System Flow Aplikasi Pengelolaan Dana YNF
3.7 System Flow Aplikasi Pengelolaan Dana YNF
System flow adalah penggambaran aliran dokumen dalam sistem dan merupakan proses kerja dalam sistem. System flow ini juga representasi aliran data lanjutan dari document flow. Jika document flow menggambarkan aliran data secara manual atau yang selama ini terjadi diorganisasi, maka system flow ini menggambarkan aliran data pada sistem yang nantinya akan dibangun untuk membantu proses dalam organisasi. Tentunya, transformasi aliran dokumen ini lebih efektif dalam menjalankan proses organisasi, sehingga proses tersebut bisa dikerjakan dengan cepat dan hasilnya akurat.
Berikut dibawah ini adalah system flow pengelolaan dana mulai dari master, transaksi, dan juga laporan yang akan digambarkan pada gambar 3.5 Pada gambar dibawah ini dijelaskan bahwa terdapat 4 entitas atau aktor yang terlibat dengan sistem, yaitu : bagian keuangan, direktur, pemilik yayasan, dan donatur. Masing masing entitas tersebut memiliki tugas yang berbeda beda. Alur tersebut berjalan dari bagian keuangan yang memiliki hak akses yang dapat menambahkan data donatur, pemasukan kas dan pengeluaran kas, jurnal penyesuaian. Data master dimasukkan mulai dari data donatur, pemasukan kas, pengeluaran kas, rekening, saldo awal, jurnal penyesuaian, kegiatan,dan karyawan. Data tersebut nantinya akan saling terhubung dengan data yang lain, seperti halnya bagian keuangan yang diberikan hak akses untuk memasukkan data kegiatan. Data kegiatan tersebut digunakan untuk mengajukan permohonan kegiatan kepada direktur. Data kegiatan yang diajukan tersebut akan sampai kepada direktur, kemudian direktur akan Berikut dibawah ini adalah system flow pengelolaan dana mulai dari master, transaksi, dan juga laporan yang akan digambarkan pada gambar 3.5 Pada gambar dibawah ini dijelaskan bahwa terdapat 4 entitas atau aktor yang terlibat dengan sistem, yaitu : bagian keuangan, direktur, pemilik yayasan, dan donatur. Masing masing entitas tersebut memiliki tugas yang berbeda beda. Alur tersebut berjalan dari bagian keuangan yang memiliki hak akses yang dapat menambahkan data donatur, pemasukan kas dan pengeluaran kas, jurnal penyesuaian. Data master dimasukkan mulai dari data donatur, pemasukan kas, pengeluaran kas, rekening, saldo awal, jurnal penyesuaian, kegiatan,dan karyawan. Data tersebut nantinya akan saling terhubung dengan data yang lain, seperti halnya bagian keuangan yang diberikan hak akses untuk memasukkan data kegiatan. Data kegiatan tersebut digunakan untuk mengajukan permohonan kegiatan kepada direktur. Data kegiatan yang diajukan tersebut akan sampai kepada direktur, kemudian direktur akan
System Flow Pengelolaan dana YNF Bagian Keuangan
Direktur
Sistem
Pemilik Yayasan Donatur
Mulai
Proses Laporan
Proses Laporan
Laporan
Kegiatan Kwitansi
Pemasukan Kas
Kegiatan
Pembayaran Input Data Pembayaran
Donatur Laporan
Pemasukan Kas Pencatatan
Laporan
Laporan
Kegiatan YNF
Pemasukan
Proses Laporan
Penerimaan Kas
Kas
Donatur sudah Laporan Pengeluaran terdaftar ?
T Kas 1 Input Donatur
Laporan
Y Baru
Pengeluaran
Kas
Laporan Arus Kas
Input Transaksi Penerimaan Kas
Kegiatan YNF
Pemasukan
Tagihan Listrik,
2 Air dan Internet
Trans
Jurnal Pengeluaran
Tagihan Gaji
Penanggung Karyawan
Trans
jawan
Input Pengeluaran
karyawan Kas
Pengajuan Dana
Proposal
Pengajuan Dana
Perhitungan
dana talangan
Pembagian Pengeluaran
Input Pengeluaran
Kas
Input Permintaan
Mengecek
Kas Kegiatan
Ketersediaan Dana Untuk
Kegiatan Sisa Ketersediaan Dana
Transaksi
Per Program Kegiatan
Penyaluran Kas
Disetujui ?
T Jurnal
1 2 Penyesuaian
Input Dana Bukti
Bukti
Pengeluaran Penyaluran Kas
Penyaluran Kas
Kegiatan
Proses Simpan
Input Jurnal
Ke Database
Penyesuaian
Jurnal Penyesuaian
Proses Posting
Posting Jurnal Ke Buku
Pemindahan
Besar
Data Jurnal
posting
Laporan Ketersediaan Anggaran Bedasarkan
Kelompok Progam
Laporan Arus
Laporan
Kas per-periode
Hitung Arus
Arus Kas
Kas
Laporan Donatur yang
Melakukan
belum meyerahkan
Pengecekan Donatur
donasi
Tetap yang belum
Kirim SMS
Alert Donasi
membayar
Alert Pembayaran
Gambar 3.6 System flow Pengelolaan Dana YNF (halaman 1)
System Flow Pengelolaan dana YNF Bagian Keuangan
Direktur
Sistem
Pemilik Yayasan Donatur
Dokument Rekening
Dokument Saldo Awal
Proses
Input Saldo
Simpan Saldo
Saldo Awal
Awal
Awal
Proses Pengiriman
Sms Kepada
Ucapan
Donatur Yang
Terimakasih
Telah Membayar
Selesai
se a P h
Gambar 3.7 System flow Pengelolaan Dana YNF (halaman 2)