Penggajian Karyawan Dengan program SAP (System Application and Product In Data Processing) Pada PT. PLN (persero) Distribusi Jawa Barat Dan Banten

PADA PT. PLN (PERSERO) DISTRIBUSI

JAWA BARAT DAN BANTEN

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek

Jenjang Diploma III Program Studi Akuntansi

Oleh : Nabila Ramdaniar

21308055

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT dan junjungan kita Nabi Muhammad SAW, atas rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dengan judul ” Penggajian Karyawan dengan Program SAP (System Application and Product in Data Processing) Pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten”.

Laporan ini adalah hasil dari kegiatan Kerja Praktek yang telah dilaksanakan mulai tanggal 26 Juli samapi dengan 20 Agustus 2010 di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.Laporan ini merupakan salah satu syarat mata kuliah Kerja Praktek Program Diploma III jurusan Akuntansi, Universitas Komputer Indonsia (UNIKOM) Bandung pada semester lima.

Penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini tidak Lepas dari dukungan semua pihak yang telah banyak membantu. Oleh karena itu, pada kesempatan yang baik ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto,selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia.

2. Prof.Dr.Hj.Umi Narimawati, Dra.,SE.,M,Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

3. Sri Dewi Anggadini, SE,M.Si., selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

4. Lilis Puspitawati.,SE,M,Si., selaku Sekretaris Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

ii

petunjuk yang sangat berharga demi terselesainya penyusunan laporan kerja praktek ini.

6. Dadang Kartiwa selaku pembimbing lapangan di PT PLN (Persero) Distribusi

Jawa Barat dan Banten.

7. Yulia Susianty selaku asisten analist di bidang SDM yang telah mengajarkan prsoses SAP danmemberikan data untuk melengkapi laporan ini.

8. Seluruh staff PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten khususnya bagian akuntansi, dan SDM.

9. Orang tua yang selalu mendoakan dan memberi dukungan yang tiada

terhingga.

10.Untuk kakak tersayang, yang selalu bersedia membantu untuk menyelesaikan

laporan ini,

11.Rizky Riawan yang selalu memberikan semangat,dukungan dan motivasi dalam penyelesaian laporan.

12.Sahabatku yang selalu setia membantu,Anne, Anis, Kana, Nono, Giw, Ratu, Anis, Citra, Via, Isni Aisyah, Wilda Nuryanti, dan Syesilia serta seluruh teman-teman di kelas 3 Ak 5 yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

iii berkenan memberikannya.

Akhir kata, semoga hasil KKP ini dapat bermanfaat dan memberikan pengetahuan serta wawasan bagi penulis dan semua pembacanya. Amin.

Bandung, Desember 2010 Penulis

Nabila Ramdaniar 21308055

iv DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ... 1

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ... 9

1.3 Kegunaan Kerja Praktek ... 10

1.4 Metode Kerja Praktek ... 10

1.5 Lokasi Kerja Praktek ... 12

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 14

2.2 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 18

2.3 Deskripsi Jabatan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 21

2.4 Aspek Kegiatan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 33

BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 36

3.1.1 Prosedur Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 36

3.1.2 Pelaksanaan Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 39

v

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ... 39

3.2.1 Teknis Prosedur Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten... 40

3.2.2 Teknis Pelaksanaan Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten... 43

3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ... 44

3.3.1 Prosedur Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 44

3.3.2 Pelaksanaan Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 47

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 50

4.2 Saran ... 50

DAFTAR PUSTAKA ... 51

LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 52

1 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek

Seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi saat ini, masyarakat semakin menikmati kemajuan teknologi tersebut, seperti jaringan internet yang semakin mudah untuk di aplikasikan oleh masyarakat dalam kesehariannya. Kemajuan teknologi ini pun terjadi pada dunia perusahaan untuk lebih memudahkan proses kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi. Ilmuwan Jerman berhasil menemukan aplikasi software yang bernama SAP (System Application and Product in Data Processing).

Software aplikasi SAP tersebut di gunakan pula oleh PT . PLN (PERSERO) yang merupakan suatu Badan Usaha Mlik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang ketenagalistrkan, dan merupakan salah satu perusahaan listrik di Indonesia. PT PLN (PERSERO) merupakan perusahaan publik yang bergerak dibidang jasa sehingga memiliki tanggung jawab besar untuk mampu memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.

Sistem merupakan istilah dari bahasa latin “sustema” yang artinya adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam satu wilayah serta memilik jenis-jenis penggerak.

Beberapa ahli mengemukakan pendapat mengenai arti dari sistem sebagai berikut :

1. L. James Havery

Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungn satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

2. John Mc Manama

Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.

3. C.W. Churchman

Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

4. J.C. Hinggins

Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict

Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dar satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

Software merupakan data elektronik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau instruksi yang akan dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer untuk menjalankan perintah yang dijalankannya. Untuk mencapai

keinginannya tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta data-data yang diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya adalah sistem operasi, program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa sehingga logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.

PT PLN (PERSERO) terbagi menjadi 3 bagian, yaitu Pembangkitan, Transmisi, dan Distribusi. Selain itu, PLN juga memiliki unit penunjang, yakni sertifikasi, Jasa Engineering, Jasa Pendidikan, Jasa dan Produksi, Jasa Manajemen Konstruksi dan lain-lain. Seluruh bagian bekerjasama untuk menunjang kegiatan operasional PT PLN (Persero) sehingga terjadi lalu lintas antar unit PLN tersebut.

PLN memiliki 2 program yang digunakan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, yakni sotware SAP (System Application and Product in Data Processing) dan software GL Magic. Menurut Project manajer Tim Imbangan ERP PLN Benni Hermawan, penerapan ERP akan mendahulukan kantor yang telah menerapkan sistem pelayanan pelanggan terlebih dahulu, karena PLN sangat

concern atas pelayanan pelanggan, jadi, integrasi antar sistem ini akan dilakukan lebih dulu di Jawa Barat, Jawa Tengah dan Jawa Timur, karena di daerah-daerah tersebut yang paling siap akan penerapan integrasi antar sistem tersebut.

SAP adalah software aplikasi yang berguna untuk mengimplementasikan konsep ERP (Enterprises Resources Planning) yang merupakan konsep sistem informasi yang mengintegrasikan antara beberapa bagian yang saling terkait di sebuah perusahaan. SAP ini merupakan aplikasi ERP terbesar didunia dan begitu pula di Indonesia, walaupun pada awalnya SAP ini dirancang untuk

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

Pada awalnya SAP adalah singkatan dari System Analysis and Program Development dan dalam bahasa Jerman Systemanalyse und Programmentwicklung. SAP ditemukan oleh Wellenreuther, Hopp, Hector,

Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Kemudian pada tahun 1977 berganti menjadi ”System Application and Product in Data Processing”. SAP yang dikenal saat ini adalah system R/3.Sebelum sampai ke generasi R/3 SAP telah melewati tahap R/1 dan R/2.

Untuk mendapatkan salah satu aplikasi ERP ini pun perusahaan harus membayar mahal baik dari segi lisensinya, konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.Dalam mengaplikasikan SAP ini pun tidak mudah,para pengguna harus belajar keras untuk dapat mengerti bagaimana cara mengaplikasikan

software ini.

Didalam SAP terdiri dari beberapa modul contohnya :

1. Sales & Distribution : membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales,shipping dan billing)

2. Materials Management : membantu menjalankan proses pembelian dan pengelolaan inventory

3. Production and Planning : membantu proses perencanaan fan control

Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP: 1. Data Transaksi

a. Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat

purchase order

b. Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu 2. Master Data

a. Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master

b. Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP

Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan

mengintegrasikan sistem yang berakibat :

1. Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan memperbarui

modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut.Data yang tampil adalah data terbaru begitu pengguna memasukan data ke dalam sistem.

2. Transparansi data semua pengguna yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling terbaru setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di input oleh user lain.

Hasil tinjauan dari beberapa media memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang menggunakan lisensi produk ERP dari SAP, maka harus diakui bahwa SAP adalah penguasa pasar dari produk ERP saat ini.

Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran besar namun seiring semakin ketatnya kompetisi dan meningkatnya kesadaran

perusahaan-perusahan kelas kecil menengah maka fokus pun bergeser ke segmen pasar tersebut.

SAP ini merupakan salah satu program dalam sistem informasi akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

b. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

c. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Untuk software SAP di PT PLN (Persero) yang bekerjasama dengan

accenture (konsultan penerapan ERP) ini sendiri hanya baru digunakan di unit Distribusi Jawa Barat dan Banten, Distribusi Jawa Tengah, Distribusi Jawa Timur, Distribusi Bali, P3B, dan PLN Pusat. Di PLN Distribusi Jawa Barat dan Banten sudah menggunakan software tersebut. Pada tahap awal penerapan ERP, PLN menerapkan di tiga bidang yaitu, divisi keuangan, divisi logistik, dan divisi sumberdaya manusia. Penerapan ERP ini diharapkan akan meningkatkan kompetensi perusahaan dan secara otomatis akan meningkatkan pelayanan. Dengan penerapan SAP di lingkungan perusahaan, maka setiap pegawai diharuskan untu beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi karena pengimplementasian ini jelas akan merubah pola kerja perusahaan.

Menurut ketua tim Change Management Proyek Implementasi ERP, Rully Fasri, kendala terbesar dalam menerapkan ERP adalah merubah pola pikir yang selama ini terbentuk dari seluruh karyawan untuk menerima sebuah perubahan.Tanpa adanya pola pikir yang baru ERP tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan.Penerapan ERP di PLN sedikit banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM disetiap unit pilot project PLN. Perubahan tersebut adalah pada manajemen organisai, administrasi pegawai, adminsitrasi waku kerja, dan penggajian.

Gaji adalah salah satu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan, karena dengan gaji yang diperoleh seseorang dapat memenuhi kebutuhan hidupnya.

Definisi gaji menurut gaji Handoko (1993), adalah pemberian pembayaran finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.

Menurut Poerwono (1982) peranan gaji dapat ditinjau dari dua pihak, yaitu: a. Aspek pemberi kerja (majikan) adalah manager

Gaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan komponen dalam menentukan harga pokok yang dapat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Apabila suatu perusahaan memberikan gaji terlalu tinggi maka, akan mengakibatkan harga pokok tinggi pula dan bila gaji yang diberikan terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan kesulitan mencari tenaga kerja.

b. Aspek penerima kerja

Gaji merupakan penghasilan yang diterima oleh seseorang dan digunakan untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah merupakan satu - satunya motivasi karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji merupakan salah satu motivasi penting yang ikut mendorong karyawan untuk berprestasi, sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi kinerja dan kesetiaan karyawan.

Menurut Komaruddin (1995) fungsi gaji bukan hanya membantu manajer personalia dalam menentukan gaji yang adil dan layak saja, tetapi masih ada fungsi

1. Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam organisasi 2. Untuk mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi 3. Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang

PLN membentuk Tim Imbangan Pilot ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan kultur budaya kerjanya. Mereka dituntut untuk bekerja keras dalam melakukan perbahan serta menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut diluar waktu sebagai karyawan. Tim Imbangan ini bertanggung jawab langsung kepada Direksi PLN via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan pelanggan.

Tugas Utama dari Tim Imbangan ini adalah menyukseskan pelaksanaan penerapan ERP di PLN pusat beserta ujicoba pilot project di 3 kantor PLN yang telah disebutkan diatas, dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan yaitu integrasi antar sistem. Tim ini terdiri atas tim sentral dan tim roll-out.

1. Tim Sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN pusat dan unit pilot.

2. Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasinya masing-masing.

Berdasarkan latar belakang penulisan di atas, maka penulis menyusun Laporan Kerja Praktek dengan judul : ”Penggajian Karyawan dengan program SAP (System Application and Product ini Data Processing) pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten”.

1.2 Maksud danTujuan Kerja Praktek 1.2.1 Maksud Kerja Praktek

Adapun maksud penulis untuk melakukan penelitian dan pembuatan Laporan Kerja Praktek ini adalah untuk mengetahui penerapan aplikasi software SAP (System Application and Product in Data Processing) pada PT PLN (Pesero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.

1.2.2 Tujuan Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini saya mempunyai beberapa tujuan yaitu untuk mengetahui :

1. Prosedur penggajian karyawan dengan program SAP pada PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Barat dan Banten.

2. Pelaksanaan penggajian karyawan dengan program SAP pada PT PLN

1.3 Kegunaan Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kegiatan kerja praktek ini tentunya menghasilkan beberapa kegunaan bagi masing-masing pihak yang diantaranya adalah :

1. Bagi Penulis

Kerja Praktek ini sangat bermanfaat bagi penulis, yaitu penulis dapat mengetahui penerapan aplikasi software SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.

2. Bagi instansi

Adapun kegunaan kerja praktek bagi instansi adalah diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi pengembangan bagi instansi untuk masa yang akan datang.

1.4Metode Penelitian

Metode kerja praktek yang dilakukan penulis adalah metode block realase

yaitu metode pelaksanaan kerja praktek dalam satu periode tertentu. Kerja praktek dilaksanakan pada tanggal 26 Juli 2010 – 20 Agustus 2010.

Teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data yang relevan berkaitan dengan judul yang diambil, adalah sebagai berikut:

1. Studi Lapangan (Field Research)

Data yang diperoleh dalam penyajian laporan kerja praktek ini adalah dengan cara meneliti secara langsung di instansi tempat kerja praktek dilaksanakan yaitu PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.

Adapun studi lapangan yang dilakuakan dengan berbagai cara yaitu:

a. Observasi

Penulis melakukan kerja praktek dengan mengamati dan meninjau terhadap objek peneliti, guna mendapatkan gambaran mengenai penerapan aplikasi software SAP pada bidang SDM

b. Wawancara

Dalam hal ini, penyusun melakukan wawancara (tanya jawab) langsung atas segala hal yang di butuhkan dengan asisten analist pada bagian SDM.

c. Dokumentasi

Teknik ini dilakukan dengan memanfaatkan dokumen-dokumen yang saya dapatkan dari PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, seperti struktur organisasi, dan tampilan-tampilan program SAP.

2. Studi Kepustakaan (Library Research)

Untuk memperoleh data secara teoritis selain melakukan studi lapangan, penulis juga melakukan studi kepustakaan dengan menggunakan buku tentang sistem informasi akuntansi serta sumber lainnya yang di dapat dari internet yang dijadikan dasar perbandingan yang dirasa relevan dengan kerja praktek yang dilakukan.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Penulis telah melaksanakan kerja prkatek dengan lokasi dan waktu pelaksanaannya sebagai berikut :

a. Lokasi Kerja Praktek

Penulis melaksanakan kerja praktek di sebuah instansi pemerintah PT PLN (PERSERO) Distribusi Jawa Barat dan Banten di Jalan Asia Afrika No.63 Bandung. Telp 4230747 Facsimile (022) 4230822

b. Waktu Kerja Praktek

Penulis melakukan kerja praktek selama 1 (satu) bulan yang dimulai pada tanggal 26 Juli sampai dengan 20 Agustus 2010.

Tabel 1.1

Aktivitas Kerja Praktek dan Kantor

NO Hari Waktu Keterangan

1 Senin –Kamis 07.30 – 16.30 WIB Aktivitas Kerja

12.00 – 13.00 WIB Istirahat

2 Jumat 08.00 – 09.00 WIB Senam Pagi

09.00 – 16.30 WIB Aktivitas Kerja

11.30 – 13.00 WIB Istirahat

3 Senin – Jumat (Ramadhan) 08.00 – 15.30 WIB Aktivitas Kerja

Tabel 1.2

Jadwal Pelaksanaan Kerja Praktek

No Kegiatan

Bulan dan Tahun Juni

„10 Juli „10 Agst „10 Sept „10 Okt „10 Nov „10 Des „10

I Persiapan

1.Permohonan izin KP 2.Realisasi izinKP 3.Menentukan tempat

KP

4.Mendapat surat penerimaan 5.Mendapat absen

II 1.Pelaksanaan

2.Aktivitas KP 3.Bimbingan di

tempat KP III Pelaporan

1.Konsultasi 2Mulai bimbingan 3.Pembuatan laporan 4.Ujian KP

14 2.1 Sejarah Instansi

Awal kelistrikan di Bumi Parahyangan sudah ada semenjak Pemerintah Kolonial Belanda masih bercokol di tataran tanah Sunda. Di tahun 1905, di Bandung berdiri perusahaan yang mengelola penyediaan tenaga listrik bagi kepentingan publik. Nama perusahaan itu Bandungsche Electriciteit Maatschaapij (BEM).

Dalam perjalanannya, BEM pada tanggal 1 anuari 1920 berubah menjadi Perusahaan Perseroan menjadi Gemeenschapplijk Electriciteit Bedrif Voor Bandoeng (GEBEO) yang pendiriannya dikukuhkan melalui akte notaris Mr. Andrian Hendrik Van Ophuisen dengan Nomor: 213 pada tanggal 31 Desember 1949.

Setelah kekuasaan penjajahan beralih ke tangan Pemerintah Jepang, di antara rentan waktu 1942-1945, pendistribusian tenaga listrik dilaksanakan oleh Djawa Denki Djigyo Sha Bndoeng Shi Sha dengan wilayah kerja di seluruh Pulau Jawa.

Kemudian tahun 1957 menjadi awal penguasaan pengelolaaan penyediaan tenaga listrik di seluruh tanah air yang ditangani langsung oleh Pemerintah Indonesia.27 Desember 1957, GEBEO diambil alih oleh Pemerintah Indonesia yang kemudian dikukuhkan lewat Peraturan Pemerintah No.86 Tahun 1958 j.o. Peraturan Pemerintah No.18 Tahun 1959.

Selanjutnya, di tahun 1961 melalui Peraturan Pemerintah No.67 dibentuk Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara (BPU PLN) sebagai wadah

kesatuan pimpinan PLN. Sejalan dengan itu, PLN Bandung pun berubah menjadi

PLN Exploitasi XI sebagai kesatuan BPU-PLN di Jawa Barat, di luar DKI Jaya dan Tanggerang.

Pada tahun 1970-an dikeluarkan Peraturan Pemerintah No.18 Tahun 1972 tentang Perusahaan Umum Listrik Negara yang menyebutkan status PLN menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara. Kemudian, berdasarkan Pengumuman PLN Exploitasi XI No. 0II/Sek/1975 tanggl 14 Juli 1975, PLN Exploitasi XI diubah namanya menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Jawa Barat.

Memasuki era 1990-an, dengan adanya Peraturan Permerintah Republik Indonesia No. 23 Tahun 1994 pada tanggal 16 Juni 1994, Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Jawa Barat diubah lagi menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan nama PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat sejak tanggal 30 Juli 1994.

Untuk memenuhi tuntutan perubahan dan perkembangan kelistrikan yang dari tahun ke tahun cenderung mengalami peningkatan, maka keluarlah Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 28. K/010/DIR/2001 tanggal 20 Februari 2001 yang menjadi landasan hukum perubahan nama PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat menjadi PT PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jawa Barat.

Pada akhirnya, dengan mengacu pada Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 120.K/010/DOR/2002 tanggal 27 Agustus 2002,PT PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jawa Barat berubah lagi namanya menjadi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, dimana wilayah kerjanya meliputi Propinsi Jawa Barat dan Propinsi Banten, hinga saat ini.

A. Visi dan Misi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten 1. Visi

Sebuah perusahaan/instansi tentu mempunyai cita-cita untuk menjadikan perusahaan/instansinya itu menjadi sukses dan mencapai suatu keberhasilan.Cita-cita tersebut direalisasikan dalam sebuah visi sebagai berikut:

“Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang tumbuh berkembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani”.

2. Misi

Dalam mencapai visi tersebut, ditetapkan misi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten sebagai berikut :

a. Melakukan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait yang berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham.

b.Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.

c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.

Logo PT PLN (Persero)

Sumber : PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten,2010

Gambar 2.1 Logo PT PLN (Persero)

Keterangan logo :

1. Bidang Persegi Panjang Vertikal

Menjadi bidang dasar bagi elemen lainnya, melambangkan bahwa PT PLN (Persero) merupakan wadah atau organisasi yang terorganisir dengan sempurna. Berwarna kuning untuk menggambarkan pencerahan, seperti yang diharapkan PLN bahwa listrik mampu menciptakan pencerahan bagi kehidupan bermasyarakat. Kuning juga melambangkan semangat yang menyala-nyala yang dimiliki tiap insan yang berkarya di perusahaan ini.

2. Petir atau Kilat

Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya sebagai produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan. Selain itu petir pun melambangkan kerja cepat dan tepat para insan PT PLN dalam memberikan solusi terbaik bagi para pelanggannya. Warna cerah melambangkan kedewasaan PLN sebagai perusahaan listrik pertama di Indonesia dan kedinamisan gerak laju

perusahaan bersama tiap insan perusahaan serta keberanian dalam mengahadapi tantangan perkembangan zaman.

3. Tiga Gelombang

Memiliki arti daya rambat energi listrik yang dialirkan oleh tiga bidang usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu pembangkitan, transmisi, dan distribusi yang seiring sejalan dengan kerja keras para insan PT PLN guna memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggannya. Diberi warna biru untuk menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap) seperti halnya listrik yang tetap diperlukan dalam kehidupan manusia. Di samping itu, biru juga melambangkan keandalan yang dimiliki insan-insan perusahaan dalam memberikan layanan terbaik bagi para pelanggannya.

2.2 Strukur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.

Struktur organisasi dan tugas pokok PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ditetapkan berdasarkan Keputusan General Manager No.101.K/021/GM.DJBB/2004, pada tanggal 24 November 2004. Struktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten merupakan organisasi fungsional dan staff. Jenjang manajemen meliputi unsur pimpinan, pembantu pimpinan dan unsur pengawasan, yaitu Auditor Internal yang berada

dibawah dan tanggung jawab langsung kepada pimpinan yang merupakan pejabat tinggi pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.

Secara garis besar stuktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten terdiri dari General Besar yang dibantu oleh beberapa Manager dan pengawasan secara internal,untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar berikut:

Struktur organisasi PT. PLN (Persero) DJBB

Sumber: Data Intern PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, 2010

Gambar 2.2.

Bagan Struktur Organisasi

PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten General Manajer Kepala Internal Auditor Manajer Perencanaan dan Pengembangan Usaha Manajer Niaga Manajer Distribusi Manajer Keuangan Manajer SDM dan Organisasi Manajer Komunikasi, Hukum, dan Administrasi APD (Area Pengatur Distribusi) APJ (Area Pelayanan &

Jaringan) Unit Pelayanan Prima Unit Pelayanan Jaringan Auditor

Mengingat Kerja Praktek penulis dilaksanakan dibagian Akuntansi. Maka, struktur organisasi bagian akuntansi dapat dilihat pada gambar dan uraian berikut ini:

Struktur Organisasi Bagian Akuntansi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Sumber: Data Intern PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten,2010

Gambar 2.3.

Bagan Struktur Organisasi Bagian Akuntansi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Deputi Manajer Akuntansi

AM. Akuntansi M. Aktiva

Supervisor Akuntansi Umum

Supervisor AT, PDP, dan Material Supervisor Akuntansi

Biaya

JU AT, PDP, dan Material JU Akuntansi Umum

JU Akuntansi Umum JU Akuntansi Biaya

JU Akuntansi Biaya

2.3 Deskripsi Jabatan

Berdasarkan struktur organisasi yang telah di putuskan oleh General Manager Kantor Distribusi PP PLN (Persero) DJBB tanggal 15 Desember 2008 dengan nomor 078.K/GM.DJBB/2008 tersebut, masing-masing jabatan diuraikan sebagai berikut :

1. General Manajer

Seorang general manajer mempunyai beberapa tugas yang merupakan tanggungjawabnya,yaitu :

a. Memimpin, mengurus, mengelola distribusi sesuai dengan maksud dan tujuan disribusi serta menyiapkan rencana kerja tahunan distribusi lengkap dengan anggaran keuangan secara tepat waktu.

b. Mewakili distribusi di luar maupun di dalam pengadilan.

c. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan distributor serta

menetapkan kebijakan distribusi di bidang perencanaan, pembangunan sarana pendistribusian tenaga listrik dan sumbaer daya manusia.

d. Melaksanakan kebijakan umum dalam mengurus distribusi yang telah digariskan oleh direksi.

e. Mengendalikan pelaksanaan tugas para Deputi Pimpinan dan Kepala

Kontrol Intern.

f. Mengelola dan mengendalikan seluruh kegiatan berdasarkan Kebijakan Direksi dan Peraturan perundang-undangan yang berlaku.

g. Mengadakan dan memelihara tata buku dari administrasi distribusi sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan.

h. Menetapkan gaji/pensiun hari tua dan penghasilan lain dari pegawai serta mengatur hal kepegawaian lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Pembantu Pimpinan

a. Manajer Perencanaan dan Pengembangan Usaha

Manajer perencanaan dan Pengembangan Usaha dibantu oleh Deputi Manajer Perencanaan Perusahaan, Deputi Manajer Pendanaan, dan Jabatan Kepakaran di Bidang Pengembangan Usaha. Adapun deskripsi jabatannya yaitu:

1) Deputi Manajer Perencanaan Perusahaan bertanggung jawab atas

penyusunan perencanaan korperat (Business Plan) serta rencana kerja dan anggaran perusahaan dari Unit Bisnis Distribusi.

2) Deputi Manajer Pendanaan bertanggung jawab atas penyediaan sumber

dana untuk mendukung rencana kegiatan investasi dan operasi.

3) Kepakaran Pengembangan Usaha bertanggung jawab atas penyusunan

rencana pengembangan usaha/analisa usaha sesuai dengan kaidah yang sehat.

b. Manajer Distribusi

Manajer Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut:

1) Menyusun rencana pengembangan sistem jaringan distribusi dan

membina penerapannya.

2) Menyusun strategi pengoperasian dan pemeliharaan jaringan distribusi dan membina penerapannya.

3) Menyusun SOP untuk penerapan dan pengujian peralatan distribusi serta SOP untuk operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi.

4) Menyusun desain standar konstruksi jaringan distribusi dan peralatan kerjanya serta membina penerapannya.

5) Mengevaluasi susut energy listrik dan gangguan pada sarana

pendistribusian tenaga listrik serta saran perbaikannya.

6) Menysusun metode kegiatan konstruksi dan administrasi pekerjaan seta membina penerapannya.

7) Menyusun kebijakan manajemen jaringan distribusi dan kebijakan perbekalan distribusi seta membina penerapannya.

8) Menyusun pengembangan sarana komunikasi dan otomatisasi operasi jaringan distribusi.

9) Menyusun regulasi untuk penyempurnaan Data Induk Jaringan (DIJ).

10) Membantu dan mengevaluasi DIJ.

c. Manajer Niaga

Manajer Niaga dibantu Manajer Administrasi dan Jabatan Kepakaran. Adapun deskripsi jabatannya yaitu:

1. Deputi Manajer Administrasi Niaga bertanggung jawab atas

pencapaian kinerja niaga (rasio, operasi, umur piutang, pendapatan, penjualan dan susut tenaga listrik) dan pengaturan transaksi niaga yang yang dilaksanakan di UPP/UPT/cabang, AREA yaitu transaksi jual/beli produk.

2. Kelompok kepakaran pengembangan sistem pelyanan yang

meliputi:

a) Kepakaran bisnis proses dan sistem prosedur pelayanan

antar unit pelaksana dan pembuatan sistem dan prosedur pelayanan untuk meningkatkan pelanggan.

b) Kepakaran regulasi pelayanan bertamggung jawab atas

penyaiapan standar, regulasi pelayanan dan melaksanakan monitoring atau evaluasi untuk rumusan penyempuranaan atau perbaikan standar dan regulasi pelayanan.

c) Kepakaran sistem pelayanan pelanggan potensial bertanggung jawab atas tersedianya sistem pelyanan dan memfasilitasi UPP/UPT/cabang dan AREA dalam menyelenggarakan pelayanan dan kontrak bisnis dengan pelanggan potensial untuknpencapaian pelanggan dan target peningkatan pendapat.

d) Kepakaran sistem pelayanan pelanggan umum bertanggung

jawab atas tersedianya sistem pelayanan dan memfasilitasi UPP/UPT/cabang dan AREA dalam menyelenggarakan pelayanan.

e) Kepakaran riset kepuasan pelanggan bertanggung jawab atas penyelenggaraan riset/survey kepuasan pelanggan untuk mengetahui kebutuhan dab keinginan pelanggan guna peningkatan pelayanan pelanggan.

f) Kepakaran peningkatan kompetensi pelayanan dan niaga

bertanggung jawab atas peningkatan kompetensi pelayanan dan niaga unit-unit pelaksana dalam rangka pencapaian kinerja niaga.

3. Kelompok kepakaran pengembangan niaga yang meliputi:

a) Kepakaran pengembangan pemasaran atau produk unggulan

bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan pemasaran oleh unit pelaksana dengan memfasilitasi dan menyiapkan inovasi atau produk unggulan.

b) Kepakaran riset dan inteligent pasar bertanggung jawab atas penyelenggaraan riset dan inteligent pasar untuk mengetahui peta dan rencana pengembangan pasar.

c) Kepakaran negosiasi dan transaksi niaga bertanggung jawab atas pelaksanaan negosiasi dan transaksi niaga/kontrak bisnis dengan pihak eksternal UBD dan memfasilitasi transaksi kontrak bisnis di unit pelaksana.

d) Kepakaran tarif atau harga bertanggung jawab atas pembuatan rumusan dan kajian pentarifan/harga atas transaksi niaga yang dapat menguntungkan perusahaan.

e) Kepakaran PPTL/penertiban niaga bertanggung jawab atas

pengaturan pelaksanaan PPTL/penertiban niaga dalam rangka pencapaian peningkatan target niaga.

f) Kepakaran peningkatan produktivitas (EDP) bertanggung

jawab atas peningkatan produktivitas (EDP) unit-unit pelaksana dalam pencapaian kinerja niaga.

d. Manajer Keuangan

Manajer Keuangan dibantu oleh deputi Manajer Pengendalian Anggaran, Deputi Manajer Pengelolaan Keuangan, Deputi Manajer Akuntansi dan Jabatan Kepakaran di bidang analis dan evaluasi sistem keuangan. Adapun deskripsi jabatannya yaitu:

1) Deputi Manajer Pengendalian Anggaran bertanggung jawab atas pengendalian pelaksanaan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) dn Monitoring Penggunaan Dana.

2) Deputi Manajer Pengelolaan Keuangan bertanggung jawab atas

pengelolaan dana arus kas secara akurat melaksanakan

pengembangan sistem manajemen keuangan yang sehat serta pengelolaan keuangan yang menguntungkan serta menyiapkan data untuk Laporan Keuangan.

3) Deputi Manajer Akuntansi bertanggung jawab dalam menyiapkan informasi akuntansi yang akurat dan tepat waktu untuk semua pihak dan membantu manajemen dalam melaksanakan operasi perusahaan secara efisien dan efektif.

4) Kepakaran Keuangan bertanggung jawab dalam merencanakan pola

pengelolaan dana yang menguntungkan serta melakukan analisa dan evaluasi keuangan.

e. Manajer SDM dan Organisasi

Manajer Sumber Daya Manusia dan Organisasi dibantu oleh Deputi Manajer Administrasi Sumber Daya Manusia, Deputi Manajer

Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Kepakaran Manajemen Sumber Daya Manusia. Adapun deskripsi jabatannya yaitu:

1) Deputi Manajer Administrasi Sumber Daya Manusiabertanggung

jawab atas terlaksananya pengelolaan penghasil dan emolumen, kesejahteraan dan kesehatan pegawai serta pension dan sistem pengelolaan data pegawai yang up to date dan penyajian informasi pegawai yang akurat serta pembinaan kesehatan dan keselamatan kerja (K3).

2) Deputi Manajer Pengembangan Sumber Daya Manusia bertanggung

jawab atas pengembangan sumber daya manusia yang berkualitas dan kompeten melalui jenjang karir yang jelas.

3) Kepakaran Manajemen Sumber Daya Manusia bertanggung jawab

atas pengembangan sistem sumber daya manusia. f. Manajer Komunikasi, Hukum dan Administrasi.

Fungsi Bidang Komunikasi, Hukum dan Administrasi meliputi:

1) Menusun kebijakan dan mengelola komunikasi kemasyarakatan dan

pelanggan baik internal maupun eksternal.

2) Menyusun kebijakan dan mengelola fasilitas kerja, sistem

pengamanan dan manajemen kantor.

3) Menyusun kebijakan K3, lingkungan dan community development.

4) Menyusun kebijakan administrasi.

5) Menyusun dan mengkaji produk-produk hukum dan

6) Memberikan advokasi dalam bisnis tenaga listrik dan ketenagakerjaan.

7) Menyusun standar fasilitas kantor.

8) Mengelola asset tanah dan bangunan serta sarana kerja. 9) Mengelola kesekretariatan dan rumah tangga kantor induk.

10) Menyusun laporan manajemen di bidangnya.

3. Unsur Pelaksanaan

a. Unit Organisasi Area Pelayanan dan Jaringan.

Merencanakan, melaksanakan dan melakukan evaluasi serta membuat laporan atas pencapaian pendapatan penjualan listrik, pelayanan pelanggan, pengoperasian, pemeliharaan jaringan distribusi di daerah kerjanya secara efisien dengan mutu dan keandalan yang baik untuk mencapai kinerja unit.

b. Area Pengaturan Distribusi.

Merencanakan, melaksanakan dan melakukan evaluasi serta membuat laporan atas kegiatan operasi pengaturan jaringan distribusi di daerah kerjanya secara efisien dengan mutu dan keandalan yang baik untuk mencapai kinerja unit.

4. Auditor Internal

Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawab sebagaimana

keputusan direksi No. 014.K/010/DIR/2003, dibantu oleh kepakaran seperti auditor teknik, auditor manajerial, auditor khusus, jabatan dan formasi tenaga kerjanya ditetapkan General Manajer.

a. Audit Sistem Distribusi, bertanggung jawab atas pembianaan dan penilaian audit bidang distribusi dalam menghasilkan rekomendasi bagi perbaikan dan kemajuan proses bisnis yang mengacu pada efisiensi dan efektifitas pencapaian tugas kerja.

b. Audit Sistem Administrasi dan Umum, bertanggung jawab atas pemberian dan penilaian audit bidang administrasi dan umum dalam rangka menghasilkan rekomendasi bagi perbaikan dan kemajuan proses bisnis yang mengacu pada efisiensi dan efektifitas target kinerja.

c. Audit Keuangan dan Pendapatan, bertanggung jawab atas pembinaan dan penilaian audit yang berkaitan dengan masalah keuangan dan pendapatan dalam rangka menghasilkan rekomendasi bagi perbaikan dan kemajuan proses bisnis yang mengacu pada efisiensi dan efektifitas target kinerja.

d. Audit Mutu Layanan, bertanggung jawab atas pembinaan dan penilaian audit yang berkaitan dengan masalah mutu layanan dalam rangka menghasilkan rekomendasi bagi perbaikan dan kemajuan proses bisnis yang mengacu pada efisiensi dan efektifitas target kinerja

Adapun deskripsi jabatan bagian akuntansi pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah sebagai berikut:

1. Deputi Manajer Akuntansi

Tugasnya adalah melaksanakan kegiatan administrasi keuangan sesuai dengan kebijaksanaan pimpinan, mencakup bidang-bidang penyusunan anggaran yang menggunakan metodologi serta data yang akurat, pembelanjaan dan pengendalian keuangan, baik konstruksi maupun pengusahaan, tata usaha

langganan, termasuk sistem pelaporan dan akuntansi juga membuat laporan dalam bidangnya.

2. AM Akuntansi (Ahli Madya Akuntansi)

a. Menerima LP (Laporan Pemeliharaan) dan LK (Laporan Keuangan) dari cabang-cabang.

b. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan pendataan.

c. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan. 3. Supervisor Akuntansi Umum

Tugasnya adalah:

a. Mengevaluasi dan verifikasi J-01 dan J-02.

b. Mengevaluasi dan verifikasi nota masuk dan nota keluar wilayah atau distribusi lain.

c. Mengevaluasi dan verifikasi hasil rekonsiliasi utang pajak, J-24, piutang pegawai, piutang rekening listrik, bank, dana pensiun, YPK.

d. Mengevaluasi dan verifikasi pembuatan LP KD bulanan, triwulan,

semester dan tahunan.

e. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara..

4. Supervisor Akuntansi Verifikasi Tugasnya adalah:

b. Diverifikasi dan memonitor serta menerima Surat Tanggapan Cabang atas LHP Internal Auditor, Akuntan Publik dan SPI untuk selanjutnya dilaporkan ke DMAK.

c. Menerima LP dan LK dari cabang-cabang:

1. Mendistribusikan LP dan LK cabang ke seluruh staf akuntansi untuk verifikasi.

2. Memonitor dan menerima hasil verifikasi dari staf akuntansi untuk selanjutnya dikirim ke cabang/unit.

d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara.

e. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan. 5. Supervisor Akuntansi AT dan PDP

Tugasnya adalah:

a. Menerima laporan cabang-cabang untuk selanjutnya didistribusikan ke staf akuntansi AT dan PDP untuk diproses lebih lanjut.

b. Menerima hasil verifikasi dari staf akuntansi AT dan PDP mengenai daftar B, C, D, E, F, DPAT dan PMAT.

c. Meneliti usulan relokasi/penghapusan dari cabang (AE 1 + 1.1) diteruskan ke staf akuntansi AT dan PDP untuk dibuat dan diverifikasi usulan relokasinya (AE 2.2.1 dan AE 3.3.1)

d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara.

e. Membuat laporan hasil inventarisasi.

f. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan. 6. Juru Utama Akuntansi Umum

a. Memonitor piutang rekening listrik;

Mencocokan data akuntansi dengan data bagian niaga, cabang dengan

GL Magic untuk selanjutnya digabung sebagai bahan menyusun LK UBD Jawa Barat.

b. Memonitor biaya penyambungan (BP).

c. Memonitor uang jaminan langganan.

d. Verifikasi LP dan LK cabang serta melaporkan hasil verifikasi kepada supervisor verifikasi.

e. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara.

f. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan. 7. Juru Utama Akuntansi AT dan PDP.

a. Membuat laporan aktiva tetap:

Diinput dan diverifikasi lalu diproses ke dalam aplikasi AT-DTE. b. Memonitor laporan daftar F:

Setelah dicocokan dengan LP, PMAT dan DPAT selanjutnya hasilnya untuk dilaporkan.

c. Verifikasi LP dan LK cabang serta melaporkan verifikasi ke

d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara.

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan

Di Indonesia penyelenggaraan fasilitas kelistrikan untuk umum dikelola

oleh PLN mulai dari pembangkit sampai dengan end user menggunakan jaringan

tegangan tinggi, tegangan menengah, tegangan rendah, gardu-gardu induk dan penyediaan pembangkit sendiri (Captive Power) untuk kepentingan sendiri terutama di lokasi yang belum terjangkau oleh jaringan PLN. Namun, kondisi ini mulai berubah beberapa tahun terakhir karena keterbatasan dana dan tuntutan pemenuhan terhadap masyarakat. Pemerintah mulai membuka peluang atau modal swasta untuk memasuki bisnis kelistrikan, kebijakan ini seiring dengan pola perkembangan global dunia.

Selain aktivitas kerja tersebut, PT PLN (Persero) DJBB mempunyai tujuan yang tidak hanya mencari laba karena sebagai perusahaan milik negara yang mengutamakan kesejahteraan masyarakat, PLN bertugas untuk menyediakan tenaga listrik dalam jumlah yang cukup memadai dan mutu yang sangat baik untuk dapat dimanfaatkan masyarakat luas. Dengan tidak menyimpang dari tujuan utama untuk dapat membangun ekonomi, ketahanan nasional serta meningkatkan derajat masyarakat sesuai dengan kebijakan pemerintah dalam bidang penguasaan tenaga listrik, sehingga PLN memiliki tiga sasaran yaitu:

1. Meningkatkan jumlah langganan;

3. Meningkatkan penjualan KWH (tenaga listrik) kepada pelanggan.

PLN distribusi adalah satuan administrasi yang tidak memiliki fasilitas pembangkit dan transmisi. Unit ini membeli energinya dari unit PLN lainnya yang diterima melalui Gardu Induk (GI). Seluruh pulau Jawa yang menyerap hampir 80% volume penjualan tenaga listrik seluruh Indonesia dikelola oleh empat PLN Distribusi yang berfunsi sebagai unit koordinatif. Salah satu unit distribusi tersebut adalah PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten yang memiliki wilayah kerja meliputi seluruh Jawa Barat kecuali Tangerang.

Luas wilayah kerja PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten menjangaku lebih dari 42.196 km² yang meliputi Propinsi Jawa Barat dan Propinsi Banten kecuali Tangerang. Wilayah dan beban kerja yang demikian besarnya dikelola oleh Unit-unit Pelaksana Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) dan Area Pengatur Distribusi (APD), dengan komposisi sebagai berikut:

a. Area Pelayanan Jaringan (APJ) : 16 unit

b. Area Pengatur Distribusi (APD) : 1 unit

c. Unit Pelayanan dan Jaringan (UPJ) : 90 unit

d. Unit Pelayanan dan Jaringan Prima (UPJ Prima) : 7 unit

e. Kantor Pelayanan (KP) : 191 KP

Adapun unit-unit pelaksana tersebut adalah (APD Bandung) antara lain:

1. APJ Bandung 9. APJ Depok

2. APJ Banten Utara 10. APJ Garut

3. APJ Banten Selatan 11. APJ Karawang

4. APJ Bekasi 12. APJ Majalaya

5. APJ Bekasi 13. APJ Purwakarta

6. APJ Bogor 14. APJ Sukabumi

7. APJ Cimahi 15. APJ Sumedang

Fungsi masing-masing cabang tersebut adalah untuk mendistribusikan tenaga listrik kepada konsumen, membangun jaringan distribusi, pelayanan langganan dengan sistem pembendaharaan serta melaporkan kegiatannya dengan membuat laporan realisasi dan pertanggungjawaban kepada pimpinan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.

Tenaga listrik yang disalurkan kepada konsumen adalah tenaga listrik yang dibangkitkan dari beberapa pusat tenaga listrik yang ada di Jawa Barat. Dari pusat tenaga listrik tersebut ditransmisikan lagi ke gardu-gardu induk. Kemudian ditransmisikan lagi ke gardu-gardu cabang dan akhirnya sampai kepada konsumen.

36 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Kegiatan kerja praktek yang telah penulis lakukan di PT PLN (Persero) Disribusi Jawa Barat dan Banten yang dimulai tanggal 26 Juli-20 Agustus 2010, penulis membantu membuat dan menghitung penggajian karyawan.

3.1.1 Prosedur Penggajian dengan Karyawan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Dalam SAP terdiri dari beberapa modul,sepeti :

1. Sales & Distribution : membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales,shipping

dan billing)

2. Materials Management : membantu menjalankan proses pembelian dan pengelolaan inventory

3. Production and Planning : membantu proses perencanaan fan control daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

4. HR- Human Resources Management : mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, admninistrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan dinas, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai.

Pembayaran gaji karyawan dengan System Application and Product in Data Processing (SAP) disebut Payroll administration mempercepat dan mempermudah pembayaran gaji kepada karyawan.

Dalam modul payroll administration terdapat beberapa role yang terkait : 1. Who : payroll administrator-HR.

What :

a. Memasukan transaksi data penggajian seperti potongan, premi dan

pinjaman pegawai di kantor distribusi (KD).

b. Mengkoordinasikan data penggajian (tunjangan/potongan) dengan payroll

administrator-unit untuk kelancaran proses penggajian.

c. Menjalankan payroll run dan menganalisa hasil payroll run normal dan off cycle.

d. Mengevaluasi dan memproses pinjaman pegawai.

e. Mempersiapkan dan membuat laporan pajak bulanan dan tahunan.

When : bulanan / jika ada kebutuhan ( AD-HOC ).

Where : Terdapat di KD (Kantor Distribusi) 2. Who : Payroll administrator-Unit.

What :

a. Memasukan transaksi data penggajian seperti potongan, premi dan

pinjaman pegawai di unit terkait.

b. Memasukan permohonan pinjaman pegawai di unit terkait ke sistem.

c. Mempersiapkan dan membuat laporan pajak bulanan dan tahunan.

When : Bulanan / jika ada kebutuhan (AD-HOC).

3. Who : Payroll supervisor What :

a. Mengawasi keseluruhan proses penggajian mulai dari verifikasi data untuk persiapan payroll run sampai validasi transfer gaji pagawai melalui bank.

b. Menyutujui permohonan pinjaman pegawai KD dan unit.

When : Bulanan / jika ada kebutuhan (AD-HOC).

Were : Terdapat di KD

Adapun prosedur penggajian dengan program SAP yang dilaksanakan oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah sebagai berikut: 1. Pemeliharaan master data pegawai.

2. Menjalakan winduan.

3. Menjalankan annual/sabbatical.

4. Mempersiapkam data transaksi payroll.

5. Memelihara data.

6. Proses peminjaman BPRP.

7. Melakukan pemeriksaan data transaksi payroll.

8. Menjalankan simulasi payroll.

9. Run payroll.

10.Exit payroll.

11. Posing to accounting.

12. Melakukan bank transfer.

3.1.2 Pelaksanaan Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Sistem penggajian yang dilaksanakan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah sistem gaji bulanan.Gaji diberikan pada tanggal 1 melalui rekening BNI setiap karyawan.

Seluruh karyawan PT PLN (Persero) juga berhak mendapatkan tunjangan. Tunjangan yang diberikan adalah tunjangan daerah, tunjangan dasar, tunjangan jabatan, dan tunjangan hari tua.

Dalam pelaksanaan penggajian dengan program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ada beberapa dokumen yang harus dicetak untuk diketahui dan disetujui oleh Manager Bidang SDM, sebagai berikut: 1. Detail Gaji

2. Rekap Gaji

3. Bank Transfer

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Selama pelaksanaan kerja praktek di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten terdapat beberapa langkah-langkah teknis yang dilakukan dalam pelaksanaan penggajian dengan menggunakan sebuah aplikasi software SAP (System Application and Product in Data Procssing) yang saat ini penerapan ERP tersebut sedikit banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM disetiap unit pilot project PLN. Perubahan tersebut adalah pada penggajian, manajemen organisai, administrasi pegawai, adminsitrasi waktu kerja.

3.2.1 Teknis Prosedur Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Penjelasan prosedur penggajian karyawan dengan program SAP melewati beberapa tahap sebagai berikut :

1. Pemeliharaan data master pegawai.

Memelihara master data pegawai (menjalankan Personnel action), misalnya: mengubah cost center, memperbaharui posisi, mutasi pegawai (SKPP), menghitung uang jasa, dll.

2. Menjalankan winduan

Menjalankan program winduan untuk menampilkan seluruh pegawai yang berhak mendapatkan penghargaan terhadap tahun pengabdian (dinas) karyawan membuatnta sebagai additional payment.

3. Menjalankan annual/sabbatical

a. Menjalankan program annual/sabatical untuk menampilkan pegawai yang berhak atas cuti tahunan/besar terhadap tahun dinas karyawan dan membuatnya sebagai additional payment.

b. Memeriksa hasil program winduan dan program cuti annual/sabbatical. 4. Mempersiapkan data transaksi payroll

Membuat data di dalam template excel yang akan diunggah misal : potongan koperasi, premi.

5. Memelihara data

Menggunakan data yang telah dipersiapkan pada saat menjalankan program winduan, kemudian di unggah ke dalam sistem.

6. Proses peminjaman BPRP

a. Menjalankan proses pinjaman BPRP (sekali setahun/ tergantung pada ketersediaan dana)

b. Melakukan analisis terhadap pegawai yang layak untuk BPRP.

c. Membuat alokasi untuk pegawai-pegawai yang akan menerima pinjaman BPRP

d. Membuat data pinjaman di excel untuk di unggah. Jika data pinjaman yang dibuat tidak banyak tidak harus memakai fasilitas unggah.

e. Upload data pinjaman untuk pegawai yang akan menerima pinjaman

BPRP

f. Menyetujui pinjaman yang baru saja dibuat. 7. Melakukan pemeriksaan data transaksi payroll.

a. Menjalankan query untuk memvalidasi seluruh data yang akan diproses dalam payroll sebagai hasil dari pemeliharaan data pada langkah ke-3 sampai langkah ke-5.

b. Setiap recurring deduction/allowance, contohnya: Potongan SP, PIP, potongan tunjangan rumah, dll.

c. Setiap ad-hoc deduction/allowance, contohnya: winduan, uang cuti, premi, potongan lain-lain, dll.

8. Menjalankan simulasi payroll

a. Menjalankan simulasi untuk menvalidasi kesiapan data untuk perhitungan

payroll.

b. Menjalankan koreksi jika masih terdapat error/kesalahan pada saat simulasi dilakukan.

9. Run payroll

a. Menjalankan payroll area. Ini akan mengunci pemeliharaan data pada modul HR(SDM)

b. Mensimulasikan payroll untuk seluruh pegawai

c. Menjalankan payroll area untuk tindakan koreksi jika memang terjadi kesalahan.

d. Jika tidak ada kesalahan, jalankan payroll untuk seluruh pegawai.

e. Validasi hasil payroll tersebut dengan menjalankan laporan yang

berkaitan/diperlukan. 10. Exit payroll

Exit payroll untuk menutup proses payroll pada bulan yang berjalan. 11.Posting to accounting

12.Melakukan bank transfer

Menjalankan program PRE-DME untuk menyiapkan informasi bank

transfer.

13. Pelaporan pada hasil payroll untuk bulan yang sedang berjalan.

a. Menjalankan laporan dana pensiun.

b. Menjalankan slip pembayaran pegawai.

c. Menjalankan laporan pinjaman perdivisi (atas permintaan pegawai). d. Menjalankan laporan pajak bulanan.

3.2.2 Teknis Pelaksanaan Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Adapun teknis pelaksanaan penggajian pegawai dengan Program system application and product in data processing (SAP) pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ada beberapa dokumen yang harus dicetak untuk ditandatangan oleh Manager Bidang SDM,yaitu :

1. Detail Gaji

Dokumen ini dibuat oleh bagian SDM yang dipertanggung jawabkan ke manajer SDM dan administrasi. Dokumen ini berisi jumlah gaji dasar dikurangi potongan-potongan dan ditambah dengan tunjangan-tunjangan. 2. Rekapitulasi Gaji

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

3. Bank Transfer

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji yang ditransfer melalui rekening masing-masing karyawan.

Tabel 3.1 Bank Transfer

Nipeg Nama Pegawai Bank Name Bank Acc No. Bank Transfer

5580092L BETTY NURHAETI BNI 24839424 3.570.000

6693077Z FIRDAUS SOLIHIN BNI 24574821 4.360.000

5885442B SARDONO BNI 2444598 3.250.000

3.3Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.3.1 Prosedur Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Proses penggajian karyawan dengan program SAP akan berjalan dengan lancar jika semua data yang dibutuhkan untuk menghitung gaji karyawan telah dimasukkan kedalam sistem SAP dengan benar. Sistem SAP akan terjadi kesalahan apabila pay basic yang diterima karyawan lebih kecil atau sama dengan jumlah potongan yang dilakukan terhadap karyawan yang berkaitan.Misalnya jika

pay basic yang diterima oleh karyawan Sugeng Basuki sebesar Rp.5.700.000,- tetapi potongan yang harus dilakukan pada bulan itu adalah sebesar RP. 5.800.000,- maka sistem SAP ini akan error karena nilai pembayaran yang diterima oleh karyawan Sugeng Basuki tersebut adalah minus.Potongan-potongan yang rutin dikenakan setiap bulan adalah additional payment, potongan ini tidak dapat dirubah kembali jika terjadi lebih potongan seperti kasus tersebut, maka yang dapat dilakukan agar kesalahan tersebut dapat diatasi adalah dengan memperkecil potongan yang setiap bulan jumlahnya berubah-ubah atau disebut dengan List Reccuring Payments yaitu potongan koperasi. Sehingga potongan yang semula seharusnya dikenakan Rp 5.800.000,- tersebut diperkecil, dengan terlebih dahulu menginformasikan hal ini kepada koperasi agar diproses sehingga sebagian potongan yang harusnya dikenakan pada bulan berkaitan dapat diakumulasikan pada bulan berikutnya. Jika data telah dikoreksi maka payroll induk sudah bisa melakukan run payroll kembali agar penggajian karyawan dapat diproses kembali.

Dalam prosedur penggajian terdapat beberapa dokumen atau formulir yang digunakan sebagai berikut :

a. Dokumen pendukung perubahan gaji

Dokumen ini dikeluarkan oleh SDM oleh bagian SDM khususnya bagian SiPeg (Sistem Kepegawaian) berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, mengenai jabatan, pengangkatan karyawan baru, perubahan gaji, penurunan jabatan dan sebagainya.

b. Daftar gaji

Dokumen ini dibuat oleh bagian SDM yang dipertanggung jawabkan ke manajer SDM dan administrasi. Dokumen ini berisi jumlah gaji dasar dikurangi potongan-potongan dan ditambah dengan tunjangan-tunjangan. c. Rekapitulasi gaji

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

d. Surat pernyataan gaji

Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.

Sumber : Data intern PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Gambar 3.1

Slip gaji Karyawan

e. Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh bagian akuntansi kepada bagian keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari bagian SDM.

Dalam prosedur penggajian dengan menggunakan program SAP tentu mempunyai kelebihan dan kelemahan yang diuraikan sebagai berikut:

a. Kelebihan :

1. Sistem SAP secara otomatis tidak menjalankan proses run payroll dengan sempurna jika data yang dimasukkan tidak valid.

2. Dengan sistem SAP data penggajian yang diperlukan untuk diproses oleh bagian lain seperti keuangan dan akuntansi dapat diakses lebih mudah dan cepat untuk diproses oleh pengguna SAP.

b. Kelemahan :

1. Dalam proses penggajian sering terjadi pesan kesalahan (error) yang muncul setelah payroll dijalankan.

2. Terjadi kelebihan penggunaan (overload) SAP yang menyebabkan

putusnya jaringan saat menggunakan sistem tersebut.

3.3.2 Pelaksanaan Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

1. Mulai tanggal 15 data potongan dan premi piket disiapkan melalui exel;

2. Pada tanggal 20 data potongan dan premi piket yang sudah disiapkan melalui

exel tersebut di pindahkan ke dalam notepad;

3. Setelah data-data tersebut dipindahkan, pada tanggal 21-22 bagian SDM

membuka Program System Application and Product in Data Processing (SAP)

lalu masuk ke menu upload data potongan dan pembayaran. Kemudian

data-data tersebut di unggah kedalam Program System Application and Product in Data Processing (SAP);

4. Masih pada tanggal 21-22, bagian SDM melihat hasil upload didalam SP 02

display spool request untuk memastikan apakah data tersebut sudah masuk ke dalam program SAP (System Application and Product in Data Processing) atau belum, apabila ada kesalahan dalam memasukan data misalnya salah

memasukan nomor induk pegawai maka System Application and Product in Data Processing (SAP) akan melaporkan gagal;

5. Untuk memastikan bahwa proses gaji dapat diproses oleh unit induk, maka bagian SDM membuka program System Application and Product in Data Processing (SAP) dan masuk kedalam kode

PC00_M34_CALC_SIMU_SIMULATE PAYROLL, biasanya dilakukan pada

tanggal 25;

6. Unit induk (PT. PLN (Persero) Kantor Pusat Distribusi) memproses gaji dari unit-unit dengan melakukan Run Payroll biasanya 2-3 hari sebelum gaji dibayarkan, dan dilakukan pada tanggal 27-28;

7. Apabila sudah tidak ada masalah dan program dinyatakan sukses, maka akan

dilakukan posting gaji. Biasanya dilakukan pada tanggal 27-29; 8. Pada tanggal 1 gaji dibayarkan.

Dokumen yang dicetak seperti detail gaji, rekap gaji, dan bank transfer di tandatangani oleh supervisor dan diketahui dan disetujui oleh Manager Bagian SDM kemudian diberikan ke bagian keuangan untuk diproses.Tetapi dokumen bank transfer ini langsung diserahkan kepada pihak bank yang berupa daftar yang telah dicetak dan softcopy.

Kelebihan dan kelemahan pelaksanaan penggajian karyawan dengan program SAP adalah sebagai berikut :

a. Kelebihan :

1. Setelah penggunaan sistem SAP, pelaksanaan gaji karyawan dapat

2. Jika ada pegawai yang pindah dari satu APJ ke APJ lain data gaji pegawai tersebut akan secara otomatis berpindah ke dalam data APJ yang baru.

b. Kekurangan :

1. Jika terjadi kesalahan run payroll pada payroll induk maka pelaksanaan penggajian pada seluruh APJ menjadi tertunda.

2. Sering terjadi kesalahan saat run payroll karena bagian PA belum memasukan tanggal masuk pegawai, tanggal menjadi calon pegawai, dan tanggal pegawai tetap.

50 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan terhadap Prosedur Penggajian Karyawan dengan Program SAP adalah sebagai berikut :

1. Prosedur penggajian karyawan dengan program SAP tidak dapat dilakukan pada saat menjalankan payroll jika data yang dimasukan tidak valid.

2. Pelaksanaan penggajian karyawan dengan program SAP dilakukan pada

tanggal 1 setelah sebeumnya melalui tahap-tahap posting kedalam SAP.Dalam pelaksanaan penggajian karyawan ada beberapa dokumen yang harus dicetak untuk diketahui dan disetujui oleh Manager Bidang SDM,seperti detail gaji,rekap gaji,bank transfer.

4.2 Saran

Adapun saran yang ingin disampaikan penulis atas penelitian yang telah dilakukan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten sebagai berikut : 1. Sebelum menjalankan proses run payroll sebaiknya payroll induk melihat lagi

dengan teliti tentang data yang telah dimasukkan apakah valid atau tidak agar tidak muncul pesan kesalahan setelah proses run payroll

2. Pemakaian sistem SAP harus benar-benar efektif sehingga tidak perlu menggunakan banyak waktu karena kesalahan yang terjadi karena pengulangan proses.

51

………..(2008), Uraian Jabatan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.

...(2008), Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. ...(2009),http://jurnalsdm.blogspot.com/2009/05/gaji-definisi

perananfungsi-dan-tujuan.html. ...(2010), http://www.google.com.

63

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Data Pribadi

Nama : Nabila Ramdaniar

Nama Panggilan : Bie

Tempat Tanggal Lahir : Bandung, 16 April 1990

Jenis Kelamin : Perempuan

Warga Negara : Indonesia

Agama : Islam

Alamat Rumah : Jl. Dunguscariang No. 51b/77 RT01/05

Bandung 40183

Telepon : 085720099996

II. Data Pendikan Formal Pendidikan Formal

Tahun Nama Sekolah Keterangan

1995-1996 TK Aisiyah Berijasah

1996-2002 SDN Garuda Bandung Berijasah

2002-2005 SMP Negeri 1 Bandung Berijasah

2005-2008 SMA Angkasa Bandung Berijasah

2008-sekarang UNIKOM Tercatat sebagai Mahasiswa

Jenjang Diploma III Program Studi Akuntansi

64

III. Data Keorganisasian

Tahun Nama Sekolah Keterangan

2002-2004 SMP Negeri 1 Bandung PMR

2005-2006 SMA Angkasa Bandung Cheerleader

IV. Pengalaman Kerja

Tahun Jabatan Keterangan

48

memasukan nomor induk pegawai maka System Application and Product in Data Processing (SAP) akan melaporkan gagal;

5. Untuk memastikan bahwa proses gaji dapat diproses oleh unit induk, maka bagian SDM membuka program System Application and Product in Data

Processing (SAP) dan masuk kedalam kode

PC00_M34_CALC_SIMU_SIMULATE PAYROLL, biasanya dilakukan pada tanggal 25;

6. Unit induk (PT. PLN (Persero) Kantor Pusat Distribusi) memproses gaji dari unit-unit dengan melakukan Run Payroll biasanya 2-3 hari sebelum gaji dibayarkan, dan dilakukan pada tanggal 27-28;

7. Apabila sudah tidak ada masalah dan program dinyatakan sukses, maka akan dilakukan posting gaji. Biasanya dilakukan pada tanggal 27-29;

8. Pada tanggal 1 gaji dibayarkan.

Dokumen yang dicetak seperti detail gaji, rekap gaji, dan bank transfer di tandatangani oleh supervisor dan diketahui dan disetujui oleh Manager Bagian SDM kemudian diberikan ke bagian keuangan untuk diproses.Tetapi dokumen bank transfer ini langsung diserahkan kepada pihak bank yang berupa daftar yang telah dicetak dan softcopy.

Kelebihan dan kelemahan pelaksanaan penggajian karyawan dengan program SAP adalah sebagai berikut :

a. Kelebihan :

1. Setelah penggunaan sistem SAP, pelaksanaan gaji karyawan dapat dilakukan serentak diseluruh APJ.

49

2. Jika ada pegawai yang pindah dari satu APJ ke APJ lain data gaji pegawai tersebut akan secara otomatis berpindah ke dalam data APJ yang baru. b. Kekurangan :

1. Jika terjadi kesalahan run payroll pada payroll induk maka pelaksanaan penggajian pada seluruh APJ menjadi tertunda.

2. Sering terjadi kesalahan saat run payroll karena bagian PA belum memasukan tanggal masuk pegawai, tanggal menjadi calon pegawai, dan tanggal pegawai tetap.

50 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan terhadap Prosedur Penggajian Karyawan dengan Program SAP adalah sebagai berikut :

1. Prosedur penggajian karyawan dengan program SAP tidak dapat dilakukan pada saat menjalankan payroll jika data yang dimasukan tidak valid.

2. Pelaksanaan penggajian karyawan dengan program SAP dilakukan pada tanggal 1 setelah sebeumnya melalui tahap-tahap posting kedalam SAP.Dalam pelaksanaan penggajian karyawan ada beberapa dokumen yang harus dicetak untuk diketahui dan disetujui oleh Manager Bidang SDM,seperti detail gaji,rekap gaji,bank transfer.

4.2 Saran

Adapun saran yang ingin disampaikan penulis atas penelitian yang telah dilakukan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten sebagai berikut : 1. Sebelum menjalankan proses run payroll sebaiknya payroll induk melihat lagi

dengan teliti tentang data yang telah dimasukkan apakah valid atau tidak agar tidak muncul pesan kesalahan setelah proses run payroll

2. Pemakaian sistem SAP harus benar-benar efektif sehingga tidak perlu menggunakan banyak waktu karena kesalahan yang terjadi karena pengulangan proses.

51

DAFTAR PUSTAKA

………..(2008), Uraian Jabatan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.

...(2008), Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. ...(2009),http://jurnalsdm.blogspot.com/2009/05/gaji-definisi

perananfungsi-dan-tujuan.html. ...(2010), http://www.google.com.

63

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Data Pribadi

Nama : Nabila Ramdaniar

Nama Panggilan : Bie

Tempat Tanggal Lahir : Bandung, 16 April 1990 Jenis Kelamin : Perempuan

Warga Negara : Indonesia

Agama : Islam

Alamat Rumah : Jl. Dunguscariang No. 51b/77 RT01/05 Bandung 40183

Telepon : 085720099996

II. Data Pendikan Formal Pendidikan Formal

Tahun Nama Sekolah Keterangan

1995-1996 TK Aisiyah Berijasah

1996-2002 SDN Garuda Bandung Berijasah 2002-2005 SMP Negeri 1 Bandung Berijasah 2005-2008 SMA Angkasa Bandung Berijasah

2008-sekarang UNIKOM Tercatat sebagai Mahasiswa Jenjang Diploma III

64

III. Data Keorganisasian

Tahun Nama Sekolah Keterangan

2002-2004 SMP Negeri 1 Bandung PMR

2005-2006 SMA Angkasa Bandung Cheerleader

IV. Pengalaman Kerja

Tahun Jabatan Keterangan