commit to user
22
BAB III GAMBARAN OBJEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Objek Penelian
1. Sejarah berdirinya PT Nilas Wahana Antika PT Nilas Wahana Antika merupakan suatu unit usaha yang
mempunyai kegiatan produksi dalam bidang industri mebel kayu atau furniture,
didirikan tahun 1990 oleh Efrin Tysgu dengan nama CV Nila’s Wood Art
. Perusahaan ini terbagi menjadi dua lokasi yang berbeda antara pabrik bagian produksi dan kantor. Unit pabrik bagian produksi
berlokasikan di Jln Sidoluhur 78, Waringin Rejo Sukoharjo, sedangkan unit kantor berlokasi di Jln Pinang 47, Cemani Sukoharjo. Luas bangunan
keseluruhan PT Nilas Wahana Antika kurang lebih 3.000 m
2
dengan luas tanah kurang lebih 4.450 m
2
dengan status hak milik. Perusahaan dengan nama CV. Nila’s Wood Art ini berkembang
dengan sangat pesat, sehingga pada tanggal 1 Februari 2002 berubah menjadi berbadan hukum Perseroan Terbatas PT, sehingga resmi
menjadi PT Nilas Wahana Antika. Perubahan status dari perusahaan perseorangan menjadi perseroan terbatas ini dimaksudkan untuk
meningkatkan perkembangan yang baik dari perusahaan dan peningkatan citra di dunia internasional. Tujuan lain perubahan status perusahaan
adalah: a. Meningkatkan kepercayaan terhadap perusahaan baik local
maupun luar negeri.
commit to user
23
b. Menjalankan perusahaan agar lebih professional karena perusahaan harus dijalankan sesuai dengan sistem yang berlaku.
c. Menuntut perusahaan untuk beroperasi lebih efektif dan efisien sehingga mampu bersaing dipasaran.
d. Tanggung jawab pemilik saham hanya terbatas pada jumlah saham yang disetorkan saja, tidak sampai pada harta pribadi.
e. Secara operasional dan keuangan perubahan status perusahaan ini lebih jelas.
Melihat kondisi pasar yang semakin kompetitif dan adanya permintaan dari luar negeri yang menurun, perusahaan dituntut untuk lebih
efektif dan efisien dalam operasionalnya. Oleh sabab itu perlu dipertimbangkan adanya pengaturan yang lebih professional dalam tubuh
perusahaan itu sendiri dengan jalan merubah status perusahaan dari perusahaan peseoarangan menjadi sebuah badan hukum, yaitu perseroan
terbatas. Pemasaran produk PT Nilas Wahana Antika 100 adalah untuk
ekspor dangan rata-rata per bulan mencapai US 35.000, telah meliputi empat benua, yaitu Asia di Hongkong, Eropa di Perancis, Italia dan
Spanyol, Amerika Serikat dan Australia. Sebagian besar produk yang dihasilkan diproduksi sendiri di dalam
pabrik PT Nilas Wahana Antika, yang mana bahan baku kayu mebel meliputi kayu jati dan kayu mahoni. Kapasitas produksi rata-rata dalam
satu tahun dengan produk campuran antara lain kursi, meja, cabipet,
commit to user
24
tempat tidur dan furniture lain-lain mencapai 12.000 unit atau sebesar 80 dari kapasitas total.
2. Struktur Organisasi Perusahaan Dalam setiap perusahaan diperlukan struktur organisasi dengan
tujuan untuk memberi penjelasan susunan dan hubungan yang terjadi antara kelompok-kelompok aktivitas dalam menjalankan tugas dan fungsi
masing-masing bagian. Adapun manfaat adanya struktur organiasasi yaitu:
a. Karyawan dapat mengetahui kepada siapa harus bertanggung jawab dan kepada siapa seorang atasan memberikan tugas pada bawahannya.
b. Adanya hubungan yang jelas dan terorganisasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
c. Adanya Job Description yang jelas, sehingga semua karyawan mengetahui posisi dan kedudukanya, tugas, tanggung jawab dan
wewenanganya. Struktur organisasi mempunyai peranan penting dalam mengatur,
membagi dan mengkordinasikan tugas-tugas dan kegiatan kerja sejumlah orang atau kelompok agar dapat diawasi dengan mudah dan baik guna
menunjang tercapainya tujuan perusahaan. PT Nilas Wahana Antika merupakan industri mebel kayu yang
memiliki struktur organisasi yang sederhana. Perusahaan ini dipimpin oleh seorang direktur utama dan dibantu oleh dua orang direktur yaitu direktur
keuangan dan manajemen dan direktur produksi dan pemasaran. Dalam
commit to user
25
operasionalnya, direktur-direktur tersebut diawasi oleh Dewan Komisaris. Di bawah Direktur keuangan dan manajemen ada beberapa macam Staff
Accounting dan Human Resources, sedangkan dibawah direktur produksi
dan pemasaran. Marketing Eskport dan Quality Control yang dibantu oleh: Bagian Komponen, Bagian Assembling, Bagian Sending, Bagian
Finishing, Bagian Packing.
Tugas dan Tanggung jawab setiap bagian : a. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris bertugas untuk melakukan pengawasan dan kebijaksanaan direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan
nasehat kepada Direksi. b. Direktur utama
Direktur Utama bertugas untuk memimpin perusahaan dan mengkoordinasikan setiap kegiatan yang dilakukan bawahan agar
mencapai sasaran yang diinginkan. c. Direktur keuangan dan manejemen
Direktur Keuangan dan Manajemen bertanggung jawab atas semua masalah keuangan perusahaan, baik pencatatan kas maupun kas keluar
dan membuat laporan keuangan tiap tutup buku d. Accounting
Accounting bertugas untuk menebitkan laporan keuangan,
mengendalikan efektivitas dan efiensi perusahaan, serta menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen.
commit to user
26
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Nilas Wahana Antika
Sumber : PT. Nilas Wahana Antika e. Human Resources Development HRD
HRD bertugas pengadaan sumber daya daya tenaga untuk meningkatkan kemampuan tenaga kerja, dan menjaga kesejahterahan
dan keamanan kerja serta menjaga image baik perusahaan terhadap pihak luar.
Direktur Utama
Direktur keuangan dan manajemen
Direktur Produksi dan Pemasaran
Accounting HRD
Adm. kantor
Adm. Umum
Kasir Personalia
Umum
Keamanan Manajer Produksi
Adm. Produksi
Marketing Eksport
Quality control
Komponen Assembeling
Sanding Finishing
Packing
commit to user
27
f. Bagian Administrasi kantor, Umum dan Kasir Bagian Administrasi kantor, Umum dan Kasir bertanggung jawab
menyelenggarakan kas kecil dan menyiapkan daftar pembayara kas besar,
serta bertugas
menyiapkan dokumen
pembukuan, mempersiapkan gaji mingguan karyawan, membuat pembukuan kas,
dan membuat surat-surat. g. Bagian Personalia
Tanggung jawab : 1 Menyediakan tenaga kerja tepat waktu.
2 Mengevaluasi kesehjahterahan dan pengupahan. h. Bagian Umum dan Keamanan
Bagian Umum dan Keamanan bertugas memeriksa kondisi keamanan serta ketertiban lingkungan perusahaan, melakukan
pemeriksaan berkala kepada aktivitas karyawan. i. Direktur Produksi dan Pemasaran atau PPIC Product Planning
Inventory Control Tanggung Jawab :
1 Memenuhi Target Produksi 2 Memenuhi Standar Poduk yang telah ditetapkan
3 Berkoordinasi dengan bagian marketing untuk penetapan pemenuhan.
j. Manajer Produksi Tanggung jawab :
commit to user
28
1 Mengatur efisiensi dan efektivitas produksi dan persediaan 2 Memenuhi target
3 Memenuhi standar produk yang telah ditetepkan Tugas :
1 Menentukan harga pokok 2 Membuat laporan realisasi produksi dan pengadaan barang
3 Mengawasi pencapaian target produksi k. Bagian Administrasi Produksi
Tangung jawab : Menjalankan administrasi produksi dengan pertimbangan efektivitas,
efisien dan kualitas. Tugas :
Melaksanakan proses produksi dengan pertimbangan efektivits, efisiensi dan kualitas, serta membuat laporan hasil produksi
l. Bagian Marketing Tugas :
1 Menyusun target penjualan ekspor. 2 Mengevaluasi prestasi penjualan ekspor.
3 Mengorganisasi pengiriman penjualan ekspor m. Bagian Quality Control
Tanggung jawab : 1 Memastikan jumlah kualitas barang mentah dari supplier sesuai
dengan standar perusahaan.
commit to user
29
2 Memastikan barang jadi sesuai dengan standar perusahan. 3 Menentukan jumlah dari kualitas barang siap dikirim sesuai dengan
standar perusahaan. Tugas :
Memberikan masukan penataan dan penyimpnan barang ke bagin gudang untuk menjaga kualitas barang jadi
n. Bagian Komponen Tugas dan tanggung jawab bagian komponen meliputi
mendatangkan, memilih, mengoven dan memotong kayu sesuai dengan ukuran yang ditentukan.
o. Bagian Assembeling Perakitan Tanggung jawab :
1 Mencapai target perakitan sesuai dengn target yang telah ditentukan.
2 Menjaga kualitas proses dan hasil produksi. 3 Menjaga disiplin kerja dan waktu.
Tugas : 1 Mengatur penempatan operator perakitan seefisien mungkin.
2 Mengatur proses perakitan sesuai dengan yang telah ditentukan. 3 Menjaga kualitas proses dan hasil perakitan
4 Membuat laporan hasil perakitan p. Bagian Sanding Penggosokan
commit to user
30
Tanggung jawab : 1 Mencapai target yang telah ditentukan.
2 Menjaga kualitas proses. 3 Menjaga disiplin kerja dan waktu
Tugas : 1 Memeriksa hasil operator amplas.
2 Membuat laporan hasil pengamplasan. q. Bagian Finishing Proses Penawaran
Tanggung jawab : 1 Mencapai target yang telah ditentukan
2 Menjaga kualitas proses dan produksi 3 Menjaga disiplin kerja dan waktu
Tugas : 1 Membuat dan mengatur formula pemakaian bahan untuk plitur
2 Memeriksa hasil plitur yang dilakukan operator 3 Membuat laporan hasil plitur
r. Bagian Packing Tanggung jawab :
1 Mengefisiensikan dan mengefektivitas kerja. 2 Menentukan kualitas barang yang masuk container.
Tugas : 1 Mengawasi pekerjaan packing sesuai dengan standar yang telah
ditentukan.
commit to user
31
2 Menjag kualitas proses dan produk 3 Mengawasi barang yang masuk container sesuai dengan
permintaan pembeli. 3. Realisasi Produksi
a. Rencana Realisasi Produk Perusahaan telah merencanakan dan mengembangkan proses-
proses yang diperlukan untuk memproduksi furniture. Rencana realisasi meliputi pembuatan jadwal produksi berdasarkan kapasitas masing-
masing lini produksi dan tersedianya bahan baku serta waktu pengiriman.
b. Proses-proses yang terkait dengan pelanggan Perusahaan telah menentukan dan akan meninjau persaratan yang
berhubungan dengan perjanjian atau kontrak pembelian bahan baku, bahan penolong, dan bahan pendukung lainnya, agar :
1 Persyaratan terdefinisi dengan jelas. 2 Mempunyai kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan 3 Organisasi telah menatapkan dan menerapkan pengaturan efektif
untuk komunikasi dengan pelanggan yang diatur dalam interaksi pelanggan.
c. Desain dan Pengembangan Perusahan tidak menerapkan proses desain karena desain produk
telah ditentukan oleh pelanggan
commit to user
32
d. Pembelian 1 Proses pembelian
Perusahaan menjamin barang
yang dibeli
memenuhi pesyaratan. Pembelian dilakukan hanya kepada supplier yang
memenuhi persyaratan dan disetujui oleh berwenang. Perusahaan melakukan evaluasi dan memilih supplier berdasarkan kemampuan
memenuhi persyaratan. Pembelian yang dilakukan perusahaan meliputi : Pembelian bahan baku, Pembelian peralatan operasional,
dan pembelian alat pendukung lainnya. 2 Informasi Pembelian
Informasi harus menjelaskan produk yang dibeli, termasuk : a Spesifikasi bahan baku yang sesuai dengan persyaratan
produksi. b Persyaratan spesifikasi produk
c Persyaratan sistem manajemen mutu e. Tanggung Jawab Manajemen
1 Komitmen Manajemen Manejemen Puncak telah menunjukan komitmennya
terhadap penerapan sistem manajemen mutu antara lain dengan : a Mengkomunikasikan
pentingnya pemenuhan
persyaratan pelanggan dan peraturan-peraturan
b Menetapkan Kebijakan Mutu c Menetapkan Sasaran Mutu
commit to user
33
d Melaksanakan Tinjauan Manajemen 2 Fokus Pelanggan
Manajemen puncak telah memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan. Persyaratan pelanggan ini diketahui berdasarkan komunikasi dengan pelanggan dalam bentuk
email, Fax, meeting, dan sebagainya. 3 Kebijakan Mutu
Manajemen puncak telah menetapkan kebijakan mutu sebagai berikut :
“Kepuasan pelanggan dapat terpenuhi dengan cara melakukan pengembangan yang berkesinambungan untuk menghasilkan
produk yang berkualitas sesuai persyaratan, tepat waktu dan jumlah pengiriman, harga bersaing, serta ramah lingkungan.”
4 Perencanaan a Sasaran Mutu
Manajemen puncak telah menetapkan sasaran mutu yang menjadi pedoman bagi semua pegawai untuk memenuhi
persyaratan yang telah ditetapkan. Sasaran mutu ini telah ditetapkan berdasarkan target perusahaan untuk masing-masing
bagian. Sasaran mutu ini akan ditinjau secara periodik setiap tahun untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan
commit to user
34
organisasi untuk pemenuhan persyaratan pelanggan dan meningkatkan kinerja organisasi.
b Perencanaan sistem manajemen mutu Perencanan mutu yang menggambarkan pemenuhan
persyaratan mutu dapat dilihat pada lampiran pedoman mutu ini. 5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
a Tanggung jawab dan wewenang PT. NILAS WAHANA ANTIKA telah menetapkan dan
merinci tanggung jawab dan wewenang setiap personil berdasarkan jabatan dan pekerjaannya yang dituangkan dalam
bentuk struktur organisasi b Wakil manajemen
Manajemen puncak telah menunjukan seseorang anggota manajemen sebagai wakil manajemen. Wakil manajemen
mempunyai tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : 1 Menjamin proses-proses yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu telah ditetapkan dan dipelihara. 2 Melaporkan kinerja dan kebutuhan untuk mengembangkan
sistem manajemen mutu kepada manajemen. 3 Menjamin
promosi kepedulian
terhadap kebutuhan
pelanggan kepada seluruh pegawai. c Komunikasi internal
commit to user
35
Perusahaan telah menetapkan komunikasi internal yang diperlukan untuk membahas keefektifan sistem manajemen
mutu. Komunikasi internal dilakukan dengan cara : 1 Mengadakan rapat manajemen Level Direksi
2 Mengadakan rapat Koordinasi Level Manajer 3 Mengadakan rapat rutin harian Level Operasional
4 Menggunakan papan pengumuman untuk menyebarkan informasi dan kesadaran penerapan sistem mutu
5 Menggunakan surat komunikasi untuk penyebaran informasi dan kebutuhan kepada fungsi terkait.
6 Tinjauan Manejemen Manajemen puncak akan meninjau system manajemen mutu
pada periode tertentu minimal setiap enam bulan sekali untuk menjamin efektifitas. Tinjauan ini termasuk melihat kemungkinan
pengembangan dan perubahan sistem manajemen mutu serta tinjauan terhadap kebijakan mutu dan sasaran mutu. Masukan yang
dapat digunakan sebagai bahan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut, tetapi tidak terbatas pada :
a Hasil Audit b Umpan balik pelanggan
c Kinerja proses dan ketidaksesuaian produk d Status tindakan koreksi dan pencegahan
e Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya
commit to user
36
f Perubahan yang berpengaruh terhadap sistem manajemen mutu g Rekomendasi untuk pengembangan.
f. Sistem Manajemen Mutu 1 Persyaratan Umum
Organisasi telah
menetapkan, mendokumentasikan,
menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu dan berusaha meningkatkan secara terus-menerus keefektifan sesuai
dangan persyaratan ISO 9001:2008 2 Persyaratan dokumentasi
a Umum 1 Dokumentasi sistem manajemen mutu organisasi, terdiri
dari: Kebijakan mutu dan sasran mutu. 2 Pedoman mutu
3 Prosedur terdokumentasi 4 Dokumen pendukung, yaitu terdiri dari instruksi kerja,
formulir, dan dokumen lainnya. 5 Catatan mutu
b Pedoman Mutu Organisasi telah menetapkan dan memelihara pedoman
mutu yang memuat: 1 Ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu, termasuk
rincian persyaratan yang tidak diterapakan.
commit to user
37
2 Referensi silang dari prosedur terhadap persyaratan standar siistem
manajemen mutu
ISO 9001:2008
yang didokumentasikan untuk menerapkan sistem manajemen
mutu. 3 Gambaran interaksi dari proses-proses yang terkait dalam
manajemen mutu, seperti tertuang pada rencana mutu. c Pengendalian Dokumen
Organisasi telah menunjuk pengendalian dokumen yaitu Quality system pengendalian dokumen dilakukan antara lain:
1 Pengesahaan dokumen sebelum diterbitkan 2 Peninjauan
dan perbaikan
jika diperlukan
serta pengesahaan ulang
3 Pengidentifikasian perubahan dan status revisi dokumen 4 Pendistribusian perubahan dan status revisi dokumen
5 Pendistribusian dokumen kepada pihak yang memerlukan. 6 Pengidentifikasian dan pendistribusian dokumen eksternal.
7 Penarikan dan penyimpanan dokumen kadaluarsa 8 Pemusnahan dokumen kadaluarsa berdasarkan lama waktu
penyimpanan d Pengendalian Catatan Mutu
Catatan mutu dipelihara sebagai bukti penerapan system manajemen mutu. Catatan mutu dapat berbentuk berbagai jenis
media dan memiliki masa simpan yang ditetapkan untuk waktu
commit to user
38
tertentu. Masing-masing bidang menunjukan personil untuk menyimpan catatan mutu agar mudah diambil dan terhindar dari
kerusakan atau kehilangan.
B. Pembahasan Masalah
Kategori