PA : Peranan Resepsionis dan Sekretaris Divisi Consumer Service Timur II PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. Surabaya.

DIVISI CONSUMER SERVICE TIMUR II

PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk. SURABAYA

PROYEK AKHIR

Nama : KARTIKA OKTA MAULINA

NIM : 09.39015.0010 Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

iv

Sekretaris memegang peranan penting dalam sebuah perusahaan ataupun sebuah instansi pemerintah untuk menangani tugas-tugas yang berhubungan dengan administrative dan juga sebagai citra perusahaan. Laporan Proyek Akhir ini bertujuan untuk mengetahui dan memahami Peranan Resepsionis dan Sekretaris dalam Menunjang Kinerja Pimpianan pada PT Telekomunikasi Divisi Consumer

Service II Timur Surabaya yang meliputi bagaimana prosedural resepsionis

menangani tamu serta bagaimana peranan sekretaris PT Telekomunikasi Tbk DCS II Timur Surabaya dalam membantu kelancaran kerja pimpinan. Metode yang digunakan adalah observasi, interview dan studi literature selama 3 bulan. Berdasarkan observasi, interview dan studi literature didapatkan bahwa peranan resepsionis dan sekretaris Divisi Consumer Services II Timur PT Telkom Surabaya meliputi prosedural penanganan tamu, penanganan rapat, pendisposisian surat, pengaturan perjalanan dinas pimpinan serta menjamu tamu perusahaan sudah berjalan dengan cukup baik.

Kata kunci : Resepsionis, Sekretaris, Penanganan Rapat, Pendisposisian Surat, Pengaturan Perjalanan Dinas, Menjamu Tamu.

ix

Halaman

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan Penulisan ... 3

1.4.1 Tujuan Umum ... 3

1.4.2 Tujuan Khusus ... 3

1.5 Manfaat Proyek Akhir ... 4

1.5.1 Bagi STIKOM ... 4

1.5.2 Bagi PT TELKOM INDONESIA Tbk... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

x

2.1.1 Lokasi Perusahaan... 8

2.1.2 Struktur Organisasi Divisi Consumer Service II Timur ... 9

2.1.3 Logo PT Telekomunikasi Tbk ... 11

2.2 Gambaran Umum Sekretariat PT Telekomunikasi DCS Timur II Surabaya ... 13

BAB III LANDASAN TEORI ... 15

3.1 Resepsionis ... 15

3.1.1 Pengertian Tamu ... 16

3.1.2 Pengetahuan Komunikasi ... 17

3.2 Pengertian Sekretaris ... 18

3.2.1 Tugas Sekretaris ... 18

3.3 Microsoft Access ... 28

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 30

4.1 Peranan Resepsionis PT Telekomunikasi Tbk, Divisi Consumer Service II Surabaya ... 31

4.1.1 Prosedural Resepsionis dalam Menangani Tamu ... 32

4.2 Peranan Sekretaris PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer Service II Timur Surabaya ... 47

4.2.1 Persiapan Rapat ... 48

4.2.2 Prosedur Pendisposisian Surat Masuk Pada Sekretariat PT Telkom DCS Timur ... 55

4.2.3 Menangani Perjalanan Dinas ... 64

4.2.4 Etiket Jamuan Makan/Table manners ... 69

xi

5.2 Saran ... 81 DAFTAR PUSTAKA ... 83 LAMPIRAN ... 83

xii

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Divisi Consumer Service II Timur Surabaya ... 9

Gambar 2.2 Gambar PT Telekomunikasi Tbk ... 11

Gambar 3.1 Peletakan alat makan ... 28

Gambar 3.2 Tampilan Microsoft Access 2007 ... 29

Gambar 4.1 Ruang Resepsionis PT Telkom DCS II Timur ... 32

Gambar 4.2 Tampilan shortcut software visitor system... 34

Gambar 4.3 Menu transaksi tamu ... 34

Gambar 4.4 Alat untuk melakukan finger print ... 35

Gambar 4.5 Pengisian Tujuan departemen ... 36

Gambar 4.6 Pengisian identitas tamu ... 37

Gambar 4.7 Pengisian nomor identitas ... 37

Gambar 4.8 Nomor visitor ... 38

Gambar 4.9 Kamera ... 38

Gambar 4.10 Menyimpan foto ... 39

Gambar 4.11 Telkom guest book ... 39

Gambar 4.12 Kartu visitor... 41

Gambar 4.13 Tampilan portal divre 5 ... 42

Gambar 4.14 Ruang sekretaris PT Telkom DCS II Timur Surabaya ... 47

Gambar 4.15 Lembar nota dinas ... 51

Gambar 4.16 Lembar kedua nota dinas... 52

xiii

Gambar 4.20 Contoh surat masuk ... 61

Gambar 4.21 Jenis surat pada lembar disposisi ... 62

Gambar 4.22 Tanggal pada lembar disposisi ... 63

Gambar 4.23 Pengisian tujuan dan keterangan lembar disposisi ... 64

Gambar 4.24 Katalog pemesanan tiket pesawat online ... 66

Gambar 4.25 Guarantee Letter ... 68

Gambar 4.26 Ruang Caffetaria ... 70

Gambar 4.27 Peletakkan peralatan makan ... 72

Gambar 4.28 Peletakkan peralatan makan ... 73

Gambar 4.29 Tata meja makan tamu secara buffet ... 74

Gambar 4.30 Contoh appetizer ... 75

Gambar 4.31 Contoh main course ... 76

Gambar 4.32 Contoh dessert ... 77

Gambar 4.33 Cara memegang gelas... 79

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Departemen masing-masing lantai ... 41

Tabel 4.2 Tabel daftar hadir rapat ... 54

Tabel 4.3 Lembar disposisi EGM PT Telkom DCS II Timur Surabaya ... 57

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Biodata Penulis ... 83

Lampiran 2 Log harian dan catatan perubahan acuan kerja ... 84

Lampiran 3 Daftar kehadiran kerja praktek ... 88

Lampiran 4 Kartu bimbingan kerja praktek ... 91

Lampiran 5 Surat persetujuan permohonan kerja praktek ... 92

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kemajuan ilmu pengetahuan teknologi di era globalisasi menutut orang– orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperluas wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan dalam rangka bersaing dengan tenaga–tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar negeri.

Sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah perusahaan karena tugas rutin seorang sekretaris adalah membantu memperlancar berbagai aspek administratif kantor yang meliputi korespondensi, pengarsipan, pengaturan jadwal, dan berbagai pekerjaan lain yang mendukung kinerja pimpinan perusahaan.

Selain mengerjakan tugas rutin, sektretaris juga memiliki tugas sebagai seorang resepsionis. Dalam memenuhi kewajiban sebagai resepsionis, ada beberapa hal yang menjadi tugas sekretaris yakni menerima dan menjawab telepon, menerima tamu yang bertemu dengan pimpinan, dan mencatat janji-janji untuk pimpinan.

Kemampuan menggunakan komputer adalah syarat mutlak untuk menjadi sekretaris, karena mayoritas pekerjaan kesekretariatan menggunakan media komputer. Microsoft office merupakan salah satu program aplikasi komputer yang dirancang untuk menyelesaikan pekerjaan administratif sekretaris

sehari-hari agar lebih efisien dan efektif. Dengan program ini semua tugas-tugas kreatif sekretaris akan dengan mudah dapat dikerjakan.

Pemanfaatan teknologi informasi (TI) di berbagai jenis perusahaan tidak bisa terhindarkan lagi. Proses otomatisasi dan komputerisasi telah dilakukan secara terintegrasi dan menyeluruh dalam lingkungan perusahaan. Karena tidak mungkin perusahaan berjalan mundur, penerapan teknologi akan berjalan terus sesuai dengan perencanaan besar sebelumnya. Penerapan teknologi mulai dari surat menyurat, hingga komputerisasi sistem informasi administrasi dan kesekretariatan terus dilakukan. Oleh karena itu, sekretaris harus mempersiapkan diri untuk memasuki era teknologi informasi agar tidak kalah saing dengan perusahaan asing, demi kemajuan perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang, perumusan masalah yang diangkat dalam laporan proyek akhir ini sebagai berikut:

1. Bagaimana prosedural resepsionis dalam menangani tamu di PT Telekomunikasi Tbk DCS II Timur Surabaya?

2. Bagaimana peranan sekretaris PT Telekomunikasi Tbk DCS II Timur Surabaya dalam membantu kelancaran kerja pimpinan?

1.3 Batasan Masalah

Agar lebih terfokus dan memberikan penjelasan yang detail mengenai permasalahan yang diangkat, laporan Proyek Akhir ini membatasi pembahasan pada:

1. Resepsionis dalam menerima tamu di PT Telekomunikasi Tbk pada bagian Divisi Consumer Service II Timur Surabaya

2. Peranan sekretaris PT Telekomunikasi Tbk pada bagian Divisi Consumer

Service II Timur Surabaya yang meliputi:

a. Persiapan rapat

b. Pendisposisian surat masuk

c. Pengaturan perjalanan dinas pimpinan d. Jamuan makan

1.4 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari pelaksanaan proyek akhir yang ditempuh oleh penulis selama 3 bulan hingga penulisan laporan proyek akhir adalah sebagai berikut:

1.4.1 Tujuan Umum

a. Mempraktekkan dan mengaplikasikan ilmu yang didapat selama masa kuliah ke dalam dunia kerja.

b. Mengasah cara berinteraksi dan bersosialisasi dengan rekan kerja dalam satu perusahaan.

c. Melatih kemampuan bekerja sama dan disiplin waktu serta kemampuan untuk melaksanakan tugas dengan baik.

1.4.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui prosedural pelayanan tamu pada Bagian Divisi Consumer Service II Timur Surabaya.

2. Memberikan gambaran mengenai peranan sekretaris pada Bagian Divisi

a. Persiapan rapat

b. Pendisposisian surat masuk c. Perjalanan dinas pimpinan d. Jamuan makan

1.5 Manfaat Proyek Akhir

Proyek akhir ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi pengembangan ilmu pengetahuan mengenai peranan sekretaris terutama bagi mahasiswa DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan. Secara lebih khusus, manfaat yang diharapkan:

1.5.1 Bagi STIKOM

Hasil laporan proyek akhir ini dapat menambah perbendaharaan referensi bagi mahasiswa DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan dan bermanfaat bagi mahasiswa program studi lain dalam memperkaya wawasan dan pengetahuan.

1.5.2 Bagi PT TELKOM INDONESIA Tbk.

Memberikan masukan untuk memperhatikan pelayanan yang diberikan terhadap tamu dan lebih meningkatkan peranan sekretaris serta laporan ini dapat dijadikan sebagai bahan referensi bagi perusahaan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk lebih mudah dalam memahami isi Laporan Proyek Akhir ini, maka sistematika penulisan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, lokasi dan pengumpulan data dan sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM

Bab ini membahas gambaran umum tentang sejarah, lokasi perusahaan, struktur organisasi serta logo PT TELEKOMUNIKASI Tbk Divisi

Counsumer Service II Timur Surabaya.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang resepsionis dan rincian tugas sekretaris sehingga dapat disunakan sebagai referensi dalam penyusunan proyek akhir ini.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang metode–metode yang digunakan dalam pengambilan dan pencarian data serta hasil yang diperoleh serta analisa dan pembahasannya.

BAB VI PENUTUP

Bab penutup ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diajukan penulis kepada Sekretaris Divisi Consumer Service II pada PT Telekomunikasi Tbk, sebagai bahan perbandingan dan juga diperuntukkan bagi semua peserta proyek akhir yang akan datang sebagai bahan pembelajaran.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum PT Telekomunikasi Indonesia Tbk,

Cikal bakal TELKOM adalah suatu badan usaha bernama Post-en

Telegraafdienst yang didirikan dengan Staatsblad No.52 tahun 1884.

Penyelenggaraan telekomunikasi di Hindia Belanda pada waktu itu mulanya diselenggarakan oleh swasta. Bahkan sampai tahun 105 tercatat 38 perusahaan telekomunikasi, yang pada tahun 1906 diambil alih oleh pemerintah Hindia Belanda berdasarkan Staatblad No. 395 tahun 1906. Sejak itu berdirilah Post,

Telegraaf en Telefoondients atau disebut PTT Dients. PTT Dients ditetapkan

sebagai perusahaan Negara berdasarkan Staatblad No. 419 tahun 1927 tentang Indonesia Bedrijvenment (I.B.W., Undang – Undang Perusahaan Negara).

Jawatan PTT ini berlangsung sampai dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Pengganti Undan–Undang (Perpu) No.19 tahun 1960 oleh Pemerintah Republik Indonesia, tentang persyaratan suatu Perusahaan Negara dan PTT Dients memenuhi syarat untuk tetap menjadi suatu Perusahaan Negara (PN). Kemudian berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 240 tahun 1961, tentang Pendirian perusahaan Negara Pos dan Telekomuniksi disebutkan, bahwa Perusahaan Negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 21.B.W. dilebur kedalam Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN. Pos dan Telekomunikasi).

Dalam perkembangan selanjutnya pemerintah memandang pelu untuk membagi PN Pas dan telekomunikasi menjadi dua Perusahaan Negara berdiri sendiri.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965, mka berdirilah perusahaan Negara Pos dan Giro (PN. Pos dan Giro) dan pendirian Perusahaan Negara Telekomunikasi (PN. Telekomunikasi) diatur dalam peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965.

Bentuk PN ini pun dikembangkan menjadi Perusahaan Umum (PERUM) Telekomunikasi melalui Peraturan Pemerintah No. 36 tahun 1974. Dalam peraturan tersebut dinyatakan pula Perusahaan Umum.

Telekomunikasi (PERUMTEL) sebagai badan usaha tunggal penyelenggara jasa telekomunikasi dalam negeri maupun luar negeri. Tentang hubungan telekomunikasi luar negeri pada saat itu juga diselenggarakan oleh PT. Indonesia Satellite Corporation (Indosat) yang masih besetatus perusahaan asing, yakni dari Amerika Cable & Radio Corporation, didirikan berdasarkan peraturan perundangan Negara bagian Delaware, Amerika Serikat.

Seluruh saham PT. Indosat dengan modal asing ini pada akhir tahun 1980 dibeli oleh Negara Republik Indonesia dari American Cable & Radio

Corporation.

Dalam rangka meningkatkan pelayanan jasa telekomunikasi untuk umum, pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 53 tahun 1980 tentang telekomunikasi untuk umum yang isinya tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No. 22 tahun 1974. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1980, PERUTEL ditetapkan sebagai badan usaha penyelenggara telekomunikasi untuk umum Internasional.

Memasuki Repelita V pemerintah merasakan perlunya percepatan pembangunan telekomunikasi, karena sebagai infrastruktur diharapkan dapat memacu pembangunan sector lainnya.

Selain hal tersebut penyelenggaraan telekomunikasi membutuhkan manajemen yang lebih professional, oleh sebab itu perlu meningkatkan bentuk perusahaan. Untuk itu berdasarkan Peraturan Pemerintah No.25 tahun 1991, maka bentuk Perusahaan Umum (PERUM) dialihkan menjadi Perusahaan Perseroan (Persero), sebagaimana dimaksud dalam Undang–Undang No. 9 tahun 1968. Sejak itu berdirilah Perusahaan Perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia atau TELEKOM.

2.1.1 Lokasi Perusahaan

Lokasi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Consumer Service II di Jalan Ketintang No. 156 Surabaya.

2.1.2 Struktur Organisasi Divisi Consumer Service II Timur

Organisasi Divisi Consumer Service Terdiri atas: (1) Pimpinan Divisi Consumer Service, yaitu:

a. Executive General Manager Divisi Consumer Service.

b. Deputy Executive General Manager Divisi Consumer Service.

(2) Penyelenggara operasi layanan bisnis FWL segmen retail terdiri dari dua Divisi Consumer Service, yaitu:

a. Divisi Consumer Service Barat b. Divisi Consumer Service Timur

(3) Penyelenggara operasi layanan Divisi Consumer Service terdiri dari tujuh Unit

Consumer Service Regional dengan pembagian sebagai berikut:

a. Divisi Consumer Service Barat mencakup: 1. Unit Consumer Service Regional I Sumatera

2. Unit Consumer Service Regional II JABODETABEK 3. Unit Consumer Service Regional III Jawa Barat & Banten b. Divisi Consemer Service Timur mencakup:

1. Unit Consumer Service Regional IV Jawa Tengah & DIY 2. Unit Consumer Service Regional V Jawa Timur

3. Unit Consumer Service Regional VI Kalimantan

4. Unit Consumer Service Regional VII Kawasan Timur Indonesia (4) Penyelenggara pengelolaan fungsi technostructure, operation support dan

management support masing–masing Divisi Consumer Service sebagai berikut:

a. Bidang Planning & Quality of Service b. Bidang Customer Care

c. Bidang Commerce

d. Bidang General Support

2.1.3 Logo PT Telekomunikasi Tbk

Keterangan:

1. Expertise

Lingkaran merupakan symbol kelengkapan dari product dan service dalam time.

2. Empowering

Tangan yang meraih kelur mencerminkan pertumbuhan dan expansi keluar.

3. Assured

Jemari mencerminkan kecermatan perhatian, serta kepercayaan dan hubungan erat.

4. Progressive

Kombinasi tangan dan lingkaran menjadi symbol matahari terbit, symbol perubahan dan awal yang baru.

5. Heart

Telapak tangan secara universal bisa diartikan untuk menceritakan kehidupan seseorang sebagai symbol pencapaian dan untuk penggapaian masa depan. 6. Penulisan karakter dengan tipe huruf dengan sudut yang bulat, disertai

kombinasi huruf besar dan kecil mencerminkan suatu keseimbangan yang natural. Penggunaan huruf kecil juga merupakan upaya untuk lebih akrab dan bersahabat.

7. Expert Blue

Melambangkan pengalaman dan keahlian yang tinggi.

8. Vital Yellow

Merupakan elemen atraktif yang hangat, mengundang dan dinamis. Warna vital yellow juga menyeimbngkan expert blue.

9. Infinite Sky Blue

Mencerminkan inofasi dan peluang tak terhingga untuk masa depan.

Seperti yang diketahui, Telkom melakukan perubahan dikarenakan harus menyesuaikan dengan kondisi lingkungan yang ada, baik lingkungan Makro maupun Mikro. Perkembangan teknologi dan ketatnya persaingan industri teknologi komunikasi dan informasi di indonesia juga mendorong untuk melakukan perubahan. Potensi pasar dan pengguna di bisnis ini memang masih sangat besar.

2.2 Gambaran Umum Sekretariat PT Telekomunikasi DCS Timur II Surabaya

Ruang Sekretariat PT Telekomunikasi DCS Timur II Surabaya terletak di Jalan Ketintang 156 Surabaya tepatnya berada di lantai 3 gedung DCS II. Terletak satu ruangan dengan Executif General Manager DCS II dan Deputy General

Manager DCS II PT Telkom.

1. EGM DCS

EGM DCS II TIMUR adalah Kepala Divisi Consumer Service Timur II Surabay. Secara Struktural bertanggung jawab kepada Direksi PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. mengkomunikasikan pada seluruh jajaran DCS Timur tentang pemenuhan persyaratan pelanggan, serta pemenuhan terhadap peraturan dan hukum, pengelolaan dan pengelokasian sumber daya dalam penyelenggaraan pelayanan jasa telekomunikasi dan pengolaan bisnis Divisi Consumer Service II Timur, menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu, serta mendistribusikan tangguang jawab pencapainnya, pemenuhan sumber daya bagi implementasi TQMS di DCS II Timur, menunjuk Quality Management Representative pengganti jika pejabat Quality Management Representative berhalangan sementara waktu, mengembangkan kualitas SDM DCS II Timur.

2. Deputy EGM DCS

Deputy EGM DCS adalah Deputy kepala Divisi Consumer Service

Timur II Surabaya. Secara Struktual bertangguang jawab kepada EGM DCS II yang bertangguang jawab dalam mengarahkan dan mengendalikan Unit Bisnis DCS II Timur untuk mencapai portofolio bisnis terbaik kepada Stakeholder,

bertangguang jawab kepada EGM DCS II untuk menjamin implementasi seluruh ketetapan, ketentuan dan kebijakan EGM DCS II, menetapkan target kinerja operasional unit bisnis dan anggaran unit bisnis (unit kerja operasional), memutuskan setiap permasalahan operasional DCS II Timur dan mengembangkan SDM sesuai kewenangannya.

Kesekretariatan PT Telkom DCS II menangani berbagai hal yang berkaitan dengan pimpinan maupun karyawan bagian sekretaris divisi. Berikut adalah tugas sekretaris divisi secara umum:

a. Menangani pengetikan dan pengiriman surat-surat dari semua anggota divisi.

b. Menangani undangan rapat, sidang, pertemuan dan penyuluhan

c. Menangani perjalanan dinas pimpinan

d. Menangani administrasi umum seputar Divisi Consumer Service II Timur Surabaya

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Resepsionis

Menurut Soetanto (2010:70), petugas yang bertugas khusus menerima dan melayani tamu disebut dengan resepsionis (receptionist). Tugas seorang resepsionis adalah membantu para tamu yang ingin bertemu dengan pejabat atau pimpinan. Oleh karena kesan pertama yang diperoleh para tamu adalah sikap resepsionis, maka ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi oleh seorang resepsionis yaitu:

a. Sopan dan ramah b. Berkepribadian tinggi c. Bijaksana

d. Cerdas

e. Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi

Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu, maka resepsionis harus mempunyai catatan identitas tamu yang hendak datang menemui pimpinan. Catatan identitas tamu memiliki format yang berbeda-beda, namun pada umumnya berisi tentang identitas seorang tamu meliputi keterangan-keterangan sebagai berikut: tanggal, nama tamu, jabatan tamu, nama pejabat yang akan ditemui dan tujuan kedatangan tamu.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam melayani tamu, yaitu:

1. Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu. 2. Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti

tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu 3. Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan

membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu 4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan

baik dan jangan sampai menyinggung tamu

5. Membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus menunggu

6. Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.

3.1.1 Pengertian Tamu

Menurut Sumarto (1999:22), menerima tamu merupakan salah satu pekerjaan yang tidak dapat dilepaskan dari tanggung jawab seorang sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris profesional harus mengetahui dengan baik karakter tamu-tamu yang datang, kemudian menyikapi kehadiran mereka secara etis. Lebih dari itu, seorang sekretaris juga dituntut kemampuannya mengorganisasikan tamu-tamu yang hadir, kemudian menyinkronkannya dengan kegiatan pimpinan atau perusahaan secara keseluruhan.

Istilah „tamu‟ tidak asing lagi bagi kita, karena istilah tersebut sudah biasa kita dengar atau bahkan kita temui secara langsung dalam kehidupan kita sehari-hari. Istilah „tamu‟ dalam kehidupan organisasi pada hakikatnya tidak berbeda dengan istilah yang kita kenal sehari-hari. Dalam kehidupan sosial, apabila kita menerima tamu berarti kita menerima seseorang atau sekelompok

orang yang ada dirumah kita, dan mereka harus kita sambut dengan ramah. Tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau sekelompok orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain, termasuk kepentingan organisasi tertentu karena mereka adalah utusan organisasi tersebut.

3.1.2 Pengetahuan Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Comunicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah communicatio bersumber dari kata

communis yang artinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat

dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampai pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah salah satu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaian tersebut pada umumnya menggunakan bahasa, karena bahasa merupakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pantomimik. Komunikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangkan komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal (Bratawidjaja, 1996).

3.2 Pengertian Sekretaris

Sekretaris berasal dari bahasa Latin Secretum rahasia atau Secretarius atau Secretarium artinya seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.

Sekretaris dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah

Private Secretary (The Liang Gie, 2000).

Sekretaris juga dapat diartikan sebagai sebagai seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya (The Liang Gie,2000).

Dari pengertian–pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.

3.2.1 Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntuk untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Dan dibawah ini adalah pengertian tugas sekretaris menurut Saiman,

“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Lembaga maupun kantor.” (Saiman, 2002:40)

A. Rapat

Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.

Menurut Drs. R.J. Suhartin Citrobroto “komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat”. Jadi, menurut pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi, maka terjadilah apa yang disebut rapat.

Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dan para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.

a Macam-macam rapat

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya Menurut tujuannya rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu : 1. Rapat penjelasan (leachingconference)

2. Rapat pemecahan (problem solving conference) 3. Rapat perundingan (negotiation conference)

Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Rapat pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi :

1. Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapatkan undangan resmi.

2. Rapat informal, yaitu rapat yang kadang diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan Rapat informal ini sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.

3. Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang dihadiri oleh setiap anggota sering disebut rapat pleno dan biasanya dibahas masalah-masalah yan tidak bersifat rahasia.

4. Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh pemimpin tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :

1. Rapat mingguan, rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajemen pimpinan unit/bagian.

2. Rapat bulanan, rapat yank diadakan sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan untuk membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.

3. Rapat semesteran, rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan, untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.

4. Rapat tahunan, rapat yang diadakan sekali setahun, misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham.

b Pengelolaan rapat

Menurut Sumarto (1999:88), rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat ini berbagai permasalahan dapat dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan dan kemajuan serta perkembangan organisasi pun dilahirkan. Oleh karena itu, rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi yang vital dan harus mendapatkan perhatian.

Adapun tugas sekretaris dalam rapat menurut Baratawidjaja (1996) yakni:

1. Memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan, apakah segala sesuatunya sudah beres dan siap

2. Menghitung jumlah tempat duduk disesuaikan dengan jumlah peserta yang diundang

3. Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan rapat yang diperlukan

4. Sekretaris harus selalu ada di tempat dan tidak perlu jalan mondar-mandir. Bila diperlukan sekretaris menugaskan beberapa orang untuk memberi pelayanan kepada para peserta rapat

5. Sekretaris perlu pula menugaskan orang khusus untuk merekam semua pembicaraan baik melalui tape recorder maupun dengan steno

6. Sekretaris perlu memberi laporan kepada pimpinan bahwa jumlah peserta yang hadir telah mencapai 80%-90% dan rapat akan segera dimulai tepat pada waktunya sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam undangan rapat

7. Hasil rekaman dan catatan perlu diedit kembali dan dipertimbangkan mana yang diperlukan serta mana yang sekiranya dapat dibuang, sesuai dengan ketentuan rapat

8. Hasil catatan rapat yang telah disususun perlu dibacakan kembali dihadapan para peserta untuk mendapat tambahan atau koreksi agar menjadi lebih sempurna

9. Apabila dalam rapat terjadi pengambilan suara, sekretaris perlu mencatat nama pihak yang setuju atau tidak.

c Pengendalian rapat

Menurut Stephen P. Robins dalam buku Organizational Behavior (ahli bahasa Dr. Hadyana Pujaatmaka dan Drs. Benyamin molan), kedua belas langkah trsebut adalah:

1. Siapkan agenda rapat. Agenda rapat hendaknya memuat tentang; a. Siapa yang hadir

b. Daftar rinci dari butir-butir yang akan dibahas c. Waktu dan tempat penyelenggaraan rapat d. Kapan rapat berakhir

2. Bagikan agenda rapat itu sebelumnya sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.

3. Hubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa mereka benar-benar siap mengikuti rapat.

4. Mintalah kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena mungkin akan ada tambahan agenda dari mereka.

5. Tegakkan parameter waktu yang spesifik. Hendaknya rapat dimulai tepat waktu.

6. Peliharalah bahasan yang terfokus:

a. Rapat hendaknya berfokus pada masalah

b. Minimaliskan selaan atau interupsi, gangguan, dan komentar. 7. Dorong dan dukung partisipasi semua anggota.

8. Peliharalah suatu gaya yang berimbang. Pemimpin rapat dapat mempertimbangkan kapan harus memberikan dorongan bilamana diperlukan, dan kapan bersikap pasif apabila diperlukan.

9. Doronglah untuk membentuk gagasan. Pemimpin rapat hendaknya dapat memberikan dorongan pada hal-hal tertentu, misalnya:

a. Pada titik-titik pandang yang berbeda b. Pemikiran yang kritis

c. Ketidaksepakatan yang konstruktif

10. Kecilkan semangat bentrokan kepribadian. Pemimpin rapat hendaknya dapat menjadi penengah apabila terjadi perdebatan yang tidak sehat di antara para peserta rapat. Hentikan serangan-serangan atau kritik-kritik yang mengarah pada pribadi atau kritik-kritik dalam bentuk cercaan verbal lainnya.

11. Jadilah seseorang pendengar yang efektif. Pimpinan rapat hendaknya mampu dan mau mendengarkan setiap komentar atau pendapat yang disampaikan oleh setiap peserta rapat secara intensif, empati (memahami dan berbagi perasaan dengan orang lain), dan objektif.

12. Lakukan penutupan yang tepat. Rapat hendaknya ditutup dengan: a. Memberi ringkasan hasil rapat.

b. Menjelaskan tindakan-tindakan yang dilakukan apabila diperlukan. c. Membagi tugas lebih lanjut apabila diperlakukan.

B. Prosedur Pengelolan Surat Masuk

Menurut Tedjasutisna (2000), prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk 2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern

2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi pejabat yang bersangkutan

3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.

C. Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan

Menurut Sumarto (1999), perjalanan dinas pimpinan biasa dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan dikantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial dan lain sebagainya.

Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan, sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan pada waktu berangkat dan kembali saja, tetapi juga selama perjalanan, pada waktu kegiatan utama perjalanan dinas dan setelah perjalanan dinas. Hal ini terjadi karena sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas dilakukan.

Oleh karena segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Pimpinan tidak perlu memikirkan bagaimana mengurus transportasi, akomodasi, dokumen-dokumen yang harus dibawa dan bagaimana pengelolaan keuangan selama perjalanan, karena hal-hal tersebut sudah dipersiapkan dan diurus oleh sekretaris.

D. Etiket Jamuan Makan

Menurut hermine (1991) makan bersama adalah suatu kegiatan yang lazim di semua negara. Jamuan itu diadakan di rumah, restoran, hotel atau di tempat terbuka di luar gedung. Ada yang berlangsung santai, seperti yang terjasi setiap hari di kebanyakan rumah tangga. Tetapi juga makan bersama, di mana tersedia orang-orang tertentu yang bertugas untuk melayani para tamu undangan, atau tuan dan nyonya rumah selaku pengundang melayani tamu-tamu undangannya.

Maksud penyelenggaraan makan bersama itu bermacam-macam misalnya dalam pesta pernikahan, pesta ulang tahun atau memperkenalkan usaha terbaru. Jamuan makan dapat dibagi dalam tiga jenis:

a Jamuan makan yang informal: tidak ada pelayanan yang melayani. Ada dua atau tiga course makanan yang disajikan,

b Setengah formal: Pelayanan dilakukan oleh nyonya dan tuan rumah yang kadang-kadang dibantu oleh pelayan. Biasanya disajikan dalam 3 atau 4 course makanan

c Jamuan makan formal, pelayanan tersedia sepenuhnya, makanan yang disajikan bisa 4 atau 5 course.

Dalam etiket makan formal atau internasional, ada beberapa arti peletakan alat makan, diantaranya yaitu:

Ketika acara makan berlangsung sedangkan anda sedang beristirahat atau berhenti makan sebentar, tetapi masih berniat melanjutkan makan lagi

Acara makan masih berlangsung dan bermaksud menambah makanan lagi

Selesai makan dan berarti piring sudah bisa diangkat oleh pelayan

3.3 Microsoft Access

Menurut Hengky (2006) Database merupakan kelompok fakta atau keterangan yang diatur berhubungan dengan pengolahan data, penyediaan informasi, dan penggunaan referensi. Sebuah database dalam program Microsoft

Access adalah sekumpulan data atau informasi yang disimpan dalam tabel.

Melalui access, segala informasi dapat terorganisasi, cukup dalam file sebuah

database. Di dalam file tersebut, informasi atau data dipisahkan kedalam

ruang-ruang penyimpanan yang disebut Tabel. Tabel-tabel tersebut terdiri atas baris (disebut record) dan kolom (disebut field). Sebuah field dapat berisi nama, alamat, profesi,harga atau jenis informasi lainnya.

Selanjutnya dari tabel tersebut dapat diambil data-data yang diperlukan dengan menggunakan Query (dynaset-kumpulan informasi yang dinamis).

Untuk dapat menampilkan data sehingga dapat terlihat, terbaca, dan memperbaruhi isi tabel tersebut, kita dapat menggunakan Form. Untuk menampilkan dan mencetak informasi yang berasal dari query atau tabel, kita dapat menggunakan Report.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Selama melaksanakan proyek akhir di bagian sekretaris Divisi Consumer

Service II Timur PT. Telkom Indonesia Tbk. Surabaya selama tiga bulan, penulis

melaksanakan prosedural sekretaris dalam menangani tamu dan beberapa tugas pokok sekretaris yang meliputi persiapan rapat, pendisposisian surat masuk, penanganan perjalanan dinas pimpinan dan jamuan makan.

Metode yang digunakan dalam membantu pelaksanaan proyek akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung pada divisi umum kesekretariatan bagian arsip sebagai pembantu pada bagian kearsipan selama 3 (tiga) bulan

2. Wawancara, yaitu dengan melakukan wawancara dengan orang yang dapat memberikan informasi tugas serta tanggung jawab di bagian kearsipan.

3. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca literatur dan buku-buku yang tersedia di perpustakaan.

4. Penyusunan Laporan, yaitu pembuatan laporan Proyek Akhir dengan proses bimbingan dari dosen pembimbing.

5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan.

4.1 Peranan Resepsionis PT Telekomunikasi Tbk, Divisi Consumer Service II Surabaya

Resepsionis PT Telkom adalah petugas yang pertama kali memberikan kesan bagi tamu yang baru tiba di perusahaan. Hal ini sesuai dengan pekerjaan yang secara langsung memberikan pelayanan kepada setiap tamu yang tiba di perusahaan. Berikut ini peranan resepsionis pada PT Telkom:

1. Diplomat (sebagai seorang diplomat)

Seorang resepsionis yang diplomatis harus mampu mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasakan kecewa walaupun keinginanya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik.

2. Record keeper (penyimpan data)

Kantor depan (front office) merupakan pusat kegiatan penerimaan tamu perusahaan. Semua data tamu tersimpan/tercatat di front office. Dengan demikian, resepsionis hanya mendistribusikan laporan-laporan tamu tersebut ke departemen yang akan ditemui tamu.

3. Information Source (sebagai sumber informasi)

Oleh karena front office merupakan pusat kegiatan tamu perusahaan, maka di mata tamu front office adalah wakil manajemen perusahaan secara keseluruhan. Untuk itu, seorang resepsionis harus dapat memahami atau menguasai informasi yang diperlukan oleh para tamu baik informasi mengenai perusahaan maupun informasi global.

4.1.1 Prosedural Resepsionis dalam Menangani Tamu

Pada PT Telekmunikasi Tbk bagian Divisi Consumer Service Regional II, tamu yang datang pertama-tama diterima oleh bagian resepsionis. Bagian resepsionis inilah yang memberikan pelayanan secara langsung kepada tamu sekaligus menanyakan keperluan tamu tersebut. Resepsionis juga memberikan petunjuk atau bahkan arahan kepada tamu untuk menemui pihak-pihak yang dituju. Sehubungan dengan hal ini, perlu untuk diingat bahwa tamu yang datang sangat memerlukan seorang yang dapat memandu terutama jika tempat tersebut masih asing. Dengan demikian, pelayanan yang baik terhadap tamu mulai dari saat tamu tiba sampai dengan tamu meninggalkan perusahaan merupakan hal yang sangat penting. Hal ini dikarenakan, pelayanan merupakan manifestasi penghargaan perusahaan terhadap tamu.

Tamu menuju ke meja front desk (resepsionis)

Tamu melakukan tes sidik jari (fingerprint)

Resepsionis wajib mengetahui siapa yang

akan ditemui tamu

Resepsionis mendata identitas tamu

Setiap instansi mempunyai peraturan tersendiri dalam hal menerima tamu. Adapun prosedur yang diterapkan pada PT Telkom bagian Divisi Consumer

Service II Timur Surabaya sebagai berikut:

Pada bagan 4.1 dapat dijelaskan bahwa tamu yang datang pertama kali akan disambut oleh resepsionis. Resepsionis berkewajiban menanyakan identitas dan keperluan tamu yang berkunjung. Selanjutnya, tamu yang hadir harus didata terlebih dahulu.

Pada PT Telekpomunikasi Tbk DCS II Timur, sistem pendataan tamu dilakukan dengan menggunakan software “visitor system”. Berikut adalah

tampilan awal shortcut software visitor system:

Dengan mengklik double pada software tersebut, software akan menampilkan menu transaksi tamu masuk dan transaksi tamu keluar.

Gambar 4. 2 Tampilan shortcut software visitor system

Pada transaksi tamu masuk terdapat terdapat option-option yang akan diisi sebagai berikut:

a. Kondisi visitor b. Tujuan departemen c. Nomor identitas d. Nama

e. Alamat f. Telepon g. Nomor visitor h. Keperluan

Setiap tamu yang hadir harus melakukan fingerprint terlebih dahulu, setelah itu resepsionis dapat meminjam kartu identitas tamu. Hal ini bertujuan untuk menuliskan data diri tamu ke dalam software visitor system.

Adapun tahap-tahap yang dilakukan resepsionis dalam mengisikan data diri tamu ke dalam software visitor system adalah sebagai berikut:

a. Kondisi visitor

Pada transaksi surat masuk, kondisi visitor tidak perlu diisi karena combo box yang ada pada option kondisi visitor telah terisi dengan sendirinya.

b. Tujuan Departemen

Setelah mengetahui nama departemen yang hendak ditemui tamu, resepsionis mengisikan tujuan departemen dengan cara memilih salah satu dari departemen yang ada pada transaksi tamu masuk software visitor system. Beberapa departemen yang terdapat pada PT Telkom DCS II adalah

makrketing & sales, UCCC, SAS, UBC, Sekdiv, Performance, pojok bekisar,

sekar, sps, diva, dbs, finance dan legal.

c. Identitas

Beberapa identitas yang dapat digunakan untuk pengisian option identitas pada software meliputi KTP, SIM, KTM, ID Card, kartu pensiun dan jamsostek.

d. Nomor Identitas

Resepsionis mengisikan nomor identitas tamu sesuai dengan Id yang diberikan tamu kepada sekretaris. Apabila tamu memberikan Id berupa KTM maka resepsionis dapat mencatatkan NIM pada option nomor Identitas.

Gambar 4. 6 Pengisian identitas tamu

e. Nama, alamat dan keperluan

Nama, alamat dan keperluan dapat langsung diisikan berdasarkan informasi dan kartu pengenal yang diberikan tamu kepada resepsionis.

f. Nomor visitor

Untuk pengisian nomor visitor pada software visitor system, resepsionis dapat melihat dibalik kartu tanda kenal tamu.

g. Mengambil gambar tamu

Langkah terakhir yang dilakukan resepsionis setelah mengisikan data para tamu adalah mengambil gambar tamu dengan cara mengarahkan tamu untuk melihat kamera yang ada pada meja resepsionis.

Gambar 4. 8 Nomor visitor

Setelah mengarah ke kamera, langkah yang dilakukan sekretaris adalah klik perintah “simpan + capture foto” pada software.

Setelah resepsionis selesai mengisi identitas dan keperluan, semua data akan tersimpan secara otomatis pada file telkom guest book. Berikut tampilan data tentang identitas tamu yang terlihat pada telkom guest book:

Gambar 4. 10 Menyimpan foto

Telkom guest book menampilkan keseluruhan data tamu yang hadir di PT Telkom. Selain menampilkan data, aplikasi tersebut juga dapat menampilkan gambar tamu, tampilan data pertanggal yang dimaksudkan. Data-data yang terdapat dalam telkom guest book antara lain:

a. Tanggal masuk b. Jam masuk c. Jam keluar d. Nomor identitas e. Departemen f. Nama tamualamat g. Keperluan

Masing-masing data akan terisi secara otomatis ke dalam telkom guest

book setelah resepsionis mengisikan data tamu melalui software visitor system.

Syarat utama yang harus dilaksanakan untuk memasuki kawasan PT Telkom adalah menggunakan tangda pengenal. Untuk tamu, tanda pengenal ini berupa kartu visitor. Selama tamu masih berada di PT Telkom, tamu akan diberikan kartu visitor yang akan menjadikan tanda bahwa orang tersebut merupakan tamu dan berhak memasuki kawasan PT Telkom. Kartu visitor tersebut terdiri dari 3 macam yakni kartu visitor berwarna hijau untuk lantai satu, kartu visitor berwarna kuning untuk lantai dua dan lantai tiga dengan kartu visitor berwarna merah.

Pada PT Telkom DCS II Timur Surabaya, untuk masing-masing lantai memiliki beberapa departement. Berikut pemaparan letak divisi/bagian pada masing-masing lantai:

Gambar 4. 12 Kartu visitor

Lantai Unit

Uner/UCC

Comdiv/Public Relation USI

Commerce/marketing

SPS/Sistem Pengendalian Surat Koperasi Pojok Bekisar

General Suport DCS Timur Finance CDC UBC CIS Cost Care SAS Sekretariat DBS Diva Ground Lt 1 Lt 2 Lt 3

Apabila tamu telah selesai dengan kepentingannya dan hendak meninggalkan perusahaan, tamu berkewajiban melakukan fingerprint sekali lagi. Hal ini bertujuan untuk mencocokkan data tamu, mengembalikan kartu identitas serta mengisikan jam keluar.

Tidak semua tamu mengetahui di bagian/depertamen mana pegawai yang akan ditemui. Oleh karena itu, sekretaris harus mengantisipasi hal tersebut dengan menghafal atau setidaknya dapat melihat pada portal telkom dengan cara klik http://portal.divre5.com, lalu akan muncul tampilan sebagai berikut:

Dalam tampilan di atas terdapat pilihan Cari Rekan Telkom. Nama orang yang dituju duketikkan dalam option search, setelah mengisi klik “go” akan

muncul daftar nama yang sesuai dengan yang dituliskan. Selain nama, portal tersebut akan menampilkan Nomor Induk Karyawan (NIK), jabatan, lokasi serta unit seorang di maksud. Tidak semua orang dapat membuka tampilan “cari rekan”

dalam portal telkom, karena di dalam portal ini dilengkapi dengan sistem pengaman dan bersifat rahasia. Jadi, hanya karyawan yang telah memiliki NIK dan pasword yang dapat mengakses portal tersebut.

4.1.2 Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Resepsionis dalam Menerima Tamu Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormat kepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada

Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis. Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:

1. Kebersihan diri

a. Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat

b. Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi c. Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku 2. Ketentuan tentang seragam

a. Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh PT Telkom serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku

Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai berikut:

1. Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.

2. Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.

3. Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.

4. Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan. 5. Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.

6. Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.

Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.

1. Gigih

Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang.

Oleh karena itu, resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu tampil prima dan fresh.

2. Baik dan ramah

Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.

3. Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan

Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Maka dari itu, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel berarti pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Terkadang, mereka adalah pribadi yang SKSD “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti inilah yang akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.

4. Bahasa Inggris

Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Hal ini dikarenakan, bahasa inggris merupakan bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

Selain hal-hal diatas, resepsionis juga dituntut untuk memiliki kemampuan dan sifat sebagai berikut:

1. Berkepribadian yang baik

Seorang resepsionis PT Telkom harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

2. Rasa Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.

3. Diplomatis

Kerjasama yang harmonis baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.

4. Penampilan yang baik, rapi dan bersih

Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.

4.2 Peranan Sekretaris PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer Service II Timur Surabaya

Peranan sekretaris pada PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer

Service II Timur surabaya sangatlah penting. Hal ini dikarenakan tugas sekretaris

begitu kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas tersebut akan menghambat kerja pimpinan. Dapat dikatakan sekretaris menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usaha.

Berikut penjelasan mengenai beberapa tugas pokok sekretaris PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer Service II Timur surabaya yang meliputi persiapan rapat, pendisposisian surat masuk, penanganan perjalanan dinas pimpinan dan jamuan makan tamu perusahaan.

4.2.1 Persiapan Rapat

Suatu organisasi pada dasarnya merupakan sistem kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang dalam rangka pencapaian suatu tujuan tertentu. Prinsip ini pula yang dianut oleh PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer

Service II Timur. Dalam proses terciptanya suatu kerja sama yang baik diperlukan

adanya suatu komunikasi dan koordinasi yang baik pula dalam segala kegiatan individu dan aktivitas masing-masing Divisi.

Menurut hukum rapat berarti berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Sharp V. Dawes, 1976), adapun tujuan dari rapat biasanya untuk memberikan informasi, memperoleh informasi, menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkanmasalah, mengembangkan kerjasama dan mempengaruhi sikap, mengutarakan keluhan dan mengambil suatu keputusan di dalam batas-batas kewenangannya.

Keuntungan didakannya rapat adalah :

1. Para anggota mendapat kesempatan untuk menggunakan waktu mereka untuk menentukan sikap atau mengajukan kepentingan mereka

2. Lebih banyak pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun secara bersama serta lebih banyak informasi tersedia daripada apa yang dapat dikumpulkan seorang dari dengan jumlah waktu yang sama

3. Diskusi sering menguntungkan karena gagasan dikembangkan atau pemecahan baru diusulkan melalui wadah rapat itu sendiri

4. Kepuasan kerja dapat ditingkatkan jika orang merasa bahwa ia memberikan sumbangan berguna untuk organisasinya

5. Pihak manajemen, tetap memperoleh informasi tentang keluhan dan tanggapan para karyawannya dan dengan demikian dapat dicegah penyebab kerusuhan yang mungkin timbul

6. Arus komunikasi ke bawah maupun keatas diperbaiki, dan kmunikasi horizontal dapat dibantu dengan ditetapkannya pelaksanaan rapat secara teratur antara manjer seperingkat

Dalam penyelenggaraan rapat sekretaris selalu siap menangani segala sesuatu yang diperlukan mulai dari agenda rapat, membuat undangan, mempersiapkan ruang.

a. Agenda Rapat

Agenda rapat adalah suatu daftar mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas pada rapat. Agenda rapat yang ada pada PT Telkom DCS II Timur Surabaya, sebagian besar berasal dari pimpinan. Namun, disini pimpinan hanya memberikan perintah dalam bentuk memo atau catatan sederhana. Dengan demikian, sekretaris harus mampu menanggapi hal tersebut secara spesifik.

Selain menentukan tema rapat, yang harus dipersiapkan sekretaris adalah merumuskan acara rapat. Adapun contoh agenda rapat yang dilaksanakan pada PT Telkom DCS II Timur Surabaya adalah sebagai berikut:

a. Pembukaan

b. Menyanyikan lagu “Jayalah Indonesia” dan doa

c. Paparan dan welcome speech oleh Eksekutif Generel Manager DCS Timur d. Presentasi

e. Menyanyikan lagu hymne Telkom f. Penutup

b. Undangan Rapat

Surat undangan rapat perlu dipersiapkan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam proses penentuan undangan atau peserta rapat sekretaris dapat menggunakan agenda rapat sebagai pedoman. Dengan demikian, harus dihindari menghadirkan peserta rapat yang tidak terkait dengan tujuan dan tema rapat.

Dalam surat undangan perlu dicantumkan hari/tanggal, waktu, tempat, acara serta agenda rapat. Agenda rapat hendaknya dicantumkan dengan jelas guna memberikan kesempatan peserta rapat untuk mempersiapkan pemikirannya, terutama yang berkaitan dengan pengambilan keputusan tertentu.

Pada PT Telkom DCS Timur, surat undangan diberikan dalam bentuk nota dinas maupun pesan singkat pada ponsel masing-masing peserta rapat. Nota dinas adalah media penyampaian informasi internal dalam lingkup PT Telkom DCS pada http://portal.telkom.co.id. Selain mempermudah proses komunikasi, diadakannya portal tersebut, untuk mengurangi pemakaian kertas yang ada pada PT Telkom.

c. Persiapan Ruang Rapat

Ruang untuk menyelenggarakan rapat menentukan jalannya rapat. Rapat resmi yang berkapasitas 4-5 peserta bisa diselenggarakan di ruang EGM/DEGM PT Telkom DCS Timur. Sedangkan untuk rapat yang memuat lebih dari 10 peserta diselenggarakan di ruang Committe To U, yang terletak bersebelahan dengan ruang sekretariat.

Dikarenakan peralatan yang ada di ruang Committe To U cukup bervariasi, maka sekretaris berkewajiban memeriksa dan menjamin kelayakan masing-masing peralatan tersebut. Adapun peralatan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

a. Alat tulis

b. Over head projector (OHP) beserta layar

c. Pengeras Suara serta sound siystem d. Daftar hadir

Selain mempersiapkan peralatan diatas, sekretaris juga perlu mempersiapkan konsumsi bagi peserta rapat. Konsumsi ini berupa makanan ringan beserta air mineral. Peralatan dan konsumsi harus disediakan sebelum rapat dimulai. Hal ini dilakukan agar tidak mengganggu konsentrasi peserta rapat pada saat rapat berlangsung.

Sebelum rapat dimulai, sekretaris dapat menghubungi atau melakukan konfirmasi kepada masing-masing peserta rapat. Selain mengingatkan peserta rapat, hal ini juga bertujuan untuk memastikan kehadiran peserta rapat.

Berikut adalah contoh lembar daftar hadir rapat yang ada pada PT Telkom DCS II Timur surabaya:

Gambar 4.17 Gambar ruang rapat Committe to U

4.2.2 Prosedur Pendisposisian Surat Masuk Pada Sekretariat PT Telkom DCS Timur

Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut (penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan, tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.

Sebelum diserahkan kepada pimpinan, surat masuk terlebih dahulu dikendalikan oleh bagian sekretaris dan diberi lembar disposisi. Pengisian lembar disposisi yang menyangkut masalah pengagendaan seperti indeks, kode, nomor urut, dan data-data tentang surat dilakukan oleh sekretaris.

Pengadaan disposisi pada sekretariat PT Telekomunikasi DCS Timur II telah menggunakan Microsoft Access. Namun dalam prakteknya, lembar disposisi belum sepenuhnya menggunakan komputerisasi karena masih ada senyawa manual. Adapun gambaran lembar disposisi adalah sebagai berikut:

Oleh karena itu, penulis memberikan usulan pembuatan lembar disposisi yang baru tetapi tetap menggunakan microsoft access. Dengan memasukkan unsur

combo box didalamnya, sehingga memudahkan sekretaris membuat lembar

disposisi. Sebelum penjelasan pembuatan lembar disposisi, penulis akan menggambarkan alur surat masuk di sekretariat PT Telkom DCS II Timur sebagai berikut:

Surat Diterima dari bagian SPS

Pencatatan surat oleh sekretaris

Pembuatan disposisi

Diberikan kepada pimpinan

Pada bagan 4.2 dapat dijelaskan bahwa surat yang datang pertama kali akan masuk di bagian Sistem Pengendalian Surat (SPS). Apabila terdapat surat untuk bagian sekretariat, petugas dari bagian SPS mengantarkan tugas tersebut ke ruangan sekretaris. Kemudian sekretaris membuka dan mencatat surat tersebut ke dalam buku agenda. Adapun data yang dicatat sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Nomor agenda b. Tanggal surat c. Jenis surat d. Asal surat e. Nomor surat f. Perihal

Setelah mencatat data surat, sekretaris melanjutkan surat tersebut kepada pimpinan dengan menggunakan disposisi. Lembar disposisi untuk bagian sekretariat DCS II Timur PT Telkom terdiri dari 2 macam yakni lembar disposisi untuk Executif General Manager (EGM) dan Deputy Excecutif General Manager (DEGM) tergantung tujuan surat.

Pengisian lembar disposisi disesuaikan dengan informasi yang terkandung didalam surat masuk. Setelah lembar disposisi selesai, sekretaris mengantarkan surat beserta lembar disposisi ke meja pimpinan.

a. Desain Table

Desain tabel menggambarkan entity yang terdapat dalam data base yang digunakan pada pendisposisian surat masuk pada PT Telkom DCS Timur. Adapun desain tabel tersebut adalah sebagai berikut:

1. Lembar Disposisi EGM PT Telkom DCS II

Primary Key : NoAgenda Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data disposisi

2. Lembar Disposisi DEGM PT Telkom DCS II

Primary Key : NoAgenda Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data disposisi

b. Pengoperasian Lembar Disposisi

Bagian sekretariat PT Telkom DCS II memiliki dua lembar disposisi. Lembar pertama ditujukan kepada Executive Geberal Manager (EGM) PT Telkom DSC II, sedangkan lembar kedua ditujukan kepada Deputy Executive

Geberal Manager (DEGM) PT Telkom DCS II. Secara garis besar isi dari lembar

disposisi ini adalah sama persis, pembeda hanya terletak pada tujuan atau penerima surat. Berikut adalah gambaran lembar disposisi EGM dan DEGM PT Telkom DCS II Timur Surabaya:

Adapun contoh surat masuk yang terdapat pada PT Telkom:

Berikut adalah penjelasan pendisposisian surat masuk: 1. Jenis surat

Jenis surat digolongkan menjadi empat yakni, rahasia penting biasa. Pemilihan jenis surat dapat dilakukan dengan cara mengklik combo box pada jenis surat. Untuk surat pada gambar 4.2.7 surat masuk dimasukkan kedalam jenis surat masuk biasa.

2. Nomor agenda

Pada lembar disposisi ini penomoran agenda tidak perlu diisi karena telah menggunakan sistem auto number. Jadi tanpa perlu mengisinya, nomor agenda akan terisi dengan sendirinya sesuai dengan urutan.

3. Tanggal Surat

Pengisian tanggal surat dilakukan dengan mengklik tabel tanggal, dan memilih tanggal berdasarkan tanggal pengisian atau pembuatan disposisi.

4. Perihal, pengirim dan nomor surat

Perihal dan tanggal surat diisi berdasarkan perihal dan nomor yang tercantum pada surat masuk. Pengirim surat disisi atas nama pengirim surat beserts instansi yang tersebut atau salah satu dari keduanya.

5. Tanggal Surat

Tanggal Surat diisi berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut. Untuk pengisiannya sama dengan pengisian tanggal disposisi yakni dengan mengklik tabel tanggal surat dan memilih tanggal surat.

6. Tujuan dan tindakan

Lembar disposisi ditujukan dari atasan kepada bawahan untuk ditindak lanjuti. Pemilihan tujuan dan tindakan dilakukan dengan cara mengklik bagian yang akan menerima lembar disposisi.

4.2.3 Menangani Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pimpinan biasa dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial dan lain-lain.

Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, PT. Telkom Indonesia Tbk. Divisi Consumer Services II Timur Surabaya memberikan biaya perjalanan dinas bagi setiap para staff yang melaksanakan tugas diluar kantor. Ketentuan-ketentuam biaya perjalanan dinas tersebut telah diatur dalam surat keputusan yang dibuat oleh PT. Telkom Indonesia Tbk. Divisi Consumer Services II Timur Surabaya. Proses kepengurusannya dapat langsung diserahkan pada sekretaris di PT. Telkom Indonesia Tbk. Divisi Consumer Services II Timur Surabaya tempat penulis melaksanakan proyek akhir, sekretaris menangani perjalanan dinas bukan

hanya untuk General Manager, namun juga untuk seluruh para staff di bagian kesekretariatan PT. Telkom Indonesia Tbk. Divisi Consumer Services II Timur Surabaya.

Perjalanan dinas sendiri terdiri dari dua yaitu, perjalanan dinas dalam negeri dan perjalanan dinas luar negeri. Sekretaris tidak menangani secara langsung untuk perjalanan dinas ke luar negeri. Hal ini dikarenakan jangkauan terlalu jauh, sehingga untuk tata kelola perjalanan dinas pimpinan dipindah tangankan ke jasa travel agent.

a. Persiapan Perjalanan Dinas

Ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan sekretaris sehubungan dengan perjalanan dinas dari dalam negeri atau antar wilayah. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Sekretaris melakukan pemesanan dan pembelian tiket, disamping mempersiapkan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Sehubungan dengan ini, sekretaris harus mengetahui daftar jenis pesawat beserta fasilitas yang ditawarkan, tujuan, harga dan waktu keberangkat. Untuk memudahkan pemesanan, sekretaris PT Telkom DCS II Timur surabaya melakukan pemesanan tiket ini via telepon. Berikut adalah contoh katalog pemesanan tiket pesawat via online.

2. Untuk pengurusan akomodasi, sekretaris dapat menghubungi hotel tempat menginap pimpinan selama melakukan perjalanan dinas lewat telepon. Hal ini bertujuan untuk mengetahui fasilitas-fasilitas sekaligus price list yang ditawarkan hotel. Setelah menetapkan hotel yang akan dipilih, sekretaris membuat guarantee letter atau surat jaminan yakni surat keterangan bahwa

seseorang yang bersangkutan akan bermalam di hotel tersebut. Untuk mempermudah dan memperlancar pengurusan akomodasi, sekretaris harus memberikan informasi tentang nama pimpinan, alamat dan nomor telepon perusahaan serta jam kedatangan pimpinan dibandara sehingga pihak hotel dapat menjemput pimpinan tepat waktu.

Berikut adalah langkah-langkah yang ditempuh sekretaris Divisi untuk melakukan reservasi hotel:

a. Sekretaris harus mengetahui lokasi perjalanan dinas atau lokasi yang dituju pimpinan.

b. Mencari hotel yang dekat dengan lokasi kegiatan pimpinan

c. Menelpon hotel terdekat untuk mencari room yang masih tersedia beserta

price list dan fasilitas yang ditawarkan

d. Melaporkan serta meminta persetujuan dari pimpinan atas informasi hotel yang telah didapat

e. Membuat guarantee letter

3. Setelah itu, pembayaran pemesanan kamar dan tiket pesawat dilakukan melalui bank.

4. Mempersiapkan peralatan dan perlangkapan yang akan dibawa pimpinan dalam perjalanan dinas. Adapun peralatan tersebut adalah sebagai berikut:

a. Printer portable b. Alat tulis kantor c. Obat-obatan

d. Materi yang akan dibahas e. Guarantee letter

4.2.4 Etiket Jamuan Makan/Table manners

Etika makan atau table manners adalah aturan yang harus dilakukan saat bersantap bersama dimeja makan. Etika makan diperkenalkan oleh bangsa eropa merupakan aturan standar terutama saat bersantap bersama-sama disebuah acara resmi atau makan bersama di keluarga besar.

Jika mampu menunjukkan sopan santun di meja makan, sebenarnya secara tidak langsung menunjukan kualitas pergaulan, intelektualitas dan etika pergaulan seseorang. Etika makan tidak dibentuk secara tiba-tiba.

Bila seseorang diundang di sebuah perjamuan makan resmi dengan meja makan yang sudah disetting sedemikian rupatentu saja akan menimbulkan nilai positif. Pengaturan ruang jamuan tidak dapat dilakukan secara sembarangan mengingat bahwa pada suatu jamuan makan ada aturan-aturan yang harus ditaati. Pada dasarnya, pengaturan ruang jamuan makan yang ada pada PT Telkom DCS II Timur Surabaya telah memiliki dekorasi tersendiri.

PT Telkom DCS II Timur Surabaya tidak sepenuhnya menganut aturan jamuan makan yang berlaku di istana kerajaan Perancis. Hal ini dikarenakan makanan tidak hanya dijadikan sebagai kebutuhan pokok manusia, tetapi melalui makanan seseorang dapat melakukan berbagai hal diantaranya yakni proses komunikasi, negosisasi dan diskusi antar personal maupun antar lembaga.

Sekretaris PT Telekom DCS II Timur Surabaya berkewajiban mengatur ruang dan meja makan, susunan menu yang akan disediakan serta sistem pelayanan. Selain mampu menyiapkan beberapa hal mengenai penjamuan tamu ada kalanya sekretaris juga harus mengetahui tata cara makan sesuai dengan ajaran table manners.

a. Cara mengatur ruangan dan meja

Pada PT Telekomunikasi Divisi Consumer Service II Timur Surabaya jamuan makan dilaksanakan di ruang cafetaria yang terletak di lantai 3.

Pengaturan ruang jamuan tidak dapat dilakukan secara sembarangan mengingat sebenarnya pengaturan ruang dan meja makan secara tidak langsung menunjukkan kualitas pergaulan, intelektualitas dan menggambarkan citra perusahaan.

Hal utama yang harus diperhatikan pada saat mengatur meja ialah menghindarkan peletakkan kursi yang terlalu dekat. Demi kelancaran pelayanan, semua alat makan yang akan digunakan selama jamuan berlangsung ditata sebelum acara berlangsung diatas meja.

Ada dua cara jenis penataan makanan yang ada di PT Telkom DCS II Timur Surabaya yakni, makanan langsung disediakan di masing-masing meja tamu undangan dan buffet/prasmanan.

Pada dasarnya alat makan dapat dibedakan antara sendok, garpu dan pisau.

1. Fungsi sendok: alat makan ini dipergunakan untuk makanan yang mengandung cairan, terutama sekali soup.

2. Fungsi garpu: dipergunakan untuk menusuk dan menyuapkan makanan ke mulut. Apabila dipergunakan berpasangan dengan sendok maupun dengan pisau, maka garpu dipegang di tangan kiri.

3. Fungsi pisau: dipergunakan untuk memotong makanan dan bukan untuk menyuapkan ke mulut. Dalam penggunaannya dipegang dengan tangan kanan.

Pada umumnya, peralatan dan persiapan yang dilakukan sekretaris dalam menata makanan yang langsung disediakan dimasing-masing meja adalah sebagai berikut:

a. Menyerasikan letak meja dan kursi. Posisi kursi diatur sedemikian rupa, tidak terlalu jauh atau terlalu dekat dengan sisi meja.

b. Menjaga kebersihan ruang caffetaria.

c. Memasang molleton diatas meja yang berfungsi sebagai peredam bunyi pada waktu meletakkan peralatan makan serta menjaga taplak meja yang dipasang tidak bergeser.

d. Memasang taplak meja dengan ukuran sesuai dengan meja yang ada. Bagian taplak meja yang menggantung di sisi meja yang baik panjangnya bekisar antara 15-20 cm

e. Meletakkan alat makan (sendok dan garpu) diatas piring. Garpu diletakkan disebelah kiri piring, sedangkan pisau dan sendok berada di sisi kanan piring. f. Meletakkan minuman di sebelah kanan piring.

g. Meletakkan serbet makan atau tissu yang telah dibentuk secara menarik. Dalam tata cara penyajian makanan tidak lengkap rasanya kalau belum ada serbet makan. Alangkah baiknya apabila semua telah tertata dengan rapi dan bersih. Berikut adalah tata cara melipat Serbet Makan dengan bentuk topi berdiri: a. Letakkan serbet berbentuk segi empat pada meja, lipat tepat di tengah sampai

ujung bertemu ujung

b. Sudut kanan bawah secara diagonal dilipat keatas, sudut kiri atas dibentuk secara diagonal kebawah, sehingga membentuk dua segitiga siku-siku

c. Balik lipatan serbet dan secara memanjang lipat di tengah. Setelah langkah ini akan muncul segitiga yang terletak didalamnya

c.

Sopan santun yang perlu diperhatikan selama menghadiri acara jamuan makan.

Pada saat pimpinan mendapatkan undangan untuk jamuan makan, adakalanya sekretaris juga turut menemani pimpinan. Oleh karena itu pengetahuan tentang table manners atau etiket makan sangat diperlukan, karena tidak setiap orang mempunyai aturan yang sama saat dimeja makan. Hal ini karena perbedaan adat dan kebudayaan dari setiap individu.

Pada saat sekretaris menerima undangan untuk jamuan makanan bersama pimpinan dan klien, ada beberapa sopan santun yang harus diperhatikan, diantaranya yaitu bagaimana cara duduk, cara menggunakan serbet, cara berbicara sampai pada cara mempergunakan alat makan.

1. Cara duduk

a. Posisi kursi diatur sedemikian rupa, tidak terlalu jauh atau terlalu dekat dengan sisi meja.

b. Posisi tubuh tetap tegak dan menghadap kedepan dan tidak terlalu membungkuk pada waktu makan.

c. Posisi tangan tetap menggantung.

d. Posisi kaki tetap normal, tidak dilipat dan tidak pula menumpang satu di atas yang lainnya.

2. Cara menggunakan serbet makanan

Setelah duduk, sekretaris mengambil serbet makan yang berada dihadapan, kemudian dibuka dan diletakkan diatas pangkuan. Serbet makan hanya dipergunakan untuk menyeka bibir setiap kali diperlukan. Mempergunakan bagian ujung yang ditopang jati tengah dan telunjuk.

Setiap kali setalah menggunakan serbet, serbet makan harus selalu kembali ke atas pangkuan. Pada saat jamuan selesai, serbet makan tidak perlu dilipat rapi namun juga tidak meninggalkan serbet makan dalam keadaan terlalu kusut.

3. Cara berbicara

a. Menghindari berbicara padasaat masih terdapat makanan di dalam mulut. b. Menghindari berbicara dengan gerakan yang berlebihan bahkan sampai

memegang alat makan.

c. Selalu sopan dengan tidak memotong pembicaraan orang lain, tunggu sampai pihak yang bersangkutan selesai.

d. Menyesuaikan intonasi bicara, tidak terlalu keras dan tidak terlalu lemah. 4. Tata cara untuk minum

a. Mug (gelas sedikit besar tanpa kaki) yang digunakan untuk minum kopi, teh atau minuman panas lainnya, biasanya digunakan untuk acara tidak resmi. Tatakan biasanya disertakan untuk meletakkan sendok kecil bahkan terkadang tidak disertakan sama sekali. Apabila disertakan tatakan sendok

diletakkan dengan posisi menghadap ke bawah atau disisi piring makan. Saat akan meminum, sendok yang ada di mug dikeluarkan terlebih dahulu. b. Meletakkan teh celup yang telah dicelupkan ke dalam cangkir yang berisi

air panas pada piring alas/tatakan cangkir.

c. Sebelum meneguk minuman dingin, keluarkan sendok pengaduk yang berbentuk panjang dan meletakannya pada tatakan.

d. Apabila disuguhi minuman dengan gelas yang biasa digunakan untuk anggur merah, pegang kaki gelas. Untuk anggur putih, pegang badan gelas untuk menjaga kedinginan minuman tersebut.

e. Untuk meminum minuman yang panas, dapat diaduk secara perlahan dan tunggu sampai panasnya berkurang.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil selama melaksanakan Proyek Akhir adalah sebagai berikut:

1. Prosedur pelayanan tamu pada bagian resepsionis PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer Services II Timur Surabaya yang dilakukan melalui beberapa tahap mulai dari resepsionis menanyakan kepentingan tamu dan hendak bertemu dengan siapa, tamu didata dengan menggunakan software visitor system. Prosedur pelayananan tamu yang dilakukan oleh resepsionis PT Telkom DCS II Timur berjalan dengan cukup baik.

2. Peranan sekretaris PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer Services II Timur Surabaya dalam membantu kelancaran kerja pimpinan adalah hal yang sangat penting. Peranan tersebut meliputi persiapan rapat, pendisposisian surat masuk, perjalanan dinas pimpinan serta menjamu tamu perusahaan.

a. Langkah-langkah yang ditempuh dalam persiapan rapat antara lain mempersiapkan agenda rapat, membuat dan menyebarkan undangan rapat, mempersiapkan ruang rapat dan membuat notula rapat,

b. Prosedur pendisposisian surat masuk pada sekretariat PT Telkom DCS Timur Surabaya yakni membuka surat dan melihat dimana surat tersebut ditujukan, mengisi lembar disposisi berdasarkan informasi atau data yang diperoleh dari surat tersebut.

c. Hal yang perlu diperhatikan dalam menangani perjalanan dinas pimpinan yaitu pemesanan dan pembelian tiket pesawat dan akomodasi.

d. Untuk menjamu tamu perusahaan sekretaris harus memesan menu makanan sehari sebelum tamu datang ke perusahaan, sekretaris harus tetap menjaga kebersihan ruang makan. Pelaksanaan table manners pada PT Telkom tidak sepenuhnya sesuai dengan teori table manners.

5.2 Saran

1. Selain memiliki sifat yang ramah, resepsionis juga harus mampu memberikan kesan yang hangat dan melayani tamu dengan hati. Dengan demikian, tamu merasa lebih dihargai.

2. Resepsionis merupakan salah satu bagian dari citra perusahaan, jadi sebaiknya resepsionis lebih memperhatikan penampilan. Baik dari segi make up maupun pakaian.

3. Pada bagian sekretariat PT Telkom, perlu diadakan penggandaan untuk dokumen yang penting dan yang masih diperlukan oleh perusahaan dan dilakukan penyimpanan yang baik untuk mempermudah dalam pencarian. 4. Peralatan pengarsipan pada unit sekretariat Divisi Consumer Service II

Timur PT. Telkom Indonesia perlu ditambah agar dalam pengelolaan surat masuk dapat cepat dan efisiensi waktu. Sarana dan prasarana seperti Filling Cabinet, Ordner, lemari arsip perlu ditambah, agar penataan dan perawatan arsip dapat mudah dilakukan, dan mudah dipantau sehingga arsip dapat mudah ditemukan kembali pada waktu dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

Baratawidjaja, Thomas, Wijaya. 1996. Sekretaris Profesional. Jakarta: Pustaka Binaman Presinda.

Barnhart, G.L. 1969. Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar. Jakarta: Gramedia. Gie, The, Liang. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretariatan: Administrasi

Perkantoran Modern. Yogayakarta: Graha Ilmu

Hadi, Sumarto, Rumsari; Lukas, Dwiantoro. 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius.

Praman, Hengky, W. 2006. Kunci Sukses Aplikasi Inventary Berbasis Access 2003. Jakarta: Elex Media Komputindo

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Yogyakarta: Gramedia

Soekresno. 2005. Table Manners. Yogyakarta: Graha Ilmu

Sudarmangsih; Mustikawati, Farida; Soetanto, Nieke, P. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kharisma Putra Utama

Triwidodo, Titiek: Kristanto, Djoko. 2004. Pengembangan Kepribadian Sekretaris. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia