TA : Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online Pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERIZINAN ONLINE PADA KANTOR PELAYANAN PERIZINAN TERPADU

KABUPATEN BANGKALAN

TUGAS AKHIR

CO

Nama : Fadhila Fitria Ningsih NIM : 07.41010.0393

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 5

1.5 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Sistem Informasi ... 8

2.1.1 Pengertian Sistem ... 8

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 9

2.1.3 Ciri-ciri Sistem ... 10

2.1.4 Pengertian Informasi ... 10

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi ... 12

ii

2.3 Sistem Informasi Administrasi ... 15

2.4 Pemantauan ... 16

2.5 Online ... 21

2.6 Website ... 22

2.7 Pelayanan Perizinan Terpadu ... 23

2.7.1 Jenis Izin ... 25

2.7.2 Retribusi Izin ... 26

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ... 29

3.1 Analisa Permasalahan ... 29

3.2 Rancangan Penelitian ... 32

3.3 Perancangan Sistem ... 42

3.3.1 System Flow ... 42

3.3.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 47

3.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 52

3.3.4 Struktur Tabel ... 56

3.4 Perancangan Antar Muka ... 89

3.4.1 Desain Antar Muka Program ... 89

iii

3.5.1 Desain Uji Coba Fungsi Dasar ... 115

3.5.2 Desain Uji Coba Fungsi Permohonan Izin ... 120

3.5.3 Desain Uji Coba Fungsi Administrasi Perizin ... 121

3.5.4 Desain Uji Coba Form Laporan ... 126

3.6 Perancangan Angket Uji Coba Sistem ... 129

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 131

4.1 Kebutuhan Implementasi Sistem ... 131

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 131

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 132

4.2 Implementasi Sistem ... 133

4.2.1 Menu Utama ... 134

4.2.2 Form Data Master ... 149

4.2.3 Form Data Transaksi ... 168

4.2.4 Form Data Laporan ... 185

4.3 Evaluasi Sistem ... 186

4.3.1 Hasil Uji Coba Fungsi Dasar Sistem ... 188

4.3.2 Hasil Uji Coba Fungsi Permohonan Izin ... 195

4.3.3 Hasil Uji Coba Fungsi Administrasi Perizinan ... 198

iv

4.5 Angket Uji Coba ... 223

BAB V PENUTUP ... 228

5.1 Kesimpulan ... 228

5.2 Saran ... 229

DAFTAR PUSTAKA ... 230

BIODATA PENULIS ... 231

Halaman

Tabel 2.1 Jenis Perizinan Pada KP2T Kabupaten Bangkalan ... 25

Tabel 2.2 Tarif Lingkungan ... 27

Tabel 3.1 Struktur tabel USER ... 56

Tabel 3.2 Struktur Tabel BUPATI ... 57

Tabel 3.3 Struktur Tabel File Prosedur Perizinan ... 57

Tabel 3.4 Struktur Tabel MODUL ... 57

Tabel 3.5 Struktur Tabel Berita ... 58

Tabel 3.6 Struktur Tabel Komentar Berita ... 59

Tabel 3.7 Struktur Tabel Foto ... 59

Tabel 3.8 Struktur Tabel Album ... 60

Tabel 3.9 Struktur Tabel Video ... 60

Tabel 3.10 Struktur Tabel Peraturan Terkait ... 61

Tabel 3.11 Struktur Tabel Dasar Hukum ... 62

Tabel 3.12 Struktur Tabel Izin Gangguan HO ... 62

Tabel 3.13 Struktur Tabel izin_imb ... 68

Tabel 3.14 Struktur Tabel izin_reklame ... 74

Tabel 3.15 Struktur Tabel izin_siup ... 77

Tabel 3.16 Struktur Tabel izin_tdg ... 82

Tabel 3.17 Struktur Tabel kelurahan ... 87

Tabel 3.18 Struktur Tabel FORMAT_PERSYARATAN ... 87

Tabel 3.19 Struktur Tabel HARI_LIBUR ... 88

vi

Tabel 3.22 Desain Test Case Fungsi Registrasi Data ... 117

Tabel 3.23 Desain Test Case Fungsi Ubah Data ... 119

Tabel 3.24 Desain Test Case Fungsi Hapus Data ... 119

Tabel 3.25 Desain Test Case Fungsi Menampilkan data ... 120

Tabel 3.26 Desain Test Case Fungsi Penambahan Permohonan Izin Baru .... 120

Tabel 3.27 Desain Test Case Approval kelengkapan data permohonan izin . 121 Tabel 3.28 Desain uji coba Approval berkas asli. ... 122

Tabel 3.29 Desain uji coba Approval perintah survey. ... 123

Tabel 3.30 Desain uji coba Approval hasil survey. ... 123

Tabel 3.31 Desain uji coba Approval penerbitan surat izin. ... 124

Tabel 3.32 Desain uji coba Approval pencetakan surat izin. ... 125

Tabel 3.33 Desain uji coba Approval penandatanganan surat izin. ... 125

Tabel 3.34 Desain uji coba Approval surat izin bisa diambil. ... 126

Tabel 3.35 Desain uji coba Approval pengambilan surat izin surat izin. ... 126

Tabel 3.36 Desain Uji Coba Form Laporan Semua Izin. ... 127

Tabel 3.37 Desain Uji Coba Form Laporan Izin per Desa/ Kelurahan. ... 127

Tabel 3.38 Desain Uji Coba Form Laporan Izin per Kecamatan. ... 128

Tabel 3.39 Desain Uji Coba Form Laporan Waktu Izin. ... 128

Tabel 3.40 Desain Uji Coba Form Laporan Permohonan Izin. ... 129

Tabel 4.1 Data Uji Coba Fungsi Login ... 189

Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Fungsi Login ... 189

vii

Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Fungsi Menampilkan Data ... 192

Tabel 4.6 Data Uji Coba Fungsi Registrasi ... 193

Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Fungsi Registrasi ... 194

Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Fungsi Penambahan Permohonan Izin Baru ... 196

Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Kelengkapan Data ... 199

Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Berkas Asli ... 201

Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Perintah Survey ... 202

Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Hasil Survey ... 204

Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Penerbitan Surat Izin ... 207

Tabel 4.14 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Pencetakan Surat Izin ... 209

Tabel 4.15 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Penandatanganan Surat Izin .... 211

Tabel 4.16 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Surat Izin Bisa Diambil ... 213

Tabel 4.17 Hasil Uji Coba Fungsi Menu Surat Izin Bisa Diambil ... 214

Tabel 4.18 Hasil Uji Coba Fungsi Approval Pengambilan Surat Izin ... 216

Tabel 4.19 Hasil Uji Coba Form Laporan Semua Izin ... 218

Tabel 4.20 Hasil Uji Coba Form Laporan Izin per Desa/ Kelurahan ... 219

Tabel 4.21 Hasil Uji Coba Form Laporan Izin per Kecamatan ... 220

Tabel 4.22 Hasil Uji Coba Form Laporan Waktu Izin ... 221

Tabel 4.23 Hasil Uji Coba Form Laporan Permohonan Izin ... 222

viii

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi P2T Kabupaten Bangkalan ... 24

Gambar 3.1 Alur Pembuatan Surat izin ... 30

Gambar 3.2 Model Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Perizinan .. 33

Gambar 3.3 Blok Diagram Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online ... 34

Gambar 3.4 System Flow Registrasi Pemohon ... 43

Gambar 3.5 System Flow Pengajuan Izin ... 46

Gambar 3.6 Contex Diagram SI Administrasi Perizinan Online ... 48

Gambar 3.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online ... 49

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Administrasi Pengurusan Izin ... 51

Gambar 3.9 DFD Level 1Proses Pembuatan Laporan ... 52

Gambar 3.10 CDM Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online ... 54

Gambar 3.11 PDM Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online ... 55

Gambar 3.12 Perancangan Form Log in ... 89

Gambar 3.13 Perancangan Form Home ... 90

Gambar 3.14 Tampilan Menu Halaman Utama Level User Admin ... 91

Gambar 3.15 Tampilan Menu Halaman Utama Customer service ... 91

Gambar 3.16 Tampilan Menu Halaman Utama Staf Pelaksana ... 92

Gambar 3.17 Tampilan Menu Halaman Utama Kepala Seksi ... 92

Gambar 3.18 Tampilan Menu Halaman Utama Kepala Kantor ... 93

Gambar 3.19 Tampilan Menu Halaman Utama SKPD ... 93

Gambar 3.20 Tampilan Menu Halaman Utama Pemohon ... 94

ix

Halaman

Gambar 3.22 Perancangan Form Tambah User ... 95

Gambar 3.23 Perancangan Form Daftar User ... 96

Gambar 3.24 Perancangan Form Surat Izin Usaha Perdagangan ... 97

Gambar 3.25 Perancangan Form Surat Izin Reklame ... 98

Gambar 3.26 Perancangan Form Surat Izin Mendirikan Bangunan ... 99

Gambar 3.27 Perancangan Form Surat Izin Tanda Daftar Gudang ... 100

Gambar 3.28 Perancangan Form Surat Izin Gangguan (HO) ... 101

Gambar 3.29 Desain Output Surat Izin Usaha Perdagangan ... 102

Gambar 3.30 Desain Output Surat Izin Mendirikan Bangunan Halaman 1 ... 103

Gambar 3.31 Desain Output Surat Izin Mendirikan Bangunan Halaman 2 ... 104

Gambar 3.32 Desain Output Surat Izin Mendirikan Bangunan Halaman 3 ... 105

Gambar 3.33 Desain Output Surat Izin Mendirikan Bangunan Halaman 4 ... 106

Gambar 3.34 Desain Output Surat Izin Reklame ... 107

Gambar 3.35 Desain Output Tanda Daftar Gudang (TDG) ... 108

Gambar 3.36 Desain Output Surat Izin Gangguan (HO) Halaman pertama ... 109

Gambar 3.37 Desain Output Surat Izin Gangguan (HO) Halaman Kedua ... 110

Gambar 3.38 Desain Output Surat Izin Gangguan (HO) Halaman Ketiga ... 111

Gambar 3.39 Desain Output Surat Izin Gangguan (HO) Halaman Keempat .... 112

Gambar 3.40 Desain Output Surat Pemberitahuan Pra Permohonan ... 113

Gambar 3.41 Desain Output Surat Pemberitahuan Pengambilan Izin ... 113

Gambar 3.42 Desain Output Tanda Bukti Penyerahan Surat Izin ... 114

Gambar 4.1 Tampilan Form Halaman Utama ... 135

x

Halaman

Gambar 4.3 Tampilan Form Kronologis ... 136

Gambar 4.4 Tampilan Form Maksud dan Tujuan ... 136

Gambar 4.5 Tampilan Form Dasar Hukum ... 137

Gambar 4.6 Tampilan Form Mekanisme Pelayanan P2T ... 138

Gambar 4.7 Tampilan Form Stuktur Organisasi P2T ... 138

Gambar 4.8 Tampilan Form Visi dan Misi ... 139

Gambar 4.9 Tampilan Form Tugas dan Fungsi. ... 139

Gambar 4.10 Tampilan Form Daftar Izin Tahunan ... 140

Gambar 4.11 Tampilan Drop down Menu File ... 140

Gambar 4.12 Tampilan Form Peraturan Terkait ... 141

Gambar 4.13 Tampilan Form Prosedur Perizinan ... 141

Gambar 4.14 Tampilan Drop down Menu Galeri ... 142

Gambar 4.15 Tampilan Form Video ... 142

Gambar 4.16 Tampilan Form Detail Video ... 143

Gambar 4.17 Tampilan Form Album ... 143

Gambar 4.18 Tampilah Form Foto ... 144

Gambar 4.19 Tampilan Form Detail Foto ... 144

Gambar 4.20 Tampilan Form Berita ... 145

Gambar 4.21 Tampilan Form Detail Berita ... 145

Gambar 4.22 Menu Master User Admin ... 146

Gambar 4.23 Menu Izin User Admin ... 146

Gambar 4.24 Menu Izin Customer service ... 146

xi

Halaman

Gambar 4.26 Menu Izin User Kepala Seksi ... 147

Gambar 4.27 Menu Laporan User Kepala Seksi ... 147

Gambar 4.28 Menu Izin User Kepala Kantor ... 148

Gambar 4.29 Menu Laporan User Kepala Kantor ... 148

Gambar 4.30 Menu Menu Izin SKPD ... 148

Gambar 4.31 Menu Izin Pemohon ... 149

Gambar 4.32 Tampilan Form Daftar User ... 150

Gambar 4.33 Tampilan Form Tambah User ... 150

Gambar 4.34 Tampilan Form Edit User ... 151

Gambar 4.35 Tampilan Daftar Verifikasi User ... 152

Gambar 4.36 Tampilan Detail Verifikasi User ... 152

Gambar 4.37 Tampilan Form Daftar Berita ... 153

Gambar 4.38 Tampilan Form Tambah Berita ... 153

Gambar 4.39 Tampilan Form Bupati ... 154

Gambar 4.40 Tampilan Form Master Video ... 154

Gambar 4.41 Tampilan Form Tambah Video ... 155

Gambar 4.42 Tampilan Form Edit Video ... 155

Gambar 4.43 Tampilan Form Master Album ... 156

Gambar 4.44 Tampilan Form Edit Album ... 156

Gambar 4.45 Form Master Foto ... 157

Gambar 4.46 Tampilan Form Tambah Foto ... 158

Gambar 4.47 Tampilan Form Edit Video ... 158

xii

Halaman

Gambar 4.49 Tampilan Form File Prosedur Perizinan Baru ... 160

Gambar 4.50 Tampilan Form Edit File Prosedur Perizinan ... 160

Gambar 4.51 Tampilan Form Dasar Hukum ... 161

Gambar 4.52 Tampilan Form Dasar Hukum Baru ... 161

Gambar 4.53 Tampilan Form Edit Dasar Hukum ... 162

Gambar 4.54 Tampilan Form Peraturan Terkait ... 162

Gambar 4.55 Tampilan Form Peraturan Terkait Baru ... 163

Gambar 4.56 Tampilan Form Edit Peraturan Terkait ... 164

Gambar 4.57 Tampilan Daftar Hari Libur ... 164

Gambar 4.58 Tampilan Tambah Hari Libur ... 165

Gambar 4.59 Tampilan Edit Hari Libur ... 165

Gambar 4.60 Tampilan Tambah Kecamatan... 166

Gambar 4.61 Tampilan Edit Permohonan Kecamatan ... 166

Gambar 4.62 Tampilan Tambah Desa/Kelurahan ... 167

Gambar 4.63 Tampilan Edit Permohonan Desa/Kelurahan ... 167

Gambar 4.64 Tampilan Form Registrasi ... 168

Gambar 4.65 Tampilan Form Permohonan Izin SIUP ... 169

Gambar 4.66 Tampilan Form Permohonan Izin Reklame ... 170

Gambar 4.67 Tampilan Form Permohonan Izin Mendirikan Bangunan ... 171

Gambar 4.68 Tampilan Permohonan Izin Tanda Daftar Gudang ... 172

Gambar 4.69 Tampilan Permohonan Izin Gangguan (HO) ... 173

Gambar 4.70 Tampilan Form Approval Pengajuan Permohonan ... 174

xiii

Halaman

Gambar 4.72 Tampilan Form Approval Kelengkapan Data ... 176

Gambar 4.73 Tampilan Form Approval Berkas Asli ... 177

Gambar 4.74 Tampilan Email Waktu Pelaksanaan Survey ke Pemohon ... 178

Gambar 4.75 Tampilan Undangan Survey Lapangan ke SKPD ... 178

Gambar 4.76 Tampilan Form Approval Perintah Survey ... 179

Gambar 4.77 Tampilan Form Approval Hasil Survey ... 180

Gambar 4.78 Tampilan Form Approval Penerbitan Surat Izin ... 181

Gambar 4.79 Tampilan Form Approval Pencetakan Surat Izin ... 182

Gambar 4.80 Tampilan Form Approval Penandatanganan Surat Izin ... 183

Gambar 4.81 Tampilan Form Approval Surat Bisa Diambil ... 184

Gambar 4.82 Tampilan Form Approval Pengambilan Surat Izin ... 185

Gambar 4.83 Laporan Grafik per Desa atau Kelurahan ... 186

Gambar 4.84 Laporan Grafik per Kecamatan ... 186

Gambar 4.85 Laporan Grafik Waktu Izin ... 187

Gambar 4.86 Laporan Grafik Semua Izin ... 187

Gambar 4.87 Laporan Permohonan Izin ... 188

Gambar 4.88 Hasil Test Case ID 1,2,3 dan 4 ... 190

Gambar 4.89 Hasil Test Case ID 5 ... 190

Gambar 4.90 Hasil Test Case ID 6 dan 7 ... 191

Gambar 4.91 Hasil Test Case ID 8 dan 9 ... 192

Gambar 4.92 Hasil Test Case ID 10 ... 192

Gambar 4.93 Hasil Test Case ID 11 ... 194

xiv

Halaman

Gambar 4.95 Hasil Test Case ID 13 dan 14 ... 195

Gambar 4.96 Hasil Test Case ID 15 dan 16 ... 197

Gambar 4.97 Test Case ID 17 ... 197

Gambar 4.98 Hasil Test Case ID 18, 19 dan 20 ... 198

Gambar 4.99 Hasil Test Case ID 21 dan 22 ... 200

Gambar 4.100Hasil Test Case ID 23 dan 24 ... 200

Gambar 4.101Hasil Test Case ID 25, 26, 27 dan 28 ... 202

Gambar 4.102Hasil Test Case ID 29, 30, 31 dan 32 ... 204

Gambar 4.103Hasil Test Case ID 33, 34, 35 dan 36 ... 206

Gambar 4.104 Hasil Test Case ID 37, 38, 39 dan 40 ... 208

Gambar 4.105Hasil Test Case ID 41 dan 42 ... 209

Gambar 4.106Hasil Test Case ID 43 dan 44 ... 210

Gambar 4.107 Hasil Test Case ID 45, 46, 47 dan 48 ... 212

Gambar 4.108Hasil Test Case ID 49, 50 dan 51 ... 214

Gambar 4.109Hasil Test Case ID 52 dan 53 ... 215

Gambar 4.110Hasil Test Case ID 54 dan 55 ... 217

Gambar 4.111Hasil Test Case ID 56 dan 57 ... 217

Gambar 4.112Hasil Test Case ID 58 dan 59 ... 218

Gambar 4.113Hasil Test Case ID 60 dan 61 ... 219

Gambar 4.114Hasil Test Case ID 62 dan 63 ... 220

Gambar 4.115Hasil Test Case ID 64 dan 65 ... 221

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Standart Pelayanan Publik KP2T Kabupaten Bangkalan ... 232

Lampiran 2 Indeks Terintegrasi ... 241

Lampiran 3 Indeks Gangguan ... 243

Lampiran 4 Angket Tugas Akhir ... 267

Lampiran 5 Formulir Permohonan Izin ... 269

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Pelaksanaan otonomi daerah telah diatur dalam Undang-Undang nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah. Hal ini merupakan peluang bagi pemerintah daerah untuk mengelola dan mengembangkan potensi daerah secara maksimal. Otonomi daerah banyak diyakini merupakan jalan terbaik dalam rangka mendorong pembangunan daerah yang dapat meningkatkan perekonomian masyarakat melalui penanaman modal maupun investasi daerah (Osborne dan Plastrik, 2000). Saat ini tiap-tiap pemerintah daerah berlomba-lomba meningkatkan investasi ke daerah mereka, termasuk pemerintah daerah Kabupaten Bangkalan. Salah satu upaya yang dilakukan pemerintah Kabupaten Bangkalan untuk meningkatkan iklim investasi daerah adalah dengan melakukan perbaikan mutu dibidang pelayanan perizinan publik. Perbaikan yang dimaksud dilaksanakan melalui penyederhanaan perizinan penanaman modal dengan sistem pelayanan terpadu satu pintu melalui Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu yang disingkat KP2T (PP No.27/2009 tentang Pelayanan Terpadu Satu Pintu dibidang Penanaman Modal).

Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu melayani 13 jenis izin yaitu, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK), Izin Pertambangan (SIPA, SIP, SIPD, SIPPAT), Persetujuan Prinsip, Izin Lokasi, Izin Penggilingan Padi dan Penyongsongan Beras, Izin Gangguan (HO), Surat Izin Tempat Usaha (SITU), Izin Reklame, Tanda Daftar Industri (TDI), Surat Izin

Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Tanda Daftar Gudang (TDG). Penerbitan 13 surat izin tersebut dilakukan dengan proses bisnis yang sama dimulai dengan pemohon datang ke KP2T untuk mengambil formulir di customer service, mengisi formulir dan melengkapi berkas persyaratan kemudian mengembalikannya lagi ke customer service. Berkas-berkas perizinan tersebut kemudian diserahkan customer service kepada staf pelaksana izin terkait untuk diperiksa lebih lanjut detail kelengkapannya. Setelah berkas persyaratan lengkap, staf pelaksana memberikan berkas perizinan kepada kepala seksi untuk membuat undangan survei kepada SKPD terkait. Kemudian staf pelaksana dan instansi terkait melakukan survei lapangan. Setelah melakukan survei, staf pelaksana dan SKPD akan memberi rekomendasi tentang diterima atau ditolaknya permohonan izin. Kemudian staf pelaksana menghitung retribusi izin apabila diterima. Hasil survei tersebut kemudian diberikan kepada kepala seksi untuk penerbitan surat izin. Surat izin tersebut nantinya akan diserahkan kepada kepala kantor untuk ditanda tangani oleh Bupati Kabupaten Bangkalan.

Setiap pengurusan izin memiliki jangka waktu pengurusan yang berbeda-beda. Misalnya untuk pengurusan IMB jangka waktu penyelesaiannya 14 hari, sedangkan untuk mengurus SIUP hanya dibutuhkan 7 (tujuh) hari. Jangka waktu penyelesaian tersebut sudah ditentukan dalam standar pelayanan publik KP2T Kabupaten Bangkalan. Dari semua izin yang diajukan ke KP2T Kabupaten Bangkalan, 85% izin tidak memenuhi jangka waktu penyelesaian yang telah ditentukan. Keterlambatan tersebut disebabkan pemantauan proses permohonan izin masih menggunakan lembar check list persetujuan yang harus diverifikasi secara berurutan dari satu bagian ke bagian lain. Apabila salah satu bagian tidak

masuk atau sedang berada diluar kantor pemrosesan izin akan terhambat sehingga waktu penerbitan izin pun semakin lama. Tidak jarang pula berkas perizinan hilang ditengah proses pemrosesan izin. Selain itu karyawan, pimpinan dan pemohon izin tidak memiliki alat untuk memantau sampai mana tahapan pemrosesan izin sedang berjalan.

Untuk memecahkan masalah tersebut maka dibangunlah Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bangkalan. Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Perizinan

Online pada Kabupaten Bangkalan diharapkan dapat membantu KP2T dan

pemohon izin memantau perizinan dalam rangka memberikan pelayanan yang transparan, tepat waktu dan memudahkan masyarakat dalam pengurusan izin sehingga dapat merangsang keinginan investor baik dalam negeri maupun luar negeri untuk berinvestasi di Kabupaten Bangkalan sehingga dapat tercipta sebuah iklim investasi yang optimal.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dari tugas akhir ini adalah:

1. Bagaimana merancang bangun Sistem Informasi Administrasi Perizinan

Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

2. Bagaimana merancang bangun Sistem Informasi Administrasi Perizinan

Online yang dapat melakukan pemantauan terhadap proses perizinan pada

3. Bagaimana membuat laporan hasil Sistem Informasi Administrasi Perizinan

Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan yang

dibutuhkan oleh Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

1.3 Batasan Masalah

Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, ruang lingkup permasalahan hanya akan dibatasi pada:

1. Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan ini menghasilkan informasi antara lain informasi jumlah pengajuan tiap jenis izin, jumlah pengajuan izin per kecamatan, jumlah pengajuan izin per-desa/ kelurahan, jumlah izin yang terselesaikan dan belum terselesaikan, jumlah izin yang lebih cepat atau memenuhi batas waktu penyelesaian dan jumlah izin yang terlambat terbit.

2. Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online ini hanya membahas penerbitan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Izin Reklame, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), Tanda Daftar Gudang (TDG) dan Izin Gangguan (HO).

3. Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online ini tidak membahas masalah ketatausahaan yang ada di KP2T seperti administrasi kantor, penggajian dan kinerja karyawan.

4. Biaya yang dibahas dalam Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online hanya mencangkup biaya yang timbul selama mengurus izin di KP2T.

5. Keamanan sistem pada Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online hanya sebatas pengamanan user privileges.

6. Verifikasi dokumen fisik sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengguna. 7. Tidak memperhatikan gangguan pada aplikasi web yang dibuat semisal

gangguan pada protokol internet, akses yang terlalu lama.

8. Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada KP2T Kabupaten Bangkalan tidak menggunakan sistem pendukung keputusan.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan adalah sebagai berikut:

1. Merancang bangun Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

2. Merancang bangun Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online yang dapat melakukan pemantauan terhadap proses perizinan pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

3. Membuat laporan hasil Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan yang dibutuhkan oleh Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN

Bab Pendahuluan akan menguraikan latar belakang masalah, permasalahan yang ada pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, sedangkan inti dari permasalahan digambarkan

dalam perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari sistem informasi tersebut.

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas secara singkat teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan tugas akhir ini, meliputi: Sistem informasi, administrasi, sistem informasi administrasi, pemantauan,

online, web dan Pelayanan Perizinan Terpadu.

BAB III : ANALISIS DAN PERENCANAAN SISTEM

Bab ini membahas tentang analisis dan perancangan sistem, yaitu menganalisis masalah, sistem flow terkomputerisasi, Document Flow

Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel,

perancangan antar muka, dan perancangan Uji Coba. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini akan dibahas tentang cara penggunaan sistem yaitu merupakan hasil rancangan dengan menggunakan data yang dibutuhkan dan pengujian dari program yang telah dibuat. Pengujian akan dilakukan untuk memastikan apakah program yang dibuat sudah sesuai dengan yang dikehendaki.

BAB V : PENUTUP

Bab Penutup berisi tentang kesimpulan dari keseluruhan bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang bermanfaat untuk peningkatan

Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan di masa mendatang.

8

2.1 Sistem Informasi

Agar mampu melakukan analisis yang sesuai dengan konsep-konsep yang berkaitan dengan sistem informasi, perlu dijelaskan kembali beberapa definisi tentang sistem, informasi dan sistem informasi.

2.1.1 Pengertian Sistem

Definisi sistem itu berbeda-beda berdasarkan pengertian yang telah diterima oleh seseorang, dimana pendekatan pertama ditekankan pada elemen-elemen dalam sistem. Menurut Moscove dan Simkin, suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi sub sistem yang berusaha untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut Alexander, suatu sistem adalah suatu grup dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun non fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sistem.

Pada pendekatan kedua, lebih menekankan pada prosedur. Menurut Newschell, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dikembangkan sesuai dengan suatu skema yang berinteraksi untuk melaksanakan suatu kegiatan utama dalam bisnis.

Menurut Fitz Gerald dan Stalling, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto, 1999:2).

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya yaitu:

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut Supra Sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya. Dimana suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem yang dapat bersifat menguntungkan atau merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lainnya yang memungkinkan adanya sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem dengan sub sistem yang lainnya.

5. Masukkan Sistem (Input)

Masukkan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa masukkan perawatan (Maintenance Input) dan masukkan sinyal (Signal

Input).

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan dari sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolah Sistem (Process)

Pengolah sistem akan mengubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem (Objectives)

Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan.

2.1.3 Ciri-Ciri Sistem

Sistem mempunyai ciri-ciri diantaranya yaitu: a. Adanya tujuan yang jelas

b. Mempunyai struktur yang jelas

c. Terdiri dari satu kesatuan usaha dari bagian-bagian yang saling tergantung dan berinteraksi satu sama lain.

2.1.4 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil proses data-data yang beragam yang telah dibentuk sedemikian rupa sehingga sesuai dengan permintaan pengguna, tentunya telah mengalami proses yang telah tersusun dengan baik dan benar dengan kriteria

yang diinginkan. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang telah diolah dan bermanfaat bagi yang membutuhkannya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kumpulan angka maupun karakter yang mempunyai arti tertentu dan diambil dari realita atau kenyataan yang terjadipada suatu lokasi. Informasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.

1. Data yang telah diolah.

2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. 3. Menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.

4. Digunakan untuk mengambil keputusan a. Kualitas Informasi

Kualitas dari informasi (Quality of Information) sangat tergantung dari tiga hal, yaitu :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan sehingga hasil dari informasi dapat digunakan sebagai acuan bagi pengguna informasi untuk mengambil keputusan.

2. Relevan, berarti informasi tersebut harus bermanfaat bagi penggunanya karena relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Informasi tersebut juga harus tepat waktu, karena informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

3. Jelas, berarti informasi yang ada harus jelas sehingga tidak menimbulkan kebingungan dan kerancuan data bagi pengguna informasi yang ada.

b. Nilai Informasi

Nilai informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian didalam pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Masalahnya adalah berapa yang harus dibayar perusahaan untuk mendapatkan informasi tersebut. Apakah informasi yang didapat sepadan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya. Bila manfaat dari informasi tersebut sepadan atau lebih besar atau lebih efektif dari biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dikatakan informasi tersebut bernilai.

Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga tidak memungkinkan untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada sutu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak dalam suatu perusahaan (Jogiyanto, 1999:7).

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu cara yang sudah tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Sistem Informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,

memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kajadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan.

Tujuan dari sistem informasi adalah:

1. Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan. 2. Menyajikan informasi guna mendukung kegiatan operasi harian. 3. Menyajikan informasi yang berkenan dengan kepengurusan.

2.1.6 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya yang membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuannya. Komponen-komponen sistem informasi terdiri dari:

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi berupa

metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen- dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan kotak alat (toolbox) dalam sistem informasi dan digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Basis Data (Database)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali

Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi (Jogiyanto:1999:11).

2.2 Administrasi

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan; kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha (Kamus Besar Bahasa Indonesia,1996:8) Menurut Liang Gie menyebutkan bahwa administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (Ali Muhfiz,2004:12).

Dalam pembuatan Sistem Informasi Administrasi Perizinan online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, kegiatan administrasi

akan ditangani dalam sebuah sistem informasi. Kegiatan administrasi mulai dari permohonan izin, pemrosesan izin, verifikasi izin hingga penerbitan surat izin. Kegiatan administrasi berbasis informasi diharapkan akan mempermudah dan mempercepat pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan karena didukung dengan basis data mengenai data dan informasi perizinan.

2.3Sistem Informasi Administrasi

Sistem informasi administrasi adalah sistem informasi yang mendukung segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu dalam hal ini untuk mengatur integritas data dari tiap permohonan izin yang masuk pada KP2T kabupaten Bangkalan dengan cara memberikan suatu account kepada tiap-tiap pemohon untuk melakukan log in untuk memantau izin yang diajukan. Sistem informasi administrasi dianggap cukup baik apabila:

a. Menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna (Ivan, 1992).

b. Pelayanan informasi mudah untuk digunakan dan dimengerti (Fresno California State University, 2001).

c. Dirancang untuk dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan akan teknologi informasi (Fresno California State University, 2001).

d. Berupa sekumpulan self service tools untuk melayani kebutuhan administrasi dan informasi (Fresno California State University, 2001).

e. Merupakan sebuah sistem aplikasi terintegrasi untuk urusan administrasi dimana data hanya diinput sekali namun akurat dan konsisten bagi seluruh aplikasi dan unit bisnis (Fresno California State University, 2001).

f. Mendukung layanan web bagi pelayanan administrasi dan informasi (Fresno California State University, 2001).

g. Menerapkan layanan administrasi dan informasi yang interaktif berbasis internet (Fresno California State University, 2001).

2.4 Pemantauan

Beberapa pakar manajemen menjelaskan bahwa fungsi pemantauan mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, sebagian ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau pemantauan (Conor, 1974). Pada umumnya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (pemantauan).

Kegiatan pemantauan dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Pemantauan digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin. Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan pemantauan menjadi delapan macam, sebagai berikut.

1. Pemantauan yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.

2. Pemantauan yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan.

3. Pemantauan yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.

4. Pemantauan yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.

5. Pemantauan yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana. 6. Pemantauan yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan

dengan perencanaan program.

7. Pemantauan yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.

8. Pemantauan yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana. Pemantauan pada umumnya dilakukan baik pada waktu sebelum kegiatan pembinaan maupun bersamaan waktunya dengan penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau supervisi). Pemantauan, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program. Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan pemantauan dilakukan terhadap komponen-komponen program. Pemantauan selain berkaitan dengan pengawasan dan supervisi, mempunyai hubungan erat dengan penilaian program.

Pemantauan sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengikuti suatu program dan pelaksanaannya secara mantap, teratur dan terus-menerus dengan cara mendengar, melihat dan mengamati, serta mencatat keadaan serta perkembangan program tersebut. Dalam seri monograf 3, UNESCO Regional

Office for Education in Asia and the Pacific, dijelaskan bahwa pemantauan adalah

upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagai mana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program. Suherman (1988) menjelaskan bahwa pemantauan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, untuk mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantap dan teratur serta terus menerus.

Pengumpulan data atau informasi dalam pemantauan dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan yang sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran pemantauan adalah kelangsungan program dan komponen-komponen program yang mencakup input, proses, output dan outcome. Pihak yang melakukan pemantauan adalah pengelola program dan atau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan program. Hasil pemantauan digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program. Perbaikan program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan supervisi, bukan dalam kegiatan pemantauan.

Pemantauan selain berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan evaluasi program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara pemantauan dan evaluasi. Pertama, fokus pemantauan adalah pada program yang sedang dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana program. Sedangkan evaluasi sering dilakukan sejak perencanaan program. Kedua, pemantauan menitikberatkan pada aspek kuantitatif dalam pelaksanaan program yang dapat menjadi bahan untuk kegiatan evaluasi. Evaluasi dapat melengkapi hasil pemantauan dengan data

tambahan yang diperlukan sesuai dengan tujuan evaluasi yang mengarah pada aspek kualitatif. Pemantauan berhubungan dengan dimensi kuantitatif tentang efektivitas program seperti banyaknya output program, sedangkan evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif tentang efektivitas program seperti sejauh mana output sesuai dengan norma atau standar yang telah ditentukan. Ketiga, pemantauan mencakup usaha untuk mengidentifikasi faktor-faktor pendukung program, seperti faktor logistik, yang dapat membantu atau mempengaruhi penampilan program, sedangkan evaluasi mengarah pada upaya menyiapkan bahan masukan untuk pengambilan keputusan tentang ketepatan perbaikan peluasan atau pengembangan program. Keempat, kontribusi yang dapat dimanfaatkan dengan segera dari hasil pemantauan adalah untuk kepentingan pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih terkait dengan pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi program. Kelima, pemantauan dan evaluasi merupakan proses yang saling melengkapi antara satu dengan yang lainnya. Walaupun tekannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk meningkatkan efektivitas program.

Tujuan utama pemantauan adalah untuk menyajikan informasi tentang pelaksanaan program sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program. Informasi ini hendaknya dapat menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk:

a. Memeriksa kembali strategi pelaksanaan program sebagaimana sudah direncanakan setelah membandingkan dengan kenyataan dilapangan,

c. Mengetahui faktor-faktor pendukung dan penghambat penyelenggaraan program.

Sebagaimana halnya dengan supervisi, pemantauan dapat menggunakan pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan langsung dilakukan apabila pihak yang memonitor melakukan kegiatannya pada lokasi program yang sedang dilaksanakan. Teknik-teknik yang sering digunakan dalam pendekatan ini adalah wawancara dan observasi. Kedua teknik ini digunakan untuk memantau kegiatan, peristiwa, komponen, proses, hasil dan pengaruh program yang dilaksanakan.

Pendekatan tidak langsung digunakan apabila pihak yang memonitor tidak terjun langsung ke lapangan, namun dengan menelaah laporan berkala yang disampaikan oleh pada penyelenggara program, atau dengan mengirimkan kuesioner secara berkala kepada para penyelenggaranya atau pelaksana program. Langkah-langkah pokok untuk melakukan pemantauan adalah sebagai berikutt. a. Menyusun rancangan pemantauan, seperti untuk menghimpun data atau

informasi tentang pelaksanaan program yang hasilnya akan dibagikan dan diserahkan kepada pengelola untuk memperbaiki pelaksanaan program. b. Sasaran atau aspek-aspek yang akan dimonitor.

c. Faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan program. d. Pendekatan metode, teknik dan instrumen pemantauan. e. Waktu dan jadwal kegiatan pemantauan.

f. Biaya pemantauan.

Rancangan ini didiskusikan dengan pengelola dan penyelenggara program untuk memperoleh masukan bagi penyempurnaannya. Hasil penyempurnaan ini dapat disebut program pemantauan. Kedua, melaksanakan

kegiatan pemantauan dengan menggunakan pendekatan metode, teknik dan instrumen yang telah ditetapkan dalam langkah pertama. Ketiga, menyusun dan menyerahkan laporan pemantauan kepada pihak pengelola atau penyelenggara program untuk digunakan bagi perbaikan atau pengembangan program.

Pada Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan juga dilakukan pemantauan terhadap sistem yang berjalan. Pemantauan ini dilakukan untuk menilai apakah masukan yang digunakan sudah benar, apakah dan bagaimana kegiatan administrasi dilaksanakan, dan apakah keluaran dihasilkan tepat waktu dan sesuai rencana. Dalam sistem ini terdapat tiga user yang dapat melakukan pemantauan yaitu pemohon, kepala seksi dan kepala kantor. Pemohon dapat melakukan pemantauan izin yang diajukan. Kepala seksi dapat memantau perizinan yang masuk pada unitnya, mengontrol hasil survei dan juga mengontrol berkas-berkas yang masuk. Sedangkan kepala seksi dapat melakukan pemantauan terhadap setiap perizinan yang masuk ke Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

2.5 Online

Menurut Dictionary of Library and Informatiom Management, Peter Collin Publishing, online adalah hubungan ke komputer mainframe, biasanya oleh

remote terminal. Sedangkan menurut Merriam Webster online adalah tersambung

ke-, terhubung ke-, atau tersedia dalam sebuah sistem, terutama sistem komputer atau sistem telekomunikasi.

Online system yang dimaksud pada Sistem Informasi Administrasi

adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area itu sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala misalnya ratusan kilometer. Online system antara lain digunakan untuk melihat prosedur permohonan izin, mengajukan permohonan izin, pemantauan perizinan.

2.6 Website

Sebagai kumpulan halaman–halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara dan atau gabungan dari semuanya baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing–masing dihubungkan dengan jaringan–jaringan halaman atau hyperlink (Saputro,2007: 36).

Untuk membangun sebuah website yang lebih advance, kita juga diharuskan untuk menyediakan unsur penunjang lainnya. Diantara unsur-unsur

website itu adalah sebagai berikut.

a. Nama domain

Domain Name atau URL adalah alamat unik didunia internet yang digunakan untuk mengenali sebuah situs, atau dengan kata lain nama domain adalah alamat yang digunakan untuk menemukan sebuah website diinternet.

b. Web Hosting

Web Hosting adalah ruangan yang terdapat dalam hard disk tempat menyimpan berbagai data, file, gambar dan lainnya yang akan ditampilkan di website. Besarnya data yang bisa dimasukkan tergantung dari besarnya web hosting yang disewa/ dipunyai, semakin besar web hosting semakin besar pula data yang dapat dimasukkan dan ditampilkan dalam website.

c. Bahasa Pemerograman

Bahasa program Adalah bahasa yang digunakan untuk menerjemahkan setiap perintah dalam website yang pada saat diakses. Jenis bahasa program sangat menentukan statis, dinamis atau interaktifnya sebuah website. Semakin banyak ragam bahasa program yang digunakan maka akan terlihat website semakin dinamis, dan interaktif serta terlihat bagus. Beragam bahasa program saat ini telah hadir untuk mendukung kualitas website.

d. Desain website

Unsur website yang penting dan utama adalah desain. Desain website menentukan kualitas dan keindahan sebuah website. Desain sangat berpengaruh kepada penilaian pengunjung akan bagus tidaknya sebuah website. Serta mempengaruhi dengan kenyamanan konsumen atau pembaca.

e. Publikasi website.

Keberadaan seakan kekurangan makna dan nilai kegunaannya jika dibangun tanpa dikunjungi atau dikenal oleh masyarakat atau pengunjung internet. Karena efektif tidaknya situs sangat tergantung dari besarnya pengunjung dan komentar yang masuk. Untuk mengenalkan situs kepada masyarakat memerlukan apa yang disebut publikasi atau promosi tadi.

2.7 Pelayanan Perizinan Terpadu

Pelayanan Perizinan Terpadu (P2T) merupakan suatu sistem pelayanan perizinan yang teritegrasi, sebagai jawaban dan jalan keluar atas permasalahan pelayanan publik saat ini.

Dasar pembentukan Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu:

1. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 5 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Perizinan Terpadu ( P2T).

2. Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor : 188/9/Kpts/013/2010 tentang Pelimpahan Penyelenggaraan Pelayanan Perizinan Terpadu Provinsi Jawa Timur.

Pelayanan Perizinan Terpadu (KP2T) ini adalah kegiatan penyelenggaraan perizinan dan non perizinan, yang proses pengelolaannya (mulai dari tahap permohonan sampai ke tahap penerbitan dokumen) dilakukan secara terpadu dalam satu tempat. Dengan konsep ini, dalam mengurus perizinan, pemohon cukup hanya datang ke satu tempat dan hanya bertemu dengan petugas front office saja sehingga dapat meminimalisasi interaksi antara pemohon dengan petugas perizinan dan menghindari pungutan-pungutan tidak resmi. Konsep P2T ini merupakan pengembangan salah satu bentuk palayanan sebagaimana diatur dalam Perpres No 27 Tahun 2009 sebagai implementasi kebijakan-kebijakan pemerintah yang terkait dengan peningkatan pelayanan.

Gambar 2.1 _{Struktur Organisasi Unit Pelaksanaan Teknis Pelayanan Perizinan} Terpadu Kabupaten Bangkalan

Pembentukan P2T pada dasarnya ditujukan untuk menyederhanakan birokrasi penyelenggaraan perizinan dalam bentuk :

a. Pemangkasan tahapan dan prosedur, baik prosedur lintas instansi maupun didalam instansi yang bersangkutan.

b. Pemangkasan biaya.

c. Pengurangan jumlah persyaratan.

d. Pengurangan jumlah paraf dan tanda tangan yang diperlukan. e. Pengurangan waktu rata – rata pemrosesan perizinan.

2.7.1 Jenis Izin

BerKantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan melayani pembuatan 13 jenis perizinan dengan alur proses pembuatan surat izin yang sama. 13 Jenis perizinan yang dilayani pada KP2T kabupaten Bangkalan dapat dilihat pada tabel 2.1 (Standart Pelayanan Publik, 2011:7)

Tabel 2.1 Jenis Perizinan Pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan

No. Bidang Perizinan Jenis Izin

1. Fisik dan Pembangunan Izin mendirikan Bangunan (IMB) Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK) Izin Pertambangan (SIPA, SIP, SIPD, SIPPAT)

Persetujuan Prinsip Izin Lokasi

Izin Penggilingan Padi dan Penyongsongan Beras

2. Sosial dan Ekonomi Izin Gangguan (HO)

Surat Izin Tempat Usaha (SITU) Izin Reklame

Tanda Daftar Industri (TDI)

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Tanda Daftar Perusahaan (TDP) Tanda Daftar Gudang (TDG)

Pada tugas akhir ini, penulis hanya membahas 5 jenis izin yaitu izin mendirikan bangunan, izin gangguan, izin reklame, surat izin usaha perdangan dan tanda daftar gudang. Detail standart pelayanan publik tiap izin yang dibahas pada tugas akhir ini dapat dilihat pada lampiran 1.

2.7.2 Retribusi Izin

Retribusi adalah biaya yang harus dibayarkan oleh pemohon izin untuk membuat surat izin. Untuk TDG, SIUP dan Izin Reklame pemohon tidak dikenakan biaya retribusi, sedangkan untuk izin Gangguan (HO) dan IMB pemohon diwajibkan membayar retribusi. Berikut ini adalah rincian biaya retribusi berdasarkan peraturan daerah Kabupaten Bangkalan Nomor 11 Tahun 2010 tentang Retribusi Perizinan Tertentu.

1. Ijin Mendirikan Bangunan (IMB)

a. Retribusi pembangunan gedung baru

Retribusi = L X It x 1.00 x Hsbg

Keterangan :

L : Luas lantai bangunan gedung (luas bangunan utama ditambah luas bangunan tambahan jika ada).

It : Indeks Terintegrasi dapat dilihat pada Lampiran 2.

Hsbg : Harga satuan retribusi bangunan gedung, yaitu 5000 rupiah. b. Retribusi rehabilitasi/ renovasi bangunan gedung

Keterangan :

L : Luas lantai bangunan gedung (luas bangunan utama + luas bangunan tambahan jika ada).

It : Indeks Terintegrasi dapat dilihat pada Lampiran 2.

Tk : Tingkat kerusakan. 0.45 untuk tingkat kerusakan sedang dan 0.60 untuk tingkat kerusakan berat.

Hsbg : Harga satuan retribusi bangunan gedung, yaitu Rp. 5000-, 2. Izin Gangguan (HO)

RIG = TL X IL x IG x LRTU

Keterangan:

TL = Tarif Lingkungan yaitu besarnya lingkungan per meter persegi dari luas ruang usaha yang meliputi bangunan tertutup maupun terbuka sesuai dengan kondisi lingkungan. Dibawah ini adalah Tabel Tarif Lingkungan yang digunakan.

Tabel 2.2 Tarif Lingkungan

Jenis Luas Tarif

Industri <250 m2 530/m2

251-500 m2 385/m2 501m2 < 700/m2 Pergudangan <250 m2 500/m2 251-500 m2 560/m2 501m2 < 675/m2

Pertokoan <250 m2 450/m2

251-500 m2 500/m2 501m2 < 585/m2 Permukiman/sosial <250 m2 390/m2 251-500 m2 450/m2 501m2 < 525/m2

Lain-lain <250 m2 600/m2

251-500 m2 637,50/m2 501m2 < 6,75/m2

IL = Indeks lokasi adalah angka indeks berdasarkan klasifikasi jalan dengan parameter. Indeks lokasi untuk lokasi yang terletak dijalan utama dan jalan standart adalah 3 dan 4 untuk lokasi yang terletak dijalan lingkungan.

IG = Indeks Gangguan adalah angka Indeks besar Kecilnya gangguan yang ditimbulkan dapat dilihat pada Lampiran 3.

LRTU = Luas ruang tmpat usaha, jumlah luas ruang setiap lantai dan luas ruang terbuka yang digunakan sebagai tempat usaha.

Hasil dari perhitungan RIG kemudian ditambah 30.000 rupiah untuk biaya penggantian pembuatan plat nomer izin.

3 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab analisis dan perancangan membahas tentang perencanaan sistem yang meliputi analisis permasalahan, perancangan diagram alir yang menunjukkan alur jalan dari sistem, perancangan arsitektur yang menunjukkan hubungan antar elemen, dan perancangan sistem. Perancangan Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan terdiri dari perancangan system flow, data flow diagram, entity relationship

diagram yang terdiri dari conceptual data model, dan physical data model. Dalam

bab ini juga dilengkapi dengan struktur tabel, perancangan interface serta perancangan uji coba pada Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

3.1 Analisa Permasalahan

Untuk lebih mendalami permasalahan dilakukan survey dan observasi untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya dan melakukan identifikasi masalah-masalah yang timbul serta meminta penjelasan detail dari kinerja keseluruhan sistem untuk menangani keluhan dari pengguna sistem, melakukan wawancara terhadap narasumber terpercaya dari Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan mengenai sistem yang diinginkan berkaitan dengan Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online yang akan dibangun.

Prosedur pembuatan surat izin yang saat ini dilakukan secara manual pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan berdasarkan buku pedoman Standart Pelayanan Publik tahun 2011 dapat dilihat pada Gambar 3.1.

PEMOHON CUSTOMER

SERVICE

STAFF PELAKSANA/

OPERATOR

KEPALA SEKSI

KEPALA KANTOR

PENIMBANG SKPD BUPATI

Gambar 3.1 Alur Pembuatan Surat izin pada KP2T Kabupaten Bangkalan Berikut ini adalah rincian prosedur pembuatan surat izin Pelayanan KP2T Kabupaten Bangkalan:

1. Pemohon mengajukan permohonan kepada Bupati melalui Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

2. Petugas (customer service dan kepala seksi yang membidangi) melakukan penelitian kelengkapan administrasi.

3. Staff pelaksana dan SKPD terkait melakukan survei lapangan.

4. SKPD akan memberi pertimbangan/ rekomendasi tentang diterima atau ditolaknya permohonan izin.

5. Menetapkan retribusi izin apabila diterima. 6. Penerbitan izin mendirikan bangunan.

7. Pemohon membayar retrebusi izin yang telah ditetapkan kepada kasir. 8. Penyerahan surat izin oleh petugas kepada pemohon.

Dari hasil wawancara terhadap narasumber, ditemukan masalah sebagai berikut.

a. Untuk membuat surat izin pemohon harus datang ke KP2T untuk mengambil formulir di customer service, mengisi formulir dan melengkapi berkas persyaratan di rumah kemudian mengembalikannya lagi ke customer service di Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan.

b. Pemantauan proses permohonan izin masih menggunakan lembar check list persetujuan yang harus diverifikasi secara berurutan dari satu bagian ke bagian lain. Apabila salah satu bagian tidak masuk atau sedang berada diluar kantor pemrosesan izin akan terhambat sehingga waktu penerbitan izin pun semakin lama.

c. Dalam proses penerbitan surat izin, 85% izin yang diterbitkan tidak memenuhi jangka waktu penyelesaian yang telah ditentukan. Setiap pengurusan izin memiliki jangka waktu pengurusan yang berbeda-beda. Misalnya untuk pengurusan IMB jangka waktu penyelesaiannya 14 hari, sedangkan untuk mengurus SIUP hanya dibutuhkan 7 (tujuh) hari. Jangka waktu penyelesaian tersebut sudah ditentukan dalam standar pelayanan publik KP2T Kabupaten Bangkalan.

d. Berkas perizinan sering hilang ditengah pemrosesan izin akibat proses administrasi disebabkan berkas ikut disertakan bersama lembar check list. e. Karyawan, pimpinan dan pemohon izin tidak memiliki alat untuk memantau

tahapan pemrosesan izin sehingga karyawan, pimpinan dan pemohon tidak dapat mengetahui sampai tahap mana proses pengajuan izin sedang diproses.

Berdasarkan sejumlah masalah yang dialami Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan diatas, diketahui bahwa pimpinan dan karyawan tidak memiliki alat untuk memantau izin yang masuk. Pemantauan proses

permohonan izin masih menggunakan lembar check list persetujuan yang diverifikasi secara berurutan dari satu bagian ke bagian lain sehingga waktu penerbitan izin sering tidak tepat waktu.

Untuk memecahkan masalah tersebut maka dibangunlah Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bangkalan. Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Perizinan

Online pada Kabupaten Bangkalan diharapkan dapat membantu KP2T dan

pemohon izin memantau perizinan dalam rangka memberikan pelayanan yang transparan, tepat waktu dan memudahkan masyarakat dalam pengurusan izin sehingga dapat merangsang keinginan investor baik dalam negeri maupun luar negeri untuk berinvestasi di Kabupaten Bangkalan sehingga dapat tercipta sebuah iklim investasi yang optimal.

3.2 Rancangan Penelitian

Berdasarkan analisa permasalahan diatas maka dibangunlah Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bangkalan. Untuk lebih lengkapnya, deskripsi usulan sistem informasinya adalah sebagai berikut.

a. Sistem informasi dibuat berbasis web sehingga sehingga pemohon dapat mengajukan izin dari manapun dengan mengakses website perizinan KP2T Kabupaten Bangkalan.

b. Pemohon dapat memantau proses perizinan yang diajukan sehingga setiap izin diproses secara transparan.

c. Pelaku pemrosesan izin dapat memeriksa dan memberikan approval dari mana saja tanpa terikat ruang dengan mengakses sistem, terutama bagi kepala

seksi dan kepala kantor yang sering mendapatkan tugas perjalanan dinas luar sehingga pemrosesan izin tidak terhambat.

d. Adanya notifikasi kepada para pelaku pemrosesan izin yaitu staf pelaksana, kepala seksi, kepala kantor, SKPD terkait setiap ada permohonan izin baru yang harus mereka periksa.

e. Adanya kepastian waktu, biaya administrasi dan retribusi dalam penyelesaian izin sehingga mengurangi adanya pungli (pungutan liar) dan menciptakan pelayanan yang bersih dan bebas dari korupsi.

f. Dengan adanya sistem ini maka pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pembuat keputusan akan semakin mudah dengan informasi yang lebih komprehensif.

Berdasarkan usulan sistem diatas, berikut adalah model pengembangan yang digambarkan pada Gambar 3.2.

Pemohon Izin website

SI Administrasi Perizinan Online pada KP2T Kabupaten Bangkalan Internet

Kepala Kantor

Customer Service Kepala Seksi

website

SKPD

website

website

Staf Pelaksana Internet

SKPD

website

SKPD

website

Gambar 3.2 Model Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada KP2T Kabupaten Bangkalan

Dalam implementasinya, sistem akan di-install pada Web server sehingga dapat diakses oleh pemohon dan para pemroses izin. Sistem akan terhubung oleh

satu sumber basis data yang diakses secara online melalui internet, sehingga pemohon dan pemroses izin dapat memantau dan memproses izin dengan lebih cepat.

Blok diagram dari Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan terpadu Kabupaten Bangkalan dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Formulir dan berkas persyaratan izin

Laporan evaluasi Izin Proses

Pemantauan Perizinan

Surat Izin Proses

Administrasi Perizinan

INPUT PROSES OUTPUT

Gambar 3.3 Blok Diagram Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bangkalan

Pada Blok Diagram Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online di Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bangkalan terdapat dua proses yaitu proses administrasi perizinan dan pemantauan perizinan.

Proses administrasi perizinan memerlukan input berupa formulir yang berisi data pemohon izin dan berkas persyaratan izin. Proses ini nantinya akan menghasilkan output berupa surat izin. Formulir permohonan dan hasil output surat izin dibuat sesuai dengan format yang diberikan oleh KP2T Kabupaten Bangkalan.

Sistem akan menerima inputan data permohonan sesuai jenis surat izin yang diajukan pemohon. Setiap jenis izin memiliki field data dan persyaratan yang berbeda-beda. Format form permohonan izin didesain menyesuaikan formulir

yang digunakan di KP2T Kabupaten Bangkalan saat ini. Data yang telah di input-kan pada form permohonan izin baru bisa disimpan sementara. Apabila pemohon sudah mengisi semua field form permohonan izin, pemohon harus melakukan

approval pengajuan izin. Berikut ini adalah detail proses yang terdapat pada

proses administrasi perizinan.

1. Mengisi form permohonan izin oleh user pemohon dengan detail proses yaitu:

a. Menerima input data permohonan izin.

b. Validasi data permohonan izin menyesuaikan dengan format dan syarat masing-masing izin.

c. Validasi approval permohonan izin.

2. Approval kelengkapan berkas oleh customer service dengan detail proses

yaitu:

a. Menampilkan notifikasi izin yang harus di approval kelengkapan.

b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval kelengkapan dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Menampilkan daftar izin yang harus di approval kelengkapan berdasarkan jenis izin tertentu, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 (dua) hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

d. Validasi data permohonan izin yang harus di approve kelengkapan. e. Menerima input hasil approval kelengkapan data.

g. Mengirimkan e-mail pemberitahuan untuk melakukan pemeriksaan berkas asli kepada pemohon. pengecekan berkas asli dilakukan 1 (satu) hari setelah approval kelengkapan izin.

3. Pemberitahuan untuk melakukan pemeriksaan berkas asli kepada pemohon dengan detail proses yaitu:

a. Menampilkan notifikasi pemberitahuan pra permohonan untuk melakukan pengecekan berkas asli.

b. Menampilkan daftar pemberitahuan pra permohonan dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Menampilkan pemberitahuan pra permohonan berdasarkan jenis izin tertentu, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal.

d. Menampilkan hasil validasi data pemberitahuan pra permohonan. e. Mencetak surat pemberitahuan pra permohonan.

4. Approval berkas asli oleh Staff pelaksana dengan detail proses yaitu:

a. Menampilkan notifikasi izin yang harus di approval berkas asli.

b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval berkas asli berdasarkan jenis izin yang ditangani, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

c. Validasi data permohonan izin yang harus di approve berkas asli. d. Menerima input approval berkas asli oleh staff pelaksana izin terkait. e. Menyimpan data hasil approval berkas asli.

5. Approval undangan survey lokasi oleh kepala seksi dengan detail proses

a. Menampilkan notifikasi izin yang harus di approval undangan survey. b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval undangan survey

dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Menampilkan daftar izin yang harus di approval undangan survey berdasarkan jenis izin tertentu, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

d. Validasi data permohonan izin yang harus di approve undangan survey. e. Menerima inputan hasil approval undangan survey oleh staff pelaksana. f. Menyimpan data hasil approval undangan survey.

g. Mengirimkan e-mail pemberitahuan untuk melakukan survey lapangan kepada dinas terkait dan pemohon. survey lapangan dilakukan dilakukan 1 (satu) hari setelah approval undangan survey.

6. Approval hasil survey oleh SKPD terkait dengan detail proses yaitu:

a. Menampilkan notifikasi izin yang harus di approval hasil survey.

b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval hasil survey berdasarkan jenis izin yang ditangani, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

c. Validasi data permohonan izin yang harus di approve hasil survey. d. Menerima inputan data approval hasil survey dari SKPD izin terkait. e. Menyimpan data hasil approval hasil survey.

7. Approval penerbitan surat izin oleh kepala kantor dengan detail proses yaitu:

b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval penerbitan surat izin dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Menampilkan daftar izin yang harus di approval penerbitan surat izin berdasarkan jenis izin tertentu, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

d. Validasi data permohonan izin yang harus di approve penerbitan surat izin.

e. Menerima inputan hasil approval undangan surve penerbitan surat izin oleh kepala kantor.

f. Menyimpan data hasil approval penerbitan surat izin.

8. Approval pencetakan surat izin oleh kepala seksi dengan detail proses yaitu:

a. Menampilkan notifikasi izin yang harus di approval pencetakan surat izin.

b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval pencetakan surat izin dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Menampilkan daftar izin yang harus di approval pencetakan surat izin berdasarkan jenis izin tertentu, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

d. Validasi data permohonan izin yang harus di approve pencetakan surat izin.

e. Velidasi data surat izin yang akan dicetak.

g. Menyimpan data hasil approval pencetakan surat izin.

9. Approval penandatanganan surat izin oleh kepala kantor dengan detail proses

yaitu:

a. Menampilkan notifikasi izin yang harus di approval penandatanganan surat izin.

b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval penandatanganan surat izin dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Menampilkan daftar izin yang harus di approval penandatanganan surat izin berdasarkan jenis izin tertentu, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

d. Validasi data permohonan izin yang harus di approve penandatanganan surat izin.

e. Menggenerate nomer surat izin bedasarkan format masing-masing izin. f. Menerima inputan hasil approval penandatanganan surat izin oleh kepala

Kantor.

g. Menyimpan data hasil approval penandatanganan surat izin.

10. Approval surat bisa diambil oleh customer service dengan detail proses

yaitu:

a. Menampilkan notifikasi izin yang harus di approval surat izin bisa diambil.

b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval surat izin bisa diambil dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Menampilkan daftar izin yang harus di approval surat izin bisa diambil berdasarkan jenis izin tertentu, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

d. Validasi data permohonan izin yang harus di approve surat izin bisa diambil.

e. Menerima inputan hasil approval surat izin bisa diambil. f. Menghitung retribusi izin (pada izin HO dan IMB). g. Menyimpan data hasil approval surat izin bisa diambil.

h. Mengirimkan notifikasi pada user pemohon bahwa user surat izin bisa diambil pada waktu yang telah ditentukan yaitu 1 (satu) hari setelah

approval surat izin bisa diambil, dengan biaya retribusi yang telah di

tentukan.

11. Pemberitahuan surat bisa diambil kepada pemohon dengan detail proses yaitu:

a. Menampilkan notifikasi surat izin yang bisa diambil.

b. Menampilkan daftar izin yang surat izin bisa yang diambil dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Validasi data permohonan izin yang bisa diambil.

d. Menampilkan detail data pemberitahuan permohonan izin yang bisa diambil (termasuk waktu pengambilan dan retribusi yang harus dibayarkan).

12. Approval pengambilan surat izin oleh customer service dengan detail proses

yaitu:

a. Menampilkan notifikasi izin yang harus di approval pengambilan surat izin.

b. Menampilkan daftar izin yang harus di approval pengambilan surat izin dikelompokkan berdasarkan jenis izin.

c. Menampilkan daftar izin yang harus di approval pengambilan surat izin berdasarkan jenis izin tertentu, diurutkan berdasarkan tanggal masuk awal. Apabila data 2 hari belum diproses maka font notifikasi izin akan berwarna merah.

d. Validasi data permohonan izin yang harus di approval pengambilan surat izin.

e. Mencetak bukti surat izin sudah diambil.

f. Menerima inputan hasil approval pengambilan surat izin. g. Menyimpan data hasil approval pengambilan surat izin.

Selain Proses Administrasi Perizinan, Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan juga dapat melakukan pemantauan terhadap sistem yang berjalan. Pemantauan ini dilakukan untuk menilai apakah masukan yang digunakan sudah benar, apakah dan bagaimana kegiatan administrasi dilaksanakan, dan apakah keluaran dihasilkan tepat waktu dan sesuai rencana.

Dalam sistem ini terdapat tiga user yang dapat melakukan pemantauan yaitu pemohon, kepala seksi dan kepala kantor. Pemohon dapat melakukan pemantauan izin yang diajukan. Mengetahui sampai tahap mana izin yang

diajukan diproses melalui status izin. Kepala seksi dan kepala kantor dapat memantau perizinan, mengontrol hasil survei dan juga mengontrol berkas-berkas yang masuk.

Proses pemantauan perizinan akan menghasilkan output berupa laporan evaluasi perizinan memberikan informasi antara lain:

1. Informasi semua izin yang masuk yang dikelompokkan berdasarkan jenis izin berdasarkan kurun waktu tertentu.

2. Informasi tiap jenis izin per kecamatan. 3. Informasi tiap jenis izin per desa/ kelurahan.

4. Informasi perbandingan izin yang tepat waktu dan mengalami keterlambatan berdasarkan kurun waktu tertentu.

5. Informasi perbandingan izin yang masuk dan terselesaikan berdasarkan jenis izin dan periode tahun.

3.3 Perancangan Sistem

Dalam merancang Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online pada Kantor Perizinan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bangkalan, ada beberapa tahap yang akan dilakukan, yaitu merancang sistem Flow, data Flow diagram (DFD),

entity relational diagram (ERD), struktur database, dan mendesain input/output.

3.3.1 System Flow

Sistem informasi memiliki alur antara data, proses dan laporan yang digambarkan dalam bentuk sistem flow.

b. System Flow Registrasi Pemohon

Untuk megajukan izin ke Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, pemohon harus melakukan registrasi terlebih dahulu. Sistem Flow Registrasi Pemohon dapat dilihat pada Gambar 3.4

System Flow Registrasi User Pemohon

Admin Pemohon

Start Data Pemohon Registrasi

User

Aktifasi User Pemohon

Data Registrasi

User

Verifikasi User?

Ya Status user

belum Terverifikasi

Tidak

End User

User

Gambar 3.4 sistem Flow Registrasi Pemohon

System flow registrasi pemohon dimulai dari pemohon menginputkan data

diri dan mengunggah file identitas pada Form registrasi. Kemudian Admin akan memeriksa data registrasi pemohon untuk memutuskan apakah user berhak diberi hak akses sebagai pemohon izin.

c. System Flow Pengajuan Izin

System flow pengajuan izin diawali pemohon menginputkan data

permohonan. Data permohonan yang sudah di-inputkan masih bisa di-edit dan disimpan lagi. Selanjutnya pemohon melakukan approval pengajuan data

permohonan yang sudah siap untuk diajukan ke KP2T kabupaten Bangkalan. Kemudian data permohonan yang sudah di-approve pengajuan oleh pemohon dicek kelengkapannya oleh customer service. Apabila data tidak lengkap customer

service akan menolak berkas dan proses berakhir dengan pemberitahuan kepada

pemohon bahwa berkas ditolak. Apabila data lengkap, data akan disimpan ke

database izin, sistem akan mengirim e-mail kepada pemohon untuk membawa

berkas asli ke kantor KP2T untuk proses approval berkas asli. Apabila data tidak sesuai dengan berkas asli yang dibawa staf pelaksana akan menolak berkas dan proses berakhir dengan pemberitahuan ke pemohon bahwa berkas ditolak. Apabila berkas lengkap dan sesuai dengan berkas asli proses selanjutnya adalah approval perintah survey.

Data permohonan akan diperiksa kembali oleh kepala seksi, apabila ada data yang tidak sesuai kepala seksi berhak menolak berkas dan proses berakhir dengan pemberitahuan ke pemohon bahwa berkas ditolak. Apabila approval disetujui data akan disimpan ke database izin, sistem mengirim e-mail perintah survey ke SKPD/ Tim Teknis Dinas terkait untuk melakukan survey lapangan. Kemudian SKPD melakukan survey lapangan, memeriksa apakah data permohonan sesuai dengan kondisi lapangan dan memberikan valiasi hasil survey lapangan. Apabila data permohonan tidak sesuai dengan kondisi lapangan, SKPD berhak menolak berkas dan proses berakhir dengan pemberitahuan kepada pemohon bahwa berkas ditolak. Apabila approval disetujui kemudian dilakukan proses approval penerbitan surat izin oleh kepala kantor. Data hasil survey akan diperiksa kembali oleh kepala kantor, apabila ada data yang tidak sesuai kepala kantor berhak menolak berkas dan proses berakhir dengan pemberitahuan kepada

pemohon bahwa berkas ditolak. Apabila approval disetujui data disimpan ke

database izin untuk kemudian dilanjutkan ke proses berikutnya yaitu approval

cetak surat izin.

Approval cetak surat izin dilakukan oleh kepala seksi. Data permohonan

akan diperiksa kembali oleh kepala seksi, surat izin dicetak dan kemudian dilanjutkan ke proses berikutnya yaitu approval penandatanganan surat izin. Data permohonan dan surat izin yang telah dicetak akan diperiksa kembali oleh kepala kantor diberikan kepada Bupati untuk ditandatanganai, Apabila approval disetujui surat izin ditandatangani oleh bupati. Surat izin yang telah ditandatangani kemudian diberikan ke customer service. Setelah menerima surat izin yang telah ditandatangani customer service melakukan approval surat bisa diambil, dan menghitung retribusi izin (bila ada). Sistem otomatis mengirim e-mail pemberitahuan bahwa surat izin bisa diambil yang berisi kode pengambilan, waktu pengambilan dan jumlah retribusi yang harus dibayarkan (bila ada.) Kemudian pemohon akan mengambil surat izin. Kemudian customer service akan melakukan approval pengambilan surat izin dan memberikan surat izin kepada pemohon. Sistem Flow Pengajuan izin dapat dilihat pada Gambar 3.5

Tabel 4.24 Tabel rangkuman hasil kuesioner

No. Kriteria Range Nilai

Total 1 Tampilan Halaman Utama Log in dan Log out 78,8 %

2 Halaman Menu Awal 84%

3 Tampilan Form Registrasi 81 %

4 Tampilan Form Master 81%

5 Tampilah Form Permohonan Izin 85,43 %

6 Tampilan Proses Approval Permohonan izin 85,5 %

7 Tampilan Cetak Surat Izin 82%

8 Tampilan Peringatan pada Halaman Utama dan Email 83% 9 Tampilan Laporan dan Grafik Perizinan 83.50%

Rata-rata range nilai 82,64 %

Analisis untuk hasil tersebut adalah sebagai berikut. a. Range Nilai:

Angka 0% – 20% = Sangat buruk Angka 21% – 40% = Buruk Angka 41% – 60% = Cukup Angka 61% – 80% = Baik

Angka 81% – 100% = Sangat baik b. Keterangan Hasil Analisis

1. Tampilan Halaman Utama Log in dan Log out

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai halaman utama log in dan log out adalah 78,8 % hasil nilai baik

2. Halaman Menu Awal

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai halaman menu awal adalah 84 % hasil nilai sangat baik

3. Tampilan Form Registrasi

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai form registrasi adalah 81 % hasil nilai sangat baik

4. Tampilan Form Master

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai form master adalah 81 % hasil nilai sangat baik

5. Tampilah Form Permohonan Izin

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai form permohonan izin adalah 85,43 % hasil nilai sangat baik 6. Tampilan Proses Approval Permohonan izin

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai halaman proses aapproval permohonan izin adalah 85,5 % Hasil nilai sangat baik.

7. Tampilan Cetak Surat Izin

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai halaman cetak surat izin adalah 82 % hasil nilai sangat baik

8. Tampilan Peringatan pada Halaman Utama dan Email

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai tampilan peringatan pada halaman utama dan e-mail adalah 83 % hasil nilai sangat baik

9. Tampilan Laporan dan Grafik Perizinan

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada pegawai Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan, maka hasil rata-rata nilai halaman laporan dan grafik perizinan adalah 83,5 %  hasil nilai sangat baik

Berdasarkan hasil 9 (sembilan) kriteria yang telah ditentukan telah didapatkan nilai rata-rata untuk penilaian hasil angket yaitu 82,64 % dan menurut range nilai yang telah ditentukan 82,64 % menghasilkan nilai sangat baik.

228 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari Sistem Informasi Administrasi Perizinan Onlie pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan ini adalah sebagai berikut

1. Sistem Informasi Administrasi Perizinan Onlie dapat membantu KP2T menangani proses administrasi perizinan pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten. Berdasarkan hasil uji coba angket yang melalui implementasi sistem didapatkan nilai 82,64 % dengan predikat sangat baik, dengan skala 1-100%.

2. Sistem Informasi Administrasi Perizinan Online dapat melakukan pemantauan terhadap proses perizinan pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan berdasarkan hasil uji coba sistem yang dilakukan sehingga dapat memberikan pelayanan yang transparan, tepat waktu dan memudahkan masyarakat dalam pengurusan izin.

3. Sistem Informasi Administrasi Perizinan Onlie pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan berdasarkan hasil uji coba angket tentang laporan dan grafik perizinan didapatkan nilai 83,50% dengan predikat sangat baik dengan skala 1-100%.

5.2 Saran

Saran untuk pengembangan dari Sistem Informasi Administrasi Perizinan Onlie pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan ini adalah sebagai berikut

1. Program dikembangkan lagi dengan menambahkan jenis izin lain. 2. Menambahkan fitur perhitungan retribusi izin.

3. Menambahkan fitur notifikasi approval berkas asli, pemberitahuan survey lapangan dan pengambilan berkas izin via SMS.

230

Anonim, 2011, Keputusan Kepala Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Bangkalan No. 01 tahun 2011 tentang Standar Pelayanan Publik Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Bangkalan. Bangkalan Anonim, 2011, Keputusan Kepala Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu

Kabupaten Bangkalan No. 02 tahun 2011 tentang Standar Prosedur Tetap Pelaksanaan Tugas dan Aparatur pada Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Bangkalan. Bangkalan

Agung, Gregorius, 2000, ASP Programming, MITSAQ, Yogyakarta.

Badan Penanaman Modal, 2010, Kajian Akademik Unit Pelaksana Teknis Badan Penanaman Modal Kabupaten Bangkalan, Unit Kerja : Pelayanan Perizinan Terpadu (KP2T)

Dewanto, I. J. 2006. Web Desain Metode Aplikasi dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Fitzgerald Jerry, Ardra FFitzgerald dan Warren PStallings, Jr, 1981, Fundamentals of Systems Analysis. Second Edition.New York : John Willey and Sons, Inc.

Jogyianto.HM,1999,Pengenalan Komputer : Pendekatan Terstruktur,Cetakan Ketiga, Edisi Kedua.Yogyakarta : Andi Offset

Osborne, D dan Plastrik,P., 2000, Memangkas Birokrasi, Jakarta: PPM.

Rickyanto, Isak, 2002, Desain Web dengan Dreamweaver MX, Elex Media Komputindo, Jakarta

Setiawan, Sandi, 1991, Simulasi: Teknik Pemrograman dan Metode Analisis, Andi Offset, Yogyakarta

Waljianto, 2000,Basis Data Teori dan Pemodelan Data, Edisi Pertama,Cetakan Pertama. Yogyakarta