Pembangunan Sistem Informasi Inventory Control Pada CV. Synergy

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

Joko Mulyanto

10108374

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2014

v

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR SIMBOL... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 LataBelakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 2

1.5 Metodologi Penelitian ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ...6

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ...7

Tinjauan Organisasi ... 7

2.1 2.1.1 Sejarah Pendirian Perusahaan ... 7

2.1.2 Struktur Organisasi... 7

Landasan Teori ... 9

2.2 2.2.1 Sistem Informasi ... 9

2.2.2 Siklus Sistem Informasi ... 16

2.2.3 Konsep Dasar Pengendalian ... 18

vi

2.2.8 Alat Pengembangan berupa konteks Diagram ... 24

2.2.9 Pengertian Basis Data ... 31

2.2.10 Jaringan Client Server ... 35

2.2.11 MySQL ... 37

2.2.12 Borland Delphi ...38

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN ...41

Analisis Sistem ... 41

3.1 3.1.1 Analisis Masalah ... 41

3.1.2 Analisis sistem yang sedang berjalan ... 42

3.1.3 Aturan Bisnis ... 50

3.1.4 Penerapan Metode Economic Order Quantity(EOQ) ... 50

3.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 68

3.2.3 Analisis Perangkat Lunak ... 69

3.2.4 Analisis Pengguna ... 70

3.2.5 Analisis Jaringan Client Server ... 73

3.3 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak ... 75

3.3.3 Analisis Pengkodean ... 76

3.3.4 Analisis Basis Data ... 77

3.4 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 80

3.4.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 80

3.4.5 Spesifikasi Proses ... 96

vii

3.6 Perancangan Antarmuka ... 148

3.6.3 Perancangan Pesan ... 148

3.6.4 Jaringan Semantik ... 150

3.7 Perancangan Prosedural ... 152

3.7.3 Prosedural Login ... 152

3.7.4 Prosedural Tambah Data ... 153

3.7.5 Prosedural Edit Data ... 154

3.7.6 Prosedural Hapus Data ... 155

3.7.7 Prosedural Cari Data ...156

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ...157

Implementasi ... 157

4.1 4.1.1 Implementasi Perangkat Keras ... 157

4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 158

4.1.3 Implemnetasi Basis Data ... 158

4.1.4 Implementasi Antar Muka... 164

Pengujian ... 167

4.2 4.2.1 Rencana Pengujian Blackbox ...168

4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian Alpha ...171

4.2.4 Pengujian Beta ...186

4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ...188

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ...191

Kesimpulan ... 191 5.1

192

Control.9Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

[2] Harianto, Kristanto. (2002). Konsep dan Perancangan Database. 1 Yogyakarta: Andi.

[3] Jogiyanto, HM.(1993).Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

[4] Dhewanto, Wawan dan Falahah. 2007. ERP Menyelaraskan Teknologi

Informasi Dengan Strategi Bisnis. Bandung : Informatika

[5] Kendall, Kenneth E. and Julie E. Kendall. (1992). System Analysis and Design. New Jersey: Prentice Hall.

[6] Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon. (2002). Management Information System. New Jersey : Prentice Hall

[7] McLeod, Raymond. (2011). Management Information Systems. New Jersey:Prentice Hall.

[8] Mulyanto, Aunur Rofiq. (2008). Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional.

[9] Nasution, Arman Hakim. Prasetyawan, Yudha. (2008). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Yogyakarta : Graha Ilmu.

[10] Pressman, Roger. (2002). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta : Andi.

[11] Handoko, T. Hani. 1999. Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi.

Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta.

[12] Ramakrishnan, Raghu and Johannes Gehrke. (2003). Database management systems. Michigan : McGraw-Hill.

iii

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Puji syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan karunia-Nya tugas akhir dengan judul “Pembangunan Sistem Informasi Inventory Control pada CV. Synergy ”sebagai syarat untuk menyelsaikan program studi Strata I Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer pada Universitas Komputer Indonesia dapat selesai sebagaimana mestinya.

Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu dan Bapak tercinta yang selalu mendoakan setiap saat dan juga dukungan baik moril maupun materil yang tak terhingga selama ini.

2. Ibu Utami Dewi W, S.Kom selaku dosen pembimbing yang telah membimbing dan memberikan pengarahan dalam tugas akhir ini.

3. Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

4. Bapak Irawan Afrianto, S.T., M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia sekaligus dosen wali kelas IF-10 angkatan 2008.

5. Ibu Riani Lubis, S.T., M.T. selaku dosen riviewer yang telah memberikan banyak sekali waktu dan masukan yang sangat berarti bagi penulis.

6. CV. Synergy yang telah bersedia sebagai objek penelitian Tugas Akhir. 7. Sahabat-sahabat terbaik penulis semasa SMA hingga saat ini, Iqbal, Opik,

Azhar, Indra, Bachtiar dan Ruhyan yang telah banyak memberi dukungan dan nasihat.

8. Teman-teman IF-7 angkatan 2008 yang selalu mendukung penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini terutama Saepudin yang telah banyak membantu.

iv dukungan.

11.Seluruh Dosen dan Staff pengajar Program Studi Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

12.Semua pihak yang terlibat dan ikut membantu dalam tugas akhir ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

Sangat disadari bahwa dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan tugas akhir skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan untuk pengembang ke arah yang lebih baik.

Bandung, Februari 2014

Nama : Joko Mulyanto jenis kelamin : Laki-laki

Tempat, tanggal lahir : Cianjur, 27 Januari 1990

Agama : Islam

Kewarganegaraan : Indonesia

Status : Belum kawin

Anak ke : 4 dari 4 bersaudara

Alamat : Jl. Raya Bandung Km.4 Cianjur

Telepon : +6285624737737

E-mail : jack.cielers@gmail.com

2. RIWAYAT PENDIDIKAN

1. Sekolah Dasar : SDN Sayang Heulang Cianjur

tahun ajaran 1996-2002

2. Sekolah Menengah Pertama : SMPN 4 Cianjur

tahun ajaran 2002 – 2005

3. Sekolah Menengah Atas : SMA Pasundan 1 Cianjur

tahun ajaran 2005 – 2008

4. Perguruan Tinggi : FTIK Unikom Bandung

tahun ajaran 2008 – 2012

Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenar-benarnya dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan.

Bandung

1

1.1 LataBelakang Masalah

CV. Synergy adalah perusahaan dengan konsep “one stop” dibidang konveksi, percetakan, dan merchandises. Kebutuhan perseorangan maupun institusi terhadap produksi konveksi, percetakan dan merchandises.

CV. Synergy sangat membutuhkan pengolahan pesanan, pengolahan kebutuhan bahan baku dan laporan yang baik untuk menunjang tingginya transaksi pemesanan, Pemilik perusahaan merasa CV. Synergy masih terasa belum optimal dengan pengolahan kebutuhan bahan baku karena pengontrolan persediaan bahan baku yang masih mengandalkan intuisi yang menyebabkan kehabisan persediaan bahan baku terkadang manajer produksi lambat dalam menghitung bahan baku yang dibutuhkan dan berapa banyak bahan baku yang diperlukan dan untuk tercapainya jumlah produk dan proses produksi tidak ada kendala dengan bahan baku yang dibutuhkan, baik itu kekurangan atau kelebihan yang mengakibatkan penambahan biaya tambahan yang memang tidak diharapkan oleh perusahaan, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang berguna untuk mengatur pengendalian bahan baku.

Pengolahan pesanan yang kurang terorganisir dalam melakukan pencatatan dengan menggunakan form order yang ditulis tangan. Ini mengakibatkan kurang efisiensi pekerjaan yang dikerjakan oleh banyak orang dengan mengandalkan

form order tersebut. Kejadian ini sering terjadi dan berdampak pada konsumen

yang complain akibat pesanan tidak sesuai serta terlalu lama dikerjakan. Ini dikarenakan kurangnya koordinasi antara front office, desainer dan manajer produksi apabila form order hilang atau salah dalam memberikan keterangan didalam form order tersebut.

Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat disimpulkan bahwa CV. Synergy membutuhkan suatu system inventory control. Sehingga judul tugas akhir ini adalah

“PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI INVENTORY CONTROL PADA C.V SYNERGY”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka rumusan masalah dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

Bagaimana cara mengelola pengendalian persediaan bahan baku pada CV. Synergy.

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dalam penelitian ini adalah untuk membangun Sistem Informasi inventory control pada CV. Synergy, adapun tujuan yang dibuat adalah sebagai berikut :

1. Membantu manager produksi agar bisa mengetahui berapa banyak kebutuhan bahan baku yang harus disiapkan atau dipesan.

2. Menjaga pembelian bahan baku oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar.

3. Menjaga agar perusahaan agar tidak kehabisan persediaan sehingga proses produksi pesanan tidak terlalu lama dikerjakan.

4. Menyediakan informasi jumlah stok bahan baku di CV. Synergy.

1.4 Batasan Masalah

Batasan masalah dilakukan agar pembahasan masalah dapat lebih terarah dan terperinci, dengan maksud untuk mempermudah identifikasi sesuai dengan yang diharapkan. Adapun batasan masalah dari membangun system informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Data yang diolah oleh sistem informasi inventory control CV. Synergy yaitu data keseluruhan produk, data keseluruhan bahan baku untuk pembuatan produk, data supplier, dan data pengguna (user).

2. Jenis produk yang diolah adalah produk Standing x Banner dan Mug

costum untuk jenis bahan bakunya yaitu : Flexy Banner, X-Banner, Tinta

CMYK, Power Glue, keling penjepit, Mug kosong, Kertas Inkjet 100gsm, Tinta Sublime CMYK.

3. Periode pemesanan bahan baku dihitung perminggu.

4. Frekuensi pemesanan bahan baku berdasarkan minimal order.

5. Data yang diolah adalah data penggunaan bahan baku pada Bulan November 2013

6. Proses yang akan dilakukan dalam sistem informasi inventory control ini adalah pengolahan data pelanggan, data produk, data produksi, data supplier, data pemesanan, data pembelian, data bahan baku dan perhitungan kebutuhan bahan baku.

7. Sistem ini memberikan informasi dan laporan mengenai transaksi penjualan, pembelian, biaya perhitungan biaya total persediaan bahan baku.

8. Laporan yang diberikan kepada pemilik perusahaan sebatas laporan transaksi dengan format bulanan dan tahunan.

9. Pengendalian persediaan bahan baku dilakukan dengan menggunakan Perhitungan EOQ(Economic Order Quantity).

10.Model analisis perangkat lunak yang digunakan adalah pemodelan terstruktur. Alat yang digunakan adalah flowmap untuk menggambarkan proses dalam prosedur yang terlibat, Entity Relationship Diagram(ERD)

untuk menggambarkan struktur objek data dan Data Flow Diagram(DFD)

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian merupakan suatu cara yang digunakan untuk melakukan penelusuran dan pengumpulan data terhadap suatu masalah yang dapat memberikan sebuah solusi untuk menangani masalah tersebut. Metodologi penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini terdiri dari dua metode, yaitu :

1. Metode Pengumpulan data

Metode pengumpulan data merupakan faktor penting demi keberhasilan penelitian. Hal ini berkaitan dengan bagaimana cara mengumpulkan data, siapa sumbernya dan alat apa yang digunakan, Berikut ini metode yang dipakai untuk pengumpulan data :

a. Tahap Observasi

Tahap observasi adalah suatu teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan langsung pada objek permasalahan, kemudian dari pengamatan tersebut diambil suatu kesimpulan.

b. Tahap Wawancara

Tahap wawancara dimana penulis melakukan tanya jawab secara langsung dengan penyedia sumber data yang diperlukan.

c. Studi Literatur

Studi literatur dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah berbagai literature-literatur dari perpustakaan uang bersumber dari buku-buku teks, jurnal ilmiah, situs-situs di internet dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan perencanaan dan pengendalian persediaan barang.

2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Pembangunan perangkat lunak ini menggunakan metode waterfall yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu: [10]

a. Requirements definition : Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.

b. System and software design : Desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai

dikumpulkan secara lengkap.

c. Implementation and unit testing : desain program diterjemahkan ke dalam

kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.

d. Integration and system testing : Penyatuan unit-unit program kemudian

diuji secara keseluruhan (system testing).

e. Operation and maintenance : mengoperasikan program dilingkungannya

dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir dibagi dalam beberapa bab dengan pokok pembahasan secara umum adalah sebagai berikut.

BAB 1 PENDAHULUAN

Menguraikan tentang latar belakang permasalahan, mencoba merumuskan inti permasalahan

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Menerangkan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, konsep dasar sistem, klasifikasi sistem, bentuk umum sistem, konsep dasar informasi, sistem informasi, siklus informasi, tahap pengolahan data, alat pengembangan berupa konteks diagram, diagram aliran data, kamus data, pengertian basis data, tujuan basis data, perancangan basis data, software pendukung yang digunakan.

BAB 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Menganalisis masalah dari perangkat lunak yang akan dibuat dan merupakan tahapan yang dilakukan dalam pembangunan secara garis besar, sejak dari tahap persiapan sampai penarikan kesimpulan.

BAB 4. IMPLEMENTASI

Berisi hasil implementasi dari hasil analisis dan perancangan yang telah dibuat disertai juga dengan hasil pengujian dari perangkat lunak yang dibangun.

BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan dan saran yang sudah diperoleh dari hasil penulisan tugas akhir.

7

Tinjauan Organisasi 2.1

2.1.1 Sejarah Pendirian Perusahaan

CV. Synergy berdiri sejak tahun 2010 dan berlokasi di Jl. Bungursari VIII No. 2 Padasuka Bandung. Pada awal pendiriannya tahun 2010. CV. Synergy yang di dirikan oleh Budi Krisnandi dan Kunkun Taryat, yang dimulai dari bisnis kecil yang belum mempunyai kantor, awalnya Budi Krisnandi dan Kunkun taryat hanya menawarkan jasanya kepada teman-teman dan berlangsung dari mulut ke mulut, pendirian kantor CV. Synergy dimulai ketika teman dari Budi Krisnandi menawarkan untuk menjadi investor pada perusahaan mereka, awalnya kantor CV. Synergy berlokasi daerah Tubagus Ismail, karena tempat tersebut tidak mendukung tempat yang luas untuk produksi akhirnya kantor CV. Synergy sekarang berlokasi Padasuka.

2.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi berfungsi untuk membantu dalam melakukan aktivitas manajemen dalam proses pelaksanaan produksi untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi akan terlihat jelas tugas dan tanggung jawab masing–masing personil dalam melaksanakan tugasnya. Sehingga apa yang telah diamanatkan berupa tanggung jawab dan tugas personil diharapkan dapat diterapkan dalam proses produksi maupun interaksi sosial di lapangan pekerjaan.

Gambar 2.1 Srtuktur Organisasi

Job deskripsi yang akan dilakukan pada CV Synergy adalah sebagai berikut :

1. Pemilik Perusahaan

a. Merupakan pimpinan tertinggi dan pemegang kebijakan perusahaan sehari-hari.

b. Mengkoordinir kegiatan organisasi untuk menjaga kelancaran administrasi dan fisik perusahaan.

c. Mempertanggungjawabkan hasil kegiatan secara administratif dan fisik pada akhir tahun ataupun pada saat tutup buku.

2. Administrasi

a. Mengkoordinasi kegiatan dalam bidang keuangan dan pengendalian harta perusahaan, mengontrol biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan serta hal – hal yang menyangkut keuangan.

b. Menghitung segala penerimaan dan pengeluaran uang atau inventaris perusahaan.

c. Membuat laporan rinci hasil kegiatan kepada pemilik perusahaan.

3. Manajer Produksi

a. Mengusahakan agar pemenuhan pesanan dari pelanggan dilaksanakan tepat pada waktunya.

c. Menentukan kebijakan pokok dalam perencanaan dan pengendalian semua proses produksi.

d. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan produksi. e. Merencanakan dan menggendalikan produk yang akan dibuat.

4. Pelaksana

a. Melakukan produksi sesuai dengan apa yang di perintah oleh Manajer Produksi.

b. Melakukan pembelian bahan baku sesuai apa yang diperintah oleh Manajer Produksi.

Landasan Teori 2.2

2.2.1 Sistem Informasi

Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menuju suatu tujuan [7]. Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dipakai oleh manajer. Semua sumberdaya termasuk informasi yang dapat dikelola. Pengolahan informasi semakin penting saat bisnis menajdi rumit dan kemampuan komputer berkembang. Jadi, sistem informasi dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang bekerjasama dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengawasan, analisis, dan visualisasi dalam organisasi [6]. Pengertian secara umum, sistem informasi merupakan kumpulan komponen atau elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu . Sistem memerlukan sumber daya yang akan mengubah input menjadi

output. Output informasi digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta

orang-orang dan organisasi-organisasi yang berada dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan dan dalam semua area fungsional. Karena itu untuk dapat berhasil, mereka perlu mengerti informasi.

Informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi merupakan suatu susunan dari

komponen-komponen berhubungan yang saling berinteraksi untuk mendukung kegiatan, manajemen informasi, dan pengambilan informasi yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi.

2.2.1.1 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi manajemen (Management information system) atau sering dikenal dengan singkatannya SIM merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi - informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen atau dengan kata lain adalah suatu sistem untuk mengolah informasi yang akan digunakan oleh pihak manajer.

Definisi SIM (Sistem informasi manajemen) antara lain adalah :

1. Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi - interaksi sistem - sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi [3].

2. Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber - sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung-jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian [3].

3. SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen [3].

4. SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi [3].

Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah : 1. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.

2. Menghasilkan informasi untuk semua tingkatan manajemen.

Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa

melibatkan elemen non - komputer. Dari definisi yang diberikan oleh Gordon B.Davis, elemen non - komputer adalah sistem manusia dan elemen komputer adalah sistem mesin. Lebih lanjut Gordon B.Davis juga menegaskan bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer

(computer-based information processing).

SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi - fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem - sistem informasi tergantung dari besar kecilnya organisasi. SIM terdiri dari sistem - sistem :

1. Sistem informasi akuntansi (Accounting Information System), menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan kegiatan-kegiatan pemasaran dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. 3. Sistem Informasi manajemen persediaan (inventory management

information system).

4. Sistem informasi personalia (personel information system) 5. Sistem informasi distribusi (distribution information system) 6. Sistem informasi pembelian (purchasing information system). 7. Sistem informasi kekayaan (treasury ionformation system).

8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information system). 9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and

development information system).

10.Sistem informasi teknik (engineering information system).

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap - tiap tingkatan manajemen, tipe informasi yang dibutuhkan berbeda. Untuk manajemen tingkat bawah, tipe informasi yang dibutuhkan juga berbeda. Untuk manajemen tingkat tipe informasinya adalah terinci (detail), karena digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk

manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, tipe informasi adalah semakin tersaring (filter) atau lebih ringkas.

2.2.1.2 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, Pertama adalah Pendekatan yang menekankan pada prosedur sistem dan Kedua adalah Pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemennya [3].

2.2.1.3 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik (sifat – sifat tertentu), terdiri dari : 1. Komponen - komponen (Components)

Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama untuk membentuk suatu kesatuan komponen – komponen sistem berupa sub-sistem atau bagian – bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini dapat dipandang sebagai satu kesatuan dan menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem yang bersifat menguntungkan atau merugikan.

4. Penghubung (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu sistem dengan sub-sistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya – sumber daya mengalir dari sub-sistem yang lainnya.

Energi yang dimasukan ke dalam sistem yang berupa masukan perawatan (Maintenace Input) agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (Signal Input) yang diproses unutk menghasilkan keluaran. 6. Keluaran (Output)

Merupakan hasil dari energi yang telah diproses dan dapat diklarifikasikan antara lain menjadi output yang langsung digunakan, output yang bisa dijadikan input untuk sub-sistem yang lain atau kepada supra sistem serta output bagi sistem yang tidak digunakan lagi (sisa pembuangan) tapi bagi sistem lain sangat berguna.

7. Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal)

Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya. Karakterisitk atau sifat-sifat suatu sistem dapat kita lihat seperti pada gambar berikut ini:

Klasifikasi Sistem 2.2.1.4

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.

2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

a. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia

(human made system) adalah sistem yang dibuat oleh

c. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).

Konsep Dasar Informasi 2.2.1.5

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Apakah sebenarnya Informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem ? Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

Agar bermanfaat, informasi harus memiliki kualitas sebagai berikut :

1. Relevan, yaitu menambah pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi, atau menegaskan ekspektasi semula. 2. Dapat Dipercaya, yaitu bebas dari kesalahan atau bisa secara akurat

menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi.

3. Lengkap, yaitu tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh para pemakai.

4. Tepat waktu, yaitu disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan.

5. Mudah dipahami, yaitu disajikan dalam format yang mudah dimengerti. 6. Dapat diuji kebenarannya, yaitu memungkinkan dua orang yang kompeten

untuk menghasilkan informasi yang sama secara independent.

Bila kita mengacu pada definisi sistem, maka sistem informasi dapat didefinisikan sebagai :

“Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai satu tujuan yaitu menyajikan informasi”.

Komponen sistem informasi adalah sebagai berikut :

1. Hardware(perangkat keras), terdiri dari komputer, printer, jaringan. 2. Software (perangkat lunak).

3. Data, merupakan komponen dasar informasi. 4. Manusia (user).

5. Prodesur, seperti buku penyusun operasional dan elektronik. Kegiatan-kegiatan di dalam suatu informasi meliputi : 1. Input, kegiatan menyediakan data untuk diproses.

2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan informasi yang bernilai lebih.

3. Output, kegiatan yang menghasilkan keluaran berupa informasi hasil dari proses.

4. Penyimpanan, kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Kontrol (pengendali), suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi berjalan sesuai dengan jalan yang diharapkan.

2.2.2 Siklus Sistem Informasi

Siklus hidup sistem informasi yang umum dimulai dari perencanaan, pengembangan (Survei, Analisa, pembuatan, implementasi, pemeliharaan) dan evaluasi secara terus menerus untuk menetapkan apakah sistem informasi tersebut masih layak diaplikasikan, jika tidak sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan dimulai dari perencanaan kembali.

Tahap Pengolahan Data 2.2.2.1

Di dalam pengolahan data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi :

a. Orginating-Recording(Pencatatan)

Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir.

b. Classifiying(Klasifikasi)

Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan

c. Sorting(Penyusunan)

Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan menurut kode klasifikasinya

d. Calculating(Perhitungan).

Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan– perhitungan ataudisebut Calculating.

e. Summarizing(PenyusunanLaporan).

Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi

f. Storing(Penyimpanan)

Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen

g. Retrieving(Pencarian)

Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanyamenggunakankomputer

h. Communicating(Komunikasi)

Dalam proses pengolahan data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi

i. Reproducing(Penggandaan)

Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tap.

2.2.3 Konsep Dasar Pengendalian

“Pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dgn apa yg telah direncanakan sebelumnya”.[9]

Elemen proses pengendalian adalah : a. Detektor/sensor

b. Sensor c. Efektor

d. Jaringan komunikasi

1. Jenis-jenis Pengendalian

Pengendalian terdiri dari beberapa jenis, diantaranya :

a. Feed Forward Control

Pengendalian ini didesain untuk mengantisipasi masalah yang mungkin muncul, mengambil tindakan pencegahan serta memastikan bahwa tujuan dan sumber daya yang tepat telah disediakan sebelum pekerjaan dimulai.

b. Cuncurrent Control

Pengendalian ini berfokus pada apa yang terjadi selama proses ketja berlangsung, jika terjadi kesalahan maka diperbaiki pada saat kegiatan itu berlangsung.

c. FeedbackControl

Pengendalian ini dilakukan setelah kegiatan selesai. Berfungsi memberikan umpan balik yang dapay digunakan untuk membuat rencana masa depan yang lebih baik.

2. Strategi Pengendalian Manajerial

Strategi pengendalian terdiri dari dua macam, yaitu :

a. Internal Control, mendorong individu dan kelompok untuk melakukan

kedisiplinan dan pengendalian sendiri dalam rangka memenuhi tuntutan pekerjaan.

b. External Control, dilakukan melalui pengawasan langsung maupun sistem

administrative formal seperti aturan dan prosedur.

3. Pengefektifan Pengendalian

Pengendalian dapat berjalan secara efektif dengan memperhatika unsure-unsur berikut :

a. Berorientasi pada strategi dan oencapaian tujuan b. Mudah dipahami.

c. Berorientasi pada ketepatan dan responsive terhadap penyimpangan. d. Fleksibel.

e. Mendukung sistem pengendalian internal.

f. Mendukung pengembangan dan peningkatan serta meminimalkan peran hukuman.

g. Adil dan objektif.

2.2.4 Persediaan (Inventory)

Persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala seuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. [9] Sedangkan pengendalian persediaan adalah aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.

2.2.4.1 Peranan Persediaan

Pada dasarnya persediaan mempermudah jalannya operasi perusahaan yang dilakukan secara berturut-turt untuk memproduksi barang. Persediaan diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi, antara lain berguna untuk : [9]

1. Mengurangi resiko keterlambatan datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menunjang proses produksi perusahaan.

2. Mengurangi resiko penerimaan bahan baku yang dipesan tetapi tidak sesuai dengan pesanan sehingga harus dikembalikan.

3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan seandainya bahan/barang itu tidak tersedia dipasaran.

4. Memepertahankan stabilitas operasi produksi perusahaan, yang berarti menjamin kelancaran proses produksi.

5. Upaya penggunaan mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya operasi produksi karena ketidakadaan persediaan (Stock Out).

6. Memberikan pelayanan kepada konsumen dengan baik, dimana keinginan konsumen pada suatu waktu dapat dipenuh dengan memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.

2.2.4.2 Biaya-Biaya Persediaan

Persediaan pada dasarnya menimbulkan biaya. Biaya yang ditimbulkan tersebut dapat berupa biaya tetap dan biaya variable. Besarnya persediaan memperhatikan variable dari biaya-biaya persediaan. Biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan ini adalah sebagai berikut : [9]

1. Biaya Pembelian

Biaya Pembelian dari suatu barang adalah harga beli barang perunit, jika barang tersebut diperoleh dari luar perusahaan/pihak lain.

Biaya pembelian ditentukan oleh : a. Banyaknya barang yang dibeli b. Harga barang per unit

2. Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan adalah biaya yang diperlukan dalam penyimpanan persediaan. Yang termasuk dalam biaya penyimanan adalah biaya gudang, asuransi, pajak kekayaan, biaya modal, penyusutan dan keusangan. Biaya penggudangan lebih terkait langsung dengan besarnya persediaan daripada dengan nilai barang yang dibeli. Jenis biaya-biaya penyimpanan yang lain bisa naik turun mengikuti nilai persediaan. Selain itu, barang yang lebih berharga nilainya dapat membutuhkan tambahan perlindungan dan penjagaan. Oleh karena itu, biaya gudang dan biaya-biaya penyimpanan dinyatakan dengan angka persentase terhadap nilai persediaan.

3. Biaya Pemesanan

Biaya pemesanan adalah semua biaya yang dikeluarjan untuk memesan barang yang dibeli dari pihak lain. BIaya pemesanan termasuk biaya

pengelolaan bagian pembeliana, biaya pengiriman pesanan, biaya administrasi yang berkaitan dengan proses pemesanan barang.

4. Biaya Persediaan Pengaman

Biaya persediaan pengamanan adalah biaya yang berupa persediaan yang disimpan dalam usaha mencegah kemungkinan kehabisan barang-barang untuk dijual. Persediaan pengaman tidak mencukupi, perusahaan menanggung rugi karena kehilangan kesempatan untuk menjual dan hilangnya kepercayaan pelanggan.

2.2.5 Metode Economic Order Quantity (EOQ)

Metode manajemen persediaan yang paling terkenal adalah model-model

economic order quantity (EOQ) atau economic lot size (ELS). Metode ini

diperkenalkan pertama kali oleh Ford Harris dari Westinghouse pada tahun 1915. EOQ adalah jumlah unit (kuantitas) barang yang dapat dibeli dengan biaya minimal. Metode ini dapat digunakan baik untuk barang-barang yang dibeli maupun yang diproduksi sendiri. Model EOQ adalah nama yang biasa digunakan untuk barang-barang yang dibeli, sedangkan ELS digunakan untuk barang-barang yang diproduksi secara internal.

Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimalkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan.

metode persediaan ini adalah untuk menentukan jumlah pesanan yang dapat meminimumkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan. Dengan menggunakan EOQ, maka persediaan yang ada di dalam gudang tidak terlalu banyak, tetapi juga tidak akan terlalu sedikit, sehingga aktivitas perusahaan tidak akan terganggu karenanya. Salah satu masalah dalam menentukan analisis EOQ adalah bahwa sulit bagi kita untuk dapat menentukan titik pemesanan kembali. Perlu diingat bahwa titik pemesanan kembali diperlukan untuk mencegah terjadinya kehabisan/kekurangan stok selama waktu antara melakukan pemesanan dan penerimaan pesanan tersebut.

Ketika permintaan bersifat pasti, persediaan ini akan berkurang/dihabiskan pada tingkat yang diketahui, sehingga pesanan akan sampai tepat pada saat tingkat persediaan mencapai titik nol [11]

√ ………(3.2)

Keterangan:

Q* = jumlah/nilai EOQ (unit). C = biaya pemesanan per pesanan. R = permintaan per periode (unit). H = biaya penyimpanan.

Model ini dapat diterapkan dengan asumsi-asumsi sebagai berikut 1. Permintaan diketahui dengan pasti dan konstan selama periode persediaan 2. Semua item yang dipesan diterima seketika, tidak bertahap

3. Jarak waktu sejak pesan sampai pesanan datang (lead time) pasti 4. Semua biaya diketahui dan bersifat pasti

5. Kekurangan persediaan (stock out) tidak diizinkan 6. Tidak ada diskon dalam tingkat kuantitas pesanan.

2.2.6 Waktu Tunggu (Lead Time)

Lead time atau waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan untuk menunggu mulai dari pemesanan dilakukan sampai barang diterima. Hal tersebut sesuai dengan pengertian lead time menurut (Wawan. 2007), “Lead

time is the elapsed time between the beginning of an economic or

manufacturing function and the completion of that function.”. (Handoko.1999) Dalam masalah inventory, lead time yang digunakan adalah waktu dalam satuan horizon perencanaan. Dalam pemenuhan atau pengisian kembali persediaan terdapat suatu perbedaan waktu yang cukup lama antara saat mengadakan pesanan (order) untuk pengisian kembali persediaan dengan saat penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut diterima dan dimasukkan ke

dalam persediaan (stok), perbedaan waktu inilah yang dinamakan lead time

(Handoko. 1999).

2.2.7 Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)

Reorder point adalah menunjukkan suatu tingkat persediaan dimana pada

saat itu harus dilakukan pesanan. Pemesanan kembali ini perlu dilakukan oleh perusahaan pada setiap periode untuk mencegah terjadinya kekurangan barang, sehingga aktivitas perusahaan tidak terganggu [11].

……….(3.1)

Dimana :

ROP = reorder point

d = permintaan mingguan

L = lead time

2.2.8 Alat Pengembangan berupa konteks Diagram

Alat Pengembangan berupa Konteks Diagram

Alat-alat yang digunakan dalam perancangan system meliputi perancangan Proses yang terdiri dari :

1. Flow Chart 2. ERD

3. Diagram Konteks 4. Data Flow Diagram 5. Kamus data

2.2.8.1 Flow Chart (Bagan Alir)

Flow Chart atau bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukan alir

terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Ada lima macam bagan alir yang biasa dipakai, yaitu :

1. System Flow Chart (Bagan Alir Sistem)

Bagan alir sistem (System Flowchart) merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan -urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukan apa yang sedang dikerjakan di sistem.

2. Document Flow Chart (Bagan Alir Dokumen)

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart atau paperwork flowchart) merupakan bagan alir yang menunjukan arus data laporan dan formulir termasuk tembusan - tembusan. Bagan alir ini menggunakan simbol yang sama.

3. Schematic Flow Chart (Bagan Alir Skematik)

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah bagan alir skematik selain menggunakan simbol - simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar - gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar - gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol -simbol bagan alir. Penggunaan gambar - gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarkannya.

4. Program Flow Chart (Bagan Alir Program)

Bagan alir program (program flow chart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah - langkah dari proses program. Bagan Alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program

logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed

menggambarkan tiap - tiap langkah di dalam program komputer secara logika.

5. Process Flow Chart (Bagan Alir Proses)

Bagan alir proses (Process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analisis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.

2.2.8.2 ERD(Entity Relational Diagram)

ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan model yang

mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan dalam DFD.[4] ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Terdapat tiga simbol yang digunakan yaitu :

1. Entitas, adalah suatu objek yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

2. Atribut, entitas mempunyai elemen yang disebut atribut dan berfungsi mendeskripsikan karakter entitas.

3. Hubungan, entitas dapat berhubungan satu sama lain, hubungan ini dinamakan relationship. Sebagaimana halnya entity maka dalam hubungan juga harus dibedakan antara hubungan dan isi hubungan.

Pada suatu hubungan antar entitas terdapat tiga jenis hubungan yaitu: 1. Hubungan satu ke satu (One to one relationship)

Artinya setiap entitas pada himpunan entitas pertama berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan kedua, begitu juga sebaliknya

2. Hubungan satu ke banyak (One to many relationship)

Artinya setiap entitas pada himpunan entitas pertama berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas kedua, tetapi setiap entitas pada himpunan entitas kedua hanya dapat berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas pertama.

3. Hubungan banyak ke banyak (Many to many relationship)

Artinya setiap entitas pada himpunan entitas pertama berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas kedua, dan demikian juga sebaliknya.

2.2.8.3 Diagram Konteks

Diagram Konteks menurut [3] merupakan bagian dari data flow diagram yang berada pada level peling tinggi dan berfungsi untuk mengambarkan hubungan hubungan system dengan lingkungan luar ( External Entity ). Pada diagram konteks dapat dilihat kelompok pemakai, organisasi atau system lain

Entitas B Atribut – B1 Entitas A

Atribut – A1

Entitas A Atribut – A1

Entitas B Atribut – B1

Entitas B Atribut – B1 Entitas A

Atribut – A1

Gambar 2.4 ERD dengan relasi satu ke satu

Gambar 2.5 ERD dengan relasi satu ke banyak

yang berhubungan. Diagram konteks juga memperlihatkan input dari system lain maupun output ke sistem lain dan juga pada penyimpanan yang dipergunakan bersama dengan sistem lain. Diagram konteks diwakili dengan sebuah lingkaran tunggal yang saling memiliki keterkaitan dengan lingkungannya. Komponen-komponen yang dipakai pada diagram konteks sama dengan Komponen- komponen-komponen yang dipakai pada penggambaran Data Flow Diagram.

2.2.8.4 Data Flow Diagram

DFD mulai dikenalkan oleh Martin dan Estrin pada tahun 1967, berupa algoritma dengan menggunakan symbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. Dimana penggunaan symbol dalam menerangkan algoritma juga digunakan oleh E.Yourdan dan LL. Constantine, bahkan pada tahun 1973 GE Whitehouse menggunakan simbol sejenis untuk membuat model - model matematika.

Penggunaan notasi atau simbol dirasakan sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson pada tahun 1979. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali didalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus data dari sistem sekarang dikenal dengan nama Data Flow Diagram.

Data flow diagram atau biasa disingkat DFD atau dalam Bahasa Indonesia

sebagai Diagram Arus Data (DAD), merupakan penggambaran jaringan kerja dari suatu sistem (otomatis, Manual, atau kombinasi). Penggambaran DFD terhadap kasus yang serupa dapat berbeda tergantung perancangannya, karena setiap orang dapat berbeda membentuk level dari suatu flow sistem. DFD terdiri dari 2 bentuk, yaitu

1. Diagram arus data fisik dimana pada diagram ini lebih ditekankan pada bagaimana proses - proses dari sistem diterapkan termasuk proses - proses yang manual dimana lebih menunjukan dimana, bagaimana dan oleh siapa proses - proses dalam sistem tersebut dilakukan. Umumnya diagram fisik digunakan untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan pada saat

analisa dengan pertimbangan diagram ini lebih mudah dipahami oleh user karena proses tersebut menggambarkan objek - objek yang melakukan proses dalam suatu sistem.

2. Diagram arus data logika dimana penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses - proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem yang terkait, jadi lebih menekankan pada proses -proses dan aliran data dari dan keluar -proses tersebut.

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut disimpan. Kelebihan dari DFD yaitu dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan mengubah sistem menjadi level yang lebih rendah, sedangkan kekurangannya adalah tidak dapat menunjukan proses pengulangan, proses keputusan dan tidak menunjukan

proses - proses perhitungan. Berikut ini merupakan simbol yang dipakai dalam DFD :

1. Kesatuan Luar

Kesatuan Luar menggambarkan kesatuan - kesatuan di luar sistem yang kita gambarkan. Kesatuan ini menyediakan data untuk input ke sistem dan menerima data output dari sistem. Setiap kesatuan luar diberi nama sesuai dengan elemennya.

2. Proses

Proses adalah kegiatan yang mengtransformasikan dari input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran atau persegi empat bundar ( upright rectangle). Penulisan label di proses dapat menggunakan kata benda untuk menggambarkan DAD model fisik dan kata kerja untuk menggambarkan DAD model logis.

3. Arus Data

Tanda panah digunakan untuk menggambarkan arus data yang mengalir di antara proses, tempat penyimpanan data dan kesatuan luar. Selain itu tanda panah juga mewakili fisik seperti mengalirnya stok/persediaan barang dagangan.

4. Tempat Penyimpanan Data

Tempat penyimpanan data (data storage) digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data yang dipersiapkan untuk diproses.

2.2.8.5 Kamus Data

Data dictionary atau kamus data adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan - kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud ini maka kamus data harus memuat hal - hal sebagai berikut :

a. Nama Arus Data (Paper Work), karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data tersebut.

b. Nama lain, hal ini perlu ditulis karena data yang sama mungkin mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departmen yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya dengan bukti penjualan sebagai faktur, sehingga baik faktur maupun tembusan data yang sama mempunyai struktur yang berbeda.

c. Bentuk Data, karena hal ini perlu dicatat dikamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data kedalam kegunaanya sewaktu perancangan sistem.

d. Arus Data, menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data, supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD.

e. Penjelasan, untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan -keterangan tentang arus data tersebut.

f. Periode, periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukan ke sistem, kapan proses - proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan - laporan harus dihasilkan.

g. Volume, yang perlu dicatat dikamus data adalah tentang volume rata - rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata - rata menunjukan bannyaknya rata -rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemrosesan dan alat output.

h. Struktur Data, menunjukan arus data yang dicatat dikamus data yang biasanya terdiri dari item - item data apa saja.

2.2.9 Pengertian Basis Data

Database adalah salah satu komponen yang penting dalam system informasi yang merupakan suatu kumpulan data terhubung ( interrelated data ) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tanpa perlu kerangkapan data ( controlled redundancy ) dengan cara-cara tentu sehingga [2] :

1. Mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali. 2. Dapat disimpan oleh satu atau lebih program aplikasi.

3. Data disimpan tanpa mengalami ketergatungan pada program yang akan digunakannya.

4. Data disimpan sedemikian rupa tanpa penambahan, sehingga pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.

Pendekatan database mencoba memperbaiki kelemahan-kelemahan yang sering terjadi di dalam penyusunan data dengan cara :

1. Duplikasi data ( data redudandy ) dikurangi karena database merupakan kumpulan dari semua data secara umum, maka dapat dipergunakan bersama-sama untuk semua aplikasi, sehingga duplikasi data dapat dikurangi.

2. Hubungan data ( data reability ) dapat ditingkatkan karena data dikumpulkan bersama-sama maka hubungan dari data dapat ditngkatkan, yang berarti data defile tertentu dapat dihubungkan dengan data di file-file lain.

2.2.9.1 Definisi Basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam penyediaan informasi [8].

Jika dibayangkan, basis data mirip dengan lemari di ruang administrasi sekolah yang menyimpan berbagai arsip. Masing - masing jenis arsip dikelompokkan, diatur dan disimpan pada tempat yang telah ditentukan. Sehingga akan ada kelompok arsip siswa, arsip guru, arsip mata pelajaran, arsip keuangan, dan lain-lain. Perbedaannya hanya pada media penyimpanannya. Kalau lemari arsip menggunakan lemari dari kayu, besi atau plastik, sedangkan basis data menggunakan media penyimpan elektronis seperti disk (hard disc, CD, atau tape).

Satu hal penting yang harus diperhatikan, basis data bukan hanya sekedar penyimpanan data secara elektronis. Tidak semua penyimpanan data elektronis bisa disebut basis data. Apabila penyimpanan itu tidak menggunakan prinsip pengaturan, pemisahan atau pengorganisasian maka kita tidak dapat menyebut penyimpanan data tersebut sebagai basis data. Pada Gambar 2.4 terlihat penerapan prinsip pengaturan, pengorganisasian atau pemisahan, baik pada lemari arsip atau pada basis data.

Gambar 2.7 Lemari Arsip dan Basis Data [2]

Prinsip utama dalam basis data adalah konsep independensi data yaitu pemisahan data dari program aplikasinya. Sedangkan tujuan utama dalam basis data adalah membantu pengguna dalam abstraksi suatu sistem. Ada tiga level abstraksi yang biasanya digunakan yaitu physical level, conceptual level dan view level. Physical level menunjukkan bagaimana data akan disimpan.

Conceptual level berkaitan dengan data apa yang akan disimpan dan bagaimana hubungan antar data tersebut. View level merupakan level tertinggi yang menjelaskan bagian - bagian basis data pada pengguna tertentu (Mulyanto, 2008).

Gambar 2.8 Tingkatan Abstraksi Data [2]

Basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu : 1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.

2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah 3. basis datanya.

4. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya. 5. Dapat memenuhi kebutuhan sistem - sistem baru secara mudah.

6. Dapat digunakan dengan cara - cara yang berbeda.

Secara bertingkat, operasi dasar basis digambarkan dalam skema berikut :

Gambar 2.9 Operasi - Operasi Dasar Basis Data [2].

Operasi-operasi tersebut meliputi:

1. Pembuatan basis data baru (create database). Operasi ini sama dengan pembuatan atau pembelian lemari arsip yang baru.

2. Penghapusan basis data (drop database). Operasi ini sama dengan pengrusakan atau penghancuran lemari arsip.

3. Pembuatan tabel baru (create table). Operasi ini sama dengan penambahan kelompok arsip baru. Operasi ini baru bisa dijalankan jika basis data telah dibuat.

4. Penghapusan tabel (drop table). Operasi ini sama dengan pengrusakan kelompok arsip lama. Operasi ini baru bisa dijalankan jika tabel telah ada pada suatu basis data

5. Pengisian atau penambahan data baru (insert data) pada suatu tabel.Operasi ini mirip dengan penambahan lembaran arsip baru pada kelompok arsip. Operasi ini baru bisa dijalankan jika tabel telah dibuat. 6. Pengambilan data dari suatu tabel (retrieve data). Operasi ini mirip dengan

pencarian lembaran arsip yang tersimpan dalam kelompok arsip.

7. Pengubahan data dari suatu tabel (update data). Operasi ini mirip dengan perbaikan isi lembaran arsip dari suatu kelompok arsip

8. Penghapusan data dari suatu tabel (delete). Operasi ini mirip dengan penghapusan sebuah lembaran arsip dari suatu kelompok arsip.

Basis data dibangun untuk memenuhi tujuan dalam pengorganisasian data, antara lain sebagai berikut :

1. Efisiensi meliputi kecepatan (speed), ruang simpan (space) dan keakuratan (accuracy).

2. Menangani data dalam jumlah besar. 3. Kebersamaan pemakaian (shareability). 4. Meniadakan duplikasi dan inkonsistensi data.

2.2.10 Jaringan Client Server

Istilah jaringan client server mengacu pada model yang populer untuk jaringan komputer yang menggunakan perangkat klien dan server yang masing -masing dirancang untuk tujuan tertentu. Model jaringan client server dapat digunakan di Internet serta jaringan area lokal (LAN). Contoh sistem client server

di Internet termasuk web browser dan Web server, FTP dan server client, dan DNS. Perangkat Klien dan Server

Klien server jaringan tumbuh dalam popularitas sejak bertahun - tahun lalu sebagai komputer pribadi (PC) menjadi alternatif umum untuk mainframe komputer yang lebih tua. Perangkat klien biasanya PC dengan perangkat lunak jaringan aplikasi yang diinstal, yang meminta dan menerima informasi melalui jaringan. Perangkat mobile serta komputer desktop dapat berfungsi sebagai server dan klien.

Sebuah perangkat server biasanya menyimpan file dan database yang lebih kompleks termasuk aplikasi seperti situs Web. Perangkat server sering mempunyai fitur prosesor yang lebih tinggi, bertenaga dengan inti memori lebih besar, dan disk drive lebih besar dari klien.

2.2.10.1 Aplikasi Client Server

Model jaringan client server membedakan antara aplikasi dengan perangkat. Klien jaringan membuat permintaan ke server dengan mengirimkan pesan, dan

server merespon klien dengan bertindak pada setiap permintaan dan

mengembalikan menjadi hasil. Satu server umumnya mendukung banyak klien, dan beberapa server dapat berfungsi secara bersama - sama dalam jaringan untuk menangani beban pengolahan.

Sebuah komputer klien dan komputer server biasanya merupakan dua perangkat yang terpisah, masing-masing dirancang disesuaikan dengan tujuannya. Sebagai contoh, Web klien yang terbaik adalah dengan tampilan layar besar, sementara Web server tidak membutuhkan tampilan sama sekali dan dapat ditempatkan dimana saja di dunia. Namun, dalam beberapa kasus perangkat tertentu dapat berfungsi baik sebagai klien dan server untuk aplikasi yang sama. Demikian juga, sebuah perangkat yang merupakan server untuk satu aplikasi secara bersamaan dapat bertindak sebagai klien ke server lain, untuk aplikasi yang berbeda.

Client Server Jaringan Lokal 2.2.10.2

Banyak jaringan rumah menggunakan sistem jaringan client server tanpa menyadarinya. Router broadband, misalnya, berisi DHCP server yang menyediakan alamat IP untuk komputer rumah (klien DHCP). Jenis lain dari

server jaringan yang ditemukan di rumah termasuk print server dan server

cadangan.

Perbandingan Client Server dan Peer – to – Peer

2.2.10.3

Model jaringan Client Server pada awalnya dikembangkan untuk memungkinkan lebih banyak pengguna untuk berbagi akses ke aplikasi database. Dibandingkan dengan pendekatan mainframe, Client Server menawarkan peningkatan skalabilitas karena koneksi dapat dibuat sesuai kebutuhan bukannya tetap.Model jaringan Client Server juga mendukung aplikasi modular yang dapat membuat pekerjaan lebih mudah. Dalam jenis sistem jaringan Client Server apa yang disebut “two - tier” and “three - tier”, aplikasi perangkat lunak terpisah menjadi potongan - potongan modular, dan masing - masing bagian diinstal pada klien atau server khusus untuk subsistem itu.

Salah satu pendekatan Klien-server hanya untuk mengelola aplikasi jaringan, alternatif utama adalah peer – to – peer, model dimana semua perangkat memiliki kemampuan yang setara dari klien khusus atau peran server. Dibandingkan dengan jaringan Client Server, jaringan peer to peer menawarkan beberapa keuntungan seperti fleksibilitas sistem untuk menangani sejumlah besar klien. Jaringan klien-server umumnya menawarkan keuntungan dalam menjaga data yang aman.

2.2.11 MySQL

MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau DBMS yang multithread dan multi - user. MySQL adalah Relational

Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis di

bawah lisensi GPL (General Public License). Setiap orang bebas menggunakan MySQL.

Sebagai software DBMS, MySQL memiliki sejumlah fitur, seperti:

1. Multiplatform

MySQL tersedia pada beberapa platform, seperti Windows, Linux, Unix, dan lain - lain.

2. Andal, cepat dan mudah digunakan

MySQL tergolong sebagai database server (server yang melayani permintaan terhadap database) yang andal, dapat menangani database yang besar dengan kecepatan tinggi, mendukung banyak sekali fungsi untuk mengakses database, dan sekaligus mudah untuk digunakan.

3. Jaminan keamanan akses

MySQL mendukung pengamanan database dengan berbagai kriteria pengaksesan, dan juga mendukung konektivitas ke berbagai database. 4. Dukungan SQL

MySQL mendukung perintah SQL (Structured Query Language), yang merupakan standar dalam pengaksesan database relasional.

2.2.12 Borland Delphi

Borland Delphi atau yang disebut Delphi, merupakan sarana pemrograman aplikasi visual. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah bahasa pemrograman pascal atau yang kemudian juga disebut bahasa pemrograman Delphi. Delphi merupakan generasi penerus dari turbo pascal. Turbo pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 dirancang utntuk dijalankan pada sistem operasi DOS (Disck Operating System) yang merupakan sistem operasi yang banyak digunakan pada saat itu. Sedangkan Delphi diluncurkan pada tahun 1995 dirancang untuk beroprasi dibawah sistem operasi windows. Borland dephi 7 merupakan pilihan dari sebagian kalangan programmer untuk membuat aplikasi. Hal ini disebabkan kelebihan yang ada pada Borland, berikut ini sebagian kecil dari banyak kelebihan Borland Delphi 7 :

Berorientasi Object Oriented Programing. Setiap bagian yang ada pada program dipandang sebagai suatu object yagn mempunyai sifat - sifat yang dapat diubah dan diatur.

Satu file EXE, setelah merancang program dalam IDE Delphi, Delphi akan mengkompilasinya menjadi sebuah file executable tunggal. Program yang dibuat dapat langsung dijalankan dan didistribusikan pada komputer lain tanpa perlu menyertakan file DLL dari luar.

Borland Delphi 7 yang berbasiskan Linux memungkinkan untuk membuat aplikasi multi platform.

41 Analisis Sistem

3.1

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan permasalahan, hambatan hambatan, kesempatan -kesempatan dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan - perbaikannya.

Sebagai analisis pada sistem yang sedang berjalan, akan dibahas bagaimana prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan yang digambarkan dalam bentuk flow map, pengkodean dan analisis sistem non fungsional yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, serta analisis user yang terlibat.

3.1.1 Analisis Masalah

Dari penelitian yang dilakukan, didapatkan suatu permasalahan yang didapat yaitu:

1. Pada proses pengolahan data penjualan seringkali bahan baku kekurangan stok sehingga menghambat perngerjaan produksi .

2. Dalam pencarian dan penjualan data pesanan umumnya memakan waktu yang lama, sehingga dapat mempengaruhi kinerja menjadi lebih lambat dan informasi yang dihasilkan tidak akurat.

3. Sering kali tidak mengetahui dengan tepat dan akurat mengenai informasi kelebihan atau kekurangan bahan baku.

Untuk itu perusahaan akan melakukan pembaharuan sistem yang lama ke sistem yang memudahkan mereka untuk melakukan pengolahan data. Sistem yang baru ini harus mampu mengatasi kekurangan–kekurangan dari sistem yang lama.

3.1.2 Analisis sistem yang sedang berjalan

Analisis prosedur pada sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, sehingga kelebihan dan kekurangan sistem dapat diketahui. Prosedur yang sedang berjalan diperusahaan terdapat 6 prosedur diantaranya: prosedur pemesanan produk, pembelian bahan baku, prosedur produksi, pengambilan pesanan, retur pesanan, dan retur pembelian bahan baku

1. Prosedur penjualan produk

Prosedur penjualan adalah proses dimana konsumen akan melakukan pemesanan, pemesanan tersebut diantaranya:

1. Konsumen datang memesan produk.

2. Administrasi memberikan form pemesanan kepada konsumen. 3. Konsumen mengisi form pemesanan produk.

4. Form pemesanan yang sudah diisi diberikan kepada administrasi sekaligus membayar uang DP.

5. Administrasi memberikan cap form pemesanan yang sudah diisi oleh konsumen.

6. Form pemesanan 3 rangkap yang sudah di cap, rangkap 1 diberikan kepada konsumen, rangkap 3 diberikan kepada manajer produksi dan rangkap 2 disimpan di divisi administrasi untuk arsip.

7. Administrasi membuat nota pembayaran rangkap 2, rangkap 1 diberikan kepada konsumen dan nota pembayaran disimpan di divisi administrasi untuk di arsipkan. Adapn flowmap prosedur pemesanan produk bisa dilhat pada

2. Prosedur pembelian bahan baku

Prosedur pembelanjaan bahan baku adalah prosedur dimana pelaksana produksi melakukan pembelanjaan bahan baku melalui persetujuan manajer produksi dan bagian administrasi. Adapun proses pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

1. Divisi administrasi membuat perincian kebutuhan bahan baku pesanan sebanyak 2 rangkap berdasarkan form pemesanan yang sudah diisi dan di cap.

2. Daftar rincian bahan baku yang harus dibeli sesusai pesanan diberikan kepada manajer produksi untuk di tanda tangani.

3. Manajer produksi memberikan daftar rincian bahan baku yang sudah di tanda tangani kepada divisi administrasi.

4. Divisi administrasi memberikan daftar rincian bahan baku yang harus dibeli sesuai pesasan kepada pelaksana produksi.

5. Pelaksana produksi membeli bahan baku sesuai rincian yang sudah diterima dari divisi administrasi.

6. Pelaksana produksi mendapatkan nota pembelian bahan baku dan diserahkan kepada menajer produksi untuk diarsipkan.

7. Adapun gambar flowmap pembelian bahan baku bisa dilihat pada

3. Prosedur produksi

Prosedur produksi adalah prosedur pengolahan bahan baku menjadi produk yang telah dipesan oleh pemesan. Adapun proses produksi adalah sebagai berikut:

1. Manajer produksi melakukan pengecekan berdasarkan nota pembelian bahan baku dan form pemesanan produk.

2. Manajer produksi membuat surat perintah produksi sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada pelaksana produksi dan rangkap 2 disimpan oleh manajer produksi untuk diarsipkan.

3. Pelaksana produksi melakukan proses produksi dan menghasilkan laporan produksi.

4. Pelaksana produksi memberikan laporan produksi kepada manajer produksi.

5. Manajer produksi melakukan pengecekan terhadap barang produksi berdasarkan laporan produksi, jika tidak memenuhi kriteria maka dikembalikan lagi pada proses produksi oleh pelaksana produksi, jika memenuhi kriteria maka laporan produksi yang memenuhi kriteria diberikan kepada divisi administrasi untuk di arsipkan.

6. Adapun Gambar flowmap prosedur produksi bisa dilihat pada Gambar 3.3

4. Prosedur pengambilan pesanan

Prosedur Pengambilan pesanan adalah proses ketika konsumen mengambil pesanan kepada divisi administrasi sebagai berikut:

1. Konsumen memberikan nota pembayaran kepada divisi administrasi. 2. Administrasi melakukan pengecekan nota pembayaran, jika tidak

sesuai nota pembayaran dikembalikan kepada konsumen, jika sesuai nota pembayaran diberikan kepada manajer produksi untuk diproses. 3. Manajer produksi melakukan pengecekan barang pesanan berdasarkan

laporan produksi yang memenuhi kriteria.

4. Manajer produksi memberikan laporan produksi yang memenuhi kriteria kepada pelaksana produksi untuk dilakukan pengemasan produk.

5. Pelaksana produksi memberikan laporan produksi yang memenuhi kriteria yang sudah dikemas kepada divisi adminitrasi.

6. Divisi adminitrasi membuat nota pelunasan sebanyak 2 rangkap untuk diberikan kepada konsumen.

7. Konsumen melakukan pelunasan pembayarandan memberikan nota pembayaran dan diberikan kepada divisi administrasi.

8. Divisi administrasi melakukan pengecapan nota yang sudah dilunasi dan memberikan nota rangkap 2 kepada konsumen, lalu nota rangkap 1 disimpan oleh divisi administrasi untuk diarsipkan.

9. Adapun gambar flowmap prosedur pengambilan pemesanan bisa dilihat pada Gambar 3.4

Prosedur Pengambilan Pesanan

Konsumen Administrasi Manajer produksi Pelaksana Produksi

P h a se Nota Pembayaran A4 Nota Pembayaran Pengecekan Nota Sesuai? Nota Pembayaran Yang tidak sesuai Nota Pembayaran Yang sesuai Nota Pembayaran Yang tidak sesuai Nota Pembayaran Yang sesuai Pengecekan Barang pesanan Laporan produksi yang memenuhi kriteria A9 Laporan produksi yang memenuhi kriteria Pengemasan produk Pembuatan Nota Pelunasan Nota Pembayaran yang belum dilunasi Pelunasan Pembayaran Laporan produksi yang memenuhi kriteria yang sudah

dikemas

Laporan produksi yang memenuhi kriteria yang sudah

dikemas 1 2 Nota Pembayaran yang belum dilunasi 1 2 Nota Pembayaran yang belum dilunasi 1 2 Nota Pembayaran yang belum dilunasi 1 2 Pengecapan Nota yang sudah dilunasi Nota Pembayaran yang belum dilunasi dan

di cap 1 2 Nota

Pembayaran yang belum dilunasi dan

di cap 1

3.1.3 Aturan Bisnis

Adapun aturan bisnis yang dibuat oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Pengelolaan Stok

Untuk pengelolaan stok yaitu stok akan berkurang ketika konsumen melakukan pemesanan produk. Stok akan dikembalikan ke stok semula jika

konsumenmembatalkan pemesanan produk.

2. Pembayaran

Pembayaran DP dilakukan ketika konsumen melakukan pemesanan dan pelunasan pembayaran dilakukan setelah barang yang dipesan dan sudah di produksi.

3. Retur

Konsumen memperlihatkan nota pemesanan kepada admin dan retur penjualan dilakukan apabila barang yang di pesan konsumen tidak sesuai dengan pesanan yang dimaksud oleh konsumen atau barang terdapat barang dengan keadaan rusak yang di akibatkan oleh kelalaian karyawan CV.Synergy. jika konsumen membatalkan pesanan dan barang sudah di produksi maka DP tidak dapat dikembalikan pada konsumen. 4. Proses produksi dan pembelian bahan baku

Pembelian bahan baku dilakukan apabila pemesanan berstatus DP dan stok bahan baku pada gudang masih memenuhi pesanan. Manajer produksi akan memberitahu admin ketika proses produksi telah selesai.

3.1.4 Penerapan Metode Economic Order Quantity(EOQ)

Sebelum masuk kedalam EOQ, maka perlu dideskripsikan mengenai bahan penyusun produk dan total biaya tiap produk yang akan diproduksi.Pada prosesnya menentukan komposisi bahan penyusun produk dan menghitung jumlah biaya berdasarkan komposisi penyusun produk.

CV Synergypada bulan November 2013 menerima pesanan sebanyak 140 set untuk produk Standing x-banner dan 120 pcs Mug Custom . Untuk memenuhi semua kebutuhan dibutuhkan bahan baku untuk memproduksinya. Bisa dilihat

pada Tabel 3.1 yaitu kebutuhan bahan baku untuk satu set produk Standing

x-banner. Dalam metode ini akan dicari biaya total pesan, persediaan dan total

kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi 140 set Standing

x-banner dan120pcs Mug Costum

3.1.4.1 Komposisi Bahan Baku Peyusun Produk Standing x-banner.

Komposisi bahan penyusun satu set Standing x-banner ini terdiri dari

X-banner, Flexy banner, Tinta CMYK, Superglue, keling penjepit . Komposisi

tersebut bisa dilihat pada Tabel 3.1

Tabel 3.1 Komposisi Bahan Baku Standing x-banner

Produk

Bahan Baku

Flexy Banner

X-Banner Tinta

CMYK (ml)

Superglue Keling penjepit

Standing x-banner

1 1 20 5 4

3.1.4.2 Komposisi Bahan Baku Peyusun ProdukMug Costum.

Komposisi bahan penyusun satu pcs Mug Costum ini terdiri dari Mug Kosong, Kertas Inkjet 100gsm, dan Tinta Sublime CMYK . Komposisi tersebut bisa dilihat pada Tabel 3.2

Tabel 3.2 Komposisi Bahan Baku Mug Custom

Produk

Bahan Baku

Mug Kosong (pcs)

Tinta

Sublime CMYK (ml)

Kertas Inkjet 100gsm (lembar)

3.1.4.3 Biaya Bahan Baku Total/ Unit

Biaya bahan baku total atau biaya bahan baku perunit adalah biaya bahan baku dimana tiap komposisi dihitung berapa besar harga yang dikeluarkan untuk membuat produk Standing x-banner dan Mug costum ini berdasarkan komposisi bahan baku penyusunnya. Total biaya yang dikeluarkan tersebut bisa dilihat pada

Tabel 3.3 dan Tabel 3.4.

Tabel 3.3 biaya bahan baku per set Standing x-banner

Bahan Baku Satuan Komposisi Harga Persatuan

Bahan Baku (Rp.)

Biaya Bahan Baku

Flexy banner M 1 9.600 9.600

X-banner Set 1 20.000 20.000

Tinta CMYK ml 20 900 18.000

Superglue ml 5 370 1.850

Keling Penjepit pcs 4 625 2.800

Total 52.250

Tabel 3.4 biaya bahan baku per pcs Mug costum

Bahan Baku Satuan Komposisi Harga Persatuan

Bahan Baku (Rp.)

Biaya Bahan Baku

Mug Kosong Pcs 1 7.000 7.000

Tinta CMYK ml 2 300 600

Kertas Inkjet 100gsm lembar 1 240 240

3.1.4.4 Bill Of Material (BOM)

Struktur Produk (Product structure Record & Bill of Material).Merupakan kaitan antara produk dengan komponen penyusunnya. Informasi yang dilengkapi untuk setiap komponen ini meliputi : ada di halaman berikutnya.

a. Jenis komponen.

b. Jumlah yang dibutuhkan. c. Tingkat peyusunanya.

Pada CV Synergy bahan baku penyusun menggunakan minimal pemesanan. Struktur produk Standing x-banner dan Mug costum bisa dilihat pada Gambar 3.5 dan Gambar3.6

3.1.4.4.1.1 Struktur produk Standing x-banner

Berikut struktur produk Standing x-banner dan bahan penyusunnya bisa dilihat pada gambar 3.5

Standing x-banner

Flexy

Banner X-banner Tinta CMYK

Keling Penjepit

Level 1 Level 0

Keling Penjepit

Gambar 3.5 Struktur Produk Standing x-Banner

Daftar material untuk produk satu set Standing x-Banner dalam gambar diatas, sebagai berikut :

1. Flexy Banner

2. X-Banner

3. Tinta CMYK

4. Keling penjepit

3.1.4.4.1.2 Struktur Produk Mug Costum

Berikut struktur produk Mug Costum dan bahan penyusunnya bisa dilihat pada gambar 3.6

Mug

Costum

Mug kosong

Tinta

Sublime CMYK

Kertas

Inkjet

100gsm

Level 1 Level 0

Gambar 3.6 Struktur Produk Mug Costum

Daftar material untuk produk satu pcs Mug costum dalam gambar diatas, sebagai berikut :

1. Mug kosong

2. Tinta Sublime CMYK

3. Kertas Inkjet 100gsm

Komposisi bahan penyusun produk Standing x-Banner dan Mug costum ini terdiri dari bahan Flexy banner, x-banner, Tinta CMYK, Superglue, keling penjepit, mug kosong, Tinta Sublime CMYK, Kertas inkjet 100gsm bisa dilihat komposisi tersebut pada Tabel 3.4

Tabel 3.5 Harga Bahan baku per pesanan

Bahan Baku

Harga Bahan Baku (Rp./sat/item)

Jumlah Bahan Baku (Minimal Order)

Flexi banner 1.536.000 160 m2

X-banner 700.000 1 box/35 set

Tinta CMYK 900.000 1000 ml

Superglue 185.000 500ml

Keling Penjepit 90.000 144 pcs

Mug Kosong 70.000 10pcs

Tinta Sublime

188

Level Pengguna Pertanyaan

Owner

1.Apakah Sistem Informasi yang dibangun telah sesuai dengan kebutuhan yang ada di CV Synergy ?

2.Apakah Sistem Informasi yang dibangun dapat mengelola data Pengguna dan data Karyawan,? 3.Apakah Sistem Informasi yang dibangun mudah

dimengerti dan mudah digunakan?

Hasil wawancara yang dilakukan terhadap bagian administrasi adalah bahwa bagian administrasi merasa sistem yang dibangun sudah cukup sesuai dengan kebutuhan bagian administrasi yang meliputi pengelolaan data master, data transaksi beserta laporannya dan pengelolaan hak akses pengguna sistem yang dibangun, untuk bagian sales berpendapat bahwa sistem yang dibangun sudah cukup sesuai, data transaksi penjualan beserta laporannya dan pengelolaan data peramalan beserta laporannya, sedangkan Pendapat dari level pengguna Manajer produksi adalah bahwa sistem yang dibangun cukup sesuai dengan kebutuhan bagian gudang yang meliputi pengelolaan data supplier, transaksi pembelian dan informasi mengenai kebutuhan persediaan bahan bakunya.

4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta

Berdasarkan pengujian beta yang telah dilakukan maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa Sistem Informasi yang dibangun telah memenuhi kebutuhan semua pengguna yang ada di bagian administrasi, Manajer produksi dan Owner yang meliputi pengelolaan data penjualan, pengeloaan pembelian, , pengelolaan data EOQ, pengelolaan data produk, pengelolaan data BOM,

189

pengelolaan data bahanbaku, pengelolaan data supplier dan pengelolaan data penguuna serta dapat menyediakan informasi mengenai perhitungan pembelian bahan baku optimal bisa digunakan dalam jangka panjang.

191

BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini akan dikemukakan kesimpulan yang dapat diperoleh dari pembahasan bab-bab sebelumnya serta saran untuk perbaikan dan pengembangan sistem yang lebih lanjut.

Kesimpulan 5.1

Berdasarkan uraian pembahasan dari penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diperolah kesimpilan sebagai berikut :

1. Sistem informasi pengolahan data pesanan dan inventory control yang telah dibangun mempermudah manager produksi untuk mengetahui berapa banyak kebutuhan bahan baku yang disiapkan atau dipesan.

2. Dengan adanya perhitungan bahan baku dengan menggunakan metode EOQ , Pembelian bahan baku oleh perusahan menjadi tidak berlebihan sehingga biaya-biaya yang timbul tidak terlalu besar.

3. Proses produksi pesanan tidak terlalu lama dikerjakan karena adanya pengendalian persediaan bahan baku

4. Dengan adanya pengolahan data bahan baku mempermudah manager produksi untuk mengetahui Informasi jumlah stok bahan baku yang tersedia pada gudang.

Saran 5.2

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saran yang diharapkan adalah pembangunan sistem informasi ini bisa dikembangkan seiring dengan perkembangan spesifikasi kebutuhan pengguna sistem yang harus dipenuhi dalam mencapai tahap yang lebih tinggi dan kinerja sistem yang lebih baik