- Mewujudkan kualitas SDM aparatur dengan mengedepankan

Gambar 3 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang 1. Ib/ s.d. III/d

Tidak lengkap 6

Tidak

disetujui

- Usul mutasi KP Reg - Surat pengantar ke

BKN

bu a t S K & P e ti k a n KP Reg

D isetujui

B K N R e g . II

KP Reg

Walikota/ P e n e

t a p SK 10

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang

Gambar 4 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang IV/a s.d. IV/b

Su r a t Sekre tariat B i d. M U T A SI

KP L BKD

Lengkap

Tidak lengkap

Usul mutasi kenpa

- - Surat pengantar ke

BKD Propinsi Tidak disetujui 7

M e m bu a t S P R O P I N SI K & P e t

n pa

D isetujui

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang

Gambar 5 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang IV/c s.d. IV/d

Tidak lengkap

Usul mutasi kenpa

Surat pengantar ke

BKD Propinsi

D isetujui

B K N Pusat

Pertimbangan Teknis

Presiden /P e n e t a p

SK

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang

Uraian Prosedur Proses Kenaikan Pangkat :

1. Pemberitahuan Kenaikan Pangkat (KP) akan dikirim oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang ke masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

2. Usulan dari masing-masing SKPD yang sudah masuk ke BKD akan dicek/diperiksa kelengkapan pesyaratannya sesuai ketentuan.

3. Setelah semua persyaratan lengkap dibuatkan Aplikasi ( SAPK )sesuai format dari Badan Kepegawaian Negara ( BKN ).

4. Selanjutnya setelah form SAPK telah ditanda tangani dibuatkan Pengantar yang akan dikirm ke BKN untuk mendapatkan Nota Persetujuan.

5. Jika Nota Persetujuan Turun dari BKN, maka untuk Gol. IV a – IV b dibuatkan SK Petikkan oleh Gubernur,sedangkan untuk Gol. III d kebawah dibuatkan SK Petikan oleh Walikota Malang.

6. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (SK KP) selesai langsung dibagikan kepada yang bersangkutan tanpa kolektif dengan maksud supaya dicek ulang bilamana ada kekeliruan didalam petikan SK tersebut bisa lansung direvisi.

7. Bagi yang terlambat mengusulkan Kenaikan Pangkatnya, sesuai ketentuan supaya diajukan pada periode berikutnya.

Tabel 4 Deskripsi Kegiatan Arsyad Azizi Iriansyah Selama Magang di Bidang Kesejahteraan dan Disiplin BKD Kota Malang

Hari / Tanggal Deskripsi Kegiatan yang Dilaksanakan

Pagi itu, saya dan kelompok magang disambut dengan hangat di Ruang Tata Usaha yang sudah menunggu kedatangan kami karena memang Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang lagi sibuk-sibuknya.

Senin, 18 Maret 2013 Setelah beberapa lama akhirnya saya dan teman

kelompok dipisah dalam beberapa bidang di BKD. Saya saat itu ditempatkan bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin. Saya disambut dengan ramah kelompok dipisah dalam beberapa bidang di BKD. Saya saat itu ditempatkan bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin. Saya disambut dengan ramah

Selasa, 19 Maret 2013 entri data penilaian disiplin pegawai Kota Malang dari

Dinas Pendidikan. Penilaian Pegawai Negeri Sipil ini dilaksanakan satu tahun sekali Seperti hari sebelumnya. Kegiatan magang saya tiap pukul 8 pagi adalah rekap absen apel pagi pemerintahan Kota Malang. Selanjutnya karena saat

Rabu, 20 Maret 2013 itu adalah jatuh tempo pelayanan kartu istri dan kartu

suami. Saya membantu merekap dan mendata ulang posisi berkas pemohon. Kegiatan hari ini entri data identitas pegawai -pegawai terkait tunjangan anak serta istri. Jadi saya entri data

Kamis, 21 Maret 2013 itu sebuah platform semua data pegawai se-Kota

Malang. Hari jumat pagi adalah kegiatan senam bersama

seluruh pegawai di Pemerintahan Kota Malang. Saya melanjutkan rekapan data kartu istri dan suami. Selain

Jumat, 22 Maret 2013 itu, saya juga membantu beberapa berkas pemohon pensiun yang dibutuhkan untuk dibawa ke Surabaya agar lebih lanjut diproses sampai BKN(Badan Kepegawaiaan Nasional) Minggu pertama telah dilalui dengan luar biasa. Banyak ilmu yang saya pelajari di sana sehingga saya mengerti terkait kinerja kepegawaian daerah. Seperti

Senin, 25 Maret 2013 biasanya saya mengganti absen apel pagi untuk diganti yang baru. Tambahan rekapan yang harus ditulis dalam buku serta platform terkait pengajuan kartu pegawai atau biasa disebut KARPEG. Tugas magang seperti biasa: rekap absen, entri data dan melihat berkas. Tapi kegiatan magang hari ini berbeda karena saya melihat sendiri bagaimana sebuah

Selasa, 26 Maret 2013 sistem kepegawaian kita masih belum bersih dari yang

namanya "bawah meja". Awalnya saya belum paham tapi setelah mengamati ternyata inilah wajah birokrasi namanya "bawah meja". Awalnya saya belum paham tapi setelah mengamati ternyata inilah wajah birokrasi

Sudah mulai merasa kejenuhan karena mungkin terbiasa dengan hal-hal yang bergerak tetapi kali ini

Rabu, 27 Maret 2013 harus berkerja dalam kondisi duduk jadi bikin jenuh.

Ini karena merekap 50 an data pemohon pensiun yang akan dibawa ke Surabaya. kondisi ruangan kantor hari ini hanya tinggal saya dan

Kamis, 28 Maret 2013 Mas Udin serta Pak Supri kepala Bidang Disiplin. Ini dikarenakan beberapa pegawai yang dinas keluar.

Jumat, 29 Maret 2013

Libur Kegiatan pagi ini sibukkan dengan rekapan data karis, karsu dan karpeg yang baru selesai prosesnya di

Senin, 1 April 2013

Surabaya.

ditugaskan untuk mengurutkannya sesuai yang ada dibuku data. Menulis surat masuk yaitu dari taspen dan taperum. Untuk berkas yang didata hari ini cukup banyak

Jadi,

saya

Selasa, 2 April 2013 karena sebelumnya pegawai di bidang saya ada yang

cuti Meminta stempel ke bagian umum untuk surat cuti Pak Peni untuk membantu istrinya dalam

Rabu, 3 April 2013 berkampanye. Gara-gara ini harus beberapa kali

bolak-balik ke bagian umum. Hari ini magang masih seperti biasanya. Berkutat

Kamis, 4 April 2013 dengan absensi apel pagi, rekap surat masuk dan keluar.

Entri data pegawai di platform BKD. Ada banyak data Jumat, 5 April 2013

di entri sekitar 200 an data. Sedikit ribet karena banyak kolom yang harus di isi

Mengamati proses pelayanan pemohon dan meneliti Senin, 8 April 2013

berkas pemohon kartu pegawai

Selasa, 9 April 2013 Rekap surat keluar lalu memberikan ke Dinas Belajar lebih jauh soal surat Izin pegawai terutama

Rabu, 10 April 2013 buat orang yang hendak pergi umroh atau haji

Mengetik surat balasan yang akan dikirimkan ke dinas Kamis, 11 April 2013 bersangkutan menggunakan mesin ketik zaman dahulu

Mengamati pelayanan taperum dari pemohon serta Jumat, 12 April 2013 berkas-berkas apa saja yang dipenuhi

Senin, 15 April 2013 Belajar melayani pemohon kartu pegawai. Selasa, 16 April 2013

Entri data pegawai di platform BKD.

Rabu, 17 April 2013 Belajar tentang tujangan anak, istri dan suami Kamis, 18 April 2013

Menulis surat masuk yaitu dari taspen dan taperum. Menyusun Arsip pengajuan kartu pegawai, istri dan

Jumat, 19 April 2013

suami Melanjutkan menyusun arsip pengajuan kartu

Senin, 22 April 2013

pegawai, istri dan suami Mengetik surat yang akan dikirimkan ke beberapa

Selasa, 23 April 2013 dinas dengan menggunakan mesin ketik zaman dahulu

Ke Bidang Informasi untuk mengambil rekapan Rabu, 24 April 2013

riwayat pegawai yang akan pensiun Melayani pemohon karpeg dan ternyata ada pemohon

Kamis, 25 April 2013 yang melakukan penipuan dalam berkas

Hari ini pulang lebih awal karena tak enak badan. Jumat, 26 April 2013

Saya pulang sehabis solat jumat tapi semua kerjaan sudah selesai.

Senin, 29 April 2013

Stempel arsip ke bagian umum Membantu mendata berkas-berkas pensiun yang akan

Selasa 30 April 2013

dibawa ke Surabaya

Rabu, 1 Mei 2013

Menulis surat masuk dari dinas Menulis surat masuk dan entri data pegawai terkait

Kamis, 2 Mei 2013

penilaian pegawai tiap tahun Hari ini adalah hari terakhir saya dan tim kelompok

magang kerja di Badan Kepegewaian Daerah Kota Malang. Sebagai bentuk ucapan terima kasih kami atas kehangatan yang diberikan oleh para pegawai kami

Jumat, 3 Mei 2013 memberikan makan siang. Kami juga berpamitan

kepada kepala BKD serta bidang lainnya. Akhirnya setelah melalui proses panjang mengenal lebih jauh arti birokrasi sebenarnya.

Sumber : olahan penulis

Gambar 6 Prosedur Permohonan Surat Pengantar Pembuatan Kartu Pegawai

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang Uraian Prosedur Permohonan Surat Pengantar Pembuatan Kartu Pegawai:

1. Badan Kepegawaian Daerah menyampaikan pemanggilan pelamar yang lulus dalam Tes Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil sekaligus 1. Badan Kepegawaian Daerah menyampaikan pemanggilan pelamar yang lulus dalam Tes Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil sekaligus

2. Pelamar yang lulus dalam Tes Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil menyerahkan berkas kelengkapan persyaratan administrasi ke Badan Kepegawaian Daerah sesuai jadwal yang telah ditentukan.

3. Badan Kepegawaian Daerah melaksanakan uji validitas berkas kelengkapan persyaratan administrasi dan kemudian dikirimkan ke Badan Kepegawaian Negara untuk mendapatkan penerbitan Nomor Identitas Pegawai (NIP)

4. Setelah diterbitkan Nomor Identitas Pegawai (NIP) oleh Badan Kepegawaian Negara maka Badan Kepegawaian Daerah menerbitkan Surat Keputusan Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil.

Gambar 7 Prosedur Permohonan Surat Pengantar Kartu Suami / Kartu Istri

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang

Uraian Prosedur Permohonan Surat Pengantar Kartu Suami/Kartu Istri :

1. Mengisi blangko laporan Perkawinan Pertama dan seterusnya, sesuai dengan surat Edaran dari Badan Kepegawaian Negara Nomor 08/SE/1983 tanggal 26 April 1983 dan Nomor : 08/SE/1993 tanggal 26 April 1993 masing-masing 1. Mengisi blangko laporan Perkawinan Pertama dan seterusnya, sesuai dengan surat Edaran dari Badan Kepegawaian Negara Nomor 08/SE/1983 tanggal 26 April 1983 dan Nomor : 08/SE/1993 tanggal 26 April 1993 masing-masing

2. Berkas yang sudah lengkap dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah untuk diproses lebih lanjut ;

3. Badan Kepegawaian Daerah membuat surat pengantar kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara Reg. II, untuk diproses lebih lanjut;

Gambar 8 Prosedur Pelayanan Pengajuan Pensiun

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang Uraian Prosedur Pelayanan Pengajuan Pensiun :

1. Pegawai yang akan memasuki usia pensiun melengkapi persyaratan yang ditentukan 12 – 15 bulan sebelum TMT;

2. Pegawai yang mencapai Batas Usia Pensiun mengisi dan menanda-tangani Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCPP);

3. Badan Kepegawaian Daerah memproses dan mengirim Data Perorangan Calon Penerima Pensiun ke Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara;

4. Surat Keputusan Pensiun diterbitkan Badan Kepegawaiann Negara II untuk Gol .IV/b kebawah sedang Gol. IV/c keatas dari Badan Kepegawaian Daerah mengusulkan ke Badan Kepegawaian Negara Pusat diteruskan ke Sekretariat Negara ,setelah jadi dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah untuk disampaikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan paling lambat 1 (satu ) bulan sebelum pensiun;

5. Bagi pegawai yang mengajukan Pensiun atas permintaan sendiri/pensiun dini, yang bersangkutan mengajukan permohonan disertai persyaratan-persyaratan yang ditentukan. Untuk golongan I – III kepada Walikota Gol. IV akan diteruskan ke Gubernur

Tabel 5 Deskripsi Kegiatan Syah Putra Aulia Selama Magang di Bidang Mutasi Subbidang Jabatan BKD Kota Malang

Hari / Tanggal Deskripsi Kegiatan yang Dilaksanakan

Senin, 18 Maret 2013 Hari pertama saya datang ke Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang saya dan salah satu teman saya oleh salah

Selasa, 19 Maret 2013 satu pegawai tata usaha BKD ditempatkan di bidang mutasi BKD. Saya dibagian jabatan dan teman saya dibagian

Rabu, 20 Maret 2013 pangkat. Setelah berkenalan dengan semua pegawai disana

Kamis, 21 Maret 2013 saya langsung diberikan tugas pertama untuk menyortir surat sumpah jabatan pegawai instansi seluruh Kota malang

Jumat, 22 Maret 2013 untuk dikirimkan ke instansi terkait. Pegawai yang akan di sumpah jabatan baru mencapai 400an pegawai.

Senin, 25 Maret 2013 Selasa, 26 Maret 2013

Rabu, 27 Maret 2013 Setelah menyelesaikan tugas pertama selama satu minggu

Kamis, 28 Maret 2013 saya langsung diberikan tugas lagi untuk kembali nyortir surat pengangkatan pegawai fungsional guru pembina

Senin, 1 April 2013 menjadi guru madya seluruh Kota malang mulai dari

Selasa, 2 April 2013 pendidikan sekolah menengah atas sampai pendidikan taman kanak – kanak sebanyak 1094 surat.

Rabu, 3 April 2013 Kamis, 4 April 2013 Jumat, 5 April 2013

Senin, 8 April 2013 Tugas Ketiga saya disuruh untuk memperharui data pegawai sturktural eselon II dan pegawai struktural eselon

Selasa, 9 April 2013

III sebanyak kurang lebih 190 pegawai untuk pembobotan Rabu, 10 April 2013 pegawai yang dilaksanakan setiap tahun di BKD Kota

malang. Data yang diperbaharui biasanya mulai dari Kamis, 11 April 2013 pangkat, jabatan terakhir, pendidikan, pendidikan dan pelatihan, dan DP3 dari map yang saya ambil di bagian

Jumat, 12 April 2013 formasi BKD Kota Malang. Senin, 15 April 2013

Selasa, 16 April 2013 Rabu, 17 April 2013 Kamis, 18 April 2013 Jumat, 19 April 2013

Senin, 22 April 2013 Selasa, 23 April 2013

Rabu, 24 April 2013

Kamis, 25 April 2013 Jumat, 26 April 2013

Senin, 29 April 2013 Tugas Ketiga saya disuruh untuk memperharui data pegawai sturktural eselon II dan pegawai struktural eselon

Selasa, 30 April 2013

III sebanyak kurang lebih 190 pegawai untuk pembobotan pegawai yang dilaksanakan setiap tahun di BKD Kota

Rabu, 1 Mei 2013 Malang. Data yang diperbaharui biasanya mulai dari

pangkat, jabatan terakhir, pendidikan, pendidikan dan pelatihan, dan DP3 dari map yang saya ambil di bagian formasi BKD Kota Malang.

Kamis, 2 Mei 2013 Jumat, 3 Mei 2013

Perpisahan dengan pegawai BKD Kota Malang Sumber : olahan penulis

Gambar 9 Prosedur Pelayanan Peninjauan Masa Kerja

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang

Uraian Prosedur Pelayanan Peninjauan Masa Kerja :

1. Kepala SKPD mengusulkan permohonan peninjauan masa kerja pegawai yang pernah mengabdi sebagai tenaga honorer di lingkungan Pemerintah Kota Malang kepada Sekretaris Daerah Kota Malang melalui Badan Kepegawaian Daerah dengan melampirkan persyaratan yang telah ditentukan;

2. Berkas usulan yang diterima Badan Kepegawaian Daerah dikaji oleh Bidang Mutasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk peninjauan masa kerja;

3. Berkas yang sudah lengkap persyaratannya dibuatkan daftar usulan dan disampaikan kepada Walikota;

4. Daftar usulan yang sudah ditandatangani Walikota dikirim ke Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara untuk mendapatkan pertimbangan teknis;

5. Berkas yang disetujui/mendapat pertimbangan teknis dari Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara, selanjutnya ditindaklanjuti oleh Badan Kepegawaian Daerah untuk dibuatkan Keputusan Walikota.

Tabel 6 Deskripsi Kegiatan M. Rofi’uddin Teguh Wicaksono Selama Magang di Bidang Pendidikan dan Pelatihan BKD Kota Malang

Hari / Tanggal Deskripsi Kegiatan yang Dilaksanakan

18 Maret 2013

Orientasi SOP BKD Kota Malang. Orientasi Bidang Pendidikan dan Latihan BKD

19 Maret 2013

Kota Malang. Diklat Kepemimpinan tingkat IV angkatan 447 di

27 Maret - 2 Mei 2013

hotel antartika kab. malang. Out Bound Diklat Kepemimpinan di Hotel

1 April 2013

Antartika kab. Malang.

2 April 2013 Penerimaan Observasi Lapangan dari kab. Jepara 2 April 2013 Penerimaan Observasi Lapangan dari kab. Jepara

kegiatan-kegiatan diklat

3 - 5 April 2013

kepemimpinan. Membantu pelaksanaan penjelasan Kuliah Kerja

6-7 April 2013 Praktek pada peserta Diklat Kepemimpinan tingkat.

Penerimaan Observasi Lapangan dari kab. Tuban

10 April 2013

di Balai Kota Malang. Out Bound Diklat Kepemimpinan di Lembah

27 April 2013

Dieng Kota Malang. Perpisahan-Pelepasan

Diklat

Kepemimpinan

2 Mei 2013 tingkat IV angkatan 447, dan perpisahan dengan BKD Kota Malang.

Perpisahan dan Makan Siang bersama peserta

3 Mei 2013

Magang dengan pegawai BKD

Sumber: olahan penulis

3.3. Bentuk-Bentuk Dukungan

Selama melaksanakan kegiatan di BKD Kota Malang, kami mendapatkan beberapa dukungan dari para pegawai disana, antara lain :

1. Kami mendapat arahan dan pengenalan terhadap tugas pokok dan fungsi BKD yang berkaitan dengan bidang-bidang dimana kami ditempatkan.

2. Fasilitas yang diberikan kepada peserta magang antara lain, ruang kerja, komputer, jaringan LAN dan WiFi, tempat ibadah, konsumsi, dan lain sebagainya.

3. Selama magang, peserta magang tetap diizinkan untuk mengikuti perkuliahan.

4. Dalam menyusun laporan magang, kami diberi akses untuk meminta beberapa data yang sekiranya menunjang pembuatan laporan magang.

3.4. Hambatan-Hambatan

Hambatan-hambatan yang dialami peserta magang selama menjalankan kegiatan di BKD Kota Malang diperinci per bidang sebagai berikut :

1. Sekretariat

a. Mekanisme surat-menyurat sering terjadi perubahan sehingga membingungkan peserta magang dalam melaksanakan tugasnya.

2. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin:

a. Kurangnya informasi terkait syarat dan mekanisme pelayanan administrasi seperti Kartu pegawai, istri dan suami serta pengajuan pensiun. Baik itu di website serta informasi lainnya.

b. Etos kerja pegawai masih kurang karena sering menunda-nunda pelayanan pemohon. Sehingga pemohon sampai harus bolak-balik mengecek ke kantor Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang .

c. Berdasarkan aturan pemerintah terkait pelayanan maka kegiatan pelayanan administrasi tidak ditarik biaya administrasi sama sekali tetapi kenyataannya masih ditemukan.

3. Bidang Mutasi

b. Kurangnya etos kerja pegawai,

c. Kurang menghargai waktu kerja,

d. Sering menunda – nunda pekerjaan yang harus diselesaikan.

4. Bidang Pendidikan dan Pelatihan

a. Sering ditemukan deadline surat menyurat yang cenderung molor dari target sehingga menimbulkan kekecewaan bagi pemohon

b. Etos pegawai yang masih bergantung pada kepala bidang, pegawai terliat giat ketika kepala bidang ada di tempat.

c. Etos pegawai yang kurang menghargai para pengguna layanan.

d. Kurang transparan dalam pengelolaan keuangan bidang.

e. Kurangnya keharmonisan dari anggota pegawai ke sesama pegawai