Analisis Dokumen Analisis Prosedur yang sedang berjalan

65

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem yang Berjalan

Tahapan yang di perlukan dalam pembuatan suatu program yaitu menganalisa sistem yang telah ada, dimana analisa sistem merupakan proses mempelajari suatu sistem dengan cara menguraikan sistem tersebut kedalam elemen yang membentuknya. Selanjutnya mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan yang terjadi serta kebutuhan yang di perlukan, sehingga dapat di susulkan pembuatannya.

4.1.1 Analisis Dokumen

Didalam proses penjadwalan terdapat beberapa dokumen yang terlibat. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam sistem penjadwalan : 1. Nama Dokumen : KMK Kurikulum Mata Kuliah Fungsi : KMK merupakan Daftar Mata kuliah dari setiap semester pada setiap jurusan yang di pakai sebagai acuan dalam pembuatan jadwal kuliah per semester. Sumber : Ketua Prodi 2. Nama Dokumen : Daftar Dosen Fungsi : Di gunakan untuk mengetahui identitas dari setiap Dosen per jurusan yang nantinya akan di pakai dalam proses pembuatan jadwal kuliah. Sumber : Dosen 3. Nama Dokumen : Data Jurusan Fungsi : Untuk mengetahui jurusan yang ada di Fakultas Adab dan Humaniora. Sumber : Ketua Prodi 4. Nama Dokumen : Data Ruang Fungsi : Untuk mengetahui kelas yang ada pada setiap jurusan. Sumber : Ketua Prodi 5. Nama Dokumen : JK Jadwal Kuliah Fungsi : Untuk mengetahui jadwal kuliah setiap jurusan , setiap kelas dan setiap dosen Sumber : Tata Usaha TU

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Prosedur kerja adalah menceritakan kegiatan – kegiatan yang terjadi pada system. Berikut ini adalah prosedur kerja pada system informasi penjadwalan pada Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri UIN Sunan Gunung Djati Bandung yaitu : 1. Ketua prodi dari setip jurusan memberikan kurikulum mata kuliah kepada bagian Tata Usaha TU . 2. Bagian Tata Usaha TU menerima kurikulum mata kuliah lalu kurikulum mata kuliah di inputkan kedalam computer berbentuk file dokumen kurikulum mata kuliah. Bagian Tata Usaha TU mencetak daftar Mata Kuliah dari file dokumen kurikulum mata kuliah sebayak 2 rangkap, rangkap ke 1 di arsipkan berdasarkan tanggal dan yang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah. 3. Dosen memberikan data dosen kepada bagian Tata Usaha TU . Bagian Tata Usaha TU menginput data Dosen dalam computer yang di simpan dalam bentuk file dokumen data guru lalu bagian Tata Usaha TU mencetak data guru tersebut sebanyak 2 rangkap, rangkap ke 1 di arsipkan berdasarkan tanggal dan yang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah. 4. Ketua prodi memberikan data jurusan kepada bagian Tata Usaha TU , kemudian bagian TU menginputkan data jurusan tersebut ke dalam computer dalam bentuk file dokumen data jurusan lalu Tata Usaha TU mencetak data jurusan tersebut sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 di arsipkan berdasarkan tanggal danyang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah. 5. Ketua prodi memberikan data kelas kepada bagian TU, kemudian bagian TU menginputkan data kelas tersebut ke dalam computer dalam bentuk file dokumen data kelas lalu TU mencetak data kelas tersebut sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 di arsipkan berdasarkan tanggal danyang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah. 6. Bagian TU membuat jadwal kuliah dari setiap jurusan berdasarkan data Mata Kuliah, data Dosen, data Jurusan dan data Kelas. Kemudian jadwal kuliah di inputkan ke dalam computer berbentuk file dokumen jadwal kuliah, lalu di cetak sebanyak 3 rangkap, rangkap ke 1 di berikan kepada Mahasiswa, rangkap ke 2 diberikan kepada Dosen dan rangkap ke 3 di arsipkan menurut tanggal.

4.1.2.1 Flow Map yang Sedang Berjalan

Flow Map adalah diagram yang menunjukkan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar dalam suatu sistem. Diagram ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entity melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari struktur sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen. Berikut adalah flow map penjadwalan dari sistem yang sedang berjalan : Flowmap Penjadwalan yang sedang berjalan KMK Mencatat KMK Membuat Daftar MK KMK KMK Daftar MK Data Dosen Data Dsoen Membuat Data Dsoen Mencatat Data Dosen Data Dsoen Data Dsoen Data Jurusan Data Jurusan Tata Usaha Mahasiswa Dosen Ketua Prodi 1 2 3 A A KMK Dosen Mencatat Data jurusan Membuat Data Jurusan Data Ruang Data Ruang Mencatat Data Ruang Tata Usaha Mahasiswa Dosen Ketua Prodi Membuat Data Ruang Data Ruang Membuat Jadwal JK J R 1 2 3 4 F. Jur F. Ruang Data Jurusan Mencatat JK Membuat JK Tata Usaha Mahasiswa Dosen Ketua Prodi JK JK JK 4 K F.JK Gambar 4.1 Flow Map penjadwalan yang berjalan Keterangan : - KMK : Kurikulum Mata Kuliah - MK : Mata Kuliah - JK : Jadwal Kuliah Prosedur pemindahan jadwal 1. Dosen melihat jadwal kuliah dan ruang yang masih kosong untuk menentukan jadwal pengganti 2. Setelah Dosen melihat jadwal kuliah dan ruang yang masih kosong kemudian Dosen tersebut menetukan jadwal kuliah pengganti pada ruang tertentu. 3. Setelah Dosen mendapatkan jadwal penggati kemudian Dosen tersebut menyerahkan ke bagian Tata Usaha TU 4. Bagian Tata Usaha TU menerima Jadwal pengganti dari Dosen yang akan memindahkan jadwal, kemudian di inputkan kedalam computer dan di cetak sebanyak 1 rangkap, dan di serahkan kepada Mahasiswa. 5. Mahasiswa menerima Jadwal Kuliah pengganti . Berikut adalah flow map pemindahan jadwal yang sedang berjalan : Tata Usaha Mahasiswa Dosen JK Melihat JK dan RK Menentukan JK pengganti JK Pengganti JK Pengganti Membuat Pengumuman JK pengganti Pengumuman JK Pengganti Pengumuman JK Pengganti Gambar 4.2 Flow Map pemindahan jadwal yang berjalan Keterangan : - MK : Mata Kuliah - JK : Jadwal Kuliah - RK : Ruang Kosong

4.1.2.2 Diagram Kontek yang Sedang Berjalan

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupaka level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary dapat digambarkan dengan garis putus. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. 0.0 SI Penjadwalan Dan Manajemen Ruang Keals Admin Mahasiswa Dosen Dt Master JK JK Ket : JK : Jadwal Kuliah Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Penjadwalan dan Menajemen Ruang kelas yang berjalan

4.1.2.3 Data Flow Diagram yang Sedang Berjalan

Data Flow Diagram DFD atau diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil, salah satu keuntungan menggunakna diagram aliran data adalah memudahkan pemakai yang kurang mengusai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan di kerjakan. Fugnsi dari Data Flow Diagram DFD adalah untuk lebih memperjelas gambaran mengenai sistem tersebut terutama aliran data dalam sistem tersebut. Tahapan level satu menggambarkan sistem secara global, hanya saja disertai dengan menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namun semua proses umum dan tidak tersisi setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah yaitu level 2 dan seterusnya maka proses – proses tersebut akan di uraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas. Berikut ini adalah DFD pada Sistem Informasi Penjadwalan dan Manajemen Rang keals yang berjalan di Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri UIN Sunan Gunung Djati Bandung DFD Level 1 Sistem Informasi Penjadwalan yang berjalan Admin 1.0 Input Master Data Dt master 2.0 Penjadwalan Dosen Mahasiswa JK Dt Master F. Master Dt Master JK JK F. Jadwal Gambar 4.4 DFD Level 1 Sistem Penjadwalan dan Menajemen Ruang kelas yang berjalan

a. DFD Level 2 Proses 1.0 Input Master Data