Penggantian Aktiva Tetap Alur Dokumen Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi

D. Penggantian Aktiva Tetap

Menurut Warren, Reeve, Fess 2000:413 cara pengggantian aset tetap terbagi atas tiga yaitu: 1. Dibuang. Dibuang dalam hal ini lebih dimaksudkan dengan dinonaktifkan. Hal ini dikarenakan aset tetap tersebut sudah tidak fungsional lagi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan serta tidak memiliki nilai residu atau nilai pasar. 2. Dijual. Penjualan aset tetap yang sudah tidak produktif lagi dapat dilakukan secara tunai maupun secara kredit. 3. Ditukar dengan aset lain. Dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan yang baru, yang sama penggunaannya. Jika nilai tukar lebih besar dari pada nilai buku, maka diperoeh keuntungan. Pada Fakultas Ekonomi USU aktiva tetap yang sudah tidak bermanfaat lagi maka akan digudangkan dan digantikan dengan aset lain, prinsip-prinsip dal Menurut Warren, Reeve, Fess 2000:413 dalam cara pengggantian aset tetap diatas, sangat berbeda dengan yang diterapkan oleh fakultas ekonomi, aset tetap yang sudah tidak dapat digunakan lagi harus digudangkan, tidak bisa dibuang, maupun dijual, karena aset tetap yang dimiliki oleh fakultas ekonomi merupakan harta milik Universitas Sumatera Utara dan merupakan kekayaan negara. Universitas Sumatera Utara

E. Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal 1. Sistem informasi akuntansi

Akuntansi merupakan alat penting bagi pihak perusahaan untuk melaksanakan beberapa tahapan dari mekanisme sistem informasi. Informasi sangat penting bagi manajemen baik dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun pengendalian. Sementara Sistem Informasi Akuntansi memiliki pengertian masing-masing yang terdiri dari tiga elemen yaitu : sistem, informasi, dan akuntansi. Dimana setiap kata memiliki arti sendiri, dan apabila digabungkan akan menghasilkan sebuah definisi yang baru. Ketiga elemen tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: Suatu sistem dapat dijelaskan yaitu kumpulan elemen-eleman atau sumberdaya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu Menurut Hall 2001 : 5 “Sistem merupakan sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama common purpose. ” Sistem terdiri dari sub-subsistem, yang terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau modul-modul dan seterusnya sampai komponen terkecil. Sistem akuntansi misalnya yang terdiri dari subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi biaya, subsistem akuntansi penggajian dan sebagainya. Selanjutnya sistem penjualan terdiri dari subsistem pelayanan pesanan, subsistem penagihan, dan subsistem penerimaan kas dari Universitas Sumatera Utara piutang. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak berdiri lepas sendiri- sendiri, melainkan saling berinteraksi serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan terpadu sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Pada sistem akuntansi tujuan tersebut antara lain adalah menyajikan laporan akuntansi keuangan dan laporan akuntansi manajemen. Subsistem adalah bagian dari sistem, dan interaksi yang berkaitan sehingga dicapai suatu kesatuan atau terintegrasi, hal diatas menjelaskan bahwa sistem itu sendiri bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang saling mengisi satu sama lainnya, dan sistem itu sendiri juga mencakup tiga kegiatan sebagai berikut : 1. Masukan atau Input. 2. Pengolahan atau Processing. 3. Hasil dari pengolahan atau Output. Informasi berasal dari data. Data adalah fakta tentang peristiwa atau kenyataan lain yang mendukung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keinginan si penerima. Menurut MC.Leod 2000 : 12 “ Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya”. Universitas Sumatera Utara Informasi sangat berguna bagi pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan, maka dari informasi yang berguna harus memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut: 1. Akurat, Informasi harus terbebas dari adanya kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan para penggunanya.

2. Relevan, Informasi yang relevan harus memberikan arti dan mempunyai

manfaat dengan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian atau mengurangi ketidakpastian.

3. Tepat Waktu Timely , Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan

dan informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan .

4. Lengkap Complete , Informasi yang disajikan harus lengkap, termasuk

didalamnya semua data yang relevan.

5. Dimengerti Understandable , Informasi yang disajikan hendaknya dalam

bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.

6. Verifiable, Informasi yang dihasilkan tidak bias, menyebabkan perbedaan

dalam memahaminya. 7. Accessible, Informasi dikatakan accessible bila tersedia pada saat diperlukan dalam format yang sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sebagai kumpulan eleman-elemen sumberdaya dan jaringan prosedur yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi. Universitas Sumatera Utara Unsur-unsur sistem informasi adalah sebagai berikut :

a. Peralatan antara lain adalah komputer dan komunikasi maupun peralatan

kantor lainnya hardware

b. Prosedur, tata kerja ketentuan-ketentuan peraturan, termasuk sistem operasi

operating system system software dan aplikasi komputerisasi program- program komputer application software

c. Tenaga Kerja, pelaksana operasional operator , pimpinan pada bidang

tugasnya masing-masing staf yang merupakan pengguna sistem Knowledge Based Professional Staff , termasuk teknisi komputer dan analisis informal. Menurut Soemarso SR, 2003 : 3 “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang penting sehingga memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien. Akuntansi juga dapat didefenisikan sebagai proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut “. Dari uraian diatas maka pengertian Sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuanganakuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna atau pemakainya. Pada Fakultas Ekonomi USU bentuk sistem informasi akuntansi yang digunakan adalah sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Data-data Universitas Sumatera Utara daninformasi yang dibutuhkan Fakultas Ekonomi diperoleh dengan mudah dan disimpan dengan aman yang merupakan fasilitas dari software-software komputer yang mendukung pengoperasian sistem informasi akuntansi.

2. Pengendalian Internal

Menurut Romney dan Steinbart 2006 : 229 edisi 9, pengendalian internal internal control adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Struktur pengendalian interanal internal control structure terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi.Menurut Warren,Reeve, Fess 2000 : 184 pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu : 1. Pengendalian untuk pencegahan preventive control. 2. Pengendalian untuk pemeriksaan detective control. 3. Pengendalian kolektif corrective control. Menurut Warren, Reeve, Fess 2000 : 188 unsur-unsur pengendalian intern aktiva tetap yaitu organisasi dan sistem otorisasi. 1. Organisasi, struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian intern antara lain : Universitas Sumatera Utara a. Fungsi pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aktiva tetap, untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap, b. Transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen, untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap,unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.

2. Sistem otorisasi, sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian

intern terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap, Pada Fakultas Ekonomi pengendalian internal aktiva tetap dilakukan dengan Sistem Informasi Akuntansi yang diberi nama ”Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Milik Negara ” yang sudah dirancang khusus oleh Pemerintah Pusat.

F. Alur Dokumen Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi

Aktiva Tetap Berikut diuraikan alir dokumen jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap antara lain : Universitas Sumatera Utara 1. Sistem pembelian aktiva tetap, Transaksi perolehan aktiva tetap berkaitan dengan anggaran belanja, maka diperlukan otorisasi dari Pembantu dekan II. Transaksi pembelian aktiva tetap dimulai dari permintaan otorisasi aktiva tetap dari pemakai aktiva tetap yang diajukan kepada Kasub perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pudek II melalui Bendahara pengeluaran dan belanja akan memberikan otorisasi berdasarkan tersedianya anggaran modal untuk pembelian aktiva tetap. Selanjutnya yang dilakukan adalah langkah pembelian. Setelah aktiva tetap diterima oleh fungsi penerimaan, aktiva tetap kemudian diserahkan kefungsi aktiva tetap untuk ditempatkan ke tangan fungsi yang mengajukan permintaan otorisasi aktiva tetap, 2. Sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri. Sistem ini dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang diperoleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh Fakultas.Work order merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan biaya konstruksi. Jika aktiva tetap selesai dibangun maka bukti memorial yang dilampiri dengan surat perintah kerja dipakai sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok aktiva tetap tersebut kedalam kartu aktiva tetap dan jurnal umum, 3. Sistem pengeluaran belanja Sistem ini dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal. Setiap pengeluaran modal memerlukan dokumen surat permintaan otorisasi reparasidari kasub perlengkapan. Universitas Sumatera Utara Pelaksanaan surat permintaan otorisasi reparasi dilaksanakan berdasarkan dokumen surat perintah kerja. Pencatatan biaya biaya yang terjadi untuk work order dilakukan menurut nomor surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung besarnya pengeluaran belanja untuk surat perintah kerja tertentu, dan dapat dihitung tambahan harga pokok aktiva yang bersangkutan, 4. Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap. Sistem ini dirancang untuk mencatat pengurangan harga pokok dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya serta laba rugi yang timbul sebagai akibat penghentian pemakaian aktiva tetap tersebut. Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan penghentian pemakaian aktiva tetap adalah bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa surat permintaan penghentian dan transfer aktiva tetap, 5. Sistem revaluasi aktiva tetap. Sistem ini dirancang untuk mencatat transaksi penilaian kembali aktiva tetap.Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial. 6. Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap. Sistem ini dirancang untuk mencatat biaya depresiasi aktiva tetap.Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial. Universitas Sumatera Utara

BAB IV PENUTUP

Dalam bab terakhir ini,penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran dari pembahasan bab-bab terdahulu tentang bagaimana penerapan Sistem Informasi Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun kesimpulan dan saran akan dikemukankan sebagai berikut:

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil penulis berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan. 1. Sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuanganakuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna atau pemakainya. 2. Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam meningkatkan efektifitas pengendalian intern pada aktiva tetap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangatlah penting, ini dapat dilihat dari penggunaan Sistem Informasi Akuntansi dalam sistem pembelian aktiva tetap, sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri, sistem pengeluaran belanja, sistem penghentian pemakaian aktiva tetap, sistem revaluasi aktiva tetap, dan sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap. 35 Universitas Sumatera Utara