Temuan Gap antara Teori dan Praktik

4.1. Temuan Gap antara Teori dan Praktik

Administrasi Kepegawaian terdiri atas dua frasa kata, administrasi dan kepegawaian. Menurut The Liang Gie (2004), administrasi memiliki arti suatu rangkaian yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan definisi kepegawaian adalah yang berhubungan dengan pegawai, orang yang bekerja pada pemerintah/perusahaan (KBBI: 1994). Secara umum, maka dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian adalah menyediakan segala apa yang diperlukan oleh pegawai termasuk pengurusan, pengaturan dan atau manajemen tentang kebijakan publik untuk masyarakat luas dan beberapa pihak yang berkepentingan dalam birokrasi pemerintah. Pada umumnya Administrasi Kepegawaian mempunyai sasaran yang sama yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja maksimum dari anggota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai suatu tujuan organisasi itu sendiri dengan baik.

Administrasi Kepegawaian berhubungan dengan pemanfaatan sumber daya manusia (SDM) dalam suatu organisasi baik publik maupun swasta. Administrasi kepegawaian dianggap sebagai bagian administrasi negara dalam rangka mencapa tujuan yang akan dicapai. Seperti yang telah dikemukakan di latar belakang, bahwa Pemerintah Republik Indonesia memiliki sebuah tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, memiliki peradaban modern, demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi. Untuk itu diperlukan Pegawai Negeri sebagai salah satu unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang bertugas menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata. Kebijaksanaan dasar administrasi kepegawaian di

Indonesia ini diatur pada Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian.Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix A. Nigro,1963). Secara umum, maka dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian adalah menyediakan segala apa yang diperlukan oleh pegawai termasuk pengurusan, pengaturan dan atau manajemen tentang kebijakan publik untuk masyarakat luas dan beberapa pihak yang berkepentingan dalam birokrasi pemerintah. Pada umumnya Administrasi Kepegawaian mempunyai sasaran yang sama yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja maksimum dari anggota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai suatu tujuan organisasi itu sendiri dengan baik.

Felix A Nigro berpendapat dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian ada beberapa fungsi yang harus diketahui yaitu:

1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.

2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.

3. Penarikan tenaga kerja yang baik

4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.

5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.

6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.

7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.

8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia

9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.

Sependapat dengan penyataan Felix. Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing- masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Ini secara jelas terdapat dalam keputusan Kepala Badan Kepegawaiaan Daerah Nomor : 188.4/35.73.403/2012 agar terwujudnya tujuan dari pelayanan administrasi kepegawaian maka Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP). Tujuan dari SOP ini guna mewujudkan kepastian tentang hak, tanggung jawab, kewajiban dan kewenangan seluruh pihak terkait dalam penyelanggaraan pelayanan administrasi dalam rangka mewujudkan sistem penyelanggaraan pemerintah yang sesuai asas-asas umum penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan upaya meningkatkan kualitas pelayananan administrasi. Tak hanya itu, tujuan dari SOP lainnya agar menjadikan aparatur pemerintah yang berkualitas dan profesional dalam mendukung peningkatan pelayanan administrasi.

Sejalan dengan fokus laporan penulis serta berdasarkan pengamatan dan analisis dari hambatan-hambatan yang penulis temui, maka: Sejalan dengan fokus laporan penulis serta berdasarkan pengamatan dan analisis dari hambatan-hambatan yang penulis temui, maka:

b) Pelayanan Administrasi BKD Kota Malang pun masih belum efektif dan efisien karena layanan masih konvensional. Walaupun sudah ada informasi syarat-syarat di website resmi BKD Kota Malang tetapi masih banyak para pemohon yang bingung.

c) Prosedur pelayanan administrasi di BKD Kota Malang secara sistem sudah cukup baik, tetapi dalam implementasinya belum dilakasanakan secara maksimal. Hal ini dapat dilihat dari kedisiplinan para pegawai salah satu contohnya adalah masih banyaknya pegawai yang sering telat dan tidak mengikuti apel dan sering keluar diasaat jam kerja (bukan tugas dinas).

d) Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas. Kejelasan dan ketegasan dalam program kerja membuat pegawai akan memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai fungsi kerja tdi tiap – tiap bagian.

e) Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta. Hal ini merupakan salah satu motivasi para pegawai dalam meningkatkan kualitas pelayanan di badan kepegawaian daerah.

f) Penarikan tenaga kerja yang baik merupakan awal dari hasil yang akan di dapat oleh suatu instansi ketika akan mencapai tujuan. Ketika penarikan tenaga kerja sesuai kriteria yang dibutuhkan pegawai maka untuk mencapai tujuan bersama akan segera terealisasikan.

g) Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai. Maka akan g) Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai. Maka akan

h) Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat. Pelatihan jabatan harusnya diagendakan setiap tahun untuk mengasah ketrampilan pegawai agar lebih baik lagi, selain itu juga untuk persiapan kenaikan pangkat dan sesuai kriteria dalam seleksi pegawai.

i) Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap. Penilaian ini pada dasarnya untuk mengetahui progress atau perkembangan pegawai. Bilamana ada peningkatan yang signifikan bisa saja pegawai tersebut akan dinaikkan pangkatnya. Karena salah satu upaya untuk meningkatkat kinerja pgawai adalah dengan menerapakan sistem “Reward” dan “Punishment”.

j) Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.

k) Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia merupakan salah satu kegiatan seorang pegawai selain melakukan pelayanan. Hal ini perlu dilakukan karena dalam suatu kinerja pegawai terdapat hubungan antar orang lain.