65
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Tahapan yang di perlukan dalam pembuatan suatu program yaitu menganalisa sistem yang telah ada, dimana analisa sistem merupakan proses
mempelajari suatu sistem dengan cara menguraikan sistem tersebut kedalam elemen yang membentuknya. Selanjutnya mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan – permasalahan yang terjadi serta kebutuhan yang di perlukan,
sehingga dapat di susulkan pembuatannya.
4.1.1 Analisis Dokumen
Didalam proses penjadwalan terdapat beberapa dokumen yang terlibat. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam sistem
penjadwalan : 1. Nama Dokumen
: KMK Kurikulum Mata Kuliah Fungsi
: KMK merupakan Daftar Mata kuliah dari setiap semester pada setiap jurusan yang di pakai
sebagai acuan dalam pembuatan jadwal kuliah per semester.
Sumber : Ketua Prodi
2. Nama Dokumen : Daftar Dosen
Fungsi : Di gunakan untuk mengetahui identitas dari setiap
Dosen per jurusan yang nantinya akan di pakai dalam proses pembuatan jadwal kuliah.
Sumber : Dosen
3. Nama Dokumen : Data Jurusan
Fungsi : Untuk mengetahui jurusan yang ada di Fakultas
Adab dan Humaniora. Sumber
: Ketua Prodi 4. Nama Dokumen
: Data Ruang Fungsi
: Untuk mengetahui kelas yang ada pada setiap jurusan.
Sumber : Ketua Prodi
5. Nama Dokumen : JK Jadwal Kuliah
Fungsi : Untuk mengetahui jadwal kuliah setiap jurusan ,
setiap kelas dan setiap dosen Sumber
: Tata Usaha TU
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur kerja adalah menceritakan kegiatan – kegiatan yang terjadi
pada system. Berikut ini adalah prosedur kerja pada system informasi penjadwalan pada Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri
UIN Sunan Gunung Djati Bandung yaitu :
1. Ketua prodi dari setip jurusan memberikan kurikulum mata kuliah kepada bagian Tata Usaha TU .
2. Bagian Tata Usaha TU menerima kurikulum mata kuliah lalu kurikulum mata kuliah di inputkan kedalam computer berbentuk file
dokumen kurikulum mata kuliah. Bagian Tata Usaha TU mencetak daftar Mata Kuliah dari file dokumen kurikulum mata kuliah sebayak 2
rangkap, rangkap ke 1 di arsipkan berdasarkan tanggal dan yang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah.
3. Dosen memberikan data dosen kepada bagian Tata Usaha TU . Bagian Tata Usaha TU menginput data Dosen dalam computer yang di simpan
dalam bentuk file dokumen data guru lalu bagian Tata Usaha TU mencetak data guru tersebut sebanyak 2 rangkap, rangkap ke 1 di arsipkan
berdasarkan tanggal dan yang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah. 4. Ketua prodi memberikan data jurusan kepada bagian Tata Usaha TU ,
kemudian bagian TU menginputkan data jurusan tersebut ke dalam computer dalam bentuk file dokumen data jurusan lalu Tata Usaha
TU mencetak data jurusan tersebut sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 di arsipkan berdasarkan tanggal danyang ke 2 untuk pembuatan jadwal
kuliah. 5. Ketua prodi memberikan data kelas kepada bagian TU, kemudian bagian
TU menginputkan data kelas tersebut ke dalam computer dalam bentuk file dokumen data kelas lalu TU mencetak data kelas tersebut sebanyak 2
rangkap, rangkap 1 di arsipkan berdasarkan tanggal danyang ke 2 untuk pembuatan jadwal kuliah.
6. Bagian TU membuat jadwal kuliah dari setiap jurusan berdasarkan data Mata Kuliah, data Dosen, data Jurusan dan data Kelas. Kemudian jadwal
kuliah di inputkan ke dalam computer berbentuk file dokumen jadwal kuliah, lalu di cetak sebanyak 3 rangkap, rangkap ke 1 di berikan kepada
Mahasiswa, rangkap ke 2 diberikan kepada Dosen dan rangkap ke 3 di arsipkan menurut tanggal.
4.1.2.1 Flow Map yang Sedang Berjalan
Flow Map adalah diagram yang menunjukkan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir
atau beredar dalam suatu sistem. Diagram ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entity melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh
dokumen yang berasal dari struktur sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen.
Berikut adalah flow map penjadwalan dari sistem yang sedang berjalan :
Flowmap Penjadwalan yang sedang berjalan
KMK
Mencatat KMK
Membuat Daftar MK
KMK
KMK Daftar
MK Data
Dosen
Data Dsoen
Membuat Data Dsoen
Mencatat Data Dosen
Data Dsoen
Data Dsoen
Data Jurusan
Data Jurusan
Tata Usaha Mahasiswa
Dosen Ketua Prodi
1 2
3 A
A
KMK
Dosen
Mencatat Data jurusan
Membuat Data Jurusan
Data Ruang
Data Ruang
Mencatat Data Ruang
Tata Usaha Mahasiswa
Dosen Ketua Prodi
Membuat Data Ruang
Data Ruang
Membuat Jadwal
JK J
R 1
2 3
4
F. Jur
F. Ruang
Data Jurusan
Mencatat JK
Membuat JK
Tata Usaha Mahasiswa
Dosen Ketua Prodi
JK JK
JK 4
K
F.JK
Gambar 4.1 Flow Map penjadwalan yang berjalan
Keterangan : -
KMK : Kurikulum Mata Kuliah
- MK
: Mata Kuliah -
JK : Jadwal Kuliah
Prosedur pemindahan jadwal
1. Dosen melihat jadwal kuliah dan ruang yang masih kosong untuk menentukan jadwal pengganti
2. Setelah Dosen melihat jadwal kuliah dan ruang yang masih kosong kemudian Dosen tersebut menetukan jadwal kuliah pengganti pada ruang
tertentu. 3. Setelah Dosen mendapatkan jadwal penggati kemudian Dosen tersebut
menyerahkan ke bagian Tata Usaha TU 4. Bagian Tata Usaha TU menerima Jadwal pengganti dari Dosen yang
akan memindahkan jadwal, kemudian di inputkan kedalam computer dan di cetak sebanyak 1 rangkap, dan di serahkan kepada Mahasiswa.
5.
Mahasiswa menerima Jadwal Kuliah pengganti
.
Berikut adalah flow map pemindahan jadwal yang sedang berjalan :
Tata Usaha Mahasiswa
Dosen
JK Melihat JK
dan RK
Menentukan JK
pengganti JK
Pengganti JK
Pengganti Membuat
Pengumuman JK pengganti
Pengumuman JK Pengganti
Pengumuman JK Pengganti
Gambar 4.2 Flow Map pemindahan jadwal yang berjalan
Keterangan : -
MK : Mata Kuliah
- JK
: Jadwal Kuliah -
RK : Ruang Kosong
4.1.2.2 Diagram Kontek yang Sedang Berjalan
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks
merupaka level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberikan gambaran
tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary dapat digambarkan dengan garis putus. Dalam diagram konteks hanya ada
satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.
0.0 SI
Penjadwalan Dan
Manajemen Ruang Keals
Admin Mahasiswa
Dosen
Dt Master JK
JK
Ket : JK : Jadwal Kuliah
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Penjadwalan dan Menajemen Ruang kelas yang
berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram yang Sedang Berjalan
Data Flow Diagram DFD atau diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian
sistem ke modul yang lebih kecil, salah satu keuntungan menggunakna diagram aliran data adalah memudahkan pemakai yang kurang
mengusai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan di kerjakan.
Fugnsi dari Data Flow Diagram DFD adalah untuk lebih memperjelas gambaran mengenai sistem tersebut terutama aliran data
dalam sistem tersebut. Tahapan level satu menggambarkan sistem secara global, hanya saja disertai dengan menggambarkan database
yang akan menampung aliran data, namun semua proses umum dan tidak tersisi setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah yaitu level
2 dan seterusnya maka proses – proses tersebut akan di uraikan lebih
rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas. Berikut ini adalah DFD pada Sistem Informasi Penjadwalan dan Manajemen Rang keals yang
berjalan di Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri UIN Sunan Gunung Djati Bandung
DFD Level 1 Sistem Informasi Penjadwalan yang berjalan
Admin 1.0
Input Master
Data
Dt master
2.0 Penjadwalan
Dosen Mahasiswa
JK Dt Master
F. Master
Dt Master
JK
JK
F. Jadwal
Gambar 4.4 DFD Level 1 Sistem Penjadwalan dan Menajemen Ruang kelas
yang berjalan
a. DFD Level 2 Proses 1.0 Input Master Data