Analisis Dokumen Analisis Prosedur yang Berjalan

59

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke bagian-bagian komponennya yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi segala macam permasalahan dan hambatan apa saja yang bisa terjadi dan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang diharapkan dapat menjadi acuan untuk diusulkannya perbaikan-perbaikan. Analisis sistem yang berjalan yang dilakukan oleh penulis secara khusus mengarah kepada prosedur pemesanan pada PT. Benasani Bestari serta mencari kebutuhan sistem yang diperlukan guna mendukung proses pemasaran barang dan jasa yang dilakukan oleh PT. Benasani Bestari itu sendiri.

4.1.1 Analisis Dokumen

1. Nama Dokumen : Dokumen surat purchase order PO Deskripsi : Purchase Order surat pemesanan Fungsi : Sebagai surat pemesanan barang kepada vendor Sumber : Bag. Operasional Atribut : nama_vendor, jadwal, kode_barang, sat, jumlah, harga_satuan, total_harga, total_pembelian, total_diskon, 60 total_pembelian_sebelum_pajak, total_PPN, total_pembelian, pemesan, penerima 2. Nama Dokumen : Surat Jalan Deskripsi : Surat Jalan Fungsi : Sebagai bukti barang yang diantar ke pelanggan Sumber : Bag. Administrasi Atribut : nama_pelanggan, no_surat_jalan, tgl_surat_jalan, kode_barang, nama_barang, jumlah, ket, total 3. Nama Dokumen : Kwitansi Deskripsi : Kwitansi Fungsi : Surat tagihan kepada pelanggan Sumber : Bag. Keuangan Atribut : nama_pelanggan, nama_barang, kode_barang, unit, harga, jumlahRp, total 4. Nama Dokumen : Faktur pajak Deskripsi : Faktur pajak Fungsi : Surat tagihan pajak kepada pelanggan yang memiliki NPWP Sumber : Bag. Keuangan 61

4.1.2 Analisis Prosedur yang Berjalan

Prosedur merupakan urutan langkah – langkah yang terjadi di dalam sistem yang berjalan. Prosedur – prosedur tersebut meliputi entitas atau bagian yang terlibat dan bagaimana proses tersebut dilakukan serta apa saja yang dihasilkan dari proses itu sendiri. Prosedur yang terlibat dalam sistem ini adalah sebagai berikut : A. Prosedur pemasaran dan pemesanan barang dan jasa Pihak yang terkait dalam prosedur ini antaralain, yaitu pelanggan customer, bagian operasional, bagian marketing, dan vendor. Berikut adalah prosedur pemasaran dan pemesanan barang menggunakan jasa pada PT. Benasani Bestari : 1. Pelanggan menghubungi perusahaan untuk meminta katalog perusahaan. 2. Bagian marketing mendatangi pelanggan dan memberikan company profile serta katalog yang berisi list nama dan harga barang yang ditawarkan oleh PT. Benasani Bestari kepada pelanggan. 3. Pelanggan melihat isi company profile dan katalog, apabila pelanggan setuju maka pelanggan akan melakukan pemesanan dengan membuatkan surat pemesanan barang Purchase Order yang akan diterima langsung saat itu juga atau dikirimkan kepada PT. Benasani Bestari diterima oleh bagian operasional melalui fax dan jika tidak maka bagian marketing akan memasarkan kembali katalog perusahaaan. 4. Bagian operasional menerima Purchase Order PO dari pelanggan, kemudian membuat PO baru sebanyak 3 rangkap, rangkap ke-1 untuk bagian 62 administrasikeuangan, rangkap ke-2 untuk diberikan kepada vendor, dan rangkap ke-3 akan dijadikan arsip oleh bagian operasional. B. Prosedur pembayaran Dalam prosedur ini melibatkan customer, bagian administrasikeuangan, bagian operasional, dan direktur president Berikut prosedur pembayaran pada PT. Benasani Bestari: 1. Bagian administrasikeuangan membuatkan surat tagihan kwitansi, faktur pajak, dan surat jalan sebanyak 3 rangkap, rangkap ke-1 untuk pelanggan, rangkap ke-2 untuk bagian operasional dan rangkap ke-3 untuk bagian administrasi keuangan untuk dijadikan arsip. 2. Bagian operasional memberikan surat tagihan kepada pelanggan saat melakukan pengiriman barang, kemudian pelanggan membayar surat tagihan kepada bagian operasional. 3. Bagian operasional memberikan surat tagihan yang sudah dibayarkan dan divalidasi oleh pelanggan kepada bagian administrasi keuangan. 4. Bagian administrasi keuangan membuatkan laporan penjualan sebanyak 2 rangkap, rangkap ke-1 untuk direktur president dan rangkap ke-2 untuk bagian administrasi keuangan untuk dijadikan arsip. 63

4.1.2.1. Flow Map

1. Flow Map dari prosedur pemasaran dan pemesanan barang pada PT. Benasani Bestari : BAGIAN MARKETING PELANGGAN BAGIAN OPERASIONAL BAGIAN ADMIN KEUANGAN VENDOR Company Profile dan Katalog PT. BB Company Profile dan Katalog PT. BB Membuat Purchase Order PO PO PO Membuat Purchase Order PO ke vendor PO PO A C D Setuju dengan katalog? Tidak Ya Ket: A : PO Purchase Order dari pelanggan dijadikan arsip oleh Bag. Operasional B, C, D : PO baru dari bag. Opersional dijadikan arsip oleh bag. Operasional, bag. Adminkeuangan, dan vendor PO B Mengecek Katalog Gambar 4.1 Flowmap prosedur pemasaran dan pemesanan barang 64 2. Flow Map dari prosedur pembayaran pada PT. Benasani Bestari : PELANGGAN BAGIAN OPERASIONAL BAGIAN ADMIN KEUANGAN KET: - K : Arsip Surat Tagihan untuk Pelanggan - L : Arsip Surat Tagihan untuk Bagian Operasional - M : Arsip Surat Tagihan untuk Bagian AdminKeuangan - N : Arsip Laporan Penjualan untuk Bagian AdminKeuangan DIREKTUR Mengecek dan menandatangani surat tagihan Surat tagihan Kwitansi, Faktur Pajak, Surat Jalan Surat tagihan Kwitansi, Faktur Pajak, Surat Jalan Surat tagihan Kwitansi, Faktur Pajak, Surat Jalan Surat tagihan yang sudah divalidasi Surat tagihan yang sudah divalidasi Surat tagihan yang sudah divalidasi K L M Membuat laporan penjualan Input pembayaran pelanggan Laporan Penjualan.xls Pencetakan Laporan Penjualan Laporan Penjualan Laporan Penjualan N Gambar 4.2 Flowmap prosedur pembayaran 65

4.1.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan.Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem. Di bawah ini adalah gambar diagram konteks sistem informasi pemasaran dan pemesanan barang dan jasa yang sedang berjalan pada PT. Benasani Bestari: SI Pemasaran dan Pemesanan Barang dan Jasa Pelanggan Vendor Direktur Company profile PO pelanggan Katalog Produk Surat tagihan PO perusahaan Lap. Penjualan Ket: - PO Purchase Order : Surat Pemesanan Barang Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan 66

4.1.2.3 Data Flow Diagram

Pelanggan Melihat Katalog Company Profile dan Katalog Company Profile dan Katalog Membuat PO PO Pelanggan PO Pelanggan PO Pelanggan Vendor PO Perusahaan Membuat Surat Tagihan Surat Tagihan Surat Tagihan divalidasi Membuat Lap. Penjualan Surat Tagihan Direktur Lap. Penjualan Surat Tagihan divalidasi Katalog Membuat PO Perusahaan Surat Tagihan Total Penjualan PO Pelanggan PO Perusahaan Menerima PO Perusahaan PO Perusahaan PO Perusahaan Gambar 4.4 Data Flow Diagram Sistem yang Sedang Berjalan 67

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan