laporan magang Buletin Magang Edisi

LAPORAN MAGANG PELAKSANAAN MAGANG DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA MALANG TANGGAL 18 MARET 2013 PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KOTA MALANG OLEH ARIS SETYO BUDI NIM 105030500111020 RINDRI ANDEWI GATI NIM 105030500111002 ARSYAD AZIZI IRIANSYAH

NIM 105030500111008 SYAH PUTRA AULIA

NIM 105030500111012 M. ROFI’UDDIN TEGUH W.

NIM 105030500111025

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI PEMERINTAHAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN MAGANG PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KOTA MALANG

Oleh :

Aris Setyo Budi (105030500111020) Rindri Andewi Gati

(105030500111002) Arsyad Azizi Iriansyah

(105030500111008) Syah Putra Aulia

(105030500111012) M. Rofi’uddin Teguh W.

Mengetahui,

Kasubbag Penyusunan Program Badan Ketua Kelompok Magang Kepegawaian Daerah Kota Malang

Sri Umiasih, SE. Aris Setyo Budi

NIP. 19700303 198903 2 001 NIM. 105030500111020

Menyetujui, Pembimbing Magang

Trisnawati, S. Sos., MAP NIP. 19800307 200801 2 012

ii

TANDA PENGESAHAN

Telah dipertahankan di depan majelis penguji Magang Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya pada :

Magang Atas Nama :

Aris Setyo Budi

Judul : Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang

dan dinyatakan LULUS

MAJELIS PENGUJI

Pembimbing Magang Penguji Magang

Trisnawati, S. Sos., MAP Mohamad Said, S.Sos, MAP NIP. 19800307 200801 2 012

NIP. 19780630 200812 1 003

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan magang yang berjudul “Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang ”. Adapun isi dari laporan akhir ini adalah kumpulan dari setiap kegiatan selama magang berlangsung. Magang ini merupakan tugas akhir kelompok yang diajukan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Ilmu Administrasi Publik pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.

Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat :

1. Bapak Prof. Dr. Bambang Supriyanto selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.

2. Bapak Dr. M. R. Khairul Muluk, S.Sos., M.Si. selaku Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik.

3. Bapak Dr. Luqman Hakim, M.Sc. selaku Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Pemerintahan.

4. Ibu Trisnawati S.Sos., M.AP. selaku dosen pembimbing magang.

5. Seluruh jajaran pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang untuk dukungan dan ilmu-ilmu yang telah diberikan selama praktik.

6. Orang tua yang selalu memberikan doa dan semangat dari jauh demi kelancaran studi.

7. Teman-teman seperjuangan di Ilmu Administrasi Pemerintahan yang selalu menyemangati satu sama lain.

Demikian kesempurnaan magang ini, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Semoga laporan magang ini bermanfaat dan memberikan sumbangan ilmu yang berarti bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Malang, Juni 2013

Penulis

iv

DAFTAR TABEL

Tabel

1 Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja .............................................. 7 Tabel

2 Deskripsi Kegiatan Aris Setyo Budi Selama Magang di Bidang Sekretariat BKD Kota Malang............................................... 27

Tabel

3 Deskripsi Kegiatan Rindri Andewi Gati Selama Magang Bidang Mutasi, Subbidang Pangkat BKD Kota Malang .................... 31

Tabel

4 Deskripsi Kegiatan Arsyad Azizi Iriansyah Selama Magang Bidang Kesejahteraan dan Disiplin BKD Kota Malang..................... 36

Tabel

5 Deskripsi Kegiatan Syah Putra Aulia Selama Magang di Bidang Mutasi Subbidang Jabatan BKD Kota Malang ...................... 44

Tabel

6 Deskri psi Kegiatan M. Rofi’uddin Teguh Wicaksono Selama

Magang di Bidang Pendidikan dan Pelatihan BKD Kota Malang ..... 48

vii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kegiatan Magang, di Universitas Brawijaya, merupakan kegiatan intrakulikuler terstruktur sebagai salah satu mata kuliah muatan universitas yang diberlakukan bagi para mahasiswa program S1. Magang juga merupakan sebuah langkah perwujudan misi Fakultas Administrasi untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas dari pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu kegiatan magang wajib diambil oleh para mahasiswa program S1 yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu. Dengan diadakannya kegiatan magang ini diharapkan mahasiswa dapat memberikan sebuah kontribusi yang nyata berupa pengalaman kepada mahasiswa tentang dunia kerja sehingga dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan di dalam kelas ke dalam praktek di lingkungan pemerintahan yang sebenarnya.

Salah satu tujuan dibentuknya Program Studi Ilmu Administrasi Pemerintahan adalah untuk mencetak sumber daya manusia yang berkompeten dan terampil dalam bidang pemerintahan yang tidak hanya mengerti teori saja namun juga peka terhadap perubahan dan perkembangan yang ada di sekitarnya, termasuk perkembangan ilmu administrasi yang makin tahun selalu berkembang. Sehingga dengan magang ini kami bisa sedikit memberikan kontribusi pemikiran berupa ide dan inovasi di Instansi bersangkutan. Namun pada kenyataannya yang ditemui tidak sedikit lulusan sarjana yang menjadi pengangguran. Kalaupun bisa mendapat pekerjaan belum tentu juga mereka bisa beradaptasi dengan lingkungan kerjanya. Melihat fenomena seperti itu, kami bermaksud untuk mengenal dunia kerja di lingkungan pemerintahan Salah satu tujuan dibentuknya Program Studi Ilmu Administrasi Pemerintahan adalah untuk mencetak sumber daya manusia yang berkompeten dan terampil dalam bidang pemerintahan yang tidak hanya mengerti teori saja namun juga peka terhadap perubahan dan perkembangan yang ada di sekitarnya, termasuk perkembangan ilmu administrasi yang makin tahun selalu berkembang. Sehingga dengan magang ini kami bisa sedikit memberikan kontribusi pemikiran berupa ide dan inovasi di Instansi bersangkutan. Namun pada kenyataannya yang ditemui tidak sedikit lulusan sarjana yang menjadi pengangguran. Kalaupun bisa mendapat pekerjaan belum tentu juga mereka bisa beradaptasi dengan lingkungan kerjanya. Melihat fenomena seperti itu, kami bermaksud untuk mengenal dunia kerja di lingkungan pemerintahan

Pemerintah Republik Indonesia memiliki sebuah tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, memiliki peradaban modern, demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi. Untuk itu diperlukan Pegawai Negeri sebagai salah satu unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang bertugas menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata. Hal ini dilakukan untuk menjaga persatuan dan kesatuan bangsa yang penuh kesetiaan terhadap Pancasila dan Undang-undang Dasar Negara 1945. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintah yang berjalan secara efektif dan efisien, Pegawai Negeri Sipil diharapkan bisa bekerja secara profesional. Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku (Undang- undang Nomor 43 Tahun 1999).

Dengan berlakunya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 yang kemudian diubah menjadi Undang-undang Nomor 3 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah maka urusan kepegawaian juga harus didesentralisasikan dari pusat kepada daerah. Lembaga pusat yang menangani pengelolaan PNS adalah Badan Kepegawaian Negara (BKN). Badan ini mulanya bernama Kantor Urusan Pegawai kemudian berganti Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) lalu berganti nama Lembaga Administrasi Negara (LAN) dan akhirnya berganti menjadi Badan Kepegawaian Negara (BKN) yang hanya mengurusi kewenangan menetapkan kebijakan dan melaksanakan proses penataan manajemen PNS selain kebijakan dan pelaksanaan diklat pegawai. Sedangkan untuk tingkat daerah dibentuk Badan Kepegawaian Daerah (BKD).

Di Badan Kepegawaian Daerah, proses administrasi yang dilakukan meliputi proses administrasi maupun layanan kepegawaian yang menjadi sebuah kegiatan rutin dan berulang secara terus-menerus. Apabila dicermati lagi, sering terjadi keterlambatan pemenuhan terhadap berbagai hak pelayanan kepegawaian. Disisi lain, untuk memenuhi berbagai kelengkapan persyaratan berbagai layanan, PNS masih selalu dibebani dengan kewajiban yang terus berulang guna melengkapi berbagai berkas kepegawaian, mulai dari fotocopy Karpeg, SK Pangkat Awal, SK Pangkat Terakhir, SK Jabatan, STTPL Diklatpim, Ijazah hingga DP3 dan sebagainya.

Sehingga dapat disadari bahwa semua produk dokumen kepegawaian yang dimiliki oleh para pelanggan (PNS), dapat dipastikan berasal dan diperoleh dari badan/pengelolaan kepegawaian. Persoalannya adalah tentu terletak pada bagaimana sistem pengelolaan, penyimpanan dan pencarian kembali berkas-berkas PNS pada lembaga kepegawaian itu sendiri. Pelaksanaan administrasi kepegawaian memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi karena dianggap menentukan pencapaian suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu dalam laporan magang ini. Penulis mengangkat judul laporan magang ” Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian

pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang ”

1.2 Tujuan Kegiatan Magang

Tujuan Umum

1. Memberikan kesempatan dan pengalaman kerja bagi mahasiswa peserta magang di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang.

2. Menambah pengetahuan bagi mahasiswa mengenai proses-proses apa saja yang terjadi dalam lingkup bidang kepegawaian.

Tujuan Khusus

1. Sebagai wahana untuk terjun langsung dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama perkuliahan ke dalam praktik di dunia kerja yang sebenarnya.

2. Sebagai sarana untuk membandingkan antara teori dengan praktek terhadap implementasi praktik kerja, sekaligus membandingkan apakah kurikulum yang telah diprogram masih relevan dengan realitanya di lapangan.

3. Sebagai bekal mahasiswa mempersiapkan diri dalam dunia kerja, masyarakat dan dunia usaha. Untuk menambah wawasan kami tentang realita kerja sesungguhnya

1.3 Manfaat Kegiatan Magang

1. Bagi Instansi Sebagai sarana penghubung antara pihak instansi dengan Fakutlas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang

2. Bagi Mahasiswa - Mengaplikasikan teori dibangku kuliah dengan kondisi dunia kerja yang

sebenarnya - Dapat menguji keterampilan pribadi dalam bersosialisasi dan menerapkan

ilmu yang sudah dimiliki dalam lingkungan kerja - Sebagai sarana mendapatkan pengalaman kerja serta pola pikir lebih maju

guna meningkatkan kemampuan diri dalam menghadapi permasalahan

3. Bagi Lembaga Perguruan Tinggi - Sebagai sarana pengenalan instansi pendidikan Jurusan Administrasi

Publik Prodi Administrasi Pemerintahan kepada Instansi Pemerintahan. - Sebagai bahan evaluasi laporan hasil magang yang dilakukan mahasiswa

agar menjadi bahan penyesuaian kurikulum dimasa yang akan datang - Sebagai media terjalinnya hubungan kerja dengan instansi yang dijadikan

tempat magang

BAB II RENCANA KEGIATAN

2.1. Tempat dan Waktu

Pelaksanaan magang ini mengambil tempat di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang, Jalan Tugu no. 1. Waktu pelaksanaan magang dilaksanakan mulai tanggal 18 Maret sampai tanggal 3 Mei 2013 selama 7 min ggu. Magang dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan Jum’at mulai pukul 08.00-16.00 WIB.

2.2. Metode Pelaksanaan

Selama pelaksanaan magang di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang walaupun proses pelaksanaan magang ini kami banyak menemui keterbatasan dan kendala. Oleh sebab itu, walaupun dirasa tidak mungkin dapat melakukan pengamatan secara intensif terhadap pokok masalah yang sedang dikaji, maka tetap diupayakan agar penulisan laporan hasil kegiatan magang ini memperoleh data dan informasi yang memenuhi persyaratan dengan menggunakan metode kami menggunakan metode sebagai berikut :

1. Melakukan praktik secara langsung terkait dengan persyaratan, laporan serta dokumen-dokumen yang ada terkait dengan pelayanan administrasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang.

2. Dokumenter yaitu mempelajari berbagai persyaratan, laporan serta dokumen-dokumen yang ada pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang.

3. Studi kepustakaan yaitu mempelajari teori-teori yang relevan dan mendukung pokok masalah yang sedang dibahas.

2.3. Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja

Tabel 1 Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja

Penanggung No Bidang

data  Aris Setyo Budi

barang dan jasa

an,

sekreatariat BKD

menyusun surat

kepegawaian,

perintah

urusan rumah

pencairan

Sekretariat Badan

tangga,

dana(SP2D) dan

dan kearsipan

diseminasi informasi standart pelayanan publik BKD

 Arsyad Azizi

kesejahteraan

Surat Pengantar

Iriansyah

pegawai,

Pembuatan Kartu

pemberhentia

Suami Dan Kartu

n,

pensiun

Istri, Pengajuan

pegawai dan

dan Disiplin

disiplin

Kartu Pegawai,

pegawai

Pengajuan Cuti Tahunan, Pengajuan Usia Bebas

Tugas

Bagi PNS

 Pengelolaan

 Jabatan :

 Syah Putra

3. Mutasi

mutasi,

Penyiapan

Aulia Aulia

sumpah/janji

 Rindri Andewi

dan promosi

PNS, penyiapan

pertimbangan promosi pegawai, penyiapan pengelolaan penempatan pegawai sesuai dengan kompetensinya.

 Pangkat:

Penyiapan pemrosesan kenaikan, penundaan, dan penurunan pangkat

penundaan gaji berkala pegawai; penyiapan analisa dan pertimbangan kenaikan, penundaan, dan penurunan pangkat

penundaan gaji berkala pegawai

 Perencanaan,  Perencanaan

 M. Rofi’uddin.

dan evaluasi

pendidikan dan

aan penddikan

pengembangan

Pendidikan dan

dan pelatihan

kualitas pegawai,

pendidikan dan

pengembang kualitas pegawai baik

melalui melalui

lainnya, pelaksanaan kerjasama dengan Dinas

dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan

serta

pengembangan kualitas pegawai.

Sumber : olahan penulis

BAB III HASIL KEGIATAN

3.1. Gambaran Umum Lokasi Magang

Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang mulai terbentuk sejak keluarnya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Pemerintah Provinsi. Peraturan perundang-perundangan tersebut kemudian menyebabkan kewenangan Pemerintah Kota Malang bertambah dan berdampak pada perubahan kelembagaan perangkat daerah Pemerintah Kota Malang. Hal ini juga berarti ada perubahan struktur organisasi perangkat daerah yang diberi kewenangan di bidang kepegawaian. Oleh karena itu, dengan terbitnya Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2000. Kemudian, di tahun 2003 diterbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah yang menyebabkan Badan Kepegawaian Daerah mengalami perubahan dari 1 sekretariat dan 4 bidang menjadi 1 bagian dan 3 bidang berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2004 tentang Pembentukan, Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi Badan dan Kantor sebagai Lembaga Teknis Pemerintah Kota Malang terdiri atas Unsur Pimpinan yaitu Kepala Badan; Unsur Sekretariat yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Tata Usaha terdiri dari Sub Bagian Keuangan dan Penyusunan Program dan Sub Bagian Umum; Unsur Pelaksana terdiri dari Bidang Perencanaan dan Pembinaan Pegawai terdiri dari Sub Bid. Formasi dan Informasi Pegawai dan Sub Bid. Pembinaan dan Pemberhentian. Bidang Mutasi terdiri dari Sub Bid. Kepangkatan dan Sub Bid. Jabatan; Bidang Pendidikan dan Pelatihan terdiri dari Sub Bid. Teknis Fungsional dan Sub Bid. Struktural serta Kelompok Jabatan Fungsional.

Lokasi dari Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang terletak satu komplek di wilayah Balai Kota di Jalan Tugu. Luas bangunannya cukup memadai dengan akses ke beberapa dinas terkait yang masih ada di satu lingkup Balai Kota Malang. Kantor BKD Kota Malang terdiri dari beberapa bagian yaitu : ruang kepala BKD, ruang sekretaris BKD, ruang rapat, ruang Tata Usaha, ruang bagian-bagian (Mutasi, Pendidikan dan Pelatihan, Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin, serta Formasi dan Informasi), tempat parkir, dan masjid yang berada satu komplek dengan Balai Kota Malang. Ruangan-ruangan tersebut kebanyakan sudah memiliki fasilitas komputer yang terhubung internet, penataan yang bagus dan nyaman karena sudah ada beberapa ruangan yang dipasang AC. Para peserta magang sendiri ditempatkan di ruangan Sekretariat, Bidang Mutasi, Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin, serta Bidang Pendidikan dan Latihan.

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian telah mengatur bahwa dalam menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan den pemeliharaan informasi kepegawaian, mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil, serta memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian pada instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah maka dibentuklah Badan Kepegawaian Negara (BKN). Dalam operasionalnya, BKN dibantu oleh BKD yang ada di tiap daerah dalam rangka mendesetralisasikan urusan kepegawaian yaitu fungsi manajemen PNS pada tingkat pemerintah daerah.

1. Profil Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang.

a) Visi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang

Visi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang adalah “Menjadikan Aparatur Pemerintah yang Berkualitas dan Profesional dalam Mendukung Peningkatan Pelayanan Publik”. Visi ini ditetapkan guna

mendukung tercapainya Visi Pemerintah Kota Malang yaitu “Terwujudnya Kota Malang sebagai Kota Pendidikan yang Berkualitas,

Kota Sehat dan Kota Pariwisata yang Berbudaya Menuju Masyarakat yang Maju d an Mandiri”.

Adapun maksud dari visi Badan Kepegawaian Daerah adalah : - Aparatur Pemerintah adalah Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di

lingkungan Pemerintah Kota Malang. - Berkualitas yang berarti memiliki kemampuan dan kemahiran dalam

melaksanakan tugas berdasarkan ilmu pengetahuan dan pengalaman serta berpegang teguh pada kode etik profesi, memiliki self control dan berorientasi pada mutu/kualitas kinerja dengan cara kerja yang efisien, efektif dan ekonomis, memiliki kepekaan yang tinggi (high responsibility ) terhadap kepentingan masyarakat (public interest) dan masalah-masalah masyarakat (public affairs) serta bertanggung jawab (accountability).

- Profesional yang berarti melakukan pekerjaan yang benar-benar

sesuai dengan keahlian atau ketrampilan dan komitmen kerja yang dimiliki.

- Pelayanan Publik adalah pemberian pelayanan dasar dan pelayanan

lainnya yang merupakan kepentingan masyarakat banyak.

b) Misi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang

- Mewujudkan Administrasi Kepegawaian yang akuntabel dan

transparan.

- Mewujudkan kualitas SDM aparatur dengan mengedepankan

IMTAQ yang menguasai IPTEK. Pelaksanaan misi yang merupakan sasaran pengembangan Pegawai

Negeri Sipil Daerah diharapkan akan bermuara pada terbangunnya aparatur Pemerintah yang berkualitas dan profesional di bidang tugasnya

penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (Good Governance) dan bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (Clean Government).

2. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Tugas dan Fungsi Badan Kepegawaian Daerah berdasarkan Peraturan

Daerah Kota Malang Nomor 7 Tahun 2008 adalah : Kepala Badan mempunyai tugas menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan melekat terhadap unit-unit kerja di bawahnya serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

A. Badan Kepegawaian Daerah melaksanakan tugas pokok penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kepegawaian. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Badan Kepegawaian Daerah mempunyai fungsi :

a) Perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian;

b) Penyusunan dan pelaksanaan rencana strategis (renstra) dan rencana kerja (renja) di bidang kepegawaian;

c) Pelaksanaan administrasi mutasi pegawai;

d) Pelaksanaan pembinaan disiplin pegawai;

e) Pelaksanaan pendidikan dan/atau pelatihan pegawai;

f) Pelaksanaan penyiapan penetapan gaji dan tunjangan pegawai;

g) Penyusunan formasi pegawai dan pengadaan pegawai; g) Penyusunan formasi pegawai dan pengadaan pegawai;

i) Penyusunan bahan kebijakan kesejahteraan pegawai; j) Penyusunan bahan pemberhentian dan pensiun pegawai; k) Pelaksanaan standar pelayanan minimal (SPM); l) Penyusunan dan pelaksanaan standar pelayanan publik (SPP); m) Pelaksanaan fasilitasi pengukuran indeks kepuasan masyarakat

(IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan;

n) Pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang kepegawaian; o) Pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program,

ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, kehumasan, kepustakaan dan kearsipan;

p) Pemberdayaan dan pembinaan jabatan fungsional; q) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; r) Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait

layanan publik secara berkala melalui web site pemerintah daerah; s) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.

B. Sekretariat melaksanakan tugas pokok pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, urusan rumah tangga, perlengkapan, kehumasan dan perpustakaan serta kearsipan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Sekretariat mempunyai fungsi :

a) Pelaksanaan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja);

b) Pelaksanaan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);

c) Penyusunan Penetapan Kinerja (PK); c) Penyusunan Penetapan Kinerja (PK);

e) Pelaksanaan administrasi dan pembinaan kepegawaian;

f) Pelaksanaan administrasi keuangan dan pembayaran gaji pegawai;

g) Pelaksanaan verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ) keuangan;

h) Pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan;

i) Pengelolaan urusan kehumasan, keprotokolan dan kepustakaan; j) Pengkoordinasian pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal (SPM); k) Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP); l) Pelaksanaan fasilitasi pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat

(IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan;

m) Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP); n) Pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang kepegawaian; o) Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait

layanan publik secara berkala melalui web site Pemerintah Daerah; p) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; q) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai

tugas dan fungsinya.  Sekretariat membawahi :

a. Subbagian Penyusunan Program;

b. Subbagian Keuangan;

c. Subbagian Umum; Masing-masing Subbagian dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian

yang dalam melakukan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris.

1. Subbagian Penyusunan Program melaksanakan tugas pokok penyusunan program, evaluasi, dan pelaporan. Untuk melaksanakan tugas pokok 1. Subbagian Penyusunan Program melaksanakan tugas pokok penyusunan program, evaluasi, dan pelaporan. Untuk melaksanakan tugas pokok

a. Penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Kerja;

b. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);

c. Penyusunan Penetapan Kinerja (PK);

d. Penyusunan laporan dan dokumentasi pelaksanaan program dan kegiatan;

e. Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP);

f. Pelaksanaan fasilitasi pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan;

g. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);

h. Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan publik secara berkala melalui web site Pemerintah Daerah;

i. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai tugas dan fungsinya.

2. Subbagian Keuangan melaksanakan tugas pokok pengelolaan anggaran dan administrasi keuangan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbagian Keuangan mempunyai fungsi:

a. Pelaksanaan Dokumen Pelakasanaan Anggaran (DPA);

b. Pelaksanaan penatausahaan keuangan;

c. Pelaksanaan verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ) keuangan; c. Pelaksanaan verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ) keuangan;

e. Penyusunan dan penyampaian laporan penggunaan anggaran;

f. Penyusunan administrasi dan pelaksanaan pembayaran gaji pegawai;

g. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai tugas dan fungsinya.

C. Bidang Mutasi melaksanakan tugas pokok pengelolaan mutasi, penempatan dan promosi pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Mutasi mempunyai fungsi :

a) Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan mutasi, penempatan dan promosi pegawai;

b) Pelaksanaan mutasi, penempatan dan promosi pegawai;

c) Pelaksanaan pemrosesan kenaikan pangkat dan gaji berkala pegawai;

d) Pelaksanaan pemrosesan pengangkatan CPNS menjadi PNS;

e) Pelaksanaan pelantikan dan sumpah jabatan pejabat struktural dan fungsional;

f) Pelaksanaan sumpah / janji PNS;

g) Pelaksanaan penjagaan data mutasi pegawai;

h) Pelaksanaan pemrosesan penilaian angka kredit jabatan fungsional;

i) Pelaksanaan

pertimbangan kenaikan/ penundaan/penurunan pangkat dan kenaikan/penundaan gaji berkala pegawai;

analisa

dan

j) Pengelolaan penempatan pegawai sesuai dengan kompetensinya; k) Pelaksanaan mutasi jabatan; l) Pelaksanaan evaluasi penempatan pegawai; j) Pengelolaan penempatan pegawai sesuai dengan kompetensinya; k) Pelaksanaan mutasi jabatan; l) Pelaksanaan evaluasi penempatan pegawai;

tugas dan fungsinya.  Bidang Mutasi membawahi :

a. Subbidang Kepangkatan;

b. Subbidang Jabatan. Masing-masing Subbidang dipimpin oleh Kepala Subbidang yang

dalam melakukan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Mutasi.

1. Subbidang Kepangkatan melaksanakan tugas pokok pengelolaan mutasi kepangkatan pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Kepangkatan mempunyai fungsi:

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan mutasi kepangkatan pegawai;

b. Penyiapan pelaksanaan mutasi kepangkatan pegawai yang meliputi kenaikan, penundaan dan penurunan pangkat serta kenaikan dan penundaan gaji berkala;

c. Penyiapan pemrosesan kenaikan, penundaan dan penurunan pangkat serta kenaikan dan penundaan gaji berkala pegawai;

d. Penyiapan bahan penjagaan data mutasi pegawai;

e. Penyiapan analisa dan pertimbangan kenaikan, penundaan dan penurunan pangkat serta kenaikan dan penundaan gaji berkala pegawai;

f. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

2. Subbidang Jabatan melaksanakan tugas pokok pengelolaan mutasi jabatan, penempatan dan promosi pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Jabatan mempunyai fungsi :

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan pengelolaan mutasi jabatan, penempatan dan promosi pegawai;

b. Pengumpulan dan pengolahan data sebagai pertimbangan penempatan pegawai;

c. Penyiapan pengelolaan penempatan pegawai sesuai dengan kompetensinya;

d. Penyiapan pemrosesan pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS) menjadi pegawai negeri sipil (PNS);

e. Penyiapan data sebagai pertimbangan promosi pegawai;

f. Penyiapan bahan penjagaan data mutasi pegawai;

g. Penyiapan pelaksanaan mutasi jabatan;

h. Penyiapan evaluasi penempatan pegawai;

i. Pelaksanaan pengambilan sumpah jabatan dan pelantikan pejabat; j. Penyiapan sumpah / janji pegawai negeri sipil (PNS); k. Penyiapan bahan penilaian angka kredit bagi pejabat fungsional; l. Penyiapan data pemrosesan pengangkatan calon pegawai negeri

sipil (CPNS) menjadi pegawai negeri sipil (PNS); m. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; n. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

D. Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin melaksanakan tugas pokok pengelolaan kesejahteraan pegawai, pemberhentian / pensiun pegawai, dan melakukan pembinaan disiplin pegawai. Untuk D. Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin melaksanakan tugas pokok pengelolaan kesejahteraan pegawai, pemberhentian / pensiun pegawai, dan melakukan pembinaan disiplin pegawai. Untuk

a) Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan pengelolaan kesejahteraan, pemberhentian dan pembinaan disiplin pegawai;

b) Pelaksanaan pengelolaan pegawai;

c) Pelaksanaan pembinaan disiplin pegawai;

d) Pelaksanaan bimbingan dan konseling permasalahan pegawai;

e) Pelaksanaan proses administrasi pemberhentian pegawai;

f) Pelaksanaan penyelesaian daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P);

g) Pelaksanaan standar pelayanan minimal (SPM) di bidang kesejahteraan dan pembinaan disiplin;

h) Pelaksanaan standar pelayanan publik (SPP) di bidang kesejahteraan dan pembinaan disiplin;

i) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; j) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai tugas dan fungsinya.  Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin membawahi:

a. Subbidang Kesejahteraan Pegawai;

b. Subbidang Pembinaan Disiplin Pegawai. Masing-masing Subbidang dipimpin oleh Kepala Subbidang yang

dalam melakukan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin.

1. Subbidang Kesejahteraan Pegawai melaksanakan tugas pokok pengelolaan dan pemrosesan kesejahteraan pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Kesejahteraan Pegawai mempunyai fungsi : 1. Subbidang Kesejahteraan Pegawai melaksanakan tugas pokok pengelolaan dan pemrosesan kesejahteraan pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Kesejahteraan Pegawai mempunyai fungsi :

b. Pelaksanaan pengelolaan dan pemrosesan kesejahteraan pegawai termasuk perubahan pemberian tunjangan keluarga;

c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi pemberian penghargaan pegawai antara lain satyalancana karya satya;

d. Pelaksanaan pengelolaan dan pemrosesan administrasi pengajuan bapertarum PNS;

e. Pelaksanaan pengelolaan dan penyelesaian administrasi pemberhentian pegawai yang telah mencapai batas usia pensiun dan atas permintaan sendiri;

f. Pelaksanaan pengelolaan dan pemrosesan administrasi identitas pegawai yang meliputi karpeg, karis / karsu, taspen, dan askes;

g. Pelaksanaan pemrosesan cuti pegawai;

h. Pelaksanaan pengumpulan laporan pajak-pajak pribadi (LP2P)

i. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

2. Subbidang Pembinaan Disiplin Pegawai melaksanakan tugas pokok pembinaan dan konseling bagi pegawai yang mempunyai masalah dan melakukan tindak indisipliner. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Pembinaan Disiplin Pegawai mempunyai fungsi:

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan pembinaan dan konseling bagi pegawai yang mempunyai masalah dan melakukan tindak indisipliner;

b. Pelaksanaan pengelolaan dan evaluasi data presensi pegawai: b. Pelaksanaan pengelolaan dan evaluasi data presensi pegawai:

d. Pelaksanaan bimbingan dan konseling pegawai bermasalah;

e. Pelaksanaan koordinasi dan klarifikasi permasalahan pegawai dengan skpd;

f. Pengelolaan data dan tindak lanjut pelanggaran disiplin pegawai;

g. Pemrosesan penyelesaian daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3);

h. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

E. Bidang Pendidikan dan Pelatihan melaksanakan tugas pokok perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Pendidikan dan Pelatihan mempunyai fungsi :

a) Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan pengelolaan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

b) Perencanaan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

c) Penghimpunan dan studi peraturan perundang-undangan, pedoman dan petunjuk teknis, serta bahan lain yang berhubungan dengan diklat dan pengembangan kualitas pegawai;

d) Pelaksanaan analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai; d) Pelaksanaan analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

f) Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai dengan dinas / instansi terkait;

g) Pelaksanaan kerja sama dengan dinas / instansi terkait dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

h) Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pendidikan dan pelatihan di lingkungan dinas / instansi;

i) Pelaksanaan pengelolaan fasilitasi kegiatan pendidikan dan pelatihan;

j) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, penyusunan pertimbangan teknis dan laporan hasil pendidikan dan pelatihan dalam rangka pengembangan karier pegawai;

k) Pelaksanaan inventarisasi permasalahan, pelaksanaan kajian, dan perumusan permasalahan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

l) Pemeriksaan, evaluasi, dan analisa pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensinya; m) Pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di bidang pendidikan dan pelatihan; n) Pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) di bidang pendidikan dan pelatihan; o) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; p) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai

tugas dan fungsinya.  Bidang Pendidikan dan Pelatihan membawahi : tugas dan fungsinya.  Bidang Pendidikan dan Pelatihan membawahi :

b. Subbidang Penyelenggaraan. Masing-masing Subbidang dipimpin oleh Kepala Subbidang yang

dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan.

1. Subbidang Perencanaan melaksanakan tugas pokok menggali dan menghimpun data / bahan penyusunan rencana kebutuhan pendidikan dan pelatihan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Perencanaan mempunyai fungsi:

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan bidang pendidikan dan pelatihan;

b. Pengumpulan dan pengolahan data kebutuhan pendidikan dan pelatihan;

penyusunan rencana penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai dengan dinas / instansi terkait;

c. Pelaksanaan

koordinasi

dalam

d. Penyiapan bahan rapat / koordinasi penyusunan rencana penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan;

e. Pelaksanaan analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan sesuai kebutuhan prioritas masing-masing satuan kerja perangkat daerah;

f. Pelaksanaan pendataan calon peserta dan evaluasi hasil ujian dinas dan ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah;

g. Pelaksanaan pendataan dan penyiapan pemrosesan ijin belajar dan tugas belajar bagi PNS yang melaksanakan peningkatan pendidikan;

h. Pelaksanaan inventarisasi permasalahan, pelaksanaan kajian dan perumusan

penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan;

pemecahan

permasalahan permasalahan

k. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; l. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

2. Subbidang Penyelenggaraan melaksanakan tugas pokok koordinasi dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Penyelenggaraan mempunyai fungsi:

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan koordinasi dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan;

b. Penyiapan bahan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan;

c. Penyelenggaraan diklat struktural dan diklat teknis fungsional baik melalui pelaksanaan maupun pengiriman;

d. Penyelenggaraan ujian dinas dan ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah;

e. Pelaksanaan fasilitasi Observasi Lapangan (OL), studi banding, dan penelitian;

f. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dengan dinas / instansi terkait;

g. Pelaksanaan kerja sama dengan lembaga / instansi terkait dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan;

h. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; h. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

3. Struktur Organisasi

Gambar 1 Struktur Organisasi BKD Kota Malang

Kepala Badan

Sekretariat

Kelompok Jabatan Fungsional

Subbag

Subbag

Subbag Umum

Bidang Mutasi

Bidang Formasi

Bidang Kesejahteraan

Bidang

dan Informasi

dan Pembinaan Disiplin

Pendidikan dan

Pegawai

Pelatihan

Subbid Subbid Kepangkatan

Subbid Subbid

Formasi dan Informasi

Kesejahteraan

Pembinaan

Kepemimpina Teknis

n Fungsional

Pegawai

Pegawai

Sumber: Bidang Tata Usaha BKD Kota Malang

3.2. Bidang-Bidang Kegiatan

Di BKD Kota Malang terdapat bidang-bidang seperti Sekretariat, Bidang Mutasi, Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Displin, Bidang Formasi dan

Informasi, dan Bidang Pendidikan dan Latihan. Dari bidang-bidang tersebut kami berlima ditempatkan di empat bidang berbeda, dua orang ditempatkan di Bidang Mutasi dan masing-masing satu orang di Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin, Pendidikan dan Latihan, serta Sekretariat. Adapun tugas pokok dan fungsi bidang-bidang tersebut sudah dijelaskan di atas.

Tabel 2

Deskripsi Kegiatan Aris Setyo Budi Selama Magang di Bidang Sekretariat BKD

Kota Malang

Hari / Tanggal Deskripsi Kegiatan yang Dilaksanakan

Mencatan pencairan dana dan menyesuaikan Senin, 18 Maret 2013

tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan Januari 2013 ke dalam buku penerimaan barang. Menginput data penerimaan barang dan jasa

Selasa, 19 Maret 2013 kedalam buku penerimaan barang bulan Januari 2013. Mempelajari tentang buku standart pelayanan

Rabu, 20 Maret 2013

publik BKD Kota Malang 2012. Mempelajari tentang prosedur kenaikan pangkat

Kamis, 21 Maret 2013 dalam buku SPP BKD Kota Malang 2012.

Membuat daftar pengadaan modal 2013 yang Jumat, 22 Maret 2013

didalamnya terdiri dari pngadaan brang beserta rincian biayanya.

Melanjutkan membuat daftar pengadaan modal Senin, 25 Maret 2013

2013 yang didalamnya terdiri dari pangadaan brang beserta rincian biayanya.

Selasa, 26 Maret 2013 Kuliah karena ada tambahan jam perkulihan. Menyelesaikan membuat daftar pengadaan barang

Rabu, 27 Maret 2013

dan jasa 2013 Menginput data penerimaan barang dan jasa

Kamis, 28 Maret 2013 kedalam buku penerimaan barang bulan Februari 2013.

Jumat, 29 Maret 2013

Libur . Melanjutkan menginput data penerimaan barang

Senin, 1 April 2013 dan jasa kedalam buku penerimaan barang bulan Februari 2013.

Menyusun Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Selasa, 2 April 2013

belanja pegawai LS kepada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD ). Menyusun Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

Rabu, 3 April 2013 belanja non pegawai LS kepada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD ). Membuat daftar hadir peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 yang dimana

Kamis, 4 April 2013 pesertanya adalah seluruh Kepala Sekolah dari SDN, SLTPN, SMAN, SMKN dan Kepala UPT di Kota Malang. Melanjutkan membuat daftar hadir peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013

Jumat, 5 April 2013 yang dimana pesertanya adalah seluruh Kepala Sekolah dari SDN, SLTPN, SMAN, SMKN dan Kepala UPT di Kota Malang. Membuat tanda trima peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 yang dimana

Senin, 8 April 2013 pesertanya adalah seluruh Kepala Sekolah dari SDN, SLTPN, SMAN, SMKN dan Kepala UPT di Kota Malang. Membuat Lampiran tentang surat kerjasama

Selasa, 9 April 2013

tentang

penyelenggaraan

kegiatan diklat

kepemimpinan tingkat IV. Membuat undangan peserta Diseminasi Informasi

Rabu, 10 April 2013 SPP BKD Kota Malang 2013 sebanyak 270 undangan. Melanjutkan

undangan peserta Kamis, 11 April 2013

membuat

Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 sebanyak 270 undangan. Memperbaiki daftar hadir peserta Diseminasi

Jumat, 12 April 2013 Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 karena ada yang salah. Memperbaiki tanda trima peserta Diseminasi

Senin, 15 April 2013 Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 karena ada yang salah. Mencatat pencairan dana dan menyesuaikan tanggal

Selasa, 16 April 2013 pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Februari 2013. Melanjutkan mencatat pencairan dana dan

Rabu, 17 April 2013 menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Februari 2013 ke dalam buku Rabu, 17 April 2013 menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Februari 2013 ke dalam buku

Kamis, 18 April 2013 kedalam buku penerimaan barang bulan Februari akhir sampai bulan Maret 2013.

Melanjutkan menginput data penerimaan barang Jumat, 19 April 2013

dan jasa kedalam buku penerimaan barang bulan Februari akhir sampai bulan Maret 2013. Melanjutkan menginput data penerimaan barang

Senin, 22 April 2013 dan jasa kedalam buku penerimaan barang bulan Februari akhir sampai bulan Maret 2013 Mengecek buku Standart Pelayanan Publik hasil

Selasa, 23 April 2013 cetakan dan memberikan stempel BKD Kota Malang untuk peserta Diseminasi. Melanjutkan mengecek buku Standart Pelayanan

Rabu, 24 April 2013 Publik hasil cetakan dan memberikan stempel BKD Kota Malang untuk peserta Diseminasi Informasi. Survei ke tempat pelaksanaan Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 dan melakukan

Kamis, 25 April 2013 persiapan di Hall Hotel Gajahmada Graha Jl. Dr.

Cipto no. 17 Malang. Megadakan

untuk pelaksanaan Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013

persiapan

Jumat, 26 April 2013 di Hall Hotel Gajahmada Graha Jl. Dr. Cipto no. 17

Malang. Mengikuti acara pelaksanaan Diseminasi Informasi

Senin, 29 April 2013 SPP BKD Kota Malang 2013 di Hall Hotel Gajahmada Graha Jl. Dr. Cipto no. 17 Malang. Mencatat pencairan dana dan menyesuaikan tanggal

Selasa, 30 April 2013 pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Maret 2013. Melanjutkan mencatat pencairan dana dan

Rabu, 1 Mei 2013 menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Maret 2013. Melanjutkan mencatat pencairan dana dan

Kamis, 2 Mei 2013 menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Maret 2013. Penutupan atau perpisahan magang dengan pegawai

Jumat, 3 Mei 2013

BKD Kota Malang

Sumber : olahan penulis

Gambar 2 Prosedur Proses Surat Menyurat di Semua Bidang

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang

Uraian Prosedur Surat Menyurat di Bidang:

1. Staf menerima surat/undangan yang telah di disposisi pimpinan dan mengagenda.

2. Sekretaris membaca surat/undangan dan mendisposisi.

3. Kasubag membaca surat/undangan yang telah di disposisi dan menindaklanjuti dengan membuat konsep.

4. Staf mengetik konsep.

5. Kasubag memeriksa konsep surat/undangan bila setuju memberi paraf dan menyampaikan ke Sekretaris/Kabid, bila tidak dikembalikan ke staf.

6. Kabid memeriksa konsep surat/undangan bila setuju memberi paraf dan menyampaikan ke Sekretariat, bla tidak dikembalikan ke Kasubid.

7. Kaban memeriksa konsep surat/undangan bila setuju memberi tanda tangan, bila tidak dikembalikan ke Sekretaris.

8. Sekretaris memeriksa konsep surat/undangan bila tidak setuju menanda tangani, bila tidak dikembalikan ke Sekretaris/Kabid.

Tabel 3 Deskripsi Kegiatan Rindri Andewi Gati Selama Magang Bidang Mutasi, Subbidang Pangkat BKD Kota Malang

Hari / Tanggal Deskripsi Kegiatan yang Dilaksanakan

Hari pertama, kami datang di tempat magang langsung menuju ruang Tata Usaha untuk kemudian diarahkan ke bidang masing-masing. Saya dan Syah Putra ditempatkan di Bagian Mutasi. Kami langsung bertemu dengan Kabidnya yaitu Bu Widayati yang langsung disambut ramah oleh beliau dan para pegawainya. Saya kemudian diperkenalkan kepada para Kasubbid. Di bidang mutasi ini Kasubbidnya ada dua orang yaitu Kasubbid Pangkat (Pak Agus Sungkono)

Senin, 18 Maret 2013 dan Kasubbid Jabatan (Pak Wirjanto). Setelah itu kami berkenalan dengan para pegawai yang berada di bidang

mutasi, saya sendiri magang di bawah pengawasan Pak Agus, Kasubbid Jabatan. Hari pertama ini saya mendapat pekerjaan untuk menginput data di Buku Penjagaan Pegawai. Untuk data yang saya input pada hari itu hingga dua minggu selanjutnya adalah data seluruh PNS yang ada di Kecamatan Klojen, dari mulai Camat hingga staf-staf kelurahan.

Selasa, 19 Maret 2013 Rabu, 20 Maret 2013

Kamis, 21 Maret 2013 Untuk kegiatan hari ini saya masih menginput data PNS Jumat, 22 Maret 2013 perangkat kecamatan Klojen, dari mulai dari Camat hingga Senin, 25 Maret 2013 staf-staf kelurahan sebanyak 155 data Selasa, 26 Maret 2013 Rabu, 27 Maret 2013 Kamis, 28 Maret 2013 Setelah beberapa hari mendapat tugas yang sama untuk

Jumat, 29 Maret 2013 menginput buku penjagaan pegawai, saya mendapat (libur)

pekerjaan baru untuk membantu mengecek kelengkapan Senin, 1 April 2013

berkas kenaikan pangkat seluruh PNS yang ada di Kota Selasa, 2 April 2013

Malang. Dari sekian banyak PNS yang naik pangkat di bulan April ini ada sekitar 80-an PNS yang berkasnya masih tidak

Rabu, 3 April 2013 lengkap. Saya membantu memilah-milah berkas dari PNS

Kamis, 4 April 2013 yang tidak lengkap ini. selain mencari di tumpukan map Jumat, 5 April 2013

yang ada di ruang bagian mutasi, saya terkadang harus Senin, 8 April 2013

mencarinya lagi di bagian formasi. Kalau file yang ada sudah Selasa, 9 April 2013

ditemukan di Bagian Formasi maka tinggal difotokopi dan Rabu, 10 April 2013

dilampirkan di bundelan file yang telah ada sebelumnya. Apabila di bagian mutasi tidak ditemukan file yang dimaksud maka harus menghubungi ke dinasnya atau

Kamis, 11 April 2013 langsung ke pegawai yang bersangkutan untuk melengkapi file agar dapat memenuhi deadline yang telah diberikan oleh

BKN. Berkas-berkas yang sudah dilengkapi dikirim ke kantor BKN

Jumat, 12 April 2013

Regional II di Surabaya.

Senin, 15 April 2013 Selasa, 16 April 2013 Rabu, 17 April 2013 Kamis, 18 April 2013

Nota persetujuan kenaikan pangkat atas berkas yang minggu Jumat, 19 April 2013 lalu dikirim ke Surabaya sudah sampai di BKD Malang. Dari

Senin, 22 April 2013 NP tersebut kami mulai memasukkan lagi ke berkas-berkas Selasa, 23 April 2013 yang kemarin sudah diambil dari formasi. Kurang lebih NP Rabu, 24 April 2013

ini berjumlah sekitar 500 lembar atau mungkin lebih. Saya Kamis, 25 April 2013 tidak sempat menghitungnya namun apabila dilihat dari

besar kotaknya maka ada sekitar 500-an lembar NP yang Jumat, 26 April 2013

sudah turun.