Aplikasi pengarsipan surat di Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang : laporan kerja praktek

1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

AKPER Kabupaten Sumedang merupakan lembaga pendidikan keperawatan hasil konversi dari Sekolah Perawat Kesehatan (SPK) Pemda Tk. II Sumedang milik Pemerintah Kabupaten Sumedang. Di dalam struktur kerjanya terdapat tiga bidang utama, yaitu bidang akademik, admisistrasi dan kemahasiswaan. Sub bagian administrasi umum di Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang (Akper Sumedang) merupakan bagian yang bertugas melaksanakan pengelolaan administrasi umum yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan kerumahtanggaan. Termasuk didalamnya ialah mencatat informasi surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu pegawai di bagian administrasi umum, saat ada surat yang masuk, pegawai di bagian administrasi umum akan mencatat surat tersebut di buku arsip surat masuk. Selain itu, surat juga di gandakan untuk disimpan di arsip. Sedangkan surat yang asli dilaporkan ke direktur dan diteruskan sesuai tujuan surat. Demikian pula untuk pengarsipan surat keluar, pegawai akan mencatat surat yang akan dikirim ke luar di buku arsip surat keluar kemudian menggandakannya. Pegawai akan menyimpan arsipnya, sedangkan surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju.

Karena data surat yang semakin banyak, maka dibutuhkan arsip yang banyak pula. Menumpuknya arsip mengakibatkan pemborosan kertas dan membutuhkan banyak tempat sebagai penyimpanan arsip. Pegawai juga kesulitan saat membutuhkan data surat, ia harus mencari ke arsip surat yang jumlahnya banyak.

Maka berdasarkan masalah di atas, solusi yang tepat untuk mengatasi masalah di Akper Sumedang khususnya di sub bagian umum adalah membangun

2

yang diperlukan untuk memudahkan pengolahan baik data surat masuk maupun surat keluar.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan di atas, dapat dirumuskan masalah yang timbul yaitu bagaimana cara membangun suatu aplikasi pengarsipan surat di Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang.

1.3.Maksud dan Tujuan

1.3.1. Maksud

Maksud dari penulisan laporan ini adalah membangun Aplikasi Pengarsipan Surat di Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang

1.3.2. Tujuan

Tujuan yang diharapkan dari pembangunan aplikasi ini adalah: 1. Meminimalisir penggunaan kertas.

2. Memudahkan dalam pengolahan arsip surat.

3. Mempermudah dan mempersingkat pencarian data surat.

1.4.Batasan Masalah

Dalam pembuatan laporan ini dibuat beberapa batasan masalah agar permasalahan lebih terfokus sesuai tujuan yang akan dicapai. Adapunbatasan masalahnya adalah sebagai berikut :

1. Metode analisis perangkat lunak yang dipakai adalah metode terstruktur.

2. Aplikasi yang dibuat berbasis desktop stand alone, karena hanya dibutuhkan di sub bagian admisnistrasi umum.

3. Ekstensi pengarsipan gambar surat yang didukung oleh aplikasi adalah format .BMP (bitmap).

1.5.Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan laporan ini terdiri darimetode pengumpulan data dan pembangunan perangkat lunak.

1.5.1. Pengumpulan Data

1. Observasi, yaitu mengadakan pengamatan langsung ke sub bagian administrasi umum di Akper Sumedang.

2. Wawancara, yaitu melakukan dialog secara langsung dengan pegawai sub bagian administrasi umum Akper Sumedang.

3. Studi pustaka, yaitu dari buku Panduan Akper Sumedang.

1.5.2. Pembangunan Perangkat Lunak

Adapun metode yang digunakan dalam kasus ini adalah mengadopsi modelwaterfall.Model ini mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan software yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Dimodelkan setelah siklus rekayasa konvensional, model sekuensial linier melingkupi aktivitas - aktivitas sebagai berikut :

Requirements definition

Implementation and unit testing System and

software design

Integration and system testing

Operation and maintenance

4

Gambar 1.1 Metode Waterfall

a. Requirements definition

Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dan sebagainya.

b. System and software design

Desain software sebenarnya adalah proses multi langkah yang berfokuspada empat atribut sebuah program yang berbeda; struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Proses desain menterjemahkan syarat/kebutuhan ke dalam sebuah representasi software yang dapat diperkirakan demi kualitas sebelum dimulai pemunculan kode. Sebagaimana persyaratan, desain didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software.

c. Implementation and unit testing

Desain harus diterjemahkan kedalam bentuk mesin yang bisa dibaca. Langkah pembuatan kode melakukan tugas ini. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis. Sekali program dibuat, pengujian program dimulai. Tahap ini diakhiri dengan pengujian di tahap unit.

d. Integration and system testing

Proses pengujian berfokus pada logika internal software secara keseluruhan, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan – kesalahan dan memastikan bahwa

input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan

e. Operation and maintenance

Software akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pelanggan. Perubahan akan terjadi karena kesalahan – kesalahan ditentukan, karena software harus disesuaikan untuk mengakomodasi perubahan – perubahan di dalam lingkungan eksternalnya (contohnya perubahan yang dibutuhkan sebagai akibat dari perangkat peripheral atau sistem operasi yang baru), atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja. Pemeliharaan software mengaplikasikan lagi setiap fase program sebelumnya dan tidak membuat yang baru lagi.

1.6.Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini adalah:

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab yang membahas latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan. Dimaksudkan dapat memberikan gambaran dan arahan bagi pembaca tentang urutan pemahaman dalam penyajian laporan kerja praktek.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini membahas tentang tinjauan perusahaan, diantaranya sejarah instansi, logo instansi, badan hukum instansi serta struktur organisasi dan job description dari instansi tersebut, pada bab ini juga membahas tentang teori-teori yang digunakan untuk membangun sistem serta teori-teori-teori-teori dasar yang berhubungan dengan pembuatan program aplikasi.

6

BAB 3 PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang analisis yang merupakan tahap awal dari pembangunan aplikasi, dilanjutkan pada perancangan aplikasi, implementasi sistem yang berisi source code dan print screen tampilan dari program aplikasi yang dibangun serta pengujian aplikasi yang dibangun.

BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menyimpulan dari seluruh laporan dan aplikasi yang dibangun, dan saran untuk pengajuan serta evaluasi pengembangan sistem yang diambil selama penyusunan laporan kerja praktek.

7

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1.Profil Tempat Kerja Praktek

Profil tempat kerja praktek terdiri dari sejarah instansi, logo instansi, struktur organisasi dan job description.

2.1.1. Sejarah Instansi

AKPER Kabupaten Sumedang merupakan lembaga pendidikan keperawatan hasil konversi dari Sekolah Perawat Kesehatan (SPK) Pemda Tk. II Sumedang milik Pemerintah Kabupaten Sumedang didirikan pada tahun 1987 dengan lokasi di Dusun Margamukti Desa Licin Kecamatan Cimalaka Kabupaten Sumedang, berdiri di atas tanah seluas 15.000 m². Pembangunannya mendapat bantuan dari Bank Dunia dalam bentuk LOAN AGREEMENT No. 2542 IND dan 743-INO.

Sebelum memiliki gedung baru di Dusun Margamukti Cimalaka, awalnya SPK Pemda Sumedang berada di Jalan Palasari No. 59 Sumedang. Mulai menerima siswa baru lulusan SMP/MTs sejak tahun 1982, selain itu juga melaksanakan Suplementer Training sebanyak tiga angkatan mulai dari tahun ajaran 1984/1985 sampai dengan tahun ajaran 1988/1989.

Setelah pembangunan gedung baru selesai dan diresmikannya oleh Gubernur Kepala Daerah Tk. I Jawa Barat pada saat itu Bapak H.R. Moch. Yogie SM pada tanggal 4 Juli 1990 di Desa Licin Cimalaka, maka seluruh kegiatan belajar mengajar dan administratif menempati gedung tersebut.

SPK Pemda Sumedang sejak tahun 1989 dipercaya mengelola Program Pendidikan Bidan sampai dengan tahun 1997, dan sejak tahun 1997 Sekolah Perawat Kesehatan Pemda Sumedang tidak lagi menerima siswa lulusan SLTP dan kemudian dikonversi menjadi Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang berdasarkan SK Menkes RI No HK : 00.06.1.1.1512 tanggal 9 Mei 1997 tentang izin sementara penyelenggaraan Akper Kabupaten Sumedang dan ditindaklanjuti dengan SK Bupati Sumedang No : 8 tanggal 30 Juli 1997 tentang pembentukan

8

Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang. Pada awal konversi Akper Kab. Sumedang secara kelembagaan merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) yang berada lansung dibawah Dinas Kesehatan kabupaten Sumedang. Namun seiring dengan diperolehnya Akreditasi Akper Kabupaten Sumedang dengan

strata “A” pada tanggal 1 Mei 2001 maka berdasarkan Perda Nomor : 12 dan 13

tahun 2001 tentang pembentukan Lembaga Teknis Daerah Akper dan Organisasi Tata Kerja Lembaga Teknis daerah Akper, maka status Akper Kabupaten Sumedang berubah menjadi Lembaga Teknis Daerah yang secara administratif bertanggungjawab langsung kepada Bupati Kabupaten Sumedang melalui Sekretaris Daerah (Akper, 2010).

2.1.2. Logo Instansi

Gambar 2.1 Logo Akper Kabupaten Sumedang

2.1.3. Struktur Organisasi dan Job Description

Struktur Organisasi dan Job Description menjelaskan struktur organisasi yang ada di AKPER kabupaten Sumedang dan penjelasan pekerjaan yang dilakukan dari setiap bagiannya.

2.1.3.1. Struktur Organisasi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Akper Kabupaten Sumedang

2.1.3.2. Job Description

Adapun job description dari tiap bagian antara lain : 1. Direktur

Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, pembinaan civitas akademika dan melaksanakan tugas administrasi serta hubungan dengan lingkungan pemerintah Kabupaten Sumedang.

2. Pembantu Direktur I Bidang Akademik

Membantu direktur dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

3. Pembantu Direktur II Bidang Administrasi Umum

Membantu direktur dalam melaksanakan kegiatan bidang keuangan dan administrasi umum serta perencanaan dan informasi.

10

Membantu direktur dalam meminmpin pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan dan pelayanan kepada mahasiswa.

5. Sub Bagian Administrasi Umum

Melaksanakan pengelolaan administrasi umum yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan kerumahtanggaan.

6. Seksi Akademik

Melaksanakan dan menyiapkan bahan pembinaan administrasi akademik serta administrasi kemahasiswaan.

7. Seksi Pembinaan dan Kesejahteraan Mahasiswa

Melaksanakan kegiatan pembinaan dan kesejahteraan mahasiswa 8. Kelompok Jabatan Fungsional

Melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar dan bidang tugas lainya sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

9. Senat Akademik

Memmbantu direktur dalam membina dan mengembangkan potensi Akper.

10.Unit-unit

Melaksanakan pengelolaan fasilitas, penyelenggaraan kegiatan perpustakaan, laboratorium, asrama, penelitian, pengabdian masyarakat, bimboingan dan konseling.

2.2.Landasan Teori

Landasan teori menjelaskan beberapa teori yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas sebagai dasar pemahaman dalam sebuah sistem serta metode yang dipakai untuk kegiatan pengembangan terhadap sistem tersebut.

2.2.1. Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

a. Tidak menggunakan kop surat b. Tidak ada nomor surat

c. Salam pembuka dan penutup bervariasi

d. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis e. Format surat bebas

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

a. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi b. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim d. Penggunaan ragam bahasa resmi

e. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi f. Ada aturan format baku

3. Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat

12

niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

4. Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.Ciri-ciri surat dinas:

a. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

b. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku d. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

e. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat f. Format surat tertentu

5. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:

a. Kepala surat

b. Tempat dan tanggal pembuatan surat c. Nomor surat

d. Lampiran e. Hal atau perihal f. Alamat tujuan g. Salam pembuka

i. paragraf pembuka j. isi surat

k. paragraf penutup l. Salam penutup

m. Tanda tangan dan nama terang n. Jabatan

6. Surat Elektronik

Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.[27]

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih ssalah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.

2.2.2. Aplikasi

Perangkat lunak aplikasi adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas

14

yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan pengguna. Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media.

Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket kadang disebut sebagai suatu paket atau suite aplikasi (application suite). Contohnya adalah Microsoft Office dan Open Office.org, yang menggabungkan suatu aplikasi pengolah kata, lembar kerja, serta beberapa aplikasi lainnya. Aplikasi-aplikasi dalam suatu paket biasanya memiliki antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan sehingga memudahkan pengguna untuk mempelajari dan menggunakan tiap aplikasi. Sering kali, mereka memiliki kemampuan untuk saling berinteraksi satu sama lain sehingga menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat dibenamkan dalam suatu dokumen pengolah kata walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang terpisah

2.2.3. Basis Data

2.2.3.1. Pengertian Basis Data

Secara umum basis data adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainya.

Adapun keguanaan dari basis data antara lain

1. Basis data merupakan komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakandasar dalam menyediakan informasi.

2. Menentukan kualitas informasi yang akurat, tepat pada waktunya, dan relevan, dimana informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.

3. Mengurangi duplikasi data (data redudancy). 4. Meningkatkan relasi antar data (data relatability). 5. Mengurangi pemborosan external storage.

1. Character

Merupakan bagian data terkecil yang berupa karakter numerik, huruf, maupun karakter numerik, huruf, maupun simbol yang membentuk item data/field.

2. Field

Merupakan atribut dari record yang menunjukan suatu item dari data, misal nama.

3. Record

Merupakan kumpulan dari dari field, mengganmbarakan suatu unit data individu tertentu. Kumpulan record membentuk suatu file.

4. File

File terdiri dari ricord-record yang menggambarkan suatu kesatuan data yang sama/sejenis.

5. Database

Merupakan kumpulan dari file/tabel.

2.3.3.2. Normalisasi Basis Data

Normalisasi merupakan suatu teknik dalam logika desain suatu basis data, dengan mengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi tanpa redudansi.

1. Bentuk tidak normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.

2. Bentuk normal pertama

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).

16

Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.

4. Bentuk Normal Ketiga

Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.

2.2.3.3. ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.

ERDuntuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :

1. Entiti

Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entitiini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

2. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atributdiwakili oleh simbol elips.

3. Hubungan / Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

b. Satu ke banyak (One to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

c. Banyak ke banyak (Many to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B (Rahmat Blog, 2011).

2.2.3.4. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

18

2.2.3.5. Sistem Manajemen Basis Data

Sistem Manajemen Basis-Data (Data Base Management System / DBMS) adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan meng-akses basis data dengan cara praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda. DBMS pada umumnya menyediakan fasilitas atau fitur-fitur yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah, aman, dan cepat. Beberapa fitur yang secara umum tersedia adalah:

1. Keamanan : DBMS menyediakan sistem pengamanan data sehingga tidak mudah diakses oleh orang yang tidak memiliki hak akses.

2. Independensi : DBMS menjamin independensi antara data dan program, data tidak bergantung pada program yang meng-akses-nya, karena struktur data-nya dirancang berdasarkan kebutuhan informasi, bukan berdasarkan struktur program. Sebaliknya program juga tidak bergantung pada data, sehingga walaupun struktur data diubah, program tidak perlu berubah. 3. Konkruensi / data sharing : data dapat diakses secara bersamaan oleh

beberapa pengguna karena manajemen data dilaksanakan oleh DBMS. 4. Integritas : DBMS mengelola file-file data serta relasi-nya dengan tujuan

agar data selalu dalam keadaan valid dan konsisten.

5. Pemulihan : DBMS menyediakan fasilitas untuk memulihkan kembali file-file data ke keadaan semula sebelum terjadi-nya kesalahan (error) atau gangguan baik kesalahan perangkat keras maupun kegagalan perangkat lunak.

6. Kamus / katalog sistem : DBMS menyediakan fasilitas kamus data atau katalog sistem yang menjelaskan deskripsi dari field-field data yang terkandung dalam basisdata.

7. Perangkat Produktivitas : DBMS menyediakan sejumlah perangkat produktivitas sehingga memudahkan para pengguna untuk menarik manfaat dari database, misalnya report generator (pembangkit laporan)

2.2.3.6. Database Desktop Paradox (Paradox 7)

Database desktop merupakan suatu program “Add-Ins”, yaitu program

terpisah yang langsung terdapat pada Borland Delphi. Dalam Paradox 7, pada 1 file database hanya mengijinkan 1 tabel. Berbeda dengan DBMS lain yang mengijinkan beberapa tabel dalam 1 file database.

Struktur field pada Paradox 7 : 1. Field Name

a. Field Name merupakan nama pengenal kolom pada suatu tabel. Terdapat beberapa aturan dalam penulisan field name antara lain : b. Panjang maksimum 25 karakter

c. Tidak boleh diawai dengan spasi tapi boleh mengandung spasi d. Unik, artinya tidak ada nama kolom yang sama

e. Tidak boleh menggunakan tanda koma (,), tanda pipe (|), dan tanda seru (!)

f. Hindari kata-kata yang merupakan perintah SQL 2. Type

Digunakan untuk menetukan tipe data yang dapat ditampung dalam field. Macam-macam tipe data yang sering dipakai dalam Paradox adalah sebagai berikut :

3. Size

Merupakan ukuran dari panjang data yang diizinkan untuk suatu field. 4. Key

Dapat berupa primary key sebagai key yang membedakan untuk setiap baris kolom. Syarat untuk primary key adalah unik, artinya tidaka boleh ada data yang memiliki primary key yang sama.

2.2.4. Borland Delphi 7.0

2.2.4.1. Sejarah Borland Delphi 7.0

Delphi adalah sebuah bahasa pemrograman dan lingkungan pengembangan perangkat lunak. Produk ini dikembangkan oleh

20

Borland(sebelumnya dikenal sebagai Inprise). Bahasa Delphi, yang sebelumnya

dikenal sebagai object pascal (pascal dengan ekstensi pemrograman berorientasi objek (PBO/OOP)) pada mulanya ditujukan hanya untuk Microsoft Windows, namun saat ini telah mampu digunakan untuk mengembangkan aplikasi untuk

Linux dan Microsoft .NET framework (lihat di bawah). Dengan menggunakan

Free Pascal yang merupakan proyek opensource, bahasa ini dapat pula digunakan

untuk membuat program yang berjalan di sistem operasi Mac OS X dan Windows CE.

Borland Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktifitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis Windows.

Khusus untuk pemrograman database, Borland Delphi menyediakan fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam membuat program. Format database yang dimiliki Delphi adalah format Paradox, dBase, MS.Access, ODBC, syBase, Oracle dan lain-lain.

2.2.4.2. Pengenalan IDE Borland Delphi 7.0

Lingkungan pengembangan terpadu atau integrated Development

Environment (IDE) dalam program Delphi terbagi menjadi delapan bagian utama

yaitu Main Window, Toolbar, Component Pallete, Form Designer, Code Editor,

Object Inspector, Exploring, dan Object Tree View.

IDE merupakan sebuah lingkungan dimana semua tombol perintah yang diperlukan untuk mendesain aplikasi, menjalankan dan menguji sebuah aplikasi disajikan dengan baik untuk memudahkan pengembangan program.

1. Main Window

Jendela utama ini adalah bagian dari IDE yang mempunyai fungsi yang sama dengan semua fungsi utama dari program aplikasi Windows lainnya. Jendela utama Delphi terbagi menjadi tiga bagian, berupa Main Menu, Toolbar dan

Component Palette.

Gambar 2.3 Main Window

2. Main Menu

Menu Utama pada Delphi memiliki keunggulan yang sama seperti program aplikasi Windows lainnya. Dengan menggunakan fasilitas menu, dapat memanggil atau menyimpan program. Pada dasarnya semua perintah yang diberikan dapat ditemukan pada bagian menu utama ini.

22

3. Toolbar

Delphi memiliki beberapa toolbar yang masing-masing memiliki perbedaan fungsi pada setiap tombol pada bagian toolbar berfungsi sebagai pengganti.

Gambar 2.5 Toolbar

4. Component Palette

Component Palette berisi kumpulan ikon yang melambangkan

komponen-komponen yang terdapat pada VCL (Visual Component Library). Pada

Component Palette akan ditemukan beberapa Page Control, seperti Standart,

Additional, Win32, System, Data Access dan lain-lain.

Gambar 2.6 Component Palette

5. Form Designer

Form Designer merupakan suatu objek yang dapat dipakai sebagai tempat

untuk merancang program aplikasi. Form berbentuk sebuah meja kerja yang dapat diisi dengan komponen-komponen yang diambil dari Component Palette. Pada saat memulai Delphi, Delphi akan memberikan sebuah form kosong yang disebut form 1.

Dalam Sebuah Form terdapat titik-titik yang disebut grid yang beguna untuk membantu pengaturan tata letak objek yang dimasukan dalam Form. Sebuah form mengandung unit yang berfungsi untuk mengendalikan form dan dapat mengendalikan komponen-komponen yang terletak dalam form dengan menggunakan Object Inspector dan Code Editor.

Gambar 2.7 Form Designer

6. Object Inspector

Object Inspector digunakan untuk mengubah property atau karakteristik

dari sebuah komponen. Object Inspector terdiri dari dua tab, yaitu Properties dan

Events.

Tab Properties digunakan untuk mengubah properti komponen. Properti dengan

tanda + menunjukan bahwa properti tersebut mepunyai subproperti.

Tab Events, bagian yang dapat diisi dengan kode program tertentu yang berfungsi untuk menangani event-event (kejadian-kejadian yang berupa sebuah prosedur) yang dapat direspon oleh sebuah komponen.

24

7. Code Editor

Code Editor merupakan tempat untuk menuliskan kode program. Pada

bagian ini, dapat menuliskan pernyataan-pernyataan dalam Object Pascal.

Keuntungan bagi pemakai Delphi adalah penggunanya tidak perlu menuliskan kode-kode sumber, karena Delphi telah menyediakan kerangka penulisan sebuah program.

Gambar 2.9 Code Inspector

8. Code Explorer

Jendela Code Explorer adalah lembar kerja baru yang terdapat di dalam Delphi 7 yang tidak ditemukan pada versi-versi sebelumnya. Code explorer

digunakan untuk memudahkan pemakaian berpindah antar file unit yang tedapat di dalam jendela Code Editor.

Jendela Code Explorer berisi diagram pohon yang menampilkan semu

tipe. Class, properti, method, variable global, dan rutin global yang telah

Gambar 2.10 Code Explorer

9. Object TreeView

Gambar 2.11 Object TreeView

Object TreeView menampilkan diagram pohon dari komponen-komponen

yang bersifat visual maupun nanvisual yang terdapat dalam form, data module,

atau frame. Object TreeView juga menampilkan hubungan logika antar komponen.

26 BAB 3 PEMBAHASAN

3.1.Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan tahap untuk mempelajari interaksi sistem yangterdiri dari pelaku proses dalam sistem, prosedur, data serta informasi yang terkait.Analisis dilakukan terhadap sistem yang sedang berjalan sebagai dasarperancangan atau perbaikan sistem lama. Tujuan dari analisis sistem yang sedangberjalan adalah sebagai berikut:

1. Menelusuri bagaimana sistem yang sedang berjalan dengan memperhatikan proses aliran data atau informasi dan pelaku sistem dalam flowmap yang berjalan.

2. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkankinerja sistem aplikasi yang akan dibangun.

3. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem yaitu pengembanganterhadap proses dan subproses yang dapat dimodifikasi kearah yang lebihbaik.

3.1.1. Analisis Masalah

Sub Bagian Administrasi Umum di Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang (Akper Sumedang) merupakan bagian yang bertugas melaksanakan pengelolaan administrasi umum yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan kerumahtanggaan. Termasuk didalamnya ialah mencatat informasi surat masuk dan surat keluar.

Saat ada surat yang masuk, pegawai di bagian administrasi umum akan mencatat surat tersebut di buku arsip surat masuk. Selain itu, surat juga di gandakan untuk disimpan di arsip. Sedangkan surat yang asli dilaporkan ke direktur dan diteruskan sesuai tujuan surat. Demikian pula untuk pengarsipan surat keluar, pegawai akan mencatat surat yang akan dikirim ke luar di buku arsip surat keluar kemudian menggandakannya. Pegawai akan menyimpan arsipnya,

sedangkan surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju. Karena data surat yang semakin banyak, maka dibutuhkan arsip yang banyak pula. Menumpuknya arsip mengakibatkan pemborosan kertas dan membutuhkan banyak tempat sebagai penyimpanan arsip. Pegawai juga kesulitan saat membutuhkan data surat, ia harus mencari ke arsip surat yang jumlahnya banyak.

Oleh sebab itu, diperlukan suatu sistem yang dapat membantu dalam pencatatan serta pencarian data surat masuk maupun surat keluar.

3.1.2. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem yang berjalan memaparkan bagaimana pengelolaan data surat yang ada saat ini. Analisis dilakukan agar perangkat lunak yang dibangun tidak keluar dari cakupan sistem pengarsipan surat yang ada. Adapun prosedur pengarsipan surat di Akper Sumedang adalah sebagai berikut.

3.1.2.1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

1. Petugas pengelolasurat mensortir surat-surat yang masuk.

2. Kemudian petugas pengelola mencatat surat-surat yang masuk dan diberi kartu disposisi.

3. Setelah surat dicatat, petugas pengelola menyerahkan surat masuk kepada direktur untuk disetujui/ditanda tangan.

4. Surat yang telah berdisposisi, kemudian digandakan.

5. Surat yang asli diserahkan ke tujuannya, sedangkan duplikatnya disimpan di arsip.

Flowchart prosedur pengelolaan surat masuk akan dijelaskan pada gambar 3.1.

3.1.2.2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

1. Petugas pengelolasurat menerima surat yang akan dikirim, kemudian memberikan nomor.

28

2. Kemudian petugas pengelola mencatatnya di buku besar. 3. Surat yang akan dikirim digandakan terlebih dahulu.

4. Surat yang asli diserahkan kepada kurir untuk disampaikan ke tujuannya sedangkan duplikatnya disimpan di arsip.

Flowchart prosedur pengelolaan surat masuk akan dijelaskan pada gambar 3.2

Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Petugas Pengelola Surat Direktur Tujuan Surat

Surat Masuk Penyortiran Surat Masuk Surat Masuk Tersortir Pencatatan Surat Masuk Surat Masuk Yang Telah Dicatat Kartu Disposisi Surat Masuk Asli Kartu Disposisi Yang Telah Ditandatangan Surat masuk digand akan Duplikat Surat Masuk Surat Masuk Yang Telah Dicatat Kartu Disposisi Surat Masuk Yang Telah Dicatat Kartu Disposisi Yang Telah Ditandatangan Penanda tanganan Kartu Disposisi Arsip Surat Masuk Asli Kartu Disposisi Yang Telah Ditandatangan Surat Masuk Yang Telah Dicatat Kartu Disposisi Yang Telah Ditandatangan

30

Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Petugas Pengelola Surat Kurir Surat Keluar

Pemberian nomor

Surat

Surat Keluar sudah bernomor

Surat Keluar Asli Pencatatan

surat keluar

Surat Keluar Asli

Duplikat Surat Keluar

Arsip Duplikat Surat Keluar

Surat Keluar tercatat

Surat Keluar Digandakan

Gambar 3.2 Flowmap Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

3.1.3. Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Setelah melakukan analisis yang sedang berjalan untuk mengetahui prosedur-prosedur yang berjalan di Sub bagian administrasi umum Akper Sumedang, maka dilakukanlah langkah selanjutnya yaitu analisis non fungsional. Analisis non fungsional Ditujukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan sistem. Spesifikasi non fungsional melibatkan beberapa kebutuhan diantaranya kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat pikir/user

3.1.3.1. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat keras merupakan perangkat pedukung berjalannya suatu sistem. Untuk menjalankan aplikasi dalam sistem ini memerlukan perangkat keras yang mendukung proses kerja dari sitem itu sendiri. Spesifikasi perangkat keras yang ada di sub bagian administrasiumum akan dijelaskan pada Table 3.1

Tabel 3.1 Fakta Perangkat Keras NO Perangkat Keras Spesifikasi

1 Processor Intel Core i3 2.40 GHz.

2 RAM 1 GB

3 Hard Disk 120 GB

4 Monitor CRT 17”

5 Keyboard Standar

6 Mouse Standar

7 Printer Berwarna

Perangkat keras untuk aplikasi pengarsipan surat di sub bagian administrasi umum akper Sumedang ini memiliki kebutuhan spesifikasi seperti tertera pada Tabel 3.2

Tabel 3.2 Kebutuhan Perangkat Keras NO Perangkat Keras Spesifikasi

1 Processor Intel Pentium 233 MHz atau lebih tinggi

32

2 RAM 64 MB (direkomendasikan 128 MB)

3 Hard Disk 10 MB

4 Monitor SVGA atau lebih tinggi 5 Keyboard Standar

6 Mouse Standar

7 Printer Berwarna (direkomendasiakan disertai scanner)

Berdasarkan perbandingan perangkat keras yang ada di sub bagian administrasi umum Akper Sumedang dengan perangkat keras minimun yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi pengarsipan surat ini, maka dapat disimpulkan bahwa perangkat keras yang dimiliki sub bagian administrasi umum Akper Sumedang saat ini mampu digunakan untuk menjalankan aplikasi pengarsipan surat, namun direkomendasikan agar ada penambahan scanner untuk memaksimalkan fungsionalitas aplikasi pengarsipan surat ini.

3.1.3.2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan di sub bagian administrasi umumadalah sebagai berikut

1. Sistem operasi : Microsoft Windows 7 2. Software Lainnya : Microsoft Office 2007

Spesifikasi perangkat lunak minimum yang diperlukan untuk menjalakan aplikasi pengarsipan surat ini ialah menggunakan sistem operasi windows 98.

Berdasarkan perbandingan perangkat lunak yang ada di sub bagian administrasi umum dengan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi maka dapat disimpulkan bahwa tak diperlukan perangkat lunak tambahan untuk menjalankan aplikasi pengarsipan surat di sub bagian administrasi umum Akper Sumedang

3.1.3.3. Analisis KebutuhanPengguna (User)

Fakta sumber daya manusia pada sub bagian administrasi umum Akeper Sumedang terdapat pada Tabel 3.3

Tabel 3.3 Fakta SDM

Jenis

SDM Tanggung Jawab

Tingkat

Pendidikan Keterampilan

Jenis Pelatihan Yang Pernah

Diikuti

Pegawai - Mengelola surat masuk

- Mengelola surat keluar

D3 Dapat

mengoperasiakan Komputer

-

Kebutuhan pengguna untuk aplikasi pengarsipan surat di Akper Sumedang dapat dilihat pada tabel 3.4

34

Dari penjelasan pada tabel 3.3 dan 3.4 dapat disimpulkan bahwapegawai bertindak sebagai pengelola_surat. Diperlukan adanya pelatihan agar pegawai dapat mengoperasikan aplikasi pengarsipan surat ini

3.1.4. Analisis Data

Entitas ialah objek yang mewakili sesuatu yang nyatadan dapat dibedakan dari objek lainya.Entitas dalam Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang adalah sebagai berikut:

1. PENGGUNA

Pengguna dimaksudkan untuk pengguna aplikasi 2. PERIHAL

Perihal dimaksudkan untuk perihal surat 3. SURAT MASUK

Surat masuk dimaksudkan untuk data surat masuk 4. SURAT KELUAR

Surat keluar dimaksudkan untuk data surat keluar

Diagram E-R merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Diagram E-R dari Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang dapat dilihat di gambar 3.3

36

surat_ masuk

perihal

pengelola_surat surat_keluar mengolah

mengolah

mempunyai mempunyai

mengolah

N 1 1 N

1

N 1

N

1 N

ID_SuratMasuk ID_Pengguna ID_SuratKeluar

ID_Perihal

Gambar 3. 3 ERD Aplikasi Pengarsipan Surat

3.1.5. Analisis Kebutuhan Fungsional

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Diagram Konteks pada aplikasi Pengarsipan Surat AKPER Sumedang ini dapat dilihat pada gambar 3.4

0 Aplikasi Pengarsipan

Surat Info Surat Keluar

Data Surat Masuk Info Surat Masuk Data Surat Keluar

Data Perihal Surat Info Perihal Surat Pengelola

Surat

Data Login Info Login Invalid

3.1.5.1.DFD (Data Flow Diagram)

DFD merupakan sebuah teknik yang menggambarkan aliran data dan transformasi yang digunakan sebagai perjalanan data dari masukan menuju keluaran. DFD dibuat jika pada Diagram Konteks masih terdapat proses yang mesti dijelaskan lebih rinci.

3.1.5.1.1. DFD Level 1

Pada DFD level 1 terdapat empatdata storeantara lain Login, Surat Masuk, Surat Keluar, dan Periahal.DFD level 1 dapat dilihat pada gambar 3.5.

2 Surat Masuk Pengelola

Surat

3 Surat Keluar Data Surat Masuk

Info Data Surat Masuk

4 Perihal Data Surat Keluar

Data Perihal Info Data Surat Keluar

Info Data Perihal

Surat Masuk

Surat Keluar

Perihal Data Surat Masuk

Data Surat Masuk

Data Surat Keluar Data Surat Keluar

Data Perihal Data Perihal 1

Login Data Login

Info Data Login

Data Login Login

Data Perihal Data Perihal Data Perihal

Data Perihal

38

3.1.5.1.2. DFD Level 2 proses 1

DFD Level 2 proses 1 terdiri dari proses tambah, edit, hapus, pengurutan, laporan, pencarian, dan lihat gambar. DFD Level 2 proses 1 dapat dilihat pada gambar 3.6.

1.1 Penambahan Surat Masuk 1.2 Pengeditan Surat Masuk 1.3 Penghapusan Surat Masuk Surat Masuk Penambahan Data Surat Masuk

Penghapusan Data Surat Masuk Pengeditan Data Surat Masuk

Data Penambahan Surat Masuk Data Penambahan Surat Masuk

Data Pengeditan Surat Masuk Data Pengeditan Surat Masuk

Data Penghapusan Surat Masuk Data Penghapusan Surat Masuk

Pengelola Surat 1.4 Pengurutan Surat Masuk 1.5 Pembuatan Laporan Surat Masuk 1.6 Pencarian Surat Masuk 1.7 Lihat Gambar Surat Masuk Pengurutan Data Surat Masuk

Pembuatan Laporan Data Surat Masuk

Pencarian Data Surat Masuk

Lihat Gambar Surat Masuk

Data Pengurutan Surat Masuk Data Pengurutan Surat Masuk

Data Laporan Surat Masuk Data Laporan Surat Masuk

Data Pencarian Surat Masuk Data Pencarian Surat Masuk

Data Gambar Surat Masuk Data Gambar Surat Masuk Info Penambahan Data Surat Masuk

Info Pengeditan Data Surat Masuk

Info Penghapusan Data Surat Masuk

Info Pengurutan Data Surat Masuk

Info Gambar Surat Masuk Info Pencarian Data Surat Masuk

Info Laporan Data Surat Masuk

Perihal Data Penambahan Surat Masuk

Data Penambahan Surat Masuk

Data Pengeditan Surat Masuk Data Pengeditan Surat Masuk

Data Penghapusan Surat Masuk Data Penghapusan Surat Masuk

Data Pengurutan Surat Masuk

Data Pengurutan Surat Masuk

Data Laporan Surat Masuk Data Laporan Surat Masuk

Data Pencarian Surat Masuk Data Pencarian Surat Masuk

Data Gambar Surat Masuk Data Gambar Surat Masuk

3.1.5.1.3. DFD Level 2 proses 2

DFD Level 2 proses 2 terdiri dari proses tambah, edit, hapus, pengurutan, laporan, pencarian, dan lihat gambar. DFD Level 2 proses 1 dapat dilihat pada gambar 3.7. 1.1 Penambahan Surat Keluar 1.2 Pengeditan Surat Keluar 1.3 Penghapusan Surat Keluar Surat Keluar Penambahan Data Surat Keluar

Penghapusan Data Surat Keluar Pengeditan Data Surat Keluar

Data Penambahan Surat Keluar Data Penambahan Surat Keluar

Data Pengeditan Surat Keluar Data Pengeditan Surat Keluar

Data Penghapusan Surat Keluar Data Penghapusan Surat Keluar

Pengelola Surat 1.4 Pengurutan Surat Keluar 1.5 Pembuatan Laporan Surat Keluar 1.6 Pencarian Surat Keluar 1.7 Lihat Gambar Surat Keluar Pengurutan Data Surat Keluar

Pembuatan Laporan Data Surat Keluar

Pencarian Data Surat Keluar

Lihat Gambar Surat Masuk

Data Pengurutan Surat Keluar Data Pengurutan Surat Keluar

Data Laporan Surat Keluar Data Laporan Surat Keluar

Data Pencarian Surat Keluar Data Pencarian Surat Keluar

Data Gambar Surat Keluar Data Gambar Surat Keluar Info Penambahan Data Surat Keluar

Info Pengeditan Data Surat Keluar

Info Penghapusan Data Surat Keluar

Info Pengurutan Data Surat Keluar

Info Gambar Surat Masuk Info Pencarian Data Surat Keluar

Info Laporan Data Surat Keluar

Perihal Data Penambahan Surat Keluar

Data Penambahan Surat Keluar

Data Pengeditan Surat Keluar Data Pengeditan Surat Keluar

Data Penghapusan Surat Keluar Data Penghapusan Surat Keluar

Data Pengurutan Surat Keluar

Data Pengurutan Surat Keluar

Data Laporan Surat Keluar Data Laporan Surat Keluar

Data Pencarian Surat Keluar Data Pencarian Surat Keluar

Data Gambar Surat Keluar Data Gambar Surat Keluar

40

3.1.5.1.4. DFD level 2 proses 3

DFD Level 2 proses 4 terdiri dari proses tambah, edit, hapus. DFD Level 2 proses 1 dapat dilihat pada gambar 3.8.

3.1 Penambahan Perihal 3.2 Pengeditan Perihal 3.3 Penghapusan Perihal Perihal Penambahan Data Perihal

Penghapusan Data Perihal Pengeditan Data Perihal

Data Penambahan Perihal Data Penambahan Perihal

Data Pengeditan Perihal Data Pengeditan Perihal

Data penghapusan Perihal Data penghapusan Perihal Pengelola

Surat

Info Penambahan Data Perihal

Info Pengeditan Data Perihal

Info Penghapusan Data Perihal

Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses 3

3.1.5.2.Tabel Spesifikasi

Spesifikasi proses menggambarkan deskripsi dan spesifikasi dari setiap proses pada pemodelan DFD sesuai kebutuhan sistem. Berfungsi untuk menjelaskan apa yang dilakukan ketika masukan ditransformasi menjadi keluaran.

Tabel 3.5 Tabel Spesifikasi

No. Proses Keterangan

1

No. Proses 1 Nama Proses Login

Deskripsi Berfungsi untuk pengguna masuk kedalam sistem Input Username dan password

Output Login invalid Destination login

Logika Proses 1. Pengguna memasukan username dan password

2. Sistem memeriksa data login yaitu username

dan password. Apabila username dan password

benar, pengguna dapat mengakses dan melakukan pengolahan data surat. Jika gagal berarti username atau password ada yang salah (tidak valid).

2 No. Proses 2

No. Proses Keterangan Deskripsi Untuk mengelola surat masuk Input Data surat masuk

Output Data surat masuk Destination Surat Masuk

Logika Proses 1. Pengguna masuk ke menu utama 2. Pengguna memilih menu surat masuk 3. Sistem menampilkan menu surat masuk 4. Pengguna mengelola data surat masuk

3

No. Proses 3

Nama Proses Surat Keluar

Deskripsi Untuk mengelola surat keluar Input Data surat keluar

Output Data surat keluar Destination Surat Keluar Logika Proses

1. Pengguna masuk ke menu utama 2. Pengguna memilih menu surat keluar 3. Sistem menampilkan menu surat keluar 4. Pengguna mengelola data surat keluar

4

No. Proses 4 Nama Proses Perihal

Deskripsi Untuk mengelola perihal surat Input Data perihal

Output Data perihal Destination Perihal Logika Proses

1. Pengguna masuk ke menu utama 2. Pengguna memilih menu perihal 3. Sistem menampilkan menu perihal 4. Pengguna mengelola data perihal

5

No. Proses 1.1 Nama Proses Tambah

Deskripsi Untuk menambah data surat masuk Input Data surat masuk

Output Data surat masuk Destination Surat Masuk

Logika Proses 1. Pengguna menekan tombol tambah

2. Sistem menampilkan form penambahan data surat masuk

3. Pengguna mengisi data surat masuk dan menekan tombol simpan.

4. Sistem menyimpan data surat masuk ke database

5. Pengguna tidak mengisi data surat masuk dan menekan tombol simpan

42

No. Proses Keterangan

masuk tak boleh kosong

7. Pengguna menekan tombol batal.

8. Sitem akan menampilkan konfirmasi apakah penambahan data surat masuk akan dibatalkan atau tidak

6

No. Proses 1.2 Nama Proses Edit

Deskripsi Untuk mengedit data surat masuk Sumber daya Pengguna

Input Data surat masuk Output Data surat masuk Destination Surat Masuk

Logika Proses

1. Pengguna menekan tombol edit

2. Sistem menampilkan form pengeditan data surat masuk

3. Pengguna mengediti data surat masuk dan menekan tombol simpan.

4. Sistem menyimpan data surat masuk ke database

5. Pengguna mengosongkan data surat masuk dan menekan tombol simpan

6. Sistem memberi peringatan bahwa no surat masuk tak boleh kosong

7. Pengguna menekan tombol batal.

8. Sitem akan menampilkan konfirmasi apakah pengeditan data surat masuk akan dibatalkan atau tidak

7

No. Proses 1.3 Nama Proses Hapus

Deskripsi Untuk menghapus data surat masuk Sumber daya Pengguna

Input Data surat masuk Output Data surat masuk Destination Surat Masuk

Logika Proses

1. Pengguna menekan tombol hapus

2. Sistem menampilkan konfirmasi pakah surat masuk terpilih akan dihapus atau tidak

3. Pengguna menekan tombol Ya

4. Sistem menghapus data surat masuk dari database

8

No. Proses 1.4

Nama Proses Pengurutan

Deskripsi Untuk mengurutkan data surat masuk Input Data surat masuk

No. Proses Keterangan Output Data surat masuk

Destination Surat Masuk

Logika Proses 1. Pengguna memilih kata kunci pengurutan 2. Sistem mengurutkan data surat masuk

9

No. Proses 1.5 Nama Proses Laporan

Deskripsi Untuk membuat laporan data surat masuk Input Data surat masuk

Output Data surat masuk Destination Surat Masuk Logika Proses

1. Pengguna memasukan rentang tanggal surat yang akan dibuat laporannya dan menekan tombol buat laporan

2. Sistem menampilkan laporan surat masuk

10

No. Proses 1.6 Nama Proses Pencarian

Deskripsi Untuk mencari data surat masuk Input Data surat masuk

Output Data surat masuk Destination Surat Masuk

Logika Proses

1. Pengguna memasukan kata kunci pencarian dan menekan tombol cari

2. Sistem menampilkan hasil pencarian

3. Pengguna menekan tombol cari tanpa memasukan kata kunci

4. Sistem menampilkan peringatan bahwa kata kunci harus diisi

11

No. Proses 1.7

Nama Proses Lihat Gambar

Deskripsi Untuk melihat gambar data surat masuk Input Data surat masuk

Output Data surat masuk Destination Surat Masuk Logika Proses

1. Pengguna memasukan nomor surat dan menekan tombol Lihat

2. Sistem menampilkan gambar surat

12

No. Proses 2.1 Nama Proses Tambah

Deskripsi Untuk menambah data surat keluar Input Data surat keluar

Output Data surat keluar Destination Surat keluar

Logika Proses 1. Pengguna menekan tombol tambah

44

No. Proses Keterangan

surat keluar

3. Pengguna mengisi data surat keluar dan menekan tombol simpan.

4. Sistem menyimpan data surat keluar ke database

5. Pengguna tidak mengisi data surat keluar dan menekan tombol simpan

6. Sistem memberi peringatan bahwa no surat keluar tak boleh kosong

7. Pengguna menekan tombol batal.

8. Sitem akan menampilkan konfirmasi apakah penambahan data surat keluar akan dibatalkan atau tidak

13

No. Proses 2.2 Nama Proses Edit

Deskripsi Untuk mengedit data surat keluar Input Data surat keluar

Output Data surat keluar Destination Surat keluar

Logika Proses

1. Pengguna menekan tombol edit

2. Sistem menampilkan form pengeditan data surat keluar

3. Pengguna mengedit data surat keluar dan menekan tombol simpan.

4. Sistem menyimpan data surat keluar ke database

5. Pengguna mengosongkan data surat keluar dan menekan tombol simpan

6. Sistem memberi peringatan bahwa no surat keluar tak boleh kosong

7. Pengguna menekan tombol batal.

8. Sitem akan menampilkan konfirmasi apakah pengeditan data surat keluar akan dibatalkan atau tidak

14

No. Proses 2.3 Nama Proses Hapus

Deskripsi Untuk menghapus data surat keluar Input Data surat keluar

Output Data surat keluar Destination Surat keluar Logika Proses

1. Pengguna menekan tombol hapus

2. Sistem menampilkan konfirmasi apakah surat keluar terpilih akan dihapus atau tidak

No. Proses Keterangan

4. Sistem menghapus data surat keluar dari database

15

No. Proses 2.4

Nama Proses Pengurutan

Deskripsi Untuk mengurutkan data surat keluar Input Data surat keluar

Output Data surat keluar Destination Surat keluar

Logika Proses 1. Pengguna memilih kata kunci pengurutan 2. Sistem mengurutkan data surat keluar

16

No. Proses 2.5 Nama Proses Laporan

Deskripsi Untuk membuat laporan data surat keluar Input Data surat keluar

Output Data surat keluar Destination Surat keluar Logika Proses

1. Pengguna memasukan rentang tanggal surat yang akan dibuat laporannya dan menekan tombol buat laporan

2. Sistem menampilkan laporan surat keluar

17

No. Proses 2.6 Nama Proses Pencarian

Deskripsi Untuk mencari data surat keluar Input Data surat keluar

Output Data surat keluar Destination Surat keluar

Logika Proses

1. Pengguna memasukan kata kunci pencarian dan menekan tombol cari

2. Sistem menampilkan hasil pencarian

3. Pengguna menekan tombol cari tanpa memasukan kata kunci

4. Sistem menampilkan peringatan bahwa kata kunci harus diisi

18

No. Proses 2.7

Nama Proses Lihat Gambar

Deskripsi Untuk melihat gambar data surat keluar Input Data surat keluar

Output Data surat keluar Destination Surat keluar Logika Proses

1. Pengguna memasukan nomor surat dan menekan tombol Lihat

2. Sistem menampilkan gambar surat 19 No. Proses 3.1

46

No. Proses Keterangan

Deskripsi Untuk menambah data perihal Input Data Perihal

Output Data Perihal Destination Perihal

Logika Proses

1. Pengguna menekan tombol tambah

2. Sistem menampilkan form penambahan data perihal

3. Pengguna mengisi data perihal dan menekan tombol simpan.

4. Sistem menyimpan data perihal ke database 5. Pengguna tidak mengisi data perihal dan

menekan tombol simpan

6. Sistem memberi peringatan bahwa perihal tak boleh kosong

7. Pengguna menekan tombol batal.

8. Sitem akan menampilkan konfirmasi apakah penambahan data perihal akan dibatalkan atau tidak

20

No. Proses 3.2 Nama Proses Edit

Deskripsi Untuk mengedit data perihal Input Data Perihal

Output Data Perihal Destination Perihal

Logika Proses

1. Pengguna menekan tombol edit

2. Sistem menampilkan form pengetitan data perihal

3. Pengguna mengedit data perihal dan menekan tombol simpan.

4. Sistem menyimpan data perihal ke database 5. Pengguna mengosongkan data perihal dan

menekan tombol simpan

6. Sistem memberi peringatan bahwa perihal tak boleh kosong

7. Pengguna menekan tombol batal.

8. Sitem akan menampilkan konfirmasi apakah pengeditan data perihal akan dibatalkan atau tidak

21

No. Proses 3.3 Nama Proses Hapus

Deskripsi Untuk menghapus data perihal Input Data Perihal

Output Data Perihal Destination Perihal

No. Proses Keterangan

Logika Proses

1. Pengguna menekan tombol hapus

2. Sistem menampilkan konfirmasi apakah perihal terpilih akan dihapus atau tidak

3. Pengguna menekan tombol Ya

4. Sistem menghapus data perihal dari database

3.1.5.3.Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store.

3.1.5.3.1. Proses Kontrol Aplikasi Pengarsipan Surat

Tabel 3.6 Kamus Data

No. Detail Keterangan

1 Nama Data Login

Deskripsi Berisi data pengguna yang digunakan untuk proses login

Struktur Data username + password Username

Password

{0..9|a..z|A..Z|} {0..9|a..z|A..Z|}

2 Nama Data Surat Masuk

Deskripsi Berisi seluruh data surat masuk Struktur Data ID_SuratMasuk+

ID_pengelola_surat+NomorSurat+Tanggal+Tan ggalSurat+Kepada+Perihal+Referensi+Keterang an+Gambar ID_SuratMasuk ID_pengelola_surat NomorSurat Tanggal TanggalSurat Kepada Perihal Referensi Keterangan Gambar {0..9} {0..9} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {Date} {Date} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z} 3 Nama Data Surat Keluar

48

No. Detail Keterangan

Deskripsi Berisi seluruh data surat keluar

Struktur Data ID_SuratKeluar, ID_pengelola_surat,

NomorSurat, Tanggal, TanggalSurat, Kepada, Perihal, Referensi, Keterangan, Gambar ID ID_pengelola_surat NomorSurat Tanggal TanggalSurat Kepada Perihal Referensi Keterangan Gambar {0..9} {0..9} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {Date} {Date} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z}

4 Nama Data Perihal

Deskripsi Berisi seluruh data perihal Struktur Data ID_perihal+

ID_pengelola_surat+Perihal+Keterangan ID_perihal ID_pengelola_surat Perihal Keterangan {0..9} {0..9} {0..9|a..z|A..Z|ASCI} {0..9|a..z|A..Z|ASCI}

3.2.Perancangan Sistem

Perancangan merupakan penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

3.2.1. Perancangan Basis Data

Perancangan data merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai.Perancangan basis data terbagi menjadi tiga yaitu skema relasi, diagram relasi dan perancangan struktur tabel.

Berikut ini merupakan skema relasi dari basis data pada Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang.

pengelola_surat = {ID_pengelola_surat, Username, Password, Nama}

surat_masuk = {ID_SuratMasuk, ID_pengelola_surat, NomorSurat, Tanggal, TanggalSurat, Kepada, ID_Perihal, Perihal, Referensi, Keterangan, Gambar}

surat_keluar = {ID_SuratKeluar, ID_pengelola_surat,- NomorSurat, Tanggal, TanggalSurat, Kepada, ID_Perihal, Perihal, Referensi, Keterangan, Gambar}

perihal = {ID_pengelola_surat, Perihal, Keterangan}

3.2.1.2 Diagram Relasi

Diagram relasi merupakan rangkaian hubungan antara dua tabel atau lebih pada sistem basis data. Pada gambar 3.9 akan diperlihatkan penjelasan rangkaian basis data pada Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang.

PK ID_SuratMasuk

surat_masuk pengelola_surat surat_keluar

perihal PK ID_pengelola_surat Username Password Nama PK ID_Perihal ID_pengelola_surat Perihal Keterangan PK ID_SuratKeluar FK1 ID_pengelola_surat NomorSurat Tanggal TanggalSurat Kepada ID_Perihal Perihal Referensi Keterangan Gambar FK1 FK2 ID_pengelola_surat NomorSurat Tanggal TanggalSurat Kepada ID_Perihal Perihal Referensi Keterangan Gambar FK1 FK2

Gambar 3.9 Skema Relasi 3.2.1.3 Struktur Tabel

Struktur tabel menggambarkan detail tabel yang berisi field, tipe data, panjang data, dan keterangan lainnya. Tabel yang terdapat pada basis data Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang adalah tabel pengelola surat,

50

tabel surat masuk, tabel surat keluar, dan tabel perihal. Berikut ini deskripsi dari masing-masing tabel tersebut.

1. Tabel Pengelola Surat

Tabel Pengelola surat terdiri dari 4 field yaitu ID_pengelola_surat, Username, Password, dan Nama. Untuk lebih jelasnya ditampilkan pada tabel 3.7.

Tabel 3.7 Struktur Tabel Pengelola Surat

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

ID_pengelola_surat Username Password Nama Text Text Text Text Auto Increment 20 20 50 Primary Key

2. Tabel Surat Masuk

Tabel Surat Masuk terdiri dari 10 field yaitu ID_SuratMasuk, ID_pengelola_surat, NomorSurat, Tanggal, TanggalSurat. Kepada, Perihal, Referensi, Keterangan dan Gambar. Untuk lebih jelasnya ditampilkan pada tabel 3.8.

Tabel 3.8 Struktur Tabel Surat Masuk

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

ID_SuratMasuk ID_pengelola_surat NomorSurat Tanggal TanggalSurat Kepada Perihal Referensi Text Text Text Date/Time Date/Time Text Text Text Auto Increment 20 20 - - 30 30 30 Primary Key

Keterangan Gambar Text OLEObject 50 -

3. Tabel Surat Keluar

Tabel Surat Keluar terdiri dari 10 field yaitu ID_SuratKeluar, ID_pengelola_surat, NomorSurat, Tanggal, TanggalSurat. Kepada, Perihal, Referensi, Keterangan dan Gambar. Untuk lebih jelasnya ditampilkan pada tabel 3.9.

Tabel 3.9 Struktur Tabel Surat Keluar

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

ID_SuratKeluar ID_pengelola_surat NomorSurat Tanggal TanggalSurat Kepada Perihal Referensi Keterangan Gambar Text Text Text Date/Time Date/Time Text Text Text Text OLEObject Auto Increment 20 20 - - 30 30 30 50 - Primary Key

4. Tabel Perihal

Tabel Surat Keluar terdiri dari 3 field yaitu ID_Perihal, Perihal, dan Keterangan. Untuk lebih jelasnya ditampilkan pada tabel 3.10.

Tabel 3.10 Struktur Tabel Perihal

52

ID_Perihal

ID_pengelola_surat Perihal

Keterangan

Text Text Text Text

Auto Increment 20 30 50

Primary Key

3.2.2. Perancangan Arsitektur Struktur Menu

Perancangan struktur menu merupakan gambaran jalur pemakaian aplikasi sehingga aplikasi yang dibangun mudah dipahami dan mudah digunakan. Perancangan struktur menu dari Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang memakai struktur hirarki. Dapat dilihat pada gambar 3.10.

Menu Utama

Surat Masuk Surat Keluar Perihal Bantuan

Gambar 3.10 Struktur Menu Aplikasi Pengarsipan Surat

3.2.3. Perancangan Antar Muka

Perancagan antarmuka mendeskripsikan rencana tampilan yang akan digunakan pada Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang. Perancangan antarmuka pada Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang terdiri dari

form dan pesan.

3.2.3.1.Perancangan Form

Perancangan antarmuka form pada Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang dapat dilihat pada gambar 3.11 sampai dengan gambar 3.30.

1. Form Login

Pertama kali memasuki program, pengelola surat diharuskan untuk login terlebih dahulu. Tampilan form login dapat dilihat pada gambar 3.11.

No Form: F01

· Klik tombol LOGIN untuk masuk ke F02

· Klik tombol RESET untuk masuk ke F01

Ukuran Form : 300x200 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

LOGIN

X

Username Password

LOGIN RESET

Gambar 3.11 Tampilan Form Login 2. Form Menu Utama

Jika login benar, selanjutnya akan masuk ke menu utama. Dimana di dalamnya terdapat menu pengolahan surat masuk dan keluar, pengolahan perihal dan bantuan. Tampilan form menu utama dapat dilihat pada gambar 3.12.

54

No Form: F02

· Klik tombol Surat Masuk untuk menuju F03

· Klik tombol Surat Keluar untuk menuju F04

· Klik tombol Perihal untuk menuju F05

· Klik tombol ? untuk menuju F20

· Klik tombol Keluar untuk keluar dari program

Ukuran Form : 450x400 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 16

Surat Masuk Surat Keluar Perihal LOGO Keluar ?

APLIKASI PENGARSIPAN SURAT

X

Gambar 3.12 Tampilan Form Menu Utama

3. Form Pengolahan Surat Masuk

Form ini akan digunakan untuk mengelola surat masuk seperti menambah data, mengedit, dan menghapus. Tampilan form pengolahan surat masuk dapat dilihat pada gambar 3.13.

· Klik tombol Lihat untuk menuju F10

· Klik tombol Cari untuk mencari data surat dan menuju F03

· Klik tombol Buat Laporan atau Laporan Seluruh Data untuk menuju F11

· Klik tombol Tambah untuk menuju F06

· Klik tombol Edit untuk menuju F07

· Klik tombol Hapus untuk menghapus data surat dan menuju F03

· Klik tombol Keluar untuk keluar dan menuju F02

Ukuran Form : 700x500 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

No Form: F03

Tabel Data Surat Masuk

Preview Surat Lihat

Laporan Seluruh Data Buat Laporan

Tambah Surat Edit Surat Hapus Surat Keluar Pengurutan

Buat Laporan Lihat Gambar Surat

Masukan Nomor Surat

ID Perihal Tanggal Nomor Surat Tujuan Tanggal Surat Dari tanggal Sampai tanggal

PENGOLAHAN SURAT MASUK

X

Cari Nomor Surat Perihal Tujuan Masukan Kata Kunci Pencarian

4. Form Pengolahan Surat Keluar

Form ini akan digunakan untuk mengelola surat keluar seperti menambah data, mengedit, dan menghapus. Tampilan form pengolahan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.14.

· Klik tombol Lihat untuk menuju F16

· Klik tombol Cari untuk mencari data surat dan menuju F04

· Klik tombol Buat Laporan atau Laporan Seluruh Data untuk menuju F17

· Klik tombol Tambah untuk menuju F12

· Klik tombol Edit untuk menuju F13

· Klik tombol Hapus untuk menghapus data surat dan menuju F04

· Klik tombol Keluar untuk keluar dan menuju F02

Ukuran Form : 700x500 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

No Form: F04

Tabel Data Surat Keluar

Preview Surat Lihat

Laporan Seluruh Data Buat Laporan

Tambah Surat Edit Surat Hapus Surat Keluar Cari

Pengurutan

Buat Laporan Pencarian

Lihat Gambar Surat

Nomor Surat Perihal Tujuan Masukan Kata Kunci Masukan Nomor Surat

ID Perihal Tanggal Nomor Surat Tujuan Tanggal Surat Dari tanggal Sampai tanggal

PENGOLAHAN SURAT KELUAR

X

Gambar 3.14 Tampilan Form Pengolahan Surat Keluar

5. Form Pengolahan Perihal

Form ini akan digunakan untuk mengelola perihal surat. Tampilan form pengolahan perihal dapat dilihat pada gambar 3.15.

56

· Klik tombol Tambah untuk menuju F18

· Klik tombol Edit untuk menuju F19

· Klik tombol Hapus untuk menghapus data perihal dan menuju ke F05

· Klik tombol Keluar untuk keluar dan menuju F02

Ukuran Form : 400x250 piksel Warna Background : Hijau

Jenis Font : Tahoma

Ukuran Font : 14

No Form: F05

Tabel Data Perihal

Tambah Perihal Edit Perihal Hapus Perihal Keluar

PENGOLAHAN PERIHAL

X

Gambar 3.15 Tampilan Form Pengolahan Perihal

6. Form Penambahan Surat Masuk

Form ini akan digunakan untuk menambah data surat masuk. Tampilan form penambahan surat masuk dapat dilihat pada gambar 3.16.

No Form: F06

· Klik tombol Cari Gambar untuk menuju F08

· Klik tombol Scan untuk menuju F09

· Klik tombol Simpan untuk menyimpan data surat ke database dan menuju ke F03

· Klik tombol Batal untuk membatalkan penambahan data surat dan kembali ke F03

Ukuran Form : 400x450 piksel

Warna Background : Hijau

Jenis Font : Tahoma

Ukuran Font : 14

TAMBAH SURAT MASUK

Nomor Surat Tanggal Tanggal Surat Kepada Perihal Referensi Keterangan Gambar Simpan Batal Cari Gambar X Scan Surat

7. Form Pengeditan Surat Masuk

Form ini akan digunakan untuk mengedit data surat masuk. Tampilan form pengeditan surat masuk dapat dilihat pada gambar 3.17.

No Form: F07

· Klik tombol Cari Gambar untuk menuju F08

· Klik tombol Scan untuk menuju F09

· Klik tombol Simpan untuk menyimpan data surat ke database dan menuju ke F03

· Klik tombol Batal untuk membatalkan pengeditan data surat dan kembali ke F03

Ukuran Form : 450x400 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

EDIT SURAT MASUK

Nomor Surat Tanggal Tanggal Surat Kepada Perihal Referensi Keterangan Gambar

Simpan Batal Cari Gambar

X

Scan Surat

Gambar 3.17 Tampilan Pengeditan Surat Masuk 8. Form Pemilihan Gambar Surat Masuk

Form ini akan digunakan untuk memilih gambar surat masuk untuk dijadikan arsip dari file yang sudah ada. Tampilan form pemilihan gambar surat masuk dapat dilihat pada gambar 3.18.

58

No Form: F08

· Klik tombol Pilih untuk memilih surat dan menuju ke F06 atau F07

· Klik tombol Batal untuk membatalkan pemilihan dan menuju F06 atau F07

Ukuran Form : 600x400 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

X Lokasi Surat Gambar Surat Masuk1 Gambar Surat Masuk4 Gambar Surat Masuk2 Gambar Surat Masuk3 Gambar Surat Masuk5 Gambar Surat Masuk6 Pilih Batal Navigasi Nama File

Gambar 3.18 Tampilan Form Pemilihan Gambar Surat Masuk

9. Form Scan Surat Masuk

Form ini akan digunakan untuk menscan gambar surat masuk untuk dijadikan arsip. Tampilan form scan surat masuk dapat dilihat pada gambar 3.19.

No Form: F09

· Klik tombol Scan untuk menscan surat dan menuju ke F09

· Klik tombol Simpan untuk menyimpan surat dan menuju F06 atau F07

· Klik tombol Batal untuk membatalkan proses scan dan menuju F06 atau F07

Ukuran Form : Fullscreen (sesuai ukuran layar yang digunakan) Warna Background : Hijau

Jenis Font : Tahoma

Ukuran Font : 14

Simpan Batal

Gambar Surat Masuk

X

Scan

10. Form Gambar Surat Masuk

Form ini akan digunakan untuk melihat gambar surat masuk yang telah diarsipkan. Tampilan form gambar surat masuk dapat dilihat pada gambar 3.20.

No Form: F10

· Klik tombol Print untuk mencetak surat

· Klik tombol Keluar untuk menuju F03

Ukuran Form : Fullscreen (sesuai ukuran layar yang digunakan) Warna Background : Hijau

Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

Print Keluar

Gambar Surat Masuk

X

Gambar 3.20 Tampilan Form Gambar Surat Masuk 11. Form Laporan Surat Masuk

Form ini akan digunakan untuk melihat laporan surat masuk yang telah diarsipkan. Tampilan form laporan surat masuk dapat dilihat pada gambar 3.21.

60

No Form: F11

· Klik tombol Print untuk mencetak laporan

· Klik tombol Keluar untuk menuju F03

Ukuran Form : Fullscreen (sesuai ukuran layar yang digunakan) Warna Background : Hijau

Jenis Font : Tahoma

Ukuran Font : 14

Print Keluar

Laporan Surat Masuk

X

Gambar 3.21 Tampilan Form Laporan Surat Masuk 12. Form Penambahan Surat Keluar

Form ini akan digunakan untuk menambah data surat keluar. Tampilan form penambahan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.22.

No Form: F12

· Klik tombol Cari Gambar untuk menuju F15

· Klik tombol Scan untuk menuju F14

· Klik tombol Simpan untuk menyimpan data surat ke database dan menuju ke F04

· Klik tombol Batal untuk membatalkan penambahan data surat dan kembali ke F04

Ukuran Form : 450x400 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

TAMBAH SURAT KELUAR

Nomor Surat Tanggal Tanggal Surat Kepada Perihal Referensi Keterangan Gambar Simpan Batal Cari Gambar X Scan Surat

13. Form Pengeditan Surat Keluar

Form ini akan digunakan untuk mengedit data surat keluar. Tampilan form pengeditan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.23.

No Form: F13

· Klik tombol Cari Gambar untuk menuju F15

· Klik tombol Scan untuk menuju F14

· Klik tombol Simpan untuk menyimpan data surat ke database dan menuju ke F04

· Klik tombol Batal untuk membatalkan pengeditan data surat dan kembali ke F04

Ukuran Form : 450x400 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

EDIT SURAT KELUAR

Nomor Surat Tanggal Tanggal Surat Kepada Perihal Referensi Keterangan Gambar

Simpan Batal Cari Gambar

X

Scan Surat

Gambar 3.23 Tampilan Form Pengeditan Surat Keluar

14. Form Pemilihan Gambar Surat Keluar

Form ini akan digunakan untuk memilih gambar surat keluar untuk dijadikan arsip dari file yang sudah ada. Tampilan form pemilihan gambar surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.24.

62

No Form: F15

· Klik tombol Pilih untuk memilih surat dan menuju ke F12 atau F13

· Klik tombol Batal untuk membatalkan pemilihan dan menuju F12 atau F13

Ukuran Form : 600x400 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

X Lokasi Surat Gambar Surat Keluar1 Gambar Surat Keluar4 Gambar Surat Keluar2 Gambar Surat Keluar3 Gambar Surat Keluar5 Gambar Surat Keluar6 Pilih Batal Navigasi Nama File

Gambar 3.24 Tampilan Form Pemilihan Gambar Surat Keluar

15. Form Scan Surat Keluar

Form ini akan digunakan untuk menscan gambar surat keluar untuk dijadikan arsip. Tampilan form scan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.25.

No Form: F14

· Klik tombol Scan untuk menscan surat dan menuju ke F14

· Klik tombol Simpan untuk menyimpan surat dan menuju F12 atau F13

· Klik tombol Batal untuk membatalkan proses scan dan menuju F12 atau F13

Ukuran Form : Fullscreen (sesuai ukuran layar yang digunakan) Warna Background : Hijau

Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

Simpan Batal

Gambar Surat Keluar

X Scan

16. Form Gambar Surat Keluar

Form ini akan digunakan untuk melihat gambar surat keluar yang telah diarsipkan. Tampilan form gambar surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.26.

No Form: F16

· Klik tombol Print untuk mencetak surat

· Klik tombol Keluar untuk menuju F04

Ukuran Form : Fullscreen (sesuai ukuran layar yang digunakan) Warna Background : Hijau

Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

Print Keluar

Gambar Surat Keluar

X

Gambar 3.26 Tampilan Form Gambar Surat Keluar

17. Form Laporan Surat Keluar

Form ini akan digunakan untuk melihat laporan surat keluar yang telah diarsipkan. Tampilan form laporan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.27.

64

No Form: F17

· Klik tombol Print untuk mencetak laporan

· Klik tombol Keluar untuk menuju F04

Ukuran Form : Fullscreen (sesuai ukuran layar yang digunakan) Warna Background : Hijau

Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

Print Keluar

Laporan Surat Keluar

X

Gambar 3.27 Tampilan Form Laporan Surat Keluar

18. Form Penambahan Perihal

Form ini akan digunakan untuk menambah data perihal surat. Tampilan form penambahan perihal dapat dilihat pada gambar 3.28.

No Form: F18

* Klik tombol Simpan untuk menyimpan data perihal ke database * Klik tombol Batal untuk membatalkan penambahan data perihal

Ukuran Form : 400x250 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

TAMBAH PERIHAL

Perihal Keterangan

Simpan Batal

X

19. Form Pengeditan Perihal

Form ini akan digunakan untuk mengedit data perihal surat. Tampilan form pengeditan perihal dapat dilihat pada gambar 3.29.

No Form: F19

* Klik tombol Simpan untuk menyimpan data perihal ke database * Klik tombol Batal untuk membatalkan pengeditan data perihal

Ukuran Form : 400x250 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 14

EDIT PERIHAL

Perihal Keterangan

Simpan Batal

X

Gambar 3.29 Tampilan Form Pengeditan Perihal 20. Form Bantuan

Form ini akan berisi tata cara penggunaan aplikasi. Tampilan form bantuan dapat dilihat pada gambar 3.30.

66

No Form: F20

· Klik tombol Keluar untuk menuju F02

Ukuran Form : 450x400 piksel Warna Background : Hijau Jenis Font : Tahoma Ukuran Font : 16

Isi Bantuan

Keluar

BANTUAN

X

Gambar 3.30 Tampilan Form Bantuan

3.2.3.2. Perancangan Pesan

Perancangan antarmuka pesan pada Aplikasi Pengarsipan Surat di AKPER Sumedang dapat dilihat pada gambar 3.31 sampai dengan gambar 3.40.

1. Perancangan Pesan M01.

Pesan M01 muncul saat pengelola surat memasukan username atau password yang salah. Pesan peringatan dapat dilihat pada gambar 3.31.

Username atau Password salah, silahkan ulangi.

OK

Informasi X

2. Perancangan Pesan M02.

Pesan M02 muncul ketika sedang melakukan proses pengisian atau pengeditan surat, dan pengelola surat membatalkan pengisian. Pesan konfirmasi dapat dilihat pada gambar 3.32.

Pengisian surat dibatalkan?

Ya

Informasi X

Tidak

Gambar 3.32 Tampilan Pesan M02

3. Perancangan Pesan M03.

Pesan M03 muncul dalam menu pengolahan data surat, saat proses penghapusan data. Dengan adanya pesan ini, dapat meminimalisir kesalahan pengelola surat. Pesan konfirmasi dapat dilihat pada gambar 3.33.

Anda yakin surat dengan nomor x akan dihapus?

Ya

Informasi X

Tidak

Gambar 3.33 Tampilan Pesan M03

4. Perancangan Pesan M04.

Pesan M04 muncul dalam menu pengolahan data surat, ketika pengelola surat melakukan proses pencarian. Jika data tidak ditemukan maka akan muncul pesan. Pesan dapat dilihat pada gambar 3.34.

68

Data tidak ditemukan OK

Informasi X

Gambar 3.34 Tampilan Pesan M04

5. Perancangan Pesan M05.

Pesan M05 muncul dalam menu pengolahan data surat, ketika melakukan proses pencarian, jika kata kunci kosong maka akan muncul pesan. Pesan dapat dilihat pada gambar 3.35.

Masukan kata kunci OK

Informasi X

Gambar 3.35 Tampilan Pesan M05

6. Perancangan Pesan M06.

Pesan M06 muncul dalam menu pengolahan data perihal, ketika melakukan proses penambahan, jika nama perihal kosong maka akan muncul pesan. Pesan dapat dilihat pada gambar 3.36.

Perihal tidak boleh kosong OK

Informasi X

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas rahmat dan karunia-Nya penyusunan laporan hasil kerja praktek dengan judul “Aplikasi Pengarsipan Surat Di Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang”dapat diselesaikan tepat pada waktunyauntuk memenuhi salah satusyarat kelulusan matakuliah Kerja Praktek pada Jurusan Teknik Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

Dalam kesempatan ini ucapan terima kasih dan penghargaan ingin kami sampaikan kepada berbagai pihak yang telah membantu kami dalam penyusunan makalah ini baik moril maupun materil, khususnya kepada :

1. Pemimpin Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang atas izin kerja praktek yang diberikan.

2. Bapak Ricky Hidayat, S.Kom sebagai pembimbing kerja praktek selama kami melakukan kerja praktek di Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang.

3. Para staff karyawan di Akademi Keperawatan Kabupaten Sumedang. 4. Bapak Adam Mukharil Bachtiar, S.Kom. sebagai dosen wali sekaligus

pembimbing dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini.

5. Rekan-rekan mahasiswa Universitas Komputer Indonesia yang memberikan motivasi dan semangat selama penyusunan laporan kerja praktek ini.

6. Semua pihak yang telah membantu kami yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu.

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan hasil kerja praktek ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari predikat sempurna, maka untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan dari para pembaca.

ii

Terlepas dari kekurangan yang ada semoga laporan hasil kerja praktek ini dapat bermanfaat bagi kami khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya dalam upaya meningkatkan pengetahuan kita semua, Amin.

Bandung, 21Januari 2012

LAMPIRAN D

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Dwi Martha Pramadhan Tempat tanggal lahir : Sumedang, 24 Maret 1990 Jenis kelamin : Laki-laki

Status : Belum Menikah

Agama : Islam

Pendidikan Terakhir : Sekolah Menengah Atas

Alamat : Jalan Serma Muchtar Lingk. Cipeuteuy No 51 RT 01/06 Kelurahan Situ, Kec. Sumedang Utara, Sumedang 45323

Telepon : 085294624866

Email : dwi.pramadhan@gmail.com

Pendidikan : - RA Assalam, tahun 1995 - 1996 - MI Assalam, tahun 1996 - 2002

- SMPN 1 Sumedang, tahun 2002 - 2005 - SMAN 1 Sumedang, tahun 2005 – 2008

- S1 Teknik Informatika UNIKOM 2008 – sekarang

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Rifky Effendy

Tempat tanggal lahir : Sumedang, 4 Maret 1991 Jenis kelamin : Laki-laki

Status : Belum Menikah

Agama : Islam

Pendidikan Terakhir : Sekolah Menengah Atas

Alamat : Jalan Cut Nyak Dhien Gg. Dahlia no. 34 RT 02/07 Kel. Cipameungpeuk

Kab. Sumedang 45315

Telepon : 08986985905

Email : black.spidey43@gmail.com

Pendidikan : - TK Pertiwi Sumedang, tahun 1996 - 1997 - SDN Sukaraja II, tahun 1997 - 2003 - SMPN 1 Sumedang, tahun 2003 - 2005 - SMAN 1 Sumedang, tahun 2005 - 2008 S1 Teknik Informatika UNIKOM 2008 - sekarang