BAB IV sistem pencatatan batamindo
BAB IV
SISTEM PENCATATAN DAN PEMBAYARAN HUTANG
PADA PT BATAMINDO INVESTMENT CAKRAWALA
4.1 Penanganan Hutang Pada PT. Batamindo
Dimana sebuah perusahaan memiliki sebuah hutang pada umumnya dan akan
ditangani oleh sebuah divisi finance yang mengatur account payablenya. Penanganan
dalam pencatatan hutangnya. pengurusan pembuatan pembayarannya, serta
pembuatan bukti potongan pajak yang diberikan.
Sebelum mengkreditkan hutang kita maka kita akan mempunyai suatu
kejadian masa lalu dimana kita mendapatkan hutang dengan pembelian secara kredit
sesuai dengan prosedur perusahaannya, lalu kita melakukan pencatatan hutang. dan
membuatkan pembayarannya sesuai dengan cash ataupun cheque dan bilyet giro
dalam melakukan transaksi pembayaran kepada vendor ataupun supplier kita akan
memberikan bukti potongan pajaknya. Setelah itu kita akan mendebet - kan hutang
kita setelah transaksi pembayaran terjadi.
4.2 Presedur Pembelian Secara Kredit
Prosedur pembelian secara kredit mengatur setiap tahap - tahap kegiatan
pembelian berupa barang dan jasa yang pembayarannya dilakukan secara kredit.
Langkah - langkah tersebut dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang dan jasa
kemudian sampai kepada pembayaran atas pembeliannya secara kredit tersebut.
Adapun divisi Purchasing Departemen yang terkait dalam pembelian secara kredit
barang - barang produktivitas
Purchasing Procedure Flow Chart
Approved PO fax to supplier
or vendor
User request Quotation to
PCD using Request &
Summary of Quotation form
Incoming orders (goods)
with invoice, DO and
supporting
PCD will fill in the quotation
form base on prices given by
suppliers or vendor
Goods send to warehouse
Quotation Return to User
for Approval
Invoice and supporting
processed by finance
User prepared purchase
requisition (PR) and
Approved by Dept Head
DO (copy) archives for
document Inventory
Control document
Approve Purchase
Requisition is send to PCD
PCD issue Purchase order
and sign by SE PCD Mgr
Admin
END
Berikut dibawah ini, proses pembelian kredit berdasarkan prosedur dari
purchasing departemen:
a.Divisi yang akan membutuhkan barang ataupun user akan meminta form
quotation dari purchasing. Dan akan mengisinya dengan jumlah barang dan
nama barang yang dibutuhkan.
b.Quotation diserahkan ke purchasing departemen (PCD), dan PCD akan
meminta daftar harga barang tersebut. Lalu, PCD akan mengisi harga barang
pada quotation tersebut dan distujui oleh atasan divisi (user).
c.Setelah quotation lengkap dikembalikan ke divisi (user), serta menyiapkan
purchase requisition (PR) berdasarkan data di quotation dan disetujui oleh
atasan divisi (user). Diberikan kepada PCD.
d.Purchasing akan memmbuatkan purchase order (PO) sesuai dengan PR tersebut,
PO akan disetujui oleh manajer purchasing dan atasan divisi administrasi.
e.PO akan dikirimkan ke vendor maupun supplier melalui faximile.
f.Kemudian
vendor
mengirimkan
barang
digudang
inventory,
serta
mendistribusikan invoice dengan delivery order yang asli kepada divisi
finance. Dan copy-an delivery order diberikan untuk inventory control di
finance untuk arsipnya digudang dan dicocokkan data DO copy — an dengan
data invoice yang asli.
g.Divisi (user) akan mengambil barang pesanannya di inventory, dengan mengisi
form numbering yang disetujui oleh atasannya.
4.3 Sistem Pencatatan dan Pembayaran Hutang
Menurut flow chart dibawah ini, proses pembayaran tersebut dan pencatatannya
mengikuti alur dibawah ini. Sebagaimana yang akan diuraikan dan jelaskan.
Berikut Account Payable Flow Chart :
Prepared Payment Voucher
START
Incoming Invoice
Prepared Cheque
Checked Inv. & attach the
Inv. Supporting
Checked PV & Cheque
Acc. Coding
Complete the Cheque’s
Signature
Key in Invoice to System
Pay to vendor
Print & Checked invoice
entry
Posted Invoice to entry
Print & checked payment
entry
Send To each div
Posted payment entry
Process by div for certified,
supported & Approval
END
Return to Finance
Menurut Flow Chart tersebut didalamnya terdapat alur prosedur sistem pencatatan
hutang dan pembayarannya, dilanjutkan dengan pencatatan atas pembayaran hutang
tersebut. Berikut penjelasan clan Account Payable flow chart diatas:
a.
Incoming Invoice,
Supplier atau vendor akan mengirimkan invoice beserta DO asli pada bagian
finance
b.
Checked Inv. & attach the Inv. Suporting,
Finance staff akan mencocokkan jumlah/nilai barang/pekerjaan dan
melampirkan invoice dengan PO/WO nya. Bila sudah cocok maka akan
dilanjutkan ke tahap berikutnya, bila tidak maka invoice tersebut akan
dikembalikan ke suppliernya.
c.
Account Coding,
Finance bagian Account Payable akan menjurnal amount hutang dan amount
barang ataupun jasa yang telah diorder tersebut, sesuai dengan jumlah yang tertera
didalam invoice dan PO/WO tersebut.
d.
Key — in Invoice to System,
Setelah di journal Finance staff (Account Payable) akan menginput data - data
didalam invoice dan lampiran PO/WO pada system Ms. Business Solution Navision.
e.
Printed & Checked invoice entry,
Data yang telah di input pada MS. Navision akan dicetak pada hard copy —
nya, dan periksa kembali oleh supervisor finance bagian Account Payable.
f.
Posted invoice entry,
Bila data invoice yang di input tersebut sudah benar. maka supervisor akan
memposting data tersebut pada system Ms. Navision dan posting - an jumal tersebut
sudah fixed. dan bila suatu waktu ditemukan kesalahan pencatatan maka bisa
menjurnal balik data tersebut pada journal voucher.
g.Send to each division, Process by division for certified, suported & Approval,and
return to finance,
Setelah jumal invoice tersebut di posting, staff finance akan mendistribusikan
invoice serta lampirannya kepada divisi yang memesan barang ataupun jasa
tersebut untuk di periksa. di tandatangani dan disetujui oleh Manajer di divisi
tersebut, jika ternyata ada masalah misalnya barang yang dikirim tidak cocok /
pekerjaan belum selesai maka invoice akan ditahan sampai masalah selesai. Jika
tidak ada masalah, setelah disetujui oleh atasan masing - masing divisi maka
invoice tersebut dikembalikan lagi ke bagian finance untuk di proses pembayaran
selanjutnya
h.Prepared Payntent Voucher,
Setelah invoice di terima kembali dari divisi, staff finance akan mengecek
kelengkapan tandatangan dan lampiran pada invoice tersebut, setelah semua
lengkap selanjutnya staff ftnance menyiapkan payment voucher sesuai dengan
ketentuan, dibawah ini :
Untuk invoice pembelian barang (dengan lampiran
Purchase order) payment voucher dibuat sesuai dengan data invoice tersebut
tanpa ada pemotongan pajak (total full amount),
2) Invoice pembelian barang (dengan lampiran Purchase Order) dari supplier
tidak dikenakan PPN karena Batam merupakan daerah Free trade zone untuk
perdagangan.
3) Untuk invoice pekerjaan/perbaikan gedung (dengan lampiran Work Order)
dikenakan pemotongan PPh pasal 4 ayat 2 dan untuk perbaikan mesin listrik
dan jasa lainnya dipotong PPh pasal 23, perincian pemotongan langsung
dibuatkan pada payment voucher tersebut.
4) Jika invoice lebih dari satu untuk supplier yang sama dibuatkan list pada
satu payment voucher saja
5) Jatuh tempo/due
date
pembayaran
untuk pekerjaan/perbaikan
adalah empat puluh lima hari semenjak invoice di terima, dan tiga puluh hari
untuk payment pada supplier.
i.Prepared Cheque,
Langkah berikutnya staff finance akan menuliskan cheque sesuai dengan
jumlah invoice dan nama supllier/kontraktor yang tertera pada payment voucher.
Checked Paynent Voucher & Cheque.
Payment voucher & cheque diperiksa terlebih dahulu oleh supervisor, apakah
telah lengkap dan sesuai dengan invoice dan lampiran-lampirannya.
k.Complete the Cheque’s signature,
Setelah diperiksa, payment voucher dan cheque beserta invoice di serahkan ke
atasan yang berhak untuk menandatangani cheque tersebut.
l. Pay to Vendor.
Setelah cheque ditandatangani. berdasarkan jatuh tempo yang telah di tentukan
staff finance akan melakukan pembayaran ke supplier/kontraktor.
m. Key-in Payment system.
Staff finance menginput jurnal payment ke system Ms Nnvision sesuai dengan
data-data payment tersebut., jika ada potongan pajak akan di jurnal terpisah sesuai
dengan akunnya tersebut.
n. Print & checked payment entry.
Data dari Ms. Navision yang telah di input tersebut akan dicetak dan dicheck
kembali oleh supervisor Account payable
o. Posted payment entry.
Setelah data tersebut sudah benar akan dilakukan tahap akhir yaitu memposting
data payment tersebut. Data tidak bisa diubah. tetapi bila suatu waktu ditemukan
kesalahan pada pencatatan, maka bisa dilakukan menjurnal balik data tersebut
dengan journal voucher.
4.4 Kasus dan Pemecahan masalah Pencatatan dan Pembayaran Hutang
Tidak terduga suatu kesalahan ataupun masalah akan muncul dari alur - alur
yang kita ikuti dalam prosedumya, dimana kesalahan pada Human Error yakni
suatu saat ditemukan permasalahan pada objek dibawah ini:
a.Credit Note
Finance menerima surat jalan dengan jumlah unit barang yang kurang dari
permintaan barang di invoice tersebul misalkan:
invoice menunjukkan pemesanan barang sejumlah delapan unit dengan jumlah
Rp. 8O.000,Surat jalan yang telah diterima oleh Finance menunjukkan bahwa barang yang
sudah sampai hanya empat unit dengan jumlah Rp. 40.000,Maka staff finance mengirimkan Credit Note kepada Supplier, Untuk
mengurangi amount invoice tersebut.
b.Debit Note
Kesalahan pencatatan amount pada invoice oleh supplier :
Telah diterima barang bersama Surat jalan dan invoice dengan 5 unit sejumlah
Rp. 50.00O
Dan Beberapa waktu kemudian finance menerima Debit Note dari supplier
bahwa hendaknya mendebitkan hutangnya dengan amount atas barang sebesar
Rp. 75.00O-. Karena kesalahan pembuatan invoice - nya
c.Cancel Invoice dan Cancel Cheque
Bila supplier mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan purchase order,
maka finance alcan mengembalikan barang tersebut dan membatalkan invoice
serta bila sudah dibuatkan cheque - nya harus ditarik kembali.
SISTEM PENCATATAN DAN PEMBAYARAN HUTANG
PADA PT BATAMINDO INVESTMENT CAKRAWALA
4.1 Penanganan Hutang Pada PT. Batamindo
Dimana sebuah perusahaan memiliki sebuah hutang pada umumnya dan akan
ditangani oleh sebuah divisi finance yang mengatur account payablenya. Penanganan
dalam pencatatan hutangnya. pengurusan pembuatan pembayarannya, serta
pembuatan bukti potongan pajak yang diberikan.
Sebelum mengkreditkan hutang kita maka kita akan mempunyai suatu
kejadian masa lalu dimana kita mendapatkan hutang dengan pembelian secara kredit
sesuai dengan prosedur perusahaannya, lalu kita melakukan pencatatan hutang. dan
membuatkan pembayarannya sesuai dengan cash ataupun cheque dan bilyet giro
dalam melakukan transaksi pembayaran kepada vendor ataupun supplier kita akan
memberikan bukti potongan pajaknya. Setelah itu kita akan mendebet - kan hutang
kita setelah transaksi pembayaran terjadi.
4.2 Presedur Pembelian Secara Kredit
Prosedur pembelian secara kredit mengatur setiap tahap - tahap kegiatan
pembelian berupa barang dan jasa yang pembayarannya dilakukan secara kredit.
Langkah - langkah tersebut dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang dan jasa
kemudian sampai kepada pembayaran atas pembeliannya secara kredit tersebut.
Adapun divisi Purchasing Departemen yang terkait dalam pembelian secara kredit
barang - barang produktivitas
Purchasing Procedure Flow Chart
Approved PO fax to supplier
or vendor
User request Quotation to
PCD using Request &
Summary of Quotation form
Incoming orders (goods)
with invoice, DO and
supporting
PCD will fill in the quotation
form base on prices given by
suppliers or vendor
Goods send to warehouse
Quotation Return to User
for Approval
Invoice and supporting
processed by finance
User prepared purchase
requisition (PR) and
Approved by Dept Head
DO (copy) archives for
document Inventory
Control document
Approve Purchase
Requisition is send to PCD
PCD issue Purchase order
and sign by SE PCD Mgr
Admin
END
Berikut dibawah ini, proses pembelian kredit berdasarkan prosedur dari
purchasing departemen:
a.Divisi yang akan membutuhkan barang ataupun user akan meminta form
quotation dari purchasing. Dan akan mengisinya dengan jumlah barang dan
nama barang yang dibutuhkan.
b.Quotation diserahkan ke purchasing departemen (PCD), dan PCD akan
meminta daftar harga barang tersebut. Lalu, PCD akan mengisi harga barang
pada quotation tersebut dan distujui oleh atasan divisi (user).
c.Setelah quotation lengkap dikembalikan ke divisi (user), serta menyiapkan
purchase requisition (PR) berdasarkan data di quotation dan disetujui oleh
atasan divisi (user). Diberikan kepada PCD.
d.Purchasing akan memmbuatkan purchase order (PO) sesuai dengan PR tersebut,
PO akan disetujui oleh manajer purchasing dan atasan divisi administrasi.
e.PO akan dikirimkan ke vendor maupun supplier melalui faximile.
f.Kemudian
vendor
mengirimkan
barang
digudang
inventory,
serta
mendistribusikan invoice dengan delivery order yang asli kepada divisi
finance. Dan copy-an delivery order diberikan untuk inventory control di
finance untuk arsipnya digudang dan dicocokkan data DO copy — an dengan
data invoice yang asli.
g.Divisi (user) akan mengambil barang pesanannya di inventory, dengan mengisi
form numbering yang disetujui oleh atasannya.
4.3 Sistem Pencatatan dan Pembayaran Hutang
Menurut flow chart dibawah ini, proses pembayaran tersebut dan pencatatannya
mengikuti alur dibawah ini. Sebagaimana yang akan diuraikan dan jelaskan.
Berikut Account Payable Flow Chart :
Prepared Payment Voucher
START
Incoming Invoice
Prepared Cheque
Checked Inv. & attach the
Inv. Supporting
Checked PV & Cheque
Acc. Coding
Complete the Cheque’s
Signature
Key in Invoice to System
Pay to vendor
Print & Checked invoice
entry
Posted Invoice to entry
Print & checked payment
entry
Send To each div
Posted payment entry
Process by div for certified,
supported & Approval
END
Return to Finance
Menurut Flow Chart tersebut didalamnya terdapat alur prosedur sistem pencatatan
hutang dan pembayarannya, dilanjutkan dengan pencatatan atas pembayaran hutang
tersebut. Berikut penjelasan clan Account Payable flow chart diatas:
a.
Incoming Invoice,
Supplier atau vendor akan mengirimkan invoice beserta DO asli pada bagian
finance
b.
Checked Inv. & attach the Inv. Suporting,
Finance staff akan mencocokkan jumlah/nilai barang/pekerjaan dan
melampirkan invoice dengan PO/WO nya. Bila sudah cocok maka akan
dilanjutkan ke tahap berikutnya, bila tidak maka invoice tersebut akan
dikembalikan ke suppliernya.
c.
Account Coding,
Finance bagian Account Payable akan menjurnal amount hutang dan amount
barang ataupun jasa yang telah diorder tersebut, sesuai dengan jumlah yang tertera
didalam invoice dan PO/WO tersebut.
d.
Key — in Invoice to System,
Setelah di journal Finance staff (Account Payable) akan menginput data - data
didalam invoice dan lampiran PO/WO pada system Ms. Business Solution Navision.
e.
Printed & Checked invoice entry,
Data yang telah di input pada MS. Navision akan dicetak pada hard copy —
nya, dan periksa kembali oleh supervisor finance bagian Account Payable.
f.
Posted invoice entry,
Bila data invoice yang di input tersebut sudah benar. maka supervisor akan
memposting data tersebut pada system Ms. Navision dan posting - an jumal tersebut
sudah fixed. dan bila suatu waktu ditemukan kesalahan pencatatan maka bisa
menjurnal balik data tersebut pada journal voucher.
g.Send to each division, Process by division for certified, suported & Approval,and
return to finance,
Setelah jumal invoice tersebut di posting, staff finance akan mendistribusikan
invoice serta lampirannya kepada divisi yang memesan barang ataupun jasa
tersebut untuk di periksa. di tandatangani dan disetujui oleh Manajer di divisi
tersebut, jika ternyata ada masalah misalnya barang yang dikirim tidak cocok /
pekerjaan belum selesai maka invoice akan ditahan sampai masalah selesai. Jika
tidak ada masalah, setelah disetujui oleh atasan masing - masing divisi maka
invoice tersebut dikembalikan lagi ke bagian finance untuk di proses pembayaran
selanjutnya
h.Prepared Payntent Voucher,
Setelah invoice di terima kembali dari divisi, staff finance akan mengecek
kelengkapan tandatangan dan lampiran pada invoice tersebut, setelah semua
lengkap selanjutnya staff ftnance menyiapkan payment voucher sesuai dengan
ketentuan, dibawah ini :
Untuk invoice pembelian barang (dengan lampiran
Purchase order) payment voucher dibuat sesuai dengan data invoice tersebut
tanpa ada pemotongan pajak (total full amount),
2) Invoice pembelian barang (dengan lampiran Purchase Order) dari supplier
tidak dikenakan PPN karena Batam merupakan daerah Free trade zone untuk
perdagangan.
3) Untuk invoice pekerjaan/perbaikan gedung (dengan lampiran Work Order)
dikenakan pemotongan PPh pasal 4 ayat 2 dan untuk perbaikan mesin listrik
dan jasa lainnya dipotong PPh pasal 23, perincian pemotongan langsung
dibuatkan pada payment voucher tersebut.
4) Jika invoice lebih dari satu untuk supplier yang sama dibuatkan list pada
satu payment voucher saja
5) Jatuh tempo/due
date
pembayaran
untuk pekerjaan/perbaikan
adalah empat puluh lima hari semenjak invoice di terima, dan tiga puluh hari
untuk payment pada supplier.
i.Prepared Cheque,
Langkah berikutnya staff finance akan menuliskan cheque sesuai dengan
jumlah invoice dan nama supllier/kontraktor yang tertera pada payment voucher.
Checked Paynent Voucher & Cheque.
Payment voucher & cheque diperiksa terlebih dahulu oleh supervisor, apakah
telah lengkap dan sesuai dengan invoice dan lampiran-lampirannya.
k.Complete the Cheque’s signature,
Setelah diperiksa, payment voucher dan cheque beserta invoice di serahkan ke
atasan yang berhak untuk menandatangani cheque tersebut.
l. Pay to Vendor.
Setelah cheque ditandatangani. berdasarkan jatuh tempo yang telah di tentukan
staff finance akan melakukan pembayaran ke supplier/kontraktor.
m. Key-in Payment system.
Staff finance menginput jurnal payment ke system Ms Nnvision sesuai dengan
data-data payment tersebut., jika ada potongan pajak akan di jurnal terpisah sesuai
dengan akunnya tersebut.
n. Print & checked payment entry.
Data dari Ms. Navision yang telah di input tersebut akan dicetak dan dicheck
kembali oleh supervisor Account payable
o. Posted payment entry.
Setelah data tersebut sudah benar akan dilakukan tahap akhir yaitu memposting
data payment tersebut. Data tidak bisa diubah. tetapi bila suatu waktu ditemukan
kesalahan pada pencatatan, maka bisa dilakukan menjurnal balik data tersebut
dengan journal voucher.
4.4 Kasus dan Pemecahan masalah Pencatatan dan Pembayaran Hutang
Tidak terduga suatu kesalahan ataupun masalah akan muncul dari alur - alur
yang kita ikuti dalam prosedumya, dimana kesalahan pada Human Error yakni
suatu saat ditemukan permasalahan pada objek dibawah ini:
a.Credit Note
Finance menerima surat jalan dengan jumlah unit barang yang kurang dari
permintaan barang di invoice tersebul misalkan:
invoice menunjukkan pemesanan barang sejumlah delapan unit dengan jumlah
Rp. 8O.000,Surat jalan yang telah diterima oleh Finance menunjukkan bahwa barang yang
sudah sampai hanya empat unit dengan jumlah Rp. 40.000,Maka staff finance mengirimkan Credit Note kepada Supplier, Untuk
mengurangi amount invoice tersebut.
b.Debit Note
Kesalahan pencatatan amount pada invoice oleh supplier :
Telah diterima barang bersama Surat jalan dan invoice dengan 5 unit sejumlah
Rp. 50.00O
Dan Beberapa waktu kemudian finance menerima Debit Note dari supplier
bahwa hendaknya mendebitkan hutangnya dengan amount atas barang sebesar
Rp. 75.00O-. Karena kesalahan pembuatan invoice - nya
c.Cancel Invoice dan Cancel Cheque
Bila supplier mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan purchase order,
maka finance alcan mengembalikan barang tersebut dan membatalkan invoice
serta bila sudah dibuatkan cheque - nya harus ditarik kembali.