Pengendalian Sistem pengendalian intern

11 sedangkan sistem fisik, seperti sistem computer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administra si personalia, dan lain sebagainya. 2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistemperputaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim.Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contohnya, karena menyangkut pengunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku ya ng dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program computer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat dipredisi, karena mengandung unsure probabilitas. 4. Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak brhubunga dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja seca ra otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya yang menerima masukan dan menghasilkan kelua ran untuk subsistem lainnya.” 5

2.1.2 Pengendalian

Organisasi dalam menjalankan kegiatannya memerlukan fungsi kontrol atau pengendalian sebagai salah satu upaya mengatur pelaksanaan kegiatan tersebut. Pengendalian membantu organisasi dalam mencapai tujuan, karena dengan adanya pengendalian akan mencegah timbulnya suatu masalah sebelum muncul atau masalah yang kemungkinan dapat terjadi. 5 Abdul Kadir, Ibid, hal.14-15. 12 “ Pengendalian control adalah mekanisme yang diterapkan baik untuk melindungi perusahaan da ri resiko atau untuk meminimalkan dampak resiko tersebut pada perusahaan jika resiko itu terjadi ” 6 Pengendalian dibedakan menjadi 3 tiga kategori berdasarkan maksutnya. Kategori tersebut adalah: “ 1.Pengendalian teknis technical control adalah pegendalian yang menjadi satu didalam sistem da n dibuat oleh para penyususn sistem selama siklus penyusuna n sistem. 2.Pengedalian formal mencakup penentuan cara berperilaku, dokumentasi prosedur dan praktik yang diharapkan dan penga wasan serta pencegahan perilaku yang berbeda dari panduan yang berlaku. 3.Pengendalian informal mencakup program-progra m pelatihan dan edukasi serta progra m pembanguna manajemnen.” 7 Pengendalian dapat dilaksanakan didalam organisasi maupun pengendalian diluar organisasi. Pegendalian di dalam organisasi berarti mengendalikan organisasi melalui aturan-aturan yang ada dalam organisasi melalui prosedur kerja maupun melalui kepatuhan terhadap kebijakan manajerial, sedangkan pengendalian diluar organisasi lebih menekankan untuk menjaga organisasi dari serangan luar seperti ancaman dari organisasi lain serta keadaan ekonomi politik yang tidak stabil. 6 Raymond McLeod, Jr. dan George P. Schell, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, hal. 279. 7 Raymond McLeod, Jr. dan George P. Schell, Ibid, hal. 280-284. 13

2.1.3 Sistem pengendalian intern

Pengendalian didalam organisasi sering kali berkaitan dengan menghindari adanya kecurangan dan penyimpangan yang terjadi ditubuh organisasi. Berkaitan dalam hal keuangan, pengendalian keuangan didalam organisasi sering disebut dengan pengendalian intern. Pengendalian intern digunakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan kecurangan dalam hal keuangan sebelum hal itu dapat terjadi. “P engendalian internal adalah semua rencana organisasional, metode dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah diteapkan. ” 8 Pengendalian intern merupakan sebuah sistem yang ada dalam organisasi, oleh karena itu sering disebut dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern merupakan sistem yang mengatur pengontrolan dan pengendalian intern yang digunakan dalam organisasi. Pengelolaan sistem pengendalian yang baik dapat menjaga keamanan dan kekayaan organisasi. Sistem pengendalian intern juga mengatur dalam pembagian antar fungsi dalam organisasi sehingga dapat meminimalkan kecurangan yang terjadi. Sistem pengendalian intern termasuk rencana organisasi yang dilakukan manajer untuk mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi. 8 Anastasia, Diana dan Lilis, Setiawati, 2011, Sistem Informasi Akuntansi Perencanaan, Proses dan Penerapan, Penerbit Andi, Yogyakarta hal 82. 14 “ Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metoda dan ukuran-ukuran yang dikoordina sikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. ” 9 Sebuah sistem pengendalian intern yang tidak memasukan unsur pengendalian internal besar kemungkinannya sistem informasi tersebut tidak ada gunannya. Salah satu tujuan sistem pengendalian internal adalah menghasilkan informasi keuangan yang andal dan dapat dipercaya. Selain itu tujuan dari sistem pengendalian intern yang adalah: “1. Menjaga kekayaan organisasi, 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, 3. Mendorong efisiensi, 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. ” 10 Tujuan diatas menggambarkan pentingnya sistem pengendalian internal bagi organisasi. Pengendalian intern dalam sistem pengendalian internal dibagi menjadi 2 kategori pengendalian, yaitu pengendalian administratif dan pengendalian akuntansi. Pengendalian administrasi menekankan pada dipatuhinya kebijakan manajer melalui prosedur dalam proses pengambilan keputusan, sedangkan pengendalian akuntansi lebih menekankan pada prosedur dalam proses pengelolaan data akuntansi. 9 Mulyadi , Loc. Cit ., hal. 163 10 Mulyadi , Loc.Cit. , hal 12-14 15 “1. Pengendalian administratif Meliputi struktur organisasi dan prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berkaitan dengan prosses pengambilan keputusan yang dengan pengesahan transaksi- trasnsaksi oleh manajemen. Pengesahan tersebut merupakan fungsi manajemen yang secara langsung dengan tanggung ja wab untuk mencapai tujuan perusahaan dan merupakan titik awal untuk menyusun pengawasan akuntansi atas transaksi-transaksi. 2. Pengendalian akuntansi Meliputi struktur organisasi, prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berkaitan dengan pengaman aktiva dan dipercayainya catatan financial dan konsekuensinya. organisasi, prosedur dan catatan-catatan itu disusun untukmemberikan jaminan yang cukup dalam arti: a. Transaksi-transaksi dilaksanakan dengan pengesahan manajemen, secara umum maupun khusus b. Transaksi-transaksi dicatat untuk: - Memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima umumatau kriteria-kriteria lain yang perlu untuk laporan tersebut - Menunjukan pertanggungja waban atas aktiva assets c. Akses aktiva aset hanya diperbolehkan bila sudah sesuai dengan otorisasi yang diberikan manajemen. d. tanggungjawab aktiva menurut catatan dibandingkan dengan aktiva yang ada pada setiap waktu tertentu dan pentingnya diambil tindakan yang diperlukan bila ada perbedaan- perbedaan.” 11 Sistem pengendalian intern yang baik harus memenuhi unsur-unsur yang menyusunnya. Unsur-unsur yang ada dalam sistem pengendalian inten tersebut adalah: “1. Struktur organisa si yang memisahkan tanggungja wab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka framework pembagian tugas fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggungja wa b dalam 11 Sanyoto, Gondodiyoto, 2007, Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta, hal. 83 16 organisasi ini didasarkan pada prisip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi opera si adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mela ksana kan suatu kegiatan wewenang untuk melaksanakan suatu kegiata - kegiatan pokok perusahaan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungja wab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisa si, setiap transaksi hanya trjadi a tas dasa r otorisasi da ri pejabat yang memiliki wewena ng untuk menyetujui terjadinya transa sksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisa si atas terla ksananya setiap transaksi. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tuga s dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggungja wab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin pra ktik sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-caranya adalah sebagai berikut: a. Pengunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungja wabkan oleh yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak surprised audit. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksana kan dari a wa l sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputa ran jabatan job rotation. e. Keharusan pengambilan cuti bagi ka rya wan yang berhak. f. Secara periodik dilakukan pencatatan fisik kekayaan dengan catatannya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain. 4. Karya wan yang sesuai dengan mutu dan tanggungja wabnya. Unsur ini merupa kan unsur yang paling penting, karena jika perusahaan memiliki ka rya wan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian lain dapat dikurangi sampai batas minimu, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan 17 pertanggungja wabkan keuangan yang dapat diandalkan. Untuk mendapatkan karya wan tersebut maka ada caranya, yaitu: a. Seleksi calon ka rya wan berda sarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. b. Pengembangan pendidikan karya wan selama menjadi karya wan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan perkerjaannya. ” 12 Melalui pemenuhan unsur-unsur tersebut, maka sistem pengendalian intern dapat menjadi baik. Oleh karena itu dalam pembuatan sistem pengendalian intern harus mencakup keseluruhan unsur-unsur tersebut untuk mengendalikan kegiatan operasional perusahaan. Pandangan lain terdapat suatu model pengendalian yang disebut COSO the Committe of Sponsoring Organizations . COSO merupakan lembaga yang menerbitkan laporan berjudul Internal Control-Integrated Freamework pada tahun 1992. Kelembagaan COSO terdiri dari wakil dari berbagai organisasi AICPA American Institute of Certifiad Public Accountants , AAA America n Accounting Association, the Institute of Internal Auditor, the Institute of Manajemen Accountants, dan the Financial Executives Institute. Tujuan utama dari COSO adalah: “1. Menetapkan definisi pengendalian intern yang dapat memenuhi kebutuhan bernagai pihak, dan 2. Menetapkan suatu standar yang dapat digunakan oleh bisnis dan entitas lainnya sebagai acuhan dalam menetapkan pengendalian intern mereka dan menentukan bagaimana memperbaikinya.” 13 12 Mulyadi, Op.Cit. , hal 165-171. 13 Al-Haryono Yusuf, 2004, Auditing Pengauditan Buku 1, STIE YKPN, Yogyakarta, hal. 251. 18 COSO lebih mengarah pada proses pengendalian yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, serta seluruh staff dan karyawan. Menurut COSO ada lima komponen struktur pengendalian intern yang saling berkaitan yaitu: “1. Lingkungan pengendalian 2. Perhitungan Resiko 3. Informasi dan komunikasi 4. Aktivitas pengendalian 5. Pemonitoran” 14 Tabel 2.1 Komponen-Komponen Struktur Pengendalian Intern Komponen Deskripsi yg berhubungan dg pelaporan keuangan Faktor-faktor kunci Lingkungan pengedalian Menciptakan iklimsuasana bagi organisasi, mempengaruhi kesadaran akan pengendalian bagi orang-orang dalam organisasi, merupakan fondasi bagi komponen-komponen lainnya. Faktor-faktor pengendalian lingkungan: - Integritas dan nilai-nilai etika - Komitmen akan kompetensi - Dewan komisaris dan komite audit - Falsafat manajemen dan gaya operasinya - Struktur organisasi - Pendelegasian wewenang dan tanggungjawab - Kebijakan prakting tentang SDM Perhitungan resiko Identitas perusahaan, analisis dan pengelolaan resiko yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesui prinsip akuntansi berlaku umum Proses harus mempertimbangkan: - Hubungan resiko dengan asersi-asersi LK spesifik serta aktifitas pencatatan, pengolahan, peringkasan dan pelaporan data keuangan yang bersangkutan. - Kejadian dan keadaan intern maupun ekstern - Pertimbangan khusus atas perubahan keadaan Serupa dengan penetapan auditor tentang resiko bawaan. Informasi dan komunikasi Sistem informasi meliputi sistem akuntansi dan terdiri dari metode- metode dan catatan-catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, mrngabungkan, menganalisis, mengelompokan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan menetapkan Fokus sistem akuntansi adalah pada transaksi: - Sistem akuntansi yang efektif harus menangani transaksi dengan cara sedemikian rupa, sehingga dapat mencegah salah saji dalam asersi manajemen pada LK. - Sistem harus menciptakan alur audit 14 Al-Haryono Yusuf, Ibid , hal. 257. 19 pertanggungjawaban atas aktiva dan kewajiban; kominikasi meliputi pemberian pemberian pengertian yang jelas mengenai peran dan tanggungjawab individu sehubungan dengan SPI atas pelaporan keuangan dan alur transaksi yang lengkap Mencakup pedoman tertulis kebijakan, daftar kode rekening, dan memorandum. Aktivitas pengendalian Kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajer telah dilaksanakan dan tindakan yang diperlukan telah dilakukan untuk mengelola resiko dalam rangka mencapai tujuan perusahaan dan ditetapkan pada berbagai jenjang organisasi dan fungsi. Kategori: - Pengendalian pengolahan informasi - Pengendalian umum - Pengendalian aplikasi - Pengotorasian yang tepat - Dokumen dan catatan - Pengencekan independen - Pemisahan tugas - Pengawasan fisik - Review kinerja Pemonitoran Proses yang dilakukan personil yang tepat untuk menilai kualitas kinerja SPI sepanjang waktu, termasuk penilaian apakah rencana telah dioperasikan sebagaimana yang dikendaki dan apakah modifikasi telah dilakukan untuk perubahan kondidi yang terjadi. Dapat dilakukan melalui: - Aktivitas yang sedang berjalan - Penilaian periodic Input bias berasal dari: - Sumber intern seperti manajemen dan auditor intern. - Sumber ekstern seperti pelangan, pemasok, instansi pemerintah, auditor ekstern. Sumber: Al-Haryono, Yusuf, 2004, Auditing Pengauditan Buku 1, STIE YKPN, Yogyakarta, hal. 272-273. 2.2 Hakekat Yayasan 2.2.1