Pedoman Musrenbang Provinsi DKI Jakarta Tahun 2017 7
g.
Mendokumentasikan aktifitas notulen rapat, rekaman dan foto pada pelaksanaan Forum SKPD Provinsi DKI Jakarta Tahun 2017, sesuai
pembidangannya.
F. Mekanisme
Forum SKPD Provinsi DKI Jakarta Tahun 2017 dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
1. Tahap Persiapan
a.
Penyiapan tim penyelenggara Forum SKPD;
b.
Penyiapan tata cara penyelenggaraan yang memuat antara lain: jadwal pelaksanaan, tempat pelaksanaan, daftar peserta, agenda pembahasan, dan
rencana pembagian kelompok Forum SKPD;
c.
Penyiapan bahan untuk pembahasan antara lain rancangan Renja SKPDUKPD, inventarisasi kertas kerja proses penyusunan rancangan Renja
SKPDUKPD sebagai sumber data dan informasi bagi peserta forum apabila memerlukan klarifikasi atas rancangan Renja SKPDUKPD yang akan dibahas;
d.
Penyiapan undangan peserta Forum SKPD; dan
e.
Melaporkan rencana pelaksanaan Forum SKPD kepada Sekretaris Daerah.
2. Tahap Pelaksanaan
Penyelenggaraan Forum SKPD didahului dengan Arahan Sekretaris Daerah, kemudian dilanjutkan dengan sidang kelompok yang dipimpin oleh Asisten Sekda.
Adapun agenda sidang kelompok yaitu sebagai berikut:
a.
Pemaparan rancangan Renja SKPDUKPD;
b.
Pemaparan hasil input rembuk RW dalam e-Musrenbang;
c.
Pemaparan hasil reses DPRD kedua dan ketiga DPRD Provinsi DKI Jakarta Tahun 2016;
d.
Pemaparan usulan langsung masyarakat;
e.
Membahas program dan kegiatan hasil Forum UKPD dalam rangka penajaman indikator, sinkronisasi dengan program dan kegiatan SKPDUKPD yang
ditugaskan kepada setiap kelompok;
f.
Tanggapan dan masukan dari peserta;
g.
Rangkuman keputusan hasil sidang kelompok, selanjutnya dirumuskan ke dalam rancangan berita acara kesepakatan hasil Forum SKPD oleh tim
perumus yang dipimpin oleh masing-masing Asisten Sekda; dan
h.
Penandatanganan berita acara kesepakatan hasil Forum SKPD.
3. Tahap Pasca Pelaksanaan
Rumusan kesepakatan hasil forum SKPD disusun ke dalam berita acara kesepakatan hasil forum SKPD yang terdiri dari lampiran
– lampiran sebagai berikut :
a.
Berita Acara Hasil Forum SKPD Tahun 2017;
b.
Daftar Hadir Forum SKPD;
c.
Rumusan Program dan Kegiatan SKPD Tahun 2018; dan
d.
Rumusan Kegiatan Unggulan dan Kegiatan Prioritas SKPD Tahun 2018.
4. Kondisi Khusus
