengan cepat.

2 Dalam proses pembayaran iuran listrik yang juga masih dilakukan dengan mencatatkan kebuku besar dan pembayaran yang dilakukan siswa yang masih menunggak.

Sehingga menyulitkan dalam memantau siswa mana yang sudah

Membuat Sistem Informasi Penerimaan siswa baru dan Administrasi yang diharapkan dapat mengatasi kesalahan dalam pembuatan laporan pembayaran iuran listrik.

membayar dan yang belum setiap bulannya.

3 Dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan memakan waktu yang lama dikarenakan data yang belum komplit dan belum terintegrasi kedalam penyimpanan database, karena penyimpanan data masih menggunakan arsip.

Membuat sistem Informasi yang terkomputerisasi yang diharapkan dapat mengatatasi kesalahan dalam proses pembuatan laporan data siswa dan laporan adminstrasi.

4.2Perancangan Sistem

Dengan menganalisa dan mengevaluasi system yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dibuat suatu perancangan system informasi penerimaan siswa baru dan administrasi dengan menggunakan system yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih tepat.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan pembuatan program atau system ini adalah untuk memberikan penjelasan atau mendefinisikan kepada pemakai program.Dengan demikian pembuatan program ini diharapkan dapat membantu mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada dan dapat menghasilkan informasi serta laporan-laporan dengan cepat dan tepat.Adapun perancangan yang diusulkan

merupakan langkah untuk lebih mengefisiensikan system yang lama dengan menggunakan system komputerisasi.

4.2.2 Gambar Umum Sistem Yang Diusulkan

Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Perancangan prosedur (Flow Map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data). 2. Perancangan Basis Data (Normalisasi, Relasi Tabel, ERD, Struktur File,

Kodifikasi).

3. Perancangan antar muka (Struktur Menu, Perancangan Input dan Output).

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses ini dapat dikerjakan.

4.2.3.1Flow Map

Pada dasarnya flowmap system yang di usulkan dalam system yang telah berjalan sebelumnya tidak jauh berbeda. Hanya untuk membedakan antara system yang sedang berjalan dengan yang diusulkan terletak dalam tata cara proses penginputan data dan penyimpangannya, yaitu dari manual ke metode komputerisasi

Adapun Mengenai sumber dan aliran dokumen dapat digambarkan dalam flowmap yang diusulkan adalah sebagai berikut:

Pendaftaran Siswa baru :

1. Calon siswa menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap kepada Rois’am.

2. Selanjutnya rois’am menginputkan data siswa, setelah proses penginputan data dan pembagian kelas selesai, data kelas tersebut dicetak untuk diserahkan kepada pimpinan.

3. Setelah itu siswa melakukan registrasi pendaftaran kepada bagian Administrasi.

4. Tahap selanjutnya yakni pembuatan kwitansi pembayaran pendaftaran dan kartu siswa.

5. Dan yang terakhir pembuatan lap.data siswa baru, untuk diserahkan kepada pimpinan pesantren.

Administrasi Pembayaran listrik:

1. Siswa mendatangi Bagian administrasi dengan membawa kartu santri. 2. Bagian Administrasi menginputkan data iuran listrik siswa.

3. Setelah proses penginputan selesai, kartu tersebut dikembalikan kembali kepada siswa.

4. Kemudian bagian Administrasi membuatkan kwitansi listrik, sebagai tanda telah melakukan pembayaran listrik.

5. Proses selanjutnya, yakni pembuatan laporan listrik dan laporan keuangan Untuk diserahkan kepada pimpinan pesantren.

Gambar 4.5

Flow Map Pendaftaran Siswa Baru dan Administrasi yang diusulkan pada Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

4.2.3.2Diagram Konteks

digunakan untuk menggambrakan sistem penerimaan siswa baru dan administrasi iuran listrik secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem.Diagram konteks sistem informasi penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut:

Gambar 4.6

Diagram Konteks Pendaftaran dan Administrasi yang diusulkan pada Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

4.2.3.3Data Flow Diagram ( DFD )

Diagram Aliran Data atau DFD (Data Flow Diagram) merupakan suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem manual maupun terkomputerisasi atau gabungan keduanya yang penggambarannya disusun kedalam bentuk komponen-komponen sistem yang satu dengan yang lainnya saling berhubungan. Selain itu juga DFD dapat dikatakan sebagai suatu model grafis pada suatu sistem yang menunjukan aliran data atau informasi dari sumber ketujuan dengan proses pengolahannya dan juga menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara tingkatan pada DFD.

Gambar 4.7

DFD Pendaftaran dan Administrasi yang Diusulkan pada Pondok Pesantren Asy-Syifa Bandung

4.2.3.4Kamus Data

Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem.

1. Nama Arus Data : Formulir Alias : -

Aliran Data : Siswa – Proses 1

Struktur Data : No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Lahir, Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan. 2. Nama Arus Data : Data_Siswa

Alias : -

Aliran Data : Proses 1 - File_Siswa, File_Siswa - Proses 2, File_Siswa – Proses 3, File_Siswa – Proses 5 File_Siswa – Proses 6,

Struktur Data : No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin,

Lahir, Agama, Alamat, Telepon ,Kelas, Pendidikan. 3. Nama Arus Data : Data_Kelas

Alias : -

Aliran Data : Proses 2 – Pimpinan.

Struktur Data : No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Kelas.

4. Nama Arus Data : Data_Registrasi Alias : -

Aliran Data : Proses 3 – File_Registrasi, File_Registrasi – Proses 4. Struktur Data : No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Jumlah,

Terbilang, Pembayaran. 5. Nama Arus Data : Data_Listrik

Alias : -

Aliran Data : Proses 7 – File_Listrik, File_Listrik – Proses 8, File_Listrik – Proses 9.

Struktur Data : No_Kwitansi, Tanggal, No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Kelas, Jumlah, Terbilang, Pembayaran . 6. Nama Arus Data : Kwitansi_Pendaftaran

Alias : -

Aliran Data : Proses 4 – Siswa

Struktur Data : No_Registrasi, Nama, Jumlah, Terbilang, Pembayaran.

7. Nama Arus Data : Kartu_Siswa Alias : -

Aliran Data : Proses 5 – Siswa, Siswa – Proses 7, Proses 7 – Siswa. Struktur Data : No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Alamat,

8. Nama Arus Data : Kwitansi_Listrik Alias : -

Aliran Data : Proses 8 – Siswa

Struktur Data : No_Kwitansi, Nama, Jumlah, terbilang, Pembayaran.

9. Nama Arus Data : Lap_Data Siswa Baru Alias : -

Aliran Data : Proses 6 – Pimpinan

Struktur Data : No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Lahir , Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan 10.Nama Arus Data : Lap_Listrik

Alias : -

Aliran Data : Proses 9 – Pimpinan

Struktur Data : No_Kwitansi, Tanggal, Nama, Kelamin, Kelas, Jumlah, Terbilang, Pembayaran.

4.2.4 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data adalah langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Basis data didefinisikan sebagai kumpulan data yang berupa suatu penyampaian informasi yang lengkap dengan jenis record yang mempunyai spesifikasi yang sama, sedangkan yang

dimaksud dengan record adalah kumpulan data yang berisikan field-field yang berbeda, jumlah record pada umumnya terbatas.

Perancangan basis data dapat diartikan yaitu menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan disimpan secara bersama-sama. Basis data itu sendiri dapat diartikan sebagai:

4 Himpunan kelompok data yang saling berhubungan satu sama lain

5 Kumpulan data yang disimpan secara bersama-sama untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

4.2.4.1Normalisasi

Normalisasi adalah proses pengelompokan data kedalam bentuk table atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database mudah dimodifikasi.

1. Bentuk Unnormal

{ No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Lahir , Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan, No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Lahir, Agama, Alamat, Telepon, Kelas, Pendidikan, No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Kelas, No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Jumlah, Terbilang, Pembayaran, No_Kwitansi , Tanggal, No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Kelas, Jumlah, Terbilang, Pembayaran, No_Registrasi, Nama, Jumlah, Terbilang, Pembayaran, No_Induk_Siswa, Nama, Kelamin, Alamat, Lahir, Ayah , No_Kwitansi, Nama, Jumlah, terbilang, Pembayaran, No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Lahir , Agama,

Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan, No_Kwitansi, Tanggal, Nama, Kelamin, Kelas, Jumlah, Pembayaran }

2. Bentuk Normal 1

{ No_Registrasi, Tanggal, Nama, Kelamin, Lahir , Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan, No_Induk_Siswa Kelas, No_Kwitansi, Jumlah, Terbilang, Pembayaran, }

3. Bentuk Normal 2

Siswa = { No_Induk_Siswa *, Nama, Kelamin, Lahir , Agama, Alamat, Telepon, Ayah, Ibu, Pendidikan}

Kelas = { Kelas*, No_Induk_Siswa ** }

Registrasi = { No_registrasi *, Tanggal , No_Induk_Siswa **, Jumlah, Pembayaran, Terbilang }

Listrik = { No_Kwitansi*, No_Induk_Siswa**, Jumlah, Pembayaran, Terbilang }

Ket : * = Primary key ** = Foreign key

3.2.4.2Relasi Tabel

Tabel relasi digunakan untuk mengelompokan data menjadi tabel – tabel yang menunjukan entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses data.

Sehingga database tersebut mudah dimodifikasi. Berikut ini digambarkan relasi antar tabel sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi :

Gambar 4.8

Tabel relasi sistem informasi Pendaftaran siswa baru dan administrasi.

3.2.4.3Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari lingkungan yang kita tinjau .

Gambar 4.9

ERD sistem informasi Pendaftaran siswa baru dan administrasi

3.2.4.4Struktur File

Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu struktur file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan dapat memudahkan kerja sistem komputer. Struktur file digunakan dalam perancangan sistem karena struktur file ini menentukan struktur fisik database yang menunjukan struktur dari elemen data yang menyatakan panjang elemen data dan jenis datanya. Struktur file merupakan urutan isi data-data item yang terdaftar pada sebuah record file yang dipakai untuk sistem informasi penerimaan Siswa Baru ini adalah sebagai berikut:

Deskripsi Struktur File : 1. Struktur File Password

Nama file : User

Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : User_Name

Tabel 4.2 Struktur File Password

Nama Field Type Data Size Keterangan

User_Name Varchar 20 Nama Bagian (PrimaryKey)

Password Varchar 10 Password

2. Struktur File Siswa

Nama file : Data_Siswa Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Induk

Tabel 4.3 Struktur File Siswa

Nama Field Type Data Size Keterangan

No_Induk_Siswa Varchar 10 No_Induk

Nama Varchar 30 Nama

Kelamin Varchar 15 Kelamin

Lahir Varchar 25 Lahir

3. Struktur File Registrasi

Nama file : Data_Registrasi Media Penyimpanan : Hardisk

Primary key : No_Registrasi

Tabel 4.4 Struktur File Registrasi

Nama Field Type Data Size Keterangan

No_Registrasi Varchar 10 No_Registrasi

Tanggal Varchar 15 Tanggal

Nama Varchar 30 Nama

Kelamin Varchar 15 Kelamin

Jumlah Int 15 Jumlah

Terbilang Varchar 50 Terbilang

Pembayaran Varchar 50 Pembayaran

Alamat Varchar 70 Alamat

Telepon Varchar 15 Telepon

Ayah Varchar 20 Ayah

Ibu Varchar 20 Ibu

Kelas Varchar 10 Kelas

4. Struktur File Kelas

Nama file : Data_Kelas Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Induk

Tabel 4.5 Struktur File Kelas

Nama Field Type Data Size Keterangan

No_Induk_Siswa Varchar 10 No_Induk

Nama Varchar 30 Nama

Kelamin Varchar 15 Kelamin

Kelas Varchar 10 Kelas

5. Struktur File Kelas

Nama file : Data_Listrik Media Penyimpanan : Hardisk Primary key : No_Registrasi

Tabel 4.6 Struktur File Listrik

Nama Field Type Data Size Keterangan

No_Registrasi Varchar 10 No_Registrasi

Tanggal Varchar 15 Tanggal

No_Induk Varchar 10 No_Induk

Kelamin Varchar 15 Kelamin

Jumlah Int 15 Jumlah

Terbilang Varchar 50 Terbilang

Pembayaran Varchar 50 Pembayaran

3.2.4.5Kodefikasi

Pengkodean ini dibuat untuk mendefinisikan suatu objek secara singkat. Dengan adanya sistem ini pengkodean ini diharapkan dapat mengklasifikasikan data, dan memasukkan data kedalam komputer dan untuk mengambil informasi yang terkait. Kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Untuk lebih jelas dapat dilihat dibawah ini :

1. Nomor Induk Siswa

Nomor induk siswa ditentukan / diambil dari nomor registrasi pada saat siswa melakukan pendaftaran pertama kali , nomor registrasi sekaligus nomor induk siswa nantinya.

Contoh : 2012 001

Ket : 2012 = Tahun Masuk Siswa 001 = No Urut Siswa

2. Nomor Registrasi Listrik

Nomor registrasi listrik digunakan oleh bagian Administrasi dalam proses registrasi listrik perbulannya, dan nomor ini juga dipakai untuk pembuatan kwitansi listrik.

Adapun pengkodeannya yaitu :

No Urut Registrasi Urutan Bulan Registrasi X X - X X – X X X

Tahun Registrasi

Contoh : 12 06 001

Ket : 12 = Tahun Registrasi 06 = Urutan Bulan Juni 001 = No Urut Registrasi

3.2.5 Perancangan Antar Muka

Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat maka akan dibuatkan suatu aplikasi program yang berisikan tentang perancangan input dan output yang dijadikan acuan oleh pemakai (user) dalam menjalankan program yang telah dibuat.

4.2.5.1Struktur Menu

Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program komputer, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu - menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut.

Adapun menu tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:

4.2.5.2Perancangan Input

Rancangan masukan yaitu desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem. Rancangan masukan data ini harus dapat memberikan penjelasan dari pemakai, baik dari bentuk maupun dari masukan – masukan yang harus di isi. Untuk lebih jelasnya bentuknya dapat dilihat berikut :

1. Form Login

Form login digunakan pada saat software runnig.User harus menginputkan Nama user, password yang sudah terdaftar. Jika username atau password tidak sesuai maka akan muncul peringatan “ada kesalahan pada username/password ”,

Gambar 4.11 Form Login Tabel 4.7 Keterangan Form Login

No Nama Objek Keterangan

1 Username Edit.Text Untuk input Username 2 Password Edit.Text Untuk input Password

3 Login Button Untuk masuk ke Aplikasi

2. Tampilan Isi Formulir

Gambar 4.12 Formulir Pendaftaran

Tabel 4.8 Keterangan Form Formulir Pendaftaran

No Nama Objek Keterangan

1 No.Registrasi Edit.Text No.Registrasi Pendaftaran 2 Tanggal Edit.Text Tanggal Registrasi Pendaftaran 3 Nama Lengkap Edit.Text Untuk Pengisian Nama Siswa 4 Jenis Kelamin Radio Button Pemilihan Jenis Kelamin 5 Tanggal lahir Calender Tanggal Lahir Siswa

6 Agama Edit.Text Agama Siswa

7 Alamat Text Area Alamat Asal siswa

8 No.Telepon Edit.Text Nomor Telepon Siswa / Rumah

9 Ayah Edit.Text Nama Ayah Siswa

11 Pendidikan Yang Dipilh Combo Box Untuk Memilih Pendidikan

12 Simpan Button Button Untuk Menyimpan Data

13 Batal Button Button Untuk Membatalkan Input Data

14 Close Button Button Untuk Keluar Dari Form

Formulir Pendaftaran

15 Tambah Button Button Untuk Menambahkan

Inputan

3. Tampilan Siswa

8. Pencarian data Registrasi

Berikut ini kasus dan hasil uji pencarian data Registrasi :

Tabel 5.19 Pencarian Data Registrasi Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data diisi sesuai

dengan data yang ada Pencarian data kedalam file registrasi Dapat melakukan pencarian data dengan benar [X] Diterima [ ] Ditolak

Klik Tombol CARI

Data barang dapat dicari sesuai no registrasi, tanggal registrasi Dapat mencari data sesuai yang diharapkan, muncul pesan”Data ditemukan” [X] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data tidak diisi Pencarian data

kedalam file registrasi

melakukan pencarian

[X] Diterima [ ] Ditolak Klik tombol

CARI

Data siswa tidak dapat dicari Tidak dapat mencari data, Muncul pesan “Data tidak ditemukan” [X] Diterima [ ] Ditolak

114

9. Pencarian data Registrasi

Berikut ini kasus dan hasil uji pencarian data Listrik :

Tabel 5.20 Pencarian Data Listrik Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data diisi sesuai

dengan data yang ada

Pencarian data kedalam file listrik

Dapat melakukan pencarian data dengan benar

[X] Diterima [ ] Ditolak

Klik Tombol CARI

Data barang dapat dicari sesuai no registrasi, kelas Dapat mencari data sesuai yang diharapkan, muncul pesan”Data ditemukan” [X] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data tidak diisi Pencarian data

kedalam file listrik

melakukan pencarian

[X] Diterima [ ] Ditolak Klik tombol

CARI

Data siswa tidak dapat dicari Tidak dapat mencari data, Muncul pesan “Data tidak ditemukan” [X] Diterima [ ] Ditolak

5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dari kasus uji sample di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perangkat lunak bekerja sesuai dengan harapan dan berjalan dengan sebagaimana mestinya.

115 6.1Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada Bab Sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

1. Proses pendataan siswa belum terkomputerisasi, sehingga dapat menyebabkan data-data yang ada mudah hilang atau rusak.

2. Dalam pemrosesan pembagian kelas masih manual, sehingga hal ini mengakibatkan lamanya pemrosesan pembelajaran baru.

3. Dengan dibangunnya sistem informasi pendaftaran siswa baru dan administrasi diharapkan dapat membantu / mempercepat proses pendaftaran siswa baru maupun administrasi, dalam hal ini pemrosesan pembayaran iuran listrik, serta mempermudah pencarian data dan penyampaian laporan baik itu laporan siswa baru maupun laporan data listrik.

6.2Saran

Berdasarkan uraian di atas penyusun sedikit memberikan beberapa saran demi lancarnya proses pengolahan data diantaranya:

1. Sistem yang dibuat ini masih terbatas pada pendaftaran siswa baru dan administrasi saja. Untuk pengembangan selanjutnya diharapkan pihak Pondok Pesantren dapat menambahkan beberapa proses lagi, baik itu

116

penilaian siswa, laporan keuangan dan masih banyak lagi. Sehingga dalam pengolahan datanya dapat lebih efectif dan efisien.

2. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut lagi dari sistem yang dibuat ini, seperti sistem informasi yang berbasis Client Server / jaringan. Sehingga penggunaan sistem informasi tersebut dapat melibatkan bagian – bagian lain.

Amsyah, Zulkifli. 2000. Analisis Dan Perancangan. Informatika. Bandung.

Anatol Raporot . 2002. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta

Bambang Hariyanto, Ir.,MT. 2004. Rekayasa System Berorienstasi Objek. Informatika : Bandung.

Edhy Sutanta T. 2004. Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.

Fathansyah . 2001. Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Informatika. Bandung.

Gordon B. 2000. Analisis Dan Perancangan. Informatika. Bandung.

Jogiyanto. 2002. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.

Jerry Fith Gerald. 2004. Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.

L. Ackof. 2000. Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta

BI OD ATA PE N U LI S

Nama Lengkap : Hari Ashari

Nama Panggilan : Hari

Nim : 10909087

Tempat / Tanggal Lahir : Kuningan 6 November 1989

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Agama : Islam

Alamat Lengkap : Jl. Garawangi Ds.Balong Kec.Sindangagung

Kab.Kuningan

No_Hp : 087827576811

Pendidikan :

1995-2001 : SDN Balong

2001-2004 : SMPN 1 Ciawigebang

2008 : LPK Nusantara Bandung

2009-2012 : Diplomat III Manajemen Informatika