Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

52 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan pengurai dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan- hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga diusulkan perbaikan-perbaikan.

3.2 Analisis Masalah

Analisis permasalahan yang terjadi pada CV. SENTOSO ini yaitu mempromosikan produk yang ditawarkan masih sangat sederhana dengan membagiakan brosur kepada konsumen sehingga perluasan pemasaran belum maksimal. Untuk pemesanan dan transaksi pun dilakukan secara langsung ditempat yang ditentukan. Untuk itu perlu adanya sistem yang harus dibangun untuk mengatasi permasalahan tersebut.

3.2.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Prosedur adalah kumpulan dari proses dalam suatu sistem yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan. Sistem yang ada saat ini memiliki dua prosedur yaitu prosedur penjualan barang dan prosedur pembuatan laporan.

A. Prosedur Penjualan Barang

Prosedur penjualan barang pada CV. SENTOSO saat ini terdiri dari beberapa urutan proses, sebagai berikut : 1. Customer memilih barang yang akan dibeli. Customer memberikan barang ke bag. penjualan. 2. Bag. penjualan menerima data barang, kemudian bag. penjualan mengecek ketersediaan barang tersebut. 3. Bag. penjualan memastikan apakah barang yang akan dibeli tersedia atau tidak. Apabila barang tersedia, maka bag. penjualan akan membuat nota rangkap dua. Rangkap pertama diserahkan ke customer, rangkap kedua diarsipkan, jika tidak tersedia maka daftar barang di kembalikan lagi ke customer . 4. Kemudian bag. penjualan mencatat data penjualan ke dalam buku penjualanpemesanan. Diagram alir dokumen Flowmap prosedur penjualan dapat dilihat pada gambar 3-1 berikut : Prosedur penjualan Barang Bag. Penjualan 2 Customer tersedia Tidak tersedia 1 Nota penjualan pemesanan Data barang yang akan dibeli Data barang yang tidak tersedia Data barang yang akan dibeli Data barang yang tersedia 1 Nota penjualan pemesanan 2 Nota penjualan pemesanan A1 Cek barang Pencatatan penjualan data Data barang yang tidak tersedia Pembuatan nota penjualan Buku Penjualan pemesanan A2 Pengecekan ketersediaan barang Gambar 3-1 Prosedur Penjualan Barang Keterangan : A1 : Arsip nota penjualanpemesanan A2 : Arsip buku penjualanpemesanan.

B. Prosedur Pemesanan Letter

Posedur pemesana letter pada CV. SENTOSO saat ini melalui beberapa proses, sebagai berikut : 1. Bag. penjualan memberikan form letter kosong untuk menuliskan letter , ukuran dan warna handuk kepada customer. 2. Customer menuliskan letter, ukuran, warna dan jumlah handuk letter yang akan dipesan. Kemudian form letter isi diberikan ke bag. penjualan. Selain datang langsung customer juga dapat melakukan pemesanan via telepon, dengan mengirimkan letter, ukuran, warna dan jumlah handuk letter yang akan dipesan melalui Fax yang langsung di terima oleh Bag. Penjualan. 3. Bag. Penjualan akan membuat nota rangkap dua dimana tertera tanggal jadinya barang pesanan yang dilihat dari jumlah pemesanan handuk letter pada hari yang sama, dalam 1 hari perusahaan dapat memproduksi handuk letter 90 potong. Customer dapat memilih apakan akan dibayar tunai atau uang muka terlebih dahulu. Jika pembayaran dengan uang muka customer akan diminta untuk menyerahkan foto copy KTP atau membuatan perjanjian tertulis. Yang kemudian akan diarsipkan di data perjanjian. Nota rangkap pertama diserahkan ke customer dan rangkap kedua diarsipkan. 4. Bag. penjualan mencatat data pemesanan ke dalam buku penjualanpemesanan dan menyimpan pembayaran pada arsip pembayaran. 5. Form letter isi diberikan ke Bag. Gudang untuk pembuatan pesanan. Setelah pesanan jadi form letter isi diberikan kembali ke Bag. Penjualan untuk diarsipkan. Lunas 2 1 Nota penjualanpemesanan Pemesanan Letter Bag. Penjualan Total yang harus dibayar Uang Muka Fotocopy KTPSurat perjanjian Lunas Uang Muka Fotocopy KTPSurat perjanjian 2 2 Bag. Produksi Customer Pencatatan nota pemesanan Form letter isi Form letter kosong Form letter kosong isi Form letter isi Lunas? Lunas Uang Muka Ya Tidak Pembuatan perjanjian Fotocopy KTP Surat perjanjian Total yang harus dibayar Pemilihan pembayaran A1 1 Nota penjualanpemesanan Form letter isi A1 1 Nota penjualanpemesanan Form letter isi Pencatatan pemesnan data Pencatatan pemesanan data Pengerjaan pemesanan A2 Form letter isi Form letter isi A3 Form letter isi Form letter isi Buku Penjualan Pemesanan A4 1 Nota penjualanpemesanan Form letter isi Buku Penjualan Pemesanan A5 A4 A2 1 Nota penjualanpemesanan A3 Form letter isi Form letter isi Pengerjaan pemesanan Form letter isi Gambar 3-2 Prosedur Pemesanan Letter Keterangan : A1 : Arsip nota penjualanpemesanan A2 : Arsip buku penjualanpemesanan. A3 : Arsip data pesanan letter A4 : Buku pembayaran A5 : Arsip data perjanjian

C. Prosedur Pembuata Laporan

Prosedur rekapitulasi penjualan bulanan yang sedang berjalan di CV. SENTOSO adalah sebagai berikut : 1. Bag. penjualan membuat laporan penjualan dari buku penjualanpemesanan yang diarsipkan. 2. Pemilik instansi menerima laporan penjualan dari Bag. Penjualan. 3. Laporan tersebut dicek dan disahkan oleh pemilik instansi kemudian ditandatangani. 4. Laporan yang telah ditandatangani lalu diarsipkan oleh Bag. Penjualan Flowmap dari prosedur pembuatan laporan dapat dilihat pada Gambar 3-3. Prosedur Pembuatan Laporan Pemilik Instansi Bag. Penjualan Laporan penjualan yang telah di tandatangani Laporan penjualan Laporan penjualan yang telah di tandatangani A6 pengesahan Laporan Penjualan Proses Pembuatan laporan A2 Gambar 3-3 Prosedur Pembuatan Laporan Keterangan : A2 : Arsip buku penjualanpemesanan. A6 : Arsip buku laporan

3.2.2 Analisis Estimasi Pemesanan Produk