Deskripsi Tugas Account Executive di Koran O dalam

commit to user 52

G. Focus of Interest

1. Deskripsi Tugas Account Executive di Koran O dalam

ProsesPenawaran Iklan Baris a. Pra Kegiatan Adapun tugas Account Executive di Koran O dalam proses penawaran iklan baris adalah : 1. Mencari Klien Pemasang Iklan Setiap account executive wajib mencari klien agar kelangsungan hidup media tetap ada, karena orang media hidup dari iklan. Dimana dalam hal ini klien lama yang sudah pernah maupun klien baru yang belum pernah beriklan di koran O dan klien lama yang sudah jarang memasang iklan. Klien dapat diartikan sebagai seorang atau sekelompok orang yang mewakili pribadi maupun instansi perusahaan tertentu untuk mempublikasikan barang ataupun jasa melalui media dengan tujuan khalayak tertarik untuk menggunakan barang atau jasa yang ditawarkan. Dari sini account executive berusaha membina hubungan dengan klien yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Ada dua cara seorang account executive mencari klien yaitu : Cara aktif, yaitu account executive mencari klien baru untuk mau di ajak bergabung dan tertarik, cara yang dilakukan account executive yaitu dengan cara mencari informasi commit to user 53 mengenai sesuatu yang aktual. Tugas account executive hanya memberi informasi dan menawarkan ke klien baru yang sesuai dengan program yang ada ataupun klien lama yang sudah jarang menggunakan jasa biro iklan. Cara pasif, yaitu account executive hal mewakili perusahaan, tinggal mengkonfirmasi ulang klien lama yang menggunakan sistem paket dalam beriklan. Jadi account executive tinggal meminta konfirmasi apakah akan melanjutkan ke edisi berikutnya, dengan materi yang sama dan sebagainya, atau biasa disebut follow up. 2. Membuat surat penawaran iklan baris di koran O Surat penawaran dibuat sesuai dengan arahan dari atasan, dalam hal ini penulis membuat surat penawaran untuk iklan baris dengan mengcopy ulang data asli yang sudah disetujui oleh atasan. Setelah surat penawaran selesai diketik ulang, langkah selanjutnya yakni minta tanda tangan General Manager yang mana biasanya diwakili oleh Assisten General Manager Ibu Susi Ashari. Kemudian surat penawaran dimintakan cap PT. Aksara Solopos di ruang receptionis lalu surat penawaran dimasukkan kedalam amplop. b. Saat Kegiatan 1. Mengajukan penawaran pemasangan iklan baris di Koran O Penulis dalam proses melakukan penawaran bekerja secara individu dengan alasan untuk menjadikan penulis lebih commit to user 54 mandiri dan kreatif dalam bekerja sebagai AE.Account Executive berupaya mendapatkan calon klien dengan cara mengajukan surat penawaran untuk beriklan dilengkapi daftar harga tarif iklan baris. Surat penawaran diajukan ke calon klien yang berpotensial dan bersedia untuk beriklan. Surat penawaran diajukan dengan cara mendatangi secara langsung calon klien yang akan ditawari atau setelah ada perjanjian dengan calon klien yang meminta surat penawaran iklan agar dapat dipelajari oleh calon klien. Dalam pengajuan surat penawaran calon klien tidak bisa langsung memutuskan untuk bergabung dan bekerjasama, mereka memerlukan beberapa waktu untuk memutuskan. Oleh karena itu seorang account executive biasanya memberi kesempatan kepada calon klien hingga terjadi keputusan untuk menyetujui. Dalam penawaran yang telah dibuat oleh penulis berisi jumlah baris-baris beserta tarif harga, dan dalam hal ini penulis juga memberikan saran-saran untuk klien dalam pemilihan mana yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan iklan dari klien. Hal ini dilakukan untuk memberikan kemudahan terhadap klien dalam pemilihan yang sesuai dengan kebutuhan iklannya. Berikut ini merupakan contoh surat penawaran yang telah dibuat penulis yang akan diberikan kepada klien : commit to user 55 Gambar 6 : Contoh surat penawaran paket iklan baris koran O No : 04802.3SP-KORAN OIII2012 Solo,17 Maret 2012 Hal. : Paket Hemat – Iklan Baris Kepada Yth ……………………………… Salam Hangat dari Keluarga Besar Solopos Dengan hormat, Semakin hari Koran O semakin diminati. Pembaca setia sudah tercipta. Hadir setiap hari, menyediakan peristiwa terkini, tersebar di eks Karesidenan Surakarta dengan oplah 15.000 eksemplar. Bersama ini kami mengajukan penawaran iklan baris yang kami kemas dalam “ Paket Hemat Ikl an Baris “ dengan rincian program sebagai berikut: PAKET HEMAT IKLAN BARIS Jumlah Baris Frekuensi Harga 3 Baris 30 x muat berurutan Rp. 25.000 6 Baris 30 x muat berurutan Rp. 35.000 10 Baris 30 x muat berurutan Rp.45.000 Ketentuan : 1. Berlaku untuk sektor :  SalonPerawatan Tubuh, TokoPakaian,Aksesories, Kecantikan, Mainan, Perlengkapan Bayi dll  Koperasi, Lising, BPR, Asuransi  Bengkel, Dealer Mobil  Jasa Jual-Beli TanahRumah, Mobil dll 2. Harga belum termasuk PPn 10 3. Materi iklan yang sudah laku tidak boleh digantikan oleh materi iklan lainnya 4. Program ini berlaku sd 30 Juni 2012 Demikian penawaran ini kami sampaikan . Informasi lengkap silahkan menghubungi Bagian Iklan Solopos Telp. Fax. : 0271-724811 0271 - 724850. atau sdr. Agus Eko Prasetyo, HP 0818 0250 1333 . Atas perhatian peran sertanya diucapkan banyak terima kasih. Hormat kami, Muryanti Setyandari General Manager Iklan commit to user 56 2. Bernegoisasi dan Follow Up dengan calon klien Follow up dilakukan oleh account executive setelah mengajukan surat penawaran, biasanya 2-5 hari setelah penawaran diajukan. Follow up dapat dilakukan dengan beberapa cara. Pesawat telepon langsung dengan calon klien dalam mengadakan negosiasi serta menanyakan kepastian tentang kesediaan. Tidak semua calon klien merasa puas dengan sistem negoisasi telepon. Sehingga calon klien tersebut menghendaki untuk bertemu secara langsung agar proses negosiasi dapat berjalan jelas. Account executive mendatangi langsung calon klien untuk melakukan negosiasi dan follow up. Disini calon klien biasanya mengadakan negoisasi harga berkaitan dengan apakah ada potongan harga khusus jika mengambil sistem paket iklan baris. Sehingga pada kenyataannya ada juga kesepakatan harga yang diberikan account executive kepada calon klien yang tidak sesuai dengan harga yang tertera pada surat penawaran. Namun, kesepakatan harga tidak selalu dapat dinegosiasikan, ada beberapa penawaran yang sudah mematok harga, pada dasarnya peran account executive sangat diperlukan dalam menentukan harga kepada calon klien, harga yang dirasa cocok untuk klien dan harga yang tidak merugikan perusahaan tersebut, harga khusus jika mengambil sistem paket. commit to user 57 Sehingga pada kenyataannya ada juga kesepakatan harga yang diberikan account executive kepada calon klien yang tidak sesuai dengan harga yang tertera pada surat penawaran. Namun, kesepakatan harga tidak selalu dapat di negosiasikan, ada beberapa penawaran yang sudah mematok harga, pada dasarnya peran account executive sangat diperlukan dalam menentukan harga kepada calon klien, harga yang dirasa cocok untuk klien dan harga yang tidak merugikan perusahaan tersebut. 3. Menulis Materi Iklan baris yang akan dimuat di Koran O Jika kesepakatan antara keduabelah pihak telah tercapai, maka account executive membuatkan surat kontrak kerjasama kepada calon kliennya tersebut yang berupa surat order iklan yang isinya : judul iklan, ukuran, penempatan, pembayaran, edisi pemutaran. Surat ini berisi perjanjian kerjasama yang digunakan untuk memuat iklan baris dengan pihak calon klien. Surat ini ditandatangani oleh pihak account executive yang bersangkutan dengan pihak calon klien.Berikut contoh surat kontrak kerjasama atau juga disebut sebagai kwitansi : commit to user 58 Contoh gambar 7 : Kwitansi Sumber : Berasal dari PT. Aksara Solopos Keterangan : Untuk data selengkapnya ada di lampiran c. Setelah Kegiatan 1. Menyerahkan Materi Iklan ke CS iklan Materi iklan baris dari account executive diserahkan ke CS iklan untuk dibuat sesuai keinginan klien, dalam hal ini account executive dibantu CS iklan dalam memasukkan data iklan baris dari klien yang akan dipasang di koran O. 2. Membayar Biaya Iklan ke Kasir Setelah data iklan baris dimasukkan maka selanjutnya membayar biaya iklan sesuai kwitansi bukti iklan yang diserahkan dari CS iklan ke kasir, dalam hal ini komisi iklan commit to user 59 tersebut masuk dalam komisi AE iklan koran O maka dari itu dalam kwitansi bukti iklan yang sudah didapat penulis atas nama dari AE iklan koran O yakni Agus Eko. Penulis tidak berhak mengatasnamakan nama penulis sendiri dalam kwitansi tersebut dikarenakan penulis bukan pegawai tetap dari koran O. Berikut ini merupakan bukti kwitansi dari kasir dan contoh iklan baris berdasarkan penawaran yang dibuat oleh penulis : Gambar 6 : Bukti kwitansi Iklan Baris dari Klien Penulis di Harian Koran O Edisi Minggu, 1 April 2012 Sumber : Berasal dari PT. Aksara Solopos Keterangan : Untuk data selengkapnya ada di lampiran commit to user 60 Gambar 7: Contoh Iklan Baris dari Klien Penulis di Harian Koran O Edisi Minggu, 1 April 2012 Sumber : Koran O Keterangan : Untuk data selengkapnya ada di lampiran

2. Peranan Penting Account Executive di Koran O dalam Penawaran