commit to user
14
2.3. Tinjauan Divisi Kreatif
Divisi kreatif dalam sebuah
event organizer
membutuhkan sikap dan pola pikir yang kreatif. Kreatif dalam dunia
event organizer
juga harus berarti cepat dan cermat. Cepat, artinya dalam melahirkan ide dan mengolah konsep, tidak
perlu menunggu lama, jika menemukan momentum yang bagus dan ide yang tepat langsung diolah. Jika terlalu lamban dalam berpikir dan bertindak, momentum
tersebut biasanya akan hilang. Selain bertindak cepat, divisi kreatif juga harus berpikir cermat. Cermat akan menghasilkan kinerja yang minim kesalahan, karena
itu divisi kreatif harus menyikapi pekerjaan dengan cermat. Skema 2.1. Struktur Organisasi dalam
Event Organizer
commit to user
15 Kreatifitas adalah ruh
event
.
The soul of event.
Tanpa kreativitas,
event
akan berjalan biasa layaknya jasad manusia yang telah ditinggalkan ruhnya Hafidz,
2007 : 20. Dalam sebuah
event organizer
, divisi kreatif menjadi ujung tombak kedua setelah kru pemasaran dalam menyukeseskan penawaran jasa pada klien. Sesuai
dengan namanya, orang yang mengisi divisi ini haruslah kreatif, mampu berimajinasi, dan menuangkannya dalam permainan kata-kata yang menarik serta
mampu dipahami oleh klien Peran divisi kreatif dalam sebuah
event organizer
yakni sebagai pengemas dan penyusun program suatu
event
yang akan digelar agar tujuan dari penyelenggaraan
event
ini tercapai. Divisi Kreatif juga berperan sebagai pembuat serangkaian desain yang digunakan dalam sebuah
event
. Disinilah ide-ide kreatif sangat diperlukan untuk keberhasilan mencapai tujuan diadakannya suatu
event
Megananda dan Wijaya, 2009 : 28. Seringkali, divisi kreatif dalam
event organizer
juga berarti
event planner.
Mereka harus bekerja keras meramu
event
agar mencapai tujuannya. Apakah untuk menghibur, mengedukasi atau sebagai upaya
branding
kliennya. Mulai dari judul acara, hingga
rundown
atau bahkan sedetail
games
, harus mereka rancang. Luas atau tidaknya cakupan kerja divisi kreatif, yang hampir pasti, divisi ini
harus ikut berpartisipasi dalam pembuatan konsep sebuah
event
. Biasanya konsep didapatkan dari proses
brain storming
yang juga melibatakan divisi penjualan dan divisi operasional dari piak klien. Dari proses
brain storming
dengan pihak klien ini baru bisa dijabarkan mengenai konsep dan atau
creative work
seperti apa yang
commit to user
16 harus dibuat seputarvent.com, 2011.
Konsep yang baik tentunya turut memperlancar dan mensukseskan suatu acara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan suatu konsep
event
. Dalam membuat konsep dibagi menjadi tiga bagian, yakni sebagai berikut : simphonymusic.com, 2010
1 Konsep baku, dimana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga
event organizer
bertindak sebagai eksekutor di lapangan.
2 Konsep baru, semua konsep acara diarancang sendiri kemudian akan dipresentasikan kepada klien perusahaan.
3 Kombinasi, ini berarti
event organizer
dengan dengan pihak klien melakukan
sharing
tentang bagaimana acara itu akan dibuat. Dalam hal ini, gagasan ide dilanjutkan dengan penuangan konsep kedalam
sebuah proposal
event
. Tujuan utama dari pembuatan proposal
event
, disamping untuk menjelaskan konsep dan ide dasar dari
event
yang akan dibuat secara mendetail, adalah meyakinkan calon klien bahwa konsep itu ditawarkan dengan
banyak kelebihan sehingga calon klien diharapkan memilih konsep yang telah dibuat. Proposal
event
harus terstruktur rapi, penjelasannya harus mendetail dan mudah dicerna agar konsep yang diajukan terhadap klien dapat langsung
dibayangkan.
commit to user
17 Menurut Suseno 2005 : 18, proses pengajuan proposal kepada klien adalah
setelah mengetahui keluhan dan apa yang diinginkan oleh klien, EO memulai pekerjaannya dari membuat proposal yang berisi tentang susunan program acara
yang akan diajukan kepada klien. Isi proposal antara lain : a. Mencakup permasalahan yang dihadapi
b. Memberikan solusi dan menjawab keluhan klien c. Deskripsi program acara
d. Desain-desain promosi e. Tujuan dan manfaat program acara
f. Estimasi Budget g. Lampiran
Divisi kreatif merupakan bagian yang bisa dianggap sebagai tangan kanan dari promosi, karena dengan ide-ide yang kreatif dan menarik akan mendukung
keberhasilan
brand activation
. Pada divisi kreatif ini seseorang dituntut untuk dapat memiliki ide-ide yang bisa diandalkan untuk dapat membuat sesuatu yang
menarik perhatian, bisa diingat oleh khalayak serta tertanam di benak khalayak maka
brand
telah berhasil dipromosikan. Karya akan lebih bernilai bila mampu menjual daripada sekedar bernilai
kreatif belaka. Iklan bukanlah hiburan atau seni melainkan sebuah medium informasi, dalam perumusan strategi kreatif terdiri dari tiga harapan, yaitu :
Khasali 1993 : 83
commit to user
18 Mengumpulkan data dan mempersiapkan informasi pemasaran yang tepat
agar orang-orang kreatif dapat dengan segera menentukan strategi kreatif mereka. Biasanya informasi yang akan sangat bermanfaat adalah informasi yang
menyangkut rencana pemasaran dan komunikasi, hasil penelitian tentang konsumen sasaran, data-data tentang produk, persaingan di pasar, serta rencana
dasar tentang strategi media. Selanjutnya orang-orang kreatif lebih fokus pada informasi tersebut untuk
menentukan sebuah posisi dalam penjualan serta menentukan tujuan yang akan dihasilkan. Kedua hal ini akan dapat memberikan gambaran yang jelas kepada
orang-orang kreatif mengenai cara yang paling efektif. Langkah terakhir adalah mendampingi
Account Executive
saat melakukan presentasi dihadapan pengiklan atau klien untuk memperoleh persetujuan sebelum
rancangan iklan yang telah dibuat, dieksekusi atau diproduksi dan dipublikasikan melali media-media yang telah ditentukan.
Dalam perannya sebagai desainer grafis yang bertugas membuat serangkaian desain untuk mendukung kelancaran sebuah
event
, divisi kreatif dituntut untuk dapat menyampaikan sebuah informasi yang diinginkan oleh klien dan
menuangkanya dalam bentuk desain yang menarik. Desain sendiri merupakan pengorganisasian elemen-elemen dengan
menggunakan suatu kaidah tertentu sehingga tercipta kesatuan karya seni yang indah. Suatu proses merancang yang dimulai dari penentuan ide, memilih dan
menyusun dengan tujuan menciptakan suatu tata susunan organisasi dari unsur
commit to user
19 desain garis, bidang, warna, tekstur sehingga mewujudkan suatu kesatuan
bentuk yang mengandung kaidah, rasa dan nilai keindahan Hahn, 1999 : 185. Suatu proses desain dapat dikatakan selesai jika sang kreator telah selesai
dengan sempurna dalam mempertimbangkan semua komponen desain dirasa sudah cukup matang.
Komponen proses desain antara lain : Hahn, 1999 : 188-190 1 Ide
2 Fungsi 3 Media alat dan bahan
4 Metode Teknik Desain yang telah selesai dibuat nantinya akan diikutsertakan dalam proposal
yang kemudian akan dipresentasikan oleh pihak
Account Executive
dihadapan klien. Semua yang ada di dalam proposal termasuk di dalamnya konsep, desain
promosi,
venue
, serta estimasi
budget
masih bersifat sementara, dan masih bisa dinegosiasikan dengan pihak klien.
commit to user
20
BAB III DESKRIPSI LEMBAGAINSTANSI