Struktur Data SDM

c. Pengembangan Sumber Daya Manusia ( Personnnel Development )

Pengembangan sumber daya manusia merupakan langkah kelanjutan dari proses penyediaan tenaga kerja yang pada dasarnya bertujuan untuk memastikan dan memelihara tenaga kerja yang tersedia tetap memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan sehingga selaras dengan perencanaan strategis perusahaan serta tujuan perusahaan dapat tercapai sebagaimana yang direncanakan.

Bagi tenaga kerja yang baru, program pengembangan ini biasanya diakomodasi melalui program orientasi perusahaan di mana dalam program ini tenaga kerja diperkenalkan pada lingkungan kerja perusahaan baik secara internal maupun eksternal perusahaan. Juga termasuk di dalamnya pengenalan tenaga kerja lainnya sehingga proses kerja secara tim bias dibentuk sejak awal. Perusahaan perbankan adalah di antara perusahaan yang senantiasa melakukan program pelatihan orientasi sebelum tenaga kerja mereka ditetapkan sebagai tenaga kerja yang tetap ataupun tidak.

Bagi tenaga kerja yang lama, upaya untuk tetap memelihara produktivitas, efektivitas dan efisiensi perlu terus dilakukan untuk memastikan tenaga kerja tetap terpelihara kualifikasinya sesuai dengan perencanaan strategis perusahaan. Oleh karena itu program-program pembinaan bagi tenaga kerja yang lama juga perlu dilakukan. Secara garis besar program pengembangan tenaga kerja dapat dibagi dua, yaitu on the job dan off the job. Metode on the job bias berupa kegiatan-kegiatan, seperti :

· Coaching, yaitu program berupa bimbingan yang diberikan atasan kepada bawahan mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan.

· Planned Progression, yaitu program berupa pemindahan tenaga kerja kepada bagian-bagian lain melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda-beda.

Job Rotation, yaitu program pemindahan tenaga kerja ke bagian yang berbeda-beda dan tugas yang berbeda-beda, agar tenaga kerja lebih dinamis dan tidak monoton.

· Temporary Task, yaitu berupa pemberian tugas pada suatu kegiatan atau proyek atau jabatan tertentu untuk periode waktu tertentu.

· Program penilaian prestasi atau performance appraisal.

Adapun metode off the job yang dapat dilakukan diantaranya adalah:

· Executive Development Programme, yaitu berupa program pengiriman manajer atau tenaga kerja untuk berpartisipasi dalam berbagai program-program khusus diluar perusahaan yang terkait dengan analisa kasus, simulasi, maupun metode pembelajaran lainnya.

· Laboratory Training, yaitu berupa program yang ditujukan kepada tenaga kerja untuk mengikuti program-program berupa simulasi atas dunia nyata yang terkait dengan kegiatan perusahaan di mana metode yang biasanya digunakan adalah berupa role playing, simulasi, dan lain-lain.

· Organizational Development, yaitu program yang ditujukan kepada tenaga kerja dengan mengajak mereka untuk berpikir mengenai bagaimana cara memajukan perusahaan mereka.

d. Pemeliharaan Tenaga Kerja (Personnel Maintanance)

Jika tenaga kerja telah dipilih dari sumber yang terbaik, kemudian diberikan program tebaik, maka perusahaan dapat berharap bahwa tenaga kerja yang telah dipilihnya akan memberikan kinerja terbaik bagi perusahaan. Jika tenaga kerja telah memberikan kinerja yang terbaik bagi perusahaan, proses selanjutnay adalah pemeliharaan tenaga kerja. Ini sangat penting untuk dilakukan guna menjamin agar tenaga kerja yang dimiliki perusahaan terpelihara produktivitas, efektivitas, dan efisiensinya.

Perusahaan perlu memahami bahwa tenaga kerja memiliki motif yang berbeda-beda, oleh karena itu pemenuhan terhadap setiap motif tenaga kerja adalah termasuk hal yang harus dilakukan perusahaan selain perusahaan menuntut tenaga kerja tersebut untuk menunjukkan kinerja terbaik bagi perusahaan. Secara garis besar, bentuk pemeliharaan tenaga kerja yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah berupa program pemberian kompensasi dan benefit.

Pemberian kompensasi adalah penghargaan yang diberikan perusahaan sebagai balasan atas prestasi kerja yang diberikan oleh tenaga kerja. Benefit adalah penghargaan selain kompensasi yang diprogramkan bagi tenaga kerja dengan tujuan agar kebutuhan tenaga kerja tetap dapat dipelihara sehingga tenaga kerja dapat tetap memberikankine atau sejenisnhya yangentuk uangrja yang terbaik bagi perusahaan.

· Kompensasi

Kompensasi umumnya terkait dengan penghargaan dalam bentuk uang atau sejenisnya yang sering kali dunamakan sebagai insentif. Program yang perlu dilakukan oleh perusahaan terkait dengan pemberian kompensasi adalah tingkat upah atau pendapatan (wage-levels) yaitu berapa pendapatan yang akan diberikan kepada tenaga kerja tersebut sesuaidengan pekerjaan yang dilakukan, demikian juga struktur penggajian (wage-structure) yaitu tingkatan-tingkatan upah yang akan diberikan diperusahaan tersebut.

· Benefit

Benefit adalah penghargaan dan bentuk perhatian perusahaan selain kompensasi yang diberikan atau disediakan perusahaan sebagai upaya untuk memelihara tenaga kerja tersebut agar tetap dapat memberikan kinerja yang terbaik bagi perusahaan sekaligus menjawab apa yang menjadi kebutuhan tenaga kerja. Benefit dapat berupa cuti bergaji, asuransi kesehatan dan kecelakaan kerja, poliklinik gratis bagi pihak keluarga tenaga kerja.

e. Pemanfaatan Sumber Daya Manusia (Personnel Utilization)

Langkah terakhir dari proses manajemen sumber daya manusia adalah pemanfaatan tenaga kerja. Langkah ini merupakan upaya untuk memelihara tenaga kerja agar senantiasa sejalan dengan rencana strategis perusahaan. Perusahaan biasanya melakukan beberapa program untuk tetap memastikan tenaga kerjanya senantiasa sesuai dengan perencanaan strategis perusahaan. Diantaranya program tersebut adalah promosi, demosi, transfer, atsupun separasi. Promosi adalah proses pemindahan tenagan kerja ke posisi yang lebih tinggi secara struktural dalam organisasi perusahaan. Demosi adalah penurunan tenaga kerja pada bagian kerja yang lebih rendah yang biasanya disebabkan karena adanya penurunan kualitas tenaga kerja dalam pekerjaannya. Transfer merupakan upaya untuk memindahkan tenaga kerja kebagian yang lain, diharapkan tenaga kerja tersebut bisa lebih produktif setelah mengalami proses transfer. Separasi merupakan upaya perusahaan untuk melakukan pemindahan lingkungan kerja tertentu dari tenaga kerja ke lingkungan yang lain.

Arti Penting Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Pentingnya pengelolaan sumber daya manusia ini dapat disoroti dari berbagai perspektif. S.P. Siagian menyoroti relevansi dan pentingnya pengelolaan sumber daya manusia dari enam prespektif yaitu perspektif politik, ekonomi, sosial-kultural, hukum, administrasi dan teknologi.

a. Perspektif Politik

Pentingnya MSDM pada perspektif ini lebih banyak mengarah pada sudut makro, bahwa sumber daya manusia merupakan asset yang penting yang dimiliki oleh suatu organisasi mulai dari level makro (Negara), bahkan internasional, hingga level mikro. Sumber day amanusia ynag terdidik, trampil, cakap, disiplin, tekun, kreatif, idealis, mau bekerja keras, kuat fisik/mental, setyia pada cita-cita dan tujuan organisasi, akan sangat berpengaruh positif pada keberhasilan dan kemajuan organisasi. Jadi sumber dya manusia memegang peranan sentral dan paling menentukan. Tanpa MSDM yang handal pengolahan, penggunaan dan pemanfaatan sumber-sumber lainnya itu akan menjadi tidak efektif, efisien dan produktif.

b. Perspektif Ekonomi

Dari perspektif ekonomi orang sering beranggapan bahwa pemahaman MSDM tidak lain karena untuk kepentingan ekonomi semata-mata. Anggapan yang demikian dijustifikasikan oleh kenyataan bahwa manusia sering dipandang sebagai salah satu factor produksi untuk menghasilkan barang dan jasa oleh satuan-satuan ekonomi. Manusia tidak bias diasamakan dengan begitu saja dengan mesin, peralatan, modal, metode dan pasar. Hal seperti tersebut merupakan tindakan yang mengingkari kenyataan bahwa manusia sebagai makhluk yang dinamis, penuh cinta, rasa, dan karsa. Jadi manusia adlah pusat segalanya bagi suatu organisasi. Manusia bisa menjadi pusat persoalan organisasi manakala tidak dikembangkan dan tidak ditingkatkan potensi-potensinya. Sebaliknya manusia merupakan pusat segala keberhasilan organisasi manakala segala dayanya dikembangkan secara wajar dan meyakinkan.

c. Perspektif Hukum

Dalam organisasi terdapat berbagai peraturan, ketentuan, atu perjanjian yang kesemuanya dasarnya mengatur tentang hak dan kewajiban secara timbal balik antar organisasi dengan anggotanya, antara orang yang memperkerjakan dengan orang yang dipekerjakan. Pemeliharaan keseimbangan tersebut menuntut adanya kejelasan mengenai hak dan kewajiban itu sendiri dari masing-masing pihak dalam organisasi. Semua itu bisa menjadi jelas dan bisa diwujudkan hanya melalui suatu sitem amnajemen yang tepat. MSDM yang dikelola secara tepat dan teratur merupakan alternative yang paling relevan.

d. Perspektif Sosial Kultural

Ada dua alasan utama yang mendasari perspektif ini yaitu:

· Pertama, sisi yang satu ini lebih peka karena berkaitan langsung harkat dan martabat manusia. Kesempatan berkarya merupakan upaya untuk meningkatkan harkat dan martabatnya. Harkat dan martabat tidak bisa diukur dengan hal-hal yang bersifat kebendaan tetapi juga non fisisk, diman bekerja tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan fisik saja melainkan juga untuk diwujudkannya kebutuhan sosio-psikologis.

· Kedua, ditekankan bahwa sulit diperoleh suatu system MSDM yang bebas nilai. Pemenuhan kebutuhan sosio-psikologis teriakt pada norma-norma sosial yang berlaku didalam masyarakat dimana ornag itu menjadi bagian. Nilai-nilai itulah yang akan menentukan baik-buruknya,wajar-tidaknya, dan sekaligus menjadi barometer penilaian bagi seseorang.

e. Perspektif Administrasi

Perspektif ini menekankan bhawa peranan organisasi pada jama modern ini menjadi semakin penting. Manusia moder sekarang lebih mengenal pameo manusia organisasional. Tanpa organisasi tanap bantuan orang lain tiadk akan bisa mewujudkan impiannya. Ketergantungan kepada orang lain inilah yang mendorong manusia untuk berorganisasi. Ini mengindikasikan bahwa maju atau mundurnya kehidupan manusia tergantung pada kemampuannya untuk mengatur dan memanfaatkan sumber daya yang ada pada organisasi. Disinilah letak relevansi dan pentingnya MSDM.

f. Perspektif Teknologi

Relevansi dan pentingnya MSDM tidak terlepas dari berbagi perkembangan dan kemajuan yang dicapai dibidang IPTEK. Manusia diharapkan agar dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perkembangan terbut. Untuk itu manusia perlu berbekal kemampuan, kecakapan, ketrampilna yang sesuai. Hal ini hanya bisa dicapai melalui suatu system manjemen sumber daya manusia yang tepat.

Proses Bisnis Keuangan

Proses Bisnis dan Sistem Informasi Keuangan

Proses bisnis (Business Process) adalah urutan aktifitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh barang dan jasa. Siklus transaksi (Transaction Process) adalah menggelompokkan kejadian yang terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (Event) adalah aktifitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Tiga siklus transaksi, yaitu :

1. Siklus Pemerolehan (Pembelian : proses mendapatkan barang atau jasa)

2. Siklus konversi (proses mengubah sumber daya menjadi barang atau jasa)

3. Siklus pendapatan (penyediaan barang atau jasa untuk konsumen)

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem yang menangkap, menyimpan, memelihara data, dan menyediakan informasi bagi manajemen.

Lingkup Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi akuntansi (SIM) adalah subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi keuangan, dan informasi lain atas transaksi akuntansi. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan. Penggunaan sistem informasi akuntansi (SIA), yaitu :

1. Membuat laporan eksternal

Laporan ini mencangkup laporan keuangan, seperti pajak dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.

2. Mendukung aktifitas rutin

Sistem SIA digunakan untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan.

3. Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat pada suatu organisasi.

4. Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian.

5. Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal ( internal control) mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

Aplikasi Peranti Lunak Akuntansi

Aplikasi (application) adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu.Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seorang pengguna terdiri atas :

1. Pencatatan kejadian

2. Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produk

3. Pencetakan dokumen

4. Pencetakan laporan

5. Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud

Peran Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA

International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan, pedoman 11, “Teknologi informasi didalam kurikulum akuntansi,” yang mengidentifikasi 4 peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi, diantaranya :

1. Pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dll).

2. Manajer

Manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

3. Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik.

4. Evaluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Disini, akan dilihat akuntan sebagai seorang :

1. Auditor internal

Auditor internal mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

2. Auditor eksternal

Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

3. Penyedia jasa assurance (pemberi keyakinan) lainnya.

Para akuntan memperluas peran mereka sebagai ava-luator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance (assurance service).

5. Penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

proses bisnis dalam bentuk grafis yang mudah dipahami dan memahami paparan grafis yang telah dikembangkan oleh pihak lain.dan dalam pembuatannya dibutuhkan diagram system untuk menganalisis proses-proses yang terjadi didalam perusahaan dan diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek dari suatu proses bisnis seperti tanggung jawab,kejadian,dokumen, dan tabel-tabel.

Diagram Aktivitas UML (Unfined Modeling Language)

Maksud dari diagram aktivitas UML sendiri adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasi, membangun dan mendokumentasi suatu sistem informasi.UML sendiri adalah merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industry piranti lunak dan pengembangkan system.alasan lain memilih UML adalah menyediakan pilihan diagram untuk mendokumentasikan proses bisnis dan system informasi.selain diagram aktivitas uml juga ada overview activity diagram & diagram detailed activity.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

• Overview diagram

Yaitu menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian – kejadian penting, urutan kejadian- kejadian, dan aliran informasi antar kejadian.

· Detailed diagram

yaitu sama dengan petadari sebuah kota.diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan kepada overview diagram.

Proses Bisnis Konversi

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari system lama ke sistem baru. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika Konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.
Sering kali organisasi melakukan kesalahan dalam melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem baru (konversi sistem) hal ini tentunya dapat berakibat fatal bagi perusahaan. Fenomena kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi yaitu :
1) Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design.
2) Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian.
3) Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software),

meliputi kegiatan :
a. Developmental (error testing per modul oleh programmer).
b. Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester).
c. Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya).
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut sebelum konversi dilakukan akan mampu meminimalisir kesalahan dalam melakukan konversi sistem.

II.2 Pelaksanaan Konversi Sistem Informasi
Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat tidak baik bagi perusahaan, hal ini terjadi karena beberapa hal antara lain :
1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru.
2. sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan sistem baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
6. Tingkat kematangan dan penguasaan perusahaan terhadap IT masih rendah.
Hal-hal tersebut terjadi karena adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi suatu keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa :
1. Adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja).
2. Kultural (perilaku, pola pikir, komitment).
3.Politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management).
Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling menyalahkan di dalam tubuh perusahaan, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti IT itu sendiri.
Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat dihindari yaitu :
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang IT sedikit, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan IT ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
1. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja dalam mencapai tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

II.3 Metode-Metode Konversi Sistem Informasi
Terdapat empat metode konversi sistem, informasi yaitu :
1. Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru.. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.
Asumsi dari penggunaan sistem ini adalah :
1. Data sistem yang lama bias digantikan sistem yang baru
2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan dari sistem konversi langsung ini adalah sistem ini relatif murah, namun memiliki tingkat resiko kegagalan yang cukup besar.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
   Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana sistem lama dan sistem baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Kelebihan dari sistem ini yaitu merupakan pendekatan yang paling aman sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Besarnya biaya dikeluarkan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.
   3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
   Konversi Bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru tersebut kan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Kelebihan dari sistem konversi ini yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimalisir, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya yaitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya serapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat didalam internal perusahaan, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
   Sistem konversi ini dianggap lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.
   4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
   Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, maka hanya sebagian dari perusahaan yang mencoba mengembangkan sistem baru. Jika metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi perusahaan.
   II.4 Pelaksanaan Tehnis Konversi File Data
   Keberhasilan konversi sistem informasi sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem mempersiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :
   1. Format file tersebut
   2. Isi file tersebut
   3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan
   Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.
   Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file yaitu :
   1. Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas.
   2. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.
   Konversi File Total :
   Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru penggabungan item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi:
   a. File Master
   Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
   b. File Transaksi
   File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.
   c. File Index
   File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru diciptakan kapan saja saat file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.
   d. File Tabel
   File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama proses konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
   e. File Backup
   Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.
   Konversi File Gradual :
   Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :
   1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
   2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
   3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
   4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.
   Tahap akhir dalam siklus pengembangan sistem yaitu melibatkan pengintegrasian semua komponen rancangan sistem termasuk Perangkat Lunak, pengkonversian sistem total ke operasi.
   Rencana Implementasi
   Adalah formulasi detail dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada Kompleksitas proyek).
   Team Implementasi :
   a. Profesional sistem yang merancang sistem
   b. Para manajer dan beberapa staff
   c. Perwakilan Vendor
   d. Pemakai Primer
   e. Pengkode
   f. Teknisi
   Bagian Pokok Implementasi Diperlukan :
   a. Persiapan tempat
   b. Pelatihan personil
   c. Persiapan/pembuatan dokumentasi
   d. Konversi file & sistem
   e. Peninjauan Pasca Implementasi
   Persiapan tempat untuk pelaksanaan yaitu :
   1. Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan – Micro, mini atau mainframe)
   2. Listrik, Telpon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, Keset anti debu, karpet, rak, penyangga barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat personil, lokasi printer, dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis
   3. Pengujian Burn in (simulasi operasi pada vendor)
   Pelatihan Personil
   Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar. Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru.
   Yang perlu diberi pelatihan :
   • Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tsb.
   • Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
   • Manajer Umum
   • (Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem)
   Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :
   Cakupan pelatihan :
   • Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.
   Program Pelatihan :
   • Pelatihan In house
   • Pelatihan yang disediakan oleh vendor
   • Jasa pelatihan luar
   Teknik dan Alat bantu pelatihan :
   • Teleconferencing
   • Perangkat lunak pelatihan interaktif
   • Pelatihan dengan instruktur
   • Pelatihan magang
   • Manual prosedur
   • Buku teks
   Perangkat lunak pelatihan interaktif :
   • CBT (Computer-Based Training)
   • ABT (Audio-Based Training)
   • VBT (Video-Based Training)
   • VOD (Video-Optical Disk)
   Persiapan Dokumen
   Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)
   Tujuan Dokumentasi :
   1. Pelatihan
   2. Penginstruksian
   3. Pengkomunikasian
   4. Penetapan standart kinerja
   5. Pemeliharaan sistem
   6. Referensi historis
   Empat Area Utama Dokumentasi :
   1. Dokumentasi Pemakai
   2. Dokumentasi Sistem
   3. Dokumentasi Perangkat Lunak
   4. Dokumentasi Operasi