BAB VII Perencanaan dan Pengadaan Logistik

BAB VII
PERENCANAAN DAN PENGADAAN
LOGISTIK

A.

PENDAHULUAN
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh unit logistik dalam

kegiatan manajemen logistik adalah perencanaan logistik. Pada
tahap inilah dirumuskan berbagai kebijakan logistik menyangkut
pemenuhan

kebutuhan

pengadaannya,

sumber

logistik
barang

unit-unit
dan

kerja,

biaya

distribusinya.

Tanpa

perencanaan yang baik mustahil diperoleh tata kelola logistik yang
handal

pada

unit

logistik

tersebut.

Pada

akhirnya,

tanpa

perencanaan organisasi/ perusahaan tidak dapat mengalokasikan
sumber daya financial yang memadai untuk pengadaan barangbarang kebutuhan. Akibatnya tentu fatal, unit-unit kerja yang ada
tidak dapat menjalankan aktifitasnya untuk mencapai tujuan
organisasi secara keseluruhan.
Pada bab ini dibahas tentang pengertian perencanaan dan arti
penting perencanaan logistik, jenis-jenis perencanaan logistik,
pengadaan logistik, berbagai macam cara pengadaan barang dan
pengadaan barang dan jasa pemerintah.
a. Kompetensi Dasar
Setelah mengikuti perkuliahan ini mahasiswa dapat memahami
konsep perencanaan logistik, hambatan-hambatan perencanaan

logistik,

macam-macam

perencanaan

logistik,

pengadaan

barang logistik dan berbagai macam cara pengadaan barang
logistik serta prosedur pengadaan barang dan jasa pemerintah
b. Indikator Pencapaian
1. Mahasiswa
logistik

dapat

menjelaskan

pengertian

perencanaan

2. Mahasiswa

dapat

menjelaskan

perencanaan

strategis,

perencanaan operasional dan perencanaan taktis.
3. Mahasiswa

dapat

menjelaskan

pengertian

dapat

membedakan

pengadaan

barang.
4. Mahasiswa

macam-macam

cara

pengadaan barang logistik
5. Mahasiswa dapat menjelaskan secara singkat prosedur
pengadaan barang dan jasa di instansi pemerintah.
c. Tujuan Pembelajaran

Memberikan pemahaman kepada mahasiswa/ pembaca tentang
perencanaan dan pengadaan barang-barang logistik baik di
instansi swasta, organisasi umum maupun instansi pemerintah.
B. PERENCANAAN LOGISTIK
Perencanaan merupakan dasar aktifitas manajemen yang lain.
Dalam

kegiatan

perencanaan

ini

dilakukan

proses

analisis,

pemikiran, penelitian dan perhitungan dalam upaya memenuhi

kebutuhan-kebutuhan logistik. Untuk itu diperlukan sumber daya
manusia

yang

mumpuni

di

bidang

perencanaan

logistik

ini

sehingga dapat mengambil keputusan secara tepat dan cepat.
Setelah perencanaan dilakukan, maka tindakan selanjutnya
yang harus dilakukan oleh manajer dan staf logistik adalah

melaksanakan proses pengadaan barang/ jasa yang dibutuhkan.
Banyak metode pengadaan barang yang dapat dipilih, misalnya:
peminjaman, sewa, kontrak atau pembelian. Cara dan proses yang
seperti apa yang perlu diambil oleh unit logistik sangat dipengaruhi
oleh kemampuan dan kondisi organisasi/ perusahaan masingmasing.
Kegiatan Perencanaan dalam setiap organisasi ini memiliki
manfaat. Beberapa manfaat perencanaan adalah: (1) sebagai
pengarah, (2) meminimalisasi ketidak-pastian, (3) meminimalisasi
pemborosan sumber daya, (4) menjadi standar dalam pengawasan

kualitas. Demikian pula halnya dalam perencanaan logistik yang
harus mendapat perhatian dari para stakeholders
Apakah

yang

dimaksud

dengan

perencanaan

logistik?

Perencanaan dapat diartikan sebagai merumuskan segala sesuatu
sebelum dilaksanakan. Perencanaan dapat juga dipahami sebagai
penentuan

berbagai

tindakan

yang

dapat

dilakukan

untuk

mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan istilah logistik
dapat diartikan sebagai berbagai barang-barang yang dibutuhkan
untuk melakukan suatu tindakan-tindakan tertentu untuk mencapai
tujuan.

Perencanaan

logistik

merupakan

kegiatan

pemikiran,

penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang
kan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan

operasional

dalam

pengadaan

logistik,

penggunaan logistik, pengorganisasian, maupun penegendalian
logistik. Dengan demikian maka secara sederhana perencanaan
logistik ini dapat diartikan sebagai proses perumusan kebutuhankebutuhan logistik yang akan akan digunakan pada masa yang
akan datang untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi/
perusahaan secara efektif dan efisien.
Perumusan kebutuhan logistik ini didahului oleh usulan dari
berbagai unit kerja yang ada. Dalam proses perencanaan ini
setidak-tidaknya harus mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan
berikut ini:
1)

Barang apa yang akan diadakan?

2)

Mengapa barang itu perlu diadakan?

3)

Kapan barang tersebut akan dibutuhkan?

4)

Kapan barang itu akan diadakan?

5)

Dimana barang tersebut dapat diperoleh?

6)

Siapa yang akan menggunakan barang-barang tersebut?

7)

Siapa yang bertanggung jawab melakukan pengadaan
barang?

8)

Seberapa banyak barang itu dibutuhkan?

9)

Berapa harga barang-barang yang akan diadakan?

10) Bagaimana cara pengadaan barangnya?
11) Bagaimana prosedur pengadaan barang?
12) Bagaimana aturan-aturan tentang pengadaan barang baik
di interal organisasi maupun dari pihak lain misalnnya
pemerintah?
Dengan

merumuskan

jawaban-jawaban

yang

tepat

dari

pertanyaan-pertanyaan tersebut maka diharapkan dapat diperoleh
barang-barang dengan spesifikasi yang sesuai kebutuhan, jumlah
yang tepat dan waktu pengadaan dan distribusi yang tepat.
Jawaban yang tepat juga akan memberikan gambarang tentang
dimana dan bagaimana barang-barang itu bisa diperoleh dengan
harga yang paling efisien. Penanggung jawab pengadaan barang
juga dapat disepakati dalam proses perencanaan ini sehingga
panitia pengadaan barang tidak melakukan kegiataannya secara
tergesa-gesa. Perencanaan logistik ini harus dilakukan jauh-jauh
hari sebelum barang itu dibutuhkan. Jangan sekali-kali meremehkan
proses pengadaan barang dengan cara melakukan pengadaan
barang pada saat barang itu akan digunakan. Akan banyak
masalah jika hal ini dilakukan. Yang pertama, apakah kas organisasi
mencukupi? Jika mencukupi, kedua apakah barang yang dibutuhkan
ada yang menjual? Jika ada yang menjual, ketiga apakah harganya
sesuai dengan harga pasar? Jika sesuai harga pasar, keempat
apakah jumlah dan kualitas barang yang ada sesuai dengan
kebutuhan organisasi. Dan tentu masih banyak lagi. Coba saudara
sebutkan kira-kira masalah apalagi yang mungkin terjadi jika
pengadaan barang dilakukan dengan perencanaan seadanya selain
empat masalah tersebut?.
Secara teoritis setiap perencanaan (termasuk perencanaan
logistik) hendaknya memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
1)

Tujuan

Tujuan merupakan orientasi utama suatu organisasi. Dalam
perencanaan tujuan harus dinyatakan secara tegas dan jelas
sehingga setiap anggota organisasi memiliki pemahaman yang
sama tentang orientasi mereka. Tujuan-tujuan ini harus dicapai
melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.
Tujuan ini dapat bersifat material maupun bersifat moral
2)

Politik
Politik disini bukanlah politik yang bermakna kekuasaan atau
perebutan kekuasaan. Politik disini lebih merupakan peraturanperaturan yang digariskan bagi tindakan tindakan organisasi
yang dihubungkan dengan tujuan yang akan dicapai.

3)

Prosedur
Yakni menentukan bagaimana urutan-urutan
yang akan dilalui dan harus
orang yang melaksanakan

diikuti oleh

pelaksanaan

karyawan

atau

suatu kegiatan atau tindakan

dalam meneapai tujuan.
4)

Budget
Usaha yang dilakukan tentunya membutuhkan biaya. Karena
itu dalam perencanan sangat penting membahas secara detail
masalah anggaran. Masukan yang diharapkan akan diperoleh
yang

dikaitkan

dengan

output

yang

dikeluarkan

yang

dinyatakan dalam bentuk angka-angka.
5)

Program
Yakni serangkaian tindakan yang akan dilakukan diwaktu yang
akan datang, terdiri atas penggabungan dari politik, prosedur
dan budget.
Perencanaan logistik ini penting dilakukan karena dalam

perencanaan ini dibahas mengenai hal-hal sebagai berikut:
a) Ramalan jumlah dan kualitas barang yang dibutuhkan.
b) Tujuan akhir yang akan dicapai
direncanakan keseluruhannya.

dari apa yang telah

c) Suatu program yang terdiri dari serangkaian tindakan
kegiatan

untuk mencapai tujuan manajemen logistik

berdasarkan pada prioritas pelaksanaan.
d) Jadwal

pekerjaan logistik sehingga dapat diselesaikan

tepat pada waktunya.
e) Anggaran untuk mengalikasikan sumber-sumber yang ada
atas dasar efisiensi dan efektifitas, anggaran belanja ini
dinyatakan dalam bentuk uang.
f) Cara yang tepat dalam pengadaan dan distribusi logistik.
g) Penafsiran kebijakan yang akan diambil agar terjamin
dalam

keselarasan

dan

keseragaman

kegiatan

serta

tindakan logistik yang akan dilakukan.
Perencanaan logistik merupakan proses yang rumit yang
melibatkan berbagai unit kerja dalam suatu organisasi. Berbagai
hambatan mungkin saja akan dihadapi oleh para perencana logistik
(logistic planner). Berikut ini adalah beberapa hambatan yang perlu
diantisipasi oleh perencana logistik:
(1)Kurang pengetahuan tentang organisasi;
(2)Kurang pengetahuan tentang lingkungan;
(3)Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif;
(4)Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang;
(5)Biaya;
(6)Takut gagal;
(7)Kurang percaya diri;
(8)Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
Lalu apa yang harus dilakukan oleh para perencana logistik
untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut? Bagian logistik
hanyalah merupakan satu unit saja dari sistem organisasi secara
keseluruhan. Oleh sebab itu masalah-masalah yang berkaitan
dengan logistik, terlebih jika menyangkut sistem logistik secara
keseluruhan maka unit logistik tidak dapat menyelesaikan sendiri.
Pada prinsipnya unit logistik ini dapat dikatakan unit fungsional,

bukan unit struktural. Sebagai unit fungsional, maka tugas unit
logistik

lebih

banyak

tergantung

pada

kebijakan-kebijakan

manajerial. Dengan demikian untuk mengatasi hambatan-hambata
dalam proses perencanaan logistik, diperlukan intervensi yang
cukup dari pimpinan puncak organisasi.
Perencanaan logistik dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) tipe,
yaitu strategis, operasional, dan taktis. Kriteria dasar untuk
menentukan masing-masing sifatnya adalah komitmen aktiva,
lamanya waktu perencanaan, dan kemungkinan pelaksanaannya.
1. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan perencanaan pada level
tertinggi pada suatu organisasi. Agar dapat disusun dengan baik
perencanaan

strategis

membutuhkan

banyak

komitmen

dan

sumber daya manajerial. Rencana strategis merupakan dasar bagi
perencanaan-perencanaan dibawahnya uakni rencana operasional
dan rencana taktis. Dengan demikian maka rencana strategis
merupakan merupakan main map bagi perencanaan lainnya.
Perencanaan strategis dapat diartikan sebagai suatu proses untuk
mengalokasikan sumber daya logistik selama jangka waktu yang
panjang, konsisten dan menunjang bagi seluruh kebijaksanaan dan
tujuan organisasi. Jangka waktu perencanaan strategis ini meliputi
jangka waktu yang panjang, antara 5 sampai 10 tahun.
Dalam perencanaan strategis ini para manajer puncak
merumuskan kebijakan-kebijakan di bidang logistik dan perubahanperubahan sistem logistik seperti apa dikehendaki dalam jangka
panjang. Para manajer puncak harus melibatkan para pegawai unit
logistik agar dapat merumuskan kebijakan dan perubahan sistem
logistik yang sesuai dengan perkembangan dan kemajuan logistik
yang terjadi. Dalam perencanaan strategis logistik ini dirancang
sistem logistik yang komprehensif dengan mempertimbangkan
aspek kelebihan, kelemahan, peluang dan tantangan. Inilah yang

disebut dengan konsep SWOT (Strenght, Weakeness, Opportunity

and

Threat).

Proses

menilai

kebutuhan

dan

kebaikan

dari

perubahan ini disebut sebagai feasibility assessment. Langkahlangkah

yang

assessment

disarankan

adalah

dalam

analisis

menyelesaikan

situasi,

feasibility

pengembangan

logika

penunjang dan taksiran biaya manfaat.
Analisis situasi dilakukan atas kondisi internal dan ekseternal.
Analisis situasi adalah pengumpulan fakta tentang kebutuhan
logistik yang dihadapi oleh suatu organisasi dan seluruh ruang
lingkup operasinya yang sekarang. Penilaian yang lazim meliputi
tinjauan internal, penilaian kompetitif, dan penaksiran teknologi
untuk menentukan apakah cukup terdapat daerah yang luas untuk
perbaikan biaya dan pelayanan.
2. Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional dapat diartikan sebagai suatu
proses untuk mengembangkan kebijaksanaan dan rencana logistik
untuk menangani tindakan manajemen yang rutin atau reguler
dalam suatu organisasi. Rencana operasional adalah alat untuk
mengkoordinir usaha logistik suatu organisasi. Rencana ini pada
umumnya meliputi jangka waktu sampai satu tahun. Rencana
operasional yang menyeluruh sekurang-kurangnya mempunyai 3
(tiga) tujuan yaitu modifikasi sistem, pelaksanaan, dan anggaran.
Rencana operasional ini dirumuskan oleh manajer logistik sebagai
tindakan merealisasikan rencana strategis yang telah dirumuskan
oleh manajer puncak organisasi/perusahaan.
Selama periode operasional, mungkin dibutuhkan sejumlah
penyesuaian-penyesuaian

dalam

desain

sistem.

Modifikasi

ditetapkan sebagai bagian dari rencana strategi yang berlaku.
Apapun sifat kebutuhan itu, dapat diharapkan bahwa dalam
organisasi yang dinamis, perubahan sistem akan merupakan
bagian

integral

dari

setiap

rencana

operasional.

Tujuan

penyelenggaraan rencana operasional adalah penyebaran modal
jangka pendek dan penyebaran sumber daya manajerial ke arah
tercapainya sasaran organisasi. Pada umumnya, makin stabil atau
makin repetitif situasi operasinya, maka makin besar jangka waktu
yang dicakup oleh rencana penyelenggaraan itu. Akan tetapi jadwal
penyelenggaraan

jarang

melebihi

lamanya

waktu

rencana

operasional. Dasar utama yang digunakan untuk merumuskan
rencana

penyelenggaraan

rencana
berencana

adalah

penyelenggaraan
selama

peramalan.

adalah

jangka

waktu

Tujuan

mengkoordinir
pendek

dalam

utama
aktivitas
rencana

operasional. Aspek finansial dari perencanaan operasional adalah
anggaran logistik. Aspek anggaran dari perencanaan operasional ini
paling kecil kemungkinannya terwujud selama jangka waktu
tertentu.
3. Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis dapat diartikan sebagai proses untuk
penyesuaian jangka pendek dari sumber daya logistik untuk hal-hal
yang tidak menentu atau tidak diduga, keadaan yang kompetitif
atau kondisi lingkungan. Jangka waktu perencanaan taktis adalah
pendek karena fokusnya berorientasi pada kejadian. Periode
pelaksanaannya

mungkin

saja

meliputi

waktu

yang

panjang

bergantung pada sifat dari kejadian itu. Masalah yang kritis dalam
perencanaan taktis adalah penentuan sejauhmana manajemen
bertindak mendahului atau bereaksi terhadap kejadian yang tak
terduga. Prosedur taktis tindakan mendahului pengembangan
rencana darurat yang memerinci penyesuaian – penyesuaian
terhadap kejadian yang mungkin terjadi tetapi tidak pasti terjadi
pada waktu dirumuskannya rencana operasional. Suatu prosedur
taktis bereaksi adalah prosedur yang mengembangkan mekanisme
untuk

modifikasi

rencana

operasional

yang

didasarkan

atas

kejadian yang sesungguhnya dari peristiwa tidak diduga. Suatu

prosedur

perencanaan

taktis

yang

ideal

akan

memasukkan

kemampuan tindakan mendahului dan bereaksi untuk digunakan
berdasarkan tingkat kegawatan dari kejadian itu.
Beberapa faktor yang mempengaruhi proses perencanaan
logistik adalah sebagai berikut (Dwiantara dan Sumarto, 2004):
a. Faktor Fungsional
Logistik merupakan unsur yang memperlancar aktifitas-aktifitas
suatu organisasi. Dengan fungsi memperlancar ini maka maka
para perencana logistik harus memperhatikan dengan sungguhsungguh

masalah

kekurangan

atau

ketersediaan
ketiadaan

logistik.

suplai

Jangan

logistik

sampai

mengakibatkan

berhenti atau terganggunya aktifitas unit kerja lainnya. Karena
itulah, maka manajer logistik harus senantiasa mengendalikan
ketersediaan

logistik

ini

baik

secara

kuantitas

maupun

kualitasnya.
b. Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam merumuskan kebutuhan logistik, manajer logistik beserta
staffnya harus mempertimbangkan faktor biaya dan manfaat.
Artinya,

jangan

sampai

barang-barang

yang

diadakan

itu

menelan biaya besar tapi manfaatnya kecil. Atau sebaliknya,
biaya untuk mendapatkan barang tersebut kecil (murah) namun
ternyata tidak ada manfaatnya bagi organisasi. Dalam hal inilah
perencana logistik tidak boleh mengabaikan aspek kualitas dari
barang yang diadakan tersebut. Daya tahan dan hasil yang
diperoleh dari barang-barang yang berkualitas akan mendorong
semangat kerja para pegawai, sebaliknya para pegawai akan
merasa jengah jika menggunakan alat-alat atau barang-barang
yang tidak berkualitas karena pasti akan menimbulkan banyak
masalah teknis seperti kerusakan atau keterbatasan kapasitas
kerja dan sebagainya.
c. Faktor Anggaran

Ketersediaan
dialokasikan

dana
untuk

yang

dimiliki

pengadaan

dan

oleh

organisasi

pemenuhan

yang

kebutuhan

logistik juga menjadi bahan pertimbangan bagi perencana
logistik. Adakalanya organisasi menganggarkan dana yang tidak
terlalu banyak untuk pengadaan logistik, meskipun mereka tahu
bahwa logistik itu sangat penting untuk kelangsungan hidup
organisasi. Akantetapi karena keterbatasan anggaran yang
dimiliki oleh organisasi, akhirnya pimpinan harus mengambil
kebijakan mengalokasikan anggaran secara

terbatas

untuk

pengadaan logistik ini. Oleh sebab itu, jika kondisi ini yang terjadi
maka perencana logistik harus mampu menyusun kebutuhan
logistik dengan tingkat prioritas yang tinggi. Sebaliknya ada
organisasi yang mengalokasikan anggaran untuk logistik ini
sangat besar karena menganggap bahwa ketersediaan logistik
yang

memadai

akan

mempermudah

organisasi

mencapai

tujuannya. Jika ini yang terjadi maka para perencana logistik
tidak boleh terlena dan akhirnya tidak merencanakan kebutuhan
logistik dengan karena merasa mudah mendapatkan anggaran.
Memang betul bahwa anggaran ini adalah nafasnya unit logistik.
Tanpa anggaran tidak mungkin bagian ini akan berjalan, namun
suplai anggaran yang tidak terbatas juga akan dapat mematikan
kreatifitas unit logistik untuk membuat rencana logistik yang
handal sesuai dengan prioritas organisasi. Para perencana
logistik tetap harus mengutamakan aspsek efektifitas dan
efisiensi anggaran baik dalam kondisi minimnya anggaran
maupun anggaran yang tidak terbatas.
d. Faktor Keamanan dan Kewibawaan
Perencana logistik harus mempertimbangkan faktor pengguna
dari barang yang diadakan. Barang-barang yang digunakan oleh
pejabat tinggi perusahaan/lembaga tentu sedikit berbeda dengan
barang-barang yang digunakan oleh karyawan biasa. Kenapa?
Karena pejabat organisasi merepresentasikan posisi organisasi di

masyarakat.

Dengan

menggunakan

barang-barang

yang

berkualitas maka tidak saja menjaga kewibawaan pejabat yang
bersangkutan, tetapi juga dapat menjaga nama baik lembaga/
organisasi.
e. Faktor Standarisasi dan Normalisasi
Setiap organisasi memiliki standar atas barang-barang tertentu
yang harus ada dalam organisasi. Standar barang ini meliputi:
jenis barang, jumlah barang, kualitas barang, ukuran barang dan
sebagainya. Jika organisasi telah memiliki standar baku atas
barang-barang tertentu, maka perencana logistik tidak boleh
menyalahi standar barang tersebut.
Penentuan kebutuhan logistik merupakan bagian kegiatan
pengadaan logistik yang cukup krusial (penting) dan strategis
karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektifitas kerja
setiap unit kerja yang ada di suatu organisasi. Bila terjadi kesalahan
dalam penentuan kebutuhan logistik akan mempengaruhi kinerja
organisasi secara keseluruhan. Kesalahan perencanaan ini juga
dapat mengakibatkan pemborosan keuangan organisasi.
Unit logistik harus mampu merumuskan kebutuhan-kebutuhan
logistik baik logistik rutin maupun logistik non-rutin. Logistik rutin
umumnya adalah barang-barang yang digunakan sehari-hari oleh
unit-unit kerja dan telah digunakan dalam jangka waktu yang lama.
Karena itu dalam menentukan barang-barang logistik yang rutin
unit logistik tidak akan mengalami kesulitan lagi. Lain halnya untuk
barang-barang logistik yang sifatnya non-rutin. Unit logistik harus
mampu

melakukan

memutuskan

penilaian-penilaian

mengadakan

secara

barang-barang

baik

logistik

sebelum
tersebut.

Dwiantara dan Sumarto (2004) menyatakan bahwa secara teknis
ada beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan logistik non-rutin,
yaitu:
-

Manajer

logistik

barang

(logistik)

perlu

menyusun

yang

seluruh

dibutuhkan

nama-nama

dengan

selalu

mempertimbangkan relevansi usulan logistik dengan fungsi
unit

kerja

diusulkan,

tertentu
mafaat

yang
yang

mengusulkan,
diperoleh

dan

biaya

yang

mendukung

kepentingan dan tujuan organisasi atau tidak atau apakah
barang tersebut dapat menunjang produktifitas unit kerja
atau tidak.
-

Menyusun daftar nama-nama barang tersebut berdasarkan
urutan prioritasnya: Mutlak (harus ada), penting dan perlu.
Mutlak artinya bahwa kebutuhan barang tersebut sangat
mendesak dan harus segera diadakan. Penting artinya
barang tersebut sifatnya mendesak, tetapi dapat ditunda
untuk waktu yang tidak terlalu lama. Perlu artinya barang
tersebut sifatnya kurang mendesak dan dapat ditunda
untuk waktu yang cukup lama. Sifat-sifat barang ini
(mutlak, penting dan perlu) ini sifatnya relatif. Artinya bisa
saja barang yang sebelumnya bersifat perlu, karena situasi
dan kondisi yang berubah maka menjadi mutlak. Dan
sebaliknya barang yang tadinya bersifat mutlak berubah
menjadi penting atau perlu saja sifatnya.

-

Menetapkan

secara

pasti

barang-barang

yang

akan

diadakan sesuai dengan prioritasnya dan menuangkannya
dalam Daftar Nama Barang yang akan diadakan.
Bagaimanakah perencanaan logistik dilakukan? Berikut ini
prosedur umum perencanaan logistik di berbagai organisasi.
1) Masing-masing unit kerja menentukan kebutuhan logistik
sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi)nya masingmasing. Kebutuhan barang yang diajukan harus sesuai
dengan standar dan kebijakan yang dimiliki oleh organisasi.
2) Unit-unit kerja mengusulkan nama-nama barang yang akan
dibeli/ diadakan kepada unit logistik. Unit-unit kerja ini
berwenang sebatas mengusulkan saja dan permintaan
barang sesuai dengan kebutuhannya kepada unit logistik.

Usulan dan permintaan barang-barang yang diajukan oleh
unit-unit kerja merupakan hasil dari proses penentuan
kebutuhan logistik oleh masin-masing unit kerja. Agar
pengajuan

kebutuhan

barang

ini

efektif

dan

efisien

sebaiknya unit-unit kerja mengajukannya secara periodik
sesuai jadwal pengadaan barang yang berlaku di organisasi
masing-masing.
3) Setelah semua usulan kebutuhan logistik dari setiap unit
kerja terkumpul sesuai dengan jadwal yang ditetapkan,
pihak-pihak

yang

berkompeten

dalam

memutuskan

pengadaan logistik akan memulai proses penyusunan daftar
dan

nominasi

pengawas

barang.

logistik,

Unit

logistik

pelaksana

(manajer

pengadaan

logistik,
logistik)

merupakan unsur utama dalam penyusunan daftar barang
yang akan diadakan ini. Pihak-pihak lain yang terlibat dalam
penentuan kebutuhan logistik ini adalah pimpinan puncak
dan penanggung jawab keuangan organisasi.
4) Dengan berbagai pemikiran dan pertimbangan maka dapat
ditentukan dan ditetapkan berbagai macam kebutuhan
logistik sesuai dengan permintaan dan usulan dari unit-unit
kerja. Kemudian nama-nama barang ini disusun dalam
Daftar

Nominasi

Barang

yang

akan

diadakan.

Daftar

Nominasi Barang inilah yang dijadikan pedoman bagi
pimpinan puncak dan penanggung jawab keuangan dan
unit logistik untuk

menyetujui maupun melaksanakan

kegiatan operasional pengadaan logistik. Daftar Nominasi
Logistik

ini

setidaknya

berisi:

nama

barang,

gambar/informasi barang, harga satuan dan borongan,
produsen,

spesifikasi

barang

dan

sebagainya.

Untuk

mendapatkan informasi tentang spesifikasi barang yang
akan dibeli unit pelaksana logistik dapat menelusurinya
kepada pemasok (supplier), survey langsung ke pasar,

maupun surfing di internet. Dari berbagai cara ini surfing di
internet merupakan cara yang paling praktis dan efektif.
Setelah

mendapatkan

informasi

di

internet

dapat

dilanjutkan dengan mencari informasi kepada pemasok
langsung untuk mendapatkan informasi tentang harga yang
lebih valid.
Setelah semua persiapan dalam perencanaan logistik selesai
maka kegiatan berikutnya dari proses manajemen logistik adalah
pengadaan logistik.
C. PENGADAAN LOGISTIK
Kegiatan

pengadaan

merupakan

aktifitas

yang

paling

menentukan dalam rangkaian manajemen logistik. Melalui proses
pengadaan inilah unit logistik dapat menunjukkan separuh dari
kinerjanya, karena jika pengadaan berhasil ini berarti telah ada
barang-barang yang dimiliki oleh organisasi dan siap didistribusikan
dan digunakan oleh unit-unit kerja yang membutuhkan. Dwiantara
dan Sumarto (2004) menyatakan bahwa fungsi pengadaan ini pada
hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan
logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan
sumber yang dapat dipertanggung jawabkan. Dengan demikian
tujuan pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang atau
jasa dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan
jumlah dan mutu yang sesuai, serta selesai tepat waktu.
Pengadaan logistik ini dapat dilakukan setelah serangkaian
perencanaan

logistik

selesai

dilakukan

dan

diputuskan

oleh

manajer puncak. Dalam kegiatan pengadaan logistik terdapat
berbagai macam cara maupun sistem yang dapat ditempuh.
Namun untuk menggunakan cara maupun sistem mana yang paling
efektif dan efisien tentu sangat tergantung pada situasi dan kondisi
organisasi masing-masing.

Salah satu hal yang penting dalam pengadaan barang adalah
mengangkut masalah kualitas/ mutu suatu barang. Unit logistik
tidak boleh mengadakan barang yang asal-asalan. Akibatnya akan
fatal jika unit logistik mengadakan barang-barang yang tidak
berkualitas. Yang dimaksud dengan kualitas barang disini adalah
adanya kecocokan antara produk dengan kegunaannya. Kualitas
dapat diartikan sebagai conformance to requirement, yaitu sesuai
dengan yg disyaratkan/distandarkan. Standar kualitas meliputi
bahan baku, proses, produk jadi.
Barang-barang

berkualitas

atau

tidak

dapat

dilihat

dari

dimensi-dimensinya, yakni:
 Kinerja (Performa)
 Keistimewaan (feature)
 Keandalan (reliability)
 Konformasi (conformance)
 Daya tahan (durability)
 Kemampuan pelayanan (service ability)
 Keindahan (Estetika)
 Kualitas yang dirasakan (perceived quality)
D. MACAM-MACAM CARA PENGADAAN BARANG LOGISTIK
Beberapa cara pengadaan logistik bagi suatu organisasi atau
perusahaan adalah sebagai berikut:
1) Pembelian
2) Peminjaman
3) Menyewa
4) Membuat Sendiri
5) Menukarkan
6) Substitusi
7) Pemberian/ hadiah
8) Perbaikan/ rekondisi

1).

Pembelian
Yang dimaksud dengan pembelian adalah suatu pristiwa atau

tindakan yang dilakukan oleh dua belah pihak dengan tujuan
menukarkan barang atau jasa dengan menggunakan alat transaksi
yang

sah

dan

sama-sama

memiliki

kesepakatan

dalam

transaksinya, dalam pembelian terkadang akan terjadi tawar
menawar

antara

pembeli

dan

penjual

hingga

mendapatkan

kesepakatan harga yang kemudian akan melakukan transaksi
penukaran barang atau jasa dengan alat tukar yang sah dan di
sepakati kedua belah pihak.
Menurut Galloway (2000) “The role of purchasing function is

to make materials and parts of the right quality, and quantity
available for use by operations at the right time and at the right
place.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa
peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan
part pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk
digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang
tepat.

Dalam

konteks

logistik

pembelian

merupakan

cara

pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan organisasi membayar
sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk
mendapatkan sejumlah barang sesuai dengan kesepakatan kedua
belah pihak. Setelah transaksi pembelian selesai maka hak miliki
barang tersebut pindah dari penjual ke pembeli. Pengadaan logistik
dengan cara ini adalah yang paling dominan dan paling mudah
dilakukan (Dwiantara dan Sumarto, 2004).
Meskipun pembelian adalah cara pengadaan barang yang
paling umum dan paling mudah dilaksanakan, namun tetap harus
memperhatikan prinsip-prinsip pembelian yang baik. Tujuannya
adalah agar unit logistik tidak salah membeli, tidak kemahalan dan
barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
Prinsip-prinsip pembelian barang yang baik adalah sebagai berikut:
a. The Right Price

The

right

price merupakan

nilai

suatu

barang

yang

dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum
berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan. Untuk
mendapatkan

harga

yang

tepat

unit

logistik

bagian

pengadaan harus melakukan studi banding (perbandingan)
terhadap harga-harga barang yang akan dibeli di pasar ke

suppier,

berbagai

sehingga

bisa

mendapatkan

harga

termurah tentunya dengan spesifik barang yang sama.
b. The Right Quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah
yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada
suatu saat tertentu. Unit logistik juga harus tahu berapa
kebutuhan pembelian kita. Pembelian barang dengan jumlah
sedikit tentu berbeda dengan pembelian dalam jumlah yang
besar. Untuk mendapatkan jumlah barang dalam jumlah yang
besar maka unit logistik harus mencari supplier besar (main
dealer) sehingga dapat mendapatkan jumlah barang yang
sesuai.
c. The Right Time
Waktu merupakan hal penting dalam proses pengadaan.
Jangan sampai terjadi keterlambatan pembelian barang,
karena

hal

ini

akan

mengganggu

proses

operasional

organisasi.
d. The Right Place
Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan
atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
e. The Right Quality
Mutu barang harus menjadi perhatian khusus bagi unit
logistik. Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan
sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling
menguntungkan perusahaan. Mutu barang ini harus sesuai
dengan standar yang ditentukan oleh perusahaan/ organisasi.

f. The Right Source
Mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber
yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi
prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right

quantity, the right time, the right place, and the right quality.
Berdasarkan prinsi-prinsip pembelian barang tersebut diatas,
maka dalam rangka melakukan pembelian unit organisasi harus
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:


Melakukan transaksi pembelian pada watu dan tempat yang
tepat



Barang yang dibeli memiliki manfaat dan fungsi yang
diperlukan



Sebelum membeli membandingkan harga dari tempat yang
berbeda



Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian barang atau
jasa



Barang yang dibeli kemungkianan dapat dijual kembali



Sebelum membeli lakukan periksalah harga pasar yang ada
Pembelian barang dapat dilakukan secara tunai maupun kredit.

Pembelian barang secara tunai ( cash) adalah pembelian yang
dilakukan sekali transaksi dengan menerima barang yang dibeli
dan memberikan uang sebagai alat tukar yang sesuai dengan
jumlah yang disepakati. Sedangkan pembelian secara kredit adalah
pembelian yang dilakukan lebih dari satu kali transaksi, pada
transaksi pertama pembeli memberikan sejumlah uang sebagai
uang muka dan penjual memberikan barang yang dibeli dengan
catatan akan terjadi pembayaran kedua, ketiga dan seterusnya
sesuai kesepakatan.

2). Peminjaman
Untuk
organisasi

memenuhi
tidak

kebutuhan

harus

logistik

melakukan

yang
usaha

dibutuhkan,
pembelian.

Organisasi/perusahaan juga dapat mengadakan barang-barang
yang dibutuhkan dengan cara meminjam. Menurut (Dwiantara dan
Sumarto, 2004) meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan
logistik

yang

diperoleh

dari

pihak

lain

dengan

cara

tanpa

memberikan kontra prestasi (imbalan) dalam bentuk apapun.
Pemenuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk
memenuhi kebutuhan logistik yang sifatnya sementara dan harus
mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
Secara sederhana, pinjaman dapat diartikan sebagai barang
atau

jasa

yang

menjadi

kewajiban

pihak

yang

satu

untuk

dibayarkan kepada pihak lain sesuai dengan perjanjian tertulis
ataupun lisan, yang dinyatakan atau diimplikasikan serta wajib
dibayarkan kembali dalam jangka waktu tertentu. Dalam konteks
meminjam barang, barang yang dipinjam itu pada saatnya harus
dikembalikan

sesuai

dengan

kesepakatan.

Meminjam

berarti

memakai barang (uang dan sebagainya) orang lain untuk waktu
tertentu (kalau sudah sampai waktunya harus dikembalikan).
Dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata bab XII Bagian 1
dijelaskan

bahwa pinjam pakai adalah suatu perjanjian dalam

mana pihak yang satu menyerahkan suatu barang untuk dipakai
dengan cuma-cuma kepada pihak lain, dengan syarat bahwa pihak
yang menerima barang itu setelah memakainya atau setelah lewat
waktu yang ditentukan, akan mengembalikan barang itu. Orang
yang meminjamkan itu tetap menjadi pemilik mutlak barang yang
dipinjamkan

itu.

mengusahakan

Disinilah

pemenuhan

pentingnya

bagi

barang-barang

organisasi

logistik

secara

pembelian agar tidak tergantung pada pihak lain.

3).

Menyewa
Menyewa berarti melakukan pinjaman kepada pihak lain

dengan

memberikan

perjanjian/kesepakatan

imbalan
kedua

(kontraprestasi)
belah

pihak.

sesuai

dengan

Sebagaimana

pemenuhan logistik dengan cara pinjaman, pemenuhan barang
dengan cara menyewa juga hendaknya hanya dilakukan oleh unit
logistik untuk barang-barang yang tidak terlalu vital dan sifatnya
sementara. Sedapat mungkin organisasi mengupayakan tanpa
melalui sewa menyewa.
Menurut

Pasal

1548

KUH

Perdata

menyebutkan

bahwa:

perjanjian sewa-menyewa adalah suatu perjanjian, dengan mana
pihak yang satu mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada
pihak yang lainya kenikmatan dari suatu barang, selama waktu
tertentu dan dengan pembayaran suatu harga, yang oleh pihak
tersebut belakangan telah disanggupi pembayaranya. Sedangkan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia sewa berarti pemakaian
sesuatu dengan membayar uang sewa dan menyewa berarti
memakai dengan membayar uang sewa.
Jika terpaksa harus melakukan penyewaan barang maka
organisasi/ perusahaan harus memperhatikan benar-benar resiko
yang mungkin ditimbulkan. Resiko ini dimaknai sebagai kewajiban
untuk memikul kerugian yang disebabkan oleh suatu peristiwa
yang terjadi diluar kesalahan salah satu pihak, yang menimpa
barang

yang

menjadi

obyek

dari

suatu

perjanjian.

Risiko

merupakan suatu akibat dari suatu keadaan yang memaksa
(Overmacht)

sedangkan

ganti

rugi

merupakan

akibat

dari

wanprestasi.
Pembebanan risiko terhadap obyek sewa didasarkan terjadinya
suatu

peristiwa

diluar

dari

kesalahan

para

pihak

yang

menyebabkan musnahnya barang/ obyek sewa. Musnahnya barang
yang menjadi obyek perjajian sewa-menyewa dapat dibagi menjadi
dua macam yaitu :


Musnah secara total (seluruhnya). Jika barang yang menjadi
oyek perjanjian sewa-menyewa musnah yang diakibatkan oleh
peristiwa di luar kesalahan para pihak maka perjanjian tersebut
gugur demi hukum. Pengertian musnah disini berarti barang

yang menjadi obyek perjanjian sewa-menyewa tidak lagi bisa
digunakan sebagai mana mestinya, meskipun terdaat sisa atau
bagian

kecil

dari

barang

tersebut

masih

ada.

Ketentuan tersebut diatur di dalam pasal 1553 KUH Perdata
yang menyatakan jika musnahnya barang terjadi selama sewamenyewa berangsung yang diakibatkan oleh suatu keadaan
yang

diakibatkan

oleh

suatu

keadaan

yang

tidak

bisa

dipertanggung jawabkan pada salah satu pihak maka perjanjian
sewa-menyewa dengan sendirinya batal.


Musnah sebagian. Barang yang menjadi obyek perjanjian sewamenyewa disebut musnah sebagian apabila barang tersebut
masih dapat di gunakan dan dinikmati kegunaanya walaupun
bagian dari barang tersebut telah musnah. Jika obyek perjanjian
sewa-menyewa musnah sebagian maka penyewa mempunyai
pilihan, yaitu: (a) Meneruskan perjanjian sewa-menyewa dengan
meminta pengurangan harga sewa, (b) Meminta pembatalan
perjanjian sewa-menyewa.
Pasal 1560, 1564, dan 1583 KUH Perdata menentukan bahwa

pihak penyewa memiliki kewajiban-kewajiban, yaitu:
 Memakai barang yang disewa sebagai bapak rumah yang baik,
sesuai dengan tujuan yang diberikan pada barang itu menurut
perjanjian sewanya, atau jika tidak ada perjanjian mengenai itu,
menurut tujuan yang dipersangkakan berhubungan dengan
keadaan.
 Membayar

harga

sewa

pada

waktu-waktu

yang

telah

ditentukan.
 Menanggung segala kerusakan yang terjadi selama sewamenyewa, kecuali jika penyewa dapat membuktikan bahwa
kerusakan tersebut terjadi bukan karena kesalahan si penyewa.
 Mengadakan perbaikan-perbaikan kecil dan sehari-hari sesuai
dengan isi perjanjian sewa-menyewa dan adat kebiasaan
setempat.

4).

Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan salah satu upaya pemenuhan

kebutuhan logistik dengan cara membuat barang-barang yang
dibutuhkan. Pembuatan barang-barang kebutuhan logistik ini harus
benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan organisasi baik dari sisi
waktu maupun kualitas barang. Pemilihan cara ini juga harus
mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya dan jangan
sampai mengorbankan usaha-usaha pokok organisasi/perusahaan.

5).

Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik

dengan jalan menukarkan barang yang dimiliki dengan barang
yang

dimiliki

oleh

organisasi/perusahaan.

pihak

lain

Pemilihan

yang
metode/

dibutuhkan
cara

ini

oleh
harus

mempertimbangkan faktor saling menguntungkan di antara kedua
belah pihak dan barang yang dipertukarkan harus merupakan
barang yang sifatnya kelebihan/ berlebihan yang dipandang tidak
memiliki daya guna untuk perusahaan. Cara ini cukup efektif dalam
rangka untuk meningkatkan efektifitas barang-barang yang dimiliki
oleh organisasi/ perusahaan. Barang-barang yang berlebih menjadi
tidak mubazir karena tidak terpakai tetapi dapat ditukar dengan
barang lain yang lebih berguna.

6). Substitusi
Pengadaan barang melalui cara substitusi adalah penggantian
barang-barang yang dibutuhkan dengan barang-barang lain yang
sejenis yang dapat menggantikan fungsi barang yang dibutuhkan
secara baik dan cocok. Dengan cara ini, barang yang dibutuhkan
tidak harus sama persis dengan permintaan unit kerja tetapi tetap
dapat dimanfaatkan tanpa mengurangi kinerja unit kerja. Susbtitusi
ini sebaiknya dilakukan jika barang yang dibutuhkan benar-benar

tidak tersedia di pasaran, dan tidak bisa diusahakan baik dengan
cara sewa, pinjam maupun dibuat sendiri.

7). Pemberian/ hadiah
Meski jarang terjadi, tetapi pengadaan barang melalui proses
pemberian (hibah) atau hadiah tetap bisa menjadi salah satu
alternatif. Hibah/ pemberian barang ini diberikan oleh pihak lain
tanpa

adanya

ikatan

yang

dapat

merugikan

organisasi/

perusahaan. Oleh sebab itu sebelum menerima hibah/ pemberian
unit logistik harus benar-benar mengkaji dampak-dampak yang
tidak diinginkan di kemudian hari.

8).

Perbaikan/ rekondisi
Dalam rangka meningkatkan efisiensi penggunaan barang-

barang yang ada di organisasi maka unit logistik hendaknya
memiliki tenaga terampil yang dapat melakukan usaha-usaha
(repair)

perbaikan
mengalami

terhadap

kerusakan,

barang-barang

terutama

kerusakan

logistik
ringan.

yang
Namun

demikian, unit logistik tetap harus mempertimbangkan untuk
mengadakan barang yang baru jika tingkat kerusakan barang yang
ada sudah parah. Jika kerusakan telah cukup parah dan tetap
dipaksakan untuk direkondisi, dikhawatirkan biaya perawatannya
akan lebih mahal dibandingkan dengan mengadakan barang yang
baru.
Unit

logistik

dapat

menggunakan

berbagai

cara

yang

disebutkan diatas baik secara sendiri-sendiri maupun secara
bersama-sama. Bisa jadi pada saat pengadaan barang digunakan
metode pembelian, sewa, peminjaman, substitusi dan sebagainya.
Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan dan kondisi keuangan
organisasi/ perusahaan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa
tidak ada cara yang paling baik dibandingkan dengan cara yang
lain.

E. SISTEM PENGADAAN LOGISTIK
Ada dua sistem pengadaan logistik yakni sistem sentralisasi
dan sistem desentralisasi. Namun karena kedua sistem ini memiliki
kelebihan dan kekurangannya masing-masing, maka kemudian
dikembangkan sistem campuran, yakni campuran antara sistem
sentralisasi dan sistem desentralisasi.
Menurut Dwinantara dan Sumarto (2004) yang dimaksud
dengan sistem pengadaan barang secara sentralisasi adalah
pengadaan barang-barang logistik yang dilakukan oleh satu unit
logistik yang diberikan kewenangan untuk mengadakan barangbarang kebutuhan semua unit-unit kerja dalam suatu organisasi.
Unit logistik inilah satu-satunya unit kerja yang mengadakan
kebutuhan logistik organisasi. Semua unit kerja mengajukan
barang-barang kebutuhannya kepada unit logistik ini.
Beberapa kelebihan sistem sentralisasi ini adalah sebagai
berikut: (1) dapat mengurangi harga per satuan karena umumnya
melalui sistem sentralisasi ini pengadaan/ pembelian barang
dilakukan dalam partai besar sehingga bisa mendapatkan potongan
harga dari supplier (pemasok); (2) dapat mengurangi biaya
tambahan (overhead cost), sehingga akan meningkatkan efisiensi;
(3) dapat mendukung program standarisasi dan sistem pertukaran
logistik antar bagian. Sedangkan kekurangan sistem sentralisasi
diantaranya: (a) kebutuhan yang mendesak dari unit kerja tertentu
tidak dapat dipenuhi secara cepat karena unit logistik (bagian
pembelian) harus menunggu daftar pembelian barang-barang dari
berbagai unit kerja yang ada; (b) dikhawatirkan pemenuhan
permintaan kebutuhan logistik pada unit-unit pengguna tidak
sesuai dengan kebutuhan, terutama menyangkut spesifikasi barang
yang dibutuhkan dan waktu. Hal ini dikarenakan unit logistik tidak
mengetahui sepenuhnya kebutuhan unit kerja tersebut. Bisa jadi

hal-hal yang dianggap sepele oleh unit logistik justru menjadi
sangat penting bagi unit kerja yang bersangkutan.
Sistem

desentralisasi

pengadaan

barang

adalah

adanya

pemberian kewenangan kepada masing-masing unit kerja untuk
menyusun daftar kebutuhan barang dan sekaligus melakukan
proses pengadaan secara mandiri. Dengan demikian maka masingmasing unit kerja harus memiliki semacam unit logistik di dalam
organisasinya.

Kondisi

semacam

ini

mengakibatkan

terlalu

banyaknya personil yang mengurusi masalah pengadaan barang
dalam suatu organisasi. Jika setiap organisasi memiliki 5 bagian/
unit kerja, maka setidaknya ada 5 orang yang kerjanya berurusan
dengan masalah logistik. Tentu saja sistem desentralisasi ini juga
memiliki kelebihan dan kekurangan.
Beberapa

kelebihan

sistem

desentralisasi

ini

menurut

Dwinantara dan Sumarto (2004) adalah sebagai berikut: (1)
kebutuhan logistik masing-masing unit kerja dapat dipenuhi secara
cepat

sesuai;

(2)

spesifikasi

barang

logistik

sesuai

dengan

kebutuhan unit kerja yang bersangkutan: (3) dapat meminimalisasi
barang-barang yang tidak terpakai (mubadzir) karena barangbarang yang dibeli/ diadakan dapat dimanfaatkan semuanya oleh
unit-unit kerja. Sedangkan kekurangan sistem desentralisasi ini
adalah sebagai berikut: (a) adanya kecenderungan masing-masing
unit kerja untuk memiliki barang-barang baru dan mahal harganya,
padahal barang-barang yang ada masih dapat digunakan untuk
menjalankan roda organisasi; (b) tidak ada standarisasi barang,
sebab untuk barang yang sama masing-masing unit kerja dapat
membeli merk dan spesifikasi barang yang berbeda-beda; (c) biaya
per satuan barang menjadi relatif lebih mahal karena masingmasing unit kerja dapat membeli secara satuan ke berbagai
pemasok/ toko; (d) munculnya biaya tambahan ( overhead cost)
yang relatif lebih besar karena melibatkan banyak pihak. Misalnya

saja biaya transportasi, biaya pegawai, biaya pergudangan, biaya
administrasi, dan sebagainya.
Atas dasar adanya ketidak sempurnaan kedua sistem tersebut,
maka

dikembangkanlah

sistem

campuran

(sentralisasi-

desentralisasi) sebagai upaya untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi pengadaan barang dan menghilangkan masalah-masalah
pengadaan barang. Dapat dikatakan bahwa sistem campuran ini
merupakan

suatu

mengombinasikan
desentralisasi.

cara
antara

Yang

ingin

pengadaan
sistem
dicapai

barang

sentralisasi
dari

sistem

dengan

dan

sistem

ini

adalah

terpenuhinya spesifikasi barang setiap unit kerja secara tepat dan
cepat berdasarkan standar barang organisasi disatu sisi dan
mengurangi biaya-biaya overhead cost disisi lain. Salah satu yang
dilakukan oleh sistem ini adalah, jika pembelian barang sejenis
jumlahnya banyak dan dibutuhkan oleh banyak unit kerja, maka
pengadaannya dilakukan secara sentralisasi, namun jika barang
yang dibutuhkan oleh unit kerja sifatnya khusus, sifatnya mendesak
dan jumlahnya sedikit maka digunakan sistem desentralisasi.
F. PRINSIP PENGADAAN BARANG
Pengadaan barang logistik bagi organisasi/ perusahaan harus
dilakukan dengan perhitungan dan pertimbangan matang. Hal ini
dilakukan untuk menghindari berbagai kerugian yang mungkin
dapat ditanggung oleh organisasi secara keseluruhan dan pada
akhirnya justru akan menggangu kinerja unit-unit kerja yang ada.
Oleh sebab itu agar pengadaan barang logistik tidak menimbulkan
masalah bagi organisasi, perlu memperhatikan prinsi pengadaan
barang sebagai berikut;
1) Mempertahankan kualitas material.
2) Membeli material dengan harga termurah dan kualitas serta
service yang dibutuhkan.
3) Optimasi persediaan.

4) Menghindari waste, duplikasi dan obsolescene.
5) Mempertahankan posisi kompetitif perusahaan.
6) Ketersediaan terjamin dan biaya pengadaan efisien.
7) Mencari material baru yang memungkinkan dilakukan
peningkatan efisiensi dan produktifitas perusahaan.
G. PEMILIHAN PEMASOK (SUPPLIER)
Pemasok merupakan pihak yang sangat penting perannya
dalam proses

pengadaan

barang.

Unit

logistik

harus

dapat

membangun kerjasama yang baik dengan berbagai pemasok
sehingga dapat mempermudah proses pengadaan barang. Jika unit
logistik harus menolak pemasok tertentu, maka penolakan itu
harus

dilakukan

secara

baik

dan

bijaksana

sehingga

tidak

menyakitkan bagi pemasok tersebut. Mungkin saja saat ini
pemasok

tersebut

tidak

dapat

kita

jadikan

partner

dalam

pengadaan barang, namun siapa tahu pada masa yang akan
datang dia justru menjadi satu-satunya pemasok yang ada atas
barang logistik yang kita butuhkan. Oleh karena itu sebelum
memutuskan untuk bekerjasama dengan pemasok unit logistik ada
baiknya mempertimbangkan dan memperhatikan pemasok seperti
apa yang benar-benar dapat bekerjasama.
Untuk mengetahui bagaimana profil pemasok yang ada, maka
kita dapat mencari informasi pemasok-pemasok barang yang ada
dari berbagai sumber yakni:
•

Pengalaman perusahaan sendiri

•

Salesman

•

Katalog

•

Direktori Perdagangan

•

Jurnal dagang

•

Pameran

•

Halaman kuning (Yellow Pages)

•

Permintaan penawaran

•

Konsultan

•

Internet
Untuk memilih pemasok mana yang akan dihubungi untuk

diajak bekerja sama, maka perlu mempertimbangkan hal-hal
berikut ini:
•

Pertimbangan ekonomis

•

Pertimbangan teknis

•

Sumber pembiayaan

•

Peraturan pemerintah

•

Pertimbangan sosial politik

•

Green Purchasing
Setelah kita menemukan pemasok yang cocok maka kita

persiapkan bahan-bahan sebagai informasi pemasok yang akan
dibicarakan. Unit logistik tidak seharusnya menemui pemasok
tanpa memiliki informasi-informasi berikut ini sebagai bahan untuk
bernegoisasi.
•

Waktu penyerahan (kecepatan, kehandalan & fleksibilitas)

•

Jumlah pengiriman minimum

•

Mutu

•

Biaya pengangkutan

•

Persyaratan pembayaran

•

Koordinasi

•

Pajak dan nilai tukar

•

Kelangsungan hidup

•

Safety
Personil yang ditugaskan oleh unit logistik untuk melakukan

negosiasi

dengan

kemampuan

pemasok

komunikasi

baik

haruslah
dan

orang

terlatih

yang

untuk

memiliki

melakukan

negosiasi dan diplomasi sehingga hasil negosiasi menguntungkan
perusahaan baik secara ekonomis maupun politis. Organisasi/
perusahaan hendaknya memiliki orang-orang di bagian logistik
yang handal untuk bernegosiasi.

H. METODE PEMILIHAN PEMASOK
Berikut ini adalah beberapa metode yang dapat digunakan
untuk memilih pemasok yang tepat untuk dapat memenuhi barangbarang kebutuhan organisasi:
–

Tender/Lelang

–

Dunn ranking

–

Delphi

–

The law of comparative judgment

–

AHP (Analytical Hierarchy Process)

I.

PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH
Pemerintah sebagai suatu entitas/organisasi yang memiliki

banyak

kebutuhan

akan

barang

dan

jasa,

juga

sangat

berkepentingan terhadap masalah pengadaan barang logistik.
Pengadaan barang dan jasa pemerintah ini diatur dalam Peraturan
Presiden

Republik

Indonesia

Nomor

54Tahun

2010

tentang

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres No.54/2010).
Perpres No. 54/2010, Bab III, pasal 8, ayat (1) menyatakan
bahwa Pengguna Anggaran (PA) memiliki tugas dan kewenangan
menetapkan Rencana Umum Pengadaan

dan

mengumumkan

secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di website
K/L/D/I, pasal 11 ayat (1) bahwa PPK menetapkan rencana
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, serta pasal 17 ayat (2)
bahwa

ULP/Pejabat

Pengadaan

menyusun

rencana

pemilihan

Penyedia Barang/Jasa dan menetapkan Dokumen Pengadaan.
Pengertian

dan

istilah

penting

yang

digunakan

dalam

Pedoman Umum Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa ini, selain
yang tertera
berikut:

di dalam

Perpres No.

54/2010, adalah sebagai

1. Satuan kerja adalah bagian dari suatu unit organisasi
pada

Kementerian Negara/Lembaga yang melaksanakan

satu atau beberapa kegiatan dari suatu program
2. Satuan

Kerja

Perangkat

Daerah

yang

selanjutnya

disingkat SKPD adalah perangkat daerah pada pemerintah
daerah selaku pengguna anggaran/pengguna barang.
3. Rencana

Kerja

dan

Anggaran

Kementerian/Lembaga, yang selanjutnya disingkat RKAK/L,

adalah

dokumen

Kementerian/Lembaga

rencana

yang

keuangan

disusun

tahunan

menurut

Bagian

Anggaran Kementerian/Lembaga.
4. Rencana Kerja dan Anggaran SKPD, yang selanjutnya
disingkat RKA-SKPD, adalah dokumen perencana