PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi dan Inventory Pada PT. Toyota Astra Motor.

ADMINISTRASI DAN INVENTORY PADA

PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: DONY GILANG RAMADHAN

NIM

: 05.39010.0005

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

vi

PT. Toyota-Astra Motor yang didirikan pada tahun 1971 merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk (saham 51%) dengan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Selama 30 tahun, PT. Toyota-Astra Motor telah memainkan peranan penting dalam pengembangan industri otomotif di Indonesia serta membuka lapangan pekerjaan termasuk dalam industri pendukungnya. Saat ini, PT. Toyota Astra Motor telah memiliki pabrik produksi seperti Stamping, Casting, Engine dan Assembly di area industri Sunter, Jakarta.

Dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat dapat mempermudah memecahkan permasalahan dalam hal efisiensi kerja dan peningkatan pelayanan kepada pelanggan. Oleh sebab itu, untuk memecahkan masalah dalam peningkatan pelayanan pelanggan tersebut maka dibuatlah suatu sistem informasi administrasi dan inventory yang dapat mencatat data pelanggan dan menghasilkan laporan yang lebih akurat. Setiap data disimpan kedalam

database yang dapat menampung jumlah transaksi yang besar dan menjaga

keamanan data. Dengan adanya sistem informasi administrasi pelanggan ini diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam penanganan gangguan dan lebih meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Kata Kunci: Administrasi, Inventory, dan Sistem Informasi Administrasi dan Inventory.

ix

Halaman ABSTRAKSI ………..

KATA PENGANTAR ……….... DAFTAR ISI ………... DAFTAR TABEL ………... DAFTAR GAMBAR ……….. DAFTAR LAMPIRAN ………... BAB I PENDAHULUAN ...

1.1 Latar Belakang Masalah ……….. 1.2 Perumusan Masalah ……… 1.3 Pembatasan Masalah ………... 1.4 Tujuan ………. 1.5 Manfaat ………... 1.6 Sistematika Penulisan ………. BAB II HASIL SURVEY ... 2.1 Gambaran Umum PT. Toyota Astra Motor... 2.2 Struktur Organisasi .……… 2.3 Deskripsi Tugas ... 2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 2.4.1 Aliran dokumen ... 2.4.2 Hasil Analisis Aliran Dokumen yang Sedang

Berjalan ... 2.5 Dokumen Input/Output ...

vi vii ix xii xiii xvii 1 1 2 2 4 4 6 8 8 9 10 11 12 12 17

x

3.1 Sistem ...

3.2 Sistem Informasi ……….………

3.3 Teknologi Informasi ………

3.4 Persediaan... ... 3.5 Sistem informasi administrasi dan inventory... 3.6 Bagan Alir Dokumen ... 3.7 Data Flow Diagram ... 3.8 Entity Relationship Diagram ... 3.9 Database Management System ………... BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 4.1 Analisis Sistem ... 4.2 Desain Sistem ...

4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi Layanan Mobil Pelanggan... 4.2.2 Dokumen Flow Komputerisasi Penjualan Mobil...

4.2.3 Dokumen Flow Komputerisasi Pelunasan Piutang.... 4.2.4 Diagram Berjenjang………... 4.2.5 Data Flow Diagram... 4.2.6 Entity Relationship Diagram ... 4.2.7 Struktur File ... 4.2.8 Desain Input/Output ... BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 5.1 Sistem yang Digunakan ...

22 28 30 32 34 34 35 36 37 38 38 39 39 41 43 45 59 61 70 88 88 88

xi

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... BAB VI PENUTUP ... 6.1 Kesimpulan ... 6.2 Saran ... DAFTAR PUSTAKA ... LAMPIRAN ...

92 121 121 121 122 123

xii

Halaman Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Dokumen …………...…………... Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram ... Tabel 3.3 Simbol Entity Relationship Diagr.m ... Tabel 4.1 Struktur Tabel Login ... Tabel 4.2 Struktur Tabel Pelanggan ... Tabel 4.3 Struktur Tabel Pegawai... Tabel 4.4 Struktur Tabel Suku Cadang... Tabel 4.5 Struktur Tabel Jasa ... Tabel 4.6 Struktur Tabel Ketentuan Kredit... Tabel 4.7 Struktur Tabel Mobil... Tabel 4.8 Struktur Tabel Harga ... Tabel 4.9 Struktur Tabel Indent ... Tabel 4.10 Struktur Tabel PKB... Tabel 4.11 Struktur Tabel SPK ... Tabel 4.12 Struktur Tabel Pembayaran Kredit... Tabel 4.13 Struktur Tabel Kwitansi Pembayaran Kredit... Tabel 4.14 Struktur Tabel BSTB ... Tabel 4.15 Struktur Tabel Faktur Jual... Tabel 4.16 Struktur Tabel Nota Jasa... Tabel 4.16 Struktur Tabel Nota Suku Cadang... Tabel 4.16 Struktur Tabel SIKK... Tabel 4.16 Struktur Tabel Kwitansi Layanan...

34 35 37 61 61 62 62 63 63 64 64 65 65 66 66 67 67 68 68 69 69 70

xiii

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Toyota Astra Motor……….. Gambar 2.2 Aliran Dokumen Baru Proses Proses Layanan Mobil

Pelanggan... Gambar 2.3 Dokumen Flow Proses Penjualan Mobil... Gambar 2.4 Dokumen Flow Proses Pelunasan Piutang... Gambar 2.5 Surat Pesanan Kendaraan... ... Gambar 2.6. Faktur Jual... ... Gambar 2.7 Bukti Serah Terima Kendaraan Baru... Gambar 2.6 Perintah Kerja Bengkel... ... Gambar 2.7 Nota Jasa... ... Gambar 2.8 Nota Barang... ... Gambar 4.1 Dokumen Flow KomputerisasiProses Layanan Mobil

Pelanggan... Gambar 4.2 Dokumen Flow KomputerisasiProses Penjualan Mobil …... Gambar 4.3 Dokumen Flow KomputerisasiProses Pelunasan Piutang …. Gambar 4.4 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi dan

Inventory pada PT.Toyota Astra Motor... Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi dan

Inventory pada PT.Toyota Astra Motor... Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi dan Inventory.. Gambar 4.8 DFD Level 1 Mengelola Data……. ... Gambar 4.9 DFD Level 1 Melakukan Transaksi ... Gambar 4.10 DFD Level 1 Membuat Laporan……… ... Gambar 4.11 DFD Level 2 Subproses 1.1 Mengelola Data Pelanggan……

9 12 14 16 17 18 19 20 21 21 40 42 44 46 48 49 50 51 52 53

xiv

Gambar 4.13 DFD Level 2 Subproses 1.3 Mengelola Data Suku Cadang... Gambar 4.14 DFD Level 2 Subproses 1.4 Mengelola Data Jasa……. ... Gambar 4.15 DFD Level 2 Subproses 1.5 Mengelola Data Stok Mobil... Gambar 4.16 DFD Level 2 Subproses 1.6 Mengelola Data Ketentuan

Kredit... .. Gambar 4.17 DFD Level 2 Subproses 1.7 Mengelola Data Pegawai ... Gambar 4.18 DFD Level 2 Subproses 2.1 Penjualan Mobil…………. ... Gambar 4.19 DFD Level 2 Subproses 2.2 Layanan Mobil Pelanggan... Gambar 4.20 DFD Level 2 Subproses 2.3 Pelunasan Piutang…. ... Gambar 4.21 Conceptual Data Model Sistem Informasi Administrasi dan

Inventory pada PT.Toyota Astra Motor ... Gambar 4.22 Physical Data Model Sistem Informasi Administrasi dan

Inventory pada PT. Toyota Astra Motor... Gambar 5.1 File Instaler ... Gambar 5.2 File Readme pada Form Instalasi ... Gambar 5.3 File Lisensi pada Form Instalasi ... Gambar 5.4 Form Instalasi Bagian Konfirmasi Letak File ... Gambar 5.5 Form Instalasi Terakhir ... Gambar 5.6 Form Utama ... Gambar 5.7 Form Login Aplikasi ... Gambar 5.8 Form Master Pegawai……… ... Gambar 5.9 Form Master Pelanggan... Gambar 5.10 Form Master Jasa ... .

Gambar 5.11 Form Master Suku Cadang ... 54 54 55 55 56 57 58 58 59 60 89 89 90 90 91 92 93 70 70 71 72

xv

Gambar 5.13 Form Master Leasing ... Gambar 5.14 Form Master Mobil Pelanggan………. ... Gambar 5.15 Form Master Mobil ... Gambar 5.16 Form Master Harga... ... Gambar 5.17 Form Master Stok Mobil... Gambar 5.18 Form Transaksi pelayanan mobil pelanggan... Gambar 5.19 Form Transaksi Nota Jasa... Gambar 5.20 Form Transaksi Nota Barang…. ... Gambar 5.21 Form Transaksi Penjualan Kendaraan... Gambar 5.22 Form Transaksi Rincian Pembiayaan Mobil…... Gambar 5.23 Form Transaksi Perlengkapan Tambahan……... Gambar 5.24 Form Laporan Data Pegawai………... Gambar 5.25 Form Cetak Laporan Data Pelanggan…….…... Gambar 5.26 Form Cetak Laporan Data Jasa………... Gambar 5.27 Form Cetak Laporan Data Harga Mobil……... Gambar 5.28 Form Cetak Laporan Data Suku Cadang……... Gambar 5.29 Form Cetak Laporan Faktur Jual………... Gambar 5.30 Form Cetak Laporan Bukti Serah Terima Kendaraan Baru.... Gambar 5.31 Form Cetak Laporan Grafik Penjualan Mobil……... Gambar 5.32 Form Cetak Laporan Perintah Kerja Bengkel…... Gambar 5.33 Form Cetak Laporan Nota Barang…... Gambar 5.34 Form Cetak Laporan Nota Jasa………... Gambar 5.35 Form Cetak Laporan Angsuran Pelanggan…..…...

73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 93 94 94 95 96 97 98 99 99 100 101 102

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Toyota Astra Motor Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil dan menerima permintaan servis dari konsumen. Hampir semua sistem yang ada sudah berbasis komputer. Namun, di dalam implementasinya pengerjaan masih kurang efektif dan efisien seperti dalam melakukan transaksi penjualan mobil, transaksi layanan mobil, pelunasan piutang dan membuat laporan yang dapat dihasilkan masih sangat terbatas dan masih kurang memenuhi kebutuhan manajemen yang berupa laporan data pelanggan beserta mobil, data stok mobil, dan data piutang, sehingga pemakaian teknologi informasi masih perlu ditingkatkan lagi.

Teknologi informasi bukanlah penghambat laju perkembangan sebuah perusahaan tetapi lebih kearah solusi. Kenyaataan demikian lebih didasarkan dari investasi besar yang dilakukan oleh pihak perusahaan, baik perusahaan skala kecil atau perusahaan skala besar yang mau menerapkannya dalam lingkungan kerja demi mengikuti perkembangan jaman. Jaman yang dimaksud disini adalah saat ini dan masa yang akan datang, yaitu dengan mengubah sistem yang berbasis manual dengan sistem yang berbasis komputer.

Dalam menghadapi persoalan di atas, maka dibuatkan suatu sistem informasi administrasi dan inventory pada PT. Toyota Astra Motor Surabaya. Sistem tersebut mampu untuk meminimalisir waktu, mengolah data transaksi menjadi informasi yang bermanfaat dengan cepat dan tepat, serta dapat membantu

dalam melakukan pembukuan dan menyajikan laporan yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.dan efisiensi kerja. Sehingga diharapkan sistem ini dapat memberikan konstribusi yang memadai dan bermanfaat untuk kelancaran kinerja PT. Toyota Astra Motor.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:

a. Bagaimana merancang dan membuat sebuah sistem informasi yang lebih baik

untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan?

b. Bagaimana merancang dan membuat sebuah sistem administrasi dan inventory

yang terkomputerisasi?

c. Bagaimana membuat sistem komputerisasi yang dapat melaporkan tentang laporan data pelanggan, laporan penjualan mobil, laporan layanan mobil, dan laporan piutang pelanggan yang lebih variatif dan akurat?

1.3 Pembatasan Masalah

Permasalahan dalam perancangan dan pembuatan sistem informasi administrasi dan inventory pada PT. Toyota Astra Motor ini adalah sebagai berikut:

a. Proses pengelolaan data master.

Proses pengelolaan data master adalah bagian pada sistem ini yang berfungsi untuk mengolah data master sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan data transaksi dan juga dalam pembuatan laporan.

Proses pengelolaan data master meliputi:

1. Mengelola data pelanggan oleh bagian wiraniaga dan service adviser. 2. Mengelola data mobil oleh bagian service adviser.

3. Mengelola data stok mobil oleh bagian gudang. 4. Mengelola data jasa oleh bagian service adviser.

5. Mengelola data suku cadang oleh bagian gudang.

6. Mengelola data ketentuan kredit oleh bagian manager. 7. Mengelola data pegawai oleh bagian personalia.

b. Proses pengelolaan data transaksi perusahaan yang teroganisir.

Pengelolaan data transaksi dari bukti transaksi perusahaan dilakukan untuk mengurangi resiko kehilangan data dan untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless). Selama ini, kertas banyak dibutuhkan untuk mencatat data transaksi dan menulis bukti transaksi yang masuk. Dengan sistem informasi administrasi dan inventory ini, kertas dapat digunakan secara efisien sehingga biaya administrasi perusahaan untuk kertas dapat diminimalisasi. Proses pengelolaan data transaksi meliputi:

1. Pendataan penjualan mobil oleh bagian wiraniaga.

2. Pendataan layanan mobil pelanggan oleh bagian service adviser. 3. Pendataan pelunasan piutang oleh bagian administrasi.

c. Proses pembuatan laporan.

Laporan ini yang meliputi semua laporan data pelanggan, laporan penjualan mobil, laporan layanan mobil, dan laporan piutang pelanggan. Laporan ini berguna untuk membantu pemilik perusahaan agar dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengembangkan usahanya.

1.4 Tujuan

Tujuan dari proyek sistem informasi ini adalah membuat sistem informasi administrasi dan inventory yang dapat mengolah data transaksi menjadi informasi yang bermanfaat dengan cepat dan tepat. Selain itu, sistem ini juga dapat meringankan tugas pemilik dan pegawai perusahaan dalam menyimpan data transaksi serta melakukan pembuatan laporan.

1.5 Manfaat

Keuntungan sistem yang baru bagi pengguna adalah sebagai berikut:

1.5.1 Wiraniaga

Wiraniaga merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada transaksi penjualan. Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory yang dikembangkan bagi wiraniaga adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah dalam menyimpan data pelanggan yang akan melakukan

pembelian mobil.

b. Mempermudah dalam melakukan proses penjualan mobil kepada pelanggan.

1.5.2 Service Advisor

Service advisor merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada transaksi layanan mobil pelanggan. Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory yang dikembangkan bagi service advisor adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah dalam menyimpan data pelanggan dan data jasa layanan yang

b. Mempermudah dalam melakukan proses layanan mobil pelangan secara cepat dan efektif.

1.5.3 Bagian Gudang

Bagian gudang merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada pengolahan data stok mobil. Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory yang dikembangkan bagi bagian gudang adalah dapat mempermudah dalam menyimpan data suku cadang dan data stok mobil.

1.5.4 Bagian Administrasi

Bagian administrasi merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses mengelola dan mengatur proses administrasi. Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory yang dikembangkan bagi bagian administrasi adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah dalam melakukan proses pelunasan piutang.

b. Mempermudah dalam melihat data piutang pelanggan.

1.5.5 Bagian Kasir

Bagian kasir merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses mengelola dan mengatur proses administrasi keuangan dalam pembayaran pelunasan piutang.

Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory yang dikembangkan bagi bagian kasir adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah dalam pembayaran piutang pelanggan.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan Proyek Sistem Informasi ini terdiri dari enam bab yaitu pendahuluan, hasil survey, landasan teori, analisis dan desain sistem, implementasi dan pembahasan serta penutup. Masing-masing bab terdiri atas beberapa sub bahasan sebagai berikut.

Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah pada PT. Toyota Astra Motor, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat dari sistem yang dibuat bagi pengguna, dan sistematika penulisan laporan.

Bab kedua hasil survey membahas gambaran umum PT. Toyota Astra Motor Surabaya, struktur organisasi, deskripsi tugas, analisis sistem yang sedang berjalan, dan dokumen Input/Output. Sub-sub bab gambaran umum PT. Toyota Astra Motor Surabaya membahas tentang sejarah perusahaan, visi, misi, dan motto perusahaan. Sedangkan Sub-sub bab analisis sistem yang sedang berjalan menjelaskan alur proses perusahaan dalam bentuk aliran dokumen yang meliputi proses penjualan, layanan mobil pelanggan, dan pembayaran piutang.

Bab ketiga landasan teori membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan sistem ini. Landasan teori ini dikelompokkan menjadi dua yaitu landasan teori tentang ilmu yang terkait dan landasan teori tentang permasalahan. Landasan teori tentang ilmu yang terkait meliputi pengertian sistem, sistem informasi, teknologi informasi dan sistem informasi inventory. Sedangkan landasan teori tentang permasalahan meliputi konsep dasar sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, bagan alir dokumen, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Database Management System.

Bab keempat analisis dan desain sistem membahas analisis dan desain sistem baru, meliputi aliran dokumen baru, diagram alir data, Entity Relationship Diagram, struktur tabel, dan desain Input/Output. Sub-sub bab Aliran Dokumen Baru menggambarkan proses yang dikembangkan, yang meliputi proses penjualan, layanan mobil pelanggan, pembayaran piutang, dan pemeliharaan data master. Data master yaitu data yang digunakan untuk transaksi perusahaan, yang meliputi master pelanggan, karyawan, jasa, suku cadang, stok mobil, mobil pelanggan, dan harga.

Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang cara implementasi dari sistem baru, yaitu spesifikasi minimum yang dibutuhkan, cara instalasi program, dan penjelasan pemakaian program.

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini selanjutnya.

8

BAB II HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum PT. Toyota-Astra Motor

PT. Toyota-Astra Motor yang didirikan pada tahun 1971 merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk (saham 51%) dengan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Selama 30 tahun, PT. Toyota-Astra Motor telah memainkan peranan penting dalam pengembangan industri otomotif di Indonesia serta membuka lapangan pekerjaan termasuk dalam industri pendukungnya. Saat ini, PT. Toyota-Astra Motor telah memiliki pabrik produksi seperti Stamping, Casting, Engine dan Assembly di area industri Sunter Jakarta.

Auto2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT Astra International Tbk. Saat ini Auto2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota

Setiap perusahaan pasti memiliki visi dan misi. Pada konteks visi dan misi tersebut terdapat suatu harapan masa depan, bahwa perusahaan akan dapat terus berkembang seiring dengan majunya jaman dan perkembangan teknologi. Sehingga nantinya diharapkan dapat membentuk sumber daya manusia yang bermutu tinggi. Dengan komitmen untuk selalu mengutamakan kepuasan pelanggan, PT Toyota-Astra Motor (TAM), sebagai perusahaan pelopor industri otomotif Indonesia, senantiasa terus menerus menciptakan inovasi terbaiknya. Hal

ini selaras dengan visi TAM untuk menjadi perusahaan industri otomotif berkelas internasional.

2.1.1 Visi

Menjadi main daler terbaik di indonesia dengan praktek proses dan pelayanan berkelas dunia

2.1.2 Misi

Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, mencapai pangsa pasar nomer satu, meyediakan lingkungan kerja aman dan nyaman bagi karyawan, menciptakan nilai tambah kepada pelanggan yaitu dengan kemudahan, kehandalan, dan menciptakan nilai tambah ekonomis bagi pemegang saham.

2.2 Struktur Organisasi PT. Toyota-Astra Motor

Dari hasil survey yang telah dilakukan terdapat struktur organisasi beserta deskripsi tugas yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

2.3 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi ada Gambar 2.1 dapat dideskripsikan masing tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut: 1. Kepala Cabang

Berwenang untuk mengelola dan mengkoordinir masing – masing bagian yang ada di bawahnya dalam setiap pengambilan kebijakan yang strategis.

2. Wakil Kepala Cabang

Berwenang untuk mengelola dan mengkoordinir masing – masing bagian yang ada di bawahnya dalam setiap pengambilan kebijakan.

3. Kabag. Administrasi

Bertugas mengelola dan mengatur proses administrasi. 4. Kabag. Bengkel

Bertugas mengelola dan mengatur proses layanan mobil pelangan. 5. Kabag. Penjualan

Bertugas mengelola dan mengatur proses penjualan mobil. 6. Kasir

Bertugas melakukan transaksi keuangan. 7. Service Advisor

Bertugas sebagai penasehat terhadap layanan mobil pelanggan. 8. Personalia

Bertugas mengelola dan mengatur karyawan. 9. Foreman (Mekanik)

Bertugas melakukan layanan mobil pelanggan. 10.Salesman (wiraniaga)

Bertugas melakukan penjualan mobil. 11.Counter Sales

Bertugas melakukan penjualan mobil. 12.CRC

Bertugas melakukan hubungan dengan pelanggan.

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan meliputi pembahasan tentang aliran dokumen yang ada pada perusahaan dan hasil analisis terhadap aliran dokumen tersebut. Secara detail, analisis sistem yang sedang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut.

2.4.1 Dokumen Flow

Aliran dokumen yang saat ini digunakan yaitu aliran dokumen yang berhubungan dengan transaksi layanan mobil pelanggan, penjualan mobil, dan pelunasan piutang pelanggan.

A. Dokumen Flow Proses Layanan Mobil Pelanggan

Proses layanan mobil pelanggan yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Kegiatan ini berawal dari konsumen datang dengan membawa buku garansi service atau tidak tapi membawa permasalahan dengan mobil pelanggan tersebut. Pelanggan datang dengan membawa STNK mobil, lalu bagian SA menerima dengan memasukkan data pelanggan dan mobil pelanggan dan mendiaknosa kerusakan dan keluhan dari pelanggan secara manual.

Setelah itu, bagian SA membuat Perintah Kerja Bengkel (PKB) dengan rangkap 3 yang satu disimpan SA, pelanggan, dan mekanik unntuk melakukan perbaikan yang berisi service apa saja dan suku cadang apa saja yang diganti. Setelah mekanik selesai, bagian SA membuat nota jasa, barang, dan kwitansi tiga rangkap yaitu buat SA, pelanggan dan kasir. Pelanggan melakukan pembayaran

dangan membawa nota jasa, barang, kwitansi dan PKB. Setelah itu, data servis yang akan diberikan dan data suku cadang yang dibutuhkan diserahkan ke kasir untuk dihitung perkiraan biaya yang harus dibayar oleh konsumen.

Perhitungan ini merupakan perhitungan biaya sementara karena pengecekan yang dilakukan masih secara umum saja. Informasi perkiraan biaya tersebut digunakan oleh konsumen untuk menentukan kesediaan membayar biaya servis dan penggantian komponen atau suku cadang. membuat surat bukti keluar kendaraan (SIKK) yang digunakan untuk keluar dari bengkel. Dokumen flow proses layanan mobil dapat digambarkan pada gambar 2.2.

B. Dokumen FlowProses Penjualan Mobil

Proses penjualan mobil yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Terlihat pada dokumen flow lama dibawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien. Proses penjualan mobil adalah proses dimana pelanggan akan melakukan pembelian mobil baik secara kredit atau tunai.

Pelanggan membawa data identitas pelanggan dan memilih mobil yang akan dibeli. Bila mobil yang akan dibeli tidak ada maka bagian sales akan membuat indent kepada pelanggan. bagian sales menanyakan kepada pelanggan bahwa pembayarannya tunai atau kredit. Bila tunai, sales dapat langsung membuat SPK. Bila kredit, maka sales harus meminta agar pelanggan untuk melengkapi syarat pembayaran kredit.

Setelah syarat telah di penuhi maka sales dapat melakukan input data pelanggan dan mobil yang akan dibeli dengan membuat Surat Pesanan

Kendaraan (SPK). Pelanggan melakukan pelunasan pembayaran dengan memenuhi semua persyaratan baik itu pembayaran kredit maupun pembayaran tunai. Setelah melakukan pembayaran, maka bagian administrasi membuat faktur jual dan BSTB(Bukti Serah Terima Kendaraan Bermotor) dengan membuat rangkap 3 yang dibagikan kepada pelanggan, kasir, dan administrasi(ADM). Bagian ADM akan membuat kartu utang kepada pelanggan yang melakukan pembayaran secara kredit.

Bagian sales mempersiapkan dan melengkapi dokumen yang diperlukan untuk penyerahan kendaraan. Setelah lengkap semua dokumen selesai bagian sales akan melakukan penyerahan kendaraan dan juga memberitahu semua informasi tentang semua data mobil yang dibeli oleh pelanggan. Dokumen flow proses penjualan dapat digambarkan pada gambar 2.3.

C. Dokumen Flow Proses Pelunasan Piutang

Proses pelunasan piutang yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Terlihat pada dokumen flow lama dibawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien dan masih membutuhkan waktu yang lama dan belum terkomputerisasi.

Proses pelunasan piutang dilakukan oleh konsumen paling lambat satu bulan setelah tanggal transaksi. Dalam melakukan transaksi pelunasan piutang, konsumen menyerahkan nota penjualan kredit lembar pertama beserta data pembayaran sejumlah yang tertulis di nota tersebut. Kemudian, kasir mengecek kevalidan data dengan menggunakan nota penjualan kredit lembar kedua yang disimpan oleh perusahaan.

Apabila kedua nota dan jumlah dari data pembayaran benar, kasir memberi stempel lunas pada kedua nota tersebut. Nota penjualan kredit yang telah diberi stempel lunas lembar pertama dikembalikan kepada konsumen, sedangkan yang lembar kedua disimpan perusahaan. Kemudian kasir mengubah jumlah piutang konsumen yang bersangkutan yang ada pada buku piutang. Dokumen flow proses pelunasan piutang dapat digambarkan pada gambar 2.4.

2.5 Dokumen Input/Output

Dokumen Input/Output yang digunakan dalam melakukan transaksi disimpan perusahaan sebagai bukti transaksi. Bukti transaksi tersebut digunakan untuk melakukan proses pembukuan setiap akhir bulan. Dokumen IO yang digunakan yaitu sebagai berikut.

2.5.1 Surat Pesanan Kendaraan

Surat pesanan kendaraan digunakan untuk memberikan informasi pelanggan yang akan membeli mobil dan mobil yang akan di beli oleh pelangan tersebut. Pembuatan surat ini dilakukan oleh sales. Kolom berisi identitas pelanggan yang lengkap, cara pembayaran, dan mobil yang akan di beli. Surat pesanan kendaraan dapat dilihat pada gambar 2.5.

2.5.2 Faktur Jual

Faktur jual digunakan sebagai bukti penjualan mobil kepada pelanggan yang terdiri atas kolom identitas pelanggan, nama pegawai, data mobil yang akan dibeli, dan perincian harga. Faktur Jual dapat dilihat pada gambar 2.6

Gambar 2.6 Faktur Jual

2.5.3 Bukti Serah Terima Kendaraan Baru

Bukti serah terima kendaraan baru sebagai bukti serah terima pada saat kendaraan sampai kepada pelanggan. Kolom berisi hampir sama dengan faktur jual, tetapi ada tambahan dalam perincian yang lebih detai tentang harga mobil dan perlengkapan tambahan yang diminta oleh pembeli bersifat optional. Bukti serah terima kendaraan baru dapat dilihat pada gambar 2.7.

Gambar 2.7 Bukti Serah Terima Kendaraan Baru

2.5.4 Surat Perintah Kerja Bengkel

Surat perintah kerja bengkel (PKB) digunakan untuk memberikan informasi tentang layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas nama pelanggan, mobil yang akan melakukan layanan mobil, jasa apa saja yang akan dilakukan, suku cadang apa saja yang akan diganti, dan nama pegawai bengkel. Surat perintah kerja bengkel dapat dilihat pada gambar 2.8.

Gambar 2.8 Perintah Kerja Bengkel

2.5.5 Nota Jasa

Nota Jasa sebagai bukti dari jasa yang dilakukan pada mobil pelanggan pada saat layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas kode PKB, identitas mobil pelanggan, data jasa yang dilakukan. Nota jasa dapat dilihat pada gambar 2.9.

Gambar 2.9 Nota Jasa

2.5.6 Nota Barang

Nota Barang sebagai bukti dari suku cadang yang dilakukan oleh mobil pelanggan saat layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas kode PKB, identitas mobil pelanggan, data suku cadang yang dilakukan. Nota barang dapat dilihat pada gambar 2.10

22

LANDASAN TEORI

Landasan teori atau kajian pustaka yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi terbagi dalam dua kelompok, yaitu landasan teori tentang permasalahan dan landasan teori tentang ilmu yang terkait. Landasan teori tentang permasalahan terdiri dari pemahaman sistem, sistem informasi, dan sistem inventory. Sedangkan landasan teori tentang ilmu yang terkait terdiri dari konsep dasar sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, bagan alir dokumen,

Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Database Management System. Landasan teori pembuatan sistem informasi ini secara detail dapat dijelaskan sebagai berikut

3.1 Sistem

Dalam proyek sistem informasi ini menggunakan landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan dan yang digunakan untuk menyelesaikan masalah. Pembahasan pada bagian dimulai dengan landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan lalu dilanjutkan dengan uraian teori yang digunakan dalam menyelesaikan permasalahan.

3.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003:263) sistem adalah himpunan bagian yang satu sama lain saling berinteraksi dan bersama-sama beroperasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan. Dimana dalam sistem

ini terdiri dari sub sistem kecil, yang dalam fungsinya sub sistem tersebut mempunyai fungsi yang berbeda.

Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.

Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat dilihat bahwa sistem terdiri dari unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi disebut suatu sistem. Berikut ini adalah definisi kata sistem menurut beberapa para ahli:

a. Buckley

Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya.

b. H. Kerzner

Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. Pengertian ini, mengandung arti pentingnya aspek pengaturan dan pengorganisasian komponen dari suatu sistem untuk mencapai sasaran bersama, karena bila tidak ada sinkronisasi dan koordinasi yang tepat, maka kegiatan masing

komponen, sub-sistem, atau bidang dalam suatu organisasi akan kurang saling mendukung.

c. B. S. Blanchard

Engineering System adalah aplikasi yang efektif dari usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.

3.1.2 Karakteristik Sistem

Adapun karakteristik dari sistem adalah sebagai berikut: a. Komponen Sistem.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen atau sub sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

b. Batas Sistem.

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem.

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem.

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukkan Sistem.

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan

komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. f. Keluaran Sistem.

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah Sistem.

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran atau Tujuan.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah goal

biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk

sistem akuntansi atau sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

3.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem pertanian, sistem perikanan, dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (humanmadesystem).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

sistem tak tentu (probabilisticsystem).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (opensystem).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

3.2 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang digunakan untuk mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi diharapkan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja sehingga suatu orgaisasi dapat lebih meningkatkan mutu yang telah dicapainya.

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS).

Ada beragam definisi sistem informasi yaitu:

a. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

b. Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih berguna. c. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data

dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.

d. Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

e. Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan.

Dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, ada sesuatu yang diproses data menjadi informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen seperti:

a. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti fisik seperti komputer dan printer.

b. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

d. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.

e. Basis data (database): sekumpulan table , hubungan dan lain yang berkaitan dengan penyimpan data.

f. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

3.3 Teknologi Informasi

Menurut kamus oxford (1995:82), teknologi informasi adalah studi atau penggunaan peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan,

menganalisa dan mendistribusikan apa saja termasuk kata-kata, bilangan dan gambar. Menurut Alter, teknologi informasi mencakup perangkat keras, perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil dan memanipulasi atau menampilkan data.

Menurut Martin, mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Luccas (2000) menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis.

3.3.1 Lingkup Teknologi Informasi

Secara garis besar teknologi informasi dapat dikelompokan menjadi 2 bagian: Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras menyangkut pada peralatan yang bersifat fisik, seperti memori, printer dan keyboard. Adapun perangkat lunak terkait dengan instruksi untuk mengatur perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksi tersebut. Haag, dkk membagi teknologi informasi menjadi 6 kelompok yaitu:

1. Teknologi masukan (input technology). 2. Teknologi keluaran (output technology).

3. Teknologi perangkat lunak (software technology). 4. Teknologi penyimpan (strorage technology).

5. Teknologi telekomunikasi (telecommunication technology).

Teknologi masukan adalah segala perangkat yang digunakan untuk memasukan data / informasi dari sumber asalnya. Contoh teknologi ini antara lain barcode scanner dan keyboard. Barcode scanner merupakan contoh teknologi masukan yang biasa digunakan pada pasar swalayan untuk memasukan data penjualan.

3.4 Persediaan (Inventory)

Persediaan adalah aktiva yang terdiri untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, proses produksi dan atau dalam perjalanan serta dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

3.4.1 Konsep Dasar Persediaan

Berdasarkan pengertian di atas istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang yang berwujud yaitu:

a. Tersedia untuk dijual.

b. Masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual (barang dalam proses atau pengolahan).

c. Akan digunakan untuk produksi barang jadi yang akan di jual (bahan baku dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan normal perusahaan.

3.4.2 Prosedur Persediaan.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang di buat untuk menjamin penanganan secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang. Dari definisi tersebut dapat di ambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari

jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan. Kegiatan prosedur terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi:

a. Menulis. b. Menggandakan. c. Menghitung. d. Memberi kode. e. Mendaftar. f. Memilih. g. Memindah. h. Membandingkan.

3.4.3 Metode Pencatatan Persediaan

Ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu: 1. Metode mutasi persediaan ( perpectual inventory method)

Setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.metode ini cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku perusahaan yang harga pokoknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan.

2. Metode persediaan fisik ( physical inventory method )

Hanya tambahan persediaan yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu perediaan untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa perediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode.harga pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok

persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan.

3.5 Sistem Informasi Administrasi dan Inventory

Sistem informasi administrasi dan inventory adalah sistem infromasi yang menangani masalah layanan pelanggan, penjualan mobil, dan pelunasan piutang.

3.6 Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol sebagaimana terdaftar pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Dokumen

No Simbol Nama Simbol

Keterangan

1. Dokumen Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

2. Kegiatan

manual

Simbol ini berfungsi untuk

menunjukkan pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.

3. Simpanan

offline

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan file non komputer. x = N, bila diurutkan berdasarkan angka (numerical), x = D, bila diurutkan berdasarkan tanggal, dan x = A, bila diurutkan berdasarkan huruf.

No Simbol Nama Simbol

Keterangan

4. Proses

komputerisasi

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.

5. Database Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan input/output menggunakan database.

6. Penghubung

dalam halaman

Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan hubungan di halaman yang sama.

7. Penghubung

antar halaman

Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan hubungan di halaman yang berbeda.

3.7 Data Flow Diagram

Menurut Kendall dan Kendall (2003:263) Data Flow Diagram atau yang selanjutnya disebut DFD, adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang menggunakan beberapa simbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.2, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses–proses yang terhubung.

Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram

No Simbol Nama Simbol

Keterangan

1. External

Entity atau

Boundary

Simbol ini menunjukkan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan pengaruh berupa input atau menerima output dari sistem.

2. Data Flow/

Aliran Data

Aliran data digambarkan dengan tanda panah dan garis yang diberi nama dari aliran data tersebut.

No Simbol Nama Simbol

Keterangan

3. Process Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang masuk menjadi aliran data yang keluar. Suatu proses mempunyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.

4. Data Store Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, dan suatu agenda atau buku.

Data store digunakan untuk menyimpan data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut.

3.8 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram atau yang selanjutnya disebut ERD, adalah suatu pemodelan file yang membentuk basis data. Pada model data relasional, hubungan antara file direlasikan dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama tiap file. Relasi antar file dikategorikan menjadi tiga macam yaitu sebagai berikut: a. Relasi One to One (1:1)

Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. b. Relasi One to Many (1:N)

Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat juga berbanding terbalik, yaitu banyak berbanding satu.

c. Relasi Many to Many (N:M)

Struktur logika secara keseluruhan dari sebuah database dapat dinyatakan secara grafis yang terdiri dari komponen atau simbol sebagaimana terdaftar pada tabel 3.3

Tabel 3.3 Simbol Entity Relationship Diagram

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1. Entity Persegi panjang yang

melambangkan himpunan entity. 2. Atribut Elips yang melambangkan atribut

atau field atau column.

3. Hubungan entity Belah ketupat yang

menghubungkan entity pada himpunan relasi / hubungan.

4. Garis Hubung Garis yang menghubungkan

atribut pada himpunan entity dan himpunan entity pada himpunan hubungan.

3.9 Database Management System

Menurut Elmasri dan Navathe (2000:76) Database Management System

adalah sekumpulan program yang memperbolehkan pengguna untuk membuat (create) dan memelihara database atau bisa juga disebut sebagai sistem general purpose software yang memfasilitasi proses defining, constructing, manipulating

38

BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem pada PT. Toyota Astra Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil dan menerima permintaan servis dari konsumen. Hampir semua sistem yang ada sudah berbasis komputer. Namun, di dalam implementasinya pengerjaan masih kurang efektif dan efisien. Seperti dalam melakukan transaksi penjualan mobil, transaksi layanan mobil, pelunasan piutang dan jenis laporan yang dapat dihasilkan masih sangat terbatas dan masih kurang memenuhi kebutuhan manajemen yang berupa laporan data pelanggan beserta mobil, data stok mobil, data utang, data piutang. Sehingga pemakaian teknologi informasi masih perlu ditingkatkan lagi. Selain itu, kertas menjadi hal yang penting karena memuat bukti transaksi, dan tidak menutup kemungkinan data pada bukti transaksi tersebut tercatat lebih dari satu kali sehingga terjadi redundancy of data.

Dalam menghadapi persoalan di atas, maka dibuatkan suatu sistem informasi administrasi dan inventory pada PT. Toyota Astra Motor. Sistem tersebut mampu untuk meminimalisir waktu, mengolah data transaksi menjadi informasi yang bermanfaat dengan cepat dan tepat, serta dapat membantu dalam melakukan menyajikan laporan yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.dan efisiensi kerja. Sehingga diharapkan sistem ini dapat memberikan konstribusi yang memadai dan bermanfaat untuk kelancaran kinerja PT. Toyota Astra Motor.

4.2Desain Sistem

Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Dalam desain sistem ini meliputi pembuatan dokumen flow komputerisasi, diagram berjenjang, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel dan desain Input/Output.

4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi Proses Layanan Mobil Pelanggan

Dokumen flow komputerisasi merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan. Dalam dokumen flow komputerisasi, beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi dan menggunakan database terpusat. Dengan adanya database yang terpusat, seluruh data yang ada dapat terintegrasi dengan baik.

Proses layanan mobil pelanggan yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Kegiatan ini berawal dari konsumen datang dengan membawa buku garansi service atau tidak tapi membawa permasalahan dengan mobil pelanggan tersebut. Pelanggan datang dengan membawa STNK mobil, lalu bagian SA menerima dengan memasukkan data pelanggan dan mobil pelanggan dan mendiaknosa kerusakan dan keluhan dari pelanggan secara manual.

Setelah itu, bagian SA membuat Perintah Kerja Bengkel (PKB) dengan rangkap 3 yang satu disimpan SA, pelanggan, dan mekanik unntuk melakukan perbaikan yang berisi service apa saja dan suku cadang apa saja yang diganti. Setelah mekanik selesai, bagian SA membuat nota jasa, barang, dan kwitansi tiga

rangkap yaitu buat SA, pelanggan dan kasir. Pelanggan melakukan pembayaran dangan membawa nota jasa, barang, kwitansi dan PKB. Setelah itu, data servis yang akan diberikan dan data suku cadang yang dibutuhkan diserahkan ke kasir untuk dihitung perkiraan biaya yang harus dibayar oleh konsumen.

Perhitungan ini merupakan perhitungan biaya sementara karena pengecekan yang dilakukan masih secara umum saja. Informasi perkiraan biaya tersebut digunakan oleh konsumen untuk menentukan kesediaan membayar biaya servis dan penggantian komponen atau suku cadang. membuat surat bukti keluar kendaraan (SIKK) yang digunakan untuk keluar dari bengkel. Dokumen flow proses layanan mobil dapat digambarkan pada gambar 4.1.

4.2.2 Dokumen Flow Komputerisasi Proses Penjualan Mobil

Proses penjualan mobil yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Terlihat pada System Flow baru di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien. Proses penjualan mobil adalah proses dimana pelanggan akan melakukan pembelian mobil baik secara kredit atau tunai.

Pelanggan membawa data identitas pelanggan dan memilih mobil yang akan dibeli. Bila mobil yang akan dibeli tidak ada maka bagian sales akan membuat indent kepada pelanggan. bagian sales menanyakan kepada pelanggan bahwa pembayarannya tunai atau kredit. Bila tunai, sales dapat langsung membuat SPK. Bila kredit, maka sales harus meminta agar pelanggan untuk melengkapi syarat pembayaran kredit. Setelah syarat telah di penuhi maka sales dapat melakukan input data pelanggan dan mobil yang akan dibeli dengan membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK). Pelanggan melakukan pelunasan pembayaran

dengan memenuhi semua persyaratan baik itu pembayaran kredit maupun pembayaran tunai.

Setelah melakukan pembayaran, maka bagian administrasi membuat faktur jual dan Bukti Serah Terima Kendaraan Bermotor (BSTB) dengan membuat rangkap 3 yang dibagikan kepada pelanggan, kasir, dan administrasi (ADM). Bagian ADM akan membuat kartu utang kepada pelanggan yang melakukan pembayaran secara kredit.

Setelah itu, bagian sales mempersiapkan dan melengkapi dokumen yang diperlukan untuk penyerahan kendaraan. Setelah lengkap semua dokumen selesai bagian sales akan melakukan penyerahan kendaraan dan juga memberitahu semua informasi tentang semua data mobil yang dibeli oleh pelanggan. Dokumen flow proses penjualan dapat digambarkan pada gambar 4.2.

4.2.3 Dokumen Flow Komputerisasi Proses Pelunasan Piutang

Proses pelunasan piutang yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Terlihat pada sistem flow baru di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien dan masih membutuhkan waktu yang lama dan belum terkomputerisasi. Proses pelunasan piutang dilakukan oleh konsumen paling lambat satu bulan setelah tanggal transaksi.

Dalam melakukan transaksi pelunasan piutang, konsumen menyerahkan nota penjualan kredit lembar pertama beserta data pembayaran sejumlah yang tertulis di nota tersebut. Kemudian, kasir mengecek kevalidan data dengan menggunakan nota penjualan kredit lembar kedua yang disimpan oleh perusahaan.

Apabila kedua nota dan jumlah dari data pembayaran benar, kasir memberi stempel lunas pada kedua nota tersebut.

Nota penjualan kredit yang telah diberi stempel lunas lembar pertama dikembalikan kepada konsumen, sedangkan yang lembar kedua disimpan perusahaan. Kemudian kasir mengubah jumlah piutang konsumen yang bersangkutan yang ada pada buku piutang. Dokumen proses pelunasan piutang dapat digambarkan pada gambar 4.3.

4.2.4 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang menggambarkan level proses yang ada dalam Data Flow Diagram (DFD). Tingkat atas menunjukkan sistem yang dikembangkan, tingkat kedua merupakan level 0, tingkat ketiga merupakan level 1 dan tingkat keempat merupakan level 2 dari DFD. Diagram berjenjang Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT. Toyota Astra Motor dapat dilihat pada gambar 4.4.

4.2.5 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram menggambarkan aliran data yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini akan terlihat dengan jelas arus data yang mengalir dalam sistem baik dari eksternal entity ke proses, proses ke data store, proses ke proses, dan sebaliknya. Dalam pembuatan DFD ini akan dibuat mulai dari context diagram dan DFD level di bawahnya. Juga akan disertakan bagan berjenjang atau HIPO yang menggambarkan breakdown dari proses-proses yang ada pada DFD.

A. Context Diagram

Pada Context Diagram Sistem Informasi Administrasi dan Inventory ini terdiri dari 6 entitas (bagian), yaitu pelanggan, wiraniaga, service advisor, kasir , billing, mekanik, administration unit cabang, gudang dan manager. Keenam entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan sebagai hasil dari proses yang ada.

Data master yang berasal dari pemilik berupa data master pegawai, master pelanggan, master jasa, master mobil, master suku cdang, dan master stok.

Gambar 4.5 Diagram Berjenjang pada PT. Toyota Astra Motor

Pemilik menginputkan data master tersebut sebelum perusahaan menggunakan sistem yang sedang dikembangkan ini. Sebagai output sistem, pemilik perusahaan memperoleh laporan administrasi dan inventory, yaitu laporan penjualan, laporan layanan mobil pelanggan, laporan pelanggan, laporan jasa, laporan suku cadang, laporan pelanggan, laporan stok mobil, laporan harga mobil dan laporan pendapatan perusahaan. Context Diagram Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT. Toyota Astra Motor dapat dilihat pada gambar 4.6.

B. Data Flow Diagram Level 0

Dalam perancangan sistem informasi, penggunaan DFD adalah suatu cara untuk memahami sistem yang ada dalam suatu perusahaan. Sebagai gambaran data flow diagram ini dibuat setelah melakukan decompose atau penurunan proses. Dari context diagram di atas dapat dibuat DFD Level 0 yang terdiri dari 3 proses, yaitu mengelola data, melakukan transaksi, dan membuat laporan.

Laporan Mobil Pelanggan Laporan Jasa

Laporan Stok Mobil

Laporan Suku Cadang Laporan Layanan Mobil Pelanggan

Laporan Penjualan

Data Ketentuan Persyaratan Kredit

Stok Mobil Kwitansi Pembayaran DP

Data Permintaan Mobil

Kwitansi pembayaran kredit Laporan Indent Kartu keluarga

FAKTUR JUAL DAN BSTB BUAT KASIR

SPK PEMBAYARAN VALID BUAT ADM

SPK KE GUDANG PKB KE SA SPK KE SALES

Surat Keterangan Penghasilan

NOTA JASA N BARANG N KWITANSI

DATA JASA

Laporan SPK Data Mobil

Laporan Pemberitahuan Mobil Ready

DATA SUKU CADANG

Laporan Pelanggan Data Pelanggan

DATA INDENT

SPK KE KASIR

DATA PIUTANG PKB KE BILLING

PKB KE MEKANIK

STNK DAN PLAT FAKTUR JUAL DAN BSTB

Laporan Piutang Laporan SIKK Nota Jasa Barang Dan Kwitansi Valid

Laporan PKB

0

System Informasi Administrasi Pelanggan

+ MEKANIK KASIR BILLING WIRANIAGA GUDANG ADM UNIT CABANG PELANGGAN Manager SA

Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT. Toyota Astra Motor

Pada proses mengelola data, pemilik memberikan data master harga, jasa, suku cadang, mobil pelanggan, pelanggan, pegawai, stokmobil. Setiap proses pemeliharaan data tersebut dijelaskan pada level 1. dan setiap proses pemeliharaan data pada level 1 meliputi proses validasi data baru, insert, update, dan delete data. Masing-masing proses ini dapat dilihat pada gambar 4.7.

[Laporan Layanan Mobil Pelanggan] [Laporan Suku Cadang]

[Laporan Stok Mobil] [Laporan Penjualan] [Laporan Mobil Pelanggan]

[Laporan Jasa] Data Pegawai

Data Indent Mobil Data Pegawai

Data Penjualan Data Simpan Pegawai

Data Cari Pegawai

Data Ketentuan Kredit Data Cari Ketentuan Kredit [Data Ketentuan Persyaratan Kredit]

[Stok Mobil]

[Kwitansi pembayaran kredit] [Data Permintaan Mobil]

[Laporan Indent] [Kwitansi Pembayaran DP]

Data Ketentuan Kredit Penjualan Data Simpan Ketentuan Kredit

DATA MOBIL BARU

[Kartu keluarga]

[SPK PEMBAYARAN VALID BUAT ADM]

[SPK KE SALES]

[NOTA JASA N BARANG N KWITANSI] [SPK KE GUDANG]

[PKB KE SA] [Data Pelanggan]

[Data Mobil]

[Surat Keterangan Penghasilan]

[FAKTUR JUAL DAN BSTB BUAT KASIR] [Laporan SPK]

[DATA JASA]

DATA PELANGGAN BARU

DATA MOBIL PELANGGAN [Laporan Pemberitahuan Mobil Ready]

[DATA INDENT]

Data Simpan Indent

Data Stok Mobil Data Cari Pelanggan [DATA SUKU CADANG]

Data Simpan SPK

Data Layanan Mobil Data Simpan PKB

Data Stok Mobil

Data Jasa Data Suku Cadang

Data Mobil Data Pelanggan [Laporan Pelanggan]

[SPK KE KASIR]

[DATA PIUTANG]

[PKB KE BILLING] [PKB KE MEKANIK]

[Laporan Piutang]

[FAKTUR JUAL DAN BSTB] [STNK DAN PLAT]

[Laporan SIKK] [Nota Jasa Barang Dan Kwitansi Valid]

[Laporan PKB]

Data Cari Stok Mobil Data Simpan Stok Mobil Data Cari Jasa Data Simpan Jasa Data Cari Suku Cadang Data Simpan Suku Cadang Data Simpan Mobil

Data Cari Mobil Data Cari Pelanggan Data Simpan Pelanggan

PELANGGAN MEKANIK BILLING ADM UNIT CABANG KASIR 1 Mengelola Data + 1 PELANGGAN 2 MOBIL 3 SUKU CADANG 4 JASA

5 STOK MOBIL

2 Melakukan Transaksi + Manager 3 Membuat Laporan + 1 PELANGGAN 2 MOBIL

3 SUKU CADANG 4 JASA 5 STOK MOBIL

7 PKB

7 PKB 8 SPK

GUDANG

1 PELANGGAN 5 STOK MOBIL

11 INDENT 2 MOBIL SA WIRANIAGA SA 12KETENTUAN KREDIT 12KETENTUAN KREDIT Manager 12KETENTUAN KREDIT 13 PEGAWAI 8 SPK 13 PEGAWAI 11 INDENT ADM UNIT CABANG

C. Data Flow Diagram Level 1 Mengelola Data

Proses mengelola data merupakan proses pengelolaan terhadap tabel master di dalam database. Proses yang ada meliputi proses simpan, dan proses ubah DFD level 1 proses mengelola data dapat dilihat pada gambar 4.8.

[Data Pegawai] _{[Data Cari Pegawai]}

[Data Simpan Pegawai]

[Data Cari Ketentuan Kredit] [Data Ketentuan Persyaratan Kredit]

[Stok Mobil]

[Data Simpan Ketentuan Kredit] [DATA MOBIL BARU]

[Data Mobil]

[DATA JASA]

[DATA PELANGGAN BARU]

[DATA SUKU CADANG] [Data Pelanggan]

[Data Cari Stok Mobil] [Data Simpan Stok Mobil]

[Data Cari Jasa] [Data Simpan Jasa]

[Data Cari Suku Cadang] [Data Simpan Suku Cadang]

[Data Simpan Mobil] [Data Cari Mobil] [Data Cari Pelanggan] [Data Simpan Pelanggan]

1 PELANGGAN

2 MOBIL

3 SUKU CADANG

4 JASA

5 STOK MOBIL PELANGGAN 1.1 Mengelola Data Pelanggan + 1.2 Mengelola Data Mobil + 1.3 Mengelola Data Suku Cadang + 1.4 Mengelola Jasa + 1.5 Mengelola Data Stok Mobil + GUDANG Melakukan Transaksi SA Melakukan Transaksi

12 KETENTUAN _KREDIT 1.6 Mengelola Data Ketentuan Kredit + GUDANG Manager 13 PEGAWAI 1.7 Mengelola Data Pegawai + ADM UNIT CABANG

D. Data Flow Diagram Level 1 Melakukan Transaksi

Proses melakukan transaksi merupakan proses pengelolaan terhadap tabel transaksi di dalam database. Proses yang ada meliputi proses layanan mobil pelanggan, proses penjualan mobil, dan proses pelunasan piutang DFD level 1 proses melakukan transaksi dapat dilihat pada gambar 4.9.

Laporan Pembayaran Angsuran Laporan Pembayaran Lunas Data Piutang Penjualan Mobil

[Kwitansi Pembayaran DP] [Laporan SPK] [Kwitansi pembayaran kredit]

[Data Permintaan Mobil] [Laporan Indent] [Data Ketentuan Kredit Penjualan]

DATA PELANGGAN BARU PENJUALAN

[DATA MOBIL BARU]

[PKB KE SA] [SPK PEMBAYARAN VALID BUAT ADM] [FAKTUR JUAL DAN BSTB BUAT KASIR]

[Kartu keluarga] [Surat Keterangan Penghasilan] [SPK KE GUDANG]

[SPK KE SALES]

[NOTA JASA N BARANG N KWITANSI] DATA PELANGGAN BARU LAYANAN

[DATA PELANGGAN BARU]

[DATA MOBIL PELANGGAN]

[Laporan Pemberitahuan Mobil Ready]

Data Cari Pelanggan

ID Pelanggan Surat Pemberitahuan Mobil Indent Ready

[Data Simpan Indent]

[Data Stok Mobil] [Data Cari Pelanggan]

[SPK KE KASIR]

[Data Simpan SPK]

[Data Simpan PKB] [DATA INDENT] [DATA PIUTANG]

[PKB KE BILLING] [PKB KE MEKANIK]

[FAKTUR JUAL DAN BSTB] [STNK DAN PLAT]

[Laporan Piutang]

[Laporan SIKK]

[Nota Jasa Barang Dan Kwitansi Valid] [Laporan PKB] PELANGGAN MEKANIK BILLING ADM UNIT CABANG KASIR GUDANG 7 PKB 8 SPK 2.1

Penjualan Mobil Pelanggan

+

2.2 Layanan Mobil Pelanggan

+

1 PELANGGAN

5 STOK MOBIL 11 INDENT 1 PELANGGAN 2 MOBIL Mengelola Data KASIR SA GUDANG KASIR WIRANIAGA ADM UNIT CABANG Mengelola Data 12 KETENTUAN KREDIT 2.5 Pelunasan Piutang + 8 SPK

E. Data Flow Diagram Level 1 Membuat Laporan

Proses membuat laporan adalah merupakan gambaran proses membuat laporan dalam memberikan informasi kepada manager. DFD level 1 membuat laporan dapat dilihat pada gambar 4.10.

[Laporan Suku Cadang] [Laporan Penjualan]

[Laporan Mobil Pelanggan] [Laporan Layanan Mobil Pelanggan]

[Laporan Jasa] [Laporan Stok Mobil] [Data Pegawai]

[Data Penjualan]

[Data Indent Mobil] [Data Ketentuan Kredit]

Data Membuat Laporan Susuai dengan kondisi yg diinginkan Jenis Laporan Yg dipilih

[Data Layanan Mobil] _{[Data Stok Mobil]}

[Data Jasa] [Data Suku Cadang]

[Data Mobil] [Data Pelanggan]

[Laporan Pelanggan] Manager 1 PELANGGAN

2 MOBIL

3 SUKU CADANG

4 JASA 5 STOK MOBIL

7 PKB

3.1

Memilih Jenis Laporan

3.2

Membuat Laporan

3.3

Mencetak Laporan 12KETENTUAN

KREDIT

8 SPK

13 PEGAWAI

11 INDENT

F. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Pelanggan

Proses mengelola data pelanggan adalah menggambarkan proses mengelola data pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.11.

[Data Cari Pelanggan] [DATA PELANGGAN BARU]

[Data Simpan Pelanggan] Data Ubah Pelanggan yg Disimpan

Data Pelanggan yg Disimpan

Data Ubah Pelanggan Data Simpan Pelanggan baru

Data Maintenance Pelanggan

[Data Pelanggan]

1 PELANGGA_N

PELANG GAN 1.1.1 Memilih tipe maintenance 1.1.2 Memasukkan Data Pelanggan 1.1.3 Mengubah Data Pelanggan Melakukan Transaksi

Gambar 4.11 DFD Level 2 Subproses 1.1 Mengelola Data Pelanggan

G. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Mobil Pelanggan

Proses mengelola data mobil pelanggan adalah menggambarkan proses mengelola data mobil pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data mobil pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.12.

[Data Cari Mobil]

[DATA MOBIL BARU]

[Data Mobil] Data Ubah Mobil yg disimpan [Data Simpan Mobil]

Data Mobil yg disimpan

Data Ubah Mobil Data Simpan Mobil Baru

Data Maintenance Mobil

2 MOBIL 1.2.1 Memilih tipe maintenance 1.2.2 Memasukkan Data Mobil 1.2.3 Mengubah Data Mobil PELANGG AN Melakukan Transaksi

H. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Suku Cadang

Proses mengelola data suku cadang adalah menggambarkan proses mengelola data suku cadang pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data suku cadang dapat dilihat pada gambar 4.13.

[Data Cari Suku Cadang]

Data Ubah Suku Cadang yg disimpan Data Baru yg disimpan

[Data Simpan Suku Cadang

Data Ubah Suku Cadang Data baru Suku Cadang

Data Maintenance suku cadang [DATA SUKU CADANG]

3 SUKU CADANG 1.3.1 Memilih tipe maintenance 1.3.2 Memasukkan data suku cadang 1.3.3 Mengubah data suku cadang GUDANG

Gambar 4.13 DFD Level 2 Subproses 1.3 Mengelola Data Suku Cadang

I. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Jasa

Proses mengelola data jasa adalah menggambarkan proses mengelola data jasa pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data jasa dapat dilihat pada gambar 4.14.

[Data Cari Jasa] [DATA JASA]

Data Hapus Jasa yg disimpan

Data Baru Jasa yg disimpan

[Data Simpan Jasa]

Data Ubah Jasa Data Baru Jasa

Data Maintenance Jasa

4 JASA 1.4.1 Memilih tipe maintenance 1.4.2 Memasukan Data Jasa 1.4.3 Mengubah Data Jasa SA

J. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Stok Mobil

Proses mengelola data stok mobil adalah menggambarkan proses mengelola data stok mobil pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data stok mobil dapat dilihat pada gambar 4.15.

[Data Cari Stok Mobil] [Stok Mobil]

[Data Simpan Stok Mobil] Data Ubah yg disimpan

Data Baru Stok Mobil yg disimpan

Data Ubah Stok Mobil Data Baru Stok Mobil

Data Maintenance Stok Mobil

5 STOK MOBIL 1.5.1 Memilih Tipe Maintenance 1.5.2 Memasukkan Data Stok Mobil 1.5.3 Mengubah Data Stok Mobil GUDANG

Gambar 4.15 DFD Level 2 Subproses 1.5 Mengelola Data Stok Mobil

K. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Ketentuan Kredit

Proses mengelola data stok mobil adalah menggambarkan proses mengelola data stok mobil pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data ketentuan kredit dapat dilihat pada gambar 4.16.

[Data Cari Ketentuan Kredit] ata Ketentuan Persyaratan Kredit]

[Data Simpan Ketentuan Kred Data Ubah Ketentuan Kredit yg disimpan

Data Ketentuan Kredit yg disimpan

Data Ubah Ketentuan Kredit Data Simpan Ketentuana Kredit

Data Maintenance Ketentuan Kredit

12KETENTUAN KREDIT 1.6.1 Memilih Tipe Maintenance 1.6.2 Memasukkan Data Ketentuan Kredit 1.6.3 Mengubah Data Ketentuan Kredit1 Manager

L. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Pegawai

Proses mengelola data pegawai meliputi validasi data servis, insert servis baru, update servis, dan delete servis. Pada gambar 4.17 menggambarkan proses mengelola data pegawai pada PT. Toyota Astra Motor.

[Data Cari Pegawai] Data Ubah Pegawai Yg Disimpan

Data Pegawai yg disimpan

[Data Simpan Pegawai]

Data Ubah Pegawai Data Simpan Pegawai Baru

Data Maintenance Pegawai [Data Pegawai]

13 PEGAWAI

ADM UNIT CABANG

1.7.1 Memilih Tipe Maintenance Pegawai

1.7.2

Memasukkan Data Pegawai

1.7.3

Mengubah Data Pegawai

Gambar 4.17 DFD Level 2 Subproses 1.7 Mengelola Data Pegawai

M.Data Flow Diagram Level 2 Subproses Penjualan Mobil Pelanggan

Proses mengelola data penjualan mobil adalah menggambarkan proses penjualan mobil kepada pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses penjualan mobil pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.18.

N. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Layanan Mobil Pelanggan

Proses mengelola data layanan mobil pelanggan adalah menggambarkan proses layanan mobil kepada pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses layanan mobil pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.19.

O. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Pelunasan Piutang Pelanggan

Data Flow Diagram level 2 mengelola data piutang pelanggan pada Gambar 4.20 menggambarkan proses pelunasan piutang kepada pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor.

Data Mobil Yg Indent

[Kwitansi pembayaran kredit] [Kwitansi Pembayaran DP]

[Data Permintaan Mobil] [Laporan Indent]

[Kartu keluarga] [Data Ketentuan Kredit Penjualan] DATA PELANGGAN

[DATA PELANGGAN BARU PENJUALAN]

[FAKTUR JUAL DAN BSTB BUAT KASIR] [Surat Keterangan Penghasilan]

[SPK PEMBAYARAN VALID BUAT ADM] [SPK KE GUDANG]

[SPK KE SALES] [Laporan SPK]

FAKTUR JUAL VALID [Laporan Pemberitahuan Mobil Ready]

Data Jual dan BSTB

Data Faktur Jual dan BSTB

Data Stok Mobil

[Laporan Piutang] [STNK DAN PLAT]

[DATA PIUTANG] [FAKTUR JUAL DAN BSTB] Data SPK yg valid pembayaran

[Data Simpan SPK]

Data SPK PEMBAYARAN

[SPK KE KASIR] Data Pembayaran [Surat Pemberitahuan Mobil Indent Ready]

Data Mobil yg Ready Data Indent

[DATA INDENT]

[Data Stok Mobil] [Data Simpan Indent]

[Data Cari Pelanggan]

PELANGG AN PELANGG AN PELANGG AN ADM UNIT CABANG KASIR GUDANG 8 SPK 1 PELANGGAN

5 STOK MOBIL 2.1.1 Mencari data Pelanggan 2.1.3 Menyimpan Data Indent 2.1.2 Mengecek Mobil yang dipesan 2.1.4 Mengecek Mobil yang indent 2.1.5 Membuat surat pemberitahuan mobil ready 2.1.6 Mengkonfirmasi Pembayaran 2.1.7 Membuat SPK 2.1.8 Pembayaran Mobil + 2.1.9 Membuat Faktur Jual dan BSTB 2.1.10 Menyimpan Piutang Pelanggan 2.1.11 Mengecek data kelengkapan 11 INDENT PELANGG AN PELANGG AN WIRANIAG A GUDANG PELANGG AN PELANGG AN KASIR ADM UNIT CABANG

Mengelola Data Pelanggan

12 KETENTUAN KREDIT PELANGG AN PELANGG AN PELANGG AN PELANGG AN

[NOTA JASA N BARANG N KWITANSI] [DATA MOBIL BARU]

[PKB KE SA]

DATA CARI MOBIL PELANGGAN DATA CARI PELANGGAN

[DATA MOBIL PELANGGAN] [DATA PELANGGAN BARU LAYANAN]

Nota Jasa Barang dan Kwitansi Pembayaran Valid Nota Jasa Barang dan Kwitansi

Data PKB Pelanggan

[Data Cari Pelanggan] [ID Pelanggan]

[Data Simpan PKB]

[PKB KE BILLING]

[PKB KE MEKANIK]

[Laporan SIKK] [Nota Jasa Barang Dan Kwitansi Valid]

[Laporan PKB] PELANGG AN PELANGG AN PELANG GAN MEKANIK BILLING 7 PKB PELANGG

AN 1 PELANGGAN

2.2.1 Mencari Data Pelanggan 2.2.3 Mencari Data Mobil Pelanggan 2.2.5 Membuat PKB 2.2.6 Membuat Nota Jasa Barang dan

Kwitansi 2.2.7 Pembayaran 2.2.8 Membuat SIKK 2 MOBIL

Mengelola Data Pelanggan

KASIR SA

Mengelola Data

Gambar 4.19 DFD Level 2 Subproses 2.2 Layanan Mobil Pelanggan

[Laporan Pembayaran Angsuran] [Laporan Pembayaran Lunas]

Data Pembayaran Lunas

Data Pembayaran Kredit

Data Pembayaran Mobil

Data Pembayaran Piutang Data Piutang Pelanggan

[Data Piutang Penjualan Mobil]

8 SPK PELANGG AN 2.5.1 Mengecek Jatuh Tempo 2.5.2 Membuat Surat Penagihan 2.5.3 Pembayaran Piutang 2.5.4 Membuat Bukti Pembayaran Angsuran Lunas 2.5.5 Membuat Bukti Pembayaran Angsuran Kredit

4.2.6 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran struktur database dari Sistem Informasi Administrasi dan Inventory yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik

A. Conceptual Data Model

Terdapat 21 buah tabel yang saling terintegrasi secara logik. Berikut gambar 4.21 merupakan tabel-tabel yang terdapat pada Conceptual Data Model:

Menggunakan Membuat Menginputkan Memasukkan Mempunyai jasa Terdiri Mempunyai Memiliki Menentukan MENJUAL MENJUAL2 Mnecetak SIKK Melakukan Indent Kwitansi Pembayaran Membeli2 Membuat SPK Mempunyai Membuat PKB Membayar Mencetak7 Mencetak72

Membuat Faktur Jual Melakukan MOBIL NO_MESIN TAHUN TGL_STNK NO_RANGKA NAMA_MOBIL NO_POLISI MODEL PKB KODE_PKB TANGGAL JAM KM_TERIMA KM_SERVICE TGL_SERVICE TOTAL STATUS SUKU CADANG KODE_SC JENIS_SC NAMA_SC SATUAN_SC HARGA_SC TOTAL_SC NOTA_JASA NOTA_JASA TANGGAL JAM TOTAL DETIL_SUKUCADANG JUMLAH POTONGAN SUBTOTAL JASA KODE_JASA NAMA_JASA HARGA_JASA SIKK KODE_SIKK TANGGAL JAM PEGAWAI KODE_PEGAWAI NAMA ALAMAT AGAMA TEMPAT_LAHIR TGL_LAHIR JABATAN TELPON_HP TELPON_RMH STATUS FOTO PEMBAYARAN_KREDIT KODE_ANGSURAN TANGGAL ANGSURAN_KE TOTAL SPK KODE_JUAL TGL_JUAL STATUS TOTAL_BAYAR JUMLAH BAYAR_ANGSURAN JUMLAH_ANGSURAN SISA_BAYAR ANGSURAN_KE PAJAK STOK MOBIL NO_MESIN NO_RANGKA TAHUN WARNA NO_PRODUKSI NO_KUNCI FAKTUR_JUAL KODE_FAKTUR TANGGAL PPN BIAYA_TAMBAHAN TOTAL_HARGA BSTB KODE_BSTB TANGGAL PELANGGAN KODE_PELANGGAN NAMA ALAMAT KOTA KODE_POS TELEPON_RMH TELEPON_HP TGL_LAHIR EMAIL STATUS HARGA KODE_HARGA TANGGALAWAL_HARGA TANGGALAKHIR_HARGA HARGA_BELI HARGA_JUAL KEUNTUNGAN DP BUNGA

KWITANSI PEMBAYARAN KREDIT KODE_KWITANSI_ANGSURAN TOTAL TGL_KWT INDENT KODE_INDENT TGL_AWAL TGL_AKHIR STATUS MODEL KODE_MOBIL NAMA_MOBIL TIPE TRANSMISI MESIN NOTA_SUKUCADANG NOTA_SUKUCADANG TANGGAL JAM TOTAL DETIL_NOTA_JASA POTONGAN SUB_TOTAL LEASING KODE_LEASING NAMA_LEASING ALAMAT KOTA KODE_POS KODE_AREA TELP1 TELP2 FAX

117

Gambar 5.36 Form Cetak Laporan Perintah Kerja Bengkel

28.Form Cetak Laporan Nota Barang

Form Cetak Laporan Nota Barang merupakan form yang berguna untuk mencetak laporan nota barang. Form Cetak Nota Barang dapat dilihat pada gambar 5.37.

118

Gambar 5.37 Form Cetak Laporan Nota Barang

29.Form Cetak Laporan Nota Jasa

Form Cetak Laporan Nota Jasa merupakan form yang berguna untuk mencetak laporan nota jasa. Form Cetak Nota Jasa dapat dilihat pada gambar 5.38.

119

Gambar 5.38 Form Cetak Laporan Nota Jasa

30.Form Cetak Laporan Angsuran Pelanggan

Form Cetak Laporan Angsuran Pelanggan merupakan form yang berguna untuk mencetak laporan angsuran pelanggan. Form Cetak Angsuran Pelanggan dapat dilihat pada gambar 5.39.

120

121 BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil setelah diadakan pengujian pada aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Dapat mengelola data Master maupun data transaksi di dalam sistem secara efektif dan efisien.

2. Mampu memberikan informasi yang akurat dan dapat dipahami oleh pelaku di dalam sistem.

3. Dapat membantu dalam mengambil keputusan, khususnya bagi Direktur Utama.

6.2 Saran

Saran bagi pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi dan Inventory ini adalah sebagai berikut:

1. Diupayakan pengembang sistem lebih fokus pada struktur database yang ada. Struktur tersebut menjadi elemen penting dalam menggerakkan sistem dan penyediaan informasi.

2. Diupayakan pengembang sistem mampu membuat aplikasi yang lebih fleksibel dalam pengaksesan data dan user friendly.

3. Diupayakan pengembang sistem mampu membuat laporan akhir yang terperinci dan mudah dipahami.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Yogianto, MBA, Ph.D., 1999, Pengenalan Komputer, ANDI, Yogyakarta.

Jogiyanto, Hartono. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Penerbit ANDI Yogyakarta. Yogyakarta

Kendall, Kenneth E. and Kendall, Julie E., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Pearson Education Asia Ptc. Ltd. dan PT. Prenhallindo, Jakarta.

Kristanto, Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta.

Rickyanto, Isak, 2003, Membuat Aplikasi Windows dengan Visual Basic.NET, Elek Media Komputindo, Jakarta.

Yuswanto, Subari, 2005, Mengolah Database dengan SQL Server 2000, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.

Yuswanto, Subari, 2007, Pemrograman Database Visual Basic .NET, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.