Sistem Informasi Pemesanan Dan Pembelian Barang Pada UD Memed Agensi

PEMBELIAN BARANG PADA

UD MEMED AGENSI

ANDRY IRAWAN

10507085

C

USTOMER

N

ULL

, S

ATUAN

R

P

, N

AMA

order_code order_item item_code publisher_code description quantity at_price total subtotal order_code date_order order PK invoice customer_code user_code status_approval customer_code name customer PK address phone postal item_code item PK title papper_type stock unit_amount user_code publisher_code publisher_code name publisher PK address phone postal user_code login user PK name email crypterd_pass salt role_code role_code roles_name role PK item_code purchase_item description quantity at_price purchase_code total purchase_code date_purchase purchase PK invoice publisher_code FK1 FK2 FK1 FK2 FK3 FK1 FK1 FK2 FK1 FK1 FK2 purchase_order _code date_purchase_ order purchase order PK purchase_order_ code quantity

purchase order item FK1

item_code FK2

ERD

PURCHASE membeli ITEM memiliki ORDER

memiliki

memiliki PUBLISHER

CUSTOMER

1 n

n

1

n

n

1 n 1

memiliki n

n memiliki

1

1

PURCHASE ORDER ITEM memiliki

n

SISTEM INFORMASI PEMESANAN DAN PEMBELIAN

BARANG PADA UD MEMED AGENSI

SKRIPSI

Diajukan Untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata 1 Prodi Sistem Informasi

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

Oleh : Andry Irawan

10507085

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

ABSTRACK

UD Memed Agensi bergerak dibidang distribusi buku-buku umum. Barang yang beli akan disalurkan berdasarkan pemesanan kepada toko-toko atau perorangan baik di Bandung maupun diluar kota. Untuk memenuhi kebutuhan UD Memed Agensi dalam hal pemesanan dan pembelian barang yang masih menggunakan cara manual dan komputer, yang dapat menghambat kinerja pegawai dalam pembuatan laporan. Selain itu, tujuan penulis yaitu untuk mengetahui sistem informasi pemesanan dan pembelian barang yang sedang berjalan, membuat model perancangan, melakukan pengujian dan implementasi Sistem Informasi Pemesanan dan Pembelian Barang.

Dalam permasalahan yang didapat penulis melakukan penelitian dengan metode deskriptif analisis dan dalam pengumpulan datanya menggunakan sumber data promer dan sumber data sekunder. Selain itu, metode pengembangan sistem yang dilakukan penulis menggunakan metode Prototype dan metode pendekatan sistem penulis menggunakan pendekatan terstruktur dengan alat bantu analisis menggunakan Bangan Alir Dokumen (Flow Map), Diagram Konteks (Conteks Diagram), Diagram Arus Data (Data Flow Diagram), Kamus Data, Normalisasi dan Relasi Tabel. Dalam pembuatan perangkat lunaknya menggunakan Ruby On Rails dan pembuatan database menggunakan phpMyAdmin.

Berdasarkan hasil penelitian menunjukan sistem yang berjalan masih menggunakan secara manual dan komputer dalam proses transaksinya, sehingga penelitian melakukan perancangan sistem informasi pemesanan dan penjualan barang pada UD Memed Agensi yang dapat meningkatkan kinerja pengolahan data, testing terhadap perangkat lunak yang dibuat dengan metode pengujian

Black Box dan mengimplementasikan sistem informasi yang meliputi perangkat lunak, perangkat keras, basis data antarmuka dari aplikasi yang dihasilkan.

Kata Kunci : Sistem Informasi Pemesanan dan Pembelian Barang, Metode

purchased will be supplied by request order to the stores or individual both in Bandung and out of Bandung. To fulfill the needs of UD Memed Agensi in ordering and purchasing items are still using manual and computer, it can be problem on employee in make a report. Beside that, the intent of writer is want to know ordering information system and purchasing the item that is running, make planning model, do the test and implementation ordering system information and purchasing item.

In this case finding the writer doing observation with used analyzed descriftive method and in data collected used primer data source and secondary data source. Beside that, system developing method that do by writer was used prototype method adn structure system approach used flowmap, contexs diagram, data flow diagram, data dictionary, normalisation, and tabel relation. In made soft ware used Ruby On Rails dan database where used phpMyAdmin.

Based on these observation, it is shown system that running still used manual manner and computer in tracsaction, so the observation do ordering information system planning dan purchasing item in UD Memed Agensi that can incrase data processing, do the test to software which have been made with testing method Black Box that including information system to implementation that including software, database faceto face form resulted aplication.

Keyword: Information System Ordering and Purchasing Item, Descriftive method, Prototype Development Methods and Structure Approach Method.

KATA PENGANTAR

Alamdulillah, puji dan syukur yang sebesar-besarnya kehadirat Allah S.W.T atas rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini denga judul “Sistem Informasi Pemesanan dan Pembelian Barang Pada UD Memed Agensi”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk mencapai gelar sarjana Komputer (S.Kom) pada Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.

Penyelesaian skripsi ini tidak terlepas dari bimbingan, dukungan dan bantuan yang diberikan oleh berbagai pihak kepada penulis, baik berupa bantuan moril maupun materil. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr.Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, sebagai rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. DR. Ir. H. Denny Kurniadie, M.Sc, sebagai Dekan Teknik dan Ilmu komputer.

3. Bapak Dadang Munandar, SE, M.Si, selaku Ketua Prodi Sistem Infomasi. 4. Bapak Tono Hartono, S.Si, M.T, sebagai dosen wali.

5. Novrini Hasti, S.Si, M.T, sebagai dosen pembimbing. Terimakasih banyak atas bimbingannya, dukungan serta doa sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dari awal hingga akhir.

8. Kedua orang tua, atas cinta da kasih sayang yang tak terhingga, atas bimbingan dan doa yang tidak pernah lepas pada setiap hari, jam, menit, detik yang selalu menyertai sehinggan dapat menyelesaikan skripsi ini. 9. Tia Wening Diah, terima kasih atas bantuan, doa dan dukungan yang

sangat berarti.

10.Seluruh teman-teman yang ada di Prodi Sistem Informasi, terima kasih atas bantuan, kerja samanya dan persahabatan ini yang memberikan banyak pengalaman dan keakraban selama ini.

11.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan, terimakasih atas bantuannya.

Akhir kata, penulis menyadari bahwa dalam karya ini masih banyak kelemahan dan keterbatasan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun sangat dibutuhkan baik dalam hal isi maupun dalam hal penulisan skirpsi ini.

Semoga karya yang sederhana ini dapat bermanfaat bagi penuslis dan semua pembaca, penulis selalu menerima saran dan kritik dari pembaca.

Bandung, Juni 2012

ANDRY IRAWAN NIM. 10507085

DAFTAR ISI

ABSTRAK...i

ABSTRACT_...ii

KATA PENGANTAR...iii

DAFTAR ISI...vi

DAFTAR GAMBAR...xii

DAFTAR TABEL...xv

DAFTAR SIMBOL...xvii

BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang ...1

1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah ...2

1.2.1. Identifikasi Masalah ...3

1.2.2. Rumusan Masalah ...3

1.3.Maksud dan Tujuan Penelitian ...4

1.4.Kegunaan Penelitian ...4

1.4.1. Kegunaan Praktis ...4

1.4.2. Kegunaan Akademis ...5

1.5.Batasan Masalah ...5

1.6.Lokasi dan Waktu Penelitian ...6

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Konsep Dasar Sistem ...7

2.1.1. Elemen Sistem ...7

2.2.1. Kualitas Informasi ...13

2.3.Konsep Sistem Informasi ...15

2.3.1. Komponen Sistem Informasi ...15

2.4. Perancangan Sistem ...17

2.4.1. Perancangan Proses ...17

2.4.1.1. Diagram Alir Dokumen (Flowmap) ...17

2.4.1.2. Diagram Konteks ...18

2.4.1.3. Data Flow Diagram (DFD) ...19

2.4.1.4. Kamus Data ...20

2.4.2. Perancangan Basis Data ...20

2.4.2.1. Normalisasi ...21

2.4.2.2. ERD ...22

2.4.2.3. Relasi Tabel ...24

2.4.2.4. Struktur File ...24

2.5. Pengertian Persediaan Barang ...24

2.6. Pengertian Pemesanan ...25

2.7. Pengertian Pembelian ...25

2.8. Arsitektur Aplikasi ...26

2.8.1. Pengertian Jaringan Komputer ...26

2.8.3. Topologi Jaringan Komputer ...27

2.8.4. Manfaat Jaringan Komputer ...29

2.9. Client Server ...31

BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian ...33

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ...33

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ...34

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ...35

3.1.4. Deskripsi Tugas ...35

3.2. Metode Penelitian ...36

3.2.1. Desain Penelitian ...36

3.2.2. Metode Pengumpulan Data ...37

3.2.2.1. Sumber Data Primer ...37

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder ...38

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ...38

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ...38

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ...39

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ...42

3.3. Pengujian Software ...46

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Prosedur yang Berjalan ...48

4.1.1. Analisis Dokumen ...49

4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan ...59

4.2. Perancangan Sistem ...60

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ...60

4.2.2. Gambarang Umum Sistem yang Diusulkan ...61

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ...62

4.2.3.1. Flowmap ...63

4.2.3.2. Diagram Konteks ...66

4.2.3.3. Data Flow Diagram ...66

4.2.3.4. Kamus Data ...69

4.2.4. Perancangan Basis Data ...72

4.2.4.1. Normalisasi ...72

4.2.4.2. Relasi Tabel ...76

4.2.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD) ...77

4.2.4.4. Struktur File ...78

4.2.4.5. Kodefikasi ...82

4.2.5. Perancangan Antar Muka ...83

4.2.5.1. Struktur Menu ...84

4.2.5.2. Perancangan Input ...84

4.2.5.3. Perancangan Output ...88

BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

5.1. Implementasi ...91

5.1.1. Batasan Implementasi ...91

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak ...92

5.1.3. Implementasi Perangkat Keras ...92

5.1.4. Implementasi Basis Data ...93

5.1.5. Implementasi Antar Muka ...95

5.1.5.1. Implementasi Halaman Utama ...95

5.1.5.2. Implementasi Sub Menu Customers ...96

5.1.5.3. Implementasi Sub Menu Publishers ...96

5.1.5.4. Implementasi Sub Menu Items ...97

5.1.5.5. Implementasi Sub Menu Purchasing ...97

5.1.5.6. Implementasi Sub Menu Order ...97

5.1.6. Implementasi Instalasi Program ...98

5.1.7. Penggunaan Program ...100

5.1.7.1. Menjalankan Program ...100

5.1.7.5. Implementasi Form Items ...105

5.1.7.6. Implementasi Form Purchasing ...107

5.1.7.7. Implementasi Form Orders ...108

5.1.7.8. Implementasi Form Users ...110

5.2. Pengujian ...111

5.2.1. Rencana Pengujian ...112

5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian ...112

5.2.3. Kesimpulan dan Hasil Pengujian ...115

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan ...116

6.2. Saran ...116

DAFTAR PUSTAKA

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam perkembangan perekonomian dewasa ini dimana persaingan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain semakin tinggi maka dalam mengelola sistem informasi harus ditunjang dengan tersedianya perangkat teknologi. Sebuah sistem pada perusahaan atau organisasi yang kurang mendapat informasi maka akan sulit dalam mengambil keputusan dan dapat menurunya kinerja suatu perusahaan atau organisasi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka usaha yang harus dilakukan adalah dengan memanfaatkan teknologi komputer.

Saat ini banyak perusahaan yang tidak mau ketinggalan dengan kemajuan tekologi informasi yang sangat menunjang terhadap kelangsungan kegiatan usaha dan pegawainya. Oleh karena itu banyak perusahaan dagang berlomba-lomba meningkatkan mutu dan kualitas dengan beradaptasi terhadap perkembagan teknologi yang sangat berhubungan dengan perusahaan tersebut. Salah satu bentuk teknologi informasi yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pencapaian adalah komputer, dimana peranan komputer telah menjadi bagian aktifitas yang vital dalam mempermudah pekerjaan.

UD Memed Agensi merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distributor barang berupa buku-buku umum. Pendistribusian buku merupakan sebagian aktivitas yang terjadi dalam suatu perusahaan seperti halnya

pada Memed Agensi salah satu kunci utama usaha dangang yang berkembang dengan baik adalah mampu mengelola informasi secara baik. Sistem Pendistribusian dilakukan secara tidak langsung selama ini belum menggunakan sistem komputerisasi dalam pengolahan data buku tersebut. Sehingga masih terdapat kekurangan dalam melakukan pekerjaan baik dalam pengolahan data maupun dalam melakukan setiap transaksi yaitu terjadi penumpukan arsip yang tidak teratur dan belum tersedianya tempat penyimpanan arsip sehingga keamanan dari datanya kurang terjamin, lambatnya dalam melayani pelanggan yang melakukan pembayaran barang karena proses transaksinya dituliskan dalam bentuk buku dan dokumen – dokumen, disamping itu proses penyampaian laporan yang tidak tepat waktu, serta pencarian data yang membutuhkan waktu lama.

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan dan masalah yang dipaparkan diatas maka penulis akan merancang sebuah sistem informasi distributor buku yang akan menjawab permasalahan yang dihadapi oleh Memed Agensi. Oleh karena itu penulis membuat penelitian skripsi dengan judul “SISTEM INFORMASI PEMESANAN DAN PEMBELIAN BARANG

PADA UD MEMED AGENSI.”

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat diuraikan identifikasi dan rumusan masalah sebagi berikut :

3

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat diidentifikasikan menjadi beberapa masalah yaitu sebagai berikut :

1. Dokumen data transaksi belum disimpan dalam media penyimpanan yang teratur dan aman, sehingga keamanan dari datanya kurang terjamin untuk dokumen data transaksi yang bertumpuk dan tidak tersusun dengan baik. 2. Dalam proses pencatatan dan pelayanan masih ditemukan permasalahan

dalam transaksinya dituliskan dalam bentuk buku dan dokumen-dokumen. 3. Laporan transaksi dan persediaan barang masih berupa catatan-catatan

sehingga seringkali terdapat duplikasi dan beberapa data yang hilang. 4. Pencarian data yang membutuhkan waktu.

1.2.2. Rumusan Masalah

Dengan demikian mengacu kepada latar belakang dan identifikasi masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalahnya sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Informasi pembelian, penjualan dan persediaan buku yang sedang berjalan saat ini pada UD Memed Agensi Bandung.

2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi pembelian, penjualan dan persediaan buku pada UD Memed Agensi Bandung.

3. Bagaimana analisis dan pengujian program pada UD Memed Agensi Bandung.

4. Bagaimana implementasi Sistem Informasi pembelian, penjualan dan persediaan buku pada UD Memed Agensi Bandung.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Adapun maksud dari usulan penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi pendistribusian buku yang diharapkan dapat membantu memberikan solusi untuk membantu UD Memed Agensi terhadap masalah pemesanan, pembelian barang dan laporan.

Adapun tujuan usulan penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui Sistem Informasi pembelian, penjualan dan persediaan buku yang sedang berjalan saat ini pada UD Memed Agensi Bandung. 2. Untuk mengetahui perancangan Sistem Informasi pembelian, penjualan dan

persediaan buku pada UD Memed Agensi Bandung.

3. Untuk mengetahui analisis dan pengujian program pada UD Memed Agensi Bandung.

4. Untuk mengetahui implementasi Sistem Informasi pembelian, penjualan dan persediaan buku pada UD Memed Agensi Bandung.

1.4. Kegunaan Penelitian

Adapun usulan penelitian ini diharapkan dapat berguna bagi pihak – pihak sebagai berikut :

1.4.1. Kegunaan Praktis

1. Bagi UD Memed Agensi, dapat mengembangkan sistem informasi pembelian, penjualan dan persediaan buku yang sedang berjalan menjadi sistem informasi berbasis komputer yang terintegrasi. Sehingga

5

diharapkan dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dan dapat mendukung kinerja pimpinan dalam pembuatan keputusan.

2. Bagi UD Memed Agensi, sistem informasi pembelian, penjualan dan persediaan buku ini diharapkan dapat mendukung meningkatkan efektifitas kerja.

1.4.2. Kegunaan Akademis

1. Bagi pengembangan ilmu, dapat memperluas khasanah dalam pembangunan sistem informasi pendistribusian barang.

2. Bagi peneliti, dapat menambah wawasan akademik melalui penerapan ilmu yang telah dipelajari.

1.5. Batasan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah disebutkan diatas maka penulis membatasi permasalahan hanya menitik beratkan pada :

1. Program yang dibuat berkisar pada data barang masuk (membeli barang dari penerbit), data barang keluar (menjual kepada pelanggan), dan stok barang yang terdapat di gudang.

2. Transaksi pembayaran dilakukan secara tunai.

3. Laporan barang masuk (pembelian), laporan barang keluar (pemesanan). 4. Aplikasi ini tidak dapat menginputkan gambar.

5. Pada sistem ini tidak membahas retur barang dari supplier maupun dari konsumen.

6. Untuk jangkauan transaksi hanya daerah bagian jawa barat.

7. Biaya pengiriman barang dalam kota di tanggung oleh UD Memed Agensi tetapi pengiriman barang ke luar kota ditanggung oleh pemesan/konsumen.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Adapun lokasi penelitian ini bertempat di UD Memed Agensi yang beralamat di Jalan Arum Sari 1 no 15 Bandung. Dan untuk menyelesaikan penelitian ini penulis melakukan penelitian dengan perkiraan 5 bulan. Tahap-tahapan penelitian dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 1.2 Kegiatan Penelitian

KEGIATAN Tahun 2012

Maret April Mei Juni Juli

1. Identifikasi Kebutuhan

Analisa Kebutuhan

User 2. Analisa/Desain

Mendesain

Prototype

Menguji

Prototype 3. Desain

Evaluasi

Prototype 4. Implementasi

Desain

Coding

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut Andri Kirstanto (2008:1) yang dimaksud dengan sistem adalah “Jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditunjukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

2.1.1.Elemen Sistem

Elemen-elemen menurut Andri Kristanto (2008:2) yang terdapat dalam sistem meliputi: tujuan sistem, batasan sistem, kontrol, proses, output dan umpan balik. Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat dilihat sebagai berikut:

Dari gambar 2.1, tujuan, batasan dan kontrol sistem akan berpengaruh pada input, proses dan output. Input yang masuk ke dalam sistem akan diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa dan akan menjadi umpan balik bagi penerima dan umpan balik tersebut akan muncul segala pertimbangan untuk input selanjutnya. Berikut penjelasan elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem:

1. Tujuan Sistem

Setiap sistem memiki tujuan, entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali dan tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem dan pemisah antara sistem dengan daerah diluar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.

3. Kontrol Sistem

Kontrol atau pengawasan sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Kontrol tersebut dapan berupa kontrol terhadap pemasukan data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol terhadap pengolahan data, kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya.

4. Masukan (input)

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.

5. Proses

Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi informasi yang lebih berguna.

9

6. Keluaran (output)

Keluaran (output) merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem.

7. Umpan Balik

Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat merupakan perbaikan sistem, pemeliharaan dan sebagainya.

TUJUAN BATASAN KONTROL

PROSES OUTPUT INPUT

UMPAN BALIK

INPUT UNIT PENGOLAH OUTPUT

UNIT PENYIMPANAN

Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem

(Sumber: Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Andri Kristanto, 2008:2)

2.1.2.Karakteristik Sistem

Menurut Andri Kristanto (2008:3) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat tertentu yaitu:

a. Komponen (Components)

Terdari dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk satu kesatuan.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Linkungan Luar Sistem (Environments)

Apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung (Interface)

Merupakan media penghubung antara subsistem yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. e. Masukan (Input)

Energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (Mintenance Input) dan masukan signal (Signal Input).

f. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

11

h. Sasaran dan Tujuan (Objective)

Suatu sistem dapan dikatakan berhasil menjalankan fungsinya jika berhasil mencapai sasaran dan tujuan sistem tersebut.

2.1.3.Klasifikasi Sistem

Dari berbagai sudut pandang, menurut Andri Kristanto (2008:5) sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu:

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sistem ini merupakan ide-ide atau pemikiran. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sering digunakan oleh manusia.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh alam. Sedangkan sistem buatan merupakan sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia.

c. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem merupakan sistem yang tidak behubungan dengan bagian luar sistem dan biasanya tidak berpengaruh oleh kondisi diluar sistem. Sedangkan sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dengan bagian luar sistem.

2.1.4.Analisis Sistem

Menurut Andri Kristanto (2008:5) untuk mencapai tujuan dari suatu sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat atau alat bantu yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat tercapai.

Tiga perangkat tersebut meliputi: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat manusia (brainware). Perangkat keras dapat berupa komputer, sedangkan perangkat lunak adalah program. Perangkat manusia berupa user.

Ada beberapa tentang pengertian analisis sistem, yaitu:

a. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem b. Seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang aplikasikomputer yang

digunakan untuk memecahkan masalah-masalah.

c. Seseorang yang mempunyai pengetahuan untuk merancanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permasalahan yang terjadi.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Didalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan suatu informasi, untuk itu pendefinisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya pengembangan sistem yang akan dirancang.

Menurut Edhy Sutanta (2004:4) “Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat ini juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.”

13

Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar, berikut transformasi data menjadi informasi:

INPUT UNIT PENGOLAH OUTPUT

UNIT PENYIMPANAN

Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi (Sumber: Sistem Basis Data, Edhy Sutanta(2004:5))

Dalam gambar tersebut input adalah data yang akan diolah oleh unit pengolah. Oleh karena itu, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut dan output adalah informasi sebagai hasol pengolahan data yang telah diinputkan dan unit penyimpanan sebagai alat simpanan data, pengolah, maupun informasi.

Menurut Edhy Sutanta (2004:4), “Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang menunjukan jumlah, tindakan, atau hal.”

Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sendang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem.

2.2.1.Kualiatas Informasi

Kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan yaitu keakuratan informasi, kecepatan waktu dari informasi dan relevan. Ketiga hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Akurat

Informasi yang tidak mengandung keraguan-keraguan, sama maksdunya yang disampaikan dengan yang menerima, bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, harus menjelaskan dan mencerminkan maksdunya atau dengan kata lain tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima informasi tersebut.

b. Tepat Waktu

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya yang dihasilkan tidak boleh terlambat karena informasi yang terlamabat tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengembilan keputusan akan berikibat fatal atau kesalahan dalam tindakan.

c. Relevan

Informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima, karena informasi ini digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan.

d. Ekenomis, efesien dan dapat dipercaya

Informasi yang dihasilkan mempunuai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai. Selain itu informasi yang dihasilkan juga bisa dipercaya kebenerannya dan tidak mengada-ada.

15

2.3. Konsep Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu operasi, instalasi dan perawatan komputer, perangkat lunak dan data. Sistem informasi manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen.

Menurut James A. O’Brien (2005:5) “Sistem informasi yaitu dapat merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, menyebarkan suatu informasi dalam sebuah organisasi.”

Sistem informasi dapat didefinisikan pula sebagai suatu kesatuan dari berbagai informasi yang saling berkaitan dan berinteraksi satu sama lainnya untuk keperluan dan tujuan tertentu.

2.3.1.Komponen Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan yang terintegrasi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manager.

1. Orang

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (System Owner), pengguna sistem (System Users), perancang sistem (System Designer) dan pengembangan sistem informasi (System Development).

2. Aktivitas

Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.

3. Data

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai kumpulan fakta mentah dalam isolasi.

4. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk memasukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan.

5. Perangkat Lunak (Software)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.

6. Jaringan (Network)

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda.

17

2.4. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan

rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir analisis sistem.

(Sumber:

Tahapan perancangan sistem mempunyai 2 maksud yaitu sebagai berikut:\

a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemekai sistem.

b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangunan yang lengkap kepada program komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

2.4.1.Perancangan Proses

Perancangan proses merupakan tahapan yang sangat menentukan terciptanya sistem informasi yang baik untuk mendukung proses pembentukan database tersebut ada beberapa peralan, yaitu:

2.4.1.1.Flowmap

Flowmap merupakan diagram alir data yang penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengindentifikasi serta dapat mengevakuasi suatu permasalahan yang diharapkan

dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Untuk membuat sebuah analisis menggunakan flowmap seorang analisis dan programer memerlukan beberapa tahapan, diantaranya:

1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi

ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja.

5. Setiap langkah dari aktibitas harus berada pada urutan yang benar.

6. Lingkup dan range dari aktivitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati.

7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

2.4.1.2.Diagram Konteks

Diagram konteks menurut Andri Kristanto (2008:70) adalah “Sebuah diagram yang menggambarkan hubungan antara entiti luar, masukan dan keluaran dari sistem”. Diagram konteks menyoroti jumlah karakteristik sistem yaitu:

1. Kelompok pemakai, organisasi atu sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator).

2. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

19

4. Penyimpanan data, yaitu digunakan secara bersamaan antara sistem dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh atau sebaliknya dibuat oleh lingkuangan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol penyimpanan dalam diagram konteks dibenarkan dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari luar sistem.

5. Batasan antara sistem dan lingkungan. Simbol yang digunakan dalam diagram konteks antara lain:

a. Persegi panjang, untuk berkomunikasi langsng dengan sistem melalui aliran data.

b. Lingkaran, untuk menunjukan adanya kegiatan proses dalam sistem.

2.4.1.3.Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yag digunakan pada metodelogi pengembangansistem yang terstruktur.

Menurut Andri Kristanto (2008:61) DFD adalah “Suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan.”

DFD merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunkukan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.

2.4.1.4.Kamus Data

Kamus data menurut Andri Kristanto (2008:72) yaitu “Kupulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file didalam sistem.”

Bisa dikatakan bahwa kamus data merupakan tempat penyimpanan semua struktur dan elemen data yang ada pada sistem. Juga sebagai katalog untuk mengetahui detail data seperti sumber dan tujuan data, deskripsi, bentuk dan struktur lain dari data. Kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir pada sistem.

2.4.2.Perancangan Basis Data

Menurut Edhy Sutanta (2004:204) “Perancangan basis data merupakan bagian dari kegiatan besar dalam rangka pengembangan Sistem Informasi Manajemen, khususnya pada tahap perancangan.”

Perancangan pada basis data (database) adalah perancangan yang digunakan pada pembuatan sistem informasi perangkat lunak (software) ini. Basis data sendiri dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedimikan rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

21

2. Kumpulan data yang saling berhungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file atau tabel atau pun arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. Perancangan basis data terdiri dari ERD (Entity Relationship Data), normalisasim, tabel relasi atau relasi file, struktur file.

2.4.2.1.Normaslisasi

Menurut Edhy Sutanta (2004:172) “Normalisasi diartikan sebagai suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara-cara tertentu mencegah timbulnya permasalahan pengolahan data dalam basis data.”

Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data mejadi tabel-tabel yang menunjukan etntias dan relasinya. Secara umum proses normalisasi dibagi kedalam tiga tahap, yaitu bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua, bentuk normal ketiga.

Pada tahap ketiga biasanya sudah akan diperoleh tabel yang optimal. Berikut penjelasan tahap-tahap pembentukan normalisasi:

1. Bentuk tidak normal

Bentuk tidak normal adalah suatu bentuk dimana semua data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan.

2. Bentuk normal pertama

Bentuk normal pertama adalah suatu bentuk dimana setiap field dalam tebel memiliki nilai data.

3. Bentuk normal kedua

Bentuk normal kedua harus memenuhi syarat: a. Sudah memenuhi kriteria normal pertama

b. Setiap field bukan kunci tergantung secara fungsional pada kunci primer. 4. Bentuk normal ketiga

Bentuk normal ketiga adalah bentukyang memenuhi syarat-syarat berikut: a. Tabel sudah dalam bentuk normal kedua.

b. Field bukan kunci tergantung secara fungsional pada kunci primer.

2.4.2.2.ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram (ERD) menurut Edhy Sutanta (2004:79) “ERD merupakan model yang membantu peracangan basis data karena model ini dapat menunjukan macam-macam data yang dibutuhkan dan kerelasian antar data didalamnya.”

Jadi Entity Relationship Diagram digunakan untuk pemodelan terstruktur hubungan antar data. Komponen-komponen yang digunakan yaitu:

1. Entitas (entity), objek yang diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, suatu yang penting bagi pemakai dalam konteks yang dirancang.

2. Atribut, elemen dari entitas yang berfungsi mendeskripsikan karakteristik dari entitas.

23

Kerelasian antar entitas dapat dikelompokan dalam tiga jenis, yaitu:

1. One to One Relationship (satu ke satu)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. Hubungan tersebut dapat dibandingkan dengan tanda lingkaran untuk menunjuka tabel dan relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah tunggal. Relasi satu ke satu terjadi bila satu record yang ada pada satu entity tabel hanya punya satu relasi pada file lain.

2. One to Many (satu ke banyak)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkara untuk menunjukan tabel dan relasi antar keduanya diwakilkan tanda panah ganda untuk menunjukan hubungan banyak tersebut. Relasi satu ke banyak terjadi bila record dengan kunci tertentu pada satu file mempunyai relasi banyak record pada file lain.

3. Many to Many (banyak ke banyak)

Hubungan antara file pertama denga file kedua adalah banyak berbanding banyak. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkara untuk menunjukan tabel dan relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda untuk menunjukan hubungan banyak tersebut. Relasi banyak ke banyak terjadi bila kedua file saling mempunyai relasi banyaki record pada file yang lain.

2.4.2.3.Relasi Tabel

Menurut Edhy Sutanta (2004:155) “Relasi adalah menyatakan sebuah tabel dalam basis data, sedangkan kerelasian menyatakan hubungan antar relasi dalam basis data.”

Dalam satu database dalam satu entity atau tabel mempunyai sebuah field yang memiliki nilai unik setiap baris. Baris-baris yang berhubungan tabel mengulangi kunci primer dari baris yang dihubungkannya pada tabel lain. Salinan dari kunci primer dalam tabel lain disebut kunci asing (foreign key). Kunci asing tersebut tidak perlu bersifat unik dan semua field bisa menjadi kunci asing jika sesuai dengan kunci primer pada tabel lain.

2.4.2.4.Struktur File

Struktur file merupakan penyusunan file-file berdasarkan kelas datanya agar dapat memudahkan dalam penyimpanan data. Dalam pembuatan program dibutuhkan struktur file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan pengaturan pencarian data dan pembuatan laproan yang dapat memudahkan kerja sistem komputer.

2.5. Pengertian Persediaan Barang

Pengertian Persediaan (inventory) secara umum yaitu “Merupakan aktiva perusahaan yang menempati posisi yang cukup penting dalam suatu perusahaan, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan industri (manufacture)”. Untuk didunia industri persediaan merupakan barang-barang atau bahan yang dibeli oleh

25

perusahaan dengan tujuan untuk diproses lebih lanjut menjadi barang jadi atau setngah jadi atu mungkin bahan baku bagi perusahaan lain, hal ini tergantung dari jenis dan proses usaha utama perusahaan. (Sumber: http//pojokinfo.wordpress.com/2008/03/03/inventory-persediaan/17Mei2011)

2.6. Pengertian Pemesanan

Pengertian pemesanan dalam dunia usaha adalah hal yang penting dan tidak bisa dihilangkan. Pesan adalah suruhan (perintah, nasihat permintaan, amanat) yang harus dilakukan atau disampaikan kepada orang lain. Sedangkan pemesana adalah perbuatan (hal, cara) memesan dan memesankan.

Dalam ilmu ekonomi, pemesanan mempunyai arti tertentu, yaitu selalu menunjukan pada suatu hubungan tertentu antara suatu barang yang mau dibeli orang dan harga barang tersebut. Pemesanan sama dengan jumalah dari suatu barang yang mau dan mampu dibeli pada berbagai kemungkinan harga, selama jangka waktu terntu, dengan anggapan hal-hal lain tetap sama. (Sumber: http//artikelekonomi.com/pengertianp-permintaan.html/17Mei2011)

2.7. Pengertian Pembelian

Pembelian adalah suatu cara pemindahan hak yang diperoleh pihak pertama (pembeli) dari pihak kedua (penjual) dengan jalan memberikan sejumlah uang. Adapun fungsi – fungsi pembelian adalah sebagai berikut :

2. Kapan dan dimana diadakan pembelian. 3. Harga yang ekonomis

2.8. Arsitektur Aplikasi

Arisitektur aplikasi merupakan gambaran perancangan dalam penerapan sistem informasi. Untuk menghubungkan komputer dan peralatan-peralatanya serta proses komunikasi data dengan komputer lain, dibutuhkan adanya jaringan komputer. Hubungan antar komputer dalam jaringan komputer menggunakan perangkat jaringan seperti lan card, hub, bridge, modem dan jaringan komputer dihubungkan dengan media berupa kabel ataupun nirkabel.

2.8.1.Pengertian Jaringan Komputer

Secara sederhana menurut James O’Brien (2005:260) jaringan komputer dapat didefinisikan “Sebagai hubungan dari dua kumputer atau lebih”. Tujuan dibangunnya suatu jaringan komputer dalah membawa informasi secara tepat dan tanpa adanya kesalahan dari sisi pengirim (transmisi) menuju ke sisi penerima (receiver) melalui media komunikasi.

2.8.2.Jenis-Jenis Jaringan Komputer

Berikut ini merupakan jenis-jenis jaringan komputer yaitu sebagai berikut: 1. LAN

LAN merupakan jaringan milik pribadi didalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer.

27

2. MAN

MAN merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya memakai teknologi yang sama dengan LAN.

3. WAN

WAN merupakan sebuah jaringan yang memiliki jarak yang sangat luas, karena radiusnya mencapai sebuah negara atau benua.

4. Jaringan tanpa kabel

Jaringan tanpa kabel merupakan suatu solusi terhadap komunikasi yang tidak bisa dilakukan dengan jaringan yang menggunakan kabel.

2.8.3.Topologi Jaringan Komputer

Topologi jaringan adalah gambaran secara fisik dari pola hubungan antara komponen-komponen jaringan, yang meliputi server, workstation, hub dan pengkabelan. Terdapat 3 macam topologi jaringan yang secara umum digunakan yaitu:

1. Topologi Bus

Pada topologi bus digunakan sebuah kabel tunggal atau kabel pusat dimana seluruh workstation dan server dihubungakan. Keuntungan dari topologi bus yaitu hemat kabel, layout kabel sederhana, mudah dikembangkan. Sedangkan kerugian yaitu deteksi dan isolasi kesalahan sangat kecil, kepadatan lalu lintas, bisal salah satu client rusak, maka jaringan tidak bisa berfungsi dan diperlukan repeater untuk jarak jauh.

Gambar 2.3 Jaringan Topologi Bus

(Sumber: Pengantar Sistem Informasi, James A’Obrien (2004:294))

2. Topologi Star

Pada topologi star masing-masing workstation dihubungkan secara langsung ke server atau hub. Keunggulan dari topologi star ini yaitu dengan adanya kabel tersendiri untuk setiap workstation ke server, maka bandwith atau lebar jalur komunikasi dalam kabel akan semakin lebar, sehinbbga akan meningkatkan kualitas kinerja jaringan secara keseluruhan, paling flexibel, pemasangan atau perubahan station sangat mudah dan tidak mengganggu bagian jaringan lain, kontrol terpusat, kemudahan deteksi dan isolasi kesalahan dan kemudahan pengolahan jaringan sedangkan kerugiannya yaitu boros kabel, perlu penanganan khusus dan kontrol terpusat (hub) jadi elemen kritis.

Gambar 2.4 Jaringan Topologi Star

29

3. Topologi Ring

Topologi ring adalah dengan cara menghubungkan komputer-komputer yang berentuk ring atau lingkaran, setiap simpul mempunyai tingkatan yang sama. Jaringan akan disebut sebagai loop dapat dikirimkan ke setiap simpul dan setiap informasi yang diterima simpul diperiksa alamatnya apakah data itu untuknya atau bukan. Keuntungannya yaitu hemat kabel. Sedangkan kerugiannya yaitu peka terhadap kesalahan, pengembangan jaringan lebih kaku.

Gambar 2.5 Jaringan Topologi Ring

(Sumber: Pengantar Sistem Informasi, James A O’Brein (2005:294)

2.8.4.Manfaat Jaringan Komputer

Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut:

1. Sharing Resource

Sharing Resource bertujuan agar seluruh program, peralatan atau periperal lainnya dapt dimanfaatkan oleh setiap orng yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh likasi maupun pengaruh dari pemakai.

Seorang pemakai yang letaknya jauh sekalipun dapat memanfaatkan data maupun informasi yang lainya tanpa mengalami kesulitan.

2. Media Komunikasi

Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk teleconfrence maupun untuk mengirim pesan atau informasi yang penting lainnya.

3. Intergrasi Data

Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan satu komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lain. Oleh sebab itulah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.

4. Pengembangan dan Pemeliharaan

Dengan adanya jaringan komunikasi ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya. Jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralan lainnya. Misalnya untuk memberikan perlindugan serangan virus maka pemakai cukup memusatkan perhatian pada harddisk yang ada pada komputer pusat. 5. Keamanan Data

Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data, jaminan keamanan data tersebut diberikan melalui pengaturan hak akses

31

pemaki dan password serta teknik perlindungan hardisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.

6. Sumber Daya Lebih efisien dan Informasi Terkini

Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kulaitas yang tinggi, selain itu data atau informasi yang diaksesselalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsng diketahui oleh setiap pemakai.

2.9. Client/Server

Database terdistribusi dapat dijalankan dengan menggunakan beberapa konfigurasi, salah satu yang cukup terkenal saat ini adalah dengan metode

Client/Server. Server adalah komputer yang menyediaka fasilitas bagi komputer-komputer lain didalam jaringan dan client. Client adalah komputer dengan kemampuan standar yang digunakan sebagai tampilan untuk user, didalamnya tersimpan data-data yang dapat digunakan secara perorangan, mengumpulkan dan menampilkan data, serta menyimpan data ke server.

Dengan sistem ini akan sangat memudahkan pengaturan dan pengontorlan siste, karena dengan sistem ini semua data ataupun program-program disimpan dipusat dan bilamana ada yang hendak dipakao maka client dapat mengambilnya di server. Jaringan sistem client/server mempunyai keunggulan sebagai berikut:

1. Kecepatan akses lebih tinggi karena fasilitas jaringan dan pengolahannya dilakukan secara khusus oleh satu komputer (server) yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai workstation.

2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagai administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem kemanan jaringan.

33

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah system informasi penjualan, pembelian dan persediaan barang di UD Memed Agensi Bandung yang akan dibahas dalam penelitian ini diantaranya :

3.2.1.Sejarah Singkat Perusahaan

UD Memed Agensi adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang distribusi buku-buku umum dimana sistem penjualanya dilakukan secara tidak langsung. Pada saat ini pembukuan data barang dan pembuatan laporan keuangan masih besifat manual sehingga terdapat bebeapa kekurangan, salah satunya adalah proses pembuatan laporan keuangan. Dalam upaya meningkatkan system kerjanya maka dibutuhkan suatu perangkat lunak yaitu aplikasi pengolahan system informasi penjualan, pembelian dan persediaan barang yang berfungsi untuk meningkatkan kinerja operasional UD Memed Agensi tersebut.

Perkembangan perusahaan ini ditujukan agar bisa memenuhi kebutuhan penjualan suatu barang dengan menerapkan sistem manajemen profesional yang didasari sikap kekeluargaan, kebersamaan, keterbukaan agar terjalin hubungan kerja yang harmonis, karena maju mundurnya suatu perusahaan salah satunya adalah adanya hubungan kerja yang baik antara atasan dan bawahan.

UD Memed Agensi didirikan oleh Bapak Memed sebagai pimpinan perusahaan. Bermula dari seorang teman yang memiliki penerbit buku, kemudian bapa Memed ditawarkan untuk menjadi agen buku di Bandung dan sekitar Jawa Barat khususnya. Beliau tertarik dan mendirikan usahanya dirumahnya sendiri untuk di jadikan kantornya yang beralamat di Jalan Arum Sari 1 no 15 Bandung pada tahun 1987. Beliau memulai usahanya dengan menawarrkan kepada toko-toko buku di sekitar bandung. Dari tahun ke tahun ternyata makin banyak sambutan atau pesanan buku yang terus meningkat dengan baik.

Dengan jumlah pegawai pada awalnya 1 orang sebagai pemasaran dan 1 orang pengirim (driver). Kemudian pegawai sebagai pemasaran berkembang menjadi 4 orng. Karena makin banyak pelanggan dan pemasaran yang baik, sehingga para pelanggan memesan bukunya dengan langsung menghubungi bapa Memed. Sehinggga saat ini pegawainya hanya 1 orang saja yaitu pengirim (driver).

3.1.2.Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan Misi sangat penting dalam berorganisasi selain untuk titik ukur dalam perencanaan dan beperan juga dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan, Visi dan Misi UD Memed Agensi akan diuraikan sebagai berikut :

a. Visi

Menjadi perusahaan yang mampu memberikan jasa mendistribusikan buku-buku yang terbaik bagi pelanggan.

35

b. Misi

Mengutamakan pelayanan cepat dan memuaskan sesuai kebutuhan pasar.

3.1.3.Struktur Organisasi Perusahaan

Pemilik

Bagian Gudang (pemilik)

Bagian Pengiriman

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada UD Memed Agensi

3.1.4.Deskripsi Tugas

Tugas dan tanggung jawab serta wewenang dari masing – masing bagian pada struktur organisasi pada UD Memed Agensi, pemilik merangkap sebagai bagian gudang.

Bagian Pemilik dan Gudang

1. Mengawasi, memelihara, mengawasi langsung pelaksanaan atas kelancaran dan perkembangan UD Memed Agensi.

2. Sebagai pembuat perencanaan, pengawasan dan penilaian.

3. Menetapkan kebijakan-kebijakan serta tanggung jawab untuk melaksanakan keputusan.

4. Melihat laporan penjualan, pembelian dan persediaan barang. 5. Melakukan penyimpanan barang yang sudah di pesan di gudang. 6. Mencatat barang yang ada di gudang.

7. Membuat data barang yang baru jika ada barang yang masuk dari penerbit. 8. Menghitung sisa barang yang ada.

9. Membuat laporan. Bagian Pengiriman

1. Menyiapkan buku pesanan. 2. Mengepak buku pesanan. 3. Menigirim ke tujuan pesanan.

3.2. Metode Penelitian

Metode Penelitian adalah suatu teknik atau cara mencari, memperoleh mengumpulkan atau mencatat data yang digunakan untuk faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok permasalahan sehinggga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh.

Dengan penelitian ini penulis menggunakan merupakan dasar penyusunan rancangan penelitian dan merupakan penjabaran dari metode ilmiah secara umum dimana metode penelitian dijelaskan dari awal perencanaan hingga tercapainya tujuan penelitian.

3.2.1.Desain Penelitian

Dengan metode deskriptif pada pendekatan kasus pada UD Memed Agensi, yaitu suatu metode dengan tujuan untuk membuat gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat pada suatu objek penelitian tertentu. Pada tahap pertama penulis melakukan dengan cara mengumpulkan data

37

dan bahan yang diperlukan terlebih dahulu, dan pada tahap berikutnya penulis mengolah dan membahas sampai pada suatu kesimpulan yang pada akhirnya dapat dibuat suatu laporan untuk melampirkan semua kegiatan yang dikerjakan selama dilakukannya penelitian di UD Memed Agensi.

3.2.2.Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Didalam penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka suatu metode yang digunakan sebagai alat atau sarana pengambilan data-data. Metode yang dimaksud adalah sebagai berikut.

3.2.2.1.Sumber Data Primer

Pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan langsung dari sumber pengamatan atau tempat penelitian. Instrumen yang akan digunakan dalam penelitian ini diantaranya :

a. Studi Lapangan (fieldresearch)

Dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian langsung pada objek yang akan diteliti yaitu UD Memed Agensi.

b. Observasi atau Pengamatan

Penulis melakukan pengamatan langsung keadaan yang sebenarnya serta mengukur pencatatan secara cermat dan sistematis data yang diperoleh merupakan data yang sebenarnya.

c. Wawancara

Penulis mengumpulkan data dengan cara melakukan tanya jawab terhadap pihak – pihak yang mempunya hubungan langsung dengan masalah yang telah diteliti oleh penulis.

3.2.2.2.Sumber Data Sekunder

Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah jadi. Data sekunder ini berupa data dokumentasi dengan cara mengumpulkan data yang tertulis yaitu kegiatan memperoleh data dengan menganalisis dan memepelajari dokumen atau catatan yang ada yang terdapat pada di pengurus perpustakaan, melakukan penelitian dimana pengambilan datanya penulis pengambilan contoh dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah penjualan, pembelian dan persediaan barang.

3.2.3.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem menggambarkan tahapantahapan dalam proses penelitian guna memecahkan masalah penelitian dari awal perencanaan hingga tercapainya tujuan penelitian dan pengembangan sistem.

3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem merupakan pendekatan dengan cara bagaimana menggunakan alat - alat dan peraturan - peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahapan - tahapan pengembangan sistem informasi.

39

Adapun metode pendekatan sistem yang digunakan adalah metode terstruktur yang memiliki karakteristik berorientasi pada proses dan data, adapun alat-alat yang digunakan dalam metode pendekatan sistem adalah: diagram alir (Flowmap), diagram konteks (context diagram), diagram alir data (Data Flow Diagram), kamus data (data dictionary), entity relational diagram (ERD), normalisasi, dan tabel relasi.

3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem

Dalam suatu pengembangan sistem informasi dalam suatu penelitian perlu digunakan metodologi pengembangan sistem yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem itu. Dengan mengikuti metode atau prosedur-prosedur uang diberikan oleh suatu metodelogi, maka pengembangan sistem diharapkan akan dapat diselesaikan dengan mudah dan dapat mencapai suatu tujuan yang baik sesuai dengan penulis harapkan.

Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah didalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya.

Metode yang digunakan oleh penulis dalam perancangan sistem informasi adalah metode prototype yang dimana protoype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan utnuk membuat suatu

program dengan cepat dan bertahap dan prototype juga membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah. Dimana tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalah sebagai berikut:

1. Analisis/Penyelidikan

Pada tahap ini merupakan tahap awal membangun sebuah sistem dimana antara pemakai sistem (users) dan pengembangan sistem bertemu. Users menjelaskan tentang kebutuhan sistem yang akan dibangun oleh pengembangan sistem.

2. Analisis/Desain

Para pemakai akhir dan pakar SI menggunakan alat pengembangan aplikasi secara interaktif mendesain dan menguji prototype berbagai komponen sistem informasi yang memenuhi kebutuhan para pemakai akhir. 3. Desain/Implementasi

Prototype sistem bisnis diuji, dievaluasi dan dimodifikasi berulang-ulang hingga para pemakai akhir dapat menerimanya.

4. Implementasi dan Pemeliharaan

Sistem bisnis yang diterima dan dimodifikasi denganmudah karena sebagian besar dokumentasi sistem disimpan dalam disk.

41

Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pemakai Akhir

Kembangkan Prototype Sistem Bisnis

Revisi Prototype Agar Memenuhi Kebutuhan Para Pemakai Akhir Dengan Lebih

Baik

Gunakan dan Pelihara Sistem Bisnis Yang Diterima Sisklus Pembuatan

Prototype

Sisklus Pemeliharaan

Gambar 3.2 Pembuatan Prototype

(Sumber: Pengantar Sistem Informasi Manajemen, James A.Obrien 2005:512)

Tabel 3.1 Kelebihan dan Kekurangan Prototype

Kelebihan Kekurangan

Metode ini cukup efektif sebagai paradigma dalam rekayasa perangkat lunak. Kuncinya adalah mendapatkan kebutuhan dan aturan yang jelas yang disetujui penlanggan dan membuat perangkat lunak.

• Pelanggan kadang tidak menyadari bahwa mungkin saja prototype dibuat terburu-buru dan racangan tidak tersusun dengan rapi.

Walaupun pada umumnya prototype akan dihilangkan dan dibuat perangkat yang sebenarnya.

• Pengembangan kadang-kadang membuat implementasi sembarang karena ingin selesai cepat.

3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Metode pendekatan sistem data merupakan suatu cara dimana menggambarkan aliran data yang terjadi dalam suatu sistem informasi, dengan menggunakan pendekatan sistem data akan lebih mudah membaca alur data yang diproses.

1. Flowmap

Flowmap merupakan bagan yang menggambarkan dan menjelaskan urutan prosedur - prosedur arus pekerjaan secara keseluruhan dari system menggambarkan aliran data atau dokumen dari satu entitas ke entitas lain.

2. Diagram Konteks

Diagram kontek adalah suatu diagram sederhana yang menghubungkan antara entity luar, masukkan dan keluaran dari sistem. Diagram kontek dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

3. Data Flow Diagram

Pembuatan model berupa DFD (Data Flow Diagram) yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

43

4. Kamus Data

Dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sebuah sistem dengan lengkap dan dengan menggunakan kamus data bisa terlihat data dari proses suatu ke proses yang lainnya.

5. Alat Bantu Perancangan Basis Data

Adapun alat Bantu yang digunakan dalam perancangan basis data adalah sebagai berikut:

a. Normalisasi

Normalisasi dilakukan sebagai uji coba pada suatu relasi secara berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi itu sudah baik atau belum. Normalisasi yang dilakukan betujuan untuk menghilangkan atribut yang sama pada tabel-tabel sehingga tidak terjadi redudansi. 1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

2. Bentuk Normal ke satu

Syarat normal ke satu (1-NF) yaitu :

a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”. b. Tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda.

c. Tidak ditentukannya primary key untuk table relasi tersebut. d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

3. Bentuk normal ke dua

Syarat normal ke satu (2-NF) yaitu :

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.

b. Atribut bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya (full functional dependency) pada kunci utama / primary key.

4. Bentuk normal ke tiga

Syarat normal ke satu (3-NF) yaitu :

a. Bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal kedua.

b. Atribut bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki ketergantunan transitif, dengna kata lain suatu atribut bukan kunci (non-key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (fungsional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key direlasi itu saja. b. Tabel relasi

Menurut Al-bahra bin jadjamudin (2005:142). Tabel relasi meurpakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan yang lainnya, berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 macam hubungan yaitu:

45

1. One-To-One

Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada table ke dua.

2. One-To-Many

Mempunyai pengertian setiap baris data dari table pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.

3. Many-To-Many

Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel kedua.

6. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :

a. Entiti

Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

b. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari

atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

c. Hubungan atau Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.

3.2.4.Pengujian Software

Pengujian perangkat lunak (software) adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan mempresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean. Pengujian software yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah black box. Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:360), pengujian black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Untuk lebih jelasnya bisa lihat dibawah ini :

Faktor Pengujian Black Box:

1. Graph-based testing adalah graf yang mewakili hubungan antar objek pada modul sehingga tiap objek dan hubungannya tersebut dapat diuji.

2. Equivalence Partitioning adalah pembagian domain masukan dari program menjadi kelas data yang dibuatkan kasus ujinya.

3. Boundary Value Analysis adalah pemilihan kasus uji dengan mencari batasbatas esktrim dari kelas data.

4. Comparison Testing adalah digunakan untuk sistem yang menganut

redundancy kasus uji yang dirancang untuk satu versi perangkat lunak dijadikan masukkan pada pengujian versi perangkat lunak lainnya.

47

Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian black box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujian black box bukan merupakan alternative dari teknik white box, tetapi merupakan pendekatan komplementer yang kemungkinan besar mampu mengungkap kelas kesalahan dari pada metode white box. Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :

a. Fungsi yang tidak benar atau hilang. b. Kesalahan interface.

c. Kesalahan dalam stuktur data atau akses database eksternal. d. Kesalahan kinerja.

48

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikan.

Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi system untuk dapat dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap).

Di dalam analisis sistem terdapat beberapa langkah dasar yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi masalah yang sedang terjadi. b. Memahami kerja dari sistem yang ada.

c. Analisis sistem yang berjalan. d. Membuat laporan hasil analisis.

49

4.1.1.Analisis Dokumen

Analisa dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen – dokumen digunakan dalam sistem informasi Penjualan, Pembelian dan

Persediaan. Untuk itu analisa dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya. Berikut adalah dokumen yang digunakan:

Tabel 4.1 Analisa Dokumen UD Memed Agensi

Nama Keterangan

Faktur Penjualan Deksripsi : Merupakan bukti pembayaran untuk diberikan ke pelanggan yang memesan barang.

Fungsi : Untuk Mengetahui jumlah dan bukti pembayaran.

Sumber : Bagian Gudang Rangkap : 2

Elemen : Tanggal, Nama Pemesan, No.faktur, Daftar Barang, Qty, Harga, Jumlah Total.

Faktur Pembelian Deskripsi : merupakan bukti pembelian buku.

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah dan bukti pembelian.

Sumber : Penerbit Rangkap : 2

Elemen : Tanggal, No.faktur, Penerbit, Daftar Barang, Harga satuan, Jumlah, Total.

PO (Purchase Order) Deskripsi : merupkan daftar pesanan dari konsumen.

Fungsi : sebagai formulir untuk spesifkasi barang yang dipesan oleh pelanggan. Sumber : pelanggan

Rangkap : 1

Elemen : Nama konsumen, Jumlah barang, Judul buku, Penerbit.

Daftar Stok Barang Deskripsi : Merupakan data stok barang yang tersidia digudang.

Fungsi : Untuk mengetahi persediaan barang yang ada digudang.

Sumber : Bagian gudang.

Elemen : Penerbit, Bulan, Judul Buku, Jenis kertas, Jumlah, Harga.

Laporan Pembelian Barang Deskripsi : Sebagai informasi untun pembelian stok barang.

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang dan biaya yang dikeluarkan.

Sumber : Bagian gudang. Rangkap : 1

Elemen : Bulan laporan, tgl pembelian, nomor faktur, judul buku, penerbit, jumlah, total biaya.

Laporan Pemesanan Deskripsi : Merupakan laporan pesanan barang dari konsumen.

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pesanan barang.

Sumber : Bagian gudang Rangkap : 1

51

nomor faktur, nama pelanggan, judul buku, penerbit, jumlah, total biaya.

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit – unit organisasi khususnya dalam Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.

Pembelian buku untuk stok barang digudang yang sedang berjalan.

1. Bagian gudang memeriksa stock barang yang tersisa digudang untuk diarsipkan dan dibuatkan laporan kepada pemimpin.

2. Pemimpin membuat daftar barang rangkap 2, kemudian melakukan pemesanan kepada penerbit dengan memberikan daftar barang rangkap k-1. Kemudian daftar barang rangkap ke-2 tersebut diserahkan ke bagian gudang untuk diarsipkan.

3. Setelah menerima barang dari penerbit, bagian gudang mencocokan dengan faktur pembelian, bila sudah cocok dengan faktur pembelian maka faktur diarsipkan kemudian dibuatkan laporan pembelian stok barang dan bila tidak cocok dengan faktur pembelian tersebut dikembalikan kepada penerbit.

4. Laporan pembelian stok barang yang telah dibuat akan diberikan kepada pimpinan.

Prosedur pemesanan yang sedang berjalan.

1. PO(Purchase Order) dari konsumen yang diterima oleh bagian gudang langsung dicek, jika barang tersedia langsung disiapkan dan jika barang tidak tersedia maka bagian gudang membuat daftar barang kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk pemesanan ke penerbit.

2. Di bagaian gudang, data barang pesanan yang sudah disiapkan akan dibuatkan bon pembayaran untuk konsumen. Bon dibuat 2 rangkap kemudian diberikan ke pimpinan untuk di acc.

3. Bon yang sudah di acc di berikan kembali ke bagian gudang untuk di cek ulang.

4. Bagian gudang memberikan bon yang sudah di acc dan barang yang sudah siap ke bagian pengiriman untuk di kirim.

5. Bagian pengiriman mengirim barang tersebut ke konsumen dan menyerahkan bon untuk di sesuaikan dan di acc oleh konsumen, jika tidak sesuai dengan pesana maka bon dan barang pesanan diberika kembali kepada pengirim.

6. Bon rangkap ke-1 yang sudah di acc oleh konsumen dibawa kembali oleh bagian pengiriman, sedangkan bon rangkap ke-2 diberikan kepada konsumen dan bagian pengiriman menerima pembayaran sesuai dengan jumlah bon.

53

7. Bagian pengiriman menghitung pembayaran sesuai dengan jumlah bon. 8. Kemudian bon rangkap ke-1 dan jumlah pembayaran tersebut diberikan

kebagian gudang untuk diarsipkan dan dibuatkan laporan pemesanan. 9. Pimpinan menerima laporan pemesanan dan jumlah pembayaran.

4.1.2.1Flowmap

Memberikan gambaran tentang system yang saat ini sedang berjalan. Dari system lama akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan untuk pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi system yang diusulkan.

Faktur Pembelian

Pimpinan penerbit Bagian Gudang

Stock barang Laporan Stock Barang Laporan Stock Barang Memeriksa Stock Barang & Membuat laporan Membuat Daftar Barang Pesanan Daftar Barang Pesanan Daftar Barang Pesanan Daftar Barang Pesanan B Mengelola Pesanan Barang Pesanan Faktur Pembelian Barang Pesanan Cek Barang Sesuai Faktur & Daftar pesanan Faktur Pembelian

Barang Pesanan tidak

Faktur Pembelian Barang Pesanan ya C Buat Laporan Pembelian Laporan Pembelian Laporan Pembelian D A

55

RP

RP RP Barang Pesanan

Pimpinan Penerbit Bagian Gudang

PO (Purchase Order) Cek Barang Sesuai PO Stock Barang Konsumen PO (Purchase Order) PO (Purchase Order) Membuat Daftar Barang Pesanan tidak Daftar Pesanan Barang Daftar Pesanan Barang Barang Pesanan ya Membuat Bon Pembayaran Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Bon Pembayaran Pesanan Acc Pengiriman Bon Pembayaran Pesanan Acc Cek Ulang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Barang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Pengiriman ke konsumen Barang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Barang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc Mencocokan & pembayaran Barang Pesanan Bon Pembayaran Pesanan Acc tidak Bon Pembayaran Pesanan Acc ya P 1 Bon Pembayaran Pesanan Acc Bon Pembayaran Pesanan Acc Mencocok-an jumlah pembayaran RP Bon Pembayaran Pesanan Acc Membuat Laporan Pemesanan P2 RP Laporan Pemesanan RP Laporan Pemesanan P3

Keterangan Arisp :

1. a = Arsip Stok Barang Gudang

2. b = Arsip Daftar Pembelian Barang Stok Gudang 3. c = Arsip Faktur Pembelian Stok Gudang

4. d = Arsip Laporan Pembelian Stok Gudang

5. p1 = Arsip Bon Pembayaran Pemesanan Rangkap ke-2 (Bukti Pembayaran Konsumen)

6. p2 = Arsip Bon Pembayaran Pemesanan Rangkap ke-1 (Bukti Pembayaran Konsumen)

57

4.1.2.2.Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan aliran-aliran data kedalam dan keluar entitas eksternal secara garis besar. Entitas eksternal adalah entitas yang mengirim data ke sistem atau menerima data dari sistem. Diagram konteks sistem informasi pemesanan dan pembelian barang di UD Memed Agensi adalah sebagi berikut :

SI Pemesanan dan Pembelian Barang

Konsumen Pimpinan

Penerbit

PO Barang Pesanan, Bon

Lap.Pemesanan, Lap.Pembelian, dan

Persediaan Barang Daftar Barang pesanan dan

Acc pemesanan

Daftar Barang

Faktur dan Barang Pesanan

Gudang

Cek Pesanan & Persediaan Barang

Validasi Pesanan & Persediaan Barang

Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan di UD Memed Agensi

4.1.2.3.Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi graphis dari suatu sistem yang menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya.

a. DFD level 0 Proses 0

Grambar berikut ini diagram arus data (DFD) level 0 proses 0 dari distribusi barang yang sedang berjalan di UD Memed Agensi.

1.0 Pembelian Persediaan Barang 2.0 Pemesanan Penerbit Pimpinan Konsumen 3.0 Persediaan Gudang Faktur Pembelian Daftar Barang

Pesanan Laporan Pembelian

Laporan Pemesanan PO

Bon & Brng Pesanan

Validasi Pesanan & Persediaan Barang

Cek Pesanan & Persediaan Barang

Laporan Persediaan barang

Gambar 4.4 DFD Level 0 Proses 0 Sistem yang Berjalan

b. DFD Level 1

Konsumen Gudang 2.1 Membuat BON Pemesanan & Mencatat Sisa Barang Daftar Sisa Barang Pimpinan Penerbit 1.1 Cek Barang Sesuai PO 2.2 BON, Cek Ulang Pesanan 2.3 Membuat Laporan Pemesanan 3.1 Membuat Laporan Persediaan Barang 1.2 Membuat Daftar Barang Pembelian BON 1.3 Membuat Laporan Pembelian Acc Pemesanan

PO PO Tidak Tersedia

PO ACC

Barang Sesuai PO

BON, Barang Sesuai PO Pengiriman BON, Barang Sesuai PO BON, Barang Sesuai PO BON Laporan Pemesanan Laporan Persediaan Barang Laporan Pembelian Daftar Barang Faktur Pembelian

59

4.1.3.Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Setelah penulis melakukan analisa sisem, terdapat beberapa permasalahan yang terjadi dalam sistem berjalan, baik terhadap dokumen maupun prosedurnya. Permasalahan tersebut secara langsng maupun tidak langsung mempengaruhi kinerja sistem. Berikut ini adalah fakta atau data tentang permasalahn dalam sistem yang sedang berjalan di UD Memed Agensi.

Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

NO Permasalahan Rencana Pemecahan

1 Pengolahan data masi menggunkan dokiumen atau data-data sehingga proses pemesanan dan pembelian barang membutuhkan waktu yang banyak.

Dibuatkan sistem pengolahan data

secara otomatis dengan

menggunakan sistem komputerisasi agar mudah menc ari data yang diinginkan dengan cepat dan tepat. 2 Lambatnya pembuatan laporan Dibuatkan sistem pembuatan

laporan secara otomatis dengan menggunakan sistem aplikasi agar proses pembuatan laporan menjadi akurat dan tepat.

3 Sulitnya mengetahui stok barang yang tersedia karena masih menggunakan catatan

Dibuatkan data barang dengan stok yang ada agar memudahkan dalam pencarian dan mengetahui barang yang tersedia.

4.2. Perancangan Sistem

Dengan menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan Sistem Informasi Pembelian dan Pemesanan Barang di Ud Memed Agensi dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membatu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.

Secara prosedur kerja database yang digunakan pada perancangan ini, diasumsikan sama dengan prosedur kerja sistem yang sedang berjalan. Namun diantara sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang diusulkan terdapat beberapa perbedaan, antara lain pada dokumen yang digunakan, proses dan interface program yang bersifat window.

4.2.1.Tujuan Perancagan Sistem

Dengan menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan Sistem Informasi Pembelian dan Pemesanan Barang dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat. Secara umum tujuan yang akan dicapai untuk mempermudah, mempercepat, serta kenyamanan dalam kinerja, berikut tujuan perancangan sistem secara khusus :

1. Memberikan informasi hasil pengolahan data dengan cepat dan akurat. 2. Mengurangi kesalahan sistem yang sedang berjalan dengan memperbaiki

116

Pengisian data publisher

Dapat dirubah dengan fasilitas edit

Data dapat diubah

dengan fasilitas edit Diterima

Berikut adalah tabel pengujian data item:

Tabel 5.26 Pengujian Pengisian Data Item

Kelas dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data item yang

baru

Publisher muncul otomatis sesuai dengan yang sudah diinputkan

Dapat mengisi data item sesuai dengan yang diharapkan

Diterima

Penambahan data item

Dapat menambah data item tanpa

mengganggu yang sudah ada

Data dapat masuk ke database sesuai yang diharapkan

Diterima

Berikut adalah tabel pengujian data item:

Tabel 5.27 Pengujian Pengisian Data Item 2

Kelas dan Hasil Uji (Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Pengisian data

item

Dapat dirubah dengan fasilitas edit

Data dapat diubah

dengan fasilitas edit Diterima

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus uji sampel diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa aplikasi bebas dari kesalahan sintaks dan secara fungsional mengeluarkan hasil sesuai dengan yang diharapkan.

116 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Sistem informasi yang berada di UD Memed Agensi merupakan pengembangan dari sistem informasi yang telah ada. Dari hasil penelitian yang penulis lakukan dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem Pendistribusian dilakukan secara tidak langsung selama ini belim menggunakan sistem komputerisasi dalam pegolahan datanya.

2. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis dengan cara observasi dan interview di UD Memed Agensi ditemukan beberapa permasalahan diantaranya yaitu dokumen data transaksi belum disimpan dalam media penyimpanan yang teratur dan aman, sehingga keamanan dari datanya kurang terjamin untuk dokumen data transaksi yang bertumpuk dan tidak tersusun dengan baik, dalam proses transaksinya dituliskan dalam bentuk buku dan dokumen-dokumen, laporan transaksi dan persediaan barang masih berupa catatan-catatan sehingga seringkali terdapat duplikasi dan beberapa data yang hilang, pencarian data yang membutuhkan waktu.

6.2. Saran

Agar kerja dari sistem informasi pemesanan dan pembelian barang yang dirancang lebih optimal, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran sebagai berikut:

117

1. _{Untuk kedepannya diharapkan Sistem Informasi pemesanan dan pembelian} barang aplikasi yang dibuat ini dapat dikembangkan lagi dengan berbasis internet, sehingga anggota yang berada diluar daerah dapat mengaksesnya lebih mudah sehingga pekerjaan yang tertunda dapat teratasi.

2. _{Untuk pengembangan lebih lanjut Sistem Informasi ini dapat dikembangkan} lagi, dengan penambahan fungsi untuk keuangan agar lebih terperinci dalam menghitung pengeluaran dan keuntungan bagi pihak UD Memed Agensi.

DAFTAR PUSTAKA

Andry Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gaya media. Jogjakarta.

Al-Bahra Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Edhy Sutanta. 2004. Sistem Basis Data. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Hartono Jogyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu Komputer, Pemograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Andi. Yogyakarta.

Jr.Raymond Meleod. 2001. Konsep dan Pengembangannya. Prenhallindo dan Pearson Education Asia. Jakarta.

James A. O’Brien. 2005. Pengantar Sistem Informas. Salemba Empat. Jakarta.

Nazir Moh. 2004. Metode Penelitian. Ghalia Indonesia. Jakarta.

Wirtato. 2004. Memahami Sistem Informasi. Informatika Bandung. Bandung. www.artikelekonomi.com/pengertian-permintaan.html/17Mei2011

www.dansite.wordpress.com/2009/03/25/pengertian-distribusi/1Maret2011 www.devoav1997.webnode.com/news/pengertian-distribusi-dan-fungsi-distribusi/25februari2011

www.elearning.gunadarma.ac.id/..terstruktur/bab4pendekatan_terstruktur.pdf/28f ebruari2001

www.pojokinfo.wordpress.com/2008/03/03/inventory-persediaan/17Mei2011 www.wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Pengembangan+Sistem+1+2.pdf/28februari20 11

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Curriculum Vitae

Data Pribadi / Personal Details

Nama / Name : Andry Irawan

Alamat / Address : Jl. Arum Sari 1 no 2 RT01/RW12

Babakansari. Bandung

Kode Post / Postal Code : 40283

Nomor Telepon / Phone : 085222155515

Email : kirkl4nd97@gmail.com

Jenis Kelamin / Gender : laki-laki

Tanggal Kelahiran / Date of Birth : 8 Desember 1988

Status Marital / Marital Status : Belum Menikah

Warga Negara / Nationality : Indonesia

Agama / Religion : Islam

Riwayat Pendidikan dan Pelatihan

Educational and Professional Qualification Pendidikan Formal

Formal Education

Periode Sekolah / Institusi / Universitas

1994 - 1995 TK Asisyfa Bandung

1995 - 2001 SD Negeri Babakan Surabaya Selatan 4 Bandung

2001 - 2004 SMP Negeri 27 Bandung

2004 - 2007 SMA Kartika Siliwangi III-I Bandung

2007 - 2012 Sarjana Satu (S1) Sistem Informasi Universitas

Pendidikan Non Formal / Training – Seminar

1. Training Merakit dan Instalasi komputer

Demikian Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenarnya.