Rancang bangun sistem informasi manajemen untuk pengelolaan Asset Retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK
PENGELOLAAN ASSET RETIREMENT
DI PT. TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA (TMMIN)
SKRIPSI
BAYU EKO PRIYANTO F14060636
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2011
(2)
DEVELOPING MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM TO ORGANIZE
ASSET RETIREMENT IN PT TOYOTA MOTOR MANUFACTURING
INDONESIA (PT TMMIN)
Bayu Eko Priyanto
Department of Mechanical and Biosystem Engineering, Faculty of Agricultural Technology, Bogor Agricultural University, IPB Darmaga Campus, PO Box 220, Bogor, West Java,
Indonesia.
e-mail: bayuipb43@yahoo.co.id
ABSTRACT
PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) applies asset management in its business activities. This activity is essential because asset constitute an investment which can be made as a parameter indicating the outgrows of company. The system utilized to organize the asset management is System Application & Product (SAP). SAP manages asset procurement until asset retirement. After retirement, the assets will be sold. SAP doesn’t cover this process. In fact it is a quite important process, considering that the resale of assets can be an income for the company.
Considering that condition, an additional management information systems was built, particularly for the management of selling the retired assets. This system was made with System Development Life Cycle (SDLC) method. The user was directly involved in the development process to know their needs. Several other software which were utilized were Adobe Dreamweaver, Adobe Photoshop, and XAMPP Server. The system was operated with every consideration and helps firm business process, especially in asset after retirement management and selling the retired assets.
This system only covers a small stage in the management of assets. Therefore this system is complementary to the existing system, not as a replacement system. For the future, the company wants to develop a system that covers all phases of asset management.
(3)
BAYU EKO PRIYANTO. F14060636. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen untuk
Pengelolaan Asset Retirementdi PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT. TMMIN).
Di bawah bimbingan Emmy Darmawati dan Adrenaldo Panca. 2011
RINGKASAN
Pelaksanaan magang di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) melalui
program Internship Program for University Student (IPUS), penulis ditempatkan pada Finance
Division, Financing & Asset Control Department, Property Control Section. Pada awal masa kerja diberikan pelatihan dan pemahaman tentang Toyota Business Practice (TBP), yang merupakan metode analisis yang digunakan untuk menemukan dan mengatasi permasalahan serta improvisasi
kegiatan perusahaan. Improvisasi yang dilakukan mengambil tema Double Asset Number. Dalam
hal ini dilakukan klarifikasi dan evaluasi data hasil Physical Check Asset (PCA). Kondisi di
lapangan menunjukkan adanya ketidaksesuaian standar pelabelan aset. Setiap aset seharusnya mempunyai nomor aset yang unik, namun terdapat beberapa aset yang memiliki nomor aset yang
sama pada labelnya. Oleh karena itu dibuat semacam Control Check Tools yang berbasis excel
workbook dengan formula dan fungsi di dalamnya, terdapat pencatatan order label aset, sehingga mengurangi resiko pencetakan label lebih dari sekali dengan nomor aset yang sama. Manfaat yang didapatkan selama magang adalah meningkatnya kemampuan analisis, terutama dengan
dipelajarinya Toyota Business Practice (TBP) dalam melakukan improvement sebagai metode
yang sistematis menjelaskan langkah-langkah pemecahan masalah. Selain itu meningkatnya kerjasama dalam tim, menyampaikan pendapat, berpikir kritis dalam menghadapi permasalahan, serta melatih profesionalisme.
PT TMMIN menerapkan manajemen aset dalam kegiatan usahanya. Semua aset yang
dimiliki perusahaan baik yang berada di inhouse maupun outhouse area dikelola dengan baik oleh
sebuah sistem aplikasi bisnis yang dinamakan System Application and Product (SAP). Mulai dari
pengadaan sampai peniadaan aset terkelola secara sistematik oleh SAP. Pada SAP transaksi
keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time.
Sistem yang sudah diterapkan ini memiliki sedikit celah pada pengelolaan aset. Sistem ini
mengelola aset sampai retirement asset, sedangkan berdasarkan proses bisnis perusahaan, aset
seharusnya dapat dikelola sampai dengan after retirement. Hal ini dikarenakan aset-aset yang telah
dilakukan proses retirement masih mempunyai nilai jual dan dapat memberikan pemasukan
tambahan bagi perusahaan untuk menjalankan kegiatan usahanya.
Melalui kegiatan magang ini dilakukan rancang bangun sistem informasi yang merupakan sistem yang bersifat komplementer terhadap sistem yang sudah ada, sistem ini ditujukan untuk
melakukan pengelolaan aset after retirement. Beberapa faktor yang dikelola oleh sistem ini adalah
keberadaan aset, alokasi waktu penjualan aset, serta record penjualan aset. Informasi ini dapat
digunakan oleh manajerial dalam penunjang pengambilan keputusan.
Dalam pembangunan sistem dilakukan metode System Development Life Cycle untuk
mengetahui dan menyelaraskan antara kebutuhan pengguna terhadap sistem yang dibangun sehingga sistem dapat digunakan untuk menunjang proses bisnis yang dilakukan perusahaan dalam
hal ini pengelolaan aset after retirement. Pengumpulan informasi dilakukan secara langsung
terhadap calon pengguna dengan wawancara, diskusi, dan pengisian form user requirement.
Beberapa software yang digunakan adalah Xampp-win32-1.7.3, Adobe Photoshop CS3, Adobe
Dreamweaver CS3 dengan beberapa browser engine Internet Explorer 8.0, Mozilla Firefox 3.6.3
dan, Google Chrome untuk pengujian sistem. Sistem yang dibangun berbasis intranet.
Sistem informasi manajemen asset retirement mempunyai fungsi tracking&record yang
digunakan untuk mengetahui keberadaan aset. Penjualan aset setiap bulannya tercatat dalam
database sistem sehingga pihak manajerial dapat mengetahui pemasukan dari penjualan aset, dan dapat memperkirakan pemasukan yang akan didapatkan pada bulan-bulan berikutnya. Sistem juga
mempunyai fungsi counter time yang digunakan sebagai estimasi waktu penjualan aset,
berdasarkan kesepakatan selambatnya 30 hari setelah retirement asset, aset tersebut harus dijual.
Pada tahapan implementasi, sistem yang telah dibuat pada umumnya dapat memenuhi kebutuhan pengguna, sesuai dengan proses bisnis, dan mempunyai performansi yang cukup baik. Secara teknis sistem dapat diterapkan pada perusahaan.
(4)
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK
PENGELOLAAN
ASSET RETIREMENT
DI PT TOYOTA MOTOR
MANUFACTURING INDONESIA (PT TMMIN)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN pada Departemen Teknik Mesin dan Biosistem,
Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor
Oleh
BAYU EKO PRIYANTO F14060636
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2011
(5)
Judul Skripsi : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen untuk Pengelolaan Asset Retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN)
Nama : Bayu Eko Priyanto
NIM : F14060636
d
Menyetujui,
Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan
Dr. Ir. Emmy Darmawati, M.Si Adrenaldo Panca SE
NIP : 19620529 198703 1 002 No. Reg. : 0718261
Mengetahui :
Ketua Departemen Teknik Mesin dan Biosistem,
Dr. Ir. Desrial, M.Eng
NIP : 19661201 199103 1 004
(6)
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI
Saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen
untuk pengelolaan Asset Retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN)”
adalah karya tulis yang saya buat sendiri, belum dipublikasi dan diajukan dalam bentuk apapun ke pihak manapun. Adapun informasi yang terkandung di dalam tulisan ini yang berasal dari penulis lain dalam karyanya, telah disebutkan sumbernya dalam bentuk kutipan dan dicantumkan dalam daftar pustaka yang terdapat di bagian akhir skripsi ini. Apabila selanjutnya terbukti secara sah skripsi tersebut bukan hasil karya saya sendiri, maka saya bersedia menerima segala sanksi dan hukuman yang telah ditetapkan oleh pihak yang bersangkutan. Demikian pernyataan ini saya buat sebagaimana mestinya dan benar adanya.
Bogor, Januari 2011 Yang membuat pernyataan
Bayu Eko Priyanto F14060636
(7)
© Hak cipta milik Bayu Eko Priyanto, tahun 2011 Hak cipta dilindungi
Dilarang mengutip dan memperbanyak tanpa izin tertulis dari
Institut Pertanian Bogor, sebagian atau seluruhnya dalam bentuk apapun, baik cetak, fotokopi, mikrofilm, dan sebagainya
(8)
RIWAYAT HIDUP
Penulis bernama lengkap Bayu Eko Priyanto, dilahirkan di Surabaya pada tanggal 15 Januari 1988, sebagai anak pertama dari 3 bersaudara, dari pasangan Bapak Totok Yuli Susanto dan Ibu Truli Indrianti. Riwayat pendidikan penulis selama 2 tahun menempuh pendidikan di TK Bunga Bangsa Surabaya, kemudian melanjutkan ke SDN Kertajaya Surabaya, pada tingkat pendidikan kelas 2 SD penulis pindah sekolah ke SDN Pegadungan 011 Pagi Jakarta dan menyelesaikan pendidikan dasar pada tahun 2000. Pada tahun 2003 penulis menyelesaikan pendidikan menengah pertama di SMPN 169 Jakarta, kemudian melanjutkan pendidikan menengah atas pada tahun 2006 di SMAN 33 Jakarta.
Penulis melanjutkan pendidikannya ke tingkat Sarjana di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) pada tahun 2006. Pada tahun 2007 penulis diterima di Departemen Teknik Pertanian, Institut Pertanian Bogor.
Selama kuliah penulis mengikuti beberapa kegiatan, diantaranya Pencak Silat, Klub Basket, dan anggota Kerohanian Islam. Penulis juga aktif di beberapa kegiatan kepanitiaan. Organisasi yang diikuti penulis adalah Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian (HIMATETA) dan menjabat sebagai Ketua Biro Sistem Informasi. Pada tahun 2008-2009 penulis aktif sebagai pengajar bimbingan belajar untuk mata pelajaran Fisika tingkat SMP di Bimbingan Belajar Spectrum.
Selama kuliah di IPB, penulis mendapatkan beasiswa POM pada tahun 2006 selama setahun dan selanjutnya tercatat sebagai penerima beasiswa dari Yayasan Karya Salemba Empat selama dua tahun yaitu pada periode 2008-2009.
Pada tahun 2009 penulis melaksanakan kegiatan praktek lapangan di PT Alam Indah Bunga Nusantara (Alinda) Cipanas, Bogor. Topik dari praktek lapangan ini adalah “Aspek Manajemen dan Mekanisasi dalam Budidaya Tanaman Krisan di PT Alam Indah Bunga Nusantara ”. Pada tahun 2010, penulis melakukan magang di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia sekaligus menyusun skripsi sebagai tugas akhir untuk menempuh gelar Sarjana dengan topik “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen untuk Pengelolaan Asset Retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) ”.
(9)
vi
KATA PENGANTAR
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada pihak-pihak yang telah membantu sejak penyiapan, pelaksanaan hingga penyelesaian tugas akhir ini. Penghormatan dan ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :
1. Dr. Ir. Sam Herodian, MS selaku Dekan Fateta IPB yang telah memberikan informasi
mengenai Internship Program University Student di PT TMMIN.
2. Dr. Ir. Setyo Pertiwi, M.Agr dan Dr. Ir. Emmy Darmawati, M.Si selaku dosen pembimbing
akademik atas saran dan bimbingannya.
3. Dr. Ir. I Wayan Astika, M.Si selaku dosen penguji atas masukan yang diberikan.
4. Adrenaldo Panca SE, atas bantuan dan bimbingannya selama magang serta kesediaannya
untuk menjadi dosen penguji.
5. Mama, Papa, Devi, Yogi atas dukungan serta semangatnya, dan khususnya Evy yang selalu
memberikan motivasi dan doanya kepada penulis.
6. Pimpinan dan staff PT TMMIN yang telah membantu penulis dalam menjalani magang.
7. Keluarga besar Yayasan Karya Salemba Empat, atas ilmu, motivasi, dan bantuannya.
8. Teman-teman seperjuangan (Dodik, Soleh, Imam, Nanda, Zani, dan Yudis) serta mahasiswa
Departemen Teknik Pertanian Angkatan 43 IPB.
9. Teman-teman LP (Wahid, Hafid, Bayu Nata, Farida, dan Dewi) atas kenangan yang
diberikan selama penulis menempuh masa kuliah di kampus tercinta.
10. Teman-teman yang senantiasa memberi masukan dan pendapat kepada penulis dalam
penyelesaian tugas akhir (M. Alqodri dan M. Haris)
11. Semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat dituliskan satu persatu.
Semoga karya kecil ini dapat memberikan manfaat. Penulis harapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan.
Bogor, Januari 2011
(10)
vii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
I. PENDAHULUAN ... 1
A. LATAR BELAKANG ... 1
B. TUJUAN ... 3
II. PROFIL PERUSAHAAN ... 4
A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAAN ... 4
B. RUANG LINGKUP USAHA ... 6
C. PROSES PRODUKSI ... 7
1. Karawang Plant ... 7
a. Stamping Shop ... 7
b. Welding Shop ... 8
c. Painting Shop ... 9
d. Assembling Shop ... 10
e. Test Course ... 11
f. Common Yard ... 11
g. Environment Management System ... 11
h. Toyota Forest ... 13
2. Sunter Plant ... 13
a. Casting Plant ... 13
b. Stamping Plant ... 14
c. Engine Plant ... 14
d. Packing & Vanning Plant ... 15
e. Waste Water Management ... 15
III. TINJAUAN PUSTAKA ... 17
A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ... 17
B. KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI ... 19
C. PEMROGRAMAN PHP ... 19
D. DATABASE MANAGEMENT SYSTEM... 21
E. MANAJEMEN ASET ... 23
F. SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC) ... 26
IV. METODOLOGI PENELITIAN ... 30
A. TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN ... 30
(11)
viii
C. PENGEMBANGAN SISTEM ... 30
V. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 32
A. LAPORAN KEGIATAN MAGANG ... 32
B. INVESTIGASI SISTEM ... 36
C. ANALISIS SISTEM ... 41
D. DESAIN SISTEM ... 44
E. IMPLEMENTASI SISTEM ... 59
F. PERAWATAN SISTEM ... 60
VI. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ... 62
A. KESIMPULAN ... 62
B. REKOMENDASI ... 63
DAFTAR PUSTAKA ... 64
(12)
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. Sejarah Toyota ... 6
Tabel 2. Perkembangan Toyota Di Indonesia ... 6
Tabel 3. Spesifikasi Perangkat Lunak Sistem ... 42
Tabel 4. Hak Akses Pengguna ... 42
Tabel 5. Tabel IPO Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement ... 48
(13)
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Pengepresan Lempengan Baja Menjadi Part Body Mobil ... 8
Gambar 2. Mesin Sheet Feeder ... 8
Gambar 3. Pengelasan Manual ... 9
Gambar 4. Pengelasan Menggunakan Robot ... 9
Gambar 5. Pengecatan Menggunakan Robot ... 9
Gambar 6. Electro Deeping Coating ... 10
Gambar 7. Assembly Line ... 10
Gambar 8. Final Test Facility ... 10
Gambar 9. Test Course ... 11
Gambar 10. Common Yard ... 11
Gambar 11. Environment Management System ... 12
Gambar 12. Toyota Forest ... 13
Gambar 13. Unsur Sistem Informasi ... 17
Gambar 14. Model SIM ... 18
Gambar 15. Penggolongan Aset ... 24
Gambar 16. Pengelompokan Kelas Aset ... 25
Gambar 17. Tahapan System Development Life Cycle ... 26
Gambar 18. Flowchart SIM Asset Retirement ... 42
Gambar 19. Tabel Relasional ... 44
Gambar 20. Tampilan Tabel Basis Data Pada Halaman PHP My Admin ... 44
Gambar 21. Tabel area ... 45
Gambar 22. Tabel asset_class ... 45
Gambar 23. Tabel asset_db ... 46
Gambar 24. Tabel sold_asset ... 46
Gambar 25. Tabel tracking ... 47
Gambar 26. Tabel user ... 47
Gambar 27. Tampilan Halaman Login ... 48
Gambar 28. Verifikasi Username Halaman Login ... 49
Gambar 29. Verifikasi Password Halaman Login ... 49
Gambar 30. Verifikasi Kombinasi Halaman Login ... 49
Gambar 31. Tampilan Menu Input Retirement Data ... 50
Gambar 32. Pesan Pengingat Input Retirement Data ... 50
Gambar 33. Tampilan Fungsi Tracking Asset ... 51
Gambar 34. Pesan Pengingat Tracking Asset ... 51
Gambar 35. Tampilan Fungsi Sell Asset ... 51
(14)
xi
Gambar 37. Resume pada Menu Home/Summary ... 52
Gambar 38. Output Menu Change & Update Retirement Data ... 53
Gambar 39. Output Menu Retirement History ... 53
Gambar 40. Output Menu Asset Selling Update ... 54
Gambar 41. Output Menu Asset Selling History ... 54
Gambar 42. Output Menu Gudang ... 54
Gambar 43. Layout User Interface ... 55
Gambar 44. Tampilan Home SIM Asset Retirement ... 56
Gambar 45. Tampilan Input Retirement Data SIM Asset Retirement ... 56
Gambar 46. Tampilan Change&Update Retirement Data SIM Asset Retirement ... 57
Gambar 47. Tampilan Retirement History SIM Asset Retirement ... 57
Gambar 48. Tampilan Asset Selling Update SIM Asset Retirement ... 58
Gambar 49. Tampilan Asset Selling History SIM Asset Retirement ... 58
(15)
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Struktur Organisasi PT TMMIN ... 66
Lampiran 2. A3 Report mid review ... 67
Lampiran 3. A3 Report final review ... 68
Lampiran 4. Activity Plan Double Asset... 69
Lampiran 5. Jurnal Kegiatan Magang ... 70
(16)
1
I.
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Sebagai salah satu perguruan tinggi negeri, Institut Pertanian Bogor mempunyai kewajiban dalam mencetak calon-calon sarjana yang berkompeten di bidangnya sehingga dapat bermanfaat bagi masyarakat pada umumnya. Dalam pengabdiannya kepada masyarakat kelak, lulusan Insititut Pertanian Bogor harus teruji dengan baik akan profesi dan keilmuannya agar bisa menerapkannya di lingkungan masyarakat. Untuk tujuan tersebut, sebagai tugas akhir calon sarjana diwajibkan untuk membuat skripsi sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknologi Pertanian. Skripsi adalah laporan tertulis tugas akhir. Skripsi merupakan karya tulis ilmiah dalam profesi keilmuan untuk meningkatkan kemampuan analisis berdasarkan kaidah-kaidah ilmiah. Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan oleh mahasiswa Departemen Teknik Mesin dan Biosistem untuk memperoleh bahan penulisan skripsi adalah dengan kegiatan penelitian atau kegiatan magang.
Penelitian merupakan kegiatan dalam upaya menghasilkan pengetahuan empirik, teori, konsep, metodologi, model, atau informasi baru yang memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian. Penelitian dapat berupa percobaan laboratorium, percobaan lapangan (di industri, wilayah, perkebunan, dan lain-lain), rancang bangun alat/mesin atau infrastruktur, survey lapangan, atau data sekunder. Magang adalah suatu kegiatan untuk menambah pengalaman kerja praktis dan keterampilan mahasiswa yang sesuai dengan bidang keahlian studinya dan kemampuan analisis mahasiswa berdasarkan kaidah-kaidah ilmiah. Kegiatan magang juga dapat digunakan untuk mencari alternatif pemecahan masalah yang ditemukan pada perusahaan, industri atau lembaga pemerintah. Dalam kegiatan magang, mahasiswa merupakan bagian terpadu (integral) dari sistem kerja di perusahaan, industri, atau lembaga pemerintah tempat magang untuk mendalami aspek keteknikan, manajemen, dan teknologi.
Dengan pemaparan dan landasan pemikiran di atas, maka penulis memilih untuk melakukan kegiatan magang di perusahaan (industri) yang berkaitan dengan ilmu keteknikan sebagai tugas akhir untuk penyelesaian skripsi. Hal tersebut dikarenakan dengan kegiatan magang diharapkan dapat memberikan pengalaman kerja bagi penulis, serta dapat mengetahui secara langsung hal-hal yang sebenarnya terjadi di dunia kerja. Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini memberikan manfaat untuk keperluan akademik mahasiswa serta memberikan masukan kepada perusahaan tempat magang, sehingga dapat meningkatkan relasi yang baik antara perguruan tinggi dan pihak perusahaan.
PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT. TMMIN), merupakan salah satu perusahaan terbesar yang bergerak di bidang industri otomotif. Kegiatan perusahaan terdiri dari kegiatan produksi dan kegiatan non produksi. Kegiatan produksi meliputi kegiatan pembuatan mobil, mulai dari kegiatan pengadaan komponen-komponen untuk mobil, sampai kegiatan perakitan dan pengecatan mobil. Sedangkan kegiatan non produksi meliputi kegiatan
administratif seperti financial, purchasing, dan kegiatan pendukung lainnya. Semua kegiatan
tersebut dijalankan dengan baik dan terstruktur dengan sistem manajemen yang terarah. Maka tak diragukan lagi PT TMMIN merupakan perusahaan yang mempunyai integritas yang tinggi pada setiap kegiatannya.
Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai secara efektif dengan memanfaatkan sumber daya konseptual bersama dengan sumber daya fisik. Untuk mencapai keunggulan kompetitif ini, sumber daya informasi harus dikelola dengan baik.
(17)
2 Hal ini memerlukan adanya pengembangan perencanaan informasi stratejik yang berorientasi ke masa depan untuk mengidentifikasi rencana penggunaan komputer dan sumber daya informasi yang diperlukan. Penerapan sistem informasi dilakukan di berbagai aspek yang menunjang kegiatan perusahaan. Pada umumnya kegiatan manajemen dilakukan pada batasan kegiatan produksi, distribusi, serta penjadwalan kerja. Banyak perusahaan yang kurang menyadari akan pentingnya manajemen aset. Padahal setiap perusahaan mempunyai aset yang harus diatur dan dikelola keberadaannya. Mulai aset tersebut ada sampai aset tersebut habis masa gunanya.
Pada kenyataannya banyak perusahaan masih menganggap manajemen aset hanyalah sekedar instrumen pengelolaan daftar aset. Realita di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari salah kelola dan salah urus masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu
alat produksi sudah saatnya untuk diganti atau masih layak untuk dikelola. Pertanyaan berikutnya
kalau harus dikelola kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut, dan kalau harus diganti apakah dengan jenis alat yang sama atau ada alternatif lain yang lebih baik. Keputusan akan pilihan-pilihan tersebut hanya bisa terjawab dengan tepat bila kita memiliki informasi/data yang jelas tentang aset tersebut.
Pengelolaan aset seharusnyaberlanjut sampai aset tersebut sudah tidak mempunyai nilai
buku dan harus di-retire. Aset yang sudah mengalami retirement tidak berarti bahwa aset tersebut
sudah tidak dapat digunakan sama sekali, ada beberapa aset yang masih berfungsi secara operasional. Aset yang seperti itu biasanya akan dijual sehingga dapat memberikan pemasukan bagi perusahaan. Oleh karena itu, perlu dilakukannya pengelolaan manajerial untuk permasalahan tersebut. Apabila pengelolaan dapat dilakukan dengan baik, maka akan memberikan keuntungan
bagi perusahaan. Pengelolaan itu antara lain penarikan aset yang sudah di-retire, lama waktu
penyimpanan aset di gudang, pengalokasian tempat penyimpanan yang dapat disesuaikan dengan kondisi fisik aset, perkiraan nilai jual aset.
Pada PT. TMMIN sudah memiliki sistem manajemen yang mengatur aset. Mulai dari
asset procurement, asset transfer, asset maintenance, dan asset retirement. Semua hal mengenai
aset telah terkelola dengan baik sampai aset tersebut mengalami retirement. Namun pengelolaan
aset after retirement masih perlu ditingkatkan, seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa
aset yang telah di-retire masih dapat memberikan pemasukan bagi perusahaan, karena masih
mempunyai nilai jual. Kondisi saat ini yang terjadi di PT. TMMIN adalah setelah aset tersebut
di-retire, kurang adanya pengelolaan sampai aset tersebut dijual kembali atau biasa disebut dengan kegiatan pelelangan. Beberapa hal yang terjadi seperti penumpukan aset di gudang, dapat menambah biaya penyimpanan dan penurunan kondisi fisik aset sehingga berdampak pada harga
jual aset. Keberadaan asset retired juga kurang terkendali dengan tidak adanya sistem yang
memberikan informasi keberadaan aset. Waktu antara penarikan aset sampai aset tersebut siap
dijual juga kurang terkendali dengan tidak adanya sistem reminder, sehingga aset yang sudah
(18)
3
B.
TUJUAN
Tujuan dari kegiatan magang ini adalah :
1. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa terhadap dunia kerja
2. Melatih mahasiswa untuk berpikir kritis disertai analisis secara sistematis dalam
menghadapi permasalahan di lapangan.
3. Merancang dan membangun sebuah sistem informasi manajemen untuk membantu
(19)
4
II.
PROFIL PERUSAHAAN
A.
SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAAN
Sejarah berdirinya Toyota berawal dari seorang bernama Sakichi Toyoda sebagai pendiri organisasi Toyota di Jepang. Sakichi Toyoda lahir pada tahun 1867. Dengan kepintarannya ia menciptakan alat tenun otomatis dengan cara kerja benang putus. Dalam pengembangan mesin
tersebut pada tahun 1926 didirikan Toyoda Automatic Loom Works sebagai cikal bakal Toyota
Motor Corporation yang kita kenal saat ini.
Sakichi Toyoda mempunyai seorang putra yang bernama Kiichiro. Kiichiro berkeliling ke Amerika Serikat dan Eropa untuk melihat penggunaan mobil. Ia beranggapan bahwa tidak lama lagi akan masuk zaman mobil ke Jepang. Atas pemikiran seperti itu, maka pada tahun 1933
ditambahkan divisi mobil dalam Toyoda Automatic Loom Works. Hasilnya pada tahun 1935
dibuat bentuk asli pertama kendaraan dengan kapasitas muatan lima penumpang yang kemudian
disebut Toyota A1 dan Truck G1. Dua tahun kemudian Kiichiro memisahkan diri dari Toyoda
Automatic Loom Works, kemudian mendirikan Toyota Motor Company sebagai kelembagaan
yang menetapkan just in time production, yang mempunyai pengertian melakukan pengiriman
part yang betul, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang betul, dan tidak ada kelebihan stok
atau barang yang belum diperlukan di gudang.
Setelah perang dunia kedua, perekonomian di Jepang mengalami krisis. Hal ini tentunya berdampak pada perusahaan-perusahaan yang ada di Negara matahari terbit tersebut. Tak luput juga perusahaan Toyota. Toyota mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan tidak mampu membayar gaji para karyawannya. Sampai pada puncaknya, untuk menanggulangi hal tersebut
pada bulan April 1950, Toyota dipecah menjadi Toyota Motor Company dan Toyota Motor Sales
Company.
Setelah mengalami masa-masa yang sulit, pada bulan Juni 1950 akhirnya perusahaan dapat bangkit dari keterpurukan. Permasalahan mengenai ketidakmampuan membayar gaji karyawan dapat diatasi dan perusahaan mulai beroperasi dengan manajemen baru. Untuk lebih mengembangkan kegiatan usahanya, pada tahun 1951 dua orang staf Toyota mengunjungi Amerika Serikat untuk mempelajari metode manajemen modern. Salah satu perusahaan yang
dijadikan tujuan adalah Ford Motor Company. Pada perusahaan tersebut kedua orang staf Toyota
melihat sistem saran atau ide perbaikan dengan slogan “Kualitas dan Keselamatan Kerja”. Oleh karena itu sistem ini diterapkan juga di Toyota. Pada tahun 1953 dipilih slogan Toyota yaitu “Produk yang Baik dari Pemikiran Baik”
Pada tahun 1953, motomachi plant selesai dibuat yang merupakan fasilitas produksi
untuk membuat kendaraan penumpang bagi keluarga. Kemudian pada tahun 1955, Toyota
memperkenalkan “Crown” yang dikembangkan tanpa memanfaatkan bantuan dari luar.
Berselang dua tahun kemudian, Toyota mulai mengembangkan pasarnya dengan melakukan
kegiatan ekspor. Tujuan ekspor yaitu Amerika Serikat dengan Crown sebagai komoditinya.
Namun sangat disayangkan hal tersebut gagal dan tidak sesuai rencana pemasaran. Kendaraan tersebut tidak dapat digunakan untuk perjalanan jauh dan cepat di Amerika Serikat. Berselang lima tahun, selama tahun 1960, industri mobil di Jepang mulai tumbuh dengan pesat. Pada tahun
1961 Toyota memperkenalkan TQC (Total Quality Control) dengan tujuan meingkatkan derajat
produksi mobil yang berstandar mutu internasional. Pasar di dalam negeri dan kegiatan ekspor mulai berkembang pada masa itu.
(20)
5 Perkembangan yang sangat pesat tersebut meningkatkan daya saing perusahaan-perusahaan di Jepang. Untuk menyiasati agar tetap sukses dan mempunyai daya saing lebih besar,
maka pada tahun 1980-an Toyota Motor Corporation dan Toyota Motor Sales Company
bergabung membentuk Toyota Motor Company. Perubahan besar dalam sejarah Toyota termasuk
pembentukan NUMMI yaitu suatu usaha kolektif antara Toyota dengan Amerika Serikat pada
tahun 1984 sampai saat ini memproduksi jenis kendaraan Prims “GM dan Corolla” untuk Toyota.
Sejarah berdirinya Toyota saat ini juga diiringi dengan perkembangannya. Tidak hanya di Jepang, perusahaan Toyota juga dikembangkan lintas Negara. Salah satu Negara yang menjadi daerah perkembangan perusahaan tersebut adalah Indonesia.
PT Toyota Astra Motor (PT TAM) diresmikan pada tanggal 12 April 1971, yang mulanya difungsikan sebagai importer kendaraan Toyota, namun setahun kemudian sudah berfungsi sebagai distributor. Pada tahun 1973 didirikan pabrik perakitan PT. Multi Astra dan pada tahun 1976 didirikan PT. Toyota Mobilindo sebagai pabrik komponen. Produk andalan Toyota di Indonesia, yakni mobil Kijang, pertama kali diluncurkan ke publik pada tahun 1977. Pabrik mesin untuk menunjang produksi kendaraan roda empat Toyota mulai didirikan di Indonesia pada tahun 1982 dengan nama saat itu PT. Toyota Engine Indonesia. Produk Toyota mobil Kijang mulai di ekspor ke beberapa negara Asia-Pasifik pada tahun 1987. PT TAM menyadari bahwa inovasi selalu mutlak diperlukan untuk komitmen utama yaitu kepuasan
pelanggan. Robotisasi pada proses pencetakan body, rancang bangun dengan CAD/CAM, sampai
penggunaan spot welding untuk hasil yang akurat dilakukan Toyota demi meningkatkan teknologi
yang tinggi dalam setiap fasilitas produksinya.
Tahun 1989, terjadi perubahan besar pada kiprah Toyota di Indonesia dengan bergabungnya empat perusahaan Toyota di Indonesia yakni PT. Toyota Astra Motor, PT. Multi Astra, PT. Toyota Mobilindo dan PT. Toyota Engine Indonesia. Pada tahun 1998, pabrik mesin Toyota mendapatkan penghargaan internasional berupa sertifikasi ISO 9002 untuk manajemen pengendalian kualitas di bidang manufaktur. Pabrik perakitan di Sunter juga mendapatkan sertifikasi ISO 14001 untuk pengelolaan lingkungan.
Pada tanggal 15 Juli 2003, terjadi perubahan yang besar dalam kiprah perusahaan Toyota. TAM berubah menjadi dua perusahaan besar, yaitu PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) dan didirikan PT Toyota Astra Motor (PT TAM) sebagai distributor resmi Toyota di Indonesia dan juga melakukan pelayanan purna jual produk Toyota. Kepemilikan saham yaitu PT Astra Internasional sebesar 5% dan Toyota Motor Corporation sebesar 95%. PT
TMMIN mempunyai fokus kegiatan sebagai pabrik pembuat mesin, jig, dies dan
komponen-komponen otomotif, sedangkan PT TAM sebagai eksportir dan penjualan domestik kendaraan
Toyota dan part komponen kendaraannya. Peluncuran Toyota Avanza sebagai kolaborasi antara
PT. TAM-TMMIN dengan PT. Astra Daihatsu Motor (ADM) terjadi pada tahun 2004. Pada tahun yang sama, diluncurkan juga Toyota Kijang Innova sebagai produk Toyota Kijang generasi V. Hingga kini PT. TMMIN terus menerus melakukan inovasi dan perbaikan dalam segala hal untuk menjadi yang terdepan dibidangnya.
PT TMMIN memiliki kantor pusat yang berlokasi berdekatan dengan PT TAM, yaitu di Sunter Jakarta Utara. Selain kantor, sebagai perusahaan yang bergerak dibidang industri otomotif
PT TMMIN mempunyai kawasan produksi atau yang biasa disebut plant. Lokasi tersebut terbagi
pada dua kawasan, yang pertama berada di Sunter yang meliputi beberapa kegiatan produksi seperti pengecoran, pencetakan, pemesinan, perakitan, dan sebagainya. Satu lagi terletak di
kawasan Karawang International Industries City (KIIC) Karawang Barat dengan kegiatan
(21)
6
diselesaikan pada tahun 1998 dengan fasilitas state of the art dan peningkatan kualitas serta
sistem manajemen lingkungan. Karawang plant mulai diresmikan tahun 2000 dan menjadi pabrik
modern yang masih beroperasi hingga kini. Secara umum perkembangan Toyota dapat dilihat pada Tabel 1. Adapun Toyota di Indonesia cukup berkembang dengan pesat seperti dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 1. Sejarah Toyota
Tahun n
Perkembangan
1926 Didirikan Toyoda Automatic Loom Works sebagai cikal bakal Toyota Motor
Corporation
1933 Ditambahkan divisi mobil dalam Toyoda Automatic Loom Works
1935 Dibuat kendaraan pertama Toyota A1 dan Truck G1
1937 Didirikan Toyota Motor Company
1950 Toyota dipecah menjadi Toyota Motor Company dan Toyota Motor Sales
Company
1953 Motomachi plant selesai dibuat yang merupakan fasilitas produksi
1955 Toyota Crown diperkenalkan
1961 Toyota memperkenalkan Total Quality Control (TQC)
1984 Toyota melakukan kerjasama dalam usaha kolektif dengan Amerika Serikat
Tabel 2. Perkembangan Toyota di Indonesia
Tahun Perkembangan
1971 PT Toyota Astra Motor diresmikan di Indonesia
1973 Pabrik perakitan PT Multi Astra didirikan
1976 PT Toyota Mobilindo didirikan sebagai pabrik komponen
1977 Mobil Kijang pertama kali diluncurkan
1982 Pabrik mesin PT Toyota Engine Indonesia didirikan
1987 Produk Toyota mobil Kijang diekspor ke Asia-Pasifik
1989 Bergabungnya empat perusahaan besar Toyota di Indonesia
1998 Pabrik Toyota di Karawang mulai dioperasikan
2000 Peresmian pabrik mobil modern di Karawang
2003 TAM berubah menjadi PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia
(PT TMMIN) dan PT Toyota Astra Motor (PT TAM)
2004 Peluncuran Toyota Avanza sebagai kerjasama dengan
PT Astra Daihatsu Motor (PT ADM)
B.
RUANG LINGKUP USAHA
PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) dan PT Toyota Astra Motor (PT TAM) mempunyai lingkup usaha dalam bidang otomotif. Tak diragukan lagi produk Toyota
(22)
7 menjadi primadona di pasaran Indonesia. Banyak kalangan yang percaya dan puas akan kualitas produk tersebut.
Dengan komitmen untuk terus mengutamakan kepuasan pelanggan, PT. TMMIN dan PT. TAM senantiasa terus menerus menciptakan inovasi terbaiknya. Hal ini selaras dengan visi PT. TMMIN dan PT. TAM untuk menjadi yang terdepan dalam bidang manufakturing dan distribusi sebagai upaya untuk menjadi perusahaan otomotif berkelas internasional. Seperti halnya perusahaan lainnya, perusahaan mempunyai misi sebagai pedoman dalam mencapai tujuan. PT. TMMIN dan PT. TAM mencanangkan misi yaitu :
1. Menjadi pemimpin dalam industri otomotif Indonesia.
2. Selalu mengutamakan kepuasan pelanggan.
3. Selalu memberikan kontribusi bagi pembangunan ekonomi dan sosial.
4. Meningkatkan kesejahteraan melalui pembinaan kepercayaan dengan karyawan, dealer dan
pemasok.
5. Memelihara kelangsungan lingkungan hidup dan keselamatan kerja.
6. Menjunjung tinggi kemampuan individu tanpa mengesampingkan kerjasama tim.
C.
PROSES PRODUKSI
Proses produksi dilakukan dengan baik menggunakan sistem produksi yang dikenal
dengan Just In Time (JIT). Sistem ini menekankan pada suatu filosofi continuous improvement
yang dilakukan dengan cara mengeliminasi atau mengurangi waste di semua aspek yang
berkaitan dengan aliran produk dari supplier sampai ke tangan customer, sehingga didapatkan
metode yang paling efisien. Hasil yang ingin dicapai adalah suatu sistem yang ramping (lean) dan
halus (smooth), sehingga dapat meningkatkan output dan produktivitas. Produksi dilakukan pada
jumlah yang tepat dan pada saat yang tepat ketika dibutuhkan, maka dengan cara inilah berbagai
macam waste dapat dikurangi bahkan dieliminasi.
Problem solving dan improvement dilakukan dari hal-hal yang kecil, tetapi dilakukan
secara bertahap dan terus-menerus. Inilah yang dimaksud dengan filosofi continuous
improvement. Hal ini berbeda dengan budaya Barat yang menekankan pada perubahan dan perbaikan yang sifatnya radikal. JIT berusaha melibatkan seluruh karyawan untuk berpartisipasi
dalam continuous improvement, sehingga karyawan tidak hanya dipakai kemampuan fisik
tubuhnya saja, melainkan kemampuan berpikirnya juga diasah. Keberhasilan JIT terletak pada
perubahan pola pikir dan sikap kerja seluruh karyawan untuk melakukan upaya continuous
improvement.
PT TMMIN mempunyai tiga pabrik yang berada di kawasan Sunter dan Karawang. Di Sunter terdapat dua pabrik dan di Karawang terdapat satu pabrik. Pabrik-pabrik tersebut
digunakan untuk memproduksi kendaraan dan juga service part. Proses produksi dimulai dari
awal pembuatan komponen-komponen kendaraan, perangkat mesin, sampai perakitan. Berikut ini akan diuraikan beberapa proses dalam produksi kendaraan di PT TMMIN :
1.
Karawang Plant
a. Stamping Shop
Pada Stamping Shop proses pengepresan pembuatan body kendaraan dilakukan.
Lempengan-lempengan baja dicetak menjadi bagian-bagian dari body kendaraan seperti
kerangka, tangki bahan bakar, dan komponen body sub-assembly (kabin, dek, rangka
(23)
8
baja yang kemudian dilakukan proses pengepresan menjadi press part yang siap dikirim
ke bagian pengelasan untuk disatukan menjadi body kendaraan utuh.
Stamping Shop memiliki fasilitas 2 proses A line tonase 2,400 ton dengan 450
stroke/jam dan C line kapasitas 700 ton dengan 620 stroke/jam. Guna menjamin
keamanan dan keselamatan kerja serta tingkat produktifitas, digunakan sistem robotik
untuk setiap perpindahan pressed part antar mesin. Luas area Stamping Shop adalah
10,000 m2. Jenis mesin yang digunakan adalah FUKUI untuk press machine, hasilnya
seperti pada Gambar 1, AISAKU untuk sheet feeder (Gambar 2), dan MOTOMAN
YASKAWA untuk robot feeder.
Gambar 1. Hasil pengepresan lempengan baja menjadi part body mobil
Gambar 2. Mesin Sheet Feeder
b. Welding Shop
Welding Shop memiliki area 23,000 m2, di area ini dilakukan proses
penyambungan atau pengelasan bagian-bagian body kendaraan untuk menghasilkan satu
bagian utuh. Prosesnya adalah dengan menyatukan seluruh pressed part yang diproduksi
oleh Stamping Shop. Penyatuan dilakukan dengan pengelasan. Ada dua metode
pengelasa, yaitu pengelasan manual (Gambar 3) dan pengelasan menggunakan robot (Gambar 4). Hasil akhir dari proses ini adalah satu body kendaraan utuh. Pengelasan terdiri dari dua metode, yaitu pengelasan manual (Gambar 3) dan pengelasan menggunakan robot (Gambar 4).
(24)
9
Untuk menjamin tingkat presisi dan keakuratan yang tinggi Welding Shop
dilengkapi fasilitas Welding Main Body line, Coordinate Measuring Machine dan Shell
Body Line dengan Slat Conveyor, dan didukung 34 buah robot las (MB 16, UB 6 dan Fr
12) dan GBL (Global Body Line) yang memberikan jaminan kualitas permukaan luar
(proses clamp dari sisi dalam).
Gambar 3. Pengelasan Manual
Gambar 4. Pengelasan Menggunakan Robot
c. Painting Shop
Setelah dari Welding Shop, satu body kendaraan utuh memasuki Painting Shop
untuk proses anti karat (electro deeping coating, pengisian celah sambungan dan
pengecatan).
Painting Shop yang memiliki luas 17,600 m2, terdapat fasilitas pengecatan
primer and Top Coat proses dengan sistem robotik untuk mendapatkan hasil pengecatan
berkualitas tinggi. Dua puluh robot digunakan pada proses pengecatan untuk memberikan jaminan keamanan proses serta ramah lingkungan. Pengecatan
menggunakan robot ini dapat dilihat pada Gambar 5. Sedangkan untuk proses electro
(25)
10 Gambar 5. Pengecatan Menggunakan Robot
Gambar 6. Electro Deeping Coating
d. Assembling Shop
Assembling shop memiliki luas area 37,500 m2, merupakan tempat perakitan
satu body kendaraan utuh menjadi sebuah kendaraan utuh siap jalan. Di Assembling shop
inilah dilakukan proses perakitan atau pemasangan seluruh komponen kendaraan pada
satu body kendaraan, mulai dari mesin hingga roda kendaraan.
Assembling Shop memiliki fasilitas Main Assembly Line (Gambar 7) dengan
door less sistemassembly yang memberikan jaminan kualitas terbaik dan peningkatan
produktifitas kerja. Selain itu juga dilengkapi dengan Final Test Facility (Gambar 8)
yang mengecek setiap unit kendaraan untuk mewujudkan kepuasan pengguna kendaraan
(26)
11 a. Wheel Alignment b. Manual Assembling
Gambar 7. Assembly Line
b
a. Showering b. Final Checking
Gambar 8. Final Test Facility
e. Test Course
Setelah melalui proses Assembling Shop, setiap kendaraan harus memasuki Test
Course (Gambar 9), yaitu sarana uji coba kendaraan baru yang memiliki luas area
45,630 m2. Di Test Course inilah performa kendaraan diuji, mulai dari kemampuan
mesin hingga kedinamisan mesin dan body. Hasil dari Test Course memberikan janji
kendaraan berkualitas internasional. Fasilitas ini berupa landasan pacu sepanjang 1 km dengan simulasi tikungan.
(27)
12
f. Common Yard
Common yard (Gambar 10) merupakan fasilitas logistik yang digunakan
bersama oleh TMMIN, TAM, dan Main Dealer sebagai Delivery Center unit-unit ekspor
dan domestik, sekaligus pula sebagai Centralized Stock-Dealer yang dilengkapi oleh
DIO Shop untuk pemasangan aksesoris dan spec up dengan konsep production line.
Untuk menjamin safety operation, Karawang Common Yard telah
mengimplementasikan Global Logistic Safety Management, dan Fres Factory Quality
untuk menjamin kendaraan baru yang diterima customer.
Gambar 10. Common Yard
g. Environment Management Sistem
Kepedulian PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia yang tinggi terhadap
lingkungan hidup di sekitar pabrik, diwujudkan dengan menerapkan Environment
Management Sistem (Gambar 11). Konsep ini diimplementasikan dalam berbagai
aktivitas, meliputi pemenuhan regulasi dan menghilangkan komplain (zero complaint),
meminimalkan resiko kerusakan lingkungan, meningkatkan kerja lingkungan melalui proses produksi, serta pengembangan lingkungan masyarakat sekitar. Salah satu wujud
nyata untuk mencapai zero complaint adalah dengan membangun sistem pengolahan
limbah yang modern dengan proses kimia dan biologi sehingga air hasil olah dapat dipergunakan kembali.
Waste Water Treatment yang memiliki luas 1,200 m2 dan berkapasitas 1,200
m3/hari ini menggunakan suatu proses unik yaitu air floation dan actiocontact aeration
untuk mengurangi pembentukan sluge. Waste Water Treatment yang difungsikan untuk
menjaga lingkungan hidup dari limbah-limbah berbahaya tersebut telah membawa
Karawang Plant mendapatkan sertifikat ISO 14001 untuk Environment Management
Sistem pada bulan Juni tahun 2000. Fasilitas yang dimiliki adalah sebagai berikut :
1) Pemenuhan regulasi dan menghilangkan complain (zero complaint)
a) Waste Water Treatment
• Chemical Treatment : Neutralization, coagulation, flocculation.
• Bioligical Treatment : Acticontact, aeration.
• Reuse Water Treatment
b). Emisi cerobong boiler
2) Meminimalkan resiko kerusakan lingkungan
(28)
13 b) Install Scrubber Incenerator
3) Meningkatkan kinerja lingkungan melalui proses produksi
a) Baby Compressor untuk supply angin saat non produksi
b) Penghematan bahan bakar solar untuk proses Alkali Cleaning
4) Pengembangan lingkungan masyarakat sekitar
a. Instalasi waste water treatment b. Bak penampung limbah cair
c. Chemical treatment d. Biological treatment
Gambar 11. Environment Management System
h. Toyota Forest
Toyota Forest (Gambar 12) adalah fasilitas yang paling fenomenal di
KarawangPlant. Toyota Forest merupakan kawasan hutan yang berada di lokasi pabrik. Hutan yang sengaja dibuat sebagai salah satu bentuk kepedulian PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia terhadap lingkungan ini ditanami 36 spesies tumbuhan yang berbeda.
Toyota Forest memiliki total luas area 180,000 m2, yang terbagi menjadi hutan
akasia seluas 60,000 m2, hutan jati, hutan meranti, hutan mahoni, hutan pinus yang
masing-masing seluas 10,000 m2, dan hutan green hero seluas 10,000 m2, yaitu hutan
yang tanamannya berasal dari para rekanan bisnis PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia.
(29)
14
Gambar 12. Toyota Forest
2.
Sunter Plant
Sunter Plant adalah salah satu pabrik otomotif yang dimiliki oleh Toyota Motor
Manufacturing bersama dengan Karawang Plant. Dibangun pada bulan April 1973, pabrik
tersebut berlokasi di Sunter, Jakarta Utara. Sunter Plant berdiri di area tanah seluas 310,898
m2 dengan luas bangunan 175,986 m2. Sunter Plant adalah pabrik otomotif pertama yang
dimiliki oleh PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia, yang memiliki konsep untuk memadukan teknologi modern dan keahlian sumber daya manusia sehingga menjadikan
Sunter Plant sebagai tulang punggung PT. Toyota Manufacturing Indonesia.
Komponen part dan mesin yang ditujukkan untuk pasar domestik dan ekspor
diproduksi di Sunter Plant. Komponen part dan mesin dari Toyota Motor Manufacturing
Indonesia telah diekspor ke Malaysia, Thailand, Filiphina, Taiwan, Vietnam, Afrika Selatan,
dan Jepang. Sunter Plant mempunyai pembagian sebagai berikut :
a. Casting Plant
Casting Plant adalah tempat dibuatnya komponen mesin. Berdiri di area seluas
65,028 m2, Casting Plant adalah tempat dimana proses pembentukan dan pembuatan
komponen mesin dilakukan. Pabrik ini memproduksi blok silinder 5K, 7K, 1 TR & 2 TR, Crankshaft 7K, Crank cap 5 K, 7K dan Flywheel 14B dengan volume produksi mencapai 1,000 tons/bulan (2 shift)
Selain digunakan untuk pembuatan komponen mesin, Casting Plant juga
merupakan tempat dibuatnya cetakan. Dalam hal untuk memenuhi kebutuhan pembuatan
cetakan untuk proses press, Casting Plant didukung oleh fasilitas untuk menciptakan
produk berukuran besar (maksimal 8 ton), seperti Induction Holding Furnace dengan
kapasitas 8 ton, Overhead Crane dengan kapasitas 20/40 ton, Sand Blasting dengan
kapasitas 10 ton/short, Sand Mixer dengan kapasitas 10-20 ton/jam, Sand Reclaimer Unit
dengan kapasitas 10-20 ton/jam, Vacuum Sand Conveyor dengan kapasitas 10-20
ton/jam, dan Drying Oven dengan 4 heater dan blowers capacity.
b. Stamping Plant
Stamping Plant memiliki luas area 64,247 m2, dengan kapasitas produksi 96,00
unit/tahun memproduksi press part untuk Innova, Avanza, dan Dyna/Hino (cabin).
(30)
15
1) Tingkat presisi yang tinggi
Proses dalam memproduksi suatu cetakan di PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia adalah dengan menggunakan teknologi komputer terbaru serta peralatan tercanggih, yang dioperasikan oleh para profesional dalam sistem manajemen kerja yang modern. Kombinasi ini akan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi.
2) Bahan dasar berkualitas tinggi
Bahan dasar cetakan (dies) adalah bahan baja dan biji besi terpilih yang
berkualitas tinggi, dan secara terus menerus diawasi secara ketat selama proses pembuatan sampai tahap akhir. Cara tersebut akan menghasilkan cetakan yang berpresisi tinggi.
Fasilitas yang dimiliki Stamping Plant berupa Press Machine dengan beberapa
spesifikasi (1,500 tons, 800-1,000 tons, 600 tons, 600-1,200 tons, 500 tons, 400-1,000
tons, 150 tons, 60-110 tons), Mesin (NC Miling, NC Copy Miling, Pattern NC Machine,
Vertical Boring Miling, Copy Miling, Side Boring, Big Miling, Radial Driling, Radial Miling), Die Spotting Machine (Die Spotting), Measuring Machine (Lay Out Machine, Digitizer), dan Trial Machine Press (Press Machine).
c. Engine Plant
Engine Plant terdiri dari dua bagian, yaitu Engine 7K dan Engine TR. Luas dari
Engine 7K Plant adalah 15,327 m2 dengan kapasitas produk 4,400 unit/bulan. Engine Plant memproduksi mesin tipe 7K dan 14B untuk Kijang Pick Up dan Truk Dyna.
Beberapa pekerjaan diselesaikan di Engine Plant, adalah :
1) Pembuatan komponen mesin
2) Perakitan mesin tipe 7K (270 M/C)
3) Perakitan dan pengepakan mesin tipe TR ( IMV Series) dan komponen mesin TR
dimana akan dikirim ke Thailand (komponen), Venezuela, Afrika Selatan, dan Filiphina (rakitan mesin).
Engine TR Plant, dengan luas area sebesar 19,000 m2, memiliki kapasitas
produksi 15,000 unit/bulan untuk Machining Line dan 13,000 unit/bulan untuk Assy
Line. Engine TR Plant juga dilengkapi peralatan dan fasilitas seperti: 1) Machining Line :
a) Mesin N/C dengan Meldas C64T dan Fanuc controller yang juga digunakan
oleh TMC dan di Negara lainnya.
b) Hardening machine untuk Cam Shaft dan Crank Shaft c) Leak Tester untuk quality assurance.
2) Assembly Line :
a) Flexible Module Conveyor yang dapat disamakan dengan siklus waktu produksi.
b) Torque Control untuk penghitungan akurat dalam jangka waktu pendek. c) Interlock System untuk mencegah kesalahan yang dilakukan dengan panel
program touch screen.
d) Supply Part Sistem untuk memenuhi permintaan menyetting part mesin. e) Leak Tester untuk ujicoba leaking level di C/H, unit E/G dengan volume
yang tepat dengan tipe mesin f) Test Bench.
(31)
16
d. Packing & Vanning Plant
Pengepakan untuk pasar ekspor dilakukan di Packing Plant dengan area seluas
7,200 m2. Kapasitas dari Packing Plant mencapai 4,200 unit/bulan untuk komponen
Avanza dan 5,000 unit/bulan untuk komponen Innova. CKD dari Avanza dan Innova
dikirim dari Packing Plant ke Filiphina, Malaysia, Vietnam, Argentina, Afrika Selatan,
Venezuela, dan Brazil. Sementara itu, CKD dari kendaraan Fortuner dikirim ke Thailand, India, Vietnam, Taiwan, dan Afrika selatan.
e. Waste Water Treatment
Proses pengelolaan limbah modern didasari oleh komitmen untuk menjaga keseimbangan lingkungan hidup, PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia
melengkapi peralatan di Sunter Plant dengan fasilitas Waste Water Treatment yang telah
membawa Sunter Plant mendapatkan sertifikat ISO 14001 untuk Environmental
Management Sistem.
Pengelolaan limbah di Sunter Plant berlokasi di area seluas 2,535 m2. disini,
limbah telah diproses secara kimiawi dan biologi. Sunter Plant juga mempunyai fasilitas
laboratorium yang menjamin kualitas pengelolaan limbah sesuai standar pemerintah.
Fasilitas yang dimiliki dalam pengelolaan limbah di Sunter Plant adalah
General Facilitation (Laboratorium, Dewatering Suldge), Chemical Treatment (Neutralization, Coagulation, Flocculation, Dissolve Flotation), dan Biological Treatment (Aeration).
Selain memproduksi kendaraan siap pakai (Finish Good), PT TMMIN juga
memproduksi suku cadang untuk beberapa jenis kendaraan. Adapun salah satu jenis suku
cadang yang diproduksi di PT TMMIN adalah service part. Service part suku cadang berupa
body luaran mobil (panel, outer body), rangkaian untuk assembly (Sub assy),Extension body,
serta Frame body.
Service part hanya selesai sampai proses ED (Electro Deposition) painting yaitu pemberian lapisan anti karat. Lempeng logam yang telah mengalami proses pemotongan
bahan,kemudian mengalami proses pengepresan (stamping) dengan menggunakan cetakan
(dies) tertentu untuk tiap jenis part. Setelah dipres, lempeng logam yang telah terbentuk
pressed part akan memasuki tahap pengelasan (welding). Di sini proses penyambungan atau
pengelasan bagian-bagian dalam part (inner) dan luaran part (outer). Prosesnya adalah
dengan menyatukan seluruh pressed part yang diproduksi oleh Stamping Shop. Hasil akhir
dari proses ini adalah satu part kendaraan utuh.
Produk dari Welding Shop kemudian memasuki Painting Shop (Toso) dengan
terlebih dahulu dipindahkan ke dalam rak milik Toso line. Proses tersebut dikenal dengan
istilah Bare Metal Preparation. Pada kasus service part ini, produk dari Welding Shop berupa
single part. Produk tersebut digantungkan kedalam rak yang spesifik untuk jenis part
tertentu. Sebelum dicelup kedalam cairan ED untuk pemberian lapisan anti karat, part
mengalami proses persiapan berupa pembersihan untuk menghilangkan kotoran, pemberian uap panas, pencucian dengan sabun dan pembilasan. Setelah mengalami proses persiapan
tersebut, single part tersebut dicelup ke dalam bak atau wadah besar yang berisi cairan
lapisan anti karat (ED). Berbeda dengan finish good, produk service part akan selesai pada
tahap ini tanpa finishing pemberian cat. Setelah proses Toso ED Painting tersebut, produk
service part selanjutnya akan dibawa menuju packing and vanning shop untuk dikemas.
(32)
17
III.
TINJAUAN PUSTAKA
A.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dengan berjalannya sistem pengolahan transaksi, baik ahli informasi perusahaan maupun manufaktur komputer menginginkan aktivitas-aktivitas komputer terus meningkat sehingga mereka berusaha mencari area aplikasi baru untuk dikembangkan. Tidak memerlukan waktu lama bagi mereka untuk menyadari bahwa output informasi dari sistem pengolahan transaksi masih jauh dari yang diharapkan. Sistem umumnya tidak mampu mengubah (transforming) sejumlah data menjadi informasi yang telah dikelompokkan, diurutkan, dan diolah yang dibutuhkan oleh manajer. Informasi yang terintegrasi menjadi sebuah sistem mutlak diperlukan dalam pengelolaannya sehingga menjadi alat yang berfungsi dalam menunjang kegiatan-kegiatan bisnis perusahaan. Sistem informasi itu sendiri didefinisikan sebagai pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whitten 2004). Sistem informasi ini mempunyai pembagian lagi, yaitu sistem informasi manajemen.
Definisi dari sistem informasi manajemen (SIM) sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama (McLeod 2009). Informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna. Informasi juga biasanya menyampaikan sesuatu yang baru dan belum diketahui oleh pengguna. Sistem Informasi Manajemen mendukung manajer fungsional dengan menyediakan laporan berkala yang termasuk
rangkuman, perbandingan, dan statistik lain (Turban 2008). Secara umum sebuah sistem
informasi terdiri dari tiga komponen fundamental yaitu input, proses, dan output (Rademacher
dan Harry 1983), seperti dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Unsur Sistem Informasi
Berdasarkan gambar tersebut dapat dilihat bahwa sebuah sistem informasi terdiri dari 3 unsur, yaitu :
1. Menerima data sebagai masukan ( input)
2. Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran
perkiraan dan lain-lain.
3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). Prinsip ini berlaku baik untuk sistem
informasi manual, elektromekanis maupun komputer.
Sistem informasi berbasis komputer merupakan sebuah sistem yang terintegrasi, sistem-manusia-mesin yang memanfaatkan perangkat keras, perangkat lunak, basis data, dan prosedur yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang mendukung kegiatan organisasi. SIM memegang peranan yang sangat penting dalam organisasi, diantaranya :
(33)
18
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh manajerial organisasi. Sistem informasi
menyajikan informasi yang akurat dan tepat waktu serta tersaji dalam bentuk sesuai dengan yang diinginkan.
3. Mendukung strategi bisnis organisasi dan implementasi strategi sehingga organisasi mampu
bertahan (dalam persaingan) dan bahkan lebih maju.
Pengguna SIM umumnya terdiri dari anggota organisasi-organisasi formal, seperti perusahaan dan subunitnya. Ada versi khusus SIM yang dibuat untuk unit-unit tertentu dalam perusahaan, seperti sistem informasi pemasaran untuk unit pemasaran dan sistem informasi eksekutif untuk anggota eksekutif perusahaan. Informasi menyampaikan apa saja yang telah, sedang, dan akan terjadi di perusahaan serta sistem utamanya. Informasi dihasilkan dari data yang
ada di dalam database menggunakan dua jenis perangkat lunak.
1. Perangkat lunak penulis laporan (report-writing software) menghasilkan laporan periodik
dan laporan khusus. Laporan periodik diolah dalam bahasa pemrograman dan dipersiapkan
menurut jadwal yang telah ditetapkan. Laporan khusus, disebut juga laporan ad-hoc,
disiapkan untuk merespons permintaan informasi dalam keadaan yang tidak diantisipasi
sebelumnya. Sistem manajemen database kini mempunyai fitur yang mampu merespons
permintaan data atau informasi yang spesifik dengan cepat.
2. Pemodelan matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil simulasi operasional
perusahaan. Model matematika yang menggambarkan hasil operasional perusahaan dapat ditulis dalam berbagai bahasa pemrograman. Namun penggunaan bahasa pemodelan khusus membuat pekerjaan lebih mudah dan cepat.
Output informasi yang digunakan oleh orang dalam perusahaan (baik manajer dan professional lainnya) yang membuat keputusan untuk memecahkan berbagai masalah organisasi.
Definisi tersebut diilustrasikan dengan model SIM seperti terlihat dalam Gambar 14. Database
terdiri dari data yang diberikan oleh sistem pengolahan transaksi, ditambah data dan informasi dari lingkungan. Lingkungan menjadi terlibat ketika perusahaan berhubungan dengan organisasi
lain, seperti pemasok, untuk membentuk sistem informasi antarorganisasi (interorganization
information sistem-IOS). Dalam kasus ini, SIM memberikan informasi pada anggota lain dari IOS sebagaimana halnya kepada pengguna dalam perusahaan.
(1)
!"#!$%$!&#'$!$(#'&)*+&,!*(-).#-)/$)01-&
+234356#/2728293
+2343524:#,93;<9:#/6=4<;>63;
<9=6<;?#,93;<9:#165;293
@&A-/&!-).#&110!#'& #B##+-)/-).#!C0#($$!#,&*101#
@&A-/&!-).#&110!#'& #B##+-)/-).#!C0#($$!#,&*101#
@&A-/&!-).#&110!#'& #B##+-)/-).#!C0#($$!#,&*101#
@&A-/&!-).#&110!#'& #B##+-)/-).#!C0#($$!#,&*101#
/* A-,&!-$)#$+#&110!
/* A-,&!-$)#$+#&110!
/* A-,&!-$)#$+#&110!
/* A-,&!-$)#$+#&110!
Prepared Checked ApprovedWarnoto
Feriyal S
Bayu Eko P
I. BACKGROUND
II. CLARIFY THE PROBLEM
<Problem To Tackle>
V. ROOT CAUSE ANALYSIS
Compilation PCA FY 2006
Compilation PCA FY 2007
Each year the asset was held checks, called Physical Check Asset (PCA). This activity aims to controlling assets. Material that used for PCA activity is worksheet. Worksheet is compare results between SAP data and asset map. Asset map as one of the tools in PCA to control the asset management. There are several problems in asset map, one of them is duplicated asset number as a result from PCA. This case was happened every year (in this study it has limited at 2006-2009) and it is still uncovered. Duplicated number of these assets will have an impact on checking the next PCA, and result in less accurate in asset management, and decrease performance of management handling.
There are activities that are inconsistent with the SOP on the process of tagging (Compare Data)
Machine
Man Method Material
People are less concerned about 1. Prefer in other job
Creating an asset number to Retagging
Process
Asset map has duplicated number
Current Idea
Do GENBA and coordination meeting to validate the data (eliminate duplicating asset (+) Redundancy number can be solved
number in PCA 2009 data result (+) Data compilation would be validated and can be used for database master asset map
(+) User can update asset map too from as an impact from this activity (+) User and related division can learning more on map maintenance
(-) Involve people in another division to do coordination meeting & Genba activity
Impact Status
No. Problem Idea improvement
1 In preparation process, there is no duplication checking numbers Asset map has
duplicated number
Supports companies in managing the assets owned by reducing some of the problems
ULTIMATE GOAL
IDEAL CONDITION
100% Data PCA No Duplicate
CURRENT CONDITION
85,38% Data PCA No Duplicate GAP
PROBLEM
14.62% PCA FY 2009 have duplicated <asset
II. CLARIFY THE PROBLEM
VI. DEVELOP COUNTERMEASURE
86%14%
Compilation PCA FY 2006
Inhouse Area
Asset Clear Asset Not Clear
85% 15%
Compilation PCA FY 2009
Inhouse Area
Data Clear Data Not Clear
84% 16%
Compilation PCA FY 2007
Inhouse Area
Clear Not Clear
79% 21%
Compilation PCA FY 2008 Inhouse Area
Clear Not Clear
<Root Cause 1>
<Root Cause 2> 1. Prefer in other job
2. Not respect in this activity
Process
Coordination between related divisions in creating asset number
There are no controls on the process tagging
> Determine the processes in tagging & retagging process that allow the source of the problem
(+) Know the problems that led to duplication of assets > SOP review and socializing of tagging & retagging
(+) Anticipate the possibility of similar problems reoccur process that it's done correctly or not by related division
(+) Related division can jointly know & solve the problem > Solve problems that occur for each process of tagging & retagging activity
(+) Socialize SOP of management asset to related division
(-) Must be socialized with related division (-) Need long time period to know the problem > Should be analyzed for any possible problems > Solve all possible problems
2 Conduct an analysis of the processes carried on tagging & retagging
activity
It was not immediately known what the tagging & retagging process that resulted in duplication of asset
numbers
III. BREAK DOWN THE PROBLEM
SUPPORTING DATA :
VII. ACTIVITY PLAN
18340 181 69
1435 105 4 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600
Class 3 Class 4 Class 5 Class 7 Class 8 Class 9 Class 0
Q u a n ti ty
Data Compilation PCA FY 2009 (Class)
Class 1246 771 400 600 800 1000 1200 1400 Q u a n ti ty
Data Compilation PCA FY 2009 (Area Coord.)
Area Coord.
Machinery 9 %
Special Tool Common 2 %
Furniture Fixture 2 71 % Special Tool Exclusive
9 %
Furniture Fixture 1 3 % GAD 78 % PAD 22 % HO 18 % KRW 23 % STR I 26 % Non Add. 89 % Additional 11 % 2010 ACTIVITY PLAN
#
IV. SET A TARGET
VIII. NEXT ACTIVITY
0 200 400 GAD PAD 205 255 292 378 0 50 100 150 200 250 300 350 400HO KRW STR I STR II
Q u a n ti ty
Data Compilation PCA FY 2009 (Area)
Area 337 150 200 250 300 350 400 Q u a n ti ty
Data Compilation PCA FY 2009 (Status)
Status Asset Input data
Tagging PCA Action Creation Form for Asset
There are activities that are inconsistent with the SOP on the process of tagging
(Compare Data) Management's Car 1 % Transportation 5 % STR II
33 % I II III IV I IIIII IV I II III IV I II III IV
Improvement Project 1 Preparation for Mid
>Learning Department Business Process
>Discuss with people in main division to gather more information
>Learning ideal condition in division
>Collect and analyze data to find the problem
>Clarify the problem (step 1)
>Find out the gap between current situation and ideal situation
>Break drown the problem (step 2)
>Run down problems occuring
>Set a target to solve the problem (step 3)
>Determine the root cause based on Man, Material, Machine, Method (step 4)
>Interview with related division to collect information for root cause analysis
>Determine countermeasure
>Make proposal for mid review
>Submiting proposal
>Presentation for mid review
Remarks
March April May June Due Date
No. Activity
2010
IV. Final Review (Presentation #2) 24 - 27 May
I. Preparation for mid review II. Mid Review (Presentation #1) III. Preparation for final review
10 & 12 May
General Schedule ! "# $#$%
Clear the duplicated asset, non additional class 8 asset in GAD area STR II & find out the
root cause of problem
41 0
50 100 150
Additional Non Additional
Q
u
No Activities Due date
1 Scheduling coordination meeting with related division to clarify & solving the problem 17 - 21 May 2010 2 Scheduling coordination meeting with related division to know progress report problem solving 24 - 27 May 2010 3 Do Genba (sampling) based on problem solving report 1 - 2 June 2010 4 Validate data as a next process after report 2 - 4 June 2010
(2)
Lampiran 3. A3
Report Final Review
!"#!$%$!&#'$!$(#'&)*+&,!*(-).#-)/$)01-&
+234356#/2728293
+2343523:#;#&886<#,93<=9>#/6?4=<@63<
=9?6=<A#,93<=9>#165<293
B&C-/&!-).#&110!#'& #;##+-)/-).#!D0#($$!#,&*101#/* C-,&!-$)#$+#&110!
B&C-/&!-).#&110!#'& #;##+-)/-).#!D0#($$!#,&*101#/* C-,&!-$)#$+#&110!
B&C-/&!-).#&110!#'& #;##+-)/-).#!D0#($$!#,&*101#/* C-,&!-$)#$+#&110!
B&C-/&!-).#&110!#'& #;##+-)/-).#!D0#($$!#,&*101#/* C-,&!-$)#$+#&110!
1, Background
Each year the asset was held checks, called Physical Check Asset (PCA). This activity aims to controlling assets. Material that used for PCA activity is worksheet. Worksheet is compare results between SAP data and asset map. Asset map as one of the tools in PCA to control the asset management. There are several problems in asset map, one of them is duplicated asset number as a result from PCA. This case was happened every year (in this study it has limited at 2006-2009) and it is still uncovered. Duplicated number of these assets will have an impact on checking the next PCA, and result in less accurate in asset management, and decrease performance of management handling
Supports companies in managing the
ULTIMATE GOAL
IDEAL CONDITION 100% Data PCA Result Have No Duplicate
Asset Number
CURRENT CONDITION 85,38% Data PCA Result Have No
Duplicate
GAP
PROBLEM
14.62% Data PCA Result FY 2009 have
duplicated asset number
3, Break Down the Problem
4
, T
a
rg
e
t S
e
tt
in
g
2, Clarify the Problem
9, Next Action
Request Replacement
Label
There are not fully controlled in approving & creating asset label, so it happen duplicate sending barcode label that will
be tagged to asset Double Aset with
Other Division (527 Case) Double Number in
1 Division (1490 Case)
Create and implement tools to controling, recording, and approving request barcode label, so there is no double asset tagged with same number
Approvement & Creating Label Label Send to Coord. Label Send to User All Data Description Same (585 Case) Different Data Description (905 Case) Asset Moving/Transfer (877 Case) New Procurement (28 Case) Office (178 Case) Plant (699 Case) Label Not Exist (54 Case) Label Exist (645 Case) Label Tagged
#
th
R
e
s
u
lt
&
P
ro
c
e
s
s
5
, R
o
o
t C
a
u
s
e
A
1. Implementation Control Check Tools and Socialize SOP 2. Finishing data validation
3. Socialize and discuss with coordinator about the possibility problem that can cause the double asset number (based Man Machine Method Material Lack of
knowledge about creating asset number
There is no supporting document to recreate
asset label
No refference to approving request
asset label
Evidence form to order creating asset label doesn't
work continously Machine to
create asset number (label)
have an error
No record data in recreating label, so asset label could be printed & sent twice
even more
Current Idea
Do GENBA and coordination meeting to validate the data (eliminate duplicating asset number in
PCA 2009 data result) (+) Redundancy number can be solved
(+) Data PCA FY 2009 Result would be validated
(+) User can update asset map as an impact from this activity (+) User and related division can more Asset map has
duplicated number
Impact PIC
No. Problem
Idea improvement
1 FD, PAD, GAD, USER
There are Double Asset Number in Asset Map User (Based on PCA FY
2009)
#
8
,
S
e
e
B
o
th
A
n
a
ly
s
is
After implementation of Control Check Tools in mid of June 2010 :
End of June : 14 of 14 request recorded in paper & file (100 %)
July : 40 of 40 request recorded in paper & file (100 %) August : 107 of 107 request recorded in paper & file (100 %)
From total request
100 %
recorded & can be trackedAs a temporary measure, 2017 Data PCA Result Double Asset Number will be validated to standardize and ensure one asset number just only to one asset.
Current Condition : One asset number owned by more than one asset.
Schedule to validate data will be done in July -August 2010 (Attached)
Controlled Request
Controlled Request
Based on the order of barcode data in January to June 2010 :
January : 20 of 22 request recorded in paper (90.9%) February : 11 of 43 request recorded in paper (25.5 %) March : 33 of 58 request recorded in paper (56.9 %) April : 0 of 2 request recorded in paper (0 %) May : 0 of 6 request recorded in paper (0 %) Mid June : 0 of 36 request recorded in paper (0 %) From total request only
38.3 %
recordedlearning about map maintenance (-) Involve people in another division to do coordination meeting & Genba activity > Create control check tools (+) Can be used to tracking printing and > Create standard operational procedure (SOP) to use Control Check Tools sending barcode to user
(+) Minimize recurrent sending barcode (-) Depend on other data (-) Should always be updated to ensure data validity
2
Creating an asset number to tagging &
retagging process
There is no control to tracking request barcode
and sending barcode to user
Bayu (FD)
No Status
Validating data in each area by Genba
PAD STR I : 197 PAD STR II : 216 PAD KRW : 358 GAD : 1246 PAD STR I & PAD STR II (based on internal PCA schedule) GAD & PAD KRW based on general schedule (See Attached) Note : In Progress
Method
1
66
(3)
Lampiran 4. Action Plan Double Asset Number
PT. TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA
FINANCE DIVISION - Financial Control Department Property Control
1 - 5 8 - 12 15 - 19 22 - 26 29 - 31 1 5 - 9 12 - 16 19 - 23 26 - 30 3 - 7 10 - 14 17 - 21 24 - 27 31 1 - 4 7 - 11 14 - 18 21 - 25 28 - 30 1 - 2 5 - 9 12 - 16 19 - 23 26 - 30 2 - 6 9 - 13 16 - 20 23 - 27 30 - 31
No
Activity
July AugustActivity Schedule
PIC
March April May JuneACTION PLAN DOUBLE ASSET NUMBER
Meeting with related Div
Meeting with related Div Start
Planning Final
1 Making a compilation of data PCA Result FY 2009 all areas FD
2
Creating data of Double Number Asset compilation based on the PCA data FY 2009 Result
FD
3 Checking results of compilation (data) with the PCA FY 2009 worksheet FD
4 Checking the results of the compilation (data)
to the Asset user folder (File server) FD 5 Perform Asset Numbers Double data sorting
based on location and Area Coordinator FD Collect relevant information about Double
Plan
GENERAL SCHEDULE related Div
10
10 - 23
23 March -1 April
5 - 16 19 - 30
3 - 14
related Div Planning
GENBA ACTIVITY
6 Collect relevant information about Double Asset Numbers problems FD
7
Conduct coordination meetings regarding Double Number Asset problems with related division (PAD, FD, GAD)
FD/PAD/GAD
8 Make a Activity Schedule for Double Asset Number Clarification. (Area Coordinator Level) FD
9 Socializing detail activities to the related Area Coordiantor & User FD/PAD/GAD
11 Doing GENBA / PCA for double asset & decide
real Asset Map origin PAD/GAD/USER 12 GENBA sampling check FD/PAD/GAD
Do
10 - 20
Meeting With PAD & GAD
21
26&27
7 June - 30 July
2&3 2
7 June - 30 July 13 Making a compilation of GENBA result PAD/GAD
14 Perform reconciliation between data SAP and
GENBA result FD/PAD/GAD
15 Conducting a meeting with related divisions to
discuss GENBA result, follow up & finalization FD/PAD/GAD 16 Perform Validation Genba Results with related
divisions & Area Coordinator. FD/PAD/GAD
17 Revises asset map & SAP Data of each area
based on GENBA and reconciliation result FD/PAD/GAD 18 Check Updating Asset Map and SAP Data FD/PAD/GAD
Action Check
2&3
4 - 10
18Meeting With PAD
& GAD
19 - 25 25 - 30
31 Final
(4)
Lampiran 5. Jadwal kegiatan magang di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia
1 - 5 8 - 12 15 - 19 22 - 26 29 - 31 1 5 - 9 12 - 16 19 - 23 26 - 30 3 - 7 10 - 14 17 - 21 24 - 27 31 1 - 4 7 - 11 14 - 18 21 - 25 28 - 30 1 - 2 5 - 9 12 - 16 19 - 23 26 - 30 2 - 6 9 - 13 16 - 20 23 - 27 30 - 31 Mengurus label missed asset
Mengurus asset retirement outhouse area Mengurus additional found asset Mengurus latest good receipt new asset Mengurus difference between SAP and asset inhouse area Preparation double asset number
Validasi data double asset number Counter check asset map GENBA double asset number Summarize validating data double asset number
Briefing dan penjelasan program Internship for University Student (IPUS) Penempatan dan perkenalan dengan staf Divisi Finance Mempelajari Company Profile melalui penjelasan oleh Department Head Pelatihan Toyota Business Practicedalam kelas
Mempelajari Business Process Department Penjelasan dari Section Head mengenai aktifitas departemen Melakukan analisa mengenai kemungkinan terjadinya permasalahan Melakukan klarifikasi ultimate goal, current situation dan ideal situation serta memvisualisasikan gap
Melakukan breakdown problem , memilih problem berdasarkan prioritas dan melihat proses untuk menemukan point of occurrence Menentukan target dari project berdasarkan breakdown problem Melakukan analisa sebab akibat dari aspek man, method, machine, material dan environment dengan GENBA
Membuat rencana penanggulangan (countermeasure) dengan analisa 5W 1H (What, Why, Where, When, Who, dan How)
Mengimplementasikan rencana penanggulangan berupa pemakaian control check tools pengorderan label aset pada property control section
Melakukan evaluasi terhadap proses yang dilakukan dan hasil yang diperoleh Membuat Standard Operating Procedure (SOP) dari proses yang berhasil Mid review, mempresentasikan perkembangan dari improvement yang dilakukan Final review, mempresentasikan hasil dari improvement yang dilakukan Mengembalikan seluruh perlengkapan magang
Melakukan evaluasi hasil magang , memberikan feedback dari peserta dengan HRD maupun sebaliknya
Mempelajari bisnis proses perusahaan untuk dijadikan topik tugas akhir Menentukan topik tugas akhir
Membuat proposal tugas akhir
Melakukan konsultasi proposal tugas akhir pada pembimbing Mengumpulkan informasi dengan wawancara langsung pada pengguna, sebagai tahapan investigasi sistem, disertai dengan pengisian user requirement Melakukan analisis sistem dan menyatukan antara kebutuhan pengguna dengan kebutuhan sistem
Melakukan desain sistem, desain basis data, desain proses, dan desain interface Mengajukan sistem tahap awal
Tugas Akhir
Internship Program for University Student (IPUS) 2010
August Jadwal Kegiatan
Deskripsi Kegiatan
Regular Job
Improvement
March April May June July
2 Maret
10 Maret
11 Maret
18 Maret
19 April
31 Agustus
Mengajukan sistem tahap awal
68
(5)
KUISIONER PENGUJIAN SISTEM
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGELOLAAN ASSET RETIREMENT
PT TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA
1. Penilaian responden terhadap tampilan antarmuka awal sistem informasi
a. Sangat Bagus
b. Bagus
c. Sedang
d. Tidak Menarik
e. Sangat Tidak menarik
2. Penilaian responden terhadap kecepatan pengaksesan informasi dalam sistem
a. Sangat Cepat
b. Cepat
c. Sedang
d. Lambat
e. Sangat Lambat
3. Penilaian responden terhadap kemudahan dalam penggunaan sistem informasi
a. Sangat Mudah
b. Mudah
c. Sedang
d. Sulit
e. Sangat Sulit
4. Penilaian responden akan performansi sistem terhadap kebutuhan pengguna
a. Sangat Membantu
b. Membantu
c. Cukup
d. Tidak Membantu
e. Sangat Tidak Membantu
5. Penilaian responden terhadap kelengkapan isi sistem informasi
a. Sangat Lengkap
b. Lengkap
c. Cukup
d. Kurang
e. Sangat kurang
6. Penilaian responden terhadap kesesuaian sistem yang dibuat dengan proses bisnis perusahaan
a. Sangat Sesuai
b. Sesuai
c. Cukup
d. Kurang Sesuai
e. Sangat Kurang
7. Penilaian terhadap menu-menu dan fitur-fitur yang terdapat pada sistem
a. Sangat Lengkap
b. Lengkap
c. Cukup
d. Kurang
e. Sangat Kurang
(6)