Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Intern Terhadap Aktiva Tetap Milik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

PERANAN SIA DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITS PENGENDALIAN INTERN TERHADAP AKTIVA TETAP MILIK

FAKULTAS EKONOMI USU

OLEH :

MARLINA MANULLANG

072102027

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN


(2)

(3)

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena kasih dan karunia-Nya yang dilimpahkan-Nya ,sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Peranan Sistem Informasi

Akuntansi Dalam Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Intern Terhadap Aktiva Tetap Milik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”dapat

terselesaikan dengan baik dan tepat waktunya.

Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan akademik tingkat pendidikan Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

Dalam kesempatan ini Perkenankanlah penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, Selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara Medan.

3. Bapak Iskandar Muda SE,M.Si,Ak, selaku dosen pembimbing tugas akhir, atas segala bimbingan, pengarahan dan motivasi dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

4. Ibu Hj.Fepty Aniar, SE, selaku Ka.Sub.Bag.PendidikanFakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan

5. Bapak Drs.Rustam,M.Si, Ak, selaku Dosen wali penulis, atas segala bimbingan dan arahan dalam menyelesaikan perkuliahaan.


(5)

6. Seluruh Dosen dan Civitas Akademik Departemen Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara Medan.

7. Buat Orang Tua Tercinta, Ayahanda SMT.Manullang dan Ibunda R. Sinambela dan seluruh anggota keluarga yang telah banyak memberikan dukungan moril, doa, serta limpahan kasih sayang yang tiada terkira , sehingga penulis dapat menyelesaikan perkulihan hingga akhir penulis tugas akhir ini.

Berbagai usaha telah penulis lakukan demi terselesaikanya tugas akhir ini dengan baik.Namun,penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini belum sempurna karena masih banyak terdapat kekurangan baik dari segi isi maupun susunanya. Saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan demi kesempurnaan dan pengembangan Tugas Akhir ini dikemudian hari.

Akhir kata penulis berserah diri kepada Tuhan Yang Maha Esa,Semoga penulis Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca sekalian terutama penulis sendiri.

Medan, Maret 2010


(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar belakang masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4

1. Tujuan Penelitian ... 4

2. Manfaat Penelitian ... 5

D. Sistematika ... 5

1. Jadwal Penelitian ... 5

2. Laporan Penelitian ... 7

BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 9

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 9

B. Jenis Usaha / Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisai ... 12

D. Job Description ... 16

E. Kinerja Usaha Terkini... 22

F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III TOPIK PENELITIAN ... 24

A. Penggolongan Aktiva Tetap ... 24

B. Cara Perolehan Aktiva Tetap Dan Metode Penyusutan aktiva Tetap ... 25

1. Cara Perolehan Aktiva Tetap... 25

2. Metode Penyusutan Aktiva Tetap ... 27

C. Penggantian Aktiva Tetap ... 29

D. Pengendalian dan sistem informasi akuntansi ... 30

E. Dokumen Sistem Akuntansi Aktiva Tetap ... 32

F. Alur Dokumen Jaringan Prosedur Yang Membentuk sistem Akuntansi Aktiva Tetap ... 34

G. Indikator Penilaian Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran... 42

DAFTAR PUSTAKA


(7)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sekarang ini bukan hanya perusahaan saja dunia usaha, tetapi dunia pendidikan juga dihadapakan pada situasi dan kondisi persaingan yang semakin ketat. Dunia pendidikan dituntut untuk lebih selektif dan efektif dalam menciptakan lulusan yang berkualitas, kompetetif dan cerdas.Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara salah satu lembaga dunia pendidikan yang ikut serta berpartisipasi dalam menciptakan dan menghasilkan para sarjana di bidang ekonomi juga sangat berpengaruh dalam membentuk manusia-manusia yang unggul dan berprestasi.

Didalam proses menciptakan manusia-manusia yang unggul dan berprestasi dibutuhkan beberapa factor untuk mendukung proses sasaran tersebut, salah satunya adalah aktiva tetap (fixed asset) aktiva tetap merupakan asset perusahaan yang sangat penting , tanpa adanya aktiva tetap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak dapat menjalankan kegiatan operasional rutinnya dengan baik.

Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun lebih dulu yang digunakan dalam proses produksi,Tidak dimaksudkan untuk dijual kembali dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai manfaat lebih dari satu tahun.Sebagaimana kita


(8)

ketahui, aktiva berdasarkan wujudnya terdiri dari aktiva tetap berwujud (tangible asset) dan aktiva tetap tidak berwujud (intangible asset).

Untuk mengendalikan aktiva tetap tersebut diperlukan peranan system informasi akuntansi guna meningkatkan efektifitas pengendalian intern aktiva tetap milik Fakultas Ekonomi USU. Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem informasi akuntansi terdiri dari komponen-komponen yaitu,orang-orang yang mengoperasikan system tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi, prosedur-prosedur baik manual maupun yang terotorimasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi, data tentang proses-proses bisnis organisasi, software yang dipakai untuk memproses data organisasi, infrastruktur teknologi informasi.

Komponen-komponen ini secara bersama-sama memungkinkan SIA memenuhi beberapa fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen, menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi.

Pengendalian intern adalah sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan yaitu, keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku dan efektivitas dan efesiensi operasi.


(9)

SIA yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktivitas-aktivitas yang terjadi, tidak akan ada cara memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan.

Dari uraian diatas penulis menyadari pentingnya peranan SIA dalam meningkatkan pengendalian intern. Berdasarkan hasil penelitian, tugas akhir yang penulis ajukan adalah mengenai “Peranan SIA Dalam Meningkatkan

Efektivitas Pengendalian Intern Terhadap Aktiva Tetap Milik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”

B. Rumusan Masalah

Didalam ilmu Akuntansi, pembahasan masalah system informasi akuntansi aktiva tetap sangat luas, sehingga penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini. Dalam kesempatan ini Penulis hanya akan memebahas tentang Aktiva Tetap (Tangible asset) dan aktiva brwujud. Mengigat bahwa sangat pentingnya peranan aktiva tetap berwujud dalam mendukung proses dan pelaksanaan perkuliahaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka aktiva tetap harus mendapat perhatian secara khusus untuk menghindari terjadinya penyelewengan.

Sesuai dengan judul tugas akhir ini maka, masalahnya adalah “Apakah Sistem Informasi Akuntansi Berpengaruh Dalam Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Intern Terhadap Aktiva Tetap Milik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”


(10)

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian.

Adapun Tujuan dari Penelitian ini adalah untuk mengetahui:

a) Sistem Informasi Akuntansi yang di gunakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan sejauh mana system informasi yang akuntansi tersebut diterapkan.

b) Efektivitas pengendalian intern didalam mengelola asset (fixed asset). c) Peranan system informasi akuntansi dalam meningkatkan efektivitas

pengendalian intern pada asset milik fakultas ekonomi universitas sumatera utara.

d) Untuk mengetahui apakah fakultas ekonomi telah menerapkan system informasi akuntansi aktiva tetap yang cepat, aman, dan mudah.

2. Manfaat Penelitian

Dari hasil penelitian ini diharapkan akan memperoleh manfaat sebagai berikut:

a) Menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang system informasi akuntansi yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara, sejauh mana system informasi akuntansi tersebut diterapkan, efektivitas pengendalian intern didalam mengelola asset dan peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam meningkatkan efektivitas pendalian intern aktiva tetap milik fakultas ekonomi universitas sumatera utara.

b) Dapat digunakan penulis-penulis lainnya sebagai pembanding untuk melakukan tugas akhir pada waktu yang akan datang.


(11)

c) Sebagai bahan masukan bagi Fakultas untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern aktiva tetap miliknya melalui system informasi akuntansi.

d) Penalitian ini sebagai tambahan referensi dan tambahan pengetahuan pembaca.

D. Sistematika Penelitian

Sistematika penelitian adalah Uraian tentang penyusunan tugas akhir secara singkat dan jelas. Sistematika penulis dalam penyusunan tugas akhir ini terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.

1. Jadwal Penelitian

Jadwal penelitian dilakukan saat peneliti melakukan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari baerbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari persiapan melaksanakan penelitian, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data, pelaporan bimbingan untuk penulis tugas akhir, serta penyempurnaan tugas akhir.

Tempat : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara


(12)

Tabel 1.1

Jadwal Penulisan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

3. Penulisan Laporan

Berikut ini adalah penjelasan dari jadwal survey / observasi penulis ;

27-29 Januari 2010 ;

Menerima data mengenai profil Fakultas.

1-5 Februari 2010 ;

Menerima data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang diteliti yaitu mengenai pengendalian intern terhadap aktiva tetap yang Fakultas dan sampai sejauh mana pengendalian tersebut dapat berfungsi pada FE USU.

8-25 Februari 2010 ;

Melengkapi data-data yang telah diperoleh sebelumnya dengan meminta penjelasan yang belum dimengerti.


(13)

2. Laporan Penelitian

Agar penulis tugas akhir ini lebih terarah lagi dan mempermudah penulis dalam pengerjaan hal-hal yang dibahas, penulis membuat beberapa bab sesuai dengan kebutuhan pembahasan antara.

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan penlitian serta rencana penulisan akan diuraikan mengenai jadwal survey/ observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis menguraikan, menganalisa, dan mengevaluasi penggolongan aktiva tetap, cara perolehan aktiva tetap dan metode penyusutan aktiva tetap, penggantian aktiva tetap, pengendalian dan system akuntansi aktiva tetap, dokumen-dokumen, dan alur dokumen jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi aktiva tetap.


(14)

BAB IV : PENUTUP

Merupakan bagian akhir dari penyusunan tugas akhir yang terdiri dari kesimpulan-kesimpulan serta saran-saran yang dihasilkan dari penelitian ini.Dilengkapi dengan daftar pustaka sebagai referensi dari kesimpulan-kesimpulan yang diperlukan dalam penelitian.


(15)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas USU lahir di kota Medan atau diluar Provinsi Sumatera Utara jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu iuu adalah Prof .Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara pada waktu itu berada dikota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada saat itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja sedangkan sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada saat itu).

Berhubungan dengan Fakultas ekonomi Universitas sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Meneteri Pergururan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI no 64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.


(16)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI no 0535/0/1983 tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi no 131/DIKTI/Kep/1987, no 25/DIKTI/Kep/1987, dan no 26/ DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program pendidikan, yaitu program pendidikan Strata-1 dan program pendidikan Diploma III.

Program Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen yaitu:

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretarian b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/I pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu fakultas ekonomi yang terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara


(17)

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompelensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar dan mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan / perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan


(18)

pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukam suatu wadah untuk mengatur seluruh aktifitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat ditetapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan


(19)

melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup data hubungan secara vertical melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Pimpinan Universitas

Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA

Pembantu Rektor III : Dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng

Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

Pimpinan Fakultas Ekonomi

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak


(20)

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi

Anggota

Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc

Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi

Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak

Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc

Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE

Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec


(21)

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak

Ami Dilham, SE, MSi

Wahyu Ario Pratomo,SE, Mec

Departemen

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi

Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

Program Diploma

Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA


(22)

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kamariah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

D. Job Description

Berikut ini adalah tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari:

1. Bagian Tata Usaha


(23)

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, prelengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan Fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyrakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan

Fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan Fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkn penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik


(24)

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencan kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklarifikasi dan pencapaian target kurikulum. f. Melakukan adminitrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan kepada

masyarakat dilingkungan Fakultas.

g. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan Fakultas. h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan-laporan bagian

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan Fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan

pertemuan ilmiah dilingkungan Fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.


(25)

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, yakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasikan system informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usuk kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/ tidak tetap/eminbus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan structural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran displin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.


(26)

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun Rencan Kerja dan Angggran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

g. Mempersiapkan pelaksanaan kemahasiswaan ditingkat universitas.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasikan system informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.


(27)

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtangggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

E. Jaringan Usaha/ Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermnutu dan berkualitas, melakukan penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.


(28)

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, displin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bernut dan tepat. Jadi kinerja usasha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti social kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj,dll) sehingga para civitas akademik selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.


(29)

G. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.


(30)

TOPIK PENELITIAN

A. Penggolongan Aktiva Tetap

Aktiva tetap dapat digolongkan dalam berbagai sudut antara lain: 1. Sudut Substansi

Aktiva tetap menurut sudut substansi dapat dibagi:

a. Tangible Assets (aktiva tetap berwujud) seperti : Lahan, mesin, gedung, dan peralatan.

b. Intangible Assets (aktiva tetap tidak berwujud) seperti :HGU, HGB, goodwill, paten, copyright, hak cipta,franchise dan lain-lain.

2. Sudut disusutkan atau tidak disusustkan

Aktiva tetap menurut sudut disusutkan atau tidak disusutkan dapat dibagi: a. Depreciated plant assets yaitu aktiva tetap yang disusutkan, seperti:

building, equipment, machinery, inventaris, jalan dan lain-lain.

b. Underpreciated plant assets yaitu aktiva tetap yang tidak disusutkan, seperti, tanah (land).

Menurut Mulyadi (2001) penggolongan aktiva tetap terbagi dalam beberapa bagian yaitu:

1. Lahan, yaitu bidang tanah terhampar yang merupakan tempat bangunan maupun yang masih kosong.

2. Gedung, yaitu bangunan yang berdiri diatas, bumi, baik diatas lahan maupun air.

3. Mesin, termasuk peralatan yang menjadi bagian dari mesin yang bersangkutan.


(31)

4. Kendaraan, terdiri dari dari semua jenis kendaraan seperti alat pengangkutan, truk, mobil, kendaraan roda dua, dan lain-lain.

5. Perabot, terdiri dari perabot kantor, perabot laboratorium yang merupakan isi dari suatu bangunan.

6. Inventaris (peralatan), peralatan yang dianggap merupakan alat-alat besar yang digunakan dalam perusahaan, seperti : inventaris kantor,inventaris laboratorium, inventaris gudang dan lain-lain.

7. Prasarana, perusahaan di Indonesia pada umumnya mengklasifikasikan sarana seperti: jalan, jembatan, pagar dan lain-lain.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Aktiva Tetap tidak dikelompokkan secara khusus, tetapi semua aktiva tetap dicatat dan dipergunakan sebagai mana mestinya karena Fakultas Ekonomi bukan perusahaan, tetapi lembaga pendidikan dibawah Universitas Sumatera Utara. Semua aktiva tetap yang dimiliki Fakultas Ekonomi USU merupakan harta kekayaan milik Universitas Sumatera Utara.

B. Cara Perolehan Aktiva Tetap dan Metode Penyusutan AktivaTetap

1. Cara Perolehan Aktiva Tetap

Menurut Kusnadi (2001) Aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagai cara yaitu:

1. Pembelian Tunai

Aktiva Tetap yang dibeli dengan tunai dicatat sebesar uang yang dikeluarkan untuk pembelian ditambah dengan biaya-biaya sehubungan


(32)

dengan pembelian aktiva, dikurangi potongan harga yang diberikan baik karena pembayaran dipercepat.

2. Pembelian secara kredit jangka panjang

Aktiva tetap diperoleh dari pembelian angsuran,maka dalam hal harga perolehan tidak termasuk bunga, dalam kontrak pembelian dapat menyebutkan bahwa pembelian akan dilakukan dalam beberapa kali angsuran ditambah dengan pembayaran bunga.

3. Pembelian Dengan Surat Berharga

Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara ditukar dengna saham obligasi perusahaan, dicatat dalam buku besar, harga pasar saham atau obligasi tidak diketahui, harga perolehan aktiva tetap ditentukan sebesar harga pasar aktiva tersebut. Harga pasarsurat berharga dan aktiva tetap yang ditukar tidak diketahui, dalam keadaan seperti ini, nilai pertukaran ditentukan oleh keputusan pimpinan perusahaan.

4. Aktiva Tetap yang diperoleh dari hadiah / donasi

Jika Aktiva tetap diperoleh denga cara dihadiahkan maka transaksi ini disebut nonreciprocal transfer (Transfer yang tidak memerlukan umpan balik).Aktiva ini harus dicatat sebesar harga pasar berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independen.

5. Aktiva Tetap yang dibangun sendiri

Dalam pembuatan aktiva, semua biaya yang langsung (biaya variable) yaitu Bahan dan upah langsung serta overhead pabrik digunakan untuk pembangunan harus dikapitalisasi.


(33)

Aktiva tetap menurut cara ini diperoleh dengan cara menukarkan aktiva tetap yang kita miliki dengan aktiva tetap lainnya yang dimilki pihak lain.

Pada Fakultas Ekonomi USU perolehan aktiva tetap diperoleh dengan cara:

•Pembelian Tunai

Pembelian aktiva tetap diatas Rp.2000.000. dilakukan dengan cara penawaran harga kepada pihak perusahaan ataupun distributor langsung, sedangkan pembelian aktiva tetap diatas Rp.7000.000. dilakukan dengan cara tender.

•Hadiah atau Hibah

Hadiah diberikan oleh pemerintah provinsi sumatera utara, para alumni, dan civitas akademika Falkutas Sumatera Utara

2. Metode Penyusutan Aktiva Tetap

Menurut Stice, Stice Skousen (2005) penyusutan adalah Alokasi yang sistematis dari harga perolehan aktiva selama periode-periode berbeda yang memperoleh manfaat dari penggunaan suatu aktiva. Pada umumnya aktiva tetap kecuali tanah memilki keterbatasan masa manfaat. Dalam hal ini disebabkan keterbatasan aktiva tetap tersebut dari segi wujud dan fungsinya. Prestasi atau jasa yang diberikan akan menurun baik karena aus, susut, rusak maupun proses aktiva tetap tersebut.

Ada beberap factor yang perlu untuk menentukan besarnya beban penyusutan setiap periode akuntansi antara lain adalah:


(34)

a. Harga perolehan aktiva, yaitu uang yang dikeluarkan atau hutang yang timbul dan biaya-biaya lain yang terjadi dalam memperoleh suatu aktiva dan menempatkannya agar dapat digunakan.

b. Nilai Residu adalah suatu jumlah yang diharapkan dapat diwujudkan atau diterima pada saat aktiva itu dihentikan pemakainnya dengan cara menjual atau cara lain. Nilai residu ini harus disesuaikan dengan nilai yang lebih rendah untuk menggambarkan biaya-biaya yang diperkirakan ada pada masa penghentian pemakaiannya.

c. Umur ekonomis yaitu berapa lama aktiva dapat digunakan dalam kegiatan produksi.

d. Pola Pemakaian adalah pola penggunaan aktiva didalam kegiatan normal opersi perusahaan harus diperhatikan untuk menetapkan penyusutannya, aktiva tetap harus sesuai dengan sifat dan pola realisasi penghasilan yang dapat diharapkan dari penggunaan aktiva yang bersangkutan.

Beban penyusutan biasanya dicatat pada akhir tahun pembukuan atau pada saat terjadi transaksi tertentu menyangkut aktiva tetap. Ada beberap metode yang digunakan untuk menentukan besarnya beban penyusutan setiap periode untuk dapat memilih salah satu metode hendaknya dipertimbangkan keadaan-kaedaanyang mempengaruhi aktiva tersebut. Berikut ini akan disajikan beberapa metode-metode penyusutan yang biasa dipergunakan :

1. Berdasarkan Waktu

a. Metode garis lurus (straight line method)

b. Metode pembebanan menurun (decreasing charge deprecation)


(35)

- Metode saldo menurun ganda ( double declining balance method) 2. Berdasarkan Penggunaan.

a. Metode jam jasa (servise hours method)

b. Metode jumlah unit produksi (production output method)

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak ada dilakukan penyusutan seperti yang dikemukakan teori-teori diatas.

C. Penggantian Aktiva Tetap

Menurut Jerry, Donal, dan Paul (2007) cara penggantian aktiva tetap terbagi atas 3 :

1. Dibuang

Dibuang dalam hal ini lebih dimaksudkan dengan dinonaktifkan. Hal ini dikarenakan aktiva tersebut sudah tidak berfungsi lagi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan serta tidak memiliki nilai residua atau nilai pasar

2. Dijual

Penjualan aktiva tetap yang sudah tidak produktif lagi dapat dilakukan secara tunai maupun secara kredit.

3. Ditukar dengan aktiva lain

Dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan yang baru,yang sama penggunanya. Jika nilai tukar lebih besar dari pada nilai buku, maka diperoleh keuntungan.


(36)

Pada Fakultas Ekonomi USU Aktiva tetap yang sudah ada tidak bermanfaat lagi maka akan digudangkan dan digantikan dengan aktiva lain, prinsip-prinsip menurut Jerry, Donal dan Paul (2007) dalam cara penggantian aktiva tetap diatas, sangat berbeda dengan yng diterpkan oleh fakultas Ekonomi, Aktiva tetap yang sudah tidak dapat digunakan lagi harus digudangkan, tidak bisa dibuang, maupun dijual,karena aktiva tetap yang dimiliki Oleh fakultas ekonomi merupakan harta milik Universitas Sumatera Utara dan merupakan kekayaan negara

D.Pengendalian dan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Nafarin (2004),pengendalian (controlling) adalah melakukan evalusi (menilai) atas pelaksanaan pekerjaan Dengan rencana,dan melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (jika ada penyimpangan yang merugikan).

Menurut Warren, Reeve, Fees (2005) Pengendalian (conrol) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan,memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.

Pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efesiensi jalanya organisasi,serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.


(37)

Stuktur pengendalian internal tewrdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi.Pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting ;

1. Pengendalian untuk pencengahan ( preventive control) 2. Pengendalian untuk pemeriksaan ( detective Contol) 3. Pengendalian kolektif ( corrective Control)

Unsur-unsur pengendalian intern aktiva tetap adalah sebagai berikut ;

1. Organisasi

Srtuktur organisasi yang baik adalah stuktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsure pengendalian intern antara lain:

a. Fungsi Pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aktiva tetap. Untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakainnya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap.

b. Transaksi Perolehan,Penjualan, Penghentian Pemakaian Aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen. Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap, unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya satu unit organisasi saja.


(38)

Sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian intern terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap, system otorisasi pada Fakultas Ekonomi Pengendalian internal aktiva dilakukan dengan SIA yang diberi nama Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK- BMN) yang sudah dirancang khusus oleh pemerintah pusat.

E. Dokumen Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :

1. Surat permintaan otorisasi aktiva tetap.

2. Surat permintaan reparasi (authorization for reparation) 3. Surat permintaan transfer aktiva tetap.

4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap. 5. Surat perintah kerja.

6. Surat order pembelian. 7. Laporan penerimaan barang. 8. Faktur dari pemasok

9. Bukti kas keluar. 10.Bukti memorial.

Surat permintaan otorisasi aktiva tetap dilakukan oleh Kasub Perlengkapan kepada Pembantu Dekan II yang selanjutnya dibuat anggaran pengeluaran dan belanja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kepada Biro Rektor yang menangani masalah keuangan, yang selanjutnya usulan anggaran tersebut diteliti


(39)

kelayakan teknis dan ekonomisnya yang dihasilkan dalam laporan studi kelayakan.

Surat permintaan reparasi (authorization for repair), berfungsi sebagai perintah dilakukanya reparsi surat permintaan transfer aktiva tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. Surat permintaan penghentian pemakainnya aktva tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.

Surat perintah kerja, yaitu dokumen yang memilki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagi perintah kerja pemasaran aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakiannya.

Surat order pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok. Laporan penerimaan barang barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spefikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.

Faktur dari pemasok yaitu dokumen yang yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli. Bukti kas keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang,dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.


(40)

Daftar Depresiasi aktiva tetap, berisi sejumlah biaya depresiasi aktiva tetap yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu, yang merupakan dasar pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tersebut. Bukti memorial digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depreasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yanhg telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah melakukan dokumentasi seperti diatas

F. Alur Dokumen Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

Berikut ini diuraikan baganalir dokumen jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi tetap antara lain:

1. Sistem Pembelian Aktiva Tetap. Karena transaksi perolehan aktiva tetap berkaitan dengan anggaran belanja, maka diperlukan otorisasi dari Pembanti Dekan II. Transaksi

Pembelian aktiva tetap dimulai dari permintaan otorisasi aktiva tetap dari pemakai aktiva tetap yang diajukan kepada Kasub Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU. Pudek II melalui Bendahara pengeluaran ndan belanja akan memberikan otorisasi berdasarkan tersedianya anggaran modal untuk pembelian. Setelah aktiva tetap diterima oleh fungsi penerimaan, aktiva tetap kemudian diserahkan kefungsi aktiva tetap untuk ditempatkan ke tangan fungsi yang mengajukan permintaan otorisasi aktiva tetap.


(41)

2. Sistem Perolehan Aktiva Tetap melalui pembangunan sendiri. System ini dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang diperoleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakn sendiri oleh Fakultas. Work order merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan biaya konstruksi. Jika aktiva tetapo selesai dibangun maka bukti memorial yang dilampiri dengan surat perintah kerja dipakai sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok aktiva tetap tersebut kedalam kartu aktiva tetap dan jurnal umum.

3. Sistem Pengeluaran Belanja. System ini dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal. Setiap pengeluran modal memerklukan dokumen surat permintaan otorisasi reparasi dari kasub perlengkapan. Pelaksanaan surat permintaan otorisasi dilaksanakan berdasarkan dokuman surat perintah kerja. Pencatatan biaya yang terjadi untuk work order dilakukan menurut nomor surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung besarnya pengeluaran belanja untuk surat perintah kerja tertentu, dan dapat dihitung tambahan harga pokok yang bersangkutan.

4. Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap. System ini dirancang untuk mencatat pengurangan harga pokok dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang dihentikn pengurangan hargaa pokok dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang dihentikan pemakainnya, serta laba rugi yang timbul sebagai akibat penghentian pemakain aktiva tetap tersebut.Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan penghentian pemakain aktiva tetap


(42)

adalah bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa surat permintaan penghentian dan transfer aktiva tetap.

5. Sistem revaluasi aktiva tetap. System ini dirancang untuk mencatat transaksi penilaian kembali aktiva tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.

6. Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap. System ini dirancang untuk mencatat depresiasi aktiva tetap. Dokuman sumber yang dipakai sebagai dasr pencatatan adalah bukti memorial.

KEPALA SATUAN KERJA

PETUGAS ADMINISTRASI

PETUGAS VERIFIKASI KASUBBAG

UMUM/TU/PEJABAT YANG DITETAPKAN

Sumber

Tabel 3.1


(43)

G. Indikator Penilaian Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Pada Fakultas Ekonomi USU.

Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada fakultas ekonomi universitas sumatera utara, tabel berikut merupakan indikator penelitian sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan Responden Kasub Perlengkapan Fakulas Ekonomi Universitas Sumatera Utara M. Simba Sembiring, SE.Msi.

Tabel 3.2

Indikator Penilaian Sistem Informasi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

No .

Pertanyaan

Pilihan jawaban

STS KS R S SS 1. Adapun dokumen yang digunakan dalam

Sistem Akuntansi Aktiva Tetap yaitu sebagai berikut ini

a. Surat perintah otorisasi aktiva tetap

b. Surat permintaan reparasi,

c. Surat permintaan transfer aktiva tetap,

d. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap,

e. Surat perintah kerja ( work order ),

f. Surat order pembelian, g. Laporan penerimaan barang, h. Faktur dari pemasok,

i. Bukti kas keluar,


(44)

j. Daftar akumulasi penyusutan aktiva tetap,

k. Bukti memorial.

2. Surat permintaan otorisasi aktiva tetap diisi oleh fungsi yang mengusulkan perolehan aktiva tetap dan diotorisasi oleh Pembantu Dekan II

No Pertanyaan

Pilihan Jawaban

STS KS R S SS

3. Laporan penerimaan barang diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spefikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.

4. Bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima.

5. Bukti memorial digunakan sebagai dokumen untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.

6. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Aktiva Tetap yaitu sebagai berikut ini.

a. Fungsi pemakai,

b. Fungsi riset dan pengembangan, c. Direktur yang bersangkutan, d. Direktur utama,

e. Fungsi pembelian, f. Fungsi penerimaan,


(45)

g. Fungsi aktiva tetap, h. Fungsi akuntansi.

7. Fungsi pemakai bertanggung jawab mengajukan usulan investasi dalam aktiva dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap.

8. Direktur utama memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap.

9.

Fungsi pembelian bertanggung jawab memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aktiva tetap,

No Pertanyaan Pilihan Jawaban

STS KS R S SS 10. Sistem pembelian aktiva tetap dirancang

untuk melaksanakan pencatatan harga pokok aktiva tetap yang diperoleh dari transaksi pembelian.

11. Sistem pengeluaran modal dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal.

12. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap menyajikan informasi akuntansi secara cepat

13. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap menyajikan informasi akuntansi secara aman.

14. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap menyajikan informasi akuntansi secara murah.


(46)

15. Jaringan sub sistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap yaitu sebagai berikut:

a. Sistem pembelian aktiva tetap b. Sistem perolehan aktiva tetap

melalui pembangunan sendiri,

Total Skor Terendah = 15 Total Skor Tertinggi = 75

Keterangan :

STS = Sangat Tidak Setuju KS = Kurang Setuju R = Ragu-ragu S = Setuju

SS = Sangat Setuju

Kriteria Penilaian :

15- 26 = Sangat Tidak Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah. 27- 38 = Kurang Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah. 39- 50 = Cukup Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah. 51- 62 = Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah.

63- 75 = Sangat Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah.

Hasil Perhitungan :

STS = 1 x 1 = 1

KS = 1 x 2 = 2


(47)

S = 5 x 4 = 20 SS = 7 x 5 = 35

Total Skor = 61 (Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah ).

Berdasarkan hasil dari perhitungan diatas maka dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi aktiva tetap yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memenuhi prinsip cepat, aman, dan murah. Sesuai dengan kriteria penilaian, skor yang diperoleh adalah 61 sehingga dikategorikan memenuhi prinsip cepat, aman, dan murah.


(48)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan serta analisa dan evaluasi yang penulis uraikan pada bab ini sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan mengenai Peranan SIA Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Terhadap Aktiva Tetap Milik Fakultas Ekonomi USU dan selanjutnya memberikan saran-saran sehubungan dengan uraian-uraian yang telah dikemukakan.

A. Kesimpulan

Setelah penulis membahas secar teroritis dan kemudiab membandingkan dengan hasil penelitian yang dilakukan pada Falkutas Ekonomi USU, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut:

1. Fakultas Ekonomi dalam menerapkan system akuntansi aktiva tetap menggunakan system informasi manajeman dan akuntansi barang milik negara (SIMAK -BMN) yang diatur oleh pemerintah pusat.

2. Meskipun ada beberapa bagian dari system yang telah diiuraikan sebelumnya belum atau tidak dilaksanakan, hal itu karena FE tunduk dan patuh pada peraturan-peraturan yand diterapkan oleh pemerintah pusat. 3. Pengendalian system informasi akuntansi yang digunakan oleh Fakultas

Ekonomi USU berdasarkan computer dengan program SIMAK- BMN. 4. Efektivitas pengendalian intern dalam mengelola asset sangat baik dengan


(49)

5. Program SIMAK -BMNsebagai system informasi akuntansi bagi aktiva tetap milik Fakultas Ekonomi USU sangat berpengaruh dalam meningkatkan pengendalian intern aktiva tetap.

B.Saran

Dari analisa Evaluasi terhadap Peranan SIA Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Milik Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan saran- saran sebagai berikut:

1. Sebaiknya aktifitas-aktifitas pengendalian aktiva tetap yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU dengan cara pencatatan yang lebih memadai agar lebih ditingkatkan.

2. Fakultas Ekonomi USU seharusnya juga perlu menggolongkan aktiva tetap miliknya.

3. Fakultas Ekonomi USU diharapkan dapat menyusun sendiri besarnya penyusutan aktiva tetap untuk menentukan alokasi biaya terhadap penggunaan aktiva tersebut


(50)

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, H.George, William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ke -6. Buku I. Salemba Empat. Jakarta.

Fees Reevev Warren. 2005.Pengantar Akuntansi. Edisi 21. Buku 1. Salemba Empat.Jakarta.

Hall, A. James. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Pertama. Buku II. Salemba Empat. Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2002. Standar Akuntansi Keuangan. Edisi Revisi. Salemba Empat. Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi ke-6. Salemba Empat. Jakarta.

Romney.B.Marshall. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Buku I. Salemba Empat.Jakarta.

Widjajanto, Nugraha. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga. Jakarta. William.C, Boyton.2003. Modern Auditing. Edisi ke-7. Jilid 1. Erlangga.Jakarta. Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi. 2004. Buku Petunjuk Teknis Penulisan

Proposal Penelitian Dan Penulisan Skripsi Jurusan Akuntansi.


(1)

g. Fungsi aktiva tetap, h. Fungsi akuntansi.

7. Fungsi pemakai bertanggung jawab mengajukan usulan investasi dalam aktiva dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap.

8. Direktur utama memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap.

9.

Fungsi pembelian bertanggung jawab memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aktiva tetap,

No Pertanyaan Pilihan Jawaban

STS KS R S SS 10. Sistem pembelian aktiva tetap dirancang

untuk melaksanakan pencatatan harga pokok aktiva tetap yang diperoleh dari transaksi pembelian.

11. Sistem pengeluaran modal dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal.

12. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap menyajikan informasi akuntansi secara cepat

13. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap menyajikan informasi akuntansi secara aman.

14. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap menyajikan informasi akuntansi secara murah.


(2)

15. Jaringan sub sistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap yaitu sebagai berikut:

a. Sistem pembelian aktiva tetap b. Sistem perolehan aktiva tetap

melalui pembangunan sendiri,

Total Skor Terendah = 15 Total Skor Tertinggi = 75 Keterangan :

STS = Sangat Tidak Setuju KS = Kurang Setuju R = Ragu-ragu S = Setuju

SS = Sangat Setuju

Kriteria Penilaian :

15- 26 = Sangat Tidak Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah. 27- 38 = Kurang Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah. 39- 50 = Cukup Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah. 51- 62 = Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah.

63- 75 = Sangat Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah. Hasil Perhitungan :

STS = 1 x 1 = 1 KS = 1 x 2 = 2 R = 1 x 3 = 3


(3)

S = 5 x 4 = 20 SS = 7 x 5 = 35

Total Skor = 61 (Memenuhi Prinsip Cepat, Aman, dan Murah ).

Berdasarkan hasil dari perhitungan diatas maka dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi aktiva tetap yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memenuhi prinsip cepat, aman, dan murah. Sesuai dengan kriteria penilaian, skor yang diperoleh adalah 61 sehingga dikategorikan memenuhi prinsip cepat, aman, dan murah.


(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan serta analisa dan evaluasi yang penulis uraikan pada bab ini sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan mengenai Peranan SIA Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Terhadap Aktiva Tetap Milik Fakultas Ekonomi USU dan selanjutnya memberikan saran-saran sehubungan dengan uraian-uraian yang telah dikemukakan.

A. Kesimpulan

Setelah penulis membahas secar teroritis dan kemudiab membandingkan dengan hasil penelitian yang dilakukan pada Falkutas Ekonomi USU, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut:

1. Fakultas Ekonomi dalam menerapkan system akuntansi aktiva tetap menggunakan system informasi manajeman dan akuntansi barang milik negara (SIMAK -BMN) yang diatur oleh pemerintah pusat.

2. Meskipun ada beberapa bagian dari system yang telah diiuraikan sebelumnya belum atau tidak dilaksanakan, hal itu karena FE tunduk dan patuh pada peraturan-peraturan yand diterapkan oleh pemerintah pusat. 3. Pengendalian system informasi akuntansi yang digunakan oleh Fakultas

Ekonomi USU berdasarkan computer dengan program SIMAK- BMN. 4. Efektivitas pengendalian intern dalam mengelola asset sangat baik dengan


(5)

5. Program SIMAK -BMNsebagai system informasi akuntansi bagi aktiva tetap milik Fakultas Ekonomi USU sangat berpengaruh dalam meningkatkan pengendalian intern aktiva tetap.

B.Saran

Dari analisa Evaluasi terhadap Peranan SIA Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Milik Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan saran- saran sebagai berikut:

1. Sebaiknya aktifitas-aktifitas pengendalian aktiva tetap yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU dengan cara pencatatan yang lebih memadai agar lebih ditingkatkan.

2. Fakultas Ekonomi USU seharusnya juga perlu menggolongkan aktiva tetap miliknya.

3. Fakultas Ekonomi USU diharapkan dapat menyusun sendiri besarnya penyusutan aktiva tetap untuk menentukan alokasi biaya terhadap penggunaan aktiva tersebut


(6)

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, H.George, William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ke -6. Buku I. Salemba Empat. Jakarta.

Fees Reevev Warren. 2005.Pengantar Akuntansi. Edisi 21. Buku 1. Salemba Empat.Jakarta.

Hall, A. James. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Pertama. Buku II. Salemba Empat. Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2002. Standar Akuntansi Keuangan. Edisi Revisi. Salemba Empat. Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi ke-6. Salemba Empat. Jakarta.

Romney.B.Marshall. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Buku I. Salemba Empat.Jakarta.

Widjajanto, Nugraha. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga. Jakarta. William.C, Boyton.2003. Modern Auditing. Edisi ke-7. Jilid 1. Erlangga.Jakarta. Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi. 2004. Buku Petunjuk Teknis Penulisan

Proposal Penelitian Dan Penulisan Skripsi Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi USU. Medan.