Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Pencatatan Penggajian Karyawan PT Tiga Manunggal Synthetic Industries T0 552013033 BAB IV

BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1

Analisis
Sistem penggajian PT.Timatex sudah terkomputerisasi. Aplikasi yang

digunakan adalah Fox Pro dan Ms. Excel. Alur proses penghitungan gaji dimulai
dari pengambilan data absensi (secara computer ) pada Mesin Finger Printmerk
Cardtick dengan aplikasi Smart 2K.V5 Utility kemudian diproses dengan Ms.
Excel. Data absensi pada Ms. Excel akan dicocokkan dengan data Absensi manual
yang dilakukan oleh staf administrasi produksi disetiap bagian. Data absensi
secara manual akan direkap dan dimasukkan kedalam aplikasi Fox Pro. Selain
data absensi, perhitungan gaji juga menggunakan Form Perintah lembur dan Form
Cuti Haid yang akan direkap dan dimasukkan kedalam aplikasi Fox Pro. Dari
Penghitungan gaji dimulai tanggal 15 ( bulan sebelumnya ) sampai tanggal 16
(bulan transaksi penggajian. Mulai dari bulan November 2014,Argo Manunggal
Grou menerapkan sebuah system baru berbasis Web. Sistem tersebetu bernama
Human Resources Information System (HRIS).
Prosedur Penggajian Karyawan Produksi PT.Tiga Manunggal Synthetic
Industries.

Penggajian dilakukan tanggal 25 setiap bulannya (sesuai dengan kesepakatan
pekerja dengan perusahaan yang tertuang dalam PKB).
1. Setiap hari karyawan melakukan absensi
2. Secara otomatis, Absensi akan menjadi Rekap Absensi setiapbulan .
Absensi diarsip urut bulan.

23

24

3. Melalui Rekap Absensi akan terlihat NRK dan Nama Karyawan beserta
jumlah jam masuk dan jam keluar Dari Rekap Absensi dapat diketahui :
a. Jika jam masuk dan jam keluar > 8 jam, maka perlu ditelusuri
apabila karyawan tersebut lembur apakah terdapat Perintah
Lembur. Jika Terdapat Perintah Lembur, maka nominal lembur
akan diperhitungkan dengan ketentuan yang berlaku.
b. Jika jam masuk dan jam keluar < 8 jam atau tidak absen sama
sekali,maka akan ditelusuri apakah karyawan tersebut ijin,mangkir,
cuti,atau sakit.
c. Bagi Karyaawan perempuan yang absen 1 bulan secara penuh

,maka perusahaan akan memberi penggantian hak cuti haid dengan
nominal sesuai ketetntuan yang berlaku.
d. Berdasarkan Rekap Absensi,Staf pengupahan membuat Gaji per
karyawan.
e. Berdasarkan data Gaji per karyawan, Staf Pengupahan membuat
Rekap Gaji.
f. Rekap Gaji akan diserahkan kepada Pimpimnan Pengupahan untuk
dilakukan pengecekan dan perhitungan kembali.
g. Secara Lisan, Pimpinan Penggajian member informasi tentang
kebenaran perhitungan Rekap Gaji. Kemudian Staf Pengupahan
mencetak Label Gaji per karyawan, Kartu Upah per karyawan dan
Rekap Gaji 3 rangkap yang terdiri dari 2 jenis yaitu Rekap Gaji Per
Bagian dan Rekap Gaji Per Kelompok NRK.

25

1. Rekap Gaji Per Bagian meliputi 5 bagian yaitu Twisting,
Weaving, Dyeing Power, dan Umum.
2. Rekap Gaji Per Kelompok menjadi dasar untuk membuat
Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang yang akan diserahkan

ke Bagian Kasir.
h. Berdasarkan Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang Bagian Kasir
membuat Cek. Cek akan ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan
. Kemudian Bagian Kasir akan mencairkan cek ke Bank.
i.

Setelah menerima uang, Bagian Kasir melakukan pengecekan
terhadap keaslian lalu uang dan Daftar Rincian Pecahan Nominal
Uang diberikan kepada staf pengupahan untuk dikelompokkan.

j.

Uang sesuai gaji per karyawan akan dimasukkan kedalam amplop
gaji beserta Label Gaji dan Bukti Potongan Koperasi.

k. Pada saat transaksi penggajian, karyawan menghitung uang yang
diterima serta meanadatangani Kartu Gaji dan memberi tanggal
pengambilan uang.
l.

Rekap Gaji rangkap 1 dan Daftar Rincian Pecahan nominal uang
diarsip di bagian pengupahan, Rekap Gaji rangkap 2 diserahkan ke
bagian kasir. Rekap Gaji rangkap 3 diserahkan ke bagian
accounting untuk dijurnal.

4.2

Kebutuhan
PT. Tiga Manunggal membutuhkan tampilan sistem yang lebih efisian

dalam melakukan perhitungan penggajian. Didalam sistem tersebut diharapkan

26

juga dapat menampilkan Laporan Cetak Gaji untuk tiap karyawan.Aplikasi ini
membutuhkan program XAMPP sebagai tempat atau wadah database.
4.3

Jadwal
Berikut adalah jadwal perancangan aplikasi pencatatan penggajian selama

melakukan kerja praktek mulai tanggal 9 Mei 2016 – 27 Juli 2016:
Tabel 4.2 Jadwal Perancangan Aplikasi
Waktu Perencanaan
Uraian Perencanaan
Minggu 1
- Mencari informasi mengenai Sistem Penggajian
yang sedang berjalan di PT .Timatex
Minggu 2
- Penentuan topic dan judul system yang akan
dibuat .
Minggu 3
- Penjelasan secara rici tentag system yang akan
dibuat
Minggu 4
- Revisi trancangan DFD, ERD .
Minggu 5
- Pembuatan program dan output program
Minggu 6
- Tampilan Program dan output system penggajian

Minggu 7
- Tampilan hasil output dn rekap absen
Minggu 8
- Revisi program , dalam perihal absen
Minggu 9
- Revisi program dalam output total gaji
Minggu 10
- Revisi program dalam output total gaji

27

4.4

Perancangan

4.4.1 Rancangan Data Flow Diagram
`

DFD Level 0 dari sistem penggajian PT. Timatex berawal dari Bagian

Pengupahan yang membawa informasi rekap absen untuk dilakukan proses
perhitungan gaji. Kemudian informasi hasil pengjitungan gaji diserahkan ke
Bagian Kasir untuk diproses penganbilan uang di bank kemudian dilakukan
pendistribusian gaji ke karyawan .

Gambar 4.1 Rancangan DFD Level 0 Sistem Penggajian PT. TIMATEX

DFD Level 1 untuk proses perhitungan gaji berawal dari bagian
Kepegawaian yang menerima data absen setiap hari . Absen akan direkap secara
otomatis menjadi Rekap Absen . Dari Rekap Absen akan diketahuii jumlah
lembur, cuti, sakit , mangkir ,cuti haid dan ijin. Rekap absen diserahkan ke bagian
pengupahan untuk dilakukan proses perhitungan gaji.

28

Gambar 4.2 Rancangan DFD Level 1 Sistem Penggajian PT . TIMATEX

4.4.2

Rancangan Entity Relational Diagram (ERD)

Penjelasan :
Bagian Kepegawaian mengabsen minimal 1 karyawan dan maksimal
banyak karyawan. Karyawan memiliki beberapa atribut seperti NRK, Nama
karyawan, alamat. Karyawan hanya diabsen oleh 1 bagian Kepegawaian.
Kepegawaian akan menerima minimal 1 absensi dan maksimal banyak absensi
dari beberapa bagian. Beberapa absensi akan direkap oleh Bagian Pengupahan
menjadi 1 Rekap Absensi. Dari Rekap Absensi, dapat dibuat minimal 1 data gaji
karyawan dan maksimal banyak data gaji karyawan.

29

Gambar 4.3 Rancangan ERD

30

4.4.3 Desain Database
Tabel 4.3. Tabel User
Nama tabel : Tb_user
User_id

Username
Password
Fullname

Field

Int
Varchar
Varchar
Varchar

Type

11
30
32
30

Panjang

Tabel 4.4 Tabel Karyawan
Nama tabel: karyawan
Field
Kode_kar
Nama_kar
Alamat_kar
No_rek
Gol_kar
Department

Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar

Type

10

30
80
30
10
50

Panjang

Tabel 4.5 Tabel Golongan
Nama tabel : tb_golongan
Field
Id_gol
Gaji_pokok
Tunjangan
Premi
Potongan

Varchar
Int
Int
Int
Int

Type

11
11
11
11
11

Panjang

31

Tabel 4.6 Tabel Absen
Nama tabel : tb_absen
Id
Tgl
Kode_kar
Pagi
Siang
Malam
Libur
Absen

Field

Int
Date
Varchar
Int
Int
Int
Int
Int

Type

11

Panjang

11
11
11
11
11
11

Tabel 4.7 Tabel Detail Gaji
Nama tabel : tb_detail gaji
Field
Kode_kar
Nama_kar
Gaji_pokok
Tunjangan
Premi
Total_gaji

Varchar
Varchar
Int
Int
Int
Int

Type

7
50
10
10
10
10

Panjang

32

Tabel 4.8 Tabel Gaji
Nama tabel : tb_gaji
Kode_kar
Pagi
Siang
Malam
Libur
Gol

Field

Varchar
Int
Int
Int
Int
Varchar

Type

10
11
11
11
11
25

Panjang

33

4.4.4 Rancangan Desain Tampilan
a. Login
Pada tampilan ini dibutuhkan 2 ield yaitu udername dan password serta
sebuah fungsi untuk sign in ke dalam sistem .
Selamat datang di Aplikasi Pengajian Karyawan Timatek
Username :
Password :

Sign In

Gambar 4.4 Tampilan Rancangan Login
b. Data Karyawan
Dalam rancangan in difungsikan untuk menabah karyawan , terdapat fungi
yaitu insert, update, delete.
Data Karyawan
NRK

Nama

Alamat

No
Rekening

Golonngan

Department

Aksi
Edit
Edit

Hapus
Hapus

Tambah
Kayawan

Gambar 4.5 Tampilan Rancangan Data Karyawan
c. Data Presensi Karyawan
Pada rancangan Data Presensi terdapat 2 button . Button yang pertama Input
absen karyawan yang berfungsi untuk menginput absen karyawan setiap harinya .

34

Button yang kedua Rekap Absen Karyawan , berfungsi untuk menampung rekap
atau data absen keseluruhan dalam sebulan .
Data Presensi Karyawan
Rekap Absen Input Absen
Karyawan

Karyawan

Gambar. 4.6 Tampilan Rancangan Data Presensi Karyawan
d. Data Gaji Karyawan
Dalam rancangan data Gaji karyawan terlebih dahulu memilih periode bulan
penggajian .
Data Gaji Karyawan

Periode

Bulan

Tahun

Search

Gambar 4.7 Tampilan Rancangan Data Gaji Karyawan

35

e. Cetak Slip Gaji Karyawan
Cetak Slip Gaji Karyawan digunakan untuk mengetahi gaji karyawan
keselururuhan setiap bulannya. Jika ingin mencetak gaji karyawan satu persatu
silahkan tekan tombol print.
Untuk Cetak slip gaji silahkan klik tombol print
Gaji
NRK

Nama

Utama

Tunjangan

Potongan
Premi

Total
Gaji

Print
PRIN
T

Gambar. 4.8 Tampilan Rancangan Cetak Slip Gaji Karyawan

36

4.5 Implementasi
4.5.1 Tampilan Halaman Web
Pada saat sistem dibuka akan muncul tampilan halaman Sign In. Dalam
tampilan ini diminta untuk memasukkan Username dan Password. Untuk
Username “Yuli” Password “yuli”.

Gambar. 4.9 Tampilan Sign In
Kemudian apabila sudah berhasil masuk kedalam Sign in, akan muncul data
karyawan. Apabila ingin menambah data karyawan Pilih Data Karyawan –
Tambah Karyawan. Jika ingin mengubah Data karyawan bisa menekan Edit pada
tampilan tersebut.

Gambar. 4.10Tampilan Data Karyawan

37

Pilih Menu Data Presensi Karyawan Jika Ingin melakukan absen karyawan
setiap harinya. Kemudian pilih menu Input Absen Karyawan. Didalamnya akan
muncul pilihan melakukan absen dari memasukkan NRK hingga sift .

Gambar. 4.11 Tampilan Data Presensi karyawan
Setelah melakukan Input Absen Karyawan, Akan muncul Hasil Rekap
Absen. Hasil Rekap ini berisikan Nama karyawan keseluruhan serta absensi
karyawan per bulannya.

Gambar. 4.12 Tampilan Data Rekap Absen Karyawan

38

Apabila sudah melakukan penginputan absen, Rekap Absen setiap
bulannya, kemudian melakukan penghitungan Gaji. Pilih Menu Data Gaji
Karyawan akan muncul periode bulan penggajian, akan muncul rekap gaji seluruh
karyawan perbulan.

Gambar. 4.6 Tampilan Data Gaji Karyawan